Hướng dẫn sử dụng Fast Human Resources Onlinedl2.fast.com.vn/FMK/2018.07-HRM-HDSD-nen.pdf · Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chương khởi đầu Fast Human Resources

Hướng dẫn sử dụng Fast Human Resources Online

Chương khởi đầu

Mục lục

Hướng dẫn sử dụng Fast Human Resources Online ........................................................................ 1

Chương khởi đầu .................................................................................................................................. 1

1 Tính năng cơ bản của Fast HRM Online ..................................................................................... 2

2 Các hướng dẫn chung khi làm việc với chương trình .............................................................. 3

2.1 Các biểu tượng dùng trong tài liệu này ................................................................................ 3

2.2 Các hướng dẫn chung khi làm việc với giao diện của chương trình ............................... 3 2.2.1 Các trình duyệt có thể sử dụng ............................................................................................. 3 2.2.2 Các thiết lập liên quan trình duyệt ......................................................................................... 3 2.2.3 Các chú ý về thao tác sử dụng .............................................................................................. 4

3 Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục ............................................................. 10

4 Thao tác chung khi làm việc với chứng từ ............................................................................... 15

4.1 Màn hình xem chứng từ ....................................................................................................... 15

4.2 Màn hình chi tiết chứng từ ................................................................................................... 17

4.3 Các lưu ý khác ....................................................................................................................... 18

5 Một số hướng dẫn chung về báo cáo ....................................................................................... 22

5.1 Các thao tác chung ............................................................................................................... 22

5.2 Giải thích chung các thông tin khi khai báo mẫu báo cáo ............................................... 25

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chương khởi đầu

Fast Human Resources Online 2/26

1 Tính năng cơ bản của Fast HRM Online

Một số điểm nổi bật

Hệ thống

- Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (cloud computing);

- Tốc độ làm việc rất cao (thao tác, xử lý, báo cáo...);

- Truy cập xem báo cáo và cập nhật số liệu từ xa;

- Tuỳ chọn đồng tiền hạch toán có thể là Việt nam đồng hoặc ngoại tệ theo qui định;

- Giao diện tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

Các phân hệ nghiệp vụ

- Hệ thống;

- Nhân sự;

- Tuyển dụng;

- Đào tạo;

- Đánh giá;

- Cấp phát công cụ;

- Chấm công;

- Tiền lương;

- Bảo hiểm.

Phù hợp các quy định hiện hành

Fast HRM Online luôn được cập nhật các sửa đổi bổ sung theo các quy định mới nhất có liên quan.

Quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở

Fast HRM Online cho phép quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, cho phép lên báo cáo của từng đơn vị cơ sở hoặc của toàn (tổng) công ty.

Bảo mật

- Truy nhập chương trình theo tên và mật khẩu;

- Cho phép phân quyền cho từng người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng;

- Cho phép phân quyền cho từng bộ phận;

- Cho phép hạn chế quyền truy nhập tới từng chức năng (menu), từng cửa sổ, từng trường, từng thao tác xử lý;

- Phân quyền đến từng thao tác xử lý giao dịch: xem, tạo mới, sửa, xóa, in;

- Phân quyền xem, thêm mới, sửa, xoá chi tiết theo từng mã đơn vị cơ sở cho từng người sử dụng;

- Phân quyền và giới hạn cho người sử dụng, nhóm người sử dụng;

- Các chức năng liên quan đến bảo mật: Giới hạn IP truy cập, Giới hạn IP truy cập theo NSD, Giới hạn IP truy cập theo nhóm NSD;

Tính mềm dẻo



Chương trình được thiết kế nhiều lựa chọn, phù hợp nhiều loại hình doanh nghiệp.

Tiện ích

- Tính năng xin nghỉ, duyệt nghỉ phép qua SMS;

- Chuyển số liệu từ bảng tính vào chương trình;

- Chức năng sao chép (copy) chứng từ;

- Chức năng khôi phục mật khẩu;

- Thông tin phục vụ nhân viên (self services).

2 Các hướng dẫn chung khi làm việc với chương trình

2.1 Các biểu tượng dùng trong tài liệu này

- - Chú thích, lưu ý

- - Thông tin thêm hoặc các lời khuyên, mách nước

- - Ví dụ minh họa

- - Cảnh báo quan trọng

2.2 Các hướng dẫn chung khi làm việc với giao diện của chương trình

2.2.1 Các trình duyệt có thể sử dụng

Các trình duyệt và phiên bản khuyến cáo để có thể sử dụng tốt chương trình, tuy nhiên, người dùng có thể nâng cấp các phiên bản mới hơn.

- Internet Explorer 8.0 (hoặc cao hơn)

- Firefox 3.6 (hoặc cao hơn)

- Chrome 9.0 (hoặc cao hơn)

- Safari 5.0 (hoặc cao hơn)

- Opera 11.0 (hoặc cao hơn)

2.2.2 Các thiết lập liên quan trình duyệt

Sử dụng bộ mã Unicode tiếng Việt

huyến cáo nên dùng bảng mã unicode dựng s n khi g bàn phím tiếng Việt. Nếu sử dụng bảng mã unicode tổ hợp, khi xuất mẫu in s gây l i.

Ví dụ: Tất cả các ký tự a s thành ạ

Sử dụng chức năng kiểm tra mã danh điểm



Trong một số trình duyệt có chức năng kiểm tra chính tả (check spelling) như trình duyệt Chrome, phải khai báo không sử dụng để chức năng kiểm tra mã danh điểm hoạt động chính xác.

Người dùng có thể cân nhắc sử dụng hay không chức năng này.

2.2.3 Các chú ý về thao tác sử dụng

Đăng nhập phiên làm việc

Chương trình được phát triển trên nền web (web application) do đó trong một thời điểm sử dụng, m i trình duyệt s tương đương 1 phiên làm việc.

Trong trường hợp tạm thời dừng làm việc nên đăng xuất (Sign out) khỏi chương trình để thực sự thoát phiên làm việc. Tuy nhiên, nếu không đăng xuất thì trong khoảng thời gian nhất định (khai báo cấu hình hệ thống) chương trình s tự ngắt kết nối, khi đó cần nhập mật mã đăng nhập trở lại.

Chú ý

Chương trình không cho phép một người dùng đăng nhập 2 lần - nghĩa là nếu đã đăng nhập rồi thì không thể dùng mã người dùng (user) vừa đăng nhập để vào chương trình được nữa.

- Muốn truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) thì phải nhấn Thoát (Logout);

- Nếu nhấn tắt trình duyệt nghĩa là vẫn chưa thoát được, lúc này để đăng nhập lại thì phải chờ hết phiên làm việc (hiện tại là 20 phút);

- Trên một máy trạm, chỉ cho phép một người dùng đăng nhập. Trong trường hợp truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) máy s hỏi người dùng có tắt phiên làm việc cũ hay không, nếu có, sau khi chấp nhận thì phiên làm việc cũ bị mất hiệu lực hoàn toàn.

- hi nhập mật khẩu chú ý kiểm tra phím casplock nếu không đăng nhập được vì chương trình có xét chữ hoa chữ thường trong mật khẩu.

- Ngoài ra nên kiểm tra bộ g tiếng Việt đã cấu hình đúng theo yêu cầu chưa. Tùy theo bộ g , tùy theo cách g của người dùng có thể dẫn đến mật khẩu bị nhập sai.



Trong trường hợp đã quá "Số ngày đổi mật khẩu" được khai báo trong tham số hệ thống, chương trình s buộc người dùng phải thay đổi mật khẩu hiện tại.

Yêu cầu khôi phục mật khẩu

Trong trường hợp quên mật khẩu, khi đăng nhập chương trình, người dùng cần nhấp chuột vào dòng chữ Quên mật khẩu .

Sau đó nhập vào các thông tin như hình dưới với tên là tài khoản đăng nhập, Thư(email) là địa chỉ thư điện tử khai báo trong danh sách người dùng. Nếu mã xác thực không thể nhận diện được, có thể nhấn Chọn mã số khác .



Sau khi hoàn tất, nhấn Nhận , chương trình s gửi mật khẩu tạm về địa chỉ vừa nhập. Người dùng phải kiểm tra hộp thư và nhấn vào liên kết đính kèm.

Chú ý:

Mật khẩu được cung cấp là tạm thời. Để sử dụng lại chương trình, người dùng phải thay đổi mật khẩu khi nhấn vào liên kết.

Truy nhập với giao diện tiếng Anh

hi cần làm việc với giao diện tiếng Anh, khi truy nhập chương trình cần chọn ngôn ngữ tiếng Anh hoặc tiếng Việt.

Trong phiên làm việc, nếu cần thay đổi thì nhấn vào biểu tượng "Thoát" phía trên bên phải màn hình làm việc.

Mở cửa sổ mới

hi cần làm việc với nhiều tác vụ khác nhau (multi task), người dùng có thể thao tác như sau:



- Sao chép địa chỉ đường dẫn hiện tại, mở 1 trang hoặc 1 cửa sổ trình duyệt mới, dán vào ô địa chỉ và mở trang;

- Với trình duyệt FireFox, Chome, Opera: nhấn chuột phải vào menu và chọn Open link in new tab hoặc Open link in new windows ;

- Với trình duyệt IE: nhấn chuột phải vào khu vực biểu tượng của menu và

chọn Open link in new tab hoặc Open link in new windows .

Chuyển con trỏ

Chương trình h trợ phím Enter và Tab để thuận tiện cho người dùng đã quen thuộc với giao diện Windows.

Làm việc với các trường mã

Trong các trường chứa thông tin mã danh mục, nếu không nhập giá trị gần đúng hoặc nhập sai, khi nhấn enter s liệt kê toàn bộ danh mục tìm kiếm. Nếu nhập giá trị gần đúng thì chương trình s chỉ liệt kê các danh điểm gần giống với ký tự tìm kiếm.

Nhấn page up – page down để di chuyển trong màn hình duyệt mã, nếu chọn được rồi thì nhấn enter để trả về trường giá trị.

Trong trường hợp chưa nhập ký tự gì cũng có thể tìm mã bàng cách nhấn Page-down, danh sách mã s hiển thị toàn bộ để chọn.

Với các trường không buộc nhập, nhấn enter để bỏ qua.

Chú ý:

Chức năng tìm kiếm nhanh (trong các màn hình tìm kiếm mã) s ưu tiên tìm trên trường tên, sau đó tìm trên trường mã. Quy tắc tìm là "chứa trong", vì vậy tất cả các trường tên hoặc mã có chu i cần tìm s thể hiện



trong kết quả. Nếu muốn tìm theo quy tắc từ trái sang thì có thể nhập chu i và dấu %.

Ví dụ: Muốn tìm những mã bắt đầu bởi H, có thể nhập H%.

Sao chép đoạn văn, ký tự

Để sao chép đoạn văn trong chương trình, có thể nhấn chuột phải lên đối tượng, sau đó chọn cắt, chép, dán, xóa.

Lưu ý chức năng này chỉ nên dùng trong trường hợp một số trình duyệt không h trợ các chức năng Ctrl + C, Ctrl + V (ví dụ như một số trình duyệt của điện thoại).

Còn trong môi trường máy tính nên dùng phím tắt Ctrl + C, Ctrl + V...s thuận tiện hơn.

Thể hiện tiêu đề dài trong chi tiết

Trong các trường thông tin chi tiết (grid) một số tiêu đề có thể dài quá thì khi kéo ngắn lại s mất chữ và thể hiện là 3 chấm (...). Để hiển thị thông tin đầy đủ, di chuột vào dấu 3 chấm "..." tiêu đề s đầy đủ.

Tính toán trong các trường số

Chương trình cho phép tính toán đơn giản giữa các số, đặt con trỏ tại trường số nhấn các phép toán "+ - x / để kích hoạt chức năng máy tính, khi được số cuối cùng, nhấn enter.

Thao tác các trường ngày tháng



Các trường đối tượng ngày tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng. Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày tháng hoặc nhấn vào dấu hiệu này để chọn ngày thích hợp.

Trong cửa sổ ngày tháng, chỉ chọn được ngày. Nếu chọn tháng có thể kích chuột vào mũi tên sang trái, sang phải. Trong trường hợp chọn trong nhiều tháng, nhiều năm, để chọn nhanh cần kích chuột vào vị trí "tháng, năm" (giữa, phía trên), chương trình s cho chọn năm. Sau khi chọn năm, chương trình s cho chọn tháng. Như vậy, từ vị trí ngày tháng năm, ta có thể chọn theo thứ tự sau:

- 01. Ngày tháng năm

- 02. Tháng năm

- 03. Năm-10 năm

- 04. Tháng năm




3 Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục

Tất cả các màn hình khai báo danh mục đều có một số thao tác chung, bao gồm:

Mới

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Insert hoặc nhấn nút - Mới để tạo một mã mới trong danh mục.

Sửa

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + E hoặc nhấn nút - Sửa để sửa thông tin của một mã đã tạo trước đó. Lưu ý nếu một mã đã được cập nhật số liệu và đã được chuyển vào các số liên quan thì không thể sửa mã.

Lưu mã danh mục

Sau khi nhập các thông tin, nhấn "Lưu"để lưu lại mã.

Xoá

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Delete hoặc nhấn nút - Xóa để xoá một mã trong danh mục. Tương tự như nút Sửa , nếu một mã đã được cập nhật số liệu và đã được chuyển vào các sổ có liên quan thì không thể xóa mã.

Xem

Đặt con trỏ chuột vào đối tượng cần xem, sau đó nhấn nút - Xem để xem thông tin của đối tượng đó. Chương trình cho phép thêm mới hoặc sửa đối tượng này.

Kết xuất

Dùng chức năng này để kết xuất thông tin thành tập tin bảng tính.

Khóa cột

Trường hợp danh mục có nhiều cột, muốn cố định một số cột nào đó ta sử dụng chức năng này.

Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, nhấn nút - hóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định s được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.

Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột đã khóa, nhấn nút - Bỏ khóa.

Xem danh mục theo trang



Chương trình phân các danh mục theo trang và được đánh số tự động từ 1 đến n. Để xem trang theo số thứ tự, nhấn chuột vào số thứ tự của trang cần xem.

Để xem trang tiếp theo của trang hiện hành nhấn vào nút , trở lại

trang trước nhấn nút .

Để hiển thị tiếp dãy số thứ tự của trang nhấn nút

Tạo số bản ghi của mỗi trang

Chương trình cho phép tạo số bản ghi của m i trang. Hiện tại đang mặc định 5, 10, 15, 20, 25. Người dùng s chọn một trong những con số này để tạo số dòng của m i trang.

Ngoài ra trên màn hình chính còn có thể thực hiện một số thao tác khác như:

Sắp xếp danh mục theo thứ tự tăng dần hay giảm dần

Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào thanh tiêu đề của một

trường bất kỳ tại vị trí để sắp xếp danh sách trường đó theo tùy chọn tăng dần hay giảm dần.

Hoặc nhấn trái chuột vào thanh tên tiêu đề, chương trình tự sắp xếp trường này theo thứ tự tăng dần (giảm dần) .

Chức năng lọc

Người sử dụng có thể giới hạn hiển thị số lượng mã trên màn hình theo điều kiện lọc lựa chọn.

Nội dung các điều kiện lọc tuỳ theo nội dung từng danh mục cụ thể, phổ biến vẫn là trường mã đối tượng và tên đối tượng . Mặc nhiên s tìm kiếm trường đầu tiên trong danh sách.

Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào thanh tiêu đề của một

trường bất kỳ tại vị trí , nhấn chọn nút lọc -

Nhập biểu thức điều kiện lọc, điều kiện có thể được chọn theo: bằng (=), lớn hơn , lớn hơn hoặc bằng , nhỏ hơn , nhỏ hơn hoặc bằng hoặc dùng ký hiệu % để thay thế cho một hay một chu i ký tự cần lọc.



Để bỏ lọc, nhấn trái chuột lại vào vị trí , chọn biểu tượng

, trường đã lọc quay lại trạng thái ban đầu khi chưa lọc.

Chức năng làm tươi số liệu

Nhấn nút -để cập nhật những thông tin thay đổi tức thời có thể có do một người sử dụng khác đang cập nhật đồng thời.

Chú ý:

Để phím tắt có hiệu lục, phải đặt con trỏ trong khu vực màn hình của danh mục.

Trong tất cả những danh mục, cũng cần phải nắm r một số thông tin hoặc khái niệm tương đối giống nhau như:

Tiện ích

Trong trường hợp các mã đối tượng được mã hoá là một chu i ký tự, trong đó có các ký tự cuối là một dãy số thì m i lần thêm mới, khi cập nhật vào một hoặc một vài ký tự bắt đầu của mã đối tượng nào đó thì chương trình s tự động dò tìm số thứ tự lớn nhất hiện hành của chu i các ký tự g vào đó để tự động tăng lên một đơn vị.

Để lấy giá trị mã mới nhất, cần nhấn phím mũi tên đi xuống "↓" (Down Arrow).

Ví dụ mã đã tồn tại trong danh mục là " H004" thì khi nhập " H0" s trả về " H005"

Tên khác

Trong bất kỳ danh mục nào, trường tên khác s được dùng để mô tả tên tiếng Anh của mã. Trường tên khác được dùng để in các báo cáo tiếng Anh.

Trạng thái

Trạng thái sử dụng của mã, chọn 1 trong 2 trạng thái:

- 1- Còn sử dụng: Mã này s được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và có thể lập báo cáo.

- 0- hông còn sử dụng: Mã này s không còn được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và không thể lập báo cáo được nữa.

Ký tự nhập trong các trường mã

Các trường mã được phép nhập tự do ngoại trừ các ký tự điều khiển của hệ thống hoặc các ký tự toán tử (‘ ? _ % ! @ & | # $ ? ~ ` ^ ).

Quy định về cách thiết lập mã trong các trường mã

Các trường mã phải được lập theo quy tắc hông lồng nhau . Một mã được gọi là lồng mã khác khi chu i ký tự trong toàn bộ mã mới lập thuộc



chu i ký tự trong mã khác đã tồn tại s n (hoặc ngược lại, chu i ký tự trong mã khác đã tồn tại s n thuộc chu i ký tự trong toàn bộ mã mới lập).

Ví dụ: mã VV001 và VV00 được xem là lồng nhau vì 4 ký tự liên tục VV00 thuộc 5 ký tự liên tục VV001 .

Sở dĩ chương trình ràng buộc điều này là vì có một số báo cáo trên các bộ mã phải lấy tương đối, nếu mã lồng nhau thì s lấy cả những mã có ký tự theo sau.

Ví dụ:

VV00 và VV001 đều có phát sinh, nếu chọn báo cáo mà chỉ báo cáo VV00 thì s lấy cả VV001 . Còn nếu lấy tuyệt đối thì s không báo cáo được những mã VV0% .

Thêm mới trong các màn hình tìm kiếm

Trong trường hợp cần thêm mới các danh điểm liên quan khi thao tác trong các màn hình tìm kiếm, nhấn chuột phải vào trường mã để xuất hiện màn hình thao tác.

Chỉ cho phép thêm trong một số màn hình tìm kiếm sau:

- 1. Danh mục tỉnh thành;

- 2. Danh mục quốc tịch;

- 3. Danh mục dân tộc;

- 4. Danh mục tôn giáo;

- 5. Danh mục tình trạng hôn nhân;

- 6. Danh mục vị trí công việc;

- 7. Danh mục bậc quản lý;

- ....

Chọn nhiều đối tượng danh mục trong các màn hình



Trường hợp chọn nhiều đối tượng trong các màn hình tìm kiếm đối tượng danh mục thao tác như sau:

- Nhấn để chọn từng chi tiết;

- Nhấn tiếp để phủ định kết quả chọn trước đó (những mục chưa chọn s là chọn và ngược lại);

- Muốn chọn tất cả, nhấn vào nút điều khiển màu vàng phía trên bên phải, chọn "Đánh dấu tất trên trang hiện thời";

- Muốn bỏ chọn tất cả, nhấn vào nút điều khiển màu vàng phía trên bên phải, chọn "Bỏ các phần đánh dấu";

Kết nhập dữ liệu từ bảng tính

Chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng.

Quy trình thực hiện như sau:

- Vào danh mục cần đưa dữ liệu;

- Nhấn biểu tượng , chương trình s tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương

trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình s tải dữ liệu từ tệp mẫu vào danh mục.

Chi tiết các trường hợp báo l i và các chú thích khác, vui lòng xem chi tiết từng danh mục.



4 Thao tác chung khi làm việc với chứng từ

4.1 Màn hình xem chứng từ

Tất cả các màn hình xem chứng từ đều có một số thao tác chung, bao gồm:

Mới

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + Insert hoặc nhấn nút " - "Mới để tạo một chứng từ mới.

Sửa

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + E hoặc nhấn nút " - "Sửa để sửa thông tin của một chứng từ đã tạo trước đó.

Xoá

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + Delete hoặc nhấn nút " - "Xóa để xoá một chứng từ.

Tìm kiếm chứng từ

Nhấn nút " - "Tìm để tìm các chứng từ cần tìm. Nhập các giá trị điều kiện trong màn hình lọc và thực hiện tìm kiếm.

Xem

Đặt con trỏ chuột vào chứng từ cần xem, sau đó nhấn nút " - "Xem để xem thông tin của chứng từ đó. Chương trình cho phép thêm mới hoặc sửa chứng từ.

In

Nhấn nút " - "In để in chứng từ.

Có thể in từ thanh công cụ của màn hình duyệt chứng từ hoặc in từ biểu tượng in phía trên bên phải chứng từ

Tương ứng với m i chứng từ s có những mẫu in tương ứng. Ví dụ khi in Văn bản đề nghị thì danh sách s như sau:

Để in chứng từ, yêu cầu các máy trạm phải cài đặt chương trình đọc được tệp định dạng Pdf và Xls.



Xem thông tin người cập nhật

hi muốn xem thông tin cập nhật của chứng từ, nhấn vào biểu tượng phía

trên bên phải chứng từ "

Thông tin thể hiện trong màn hình như sau:

Khóa cột

Muốn cố định một số cột nào đó trong màn hình xem, ta sử dụng chức năng này.

Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, nhấn nút " - hóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định s được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.

Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột đã khóa, nhấn lại nút " - hóa cột.

Xem các chứng từ theo trang

Màn hình xem chia theo trang và được đánh số tự động từ 1 đến n. Để xem trang theo số thứ tự, nhấn chuột vào số thứ tự của trang cần xem.

Để xem trang tiếp theo của trang hiện hành nhấn vào nút " , trở lại

trang trước nhấn nút " . Để hiển thị tiếp dãy số thứ tự của trang

nhấn nút "

Xem theo số bản ghi của mỗi trang

Chương trình cho phép tạo số bản ghi của m i trang. Hiện tại đang mặc định 5, 10, 15, 20, 25. Người dùng s chọn một trong những con số này để tạo số dòng của m i trang màn hình xem.

Sao chép chứng từ

Chương trình cho phép tạo bản sao của một chứng từ thành chứng từ khác. Để sao chép một chứng từ thành chứng từ khác với nội dung giống

nhau, chọn chứng từ gốc, nhấn biểu tượng - Copy để sao chép.

Sau khi sao chép, ta có thể chỉnh sửa nội dung hoặc thêm, xóa các dòng chi tiết. Sau khi hoàn tất nội dung dữ liệu chi tiết, nhấn lưu chứng từ.



4.2 Màn hình chi tiết chứng từ

Tất cả các màn hình chi tiết chứng từ đều có một số thao tác chung, bao gồm:

Thêm dòng

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl+Insert hoặc nhấn nút " - "Mới để tạo một dòng chi tiết mới.

Xoá

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + Delete hoặc nhấn nút " - "Xóa để xoá một dòng chi tiết.

Chuyển lên / chuyển xuống

Nhấn nút " - "Chuyển lên (" - "Chuyển xuống ) để đẩy một dòng chi tiết lên vị trí cao hơn trong lưới.

Nhân dòng

Nhấn nút " - "Nhân dòng để sao chép một dòng chi tiết.

Khóa cột

Muốn cố định một số cột nào đó trong chi tiết, ta sử dụng chức năng này.

Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, nhấn nút " " - hóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định s được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.

Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột đã khóa, nhấn lại nút " " - hóa cột.

Lấy dữ liệu từ tệp excel



- Vào màn hình duyệt chứng từ, nếu có biểu tượng và biểu tượng trên thanh công cụ nghĩa là chương trình cho phép kết nhập nhiều chứng

từ. Nếu không, lập mới chứng từ, nếu có biểu tượng và biểu tượng

trên thanh công cụ của lưới chi tiết nghĩa là chương trình cho phép kết nhập chi tiết của chứng từ (kết nhập từng phiếu), dùng trong trường hợp thường xuyên nhập những bút toán định kỳ tương tự nhau;

- Nhấn biểu tượng , chương trình s tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương

trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình s tải dữ liệu từ tệp mẫu vào chi tiết của phiếu.

- Chọn kiểu sao chép là 1 - Chép đè nếu muốn cập nhật lại số liệu đã có, nếu chọn "0 - hông" thì chỉ chèn thêm các dữ liệu chưa có.

Liên quan cách nhập các cột trong tệp bảng tính s giải thích trong từng chứng từ cụ thể.

Chú ý:

Chương trình s báo l i trong 1 số trường hợp sau:



- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có (khách hàng, tài khoản, vụ việc...), trong trường hợp này, chương trình s chỉ r địa chỉ ô không hợp lệ;

- Dữ liệu chu i dài quá độ rộng cho phép;

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong chi tiết;

- Nếu không có quyền "Sửa", không thể sửa dữ liệu đã có trong trong chi tiết; - Các trường tên trong danh mục, người dùng không cần nhập, chương trình s tự cập nhật lại.

4.3 Các lưu ý khác

Xét quyền trong thao tác chứng từ

Tương ứng với chức năng phân quyển theo chức năng và phân quyển theo đơn vị cớ sở, việc thao tác với chứng từ cũng s ảnh hưởng theo.

- Nếu phân quyền theo chức năng và toàn quyền thao tác (mới, sửa, xoá, xem chứng từ của người dùng khác nhập, in,…) kết hợp với phân quyền theo đơn vị thì người dùng hoàn toàn thao tác trên các chứng từ của 1 đơn vị.

- Nếu phân quyền theo chức năng và toàn quyền thao tác (mới, sửa, xoá,) nhưng không xem chứng từ của người dùng khác nhập thì s chỉ xuất hiện các chứng từ do chính người dùng hiện tại thực hiện.

- Cảnh báo "Chưa có quyền thực hiện chức năng này hoặc truy cập bị từ chối. Liên hệ với người quản trị hệ thống nếu bạn có thể được truy cập vào chức năng này s xuất hiện khi người dùng không có các quyền thao tác tương ứng

Tăng số chứng từ tự động

Số chứng từ s được tạo mới, tiếp theo quyển chứng từ hiện tại trên phiếu nơi con trỏ đang đứng, nếu không dùng hoặc không chọn quyển thì mặc nhiên s tăng theo khai báo trong danh mục chứng từ.

Tìm kiếm danh điểm

Để tìm kiếm 1 mã danh điểm, nhập 3 ký tự, chương trình s xem danh mục để chọn.



Chương trình s tìm trong bộ mã trước tiên, ví dụ nếu nhập " H0" thì

những mã sau (giả định đã tồn tại) s thể hiện: KH0 A01, AB KH0 A04,

XX KH0 ,

Tiếp sau, nếu không tìm thấy trong bộ mã, chương trình s tìm trong trường tên của danh mục miễn có chứa cụm từ " H0".

Trong trường hợp không tìm thấy danh điểm, có thể nhấn trỏ vào hình

kính lúp " " để mở màn hình tìm kiếm.

- Nếu người sử dụng nhớ một ít phần tên danh điểm, có thể nhập vào ô "tìm nhanh" để tìm theo tên;

- Nếu không, có thể sử dụng chức năng lọc nâng cao (Truy vấn tìm kiếm -

Xem Chức năng lọc trong Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục )

- Nếu không nhớ r cấu trúc mã và không nhớ tên thì nên tìm theo thì nên

tìm theo cách tìm nhanh, tức là nhấp vào biểu tượng kinh lúp " " sau đó nhập ký tự cần tìm vào ô "Tìm nhanh".



- Nếu biết r cấu trúc mà không nhớ tên thì nên tìm theo cách lọc trường,

tức là sau khi nhấn vào biểu tượng kinh lúp " ", nhấn tiếp vào biểu

tượng " " trong trường mã và nhập ký tự tìm kiếm.

Chức năng kiểm tra tồn tại

Nếu nhập mã mà trên màn hình xuất hiện các đường kẻ chân danh điểm, có nghĩa là chưa có trong danh mục. Trường hợp đó, nên kiểm tra lại các ký tự đã nhập.

Lưu ý:

- Có thể thêm mới danh điểm ngay trong màn hình tìm kiếm (Xem "Thêm mới trong các màn hình tìm kiếm trong "Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục )

- Có thể lọc tiếp trên kết quả đã lọc: ví dụ đã lọc theo mã vật tư, có thể lọc tiếp theo mã kho, mà vị trí…cho đến khi tìm được kết quả như yêu cầu.

- Để chức năng kiểm tra tồn tại danh điểm hoạt động, cần loại bỏ chức năng kiểm tra chính tả của trình duyệt.


Các trường đối tượng ngày tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng. Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày tháng hoặc nhấn vào đấu hiệu này để chọn ngày thích hợp.


- Ngày tháng năm

- Tháng năm

- Năm-10 năm

- Tháng năm

- Ngày tháng năm



,

Tính toán trong các trường số

Chương trình cho phép tính toán đơn giản giữa các số, đặt con trỏ tại trường số nhấn các phép toán "+ - x / để kích hoạt chức năng máy tính, khi được số cuối cùng, nhấn enter.

Co dãn đối tượng

Chương trình cho phép co dãn màn hình, các trường trong lưới để dễ nhìn hơn.



Thu/Phóng màn hình chứng từ

Chương trình cho phép thu phóng màn hình từ kích thước chuẩn lên toàn màn hình hoặc ngược lại. Nhấp chuột 2 lần liên tục vào thanh tiêu đề chứng từ để thu/phóng.

5 Một số hướng dẫn chung về báo cáo

5.1 Các thao tác chung

Tại các màn hình báo cáo có một số các thao tác chung như sau:


Các trường đối tượng ngày tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng. Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày tháng hoặc nhấn vào dấu hiệu này để chọn ngày thích hợp.



- 02. Tháng năm

- 03. Năm-10 năm

- 04. Tháng năm


ích lần 1:



ích lần 2:

ích lần 3:

Nhập thông tin cho điều kiện lọc - Các trường danh mục

- Nhập trực tiếp để tìm kiếm 1 mã danh điểm, nhập 3 ký tự, chương trình s xem danh mục để chọn;

- Hoặc nhấn biểu tượng kính lúp để tra cứu trong danh sách. Sau khi danh sách hiện ra thì thực hiện các thao tác lọc tìm như trong hướng dẫn phần thao tác danh mục. Chương trình s tìm trong bộ mã trước tiên.

Ví dụ nếu nhập " H0" thì những mã sau (giả định đã tồn tại) s thể hiện:

KH0 A01, AB KH0 A04, XX KH0 ,

Tiếp sau, nếu không tìm thấy trong bộ mã, chương trình s tìm trong trường tên của danh mục miễn có chứa cụm từ " H0".

Lưu ý là đối với các trường danh mục có những báo cáo bắt buộc phải nhập toàn bộ mã (điều kiện tuyệt đối) nhưng cũng có những báo cáo chỉ cần nhập những ký tự đại diện (điều kiện tương đối).

Để tìm hiểu thêm về ký tự đại diện vui lòng tìm từ khóa "wildcard" trên các tài liệu trực tuyến.

- Nếu không nhớ r cấu trúc mã và không nhớ tên thì nên tìm theo cách

tìm nhanh, tức là nhấp vào biểu tượng kinh lúp " " sau đó nhập ký tự cần tìm vào ô "Tìm nhanh".

- Nếu biết r cấu trúc mà không nhớ tên thì nên tìm theo cách lọc trường,

tức là sau khi nhấn vào biểu tượng kinh lúp " ", nhấn tiếp vào biểu

tượng " " trong trường mã và nhập ký tự tìm kiếm.

Các trường cho phép chọn nhiều danh điểm

Với các trường cho phép chọn nhiều danh điểm theo dạng danh sách, khi mở màn hình tìm kiếm s cho phép chọn các danh điểm. hi chọn xong



cần thiết phải nhấn chuột vào 1 danh điểm bất kỳ. Nếu đóng ngay màn hình tìm kiếm thì s không trả về danh điểm nào.

Các trường tùy chọn Có/Không hoặc chọn trong dãy các giá trị có

sẵn

Nhấn phím cách (Space bar). Đối với một số tùy chọn khác có thể là chọn bấm (click) chuột để chọn đánh dấu.

Các trường các tùy chọn: 1,2,3 (nhóm) có thể nhập cách số, chương trình s tự động xếp lại.

Ví dụ khi chọn nhóm báo cáo theo thứ tự nhóm 1 <-> nhóm 2 <-> nhóm 3(1/2/3), sau đó bỏ nhóm 2 thì không nhất thiết phải nhập (1/2/0) mà cóthể nhập (1/0/2).

Chọn mẫu in thích hợp

Trong chương trình thông thường có 2 giá trị là mẫu chuẩn theo đồng tiền hạch toán và mẫu theo ngoại tệ, tùy từng báo cáo mà có thể có nhiều hơn 2 mẫu báo cáo.

Thông thường s có 2 mẫu là "mẫu chuẩn" và "mẫu ngoại tệ"

Chú ý:

Nếu đã chọn mẫu trong màn hình điều kiện, khi in có thể chọn lại mẫu khác mà không cần quay trở lại màn hình điều kiện.

Sắp xếp báo cáo theo cột

Nếu cần sắp xếp thứ tự số liệu trên báo cáo theo cột nào đó, nhấn biểu

tượng trên tiêu đề cột, chọn hoặc chọn .

Cách đơn giản hơn là nhấp đôi (double click) vào tiêu đề cột.

Chú ý:

hi đã chọn sắp xếp thứ tự số liệu trên báo cáo theo cột nào đó, khi ta làm tươi lại báo cáo hoặc tiến hành lọc lại, chương trình vẫn lưu lại thứ tự đó để người dùng không cần lặp lại thao tác trên. Điều này hữu ích trong khi tra cứu liên tục.

Xem chi tiết phát sinh của một dòng số liệu tổng hợp (Drill down)

Để xem chi tiết chứng từ phát sinh của một dòng số liệu tồng hợp ngay trên số liệu báo cáo (tổng hợp), tại màn hình duyệt xem số liệu, chọn dòng cần xem chi tiết, nhấn liên kết theo đối tượng để xem chi tiết .

Liên kết theo đối tượng được hiểu theo từng báo cáo cụ thể, nếu báo cáo tổng hợp thì cấp của liên kết s sâu hơn các sổ sách, bảng kê.

Ví dụ:

Báo cáo tổng hợp theo khách hàng thì đối tượng tổng hợp s là khách hàng, theo vật tư thì thì đối tượng tổng hợp s là vật tư. hi kết xuất chi tiết, chương trình s hiện thị cấp thấp nhất là chi tiết chứng từ.

Báo cáo tổng hợp phát sinh tài khoản, khi xem chi tiết tài khoản thì chương trình s không truy qua các cấp sổ cái mà thể hiện danh sách chứng từ có phát sinh tài khoản.

Hiệu chỉnh chứng từ trên báo cáo

Để hiệu chỉnh chứng từ ngay trên số liệu báo cáo, tại màn hình duyệt xem số liệu, chọn chứng từ cần sửa, nhấn biểu tượng liên kết mã chứng từ .

Chương trình s mở chứng từ thành 1 ngăn (tab) khác.



Làm tươi báo cáo

hi có thay đổi dữ liệu, cần phải cập nhật lại cho báo cáo, nhấn -

Lọc điều kiện mới

Để lọc điều kiện báo cáo mới, không cần chọn trình đơn lại mà chỉ cần

nhấn biểu tượng ống nhòm - - chương trình s mở màn hình lọc trở lại.

Tính tổng một trường giá trị

Để tính tổng một trường giá trị trên bảng dữ liệu báo cáo, nhấn biểu

tượng .

Kết xuất dữ liệu trên báo cáo ra Excel

Để kết xuất dữ liệu trên bảng dữ liệu báo cáo ra Excel, nhấn biểu tượng -

.

Xem (preview) báo cáo

Để xem báo cáo theo mẫu định dạng (preview), tại màn hình duyệt xem

số liệu, nhấn biểu tượng máy in - . Chương trình s kết xuất định dạng *.Pdf để xem, máy trạm phải cài trước các chương trình có thể đọc được định dạng tệp này.

Phân trang

Để di chuyển giữa các trang in báo cáo, nhấn các nút trang 1,2,3,4,.. để lên, xuống 1 trang in so với trang in hiện tại.

Xem thêm Xem danh mục theo trang trong Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục

Khóa cột

Trường hợp báo cáo có nhiều cột, muốn cố định một số cột nào đó ta sử dụng chức năng này.

Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, nhấn nút - hóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định s được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.

Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột đã khóa, nhấn nút - Bỏ khóa.

5.2 Giải thích chung các thông tin khi khai báo mẫu báo cáo

Chương trình được thiết kế cho phép người dùng có thể tự khai báo cách tính của một số báo cáo từ mẫu chuẩn để tạo ra mẫu báo cáo dặc thù. Trong m i báo cáo, s có những khai báo đặc trưng và s được hướng dẫn chi tiết tại m i báo cáo cụ thể. Trong phần chung này chỉ nêu 1 số phần chung nhằm tránh lặp lại trong tài liệu.

In:

- Nếu chọn 1- Có in, chương trình cho hiện chỉ tiêu này khi xem báo cáo.

- Nếu chọn 0- hông in, chương trình cho ẩn chỉ tiêu này.

Kiểu chữ

- Nếu chọn 1- In đậm, chương trình cho hiện tên chỉ tiêu là chữ in đậm



- Nếu chọn 0- hông đậm, chương trình cho hiện tên chỉ tiêu là chữ không đậm.

Công thức

Công thức cho phép khai báo khi chọn cách tính là 2 - Tính theo mã số, có thể cộng hay trừ các mã số đã được khai báo lại với nhau và phải được thể hiện trong dấu ngoặc vuông [ ].

Ví dụ

Chỉ tiêu Thực lĩnh mã số Z20 bằng các chỉ tiêu có mã số sau cộng lại và trừ đi với nhau: "[L21]+[P30]-[P40]"

Xem thêm trong:

- Bảng chi tiết thanh toán lương cho nhân viên;

- Bảng chi tiết thanh toán lương theo bộ phận.

Hướng dẫn sử dụng Fast Human Resources Online

Chương 1 – Các vấn đề hệ thống

Mục lục

Hướng dẫn sử dụng Fast Human Resources Online ........................................................................ 1

Chương 1 – Các vấn đề hệ thống ........................................................................................................ 1

1 Các thiết lập hệ thống ................................................................................................................... 3

1.1 Chọn ngày làm việc ................................................................................................................ 3

1.2 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ .......................................................................................... 3

1.3 Danh mục tiền tệ ..................................................................................................................... 4

1.4 Danh mục đơn vị cơ sở .......................................................................................................... 5

1.5 Người sử dụng ........................................................................................................................ 5 1.5.1 Khai báo người sử dụng ........................................................................................................ 5 1.5.2 Khai báo nhóm sử dụng ........................................................................................................ 8 1.5.3 Phân quyền truy nhập ............................................................................................................ 9 1.5.4 Phân quyền truy nhập theo nhóm người dùng .................................................................... 10 1.5.5 Giới hạn quyền truy cập ...................................................................................................... 11 1.5.6 Giới hạn quyền truy cập theo nhóm người dùng ................................................................. 12 1.5.7 Giới hạn quyền truy cập theo đơn vị cơ sở ......................................................................... 13 1.5.8 Giới hạn địa chỉ truy cập ...................................................................................................... 14 1.5.9 Giới hạn địa chỉ truy cập theo người dùng .......................................................................... 14 1.5.10 Giới hạn địa chỉ truy cập theo nhóm người dùng ............................................................ 15

1.6 Phân quyền chức năng của nhân viên ............................................................................... 15 1.6.1 Các lập luận về phân quyền sử dụng trong phân hệ nhân sự ............................................ 15 1.6.2 Khai báo quyền sử dụng ..................................................................................................... 18 1.6.3 Khai báo quyền chức năng .................................................................................................. 18 1.6.4 Khai báo quyền bộ phận ...................................................................................................... 19 1.6.5 Phân quyền người sử dụng ................................................................................................. 21 1.6.6 Phân quyền nhóm người sử dụng ....................................................................................... 21 1.6.7 Khai báo quyền nhân viên ................................................................................................... 21

1.7 Khai báo các màn hình nhập chứng từ ............................................................................... 22

1.8 Khai báo các tham số tùy chọn ........................................................................................... 25 1.8.1 Nhóm tham số liên quan đến công ty .................................................................................. 25 1.8.2 Nhóm tham số liên quan lưu trữ .......................................................................................... 26 1.8.3 Nhóm tham số liên quan đến định dạng .............................................................................. 26 1.8.4 Nhóm tham số liên quan thuế thu nhập cá nhân ................................................................. 27 1.8.5 Nhóm tham số liên quan phân hệ nhân sự - tiền lương - bảo hiểm.................................... 27 1.8.6 Thao tác............................................................................................................................... 29

1.9 Khai báo ngày bắt đầu nhập liệu .......................................................................................... 29

2 Bảo trì dữ liệu ............................................................................................................................... 29

2.1 Lưu trữ số liệu ....................................................................................................................... 29

2.2 Khóa số liệu ........................................................................................................................... 30

2.3 Khóa số liệu theo đơn vị cơ sở ........................................................................................... 30

2.4 Khóa số liệu theo chứng từ ................................................................................................. 31

2.5 Tạo dữ liệu ............................................................................................................................. 31

2.6 Tính số liệu theo kỳ ............................................................................................................... 31

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chương 1 – Hệ thống


1 Các thiết lập hệ thống

1.1 Chọn ngày làm việc

Màn hình khai báo chọn ngày làm việc để hạn chế sai sót ngày, tháng, năm khi nhập liệu, sẽ không cho nhập liệu khi ngày, tháng, năm không có trong khoảng khai báo này.

1.2 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Chức năng dùng để cập nhật và lưu giữ tỷ giá giao dịch thực tế của tất cả các loại ngoại tệ theo thời gian.

Khi nhập các phát sinh ngoại tệ chương trình sẽ lấy tỷ giá quy đổi ngầm định là tỷ giá trong bảng có ngày gần nhất trước đó so với ngày phát sinh của chứng từ.



1.3 Danh mục tiền tệ

Mã ngoại tệ / Tên ngoại tệ/ Tên khác

Mã ngoại tệ, tên ngoại tệ và tên ngoại tệ bằng tiếng Anh.

Đọc tiền: [1]__[2].[3]__[4]..[5]

- [1] Dùng trong một số trường hợp dùng câu giới thiệu trước khi đọc tiền. (Tuy nhiên, thông thường ít trường hợp sử dụng, nên có thể không nhập ô này)

Ví dụ:

Nhập vào ô số 1 chuỗi:"Tiền đô la Mỹ: ", khi in 1000 USD, chương trình sẽ hiển thị bằng chữ: "Tiền đô la Mỹ: một nghìn đô la chẵn".

- [2] Dùng để thay tên ngoại tệ.

Ví dụ

Thay vì trong danh mục tiền tệ có tên là "Đô la Mỹ" thì ta có thể thay bằng Dollar, khi in 1000 USD, chương trình sẽ hiển thị bằng chữ: "Một nghìn Dollar chẵn".

- [3] Phần nối phần tiền lẻ, thường là chữ “và” (and).

- [4] Đơn vị tiền lẻ của loại tiền (xu-cent).

- [5] Các tiếp vĩ ngữ như “chẵn”, “only” trong trường hợp không có số lẻ

Ví dụ:

khi in 123.45 USD, chương trình sẽ hiển thị bằng chữ: “Một trăm hai mươi ba đô la và bốn mươi lăm cen”

Số lẻ

Cho phép đọc đến n số lẻ, tuỳ thuộc vào phần lẻ của đơn vị tiền tệ. Ví dụ: 100 cent = 1 dollar. Trong trường hợp này ta dùng 2 số lẻ.

Chú ý:

- Nếu không dùng số lẻ (như tiền VND) thì khai báo số lẻ là 0 và chỉ sử dụng cột 5 khai báo “chẵn” (hoặc “only”). Ví dụ: 10 đọc là “Mười đồng chẵn / Ten dong only”



- Nếu dùng số lẻ (như tiền USD) thì sử dụng cả 3 đến 4 cột, cột 2 khai báo tên đồng tiền;cột 3 khai báo phần nối với số lẻ, cột 4 khai báo tiền lẻ.

1.4 Danh mục đơn vị cơ sở

Danh mục đơn vị cơ sở được dùng trong trường hợp cần phải phân tích số liệu theo các đơn vị cơ sở. Đơn vị cơ sở ở đây có thể hiểu là các công ty con, các chi nhánh, cửa hàng... Trong các màn hình nhập liệu chương trình có một trường dành riêng để nhập mã đơn vị cơ sở để phân biệt số liệu liên quan đến đơn vị cơ sở nào.

Tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp và tùy theo đặc thù của đơn vị cơ sở mà số liệu có thể được nhập tập trung tại một nơi (ví dụ trong trường hợp đơn vị cơ sở là các bộ phận hạch toán, các cửa hàng, phân xưởng...) hoặc được nhập riêng tại các đơn vị cơ sở và sau đó được chuyển về công ty mẹ và chép vào cơ sở dữ liệu chung (ví dụ trong trường hợp đơn vị cơ sở là các công ty con, các chi nhánh...).

Danh mục đơn vị cơ sở là cơ sở để phân quyền truy nhập cho người dùng theo từng đơn vị. Người dùng được phân quyền ở đơn vị cơ sở nào thì chỉ được phép truy nhập vào đơn vị cơ sở đó, trừ người quản trị.

Số liệu tổng hợp khi lên báo cáo cũng được tập hợp riêng theo từng đơn vị cơ sở. Người dùng được phân quyền truy nhập vào đơn vị nào thì chỉ được phép xem số liệu phát sinh của đơn vị cơ sở đó, trừ người quản trị.

1.5 Người sử dụng

1.5.1 Khai báo người sử dụng

Chương trình buộc nhập mật khẩu cho từng người dùng khi chạy chương trình. Việc khai báo người sử dụng thực hiện trong “Khai báo người sử dụng”. Trong các thao tác hiệu chỉnh các giao dịch, danh mục từ điển của phiên làm việc, chương trình luôn lưu lại thời gian và mã của người tạo ra cũng như của người thực hiện sửa chữa lần cuối cùng. Có thể xem nhanh thông tin này trong chứng từ. (Tham khảo thêm trong phần hướng dẫn nhập liệu chung).



Tên

Tên người dùng sẽ dùng để truy nhập hệ thống. Tên là mã hóa của người dùng, không được gõ dấu hoặc khoảng trắng.

Tên đầy đủ

Khai báo tên đầy đủ của mã người dùng. Tên đầy đủ của người dùng nhập tự do.

Xác nhận mật khẩu

Dùng để bảo mật mật khẩu cho người dùng trong trường hợp người dùng tạm rời máy tính mà không đăng xuất, khi đó, tuy người khác đã làm việc với chương trình nhưng không thể sửa mật khãu hiện hành. Mật khẩu xác nhận được hiểu là của người dùng hiện tại.

Mật khẩu / Nhắc lại mật khẩu

Mật khầu và mật khẩu nhắc lại phải như nhau. Sau khi “Người quản trị” tạo mới người dùng, người dùng đó có thể tự sửa mật khẩu cho riêng mình.

Cấp bảo mật mật khẩu

Cấp bảo mật mật khẩu cho phép chọn các cấp độ sau:

- Tối thiểu 6 ký tự;

- Bao gồm số và chữ;

- Có tối thiểu một chữ hoa;

- Có ký tự khác ngoài số và chữ.

Lưu ý:

- Chọn cấp mật khẩu sau thì ngầm định phải hiểu là bao gồm cả các cấp độ trước;



- Các cấp độ trên đều hiểu là “Tối thiểu phải có” chứ không phải dạng bắt buộc.

Ví dụ:

Chọn cấp độ 3 thì phải hiểu là mật khẩu tối thiểu phải có số và chữ, chứ không phải bắt buộc mật khẩu chỉ bao gồm số và chữ (tức vẫn có thể có ký tự khác ngoài số và chữ...).

Những cảnh báo có thể kết xuất:

- “Mật khẩu tối thiểu phải từ 6 ký tự” tương ứng với cấp độ 1;

- “Mật khẩu tối thiểu phải từ 6 ký tự và phải có số và chữ” tương ứng với cấp độ 2;

- “Mật khẩu tối thiểu phải từ 6 ký tự, phải có số và chữ, phải có một chữ hoa” tương ứng với cấp độ 3;

- “Mật khẩu tối thiểu phải từ 6 ký tự, phải có số và chữ, phải có một chữ hoa, phải có ký tự khác ngoài số và chữ” tương ứng với cấp độ 4.

Số ngày phải thay đổi mật khẩu

Nhập = 0 hiểu là không cần phải thay đổi mật khẩu, nhập = n nghĩa là n ngày sau đó chương trình sẽ bắt thay đổi mật khẩu khi truy nhập (Cảnh báo “Mật khẩu hiện hành đã hết hạn”)

Phải thay đổi mật khẩu lần tới

Nếu chọn là “Có” thì khi truy nhập vào chương trình lần đầu, chương trình sẽ yêu cầu đổi mật khẩu.

Cho phép trùng mật khẩu cũ

Nếu chọn là “Không” thì khi đổi mật khẩu chương trình sẽ kiểm tra mật khẩu mới và 2 mật khẩu cũ liền kề trước xem có trùng không, nếu trùng thì cảnh báo. (Cảnh báo “Không được phép trùng mật khẩu cũ”)

Chú ý

Ngoài việc ràng buộc cấp bảo mật mật khẩu, một số cụm từ không đặt mẩu khẩu được ngầm định trong danh sách như sau: 111111, 123456, 654321, 1234567, 12345678, 123456789, 0123456789, 1234567890, 123123, abc123, qwerty, qazwsx, password, passw0rd, monkey, letmein, trustno1, dragon, baseball, iloveyou, master, sunshine, ashley, bailey, shadow, superman, michael, football Tuy nhiên danh sách này có thể thay đổi được.

Được phép phân quyền cấp dưới

Cho phép phân quyền theo cấp, số cấp không hạn chế. Trường hợp một người dùng cấp dưới được phân quyền từ nhiều người dùng cấp trên các cấp (kể cả người dùng admin phân quyền - nếu có) thì nguyên tắc là “Hoặc” quyền (giống như trường hợp một người dùng được admin phân quyền riêng và phân quyền theo nhóm NSD trong chương trình hiện tại); Admin là người duy nhất được phép tạo mới người dùng, tạo/đổi mật khẩu cho người dùng, thêm nhân viên cấp dưới cho người dùng

Điện thoại di động

Số điện thoại di động dùng trong chức năng gửi tin nhắn cho các cá nhân có quyền duyệt chứng từ tương ứng (Đơn hàng, phiếu nhu cầu).

Thư (Email)



Địa chỉ thư điện tử dùng trong chức năng gửi thư điện tử cho các cá nhân có quyền duyệt chứng từ tương ứng (Đơn hàng, phiếu nhu cầu).

Ngôn ngữ ngầm định

Tùy chọn ngôn ngữ sẽ được gửi qua tin nhắn hoặc thư điện tử.

Chú ý

Chương trình không cho phép một người dùng đăng nhập 2 lần - nghĩa là nếu đã đăng nhập rồi thì không thể dùng mã người dùng (user ) vừa đăng nhập để vào chương trình được nữa.

- Muốn truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) thì phải nhấn Thoát (Logout);

- Nếu nhấn tắt trình duyệt nghĩa là vẫn chưa thoát được, lúc này để đăng nhập lại thì phải chờ hết phiên làm việc (hiện tại là 20 phút);

- Trong trường hợp truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) máy sẽ hỏi người dùng có tắt phiên làm việc cũ hay không, nếu có, sau khi chấp nhận thì phiên làm việc cũ bị mất hiệu lực hoàn toàn.

1.5.2 Khai báo nhóm sử dụng

Việc khai báo nhóm hỗ trợ cho việc phân quyền được thực hiện nhanh chóng hơn, trước khi phân nhóm phải khai báo người dùng trước. Sau khi thêm mới nhóm sử dụng, chọn người dùng trong danh sách để đưa vào nhóm.

Khi phân quyền cho cả người sử dụng và nhóm người sử dụng thì người sử dụng đó có quyền của cả hai bên.



1.5.3 Phân quyền truy nhập

Chức năng này dành cho người quản trị chương trình để phân quyền cho các người dùng chuyên môn khác. Vào chức năng Phân quyền truy nhập, chọn người dùng cần phân quyền sau đó nhấn nút sửa.

Để phân quyền, cần chọn từng nhánh phân hệ, sau đó chọn vào các ô chọn. Nếu chọn cả nhánh thì tất cả các nhánh trong cùng đều có hiệu lực tương tự, ngược lại có thể chọn từng mục nhỏ. Chức năng cho phép chọn phân quyền đến từng thao tác (mới, sửa, xóa).



1.5.4 Phân quyền truy nhập theo nhóm người dùng

Khi phân quyền cho nhóm, tất cả các thành viên trong nhóm đều được kế thừa quyền của nhóm.

Thao tác tương tự “Phân quyền truy nhập theo người dùng”. Phân quyền truy nhập theo đơn vị cơ sở



Chương trình cho phép phân quyền xử lý, truy cập theo từng đơn vị cơ sở cho từng người sử dụng. Ngoài ra, cũng có thể phân quyền cho một nhóm người sử dụng.

Trường hợp đã phân quyền cho nhóm người sử dụng thì không cần phải phân quyền cho từng người sử dụng. Tuy nhiên, nếu muốn hạn chế hoặc thêm quyền cho một người sử dụng nào đó thì phải khai báo chi tiết cho người sử dụng đó.

1.5.5 Giới hạn quyền truy cập

Chức năng này phục vụ cho việc chỉnh sửa quyền truy nhập chức năng hiện tại của người dùng trong 1 nhóm người dùng.



Một số trường hợp minh họa: Một nhóm 20 (I1 đến I20) người dùng được phân quyền vào chứng từ XYZ, tuy nhiên người dùng số I5 sẽ không được chỉnh sửa chứng từ XYZ. Trong trường hợp này ta có thể phân quyền cho nhóm, sau đó giới hạn quyền truy cập cho người dùng I5.

1.5.6 Giới hạn quyền truy cập theo nhóm người dùng

Dùng chức năng “Giới hạn quyền truy cập theo nhóm người dùng” để giới hạn quyền truy cập hàng loạt các thành viên trong nhóm.



1.5.7 Giới hạn quyền truy cập theo đơn vị cơ sở

Chức năng này phục vụ cho việc chỉnh sửa quyền hiện tại của người dùng trong 1 nhóm người dùng.



Một số trường hợp minh họa: Một nhóm 20 (I1 đến I20) người dùng được phân quyền vào đơn vị cơ sở A, tuy nhiên người dùng số I5 sẽ không được chỉnh sửa đơn vị A.

Trong trường hợp này ta có thể phân quyền cho nhóm, sau đó giới hạn quyền xóa cho người dùng I5.

1.5.8 Giới hạn địa chỉ truy cập

Chức năng này dùng để khai báo các địa chỉ máy tính không được phép truy cập vào chương trình Fast HRM Online.

Bất kỳ người dùng nào truy cập từ những địa chỉ này, khi truy nhập, chương trình sẽ thông báo “Tên hoặc mật khẩu không đúng”. Vì vậy trong trường hợp không truy nhập được và chương trình báo như trên, cần liên hệ với người quản trị hệ thống để kiểm tra.

Cú pháp khai báo địa chỉ: giữa các lớp mạng cách nhau bởi đấu chấm (.)

Ví dụ: 192.168.1.5

1.5.9 Giới hạn địa chỉ truy cập theo người dùng

Chức năng này dùng để khai báo các địa chỉ máy tính được phép truy cập vào chương trình Fast HRM Online cho một người dùng. Với người dùng cụ thể, nếu có khai báo địa chỉ máy trong danh sách này, chỉ khi nào truy cập từ địa chỉ được khai báo thì hệ thống mới cho phép truy nhập chương trình. Ngược lại, chương trình sẽ thông báo “Tên hoặc mật khẩu không đúng” .



Vì vậy trong trường hợp không truy nhập được và chương trình báo như trên, cần liên hệ với người quản trị hệ thống để kiểm tra.


Ví dụ: 192.168.1.5

1.5.10 Giới hạn địa chỉ truy cập theo nhóm người dùng

Chức năng này dùng để khai báo các địa chỉ máy tính được phép truy cập vào chương trình Fast HRM Online cho một nhóm người dùng. Với nhóm người dùng cụ thể, nếu có khai báo địa chỉ máy trong danh sách này, chỉ khi nào truy cập từ địa chỉ được khai báo thì hệ thống mới cho phép truy nhập chương trình. Ngược lại, chương trình sẽ thông báo “Tên hoặc mật khẩu không đúng” .

Vì vậy trong trường hợp không truy nhập được và chương trình báo như trên, cần liên hệ với người quản trị hệ thống để kiểm tra.


Ví dụ: 192.168.1.5

1.6 Phân quyền chức năng của nhân viên

1.6.1 Các lập luận về phân quyền sử dụng trong phân hệ nhân sự

1.6.1.1 Phân quyền người dùng chung theo hệ thống

Để được phép vận hành các chức năng chương trình (menu) như danh mục, nhập liệu và báo cáo, phải sử dụng chức năng phân quyền trong phân hệ hệ thống.

Riêng cập nhật thông tin chung của nhân viên (thêm mới, sửa, xóa, xem), phải sử dụng chức năng phân quyền trong phân hệ hệ thống (bên cạnh đó còn phân quyền riêng trong phân hệ nhân sự để nhập các thông tin khác).



Cần phân biệt khái niệm người dùng và nhân viên trong phân hệ nhân sự. Người dùng là đối tượng vận hành chương trình, được khai báo trong danh sách người dùng và được phân quyền như các phân hệ chức năng khác trong chương trình. Nhân viên là đối tượng quản lý được nhập tại “Thông tin nhân viên” thuộc phân hệ nhân sự.

Để nhân viên có thể truy nhập và bổ sung thông tin của chính mình hoặc của nhân viên thuộc cấp, trước tiên phải khai báo mã người dùng và gán cho nhân viên.

1.6.1.2 Phân quyền người dùng riêng của phân hệ nhân sự

Sau khi phân quyền hệ thống cho người sử dụng trong bộ phận nhân sự, người quản trị tiếp tục khai báo các quyền sau:

Khai báo quyền sử dụng

Khai báo quyền sử dụng: có 3 loại quyền:

- Chức năng: dùng khai báo quyền chức năng. Bao gồm các chức năng có trong “Thông tin nhân viên” như thông tin cá nhân; học vấn, nghề nghiệp; quá trình làm việc; quá trình lương;…

- Bộ phận: dùng cho khai báo quyền bộ phận, để phân biệt các bộ phận trong công ty, chi nhánh,…

- Nhân viên: dùng cho khai báo quyền nhân viên.

Phân quyền sử dụng cho các mã quyền

- Khai báo quyền chức năng: chỉ hiệu lực với các mã có loại quyền là “Chức năng”. Mỗi mã quyền sẽ được phân quyền sử dụng chức năng theo nghiệp vụ tương ứng. Người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng được gán với mã quyền này sẽ có quyền sử dụng chức năng tương ứng trong mã quyền đó.

- Khai báo quyền bộ phận: chỉ hiệu lực với các mã có loại quyền là “Bộ phận”. Mỗi mã quyền sẽ được phân quyền bộ phận theo chuyên trách tương ứng. Người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng được gán với mã quyền này sẽ có quyền theo bộ phận tương ứng với mã quyền được gán.

Phân quyền người sử dụng

Người quản trị sẽ phân quyền cho tất cả người sử dụng, bên cạnh đó người dùng thông thường cũng có thể phân quyền cho nhân viên cấp dưới của mình nếu trong hệ thống có khai báo “Được phép phân quyền cho cấp dưới”.

Phân quyền cho người sử dụng là động tác gán mã quyền đã được khai báo trong phần “Khai báo quyền sử dụng” cho người dùng. Người sử dụng sẽ không được khai báo nhiều mã quyền cùng loại quyền, trường hợp muốn khai báo nhiều mã quyền cùng loại quyền, phải đưa người sử dụng vào nhiều nhóm rồi gán các mã quyền cho các nhóm hoặc tạo mã quyền mới.

Ví dụ:

Mã quyền chức năng 1: cho phép vào chức năng “Thông tin chung”;

Mã quyền chức năng 2: cho phép vào “Hộ chiếu, thị thực”, ”Sức khoẻ”, “Gia đình”;

Mã quyền chức năng 3: cho phép vào “Thông tin chung”, “Hộ chiếu, thị thực”, ”Sức khoẻ”, “Gia đình”.

Người sử dụng được phép tất cả chức năng trên thì không được khai báo mã quyền 1 cùng với mã quyền 2, phải khai báo mã quyền 3 hoặc vào nhóm người dùng có mã quyền 3.



Phân quyền nhóm người sử dụng

Phân quyền nhóm người sử dụng trong trường hợp phân cùng mã quyền cho nhiều nhân viên trong bộ phận, khi đó mọi nhân viên trong bộ phận sẽ được lập thành một nhóm và chỉ cần phân quyền cho nhóm. Hoặc phân quyền nhóm được dùng ở trường hợp nêu trong “Phân quyền cho người sử dụng”.

Khai báo quyền nhân viên

Mã nhân viên được phòng nhân sự cập nhật trong “Thông tin nhân viên”. Do chức năng này dùng để khai báo cho nhân viên tự xem thông tin cá nhân của mình (self-service). Để khai báo quyền nhân viên trước tiên phải có danh sách người dùng tương ứng trong phân hệ hệ thống và nhập xong danh sách nhân viên trong “Thông tin nhân viên”.

Chú ý

Khi khai báo quyền cho nhân viên thông thường thì không được phân quyền theo bộ phận, nếu khai thêm quyền bộ phận chương trình sẽ hiển thị tất cả nhân viên của bộ phận đó (thông tin riêng của nhân viên sẽ không còn bảo mật).

1.6.1.3 Ảnh hưởng phân quyền trên các chức năng của phân hệ nhân sự

Cập nhật thông tin nhân viên

Chức năng này dùng để cập nhật tất cả các thông tin của nhân viên. Thông tin nhân viên được phòng tổ chức, nhân sự cập nhật và được sử dụng cho công việc của phòng, cho các cấp quản lý hoặc cho chính nhân viên ấy theo dõi. Vì vậy cần được phân quyền tùy theo mục đích và đối tượng sử dụng.

Các quyền được sử dụng trong chức năng cập nhật thông tin nhân viên:

Xét quyền hệ thống

Người sử dụng được thêm, sửa, xóa, xem thông tin nhân viên hay không là dựa vào quyền truy cập được phân trong hệ thống.

Xét quyền theo bộ phận

Sau khi cập nhật quyền hệ thống, sẽ phân quyền theo bộ phận để làm việc trên bộ phận nào đó.

Ví dụ: phân quyền bộ phận trên chi nhánh Hà Nội, chi nhánh Hồ Chí Minh hay chỉ trên Bộ phận kinh doanh của chi nhánh Hồ Chí Minh.

Xét quyền chức năng

Mới, sửa, xóa, xem (tức xem của người khác nhập), in: nhân viên phòng nhân sự sẽ được phân quyền theo từng chức năng cụ thể để làm việc. Ngoài ra cấp quản lý hoặc mỗi nhân viên sẽ được phân quyền để vào xem thông tin cá nhân, thông tin lương, thưởng của cấp dưới, của chính mình. Hoặc cho nhân viên cập nhập ở một số chức năng như đăng ký lớp học, tham gia chương trình phúc lợi… Hoặc sau khi xem thông tin thì gửi yêu cầu để chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm thông tin cá nhân của mình.

Danh mục

Các danh mục trong phần hành này hầu như được phân quyền theo hệ thống. Người sử dụng sau khi được phân quyền sẽ được phép thêm mới, sửa, xóa, xem danh mục.

Báo cáo

Ngoài xét quyền xem báo cáo theo hệ thống, theo đơn vị cơ sở, còn xét quyền xem theo bộ phận của người sử dụng đăng nhập hiện hành.

Quyền bộ phận sẽ cho phép được xem báo cáo trên một hoặc nhiều bộ phận.



Ví dụ: nếu có quyền bộ phận trên phòng Kinh doanh của chi nhánh Hồ Chí Minh thì khi lọc báo cáo “Danh sách nhân viên”, trường “Bộ phận” lấy lên được tất cả các bộ phận trong “Danh mục bộ phận” nhưng chỉ xem được danh sách của phòng Kinh doanh, những bộ phận khác sẽ thể hiện trắng, không thấy được thông tin.

1.6.2 Khai báo quyền sử dụng

Người quản trị là người cập nhật các quyền sử dụng.

Cần nhập các thông tin sau:

- Mã quyền;

- Tên quyền;

- Tên khác;

- Loại quyền: 1 - Chức năng, 2 - Bộ phận, 3 - Nhân viên;

- Trạng thái

Khai báo quyền sử dụng là định nghĩa các mã quyền. Có thể khai báo nhiều mã quyền cho một loại quyền. Tùy theo quy mô và mức độ quản lý của công ty, của phòng nhân sự mà khai báo nhiều hay ít mã quyền để phân chia công việc và quyền hạn, trách nhiệm của nhân viên cho phù hợp.

Ví dụ: Tạo các mã quyền có loại quyền 1 - Chức năng sau:

Mã quyền :CN1: khai báo quyền vào các chức năng lương để cho nhân viên tính lương;

Mã quyền :CN2: khai báo quyền vào các chức năng phỏng vấn, đào tạo cho nhân viên tuyển dụng, đào tạo nhân sự;

Mã quyền :CN3: khai báo quyền vào các chức năng BHXH, tai nạn lao động cho nhân viên theo dõi bảo hiểm, phúc lợi xã hội...

Đề nghị xem thêm Lập luận về phân quyền sử dụng trong phân hệ nhân sự

1.6.3 Khai báo quyền chức năng

Sau khi cập nhật quyền sử dụng, người quản trị tiếp tục phân quyền chức năng.

Vào màn hình khai báo quyền chức năng, chọn mã quyền sau đó nhấn nút sửa. Chương trình kết xuất ra cây thư mục, thể hiện các nội dung như màn hình bên dưới:



Để phân quyền, có thể chọn một hay nhiều nhánh tùy theo chức năng mà nhân viên đó được phân công: phân quyền vào các chức năng lương để cho nhân viên tính lương; chức năng phỏng vấn, đào tạo cho nhân viên tuyển dụng, đào tạo nhân sự; chức năng BHXH, tai nạn lao động cho nhân viên theo dõi bảo hiểm, phúc lợi xã hội... Phần này cho phép phân quyền đến từng thao tác (truy nhập, mới, sửa, xóa).

Phải có quyền này nhân viên mới vào được các chức năng ở góc trái bên dưới trong phần "Thông tin nhân viên".

Ghi chú: nếu người sử dụng được phân quyền truy nhập, mới, sửa, xóa trong hệ thống nhưng trong phân quyền chức năng không có quyền sửa thì khi vào thông tin nhân viên, không được sửa phần chức năng.


1.6.4 Khai báo quyền bộ phận

Sau khi cập nhật quyền sử dụng, người quản trị tiếp tục phân quyền bộ phận.

Vào màn hình khai báo quyền bộ phận, chọn mã quyền sau đó nhấn nút sửa. Chương trình kết xuất ra cây thư mục là các bộ phận, thể hiện như màn hình bên dưới:



Để phân quyền, có thể chọn một hay nhiều nhánh tùy theo bộ phận mà nhân viên đó được phân công.

Ví dụ: Phòng Kinh doanh có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng. Bên dưới có:

- 6 nhân viên bán hàng thuộc nhóm 1;

- 5 nhân viên bán hàng thuộc nhóm 2.

Nếu một nhân viên được phân quyền vào bộ phận Kinh doanh thì sẽ có quyền vào xem, sửa, xóa thông tin của tất cả 13 người trong phòng Kinh doanh.

Nếu nhân viên đó chỉ được phân quyền vào nhóm 1 của phòng Kinh doanh thì chỉ có quyền vào xem, sửa, xóa thông tin của 6 nhân viên bán hàng thuộc nhóm 1.

Phải có quyền này nhân viên mới vào được các bộ phận ở góc trái bên trên trong phần "Thông tin nhân viên".




1.6.5 Phân quyền người sử dụng

Sau khi cập nhật quyền sử dụng, người quản trị sẽ phân quyền cho tất cả người dùng.

Bên cạnh đó người dùng thông thường cũng có thể phân quyền cho nhân viên cấp dưới của mình nếu trong hệ thống có khai báo “Được phép phân quyền cho cấp dưới”.

Phân quyền cho người sử dụng là động tác gán mã quyền đã được khai báo trong phần “Khai báo quyền sử dụng” cho người dùng. Người sử dụng sẽ không được khai báo nhiều mã quyền cùng loại quyền, trường hợp muốn khai báo nhiều mã quyền cùng loại quyền, phải đưa người sử dụng vào nhiều nhóm rồi gán các mã quyền cho các nhóm hoặc tạo mã quyền mới.

Ví dụ:

- Mã quyền chức năng 1: cho phép vào chức năng “Thông tin chung”;

- Mã quyền chức năng 2: cho phép vào “Hộ chiếu, thị thực”, ”Sức khoẻ”, “Gia đình”;

- Mã quyền chức năng 3: cho phép vào “Thông tin chung”, “Hộ chiếu, thị thực”, ”Sức khoẻ”, “Gia đình”.

Người sử dụng được phép tất cả chức năng trên thì không được khai báo mã quyền 1 cùng với mã quyền 2, phải khai báo mã quyền 3 hoặc vào nhóm người dùng có mã quyền 3.

1.6.6 Phân quyền nhóm người sử dụng

Phân quyền nhóm người sử dụng trong trường hợp phân cùng mã quyền cho nhiều nhân viên trong bộ phận, khi đó mọi nhân viên trong bộ phận sẽ được lập thành một nhóm và chỉ cần phân quyền cho nhóm.

Ngoài ra, thực hiện phân quyền nhóm vì người sử dụng không được khai báo nhiều mã quyền cùng loại quyền, trường hợp muốn khai báo nhiều mã quyền cùng loại quyền, phải đưa người sử dụng vào nhiều nhóm rồi gán các mã quyền cho các nhóm.

1.6.7 Khai báo quyền nhân viên

Sau khi cập nhật quyền sử dụng, người quản trị tiếp tục phân quyền nhân viên.



Vào màn hình khai báo quyền nhân viên, chọn mã quyền sau đó nhấn nút sửa. Màn hình chương trình thể hiện như bên dưới:

Để khai báo quyền nhân viên trước tiên phải có danh sách người dùng tương ứng trong phân hệ hệ thống. Mỗi mã nhân viên chỉ được khai báo một người sử dụng, mã nhân viên nào không được khai báo người sử dụng thì nhân viên đó không được xem thông tin cá nhân của mình.

Nếu nhân viên cấp trên muốn xem thông tin cấp dưới của mình thì phải được xét quyền theo bộ phận.


1.7 Khai báo các màn hình nhập chứng từ

Chức năng này dùng để khai báo các thông số mặc định riêng cho các chứng từ khác nhau. Các thông số mặc định này sẽ được áp dụng trong các chứng từ cụ thể khi cập nhập chứng từ, in chứng từ, lên báo cáo. Ngoài ra, còn cho phép khai báo thông tin về việc sử dụng các trường tự do sao cho phù hợp với điều kiện doanh nghiệp.

Mã chứng từ



Mã của chứng từ trong chương trình. Mã này là duy nhất trong danh mục, mỗi chứng từ có một mã được chương trình qui định sẵn và không cho phép sửa đổi. Mã chứng từ được dùng để hệ thống thực thi những xử lý riêng của từng nghiệp vụ trong chứng từ. Về mặt sử dụng, mã chứng từ được dùng để lọc số liệu trong khai thác báo cáo.

Tên chứng từ / Tên khác

Tên và tên tiếng Anh của chứng từ. Có thể chỉnh sửa tên chứng từ nhưng không được để trống.

Mã chứng từ mẹ

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì chương trình tự động đánh số tăng thêm 1 đơn vị.

Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã ctừ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động. Mã chứng từ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.

Số hiện thời

Trường này cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu. Nếu ta phải thay đổi lại việc đánh số.

Ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng mới, thì ta chỉ việc sửa lại số chứng từ này.

Khi vào chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy số chứng từ hiện thời cộng 1 để đánh số cho chứng từ mới. Khi lưu chứng từ thì chương trình sẽ cập nhật số chứng từ mới vào trường này.

Chức năng này có thể bị thay thế bằng hệ thống đánh số phức tạp hơn nếu người dùng sử dụng danh mục quyển sổ.

Kiểm tra trùng số chứng từ

Thông tin này cho phép hay không cho phép một chứng từ được đánh trùng số. Việc kiểm tra có thể được thực hiện trong một khoảng thời gian tùy chọn: ngày, tháng, quý, năm hoặc liên năm (toàn bộ cơ sở dữ liệu).

Chương trình cho phép tuỳ chọn cảnh báo không cho lưu nếu xảy ra trùng số chứng từ, hoặc cảnh báo nhưng vẫn cho phép lưu. Việc kiểm tra thực hiện trên các tùy chọn sau:

- 0- “Không kiểm tra”: chương trình không kiểm tra và cho phép lưu chứng từ trùng số;

- 1/2/3/4- “Trong cùng ngày/ tháng/ quý/ năm”: chương trình kiểm tra và cảnh báo các chứng từ trùng số trong một ngày / tháng/ quý/ năm;

- 5- “Tất”: chương trình kiểm tra và cảnh báo các chứng từ trùng số trong nhiều năm (toàn bộ cơ sở dữ liệu).

Ngoại tệ

Mã loại tiền tệ ngầm định cho chứng từ. Mã loại tiền tệ được chọn trong danh mục tiền tệ. Khi nhập một chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy mã loại tiền tệ này làm mã tiền tệ giao dịch ngầm định.

Mã giao dịch



Mã giao dịch ngầm định của chứng từ. Mã giao dịch ngầm định dùng trong trường hợp lập mới một chứng từ có nhiều mã giao dịch khác nhau thì mã giao dịch nào sẽ mặc nhiên.

Loại chứng từ

Loại chứng từ ngầm định. Loại chứng từ ngầm định dùng trong trường hợp lập mới một chứng từ có nhiều loại chứng từ khác nhau.

Xử lý

Xử lý ngầm định khi lưu chứng từ. Xử lý này chỉ giới hạn ở mức chuyển hay không chuyển vào sổ cái. Tùy chọn này gồm: 0 - “Chưa chuyển vào sổ cái”, 1- “Chuyển vào sổ cái”.

Người giao dịch

Thông tin này cho phép cập nhật hay không cập nhật trường tên người giao dịch trên chứng từ (người nhận tiền, người giao hàng, người mua…). Tùy chọn này gồm: 1- Có sử dụng, 0- Không sử dụng.

- Nếu chọn 0, trên chứng từ sẽ không nhập liệu vào trường này được. Trong trường hợp mã khách hàng (nhà cung cấp) có nhập sẵn trường đối tác, chương trình sẽ lấy mặc nhiên.

- Nếu chọn có, chương trình sẽ cho phép nhập. Trong trường hợp mã khách hàng (nhà cung cấp) có nhập sẵn trường đối tác, chương trình sẽ lấy mặc nhiên, nhưng có thể sửa lại.

Người sử dụng

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là có cho phép hay không cho phép lọc chứng từ theo người sử dụng trong các màn hình cập nhật chứng từ. Tùy chọn này gồm: 0- “Không lọc” và 1- “Lọc theo người sử dụng”. Nếu khai báo bằng 1 thì chỉ được lọc các chứng từ, mà những chứng từ này do chính người dùng đang truy nhập hệ thống hiện tại đã cập nhật trước đó. Ngược lại thì cho phép lọc cả chứng từ do người sử dụng khác cập nhật.

Tiêu đề / tiêu đề khác

Tiêu đề ngầm định và tiêu đề tiếng Anh của chứng từ khi in trong giao diện tiếng Anh.

Mã chứng từ

Mã của chứng từ khi in các báo cáo. Mã chứng từ được dùng trong trường hợp doanh nghiệp muốn định nghĩa trước hệ thống ký hiệu của một loại chứng từ trên các báo cáo.

Số liên

Số liên ngầm định của chứng từ khi in, dùng trong trường hợp phải in nhiều liên cho nhiều bộ phận liên quan.

Số thứ tự

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các chứng từ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ có stt lớn hơn.

Số dòng khi in chứng từ

Khai báo số dòng chi tiết khi in chứng từ.



1.8 Khai báo các tham số tùy chọn

Chức năng này cho phép người sử dụng khai báo một số tham số tùy chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.

1.8.1 Nhóm tham số liên quan đến công ty

Họ và tên của giám đốc / Director's name

Họ và tên giám đốc theo tiếng Việt Nam hoặc tiếng Anh sẽ được in trên các báo cáo kế toán.

Họ và tên của kế toán trưởng/ Chief accountant’s name

Họ và tên kế toán trưởng theo tiếng Việt Nam hoặc tiếng Anh sẽ được in trên các báo cáo kế toán.

Mã đồng tiền hạch toán / Base currency

Mã đồng tiền hạch toán theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam. Theo đó, tất cả các giao dịch liên quan đến đồng tiền khác với đồng tiền hạch toán thì sẽ được quy đổi ra đồng tiền hạch toán để lên báo cáo.

Mã số thuế của doanh nghiệp

Mã số thuế của doanh nghiệp. Mã số thuế sẽ được in trên các báo cáo thuế GTGT.



1.8.2 Nhóm tham số liên quan lưu trữ

Thư mục chứa tệp lưu trữ trên máy chủ

Xác định đường dẫn cho các tệp lưu trữ. Đường dẫn cho phép khai báo theo địa chỉ trên máy chứa dữ liệu (máy chủ).

Ví dụ: “D:\Databases\Backup\”.

Thư mục chứa tệp lưu trữ trên máy chứa dữ liệu khác

Xác định đường dẫn khác cho các tệp lưu trữ. Đường dẫn cho phép khai báo theo địa chỉ trên máy chứa dữ liệu.

Ví dụ: “C:\Databases\Backup\”.

Lưu ý

Nếu ta khai báo tại máy trạm, đường dẫn chứa tập tin lưu trữ được hiểu là đường dẫn mạng (tương đối). Vì tác vụ nén số liệu được yêu cầu từ máy trạm.

Nếu khai báo dạng tuyệt đối của máy chủ chương trình –khi thực thi trên máy trạm- sẽ không hiểu địa chỉ đó. Đây là đường dẫn mà máy trạm có thể thấy được chứ không phải đường dẫn tuyệt đối trên máy chủ. Vì chương trình phải dựa vào đường dẫn trên để nén tệp lưu trữ.

Cụ thể ta phải khai báo dạng đường dẫn một thư mục được chia sẻ từ máy chủ \\server1\backup\, \\server2\luutru\...

1.8.3 Nhóm tham số liên quan đến định dạng

Định dạng trường giá / Giá ngoại tệ / Tiền / Tiền ngoại tệ / Định dạng

tiền lương / Định dạng đơn giá tiền lương / Số lượng / Tỷ giá / Tỷ lệ

Ảnh hưởng đến thể hiện các trường số trong màn hình nhập liệu và in báo cáo, chứng từ.

Chú ý

Do các trường số lượng, giá, thành tiền trong chương trình được thiết kế tương ứng 3, 4, 2 số lẻ, nên việc khai báo nhiều hơn là không có ý nghĩa.

Chú ý:

Có sự khác nhau giữa khai báo ##0 và ### (Xem thêm về định dạng số trong các chương trình bảng tính)

Ví dụ:

- Nếu định dạng là "###" thì khi có giá trị 0 sẽ hiển thị là " ".

- Nếu định dạng là "##0" thì khi có giá trị 0 sẽ hiển thị là 0.

Chú ý:

Về việc hiển thị chỉ số lẻ trên màn hình duyệt số liệu. Ví dụ:

- Khai báo định dạng trường số lượng có 4 số lẻ: # ### ### ##0.0000

- Nhập số dư 1 số mặt hàng có số lượng là: “0.13”

- Xem báo cáo kho thì trường số lượng hiển thị là “.13” (mất đi số 0 đứng trước)

Đây không phải là lỗi chương trình. Do chương trình luôn chuyển về khuôn dạng #.## để các ô không có dữ liệu hoặc giá trị bằng 0 thì sẽ chuyển thành trống (nếu không có xử lý này thì trên màn hình duyệt số



liệu sẽ toàn là 0.00 ở tất cả các ô). Phần này có thể chỉnh sửa chương trình theo khách hàng nhưng phải cân nhắc kỹ. Vì việc hiển thị chỉ trên màn hình duyệt số liệu, in ra mẫu in vẫn đúng nên khuyến cáo không nên chỉnh sửa.

Ký tự ngăn cách hàng nghìn / Số thập phân

Có thể khai báo ký tự ngăn cách hàng nghìn, thập phân.

Ký hiệu số âm

Có thể khai báo ký hiệu số âm khi lên báo cáo dạng “Dấu trừ” hoặc “Dấu ngoặc”.

1.8.4 Nhóm tham số liên quan thuế thu nhập cá nhân

Mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế / người phụ

thuộc

Dùng để khai báo mức giảm trừ bản thân người nộp thuế / người phụ thuộc trong công thức tính thu nhập tính thuế. Ta có thể khai báo các tham số này theo ngoại tệ nhưng tương ứng cho tham số ngoại tệ.

Mã thu nhập ngầm định cho khoản giảm trừ bản thân / khoản giảm trừ người phụ thuộc / khoản bảo hiểm xã hội / khoản bảo hiểm y tế / khoản bảo hiểm thất nghiệp / khoản BH trách nhiệm nghề nghiệp / khoản BH bắt buộc khác / khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học

Trong trường hợp các quy định có thể thay đổi nên chương trình sẽ dùng các tham số này để linh động khai báo. Chỉ những mã thu nhập này mới được tính giảm trừ thu nhập tính thuế.

Mã thu nhập ngầm định khi làm việc trong khu kinh tế (ký hợp đồng

trên 3 tháng)

Dùng cho đối tượng có làm việc trong khu kinh tế, khi chạy chức năng quyết toán năm thì chương trình sẽ biết để tính thu nhập cho nhân sự có khai báo mã thu nhập này, tính ra thu nhập được giảm trừ thuế, thuế giảm trừ (50%), dùng lên số liệu 2 mẫu 05A và 05B

Mã thu nhập ngầm định khi làm việc trong khu kinh tế (ký hợp đồng

dưới 3 tháng)

Dùng cho đối tượng có làm việc trong khu kinh tế, khi chạy chức năng quyết toán năm thì chương trình sẽ biết để tính thu nhập cho nhân sự có khai báo mã thu nhập này (không được giảm trừ 50%) dùng lên số liệu 2 mẫu 05A và 05B.

Tỷ lệ giảm thuế thu nhập cho người lao động làm việc trong khu

kinh tế (%) (ký hợp đồng trên 3 tháng).

Xem “Mã thu nhập ngầm định khi làm việc trong khu kinh tế ký hợp đồng trên 3 tháng”

1.8.5 Nhóm tham số liên quan phân hệ nhân sự - tiền lương - bảo hiểm

Mã đơn vị/ Tên đơn vị/Ngân hàng/ Số tài khoản ngân hàng

Dùng để lên mẫu in báo cáo bảo hiểm như Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT; Danh sách thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe.

Tên cơ quan BHXH

Dùng để lên mẫu in báo cáo bảo hiểm như Văn bản đề nghị.



Thực hiện theo bảng lương nhà nước

Được dùng khi cập nhật Danh sách lao động tham gia bảo hiểm và Cập nhật quá trình tham gia BHXH, phục vụ lên báo cáo bảo hiểm như Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT và Danh sách thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe.

Nếu thực hiện theo bảng lương nhà nước chọn “Có”, chương trình sẽ dựa vào hệ số lương, hệ số phụ cấp và mức lương tối thiểu chung để tính ra mức lương cơ bản của người tham gia bảo hiểm. Nếu thực hiện theo bảng lương nhà nước chọn “Không”, chương trình sẽ không tính lương cơ bản mà người dùng tự nhập vào.

Ngày báo cáo BHXH trong tháng

Được dùng để ngầm định ngày báo cáo trong cập nhật quá trình tham gia BHXH.

Tình trạng nghỉ việc của nhân viên/Tình trạng đang làm việc của

nhân viên

2 tham số này để chương trình cập nhật tự động khi khai báo thêm mới nhân viên hoặc khi khai báo nhân viên nghỉ việc” .

Số giây tối thiểu giữa hai lần chấm công

Là khoảng thời gian sử dụng trong trường hợp cần loại bỏ dữ liệu thừa khi tính công.

Ví dụ: Số giây tối thiểu giữa hai lần chấm công là 120 giây. Nhân viên có hai lần quét thẻ gần nhau 07:58 và 08:00 (có thể do quên nên quét lại), chương trình sẽ cập nhật thông tin 07:58, loại bỏ thông tin 08:00.

Số giờ công một ngày

Số giờ công một ngày được dùng để chuyển đổi từ giờ-phút chấm công sang ngày trong tính toán công và ngày phép. Thông thường khai báo 8 giờ công một ngày.

Mã công nghỉ phép

Tham số này để chương trình nhận biết các công nghỉ phép và tính số ngày nghỉ phép của nhân viên, phục vụ thống kê cho các báo cáo phép.

Số ngày phép được nghỉ một tháng

Sử dụng để tính phép cho nhân viên chưa đủ thâm niên một năm, mỗi tháng sẽ có một ngày phép (tính đủ tháng kể từ ngày vào chính thức).

Số ngày phép được nghỉ trong năm

Sử dụng để tính phép cho nhân viên có thâm niên trên một năm, là số ngày ngày phép được nghỉ trong một năm. Phục vụ cho việc lên các báo cáo phép, tính số ngày phép còn lại trong năm của nhân viên.

Số năm thâm niên được cộng thêm ngày phép

Là số năm để nhân viên được cộng thêm một ngày phép. Theo qui định hiện hành, nhân viên có thâm niên làm việc 5 năm sẽ được cộng thêm 1 ngày phép mỗi năm (tính đủ tháng kể từ ngày vào chính thức).

Tổng số ngày công một tháng

Tổng số ngày công quy định của một tháng, phụ vụ cho việc tính lương nhân viên theo thời gian làm việc, trường hợp không nhập số ngày công của kỳ tính lương thì sẽ lấy ngày công ở tham số này để tính toán.



1.8.6 Thao tác

Sửa giá trị của các tham số tùy chọn

Để sửa giá trị của một tham số ta thực hiện theo các bước sau:

- Chọn nhấn phím chức năng "Sửa".

- Màn hình sẽ xuất hiện ô nhập giá trị để sửa giá trị của các tham số tùy chọn.

- Tiếp theo cập nhật các giá trị mới cho các tham số.

- Để chấp nhận các giá trị sau khi cập nhật chọn nút lệnh "Lưu".

Phục hồi các giá trị cũ của tham số

Để phục hồi lại giá trị ban đầu của chương trình (các giá trị mặc nhiên) khi cài đặt ta chọn chức năng phục hồi lại giá trị cài đặt.

Lưu ý là các tham số tùy chọn này được dùng chung cho tất cả các đơn vị cơ sở trong cùng một cơ sở dữ liệu.

1.9 Khai báo ngày bắt đầu nhập liệu

Màn hình khai báo ngày bắt đầu sử dụng.

Tại thời điểm bắt đầu sử dụng chương trình, nhập số dư chức năng "Cập nhật lao động tham gia bảo hiểm đầu kỳ" để tiếp tục theo dõi.

2 Bảo trì dữ liệu

2.1 Lưu trữ số liệu

Lưu trữ (backup) số liệu là vấn đề rất quan trọng. Số liệu có thể bị mất do nhiều nguyên nhân như hỏng ổ cứng, bị virus tấn công...

Số liệu được lưu trữ dưới dạng các tệp “*.Dat” với tên tệp là ngày lưu số liệu. Trong trường hợp mất số liệu thì ta có thể khôi phục lại số liệu trên cơ sở số liệu được lưu trữ trước đó bằng cơ sở dữ liệu SQL. Lưu ý là khi sao lưu số liệu nên sao lưu ra ổ cứng khác với ổ cứng nêu lưu trữ số liệu làm việc để an toàn hơn trong trường hợp ổ cứng bị hỏng. Về đường dẫn của thư mục lưu trữ, hiện tại đang tham chiếu theo tham số hệ thống. Tuy nhiên, tham số này đã ẩn đi và sẽ được khai báo theo chủ ý của người dùng.

Lưu ý



Nếu ta khai báo tại máy trạm, đường dẫn chứa tập tin lưu trữ được hiểu là đường dẫn mạng. Vì tác vụ nén số liệu được yêu cầu từ máy trạm.

Nếu khai báo dạng tuyệt đối của máy chủ chương trình –khi thực thi trên máy trạm- sẽ không hiểu địa chỉ đó. Đây là đường dẫn mà máy trạm có thể thấy được chứ không phải đường dẫn tuyệt đối trên máy chủ. Vì chương trình phải dựa vào đường dẫn trên để nén tệp lưu trữ.

Cụ thể ta phải khai báo dạng đường dẫn một thư mục được chia sẻ từ máy chủ \\server1\backup\, \\server2\luutru\...

2.2 Khóa số liệu

Chương trình có chức năng khóa dữ liệu khi đã nhập liệu và hoàn tất chứng từ cho một kỳ báo cáo. Kể từ ngày khóa số liệu trở về trước, không thể hiệu chỉnh hoặc thêm mới bất kỳ chứng từ nào.

Nếu buộc phải hiệu chỉnh số liệu một kỳ đã khóa, phải “Mở” bằng cách khóa với ngày của kỳ trước đó

Ví dụ:

Muốn mở kỳ 05/2012 thì phải khóa đến ngày 30/04/2012 tức kỳ 04/2012.

Tốt nhất nên giới hạn quyền khóa cho một số đối tượng quản trị (Administrator) của hệ thống để hạn chế những khả năng trục trặc về số liệu đã khóa sổ.

Chú ý:

Riêng chức năng “Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn”, việc kiểm tra ngày khoá sổ sẽ so sánh giữa "Ngày hạch toán" (ngay_ct) của hoá đơn và "Ngày khoá sổ".

2.3 Khóa số liệu theo đơn vị cơ sở

Chương trình có chức năng khóa số liệu cho từng đơn vị sử dụng.

Chức năng này hữu ích trong trường hợp có số liệu của nhiều đvcs trong dữ liệu nhưng thời gian khóa sổ giữa các đơn vị không giống nhau.

Kể từ ngày khóa số liệu trở về trước, không thể hiệu chỉnh, thêm mới, hoặc xóa bất kỳ chứng từ nào trong số liệu của đơn vị đã khóa, nếu buộc phải hiệu chỉnh số liệu một đơn vị đã khóa, phải “Mở” bằng cách khóa với ngày của kỳ trước đó hoặc bỏ trống ngày khóa sổ. Ví dụ: muốn mở kỳ 05/2016 thì phải khóa đến ngày 30/04/2016 tức kỳ 04/2016.



2.4 Khóa số liệu theo chứng từ

Chương trình có thêm chức năng khóa số liệu cho từng chứng từ theo người sử dụng. Kể từ ngày khóa số liệu trở về trước, không thể hiệu chỉnh hoặc thêm mới bất kỳ chứng từ nào, nếu buộc phải hiệu chỉnh số liệu một kỳ đã khóa, phải “Mở” bằng cách khóa với ngày của kỳ trước đó.

Ví dụ:

Muốn mở kỳ 05/2012 thì phải khóa đến ngày 30/04/2012 tức kỳ 04/2012.

2.5 Tạo dữ liệu

Vì chương trình vận hành liên năm nên trong trường hợp đã nhập dữ liệu nhiều năm, nếu để chung dữ liệu trong cùng 1 tệp vật lý thì chương trình sẽ xử lý chậm theo thời gian. Giải pháp được chọn trong chương trình là phân vùng các bảng thành nhiều bảng vật lý nhỏ để các truy vấn làm việc nhanh hơn.

Khi thực thi, người dùng chú ý chọn tùy chọn tạo bảng:

Tạo tệp dữ liệu thứ cấp theo kỳ

Không tạo tệp dữ liệu thứ cấp

2.6 Tính số liệu theo kỳ

Vì chương trình vận hành liên năm nên cần thiết phải có giải pháp để truy vấn nhanh trong trường hợp đã nhập dữ liệu nhiều năm. Giải pháp được chọn trong chương trình là tách các bảng thành nhiều kỳ nhỏ, một khi đã tính số liệu theo kỳ, các truy vấn sẽ tìm kiếm các kỳ khóa sổ gần nhất để lấy được số dư đầu kỳ. Thuật toán này sẽ giảm được khá nhiều tính toán dữ liệu.

Hướng dẫn sử dụng Fast Business Online

Phân hệ nhân sự

Mục lục

Hướng dẫn sử dụng Fast Business Online ........................................................................................ 1

Phân hệ nhân sự ................................................................................................................................... 1

1 Cập nhật .......................................................................................................................................... 4

1.1 Thông tin nhân viên ................................................................................................................ 4 1.1.1 Thông tin cá nhân .................................................................................................................. 4 1.1.2 Hộ chiếu, thị thực ................................................................................................................ 10 1.1.3 Sức khỏe ............................................................................................................................. 10 1.1.4 Gia đình ............................................................................................................................... 11

1.2 Học vấn, nghề nghiệp ........................................................................................................... 11 1.2.1 Đào tạo chính quy ............................................................................................................... 11 1.2.2 Ngoại ngữ ............................................................................................................................ 12 1.2.3 Bậc nghề nghiệp chuyên môn ............................................................................................. 12 1.2.4 Các khóa ngắn hạn ............................................................................................................. 13

1.3 Quá trình làm việc ................................................................................................................. 14 1.3.1 Quá trình làm việc tại công ty .............................................................................................. 14 1.3.2 Thông tin khác ..................................................................................................................... 15

1.4 Quá trình lương ..................................................................................................................... 16 1.4.1 Quá trình lương kinh doanh ................................................................................................ 16

1.5 Khen thưởng, kỷ luật ............................................................................................................ 18 1.5.1 Khen thưởng ....................................................................................................................... 18 1.5.2 Kỷ luật .................................................................................................................................. 19

1.6 Tai nạn lao động ................................................................................................................... 19

1.7 Các thao tác ........................................................................................................................... 20

2 Quản lý đào tạo ............................................................................................................................ 20

2.1 Cập nhật ................................................................................................................................. 20 2.1.1 Phiếu yêu cầu đào tạo ......................................................................................................... 20 2.1.2 Cập nhật thông tin khóa học................................................................................................ 22 2.1.3 Cập nhật kết quả khóa học ................................................................................................. 27 2.1.4 Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc ................................................................... 29

2.2 Danh mục ............................................................................................................................... 30 2.2.1 Danh mục môn học ............................................................................................................. 30 2.2.2 Danh mục loại kỹ năng ........................................................................................................ 31 2.2.3 Danh mục xếp loại ............................................................................................................... 31 2.2.4 Danh mục loại hình đào tạo................................................................................................. 32 2.2.5 Khai báo nguồn lực đào tạo ................................................................................................ 32 2.2.6 Khai báo đơn vị đào tạo....................................................................................................... 33

2.3 Báo cáo .................................................................................................................................. 33 2.3.1 Báo cáo yêu cầu đào tạo ..................................................................................................... 33 2.3.2 Báo cáo kế hoạch đào tạo ................................................................................................... 34

2.3.3 Báo cáo thực hiện đào tạo................................................................................................... 34 2.3.4 Báo cáo chi tiết kết quả khóa học ........................................................................................ 35 2.3.5 Báo cáo kết quả đào tạo theo nhân viên ............................................................................. 36 2.3.6 Báo cáo yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc ..................................................................... 37

3 Quản lý đánh giá .......................................................................................................................... 38

3.1 Cập nhật ................................................................................................................................. 38 3.1.1 Cập nhật đánh giá thực hiện công việc ............................................................................... 38

3.2 Danh mục ............................................................................................................................... 41 3.2.1 Khai báo kỳ đánh giá ........................................................................................................... 41 3.2.2 Danh mục loại chỉ tiêu đánh giá........................................................................................... 41 3.2.3 Khai báo chỉ tiêu đánh giá ................................................................................................... 42

3.3 Báo cáo .................................................................................................................................. 44 3.3.1 Bảng đánh giá thực hiện công việc ..................................................................................... 44 3.3.2 In mẫu đánh giá thực hiện công việc ................................................................................... 45 3.3.3 Bảng tổng hợp đánh giá theo nhân viên .............................................................................. 45 3.3.4 Bảng tổng hợp đánh giá nhiều kỳ ........................................................................................ 46 3.3.5 Báo cáo tiến độ đánh giá ..................................................................................................... 46

4 Cấp phát công cụ, dụng cụ ......................................................................................................... 47

4.1 Cập nhật ................................................................................................................................. 47 4.1.1 Cập nhật cấp phát công cụ, dụng cụ ................................................................................... 47 4.1.2 Cập nhật giảm công cụ, dụng cụ ......................................................................................... 49 4.1.3 Cập nhật yêu cầu công cụ, dụng cụ theo vị trí công việc .................................................... 51

4.2 Báo cáo cấp phát công cụ, dụng cụ .................................................................................... 52 4.2.1 Báo cáo cấp phát công cụ, dụng cụ .................................................................................... 52 4.2.2 Báo cáo giảm công cụ, dụng cụ .......................................................................................... 53 4.2.3 Tình hình cấp phát công cụ, dụng cụ theo nhân viên .......................................................... 53 4.2.4 Báo cáo công cụ, dụng cụ cấp phát hết hạn ....................................................................... 54

4.3 Danh mục loại công cụ, dụng cụ ......................................................................................... 55

4.4 Cập nhật công cụ, dụng cụ sử dụng đầu kỳ ...................................................................... 55

4.5 Kết chuyển công cụ, dụng cụ sử dụng sang năm sau ..................................................... 56

5 Danh mục ...................................................................................................................................... 57

5.1 Danh mục bộ phận ................................................................................................................ 57

5.2 Danh mục vị trí công việc ..................................................................................................... 58

5.3 Danh mục thông tin chung ................................................................................................... 58

5.4 Danh mục thông tin học vấn ................................................................................................ 59

5.5 Danh mục khác ...................................................................................................................... 59

6 Báo cáo ......................................................................................................................................... 60

6.1 Sơ yếu lý lịch ......................................................................................................................... 60

6.2 Danh sách .............................................................................................................................. 61 6.2.1 Danh sách sinh nhật nhân viên ........................................................................................... 61 6.2.2 Danh sách thông tin gia đình của nhân viên ........................................................................ 62 6.2.3 Danh sách nhân viên ........................................................................................................... 63 6.2.4 Danh sách nhân viên theo bộ phận ..................................................................................... 64 6.2.5 Danh sách nhân viên theo trình độ học vấn ........................................................................ 65 6.2.6 Danh sách nhân viên theo chuyên môn .............................................................................. 66 6.2.7 Danh sách nhân viên theo trình độ ngoại ngữ..................................................................... 67 6.2.8 Danh sách nhân viên theo thâm niên công tác ................................................................... 68 6.2.9 Danh sách nhân viên tăng giảm lương trong kỳ .................................................................. 69 6.2.10 Danh sách nhân viên đến kỳ thay đổi lương .................................................................... 70

6.2.11 Danh sách khen thưởng nhân viên.................................................................................. 71 6.2.12 Danh sách kỷ luật nhân viên ............................................................................................ 72 6.2.13 Danh sách nhân viên bị tai nạn ........................................................................................ 74

6.3 Báo cáo biến động nhân viên .............................................................................................. 75 6.3.1 Danh sách nhân viên tăng theo bộ phận ............................................................................. 75 6.3.2 Danh sách nhân viên giảm theo bộ phận ............................................................................ 77 6.3.3 Danh sách nhân viên điều chuyển bộ phận ........................................................................ 78 6.3.4 Báo cáo diễn biến lao động theo bộ phận ........................................................................... 79 6.3.5 Báo cáo diễn biến lao động theo bộ phận, vị trí công việc .................................................. 81

6.4 Báo cáo thống kê nhân viên ................................................................................................ 82 6.4.1 Báo cáo thống kê số lượng nhân viên theo bộ phận trong năm ......................................... 82 6.4.2 Báo cáo thống kê số lượng nhân viên theo tính chất công việc trong năm ........................ 83 6.4.3 Báo cáo thống kê trình độ học vấn theo bộ phận, vị trí công việc ....................................... 84 6.4.4 Báo cáo thống kê thâm niên làm việc theo bộ phận ........................................................... 85 6.4.5 Báo cáo thống kê thâm niên của bộ phận theo tháng ......................................................... 87 6.4.6 Báo cáo thống kê độ tuổi theo bộ phận, vị trí công việc ...................................................... 88 6.4.7 Báo cáo thống kê độ tuổi theo tình trạng hôn nhân............................................................. 89 6.4.8 Báo cáo tỷ lệ nhân viên nghỉ việc ........................................................................................ 91 6.4.9 Báo cáo thống kê nghỉ việc theo lý do ................................................................................. 92

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phân hệ nhân sự


1 Cập nhật

1.1 Thông tin nhân viên

1.1.1 Thông tin cá nhân

Cần nhập thông tin trong các ngăn:

Thông tin chung phần trên

Mã nhân viên: Nếu cần chương trình hiện mặc nhiên các ký tự đầu trong mã nhân viên, đề nghị khai báo mã nhân viên ngầm định trong danh mục bộ phận;

Bộ phận: được cập nhật trực tiếp ở màn hình cập nhật thông tin nhân viên hoặc gián tiếp thông qua điều chuyển bộ phận trong quá trình công tác;

Ảnh: Dùng để theo dõi và in trong sơ yếu lý lịch;

Giới tính: Thông tin lọc trong các báo cáo có tính chất thống kê nhân sự;

Stt sắp xếp: Trường ký tự dùng để sắp xếp nhân viên trong màn hình, để dễ theo dõi, nên tổ chức hệ thống số thứ tự sao cho các nhân viên trong bộ phận có hệ thống số giống nhau.

Quá trình công tác có thể cập nhật lên thông tin chung, nhưng khi xóa công tác hiện tại sẽ không cập nhật lại thông tin chung. Nên khi đó phải sửa lại trường này theo công tác hiện tại trước đó.

Thông tin chung phần dưới



Ngày sinh: dùng để thực hiện lập các báo cáo như "Danh sách sinh nhật nhân viên";

Nơi sinh/Số CMND/Nơi cấp/Ngày cấp CMND/Ngày hết hạn CMND/Quốc tịch/Dân tộc/Tôn giáo/Tình trạng hôn nhân/Điện thoại di động/Thư (Email)/Địa chỉ hiện tại: thông tin tham khảo thêm.

Công việc



- Ngày vào công ty: dùng để lọc theo điều kiện Ngày vào cty từ/đến trong các báo cáo;

- Ngày vào chính thức: dùng để tính thâm niên công tác trong các báo cáo thống kê thâm niên nhân viên;

- Vị trí công việc và bậc quản lý sẽ được cập nhật trực tiếp hoặc chuyển từ phần chi tiết quá trình làm việc.

Trình độ học vấn



- Trình độ học vấn/Trường tốt nghiệp/Chuyên ngành/Ngày tốt nghiệp: Thông tin để lọc các báo cáo về trình độ học vấn như "Danh sách nhân viên theo trình độ học vấn";

- Từ ngày/Đến ngày/Xếp loại tốt nghiệp: Thông tin tham khảo thêm.

Ngoại ngữ



- Ngoại ngữ/Bằng cấp: Thông tin để lọc các báo cáo theo trình độ ngoại ngữ như "Danh sách nhân viên theo trình độ ngoại ngữ";

- Bằng/Điểm/Ngày cấp: Thông tin tham khảo thêm.

Địa chỉ liên hệ

- Điện thoại công ty/Điện thoại nhà riêng/Email cá nhân/Địa chỉ thường trú/Quê quán: Thông tin tham khảo thêm.

Khác



- Tình trạng hiện tại: tất cả các báo cáo thống kê sau này đều thể hiện dựa vào các trạng thái của trường này.

Chú ý: Trường "Tình trạng hiện tại" không cho phép nhập trạng thái nghỉ việc, trạng thái này được tự động cập nhật khi có ngày nghỉ việc trong "Quá trình làm việc". Nếu xóa ngày nghỉ, chương trình sẽ chuyển trạng thái là làm việc.

Một số thông tin cần thiết phải cập nhật để dùng lọc dữ liệu trong màn hình tìm kiếm hoặc truy vấn các báo cáo thông thường. Thông tin như mã nhân viên, giới tính, ngày sinh, ngày vào công ty, ngày vào chính thức, tình trạng hiện tại,...

Ngày vào công ty: ngoài việc dùng để truy xuất lên những báo cáo có điều kiện lọc là "Ngày vào cty từ/đến.

Còn sử dụng trong các báo cáo thể hiện theo thông tin thay đổi trong "Quá trình làm việc", khi nhân viên không có cập nhật thay đổi trong "Quá trình làm việc" thì sẽ dựa theo ngày vào công ty để được truy xuất lên các báo cáo này, nếu có cập nhật thay đổi thì lấy theo ngày thay đổi.

Ví dụ: Xem "Danh sách nhân viên tăng theo bộ phận". Dữ liệu như sau:

- Có hai nhân viên: NV1: có ngày vào công ty là 01/02/2013; NV2: có ngày vào công ty là 05/02/2013 cùng ở Bộ phận 1;- Ngày 15/02/2013 chuyển NV1 sang Bộ phận 2;

- Lọc báo cáo này theo "Ngày từ/đến: 01/02/2013 - 25/02/2013"; "Ngày vào công ty từ/đến: 01/02/2013 - 25/02/2013" và "Loại thay đổi là *: cả tăng mới và chuyển bộ phận";

Báo cáo sẽ thể 3 dòng: NV1 - Bộ phận 1 có ngày bắt đầu 01/02/2013;

NV1 - Bộ phận 2 có ngày bắt đầu 15/02/2013; NV2 - Bộ phận 1 có ngày bắt đầu 05/02/2013.



1.1.2 Hộ chiếu, thị thực


- Số hộ chiếu/Ngày cấp hộ chiếu/Ngày hết hạn hộ chiếu/Nơi cấp hộ chiếu/Số thị thực (visa)/Ngày cấp/Hạn thị thực/Nơi cấp thị thực. Những thông tin này chỉ dùng để tham khảo thêm

1.1.3 Sức khỏe


- Ngày khám sức khỏe/Chiều cao/Cân nặng/Mắt phải/Mắt trái/Nhóm máu /Loại sức khỏe;

- Thông tin khác về sức khỏe.

Những thông tin này chỉ dùng để tham khảo thêm



1.1.4 Gia đình


- Quan hệ/ Họ và tên/ Ngày sinh/ Đã mất/ Nghề nghiệp/ Địa chỉ nơi ở/ Điện thoại di động/ Email liên hệ/ Liên hệ khẩn cấp/ Ghi chú.

1.2 Học vấn, nghề nghiệp

1.2.1 Đào tạo chính quy



Những thông tin đào tạo này cùng thông tin học vấn trên thông tin chung tạo nên danh sách trình độ học vấn. Cần nhập các thông tin sau:

- Cấp đào tạo/ Trường đào tạo/ Chuyên ngành/ Thông tin chính/ Từ ngày/ Đến ngày/ Ngày tốt nghiệp/ Xếp loại tốt nghiệp/ Ghi chú.

1.2.2 Ngoại ngữ

Những thông tin về chứng chỉ ngoại ngữ này cùng thông tin chứng chỉ ngoại ngữ trên thông tin chung tạo nên danh sách trình độ ngoại ngữ. Cần nhập các thông tin sau:

Ngoại ngữ/Bằng cấp: Thông tin để lọc báo cáo "Danh sách nhân viên theo trình độ ngoại ngữ".

Bằng/Điểm/Ngày cấp: Thông tin tham khảo thêm.

Chương trình chỉ hỗ trợ nhập 1 dòng "Ngoại ngữ/Bằng cấp" giống nhau, trong trường hợp nhân viên có thi gia hạn lại chứng chỉ thì buộc phải sửa chứng chỉ cũ với thời gian mới.

1.2.3 Bậc nghề nghiệp chuyên môn


Chuyên môn/Bậc: Thông tin lọc báo cáo "Danh sách nhân viên theo chuyên môn";

Ghi chú: Thông tin thêm.



1.2.4 Các khóa ngắn hạn


- Loại đào tạo/Khóa học/Môn học/Nơi đào tạo/Tổng số giờ học/Từ ngày/Đến ngày/Ghi chú: Thông tin tham khảo thêm về các khóa học ngắn hạn.



1.3 Quá trình làm việc

1.3.1 Quá trình làm việc tại công ty

Dùng để lập các báo cáo liên quan quá trình công tác. Cần nhập các thông tin sau:

- Loại: 1 - Công việc hiện tại, 2 - Trước đây: Dùng để cập nhật lại các thông tin bộ phận, vị trí...vào thông tin chung nếu loại là hiện tại;

- Tính chất: 1 - Công việc chính, 2 - Kiêm nhiệm: : Dùng để cập nhật lại các thông tin bộ phận, vị trí...vào thông tin chung nếu tính chất là công việc chính;

- Loại thay đổi: 1 - Tăng mới, 2 - Điều chuyển bộ phận, 3 - Điều chuyển vị trí công việc;

- Bộ phận/Vị trí công việc/Bậc quản lý: thông tin được cập nhật vào thông tin chung nếu tính chất là công việc chính và thuộc hiện tại;

- Người quản lý trực tiếp: thông tin tham khảo thêm;

- Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu dùng làm mốc để xét ngày truy vấn trong báo cáo theo tiến trình công tác;

- Lý do thay đổi/Số quyết định/Ngày quyết định/Người quyết định/Ngày kết thúc/Ghi chú: thông tin tham khảo.

Ghi chú quan trọng về bản ghi "Tăng mới"

- Khi thêm mới điều chuyển trong "Quá trình làm việc tại công ty", buộc phải tạo thêm 1 bản ghi "Tăng mới" trong phần "Quá trình làm việc tại



công ty". Nếu không, khi chuyển sang bộ phận khác sẽ không thể hiện được thông tin điều chuyển trong các báo cáo.

- Khi nhập các phát sinh liên quan công tác kiêm nhiệm, nếu không có bản ghi "Tăng mới" cũng không thể hiện được các công việc kiêm nhiệm này.

- Khi chuyển bộ phận, cần nhập "Loại thay đổi" là "2 - Điều chuyển bộ phận" để theo dõi tiến trình công tác theo bộ phận. Nếu có thay đổi ví trí công việc, cần cập nhật "Vị trí công việc" mới, nhập "Tính chất" là "1 - Công việc chính" và chọn loại công việc hiện tại để chương trình cập nhật vị trí công việc hiện tại lên phần thông tin chung.

- Nếu đã có dòng với công việc hiện tại nhưng cập nhật thêm dòng mới với loại công việc hiện tại và "Tính chất" là "1 - Công việc chính" thì dòng mới sẽ thay thế dòng cũ, dòng cũ sẽ trở thành công việc trước đây.

- Khi đã thay đổi bộ phận ("Loại thay đổi" là "2 - Điều chuyển bộ phận"), dòng thông tin chung của nhân viên sẽ được dời sang bộ phận khác trong sơ đồ tổ chức.

1.3.2 Thông tin khác


- Người ký tiếp nhận;

- Nguồn tuyển dụng;

- Người giới thiệu;

- Ngày nghỉ việc: Ngày nghỉ việc dùng làm mốc để xét ngày truy vấn trong các báo cáo nghỉ việc của nhân viên như "Báo cáo tỷ lệ nhân viên nghỉ việc", "Báo cáo thống kê nghỉ việc theo lý do";

- Lý do nghỉ: "tên ngắn" của lý do nghỉ dùng để dựng cột trong báo cáo "Báo cáo thống kê nghỉ việc theo lý do";

Trong trường hợp nhân viên đã nghỉ việc vào làm lại, bộ phận nhân sự không muốn tạo mã nhân viên mới thì phải xóa ngày nghỉ việc cũ để chương trình tự động cập nhật lại trạng thái làm việc.



1.4 Quá trình lương

1.4.1 Quá trình lương kinh doanh


Lương hiện tại

- Ngày bắt đầu: Làm căn cứ lập báo cáo "Danh sách nhân viên tăng giảm lương trong kỳ";

- Loại tiền: Loại tiền nên thống nhất 1 loại cho 1 nhân viên vì khi báo cáo sẽ lọc theo từng loại tiền;

- Tính chất;

- Hệ số lương /Lương cơ bản /Hệ số phụ cấp 1/Tiền phụ cấp 1/Hệ số phụ cấp 2/Tiền phụ cấp 2/Hệ số phụ cấp 3/Tiền phụ cấp 3: thông tin để tính toán "Tổng tiền phụ cấp" và "Tổng thu nhập";

- Lý do thay đổi/Ghi chú: thông tin tham khảo.

Lương dự kiến



- Ngày bắt đầu: Làm căn cứ lập báo cáo "Danh sách nhân viên đến kỳ thay đổi lương";

- Loại tiền: Loại tiền nên thống nhất 1 loại cho 1 nhân viên vì khi báo cáo sẽ lọc theo từng loại tiền;

- Hệ số lương /Lương cơ bản /Hệ số phụ cấp 1/Tiền phụ cấp 1/Hệ số phụ cấp 2/Tiền phụ cấp 2/Hệ số phụ cấp 3/Tiền phụ cấp 3: thông tin để tính toán "Tổng tiền phụ cấp" và "Tổng thu nhập";

- Lý do thay đổi/Ghi chú: thông tin tham khảo.

Khi nhập lương hiện tại cần nhập bản ghi tại thời điểm để thể hiện "Mức lương cũ" so với mức lương mới. Nếu không nhập, báo cáo sẽ không có "Mức lương cũ" tại dòng đầu tiên.



1.5 Khen thưởng, kỷ luật

1.5.1 Khen thưởng


- Hình thức khen thưởng: thông tin dùng để lọc báo cáo "Danh sách khen thưởng nhân viên";

- Công ty khen thưởng/Cấp quyết định/Bậc khen thưởng/Số quyết định/Ngày ký/Người ký/Lý do khen thưởng/Giá trị tiền khen thưởng/Ghi chú: chỉ dùng để tham khảo.



1.5.2 Kỷ luật


- Loại kỷ luật: thông tin dùng để lọc báo cáo "Danh sách kỷ luật nhân viên"; - Công ty kỷ luật/Cấp quyết định/Số quyết định/Ngày ký/Người ký/Lý do kỷ luật/Số tiền phạt/Ghi chú: chỉ dùng để tham khảo.

1.6 Tai nạn lao động


- Loại tai nạn: thông tin dùng để lọc báo cáo "Danh sách nhân viên bị tai nạn"; - Tai nạn lao động/Ngày xảy ra/Số ngày nghỉ/Mức độ/Ghi chú: chỉ dùng để tham khảo.



1.7 Các thao tác

Tải tệp mẫu

Nhấn biểu tượng để tải tệp mẫu về máy trạm. Khi nhập thông tin lương nhân viên theo mẫu, lưu ý các thông tin sau:

- Mã nhân viên: Chỉ nhập các mã nhân viên thuộc đơn vị và bộ phận được phân quyền. Mã nhân viên được phép nhập tự do ngoại trừ các ký tự điều khiển của hệ thống hoặc các ký tự toán tử („ ? _ % ! @ & | # $ ” ? ~ ` ^ );

- Bộ phận: các bộ phận được phân quyền theo bộ phận;

- Giới tính: Chấp nhận 1 trong 2 ký số 1 hoặc 2 (Nam-Nữ);

- Bộ phận, Nơi cấp, Quốc tịch, Dân tộc, Tôn giáo, Tình trạng hôn nhân, Vị trí công việc, Bậc quản lý, Người quản lý trực tiếp, Trình độ học vấn, Chuyên ngành, Ngoại ngữ, Bằng cấp: Các mã tồn tại trong các danh mục tương ứng;

- Quận/huyện, Tỉnh/thành: Các mã quận huyện thuộc tỉnh thành danh mục tỉnh thành;

- Họ, Tên, Nơi sinh, Số CMND, Điện thoại di động, Thư (Email), Trường tốt nghiệp, Xếp loại tốt nghiệp, Bằng/Điểm, Điện thoại công ty, Điện thoại nhà riêng, Thư (Email) cá nhân, Địa chỉ thường trú, Địa chỉ hiện tại, Quê quán: Nhập kiểu chuỗi, độ rộng tối đa tham khảo tại màn hình thêm mới nhân viên;

- Ngày vào công ty, Ngày vào chính thức, Ngày sinh, Ngày cấp CMND, Ngày hết hạn CMND, Từ ngày, Đến ngày, Ngày tốt nghiệp, Ngày cấp: Định dạng ngày tháng.

Tải dữ liệu từ tệp

Nhấn biểu tượng để tải dữ liệu "Cập nhật thông tin lương nhân viên" lên máy chủ.

Từ màn hình nhấp "Chọn..." để chọn tệp dữ liệu.

Chọn kiểu sao chép là 1 - Chép đè nếu muốn cập nhật lại số liệu đã có, nếu chọn "0 - Không" thì chỉ chèn thêm các dữ liệu chưa có.

Chú ý

- Nếu chương trình báo "lỗi không xác định", nên kiểm tra các trường số có vượt giới hạn hoặc các trường ngày tháng có sai hay không;

- Nếu chương trình báo lỗi tại một ô cụ thể, có thể kiểm tra tính hợp lệ các cột chứa danh mục, hoặc các ô tùy chọn có vi phạm ràng buộc.

2 Quản lý đào tạo

2.1 Cập nhật

2.1.1 Phiếu yêu cầu đào tạo

Màn hình cập nhật



Một số thao tác khi cập nhật chứng từ


Chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng.


- Vào Phiếu yêu cầu đào tạo;

- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào

chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào chi tiết của phiếu.

Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu:

- Mã nhân viên: Chỉ nhập các mã nhân viên thuộc đơn vị và bộ phận được phân quyền. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Vị trí công việc: thể hiện tên vị trí công việc hiện hành của nhân viên trên;

- Mã môn học: nhập môn học có trong "Danh mục môn học";

- Loại hình đào tạo: chỉ được cập nhật loại hình đào tạo có trong có trong "Danh mục loại hình đào tạo";

- Yêu cầu từ ngày, Đến ngày: định dạng kiểu ngày tháng.

Chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:



- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có, trong trường hợp này, chương trình vẫn mang dữ liệu vào màn hình chi tiết nhưng khi lưu sẽ cảnh báo "Trường xxx chưa nhập hoặc giá trị nhập không hợp lệ", người dùng phải chỉnh sửa trước khi lưu. Riêng loại hình đào tạo nếu nhập mã loại khác trong danh mục hiện có sẽ báo "Giá trị tại ô yyy không đúng";

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép

Ghi chú khác:

- Chương trình chỉ hỗ trợ chuyển dữ liệu chi tiết của từng phiếu, dùng trong trường hợp thường xuyên nhập những nội dung định kỳ tương tự nhau;


- Nếu không có quyền "Sửa", không thể sửa dữ liệu đã có trong trong chi tiết;

- Các trường tên trong danh mục, người dùng không cần nhập, chương trình sẽ tự cập nhật lại.

2.1.2 Cập nhật thông tin khóa học


Một số thông tin đặc biệt

Thông tin chung - phần trên

Mã khóa học

Có thể nhập 16 ký tự, đây là trường bắt buộc nhập.



Mã khóa học được tăng tự động, thao tác theo ví dụ sau: hiện tại đã có "Khoa0014", nhập "Khoa00" và nhấn mũi tên xuống (trên bàn phím) sẽ ra được "Khoa0015".

Trạng thái

Bao gồm các trạng thái sau: 0 - Lập, 1 - Kế hoạch, 2 - Đang thực hiện, 3 - Hoàn thành, 4 - Hủy.

Ngầm định trạng thái được khai báo trong "Khai báo màn hình nhập chứng từ". Người dùng có thể sửa lại và chỉ nhập được các mã trạng thái (0, 1, 2, 4), chương trình sẽ tự động cập nhật lại trạng thái 3 - Hoàn thành sau khi đã nhập thông tin trong "Cập nhật kết quả khóa học".

Lưu ý:

- Nếu trong "Khai báo màn hình nhập chứng từ" ngầm định trạng thái 3 - Hoàn thành, khi thêm mới trong "Cập nhật thông tin khóa học" chương trình sẽ chuyển thành trạng thái 0 - Lập.

- Khi chứng từ đang ở trạng thái "Hoàn thành" không được phép sửa, nhấn sửa chương trình sẽ thông báo "Chưa có quyền thực hiện chức năng này hoặc truy cập bị từ chối. Liên hệ với người quản trị hệ thống nếu bạn có thể được truy cập vào chức năng này."

Thông tin chi tiết

Thông tin trong ngăn chi tiết có thể được cập nhật theo 3 cách:

- Thêm mới (Ctrl+Insert);

- Lấy số liệu từ phiếu nhu cầu;

- Lấy số liệu từ bảng tính (excel).

Lấy số liệu từ phiếu nhu cầu



- Yêu cầu từ ngày: bắt buộc nhập;

- Số phiếu yêu cầu: bắt buộc nhập, chỉ hiện lên các phiếu yêu cầu có "Ngày lập" (Ngày yêu cầu) ≥ "Yêu cầu từ ngày" của điều kiện lọc, thuộc đvcs của phiếu hiện hành, có mã môn học trùng với mã môn học ở phần thông tin chung của phiếu. Sau khi nhấn "Nhận", chương trình thể hiện màn hình:

- Nút “Nhận”/“Hủy”: nếu nhấn “Nhận”, chương trình đem các mã nhân viên thuộc phiếu yêu cầu ra màn hình chi tiết, chỉ lấy những nhân viên có tích vào ô chọn để mang ra.

Khi lấy số liệu lần 2 trở đi, nếu mã nhân viên mang ra trùng với mã nhân viên đã tồn tại trong màn hình chi tiết thì không đem ra nữa.

Lấy số liệu từ bảng tính (excel)



- Vào Cập nhật thông tin khóa học;







- Mã nhân viên: Chỉ nhập các mã nhân viên thuộc đơn vị và bộ phận được phân quyền. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng. Trường mã nhân viên không được nhập trùng nhau;

- Bộ phận, vị trí công việc: thể hiện tên bộ phận và vị trí công việc hiện hành của nhân viên trên.


- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có, trong trường hợp này, chương trình vẫn mang dữ liệu vào màn hình chi tiết nhưng khi lưu sẽ cảnh báo "Trường xxx chưa nhập hoặc giá trị nhập không hợp lệ", người dùng phải chỉnh sửa trước khi lưu;

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép

Ghi chú khác





Thông tin nguồn lực

Đây là thông tin tham khảo, lấy từ "Khai báo nguồn lực đào tạo".

Thông tin chung



Ngày học từ/đến

Ngày học từ/đến lấy theo ngày dự kiến từ/đến, được phép sửa lại. Thông tin này sẽ được truy xuất khi nhập "Cập nhật kết quả khóa học" và dùng lên Báo cáo thực hiện đào tạo,...

Thông tin khác

Thông tin ở ngăn này cũng được thể hiện trên Báo cáo kế hoạch đào tạo, Báo cáo thực hiện đào tạo,...

Tổng cp dự kiến

Tổng chi phí dự kiến, ngầm định tính = Sl học viên dự kiến x Chi phí dự kiến 1 hv, được phép sửa lại

Tổng cp thực tế

Tổng chi phí thực tế, ngầm định tính = Sl học viên thực tế x Chi phí thực tế 1 hv, được phép sửa lại

Công ty hỗ trợ (%)



Ngầm định = 100, được phép sửa lại. Không được nhập số âm và không nhập số lớn hơn 100.

2.1.3 Cập nhật kết quả khóa học



Thông tin chung

Mã khóa học

Người sử dụng chọn khóa học từ chức năng "Thông tin khóa học" (các mã khóa học có “Trạng thái” = 2 – Đang thực hiện) để cập nhật nội dung kết quả của khóa học đó cho từng nhân viên.

Thời gian từ/đến

Thời gian từ/đến được lấy từ Thông tin khóa học/ Ngăn Thông tin chung/ Trường Ngày học từ/đến, làm điều kiện lọc lên các báo cáo kết quả khóa học.


Thông tin trong ngăn chi tiết có thể được cập nhật theo 3 cách:

- Thêm mới (Ctrl+Insert); - Lấy số liệu từ thông tin khóa học; - Lấy số liệu từ bảng tính (excel).

Lấy số liệu từ thông tin khóa học



Người dùng có thể lấy dữ liệu từ chức năng “Cập nhật thông tin khóa học” theo mã khóa học nhập ở phần thông tin chung (nếu có).

Nếu nhấn “Nhận”, chương trình mang các mã nhân viên thuộc màn hình thông tin khóa học ra màn hình chi tiết. Chương trình chỉ lấy những nhân viên có tích vào ô chọn.

Khi lấy số liệu lần 2 trở đi, nếu mã nhân viên mang ra trùng với mã nhân viên đã tồn tại trong màn hình chi tiết thì không mang ra nữa.

Lấy số liệu từ bảng tính (excel)



- Vào Cập nhật kết quả khóa học;





- Mã nhân viên: Chỉ nhập các mã nhân viên thuộc đơn vị và bộ phận được phân quyền. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng. Trường mã nhân viên không được nhập trùng nhau;

- Bộ phận, vị trí công việc: thể hiện tên bộ phận và vị trí công việc hiện hành của nhân viên trên.


- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có, trong trường hợp này, chương trình vẫn mang dữ



liệu vào màn hình chi tiết nhưng khi lưu sẽ cảnh báo "Trường xxx chưa nhập hoặc giá trị nhập không hợp lệ", người dùng phải chỉnh sửa trước khi lưu;

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép.

Ghi chú khác:





Một số trường thông tin khác

Kết quả

Trường này nếu có tích chọn sẽ thể hiện trên báo cáo kết quả là đạt, ngược lại là không đạt.

Ngày cấp/ Hiệu lực từ ngày/ Đến ngày

Định dạng theo kiểu ngày tháng. Hiệu lực từ ngày/ Đến ngày của chứng chỉ được cấp dùng làm cơ sở lọc các báo cáo: Báo cáo yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc, Báo cáo kết quả đào tạo theo nhân viên.

Ghi chú:

- Các khóa học đã được cập nhật thông tin kết quả sẽ được chuyển sang trạng thái hoàn thành;

- Sau khi cập nhật tại chức năng này, kết quả khóa học được chương trình tự động truyền dữ liệu vào Thông tin nhân viên/ Các khóa học ngắn hạn cho từng nhân viên tương ứng, làm cơ sở lên các báo cáo kết quả về sau.

2.1.4 Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc


Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc dùng làm thông tin lên Báo cáo yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc sau này.






- Vào "Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc";


- Sau khi đã nhập dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào

chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào danh mục.



- Mã bộ phận: nhập vào những bộ phận được phân quyền. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Mã vị trí, mã môn học: cập nhật vị trí, môn học có trong "Danh mục vị trí công việc", "Danh mục môn học";

- Hiệu lực từ ngày, Đến ngày: định dạng kiểu ngày tháng.

Ghi chú về các lỗi thông báo:

Khi kết nhập, chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:

- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có, trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ;

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép: lỗi không xác định;

- Trùng đồng thời: mã bộ phận, mã vị trí, mã môn học;

- Thiếu một trong các thông tin: mã bộ phận, mã vị trí, mã môn học, ngày hiệu lực.

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong danh mục từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc", không thể sửa dữ liệu đã có trong danh mục từ bảng tính.

2.2 Danh mục

2.2.1 Danh mục môn học

Màn hình danh mục



Giải thích một số thông tin

Mã môn học/ Tên môn học

Môn học dùng để cập nhật thông tin đầu vào và làm điều kiện lọc cho các báo cáo sau này.

Loại kỹ năng

Loại kỹ năng: truy xuất từ "Danh mục loại kỹ năng"

Điểm tối đa

Sử dụng để thể hiện trên các báo cáo: "Báo cáo chi tiết kết quả khóa học", "Báo cáo kết quả đào tạo theo nhân viên".

2.2.2 Danh mục loại kỹ năng


Danh mục loại này dùng cập nhật loại kỹ năng cho danh mục môn học.

2.2.3 Danh mục xếp loại




Xếp loại được dùng cho việc cập nhật thông tin đầu vào (Cập nhật kết quả khóa học, Thông tin nhân viên/Các khóa học ngắn hạn) và làm điều kiện lọc cho một số báo cáo (Báo cáo chi tiết kết quả khóa học, Báo cáo kết quả đào tạo theo nhân viên).

2.2.4 Danh mục loại hình đào tạo


Danh mục này dùng để phân biệt loại hình đào tạo: nội bộ, thuê ngoài,... Cập nhật thông tin cho Phiếu yêu cầu đào tạo, Cập nhật thông tin khóa học, Cập nhật kết quả khóa học và làm điều kiện lọc thể hiện trên các báo cáo như: Báo cáo yêu cầu đào tạo, Báo cáo kế hoạch đào tạo,...

2.2.5 Khai báo nguồn lực đào tạo


Thông tin dùng để tham khảo, chưa áp dụng trong chương trình.



2.2.6 Khai báo đơn vị đào tạo


Khai báo đơn vị đào tạo dùng cập nhật thông tin cho: Cập nhật thông tin khóa học, Cập nhật kết quả khóa học và thể hiện trên các báo cáo: Báo cáo yêu cầu đào tạo, Báo cáo kế hoạch đào tạo,...

2.3 Báo cáo

2.3.1 Báo cáo yêu cầu đào tạo

Màn hình điều kiện lọc


Ngày lập từ/đến

Dựa vào ngày lập trên “Phiếu yêu cầu đào tạo” để lên báo cáo, thỏa mãn điều kiện lọc từ/đến.




Điều kiện lọc ngày yêu cầu từ/đến trong chức năng “Phiếu yêu cầu đào tạo”, thỏa ngày từ/đến.

2.3.2 Báo cáo kế hoạch đào tạo




Trường "Ngày học từ/đến" được lọc theo ngày "Dự kiến từ", cập nhật trong chức năng “Cập nhật thông tin khóa học”.

Trạng thái

Các trạng thái: 1 - Kế hoạch, 2 - Đang thực hiện, 3 - Hoàn thành, 4 - Hủy trong “Cập nhật thông tin khóa học” thể hiện theo điều kiện lọc.

Cột “Từ ngày”, “Đến ngày”

Hai cột này được lấy dữ liệu từ ngày "Dự kiến từ/đến" trong Cập nhật thông tin khóa học/ Ngăn thông tin chung.

Cột “Số lượng học viên”, “Tổng chi phí”

Thể hiện số lượng học viên dự kiến và tổng chi phí dự kiến trong Cập nhật thông tin khóa học/ Ngăn thông tin khác.

2.3.3 Báo cáo thực hiện đào tạo






Trường "Ngày học từ/đến" được lọc theo "Ngày học từ", cập nhật trong chức năng Cập nhật thông tin khóa học/ Ngăn thông tin chung.

Trạng thái

Thể hiện các trạng thái: 1 - Kế hoạch, 2 - Đang thực hiện, 3 - Hoàn thành, 4 - Hủy trong “Cập nhật thông tin khóa học”, theo điều kiện lọc.

Cột “Từ ngày”, “Đến ngày”

Hai cột này được lấy dữ liệu từ "Ngày học từ/đến" trong Cập nhật thông tin khóa học/ Ngăn thông tin chung.

Cột “Số lượng học viên”, “Tổng chi phí”

Thể hiện số lượng học viên thực tế và tổng chi phí thực tế trong Cập nhật thông tin khóa học/ Ngăn thông tin khác.

2.3.4 Báo cáo chi tiết kết quả khóa học





Ngày học từ

Trường "Ngày học từ" được lọc theo "Thời gian từ" trong "Cập nhật kết quả khóa học".

Cột “Điểm”

Báo cáo trình bày theo kiểu “Điểm/Điểm tối đa”, trường hợp người dùng không nhập “Điểm tối đa” thì chỉ thể hiện “Điểm”, nếu không nhập cả điểm báo cáo sẽ để trắng cột này.

Cột “Bộ phận”, “Vị trí công việc”

Dữ liệu được chương trình kết xuất từ tệp “Cập nhật kết quả khóa học”, chứ không phải lấy theo thông tin hiện hành.

Lưu ý:

Báo cáo này chỉ lấy thông tin từ chức năng “Cập nhật kết quả khóa học”, không lấy kết quả từ Thông tin nhân viên/ Các khóa học ngắn hạn.

2.3.5 Báo cáo kết quả đào tạo theo nhân viên






Trường "Ngày học từ" được lọc theo "Thời gian từ" trong "Cập nhật kết quả khóa học".

Cột “Điểm”

Báo cáo trình bày theo kiểu “Điểm/Điểm tối đa”, trường hợp người dùng không nhập “Điểm tối đa” thì chỉ thể hiện “Điểm”, nếu không nhập cả điểm báo cáo sẽ để trắng cột này.

Cột “Bộ phận”, “Vị trí công việc”

Dữ liệu được lấy theo thông tin bộ phận, vị trí công việc hiện hành.

Lưu ý:

Báo cáo lấy thông tin từ chức năng “Thông tin nhân viên/Học vấn, nghề nghiệp/Các khóa học ngắn hạn”.

Thông tin này được nhập trực tiếp (đối với những kết quả khóa học xảy ra trước khi người dùng sử dụng chương trình) hoặc được chương trình tự động cập nhật lại cho từng nhân viên sau khi có dữ liệu bên “Cập nhật kết quả khóa học” (là chức năng cập nhật thông tin kết quả các khóa học từ khi bắt đầu sử dụng chương trình Fast trở về sau).

2.3.6 Báo cáo yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc





Ngày báo cáo và các tùy chọn lọc

Điều kiện lọc: 1 – Chỉ hiện các môn chưa học, 2 – Đã học, * – Tất cả Chương trình xét nhân viên ứng với vị trí, bộ phận, môn học khai báo trong phần “Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc”, nếu có “Ngày hiệu lực từ” ≤ “Ngày báo cáo” và có thông tin kết quả trong "Cập nhật thông tin nhân viên/Học vấn, nghề nghiệp/Các khóa học ngắn hạn", sẽ thể hiện trên báo cáo với kết quả là “Chưa học” hoặc "Đã học" ("Đạt" hay "Không đạt").

Bộ phận, vị trí công việc

Bộ phận, vị trí công việc của nhân viên lấy trong quá trình làm việc (là bộ phận, vị trí hiện hành), gần nhất so với ngày báo cáo.

3 Quản lý đánh giá

3.1 Cập nhật

3.1.1 Cập nhật đánh giá thực hiện công việc





Giải thích một số thông tin


Nhân viên

Cho phép cập nhật đối với những nhân viên có trong danh sách nhân viên và thuộc các bộ phận mà người sử dụng được phân quyền.

Bộ phận/ Vị trí/ Bậc quản lý

Các trường này được lấy ngầm định theo “Quá trình làm việc” của nhân viên, dựa vào “Ngày đánh giá" để thể hiện thông tin.

Ngày vào công ty



Chương trình truy xuất ngày vào công ty của nhân viên đã được cập nhật ở chức năng "Thông tin nhân viên".

Ngày đánh giá

Ngầm định theo ngày hiện hành và được phép chỉnh sửa

Số năm làm việc

Số năm làm việc được tính = “Ngày đánh giá” - “Ngày vào công ty”

Số năm giữ chức vụ

Số năm giữ chức vụ được tính = “Ngày đánh giá” - “Ngày bắt đầu” của bản ghi gần trước nhất với “Ngày đánh giá” (cập nhật ở phần Quá trình làm việc/ Quá trình làm việc tại công ty). Chỉ sử dụng dữ liệu là “Công việc chính” để tính toán. Trường hợp không cập nhật trong “Quá trình làm việc” thì chương trình tính theo “Ngày vào chính thức”.

Thông tin ngăn chỉ tiêu và các ý kiến

Tại ngăn chỉ tiêu, người sử dụng chọn biểu tượng để lấy số liệu từ chức năng “Khai báo chỉ tiêu đánh giá” tương ứng theo mã nhân viên cần đánh giá ở màn hình thông tin chung.

Nhân viên đánh giá/ Quản lý đánh giá

Các trường này được sử dụng để nhập vào điểm đánh giá, tuy nhiên không được phép nhập ở dòng chỉ tiêu cấp 1, các chỉ tiêu cấp 1 do chương trình tự động cập nhật lại, được tính theo công thức:

Điểm chỉ tiêu cấp 1 = ∑ [(điểm từng chỉ tiêu cấp 2 trực thuộc x Trọng số

tương ứng)/Tổng trọng số]

Các ngăn thông tin khác dùng để cập nhật ý kiến của các đối tượng đánh giá: Ý kiến nhân viên, quản lý trực tiếp, quản lý cấp cao.

Thông tin chung - phần dưới

Tổng điểm

Tổng điểm được tính theo công thức sau:

Tổng điểm = ∑ [(điểm từng chỉ tiêu cấp 1 x Trọng số tương ứng)/Tổng

trọng số]

Ví dụ về tính điểm chỉ tiêu cấp 1 và tổng điểm. Dữ liệu như màn hình cập nhật, các trường được tính toán như sau:



Điểm chỉ tiêu cấp 1

Tổng điểm

3.2 Danh mục

3.2.1 Khai báo kỳ đánh giá

Màn hình khai báo


Kỳ đánh giá là cơ sở dữ liệu cho các phần nhập liệu và làm điều kiện lọc lên báo cáo đánh giá công việc.

Ghi chú:

- Các trường kỳ/năm khi nhập liệu hoặc khi làm điều kiện lọc cho các báo cáo, chương trình không cho tìm kiếm từ danh mục này mà nhập trực tiếp bằng kiểu số.

- Các báo cáo có tiêu đề kỳ sẽ không hiển thị "Tên kỳ" tương ứng.

3.2.2 Danh mục loại chỉ tiêu đánh giá




Dùng để truy xuất khi cập nhật Khai báo chỉ tiêu đánh giá.

3.2.3 Khai báo chỉ tiêu đánh giá





Các thông tin đặc biệt

Stt

Chương trình tự sinh ra khi nhập dữ liệu tại các dòng trong màn hình chi tiết. Stt dạng: 1, 2, 3,... người sử dụng được thay đổi bậc bằng việc kích

vào biểu tượng để tạo ra các bậc 1.1, 1.2, 2.1, 3.1,... Cấp 2 là cấp con của cấp 1 ở trên và gần nhất, không được xóa cấp mẹ đã có số liệu ở cấp con. Cho phép di chuyển giữa các dòng.

Một số thao tác khi cập nhật chứng từ

Kết nhập dữ liệu từ tệp excel (hàng loạt)



- Vào "Khai báo chỉ tiêu đánh giá";








- Mã nhân viên: nhập vào những mã có trong danh sách nhân viên (nhưng chỉ lấy được những nhân viên thuộc các bộ phận mà người dùng được phân quyền);

- Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Kỳ: định dạng số, 2 ký tự;

- Ghi chú: chỉ lấy dữ liệu của dòng đầu tiên;

- Bậc: nhập số 1 và 2 tương ứng bậc 1 và 2 cho từng nhân viên. Bậc 2 là con của bậc 1 liền kề ở trên và gần nhất.

Ví dụ: nhập 1, 1, 2, 2 trong bảng tính, chương trình sau khi kết nhập sẽ có các dòng tương ứng bậc 1, 2, 2.1, 2.2

Ghi chú về các lỗi thông báo




- Một nhân viên nhưng lại nhập bậc 2 trước 1 hoặc không có bậc 1;

- Thiếu một trong các thông tin: mã nhân viên, kỳ, năm, bậc, chỉ tiêu.

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Khai báo chỉ tiêu đánh giá", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong danh mục từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Khai báo chỉ tiêu đánh giá", không thể sửa dữ liệu đã có trong danh mục từ bảng tính.

3.3 Báo cáo

3.3.1 Bảng đánh giá thực hiện công việc


Báo cáo được lấy từ chức năng “Cập nhật đánh giá thực hiện công việc”.



3.3.2 In mẫu đánh giá thực hiện công việc


Mẫu tương tự như "Bảng đánh giá thực hiện công việc" nhưng chức năng này dùng để in ra mẫu trắng và đưa nhân viên, quản lý tự điền đánh giá vào.


Ngày đánh giá

Không giống với những chức năng khác, tại màn hình lọc, khi nhập ngày đánh giá chương trình sẽ tự động cập nhật lại trên mẫu trắng thông tin ngày đánh giá và suy ra số năm làm việc và số năm giữ chức vụ của từng nhân viên trước khi người dùng in ra.

Xem thêm “Cập nhật đánh giá thực hiện công việc”

3.3.3 Bảng tổng hợp đánh giá theo nhân viên


Báo cáo thể hiện số liệu từ tệp “Cập nhật đánh giá thực hiện công việc”.


Cột “Nhân viên đánh giá”/“Quản lý đánh giá”



Dữ liệu tại hai cột này tương ứng với trường "Tổng điểm nhân viên đánh giá”, “Tổng điểm quản lý đánh giá” ở chức năng “Cập nhật đánh giá thực hiện công việc”. Thể hiện theo kỳ/năm tương ứng điều kiện lọc.

3.3.4 Bảng tổng hợp đánh giá nhiều kỳ



Báo cáo lấy số liệu từ tệp “Cập nhật đánh giá thực hiện công việc”.

Cột “Điểm TB”

Cột này lấy các kỳ có dữ liệu > 0 để tính trung bình điểm.

Cột kỳ

Các cột “Kỳ 1, 2,...” sẽ thể hiện tùy thuộc vào điều kiện lọc “Loại đánh giá” để lấy giá trị tương ứng tại trường “Tổng điểm nhân viên đánh giá” hoặc “Tổng điểm quản lý đánh giá”.

3.3.5 Báo cáo tiến độ đánh giá



Báo cáo lấy số liệu từ tệp “Cập nhật đánh giá thực hiện công việc”. Thể hiện nhân viên có cập nhật đánh giá thực hiện công việc thỏa mãn điều kiện lọc.



Cột “Tự đánh giá”

“Tự đánh giá” được tính = (Số dòng chỉ tiêu cấp 2 có nhập điểm > 0 + Cấp 1 không con > 0) / (Tổng số dòng chỉ tiêu cấp 2 + Tổng số dòng cấp 1 không con) * 100. Lưu ý: xác định điểm > 0 ở cột “Nhân viên đánh giá”.

Cột “Quản lý đánh giá”

“Quản lý đánh giá” được tính = (Số dòng chỉ tiêu cấp 2 có nhập điểm > 0 + Cấp 1 không con > 0) / (Tổng số dòng chỉ tiêu cấp 2 + Tổng số dòng cấp 1 không con) * 100. Lưu ý: xác định điểm > 0 ở cột “Quản lý đánh giá”.

Cột “Trạng thái”

Thể hiện tên “Trạng thái” của phiếu đánh giá

4 Cấp phát công cụ, dụng cụ

4.1 Cập nhật

4.1.1 Cập nhật cấp phát công cụ, dụng cụ

Cập nhật cấp phát công cụ, dụng cụ để làm cơ sở tính toán và thể hiện thông tin trên các báo cáo cấp phát.

Ngày hết hạn



Trường ngày hết hạn có thể cập nhật hoặc được phép bỏ trống, ngầm định lấy từ dòng trên xuống nếu có cùng “Mã công cụ”. Chương trình sẽ cảnh báo và không cho lưu nếu “Ngày hết hạn” < “Ngày cấp”.




- Vào "Cập nhật cấp phát công cụ, dụng cụ";



chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào.


- Ngày cấp, ngày hết hạn: định dạng kiểu ngày tháng. “Ngày hết hạn” >= “Ngày cấp”;

- Số phiếu: nhập vào số chứng từ, bắt buộc nhập;

- Diễn giải: nhập tự do, hoặc không cần nhập;

- Mã nhân viên, mã công cụ: Kiểm tra tồn tại trong danh mục nhân viên và danh mục công cụ, dụng cụ. Mã nhân viên phải thuộc bộ phận thuộc đơn vị được phân quyền. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng.





- Định dạng trường ngày tháng không đúng;

- “Ngày hết hạn” < “Ngày cấp”.

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật cấp phát công cụ, dụng cụ", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong cập nhật từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật cấp phát công cụ, dụng cụ", không thể sửa dữ liệu đã có trong cập nhật từ bảng tính.



4.1.2 Cập nhật giảm công cụ, dụng cụ

Giải thích một số trường

Ngày giảm

Chương trình bắt buộc nhập ngày giảm, ngầm định bằng ngày hệ thống.

Mã nhân viên

Kết xuất từ danh mục nhân viên, bắt buộc nhập, chỉ hiện lên nhân viên thuộc đvcs được quyền truy cập.

Mã công cụ

Cập nhật từ danh mục công cụ, bắt buộc nhập.

Loại giảm

Loại giảm được cập nhật từ “Danh mục loại giảm” (là danh mục ẩn), gồm các giá trị: 1 – Thu hồi, 2 – Hỏng, 3 – Mất, 9 – Khác. Bắt buộc nhập.

Số lượng

Nhập vào số lượng giảm, phải nhập >0

Ngày hết hạn

Nhập vào ngày hết hạn sử dụng gốc, được phép bỏ trống






- Vào "Cập nhật giảm công cụ, dụng cụ";





- Ngày giảm, ngày hết hạn: định dạng kiểu ngày tháng;

- Số phiếu: nhập vào số chứng từ, bắt buộc nhập;

- Diễn giải: nhập tự do, hoặc không cần nhập;

- Mã nhân viên, mã công cụ: Kiểm tra tồn tại trong danh mục nhân viên và danh mục công cụ, dụng cụ. Mã nhân viên phải thuộc bộ phận thuộc đơn vị được phân quyền. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Loại giảm: cập nhật từ “Danh mục loại giảm” (danh mục ẩn), gồm các giá trị: 1 – Thu hồi, 2 – Hỏng, 3 – Mất, 9 – Khác. Bắt buộc nhập;

- Số lượng: nhập vào số lượng giảm, phải nhập >0.






- Số lượng: nhập ≤0.

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật giảm công cụ, dụng cụ", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong cập nhật từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật giảm công cụ, dụng cụ", không thể sửa dữ liệu đã có trong cập nhật từ bảng tính.



4.1.3 Cập nhật yêu cầu công cụ, dụng cụ theo vị trí công việc

Bộ phận

Cập nhật từ sơ đồ tổ chức công ty, bắt buộc nhập, chỉ hiện lên bộ phận mà người dùng có quyền thêm mới.

Vị trí công việc

Vị trí công việc được lấy từ danh mục vị trí công việc, là thông tin bắt buộc nhập.

Công cụ

Công cụ được truy xuất từ danh mục công cụ, dụng cụ, thông tin bắt buộc nhập.

Số lượng

Cập vào số lượng yêu cầu (Ghi chú: Số lượng yêu cầu công cụ cho 1 nhân viên)

Nút “Lưu”: Kiểm tra và cảnh báo không cho lưu nếu các trường thông tin bắt buộc nhập để trống. Câu cảnh báo: “Tên trường không được trống” và ngầm định con trỏ tại trường trống đầu tiên;

Kiểm tra và cảnh báo không cho lưu nếu trùng đồng thời bộ phận, vị trí công việc, mã công cụ, ngày hiệu lực. Câu cảnh báo “Mã đã có hoặc lồng nhau hoặc không hợp lệ”.




- Vào "Cập nhật yêu cầu công cụ, dụng cụ theo vị trí công việc";





- Ngày hiệu lực: định dạng kiểu ngày tháng;



- Mã bộ phận, mã vị trí công việc, mã công cụ, dụng cụ: Kiểm tra tồn tại và độ dài mã tương tự với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa)trong các danh mục tương ứng;






- Trùng đồng thời bộ phận, vị trí công việc, mã công cụ, ngày hiệu lực với bản ghi đã có trong cập nhật.

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật yêu cầu công cụ, dụng cụ theo vị trí công việc", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong cập nhật từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật yêu cầu công cụ, dụng cụ theo vị trí công việc", không thể sửa dữ liệu đã có trong cập nhật từ bảng tính.

4.2 Báo cáo cấp phát công cụ, dụng cụ

4.2.1 Báo cáo cấp phát công cụ, dụng cụ

Báo cáo lấy số liệu từ chức năng “Cấp phát công cụ, dụng cụ”, lọc lên nhân viên có ngày cấp thỏa mãn điều kiện lọc.

Bộ phận, vị trí công việc được thể hiện theo bộ phận, vị trí công việc hiện tại của nhân viên.



4.2.2 Báo cáo giảm công cụ, dụng cụ

Báo cáo lấy số liệu từ chức năng “Cập nhật mất, hỏng công cụ, dụng cụ”, lọc lên nhân viên có ngày phát sinh mất, hỏng thỏa điều kiện lọc.

Bộ phận, vị trí công việc được thể hiện theo bộ phận, vị trí công việc hiện tại của nhân viên.

4.2.3 Tình hình cấp phát công cụ, dụng cụ theo nhân viên

Tình hình cấp phát công cụ, dụng cụ theo nhân viên


Bộ phận, vị trí công việc

Bộ phận, vị trí công việc được xét trong “Quá trình làm việc/Quá trình làm việc tại công ty”, những mã có tính chất công việc là “Công việc chính”, có ngày bắt đầu nhỏ hơn và gần “Ngày báo cáo” nhất. Trường hợp không



nhập “Quá trình làm việc”, chương trình dựa vào “Bộ phận”, “Vị trí công việc” ở thông tin chung để lấy lên số liệu.

Công cụ, dụng cụ

Thể hiện công cụ, dụng cụ được cập nhật ở chức năng “Cập nhật yêu cầu CCDC theo vị trí công việc”, tương ứng cho nhân viên ở bộ phận, vị trí công việc nào.

Số lượng yêu cầu

Được truy xuất từ chức năng “Cập nhật yêu cầu CCDC theo vị trí công việc”.

Số lượng đang sử dụng

Số lượng đang sử dụng = số lượng cấp – số lượng giảm

Số lượng cấp

Số lượng cấp được chương trình cập nhật từ chức năng “Cập nhật cấp phát công cụ, dụng cụ”, có ngày cấp ≤ ngày báo cáo ≤ ngày hết hạn.

Số lượng giảm

Số lượng cập nhật từ chức năng “Cập nhật thu hồi công cụ, dụng cụ” có ngày giảm ≤ ngày báo cáo ≤ ngày hết hạn.

Chênh lệch thừa/ thiếu

Chênh lệch thừa/ thiếu = số lượng yêu cầu – số lượng đang sử dụng Nếu > 0 sẽ được thể hiện ở cột chênh lệch thiếu, nếu < 0 sẽ được thể hiện ở cột chênh lệch thừa (thể hiện theo số dương).

4.2.4 Báo cáo công cụ, dụng cụ cấp phát hết hạn

Báo cáo công cụ, dụng cụ cấp phát hết hạn

Số liệu báo cáo được lấy từ chức năng “Cập nhật cấp phát công cụ, dụng cụ”;

thể hiện công cụ, dụng cụ có “Ngày hết hạn” thỏa điều kiện lọc. Bộ phận, vị trí công việc được thể hiện trên báo cáo theo bộ phận, vị trí công việc hiện tại của nhân viên.



4.3 Danh mục loại công cụ, dụng cụ

Danh mục loại công cụ, dụng cụ

Dùng để phân loại công cụ, dụng cụ và khi cập nhật danh mục công cụ, dụng cụ chỉ được chọn những loại có trạng thái "1-Còn sử dụng". Ngoài ra, dùng để lọc thông tin trên các báo cáo cấp phát công cụ, dụng cụ.

4.4 Cập nhật công cụ, dụng cụ sử dụng đầu kỳ

Cập nhật công cụ, dụng cụ sử dụng đầu kỳ





- Vào "Cập nhật công cụ, dụng cụ sử dụng đầu kỳ";





- Ngày hết hạn: định dạng kiểu ngày tháng;



- Mã nhân viên, mã công cụ: Kiểm tra tồn tại trong danh mục nhân viên và danh mục công cụ, dụng cụ. Mã nhân viên phải thuộc bộ phận thuộc đơn vị được phân quyền. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Số lượng: số lượng phải nhập >0.






- Số lượng: nhập ≤0.

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật công cụ, dụng cụ sử dụng đầu kỳ", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong cập nhật từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật công cụ, dụng cụ sử dụng đầu kỳ", không thể sửa dữ liệu đã có trong cập nhật từ bảng tính.

4.5 Kết chuyển công cụ, dụng cụ sử dụng sang năm sau

Kết chuyển công cụ, dụng cụ sử dụng sang năm sau



5 Danh mục

5.1 Danh mục bộ phận

Mã bộ phận mẹ

Dùng để thể hiện sơ đồ tổ chức.

Mã nv ngầm định

Khai báo Mã nv ngầm định để chương trình tự động thêm các tiếp đầu ngữ vào mã nhân viên khi thêm mới trong phần thông tin chung nhân viên. Nếu bộ phận con có cập nhật mã nv ngầm định thì sẽ thể hiện theo mã này, nếu không có sẽ thể hiện theo mã nv ngầm định của bộ phận mẹ.

Mã bộ phận phí

Chọn từ danh mục bộ phận, công đoạn. Dùng để tự động hạch toán chi phí vào bộ phận, công đoạn trong phần tính lương.

Đơn vị

Chọn từ danh mục đơn vị cơ sở. Khi người dùng truy nhập vào đơn vị hiện tại, sẽ cho phép người dùng làm việc với các bộ phận có chung mã đơn vị. Khi tạo các bộ phận con thì gán ngầm định theo đơn vị cơ sở của bộ phận mẹ.



5.2 Danh mục vị trí công việc

Dùng để cập nhật cho ngăn thông tin công việc ở phần "Thông tin nhân viên", cập nhật Quá trình làm việc tại công ty của mỗi nhân viên và lên các báo cáo sau này.

5.3 Danh mục thông tin chung

Danh mục dân tộc

Dùng cập nhật ngăn thông tin chung trong Thông tin nhân viên.

Danh mục tôn giáo


Danh mục quốc tịch

Dùng cập nhật trong:

- Ngăn thông tin chung - Thông tin nhân viên;

- Chức năng hộ chiếu, thị thực.

Danh mục tỉnh/thành


- Danh mục quận/huyện;


- Ngăn thông tin Địa chỉ liên hệ - Thông tin nhân viên.

Ngoài ra trường "Mã nơi cấp CMND" còn phục vụ khi lên các báo cáo có cột "Nơi cấp CMND" như: Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, BHYT,...

Danh mục quận/huyện





- Ngăn thông tin Địa chỉ liên hệ - Thông tin nhân viên.

Danh mục nhóm bộ phận

Dùng cập nhật trong Danh mục bộ phận.

Danh mục bậc quản lý


- Danh mục vị trí công việc;

- Ngăn thông tin khác trong Thông tin nhân viên;

- Chức năng Quá trình làm việc tại công ty.

Danh mục nhóm vị trí công việc

Dùng cập nhật trong Danh mục vị trí công việc.

5.4 Danh mục thông tin học vấn

Danh mục trình độ học vấn


- Ngăn thông tin Trình độ học vấn - Thông tin nhân viên;

- Chức năng Đào tạo chính quy.

Danh mục chuyên ngành


- Ngăn thông tin Trình độ học vấn - Thông tin nhân viên;

- Chức năng Đào tạo chính quy.

Danh mục chuyên môn

Dùng cập nhật chức năng Bậc nghề nghiệp chuyên môn.

Danh mục bậc chuyên môn

Dùng cập nhật chức năng Bậc nghề nghiệp chuyên môn.

Danh mục ngoại ngữ


- Ngăn thông tin Ngoại ngữ - Thông tin nhân viên;

- Chức năng Ngoại ngữ.

Danh mục chứng chỉ ngoại ngữ


- Ngăn thông tin Ngoại ngữ - Thông tin nhân viên;

- Chức năng Ngoại ngữ.

5.5 Danh mục khác

Danh mục khen thưởng

Dùng cập nhật chức năng Khen thưởng.

Danh mục hình thức kỷ luật



Dùng cập nhật chức năng Kỷ luật.

Danh mục lý do nghỉ việc

Dùng cập nhật chức năng thông tin khác.

Tên ngắn dùng để lập tiêu đề cột trong báo cáo "Thống kê nghỉ việc theo lý do"

Danh mục tình trạng hôn nhân


Danh mục tai nạn/ thương tật

Dùng cập nhật chức năng Tai nạn lao động.

Danh mục tình trạng nhân viên

Dùng cập nhật ngăn thông tin khác trong Thông tin nhân viên.

6 Báo cáo

6.1 Sơ yếu lý lịch

Ngày vào cty từ/đến

Dựa vào trường "Ngày vào công ty" trong phần “Thông tin nhân viên/Thông tin công việc” thuộc khoảng từ/đến để kết xuất lên báo cáo.

Bộ phận

Lọc lên những nhân viên có "Bộ phận" thỏa mãn Bộ phận cần lọc. “Bộ phận” được cập nhật trực tiếp ở màn hình cập nhật thông tin nhân viên hoặc gián tiếp thông qua điều chuyển bộ phận trong quá trình công tác. Trường hợp lọc bộ phận mẹ thì sẽ lên cả bộ phận con.

Nhân viên

Cho phép lọc theo Mã nhân viên, thể hiện những nhân viên thỏa các điều kiện lọc.


Thể hiện lên báo cáo những nhân viên có “Vị trí công việc” trong phần “Quá trình làm việc/Quá trình làm việc tại công ty” có loại công việc hiện tại và tính chất công việc chính thỏa mãn “Vị trí công việc” cần tìm.



Bậc quản lý

Lọc lên nhân viên có “Bậc quản lý” trong phần “Quá trình làm việc/Quá trình làm việc tại công ty” có loại công việc hiện tại và tính chất công việc chính thỏa mãn điều kiện lọc.

Tình trạng nhân viên

Thể hiện theo “Tình trạng hiện tại” đã được cập nhật trong Thông tin nhân viên/ Ngăn khác. Trường hợp để trắng thì chỉ thể hiện những nhân viên đang làm việc.

6.2 Danh sách

6.2.1 Danh sách sinh nhật nhân viên

Tháng

Thống kê dạng danh sách số lượng nhân viên có ngày sinh nhật theo “Tháng sinh” trong phần “Thông tin nhân viên/Thông tin chung”.



Bộ phận




Bậc quản lý





Thể hiện những nhân viên có ngày sinh trong tháng, lọc theo “Tình trạng hiện tại” đã được cập nhật trong Thông tin nhân viên/ Ngăn khác. Trường hợp để trắng thì chỉ thể hiện những nhân viên đang làm việc.

6.2.2 Danh sách thông tin gia đình của nhân viên


Dựa vào trường "Ngày vào công ty" trong phần “Thông tin nhân viên/Thông tin công việc” thuộc khoảng từ/ đến để kết xuất lên báo cáo.

Bộ phận


Nhóm bộ phận 1/2/3

Lọc lên những nhân viên có Nhóm bộ phận 1, 2, 3 thỏa mãn điều kiện lọc. Nhóm được phân loại cho từng bộ phận trong Danh mục bộ phận.



Nhóm vị trí công việc 1/2/3

Lọc lên những nhân viên có Nhóm vị trí 1, 2, 3 thỏa mãn điều kiện lọc. Nhóm được phân loại cho từng vị trí công việc trong danh mục vị trí công việc.

Bậc quản lý






Mối quan hệ/ Ngày tháng năm sinh từ/đến

Dựa vào thông tin trong phần “Thông tin nhân viên/ Thông tin cá nhân/ Gia đình” để thể hiện theo điều kiện lọc cho báo cáo này.

6.2.3 Danh sách nhân viên

Ngày vào từ/đến


Bộ phận







Lọc lên những nhân viên có Nhóm bộ phận 1, 2, 3 thỏa mãn điều kiện lọc. Nhóm được phân loại cho từng bộ phận trong Danh mục bộ phận .



Bậc quản lý


Giới tính

Cho lọc nhân viên theo giới tính. Được lấy lên theo “Giới tính” ở phần “Thông tin nhân viên/Thông tin chung”.



6.2.4 Danh sách nhân viên theo bộ phận

Đến ngày

Chương trình lọc lên những nhân viên có “Ngày bắt đầu” trước và gần với ngày báo cáo nhất để biết nhân viên đó thuộc bộ phận nào.

Lưu ý: chỉ xét những nhân viên có “Tính chất” là “1 – Công việc chính”.

ếu nhân viên có “Ngày nghỉ việc” trước hoặc bằng với ngày báo cáo sẽ không thể hiện nhân viên này.

Trường hợp không nhập “Quá trình làm việc” thì dựa vào “Ngày vào công ty”, “Bộ phận”, “Vị trí công việc”, “Bậc quản lý”, “Người quản lý” ở thông tin chung để lấy lên số liệu.



Bộ phận










Bậc quản lý


Giới tính


6.2.5 Danh sách nhân viên theo trình độ học vấn





Bộ phận




Bậc quản lý


Trình độ học vấn/ Chuyên ngành tốt nghiệp/ Tốt nghiệp từ/đến

Thể hiện danh sách nhân viên theo trình độ học vấn thỏa điều kiện lọc, thông tin của những nhân viên này được cập nhật ở phần Thông tin nhân viên/ Trình độ học vấn và phần Thông tin học vấn, Nghề nghiệp/ Đào tạo chính quy.



6.2.6 Danh sách nhân viên theo chuyên môn



Bộ phận






Bậc quản lý


Chuyên môn/ Bậc chuyên môn

Lọc lên những nhân viên có “Chuyên môn/ Bậc” đã cập nhật trong phần “Học vấn, nghề nghiệp/Bậc nghề nghiệp chuyên môn”.



6.2.7 Danh sách nhân viên theo trình độ ngoại ngữ



Bộ phận

Lọc lên những nhân viên có "Bộ phận" thỏa mãn Bộ phận cần lọc. “Bộ phận” được cập nhật trực tiếp ở màn hình cập nhật thông tin nhân viên



hoặc gián tiếp thông qua điều chuyển bộ phận trong quá trình công tác. Trường hợp lọc bộ phận mẹ thì sẽ lên cả bộ phận con.



Bậc quản lý


Ngoại ngữ/ Loại bằng cấp/ Ngày cấp bằng từ/đến

Báo cáo thể hiện những nhân viên có trình độ ngoại ngữ được cập nhật ở cả ngăn “Thông tin nhân viên/ Ngoại ngữ” và ở phần “Học vấn, nghề nghiệp/Ngoại ngữ”.



6.2.8 Danh sách nhân viên theo thâm niên công tác

Ngày báo cáo

Lọc lên những nhân viên có “Ngày vào chính thức” (“Thông tin nhân viên/ Ngăn công việc”) trước hoặc bằng ngày báo cáo. Trừ những nhân viên có ngày nghỉ việc trước ngày báo cáo sẽ không thể hiện trên báo cáo này. Số năm trên màn hình báo cáo được tính bằng: (“Ngày báo cáo” – “Ngày vào chính thức”)/365





Bộ phận








Bậc quản lý


Giới tính

Cho lọc nhân viên theo giới tính. Được lấy lên theo “Giới tính” ở phần “Thông tin nhân viên/ Phần thông tin chung”.


Lọc lên nhân viên có “Tình trạng hiện tại” trong phần “Quá trình làm việc/Thông tin chung” thỏa mãn điều kiện lọc. Trường hợp để trắng thì chỉ hiện lên nhân viên đang làm việc.

6.2.9 Danh sách nhân viên tăng giảm lương trong kỳ



Báo cáo thể hiện những nhân viên có “Ngày bắt đầu” (tab “Lương hiện tại") trong “Quá trình lương kinh doanh” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày” ở điều kiện lọc. Nếu lương cơ bản cũ nhỏ hơn lương cơ bản mới thì thể hiện ở nhóm tăng lương, ngược lại thì hiện ở nhóm giảm lương.

Lưu ý:

- Với bản ghi có “Ngày bắt đầu” nhỏ nhất trong “Quá trình lương kinh doanh” sẽ không có mức lương cũ;

- Bộ phận thể hiện trên báo cáo là bộ phận hiện tại;

- Không thể hiện những nhân viên đã nghỉ việc.

Ví dụ:

Nhân viên A có 3 bản ghi trong quá trình lương kinh doanh. - Bản ghi 1: ngày bắt đầu 01/01/2013, lương cơ bản 1.000.000;

- Bản ghi 2: ngày bắt đầu 01/03/2013, lương cở bản 3.000.000;

- Bản ghi 3: ngày bắt đầu 01/04/2013, lương cơ bản 2.000.000;

- Xem báo cáo từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013, ;lên nhân viên A tăng lương, mức lương cũ không có, mức lương mới 1.000.000,

- Xem báo cáo từ ngày 01/03/2013 đến ngày 31/03/2013, lên nhân viên A tăng lương, mức lương cũ 1.000.000, ngày lương cũ 01/01/2013, mức lương mới 3.000.000, ngày lương mới 01/03/2013;

- Xem báo cáo từ ngày 01/04/2013 đến ngày 30/04/2013, lên nhân viên A giảm lương, mức lương cũ 3.000.000, ngày lương cũ 01/03/2013, mức lương mới 2.000.000, ngày lương mới 01/04/2013.

6.2.10 Danh sách nhân viên đến kỳ thay đổi lương

Ngày từ/đến

Lên những nhân viên có ngày dự kiến bắt đầu thay đổi trong tab “Lương dự kiến” thuộc "Quá trình lương kinh doanh" nằm trong khoảng từ/đến ở điều kiện lọc.



Bộ phận

Lọc lên những nhân viên có "Bộ phận" thỏa mãn điều kiện lọc. “Bộ phận” được cập nhật trực tiếp ở màn hình cập nhật thông tin nhân viên hoặc gián tiếp thông qua điều chuyển bộ phận trong quá trình công tác. Trường hợp lọc bộ phận mẹ thì sẽ lên cả bộ phận con.




Lọc lên nhân viên có “Vị trí công việc” trong phần “Quá trình làm việc/Quá trình làm việc tại công ty” có loại công việc hiện tại và tính chất công việc chính thỏa mãn điều kiện lọc



Bậc quản lý


Chú ý:

+ Lương dự kiến thay đổi: lấy theo lương cơ bản;

+ Ngày dự kiến thay đổi: lấy theo “Ngày bắt đầu” (Tab “Lương dự kiến”).

6.2.11 Danh sách khen thưởng nhân viên

Ngày khen thưởng từ/đến



Lọc lên những nhân viên có “Ngày khen thưởng” trong phần “Khen thưởng, kỷ luật/Khen thưởng” nằm trong khoảng từ/đến.



Bộ phận








Bậc quản lý


Giới tính


Loại khen thưởng

Lọc lên theo “Loại khen thưởng” trong phần “Khen thưởng, kỷ luật/Khen thưởng”.



6.2.12 Danh sách kỷ luật nhân viên



Ngày kỷ luật từ/đến

Lọc lên những nhân viên có “Ngày kỷ luật” trong phần “Khen thưởng, kỷ luật/Kỷ luật” thuộc khoảng từ/đến.



Bộ phận








Bậc quản lý


Giới tính




Loại kỷ luật

Lọc lên theo “Loại kỷ luật” trong phần “Khen thưởng, kỷ luật/Kỷ luật”.



6.2.13 Danh sách nhân viên bị tai nạn

Ngày tai nạn từ/đến

Lọc lên những nhân viên có “Ngày xảy ra tai nạn” trong phần “Tai nạn lao động” nằm trong khoảng từ/đến.



Bộ phận

Lọc lên những nhân viên có "Bộ phận" thỏa mãn Bộ phận cần lọc. “Bộ phận” được cập nhật trực tiếp ở màn hình cập nhật thông tin nhân viên hoặc gián tiếp thông qua điều chuyển bộ phận trong quá trình công tác.

Trường hợp lọc bộ phận mẹ thì sẽ lên cả bộ phận con.









Bậc quản lý


Giới tính


Loại tai nạn

Lọc lên những nhân viên có cập nhật “Loại tai nạn” trong phần “Tai nạn lao động” thỏa điều kiện lọc.



6.3 Báo cáo biến động nhân viên

6.3.1 Danh sách nhân viên tăng theo bộ phận

Ngày từ/đến

Lọc lên những nhân viên có ngày tăng mới (chuyển đến) bộ phận trong phần Quá trình làm việc/ Quá trình làm việc tại công ty thuộc khoảng từ /đến.





Bộ phận




Bậc quản lý


Giới tính


Loại thay đổi

Cho người dùng tuỳ chọn xem những nhân viên tăng mới của bộ phận hoặc được điều chuyển qua từ bộ phận khác:

- Nếu “Loại thay đổi” = 1 – Tăng mới”: tìm nhân viên có loại thay đổi là “Tăng mới” và có “Ngày bắt đầu” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày” và thỏa mãn các điều kiện khác thì thể hiện nhân viên đó. Trường hợp không nhập “Quá trình làm việc” thì dựa vào “Ngày vào công ty”, “Bộ phận”, “Vị trí công việc”, “Bậc quản lý”, “Người quản lý” ở thông tin chung để lấy lên số liệu;

- Nếu “Loại thay đổi” = 2 – Điều chuyển bộ phận: tìm nhân viên có Loại thay đổi là “Điều chuyển bộ phận” và có “Ngày bắt đầu” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày” và thỏa mãn các điều kiện khác thì hiện lên nhân viên đó.

Lưu ý: chỉ xét những bản ghi trong “Quá trình làm việc tại công ty” có “Tính chất” “1 – Công việc chính”.



6.3.2 Danh sách nhân viên giảm theo bộ phận

Ngày từ/đến

Lọc lên những nhân viên có “Ngày nghỉ việc” hoặc “Ngày bắt đầu” bộ phận khác (tức là “Ngày nghỉ”, “Ngày chuyển” thể hiện trên báo cáo này) ở phần “Quá trình làm việc” nằm trong khoảng từ/đến.



Bộ phận








Bậc quản lý


Giới tính




Loại thay đổi

Cho người dùng tuỳ chọn xem những nhân viên của bộ phận nghỉ việc hoặc được điều chuyển qua bộ phận khác.

- Nếu “Loại thay đổi” = 1 – Điều chuyển bộ phận:

- Lọc lên nhân viên có loại thay đổi là “Điều chuyển bộ phận” và có “Ngày bắt đầu” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày”, đồng thời thỏa mãn các điều kiện khác;

- Bộ phận, vị trí công việc, bậc quản lý: lọc theo “Bộ phận”, “Vị trí công việc”, “Bậc quản lý” của nhân viên trong “Quá trình làm việc tại công ty” có “Ngày bắt đầu” nhỏ hơn và gần nhất với ngày đang xét;

- Ngày chuyển đi: lấy theo “Ngày bắt đầu” thỏa mãn điều kiện lọc.

- Nếu “Loại thay đổi” = 2 – Nghỉ việc:

- Lọc lên nhân viên có “Ngày nghỉ việc” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày” và thỏa mãn các điều kiện khác;

- Bộ phận, vị trí công việc, bậc quản lý: lọc theo “Bộ phận”, “Vị trí công việc”, “Bậc quản lý” hiện tại.

Lưu ý: chỉ xét những nhân viên có “Tính chất” “1 – Công việc chính” (“Quá trình làm việc tại công ty”).

6.3.3 Danh sách nhân viên điều chuyển bộ phận

Ngày từ/đến

Lên cho những nhân viên có ngày điều chuyển thuộc khoảng từ/đến.



Bộ phận









Lọc lên những nhân viên có Nhóm vị trí công việc 1, 2, 3 thỏa mãn điều kiện lọc. Nhóm được phân loại cho từng vị trí công việc trong Danh mục vị trí công việc.

Bậc quản lý


Giới tính


Chú ý:

- Xét quyền xem theo bộ phận của người dùng đăng nhập hiện hành;

- Chỉ xét những bản ghi trong “Quá trình làm việc tại công ty” có “Tính chất” “1 – Công việc chính”;

- Bộ phận cũ, vị trí công việc cũ, ngày kết thúc: lấy theo bản ghi có “Ngày bắt đầu” nhỏ hơn và gần nhất;

- Ngày kết thúc tại bộ phận cũ sẽ được tự dộng lùi về trước 1 ngày so với "Ngày bắt đầu" tại bộ phận mới;

- Không thể hiện những nhân viên đã nghỉ việc;

- Các trường bộ phận, nhóm bộ phận, vị trí, nhóm vị trí, bậc quản lý được lọc lên báo cáo theo bộ phận đến và vị trí, bậc quản lý sau khi điều chuyển.

6.3.4 Báo cáo diễn biến lao động theo bộ phận



Các cột trên báo cáo:

Lđ đầu kỳ

Tìm trong quá trình làm việc tại công ty các bản ghi có “Ngày bắt đầu” nhỏ hơn và gần với “Từ ngày” nhất. Với nhân viên đã nghỉ, nếu ngày nghỉ sau ngày đầu kỳ, thì vẫn nằm trong số lượng đầu kỳ.

Tăng mới

Tìm trong quá trình làm việc tại công ty các bản ghi “Loại thay đổi” là “Tăng mới” và có “Ngày bắt đầu” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày”.

Điều chuyển đến

Tìm trong quá trình làm việc tại công ty các bản ghi “Loại thay đổi” là “Điều chuyển bộ phận” và có “Ngày bắt đầu” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày”.

Tổng lđ tăng

Được tính bằng “Tăng mới” + “Điều chuyển đến”.

Nghỉ việc

Đếm số lượng nhân viên có “Ngày nghỉ việc” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày”, dựa vào bộ phận hiện tại của nhân viên để biết nhân viên thuộc bộ phận nào.

Điều chuyển đi

Tìm trong quá trình làm việc tại công ty của nhân viên có loại thay đổi là “Điều chuyển bộ phận” và có “Ngày bắt đầu” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày” để nhận biết lao động chuyển đi, dựa vào bản ghi trước đó có “Ngày bắt đầu” nhỏ hơn và gần nhất để nhận biết nhân viên chuyển đi từ bộ phận nào => số lượng lao động chuyển đi của các bộ phận.

Tổng lao động giảm

Được tính bằng “Nghỉ việc” + “Điều chuyển đi”

Lđ cuối kỳ

Được tính bằng “Lđ đầu kỳ” + “Tổng lđ tăng” – “Tổng lđ giảm”.

Lưu ý: chỉ xét những bản ghi trong “Quá trình làm việc tại công ty” có “Tính chất” “1 – Công việc chính”.



6.3.5 Báo cáo diễn biến lao động theo bộ phận, vị trí công việc

Ngày từ/đến

Lọc lên số lượng nhân viên thay đổi theo bộ phận, vị trí công việc nằm trong khoảng ngày từ/đến.

Bộ phận








Bậc quản lý


Ghi chú các cột trên báo cáo

- Lđ đầu kỳ: đếm những nhân viên có “Ngày bắt đầu” trước và gần với “Từ ngày” nhất để nhận biết được số lao động đầu kỳ thuộc bộ phận, vị trí công việc nào, từ đó suy ra số lượng lđ đầu kỳ của các bộ phận chi tiết theo vị trí công việc. Trường hợp nhân viên có “Ngày nghỉ việc” trước “Từ ngày” thì không đếm nhân viên này;

- Tăng mới: tìm những nhân viên có “Loại thay đổi” là “Tăng mới” và có “Ngày bắt đầu” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày” để nhận biết lao động tăng mới trong kỳ thuộc bộ phận, vị trí công việc nào, suy ra số



lượng lao động tăng mới trong kỳ của các bộ phận chi tiết theo vị trí công việc;

- Điều chuyển đến: đếm những nhân viên có “Loại thay đổi” là “Điều chuyển bộ phận”, “Điều chuyển vị trí công việc” và có “Ngày bắt đầu” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày” để nhận biết lao động chuyển đến trong kỳ thuộc bộ phận, vị trí công việc nào, từ đó tính được số lượng lao động chuyển đến trong kỳ của các bộ phận chi tiết theo vị trí công việc;

- Tổng lđ tăng: được tính bằng “Tăng mới” + “Điều chuyển đến”;

- Nghỉ việc: đếm số lượng nhân viên có “Ngày nghỉ việc” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày”, dựa vào bộ phận, vị trí công việc hiện tại của nhân viên để biết nhân viên thuộc bộ phận, vị trí công việc nào, tính được số lượng lao động nghỉ việc trong kỳ của các bộ phận chi tiết theo vị trí công việc;

- Điều chuyển đi: tìm nhân viên có loại thay đổi là “Điều chuyển bộ phận”, “Điều chuyển vị trí công việc” và có “Ngày bắt đầu” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày” để nhận biết lao động chuyển đi, dựa vào bản ghi trước đó có “Ngày bắt đầu” nhỏ hơn và gần nhất để nhận biết nhân viên chuyển đi từ bộ phận, vị trí công việc nào, suy ra số lượng lao động chuyển đi của các bộ phận chi tiết theo vị trí công việc;

- Tổng lao động giảm: được tính bằng “Nghỉ việc” + “Điều chuyển đi”;

- Lđ cuối kỳ: được tính bằng “Lđ đầu kỳ” + “Tổng lđ tăng” – “Tổng lđ giảm”.

Lưu ý:

Chỉ xét những bản ghi trong “Quá trình làm việc tại công ty” có “Tính chất” “1 – Công việc chính”. Trường hợp không nhập “Quá trình làm việc” thì dựa vào “Ngày vào công ty”, “Bộ phận”, “Vị trí công việc”, “Bậc quản lý”, “Người quản lý” ở thông tin chung để lấy lên số liệu.

6.4 Báo cáo thống kê nhân viên

6.4.1 Báo cáo thống kê số lượng nhân viên theo bộ phận trong năm

Năm

Báo cáo đếm số lượng nhân viên có “Ngày bắt đầu” gần với ngày cuối mỗi tháng nhất và có ngày nghỉ việc trước hoặc bằng ngày cuối tháng,



dựa vào bộ phận hiện tại của nhân viên để biết nhân viên thuộc bộ phận nào suy ra số lượng nhân viên trong kỳ của các bộ phận.

Bộ phận








Bậc quản lý


6.4.2 Báo cáo thống kê số lượng nhân viên theo tính chất công việc trong năm

Năm

Lọc lên số lượng nhân viên thuộc nhóm vị trí công việc theo từng tháng thỏa điều kiện năm báo cáo.

Số lượng nhân viên có “Ngày bắt đầu” gần với ngày cuối mỗi tháng nhất và có ngày nghỉ việc trước hoặc bằng ngày cuối tháng.

Bộ phận











6.4.3 Báo cáo thống kê trình độ học vấn theo bộ phận, vị trí công việc

Ngày báo cáo

Lọc lên số lượng nhân viên có trình độ học vấn theo bộ phận, vị trí công việc thỏa điều kiện ngày tháng năm.

Những nhân viên này có “Ngày bắt đầu” trong phần “Quá trình làm việc/Quá trình làm việc tại công ty” (tính chất công việc chính) trước và gần ngày cuối tháng báo cáo nhất. Trường hợp nhân viên có “Ngày nghỉ việc” bằng hoặc trước “Ngày báo cáo” thì không thể hiện nhân viên này trên báo cáo.

Bộ phận











Bậc quản lý


Trình độ học vấn

Lọc từ danh mục trình độ học vấn, cho phép chọn dạng danh sách, nếu để trắng hiểu là tất cả. Danh sách được chọn bao nhiêu sẽ thể hiện lên báo cáo bấy nhiêu cột trình độ học vấn khác nhau.



Chú ý:

- Số lượng nhân viên tính bằng số nhân viên ở bộ phận mẹ cộng với số nhân viên ở các bộ phận con.

- Cấp học vấn được xét như sau:

+ Khi không cập nhật "Trình độ học vấn/Thông tin chung": ưu tiên lấy cấp học vấn có chọn “Bằng cấp chính” trong "Đào tạo chính quy/ Học vấn, nghề nghiệp", có “Ngày tốt nghiệp” gần với ngày báo cáo nhất;

+ Trường hợp cập nhật "Trình độ học vấn/Thông tin chung": xét "Ngày tốt nghiệp" ở phần này với "Ngày tốt nghiệp" của cấp học vấn có chọn “Bằng cấp chính” trong "Đào tạo chính quy/ Học vấn, nghề nghiệp", ưu tiên lấy gần ngày báo cáo nhất;

+ Nếu nhân viên không cập nhật cấp học vấn thì được thể hiện ở cột "Khác" trên báo cáo.

6.4.4 Báo cáo thống kê thâm niên làm việc theo bộ phận

- Thống kê số lượng nhân viên thỏa mãn điều kiện lọc, có “Ngày bắt đầu” (trong phần “Quá trình làm việc/ Quá trình làm việc tại công ty”, tính chất là công việc chính) trước và gần ngày báo cáo nhất.

Trường hợp không nhập “Quá trình làm việc” thì dựa vào “Ngày vào công ty”, “Bộ phận”, “Vị trí công việc”, “Bậc quản lý”, “Người quản lý” ở thông tin chung để lấy lên số liệu.

- Thống kê số lượng nhân viên theo thâm niên công tác (tính theo năm).

Ví dụ :

+ Thâm niên nhỏ nhất: 1;

+ Khoảng cách năm thâm niên: 2;



+ Màn hình kết quả thể hiện các cột: thâm niên < 1 năm, thâm niên từ 1 đến 3 năm, thâm niên từ 3 đến 5 năm, thâm niên >= 5 năm.

- Thâm niên của nhân viên được tính = (“Ngày báo cáo” – “Ngày vào chính thức”) / 365.

Ngày báo cáo

Lọc lên những nhân viên có ngày vào công ty trước ngày báo cáo.

Khoảng cách năm thâm niên

Cho phép người dùng tuỳ chọn khoảng cách thâm niên theo yêu cầu.

Bộ phận








Bậc quản lý






Chú ý: Báo cáo chỉ thể hiện các nhân viên nghỉ việc nếu có chọn tình trạng đã nghỉ và ngày thực hiện báo cáo trước ngày nghỉ.

6.4.5 Báo cáo thống kê thâm niên của bộ phận theo tháng

Thống kê số lượng nhân viên còn làm việc và nghỉ việc, theo thâm niên công tác trong từng tháng:

- Số lượng nhân viên còn làm việc: có “Ngày bắt đầu” trong phần “Quá trình làm việc/Quá trình làm việc tại công ty” (tính chất công việc chính) nhỏ hơn và gần ngày cuối tháng nhất, có ngày nghỉ việc bằng hoặc sau ngày đầu tháng;

- Thâm niên công tác được tính bằng = “Ngày cuối cùng của tháng” – “Ngày vào chính thức”;

- Số lượng nhân viên đã nghỉ việc: có ngày nghỉ việc trong từng tháng; Thâm niên công tác được tính bằng = “Ngày nghỉ việc” – “Ngày vào chính thức”;

- Ngoài ra còn có “% tổng số”: được tính = số lượng nhân viên nghỉ việc trong tháng / Tổng số nhân viên trong tháng * 100.

Năm

Lọc lên 12 tháng của năm báo cáo.

Khoảng cách năm thâm niên

Cho phép người dùng tuỳ chọn khoảng cách năm thâm niên theo yêu cầu.

Ví dụ:

- Khoảng cách năm thâm niên: 1;

- Màn hình báo cáo thể hiện các dòng: thâm niên < 1 năm, thâm niên từ 1 đến 2 năm, thâm niên từ 2 đến 3 năm, thâm niên >= 3 năm.

Bộ phận







Lọc lên nhân viên có “Vị trí công việc” trong phần “Quá trình làm việc/Quá trình làm việc tại công ty” có loại công việc hiện tại và tính chất công việc chính thỏa mãn điều kiện lọc.



Bậc quản lý


6.4.6 Báo cáo thống kê độ tuổi theo bộ phận, vị trí công việc

Ngày báo cáo

Lọc lên số lượng nhân viên có độ tuổi theo bộ phận, vị trí công việc thỏa mãn điều kiện và có “Ngày bắt đầu” hoặc “Ngày vào công ty”(nếu không có cập nhật “Ngày bắt đầu” ở “Quá trình làm việc tại công ty”) nhỏ hơn và gần với ngày báo cáo nhất.

Độ tuổi nhỏ nhất/ Khoảng cách tuổi

Cập nhật độ tuổi nhỏ nhất, khoảng cách tuổi cần thống kê để thể hiện lên các cột trên báo cáo.

Ví dụ :



- Độ tuổi nhỏ nhất: 20;

- Khoảng cách tuổi: 10;

Màn hình báo cáo hiện các cột: < 20 tuổi, từ 20 đến 30 tuổi, từ 30 đến 40 tuổi, >= 40 tuổi.

Độ tuổi của nhân viên được tính = “Ngày báo cáo” – “Ngày sinh”

Bộ phận








Bậc quản lý


6.4.7 Báo cáo thống kê độ tuổi theo tình trạng hôn nhân



Ngày báo cáo

Lọc lên số lượng nhân viên có độ tuổi theo tình trạng hôn nhân thỏa mãn điều kiện và có ngày vào công ty nhỏ hơn hoặc bằng ngày báo cáo.

Độ tuổi nhỏ nhất/ Khoảng cách tuổi

Cập nhật độ tuổi nhỏ nhất, khoảng cách tuổi cần thống kê để thể hiện lên các cột trên báo cáo.

Ví dụ :

- Độ tuổi nhỏ nhất: 20;

- Khoảng cách tuổi: 10;

Màn hình báo cáo thể hiện các cột: < 20 tuổi, từ 20 đến 30 tuổi, từ 30 đến 40 tuổi, >= 40 tuổi.

Độ tuổi của nhân viên được tính = “Ngày báo cáo” – “Ngày sinh”

Tình trạng hôn nhân

Dựa vào trường “Tình trạng hôn nhân” trong phần “Thông tin nhân viên/ Thông tin chung” để nhận biết tình trạng hôn nhân của nhân viên.

Bộ phận

Lọc lên những nhân viên có "Bộ phận" thỏa mãn điều kiện lọc.

“Bộ phận” được cập nhật trực tiếp ở màn hình cập nhật thông tin nhân viên hoặc gián tiếp thông qua điều chuyển bộ phận trong quá trình công tác. Trường hợp lọc bộ phận mẹ thì sẽ lên cả bộ phận con.







Bậc quản lý



Lọc lên nhân viên có “Tình trạng hiện tại” trong phần “Quá trình làm việc/Thông tin chung” thỏa mãn điều kiện lọc. Trường hợp để trắng thì chỉ hiện lên nhân viên đang làm việc.

Chú ý:

Báo cáo chỉ thể hiện các nhân viên nghỉ việc nếu có chọn tình trạng đã nghỉ và ngày thực hiện báo cáo trước ngày nghỉ.



6.4.8 Báo cáo tỷ lệ nhân viên nghỉ việc

Tháng/ Năm

Báo cáo thể hiện số lượng nhân viên nghỉ việc; tỷ trọng số nhân viên nghỉ việc trên tổng số nhân viên theo từng vị trí công việc trong bộ phận và từng bộ phận thỏa điều kiện tháng/năm.

Bộ phận








Bậc quản lý


Chú ý:

- Cột tổng số nhân viên trên báo cáo truy xuất lên những nhân viên có “Ngày bắt đầu” trước và gần ngày cuối tháng báo cáo nhất và “Ngày nghỉ việc” sau hoặc bằng ngày đầu tháng báo cáo. Lưu ý: chỉ xét những nhân viên có “Tính chất” là “1 – Công việc chính”. Trường hợp không nhập “Quá trình làm việc” thì dựa vào “Ngày vào công ty”, “Bộ phận”, “Vị trí



công việc”, “Bậc quản lý”, “Người quản lý” ở thông tin chung để lấy lên số liệu.

- Cột nhân viên nghỉ việc thể hiện những nhân viên có “Ngày nghỉ việc” trong tháng báo cáo;

- Tỷ trọng = nhân viên nghỉ việc / tổng số nhân viên * 100;

- Số lượng nhân viên tính bằng số nhân viên ở bộ phận mẹ cộng với số nhân viên ở các bộ phận con.

6.4.9 Báo cáo thống kê nghỉ việc theo lý do

Báo cáo đếm số lượng nhân viên có “Ngày nghỉ việc” thuộc khoảng “Từ ngày/đến ngày”, dựa vào bộ phận hiện tại của nhân viên để biết nhân viên thuộc bộ phận nào suy ra số lượng lao động nghỉ việc trong kỳ của các bộ phận.

Ngày từ/đến

Lọc lên những nhân viên có ngày nghỉ việc nằm trong khoảng ngày từ/đến.

Bộ phận








Bậc quản lý




Chú ý:

Tiêu đề cột của báo cáo sử dụng trường "tên ngắn" của lý do nghỉ việc.


Chấm công và quản lý phép

Mục lục


Chấm công và quản lý phép ................................................................................................................. 1

1 Chấm công ..................................................................................................................................... 3

1.1 Danh mục ................................................................................................................................. 3 1.1.1 Danh mục ký hiệu chấm công ............................................................................................... 3 1.1.2 Danh mục loại công ............................................................................................................... 4 1.1.3 Danh mục nhóm công ........................................................................................................... 4 1.1.4 Danh mục ca làm việc ........................................................................................................... 5 1.1.5 Danh mục nhóm ca làm việc ................................................................................................. 7 1.1.6 Khai báo chi tiết ca ................................................................................................................ 7 1.1.7 Khai báo tăng ca .................................................................................................................... 8 1.1.8 Khai báo loại công tăng ca .................................................................................................... 9 1.1.9 Danh mục loại nghỉ, vắng mặt ............................................................................................... 9 1.1.10 Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ ............................................................................................... 9 1.1.11 Khai báo lịch nghỉ ............................................................................................................. 10

1.2 Cập nhật ................................................................................................................................. 10 1.2.1 Cập nhật thông tin chấm công nhân viên ............................................................................ 10 1.2.2 Đăng ký ca làm việc cho nhân viên ..................................................................................... 11 1.2.3 Đăng ký tăng ca cho nhân viên ........................................................................................... 14 1.2.4 Lấy số liệu chấm công ......................................................................................................... 14 1.2.5 Xóa số liệu chấm công ........................................................................................................ 15 1.2.6 Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên .................................................................................... 15 1.2.7 Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt ...................................................................... 16 1.2.8 Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ ................................................................... 17

1.3 Các điều chỉnh và xử lý khác ............................................................................................... 18 1.3.1 Điều chỉnh giờ vào, ra cho nhân viên .................................................................................. 18 1.3.2 Điều chỉnh bộ phận tính công cho nhân viên ...................................................................... 19 1.3.3 Điều chỉnh công làm việc cho nhân viên ............................................................................. 19 1.3.4 Tính công............................................................................................................................. 20 1.3.5 Xóa công ............................................................................................................................. 25

1.4 Báo cáo .................................................................................................................................. 25 1.4.1 Danh sách nhân viên sai số liệu chấm công ....................................................................... 25 1.4.2 Bảng chấm công ................................................................................................................. 26 1.4.3 Bảng kê chi tiết kết quả chấm công .................................................................................... 26 1.4.4 Bảng tổng hợp công nhân viên ........................................................................................... 27 1.4.5 Bảng tổng hợp tăng ca ........................................................................................................ 28 1.4.6 Báo cáo đi muộn, về sớm ................................................................................................... 28 1.4.7 Báo cáo thống kê số lần đi muộn, về sớm .......................................................................... 29 1.4.8 Báo cáo chi tiết nghỉ theo mã công ..................................................................................... 29 1.4.9 Báo cáo tổng hợp nghỉ theo mã công ................................................................................. 30

2 Quản lý phép ................................................................................................................................ 31

2.1 Cập nhật ................................................................................................................................. 31

2.1.1 Cập nhật số phép phát sinh cho nhân viên ......................................................................... 31 2.1.2 Khai báo số phép cộng thêm cho bộ phận .......................................................................... 31 2.1.3 Khai báo số phép cộng thêm cho nhân viên ....................................................................... 31 2.1.4 Cập nhật số dư phép ........................................................................................................... 32 2.1.5 Kết chuyển số phép của nhân viên sang năm sau .............................................................. 32

2.2 Báo cáo .................................................................................................................................. 33 2.2.1 Xem thông tin phép đã duyệt ............................................................................................... 33 2.2.2 Báo cáo chi tiết nhân viên nghỉ phép ................................................................................... 34 2.2.3 Bảng theo dõi số ngày nghỉ phép trong năm ....................................................................... 34 2.2.4 Báo cáo phép năm .............................................................................................................. 35

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép


1 Chấm công

1.1 Danh mục

1.1.1 Danh mục ký hiệu chấm công

Danh mục ký hiệu chấm công chứa mã công phục vụ xuyên suốt quá trình tính công. Dùng cập nhật trong:

- Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ;

- Khai báo chi tiết ca;

- Cập nhật thông tin chấm công nhân viên;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt;

- Điều chỉnh công làm việc cho nhân viên;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ.

Mã công

Chú ý:

Quy tắc chung để xây dựng mã công là:

- Tính chất công có khác nhau không?

- Hệ số công có khác nhau không?

- Các quyền lợi khác có khác nhau không?

Nếu kết quả 1 trong 3 câu hỏi trên là có thì buộc phải mở thêm mã công.

Loại công

Dùng nhận biết công nào là công tăng ca ngày thường, tăng ca ngày chủ nhật, tăng ca ngày lễ để lên báo cáo “Bảng tổng hợp làm thêm bộ phận” và “Bảng chi tiết làm thêm giờ”.



Chọn nhập từ danh mục loại công. Thông qua loại công của mã công chương trình phân biệt ca làm việc bình thường hay tăng ca khi nhập mã công trong chi tiết ca (thông qua trường "Tính chất": 1 - Trong giờ quy định, 2 - Tăng ca)

Loại lương

1 - Sản phẩm, 2 - Theo hệ số, 3 - Khoán, 9 - Khác

Tính chất

Gồm 3 tùy chọn: 1 - Làm việc ban ngày, 2 - Ban đêm, 9 - Khác. Dùng để xác định thu nhập tính thuế trong phân hệ thuế thu nhập cá nhân.

Hệ số công

Hệ số tương ứng với từng mã loại công.

Ví dụ: công tăng ca ngày chủ nhật khai báo hệ số công là 2 nghĩa là được hưởng lương 200% của tiền lương công làm việc bình thường.

1.1.2 Danh mục loại công

Danh mục loại công dùng để phân loại công trong các báo cáo. Loại công còn dùng để phân biệt ca làm việc bình thường hay tăng ca khi nhập chi tiết ca thông qua trường "Tính chất" (1 - Trong giờ quy định, 2 - Tăng ca).

1.1.3 Danh mục nhóm công



Dùng cập nhật trong Danh mục công làm việc và phục vụ lên các báo cáo có lọc theo nhóm công làm việc.

1.1.4 Danh mục ca làm việc



- Khai báo tăng ca;

- Cập nhật thông tin chấm công nhân viên;


- Điều chỉnh công làm việc cho nhân viên;


Tính chất

1 - Trong giờ quy định, 2 - Tăng ca

Số phút làm tròn

Số phút làm tròn dùng để làm đơn vị thời gian nhỏ nhất (block) tính tròn cho thời gian tính công. Để thuận tiện trong quá trình tính toán (không tạo ra số lẻ khi nhân chia), người dùng nên khai báo là 1 số chia hết cho 3 (ví dụ 3-6-9-12-15 phút...).

Kiểu làm tròn

Công thức tổng quát làm tròn giờ công

Số phút tính công = (Số giờ làm*60)-n*đơn vị nhỏ nhất.

1 - Cận trên

Nếu chọn "Kiểu làm tròn" cận trên, số phút đi trễ về sớm chưa đủ 1 đơn vị nhỏ nhất (Số phút làm tròn) thì chương trình chưa trừ theo đơn vị.

Ví dụ: Số phút làm tròn = 3 phút, Số giờ làm = 8



- Nếu đi trễ 1 đến 2 phút, Số phút tính công = (8*60) - 0*3. Số giờ = 480 phút/60 = 8 giờ. Tức là không bị trừ.

- Nếu đi trễ 3 đến 5 phút, Số phút tính công = (8*60) - 1*3. Số giờ = 477 phút/60 = 7.95 giờ. Tức là bị trừ 1 đơn vị.


- ...

2 - Cận dưới

Nếu chọn "Kiểu làm tròn" cận dưới, số phút đi trễ về sớm chưa đủ 1 đơn vị nhỏ nhất (Số phút làm tròn) thì chương trình sẽ trừ theo đơn vị.

Ví dụ: Số phút làm tròn = 3 phút




- ...

3 - Hệ thống

Nếu chọn "Kiểu làm tròn" hệ thống, trường hợp số phút đi trễ về sớm thuộc khoảng nào giữa 2 nửa (1/2) đơn vị nhỏ nhất (Số phút làm tròn) thì chương trình sẽ không trừ hoặc trừ theo đơn vị.

Ví dụ: Số phút làm tròn = 3 phút

- Nếu đi trễ 1 phút, Số phút tính công = (8*60) - 0*3. Tức là không bị trừ.

- Nếu đi trễ 2 phút đến 4 phút, Số phút tính công = (8*60) - 1*3. Số giờ = 477 phút/60 = 7.95 giờ. Tức là bị trừ 1 đơn vị.



- ...

Số phút chờ tối đa

Số phút chờ tối đa dùng trong trường hợp ca làm việc liên ngày, để xác định giờ ra của ca ngày hôm trước. Nếu rơi vào trường hợp này, thì giờ ra chỉ được trễ hơn giờ ra trong chi tiết ca khoảng thời gian bằng "Số phút chờ tối đa". Nếu quá thời gian này, chương trình sẽ thể hiện giờ chấm công sai trong báo cáo "Danh sách nhân viên sai số liệu chấm công".

Trong trường hợp một ngày chỉ làm 1 ca (ví dụ ngày thứ 7 chỉ làm buổi sáng) thì phải tạo 1 ca làm việc bình thường sáng thứ 7 và 1 ca làm việc tăng ca chiều thứ 7.



1.1.5 Danh mục nhóm ca làm việc

Dùng cập nhật trong danh mục ca làm việc, chỉ nhằm mục đích phân loại trong các báo cáo.

1.1.6 Khai báo chi tiết ca

Chi tiết ca

Chi tiết ca để khai báo trong trường hợp trong 1 ca có nhiều lần chấm công, hoặc nghỉ giữa ca.

Ví dụ:

Ca hành chính ngày thường từ 8h đến 17. Giữa giờ ăn trưa có khoảng thời gian gián đoạn. Trong trường hợp này sẽ khai báo 2 ca chi tiết cho ca hành chính.



Hôm sau (Giờ vào/Giờ ra)

Trong trường hợp ca chính bắt đầu ngày hôm trước và kéo dài đến ngày hôm sau; hoặc ca chi tiết thuộc hẳn ngày hôm sau thì phải chọn tùy chọn này. Khi lấy dữ liệu chấm công, chương trình sẽ hiểu các lần chấm công có ngày thuộc ngày hôm sau nhưng có chọn "hôm sau" sẽ là chấm công của ngày hôm trước. Trong trường hợp điều chỉnh giờ vào/ra, do chương trình không thể sửa thông tin do người dùng nhập thủ công, nên phải chọn tùy chọn "hôm sau" riêng ở chức năng điểu chỉnh. Lúc đó, phải nhập ngày là ngày hôm trước, và chọn "hôm sau".

Số phút đi muộn/Số phút về sớm

Nếu chấm công vào trễ thực tế nhỏ hơn hoặc bằng "Số phút đi muộn", chương trình xem như không đi muộn và ngược lại.

Nếu chấm công ra sớm thực tế nhỏ hơn hoặc bằng "Số phút về sớm", chương trình xem như không về sớm và ngược lại.

Lưu ý:

Số phút đi muộn/ về sớm chỉ áp dụng cho việc xác định đi muộn/về sớm. Có thể không bị xét đi muộn/ về sớm nhưng thời gian tính công vẫn bị trừ.

Số phút thêm

Số phút thêm chỉ dùng cho những ca không đủ giờ nhưng vẫn tính tròn giờ. Nếu ca đã đủ giờ thì không dùng trường thông tin này.

Ví dụ:

Ngày thứ 7 theo quy định là làm việc 4h, nhưng công ty cho về trước 1h. Khi tính công phải tính đủ 4h. Khai báo ca (chi tiết ca) sáng thứ 7 từ 8 giờ đến 11 giờ, có số phút thêm là 60 phút.

Công

Khai báo mã công sẽ tính cho chi tiết ca. Công được chọn nhập từ danh mục ký hiệu chấm công. Chỉ thể hiện mã công có tính chất là tăng ca (*) nếu mã ca có “Tính chất” = 2 – Tăng ca; Không thể hiện các mã công có tính chất là tăng ca (*) nếu mã ca có “Tính chất” = 1 – “Trong giờ qui định”.

(*) Để biết công có tính chất là tăng ca hay không thì dựa vào thông tin “Loại công” của mã công (xem trường “Tính chất” trong "Danh mục loại công").

1.1.7 Khai báo tăng ca

Dùng để báo cho chương trình biết tăng ca trong khi tính công. Trong Điều chỉnh công làm việc cho nhân viên: Cập nhật mã tăng ca.



1.1.8 Khai báo loại công tăng ca

Khai báo loại công tăng ca dùng để nhóm các công tăng ca theo cột (Ngày thường, Ngày nghỉ, Ngày lễ) của báo cáo "Bảng tổng hợp tăng ca".

1.1.9 Danh mục loại nghỉ, vắng mặt

Chỉ dùng để phân loại nghỉ trong các cập nhật sau, không ảnh hưởng đến việc tính công:




1.1.10 Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ

Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ dùng báo cho chương trình biết những ngày nghỉ lễ trong năm.

Trong quản lý phép, nếu nhân viên nghỉ trùng vào ngày lễ, thì tùy thuộc vào cách nhập của "Cập nhật ngày nghỉ, vắng mặt" (theo dữ liệu nhập vào hoặc theo ngày nghỉ lễ), chương trình có trừ phép hay không. Nếu theo ngày nghỉ lễ thì chương trình không trừ phép. (Tham khảo “Cập nhật ngày nghỉ, vắng mặt”)



Mã ca/ Mã công

Mã ca và Ký hiệu chấm công mà chương trình ghi vào bảng chấm công trường hợp nhân viên nghỉ.

Số giờ qui định

Số giờ được ghi vào bảng chấm công của ngày nghỉ.

Loại nghỉ

Chọn nhập từ “Danh mục loại nghỉ, vắng mặt”, chỉ thể hiện các mã có “Kiểu” = 1 – Nghỉ lễ.

1.1.11 Khai báo lịch nghỉ

Lịch nghỉ dùng để khai báo các ngày nghỉ hàng tuần, không phải ngày lễ.

Lịch nghỉ được khai báo theo từng bộ phận, nếu khai báo cho bộ phận mẹ thì các bộ phận con sẽ ảnh hưởng theo. Do đó, nếu áp dụng toàn bộ công ty thì chỉ cần khai báo cho mã bộ phận cao nhất trong sơ đồ tổ chức.

1.2 Cập nhật

1.2.1 Cập nhật thông tin chấm công nhân viên

Cập nhật thông tin chấm công nhân viên là cơ sở thông tin chính trong phần Quản lý chấm công. Khi có cập nhật thông tin trong phần này thì chương trình sẽ ưu tiên lấy dữ liệu tại đây.



Công ngầm định

Khai báo công có tính chất làm việc tại trường này, nếu khai báo công nghỉ phép, các ngày chủ nhật, lễ nghỉ cũng sẽ bị trừ khi tính phép năm.

Công ngầm định để thay thế mã công trong trường hợp tăng ca ngày lễ, ngày nghỉ.

Số giờ

Khi tính công cho nhân viên, nếu trong thông tin chấm công nhân viên không nhập số giờ, chương trình sẽ tham chiếu tham số "Số giờ công một ngày" trong tham số tùy chọn. Tổng số giờ công sẽ chia cho số giờ để được ngày công.

1.2.2 Đăng ký ca làm việc cho nhân viên

Cần đăng ký ca làm việc cho nhân viên để chương trình xác định thời gian chấm công thuộc ca, công nào.

Chú ý:

- Nếu báo cáo tính công không có số liệu, cần kiểm tra lại xem có khai báo ca cho nhân viên hay chưa?

- Khai báo ca chỉ thể hiện các ca làm việc bình thường, nếu có tăng ca thì không khai báo ở đây, mà phải khai báo ở chức năng "Đăng ký tăng ca cho nhân viên".

- Các ca cộng thêm hoặc nghỉ chế độ, chương trình sẽ tự động thêm vào bảng chấm công, không cần đăng ký tại đây.



Sao chép theo nhân viên (theo dòng)

Chương trình hỗ trợ sao chép khai báo của 1 nhân viên (tất cả các ngày) cho các nhân viên khác theo điều kiện truy vấn. Chú ý các trường sau:

- Bộ phận/Danh sách nhân viên: Chọn cả bộ phận hoặc danh sách nhân viên cần sao chép đến;

- Kiểu sao chép: Nếu chọn "1 - Chép đè", chương trình sẽ cập nhật lại khai báo đã tồn tại theo điều kiện truy vấn.

Sao chép theo ngày (theo cột)



Chương trình hỗ trợ sao chép khai báo của 1 nhân viên (của 1 ngày) cho các nhân viên khác theo điểu kiện truy vấn. Chú ý các trường sau:

- Ngày sao chép: Nhập vào ngày từ 1 đến ngày cuối tháng (tùy số ngày của tháng). Chương trình lấy khai báo của ngày sao chép để cập nhật qua các ngày khác.

- Sao chép từ nhân viên: chọn trong danh sách nhân viên. Chương trình sẽ lấy giá trị khai báo của nhân viên để sao chép cho các nhân viên khác;

- Sao chép cho các ngày: Nhập vào danh sách cụ thể các ngày cần sao chép đến, các ngày cách nhau bởi dấu phẩy (ví dụ: "1,2,3,4,5,6" nghĩa là cần sao chép cụ thể các ngày 1,2,3,4,5,6); Ngoài ra, có thể sao chép các giai đoạn cách nhau (ví dụ: "1-3,5-10" nghĩa là từ ngày 1 đến ngày 3 và từ ngày 5 đến ngày 10);

- Sao chép cho bộ phận/Danh sách nhân viên: Chọn cả bộ phận hoặc danh sách nhân viên cần sao chép đến;

- Kiểu sao chép: Nếu chọn "1 - Chép đè", chương trình sẽ cập nhật lại khai báo đã tồn tại theo điều kiện truy vấn.

Tải tệp mẫu

Nhấn biểu tượng để tải tệp mẫu về máy trạm trong trường hợp máy chấm công chưa kết xuất sẵn tệp này và cần thiết phải qua xử lý. Trong tệp mẫu này lưu ý các thông tin sau:

- Mã nhân viên: Nhập Mã nhân viên thuộc Bộ phận được phân quyền;

- Ngày (1-31, CN): Nhập vào mã ca làm việc được khai báo trong "Danh mục ca làm việc". Có thể khai báo nhiều ca, các ca cách nhau bởi đấu phẩy. Ví dụ "C01,C02".


Nhấn biểu tượng để tải dữ liệu chấm công lên máy chủ.

Từ màn hình nhấp "Chọn..." để chọn tệp dữ liệu chấm công.

Chọn kiểu sao chép là 1 - Chép đè nếu muốn cập nhật lại số liệu chấm công đã có,nếu chọn "0 - Không" thì chỉ chèn thêm các dữ liệu chưa có.



1.2.3 Đăng ký tăng ca cho nhân viên

Cần đăng ký tăng ca cho nhân viên để chương trình xác định thời gian chấm công tăng ca thuộc ca, công nào. Nếu báo cáo tính công không có số liệu, cần kiểm tra lại xem có khai báo tăng ca cho nhân viên hay chưa?.

Màn hình đăng ký tăng ca

Chú ý:

Sử dụng "Ngày từ/đến" trong trường hợp tăng ca nhiều ngày liên tục. Nếu tăng ca cách quãng thì phải nhập từng ngày.

1.2.4 Lấy số liệu chấm công

Tải tệp mẫu

Nhấn biểu tượng để tải tệp mẫu về máy trạm trong trường hợp máy chấm công chưa kết xuất sẵn tệp này và cần thiết phải qua xử lý. Trong tệp mẫu này lưu ý các thông tin sau:

- Tháng/Năm: Nhập vào tháng/năm của số liệu cần tải lên máy chủ;

- Số thẻ nhân viên: Là số thẻ đăng ký trong "Cập nhật thông tin chấm công";

- Thời gian: Phải được định dạng dd/mm/yyyy hh:mm:ss. Ví dụ: 03/02/2013 16:57:00;

- Loại: 1 là chấm công vào, 2 là chấm công ra. Trong trường hợp không nhập "Loại", chỉ để 1 dòng và để trống, chương trình sẽ tự động tính giờ vào ra.


Nhấn biểu tượng để tải dữ liệu chấm công lên máy chủ.

Từ màn hình nhấp "Chọn..." để chọn tệp dữ liệu chấm công.



Chọn kiểu sao chép là 1 - Chép đè nếu muốn cập nhật lại số liệu chấm công đã có,nếu chọn "0 - Không" thì chỉ chèn thêm các dữ liệu chưa có.

Chú ý

Số liệu được kết nhập vào chương trình được kiểm tra theo điều kiện tại màn hình lọc.

Nếu dữ liệu trong tệp Excel đều hợp lệ, nhưng chương trình vẫn báo lỗi thì phải kiểm tra ngày chấm công trong tệp excel có thuộc điều kiện tại màn hình lọc hay không.

Ngày kết nhập phụ thuộc ngày hiệu lực của số thẻ trong "Cập nhật thông tin chấm công nhân viên", nếu dữ liệu kết nhập có ngày lớn hơn, chương trình sẽ không kết nhập.

Nếu dữ liệu có chấm công các ngày nghỉ lễ hoặc tăng ca nhưng không đăng ký tăng ca, chương trình sẽ không tính công tăng ca.

1.2.5 Xóa số liệu chấm công

Xóa số liệu chấm công dùng để xóa các phát sinh chấm công đã được kết nhập vào chương trình từ tệp excel. Xóa chấm công chỉ cho phép thực hiện theo Ngày hoặc [Ngày + Bộ phận] hoặc [Ngày + Bộ phận + Mã nhân viên]

1.2.6 Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên

Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên được sử dụng trong trường hợp đặc biệt hoặc gặp sự cố như cúp điện,... khi không có dữ liệu trong máy chấm công. Trong chức năng này có thể cập nhật giờ vào, giờ ra hoặc cả hai.

Màn hình cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên

Ví dụ:



Giả sử nhân viên làm 2 ca liên tiếp, từ 14:00 đến 22:00 và từ 23:00 đến 07:00 (hôm sau), chỉ chấm công giờ vào ca 1 và giờ ra ca 2.

Sau đó, nếu bổ sung trong chức năng Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên thì chỉ nhập giờ ra ca 1 là 22:00 và giờ vào ca 2 là 23:00.

Hôm sau

Cập nhật tùy chọn "Hôm sau" trong trường hợp ca làm việc thuộc ngày hôm trước nhưng kéo dài tới sáng hôm sau. Khi cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên, phải chú ý tùy chọn này. Khi tải dữ liệu từ máy chấm công thì không cần nhập, chương trình tự động nhận biết theo giờ thực tế của máy chấm công.

Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên có mức độ ưu tiên ngang bằng với chức năng tải dữ liệu từ máy chấm công. Do đó, nếu trùng dữ liệu tại 2 chức năng này, chương trình có thể kết xuất báo cáo chấm công sai. Khi đó chương trình sẽ gộp dữ liệu từ 2 nơi và xét tính hợp lệ của từng cặp chấm công ra/vào.

1.2.7 Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt

Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt dùng để nhập các phát sinh nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương.

Các công được nhập tại chức năng này thuộc tính chất không làm việc (vắng mặt). Các chức năng khác như "Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ" thì chỉ nhập khi nhân viên có đi làm.

Từ ngày đến ngày

Có thể nhập nhiều ngày, nhưng khi nhập nhiều ngày (từ ngày - đến ngày), người dùng lưu ý là chương trình không kiểm tra tính trùng lắp (nhập 2 giai đoạn nghỉ giao hoặc lồng nhau).

Số giờ

Số giờ nghỉ mỗi ngày. Giá trị này tham gia trong công thức tính ngày nghỉ

Ghi chú thêm về công thức tính ngày nghỉ:

Khi tính công cho nhân viên, chương trình sẽ tính từ đầu ngày bắt đầu cho đến cuối ngày kết thúc để được số ngày, sau đó nhân với số giờ nghỉ mỗi ngày (Tử số) và chia cho số giờ làm 1 ngày trong thông tin chấm công (Mẫu số).



- Nếu trong thông tin chấm công (Mẫu số) không khai báo, chương trình sẽ chia cho số giờ công một ngày trong tham số tùy chọn.

- Trong trường hợp khoảng thời gian nghỉ có ngày thứ 7, Chủ Nhật khi đó chương trình căn cứ vào số giờ khai báo ở chức năng “Khai báo lịch nghỉ” để trừ bớt ra.

Mức độ ưu tiên

Trường này khai báo để ưu tiên tính công theo:

1 - Theo công khai báo, 2 - Theo công ngày nghỉ, ngày lễ khi trùng ngày

Nếu người dùng chọn: 1 - Theo công khai báo, chương trình sẽ tính công cho những ngày nhân viên nghỉ, vắng mặt theo công khai báo ở trường "Công". Trong trường hợp nghỉ vào ngày lễ thì chương trình vẫn tính công nghỉ (Nếu là nghỉ phép thì sẽ trừ phép)

Nếu người dùng chọn: 2 - Theo công ngày nghỉ, ngày lễ khi trùng ngày: Trong trường hợp nghỉ vào ngày lễ thì chương trình không tính công nghỉ. Nếu công nghỉ phép thì sẽ không trừ phép những ngày lễ nghỉ;

1.2.8 Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ

Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ dùng để nhập các chế độ nghỉ cho người lao động nhưng phải đi làm thì mới được hưởng. Nếu có khai báo nghỉ chế độ, khi tính công, chương trình tự động thêm thời gian nghỉ chế độ.

Ví dụ:

- Nghỉ cho con bú 1 ngày 1 giờ trong thời gian sau nghỉ hậu sản.

- Nhà xa, được về sớm để theo xe đưa đón.

Nếu nhân viên không đi làm (không có số liệu chấm công) thì không tự động thêm giờ nghỉ theo chế độ cho dù có khai báo nghỉ chế độ.

Nhập trường từ ngày để lọc các phát sinh nghỉ theo chế độ.

Ví dụ: Nghỉ 1 giờ từ ngày 01/01/2014 đến 30/06/2014, muốn lọc phát sinh này thì nhập ngày từ trước hoặc bằng 01/01/2014.

Khai báo ca



Trong những trường hợp nghỉ chế độ, để bảo đảm số giờ không vượt quá số giờ quy định, không được sử dụng ca làm việc thông thường mà phải sử dụng ca làm việc thiếu khuyết. Ca làm việc theo chế độ sẽ được chương trình tính tự động.

Ví dụ:

Nhân viên làm việc ca làm việc hành chánh từ 8 giờ đến 17giờ (thời lượng 8 giờ), từ tháng 1 đến tháng 6 được nghỉ 1 giờ mỗi ngày để cho con bú. Trong trường hợp này phải khai báo và cập nhật như sau:

- Ca làm việc hành chánh (XX) từ 8 giờ đến 16 giờ hoặc từ 9 giờ đến 17giờ (thời lượng 7 giờ)

- Đăng ký ca làm việc XX cho nhân viên từ tháng 1 đến tháng 6;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ với ca XX;

- Chấm công hằng ngày theo giờ đã đăng ký ca thiếu khuyết XX.

Khi đó nếu nhân viên chấm công quá thời lượng ca XX thì vẫn bảo đảm đúng 8 giờ 1 ngày.

1.3 Các điều chỉnh và xử lý khác

1.3.1 Điều chỉnh giờ vào, ra cho nhân viên

Khi sử dụng chức năng điều chỉnh giờ vào, ra cho nhân viên, người dùng cần thiết phải nhập đầy đủ cả giờ vào và giờ ra. Chương trình ưu tiên lấy dữ liệu giờ vào, giờ ra ở đây.



Ví dụ:

Giả sử nhân viên làm 2 ca liên tiếp, từ 14:00 đến 22:00 và từ 23:00 đến 07:00 (hôm sau), chỉ chấm công giờ vào ca 1 và giờ ra ca 2.

Sau đó, nếu bổ sung trong chức năng Điều chỉnh giờ vào, ra cho nhân viên thì bắt buộc nhập cả 4 giờ vào, ra: 14:00 đến 22:00 và 23:00 đến 07:00 (hôm sau).

1.3.2 Điều chỉnh bộ phận tính công cho nhân viên

Điều chỉnh bộ phận tính công cho nhân viên dùng để tính công trong trường hợp nhân viên có làm việc tại nhiều bộ phận trong tháng.

1.3.3 Điều chỉnh công làm việc cho nhân viên

Khi tính công ưu tiên lấy mã công, giờ từ/đến và số giờ công ở chức năng này; nếu không có điều chỉnh công thì tính công theo giờ quẹt thẻ.

Màn hình điều chỉnh công làm việc cho nhân viên



1.3.4 Tính công

Các chức năng cần tính công trước khi thực hiện

- Kết chuyển ngày phép sang năm sau;

- Tính lương;

- Thực hiện các báo cáo đi trễ về sớm;

- Thực hiện các báo cáo về công, phép.

1.3.4.1 Lập luận về tính công

Xét quyền thực hiện của người dùng đăng nhập hiện hành

Xét quyền theo đơn vị: người dùng đăng nhập phải có quyền "mới" theo đơn vị thì mới thực hiện được chức năng này cho đơn vị cần tính;



Xét quyền theo bộ phận: Người sử dụng phải được gán quyền theo bộ phận thì mới thực hiện được chức năng này cho bộ phận cần tính;

Xét quyền chức năng: người dùng đăng nhập phải có quyền (được chọn khi phân quyền) thì mới thực hiện được chức năng này.

Khái niệm "ngày hôm trước - hôm sau"

Trong trường hợp nhân viên làm việc các ca liên ngày, thì phải biết chính xác giờ ra của ngày hôm trước, vì vậy khi khai báo chi tiết ca phải xác định giờ ra có thuộc ngay hôm sau hay không?

Xem "Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên", "Khai báo chi tiết ca"

Số phút chờ tối đa giữa các ca liên ngày

Ngoài ra, vì có khả năng giờ ra ngày hôm trước (thực tế) sẽ trùng hoặc lồng giờ vào ngày hôm sau (giờ khai báo trong chi tiết ca) nên cần phải giới hạn thời gian tối đa nhân viên phải chấm công ra (Danh mục ca làm việc - Số phút chờ tối đa). Cụ thể, giờ ra thực tế trừ đi thời gian tối đa phải trước giờ vào của ca làm việc ngày hôm sau.

Ví dụ

Ca đêm ngày hôm trước kết thúc lúc 6 giờ sáng, ca ngày hôm sau bắt đầu lúc 7 giờ.

Nhưng có khả năng nhân viên chấm công ra trễ hơn như sau:

- Ngày 02/01/2013 vào 22:00-00 - ra 03/01/2013 06:59-00 (sáng hôm sau)

- Ngày 03/01/2013 vào 07:00-00 - ra 11:00-00

Trong trường hợp này, nếu không có "Số phút chờ tối đa", chương trình không thể tính được. Giả sử, nếu khai báo "Số phút chờ tối đa" là 60 phút, chương trình sẽ tính được vì 03/01/2013 06:59-00 trừ đi 60 phút là thời điểm 03/01/2013 05:59-00 (trước 6 giờ).

Tăng ca ngày lễ, ngày nghỉ

Với các ca nghỉ lễ, ngày nghỉ, nếu không đi làm, mặc nhiên chương trình sẽ tính công nghỉ lễ, nếu có đi làm, chương trình sẽ tính công tăng ca ngày nghỉ.

1.3.4.2 Các khai báo phục vụ tính công

Khai báo thông tin chấm công

Cung cấp công mặc nhiên trong các trường hợp nghỉ lễ theo qui định (không có số liệu chấm công). Nếu không nhập ở đây thì công nghỉ sẽ được lấy ở chức năng “Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ”.

Danh mục ca, chi tiết ca

- Cung cấp các tham số dùng để xác định chính xác giờ vào ra của thông tin chấm công;

- Cung cấp mã công thực hiện;

- Ngoài ra, còn dùng để xác định ca thuộc hôm trước.

Đăng ký ca làm việc

Dựa vào số liệu chấm công từ máy chấm công (Cập nhật giờ vào ra, điều chỉnh giờ vào ra) chương trình sẽ so sánh với ca khai báo để xác định công làm việc;

Đăng ký tăng ca



Dựa vào số liệu chấm công từ máy chấm công (Cập nhật giờ vào ra, điều chỉnh giờ vào ra) chương trình sẽ so sánh với công khai báo tăng ca để xác định công tăng ca;

1.3.4.3 Các dữ liệu phục vụ tính công

Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ

Chương trình sẽ tự động tạo ra phát sinh ca/công được khai báo trong ngày nghỉ, ngày lễ. Những ngày này nhân viên không có số liệu chấm công từ máy.

Khai báo lịch nghỉ

Dùng để khai báo các ngày nghỉ hàng tuần (không phải ngày lễ), nếu có số liệu chấm công vào những ngày này và có khai báo tăng ca, chương trình sẽ tính công tăng ca.

Cập nhật phát sinh nghỉ, vắng mặt

Chương trình sẽ tự động tạo ra phát sinh ca/công được khai báo trong Cập nhật phát sinh nghỉ, vắng mặt. Những ngày này nhân viên không có số liệu chấm công từ máy.

Trong trường hợp khai báo nhiều ngày (từ ngày tới ngày), nếu "Mức độ ưu tiên" là "Theo công khai báo" thì chương trình sẽ ưu tiên tính theo “Mã công” khai báo ở chức năng này, ngược lại nếu "Theo công ngày nghỉ, ngày lễ khi trùng ngày" thì tính theo “Mã công” khai báo ở phần “Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ”.

Chấm công làm việc (Lấy dữ liệu chấm công) hoặc cập nhật giờ vào

ra

Chương trình sẽ sắp xếp các cặp "giờ vào/giờ ra" để tính toán số giờ công dựa vào các tham số:

- Số giờ công một ngày: Tính toán giờ vào giờ ra từ số liệu chấm công thực tế, từ đó tính được số giờ làm thực tế.

- Số giây tối thiểu giữa hai lần chấm công: các phát sinh chấm công cùng loại nếu có khoảng cách nhỏ hơn tham số này sẽ được loại bỏ bớt theo nguyên tắc giờ vào trễ nhất và giờ ra sớm nhất.

Điều chỉnh giờ vào ra

Nếu có dữ liệu điều chỉnh giờ vào ra, chương trình sẽ lấy từ đây thay vì từ dữ liệu chấm công.

Điều chỉnh công làm việc

Ưu tiên lấy bộ phận, ngày, ca, chi tiết ca, mã công, giờ vào/ra và số giờ công, số phút đi muộn, số phút về sớm, mã tăng ca ở chức năng này;

Thứ tự ưu tiên

Chương trình sẽ tính toán giờ công và lấy mã công cho nhân viên dựa trên thứ tự ưu tiên như sau:

- Điều chỉnh công làm việc;

- Chấm công;

- Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ, (hoặc) Cập nhật phát sinh nghỉ.



1.3.4.4 Các báo cáo thực hiện sau tính công

1.3.4.4.1 Báo cáo quản lý chấm công

Danh sách nhân viên sai số liệu chấm công

Những trường hợp chấm công sai sẽ được thể hiện trong báo cáo này sau khi tính công. Những trường hợp sai có thể liệt kê như sau:

- Thiếu giờ vào hoặc ra;

- Dư giờ vào hoặc ra nhưng khoảng cách giữa 2 lần chấm cùng loại (vào hoặc ra) lớn hơn tham số "Số giây tối thiểu giữa hai lần chấm công";

- Giờ vào sau giờ ra trong 1 cặp chấm công (vào-ra).

Báo cáo đi muộn, về sớm / Báo cáo thống kê số lần đi muộn, về sớm

Từ số liệu thô, nếu nằm ngoài các trường hợp thể hiện trong "Danh sách nhân viên sai số liệu chấm công", chương trình sẽ tính toán dựa trên các tham số liên quan để tính được số giờ đi trễ về sớm.

Các tham số liên quan như:

- Số giây tối thiểu giữa hai lần chấm công;

- Số giờ công một ngày.

Các thông số cấu hình liên quan như:

- Cập nhật thông tin chấm công nhân viên - Số giờ (Tương đương Số giờ công một ngày);

- Danh mục ca làm việc - Số phút làm tròn;

- Danh mục ca làm việc - Kiểu làm tròn;

- Danh mục ca làm việc - Số phút chờ tối đa: Dùng trong trường hợp nhân viên làm trong các ca liên ngày;

- Danh mục chi tiết ca - Số phút đi muộn/Số phút về sớm: Số phút được phép đi muộn/về sớm của ca, quá thời gian này sẽ bị tính đi trễ về sớm;

- Danh mục chi tiết ca - Số phút thêm: Trong trường hợp đặc biệt, nhân viên được nghỉ sớm nhưng vẫn được tính đủ công làm việc thì khai báo số phút cộng thêm ở chức năng này.

1.3.4.4.2 Báo cáo quản lý phép, nghỉ

Báo cáo chi tiết nghỉ theo mã công / Báo cáo tổng hợp nghỉ theo mã

công

Chương trình tính công sẽ tổng hợp từ nguồn thông tin nghỉ, vắng mặt.

Báo cáo chi tiết nhân viên nghỉ phép / Bảng theo dõi số ngày nghỉ

phép trong năm

Chương trình tính công sẽ tổng hợp từ nguồn thông tin nghỉ, vắng mặt với mã công khai báo trong tham số "Mã công nghỉ phép".

Báo cáo phép năm

Chương trình tính công sẽ tổng hợp từ nguồn:

- Cập nhật số dư phép, hoặc số dư phép chuyển từ năm trước;



- Thông tin nghỉ, vắng mặt với mã công khai báo trong tham số "Mã công nghỉ phép";

- Khai báo số phép cộng thêm cho bộ phận/nhân viên;

Ngoài ra còn dựa trên các tham số:

- Số năm thâm niên được cộng thêm ngày phép: dựa vào ngày vào công ty trong thông tin nhân viên để xác định số năm thâm niên, quy tắc là tính đủ ngày 1 năm;

- Số ngày phép được nghỉ trong năm;

- Số ngày phép được nghỉ một tháng: dựa vào ngày vào công ty trong thông tin nhân viên để xác định số năm thâm niên, quy tắc là tính đủ ngày 1 tháng.

1.3.4.4.3 Báo cáo quản lý công làm việc

Bảng chấm công


- Số liệu chấm công từ máy chấm công, Cập nhật giờ vào ra, điều chỉnh giờ vào ra, điều chỉnh công;

- Thông tin nghỉ, vắng mặt: chương trình tự động tạo ra công và thời gian tương ứng với khai báo nghỉ;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ: chương trình tự động tạo ra công và thời gian tương ứng với khai báo;

- Đăng ký ca làm việc cho nhân viên: Dựa vào số liệu chấm công từ máy chấm công (Cập nhật giờ vào ra, điều chỉnh giờ vào ra, điều chỉnh công) chương trình sẽ so sánh với công khai báo để xác định công làm việc;

- Đăng ký tăng ca cho nhân viên: Dựa vào số liệu chấm công từ máy chấm công (Cập nhật giờ vào ra, điều chỉnh giờ vào ra, điều chỉnh công), chương trình sẽ so sánh với đăng ký tăng ca để xác định công tăng ca.

Bảng kê chi tiết kết quả chấm công

- Bảng chấm công: Số liệu tính toán được mô tả trong "Bảng chấm công";

- Danh mục chi tiết ca: Bóc tách các ca lớn thành các ca nhỏ.

Bảng tổng hợp công nhân viên

Báo cáo tổng hợp theo bộ phận, nhân viên, số ngày, số giờ chi tiết theo công làm việc.



1.3.5 Xóa công


Xét quyền theo đơn vị: người dùng đăng nhập phải có quyền "xóa" theo đơn vị thì mới thực hiện được chức năng này cho đơn vị cần xóa;



1.4 Báo cáo

1.4.1 Danh sách nhân viên sai số liệu chấm công

Lọc lên những nhân viên có số liệu chấm công sai do những nguyên nhân như: quét thẻ/ chít tay dư hoặc cập nhật trong các chức năng điều chỉnh bị nhầm,... Những trường hợp chấm công sai sẽ được thể hiện trong báo cáo này sau khi tính công. Các trường hợp sai có thể liệt kê như sau:

- Thiếu giờ vào hoặc ra;

- Dư giờ vào hoặc ra nhưng khoảng cách giữa 2 lần chấm cùng loại (vào hoặc ra) lớn hơn tham số "Số giây tối thiểu giữa hai lần chấm công";

- Giờ vào sau giờ ra trong 1 cặp chấm công (vào-ra).



1.4.2 Bảng chấm công

Bảng chấm công thể hiện công, giờ công từng ngày của mỗi nhân viên trong bộ phận theo tháng báo cáo.


- Số liệu chấm công từ máy chấm công, Cập nhật giờ vào ra, điều chỉnh giờ vào ra, điều chỉnh công;

- Thông tin nghỉ, vắng mặt: chương trình tự động tạo ra công và thời gian tương ứng với khai báo nghỉ;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ: chương trình tự động tạo ra công và thời gian tương ứng với khai báo;

- Đăng ký ca làm việc cho nhân viên: Dựa vào số liệu chấm công từ máy chấm công (Cập nhật giờ vào ra, điều chỉnh giờ vào ra, điều chỉnh công) chương trình sẽ so sánh với công khai báo để xác định công làm việc;

- Đăng ký tăng ca cho nhân viên: Dựa vào số liệu chấm công từ máy chấm công (Cập nhật giờ vào ra, điều chỉnh giờ vào ra, điều chỉnh công), chương trình sẽ so sánh với đăng ký tăng ca để xác định công tăng ca.

1.4.3 Bảng kê chi tiết kết quả chấm công



Bảng kê thể hiện chi tiết giờ chấm công theo ca của từng nhân viên theo bộ phận, mã công.

Giờ chấm công vào, giờ chấm công ra

Giờ chấm công vào, giờ chấm công ra: theo giờ thực tế chấm công vào/ra của nhân viên.

Giờ tính công vào, giờ tính công ra

Giờ tính công vào, giờ tính công ra: theo giờ kết quả vào/ ra của nhân viên sau khi đã tính toán công.

Trường hợp có 2 chi tiết ca nhưng nhân viên chỉ chấm giờ đầu/giờ cuối thì khi lên báo cáo sẽ tự động tính giờ ra cho ca đầu và giờ vào cho ca sau (theo giờ bắt đầu, giờ kết thúc của chi tiết ca).

Ví dụ:

- Khai báo chi tiết ca 01: Ca hành chính có 2 chi tiết như sau:

S1-Ca sáng: Giờ vào 08:00, Giờ ra 12:00;

C1-Ca chiều: Giờ vào 13:00, Giờ ra 17:00.

- Lấy dữ liệu chấm công chỉ có giờ đầu 08:00, giờ cuối 17:00.

- Kết xuất lên báo cáo 2 dòng:

S1-Ca sáng: Giờ vào 08:00, Giờ ra 12:00;

C1-Ca chiều: Giờ vào 13:00, Giờ ra 17:00.

1.4.4 Bảng tổng hợp công nhân viên

Báo cáo tổng hợp theo bộ phận, nhân viên, số ngày, số giờ chi tiết theo công làm việc.



1.4.5 Bảng tổng hợp tăng ca

Báo cáo thể hiện chi tiết tăng ca theo nhân viên, bộ phận.

Các cột ngày thường, ngày nghỉ và ngày lễ thể hiện số ngày hoặc số giờ tăng ca theo từng loại công khai báo trong chức năng "Khai báo loại công tăng ca".

1.4.6 Báo cáo đi muộn, về sớm

Thể hiện những nhân viên có số phút đi muộn, về sớm theo ca làm việc có ngày từ/đến. Từ số liệu thô, nếu nằm ngoài các trường hợp thể hiện trong "Danh sách nhân viên sai số liệu chấm công", chương trình sẽ tính toán dựa trên các tham số liên quan để tính được số giờ đi trễ về sớm.

Các tham số liên quan như:

- Số giây tối thiểu giữa hai lần chấm công;

- Số giờ công một ngày.

Các thông số cấu hình liên quan như:

- Cập nhật thông tin chấm công nhân viên - Số giờ (Tương đương Số giờ công một ngày);

- Danh mục ca làm việc - Số phút làm tròn;

- Danh mục ca làm việc - Kiểu làm tròn;



- Danh mục ca làm việc - Số phút chờ tối đa: Dùng trong trường hợp nhân viên làm trong các ca liên ngày;

- Danh mục chi tiết ca - Số phút đi muộn/Số phút về sớm: Số phút được phép đi muộn/về sớm của ca, quá thời gian này sẽ bị tính đi trễ về sớm;

- Danh mục chi tiết ca - Số phút thêm: Trong trường hợp đặc biệt, nhân viên được nghỉ sớm nhưng vẫn được tính đủ công làm việc thì khai báo số phút cộng thêm ở chức năng này.

1.4.7 Báo cáo thống kê số lần đi muộn, về sớm

Báo cáo này nhằm mục đích thống kê những nhân viên có số lần, số phút, tổng số lần, tổng số phút đi muộn, về sớm từ/đến trong khoảng thời gian theo điều kiện lọc.

1.4.8 Báo cáo chi tiết nghỉ theo mã công

Báo cáo thể hiện những nhân viên nghỉ theo mã công với tính chất là công khác, có ngày nghỉ từ/đến.



Chương trình tính số ngày, số giờ nghỉ từ nguồn mã công, số giờ công:


- Cập nhật thông tin nghỉ, vắng mặt;

- Số giờ công một ngày trong khai báo tham số tùy chọn;

- Nếu có nhập trong chức năng cập nhật thông tin chấm công nhân viên thì chương trình tính số ngày, số giờ theo mã công trong chức năng này. Lưu ý: không được khai báo trùng ngày và mã công trong cập nhật thông tin nghỉ, vắng mặt.

Ví dụ:

- Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ: ngày 01/01/2013, mã công A1, số giờ qui định là 9 giờ

- Cập nhật thông tin nghỉ, vắng mặt: ngày 02/01/2013 đến ngày 02/01/2013, mã công A2, số giờ là 12 giờ

- Số giờ công một ngày trong khai báo tham số tùy chọn: khai báo 6 giờ

Sau khi tính công, xem báo cáo từ ngày 01/01/2013 đến 02/01/2013 thể hiện như sau: + Ngày 01/01/2013: công A1, số ngày 1.5, số giờ 9

+ Ngày 02/01/2013: công A2, số ngày 2, số giờ 12

- Cập nhật thông tin chấm công nhân viên: ngày 01/01/2013 đến 01/01/2013, mã công A3, số giờ là 6 giờ

Sau khi tính công, xem báo cáo từ ngày 01/01/2013 đến 02/01/2013



1.4.9 Báo cáo tổng hợp nghỉ theo mã công

Báo cáo tổng hợp những nhân viên nghỉ theo mã công với tính chất là công khác, có ngày nghỉ từ/đến.

Tham khảo thêm Báo cáo chi tiết nghỉ theo mã công



2 Quản lý phép

2.1 Cập nhật

2.1.1 Cập nhật số phép phát sinh cho nhân viên

Cập nhật số phép phát sinh cho nhân viên dùng để cập nhật các trường hợp ngoài định mức nghỉ phép nhưng không tính vào nghỉ không lương (nghỉ ma chay cưới hỏi và các trường hợp tương tự).

Nguyên tắc chung là nhân viên được hưởng lương trong thời gian nghỉ để lo ma chay và thời gian nghỉ vẫn được tính vào thời gian công tác.

Lưu ý:

Phải cập nhật thêm thực hiện nghỉ trong "Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt" để báo cáo lên đúng. Chức năng này chỉ để báo cho chương trình biết số ngày nghỉ không trừ phép.

2.1.2 Khai báo số phép cộng thêm cho bộ phận

Khai báo số phép cộng thêm cho bộ phận dùng để khai báo các trường hợp được nghỉ thêm ngoài số ngày phép do làm việc trong môi trường độc hại, công tác dài ngày hoặc công tác vùng sâu vùng xa cho cả bộ phận.

2.1.3 Khai báo số phép cộng thêm cho nhân viên

Khai báo số phép cộng thêm cho nhân viên dùng để khai báo các trường hợp được nghỉ thêm ngoài số ngày phép do làm việc trong môi trường độc hại, công tác dài ngày hoặc công tác vùng sâu vùng xa.



2.1.4 Cập nhật số dư phép

Cập nhật số dư phép dùng để nhập số dư lần đầu sử dụng phân hệ chấm công. Các năm kế tiếp sẽ được tính toán và kết chuyển thông qua chức năng kết chuyển số dư phép.

2.1.5 Kết chuyển số phép của nhân viên sang năm sau

Kết chuyển số phép của nhân viên sang năm sau được dùng để chuyển số dư phép trong năm sang năm kế tiếp

- Trước khi chuyển số phép của nhân viên sang năm sau phải thực hiện tính công đến hết thời điểm chuyển;

- Kiểm tra ngày khóa sổ khi chuyển số dư phép (HRM) (nếu năm chuyển nhỏ hơn năm khóa sổ thì không thực hiện được);

- Chỉ kết chuyển các nhân viên thuộc các bộ phận được quyền.



2.2 Báo cáo

2.2.1 Xem thông tin phép đã duyệt

Dùng để xem các thông tin nhân viên nghỉ phép đã được duyệt qua tin nhắn.

2.2.1.1.1 Thao tác xin nghỉ phép qua tin nhắn

Cú pháp

L[Dấu cách]Số ngày[Dấu cách]Bắt đầu từ ngày d.M.y

- M và y có thể không nhập, khi đó không cần nhập dấu "/" và sẽ được xác định bằng tháng hoặc năm hiện thời;

- M có thể nhập có hoặc không có số 0 phía trước;

Ví dụ: 2 hoặc 02.

- y có thể nhập và nhập đủ 4 số;

- Số ngày không nhập thì hiểu là 1 ngày.

Ví dụ: ngày hiện thời là 5/1 năm 2020, có thể nhắn tin nghỉ phép theo những cách sau:

Lưu ý dấu cách có thể gõ hai hoặc 3 dấu cách liền nhau vẫn hợp lệ ví dụ:

L__5___01/02/2020

2.2.1.1.2 Quy trình xử lý

- Khi nhận được tin nhắn, chương trình sẽ dựa vào số điện thoại khai báo để xác định được tin nhắn của nhân viên nào;

- Sau đó tiến hành kiểm tra, nếu nhân viên này đang xin nghỉ phép nhưng vẫn chưa

được duyệt hoặc đã được duyệt thì nhắn lại cho người gửi là "Ban da co yeu cau xin

nghi phep truoc do, nen khong duoc duyet";

- Hoặc nhân viên đã quá hạn phép, câu thông báo là "So ngay phep xin nghi khong

hop le";



- Trường hợp thỏa mãn, hệ thống sẽ chuyển tiếp cho người quản lý trực tiếp của nhân viên nội dung tin nhắn, giả định như sau:

"Nhan vien Nguyen Van A xin nghi 2 ngay phep bat dau tu ngay 21/01/2020

So du phep trong nam cua A con: 3 ngay

De duyet nhan so XXXXXX de huy nhan so XXXXXX."

- Sau khi gửi xong hệ thống sẽ gửi luôn cho nhân viên là "Thong tin ban gui da duoc chuyen cho quan ly xem xet".

- Khi nhận được tin nhắn từ quản lý, hệ thống sẽ gửi lại cho nhân viên kết quả và thông báo cho quản lý đã xác nhận.

Tin nhắn chỉ duyệt nếu ngày xin phép nghỉ lớn hơn ngày hiện tại;

Quá n ngày thì mã số duyệt và hủy không còn ý nghĩa nữa.

- Bất cứ cú pháp nào không hợp lệ hoặc mã số không hợp lệ đều gửi lại cho người gửi thông báo:"Tin nhan ban gui khong hop le"

2.2.2 Báo cáo chi tiết nhân viên nghỉ phép

Báo cáo chi tiết nhân viên nghỉ phép được tính dựa vào nguồn thông tin nghỉ, vắng mặt với mã công khai báo trong tham số "Mã công nghỉ phép", thể hiện theo điều kiện lọc từ ngày/đến.

Trong chức năng Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt chọn mức độ ưu tiên là 2 - Theo công ngày nghỉ, ngày lễ khi trùng ngày thì khi có ngày nghỉ, vắng mặt trùng với ngày trong Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ sẽ không tính trừ phép và không lên báo cáo này.

2.2.3 Bảng theo dõi số ngày nghỉ phép trong năm



Bảng theo dõi số ngày nghỉ phép trong năm được tính dựa vào nguồn thông tin nghỉ, vắng mặt với mã công khai báo trong tham số "Mã công nghỉ phép", thể hiện 12 tháng trong năm theo điều kiện lọc.

Trong chức năng Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt chọn mức độ ưu tiên là 2 - Theo công ngày nghỉ, ngày lễ khi trùng ngày thì khi có ngày nghỉ, vắng mặt trùng với ngày trong Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ sẽ không tính trừ phép và không lên báo cáo này.

2.2.4 Báo cáo phép năm

Báo cáo phép năm thể hiện số phép của nhân viên dựa theo ngày trên điều kiện lọc.

Thâm niên

Thâm niên của nhân viên được tính dựa theo ngày vào công ty của nhân viên đó. Nếu thâm niên đúng như khai báo trong tham số thì được cộng thêm một ngày phép năm.

Ví dụ:

Nhân viên có Ngày vào công ty là 01/01/2008, Số năm thâm niên được cộng thêm ngày phép là 5.

Xem báo cáo ngày 01/01/2013, nhân viên này có thâm niên là 5 năm và được cộng 1 ngày phép vào cột Số phép trong năm.

Xem báo cáo ngày 31/12/2012, nhân viên này có thâm niên là 4.997 năm và không được cộng 1 ngày phép vào Số phép trong năm.

Dư đầu

Số dư phép đầu năm bằng số ngày phép trong chức năng “Cập nhật số dư phép”.

Trong năm

Số ngày phép trong năm bằng tổng ngày phép khai báo trong tham số “Số ngày phép được nghỉ trong năm” cộng với số ngày phép được cập nhật trong các chức năng “Cập nhật số phép phát sinh cho nhân viên”, “Khai báo số phép cộng thêm cho bộ phận”, “Khai báo số phép cộng thêm cho nhân viên”.

Đã nghỉ

Thể hiện tổng số ngày nghỉ phép của nhân viên trong chức năng “Cập nhật số dư phép” và nguồn thông tin nghỉ, vắng mặt với mã công khai báo trong tham số "Mã công nghỉ phép" (nguồn này cũng đồng thời thể hiện trên "Bảng theo dõi số ngày nghỉ phép trong năm").

Còn lại



Số phép còn lại = số dư phép đầu năm + số phép trong năm – số phép đã nghỉ.


Tiền lương và Thuế thu nhập cá nhân

Mục lục


Tiền lương và Thuế thu nhập cá nhân ................................................................................................ 1

1 Lương ............................................................................................................................................. 3

1.1 Danh mục ................................................................................................................................. 3 1.1.1 Khai báo loại lương ............................................................................................................... 3 1.1.2 Khai báo kỳ tính lương .......................................................................................................... 5 1.1.3 Khai báo tỷ giá tính lương ..................................................................................................... 5 1.1.4 Cập nhật lương tối thiểu ........................................................................................................ 6 1.1.5 Cập nhật lương tối thiểu theo vùng ....................................................................................... 6 1.1.6 Khai báo chi tiết loại lương theo công ................................................................................... 6 1.1.7 Cập nhật đơn giá giờ công .................................................................................................... 7 1.1.8 Danh mục loại phụ cấp .......................................................................................................... 8 1.1.9 Danh mục phụ cấp ................................................................................................................ 8 1.1.10 Danh mục lý do thưởng, phạt ............................................................................................ 9 1.1.11 Danh mục thu nhập, giảm trừ khác ................................................................................. 10 1.1.12 Danh mục loại khen thưởng ............................................................................................ 10 1.1.13 Danh mục sản phẩm ........................................................................................................ 10 1.1.14 Cập nhật đơn giá sản phẩm ............................................................................................ 11 1.1.15 Cập nhật hệ số theo bộ phận ........................................................................................... 11 1.1.16 Bảng chi tiết thanh toán lương cho nhân viên ................................................................. 13 1.1.17 Bảng chi tiết thanh toán lương theo bộ phận ................................................................... 15 1.1.18 Khai báo tham số mẫu báo cáo ....................................................................................... 15

1.2 Cập nhật ................................................................................................................................. 17 1.2.1 Thông tin lương nhân viên .................................................................................................. 17 1.2.2 Cập nhật thông tin phụ cấp ................................................................................................. 20 1.2.3 Cập nhật số lượng sản phẩm cá nhân ................................................................................ 21 1.2.4 Cập nhật số lượng sản phẩm theo bộ phận ........................................................................ 23 1.2.5 Cập nhật thông tin thưởng, phạt ......................................................................................... 25 1.2.6 Cập nhật thông tin thu nhập, giảm trừ ................................................................................. 25 1.2.7 Cập nhật đánh giá khen thưởng .......................................................................................... 26 1.2.8 Cập nhật tạm ứng ............................................................................................................... 27

1.3 Tính lương, các khoản phải trả theo lương và thuế TNCN .............................................. 28 1.3.1 Các khai báo, nhập liệu hoặc xử lý cần thực hiện trước khi tính lương ............................. 28 1.3.2 Lập luận chung về tính lương và các khoản phải trả theo lương ........................................ 29 1.3.3 Lập luận chung về tính thuế TNCN ..................................................................................... 37 1.3.4 Xóa lương ............................................................................................................................ 38

1.4 Báo cáo .................................................................................................................................. 39 1.4.1 Bảng chi tiết thanh toán lương cho nhân viên ..................................................................... 39 1.4.2 Bảng chi tiết thanh toán lương cho nhân viên theo bộ phận ............................................... 40

2 Thuế thu nhập cá nhân ............................................................................................................... 41

2.1 Danh mục ............................................................................................................................... 41 2.1.1 Danh mục loại thu nhập tính thuế........................................................................................ 41

2.1.2 Danh mục chỉ tiêu thu nhập/giảm trừ .................................................................................. 42 2.1.3 Danh mục biểu thuế lũy tiến từng phần ............................................................................... 43 2.1.4 Danh mục biểu thuế toàn phần ........................................................................................... 44 2.1.5 Khai báo chỉ tiêu thu nhập cho loại lương ........................................................................... 44

2.2 Cập nhật ................................................................................................................................. 46 2.2.1 Cập nhật thông tin thuế TNCN cho nhân viên ..................................................................... 46 2.2.2 Cập nhật thu nhập/giảm trừ theo biểu thuế lũy tiến ............................................................. 48 2.2.3 Cập nhật phát sinh theo biểu thuế toàn phần ...................................................................... 49 2.2.4 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân ...................................................................................... 50 2.2.5 Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ ...................................................................................... 51 2.2.6 Điều chỉnh số liệu tờ khai quyết toán thuế TNCN ................................................................ 52

2.3 Báo cáo .................................................................................................................................. 53 2.3.1 Tờ khai khấu trừ thuế TNCN từ TL,TC (02/KK-TNCN) ....................................................... 53 2.3.2 Tờ khai quyết toán thuế TNCN từ thu nhập khác (06/KK-TNCN) ....................................... 54 2.3.3 Tờ khai quyết toán thuế TNCN từ TL,TC (05/KK-TNCN) .................................................... 55 2.3.4 BK thuế TNCN từ TL,TC theo biểu thuế lũy tiến (05A/BK-TNCN) ...................................... 56 2.3.5 Bk thuế TNCN từ TL,TC theo biểu thuế toàn phần (05B/BK-TNCN) .................................. 57 2.3.6 Bảng kê thông tin người phụ thuộc (mẫu 05-3/BK-TNCN).................................................. 57 2.3.7 Bảng kê thuế TNCN từ chuyển nhượng chứng khoán (mẫu 06/BK-TNCN) ....................... 57 2.3.8 Tờ khai quyết toán thuế TNCN từ thu nhập khác (06/KK-TNCN) ....................................... 58

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Tiền lương và Thuế thu nhập cá nhân


1 Lương

1.1 Danh mục

1.1.1 Khai báo loại lương

Khai báo loại lương dùng để thiết lập các mã loại lương trong việc tính toán các các khoản thu nhập hay các khoản giảm trừ của nhân viên như lương, thưởng, phạt, phụ cấp, thuế...

Số thứ tự

Dùng để sắp xếp thứ tự các mã loại lương.

Lưu ý đối với mã loại lương có chỉ tiêu có cách tính theo công thức và muốn chỉ tiêu này tham gia tính thuế thu nhập các nhân thì số thứ tự phải nhỏ hơn của số thứ tự chỉ tiêu thuế thu nhập cá nhân.

Mã loại lương

Mã loại lương dùng để làm căn cứ tính lương, thu nhập hoặc thuế. Các loại hệ thống được khai báo trước trong chương trình và người dùng không thể sửa đổi mã.

Tên ngắn/Tên ngắn khác

Tên ngắn dùng để tạo tiêu đề cột cho các loại lương trong báo cáo "Bảng chi tiết thanh toán lương cho nhân viên theo bộ phận".

Kiểu

0 - Hệ thống: Xem thêm cách tính các mã loại lương tại: Lập luận chung về tính lương và thuế TNCN

1 - Hệ số: Dùng để gán một giá trị cố định cho loại lương. Có các cách gán sau:

- Gán một giá trị cụ thể



Ví dụ có thể gán giá trị 1.000.000 cho mã lương "Điều chỉnh trượt giá năm". Chọn Kiểu là hệ số và nhập vào ô "Công thức" số 1.000.000. Khi tính lương, chương trình sẽ tự động tạo ra phát sinh lương "Điều chỉnh trượt giá năm" bằng giá trị 1.000.000;

- Gán giá trị của một tham số tùy chọn: Có thể gán giá trị của tham số cho một mã loại lương. Trong trường hợp này, hãy tham khảo nhân viên tư vấn để biết chính xác mã hóa của tham số cần lấy giá trị.

Ví dụ:

gán giá trị của tham số "Mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế" (giả sử 9.000.000), mã hóa của tham số này là "T_GT_BT_NT". Yêu cầu gán giá trị của tham số này cho chỉ tiêu thu nhập "Giảm trừ bản thân".

-->Chọn Kiểu là hệ số và nhập vào ô "Công thức" chuỗi "@T_GT_BT_NT";

- Gán giá trị của một trường trong "Cập nhật thông tin nhân viên": Có thể gán giá trị của một trường thông tin được nhập trong "Cập nhật thông tin nhân viên" cho một mã loại lương. Trong trường hợp này, hãy tham khảo nhân viên tư vấn để biết chính xác mã hóa của trường cần lấy giá trị.

Ví dụ gán giá trị của trường "Tiền 1" (giả sử 1.000.000) cho mã lương "Phụ cấp cá nhân vùng sâu vùng xa", mã hóa của tham số này là "Tien1". Yêu cầu gán giá trị của tham số này cho chỉ tiêu thu nhập "Phụ cấp cá nhân vùng sâu vùng xa". --> Chọn Kiểu là hệ số và nhập vào ô "Công thức" chuỗi "!Tien1".

2 - Công thức: Dùng để tính toán các mã lương trung gian trong trường hợp mã lương có kiểu 0 và 1 không tính ra trực tiếp được.

9 - Khác: Loại này hiện tại chưa được dùng trong chương trình. (Có thể được phát triển thêm trong các trường hợp có chỉnh sửa)

Công thức

Dùng để nhập giá trị cụ thể hoặc tham số (với loại 1) hoặc công thức tính toán (với loại 2) các mã lương do người sử dụng tạo ra.

Có thể cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng,.. các mã số đã được khai báo.

Chú ý khi khai báo công thức cho loại 2:

- Các mã lương phải được thể hiện trong dấu ngoặc vuông [];

- Trong trường hợp có biểu thức chia, phải theo cú pháp "CASE WHEN [điều kiện = 0] THEN 0 ELSE [biểu thức chia] END" để loại trừ trường hợp mẫu số bằng 0.

Ví dụ:

Có thể nhập vào các trường hợp sau:

- Lấy số chẵn biểu thức tính toán:

ROUND([L21]*[Z05], 0);

- Khai báo biểu thức chia:

CASE WHEN [Z10] = 0 THEN 0 ELSE [L21]/[Z10] END;

- Khai báo biểu thức tính tổng:

SUM([Z10] - [U00]).



1.1.2 Khai báo kỳ tính lương

Từ ngày/ Đến ngày

Kỳ tính lương được khai báo từ ngày đến ngày. Chương trình sẽ xét tất cả các vấn đề có ngày hiệu lực liên quan để phục vụ cho việc tính lương, các khoản phải trả theo lương và thuế TNCN.

Xem thêm Tính lương, các khoản phải trả theo lương và thuế TNCN.

Số ngày quy định

Số ngày công quy định của kỳ tính lương, nếu có nhập số ngày quy định sẽ lấy số ngày quy định theo từng kỳ, nếu kỳ không nhập số ngày quy định sẽ lấy số ngày công trong khai báo tham số tùy chọn.

1.1.3 Khai báo tỷ giá tính lương

- Tỷ giá tính lương dùng để quy đổi về đồng tiền hạch toán của các khoản lương, thưởng, phạt, phụ cấp, thuế đối với nhân viên tính lương bằng ngoại tệ;

- Tỷ giá được dùng để quy đổi trong kỳ tính lương là tỷ giá có ngày hiệu lực trước hoặc bằng và gần nhất so với ngày cuối cùng của kỳ tính lương;

- Đối với thuế thu nhập cá nhân, được tính dựa vào tiền hạch toán, sau đó dựa vào tỷ giá quy đổi để tính ra tiền ngoại tệ tương ứng.



1.1.4 Cập nhật lương tối thiểu

Danh mục lương tối thiểu dùng trong tính lương cơ bản cho nhân viên (L00), lương đóng bảo hiểm (B00), khoản phụ cấp khác (P20) tính theo tỷ lệ lương cơ bản, khi không nhập lương tối thiểu vùng.

Chú ý:

Đối với nhân viên tính lương bằng ngoại tệ, nếu không nhập lương tối thiểu vùng là ngoại tệ thì cũng không lấy ở danh mục lương tối thiểu để tính toán.

1.1.5 Cập nhật lương tối thiểu theo vùng

Danh mục lương tối thiểu vùng dùng trong tính lương cơ bản cho nhân viên (L00), lương đóng bảo hiểm (B00), khoản phụ cấp khác (P20) tính theo tỷ lệ lương cơ bản.

1.1.6 Khai báo chi tiết loại lương theo công

Bộ phận

Cập nhật từ danh mục bộ phận.

Mã công

Cập nhật từ danh mục ký hiệu chấm công với các mã công có trường “Loại lương” là “9 – Khác”.



Loại lương

Chọn loại lương cho mã công, với các loại lương thời gian, sản phẩm, khoán.

Ví dụ:

Danh mục ký hiệu chấm công có mã ký hiệu châm công DH là công đi học với Loại lương 9 - Khác;

Bộ phận BP1 tính lương theo thời gian nên khai báo cho công DH có loại lương 1 – Thời gian;

Bộ phận BP2 tính lương theo sản phẩm nên khai báo cho công DH có loại lương 2 – Sản phẩm;

Khi tính lương các nhân viên bộ phận BP1 trong kỳ có mã công DH sẽ được tính theo lương thời gian, còn các nhân viên bộ phận BP2 trong kỳ có mã công DH sẽ được tính theo lương sản phẩm.

1.1.7 Cập nhật đơn giá giờ công

Đơn giá giờ công được dùng khi tính lương theo giờ công, chỉ tiêu L31 trong khai báo loại lương.

Bộ phận


Mã công

Cập nhật từ danh mục công.

Ngày hiệu lực

Ngày hiệu lực của đơn giá giờ công.

Đơn giá

Đơn giá của 1 giờ công theo ngày hiệu lực.

Ví dụ:

Lương theo giờ công được tính như sau:



1.1.8 Danh mục loại phụ cấp

Loại phụ cấp dùng để phân loại các phụ cấp, được sử dụng trong danh mục phụ cấp.

1.1.9 Danh mục phụ cấp

Danh mục phụ cấp dùng để khai báo thông tin về từng phụ cấp, như tỷ lệ phụ cấp hay số tiền phụ cấp là bao nhiêu.

Mã phụ cấp

Được thiết lập theo từng phụ cấp, mã này dùng để khai báo phụ cấp cho nhân viên.

Tên ngắn



Tên ngắn dùng để lên các báo cáo về phụ cấp ("Bảng chi tiết phụ cấp cho nhân viên theo bộ phận").

Tỷ lệ lcb (%)

Được dùng cho các phụ cấp tính theo tỷ lệ của lương cơ bản, tiền phụ cấp tính được theo công thức tỷ lệ phụ cấp * lương cơ bản.

Tiền phụ cấp

Nhập vào số tiền phụ cấp đối với các mã phụ cấp theo một số tiền nhất định.

Stt sắp xếp

Được dùng để sắp xếp thứ tự lên báo cáo phụ cấp.

1.1.10 Danh mục lý do thưởng, phạt

Khai báo cần thiết để nhập "Thông tin thưởng phạt" và lập báo cáo thưởng phạt (Bảng chi tiết thưởng, phạt cho nhân viên theo bộ phận).

Mã lý do

khai báo các mã lý do thưởng, phạt.

Tên ngắn

Để gán tiêu đề cột cho báo cáo thưởng phạt (Bảng chi tiết thưởng, phạt cho nhân viên theo bộ phận).

Loại

Để xác định loại thưởng hay phạt.



1.1.11 Danh mục thu nhập, giảm trừ khác

Dùng để khai báo các loại thu nhập hay giảm trừ khác. Chọn loại Thu nhập hoặc Giảm trừ để chương trình tính toán vào thu nhập hay giảm trừ.

1.1.12 Danh mục loại khen thưởng

Được dùng trong trường hợp công ty có khen thưởng dựa vào xếp loại của nhân viên.

Tiền khen thưởng sẽ được tính dựa vào hệ số khen thưởng nhân với lương nhân viên đó trong kỳ tính lương (không tính phần lương tăng ca).

Xem thêm "L71 - Tiền khen thưởng theo hệ số" trong "Tính lương, các khoản phải trả theo lương và thuế TNCN"

1.1.13 Danh mục sản phẩm



Dùng để khai báo các mã sản phẩm đối với trường hợp tính lương theo sản phẩm, mã sản phẩm được dùng trong cập nhật số lượng sản phẩm cá nhân và cập nhật số lượng sản phẩm theo bộ phận.

1.1.14 Cập nhật đơn giá sản phẩm

Đơn giá sản phẩm được sử dụng trong trường hợp có tính lương theo sản phẩm.

Mã sản phẩm

Đươc lấy từ danh mục sản phẩm.

Ngày hiệu lực

Ngày bắt đầu hiệu lực của đơn giá sản phẩm.

Đơn giá

Đơn giá của sản phