IKT-prosjektbudsjett 2018-2019 for nye Asker kommune · Forslag IKT-investeringsportefølje 2018 og 2019 Forslag IKT prosjektbudsjett nye Asker kommune 2018 2019 Gevinstkategori Prosjektleder

IKT-prosjektbudsjett 2018-2019

for nye Asker kommuneOle-Kristian Tangen

Ragnar Husum

Nye Asker kommune - Intensjonsavtalen

Tydelige ambisjoner til satsning på digitalisering

Den nye kommunen skal satse på digitalisering

med vekt på forenkling, fornying og effektivisering:

• Hverdagen gjøres enklere for innbyggerne og

næringslivet ved etablering av døgnåpen forvaltning

med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig

• Hverdagen gjøres enklere for organisasjonen gjennom

digitalisering av alle administrative prosesser og aktiv

bruk av samhandlingsløsninger.

• Tjenesteutvikling gjennomføres med vekt på

ny teknologi og digitalisering;

velferdsteknologi, læringsteknologi, samskapnings-/

delingsteknologi.

Utfordrende risikobilde høsten 2016

3

Erkjennelsen av at kompleksiteten i oppdraget var (er) stort

Evaluering av de tre eksisterende kommuners IKT-systemer og

velge og implementere en felles IKT-portefølje

Forberedelser for etablering av ett felles IKT-driftsmiljø

- Teknisk infrastruktur, arkitektur og plattform

- IKT-driftsorganisasjon

106

106

106

?

Digitalt løft vs. Stabil drift

Programeier

3K Rådmenn

Prosjektstyre

Prosjektleder

Prosjekt-

gruppe

Arbeids-

grupper

Tidlig etablering av «pilotprosjektet» Digitale Asker 2020

Prosjektstyre• Ole-Kristian Tangen (AK) - Leder

• Anne Britt Stinessen (HK)

• Sveinung Kvamme (RK)

• Anders Fosen – Tillitsvalgt

Prosjektgruppe

Kommune-plan

Økonomisk politikk

Eierskap og selskaper

Arbeids-giver-

politikk

Adminis-trasjon og

ledelse

Oppvekst, under-

visning, kunnskap

Helse, sosial, omsorg

Kultur, idrett,

frivillighet

Klima, miljø og tekniske tjenester

NAV nye Asker

Kommunikasjon

Økonomi EiendomDigitale

Asker 2020Ledelsesut

vikling

Politiske prosjekter

Politisk / administrative

prosjekter

Administrative

prosjekter

Ble senere en integrert del av programmet nye Asker

Politisk organi-sering

Kultur, identitet og symboler

Kommune-valg 2019

Fellesnemda – prosjektteamet

Asker sentrum,

• Prosjektrådmann• Prosjektkoordinator / sekretariat • Programleder & tjenestedesign• Rådgiver kommunikasjon• 6 prosjektledere 50 – 100 % stilling______________________________= 10 årsverk______________________________*I tillegg er 3 (4) rådmenn og 25 personer avsatt til å følge de 6 + 3 politiske arbeidsutvalg.

Med tilholdssted på prosjektkontoret i Asker sentrum

Arbeidsgruppene sentrale i Digitale Asker 2020

A1/1 – Del 1: Økonomi og HR

Anette Skurdal

A1/1 – Del 2: Arkiv og dokumentforvalting Anja Jergel Vestvold

A3 - Nett og samhandling

Anne Berit Bauer

A1/1 – Del 3: Virksomhetsstyring,

kvalitet Ragnar Husum

A1/2 - Oppvekst, undervisning,

kunnskap Vidar Solheim

A1/3 - Helse, sosial, omsorg

Eli Sofie Berg

A1/4 - Kultur, idrett, frivillighet

Heidi Bringsli

A1/5 - Klima, miljø, tekniske tjenester

Heidi Bringsli

A6 - Eiendom Heidi Bringsli

A4 - Informasjonsarkitektur Anja Jergel Vestvold

A4 – InfrastrukturFrode Kroken

Arbeidsgrupper i

Digitale Asker 2020

Digitaliseringsstrategi nye Asker kommune 2017-2020

1. Digital agenda for Norge

2. KS Digitaliseringsstrategi 2017-2020

3. Intensjonsavtalen mellom Hurum, Røyken og Asker med dens digitale satsingsområder

4. Implementere valgt felles IKT-portefølje for nye Asker

5. Innføre felles IKT-porteføljestyring for de tre kommunene fra 2018

1. Digital agenda for Norge

- nye Asker kommune skal ta samfunnsansvar

og være med på å utvikle Norge digitalt på nasjonalt nivå

- Følge nasjonale digitale føringer og prinsipper

- Bruke etablerte nasjonale digitale felleskomponenter

2. KS Digitaliseringsstrategi 2017-2020

- Kommune + Stat = Sant

men ikke glem IKT-leverandørindustrien

- Delta i KS finansieringsordning for etablering av

nasjonale innbyggertjenester - 20,- pr. innbygger

- Over 250 kommuner har sagt ja til å delta

- Prosjekter for etablering av nasjonale innbyggertjenester

- DigiBarnevern – Kommuner + Bufetat

- DigiHelse – Kommuner + Helsedirektoratet

- DigiSos – Kommuner + NAV

- Plan, bygg og geodata – Kommuner + Kartverket

- eInnsyn – Oslo kommune + Difi

- KomINN – Innovasjonsplattform (Samle – Dele – Spre)

- Prosjekt, program og porteføljeverktøy

3. Intensjonsavtalens satsningsområder

- Digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig

- Statlige, felleskommunale, lokale

- Digitalisering av alle administrative prosesser og

aktiv bruk av samhandlingsløsninger.

- Velferdsteknologi

- Harmonisering av de digitale tjenestene

- Læringsteknologi

- Harmonisering av de digitale tjenestene

- Samskapnings- / delingsteknologi

- Smarte lokalsamfunn, innbyggertorg, nærdemokrati

4. Implementere valgt felles IKT-portefølje for nye Asker

Mål: Ett IKT-system pr. delområde innen 1.1.2020

- Etablere felles infrastruktur, arkitektur og teknisk plattform

- Implementere valgt IKT-portefølje på ny teknisk plattform

- Eksisterende løsninger

- Nyanskaffede løsninger

5. Innføre felles IKT-porteføljestyring for de tre kommunene fra 2018

Mål: Harmonisere de digitale tjenestene i de tre kommunene så raskt som mulig

• Prioritere satsningsområdene i intensjonsavtalen og aktiviteter for den valgte IKT-porteføljen

• Ikke prioritere aktiviteter for løsninger som skal fases ut og avvikles.

Finansiering av de totale IKT-investeringene kan deles i tre:

• Spesifikke IKT-investeringer / prosjekter vedtatt i de tre kommunenes HP 2018-2021,

som gjennomføres i henhold til kommunestyrenes vedtak

• Rammer for IKT-investeringsporteføljer vedtatt i de tre kommunenes HP 2018-2021,

hvor tildeling av midler til konkrete IKT-investeringer / prosjektet gjennomføres etter

ovenstående styringsprinsipper

• Ramme for IKT-investeringer / prosjekter som skal sikre at den digitale byggingen av nye Asker

gjennomføres på en god måte; IKT prosjektbudsjett for nye Asker kommune.

Digitalt løft vs. Driftsforstyrrelser

Forslag IKT-investeringsportefølje 2018 og 2019Forslag IKT prosjektbudsjett nye Asker kommune 2018 2019 Gevinstkategori

Prosjektleder Digitale Asker 2020 - 100% 1 000 1 000 Prosjektrisiko

Etablering av arkitektur, infrastruktur og teknisk plattform 29 571 9 138 Prosjektrisiko, kvalitet/service, effektivisering

Implementeringsstøtte - valgt portefølje for nye Asker 10 375 9 375 Prosjektrisiko

Avviklingsstøtte - 3K gamle porteføljer 0 3 000 Kvalitet/service, effektivisering

Anskaffelse - Nett og innbyggertjenester - www.asker.kommune.no fra 1.1.2020 1 500 500 Kvalitet/service

Anskaffelse - Arkiv-, saksbehandlings- og innsynsløsninger 3 000 5 000 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Anskaffelse - Workplace by Facebook - Intern samhandlingsløsning 2 475 1 875 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Anskaffelse - Oppvekstsystemer 5 000 4 000 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Anskaffelse - Eiendom - FDVU - Forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling 2 225 1 000 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

nye Asker - KS finansieringsfond - Nasjonale prosjekter for inbyggertjenester 1 800 0 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

nye Asker - Deltakelse nasjonalt prosjekt - Digibarnevern - innbyggertjenester 425 1 000 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Smart City / Citizen / lokalsamfunn tiltak 3 570 4 600 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Totalt IKT prosjektbudsjett nye Asker kommune 60 941 40 488

HP 2018-2021 - Hurum, Røyken, Asker - Investeringsportefølje 2018 2019

Etablering av innbyggertorg 1 430 400 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Risikobuffer - Nye muligheter 5 000 5 000 Prosjektrisiko, tjenesteutvikling

Tryggere hverdag - Harmonisering av velferdsteknologitjenestene 6 870 7 900 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Digital læring i Hurumskolen - Harmonisering nye Asker - Utstyr og infrastruktur 2 000 2 000 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Totalt budsjett HP 2018-2021 - Hurum, Røyken, Asker - Investeringsportefølje 15 300 15 300

HP 2018-2021 - Hurum, Røyken, Asker - Spesifikke prosjekter 2018 2019

Digital læring i Røykenskolen - Harmonisering nye Asker - Utstyr og infrastruktur 2 500 2 500 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Digital læring i Askerskolen - Harmonisering nye Asker - Utstyr og infrastruktur 11 500 9 200 Kvalitet/service, effektivisering, tjenesteutvikling

Røyken - Infrastrukturtiltak 4 000 1 840 Prosjektrisiko

Røyken - Digitalisering av byggsaksarkivet og andre arkiv 1 969 719 Kvalitet/service, effektivisering

Digital Barnehage - Pilot Asker 1 500 1 500 Tjenesteutvikling

Totalt budsjett HP 2018-2021 - Hurum, Røyken, Asker - Spesifikke prosjekter 21 469 15 759

Totalt investeringsbudsjett 97 710 71 547

Digitalt løft vs. Stabil drift

67%48%

33%52%

Digitalt løft vs. Driftsforstyrrelser

Gevinstmuligheter / gevinstplan

Etablering av gevinstkategorier, nøkkeltall:

• Risikoreduserende tiltak for etablering av nye Asker kommune

- Basis investeringer; infrastruktur, arkitektur, teknisk plattform

• Kvalitet/servicenivå

- Økt innbygger-/brukertilfredshet

• Økonomi/effektivisering

- Standardisering, digitalisering, automatisering

• Tjenesteutvikling

- Nye mulige tjenesteområder

Digitalt løft vs. Driftsforstyrrelser

Gevinsteksempler

Overordnet tidslinje for programmet nye Asker

Digitalt løft vs. Driftsforstyrrelser

Overordnet status Digitale Asker 2020 pr. 23.02.2018

- Progress / Tid

- Økonomi

- Risiko

- Manglende kapasitet hos ansatte i linjeorganisasjonene til å følge opp arbeid i

gjennomførings-/implementeringsteam

Tiltak:

- Informasjon til ledere og avklaring / dialog med ressurseiere

- Bruke midlertidig innleie av personell / vikarer i linjeorganisasjonen

- Usikkerhet knyttet til kapasitet hos leverandørene

Tiltak:

- Informasjon til og dialog med KS, Kartverket, IKT-Norge og leverandørene

- Justere planer for i samarbeid med linjeorganisasjonen og leverandørene

- Usikkerhet knyttet til fremtid og kapasitet hos Drammensregionen IKT (D-IKT)

Tiltak:

- Tett samarbeid mellom alle eierkommunene i D-IKT og de tre nye

sammenslåtte kommunene «nye Asker», «nye Drammen» og Jarlsberg

- Gevinst

Digitale Asker 2020

- Ragnar Husum

Digitalt løft – Digital agenda

Gir tydelig retning og ambisjon:

• Du trenger ikke søke om noe du har rett til.

• Hvis offentlig sektor trenger informasjon fra deg, skal du kunne

gi den digitalt.

• Offentlig sektor spør deg ikke på nytt om noe den vet.

• Du får svar digitalt.

• Du får umiddelbart svar hvis det ikke er behov for bruk av

skjønn.

• Du kan enkelt få vite hva offentlig sektor vet om deg og hvem

som har sett denne informasjonen.

Oppdrag: Etablere samlet systemportefølje

Etter kartlegging:

Digitalt løft vs. Driftsforstyrrelser

Digitalt løft

Noen viktige anskaffelser:

• Saksbehandling og arkivering

• Nye systemer i oppvekst

• Ny teknisk plattform

• Nytt system for eiendomsforvaltning

Etablere samlet systemportefølje

Familia

Røyken

Familia

Hurum

Familia

Asker

Familia

nye Asker

Gjennomføringsteam – systemansvarlige fra hver kommune

• Etablere avtale med leverandør, og

• i samarbeid med leverandør:

• Oppsett

• Kodeverk

• Maler

• Kurs

• …

Eksempel:

Etablering av arkitektur, infrastruktur og teknisk plattform

IKT-system

Røyken

IKT-system

Hurum

IKT-system

Asker

nye Asker

Etablering av arkitektur, infrastruktur og teknisk plattform

IKT-system

Røyken

IKT-system

Hurum

IKT-system

Asker

nye Asker

Etablering av arkitektur, infrastruktur og teknisk plattform

IKT-system

Røyken

IKT-system

Hurum

IKT-system

Asker

nye Asker

Etablering av arkitektur, infrastruktur og teknisk plattform

IKT-system

Røyken

IKT-system

Hurum

IKT-system

Asker

nye Asker

Etablering av arkitektur, infrastruktur og teknisk plattform

IKT-system

Røyken

IKT-system

Hurum

IKT-system

Asker

nye Asker

Automatisering

Automatisering

Spesielle behov 1

Utrede

Teste

Journalføre

Dokumentsjon/

IOP

Skal dekke alles behov

Administrasjon

Planlegging

Evaluering

Samhandling:

- Internt

- Eksternt

Anskaffelse oppvekst – anskaffelse saksbehandling:

2019 2020 2021 2022 2023 2024 20252018

Oppad

Wis

Fronter

Itslearning

HkData

PPI

Familia

HsPro

Gerica

SamPro

Stafettloggen

ESA

Cultus

DA 2020 Digitaliseringsstrategi 2020 - 2024

GSuite for education

Overordnet tidsplan

Skift bunntekst via menyen "Sett inn" -> "Topptekst og bunntekst" 36