7/26/2019 Implementacin de La Fase de Preparacin y Ejecucin Del Proceso Clsico de Seleccin de Proveedores MODULO 9
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Implementacin de la fase de preparacin yejecucin del proceso clsico de seleccin de
proveedores
MDULO 9: Proceso Clsico de Seleccin de Proveedores
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AD Adjudicacin Directa
ADP Adjudicacin Directa Pblica
ADS Adjudicacin Directa Selectiva
AMC Adjudicacin de Menor Cuanta
BCRP Banco Central de Reserva del Per
BM Bench Mark (Elevacin referencial conocida)
BP Buena Pro
CAP Cuadro de Asignacin de Personal
CAS Contrato Administrativo de Servicios
CCF Compras Corporativas Facultativas
CCO Compras Corporativas Obligatorias
CIRA Certificado de Inexistencia de Restos Arqueolgicos
CONSUCODE Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado
CP Concurso Pblico
CRP Cmara Rompe Presiones
CTI Comisin Tcnica de Ingeniera
DGPM Direccin General de Programacin Multianual
DIA Declaracin de Impacto AmbientalEIA Estudio de Impacto Ambiental
FONCODES Fondo de Cooperacin para el Desarrollo Social
IFC Corporacin Financiera Internacional
INC Instituto Nacional de Cultura
INDECI Instituto Nacional de Defensa Civil
INDECOPI Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y
de la Propiedad Intelectual
INEI Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
JNE Jurado Nacional de Elecciones
LGH Lnea de Gradiente Hidrulico
LP Licitacin Pblica
MAPRO Manual de Procedimientos
Lista de Acrnimos
Mdulos de Buenas Prcticas
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MEF Ministerio de Economa y Finanzas
MINAG Ministerio de Agricultura
MINEDU Ministerio de Educacin
MINEM Ministerio de Energa y Minas
MINSA Ministerio de Salud
MOF Manual de Organizacin y Funciones
MTC Ministerio de Transportes
OEC rgano Encargado de las Contrataciones
ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales
OPI Oficina de Programacin de Inversiones
OSCE Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado
PAAC Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones
PAC Plan Anual de Contrataciones
PAMA Plan de Adecuacin y Manejo AmbientalPCM Presidencia del Consejo de Ministros
PCM/SGP Presidencia del Consejo de Ministros / Secretaria de
Gestin Pblica
PDC Plan de Desarrollo Concertado
PDI Plan de Desarrollo Institucional (Plan Estratgico)
PDLC Plan de Desarrollo Local Concertado
PDRC Plan de Desarrollo Regional Concertado
PEDN Plan Estratgico de Desarrollo NacionalPEI Plan Estratgico Institucional
PESEM Plan Estratgico Sectorial Multianual
PIA Presupuesto Institucional de Apertura
PIM Presupuesto Institucional Modificado
PIP Proyecto de Inversin Pblica
PMIP Plan Multianual de Inversin Pblica
PTAR Planta de Tratamiento de Aguas Residuales
PYMES Pequea y Mediana Empresa
RDR Recursos Directamente Recaudados
REMYPE Registro de Mediana y Pequea Empresa
RNP Registro Nacional de Proveedores
Mdulos de Buenas Prcticas
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RO Recursos Ordinarios
ROF Reglamento de Organizacin y Funciones
RUA Reglamento nico de Adquisiciones
RUC Registro nico del Contribuyente
SBS Superintendencia de Banca y Seguros
SEACE Sistema Electrnico de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado
SIAF Sistema Integrado de Administracin Financiera
SIAF-GL Sistema Integrado de Administracin
Financiera Gobiernos Locales
SNIP Sistema Nacional de Inversin Pblica
SNP Servicios No Personales
SUNAT Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria
TdR Trminos de ReferenciaUCCO Unidad de Compras Corporativas Obligatorias
UE Unidad Ejecutora
UEs Unidades Ejecutoras
UF Unidad Formuladora
UIT Unidad Impositiva Tributaria
UTM Coordenadas - Universal Transversal Mercator
VR Valor Referencial
Mdulos de Buenas Prcticas
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Mo 9: Poo o poo
1
Mo 9: Poo o
pooOrganizacin de la fase de preparacin y ejecucin del proceso clsicode seleccin de proveedores.
1. Obo mo:
Lograr una adecuada implementacin de las fases de preparacin y ejecucin del proceso clsico de seleccin de pro-veedores de acuerdo al nuevo marco normativo de contrataciones del Estado, con la nalidad que la institucin realiceprocesos ms transparentes y seleccione proveedores adecuados para la realizacin de las tareas denidas.
2. Bo po:
MejOra de lOs PrOcesOs de gestin en las adquisiciOnes y cOntrataciOnes de la entidadEl mdulo est circunscrito a las fases de: (1) Actos preparacin y (2) Ejecucin del proceso clsico de seleccin deproveedores, ambos determinantes en la calidad de atencin de requerimientos de las reas de la entidad. Esta foca-lizacin facilita el fortalecimiento de los procesos y ecacia de las citadas fases, pues permite adecuar los procesos yprocedimientos a la legalidad vigente y adems, implementar lineamientos que ayuden a alcanzar mejores niveles deeciencia en la gestin de las contrataciones de la entidad.
increMentO de la PrOBaBilidad de PrOcesOs exitOsOs de seleccin de PrOveedOresContar con expedientes de contratacin ms slidos, reduciendo las posibilidades de iniciar procesos que sean decla-
rados desiertos o cancelados.
MejOra de las cOMPetencias Para la gestin de inversiOnesLa mejor organizacin de las fases de actos preparacin y ejecucin del proceso clsico de seleccin de proveedores,en trminos legales y de gestin, exige necesariamente una mayor coordinacin interna de las distintas reas tcnicas yadministrativas de la entidad vinculadas a la gestin del ciclo de inversiones.
3. j.
La nalidad del sistema de contrataciones del Estado es el uso eciente y ecaz del recurso pblico, atendiendo de lamejor forma los requerimientos de la Entidad y en la debida oportunidad. Para ello, adems de aplicar el marco norma-tivo vigente, es necesario establecer buenas prcticas de gestin, adjudicando la buena pro al mejor postor, en el plazo
previsto, evitando que el proceso de seleccin concluya sin adjudicacin del proveedor.
La seleccin de un proveedor, de acuerdo a la norma de contrataciones del Estado, es el resultado de un esquemacompuesto por cuatro fases: (1) La programacin de las contrataciones, que dene el universo de procesos que sernejecutados por la entidad en un perodo scal determinado; (2) Los actos preparatorios de los procesos de seleccin deproveedor; (3) La ejecucin de los procesos de seleccin de proveedor y (4) La ejecucin contractual que tiene efectoslo cuando un proceso es concluido satisfactoriamente, es decir se otorga la buena pro. Sin embargo, en la actualidad,en muchas entidades existen problemas recurrentes durante los procesos de seleccin de proveedores, generndose:procesos desiertos, falta de transparencia, seleccin inadecuada del postor, objeto del proceso de seleccin mal deter-minado, valor referencial sin estudio previo del mercado, entre otros.
Fecha de actualizacin del mdulo: Mayo de 2009.
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Mo 9: Poo o poo
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Con el objeto de mejorar las prcticas de gestin, el presente mdulo busca fortalecer los procesos y procedimientosde las fases 2 y 3, es decir las fases de actos preparatorios y ejecucin del proceso clsico de seleccin de proveedores.Tal logro tiene un impacto directo en la buena gestin de las inversiones, dndole mayor uidez en la contratacin deconsultores de estudios de preinversin e inversin y en la contratacin de servicios o bienes idneos y oportunos parala ejecucin de los proyectos.
4. dp mo.
El mdulo est referido a la implementacin de las fases de preparacin y ejecucin de procesos clsicos de seleccinde proveedores de acuerdo a la nueva normativa de contrataciones del Estado. Se busca reducir la probabilidad que losprocesos concluyan como desiertos, cancelados o con resultados no satisfactorios, generando costos a la entidad por laconduccin de los procesos decientes o por no atender las demandas de las reas usuarias, lo cual diculta que stascumplan con sus objetivos.
La actual legislacin reconoce la responsabilidad de las reas usuarias al formular su requerimiento, paso fundamentalpara el xito de un proceso, en tanto recoge las especicaciones tcnicas de los bienes y servicios requeridos, as comoconsigna informacin complementaria que permite indagar si en el mercado existen proveedores que atiendan lo so-
licitado.
Por otro lado, tenemos el rol ms estratgico del OEC, que puede proponer alternativas ms adecuadas para atenderun requerimiento, dado que ahora debe consignarse la nalidad pblica en el requerimiento, informacin tomada encuenta al momento de realizar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado. A su vez, la nueva normativa establececriterios adicionales para la determinacin del valor referencial, elemento fundamental para lograr tanto el inters depotenciales postores en participar en los procesos, como el buen uso del recurso pblico.
La nueva conformacin del comit especial tambin favorece el desarrollo de los procesos de seleccin, dotndolo deuna mayor estabilidad, dado que cada titular tiene un suplente especco y adems al tener menor nmero de miembrosse facilita la realizacin de sesiones con el qurum necesario.
Respecto a las bases, se facilita el acceso al mayor puntaje tcnico, dado que por ejemplo, para acreditar experienciaespecca y general en varios objetos de procesos, se ha reducido el nmero de aos necesarios para obtener el mximopuntaje.
Para cumplir con el objetivo del mdulo, se sugiere realizar las actividades que se sealan a continuacin:
Tareas Benecios Resultados
Actividad 1: Diagnstico de los procesos de seleccin de proveedores en curso.
1.1.Vericar los procesos en curso porrea usuaria, discriminando su grado deavance, segn expediente de contratacin,
comit especial, bases o proceso deseleccin convocado.
1.2. Crear o actualizar la informacin enla base de datos sobre los procesos encurso.
1.3. Elaborar la lnea de base de losprocesos de seleccin de proveedores encurso, por rea usuaria.
Tener informacin sobre la situacinde los procesos de seleccin deproveedores en curso por reasusuarias y por fase del sistema decontrataciones, con informacinsobre su adecuacin a la normatividad,el procedimiento seguido, el tiempotranscurrido y su nivel de urgencia.
Lnea de base de las fases depreparacin y proceso de seleccinde proveedores de la entidad.
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Tareas Benecios Resultados
Actividad 2: Fase de actos preparatorios.
2.1. Aprobar formato de requerimiento delas reas usuarias.
2.2. Elaborar y aprobar lineamientospara la formulacin y remisin de losrequerimientos de las reas usuarias.2.3. Vericar la concordancia del formatoy metodologa de los requerimientos de losprocesos en curso, respecto del formato ylineamientos aprobados. Elaborar informe.
2.4. Elaborar lineamientos para el estudiode posibilidades que ofrece el mercado.
2.5. Elaborar lineamientos para la jacindel valor referencial.
2.6. Elaborar lineamientos para expedientede contratacin.
2.7. Aprobar lineamientos de actospreparatorios, basados en los resultados delas tareas precedentes.
2.8. Vericar la concordancia de losprocesos en fase de preparacin, respectode los lineamientos aprobados.
Identicar el estado de situacin enel desarrollo, ejecucin, operaciny mantenimiento de las inversionespblicas de la entidad, vericandosu concordancia con los objetivosdel desarrollo y ecacia para el logrode un desarrollo sostenido para lajurisdiccin.
Banco de proyectos de inversinpblica actualizado y demanda derecursos para gastos de operaciny mantenimiento que aseguren lasostenibilidad de la inversin durantela vida til de los proyectos.
Tareas Benecios Resultados
Actividad 3: Programacin multianual de inversiones.
3.1. Elaborar lineamientos que incluyanprocedimientos y responsabilidades de laconvocatoria y registro de participantes.
3.2. Elaborar lineamientos que incluyanprocedimientos y polticas de gestin parala atencin de consultas, observaciones yla correspondiente integracin de bases.
