HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM VOFFICE – VIETTEL

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN

MỀM VOFFICE – VIETTEL

1. Tiếp nhận văn bản từ bên ngoài vào ban hành cho tất cả

CBGVNV Phòng giáo dục và đơn vị trường học:

a) Bước 1:

- Login vào phần mềm chọn “ Văn Bản Đến” “ Tiếp

nhận văn bản” Vào sổ văn bản

b) Bước 2:

*Phần mềm sẽ hiển thị thông tin văn bản gồm:

- Sổ văn bản “ mặc định văn bản đến”

- Nơi gửi, văn thử đánh vào ví dụ: Ủy ban nhân dân huyện Tiên

Phước.

- Trích yếu…..

- Chọn loại văn bản…..

- Chọn người ký…..

- Nhập nội dung xử lý ……

- Tích chọn SMS để người nhận, nhận được tin nhắn

- Chọn tệp đính kèm “ Công văn, văn bản đã Scan”

- Sau đó chọn lưu và đóng

*** Phần mềm sẽ hiển thị thông báo sau kích chọn “ không”

c) Bước 3:

- Sau khi lưu thành công, người dùng vào “ mục chờ xử lý” sẽ load ra

văn bản mình mới lưu về kích vào mục “xử lý”

- Sẽ load ra các tùy chọn: xem luồng, theo dõi, công bố chọn

“ Công bố”

Màn hình sẽ hiển thị:

Người dùng chọn vào dấu > như hình trên, phần mềm sẽ liệt kê ra all

đơn vị trên toàn tỉnh quảng nam kéo xuống tìm đơn vị “ Phòng giáo

dục huyện Tiên Phước” Sau đó có thể tích chọn theo nhóm , hoặc

chọn all tài khoản từ trưởng phòng đến các hiệu trưởng nhà trường.

Sau đó tích chọn phương thức nhận “ SMS”

Và bấm “gửi xử lý” – Như vậy là đã gửi xong văn bản.

Người nhận vào “ Văn bản đến” chọn mục “nhận để biết” sẽ liệt

kê ra tất cả văn bản đã được nhận, người dùng có thể kích vào dòng văn

bản đến đó hoặc, kích vào file văn bản để xem,

Sau khi kích vào dòng “văn bản đến” sẽ hiện ra màn hình như sau:

Nó sẽ hiển thị “file đính kèm” ta có thể tải về, và thông tin người gửi

người nhận trạng thái gồm:

- Mới đến

- Đã đọc

Để từ đó ta có thể gọi điện đôn đốc các nhân sự nhận được văn bản và

tin nhắn nhưng chưa vào phần mềm để đọc.

2. Ban hành văn bản trong nội bộ ngành giáo dục huyện Tiên Phước:

Các loại văn bản do Phó trưởng phòng , trưởng phòng giáo dục,

hiệu trưởng….. đã ký

a) Bước 1:

- Người dùng chọn “ Văn bản đi” chọn “Ban hành” chọn “ Cấp sổ

và ban hành”

Màn hình sẽ hiển thị các mục, người dùng điền vào:

- Sổ văn bản “ mặc định là văn bản đi”

- Loại văn bản….

- Trích yếu….

- Người ký, có thể chọn hoặc đánh tên vào.

Chọn vào nơi nhận:

Màn hình sẽ hiển thị:

Người dùng kích chọn từ nhóm sau đó sẽ hiển thị “ Danh sách các

nhóm” kích chọn vào nhóm thuộc tài khoản của mình:

Ví dụ:

- Hiệu trưởng trường mầm non thì chọn nhóm mầm non

- Văn thư phòng giáo dục thì chọn nhóm là Phòng giáo dục

Sáu đó sẽ hiển thị danh sách các cá nhân thuộc nhóm đó, và “chọn

chính bản thân mình”

Ví dụ : User văn thư “ Lê Thị Ánh Nguyệt” muốn ban hành văn bản thì

chọn chính User đó:

Sau đó nhấn “ Lưu”

Sau đó người dùng chọn “phương thức gửi: SMS”

Chọn tệp đính kèm , các công văn đã Scan gửi lên”

Sau đó lưu và đóng

Sau đó vào “ Văn bản đến” Chọn “ Chờ xử lý” chọn công văn cần

xử lý

Chọn vào “ Công bố”.

Và làm theo hướng dẫn tương tự như: Bước 3, phần 1.

3. Truyền thông nội bộ: đã sử dụng

4. Giao việc: Sẽ hướng dẫn sau

5. Lịch công tác: Sẽ hướng dẫn sau

=================================================

Mr. Nguyễn Đình Chiến

-------------------------------------------------------------------------------

Phòng CNTT - Viettel Quảng Nam

Địa chỉ: 121 Hùng Vương - P.An Mỹ - TP.Tam Kỳ - Quảng Nam

Email: [email protected]

Điện thoại: 0868.577.586 - 01698.774.777