IIA Think on Your Feet 07.2015

Courtney RuckertJuly 10, 2015

Thinking on Your Feet

AGENDA

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Practice Prepare Perform

Communication Skills

Message

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External Noises

Message transmitted

Message received 

It’s not what you say……..

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DeliveryNon‐Verbal

Content Verbal

40%60%

Effective Communication Skills 

• Non‐Verbal 

• Verbal 

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6

Delivery:Non‐Verbal Communication ‐ 60%

• Body Language – Gestures, movements, mannerisms– Eye contact– Posture

• Appearance

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Body Language

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Body Language

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Physical Appearance

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Content: Verbal Communication ‐ 40%

• Active listener  • Concise message• Clear voice• Proper grammar• Vocal variation

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Effective Communication 

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I love you!

Practice

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Practice

• Attend Training: improv & Toastmasters 

• Gain Exposure: join organization 

• Obtain Feedback: mentor, peers, supervisor

• Self‐study: flashcards and journaling 

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Prepare

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Prepare

• Understand topic 

• Identify audience

• Determine your message

• Prepare anticipated questions and answers

• Rehearse

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Perform

1) Listen carefully and decode the message

2) Confirm understanding 

3) Respond via: a. Prepared answers ORb. Answers in an outline 

format ORc. Stall

4) Stopslide 15 of 23

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Confirm Understanding 

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External Noises

Message received Message 

transmitted

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Answer via Outline Format

• Problem, root cause, and riskOR• Opinion and 1 to 2 points to support OR• Timeline (past, present, future)  

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Stalling

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Stalling Techniques 

• Ask for clarification or definition  

• Silence to collect thoughts

• Defer to other attendees

• Do not know 

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Re‐Cap 

• Refine your verbal and non‐verbal skills • Practice • Prepare• Perform

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Group Activity ‐ Flashcards 

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Objective: Answer flashcard questions clearly, confidently, and concisely for a minimum of 1 minute. 

Instructions: • At Each Table: 

– Mixture of young & experienced professionals– Designated timekeeper (signals to participant when meets 1 minute min. & 2 

minute max.)• When their turn, each person randomly selects 1 flashcard

– Read flashcard to the group (Begin timing)

– Confirm Your Understanding– Respond and/or Stall (talk until reached 1 minute minimum)

– Stop• Next player selects a flashcard and repeats steps noted above

Questions

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Contact Information: Courtney [email protected]‐727‐7160