This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
ITC-toimikunta
Ilmoittautuminen netissä Suomen Lions-liiton 67. vuosikokoukseen 13.6.2020
Sisällysluettelo Ilmoittautuminen netissä Suomen Lions-liiton 67. vuosikokoukseen 13.6.2020 .............................................. 1
1. Ketkä voivat tehdä ilmoittautumisia? ....................................................................................................... 2
2. Keitä voidaan ilmoittaa? ............................................................................................................................ 2
3. Mitä tarvitset ilmoittautumista tehdessäsi? ............................................................................................. 2
4. Miten aloitetaan? ...................................................................................................................................... 2
9. Jos jotain meni väärin… ............................................................................................................................. 7
ITC-toimikunta
1. Ketkä voivat tehdä ilmoittautumisia?
1.1. Kuluvan kauden klubisihteerit
1.2. Kuluvan kauden piirikuvernööri (DG)
1.3. Entinen ja edellinen piirikuvernööri (PDG, IPDG)
2. Keitä voidaan ilmoittaa?
2.1. Sihteeri ilmoittaa vain klubien valitsemat äänioikeutetut edustajat, joista käytetään
ilmoittautumisjärjestelmässä termiä ”viralliset edustajat”. DG:t ja PDG:t ilmoittavat itse itsensä.
3. Mitä tarvitaan ilmoittautumiseen?
3.1. Sihteerin on syytä tarkistaa kaikkien ilmoitettavien sähköpostiosoitteiden oikeellisuus MyLCI -
järjestelmästä.
3.2. Äänioikeutetun edustajan se puhelinnumero, jota hän käyttää äänestystilanteessa.
3.3. Ilmoittautumisessa tarvitaan klubin allekirjoittama valtakirja (esim. PDF-muodossa), johon on
kirjattu klubin valitsemien äänioikeutettujen edustajien nimet. Valtakirja liitetään jokaiseen
ilmoittautumiseen.
HUOM! Nimeä valtakirjatiedosto siten, että nimi alkaa klubisi nimellä, esim. ”Lions Club
Turku_Linna” (korvaa / -merkki alaviivalla). Valtakirja on pakollinen (myös DG:n ja PDG:n
kohdalla).
4. Miten aloitetaan?
4.1. Ilmoittautuminen tehdään Suomen Lions-liiton kotimaisen jäsenrekisterin kautta.
4.2. Klikkaa hiirellä seuraava linkkiä: https://www.lions.fi/rekisteri/
Vaihtoehtoisesti voit myös kirjoittaa tai kopioida osoitteen suoraan selaimen osoiteriville.
OHJEET GOTOWEBINAR KOKOUKSEEN OSALLISTUMISEEN (päivitetty 12.5.2020) Osallistuminen GoToWebinar nettikokoukseen on lähes samanlaista kuin Lions-liitossa ja piireissä käytössä olevaan GoToMeeting kokouspalveluun. Järjestelmä toimii myös saman ohjelman/sovelluksen kautta (ainakin Windows käyttöjärjestelmissä). Jos olet jo aiemmin osallistunut GoToMeeting ja GoToWebinar kokouksiin, sinun ei pitäisi tarvita ladata ohjelmaa uudelleen. On kuitenkin hyvä tarkistaa asia ohjeiden mukaisesti. Lue ohje ensin kokonaisuudessaan läpi, jotta ymmärrät kokonaisuuden ja vasta sitten aloita toimet ohjeessa annetun linkin kautta. Ohje on jaettu osioihin: OSA 1: GOTOMEETING / GOTOWEBINAR OHJELMAN LATAAMINEN JA ASENNUS OSA 2: REKISTERÖITYMINEN NETTIKOKOUKSEEN OSA 3: KOKOUKSEEN OSALLISTUMINEN sekä liite LIITE 1: ESIMERKKEJÄ ERI SELAINTEN LATAUS JA ASENNUSIKKUNOISTA HUOM! Asennus ja testaus kannattaa tehdä hyvissä ajoin, siis monta päivää ennen varsinaista kokousta, jotta jää aikaa ongelmien ratkaisemiseen. Jos törmäät ongelmiin, kysy ensisijaisesti apua lähipiiristäsi tai klubisi tietoteknisesti taitavimmilta jäseniltä. Kun asennus ja testaus on tehty, niin tärkeintä teknisesti onnistumisen kannalta on muistaa kokouksen aikana hallintapaneelin toiminnot, jotka löytyvät ohjeen loppupuolelta, osiosta OSA 3: KOKOUKSEEN OSALLISTUMINEN
Suosittelemme hankkimaan tietokoneeseesi yhdistämistä varten USB sankakuulokkeet, joilla sekä oma ääni (mikrofoni) että toisten ääni (kuulokkeet) kuuluvat huomattavasti paremmin ilman kaikua yms. Yleensä halvimmat tietokoneet USB-porttiin kytkettävät sankakuulokkeet maksavat alkaen n. 15-20€, niitä löytyy kaikista kodintarvike/elektroniikkaliikkeistä kuten Power, Gigantti, Verkkokauppa.com sekä myös Prismoista ja Citymarketeista. Kysymällä henkilökunnalta USB sankakuulokkeet tai USB Headset löydät ne helpoimmin. Myös kaikki verkkokaupat, jotka myyvät puhelimia ja tietokoneita myyvät oheistuotteita USB sankakuulokkeita/headsettejä.
OSA 1: GOTOMEETING / GOTOWEBINAR OHJELMAN LATAAMINEN JA ASENNUS Aloita varmistamalla, että sinulla on sopiva tietokone ja kokousjärjestelmä valmiina. Klikkaa linkkiä alla, https://support.goto.com/webinar/system-check-attendee?c_prod=g2w&experienceType=CLASSIC
1) Odota, että nettisivu tarkistaa järjestelmäsi. 2) Kun tarkistus on valmis, ruudullesi ilmestyvät alla olevan kuvan mukaiset kuvakkeet, klikkaa kuvaa 2. (”Try
a test session”) ja kokeile liittyä järjestelmän automaattiseen testikokoukseen.
Klikattuasi ”Try a test session” kuvaketta, avautuu sinulle uusi ikkuna/välilehti selaimeesi.
- Jos sinulla on jo GoToMeeting/GoToWebinar ohjelma, sinulle todennäköisesti avautuu pieni ikkuna/ruutu, kuten alla. Silloin ensin valitse 1) GoToOpener ja sen jälkeen valitse 2) Open/Avaa.
- GoToMeeting/GoToWebinar ohjelma voi aueta myös suoraan uuteen ikkunaan. Jos et ole varma onko sinulla jo tarvittava nettikokouksen GoToOpener -ohjelma, voit aina klikata näytöllesi avautuvalla sivulla ”DOWNLOAD THE APP” linkkiä. HUOM! Eri nettiselaimilla näkymä on hieman erilainen.
Jos klikkasit kohtaa DOWNLOAD THE APP, avautuu sinulle ohjelman lataus ja asennus. HUOM! Katso myös ohjeen lopusta LIITE1, jossa lisää esimerkkejä, miltä asennettava ohjelma näyttää omassa selaimessasi.
Google Chrome
Mozilla Firefox
Internet Explorer
Kun asennat ohjelmaa, seuraa tietokoneesi ohjeita. Koneesi saattaa kysyä varmistuksia, että sallitko ohjelman tekevän muutoksia koneellesi, tai että luotatko asennettavaan ohjelmaan. Vastaa kysymyksiin ”kyllä”. GoToMeeting / GoToWebinar ohjelmisto on turvallinen. Ohjelman asennuksen jälkeen, ohjelma käynnistyy automaattisesti ja vie sinut järjestelmän automaattiseen testikokoukseen. Kun näet tämänkaltaisen ruudun on ohjelman asennus onnistunut.
Klikkaa rataskuvaketta avataksesi äänentoisto asetukset mikrofonille ja kaiuttimille.
1) Valitse haluamasi mikrofoni (tietokoneen oma, kuulokkeiden, tai pöytämikrofoni). Valikossa tulee olla vähintään yksi vaihtoehto, jotta voit mahdollisesti puhua kokouksessa.
2) Kun olet valinnut haluamasi mikrofonin, testaa sitä. Sano jotakin normaalilla äänellä, jolloin vihreän mittarin pitäisi liikkua. Jos vihreä ei liiku, vaikka sanoisit jotakin hieman kovemmallakin äänellä. Kokeile käynnistää tietokone uudelleen, siten että kuulokkeesi/pöytämikrofoni (jos sellaista käytät) on koko ajan yhdistettynä koneeseesi.
OSA 2: REKISTERÖITYMINEN NETTIKOKOUKSEEN Kun saat sähköpostiisi kutsun kokoukseen, klikkaa linkkiä (kuten korostettu alla olevassa kuvassa).
Linkki vie sinut nettikokousjärjestelmän rekisteröitymissivulle, jossa tulee täyttää tarvittavat kentät, ja klikkaa REGISTER. (HUOM! GoToWebinar-nettikokousjärjestelmän rekisteröityminen on eri kuin virallinen vuosikokoukseen ilmoittautuminen, mutta nettikokousjärjestelmä vaatii rekisteröitymisen/kirjautumisen, jotta saat osallistumislinkin.)
OSA 3: KOKOUKSEEN OSALLISTUMINEN Sen jälkeen kun olet rekisteröitynyt nettikokousjärjestelmään, saat vahvistusviestin sähköpostiisi, kuten alla. HUOM! Järjestelmä saattaa lähettää sinulle myös pari muistutusviestiä tulevasta kokouksesta esim. 1 päivän ennen sen alkua, sekä 1 tunti ennen alkua, jotta varmasti muistat kokouksen ja sinun on helpompi löytää osallistumislinkki. Hieman ennen kokouksen alkua, klikkaa vahvistus-/muistutussähköpostissa olevaa JOIN WEBINAR linkkiä.
Linkki avaa nettisivun, joka avaa joko automaattisesti GoToWebinar kokousohjelman, tai pyytää lupaa/vahvistusta ohjelman avaamiseen, kuten alla ja aiemmin ohjeissa on näytetty. Tämän jälkeen sinulle aukeaa todennäköisesti pikku ikkuna/ruutu GoTo Opener, kuten alla, kun ohjelma avautuu/latautuu, ja käynnistyy automaattisesti kun etenemistä osoittava palkki on päässyt loppuun asti.
Sovellus avautuu jokseenkin tämän näköisenä riippuen tietokoneesi käyttöjärjestelmästä (esimerkki on Windows). Suosittelemme valitsemaan tietokoneen ääniyhteyden valitsemalla kuulokkeiden kuvan (computer audio).
Saatat joutua odottamaan hetken kokouksen käynnistymistä, mutta pääset alla olevaan ruutuun, joka on järjestelmän perusnäkymä silloin kun järjestäjä/kokouksen vetäjä ei vielä näytä kokousmateriaalia.
Jos tietokoneesi käyttöjärjestelmä ei mahdollista ohjelman lataamista suosittelemme käyttämään Google Chrome selainta, jonka perusnäkymä on kuvassa alla.
HALLINTAPANEELI Kokouksen aikana osallistujan hallintapaneeli voi olla joko pieni (vasen kuva), tai laajennettu (oikea kuva). Hallintapaneelin voi laajentaa klikkaamalla osoitettua nuolta. HUOM! Hallintapaneeli usein pienenee automaattisesti kuvaruudun reunaan, jotta esitettävä materiaali näkyy kokonaan, mutta sen saa aina klikattua takaisin suureksi tarvittaessa.
Mikrofoni on mykistetty, paitsi kun järjestäjä / kokouksen vetäjä sen
avaa. Silloin mikrofonin kuvake näkyy vihreänä
Järjestäjä / kokouksen vetäjä voi pyytää
kädennostoa tarvittaessa. Klikkaa käden kuvaketta
nostaaksesi kätesi.
Jos tietokoneen kautta tuleva ääni on huonolaatuinen, voit
käyttää myös puhelua kuunteluun ja puhumiseen.
Klikattuasi ”PHONE CALL”, saat uuden ruudun ohjeita
tähän kohtaan.
Katso kuva alla. Soita annettuun numeroon ja seuraa ohjeita (englanniksi)
tarkasti, jotta annat sekä ACCESS CODE että AUDIO PIN
oikealla tavalla, koska muuten todennäköisesti
kuulet äänen, mutta et voi itse puhua ellei AUDIO PIN
ole oikein annettu.
Voit olla yhteydessä järjestäjään lähettämällä
kysymyksesi viestinä.
Viestikenttää voidaan käyttää myös järjestäjän / kokouksen vetäjän ohjeistamalla tavalla.
Muista klikata SEND, lähettääksesi viesti.
Muut kuin järjestäjä / kokouksen vetäjä eivät näe
lähetettyjä viestejä.
Voit valita ja varmistaa, että sinulla on oikea mikrofoni käytössäsi. Samalla tavalla kuin
ohjeessa ylempänä on opastettu. Valitse sama mikrofoni, jonka valitsit asennusvaiheessa.
Voit valita ja varmistaa, että sinulla on oikea kaiutin käytössäsi. Toimi samalla tavalla kuin
ohjeessa ylempänä on opastettu. Valitse sama kaiutin, jonka valitsit asennusvaiheessa.
LIITE 1: Esimerkkejä eri selainten lataus ja asennusikkunoista
Mozilla Firefox
Google Chrome
Internet Explorer
Internet Explorer
Google Chrome
Microsoft Edge
Puhelinäänestyksen ohjeet Äänestykset ja vaalit tekstiviesteillä
Vuosikokouksessa äänestäminen tapahtuu tänäkin vuonna tekstiviestillä, mutta aiempaa helpommin. Kun äänestys alkaa, kaikki viralliset edustajat saavat tekstiviestin, jossa näkyy äänestettävä asia ja vaihtoehdot. Äänestys tapahtuu kirjoittamalla tekstiviestiin äänestysvaihtoehdon tunnus eli kirjain A, B, C jne. Viestiin ei saa kirjoittaa mitään muuta. Kirjainkoolla ei ole merkitystä, eli äänestystuloksessa huomioidaan sekä A ja a. Vastattuanne viestiin äänestysjärjestelmä kuittaa sen saapuneeksi viestillä ”Äänesi on rekisteröity”.
Ilmoittautumisen päätyttyä ti 9.6.2020 järjestelmästä lähetetään tervetuloviesti, johon pyydetään vastausta. Tällä varmistetaan kaikkien virallisten edustajien äänestysmahdollisuus.
Mikäli et saa tervetuloviestiä, voit olla yhteydessä
1. Puheenjohtaja ilmoittaa äänestysvaihtoehtoa tai vaalin henkilöä vastaavan ”koodin”, joka lähetetään teksti viestillä (näytetään myös infonäytöllä). ”Koodit” ovat kirjaimia aakkosten alusta, esim. A, B ja C. Kirjainkoolla ei ole merkitystä.
2. Puheenjohtaja ilmoittaa äänestykseen alkavaksi, jolloin virallisten edustajien puhelimiin tulee viesti, jossa kerrotaan äänestys ja vaihtoehdot.
3. Heti kun tekstiviesti tulee kännykkään, äänestyksen voi suorittaa.
4. Äänestyksen ollessa menossa järjestelmä vastaa viestiisi: ”Äänesi on rekisteröity”
5. Kun puheenjohtaja on todennut äänestyksen päättyneeksi, viestejä ei oteta huomioon äänestystuloksessa.
6. Järjestelmä estää useampikertaisen äänestykseen osallistumisen. Toisin sanoen vain ensimmäinen äänestyskerta otetaan huomioon eli mielipiteen muutosmahdollisuutta ei ole.
7. Puheenjohtaja ei aloita uutta äänestyskierrosta ennen kuin järjestelmän valvojalta on saatu lupa uuden äänestyksen käynnistämiseen.
8. Puheenjohtaja ilmoittaa äänestyksen tai vaalin tuloksen välittömästi äänestyksen/äänestysten päätyttyä.