EVENT DRAAIBOEK Conference Center High Tech Campus voorziet u graag in een draaiboek voor uw event. Met dit voorbeeld draaiboek zorgt u ervoor dat uw evenement op de dag zelf voorspoedig verloopt. Het draaiboek is een planning voor uw event, met nauwkeurige tijdstippen waarop werkzaamheden moeten worden verricht en door wie. Het evenementendraaiboek is opgebouwd uit de onderdelen die op de dag van het evenement zullen plaatsvinden. U plaats de belangrijkste contactinformatie in het draaiboek en alle handelingen per persoon. Bovendien bevat het draaiboek een overzicht van alle mee te nemen materialen. Voor het gemak hebben wij alvast ook een bijlage toegevoegd met plattegronden van onze locatie. U kunt voor dit laatste uiteraard verwijzen naar het programmaboekje, als u dat produceert. Naast uw eigen draaiboek voorzien wij u ook van een compleet overzicht van waar u aan moet denken als u een evenement bij ons organiseert. Dit is bijzonder handig om te gebruiken naast uw eigen draaiboek om zo ook een uitgebreide checklist voor de planning van uw evenement te hebben. Het draaiboek is als volgt opgebouwd: 1. Algemene informatie event 2. Contactgegevens 3. Informatie materialen 4. Draaiboek opening 5. Draaiboek dagactiviteiten 6. Draaiboek sluiting 7. Bijlage: plattegronden Conference Center High Tech Campus
13
Embed
Home - High Tech Campus Eindhoven · Web viewConference Center High Tech Campus voorziet u graag in een draaiboek voor uw event. Met dit voorbeeld draaiboek zorgt u ervoor dat uw
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
EVENT DRAAIBOEKConference Center High Tech Campus voorziet u graag in een draaiboek voor uw event. Met dit voorbeeld draaiboek zorgt u ervoor dat uw evenement op de dag zelf voorspoedig verloopt. Het draaiboek is een planning voor uw event, met nauwkeurige tijdstippen waarop werkzaamheden moeten worden verricht en door wie.
Het evenementendraaiboek is opgebouwd uit de onderdelen die op de dag van het evenement zullen plaatsvinden. U plaats de belangrijkste contactinformatie in het draaiboek en alle handelingen per persoon. Bovendien bevat het draaiboek een overzicht van alle mee te nemen materialen. Voor het gemak hebben wij alvast ook een bijlage toegevoegd met plattegronden van onze locatie. U kunt voor dit laatste uiteraard verwijzen naar het programmaboekje, als u dat produceert. Naast uw eigen draaiboek voorzien wij u ook van een compleet overzicht van waar u aan moet denken als u een evenement bij ons organiseert. Dit is bijzonder handig om te gebruiken naast uw eigen draaiboek om zo ook een uitgebreide checklist voor de planning van uw evenement te hebben.
Het draaiboek is als volgt opgebouwd:
1. Algemene informatie event2. Contactgegevens3. Informatie materialen4. Draaiboek opening5. Draaiboek dagactiviteiten6. Draaiboek sluiting7. Bijlage: plattegronden Conference Center High Tech Campus
Het draaiboek bevat altijd de onderdelen Wanneer, Waar, Wat en Wie:
- Wanneer: hier wordt de tijd neergezet van activiteiten, op chronologische volgorde. Zet belangrijke deadlines dikgedrukt / in het rood
- Waar: hier wordt de locatie neergezet waar een activiteit plaatsvindt en / of waar een persoon aanwezig moet zijn
- Wat: hier staat een uitgebreide omschrijving van de activiteiten die gedurende de dag zullen plaatsvinden en belangrijke opmerkingen
- Wie: hier worden de namen neergezet van de personen die de taak moeten volbrengen
1. Algemene informatieNaam evenement
Aantal deelnemers
Datum
Tijd
Locatie
Partners
2. ContactgegevensTelefoonnummer Wie Wat Wanneer
Personeel
- Externe organisaties opvangen en briefen (standhouders, leveranciers, etc.)
- Productie regelen- Tijd in de gaten houden
00:00 - 00:00
- Centrale aanspreekpunt- Personeel opvangen en briefen
00:00 - 00:00
- Algemene opbouw- Sprekers en PR opvangen en briefen- Goodiebags uitdelen- Uitdelen evaluatie formulieren
00:00 - 00:00
Sprekers
- Dagvoorzitter 00:00 - 00:00
- Spreker Workshop 1: Naam workshop 00:00 - 00:00
Extern
- Registratie van 00:00 – 00:00 en van 00:00 – 00:00
00:00 - 00:00
- Hostesses van 00:00 – 00:00 en van 00:00 – 00:00
00:00 - 00:00
- Fotograaf: zaal 1 00:00 - 00:00
3. Informatie materialenWanneer Waar Wat Wie
09:00 Zaal 1 Interieur- Gewenste zaalopstelling (aantal tafels / stoelen)Apparatuur- Additioneel benodigde AV- Microfoons, beamers, schermen, laptopPromotie- Bv. 200 x flyers- Bv. 300 x pennenDecoratie- Bv. 10 x bloemen
- Bv. 20 x ballonnenRegistratie- Bv. 1 x registratie- en debiteurenlijst- Bv. 1 x laptop voor NAW-gegevensDocumenten- Bv. Calamiteitenplan- Bv. 30 x draaiboekAwards en presentjes- Bv. 1 x goodiebag- Bv. 1 x cheque spreker / personeel
Denk aan uitdelen draaiboek, begeleiden naar zaal etc.
10:00 – 11:00 Entree Conference Center Registratie gastenDenk aan laatste briefing registratie, ticketsysteem opzetten, debiteurenregeling, NAW-gegevens etc.
10:00 – 11:00 Garderobe Garderobe begeleiding11:00 Entree Conference Center Check totale hoeveelheid gasten en aankondigen
Workshop 1
5. Draaiboek dagactiviteitenWanneer Waar Wat Wie
10:45 – 11:00 Zaal 1 - Klaarzetten presentatie Workshop 1; vers water voor spreker neerzetten
11:05 – 11:15 Zaal 1 - Introductie Workshop 1
11:15 – 12:00 Zaal 1 - Workshop 1: Naam workshop
12:00 – 13:00 Lunchruimte - Lunch … gasten
12:00 – 13:00 Zaal 1 - Opruimen zaal 1
12:30 – 13:00 Zaal 2 - Interview afnemen
6. Draaiboek sluitingWanneer Waar Wat Wie
16:00 – 16:30 - Goodiebags klaarzetten bij uitgang
16:45 – 17:00 Zaal 1 - Boeket overhandigen aan spreker