Konferenz: Vorsprung sichern mit smarter IT by DNUG IAV-Benutzerverwaltung in Lotus Notes S5.1 - Collaboration Award/Best Practices Erfahrungen für andere Anwender 1. Renate Mohr IAV GmbH [email protected]2. Walter Krieg Gedys Intraware GmbH [email protected]
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Konferenz: Vorsprung sichern mit smarter IT by DNUG
IAV-Benutzerverwaltung in Lotus NotesS5.1 - Collaboration Award/Best PracticesErfahrungen für andere Anwender
Warum eine Benutzerverwaltung? Die AusgangslageIAV-Benutzerverwaltung
Anforderungen • Wachsende Mitarbeiterzahlen im
In- und Ausland• Sicherheitsanforderungen der
Auftraggeber innerhalb der IAV müssen gewährleistet werden (Projekte)
• Prozess- und Informationssicherheit• Transparente Benutzerführung
(Eingaben, Freigaben)• Beteiligung der Mitarbeiter an der
Prozessgestaltung• Einführung der Applikation nach
Möglichkeit über ein Online- Hilfesystem
Fakten• Ca. 4.000 Mitarbeiter • 22 Standorte in 10 Ländern weltweit• Ca. 8.000 Projekte / durchschnittl. Laufzeit 6 Monate• Ca. 500 organisat. Veränderungen von Mitarbeitern pro Jahr• Ca. 2.400 Anträge / Monat• Über 50 zentrale Systeme
• Sicherheit von Information und Prozess: Die Informationen werden nur durch die Prozessverantwortlichen eingegeben
• Informationspool: Die Anwendung ist die Zentrale aller Stammdaten von Firmen, Mitarbeitern und Berechtigungen der IAV GmbH und ihrer Tochterunternehmen
• Automatisierung der Datenströme: Schnittstellen in/aus Applikationen sind vorhanden bzw. vorgesehen
• Datenimport: Aus allen Systemen konnten für den Start die tatsächlichen Daten per Schnittstelle importiert werden
• Auswertung: Summarische Betrachtung der Berechtigungen mit unterschiedlichem Fokus, z. B.
– Was sind meine Berechtigungen – Ansicht „Meine IAV“– Welche Standards und zusätzliche Berechtigungen hat
eine Organisationseinheit– Welche Benutzer sind auf welcher Berechtigung– Offene Anträge auf einen Blick– Bearbeiter auf einen Blick
1. Anwendung mit allen Berechtigungen, allen Genehmigungen, aller Mitarbeiter in allen Systemen
2. Plattform für die gesamte Berechtigungsstruktur des Unternehmens
3. Grundlage zur Automatisierung diverser unternehmensweiter, standardisierter Abläufe aller organisatorischen Change-Management-Prozesse im Unternehmen
4. Sicherheit des Kunden nachweisbar gewährleistet
5. Konfigurierbarkeit aller dargestellten Prozesse (Kleinstes Gemeinsames vs. Individualisierung) – also änderbar – und damit in jeder beliebigen Organisation (Unternehmen) einsetzbar
6. Unabhängigkeit der Anwendung von Lotus Notes Version
7. Nutzung der Kommunikationsmittel (Collaboration) von Lotus Notes d.h. der IAV
8. Einführungsstandards für neue Anwendungen Lernen durch kontext-sensitive Videotutorials(Ebenfalls menügesteuerter Abruf über ein Help Center möglich)
9. Importmöglichkeit der Daten direkt aus den Systemen
10. ERFAHRUNG: Die Abbildung aller Geschäftsprozesse in einem 0/1 Modus hat nicht nur die Programmierung der Datenbank sondern auch die internen Prozesse vorangebracht.
Die Konfiguration des UnternehmensIAV-Benutzerverwaltung
Das Unternehmen erhält Parameter:• Organisatorische (durch Human Resources) und andere (z.B. durch Facility Management)• Die Systeme werden angemeldet und genehmigt:
Mit organisatorischen und fachlich Verantwortlichen, Serverstandorten, Administratoren u.v.m.
Die Konfiguration des UnternehmensIAV-Benutzerverwaltung
• Human Resources: erstellt Mitarbeiterstati, Positionen u.a.m.• Facility Management: erstellt Lokationen mit Telefonnummern, Gebäuden und Gebäudeteilen• System Management: erstellt unterschiedliche - Standard- und individuelle Berechtigungen auf
Auswahl der StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung
• Über das System Management werden für die neue Mitarbeiterin passend zu den Parametern: Feste Mitarbeiterin, Teamleiterin in der Lokation Gifhorndie entsprechenden Standardberechtigungen ausgewählt
• Sie hat die Berechtigung auf alle Projekressourcen vom System Management erhalten• Z.B. Notes: Projektverteiler, Projektteamroom, Novell: Projektordner, Schließkarte: Zugang zu
Prototypenraum, CAD: geforderte Catia-Version etc.
Automatisierte Ausstattung mit StandardberechtigungenIAV-Benutzerverwaltung
Nela Randhut-Leyer
Fester MA
Gifhorn, R. 200TL AL
• Die neue Mitarbeiterin steigt auf: sie wird Abteilungsleiterin• Das Systemmanagement stellt die entsprechenden Berechtigungen auf die Standardressourcen bereit