How to writing SOP 4 - ISOTHAI.COM

วธิีการจัดทาํระเบยีบปฎบิตัิHow to writing SOP

YLTHYLTH

On 10-11 Feb 2014By Quality-QSG

1.ขั�นตอนการเขียน SOP :SOP writing on processes1) นิยามและความหมาย

Definitions and Meaning2) แนวคดิในการจัดทาํ

AGENDAAGENDA

2) แนวคดิในการจัดทาํ SOP : Concept of SOP

2. กจิกรรมกลุ่ม # 1 (ฝึกเขียน SOP)Workshop#1 (SOP writing practice)

11) ) นิยามนิยามและและความหมายความหมาย :Definition :Definition and and MeaningMeaning

� ระเบียบปฏบิัต ิ/Standard Operating Procedure /SOPหมายถึง เอกสาร*ที�อธิบายขั�นตอนของกระบวนการ ตั �งแตเ่ริ�มต้น

จนเสร็จสมบรูณ์ ตามขอบเขตที�กําหนด โดยอาจเป็นกระบวนการหนึ%งหรือหลายกระบวนการที%ต่อเนื%องกัน ซึ�งระบวุา่ ใคร(Who), ทําอะไร(What), กบัใคร(Whom), ที�ไหน(Where), เมื�อไหร่(When), เพื�ออะไร(Why) และรวมถึงใคร(Whom), ที�ไหน(Where), เมื�อไหร่(When), เพื�ออะไร(Why) และรวมถึงเอกสารและบนัทกึที�เกี�ยวข้อง

หมายเหต ุ: เอกสารอาจจะอยู่ในรูปแบบของกระดาษหรืออเิลค็ทรอนิกส์ก็ได้


� วิธีการปฏิบัตงิาน/Work Instruction/WIN

หมายถึงเอกสาร*ที�อธิบายเทคนิคหรือวิธีทาํงานเฉพาะเรืBองอย่างใดอยา่งหนึ�งตั �งแตต่้นจนจบ (Step by Step) เช่น การจดัทํา shipping instruction sheet, การบรรจสุนิค้าในตู้คอนเทนเนอร์


แบบฟอร์มหมายถึง เอกสาร*ที�เป็นรูปแบบในการบนัทกึข้อมลู เอกสารหนบัหนนุหมายถงึ เอกสาร* ที�ใช้เป็นแนวทางหรืออ้างอิงสนบัสนนุการปฏิบตังิาน เชน่ คูม่ือการใช้โปรแกรม, คูม่ือลกูค้า


� แบบฟอร์ม/เอกสารสนับสนุน/Format and Support /FM & Support


22))แนวคดิในการจัดทาํ SOP :Concept of SOP

กาํหนดผลลัพธ์ที9หน่วยงานคาดหวังจากการทาํงานหลัก

เรื%องกาํหนด “เรื%อง (Subject)” และ “ขอบเขต(Scope)”ของเรื9องที9ต้องการเขียน

กาํหนดกระบวนการหลัก

1

3

2

กาํหนดผลลัพธ์ที9หน่วยงานคาดหวังจากการทาํงานหลัก

ตรวจสอบว่าขั @นตอนในข้อที9 5 สามารถทาํให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามที9คาดหวังหรือไม่

กาํหนดขั @นตอนของกระบวนการหลัก

3

4

5

กาํหนด “เรื%อง (Subject)” และ “ขอบเขต(Scope)”ของเรื9องที9ต้องการเขียน

ขั @นตอนที9 1: กาํหนด “เรื%อง (Subject)” ที9ต้องการจะเขียนเป็น SOP

ขั @นตอนที9 2: กาํหนด “ขอบเขต( Scope/Boundary)” ที9เกี9ยวข้องกับ “เรื9อง” ที9กาํหนด

ก่อนก่อนการกาํหนดกระบวนการหลักเบื @องต้นต้อง การกาํหนดกระบวนการหลักเบื @องต้นต้อง ::

