HUBUNGAN ANTARA PERSEPSI TERHADAP SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN BEBAN KERJA KARYAWAN KANTOR PUSAT PT. KERETA API (PERSERO) BAGIAN PERSONNEL CARE AND CONTROL Diajukan Sebagai Laporan Metodologi Penelitian II Tahun Ajaran 2009/2010 Pembimbin g : Drs. Untung Kahar Oleh : URAY ANDRO OKTAVIAR NPM: (10050003109)
94
Embed
Hubungan Antara Persepsi Thd Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Dengan Beban Kerja Karyawan Kantor Pusat Pt
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
HUBUNGAN ANTARA PERSEPSI TERHADAP SISTEM
INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN BEBAN
KERJA KARYAWAN KANTOR PUSAT PT. KERETA API
(PERSERO) BAGIAN PERSONNEL CARE AND CONTROL
Diajukan Sebagai Laporan Metodologi Penelitian II
Tahun Ajaran 2009/2010
Pembimbing : Drs. Untung Kahar
Oleh :
URAY ANDRO OKTAVIAR
NPM: (10050003109)
UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG
FAKULTAS PSIKOLOGI
2010
FAKULTAS PSIKOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG Lembar Pengesahan
HUBUNGAN ANTARA PERSEPSI TERHADAP SISTEM
INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN BEBAN KERJA
KARYAWAN KANTOR PUSAT PT. KERETA API (PERSERO)
BAGIAN PERSONNEL CARE AND CONTROL
Nama : Uray Andro Oktaviar
NPM : 10050003109
Bandung, Februari 2010
Universitas Islam Bandung
Fakultas Psikologi
Menyetujui,
Pembimbing
Drs. Untung Kahar
Mengetahui,
Koordinator Metodologi Penelitian II
Dra. Yenni Styani
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah…………………………………………… 1
1.2 Identifikasi Masalah………………………………………………... 6
1.3 Tujuan Penelitian…………………………………………………... 9
1.4 Bidang Kajian……………………………………………………………... 9
1.5 Kegunaan Penelitian………………………………………………………. 9
BAB II TINJAUAN TEORI
2.1 Persepsi…………………………………………………………….. 11
2.1.1 Pengertian Persepsi………………………………………………. 11
2.1.2 Proses Terjadinya Persepsi……………………………………… 12
2.1.3 Faktor – Fkator Yang Mempengaruhi Persepsi…………………. 14
2.2 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia…………………………………. 16
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia……………. 16
2.2.2 Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia………….. 17
2.2.3 Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia……………….. 18
2.2.4 Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia……………. 19
2.2.5 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia………………… 21
2.3 Beban Kerja……………………………………………………………….. 25
2.3.1 Pengertian Beban Kerja………………………………………….. 25
2.3.1.1 Faktor Lingkungan Fisik………………………………... 26
2.3.1.2 Faktor Lingkungan Psikis……………………………….. 27
2.3.2 Penghitungan Beban Kerja………………………………………. 31
2.4 Kerangka Pikir…………………………………………………………….. 33
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan teknologi saat ini memungkingkan penggunaannya hampir di segala
bidang. Kemajuan teknologi terutama teknologi informasi ( information technology /
IT) yang sangat pesat memungkinkan digunakan sebagai pendukung segala aktifitas
organisasional mulai dari aktifitas manajerial hingga pelayanan pada konsumen.
Sistem informasi yang banyak dikembangkan untuk membantu aktifitas manajerial
diantaranya adalah sistem informasi keuangan, sistem informasi stock, sistem
informasi pelayanan, termasuk sistem informasi sumber daya manusia yang akan
dibahas dalam penelitian ini.
Sumber daya manusia (SDM) sebagai aset perusahaan sangat membutuhkan
pengelolaan yang baik, agar tujuan dari perusahaan dapat dicapai. Manajemen yang
baik untuk mengatur hubungan dan peranan sumber daya manusia dalam perusahaan
secara efisien dan efektif didasari pada konsep bahwa karyawan adalah manusia,
bukan mesin, sehingga faktor – faktor yang berpengaruh didalamnya dapat sangat
kompleks dan dinamis.
Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah suatu proses menangani
berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga
kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi
SDM adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut
HRD atau human resource department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber
daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk
2
memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk
ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.
MSDM diperlukan untuk meningkatkan efektifitas SDM perusahaan dengan
memberikan perusahaan suatu satuan kerja yang tepat dalam hal kuantitas dan
kualitas. Selain fungsi untuk memberikan perusahaan satuan kerja yang tepat, MSDM
juga berfungsi untuk mengembangkan, menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara
karyawan. MSDM juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan,
penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja,
kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber
daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktek manajemen yang
mempengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.
Untuk mendukung segala fungsi yang telah disebutkan diatas, maka
dikembangkanlah suatu sistem informasi yang dikenal sebagai SISDM atau sistem
informasi sumber daya manusia, atau yang dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah
human resource information system atau HRIS.
Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah sebuah sistem untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia dalam
suatu perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan
informasi itu kepada pemakai. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia merupakan
sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya
manusia (MSDM) dan teknologi informasi (IT). Sistem ini menggabungkan bidang
teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal
merencanakan dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-
langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya
perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
3
Sistem informasi sumber daya manusia memiliki empat karakteristik yaitu tepat
waktu, akurat, ringkas, relevan dan lengkap. Output dari SISDM ini meliputi enam
subsistem seperti yang diungkapkan oleh Raymond McLoad, Jr dalam bukunya :
management information system yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004 :
479-482) dalam bukunya sistem informasi manajemen, yaitu :
1. Subsistem perencanaan angkatan kerja,
2. Subsistem perekrutan,
3. Subsistem angkatan kerja,
4. Subsistem kompensasi,
5. Subsistem tunjangan,
6. Subsistem pelaporan lingkungan.
Dari keenam subsistem tersebut dapat dilihat bahwa SISDM memberikan informasi
yang sangat bermanfaat bagi manajemen sumber daya manusia, sehingga diharapkan
dengan pengaplikasian sistem ini, fungsi – fungsi MSDM dapat terlaksana dengan
lebih efektif dengan efisien.
Pada dasarnya SISDM dibangun untuk mengoptimalkan proses MSDM sehingga
menjadi lebih efektif, efisien dan mudah dengan cara memberikan otomatisasi pada
sistem informasi secara tepat waktu, akurat, ringkas, relevan dan lengkap. Sehingga
beban kerja yang biasanya terdapat pada proses MSDM yang dilakukan secara
manual, kini dapat diotomatisasi oleh software komputer SISDM. Namun, tidak jarang
timbul permasalahan yang tampak seperti SISDM sama sekali tidak membantu kerja
karyawan atau tidak mengurangi beban kerja, bahkan malah menambah beban kerja.
Sebagai contoh, karyawan berpendapat dengan menggunakan SISDM tugasnya malah
bertambah, pada awalnya ia cukup menyelesaikan sebuah tugas lalu membuat laporan,
kini dengan adanya SISDM ia harus melakukan input data pada SISDM. Tidak jarang
4
juga karyawan berpendapat bahwa data SISDM hanya digunakan sebagai back-up data
arsip konvensional sehingga sama sekali tidak berguna dalam mengurangi beban
kerjanya (Nicholas Aston Beadles II, 2005).
Kondisi – kondisi yang dipersepsi seperti ini tentu saja akan berpengaruh
terhadap jalannya MSDM terutama terhadap beban kerja karyawan personalia. Gibson
dan Ivancevich (1994 : 163) menyatakan beban kerja merupakan sebuah tekanan,
tekanan sebagai tanggapan dari tidak dapatnya menyesuaikan diri, yang dipengaruhi
oleh perbedaan individu / proses psikologis seperti perbedaan pemahaman,
penghayatan, pengalaman serta kemampuan tiap individu. Sehingga, ketika seorang
karyawan menghayati suatu kondisi yang tidak sesuai terhadap harapannya dari
pekerjaannya, maka akan timbul sebuah tekanan yang dirasakan pegawai atau beban
kerja. Dari sini terlihat adanya kesenjangan antara apa yang seharusnya terjadi (das
sein) yaitu SISDM seharusnya dapat mengurangi beban kerja, dengan apa yang terjadi
(das sollen) yaitu karyawan mempersepsi SISDM menambah beban kerja.
