IBM Connectday_ULC-Vortrag_Formularmanagement

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D2Workflowmanagement mit Lotus Notes

Matthias Friedrich – ULC Business Solutions GmbH

http://www.ulc.de

Breakout-Session


Referent – Kurzvorstellung

Matthias Friedrich

Geschäftsführer ULC Business Solutions GmbH

Marketing, Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit, Strategie & Innovationen

Social Collaboration, Formular- & Prozessmanagement

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ULC Business Solutions GmbH – Kurzvorstellung

Leistungsportfolio:

Fachthemen: Social Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, Mobile Solutions, Software-Individualentwicklung

Infrastrukturthemen: IBM Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr, Dokumentenmanagement, Datenarchivierung, Datenverschlüsselung

Fakten:

Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich IBM Software

Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants

"Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!"

Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse Bautzen



➔ IBM Premier Business Partner ➔ IBM Autorisierter Schulungsanbieter (AITP)➔ Lotus Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr, ...

➔ Group Business Partner➔ iQ.Suite-Schulungsanbieter➔ E-Mail-Management, -Sicherheit, -Archivierung

➔ EASY Business Partner➔ Archivierung mit EASY NOTES➔ Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement

➔ Panagenda Business Partner➔ Lotus Notes Server-, Client-, Anwendungsmanagement mit

MarvelClient, GreenLight, GroupExplorer, Notes2Web, etc.

➔ SOPHOS Business Partner – Sophos Mobile Control (MDM)➔ Mobile Device Management für alle gängigen Betriebssysteme

wie Apple iOS, Android, Windows, Symbian und BlackBerry



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Workflowmanagement mit Lotus Notes

Ziele:

Sensibilisierung für das Thema „Formular- und Prozessmanagement“ im Unternehmen

Erkennen von Optimierungspotential in der Organisation

Kurzvorstellung eines Tools für das elektronische Formular- und Prozessmanagement

Wege:

Dieser Vortrag kann nur einen allgemeinen Einblick geben, da das Thema im Detail sehr umfangreich ist.


Einführung

Einordnung ins Unternehmensumfeld:

Formulare =

DokumentationInformationstransport und -ArchivierungAbbild von betrieblichen Prozessen (z.B. Genehmigung)

… in vorgegebener Struktur, ggf. mit Ausfüllhilfen


Einführung

Optimierungsansätze (heute):

1. Sichtweise (Qualitätsmanagement)

OrganisationsoptimierungDokumentation

2. Sichtweise (EDV)

technische OptimierungVerknüpfung vorhandener (verschiedener) SystemeEliminierung von Medienbrüchen


Vom Papier- zum papierlosen Formular

Begriffsklärung

„klassisches“ Formular:

Papiervorlage oder Druckvorlageteilweise Ausfüllhilfe, aber anschließender Ausdruck

„elektronisches“ Formular

vollständig EDV-gestützte Bearbeitung Verknüpfung von Formular und Bearbeitungsprozessidealer Weise: kein Ausdruck



Vorteile des „elektronischen“ Formulars

aus Nutzersicht:

immer aktuelle Formularvorlage vorhandenumfangreiche Ausfüllhilfen realisierbardynamische Änderung von Formularen je nach BearbeitungsstandÜberblick über den Bearbeitungsstand

aus Organisationssicht:

hohe Daten-Qualität der Inhalte (Eingabevalidierung)beschleunigte Abläufe durch „elektronischen Transport“vielfältige Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten



Besonderheiten des „elektronischen“ Formulars

Formularentwicklung / -Verwaltung

Formularinhalte (z.B. Bemerkungsfelder)AdministrationsanforderungenAnalyseaufgaben (Performance, Engpässe etc.)

Qualitätsmanagement / Revision:

Rechtssicherheit der elektronische SignaturVersionierung / VersionsverwaltungDatenintegrität, Datensicherheit, Revisionssicherheit


Elektronische Formulare im Unternehmensumfeld

Differenzierung:

Formulare aus Kernprozessen

vollständige Abbildung in Kernanwendungen (z.B. ERP) i.d.R. kein Handlungsbedarf

Formulare aus Organisationsprozessen

vielfach noch als Papierformular bzw. Druckvorlageteilweise elektronisch umgesetzt (meist auf Basis von Lotus Notes / Domino)



Formulare aus Organisationsprozessen (Beispiele)

Laufzettel „neuer Mitarbeiter“

Dienstwagenbuchung

Dienstreiseantrag

Reisekostenabrechnung

Überstundenverwaltung

Programmeinsatzverfahren

Beschaffungsantrag / Rechnungsfreigabe

IT-Anträge (Software-/Hardwarebeschaffung, Zugriffsrechte)

…



Was spricht für eine Umsetzung als elektronisches Formular ?

Häufige Nutzung und/oder viele Nutzer

klassischer Genehmigungsprozess (auch mehrstufig: Wasserfall-Prinzip)

häufige Änderungen im Formular und/oder Prozess

einzuhaltende Zeitvorgaben (z.B. Laufzettel neuer Mitarbeiter)

verteilte Organisationsstruktur (Filialen...)

komplexe Zusammenhänge mit viel Erklärungsbedarf

…


Der Weg zum elektronischen Formular / Prozessmanagement

Ein elektronisches Formular ohne einen definierten Bearbeitungsprozess ist nicht (wesentlich) besser als

eine Druckvorlage !



Definition

Modell

(Simulation)

Bereitstellung

Nutzung

Überwachung

Analyse

Optimierung

Business Process Management (BPM)

ein stetiger Kreislauf



Information Analyse Modell Umsetzung Steuerung

Phasen der Prozessentwicklung

Einzelne Phasen lassen sich abgrenzen:

● nach Inhalten● nach Zuständigkeiten● nach Zeitpunkten und Zeiträumen




Informationsphase

Auseinandersetzung mit dem Thema BPM / Formularwesen

bei Bedarf: Schulungen

wichtig: rechtzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter



Analysephase

Erfassung und Dokumentation vorhandener Formulare und Prozesse (Prozesslandschaft)

wichtig: kritisches Hinterfragen vorhandener Strukturen (jetzt ist Zeit für den Wandel)

wichtig: Organisations-Struktur bereits in Datenbank verfügbar ?

wichtig: Nutzung des vorhandenen Know-Hows bei den Mitarbeitern




Modellphase (Prozess)Detaillierte Dokumentation des Formulars und des ProzessesAbschätzung (wenn möglich auch → Simulation) von ZeitabläufenVorbereitung der Implementierung (bei externer Vergabe: Lastenheft)

Tools:Empfehlung: BPMN 2.0 als Basis (technische Umsetzung)ideal: XPDL als Standard-SchnittstelleMS-Visio, Bizagi Process Modeler, Aris / Aris Express, ...




Umsetzungsphase (Implementierung)Bei Bedarf: Evaluierung von geeigneter Software, Entscheidung für geeignete PlattformEntwicklung Formulare, Implementierung ProzesseWichtig → Planung von:

Testphase mit geeigneten MitarbeiternRoll-Out: technisch / Schulung von Mitarbeitern / Helpdesk …Einleitung Analyse und SteuerungsphaseVorbereitung Anwender-Support




SteuerungsphaseErhebung und Auswertung geeigneter AnalysedatenInterviews mit den AnwendernOptimierung (Prozess und/oder Implementierung)



Prozesskontrolle / Prozessoptimierung

Warum ?

Es wird sich immer irgendwo ein Fehler eingeschlichen haben !?

Bei der Modellierung wird teilweise von Annahmen ausgegangen, die jetzt bestätigt werden müssen.

Die Geschäftsprozesse ändern sich.

Umgebungsbedingungen und Plattformen ändern sich.

…


Erstellung elektronischer Formulare „ohne“ Programmierung

Übertragung von inhaltlichen Aufgaben zum Formular- & Prozessmanagement an Mitarbeiter außerhalb der EDV-Abteilung

Aber: Gradwanderung

Komfort und Vorteile elektronischer Formulare steigen mit steigender Komplexität der Formulare (und Prozesse)dadurch: einfache „Programmierung“ i.S.v. Logik wird schnell notwendigAus Erfahrung: Dieser Aufgabenbereich ist für interessierte Mitarbeiter nach Schulung und Einarbeitung leistbar !


Zusammenfassung

Die Einführung elektronischer Formulare außerhalb der Kernprozesse beinhaltet viele Optimierungsmöglichkeiten im Unternehmen:

KostenoptimierungQualitätsverbesserungTransparenz Übergabe von Verantwortung in die Struktur

Speziell im Unternehmensumfeld gibt es viele Rahmenparameter, die berücksichtigt werden müssen.

Für komplexere Einführungen wird i.d.R. externe Hilfe benötigt.


Beispiel: ULC.Formular- & Prozessmanager


Matthias FriedrichHeiko Stelter

ULC Business Solutions GmbH

+49 (0) 351 56 38 100+49 (0) 351 56 38 111

[email protected]

www.ulc.de

Ostra-Allee 9 | 01067 DresdenCuriestraße 2 | 70563 Stuttgart

Geschäftsführer:

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

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