สุรวงศ์ บางนา

COFFEE SHOP

สุรวงศ์

สีลม สาธร

บางนา

กาแฟปั9 นกาแฟร้อน นํ @าปั9 น

ขนม

กาแฟเยน็

BLC LLC3

SLC1

กาํหนด “เรื%อง (Subject)” และ “ขอบเขต(Scope)”ของเรื9องที9ต้องการเขียน กาํหนด “เรื%อง (Subject)” และ “ขอบเขต(Scope)”ของเรื9องที9ต้องการเขียน

ขั @นตอนที9 1: กาํหนด “เรื%อง (Subject)” ที9ต้องการจะเขียนเป็น SOP

ขั @นตอนที9 2: กาํหนด “ขอบเขต( Scope/Boundary)”

การกาํหนดเรื9องและขอบเขตของการจัดซื @อ

การจัดซื @อ

ตวัอย่าง

ระเบยีบปฏิบตัเิรื9อง การจัดซื @อ ครอบคลุม การจัดซื @อฟิล์มยืด และ Pallet ทั @งหมดภายใต้การบริหารจดัการของ

บริษัท Yusen Logistic (Thailand) Co., Ltd.

BLC LLC3

เครื9องเขียน

ฟิลม์ยืด Forklift

ยาง

Pallet

กาํหนดกระบวนการหลักใน กาํหนดกระบวนการหลักใน SOPSOP

ขั @นตอนที9 3: กาํหนดกระบวนหลัก (Key Process)

COFFEE SHOPสาขาสุรวงศ์

พจิารณากระบวนการสาํคัญที9ต้องการตดิตามวัดความสาํเร็จภายใต้เรื9อง(Subject)และขอบเขต(Scope)ที9กาํหนด

จงระบุกระบวนการหลักในร้านกาแฟ1 2 3

WORKSHOP

สาขาสุรวงศ์

กาแฟร้อนกาแฟเยน็

1 2 3

45

กาํหนดกระบวนการหลักใน กาํหนดกระบวนการหลักใน SOPSOP

กาํหนดกระบวนหลักของ SOP เรื9อง การจัดซื @อ

พจิารณากระบวนการสาํคัญที9ต้องการตดิตามวัดความสาํเร็จภายใต้เรื9อง(Subject)และขอบเขต(Scope)ที9กาํหนด

การจัดซื @อ กระบวนการหลักในการจัดซื @อ11 22 33

ตวัอย่าง

การจัดทาํ PR การจัดทาํ PO การอนุมัต ิPO

รับสินค้าและตรวจสอบสภาพ

สินค้าการชาํระสินค้า

การคัดเลือกและประเมินผู้ขาย

11 22 33

445566

กาํหนดผลลัพธ์ที%หน่วยงานคาดหวัง

COFFEE SHOPสาขาสุรวงศ์ 1.รวบรวมออ

กระบวนการ จงกาํหนดผลลพัธ์ที�คาดหวงั

� เพื�อให้ทราบชนิดของกาแฟ, ขนาดแก้ว,

กาํหนดผลลัพธ์ที9หน่วยงานคาดหวังจากกระบวนการหลักเพื9อตดิตามวัดความสาํเร็จกระบวนการ

กาํหนดผลลัพธ์หรือวัตถุประสงค์ของกระบวนการ หมายถงึ

WORKSHOP



1.รวบรวมออเดอร์ (7.2.1)

� เพื�อให้ทราบชนิดของกาแฟ, ขนาดแก้ว, จํานวน,ที�ลกูค้าต้องการ

� เพื�อให้รู้ความต้องการพิเศษอื�นๆ เช่น ทานที�ร้านหรือกลบับ้าน, เพิ�มวิปครีม

COFFEE SHOPสาขาสุรวงศ์ 2.ทบทวนออ

กระบวนการ จงกาํหนดผลลัพธ์ที9คาดหวัง

�เพื�อยืนยนัความต้องการของลกูค้า




WORKSHOP



2.ทบทวนออ

เดอร์และ

เก็บเงิน

(7.2.2)

�เพื�อยืนยนัความต้องการของลกูค้า

�เพื�อแจ้งราคาสนิค้าให้ลกูค้าทราบ

�เพื�อเก็บและทอนเงินได้ถกูต้อง

�เพื�อแจ้งโปรโมชั�นพิเศษของร้านให้ลกูค้า


COFFEE SHOPสาขาสุรวงศ์ 3.ชงกาแฟ


�เพื�อชงกาแฟให้ถกูต้องตามความต้องการ



WORKSHOP



3.ชงกาแฟ

(7.5.1)

(7.5.3)

(7.4.3)

(8.3)

�เพื�อชงกาแฟให้ถกูต้องตามความต้องการ�ปอ้งกนัการปนเปื �อนของเชื �อโรคและสิ�งสกปรก (ทั �งวตัถดุิบ&ภาชนะ)�ควบคมุการใช้วตัถดุิบได้ตามสตูรกาแฟแตล่ะชนิด�ควบคมุรสชาติของกาแฟให้ได้ตามสตูรกาแฟแตล่ะชนิด


COFFEE SHOPสาขาสุรวงศ์ 4.Packing


� Packing ได้ตามมาตรฐาน ที�กําหนด



WORKSHOP



4.Packing

(7.5.1)

(7.5.5)

(7.5.3)

(7.4.3)

(8.2.4)

(8.3)

� Packing ได้ตามมาตรฐาน ที�กําหนด

� ไมป่นเปื �อน

� ไมห่กเลอะเทอะ


COFFEE SHOPสาขาสุรวงศ์ 5.สรุป

กระบวนการ

�สง่มอบได้ตามที�ลกูค้าต้องการ



จงกาํหนดผลลัพธ์ที9คาดหวัง

WORKSHOP



5.สรุปผลงานประจําวนั(8.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3)

�สง่มอบได้ตามที�ลกูค้าต้องการ

�สง่มอบได้ภายในเวลาที�กําหนด

�ยอดเงิน, รายรับและยอดขายมีความถกูต้อง

�จดัทําและตรวจสอบรายงานผลการดําเนินงาน

ภายในเวลาที�กําหนด

�ฝากเงินเข้าธนาคารภายในเวลาที�กําหนด


การจดัทํา PR - ข้อมลูการสั�งซื �อถกูต้องตรงตามความต้องการ


กาํหนดผลลัพธ์หรือวัตถุประสงค์ของการจัดซื @อ

การจัดซื @อ

ตวัอย่างกาํหนดผลลัพธ์ที9หน่วยงานคาดหวังจากกระบวนการหลักเพื9อ

ตดิตามวัดความสาํเร็จกระบวนการ

จงกาํหนดผลลัพธ์ที9คาดหวัง

- ข้อมลูการสั�งซื �อถกูต้องตรงตามความต้องการ

การจดัทํา PO - เอกสารการสั�งซื �อตรงตามข้อมลูการสั�งซื �อ

การอนมุตัิ PO - เอกสารการสั�งซื �อได้รับการอนมุตัิจากผู้ มีอํานาจ

การรับสินค้าและตรวจสอบ

- สนิค้าที�สั�งซื �อมีคณุภาพ ตรงตามความต้องการ

การชําระสินค้า - ชําระสนิค้าตรงตามเวลาที�กําหนด

การคดัเลือกและประเมินผู้ขาย

- ผู้ขายสง่มอบสนิค้าที�มีคณุภาพ ตรงตามความต้องการ

กาํหนดขั�นตอนของกระบวนการหลัก

ขั @นตอนที9 1 : ร่างผังกระบวนการทาํงานกาํหนดผังกระบวนการทาํงานที9มีรายละเอียด เกี9ยวกับขั @นตอนการทาํงาน, การประสานงานในระหว่างหน่วยงานและเอกสารที9เกี9ยวข้องกับในแต่ละขั @นตอนการทาํงาน