PT. Kereta Api (persero) adalah salah satu perusahaan besar di Indonesia. Saat
ini memiliki hampir 29.000 personil di seluruh daerah operasi di Indonesia, dan hingga
1.500 personil di kantor pusatnya saja. Untuk melaksanakan fungsi MSDM, PT.
Kereta Api (persero) memiliki satu direktorat personalia dan umum dibawah board of
director (president director) yang dikepalai oleh managing director of human capital.
Managing director of human capital memiliki tanggung jawab dan tugas pokok dalam
menyusun dan melaksanakan strategi dan kebijakan manajemen SDM, menyusun dan
melaksanakan kebijakan pengembangan organisasi, melaksanakan pembinaan dan
pengendalian SDM, mengelola sediaan dan pergudangan, serta mengintegrasikan
seluruh aktifitas manajemen SDM di unit – unit dibawahnya.
5
Dalam melaksanakan tugasnya, managing director of human capital dibantu
oleh satu executive vice president (EVP) personnel care and control, dan tiga vice
president (VP) yaitu VP.human resource planning and development,
VP.organizational development, dan VP.material stock.
EVP.personnel care and control memiliki tugas pokok dan tanggung jawab atas
terlaksananya program pengadaan, pengelolaan kinerja dan disiplin pegawai,
perberdayaan SDM, pembinaan hubungan kerja, penyelesaian sengketa kepegawaian,
pengelolaan pensiun pegawai, serta pengelolaan SISDM.
PT. Kereta Api (persero) adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang telah
menggunakan dan mengembangkan SISDM dalam perusahaannya untuk membantu
terlaksananya tugas pokok dan tanggung jawab bagian personalia dan umum secara
keseluruhan. Dengan pengaplikasian sistem ini, track record tiap pegawai dapat
tercatat secara baik dan terjaga. Selain itu, sistem ini juga dapat melakukan komputasi
mengenai keputusan – keputusan periodik seperti kenaikan pangkat / gaji dan pensiun.
Walaupun sistem informasi dapat memberikan informasi mengenai career planning
(promosi, mutasi), payroll (gaji, tunjangan) bahkan hingga pensiun / habisnya masa
kontrak, namun ternyata bukan berarti permasalahan menjadi berkurang, dalam
pelaksanaannya tetap saja ada keluhan – keluhan mengenai kinerja bagian personnel
care and control, diantaranya seringnya terjadi keterlambatan pengeluaran surat
keputusan (SK) dan kesalahan – kesalahan dalam SK, baik dalam program pengadaan
hingga penatausahaan pemberhentian atau pensiun, keterlambatan pelaksanaan
program pengadaan dan pemberdayaan SDM seperti rotasi, mutasi dan promosi.
Bagian personnel and control memiliki karakteristik beban kerja yang
cenderung tinggi. Dapat dilihat dari banyaknya personil yang harus diurus oleh bagian
ini yang mencapai 29.000 personil, selain itu luasnya daerah operasi PT. Kereta Api
6
(persero) yang meliputi pulau Sumatra dan Jawa semakin memperumit jalannya
MSDM. Untuk itulah mengapa PT. Kereta Api (persero) menggunakan dan
mengembangkan SISDM.
Penggunaan SISDM juga disertai dengan pelatihan – pelatihan terhadap
karyawan untuk mengenalkan sistem ini. Setiap karyawan yang memiliki tugas yang
secara intensif menggunakan SISDM diadakan pelatihan selama kurang lebih 3 bulan,
dan untuk karyawan lainnya diberikan sosialisasi terhadap SISDM dan didalam
SISDM tersebut juga tersedia fasilitas tutorial yang dapat membantu karyawan untuk
menggunakan SISDM. Pelatihan ini hampir selalu diadakan secara berkala setiap
terjadi perubahan – perubahan dalam SISDM. Perubahan yang dimaksud dsini adalah
updates yang selalu dilakukan untuk menjaga agar SISDM tetap reliable baik dalam
sistem softwarenya ataupun hardwarenya.
