Hướng dẫn sử dụng Module Hồ sơ lưu trữ

Module Hồ sơ lưu trữ

MODULE HỒ SƠ LƯU TRỮ 1 VNPT NINH BÌNH

Hướng dẫn sử dụng Module Hồ sơ lưu trữ

1. Lập danh sách đề mục hồ sơ. Mô tả: Theo nghị định 30/2020/NĐ-CP:

“Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức

(tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động

(tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức). Trong từng

đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các

đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo

lĩnh vực hoạt động).”

“Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề

mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ

số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do

cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.”

Người thực hiện:

Sau khi được Lãnh đạo đơn vị duyệt danh sách đề mục, người được giao quyền

Quản trị Lưu trữ cơ quan sẽ nhập danh sách này lên hệ thống cho các các đơn

vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

Thao tác:

- Menu: Hồ sơ lưu trữ điện tử Quản lý đề mục



- Bước 1: Trong giao diện danh sách đề mục, Nhấp chuột vào nút “Thêm”

để tạo đề mục mới.

- Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin: Đề mục cha (nếu có), tên để mục, ký

hiệu – sau này sẽ lấy làm tiền tố trong số ký hiệu của hồ sơ thuộc đề mục

này. Cuối cùng bấm nút “Lưu lại”.

Người quản trị có trể chỉnh sửa hoặc xóa đề mục nếu đề mục này chưa có hồ sơ

nào gán vào.

2. Lập hồ sơ

2.1. Mở hồ sơ mới:

Menu: Hồ sơ lưu trữ điện tử Mở hồ sơ mới

Thao tác:

- Bước 1: Nhập đầy đủ các thông tin yêu cầu. Lưu ý:

o Phải chọn đề mục trước để hệ thống tự sinh số hiệu hồ sơ theo đề

mục đã chọn!

o Hạn bảo quản: Chọn “Vĩnh viễn” hoặc chọn năm hết hạn bảo quản.

- Bước 2: Bấm nút “Lưu” để hoàn tất quá trình mở hồ sơ mới.



2.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ:

Mô tả: “Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật

tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết

công việc vào hồ sơ đã mở,…” – Nghị định 30/2020/NĐ-CP

o Người dùng có thể thêm văn bản vào hồ sơ lưu trữ khi xem chi tiết

văn bản.

o Hoặc vào menu : Hỗ sơ lưu trữ điện tử Hồ sơ đang xử lý và

chọn hồ sơ muốn cập nhật

Khi giao diện cập nhật hồ sơ hiện ra, người dùng có thẻ thêm hàng loạt các văn bản

đến/đi vào hồ sơ.



3. Kết thúc hồ sơ và Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 3.1. Kết thúc hồ sơ:

Mô tả:

- “Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.”

- “Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có

trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn

bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp;

hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.”

Thao tác:

- Bước 1: Vào hồ sơ đang xử lý như mục 2.2.

- Bước 2: Bấm nút “Kết thúc”

Đến đây người dùng đã kết thúc việc lập hồ sơ. Tiếp theo người dùng sẽ thực hiện

quy trình tiếp theo là Nộp lưu hồ sơ. Để nộp lưu hồ sơ cho Quản trị Lưu trữu cơ



quan, hồ sơ đó cần phải được Trưởng phòng và Lãnh đạo đơn vị duyệt cho phép

lưu trữ.

3.2. Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Mô tả: Quá trình duyệt lưu trữ hồ sơ

3.2.1. Trình Trưởng phòng duyệt lưu trữ

- Bước 1: Sau khi kết thúc hồ sơ tại mục 2.2, người dùng cần chuyển hồ sơ

này cho tài khoản Trưởng phòng để duyệt lưu trữ: bấm nút “Trình TP

duyệt lưu trữ”



- Bước 2: Người dùng nhập ý kiến xử lý và bấm tiếp “Trình duyệt lưu

trữ hồ sơ”.

Hồ sơ lúc này sẽ nằm ở mục Hồ sơ chờ Trưởng phòng duyệt.

3.2.2. Trưởng phòng duyệt, trình lãnh đạo.

- Người thực hiện: Trưởng phòng

- Bước 1: Trưởng phòng vào menu: Hồ sơ lưu trữ điện tử Hồ sơ chờ TP

duyệt lưu trữ.

- Bước 2: Chọn cập nhật hồ sơ đang chờ duyệt, sau đó bấm nút “Trình LĐ

duyệt lưu trữ” nếu thấy hồ sơ hợp lệ hoặc bấm “Trả lại”.



Lúc này nếu Trưởng phòng bấm nút “Trình LĐ duyệt lưu trữ”, hồ sơ sẽ nằm

ở mục Hồ sơ chờ LĐ duyệt lưu trữ, nếu Trưởng phòng bấm nút “Trả lại”, hồ sơ sẽ

về mục Hồ sơ trả lại của Chuyên viên đã lập hồ sơ.

3.2.3. Lãnh đạo duyệt, chuyển Lưu trữ cơ quan.

- Người thực hiện: lãnh đạo.

- Bước 1: Lãnh đạo vào menu: Hồ sơ lưu trữ điện tử Hồ sơ chờ LĐ

duyệt lưu trữ.

- Bước 2: Chọn cập nhật hồ sơ đang chờ duyệt, sau đó bấm nút “Duyệt lưu

trữ điện tử” nếu thấy hồ sơ hợp lệ hoặc bấm “Trả lại”.



Lúc này nếu Lãnh đạo bấm nút “Duyệt lưu trữ điện tử”, hồ sơ sẽ nằm ở mục Hồ sơ

chờ tiếp nhận lưu trữ của tài khoản Quản trị Lưu trữ cơ quan, nếu Lãnh đạo bấm

nút “Trả lại”, hồ sơ sẽ nằm ở mục Hồ sơ trả lại của chuyên viên.

3.2.4. Tiếp nhận lưu trữ cơ quan.

- Người thực hiện: Quản trị Lưu trữ cơ quan

- Bước 1: Lãnh đạo vào menu: Hồ sơ lưu trữ điện tử Hồ sơ chờ tiếp

nhận lưu trữ.

- Bước 2: Chọn cập nhật hồ sơ đang chờ duyệt, sau đó bấm nút “Tiếp

nhận lưu trữ điện tử” nếu thấy hồ sơ hợp lệ hoặc bấm “Trả lại”.



Lúc này khi Quản trị Lưu trữ cơ quan bấm nút “Tiếp nhận lưu trữ điện

tử” hồ sơ đã chính thức được chuyển sang chế độ Lưu trữ cơ quan, kết

thúc quá trình nộp lưu hồ sơ.

4. Các chức năng biên mục hồ sơ

4.1. In mục lục văn bản trong hồ sơ.

Mô tả: Chuyên viên vào xem hồ sơ đã được chuyển chế độ Lưu trữ cơ quan,

có thể bấm nút “Xuất mục lục văn bản” để xuất ra danh sách các văn bản

trong hồ sơ công việc đó.

Mẫu phụ lục:

4.2. In mục lục hồ sơ nộp lưu trữ.

- Bước 1: Người dùng vào menu Hồ sơ lưu trữ điện tử Hồ sơ đã nộp

lưu trữ.



- Bước 2: Bấm nút “Xuất mục lục hồ sơ nộp lưu”

Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu:



4.3. In Danh mục hồ sơ toàn đơn vị.

- Bước 1: Người dùng vào menu Hồ sơ lưu trữ điện tử Hồ sơ đã nộp

lưu trữ.

- Bước 2: Bấm nút “Xuất danh mục hồ sơ lưu trữ”

Mẫu Danh mục:

--- Hết ---

Hướng dẫn sử dụng Module Hồ sơ lưu trữ

Documents