Home Office bardziej office niż home. Elastyczne formy czasu pracy. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Toruń, maj 2017
Home Office bardziej office niż home.
Elastyczne formy czasu pracy.
Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy
Toruń, maj 2017
Elastyczne formy czasu pracy
- ruchomy czas pracy – art. 1401 i 150 § 3 i 5 kodeksu
pracy (wprowadzono do k.p. w 2013 roku)
- telepraca - art. 675 – 6717 kodeksu pracy
(wprowadzono do k.p. w 2007 roku)
- home office - praca domowa
Ruchomy czas pracy
Ruchomy czas pracy
• rozkład czasu pracy – może być wprowadzony w każdymsystemie czasu pracy;
• możliwość rozpoczynania pracy w różnych godzinach wposzczególnych dniach tygodnia lub miesiąca, może dotyczyćjednego pracownika lub grupy pracowników (beneficjentpracodawca);
• możliwość pracownika w wyznaczonym zbiorowo lubindywidualnie odcinku czasu samodzielnego decydowania ochwili rozpoczęcia pracy (beneficjent pracownik);
• praca w ruchomym czasie pracy nie może naruszaćprzepisów dot. prawa pracownika do odpoczynku;
• ponowne wykonywanie prac w tej samej dobie nie oznaczawykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.
Ruchomy czas pracy
Ruchomy czas pracy (poza przypadkiem wprowadzenia na
wniosek pracownika) można wprowadzić tylko na 2 sposoby:
• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z
zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli nie da się
uzgodnić go ze wszystkimi związkami, wystarczy porozumieć
się z organizacjami reprezentatywnymi) albo
• w porozumieniu z przedstawicielami pracowników,
wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy –
jeżeli u pracodawcy nie działają związki zawodowe.
Ruchomy czas pracy
Na wniosek pracownika!
Istnieje możliwość wprowadzenia ruchomego czasu pracy
na pisemny wniosek pracownika.
• Pracodawca nie jest związany wnioskiem.
• Strony mogą negocjować.
• Porozumienie to dotyczy jedynie organizacji czasu pracy,
nie oznacza więc konieczności zmiany umowy o pracę.
Ruchomy czas pracy
Zalety
• możliwość dostosowania godzin pracy pracowników do
rytmu funkcjonowania zakładu pracy;
• pozwala on także na utrzymanie poziomu zatrudnienia
przy zmieniających się warunkach gospodarczych;
• umożliwia także osiągnięcie przez pracowników
równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym
zgodnie z koncepcją work – life - balance.
Telepraca
Telepraca
Definicja (art. 675 k.p.):
Telepraca jest to praca wykonywana przez pracownika regularnie
poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji
elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą
elektroniczną.
Pracownik przekazuje pracodawcy wyniki swojej pracy
(w szczególności) za pośrednictwem środków komunikacji
elektronicznej (e-mail, Internet, intranet, rozwiązania mobilne itp.)
Telepraca oznacza zarówno zmianę miejsca wykonywania pracy jak i
modyfikację sposobu organizacji i wykonywania zadań składających
się na procesy świadczenia obowiązków zawodowych.
Telepraca – charakterystyka
1. dobrowolność – inicjatywa pracodawcy lub pracownika
(przed zawarciem umowy lub w trakcie zatrudnienia (art.677 k.p);
2. pisemna informacja - w k.p. przewidziano konieczność(uprzednio) uregulowania warunków telepracy wporozumieniu z związkami zawodowymi (porozumienie)albo w regulaminie (art. 676 k.p.) oraz uzupełnienieinformacji przekazywanej pracownikowi na podst. 29 par.3 k.p. w zw. z 6710 k.p.) – miejsce w strukturze orazwyznaczenie osoby odpowiedzialnej za współpracę ztelepracownikiem i jego kontrolę);
Telepraca – charakterystyka c.d.3. jednakowe warunki zatrudnienia - niedyskryminowanie:
- równe traktowanie w zakresie warunków zatrudnienia, awansu oraz
szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 6715 k.p.)
- odmowa podjęcia pracy nie może stanowić przyczyny rozwiązania
umowy o pracę ani zmiany jej warunków (art. 6715 k.p.);
- prawo dostępu do pomieszczeń pracodawcy, przebywanie na terenie
zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami, korzystanie z
zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej
(art. 6716 k.p).
Telepraca – charakterystyka c.d.
4. monitorowanie – obowiązek pracodawcy kontrolowania
pracy, ale również respektowania prywatności pracownika
(art. 6714 k.p. – kontrola wykonywania pracy i
inwentaryzacja powierzonego sprzętu; uprzednia zgoda
pracownika rozumiana jako ustalenie terminu kontroli a
nie wyrażenia na nią zgody (bhp));
5. ochrona danych – obowiązek pracodawcy określenia
zasad ochrony danych i przeszkolenia w tym zakresie
telepracownika oraz zobowiązuje pracownika na piśmie do
przestrzegania tych zasad (istotne (!): art. 6712 k.p.)
Telepraca – charakterystyka c.d.
6. wyposażenie i odpowiedzialność za sprzęt – obowiązekpracodawcy zapewnienia sprzętu, ubezpieczenia, pokryciakosztów oraz zapewnienia pomocy technicznej iniezbędnych szkoleń w zakresie sprzętu lub ustalenie wodrębnej umowie innych zasad (art. 6711 k.p.);
7. zdrowie i bezpieczeństwo - obowiązek pracodawcyzapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunkówpracy w miejscu pracy z wyłączeniem obowiązkówpracodawcy odnoszących się do budowy i przebudowyobiektów budowlanych, w których znajdują siępomieszczenia pracy, dbałości o bezpieczny i higienicznystan pomieszczeń oraz zapewnienia odpowiednichurządzeń higieniczno-sanitarnych (art. 6717 k.p.)
Home Office – Praca Domowa
Home Office – Praca Domowa- do niedawna praca w domu była przywilejem dla osób
samozatrudnionych lub zarządzających;
- coraz częściej pracodawcy wychodząc naprzeciwrozwijającym się technologiom, mobilności, elastyczności awięc esencji współczesnego pokolenia pracowników, dają immożliwość organizacji swojej pracy w taki sposób bysporadycznie wykonywać ją w domu lub innego dogodnegomiejsca;
- co do zasady jest to praca wykonywana w tych samychgodzinach pracy, w których pracownik świadczyłby pracę wsiedzibie pracodawcy;
Home Office – Praca Domowa
Jaka jest więc różnica pomiędzy telepracą a pracą w
systemie home office?
Home Office – Praca Domowa
Najistotniejszą cechą home office odróżniającą ją odtelepracy jest niestały charakter wykonywania pracy pozabiurem/siedzibą pracodawcy.
Home office odróżnia od telepracy:• okazjonalność,• nieregularność,• oraz to, iż pracownik sam decyduje kiedy wykonuje
prace zdalną występując do pracodawcy ze stosownymwnioskiem.
Home Office – Praca Domowa
Umożliwienie pracownikowi pracy home office:
Rozwiązaniem zwyczajowo przyjętym u przedsiębiorców
jest :
Wniosek pracownika o
możliwość pracy z domu
Home Office – Praca Domowa
Umożliwienie pracownikowi pracy home office:
Brak kodeksowej regulacji home office powoduje iż zalecanym
jest (nie jest to obowiązek), aby pracodawcy tworzyli
regulamin w tym zakresie bądź odpowiednie zapisy
inkorporowali do już funkcjonującego regulaminu pracy.
Unormowanie zasad czasowej pracy zdalnej daje poczucie
przejrzystości i jest korzystne dla obu stron stosunku pracy.
