Ievads Darba kārtība Semināra saturs

ESF projekts „Daugavpils pašvaldības kapacitātes stiprināšana Eiropas Savienības politiku instrumentu un

pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu

un pasākumu īstenošanai” Nr. 1DP/1.5.2.2.3/11/APIA/SIF/110

Semināru cikls „Projektu vadības specifika dažāda veida

projektos”6.diena

A.Sannikova27.06.2012.

Ievads Darba kārtībaSemināra saturs

2

6. DIENASEMINĀRA SATURS

ES FONDU UN CITU FINANŠU PALĪDZĪBAS INSTRUMENTU PUBLICITĀTE

• Publicitātes prasības ESF, ERAF, KF u.c. projektos.

• Vizuālās identitātes prasību nodrošināšanas kārtība projektos

• Preses relīžu sagatavošana• Projekta prezentēšana• Prasme publiski runāt un

uzstāties

APMĀCĪBU IZVĒRTĒŠANA

1

4

• Informācijas un publicitātes pasākumi

• Informācijas un publicitātes pasākumu norises dokumentēšana

PĀRVALDES DOKUMENTI

Dokumentu grupas: • organizatoriskie dokumenti; • rīkojuma dokumenti; • publisko tiesību līgumi;• personāla dokumenti;• sarakstes dokumenti (korespondence); • faktus fiksējoši dokumenti t.sk. publicitātes

MK noteikumi Nr.916

5

1

DOKUMENTU VEIDI Līgumi:

par finansējuma saņemšanu un projekta īstenošanu;projekta personālu (darba/uzņēmumu līgumi);par pakalpojumiem, piegādēm, būvdarbiem

Iepirkuma procedūru dokumentācijaSaraksteInformācijas un publicitātes norisi pierādošie dokumentiTehniskā dokumentācijaVispārīgie dokumenti u.c.

6

1

ATBILDĪBA

Ir vēlams izveidot procedūru aprakstu un projekta vadības sistēmu - kādu aktivitāšu norisē kādi dokumenti tiks sagatavoti un uzkrāti

(dalībnieku reģistrācijas lapas, protokoli, darba kārtības, maršrutu apraksti, tehniskie projekti u.c.)

Kurš par to būs atbildīgs?

Jāizveido standartizētas veidlapas, kuras izmantotas visu projekta laiku

7

1

ATBILDĪBAFinansējuma saņēmējs:• nodrošina dokumentu noformēšanu atbilstošo

MK noteikumiem Nr. 916;• organizē Lietu nomenklatūru;• nodrošina dokumentu uzglabāšanu un to

pieejamību līgumā minētajām institūcijām līgumā noteiktā termiņa ietvaros (5, 10, 15 gadi vai vairāk gadi!);

• nodrošina publicitātes un informācijas prasības

8

1

PUBLICITĀTES PRASĪBASPublicitātes prasības ir jāievēro visos ar

projektu saistītos dokumentos!

Spēkā:04.10.2011. MK noteikumi Nr.749 "Kārtība, kādā

nodrošina Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda publicitātes un vizuālās identitātes prasības, kā arī publisko informāciju par šo fondu projektiem" ("LV", 158 (4556), 06.10.2011.) [stājas spēkā 07.10.2011.];

http://www.likumi.lv/doc.php?id=237259

9

1

PUBLICITĀTEPublicitāte ir sabiedrisko attiecību instrumentsInformē sabiedrību par Eiropas Savienības

struktūrfondu finansētajiem projektiem, to mērķiem, uzdevumiem, finansējuma avotu un apmēru

Finansējuma saņēmējam ir pienākums informēt sabiedrību par projekta nosaukumu, projekta realizācijas gaitu, mērķiem, uzdevumiem, sagaidāmiem rezultātiem, īstenošanas vietu, publiskā un privātā finansējuma apmēru

10

1

PUBLICITĀTES PRASĪBASMK NOTEIKUMI NR.749

• Finansējuma saņēmējs nodrošina informāciju par projektu savā tīmekļa vietnē, ja tāda ir izveidota

• Lai nodrošinātu ES fondu informāciju un publicitāti, finansējuma saņēmējam ir obligāti regulas Nr. 1828/2006 8.panta 2. un 3.punktā un 9.pantā noteiktie informatīvie un publicitātes pasākumi;Regulas Nr. 1828/2006 pieejama:

http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2007:045:0003:0115:LV:PDF

• Darbības, kas tiek veiktas papildus MK noteikumos Nr.749 noteiktiem obligātajiem informatīvajiem un publicitātes pasākumiem un kas nav iekļauti projekta attiecināmās izmaksās, finansējuma saņēmējs īsteno no saviem līdzekļiem.

