HR-Prozesse optimal unterstützt

Zürich

Balz Hedinger

15.3.16

HR Prozesse optimal unterstützt

HR-Prozesse optimal

unterstützt

15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG

Agenda

Abraxas auf einen Blick

Motivation & Ausgangslage

SOLL Situation

Lösung

Lessons Learned

Q&A


Unsere Mission: Wir vernetzen die Verwaltung.

Gründung

1998

Aktienkapital (50% SG/ZH)

10 Mio. CHF

Ertrag 2014

105 Mio. CHF

EBIT 2014

6 Mio. CHF

Mitarbeitende 1.1.2016

~ 500

In der ganzen Schweiz vor Ort

St. GallenZürich

Wil

Winterthur

Bern

PréverengesBellinzona

Münchenstein

Frauenfeld

seit 1.1.2016: Epsilon Software Assistence SA, Münchenstein; Infover AG, Wil.

Leistungen für die öffentliche Hand und mittlere

Schweizer Unternehmen im Fokus

Software

12%

Projekte

und Beratung

27%

IT Services

und

Outsourcing

61% • Client Management

• Data Center Services

• Connectivity Services

• EMM/MDM Services

• Application Management

• Service Desk

• Grob- & Detailkonzepte

• Technische Expertisen

• Innovation-Management

• Consulting

History of Service-now at Abraxas with

– December 2011 – "First" Contact @K11 in Frankfurt

– February 2012 – Abraxas takes Decision to choose Service-now and Aspediens as the Implementation Partner

– March 2012 – August 2012 Project Realisation to implement Incident-, Change-, Problem-, Data Center HW Asset Management, Request Fullfillment incl. multiple Integrations (SAP CRM, SAP ERP, AD, Groundworks, ESX), E-Mail Inbound (ASC)

– December 2012 – March 2013 Project Realisation to implement Knowledge Management, Self Service Portal

– February 2013 - September 2013 – Consolidation, Certificate Mgmt. V-Server, (Multiple Workflows), Order Guides, Self Service Portals for Customers

– September 2013 – December 2013 – JAX Forms Integration, Service Offering SLA's

– January 2014 – June 2014 – Task Due date Control, Asset Management, Quick Search and KB Improvements

– June 2014 – December 2014 – Replace SAP CRM Integration with MS Dynamics CRM

– January 2015 – July 2015 – Integrate bi-directional with SCSM for Incident Management

– July 2015 – November 2015 – Integrate with SAP MM to support Procurement, HR Process

– December 2015 – tbd Integrate with Flexnet to support Software Asset Management

Integration Overview– SAP ERP -> Cost Centers, Orders

– SAP MM -> Purchase orders and Vendors

– MS Dynamics CRM -> Customers and their Users

– Active directory <-> Abraxas User and Authentication

– Vcenter -> Virtual Servers and their Relations incl. Storage

– SCOM-> Logical Windows Servers and their Relations

– Misc. LDAP Integrations -> Logical Linux and AIS Servers, Database instance

– Groundworks <-> Events create Incidents and Changes trigger Maintenance Blackouts

– SCSM <-> Incidents

– JAX Forms <-> Requests

– Flexnet <-> Software Asset Management

Motivation & Ausgangslage

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Motivation

–Audit Empfehlung durch externe Auditoren

bez. dem Austrittsprozess

–«Evidenz sichern, dass der Entzug aller

Berechtigungen, Schlüssel und weiteren

Assets des ausgetretenen Mitarbeiters

erfolgte»


Ausgangslage

–E-Mails war die Lösung

–Keine Übersicht

–Keine Kontrolle

–Keine Vollständigkeit

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Ausgangslage

–Verschachtelte E-Mail Verteiler

–Cc Adressaten so vielfältig wie das Leben

–Keine klaren Aufträge

–Den meisten Empfängern war nicht klar ob

und was zu tun war

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SOLL Situation

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SOLL Situation

–Evidenz wie gefordert sicherstellen

–Use Cases festlegen und dokumentieren

–Prozessschritte in eine logische Abfolge

bringen


SOLL Situation

–Prozess auf Abhängigkeiten überprüfen

– Inhalt der Prozessschritte ausfindig machen

und festlegen

–Adressaten der Prozessschritte ausfindig

machen und festlegen

Wie macht man sowas?

Lösung

Die Resultate einer Umfrage an die Verteiler

bildete die Grundlage für die Use Cases.

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Use Cases

–Use Cases definieren die zu erstellenden

Artikel und Workflows

–Eine Vorlage Word oder Excel reicht aus

–Use Cases sind gut geeignet um mit HR

Personen zu arbeiten

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Use Cases

–Use Cases zwingen alle involvierten Stellen

sich intensiv mit der Thematik auseinander

zu setzen

–Die Use Cases bilden dann die Grundlage

für Catalog Items und die dazugehörenden

Workflows

–Mehrere Iterationen sind empfohlen

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Use Cases

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–Bisher umgesetzt

sind:

–Mitarbeiter Austritt

–Mitarbeiter Eintritt

–Noch ausstehend

sind:

–Mutationen aller Art

–Seit gestern neu:

Mitarbeiter von

Tochterfirmen


Lösung

–Nachfolgend am Beispiel Mitarbeiter Austritt

–Abraxas zählt auf die

Unterstützung von:


Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt

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Lessons learned

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Lessons learned

–Workflow Logik ist nicht jedermanns/frau

Sache

–Dokumentationen enthalten nicht immer die

Wahrheit

–Wenn Transparenz geschaffen wird, bringt

das nicht nur schöne Dinge ans Licht


Lessons learned

–Zeitbedarf und Komplexität nicht

unterschätzen

–Nicht alles auf einmal und nicht alles in

einem Workflow

Q&A

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Zuverlässige IT beginnt bei der Wahl des Partners

Abraxas Informatik AG

Waltersbachstrasse 5

CH-8006 Zürich

www.abraxas.ch

Produktmanager

[email protected]

Balz Hedinger

Danke für ihre Aufmerksamkeit

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