3.3. Elaborar lineamientos que incluyancriterios de evaluacin y calicacin depropuestas.
3.4. Elaborar lineamientos que incluyanprocedimientos y responsabilidades deotorgamiento y consentimiento de buenapro.
3.5. Elaborar lineamientos sobre recursosde apelacin, declaracin de empate,cancelacin y desierto.
3.6. Aprobar lineamientos de los proceso
de seleccin basados en los resultados delas tareas precedentes.
3.7. Vericar la concordancia de losProcesos de seleccin, respecto de loslineamientos aprobados.
Contar con informacin til paralas reas usuarias respecto a losplazos probables de conclusin desus procesos, con mayor grado decertidumbre y las probabilidades dela existencia de un segundo procesopara que las reas usuarias tomen susprevisiones.
Mayor credibilidad en la gestin decontrataciones y transparencia en losactos administrativos.
Procesos de seleccin exitosos y conproveedores que aseguren la calidadde los bienes y servicios contratadospor la entidad.
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4
5. O o oz .
Ap
robar
directivade
ges
tinde
ejecu
cindel
proceso
clsico.
Verificacin
dep
rocesos
en
curso.
Emitir
informe.
Aprobar
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gestindelos
actosprepara-
toriosdel
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clsico.
Verificacinde
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curso.Emitir
informe.
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eprocesosde
seleccinen
curso.
Verificar
informacin
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encurso.
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deprocesosde
seleccinde
proveedores.
Aprobar
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y
lineamientos
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mientosd
e
reasusuarias.
Elaborar
lineamientos.
Estudiosd
e
mercado
.
Definir
metodologa
paralafijacin
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r
referencial
Determinar
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procedimie
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parala
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bases.
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r
criteriosy
procedimientos
parala
conformacin
delcomit
especial.
Determina
r
criteriosy
procedimientos
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cin
delexpedie
nte
decontratac
in.
Elaborar
lineamientos
convocatoria
yregistrode
participantes.
Elaborar
lineamientos
paraconsulta,
observacine
integracinde
bases.
Elaborar
lineamientos
paraotorgary
consentir
buenapro
Elaborar
lineamientos
paraapelacin,
empate,
desiertoy
cancelacin.
Elaborar
lineamientos
decriteriosde
evaluaciny
calificacinde
propuestas.
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6. ao o oo p mo.
Informe sobre organizacin deprocesos en fase preparatoriay su adecuacin a lineamientosaprobado.
Informe sobre procesosconvocados con debilidadesen fase preparatoria.
Informe sobre realizacin deprocesos convocados y suadecuacin a lineamientosaprobados.
Hito Crtico ActoresRoles
ebo
Reporte de procesos encurso, en fase preparatoria yconvocados, discriminadospor rea usuaria, tipo de actopreparatorio o etapa delproceso, segn corresponda.
Lnea de base de procesosen curso.
Aprobacin de lineamientosde elaboracin y remisinde requerimientos de reasusuarias.
Nuevo formato derequerimiento aprobado.
Aprobacin de lineamientosde actos preparatorios: estudiode posibilidades que ofrece elmercado, VR y expediente decontratacin.
Aprobacin de lineamientosde etapas de proceso clsicode seleccin de proveedores.
Funcionarios de logstica.
Funcionarios de logstica.
Funcionarios de logstica.
Funcionarios de logstica.
Funcionarios de obras.
Funcionarios del rea legal.
Funcionarios del rea legal.
rgano de control interno.
rgano de control interno.
rgano de control interno.
Funcionario delegado queaprueba expediente decontratacin.
Funcionario delegado queaprueba expediente decontratacin.
Funcionarios de reas usuarias.
Funcionarios de logstica.
Funcionarios de logstica.
Funcionarios de logstica.
Funcionarios de logstica.
Funcionarios de logstica.
Funcionarios de reas usuarias.
Gerente municipal.
Funcionario delegado queaprueba expediente decontratacin.
Funcionario delegado queaprueba expediente decontratacin.
Funcionario delegado queaprueba expediente decontratacin.
Funcionario delegado queaprueba expediente decontratacin.
Funcionario delegado queaprueba expediente decontratacin.
Miembros del comit especial.
Miembros del comit especial.
Miembros del comit especial.
Gerente de administracin.
Gerente municipal.
Gerente municipal.
Gerente municipal.
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Mo 9: Poo o poo
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7. io oo mo.
Funcionario de logstica quienanaliza cada expediente desdeel requerimiento, a n dedeterminar el estado de losprocesos de seleccin .
Funcionario de logstica quienevala los requerimientosrecibidos y su atencin oportuna.
Gerencia Municipal quienevala todos los procesosno convocados y el eventualincumplimiento de lineamientoso polticas para el desarrollo
y ejecucin de los procesosde seleccin aprobados por laentidad.
Funcionario de logstica quienanaliza la fase preparatoriade cada uno de los procesosconvocados, comparndolo conlos lineamientos aprobados porla entidad.
Estado de los procesos deseleccin.
N de requerimientosatendidos satisfactoriamentey en tiempo oportuno.
N de procesos noconvocados.
N de procesos en cursoconvocados con debilidadesen actos preparatorios.
SE@CE, archivos del rea delogstica, resoluciones de comitespecial.
Acervo documentario de logstica.
Expedientes de contratacin ynormas internas.
Expedientes de contratacin,resoluciones de designacin ybases aprobadas.
Mensual
Mensual
Trimestral
Trimestral
Indicador Fuente Quin y cmo mide Reporte
Decreto Legislativo que crea la central de compraspblicas Per Compras.
Reglamento de la ley de contrataciones del Estado.
Medidas para agilizar la ejecucin de obras pblicas yotras acciones.
Modica fecha de entrada en vigencia del DecretoLegislativo 1017 y su reglamento, as como el ROF del
Organismo supervisor de las Contrataciones del Estado(OSCE), y establece medidas extraordinarias en materiapresupuestaria y contrataciones pblicas.
Registro de participantes en las adjudicacionesde menor cuanta para bienes y servicios.
Decreto Legislativo que aprueba la ley de contratacionesdel Estado. 4/06/2008
4/0672008
01/01/2009Fe de Erratas del15/01/2009
29 /03/2009
31/01/2009
11/03/2009
1017.
Decreto Supremo
Decreto Legislativo
Decreto Legislativo
Decreto de Urgencia
Decreto de Urgencia
Comunicado del OSCE
1018.
184-2008-EF.
041-2009.
014-2009.
001-2009/OSCE-PRE.
Tipo de Norma Nmero Ttulo Fecha de Publicacin
8. r om om p mo.
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Mo 9: Poo o poo
7
Lectura bsica.
Herramientas deaplicacin.
Preguntas frecuentes.
II. A. Formato de requerimiento de reasusuarias.II.B. Formato para el diagnstico de los procesosen curso convocados y en actos preparatorios.II.C. Criterios para los lineamientos deelaboracin y remisin de requerimientos.II.D. Criterios para los lineamientos de los actospreparatorios: Estudio de posibilidades queofrece el mercado, jacin del valor referencialy elaboracin de expediente de contratacin.II.E. Criterios para los lineamientos del procesoclsico de seleccin de proveedores.
Usuario Funcin Reporte
Anexo I.
Anexo II.
Funcionarios.
Integrantes del rea delogstica y usuarios en
la entidad del Sistemade Adquisiciones yContrataciones del Estado.
10. r hm p p mo.
9. mbo poo fo po p mo.
Preparacin para la formulaciny evaluacin de estudios depreinversin (perl, prefactibilidado factibilidad).
Denicin de aspectos tcnicos.
Denicin de aspectos tcnicos.
Denicin de aspectos administrativos.
Denicin de aspectos administrativos.
Informacin y documentacin.
Modicacin del PAC.
Expediente del proceso de seleccin de proveedores.
Desarrollo del proceso de seleccin de proveedores.
Disponibilidad de informacin.
Disponibilidad de informacin.Preparacin de la formulacin deestudios de inversin (expedientetcnico y estudios denitivos).
Preparacin del inicio de ejecucindel proyecto.
Gestin de contratacionesy adquisiciones.
Preinversin.
Ejecucin de proyectos.
Gestin administrativa deproyectos.
mbito rea Dimensin
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Programa Canon es una iniciativa innovadora liderada por la Corporacin Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que se viene implementando con e
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