I Oficina de Arquivos e Protocolo - diasrosa.com.brdiasrosa.com.br/wp-content/uploads/2014/05/Arquivo-e-Protocolo... · Surgimento da idéia de arquivo administrativo e histórico.

Revolução Francesa;

Segunda Guerra Mundial

– fotocopiadora,

eletrônica, televisão,

satélites, computadores;

1970 – telemática,

computadores

interligados a outros via

linhas telefônicas;

Antiga Grécia – Arché – Palácio dos

Magistrados aos depósitos;

Direitos de Instituições ou Indivíduos;

Reivindicações;

Transferência a museus e bibliotecas;

Surgimento da idéia de arquivo

administrativo e histórico.

Dados – fragmentos;

Informação - conjunto de

fragmentos; conseqüência;

elemento não privilegiado;

Suporte - material

Comunicação – atender à administração;

normas; diluição entre indivíduos; função

arquivística;

Gestão Documental – Medidas e rotinas;

racionalização e eficiência na criação,

tramitação, classificação, uso primário e

avaliação

Criação interna e externa;

Tramitação;

Destinação.

Conjunto de documentos que,

independentemente da natureza do suporte,

são reunidos por acumulação ao longo das

atividades de pessoas físicas ou jurídicas,

públicas ou privadas;

Conjunto de documentos;

Móvel para guarda de documentos;

Local onde o acervo deverá ser conservado;

Órgão ou instituição de guarda e

conservação;

Todo e qualquer suporte material no qual

pode ser registrada, de modo arbitrário,

científico ou não, a existência de um

conteúdo informacional.

Tudo aquilo que pode registrar uma

mensagem, uma idéia ou um acontecimento.

Todos os documentos que, produzidos e/ou

recebidos por uma pessoa física ou jurídica,

pública ou privada, no exercício de suas

atividades, constituem elementos de prova

ou de informação.

Formam um conjunto orgânico, refletindo as

atividades a que se vinculam, expressando os

atos de seus produtores no exercício de suas

funções.

Século XX – extensão de novos suportes,

eliminando tentativas de delimitar os possíveis

meios materiais;

Surgimento da Gestão de Documentos – Reformas

administrativas Estados Unidos e Canadá;

Década de 40 – impossibilidade de lidar com a

massa;

É estabelecida os valores probatórios e

informativos;

Destinação.

Exclusividade de criação e

recepção por uma firma,

repartição ou instituição;

Origem no curso das

atividades – Prova de

transações realizadas;

Caráter orgânico – ligação

no mesmo conjunto.

Pode ser formado por órgãos de documentação,

de acordo com as características dos

documentos armazenados.

Arquivo – documentos acumulados diante do exercício de

atividades;

Biblioteca – Conhecimento genérico produzido por terceiros.

Objeto de pesquisa e consulta. Maioria impresso.

Museu – Objetos coletados que contam a história, com

finalidade essencialmente cultural.

Autenticidade: ligada ao processo de criação, manutenção e

custódia. São autênticos quando são criados e conservados de

acordo com procedimentos regulares.

Naturalidade: como sedimentos de estratificações geológicas,

dota de um elemento de coesão espontânea, embora

estruturada.

Inter - relacionamento: relações estabelecidas no decorrer do

andamento das transações.

Unicidade: cada registro, assume um lugar único na estrutura

documental do grupo ao que pertence.

Princípios da Legalidade: prova confiável das ações.

São classificados quanto à entidade mantenedora, à evolução, à

natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão da

atuação.

Quanto à entidade:

Público: federal, estadual e municipal;

Privado: comercial, institucional, familiar ou pessoal.

Quanto a Natureza:

Especial: suporte diferente que merece tratamento especial;

Especializado: em que predomina um assunto específico.

Quanto à Finalidade:

Funcional: os que servem a administração;

Cultural: Aqueles que servem a história e a pesquisa.

Quanto à extensão:

Setorial: originados em um setor;

Geral: conjunto dos arquivos setoriais.

Atividade técnica destinada a organizar a

documentação de caráter corrente, agrupando os

documentos de acordo com características

comuns que apresentam no ato de sua criação,

com a sua finalidade a que se destina e a

estrutura administrativa da instituição.

Conservação: é o levantamento, estudo e

controle das causas de degradação, permitindo

a adoção de medidas de prevenção. É um

procedimento prático aplicado na preservação.

Ex.: diagnóstico, monitoramento ambiental,

vistoria, etc.

Conservação preventiva: são intervenções

diretas, feitas com a finalidade de resguardar o

objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.:

higienização, pequenos reparos,

acondicionamento, etc.

CONSERVAÇÃO Conforme o Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística conservação

constitui na “promoção da preservação e da

restauração dos documentos” (ARQUIVO

NACIONAL, 2005, p. 52).

Assim, a preservação é a prevenção da

deterioração e danos em documentos, por

meio de adequado controle ambiental e/ou

tratamento físico e/ou químico e a

restauração é o conjunto de procedimentos

específicos para recuperação e reforço de

documentos deteriorados e danificados

(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 148).

Alfabético

Geográfico

Numérico

Cronológico

Dígito terminal

Assunto

Codificação: etapa que sucede a

classificação, é a tarefa de ler, interpretar,

identificar o assunto e atribuir a ele uma

classe, uma classificação.

Ordenação/arquivamento: é a atividade de

organização dos documentos dentro das

pastas, fichários, arquivos...

Estágios de Evolução: indispensável que

estejam dispostos de forma a servir ao

usuário com precisão e rapidez;

Definidas como 3 idades , é um dos pilares da

Arquivologia;

Elaborada na década de 40, propõe a divisão

em 3 fases, de acordo com o seu uso, não

importando o suporte.

Arquivo Corrente – Ativos – Dinâmicos – Idade 1

Vinculados aos objetivos imediatos;

Arquivo Intermediário – Semi-Ativo – Idade 2

Originários de arquivos correntes, aguardando

destinação, efeito transitório, eliminação ou

permanente;

Arquivo Permanente – Inativo – Histórico – Idade 3

Sem valor de natureza Administrativa,

conhecimento do passado.

Avaliação Documental

A avaliação é uma função de extrema importância no processo de classificação de

documentos.

Consiste basicamente na análise e identificação dos valores dos documentos para a

definição de seus prazos de guarda e destinação.

A avaliação documental é feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou

históricos e na relação orgânica com os demais documentos do fundo a que pertence.

A classificação e avaliação representam atividades significativas para o perfeito

arquivamento dos documentos.

Classificação de Documentos

A classificação é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes.

Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos

cuidados da documentação.

A classificação se materializa com um Plano de Classificação, que deve ter como

características a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação.

O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui código numérico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo

o mesmo critério para grupos e subgrupos.

000 – Administração Geral

100

200

300

400 destinam-se aos assuntos relativos às

500 atividades-fim do órgão.

500

600

700

800

900 – Assuntos Diversos

A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses:

010 – Organização e funcionamento

020 – Pessoal

030 – Material

040 – Patrimônio

050 – Orçamento e finanças

060 – Documentação e informação

070 – Comunicações

080 – Vaga

090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral

A classe 900 – Assuntos diversos

910 – Solenidades, comemorações, homenagens

920 – Congressos, conferencias, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas.

930 – Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos

940 – Visitas e visitantes

990 – Assuntos transitórios

991 – Cartas de apresentação e recomendação

992 – Comunicação e informes

993 – Convites diversos

994 – Felicitações, agradecimentos, pêsames, despedidas

995 – Protestos, reivindicações, sugestões

996 – Associações: culturais, de amigos e de servidores

997 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas

GRUPO 022 – Aperfeiçoamento e treinamento

SUBGRUPO 022.1 – Cursos

SÉRIE 022.11 – Promovidos pela instituição

SÉRIE 022.12 – Promovidos por outras instituições

SUBSÉRIE 022.121 – No Brasil

SUBSÉRIE 022.122 – No Exterior

CLASSE

000 Administração Geral

Subclasse

010 Organização e funcionamento

Grupo

021 Recrutamento e seleção

Subgrupo

022.1 Cursos

Série

022.12 Promovidos por outra instituição

Série

022.11 Promovidos pela instituição

Subclasse

020 Pessoal

Subclasse

030 Material

Grupo

022 Aperfeiçoamento e treinamento

Grupo

023 Quadros, tabelas e

políticas de pessoal

Subgrupo

022.2 Estágios

Subsérie

022.122 No Exterior

Subsérie

022.121 No Brasil

A Tabela de Temporalidade é um instrumento que visa

identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes prazo de

guarda e destinação final nas fases do arquivo.

Pastas

Caixas

Suspensas

Envelopes

Plásticos

Outros...

PADRONIZAÇÃO

COR E SUPORTE

SIN

AL

DE

TR

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SIT

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Motivação é a arte de fazer as pessoas fazerem o que você quer que elas façam porque elas o querem fazer. Dwight Eisenhower Obrigado!