Tetapi terlihat walaupun telah menggunakan dan mengembangkan SISDM,
permasalahan tetap ada, keterlambatan – keterlambatan yang terjadi, kesalahan –
kesalahan, karyawan mangkir, dan kecenderungan malas, dapat saja merupakan
implikasi dari tingginya beban kerja yang dirasakan oleh karyawan. Sehingga muncul
pertanyaan, apakah SISDM tidak dipersepsi sesuai harapan oleh karyawan sehingga
tidak berdampak mengurangi beban kerja?, bagaimana persepsi karyawan terhadap
SISDM yang sedang digunakan dalam menunjang kerja mereka?. Oleh karena itu
fokus penelitian ini adalah “Seberapa erat hubungan antara persepsi terhadap sistem
informasi sumber daya manusia dengan beban kerja karyawan kantor pusat PT. Kereta
Api (persero) bagian personnel care and control?“
7
1.2 Identifikasi Masalah
Keberhasilan suatu perusahaan tidak mungkin terlepas dari peran manusia
didalamnya, sehingga karyawan dapat dilihat sebagai aset perusahaan yang harus
dikelola secara baik. Semakin besar lingkup usaha suatu perusahaan maka cenderung
semakin banyak perusahaan itu membutuhkan unit kerja. PT. Kereta Api (persero)
merupakan salah satu perusahaan besar di Indonesia. Lingkup usaha PT. Kereta Api
bergerak di bidang penyedia jasa angkutan kereta api yang hingga kini telah melayani
masyarakat Indonesia di pulau Jawa dan Sumatra. Untuk melaksanakan usaha tersebut
PT. Kereta Api membagi daerah operasi (DAOP) menjadi sembilan DAOP mulai dari
DAOP I Jakarta hingga DAOP IX Jember dan di pulau Sumatra terdapat 3 divisi
regional (DIVRE). Hingga saat ini terhitung PT. Kereta Api (persero) memiliki lebih
dari 16.000 personil disemua DAOP dan DIVRE, dan 1.200 personil di kantor pusat.
Luasnya daerah operasi dan banyaknya personil yang ada mengakibatkan
MSDM perusahaan ini harus dibantu dengan menggunakan SISDM. Secara ideal
SISDM diharapkan dapat memberikan otomatisasi pada sistem informasi secara tepat
waktu, akurat, ringkas, relevan dan lengkap. Sehingga beban kerja yang biasanya
terdapat pada proses MSDM yang dilakukan secara manual, kini dapat diotomatisasi
oleh software komputer SISDM. Tetapi walaupun begitu, SISDM tidak lebih dari
sebuah perangkat untuk mendukung pekerjaan karyawan. SISDM tetap membutuhkan
operator untuk mengoperasikannya agar didapat informasi yang tepat guna bagi
perusahaan. Sehingga daya guna SISDM tetap tergantung pada persepsi karyawan
yang mengoperasikan dan menggunakan data SISDM. Ketika seorang karyawan
menghayati bahwa SISDM dapat mendukung pekerjaannya, maka beban kerja yang
dihayatinyapun berkurang, tetapi ketika karyawan menghayati bahwa SISDM sama
sekali tidak membantunya dalam mengerjakan aktivitas pekerjaan, atau bahkan malah
8
menambah pekerjaannya, maka beban kerja yang dihayati tidak akan berkurang atau
malah meningkat.
Beban kerja yang dimaksud disini adalah beban yang dirasakan pegawai saat
melakukan aktivitas kerjanya, terutama yang terkait dengan penggunaan SISDM.
Ghoper dan Donchin (1986) menyatakan bahwa beban kerja terdiri dari perbedaan
antara kapasitas memproses informasi yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas
sesuai dengan harapan dan kapasitas yang tersedia pada saat itu. Sedangkan menurut
Kepmenpan No. 75/2004 : Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target
hasil yg harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Dan menurut Permendagri
No. 12/2008 : Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu
jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma
waktu. Knowles (1990) mengatakan : “Jika seorang pekerja mampu menyelesaikan
tugas tambahan dan pada saat yang sama mampu mempertahankan performa pada
tugas pokok, maka berarti bahwa beban kerja itu sebenarnya masih ringan atau paling
tidak sedang. Sebaliknya, seorang yang tidak mampu mempertahankan performa pada
tugas pokok, berarti beban kerja tugas pokok ini berat dibandingkan dengan beban
kerja pokok pertama.”
Berdasarkan pengertian mengenai beban kerja diatas dapat diperoleh
kesimpulan bahwa beban kerja adalah merupakan suatu tuntutan fisik maupun psikis
pada seseorang (pekerja). Jika seseorang mampu menyesuaikan diri terhadap tuntutan
tersebut maka hal ini tidak menjadi suatu beban kerja, akan tetapi apabila usaha untuk
menyesuaikan dirinya tidak berhasil maka hal ini akan menjadi suatu beban kerja.
Selain itu beban kerja merupakan kondisi pekerjaan yang dirasakan oleh pekerja yang
berkaitan dengan faktor fisik dan psikis.
9
Setiap pekerja dapat merasakan beban kerja yang berbeda – beda, hal ini
berkaitan dengan adanya perbedaan pemahaman, penghayatan, pengalaman serta
kemampuan tiap individu terhadap pekerjaannya dan juga berkaitan dengan perbedaan
kemampuan beradaptasi terhadap isi atau tuntutan kerja yang terdapat pada pekerjaan.
Perbedaan pemahaman, penghayatan terhadap SISDM disinilah yang mengakibatkan
adanya perbedaan beban kerja yang dihayati oleh pegawai. Yang kemudian berlanjut
menjadi masalah – masalah yang khas dalam perusahaan yang dapat dilihat pada
karyawan bagian personnel care and control PT. Kereta Api (persero).
Dari hal diatas penulis merumuskan masalah “seberapa erat hubungan antara
persepsi karyawan terhadap Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dengan beban
kerja pada karyawan bagian personnel care and control PT. Kereta Api (persero)?”
1.3 Tujuan Penelitian
Sesuai uraian diatas, maka penelitian ini dilakukan untuk mendapat data empiris
mengenai hubungan persepsi karyawan terhadap SISDM dengan tingkat beban kerja
pada karyawan PT.Kereta Api (persero) bagian personnel care and control.
1.4 Bidang Kajian
Bidang kajian pada penelitian ini adalah bidang Psikologi Industri dan
Organisasi, karena ingin meneliti hubungan tingkah laku manusia dalam situasi kerja
dengan masalah-masalah manusia yang melibatkan aspek-aspek psikologis dalam
konteks organisasi, serta mencangkup seluruh aktivitas yang merupakan hasil interaksi
antara individu sebagai karyawan dalam suatu perusahaan atau organisasi.
10
1.5 Kegunaan Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan yang
berarti, antara lain berupa:
a. Kegunaan Teoritis
Penelitian ini berguna untuk memberikan informasi, khususnya dalam
Bidang Psikologi Industri dan Organisasi. Dari penelitian ini diharapkan
dapat memberikan gambaran bahwa variabel persepsi terhadap SISDM (X)
memiliki hubungan terhadap variabel beban kerja (Y).
b. Kegunaan Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang
bermanfaat bagi manajemen PT.Kereta Api (persero) khususnya bagian
personnel care and control mengenai gambaran empiris tentang SISDM
dan beban kerja yang selanjutnya dapat dimanfaatkan kearah
pengembangan – pengembangan manajerial untuk mencapai keefektifan
MSDM.
BAB II
TINJAUAN TEORI
2.1 PERSEPSI
2.1.1 Pengertian persepsi
Para ahli memberikan definisi yang berbeda mengenai persepsi. Berikut
pengertian persepsi dari beberapa ahli :
a. Menurut Hilgard dan Atkinson (1991 : 202)
“ Persepsi adalah proses mengorganisasi dan menafsirkan pola stimulus yang
datang dari lingkungan. “
b.Menurut Milton (1981 : 22)
“ Perception is the process of selection, organization and interpretation of
stimuli from the environment.”
c. Menurut Morgan (1981 : 299)
“ Persepsi adalah suatu proses membedakan antara stimulus yang satu
dengan stimulus yang lainnya dan mengadakan interpretasi terhadap stimulus
tersebut.”
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa persepsi merupakan
suatu kegiatan yang menyangkut adanya penyeleksian, pengorganisasian, serta
pemberian makna terhadap stimulus yang berasal dari lingkungan.
Dalam kegiatan pengorganisasian dan pemberian makna setiap individu
dipengaruhi oleh proses belajar dan pengalaman masa lalunya sehingga dalam
menghadapi situasi yang sama masing-masing individu dapat berbeda
persepsinya(Milton,1981:23).
11
12
2.1.2 Proses Terjadinya Persepsi
Proses terjadinya persepsi menurut Milton (1981 :22-23) adalah :
Setiap individu dalam interaksi sosialnya selalu mengadakan hubungan dengan
lingkungan sekitarnya. Individu akan menerima berbagai stimulus dari lingkungannya,
stimulus tersebut diterima oleh alat indera yang dimilikinya. Namun tidak semua
stimulus diberikan perhatian dan tanggapan oleh individu, karena dalam proses
persepsi terjadi seleksi, dimana individu menyeleksi sekian banyak stimulus atau
rangsang-rangsang yang sampai pada dirinya.
Tidak semua informasi sensori yang diterima dapat diproses dalam saluran
indera manusia, karena setiap individu perlu menyaring atau menolak informasi yang
tidak dibutuhkan. Individu memfokuskan perhatian pada aspek-aspek tertentu dari
masukan-masukan indera, stimulus mana yang perlu diberikan tanggapan. Hal ini
tergantung dari kebutuhan, harapan dan pengalaman dari masing-masing individu.
Proses pembentukan persepsi berhubungan dengan kecenderungan individu
untuk menggambarkan situasi secara menyeluruh, dalam proses ini individu memberi
arti terhadap stimulus yang diterima. Stimulus yang sama dapat ditafsirkan berbeda
oleh beberapa individu. Penafsiran tergantung pada pengalaman dan nilai yang ada
dalam diri individu. Dalam kehidupan ini dapat saja terjadi sesuatu yang sama, akan
tetapi dipersepsi secara berbeda tergantung pada pengalaman masa lalu, suasana hati
dan kebutuhan individu tersebut.
Menurut Udai Pareek (1996 : 13-21), proses persepsi adalah sebagai berikut:
1. Proses menerima rangsang
Proses pertama dalam persepsi adalah penerimaan rangsang dari berbagai
sumber. Orang akan lebih senang memperhatikan rangsangan dari satu
sumber yang lebih menarik dibandingkan sumber lainnya, apabila sumber
13
tersebut mempunyai kedudukan yang lebih tinggi atau lebih dapat dipercaya
maka sumber tersebut ditanggapi sebagai lebih penting dan mungkin
mempengaruhi persepsinya jika dibandingkan dengan sumber yang lain.
2. Proses menyeleksi rangsang
Apabila individu telah menerima rangsang, maka rangsang tersebut akan
diseleksi. Tidaklah mungkin untuk memperhatikan semua rangsangan yang
telah diterima. untuk menghemat perhatian yang digunakan, rangsangan-
rangsangan tersebut disaring untuk diproses lebih lanjut.
3. Proses pengorganisasian
Stimulus yang telah diterima dan diseleksi, kemudian akan diorganisasikan ke
dalam suatu bentuk.
4. Proses penafsiran
Setelah stimulus diterima, diseleksi, dan diorganisasikan, kemudian si
penerima akan menafsirkan stimulus tersebut dengan berbagai cara.