11

1

ES REGULA NR. 1828/2006

12

1

ES REGULA NR. 1828/2006Visos informācijas un publicitātes pasākumos, kuru

mērķauditorija ir atbalsta saņēmēji, potenciālie atbalsta saņēmēji un sabiedrība, iekļauj:

a) Eiropas Savienības emblēmu - saskaņā ar noteiktiem grafiskajiem standartiem un atsauci un Eiropas Savienību;

b) atsauci uz attiecīgo fondu;Pilnu tekstu!

c) vadošās iestādes izvēlētu paziņojumu (saukli) , kurā uzsvērta Kopienas intervences pievienotā vērtība un, ieteicams, ir teksts: “Ieguldījums jūsu nākotnē”.

Nelieliem reklāmas objektiem b) un c) punktu nepiemēro!

13

1

Latvijā pieņemts sauklis:„Ieguldījums tavā nākotnē”

14

1

LOGO1

15

• Palielinot vai samazinot ESF logo, saglabā tā proporcijas (augstums : platums = 1 : 2,6)

• Nav pieļaujama ESF logo horizontāla vai vertikāla paplašināšana vai sašaurināšana

• Jāievēro krāsu numuri logo izveidē!

LOGO1

16

• Palielinot vai samazinot ERAF logo, saglabā tā proporcijas (augstums : platums = 1 : 3,6)

• Nav pieļaujama ERAF logo horizontāla vai vertikāla paplašināšana vai sašaurināšana

• Jāievēro krāsu numuri logo izveidē!

ESF; ERAFKRĀSU SISTĒMA

17

1

PUBLICITĀTES PRASĪBAS

• Eiropas Savienības fondu logo lietošanā ievēro noteiktos logo uzbūves nosacījumus un izmērus;

• Ja uz attiecīgās virsmas kopā ar Eiropas Savienības fonda logo lieto citu logo, Eiropas Savienības fonda logo atrodas pirmais no kreisās puses

18

1

PIEMĒRI

19

1

Var lietot kā krāsaino vai melnbalto logo variantus!

Ja publicitātes materiāli tiks drukāti melnbaltajā izdrukā, tad jālieto

melnbalto logo formas!

20

1

PUBLICITĀTES LĪDZEKĻI Informatīvais stends

Informatīvā plāksne

Plakāti

Drukāti materiāli

Mājas lapas

Preses relīzes

Reklāma un reprezentatīvie materiāli

Audiovizuālie materiāli u.c.

PRESES RELĪZES

Aprakstā jāietver:• projekta mērķis; • projekta īstenošanas vieta; • galvenās aktivitātes, kas tiks veiktas projekta

realizācijas gaitā; • finansējuma apmērs un tā sadalījums

(atbilstoši noslēgtajam līgumam ar Finansējuma devēju);

• sagaidāmie rezultāti; • atbildīgā kontaktpersonau.c. informācija 22

1

• Ieviešot ES struktūrfondu projektus, finansējuma saņēmējam ir pienākums nodrošināt publicitāti atbilstoši projekta iesnieguma veidlapā plānotajam

23

1

ES REGULA NR. 1828/2006• Darbības īstenošanas laikā atbalsta saņēmējs

uzstāda informatīvu stendu katrā darbības veikšanas vietā, kas atbilst šādiem nosacījumiem:a) kopējais valsts ieguldījums darbībā pārsniedz EUR 500 000;b) darbību veido infrastruktūras finansēšanas vai būvniecības darbības.

• Pēc darbības beigām stendu nomaina ar stacionāro informatīvo plāksni.

• Uz plāksnes un stenda tiek minēts arī darbības veids un nosaukums. Šī informācija aizņem vismaz 25 %. 24

1

INFORMATĪVĀ PLĀKSNE(HORIZONTĀLĀ FORMA)

ES REGULA NR. 1828/2006Atbalsta saņēmējs ir atbildīgs par sabiedrības

informēšanu par atbalstu, ko tas guvis no fondiem!

Ne vēlāk kā sešus mēnešus pēc darbības pabeigšanas atbalsta saņēmējs uzstāda stacionāru informatīvo plāksni, kas ir labi redzama un ir pietiekami liela

Darbībai jāatbilst šādiem nosacījumiem: kopējais valsts ieguldījums darbībā

pārsniedz EUR 500 000; darbību veido fiziska objekta iegādes,

infrastruktūras finansēšanas vai būvniecības darbība; 26

1

INFORMATĪVAIS STENDS(VERTIKĀLĀ FORMA)

PUBLICITĀTES PRASĪBAS

Regulā Nr. 1828/2006 8.panta 4.punktā noteiktiem informācijas un publicitātes pasākumiem jābūt tādiem, lai tie atbilst:

efektivitātes, lietderības, saimnieciskuma principiem.Informācijas un publicitātes pasākumu izmaksas

iekļauj budžeta kopsavilkumā attiecināmajās izmaksās

28

1

INFORMĀCIJAS UN PUBLICITĀTES PRASĪBU

IEVĒROŠANA Kontrolējošās institūcijas veic pārbaudes

savā birojā pēc iesniegtās dokumentācijas un citu veidu pieejamās informācijas

Pārbaudes tiek veiktas pie finansējuma

saņēmēja. Pārbaudes uz vietas parasti veic, lai pārliecinātos, vai iesniegtajos dokumentos atspoguļotās ziņas atbilst reālajai situācijai un vai ir nodrošinātas visas prasības t.sk. informācijas un publicitātes

29

1

VEIDLAPA (PARAUGS)

30

1

PUBLICITĀTES PLĀNS(MK NOTEIKUMI NR. 749)

31

1

PAMATPRINCIPI

Informācijas vākšanas un dokumentukārtošanas pamatprincips - jābūt iespējai

jebkurā brīdī ātri un kvalitatīvi salīdzināt- plānotos pasākumus ar realizētiem; - plānotos rezultātus ar sasniegtiem.Tas nozīmē, ka: • jāizstrādā informācijas vākšanas un

dokumentu kārtošanas sistēma projektā;• regulāri jāveic projekta uzraudzība

(monitorings);• jāvāc visa veida pierādījumi (!)

32

1

PROJEKTU LIETVEDĪBA

Projektu lietvedība ietver procedūras, kas izveido sistēmu lietvedībai projektā un dokumentāli atspoguļo norises projektā

Projekta dokumentu pārvaldība ir darbietilpīgs process, kuram nozīme ir ne tikai īstermiņā, bet arī ilgtermiņā

33

1

PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA

UN DOKUMENTI

Projekta aktivitātesJāuzkrāj visi dokumenti, kas pierāda, ka

aktivitātes ir notikušas!

Vai notikušas; kad?; kur? vai ir novirze no plānotā?

Kādā veidā aktivitātes ieviestas (līgumi; norises plāni; dalībnieki; fotogrāfijas u.c.)

Tiešais iznākums (plānots; faktiski; novirze) Ieviesējs Problēmas; risinājumi Publicitātes pierādījumi

34

1

PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA

UN DOKUMENTIPersonālsJāuzkrāj visi dokumenti, kas pierāda, ka

konkrētais cilvēks ir veicis pieteikumā norādīto darbu!

Līgumi; Vārds, uzvārds; funkcija projektā (lektors,

eksperts utt.) Detalizēts pienākumu apraksts; Darba pieņemšanas - nodošanas akts; AtskaiteVai nodrošināja publicitāti?Vai līgumos bija tādas prasības? 35

1

PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA

UN DOKUMENTILīgumiAtsaucei uz projektu, finansējuma avotu, projekta

līgumu u.c. jābūt visos iepirkumu dokumentos! Informācija par visiem noslēgtajiem līgumiem Visi noslēgtie līgumi; Līgumsaistības un to izpilde (rēķini, akti;

atskaites, fotogrāfijas u.c.) Partneru ieguldījums projektā (saskaņā ar

noslēgto partnerības vai sadarbības līgumu) Atskaites; indikatoriVai nodrošināja publicitāti?Vai līgumos bija tādas prasības?

36

1

PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA

UN DOKUMENTIInformācijaJāuzkrāj visi dokumenti, kas pierāda šo pasākumu

norisi projektā!

Publikāciju kopijas; Pasākumu fotogrāfijas; Stendu, plākšnu fotoattēli; Izdrukas no mājaslapas; Aptaujas;u.c.

37

1

PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA UN

DOKUMENTIIepirkumiAtsaucei uz projektu, finansējuma avotu, projekta

līgumu u.c. jābūt visos iepirkumu dokumentos!

Rīkojums par iepirkumu komisijas izveidi; Iepirkumu plāni; Iepirkumu nolikumi; Iepirkumu komisijas protokoli; Sarakstes dokumenti ar Pretendentiem un

Kandidātiem; Paziņojumi IUB un Pasūtītāja mājaslapā; Noslēgtie līgumi

38

1

PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ INFORMĀCIJA

UN DOKUMENTIJābūt pierādījumiem!Jābūt atbildēm! Vai mērķauditorija zina finansēšanas avotu

projektā? Vai tika nodrošināta sadarbības partneru līdzdalība? Kā un vai projekts uzlabojis situāciju pašvaldībā

(aprakstīta projekta pieteikumā!); Kā un vai sasniegts projekta tiešais mērķis? Projekta īstenošanas gaita, aktivitātes Kā tika izvēlēta mērķauditorija un iesaistīta

projektā? Kādi bija publicitātes pasākumi?u.c.

39

1

DAŽAS ATZIŅAS

• Projektu lietvedība ir darbietilpīgs darbs, to nevar veikt pavirši

• Projektu lietvedības dokumentus izveido vairāki cilvēki

• No dokumentu kvalitātes un sistematizēšanas atkarīgs auditoru vērtējums par projekta norisi

• No dokumentu kvalitātes un pieejamības var būt atkarīga izlietoto līdzekļu attiecināmība!

40

1

PROJEKTA NOSLĒGUMS

• Projekta noslēguma atskaites un projekta dokumentācijas sastādīšana

•  Noslēdzošā projekta izdevumu kalkulācija•  Nākotnē veicamo uzlabojamu uzskaitījums•  Noslēguma informācija par projektu

KO JĀATCERAS?

Finansējuma saņēmējam jānodrošina dokumentu uzglabāšanu un to pieejamību līgumā noteiktā termiņā

finansējuma saņēmējs nodrošina EK un LR institūcijām pieeju visiem ar projekta īstenošanu saistītiem dokumentu oriģināliem

Tiek nodrošināta projekta ilgtspēja un pēcprojekta publicitāte

DOKUMENTU ARHIVĒŠANA• Projekta noslēgumā dokumenti tiek nodoti

iestādes lietvedībai• Pirms tam tie rūpīgi jāpārskata

Arhīviskā vērtība!

11.02.2010. likums "Arhīvu likums" ("LV", 35 (4227), 03.03.2010.) [stājas spēkā 01.01.2011.]

http://www.likumi.lv/doc.php?id=205971

43

1

PROJEKTA DOKUMENTU GLABĀŠANA

Jānodrošina atbilstoša fiziska vide!

Jāuzglabā visi ar projektu saistīto dokumentu oriģināli!

Pie projekta materiāliem pieskaitāmi arī audio un videoieraksti, grāmatas, fotogrāfijas u.c.

44

1

NORMATĪVO AKTU PRASĪBASMK NOTEIKUMI NR.916

Kopijas• Dokumenta kopiju izstrādā, nokopējot vai

citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla attēlu ar visām oriģināla dokumenta grafiskajām un citām īpatnībām.

• Izstrādājot elektroniska dokumenta kopiju papīra formā, tos dokumenta rekvizītus, kuri papīra formā nav redzami, atveido dokumenta kopijā uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta virs apliecinājuma uzraksta.

45

1

PREZENTĀCIJU VEIDOŠANA PROJEKTĀ

• Projekta rezultātu prezentācija ietver visas publicitātes prasības

• Prezentē galveno!• Maz teksta, kodolīgs saturs!• Katrai prezentācijai nosaka mērķi• Jānorāda atsauces

46

1

• Semināru izvērtējums• Diskusijas

47

1

PALDIES PAR UZMANĪBU!

KontaktinformācijaAija Sannikova, [email protected]. 29333028