Home Office – Praca Domowa
Co powinno się znaleźć w akcie wewnętrznym pracodawcy:1. Procedura wnioskowania o pracę zdalną
2. Procedura udzielania zgody
3. Zasady wyłączenia możliwości korzystania z tej formy pracy
4. Zasady przekazywania wyników pracy
5. Forma potwierdzania obecności – rozpoczęciai zakończenia pracy
6. Sposób i forma kontroli wykonywania pracy
7. Ochrona danych przekazywanych w sytuacji pracy zdalnej
8. Odwołania z home office i wezwanie do siedziby pracodawcy
9. Dookreślenie zakresu odpowiedniego stosowania przepisów otelepracy (w tym obowiązki pracownika i pracodawcy).
Home Office – Praca Domowa
1 - 2 . Procedura wnioskowania i udzielania zgody:
- wniosek pracownika i zgoda pracodawcy - forma zawarcia między
pracodawcą a pracownikiem swoistego porozumienia dotyczącego
zmiany (czasowej) warunków wykonywania przez pracownika pracy;
- odgórne polecenie świadczenia pracy z domu budzi wątpliwości.
W umowach o pracę miejsce zamieszkania pracownika nie jest
określane jako miejsce pracy - właściwym jest przyjęcie zasady
wnioskowania o możliwość pracy zdalnej przez pracownika a niestosowania polecenia przez pracodawcę.
Home Office – Praca Domowa
3. Zasady wyłączenia możliwości korzystania z tej formy pracy
- specyfika wykonywanych zadań przez pracownika;- kluczowe znaczenie: fizyczna lub ekonomiczna przeszkoda
dla świadczenia pracy zdalnej - przykładowo: produkcja,wydobycie, rolnictwo, budowa;
- możliwość pracodawcy dysponowania pracownikiem „namiejscu” w zakładzie pracy
Pamiętać jednak należy, iż nie można dopuszczać się w tymprzedmiocie dyskryminacji.
Home Office – Praca Domowa
4. Przekazywanie wyników „pracy domowej”
Kluczowe znaczenie ma tu sama podstawa idei home office – a więc rozwójtechnologiczny oraz komunikacji elektronicznej.
Przykładowe warianty:• za pomocą poczty elektronicznej (z wskazaniem maili w domenie
pracodawcy- nie z prywatnych adresów pracowników);• wgrywanie efektów pracy na „dysk w chmurze” dostępny dla
pracowników;• telekonferencje;• standardowa forma po powrocie do stałego miejsca pracy (jeśli pozwala
na to specyfika zadania)
Form z uwagi na rozwój technologii jest wiele, a wybór właściwej zależyprzede wszystkim od rodzaju i specyfiki zadania wykonywanego przezpracownika.
Home Office – Praca Domowa
5. Forma potwierdzania obecności
Kluczowe znaczenie: - rozwój technologiczny oraz wzajemne zaufanie stronstosunku pracy
Uregulowanie w regulaminie home office
Rozwiązania:- konieczność zalogowania się przez pracownika w systemie, co potwierdzi jego
obecność na stanowisku oraz wylogowanie po jej zakończeniu;- przewidzenie częściowego przesyłania efektów pracy - co świadczyć będzie o
faktycznym wykonywaniu zadań w tym czasie
Z uwagi na ograniczone możliwości kontroli zdalnie pracującego pracownikautrudnione jest prowadzenie ewidencji czasu pracy - dlatego ważnym jest ścisłeustalenie sposobu potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy przykładowoprzez pozostawanie dostępnym w systemie on-line.
Home Office – Praca Domowa
6. Kontrola zdalnej pracy w miejscu jej wykonywania
- rozwiązanie – najwłaściwsze: odpowiednie stosowanie przepisówdot. telepracy;- pisemna zgoda pracownika na bezpośrednią kontrolę jego pracy w
miejscu zamieszkania;- pisemna informacja dla pracownika jaka konkretna osoba
wykonywałaby ewentualne czynności kontrolne;- kontrola musi być dostosowana do miejsca wykonywania pracy i
jej charakteru.
