UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZCENTRO DE EXTENSIONDIPLOMADO DE
INGENIERA EN PROCESOS COHORTE VI
PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE
PRODUCTOS COSMETICOS E HIGIENE Y CUIDADO PERSONAL DE LAEMPRESA
ANCOR COSMETICS, C.A., EN SANTA TERESA DEL TUY,EDO. MIRANDA
Integrantes: Hernndez, Mara N de C.I. V-12.835.230 Pea,
Katherine N de C.I. V-17.560.289 Snchez, Paola N de C.I.
V-16.911.964 Caracas, marzo del 2014
ACTA EJECUTORIA DE LA PROPUESTA
En atencin a lo dispuesto por el Centro de Extensin de la
Universidad Jos Antonio Pez (CEUJAP), quien suscribe, Coordinador
del Diplomado de Ingeniera en Procesos, Ing. Silvio Llanos y
evaluador del Informe:
PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE
PRODUCTOS COSMETICOS E HIGIENE Y CUIDADO PERSONAL DE LA EMPRESA
ANCOR COSMETICS, C.A., EN SANTA TERESA DEL TUY, EDO. MIRANDA
Hernndez, Mara N de C.I. V-12.835.230 Pea, Katherine N de C.I.
V-17.560.289 Snchez, Paola N de C.I. V-16.911.964
Habiendo examinado el presente informe, se decide que est
APROBADO.
En Caracas a los XXV das del mes de MARZO del ao 2014
___________________________________________Ing. Silvio
LlanosCoordinador del Diplomado de Ingeniera en Procesos
RESUMEN PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
ELABORACIN DE PRODUCTOS COSMETICOS E HIGIENEY CUIDADO PERSONAL DE
LA EMPRESAANCOR COSMETICS, C.A., ENSANTA TERESA DEL TUY, EDO.
MIRANDA
Hernndez, Mara N de C.I. V-12.835.230 Pea, Katherine N de C.I.
V-17.560.289Snchez, Paola N de C.I. V-16.911.964
Coordinador: Ing. Silvio Llanos
La empresa Ancor Cosmetics, C. A., organizacin de capital
venezolano y destinada a la elaboracin de productos cosmticos y de
cuidado personal, destinados a los consumidores de nuestro pas,
generando oportunidades de empleo al capital humano de la
comunidad. Establecida en el Municipio Independencia del Estado
Miranda. La empresa presenta en la actualidad la carencia de un
Manual de Procedimientos donde se reflejen los procesos
involucrados en la manufactura, que oriente al personal desde la
entrada, hasta la salida de su diversidad de productos (alrededor
de 354 en sus diferentes categoras) basndose en las Buenas Prcticas
de Fabricacin de Productos Cosmticos y as regirse por las
normativas venezolanas que hacen mencin a ellas y como consecuencia
la fabricacin de productos, higienizados y de calidad; sin afectar
la salud y garantizando la satisfaccin del cliente.
NDICE GENERAL Contenido Pgina
INTRODUCCIN
CAPTULO I: IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN
1.1. Identificacin de la organizacin 9
0. 1.2. Denominacin social 9
0. 1.3. Actividad econmica 9
0. 1.4. Productos y servicios 9
0. 1.5 Misin10
0. 1.6. Visin 10
1.7. Estructura de la Organizacin 10
CAPTULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1. Descripcin del problema12
2.2. Objetivos2.3. Justificacin1516
2.4. Bases tericas17
2.5. Definicin de trminos bsicos 19
CAPTULO III: DISEO DE LA PROPUESTA DE MEJORA
3.1. Introduccin22
3.2. Diagnostico de la situacin actual.22
3.3. Finalidad23
3.4. Objetivos de la Propuesta23
3.5. Factibiidad 24
3.6. Estructura de la Propuesta27
CAPTULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. Conclusiones33
4.2. Recomendaciones33
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 35
ANEXOS36
i
INTRODUCCIN
Siendo la calidad un factor vital para alcanzar el xito de las
organizaciones entendindose como calidad el satisfacer a los
clientes, es importante crear controles eficaces que nos permitan
garantizar los estndares que cumplan con los requisitos de dichos
cliente y ms aun, que excedan sus expectativas. Para lograr estos
estndares es importante considerar las llamadas buenas prcticas de
fabricacin las cuales juegan un papel fundamental ya que no slo
contienen en ellas lo que es el control de la calidad del producto
sino de todos los procesos y factores que en l intervienen. Dichas
normas son en muchos casos obligatorias y aplicadas a nivel mundial
a diferentes tipos de productos.
En Venezuela existe el Manual para Buenas Prcticas de Fabricacin
de Productos Cosmticos de CAVEINCA donde se establecen los
requisitos de carcter obligatorio que toda organizacin debe cumplir
en Venezuela en cuanto a buenas prcticas de manufactura en lo que a
empresa cosmtica se refiere, entre ellos se mencionan: el control
de la calidad, el almacenaje y la fabricacin.
Con el objetivo de dar cumplimiento a estas Buenas Prcticas de
Fabricacin (BPF), exigidas a nivel internacional por la Organizacin
Mundial de la Salud (OMS) y localmente por el Ministerio del Poder
Popular para la Salud, se exige a la industria de cosmticos disear
un buen sistema de documentacin siendo parte esencial del
aseguramiento de la calidad.
La documentacin es la piedra angular de un sistema de calidad
basado en buenas prcticas de manufactura o norma ISO 9001. Un
sistema de fabricacin se encuentra cerrado cuando la documentacin
que se genere ha sido completada. La calidad de los productos se
basa en que las actividades estn escritas de manera clara y
sencilla, permitiendo prevenir errores de forma verbal y la
trazabilidad del producto desde la recepcin de la materia prima
hasta la comercializacin del producto terminado.
La documentacin facilita la comunicacin ms precisa y menos
ambigua que la comunicacin oral, promueve la estandarizacin de las
actividades, preserva datos y observaciones durante el proceso,
ayuda a tomar decisiones, asigna responsabilidades y desde el punto
de vista regulatorio se demuestra el cumplimiento de la norma.
Una metodologa que se utiliza para documentar y estandarizar las
actividades es la elaboracin de manuales de normas y
procedimientos, siendo un instrumento administrativo que apoya el
quehacer cotidiano en las diferentes reas de las empresas.
Debido a la importancia de la documentacin y la deficiencia de
actividades documentadas en el rea de produccin la empresa Ancor
Cosmetics, C.A., ha decido disear un manual de procedimientos que
le permita estandarizar y realizar seguimiento al cumplimiento de
las actividades.
Con este documento se busca plasmar en blanco y negro las
acciones a seguir por parte del personal de produccin, en forma
cronolgica y permitiendo establecer controles necesarios para
verificar la eficacia del proceso y la conformidad del producto.
Facilita la interrelacin con otros procesos ya que estn claramente
definidas las entradas y las salidas.
Desde el punto de vista de calificacin del personal, este
documento ser de gran ayuda para la formacin del personal y su
desarrollo profesional.
El presente trabajo ha sido dividido en 3 (tres) captulos, el
captulo I describe brevemente la identificacin de la empresa; el
captulo II, describe el planteamiento del problema, los objetivos y
la justificacin de informe; el captulo III, presenta la propuesta
del manual de procedimientos y el capitulo IV se refiere al
capitulo donde se indica las Conclusiones obtenidas de la Propuesta
y las Recomendaciones que se le otorga a la empresa para que siga
el camino a la mejora de sus procesos.
CAPITULO I
1.1. Identificacin de la Organizacin.
a) Denominacin Social: Ancor Cosmetics, C.A.
b) Actividad Econmica: Es una empresa que por ms de 30 aos ha
cultivado un alto conocimiento del mundo cosmtico el cual ha
permitido especializarnos en la elaboracin de productos de altsima
calidad y que estn siempre a la vanguardia; siempre innovando y
respondiendo a las demandas del mercado. Conscientes del compromiso
y de la lealtad que tiene todo el Equipo ANCOR, trabajando para
atender sus necesidades ofreciendo oportunidades de crecimiento y
desarrollo empresarial que contribuyan a mejorar la calidad de vida
de cada uno de los clientes y a estrechar las relaciones entre
estos y la Empresa.
c) Producto y Servicios: La empresa tiene como objetivo
principal la venta directa de colecciones (es un conjunto de
productos cosmticos y del cuidado corporal que varan mes a mes, en
la incansable bsqueda de la moda e innovacin), distribucin de la
lnea Vital Hair en anaqueles tanto champ como acondicionador en sus
diferentes lneas: Champ Vital Hair con extracto de Aguacate 370 mL,
Champ Vital Hair con extractos de Almendra y Miel 370 mL y Vital
Hair para Cabellos Seco-Maltratado en su nica presenta de Galn.
Cuenta adems con el servicio de maquila a terceros donde coloca
su experiencia en el desarrollo y elaboracin de productos a la
disposicin de otras empresas que requieran la manufactura de sus
productos por el exceso de demanda en el mercado, ha hecho que se
gane la confianza de empresas como:
Hellen Of Troy, Laboratorios Vita, Sulcagel, Diversey y
Probelsa, las cuales colocan las formulas de sus productos en sus
manos para la elaboracin en cantidades industriales.
d) Nmero de Trabajadores: 180 personas
1.2. Misin.
Ser una Empresa especializada en la elaboracin de Colecciones de
Productos Cosmticos y de Cuidado Personal de la ms alta calidad y
con los mejores precios del mercado respondiendo a las demandas y
exigencias del consumidor, comprometida en ofrecer oportunidades de
crecimiento personal y profesional a todo el Equipo Ancor y
brindndole extraordinarias ventajas de desarrollo empresarial a
todos sus clientes.
1.3. Visin.
Consolidarse como la principal Empresa de venta directa de
Colecciones de Productos Cosmticos y de Cuidado Personal en
Venezuela manteniendo los estndares de calidad hasta hoy alcanzados
y superndolos, ofreciendo siempre la mayor y ms extensa gama de
productos innovadores al mejor precio, de modo tal de conseguir el
liderazgo en el mercado nacional, respetando, valorando y sirviendo
cada da ms a nuestros clientes y a la comunidad en general.
1.4. Estructura de la Organizacin.
Segn Hutt G. (2004) la estructura organizacional de una empresa
se define como las distintas maneras en que puede ser dividido el
trabajo dentro de una organizacin para alcanzar luego la
coordinacin del mismo orientndolo al logro de los objetivos.
En este mismo orden de ideas y con la finalidad de describir y
comprender la forma en la que esta conformada la empresa Ancor
Cosmetics, se comienza indicando que posee una estructura simple,
de forma vertical, representada grficamente en un organigrama
general (Ver anexo 1), el mismo muestra que la Alta Directiva:
Presidente, vice-Presidente, Direccin General, Gerente General y
Gerente de Planta estn muy bien identificadas y definidas; tambin
se observa que en el cargo de Gerencia de Planta reposa la
responsabilidad mayor para que la empresa pueda avanzar como una
cadena de engranajes y todos los departamentos trabajen bajo un
mismo objetivo la satisfaccin del cliente, a travs de la elaboracin
de productos cosmticos y de higiene y cuidado personal de la mejor
calidad.
Para una empresa de cosmticos, es primordial que en su
estructura organizativa se pueda observar la autonoma de cuatro
gestiones en especfico: Direccin Tcnica, Gerencia de Calidad,
Gerencia de Produccin y Gerencia de Procesos; esta independencia
interdepartamental se demuestra en el Organigrama General y se hace
efectiva en Planta, donde cada departamento cumple con su funcin
correspondiente y se demuestra que el Departamento de Control de
Calidad realiza su labor de forma autnoma.
CAPITULO IIEL PROBLEMA
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad, las organizaciones enfocan sus objetivos hacia
la calidad de los productos o servicios que prestan, con la
finalidad de satisfacer integralmente las necesidades de los
clientes, y as obtener una ventaja competitiva que le permita
sobrevivir en el mercado. Por tal motivo, las empresas deben
establecer un sistema de gestin de calidad eficiente, que unifique
todas las actividades relacionadas a los procesos esenciales de
estas, aplicando diversas herramientas y mtodos que permitan
detectar fluctuaciones y tomar acciones correctivas o preventivas
lo antes posible para cumplir con los requisitos de los
clientes.
El desarrollo y supervivencia de muchas de estas organizaciones
estn condicionadas a la necesidad de ofertar productos y servicios
con la mxima calidad, convirtindose ste en un factor bsico de la
estrategia que alinean el comportamiento de la organizacin. No slo
se ha convertido en un requisito indispensable para competir sino
tambin, las personas estn siendo conscientes de la importancia de
la gestin y mejora continua de la calidad.
Sin embargo, la implementacin de un sistema de gestin de calidad
en una organizacin basada en un sistema documental robusta, es una
inversin a largo plazo, es un proceso lento, que requiere de un
gran compromiso gerencial para alcanzar el xito del mismo, como
seala Gonzlez (1996, p. 32), el compromiso gerencial es el primer
paso a ser dado para la implementacin exitosa del sistema
de calidad. La implantacin de un sistema documental es necesaria
para la mejora continua de las actividades y la optimizacin de los
procesos permitiendo la entrega oportuna del producto, ya que
disminuyen los reprocesos aumentado la fluidez de las
actividades.
De este modo, en un mundo tan globalizado como el de hoy, la
gran mayora de las empresas en Venezuela no estn ajenas a este
proceso de implementacin de Sistemas de Gestin de Calidad basados
en las Normas ISO, no slo se preocupan por satisfacer las
necesidades y deseos de sus clientes y usuarios, sino tambin por
superar sus expectativas, lo cual les permite ganar ventajas sobre
sus competidores. Las caractersticas de los mercados actuales se
identifican en que los productos y servicios ofrecidos estn
garantizados por una buena calidad. Esas esperadas ventajas
competitivas se logran en las empresas a travs del desarrollo de un
sistema documental; en otras palabras, definiendo e implantando un
conjunto de actividades que garanticen que se obtendr y se superar
la calidad prevista, para as siempre estar a la altura en el
mercado competitivo mundial, asumiendo una cultura orientada a la
excelencia empresarial abarcando todos los aspectos materiales,
tecnolgicos y humanos necesarios para lograr el xito, estableciendo
tecnologa de acuerdo a lineamientos y estrategias trascendentales
que permitan mejorar y optimizar las actividades desempeadas en
cada una de las unidades que la conforman.
Con el transcurrir del tiempo surgen nuevas oportunidades de
mejoras las cuales deben ser enfrentadas de forma inmediata y
efectiva para mantener la armona de los procesos y optimizacin de
los recursos y tiempo, asegurando el manejo y control de informacin
y datos vitales que garanticen la continuidad de los procesos
claves dentro de la empresa, por esta razn Ancor Cosmetics, C. A.,
una empresa la cual se dedica a la elaboracin de cosmticos o
productos de higiene y cuidado personal en forma confiable y segura
en armona con el ambiente y capaz de satisfacer la demanda nacional
e internacional, actualmente requiere pensar en una propuesta de un
manual de procedimientos para la elaboracin de sus productos. Para
ello, se deber exponer una serie de ideas para realizar mejoras
continuas en lo referente la capacitacin del personal, normalizacin
de los procesos y auditoria interna, con el fin que en un tiempo
prximo se facilite tanto el diseo como la implementacin de un
Sistema de Documental, integrando las exigencias del Ministerio
para el Poder Popular de la Salud a travs de las Buenas Prcticas de
Manufacturas.
Todo esto se hace cada vez ms importante, debido a que las
exigencias de los clientes son mayores, y aumentando la variable
que el mercado en el que la empresa Ancor Cosmetics, C. A., se
desenvuelve, es muy estricto ya que se rige por normativas
farmacuticas y sanitarias; el inicio de un sistema de gestin de
calidad a travs del inicio de un sistema de documentacin enfocado
en el manual de procedimientos ayudara a incrementar la satisfaccin
de los clientes para cual va dirigidos los productos, aumentara la
productividad y eficiencia y adems se utilizaran mejores prcticas
para ejecutar tareas.
Al mismo tiempo, proporcionara una mejor organizacin en la
empresa haciendo que el producto No Conforme, disminuya y se pueda
enmarcar en una visin de certificacin y no solamente de aprobacin
con sus clientes.
Recientemente, han existido reclamos ya que no cumple con la
entrega oportuna de los productos, internamente existen reprocesos
porque las actividades no estn claramente definidas. Por tal
motivo, la organizacin considera necesario prestar un servicio de
calidad, seguro y confiable a los usuarios, que le permita
mantenerse en el mercado, puesto que los clientes tanto internos
como externos cada vez son ms exigentes y se merecen lo mejor.
Por ello, este trabajo tiene como objetivo realizar la propuesta
de un Manual de Procedimiento, que cumpla los requisitos de las
Buenas Practicas de Manufacturas especficamente y que pueda ser
aplicado dentro de la empresa Ancor Cosmetics, C. A., para que se
logre un mejoramiento en cuanto a su organizacin haciendo que su
rendimiento productivo se eleve y los clientes se encuentren mas
satisfechos con el servicio que esta compaa presta, permitiendo
controlar y dirigir todas las actividades de fabricacin de
productos cosmticos e higiene personal.
2.2 OBJETIVOS
2.2.1 OBJETIVO GENERAL
Proponer un manual de procedimientos para la elaboracin de
productos cosmticos e higiene y cuidado personal, de la empresa
Ancor Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Estado Miranda con
el fin de estandarizar la manufactura de productos cosmticos
cumpliendo as las BPF garantizando productos de la ms alta calidad
y evitando desviaciones, No conformidades y re-proceso en los
productos.
2.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diagnosticar la situacin actual de la documentacin en el rea de
produccin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal.
Determinar los requisitos de la propuesta del manual de
procedimientos para la elaboracin de productos cosmticos e higiene
y cuidado, analizando cada caracterstica, funcin e interrelacin de
sus componentes para la elaboracin del sistema de documentacin y
funcionamiento.
Disear una propuesta del manual de procedimientos para la
fabricacin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal,
basndose en las Buenas Prcticas de Manufactura.
2.3. JUSTIFICACIN.
En los 30 (treinta) aos de servicio de la empresa Ancor
Cosmetics, C. A., ha tenido un Departamento de Procesos
(Elaboracin) y otro de control de Calidad, el primero se ha
encargado de elaborar productos bajo propias formulaciones y
procedimientos emitidas por el Director Tcnico y el otro se ha
encomendado la labor de mantener la calidad de los productos segn
sus propias especificaciones y mtodos, pero en los ltimos aos ha
tenido la necesidad de indagar en el mundo del aseguramiento de la
calidad, de ir mas all que simplemente ser un observador e
incluirse totalmente en el proceso. La propuesta de un manual de
procesos para la elaboracin de sus productos pretende plantear un
modelo de gestin que permita optimizar la eficiencia y eficacia en
los procesos y brindar a sus clientes productos de que sean de
calidad competitiva con productos de marcas de mayor renombre.
Por esta razn se hace necesario realizar esta investigacin, para
as lograr los requerimientos que tiene el departamento de procesos
para poder demostrar que elaboran productos cosmticos, de formulas
estables y sin la necesidad de realizar reprocesos por productos
que tengan no conformidades.
Al implementar un sistema de documentacin eficiente garantizando
el xito a las organizacin, solo as, se puede asegurar que los
procesos y procedimientos cumplan con los requisitos exigidos por
la Buenas Practicas de Manufactura, Buenas Practicas de
Documentacin y la Norma ISO 9001. De esta manera la empresa
proporcionara un sistema basado en especificaciones documentadas
confiables y estandarizadas, busca la mejora continua, crea ventaja
competitiva, y puede optar por la bsqueda una certificacin
reconocida internacionalmente y proporciona credibilidad a la
empresa y fortalece su imagen.
Internamente le permite mejorar los tiempos de respuesta,
capacitar al personal, optimizar los procesos, definir los cuellos
de botellas, realizar trazabilidad al producto, coordina las
actividades, disminuye las devoluciones y los reclamos, aumenta la
satisfaccin del cliente y crea confianza en el cliente.
2.5. BASAMENTOS TEORICOS.
A continuacin se detallan las bases legales y tericas que
respaldan la propuesta de este informe tanto como leyes nacionales
como las internacionales.
2.5.1 Ley Orgnica de Salud Gaceta Oficial N 5.263 Extraordinario
del 17 de septiembre de 1998) REIMPRESA G/O N 36.579 DE FECHA
11/11/1998: en su Captulo IV artculo 32, establece que la
Contralora Sanitaria comprender: El registro, anlisis, inspeccin,
vigilancia y control sobre los procesos de produccin,
almacenamiento, comercializacin, transporte de bienes de uso y
consumo humano, y sobre materiales, equipos, establecimientos e
industrias, destinadas a actividades relacionadas con la salud y en
el Artculo 33, numeral 1 dictamina que: La Contralora Sanitaria
garantizar Los requisitos para el consumo y uso humano de los
medicamentos, psicotrpicos, cosmticos y productos naturales, de los
alimentos y de cualesquiera otros bienes de productos de consumo
humano, de origen animal y vegetal y en su numeral 3: Las
condiciones para el funcionamiento de los materiales, equipos,
edificaciones, establecimientos e industrias relacionadas con la
salud.
2.5.2 Normas de Buenas Prcticas de Manufacturas (Gaceta Oficial
N 38.009 del 26 de agosto de 2004) esta norma establece un conjunto
de requisitos que tanto la industria farmacutica como la cosmtica
debe cumplir para garantizar que sus productos y procesos sean de
calidad y no afecte la salud del individuo.
2.5.3 Manual para Buenas Prcticas de Fabricacin de Productos
Cosmticos de CAVEINCA. Donde se establecen los requisitos de
carcter obligatorio que toda organizacin debe cumplir en Venezuela
en cuanto a buenas prcticas de manufactura en lo que a empresa
cosmtica se refiere, entre ellos se mencionan: el control de la
calidad, el almacenaje, la fabricacin y la documentacin.
2.5.4 Normas de Buenas Prcticas de Manufactura para la Industria
del Cosmtico. Decisin 516 Anexo 2 de Marzo de 2002. Aprobado por la
Comisin de la Comunidad Andina y como miembro de esta Venezuela.
Esta norma establece un marco normativo que armoniza las
legislaciones internas de los pases miembros en materia de
productos cosmticos y su riesgo sanitario.
2.5.5 Norma ISO 9000: 2005. Sistema de Gestin de la Calidad.
Fundamentos y vocabularios. Esta norma establece los fundamentos de
los sistemas de gestin de la calidad, los cuales constituyen el
objetivo de la familia de normas ISO y define los trminos
relacionados con los mismos. 2.5.6 ISO 9001: 2008 Sistema de Gestin
de la Calidad. Requisitos. Instaura los requisitos para un sistema
de gestin de calidad para una organizacin que desee orientarse a la
satisfaccin al cliente y que debe satisfacer tanto los requisitos
de este como los reglamentarios.
2.6 DEFINICIN DE TRMINOS
Los trminos bsicos mostrados a continuacin se encuentran
definidos en la norma ISO 9000:2005: Sistema de Gestin de la
Calidad Fundamentos y vocabularios:
2.6.1 Calidad: conjunto de propiedades inherentes a un objeto
que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implcitas o
explcitas. La calidad de un producto o servicio es la percepcin que
elclientetiene del mismo, es una fijacin mental del consumidor que
asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del
mismo para satisfacer sus necesidades.
2.6.2 Conformidad: cumplimiento de un requisito. 2.6.3 Cliente:
Organizacin o persona que recibe un producto.
2.6.4 Documentacin: trata de recopilar, almacenar, analizar y
difundir informacin contenida en documentos de distinto tipo
hacerla accesible a cualquier persona que pueda. La Documentacin es
una disciplina instrumental, ya que sirve a todas las dems ciencias
para localizar informacin necesaria para el avance del
conocimiento
2.6.5 Eficacia: Grado en que se realizan las actividades
planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
2.6.6 Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los
recursos utilizados.
2.6.7 Especificacin: documento que establece un requisito. 2.6.8
Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organizacin.
2.6.9 Mejora de la calidad: parte de la gestin de calidad
orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de
calidad.
2.6.10 Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos.
2.6.11 No conformidad: incumplimiento de un requisito.
2.6.12 Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una
disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones.
2.6.13 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados.
2.6.14 Procedimiento: forma especificada para llevar una
actividad o proceso.
2.6.15 Producto: Resultado de proceso.
2.6.16 Reproceso: Accin tomada sobre un producto no conforme
para que cumpla con los requisitos.
2.6.17. Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el
grado en que se han cumplido sus requisitos.
2.6.18 Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o
que interactan.
2.6.19 Sistema de Gestin: Sistema para establecer la poltica y
los objetivos y para lograr dichos objetivos.
CAPITULO IIILA PROPUESTA
Diseo de un manual de procedimientos para la elaboracin de
productos cosmticos e higiene y cuidado personal de la empresa
Ancor Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Edo. Miranda.
3.1 INTRODUCCIN.
Con el diseo de un manual de procedimientos para el Departamento
de Procesos se conseguir estandarizar la manufactura de productos
cosmticos cumpliendo as las BPF garantizando productos de la ms
alta calidad, evitando desviaciones, No conformidades y re-proceso
en los productos.
3.2 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL.
En la actualidad el Departamento de Procesos (Elaboracin) no
cuenta con un manual de procedimientos que describa las actividades
a realizar desde que se genera la orden de produccin hasta la
entrega del producto terminado al almacn, es importante definir las
responsabilidad y autoridades de cada uno de los involucrados en la
fabricacin de los productos.
Se realiz un Check List (ver anexo 2) basndose en las
recomendaciones de la Organizacin Mundial de la Salud No 32
(treinta y dos) para verificar el grado de cumplimiento que posee
la empresa en cuanto a las Buenas Prcticas de Fabricacin. Esta
lista de chequeo origino un Diagrama de Procesos (ver anexo 3) lo
cual ayudo para la identificacin de las etapas, familiarizarnos con
el proceso
y de esta manera identificar a travs de una matriz DOFA (ver
anexo 4) las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que
posee el departamento. Finalmente a travs de una tormenta de ideas
se aplic un diagrama causa-efecto (ver anexo 5) para conocer las
carencias en la aplicacin de las BPF en el Departamento de
Elaboracin.
3.3 FINALIDAD DE LA PROPUESTA.
Para dar respuesta a la problemtica encontrada en la empresa
sometida a estudio se considera necesario: Proponer el Diseo de un
Manual de Procedimientos para la Elaboracin de Productos Cosmticos
e Higiene y Cuidado Personal, con el fin de mejorar la
productividad y eficiencia en el rea de Procesos, para la cual se
disearan una serie de herramientas la cual le permitir a la
organizacin tener una mejor identificacin e integracin, de esta
manera impulsar a la adopcin de nuevas prcticas que permitan
garantizar la produccin de forma impecable y con calidad, dando
cumplimiento con las normativas y legislaciones venezolanas
exigidas.
3.4 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.
3.4.1 Objetivo General
Disear un manual de procedimientos para la elaboracin de
productos cosmticos e higiene y cuidado personal, de la empresa
Ancor Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Estado Miranda
3.4.2 Objetivos Especficos
Adaptar las actividades que realizan en el proceso de
manufactura de productos cosmticos e higiene personal, siguiendo
los lineamientos de las Buenas Prcticas de Fabricacin.
Definir actividades normalizadas que permita disminuir los
retrabajos y reprocesos.
Establecer actividades que proporcione a los colaboradores
capacitacin integral, adaptado a las necesidades de la empresa.
Mantener registros normalizados de las actividades realizadas en
el proceso de fabricacin, garantizando las trazabilidad de las
actividades.
3.5 FACTIBILIDAD.
Despus de definir la problemtica del presente tema y establecer
las causas que ameritan el diseo de un manual de procedimientos
para el rea de fabricacin de productos cosmticos e higiene
personal, es pertinente desarrollar la factibilidad para el diseo
del manual. Con este anlisis se determina la posibilidad de disear
el manual de procedimientos, a continuacin se detalla la
factibilidad en diferentes reas:
3.5.1 Factibilidad de Recursos Materiales:
Los recursos materiales de una empresa est relacionado aquellos
bienes tangibles con los que cuenta. Para el desarrollo de la
propuesta de un manual de procedimientos para la elaboracin de
productos cosmticos e higiene y cuidado personal, de la empresa
Ancor Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Estado Miranda, se
requiere los siguientes recursos materiales: oficina, escritorio y
materiales (bolgrafos, papel de notas, cartuchos de tinta para
impresoras, hojas de papel, marcadores, etc). Ancor Cosmetics,
C.A., cuenta con estos recursos en la actualidad para iniciar la
elaboracin del manual de procedimientos, por lo tanto es factible
la aplicacin del proyecto en este aspecto.
3.5.2 Factibilidad de Recursos Humanos:
El recurso humano es el conjunto de empleados o colaboradores de
una organizacin. Para la elaboracin del manual de procedimientos en
el rea de fabricacin de productos cosmticos e higiene personal, se
requiere una persona dedicada a tiempo completo en el levantamiento
de la informacin y para el ajuste o correcciones del manual. El
perfil de la persona que realice la documentacin del manual, puede
ser Ing. Industrial, Lic. En Organizacin y Sistemas, T.S.U. en
Organizacin y Mtodos o pasante en alguna de estas reas. Se puede
realizar un contrato a tiempo determinado o contratar a un pasante
en algunas de estas reas, por tres meses.
3.5.3 Factibilidad de Recursos Tecnolgicos:
Son los medios que se vale de tecnologa para cumplir con los
objetivos, pueden ser tangibles (computadora) o intangibles
(sistema). Para la realizacin del manual se requiere una
computadora o laptop, que cuente con sistema operativo, el paquete
de aplicaciones de Microsoft Office dedicado a trabajos de oficinas
y la red conectadas a datos a travs de una serie de protocolo como
el internet para aclarar cualquier inquietud. Ancor Cosmetics,
C.A., tiene disponible estos recursos. 3.5.4 Factibilidad de
Recursos Financieros:
Se refiere a los recursos econmicos y financieros (propios o
ajenos) necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades
o procesos, tales como: dinero en efectivo, acciones, utilidades,
prstamos de acreedores y proveedores, crditos bancarios o privados
y emisin de valores. Para la realizacin de este proyecto se
calcularon los siguientes costos:
Tabla 1Costos de Materiales de Oficina y PapeleraGastos
GeneralesCosto AproximadoConsumo MensualMonto en Bsf.
Material de Oficina2001200
Papel para impresora3002600
Cartuchos de impresora200012000
Total2800
Fuente: Katherine Pea (2014)
Tabla 2Costo de Salario de PersonalCapital HumanoSalario Mensual
BsfTiempo requerido
Analista40903 meses
Total12270
Fuente: Paola Snchez (2014)3.5.5 Beneficios tangibles del
proyecto:
Normalizacin de las actividades. Capacitacin del personal.
Disminucin de las quejas, Disminucin de los retrabajos y
reprocesos. Control de las actividades.
3.5.6 Beneficios intangibles del proyecto: Optimiza las
actividades. Aprovechamiento de los recursos. Mejora el clima
organizacional.
3.6. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA.
Para llevar a cabo la presente propuesta la misma estar
estructurada en tres partes, descritas a continuacin:
3.6.1 Capacitacin al personal
Implementar una serie de normas o procedimientos siempre debe
venir con una culturizacin previa a la puesta en prctica, esto es
parte de una estrategia que tiene la finalidad que el cambio que
ocurrir con la nueva adopcin no sea drstica y el capital humano se
sienta incluido en el proceso de cambio.
El Director Tcnico es de profesin Farmacutica con una mencin en
Tecnologa en Cosmticos, la representa de la empresa legalmente
antes el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad y
ante el Instituto Nacional de Higiene Rafael Rangel y otras
instituciones; la cual conjuntamente con la Gerente de Control de
Calidad sern las portavoces de impartir los conocimientos
necesarios para que el personal de dicha rea estn capacitados en el
cambio y normalizacin. Otro punto de apoyo para la organizacin sern
los investigadores los cuales apoyaremos con nuestros conocimientos
adquiridos en el camino profesional y con el actual Diplomado en
Ingeniera en Procesos.
El inicio de este proyecto es importante ya que se deber
comenzar mencionando en los entrenamientos la Misin, Visin, valores
de la empresa, Poltica y Objetivos de Calidad
Es relevante que cada una de las personas que laboran en el
Departamento de Procesos conozcan, manejen y se vean involucrados
en lo importante que es su labor en la organizacin, con el fin de
crearles un mayor sentido de pertenencia. Pues aqu radica la
importancia de una adecuada capacitacin, poder unir mas al
trabajador con su labor y con la organizacin, estrechar lazos y que
los objetivos vayan orientados al mismo fin.
Como el eslabn de unin para los adiestramientos los puntos a
tratar sern: Forma correcta de aplicacin de procedimientos.
Instrucciones de trabajo. Tcnicas de Manufactura Formatos varios.
Curso de las BPF. Evaluacin de los conocimientos adquiridos en las
BPF Tcnicas de Muestro y Pesada Elaboracin de productos cosmticos.
Gua para la verificacin de las BPM segn la OMS 32. Leyes, Normas,
Decretos y Gaceta Oficial que rigen la empresa de cosmticos en
Venezuela.
Para realizar esta actividad se deber elaborar un Plan de
Capacitacin (Ver anexo 6), Cronograma de Capacitacin y un Manual de
Induccin, Capacitacin y Adiestramiento para el Personal, a
continuacin se muestra un ejemplo del formato que se utilizar para
realizar dichas actividades:
Fuente: Paola Snchez (2014)
Ya en esta primera etapa se iniciara la puesta en prctica de la
estandarizacin de procedimientos, comenzara a drsele forma a la
piedra angular de la documentacin para la empresa Ancor Cosmetics,
C. A.
3.6.2 Elaboracin del manual de perfiles y descripcin de cargos
de cada uno de los puestos de trabajo del rea de Procesos.
Es de suma importancia que cada trabajador tenga en cuenta la
funcin de sus labores en el Departamento, para que haya continuidad
y no choquen responsabilidades, o por impericia se cometan errores
en la manufactura de productos debido a que alguno de los
integrantes del Departamento piense que otro compaero deba realizar
una actividad que a l mismo le correspondiese. Ver manual en el
anexo 7.
Para realizar este manual se deber realizar el Organigrama del
Departamento (se encuentra anexo en el interno del manual
anteriormente mencionado) y desglosar esa informacin en el mismo,
lo ms especifico posible para que no haya duda alguna de cada
funcin.
3.6.3 Estandarizacin de la manufactura de cosmticos y productos
de higiene y cuidado personal.
La estandarizacin de procesos, hoy en da es una herramienta que
genera una ventaja competitiva para muchas organizaciones. Las
exigencias que impone el mercado globalizado, han hecho cambiar la
visin del mundo y de los negocios. La competitividad extrema, en la
que no existen distancias ni fronteras y el hecho de que la
informacin, ha dejado de ser resguardo seguro en sus
organizaciones, para estar al alcance de todos. Provoca una enorme
presin sobre las mismas, que deben flexibilizarse y encontrar
nuevos mecanismos para afrontar las presiones, para innovar
El objetivo de crear e implementar una estrategia de
estandarizacin es fortalecer la habilidad de la organizacin para
agregar valor. El enfoque bsico es empezar con el proceso tal y
como se realiza en el presente, crear una manera de compartirlo,
documentarlo y utilizar lo aprendido.
Para mejorar sus procesos para llegar a un estandarizacin que
beneficie al tiempo y productividad de su organizacin seguiremos
los siguientes pasos:
a. Describir el proceso actual:
El objetivo es describir como se realiza en el presente el
proceso, no como debera realizarse. En algunas ocasiones la mejor
opcin es que una sola persona lo describa, en otras puede ser ms
efectivo, involucrar a todo el equipo. Los empleados pueden, por
ejemplo, describir como realizan cada paso; o pueden observar como
realiza el proceso el que mejor lo hace. Es conveniente utilizar
diagramas de flujo, fotografas o dibujos que describan el
proceso.
b. Planear una prueba del proceso:
Crear un equipo que realice una prueba del proceso, realizarlo
como actualmente se aplica. Para este paso, se requiere lo
siguiente:
Como son pocas personas las que elaboran en el rea, es
conveniente involucrarlas a todas.
La documentacin ser llevada por la Gerente de Procesos y
revisada por la Gerente de Control de Calidad, con una fecha tope
de modificacin y revisin de cada 3 aos.
c. Ejecutar y monitorear la prueba:
Es necesario recolectar informacin y obtener ideas de todo el
equipo para implementar mejoras el proceso en cuestin. Se tendrn en
cuentan estos puntos:
Las instrucciones deben ser claras y se mantendrn solamente las
necesarias Se deber levantar un informe de No Conformidad en caso
que haya algn problema con el proceso.
El diagrama de flujo del proceso deber coincidir con las
actividades realizadas.
En caso de alguna modificacin se tiene que notificar al Director
Tcnico, Gerente de Calidad y al Gerente de Planta, previamente
conversado con el Gerente de procesos.
d. Revisar el Proceso:
Utilizar la informacin que se ha obtenido para mejorar el
proceso. Simplificar la documentacin, tratando de mantenerla lo ms
simple y grfica posible. Detectar formas de probar o ensayar el
proceso y enfatizar los aspectos claves de l.
e. Difundir el uso del proceso una vez revisado:
Como sern pocas las personas involucradas en la prueba del
proceso, se requiere difundir el uso del nuevo proceso a los
dems.
f. Mantener y mejorar el proceso:
Asegurarse que todos utilizan el proceso mejorado; se debern
motivar a buscar nuevas mejoras en el. Se desarrollarn mtodos para
capturar, probar e implementar las ideas del personal. El
mantenimiento de la documentacin actualizada y asegurarse que son
utilizados de forma adecuada.
CAPITULO IVCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES4.1. ConclusionesLa
higienizacin es una de las cualidades de la calidad ms valoradas en
los productos de uso personal de aqu parte la importancia de
estandarizar e implementar procesos diseados en base a las B.P.F.
de forma que los productos a elaborar no vayan a comprometer la
salud de los consumidores finales. El xito de la implementacin de
las Normas de B.P.F para la industria cosmtica, alimenticia y
farmacutica, pero no menos aplicable a cualquier tipo de empresa
que quiera cuidar y mantener la higienizacin dentro de sus
instalaciones procesos y/o productos como ventaja competitiva,
requiere de la conformidad y mejora de todos los elementos del
mismo, para consolidarse y generar as las estrategias que permitan
oportunamente satisfacer a clientes y consumidores, a travs del
cumplimiento de sus requisitos, es por eso que la estandarizacin de
los procesos a travs de un manual genera un aporte significativo en
el Sistema de Aseguramiento de la Calidad, en cuanto a la manera
organizada, planificada y consistente de la informacin; de aqu
parte el valor de este proyecto para la Empresa Ancor Cosmetics,
C.A.
4.2. RecomendacionesEn funcin de los resultados obtenidos se
plantean las siguientes recomendaciones: Promover la capacitacin de
todo el personal que labora en la empresa para lograr una mejor
ejecucin de las actividades asignadas, bien sea con charlas de
refrescamiento, talleres, videos. Todo esto puede hacerse a travs
de una planificacin y programacin de capacitacin anual del
personal.
Elaborar un Manual de descripcin de cargo que a su vez
identifique el perfil del mismo y el grado de responsabilidad.
Implementar una campaa de refrescamiento sobre ANCOR resea
histrica, cultura, misin, visin; que llegue al personal desde la
motivacin y generando el sentido de pertenencia.
Establecer vas de comunicacin eficaces entre la direccin,
gerencias, supervisores y obreros.
Actualizar, documentar y estandarizar todas las operaciones
involucradas en el proceso de produccin.
Crear un sistema de control de documentos.
REFERENCIAS CONSULTADAS
Estructura Organizacional. Gabriela Hutt,
http://www.monografias.com/trabajos-pdf/estructura-organizacional/estructura-organizacional.pdf,
20/09/2004.
Ley Orgnica de Salud Gaceta Oficial N 5.263 Extraordinario del
17 de septiembre de 1998) REIMPRESA G/O N 36.579 DE FECHA
11/11/1998.
Normas de Buenas Prcticas de Manufacturas (Gaceta Oficial N
38.009 del 26 de agosto de 2004)
Norma ISO 9000: 2005. Sistema de Gestin de la Calidad.
Fundamentos y vocabularios.
Normas ISO 9001: 2008 Sistema de Gestin de la Calidad.
Requisitos.
Manual para Buenas Prcticas de Fabricacin de Productos Cosmticos
de CAVEINCA, febrero 2010.
MERCOSUR/GMC/RES N 66/96, Manual de Buenas Prcticas de
Manufactura para Productos Cosmticos
ANEXOS
Fuente: Ancor Cosmetics, C. A. (2012)
Anexo 1. Organigrama General de la Empresa Ancor Cosmetics
Anexo 2. Check List basndose en las recomendaciones de la
Organizacin Mundial de la Salud No 32 para verificar el grado de
cumplimiento que posee la empresa en cuanto a las Buenas Prcticas
de Fabricacin
RequerimientoSiNo
Existe evidencia de la inscripcin del responsable tcnico ante la
Autoridad Sanitaria Competente?X
Se desarrollan exclusivamente las actividades de fabricacin y
control de calidad autorizada por la Autoridad Sanitaria
Competente?X
Todos los productos y sus presentaciones comercializados tienen
su registro vigente?X
La empresa realiza actividades de produccin en terceros?X
Existe documentacin que certifique la inscripcin / habilitacin
por parte de la Autoridad Sanitaria Competente de los laboratorios
terceristas contratados?X
Existen procedimientos operativos estndar (POEs) relativos al
personal, incluyendo calificacin profesional, capacitacin?X
Existe un organigrama actualizado de la empresa?X
Existen descripciones de responsabilidades y funciones para el
personal de fabricacin?X
Se encuentran disponibles en cada rea o sector productivo todos
los procedimientos operativos normalizados (POE) que se aplican en
cada uno de ellos?X
Para cada procedimiento, estn claramente definidos el propsito,
alcance, referencias y responsabilidades?X
Se exhibe la documentacin relacionada con el proceso que se est
llevando a cabo en cada rea?X
Los operarios estn con los uniformes limpios y en buenas
condiciones?X
Antes de iniciar el proceso de elaboracin, se verifica que el
rea de trabajo y los equipos estn limpios y libres de materiales de
una operacin anterior y/o material extrao al proceso de
fabricacin?X
El personal de produccin realiza la verificacin de peso de las
materias primas empleadas en la elaboracin de cada lote?X
Se siguen las instrucciones de manufactura (registro de
procesado de lotes) y se hacen los registros en las mismas
incluyendo los puntos de control?X
Existen reas separadas fsicamente para cada una de las etapas de
produccin?X
El reprocesamiento o retrabajo de productos est controlado por
un POE de desvos?X
Incluye este POE la intervencin de Control de Calidad?X
Se encuentran disponibles en cada rea o sector productivo todos
los procedimientos operativos normalizados (POE) que se aplican en
cada uno de ellos?X
Para cada procedimiento, estn claramente definidos el propsito,
alcance, referencias y responsabilidades?X
Anexo 3. Diagrama de Procesos
Fuente: Paola Snchez (2014)
Anexo 4. Matriz DOFA Fortalezas
Compromiso Gerencial Liderazgo Participacin del Personal Equipo
Multidisciplinario Personal con experiencia
Debilidades
Falta del Manual de Normas y Procedimientos Reclamos y
devoluciones Controles de procesos Falta de comunicacin Fuga de
comunicacin Poca capacitacin del personal Motivacin del Personal
Confianza del Personal
Oportunidades
Seguimiento de procesos Aumento de productividad Alta demanda
Calidad en la produccin Crecimiento organizacional Lder en el
mercadoEstrategia FO
Productos de calidad, con alta demando por parte de los
clientesEstrategia DO
Documentar el manual del procedimientos, permite incrementar el
sentido de pertenencia, disminuye las quejas y aumenta la
productividad.
Amenazas
No ser una prioridad la documentacin No documentar las
actividades Auditoria del MinisterioEstrategia FA
Mantener las ventas aprovechando la oportunidad de mercado
Disminuir los reprocesos y retrabajosEstrategia DA
Capacitar al personal para aumentar la confianza y el sentido de
pertenencia
Fuente: Katherint Pea (2014)
Anexo 5. Diagrama de Causa-Efecto
Fuente: Mara Hernndez (2014)
Anexo 6. Plan de Formacin
Tema de FormacinEnte DidcticoDuracinPostuladosFecha
TentativaRegistro
Curso: Buenas Practicas de FabricacinAsecapro8
HorasOperariosMayo 2013Lista de Asistencia, Certificado
Taller: Importancia de la DocumentacinCanamega24 HorasOperarios
y Gerente de Produccin, Gerente de PlanaJunio 2013Certificado
Taller: reas de ProduccinGerente de Produccin4
HorasOperariosJunio 2013Lista de Asistencia
Taller: Control de ProcesosCanamega24 HorasGerentes Planta y
Gerente de ProduccinAgosto 2013Certificado
Taller: Manejo de EquiposGerente de Produccin4
HorasOperariosJunio 2013Lista de Asistencia
Taller: Fraccionamiento y PesadaGerente de Produccin4
horasOperario de PesadasJunio 2013Lista de Asistencia
Taller: Manufactura y LlenadoGerente de Produccin4 horasOperario
de PesadasJulio 2013Lista de Asistencia
Taller: Estuchado y empaqueGerente de Produccin4 horasOperario
de PesadasAgosto 2013Lista de Asistencia
Anexo 6. Manual de Descripcin de Cargos
Manual de Descripcin de Cargos de Procesos.pdf