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AnforderungAbbildung eines (freigewählten) zweckdienlichen Registraturplanes im digitalen RMS.
Lösungsansatz
Der bestehende Registraturplan einer Gemeinde, Stadt wird ins Protokollsystem eingelesen.Die Projektstruktur, resp Vorgaben für das Geschäftsfallmanagement wird analog aufgebaut.
AnforderungAbbildung der relevanten Informationen und Metadaten in Dossiers mit den relevanten Deskriptoren für alle geschäftsrelevanten digitalen Informationen(z.B. Autor, Version, Erstellungsdatum, Klassierung, Klassifizierung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Ablieferungspflicht an Archiv etc.)
AnforderungAbbildung eines stufen-, aufgaben- und kompetenzgerechten Berechtigungssystems des Zugriffs auf alle im RMS gespeicherten Informationen für das Management.
Digitale Signatur zur Sicherstellung der Beweis und Revisionstauglichkeit aller im RMS gespeicherten geschäftsrelevanten Informationen.Nachweis für den Einsatz der Suisse-ID für die Authentisierung am Eingangsportal zu erbringen.
Lösungsansatz• Unterzeichnung der Dokumente im System mittels Suisse ID• Login von intern oder extern mit dem Zusatz von Suisse ID
Unsere Gemeindeverwaltung setzt seit April 2007 das Informationssystem"Consolidate", welches von der Firma Dowar unterstützt wird, mit grossem Erfolg ein. Das System erleichtert die tätliche Kommunikations- und Verwaltungsarbeit mit Projektmanagement massiv. Zudem stehen die vorhandenen Informationen entsprechend der vordefinierten Sicherheitseinstellungen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stufengerecht zur Verfügung.
Sämtliche Adresseinformationen der Einwohnerinnen und Einwohner werden regelmässig ins Consolidate importiert. Sie werden für Korrespondenzen, Serienbriefe, Lieferscheine und Auswertungen genutzt. Auch ist es möglich, die Personendaten mit den entsprechenden Projekt- oder Geschäftsinformationen zu verknüpfen. Unsere tägliche Arbeit wurde damit effizienter, die Informationen umfassender und die Daten entsprechend durchgängiger.