Z uwagi na sporadyczność wykorzystywania „home office” wskazanakontrola pracy zdalnego pracownika za pomocą środkówkomunikacji elektronicznej (e-mail, telekonferencje) - nie wymagapisemnej zgody pracownika.
Home Office – Praca Domowa
7. Ochrona danych
- celem zabezpieczenia Pracodawcy szczegółoweuregulowanie zasad w regulaminie;
- jeśli pracodawca nie tworzy szczegółowego regulaminu:konieczne przeszkolenie pracowników w tym zakresie wraz zodebraniem stosownego oświadczenia o zapoznaniu się zzasadami ochrony danych osobowych przekazywanych drogąelektroniczną lub wykorzystywanych w pracy poza zakładempracy – a od odebranego oświadczenia uzależnieniemożliwości wnioskowania pracowników o formę pracyzdalnej.
Home Office – Praca Domowa
8. Odwołanie z home office
- regulacja w Regulaminie: odwołanie z home office i
wezwania na stanowisko w siedzibie;
- konieczność skonstruowania katalogu sytuacji, w
których pracodawca będzie uprawniony do odwołania z
pracy zdalnej;
- określenie czasu, jaki pracodawca daje pracownikowi na
powrót do stałego miejsca pracy (przy uwzględnieniu
indywidualnej sytuacji pracownika).
Home Office – Praca Domowa
BHP przy home office
- oświadczenie pracownika, iż domowe biuro odpowiada
warunkom określonym w przepisach rozporządzenia w
sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach
wyposażonych w monitory ekranowe (praca okazjonalna
oraz inicjatywa po stronie pracownika);
- pracodawca regulując home office w aktach wewnętrznych
może uzależnić możliwość składania wniosków o zdalną pracę
od stosownego oświadczenia w zakresie BHP;
- kontrole.
Home Office – Praca Domowa
Zakaz dyskryminacji
- na tle równego traktowania w zatrudnieniu trzeba mieć
na uwadze równy dostęp pracowników, w przypadku
spełnienia przesłanek do możliwość korzystania – do
pracy zdalnej;
- niedopuszczalność działań Pracodawcy:• przy tych samych warunkach brak zgody na wniosek o zdalną
pracę pracownika
• nieuzasadnione odgórne wykluczenie grupy pracowników z
możliwości home office
Home Office – Praca Domowa
Wypadek przy pracy zdalnej
- w przypadku okazjonalnej pracy w domu pracownik może ulecwypadkowi przy pracy.
Stosownie do przepisów ustawy o ubezpieczeniu społecznym ztytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych – za wypadekprzy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczynązewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło wszczególności w związku z pracą podczas lub w związku zwykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceńprzełożonych.
Problem na tym tle może pojawić się w kwestii udowodnieniazwiązku między wypadkiem a pracą.
Elastyczne formy pracy
ZALETY WADY
• Work-life balance• Redukcja kosztów pracodawcy
związanych z przygotowaniem i utrzymaniem stanowiska pracy
• Większa efektywność pracownika
• Połączenie pracy z obowiązkami domowymi
• Swobodne zarządzanie czasem przez pracownika
• Ograniczone możliwości kontroli pracownika w procesie pracy
• Brak bezpośredniego kontaktu pracownika z pracodawcą –kwestia błędów w komunikacji,
• Ryzyko dowodowe w przypadku wypadku przy pracy zdalnej
• Mniejszy wpływ dyscypliny • Dostosowanie przez pracownika
pomieszczeń domowych do wymogów biurowych
Dziękuję za uwagę:
ul. Grudziądzka 110-114(Business Park), 87-110 Toruń
Tel. +48 56 651 07 93, 94Tel. +48 724 679 513Fax +48 56 621 13 81
email: [email protected]
Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy