Implementação do Módulo Gestão de Processos e Workflow do ...£o de... · workflow (circulação) de informação na universidade. O Módulo contribuirá para celeridade de seus

Universidade de Cabo Verde

Departamento Ciência e Tecnologia-DCT

Licenciatura em Engenharia Informática e de Computador- EIC

Implementação do Módulo Gestão de Processos e Workflow do

SIIUNICV

Relatório do Projeto Curricular da Licenciatura em Engenharia informática de

Computador <2012/2013>

Gilson Carlos Cabral Martins

Orientador: Mestre Hernâni Chantre

<Janeiro> de <2014>

Módulo Gestão de Processos e Workflow

Universidade de Cabo verde - DCT Página i

Termo de Responsabilidade

Asseguro que sou o autor original deste trabalho e que não foi consultado nenhuma

fonte de informação além das aqui devidamente referenciadas. Este projeto é

propriedade da Universidade de Cabo Verde podendo a mesma na qualidade de

Instituição de Ensino Superior Idónea utiliza-lo para quaisquer finalidades que se

considerarem pertinentes.

O Estudante

O Orientador


Universidade de Cabo verde - DCT Página ii

O trabalho de Fim de Curso defendida e aprovada pela banca examinadora composta

pelos membros do Júri:

Trabalho de Fim de Curso aprovado no dia ____ / ____ / ____ pelo Departamento de

Ciências e Tecnologia da Universidade de Cabo Verde.


Universidade de Cabo verde - DCT Página iii

Dedicatória

Dedico este trabalho a minha mãe Maria de

Fátima, que, no decorrer da minha vida

proporcionou-me, além de extenso carinho e amor,

os conhecimentos da integridade, da perseverança

e de procurar sempre em Deus à força maior para o

meu desenvolvimento como ser humano. Por essa

razão, gostaria de dedicar e reconhecer ao você,

minha imensa gratidão e sempre amor.


Universidade de Cabo verde - DCT Página iv

RESUMO Este projeto visa desenhar e implementar o Módulo Gestão de Processos e Workflow

(MGPW) a ser integrado no Sistema de Informação Integrado da Universidade de Cabo

Verde (SIIUNICV). O MGPW compreende no sistema de gestão de processos e

workflow (circulação) de informação na universidade. O Módulo contribuirá para

celeridade de seus processos, aumento da produtividade, maior transparência e

agregação de valor.

Carecendo a Uni-CV de um sistema capaz de gerir o fluxo de processos internos, bem

como a circulação de informação entre as unidades orgânicas e serviços. Traçou-se

como objetivo o desenvolver o MGPW, que visa: Desmaterialização de informações

propostas; Padronizar a entrada dos processos na Universidade; Garantir a

confidencialidade das informações suportando diferentes níveis de acesso; Diminuição

da circulação de documentos em papel; Possibilidade de acesso remoto; Rapidez na

pesquisa de informações armazenadas; Conhecimento do status dos processos em

tempo real possibilitando saber quais participantes estão atuando, quais os próximos a

atuar e quando; Coordenação da execução de atividades de forma automática; Eficiência

melhorada; Flexibilidade e Melhoria no processo de negócio.

Palavras-chaves: workflow, gestão documental, gestão de processos, POO, MVC.


Universidade de Cabo verde - DCT Página v

Lista de abreviatura e siglas. Tabela 1: Abreviaturas e Siglas

Siglas Significados

CSS Cascading Style Sheets

DCT Departamento Ciências e Tecnologia

ECM Enterprise Content Management

FTP File Transfer Protocol

GD Gestão Documental

HTML HyperText Markup Language

IP Informações propostas

JPEG Joint Photographic Experts Group

LDAP Lightweight Directory Access Protocol

MGPW Modulo Gestão de processos e Workflow

MVC Model View Control

PDF Portable Document Format

PHP Personal Home Page

POO Programação Orientado a Objectos

SIIUNICV Sistema de Informação Integrado da

Universidade de Cabo verde

SMB/CIFS Server Message Block/Common Internet File

System

SOLIS Cooperativa de Soluções Livres

UML Unified Modeling Language

Uni-CV Universidade de Cabo Verde

UO Unidade Orgânica

WebDAV Web Distributed Authoring and Versioning


Universidade de Cabo verde - DCT Página vi

Índice

Dedicatória ............................................................................................... iii

RESUMO ................................................................................................. iv

Lista de abreviatura e siglas. ................................................................... v

Índice ....................................................................................................... vi

Índice da figura ...................................................................................... viii

Índice das Tabelas ................................................................................... ix

1. Introdução ....................................................................................... 1

1.1 Contexto ...................................................................................... 1

1.2 Justificativa .................................................................................. 2

1.3 Objetivos ..................................................................................... 2

1.3.1 Objetivo Geral ........................................................................ 2

1.3.2 Objetivo Específico ................................................................ 2

2. Fundamentação Teórica ................................................................. 4

2.1 Sistema de Gestão Documental .................................................. 4

2.2 Sistemas de Workflow ................................................................. 8

2.2.1 Workflow Administrativo ........................................................ 9

2.3 Escolha das Ferramentas .......................................................... 10

3. Modelação e Arquitetura do MGPW ................................................ 12

3.1 Funcionamento do MGPW ........................................................ 12

3.1.1 Requisitos do MGPW ........................................................... 13

3.1.2 Requisitos Funcionais .......................................................... 13

3.1.3 Requisitos Não Funcionais do MGPW ................................. 15

3.2 Modelação do MGPW ............................................................... 15


Universidade de Cabo verde - DCT Página vii

3.2.1 Diagrama de Casos de Uso ................................................. 16

3.2.2 Diagrama de Atividade ......................................................... 17

3.2.3 Diagrama de sequência........................................................ 19

3.2.4 Diagrama de Classe ............................................................. 20

3.3 Arquitetura do MGPW ............................................................... 22

3.3.1. Implementação das camadas ............................................... 23

3.3.1.1. Camada de negócios ......................................................... 23

3.3.1.2. Camada de integração ....................................................... 26

3.3.1.3. Camada de recursos .......................................................... 27

3.3.1.4. Camada de apresentação .................................................. 28

4. Conclusão e Recomendações Para Trabalhos Futuros ................... 35

4.1. Conclusão ................................................................................... 35

4.2. Recomendações Para Trabalhos futuro ...................................... 36

Referências ............................................................................................ 37

Anexo ..................................................................................................... 39


Universidade de Cabo verde - DCT Página viii

Índice da figura Figura 1: Workflow Administrativo ................................................................................. 9

Figura 2: Diagrama Caso de Uso ................................................................................ 16

Figura 3: Caso de Uso Dar Parecer ............................................................................ 17

Figura 4: Diagrama de Atividade - Processo pedido de Licença do trabalho sem

vencimento.......................................................................................................... 18

Figura 5: Diagrama de Sequencia - Fazer Solicitação do Processo ............................ 19

Figura 6: Diagrama de Classe MGPW ........................................................................ 20

Figura 7: Diagrama de classe - Fazer Solicitação do processo ................................... 21

Figura 8: Camadas ..................................................................................................... 23

Figura 9: Classe business da solicitação .................................................................... 24

Figura 10: Função da classe de negócio para inserir solicitação ................................ 25

Figura 11: Handler da solicitação ................................................................................ 26

Figura 12: Trecho código class agatapdf .................................................................... 27

Figura 13: Classe Theme ............................................................................................ 28

Figura 14: Pagina Principal ......................................................................................... 29

Figura 15: Registro de processo ................................................................................. 30

Figura 16: Registro de processo passo 2 .................................................................... 30

Figura 17: Relatório de Solicitações ............................................................................ 31


Universidade de Cabo verde - DCT Página ix

Figura 18: Solicitação ................................................................................................. 31

Figura 19: Solicitação passo 2 .................................................................................... 32

Figura 20: Consulta de Entrada .................................................................................. 32

Figura 21: Parecer ...................................................................................................... 33

Figura 22: Segmento de Parecer ................................................................................ 33

Figura 23: Consulta diversas ...................................................................................... 34

Figura 24: Consulta solicitaçao detalhes ..................................................................... 34

Índice das Tabelas Tabela 1: Abreviaturas e Siglas .................................................................................... v

Tabela 2: Ferramentas GD ........................................................................................... 6

Tabela 3: Descrição das entidades ............................................................................. 39

Tabela 4: Tabela Entidade Subject ............................................................................. 39

Tabela 5: Tabela Entidade Subjectsector .................................................................... 40

Tabela 6: Tabela Entidade Document ......................................................................... 41

Tabela 7: Tabela Entidade Requereddocument .......................................................... 41

Tabela 8: Tabela Entidade Request ............................................................................ 42

Tabela 9: Tabela Entidade Dispatch ........................................................................... 43

Tabela 10: Tabela Entidade Requeststatus ................................................................ 43


Universidade de Cabo verde - DCT Página x


Universidade de cabo Verde - DCT Página 1

Implementação Modulo Gestão De Processo E Workflow Do

SIIUNICV

1. Introdução

1.1 Contexto

Os processos existentes em um sistema organizacional estabelecem um conjunto

de atividades, fluxo de informações e sequência de execução como forma de garantir a

estabilidade organizacional, eficiência e eficácia. Nesta perspetiva, uma série de aspetos

devem ser observados e cuidadosamente geridos, incluindo o workflow focando na

importância estratégica para consecução dos objetivos da organização (Chemello,

2009).

Os sistemas de workflow dão-nos uma visão completa do processo, à medida que

acabam conscientizando sobre a importância do papel e a responsabilidade de cada

indivíduo no bom funcionamento do mesmo, além de enfatizar a importância dos

métodos e modelos de gestão voltados à integração e interação dos agentes, como forma

de garantir o adequado fluxo e evitando interrupções. (Chemello, 2009)

Carecendo a UNICV de um sistema capaz de gerir o fluxo de processos internos, bem

como a circulação de informação entre as Unidades Orgânicas e serviços. Torna-se

urgente alterar algumas práticas na circulação de informação sensíveis (IP, despachos,

etc.) como:

Demasiada circulação de documentos em papel;

Formato do IP e despachos não padronizados;

Demora nos procedimentos de tomada de decisão em relação aos processos;

Métodos de trabalho sem segurança dos dados e não automatizados;

Sem uma única aplicação de registo de “entrada” de documentos;

Prazos de resposta prolongados;

Custos altos.



Praticas estas que não permite uma maior segurança e confiabilidade dos

documentos e diante da infinidade de rotinas e fluxos em ambientes de trabalho

complexos. Baseado nestas práticas, faz-se necessário a especificação e implementação

de um sistema de workflow voltado à gestão de processos que proverá melhor

acompanhamento no andamento dos processos.

1.2 Justificativa

Este projeto visa desenhar e implementar o Módulo Gestão de Processo e

Workflow (MGPW) a ser integrado no Sistema de Informação Integrado da Uni-CV

(SIIUNICV). Com este Módulo pretende melhorar o Workflow das informações

propostas (IP), despachos, e pareceres na Uni-CV, bem como integrar a solicitação dos

documentos, garantindo uma maior eficiência, maior segurança, integridade

confiabilidade no fluxo dos processos. Toda a comunidade académica terá acesso ao

Módulo consoante o nível de acesso de cada perfil dos atores a interagir com o Módulo.

1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo Geral

Com este projeto pretende-se automatizar o workflow das solicitações de

processos, agilizando seu processamento e facilitando a sua visualização dentro da Uni-

CV.

1.3.2 Objetivo Específico

Especificar um sistema de informação para gestão de processos;

Desenvolver métodos de trabalho mais simples e automatizados;

Reduzir progressivamente a circulação de documentos em papel.



1.4 Estrutura do Trabalho

O trabalho está estruturado em quatro capítulos, divididos como segue abaixo:

O primeiro capítulo introdução, contextualiza o cenário da Uni-CV perante usos de

ferramentas de gestão de processo; apresenta a justificação, os objetivos gerais e

específicos do projeto.

O segundo capítulo, aborda a metodologia do trabalho apresentando conceitos e estudos

das ferramentas de gestão de processo que serviram de apoio para o projeto.

O terceiro capítulo, apresenta a Arquitetura e Modelação do MGPW proposto.

No último capítulo, é apresentado a conclusão e recomendações para trabalhos futuros.



2. Fundamentação Teórica

2.1 Sistema de Gestão Documental

Inicialmente, associava-se a gestão documental (GD) ao processo de

desmaterialização de documentos em papel mas, atualmente este conceito evoluiu de

modo que a gestão documental é considerada mais do que a simples captura,

digitalização, e posterior consulta de documentos. Agora este conceito traduz a gestão

do ciclo de vida da informação (o conteúdo dos documentos), independentemente do

formato em que este foi originalmente criado (papel, PDF, Word, Excel, JPEG, HTML

e, entre outros), do número de vezes que sofreu alterações ou das plataformas ou

aplicações em que foi disponibilizada, permitindo a análise de fluxos de informação

não estruturada e a criação de rotinas e métodos de trabalho no dia-a-dia das

organizações, agilizando processos de negócios e melhorando o desempenho das

empresas (Ferreira, 2010).

A gestão documental é essencial ao bom funcionamento da empresa, pela sua

eficácia na desmaterialização e organização de todo o volume de documentos. Assume

igualmente papel importante na coordenação e controle da informação e contribui para a

solução de problemas com a gestão do arquivo e melhorias ao nível da gestão do

negócio da empresa através de uma organização por processos.

A gestão documental implementa assim os seguintes conceitos (WEBUILD, 2013):

Desmaterialização:

Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrónicos

que são classificados e disponibilizados de acordo com um determinado critério.

Normalização:

A gestão documental permite a normalização de todos os tipos de documentos da

empresa, das entidades interna e externas e uniformização de processos utilizando

sempre os mesmos procedimentos.



Indexação:

Catalogação e classificação dos documentos eletrónicos. Esta fase é em tudo

equivalente ao processo de arquivo físico, retirando os benefícios dos sistemas de

informação de forma a garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrónico.

Workflow:

Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação,

aprovação, distribuição e circulação ou arquivo e possibilitando o controlo dos fluxos de

circulação de documentos.

Pesquisa:

Implementação de um motor de busca sobre os documentos digitalizados, permitindo

localizar e disponibilizar imediatamente um documento, quando necessário em qualquer

lugar.

Redução de Custos:

Com a utilização de uma solução de gestão documental advém a redução do custo de

cópias, aumento de produtividade na procura e no reencaminhamento de documentos e

redução do espaço de arquivo.

O sistema de Gestão Documental apresenta seguintes Vantagens (WEBUILD,

2013):

Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação

associados;

Automatização e uniformização dos processos de trabalho;

Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;

Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;

Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;

Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos

e processos);

Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequentemente

redução de custos operacionais;

Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com

fotocópias e impressões;

http://www.webuild.pt/default.aspx?tpl=areas&lang=pt&id_class=164&name=gestao-documental



Possibilidade de medir a eficiência de recursos.

Estes fatores constituem uma mais-valia no suporte ao negócio da empresa.

A tabela seguinte ilustra um conjunto das ferramentas estudadas para a realização

desse trabalho.

Tabela 2: Ferramentas GD

Lista de Ferramentas URL

Agorum Core <http://www.agorum.com>. Acesso em: 06 out. 2013

Alfresco <http://www.alfresco.com>. Acesso em: 03 out. 2013

ArchivistaBox <http://www.archivista.ch/en>. Acesso em: 07 out. 2013

GesDoc <https://gesdoc.uevora.pt>. Acesso em: 11 out. 2013

KnowledgeTree <http://www.knowledgetree.com>. Acesso em: 11 out. 2013

LetoDMS <http://www.letodms.com>. Acesso em: 11 out. 2013

LogicalDOC <http://www.logicaldoc.com/pt.html >. Acesso em: 05 out. 2013

Owl Intranet <http://www.owl.anytimecomm.com>. Acesso em: 05 out. 2013

Dentre a lista de ferramentas passamos a descrever dois que serviram de maior

referência:

1-Alfresco

Alfresco1 é um sistema de Gestão de Documentos físicos/digital empresarial

(ECM “Enterprise Content Management”) multiplataforma (Windows e Unix/Linux) de

Código Aberto, desenvolvido em Java.

O Alfresco não é a única plataforma de ECM open source, mas para a gestão de

documentos, colaboração e repositório documental, é um dois mais utilizados no

mercado atualmente, implementando alta usabilidade e um modelo open source a 100%.

São cerca de 7 milhões de usuários, 4000 milhões de documentos ger, e mais de

3.000 empresas em 180 países utilizando o Alfresco.

Principais Funcionalidades do Alfresco:

Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS)

Gestão integrada e inteligente de documentos

Pesquisa de documentos compatível com o Google

1 http://www.dhionhedlund.com.br/2013/02/conheca-o-alfresco-software-livre-para.html

http://www.agorum.com/

http://www.alfresco.com/

http://www.archivista.ch/en

http://www.letodms.com/

http://www.owl.anytimecomm.com/

http://www.dhionhedlund.com.br/2013/02/conheca-o-alfresco-software-livre-para.html



Histórico de Versões de Documentos

Automatização de Ações sobre o Documento: Conversão para outro formato;

Envio de e-mails de notificação; Contadores automáticos

Configuração de Regras e Workflow;

Definição de templates com estrutura e regras;

Integração com diversos motores de base de dados: PostgreSQL, MySQL,

Oracle, MS SQL, etc;

Integração com diversos sistemas de autenticação: LDAP, Active Directory ou

utilização de segurança interna;

Etc.

2-Sistema de Gestão Documental e Workflow (GesDoc)

O GESDOC é um sistema da Universidade de Évora (disponível em

https://gesdoc.uevora.pt/ ) que faz à gestão e circulação de informação (em formato de

documento digital) na Universidade.

Tem como objetivos:

Representação em formato eletrónico de informação de carácter administrativo e

institucional, nomeadamente, correspondência interna e externa, legislação

interna e externa e publicações através da criação de um (ou vários) arquivo (s)

digital (is);

Implementação de mecanismos seguros de circulação eletrónica de documentos

como sejam a delegação, para procedimento, encaminhamentos, etc.;

Garantir a confidencialidade dos dados suportando diferentes níveis de acesso à

aplicação.

A Universidade de Évora pretendeu-se com o gradual desenvolvimento e

implementação da aplicação GESDOC:

Que a circulação de documentos em papel seja progressivamente reduzida;

https://gesdoc.uevora.pt/



Ter uma única aplicação de registo de “entrada” de documentos, em detrimento

de uma multiplicidade de registos de entrada, disseminados por várias bases de

dados, espalhadas por várias unidades orgânicas da Universidade de Évora;

Simplificar os procedimentos e os processos de tomada de decisão;

Desenvolver métodos de trabalho mais simples e automatizados;

Reduzir prazos de resposta;

Reduzir custos.

2.2 Sistemas de Workflow

Segundo o Modelo de referência de Workflow da Workflow Management

Coalition - WfMC conceitua o workflow como automação de um processo de negócios,

por inteiro ou por partes, durante o qual documentos, informações, e atividades são

passadas de um participante para outro para que estes desenvolvam ações respeitando

um conjunto de regras e procedimentos (WMfC, 1993).

Considerando as definições e conceitos comuns em toda na literatura pesquisada,

entendemos que um workflow pode ser definido como um conjunto de atividades

organizadas para realizar um processo, quase sempre de negócio com o fim de alcançar

o mesmo objetivo.

Os sistemas de workflow são classificados em três categorias (S. McCready, 1992):

Workflow Ad Hoc (Ad Hoc Workflow): no qual as regras de procedimentos

podem ser modificadas ou criadas durante a operação do processo.

Workflow de Produção (Production Workflow): no qual a maioria das regras de

procedimentos está definida

Workflow Administrativo (Administrative Workflow): E um meio-termo entre

um workflow "Ad hoc" e um de "produção

Dentro das categorias listadas, o sistema proposto neste trabalho pode ser

enquadrado como um Sistema de workflow administrativo.



2.2.1 Workflow Administrativo

Os sistemas de workflow administrativo são adequados para processos simples e

estruturados. Geralmente são processos burocráticos, repetitivos, com regras bem

definidas para a coordenação de suas atividades, que são do conhecimento de todos os

participantes do fluxo (G, AGRAWAL, ABBADI, & C, 1997) (GEORGAKOPOULOS,

95).

O processo de solicitação de licença é um bom exemplo deste tipo de workflow.

O funcionário solicita a licença, é encaminhando para o serviço encarregado. O

funcionário, ao receber a solicitação, confirma com a administração a possibilidade de

licença. Se houver autorização, o serviço competente envia resposta de licença de

acordo com as necessidades do solicitante.

Figura 1: Workflow Administrativo



Vantagens de implantação de sistemas de workflow:

Diminuição da circulação de documentos em papel;

Possibilidade de acesso remoto;

Simplificação de atividades de arquivamento e recuperação de informações;

Rapidez na pesquisa de informações armazenadas;

Informações são mantidas sempre atualizadas;

Conhecimento do status dos processos em tempo real, possibilitando saber quais

participantes estão atuando, quais os próximos a atuar e quando;

Coordenação da execução de atividades de forma automática;

Eficiência melhorada;

Flexibilidade;

Melhoria no processo de negócio.

2.3 Escolha das Ferramentas

Em cada organização os processos de negócio apresentam características

próprias. Baseando nesta premissa, como forma de automatizar a execução dos

processos da Uni-CV propôs-se neste trabalho a implementação de um sistema de

workflow voltado à gestão de processos que proverá melhor acompanhamento do

andamento dos processos. Este Sistema será o Modulo gestão de processos e workflow

integrado ao Sistema de Informação Integrado da Uni-CV (SIIUNICV).

O SIIUNICV é um sistema constituído em módulos que funcionam em

ambientes independentes e oferece aos seus utilizadores um conjunto de ferramentas

que integram e otimizam processos e os trabalhos dos diferentes serviços da instituição.

O SIIUNICV foi customizado a partir do SAGU 3.02, personalizada e redesenhada de

acordo com o modelo de negócio da Uni-CV.

Por ser um sistema modular, o SIIUNICV abrange várias áreas da instituição,

onde cada módulo atua no sistema de forma independente dos demais. Esta forma de

2 O Sagu é uma solução criada para auxiliar no gerenciamento de instituições de Ensino

Fundamental, Médio, Superior e Pós. Trabalha através de módulos independentes, oferecendo aos seus

usuários um conjunto de ferramentas que integra e otimiza os processos dos diferentes setores da

instituição. (SOLIS, 2010)



desenvolvimento possibilita à instituição habilitar apenas os módulos com os quais

deseja trabalhar.

Para a realização desse trabalho fez-se estudos de um conjunto das ferramentas,

documentos e encontro com funcionários da Uni-CV que trabalham diariamente com os

processos. Este estudo permitiu desenhar e personalizar o MGPW.

A Uni-CV conseguindo gerir bem seus principais processos de negócio,

conseguirão obter diversos benefícios, sendo que alguns serão vistos a seguir:

Com o MGPW pode-se aumentar a produtividade da instituição, através da

redução de tempo e esforço associado à realização de uma determinada tarefa;

O utilizador recebe todas as tarefas de forma eletrônica, podendo visualizar

informações e maiores detalhes acedendo-as via Web, isto reduz o fluxo de

papéis e o custo nas empresas que utilizam este tipo de automação de

processos;

Tem-se uma maior agilidade na localização das informações;

Consegue-se integrar grande parte dos processos existentes nas organizações;

Existe também a garantia de integridade dos processos, pois nenhuma etapa

pode deixar de ser executada ou substituída, o que pode acontecer se o mesmo

for executado manualmente;

Ocorre a diminuição e eliminação, em alguns casos, do tempo de espera entre

as atividades.



3. Modelação e Arquitetura do MGPW

Este capítulo apresenta os processos envolvidos no desenvolvimento do MGPW,

fornecendo uma visão geral do funcionamento do sistema. Serão apresentados os

requisitos funcionais e não funcionais do MGPW. Com foco nesses requisitos foram

modelados alguns Diagramas da UML que fornecem uma visão mais detalhada do

MGPW, sendo eles: diagrama de Caso de Uso, diagrama de Classes, diagrama de

Atividades e diagrama de Sequência. Também será apresentado a arquitetura do

MGPW.

3.1 Funcionamento do MGPW

MGPW tem como objetivo gerir os processos automatizando o Workflow, de

forma a agilizar e simplificar os processos na Uni-CV, garantindo uma maior eficiência,

maior segurança, integridade e confiabilidade no fluxo dos processos. O MGPW aqui

apresentado foi desenvolvido de acordo com o modelo de negócio da Uni-CV

Registar processos;

Localizar processos;

Relatório dos processos;

Relatório de solicitações dos processos;

Parecer sobre processos;

Seguimento dos processos;

Encaminhamento de processos;

Solicitação dos processos registados;

Consulta solicitação dos processos.

O MGPW baseia-se em perfis de utilização, cada utilizador é associado um

perfil com responsabilidades específicas de acordo com as suas funções.

O perfil administrador permite ao utilizador efetuar a gestão do módulo, onde o

mesmo consegue gerir todos os utilizadores e atribui-los o perfil pretendido.



O perfil funcionário nível 1 permite efetuar e consultar solicitação dum processo

e também gerar lista de todos os assuntos registados.

O perfil funcionário nível 2 permite ter acesso as funcionalidades do perfil

funcionário nível 1 e também é atribuído responsabilidade de acordo com as

necessidades, como, registrar processo, dar parecer e também posterior seguimento do

processo e gerar relatório das solicitações.

3.1.1 Requisitos do MGPW

Um requisito é definido como “uma condição ou uma capacidade com a qual o

sistema deve estar de acordo” (Amaral, 2010) ,estes se classifiquem entre funcionais e

não funcionais.

Os Requisitos Funcionais descrevem as ações realizadas pelo Sistema. Os

Requisitos Não Funcionais são as características mínimas do sistema para que o seu

funcionamento seja com qualidade (Amaral, 2010).

3.1.2 Requisitos Funcionais do MGPW

Os requisitos funcionais do MGPW aqui apresentados foram levantados de

acordo com o modelo de negócio da Uni-CV. Estes servem de base para descrição do

ciclo de vida dos processos

Registar Processos

O sistema deverá permitir a inserção dos processos, encaminhando-o para

serviço de origem e solicitar ou não documentos necessários.

Localizar Processos

O sistema permite a localização, edição e remoção do processo. No caso da

remoção do processo o sistema deve pedir a confirmação do mesmo. Também o sistema

permite a edição do processo.



Relatório processos

O sistema gera lista de todos os processos registado, de forma organizada.

Relatório de Solicitação dos processos

O sistema gera relatório das solicitações permitindo visualização de todas as

informações das solicitações feitas no sistema. A informação poderá ser gerada em

vários formatos como, PDF, WORD, CSS E HTML com dados de forma organizadas.

Solicitação dos processos

O sistema permite o utilizador fazer solicitações dos processos. O funcionário

preenche formulários com os dados necessários para a solicitação.

Parecer sobre processos

o Registar pareceres relativamente aos processos

o Reencaminhar processos

o Anexar documentos ao parecer

Seguimento dos processos

o Acompanhamento de processos de acordo com as permissões do

ator

Encaminhamento de processos

O sistema permite encaminhar o processo para um funcionário ou serviço

Consulta Solicitação dos processos

O sistema permite a consulta de todas as solicitações feitas, filtrando os dados

necessários.



3.1.3 Requisitos Não Funcionais do MGPW

Segue a lista de todos os requisitos não funcionais identificados no sistema em

estudo.

O Utilizador deve estar brevemente registado;

O Serviço deve estar brevemente registado;

Todas as informações geradas pelo sistema e pela interação com os utilizadores

devem estar corretas.

Deve permitir armazenar os dados de forma sigilosa. Para ter acesso a essas

informações, deve-se estar registado no sistema pelo administrador.

O sistema deverá realizar todas as funcionalidades de inserção, localização, entre

outros num tempo considerado aceitável, para evitar esperas pelo lado do

utilizador.

O sistema deverá ser extensível em nível das funcionalidades.

O sistema deverá ser compatível com a maioria dos navegadores mais utilizados

pelos utilizadores.

O sistema deverá estar integrado com a base de dados PostgreSQL.

3.2 Modelação do MGPW

A Modelação é a arte e ciência que permite criar os vários modelos de sistemas.

Permite a partilha de conhecimento entre diferentes grupos de atores do sistema,

facilitando e promovendo a comunicação (Barrito, 2011).

MGPW foi modelada com UML linguagem que permite (Barrito, 2011):

Visualização do sistema;

Especificar a estrutura, a arquitetura e o comportamento do sistema;

Conduzir e controlar o processo de construção do sistema;

Documentar as decisões tomadas ao longo do desenvolvimento do MGPW.



3.2.1 Diagrama de Casos de Uso

O Diagrama de caso de uso foi usado para descrever os requisitos

funcionais (alínea 3.1.3) do MGPW.

Figura 2: Diagrama Caso de Uso

De acordo com a figura 2 notamos a presença do utilizador administrador,

funcionário nível 1 e funcionário nível 2.



A figura 3 mostra uma visão micro do caso de uso fazer solicitação.

Figura 3: Caso de Uso Dar Parecer

Neste caso de uso existe uma relação importante nesse diagrama que é extend.

Um extend mostra todos os comportamentos opcionais do MGPW, ou seja,

funcionalidades que caso não sejam efetuados não afeta no bom funcionamento do

sistema.

Esse caso de uso permite o funcionário dar parecer sobre os processos, as

relações de extend da possibilidade de anexar documento e encaminhar processos.

3.2.2 Diagrama de Atividade

A figura 4 apresenta diagrama de atividade utilizado para capturar os trabalhos

que serão executados quando uma operação é disparada (ações), a figura exemplifica

um processo de pedido de licença do trabalho sem vencimento.



Figura 4: Diagrama de Atividade - Processo pedido de Licença do trabalho sem vencimento

A atividade inicia-se com o solicitante a fazer solicitação de um processo que

será enviado para o serviço de origem que dará o seu devido tratamento de acordo com

as regras de negócio.

Este processo poderá ainda ser encaminhado para qualquer outro serviço da

instituição ou funcionário, mais o processo voltara sempre ao serviço de origem antes

ser finalizado.



3.2.3 Diagrama de sequência

Para entender os passos de como é feito a Solicitação de um processo, é

apresentado no diagrama de sequência, que mostra a colaboração dinâmica entre os

vários objetos de um sistema.

Figura 5: Diagrama de Sequencia - Fazer Solicitação do Processo

O utilizador ao interagir com a interface do sistema através dos formulários que

serão enviados para os componentes que fazem parte da sequência de passos que serão

necessários para executar este processo.



3.2.4 Diagrama de Classe

O diagrama de classes demonstra a estrutura estática das classes do MGPW onde

estas representam as "coisas" que são geridas pela aplicação.

A figura apresenta o diagrama de classe elaborado para esse sistema, composto

por 7 classes, mostra os seus atributos e seus relacionamentos.

Figura 6: Diagrama de Classe MGPW

Este diagrama define todas as classes utilizadas pelo MGPW, mostrando as

relações que cada um está sujeita.



A Figura 7 mostra o relacionamento projetada para fazer solicitação. Podemos

identificar 4 classes importantes, sendo elas de request, requeststatus, document,

subject.

Figura 7: Diagrama de classe - Fazer Solicitação do processo



3.3 Arquitetura do MGPW

Para o desenvolvimento do MGPW foi utilizado o framework MIOLO 2.5,

escrito em PHP utilizando apenas conceitos de POO e que oferece uma grande gama de

funções para otimizar e agilizar o processo de criação de sistemas (SOLIS, 2010).

O MGPW adota a arquitetura em camadas (figura 8), implementando o padrão

MVC (Model-View-Controller) herdada do framework MIOLO 2.5 de desenvolvimento

do sistema.

MVC é um padrão de arquitetura de software que separa a informação (e as suas regras

de negócio) da interface com a qual o usuário interage (PC-Notes, 2013).

Algumas das principais funções implementadas pelo framework Miolo 2.5

(SOLIS, 2010) são:

Controles de interface com o usuário, escritos em PHP e renderizados em

HTML

Autenticação de usuários

Controle de permissão de acesso

Camada de abstração para acesso a bancos de dados

Validação de entrada em formulários

Customização de layout e temas, usando CSS

Geração de arquivos PDF

Para disponibilizar o MGPW criou-se um ambiente de desenvolvimento assente

num servidor Apache instalado no sistema operativo Ubuntu 12.04.3 LTS. Também foi

utilizado o sistema de gestão de dados relacional pgAdmin III 1.12 para criar a base de

dados responsável por guardar todas as informações do sistema.

A arquitetura proposta é uma implementação bastante vantajosa, porque permite

o desenvolvimento da aplicação de forma rápida e simples, o reaproveitamento de



regras de negócios, a diminuição de sobrecarga no cliente, camada de acesso a dados

pode ser atualizada em um único local centralizado.

Fonte: https://svn.solis.coop.br/miolo/trunk/docs/miolo25_fundamentals.odt

Figura 8: Camadas

3.3.1. Implementação das camadas

3.3.1.1. Camada de negócios

Esta camada é responsável pela representação das regras de negócio, são

representadas pelas classes business.

As classes business são utilizadas pela camada de apresentação e integração para

aceder a base de dados através da camada recursos. As classes business dessa camada

foram implementadas utilizando a linguagem PHP.



Figura 9: Classe business da solicitação

Na classe BusinessprotocoloBusRequest ficam as funções e regras do Request, permitindo

aceder a base de dados através da camada recursos.



A seguir apresentamos a função da classe de negócio que representa a inserção

da solicitação do processo.

Figura 10: Função da classe de negócio para inserir solicitação

A função insertRequest permite inserir na base de dados as solicitações que são

feitas no sistema. Esses dados são guardados para que os utilizadores possam consultaf

ou não solicitações dos processos.



3.3.1.2. Camada de integração

Esta camada usa classes expondo métodos, que fazem a integração entre as

diversas camadas. São as classes que representam a parte funcional da aplicação, fazem

o tratamento dos dados enviados pelo cliente. Acede a camada de negócios para

desempenhar suas funções e usa a camada de apresentação para definir a saída para o

cliente. Estão localizadas no diretório handlers do MGPW.

A figura 10 mostra o handler da solicitação.

Figura 11: Handler da solicitação

Definir a saída de apresentação do formulário da solicitação para o utilizador.



3.3.1.3. Camada de recursos

A camada de recursos é representada através de classes do framework

responsáveis por abstrair o acesso às bases de dados, tornando as classes da camada

Business independentes do SGBD usado. São responsáveis por oferecer recursos e

funcionalidades necessárias, encapsulando o acesso a recursos da linguagem ou do

sistema operacional.

Exemplos das classes da camada de recursos:

Classes/security – classes relacionadas às tarefas de segurança (autenticação,

autorização, criptografia, etc.).

Classes/service – classes utilitárias e de serviços gerais.

Classes/util – classes utilitárias.

A figura 12, mostra uma das classes da camada de recursos.

Figura 12: Trecho código class agatapdf

A classe agatapdf define as propriedades de texto dos arquivos gerados em

formatos PDF, com os dados provenientes do relatório.



3.3.1.4. Camada de apresentação

Camada de apresentação é representada através de classes responsáveis por

adicionar os componentes visuais, com base no tema em uso. Engloba também as

classes criadas pelos utilizadores para definir a interface da aplicação, responsáveis pela

geração de arquivos, criador dos controlos HTML, da criação dos scripts javascript e

CSS.

A figura 13, mostra uma das classes da camada da apresentação.

Figura 13: Classe Theme

A classe Theme é uma das classes relacionadas à interface com o usuário nesse

caso faz a renderização para html para obter o interface final que será apresentado ao

utilizador.



1. Página principal.

Ao aceder o sistema, será apresentada a página principal onde podemos encontrar as

seguintes opções:

O logo está associado ao menu onde pode-se ter acesso aos módulos do

sistema. Selecionando a opção (home da pagina) o utilizador é

redirecionado a página principal.

O link “personalizar esta pagina” permite-nos personalizar disposição para cima,

baixo, direita ou esquerda) do “widgets Processos Pendentes”, a janela

“Processos pendentes” informe ao utilizador de processos pendentes do serviço

ou individuais que lhes foram enviados.

No StatusBar encontra-mos a opção Favoritos, Mais Acessados, o

utilizador logado, hora de entrada, data e versão do sistema.

Figura 14: Pagina Principal



2. Área do registro do processo

As figuras 15 e 16 ilustram os formularios que permite o utilizador fazer registro

dos processos, atribuindo a descriçao (nome) do processo, definindo o sector de origem,

escolher a opção activo (sim ou não) e documento caso necessario.

Figura 15: Registro de processo

Figura 16: Registro de processo passo 2



3. Área do relatório de solicitação

A figura 17 permite ao utilizador gerar relatorio dos processos solicitados

atraves do gerador do relatorio jasper report que e permite exportar os relatórios em

vários formatos, nesse caso HTML, OpenOffice (editavel), PDF ou CSV (Excel).

Figura 17: Relatório de Solicitações

4. Área fazer solicitação do processo

A figura 18 e 19 ilustram os formularios de solicitaçao do processo, o solicitante

escolhe processo fazendo a descriçao do mesmo e anexar ou não os documento.

Figura 18: Solicitação



Figura 19: Solicitação passo 2

5. Área Consulta de Entradas

A figura 20 ilustra o formulário onde pode-se visualizar as solicitações dos

processos feitas ao nosso serviço como também os processos que foram encaminhados

ao funcionário logado.

Figura 20: Consulta de Entrada



6. Área Parecer

A figura 21 permite dar parecer sobre determinado processo, encaminhar

processo para um serviço ou funcionário também pode-se anexar ficheiro caso seja

necessário

Figura 21: Parecer

7. Área seguimento

A figura 22 permite o utilizador seguir os processos que foram encaminhados

para o seu serviço.

Figura 22: Segmento de Parecer



8. Área consulta solicitação

O formulario da figura 23 permite fazer consulta das solicitaçoes, filtrando de acordo

com dados submetidos.

Figura 23: consulta diversas

9. Área detalhes do processo consultado

A figura 24 permite o utilizador ver os detalhes do processo.

Figura 24: Consulta solicitaçao detalhes



4. Conclusão e Recomendações Para Trabalhos Futuros

4.1. Conclusão

Concluímos que as vantagens da adoção de um Sistema de Workflow acabam

despertando sobre a importância da utilização e de investimento em tecnologias de

informação para melhorar os processos internos, eficiência e eficácia operacional. Os

benefícios dessa adoção causam impactos diretos nos aspetos humanos, como a

produtividade dos indivíduos, além de proporcionar maior transparência.

A implementação do MGPW conduzira a um aumento da produtividade da

instituição, reduzindo o tempo e esforço associado à realização de uma determinada

tarefa. Proporcionara uma maior rapidez na pesquisa de informações, permitindo o

conhecer o status dos processos em tempo real, possibilitando saber quais participantes

estão atuando, quais os próximos a atuar e quando;

Outro ganho do MGPW, é que este possibilita gradualmente a diminuição de circulação

de documentos em formato papel.

O MGPW proporcionará uma melhoria na comunicação entre as unidades

orgânicas.

De forma geral acredita-se na eficácia do MGPW para agregar valor a

organização e atribuir maior celeridade e transparência na execução dos seus processos

internos.



4.2. Recomendações Para Trabalhos futuro

Este trabalho delineia como propostas para trabalhos futuros a realização de um

estudo mais aprofundado quanto aos impactos positivos que os sistemas de gestão

eletrónica de documentos causam para a instituição.

A Gestão de Processos terá também o intuito de auxiliar nesta tarefa, no sentido

também de diminuir os impactos causados ao meio ambiente através de redução de

custo e circulação de papel.

Uma das propostas de trabalho futuro é reaproveitar a arquitetura do MGPW para

implementação de um sistema de solicitação de declarações, certificados. Permitindo ao

estudante solicitar documentos através do portal do aluno.

Pretende-se ainda integrar o MGPW com o repositório digital interno da Uni-CV.



Referências

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Gestão Documental e Workflow. Porto.

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Organizacionais em Categorias de Workflow 29 limitation of current workflow

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Documental. Fonte: http://www.dhionhedlund.com.br/2013/02/conheca-o-alfresco-

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http://www.webuild.pt/pt/gestao-documental-e-de-processos

WMfC. (1993). Fonte: Workflow Management Coalition: http://www.wfmc.org/



Anexo A tabela a seguir apresentada as entidades do diagrama de classes do sistema.

Tabela 3: Descrição das entidades

Entidade Descrição

Subject Armazena os processos registados no sistema

Subjectsector Armazena os encaminhamentos feitos dos

processos

Document Armazena informações do documento

anexado.

Requereddocument Armazena as informações do documento

requerido para a solicitação

Request Armazena as informações das solicitações

feitas no sistema.

Dispatch Armazena as informações dos pareceres

sobre solicitações.

Requeststatus Armazena as informações dos estados

A seguir será apresentada o dicionário de dados do MGPW. Nestas tabelas estão

apresentadas os atributos, suas descrições, o tipo e se é ou não chave.

Tabela 4: Tabela Entidade Subject

Subject

Atributos Descrição Tipo Chave

username Nome do utilizador Text

datetime Data do registo do

processo

Datetime

ipadress IP do computador do

utilizador

Integer

subjectid Identificação do

processo

Integer Primaria



sectorid Identificação do

serviço

Integer Estrangeira

description Descrição do

processo

Texto

taxvalue Valor do processo Numeric

Isactive Ativação do processo boolean

term Prazo do processo Integer

Tabela 5: Tabela Entidade Subjectsector

Subjectsector




assunto

Datetime


utilizador

Integer


assunto

Integer Primaria


sector

Integer Primaria

Level Nível do

encaminhamento

Integer Primaria

Maxdays Máximo dia no

serviço

encaminhamento

Integer

maxtime Hora do término no

serviço encaminhado

Datetime



Tabela 6: Tabela Entidade Document

Document




assunto

Datetime


utilizador

Integer

documentid Identificação do

documento

integer Primaria

requestid Identificação da

Solicitação

integer Estrangeira


documento

Integer

fileid Identificação do

ficheiro

integer Estrangeira

Tabela 7: Tabela Entidade Requereddocument

Requereddocument




assunto

Datetime


utilizador

Integer

Requereddocumentid Identificação do

documento requerido

integer Primaria


assunto

integer Estrangeira


documento requerido

integer



Tabela 8: Tabela Entidade Request

Request


username Nome do utilizador Texto


assunto

Datetime


utilizador

Integer


solicitação

integer Primaria

personid Identificação do

solicitante

integer Estrangeira


assunto

integer Estrangeira

statusid Identificador do

estado

integer Estrangeira

currentsubjectid Identificação do

assunto actual

integer Estrangeira

currentsectorid Identificação do

serviço actual

integer Estrangeira

currentlevel Identificação do level integer Estrangeira

number Numero da

solicitaçao

integer

description Descrição da

solicitação

Text

starttime Horário do início da

solicitação

Datetime

endtime Horário do fim da

solicitação

Datetime


serviço

integer Estrangeiro

invoiceid Identificação da

fatura

integer Estrangeiro



Tabela 9: Tabela Entidade Dispatch

Dispatch


username Nome do utilizador Texto


assunto

Datetime


utilizador

Integer

dispatchdatetime Horário do parecer Datetime Primaria


solicitação

integer Primaria


assunto

integer

sectorid Identificador do

serviço

Integer

level Nível da solicitação Integer

forwardedsubjectid Identificação do

assunto

Integer

forwardedsectorid Identificação do

sector

Integer

forwardlevel Identificação do

Nível

Integer

description Descrição do parecer Text

Tabela 10: Tabela Entidade Requeststatus

Requeststatus




assunto

Datetime


utilizador

Integer

requeststatusid Identificador do

estado da solicitação

integer Primaria

description Descrição do estados Text



Implementação do Módulo Gestão de Processos e Workflow do ...£o de... · workflow (circulação) de informação na universidade. O Módulo contribuirá para celeridade de seus

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