ขั @นตอนที9 2 : ร่างกรอบแนวคดิขั @นตอนที9 2 : ร่างกรอบแนวคดิกาํหนดกรอบแนวคดิของแต่ละกระบวนการโดยใช้หลักปัจจัยเข้า -> กระบวนการ -> ปัจจัยออก หรือแผนภมูิเต่า

กระบวนการ/

การทาํงาน

ปัจจยัเข้า

ทรพัยากร

ปัจจยัออก

งานหรือผลิตภณัฑ์


ร่างผังกระบวนการจัดซื @อตวัอย่างข ั�นตอน ผูข้อซื�อ ผูอ้นมุตั ิ เจา้หนา้ที�จดัซื�อ ผูข้าย บญัชี

การจัดทํา PR

การจัดทํา PO

ระบคุวามตอ้งการ อนุมัติ ทบ

ทวน

เปรยีบเทยีบราคา

สง่ใบเสนอราคา

จัดทํา PO

การอนุมัต ิPO

รับสนิคา้และตรวจสอบ

สภาพสนิคา้

การชาํระเงนิ

จัดทํา PO

อนุมัติ

สง่สนิคา้

สง่ PO และตดิตามสถานะ

รับ PO


รวบรวมใบแจง้หนี', PR, PO

จัดเก็บสนิคา้


ชาํระเงนิตามกําหนด


ร่างผังกระบวนการจัดซื @อตวัอย่างข ั�นตอน ผูข้อซื�อ ผูอ้นมุตั ิ เจา้หนา้ที�จดัซื�อ ผูข้าย บญัชี

การคัดเลอืก

สรรหาผูข้าย

คัดเลอืก

อนุมัติ

ทะบยีนรายชื.อ

การประเมนิ

ทะบยีนรายชื.อ

ประเมนิ ตัดสนิ

ตัดรายชื.อออก

สอดคลอ้ง, OK, ไดต้ามที.กําหนดไมส่อดคลอ้ง, ไมO่K, ไมไ่ดต้ามที.กําหนด กระบวนการตอ่เนื.อง


ขั @นตอนที9 2 การร่างกรอบแนวคดิอาจร่างกรอบแนวคดิในรูปแบบแผนภมูเิต่า “Turtle Diagram”

Equipment/Installation

- อุปกรณ์, เครื2องมือ, เครื2องจักรในการทาํงาน

- Software, Hardware ที2

Training, knowledge and skills- ประสบการณ์ ,ความรู้

ความสามารถ, การศึกษา , ทกัษะ และการฝึกอบรม

ด้วยอะไร (With What?)

ด้วยใคร (With What?)

องค์ประกอบของแผนภมูเิต่า “Turtle Diagram”

ปัจจัยเข้า (Input) ปัจจัยออก(Output)กระบวนการ(Process)สิ�งที�ใส่เข้าไปในกระบวนการ

เพื�อให้เกิดงานงานที�เกิดขึ �นจากสิ�งที�

ใส่เข้าไปการทาํงาน/การปฏบิัตงิาน

- Software, Hardware ที2เกี2ยวข้อง

Performance/Indicators- การตรวจสอบกระบวนการ- การตรวจสอบผลิตภัณฑ์- KPI

ความสามารถ, การศึกษา , ทกัษะ และการฝึกอบรม

อย่างไร (HOW?)

เท่าไหร่ (How Many?)

Instruction, Procedure, Methods- วิธีการทาํงาน- ผังกระบวนการ- เอกสารที2เกี2ยวข้องกับการทาํงาน - เช่น WI, Form


ด้วยอะไร (With What?)

ด้วยใคร (With What?)

- โปรแกรมการสั�งซื �อ (Oracle)

พนกังานผู้ขอซื �อ ที�มีประสบการณ์ในการทํางานอย่างน้อย 1 และได้รับการอบรมการใช้งานโปรแกรมการสั�งซื �อในระบบ Oracle

ตัวอย่างแผนภมูเิต่า “Turtle Diagram”ตัวอย่างแผนภมูเิต่า “Turtle Diagram”

ตวัอย่าง ร่างกรอบแนวคดิตามแผนภมูิเต่า ของกระบวนการตรวจสอบนํ @าหนักผลิตภณัฑ์ XXX

1.1. ข้อมูลการสั2งซื [อข้อมูลการสั2งซื [อ2.2. ทะเบียนผู้ขายทะเบียนผู้ขาย3.3. ยอดสินค้าคงคลังยอดสินค้าคงคลัง

เอกสาร เอกสาร PRPRการจัดทาํ การจัดทาํ PRPR

เท่าไหร่ (How Many?)

- วิธีการทํางานการจดัทํา PR- วิธีการใช้คู่มือโปรแกรมสั�งซื �อในระบบ Oracle

Product Performance- เอกสาร PR ถกูต้องตรงความต้องการProcess Performance /Indicator- เอกสาร PR ถกูต้องตรงตามความต้องการ 100 %

อย่างไร (HOW?)


ขั @นตอนที9 3 : เขียนขั @นตอนของของกระบวนการอธิบายขั @นตอนของกระบวนการแต่ละกระบวนการตามร่างผังกระบวนการและร่างกรอบแนวคดิ ตวัอย่างอ้างองิตาม 2. กจิกรรมกลุ่ม # 1ฝึกเขียน SOP

กาํหนดรูปแบบ SOP

กาํหนดกาํหนดรูปแบบ รูปแบบ SOP SOP ตามระเบียบปฎบิัตเิรื9องการควบคุมตามระเบียบปฎบิัตเิรื9องการควบคุมเอกสารเอกสาร

1.วัตถปุระสงค ์Objectives

2.ขอบเขต Scopes

3.คําจํากดัความ

ระบุวัตถุประสงค์ที9ต้องการตดิตามวัดผลแต่ละ


ระบุขอบเขตของกระบวนการที9ต้องการเขียน

อธิบายขั @นตอนการทาํงานตามอธิบายขั @นตอนการทาํงานตาม3.คําจํากดัความ Definitions

4.ขอ้ปฏบิัต ิProcedures

5.เอกสารที.เกี.ยวขอ้ง Relevant Documents

6.บนัทกึที.เกี.ยวขอ้ง Relevant Records

7.ภาคผนวก Appendix

อธิบายขั @นตอนการทาํงานตามอธิบายขั @นตอนการทาํงานตามกระบวนหลักและกระบวนการกระบวนหลักและกระบวนการสนับสนุนสนับสนุน((ถ้ามีถ้ามี)) ตามระบุไว้ตามระบุไว้

ระบุเอกสารอ้างอิง เอกสารประเภทอื9นๆ และแบบฟอร์มที9

เกี9ยวข้อง

ระบุบันทกึที9เกดิจากกระบวนการ

ระบุเรื9องที9ต้องการจะเขียน SOP

(ถ้ามี) ระบุตาราง , รายชื9อ หรืออื9นๆ ที9เกี9ยวข้องลงไป

อธิบายคาํเฉพาะ หรือตัวย่อ

22. . กจิกรรมกลุ่ม กจิกรรมกลุ่ม # # 1 1 ((ฝึกเขียน ฝึกเขียน SOPSOP))

กระบวนการหลัก กระบวนการหลัก และวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์

WORKSHOP WORKSHOP COFFEECOFFEE

ฝึกการเขียนข้อปฏบิตัใิน SOP “COFFEE SHOP”

WORKSHOP

Microsoft Word Document

Microsoft Excel Worksheet

และวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ COFFEECOFFEE

YLTHYLTH