Ihre Buchhaltung auf Schiene (3): Die 12 fatalsten Fehler in der Buchhaltung

Tutorial-Serie

Teil 3:

Die 12 fatalsten Fehler in der Buchhaltung

Bringen Sie Ihre Buchhaltung auf Schiene

Die 12 fatalsten Fehler in der Buchhaltung…

…und wie Sie diese vermeiden!

Ich darf mich kurz vorstellen:

Sie erfahren, welche Fehler häufig in der Buchhaltung passieren

Sie lernen, wie Sie diese Fehler vermeiden bzw. beheben können

Ihr Nutzen aus diesem Tutorial

Die Lösung:

• Machen Sie eine Kopie des Ausweises des Leistenden

• Erstellen Sie eine Rechnung, auf der Sie die Rechnungsadresse des Lieferanten anführen – überprüfen Sie, ob es diese Adresse wirklich gibt!

• Machen Sie einen Aktenvermerk:

• Wofür wurde die Leistung bezahlt

• Führen Sie beispielsweise eine Auftrags/Projektnummer an

• Stellen Sie plausibel dar, dass diese Leistung betriebsnotwendig war

FEHLER NUMMER 1: Ich habe keinen Zahlungsbeleg, weil ich eine Leistung bar auf die Hand gezahlt habe

FEHLER NUMMER 2: Ich habe einen Zahlungsbeleg über ein paar Tausend Euro verloren!

Die Lösung:

1) Suchen, nachdenken, wo die Rechnung sein könnte

2) Fordern Sie ein Rechnungsduplikat von Ihrem Lieferanten an

3) Wenn Sie kein Duplikat erhalten, erstellen Sie einen Ersatzbeleg

FEHLER NUMMER 3:

Ich habe etwas von Privat gekauft und keine Rechnung bekommen

Die Lösung:

Dokumentieren Sie den Kauf:

• Speichern/drucken Sie die Anzeige aus

• Speichern/drucken Sie den Schriftverkehr mit dem Anbieter aus bzw. dokumentieren Sie Telefongespräche zur Terminvereinbarung

• Wenn möglich, bitten Sie den Verkäufer bei Übergabe und Bezahlung um einen Vermerk auf Ihren Ausdrucken: Ware übergeben, Betrag von XY € erhalten, Datum und Unterschrift

• Legen Sie Ihren Unterlagen eine Beschreibung/ein Foto des erworbenen Gegenstandes bei

ÜBRIGENS: Den Verkauf gebrauchter Dinge aus Ihrem Privatbesitz müssen Sie

in der Regel nicht versteuern!

Die Lösung:

• Informationen, die auf Ihren Kontoauszügen sichtbar ist, können unvollständig sein

• Rufen Sie bei Ihrer Bank an – diese gibt Ihnen im Normalfall genauere oder weitere Informationen

• Wenn der „Slip“ fehlt, fordern Sie bei Ihrer Bank eine Kopie an

FEHLER NUMMER 4:

Auf meinem Kontoauszug scheint eine Auszahlung auf, aber ich weiß nicht wofür

FEHLER NUMMER 5:

Ich finde die Originalrechnungen zur Kreditkartenabrechnung nicht

Beispiel:

Ein Hotel bucht unter ganz anderem Namen von Ihrem Konto ab

Die Lösung:

ACHTUNG: Die Kreditkartenabrechnung ist kein Beleg!

• Sie brauchen die Originalrechnung!

• Drucken Sie sich Rechnungen z.B. beim Online-Kauf gleich aus und legen Sie diese ab (unter Kreditkartenabrechnungen)

• Dann können Sie anhand der Beträge leichter zuordnen!

Beispiel: Ein Freund hat für Sie mitgekauft, weil er gute Konditionen hat

Die Lösung:

• Sie müssen nachweisen, dass das Wirtschaftsgut in Ihren Betrieb eingegangen ist

• Bitten Sie z.B. Ihren Freund um einen schriftlichen Nachweis darüber, dass er Ihnen den Betrag weiterverrechnet hat.

FEHLER NUMMER 6:

Ich habe eine Eingangsrechnung, aber da steht nicht mein Name drauf

FEHLER NUMMER 7:

Ich habe einen blanken Paragon = Kassablock

Beispiel: Sie haben in einem Lederwarengeschäft eine Aktentasche um 49 € gekauft. Die Rechnung haben Sie nicht kontrolliert.

Die Lösung:

• Denken Sie immer mit, wenn Sie Ausgaben für Ihren Betrieb tätigen und kontrollieren Sie alle Rechnungen sofort!

• Wenn es sich lohnt: Gehen Sie noch einmal in das Geschäft und lassen Sie sich eine korrekte Rechnung ausstellen!

Mein Tipp: In Teil 1 dieser Tutorial-

Serie erfahren Sie, welche Merkmale eine

Rechnung enthalten muss!

FEHLER NUMMER 8:

Plötzlich sind alte Belege aus Vorjahren aufgetaucht…

Beispiel:

Sie finden eine alte Restaurantrechnung in

Ihren Jeans

Die Lösung:

• Finden Sie heraus, ob die Steuererklärung für das entsprechende Jahr bereits eingereicht wurde

Wenn nein: Nehmen Sie die Rechnung noch hinein

Wenn ja: Halten Sie den Beleg in Evidenz – bei einer Rückfrage oder einer Betriebsprüfung kann der Beleg noch vorgelegt und die Ausgabe beansprucht werden.

FEHLER NUMMER 9:

Ich habe verabsäumt, einem Kunden eine Rechnung zu schicken. Jetzt hat er Konkurs angemeldet…

Problem:

• Wenn noch keine Rechnung gelegt wurde: Machen Sie schnell und stellen Sie eine Rechnung aus – mit dem Datum der Lieferung/Leistung

• Wenn eine Rechnung gelegt wurde: Melden Sie sofort Ihre Forderung an.

• Im schlimmsten Fall erhalten Sie kein Geld mehr und müssen den vollen Rechnungsbetrag „abschreiben“

Lösung für die Zukunft:

• Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden

• Fakturieren Sie zeitnah

• Mahnen Sie offene Forderungen regelmäßig ein

FEHLER NUMMER 10:

Ich habe einen Zahlungsbefehl für eine offene Lieferantenrechnung erhalten

Gründe:

• Sie haben mit Absicht nicht gezahlt

• Sie haben die Rechnung nicht erhalten

• Sie haben die Rechnung übersehen

Die Lösung:

1) Beeinspruchen Sie den Zahlungsbefehl mit kurzer Begründung - Dann wird die Frist verlängert

2) Suchen Sie die Eingangsrechnung und den Lieferschein.

3) Rufen Sie den Lieferanten an.

Die Lösung:

• Fordern Sie einen Ersatzbeleg, der richtig ausgestellt ist - ansonsten steht Ihnen der Vorsteuerabzug nicht zu!

• Wenn Sie noch nicht gezahlt haben, sind Sie im Vorteil. Sie können den Lieferanten unter Druck setzen, Ihnen rasch die falsche Rechnung richtig auszustellen!

• Für die Zukunft: Überprüfen Sie bei Erhalt der Rechnungen, ob diese richtig sind.

FEHLER NUMMER 11:

Auf einer Eingangsrechnung ist keine Umsatzsteuer angeführt und/oder es fehlen die UID-Nummern

Mein Tipp: In Teil 1 dieser Tutorial-

Serie erfahren Sie, welche Merkmale eine

Rechnung enthalten muss!

FEHLER NUMMER 12:

Ich habe ein „Loch“ in der Handkassa

ACHTUNG:

Die Kassa darf NIE einen MINUSSTAND haben

Die Lösung:

• Rechnen Sie nach, wieviel fehlt und machen Sie sich auf die Suche

• Setzen Sie die Regel im Betrieb fest: Bei Entnahmen muss immer ein Beleg mit Betrag, Datum, Namen, Verwendungszweck etc. in die Kassa gelegt werden

• Taucht das Geld nicht wieder auf, können Sie diesen „Schwund“ steuerlich nicht absetzen! Und es können sich Unannehmlichkeiten einstellen.

©Stamp: Vector Open Stock

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