Dikatakan telah terjadi persepsi apabila stimulus yang diterima telah
ditafsirkan. Persepsi pada dasarnya adalah memberikan arti kepada berbagai
stimulus atau informasi yang telah diterima.
5. Proses “pengecekkan”
Apabila data telah diterima dan kemudian ditafsirkan, maka si penerima
stimulus akan mengambil beberapa tindakan untuk mengecek apakah
penafsiran yang telah dilakukan terhadap data telah benar atau belum.
Pengecekkan ini dapat dilakukan dari waktu ke waktu untuk menegaskan
apakah penafsiran telah benar atau sesuai dengan hasil persepsi.
6. Proses reaksi
14
Siklus persepsi belum sempurna apabila belum menimbulkan reaksi atau
tindakan. Reaksi yang diberikan bisa reaksi atau tindakan terbuka atau bisa
juga tindakan yang tertutup atau tersembunyi. Tindakan tersembunyi berupa
pembentukan pendapat atau sikap, sedangkan tindakan terbuka adalah
tindakan nyata yang berhubungan dengan persepsi tersebut.
Persepsi merupakan suatu fungsi dari pengalaman individual yang dapat
menimbulkan dua atau lebih pandangan yang berbeda terhadap suatu situasi atau
stimulus yang sama. Dalam diri seseorang akan timbul “perceptual set”, apabila
seseorang tersebut mempersepsikan situasi yang sama, perceptual set atau
kecenderungan perseptual ini adalah suatu kecenderungan dalam diri seseorang untuk
mempersepsikan sesuai dengan yang diperkirakan.
Dari dua definisi diatas tersebut dapat disimpulkan bahwa persepsi adalah suatu
proses menerima, menseleksi, mengorganisasikan, menginterpretasi, dan memberi
reaksi terhadap stimulus yang datang dari lingkungan. Persepsi individu akan
mempengaruhi perilakunya sesuai dengan interpretasinya terhadap stimulus yang ia
terima dari lingkungan. Persepsi dan tingkah laku individu juga dipengaruhi secara
kuat oleh pengalaman masa lalu.
2.1.3 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Persepsi
Charles R. Milton (1981 : 23-25) mengemukakan bahwa dalam mengamati
suatu objek, kadang-kadang suatu objek yang sama dipersepsi berlainan oleh dua
orang atau lebih. Hal ini terjadi karena adanya perbedaan yang disebabkan oleh faktor-
faktor sebagai berikut:
1. The Person Perceived (Hal yang dipersepsi)
15
Setiap orang berusaha untuk menganalisa tingkah laku orang lain, tetapi
terkadang kita menyadari adanya hal-hal yang berpengaruh pada penafsiran
kita. Proses persepsi dapat dipengaruhi oleh status dari orang yang diamati
yang dapat menimbulkan dampak pada keputusan yang dibuat tentang
tingkah laku orang yang dipersepsi tersebut.
2. The Situation (Situasi)
Aspek-aspek dari situasi, seperti pekerjaan dan atribut lainnya yang melekat
pada diri seseorang yang melakukan persepsi, akan mempengaruhi
pengamatan terhadap objek, situasi atau manusia lainnya. Karena itu, masing-
masing individu mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam mengamati
lingkungannya.
3. Perceiver (Pengamat)
Persepsi juga dipengaruhi oleh kondisi individu sebagai pengamat. Salah satu
aspek internal yang mempengaruhi persepsi adalah faktor kebutuhan,
seseorang cenderung mengarahkan perhatiannya pada hal-hal yang dapat
memenuhi kebutuhannya.
4. Persepsi diri
Untuk memahami perilaku orang lain, seseorang harus mengetahui
bagaimana ia mengamati dirinya sendiri atau konsep diri, konsep diri
dinyatakan sebagai gambaran mental mengenai apa pendapat individu tentang
dirinya sendiri. Konsep diri tentu saja unik, tetapi juga bersifat menetap
dalam diri individu, sehingga setiap individu cenderung mempunyai gaya
hidup tersendiri yang khas. Bereaksi, berfikir, dan bertindak dengan cara
tertentu yang membedakannya dengan orang lain.
5. Pengamatan terhadap orang lain
16
Dengan mengetahui diri sendiri akan memudahkan untuk memahami orang
lain dengan tepat dan lebih sedikit membuat kesalahan menilai orang lain.
Bila seseorang mau menerima dirinya sendiri, maka ia cenderung dapat
melihat aspek-aspek positif dari orang lain.
6. Karakteristik pribadi atau diri
Karakteristik pribadi seseorang akan mempengaruhi sesuatu yang diamati.
Kategori-kategori yang digunakan dalam melukiskan orang lain, cenderung
digunakan pula dalam menggambarkan dirinya sendiri
2.2 SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan
suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan
perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatu
perusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian
perusahaan.
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry
Simamora (1997 : 90) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai
berikut : Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah prosedur sistematik
untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data
yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-
aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.
Pengertian sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh
Raymond McLeod, Jr yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004 : 475)
17
dalam buku Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut : Sistem Informasi sumber
daya manusia adalah sistem yang menunjang manajemen untuk mempermudah dalam
proses pengambilan keputusan yang meliputi aktivitas merencanakan, menerima,
menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber
daya manusia atau anggota perusahaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber daya
manusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih dari
sekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa, memelihara dan
mengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber daya manusia agar dapat
dipakai oleh semua pihak yang membutuhkan.
2.2.2 Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen Sumber
Daya Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem informasi sumber daya
manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang :
1. Tepat waktu,
2. Akurat,
3. Ringkas,
4. Relevan,
5. Lengkap.
Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan secara
singkat sebagai berikut :
1. Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukan
dengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktu
yang layak dan tepat waktu.
18
2. Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkat
akurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,
kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.
3. Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam
situasi tertentu.
4. Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan
dalam situasi tertentu.
5. Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak
terpotong-potong.
2.2.3 Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif,
memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus
dan kuisioner – kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :
94) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut :
Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah
sebagai berikut :
1. Blangko-blangko lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang
dibutuhkan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini
mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan.
Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta
informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia.
19
2. Evaluasi-evaluasi penting
Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian –
keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensi
pertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuat
keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang menyangkut individu-individu
yang memiliki potensi promosi
3. Maklumat-maklumat perubahan personalia
Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat
perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia diminta
melengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.
4. Tindakan-tindakan pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan
dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi
menggunakan formulir khusus untuk melaporkan informasi ini kepada bagian
sumber daya manusia.
5. Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gaji
setiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan
setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat
menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.
2.2.4 Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang
dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya
Manusia adalah :
20
a. Fungsi Masukan,
b. Fungsi Pemrosesan,
c. Fungsi Keluaran.
Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia ke
dalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data seperti
siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-
masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan sistem
manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya
manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus
dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya
dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam
komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe
computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned)
dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputer
lainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengan
komputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan
komputer).
b. Fungsi Pemrosesan
Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data
baru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data
baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi,
karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen-
21
dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip – arsip.
Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c. Fungsi Keluaran
Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia. Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi
pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus
memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan
setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh
para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara
manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang
terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program
yang canggih.
2.2.5 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan
menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang
diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem
output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.
Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Subsistem Input
Kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelejen.
Subsistem ini terdiri dari :
a. Sistem Informasi Data Personil
22
Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil
yang berupa non keungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai,
jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.
b. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :
penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.
c. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya
Manusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang
menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja,
masyarakat global, dan sebagainya.
2. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :
a. Isi Database
Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat
pendidikan, dan lain-lain.
Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan
organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademis,
universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.
b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan
pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada di
divisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.
23
c. Perangkat Lunak Manajemen Database
Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS,
Dbase, dan lain-lain.
3. Subsistem Output
Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM)
personil perusahaan, yang meliputi :
a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen
untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang seperti
pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.
b. Subsistem Perekutan
Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran
pelamaran dan pencarian internal.
c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi,
realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.
d. Subsistem Kompesasi
Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa
terhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatan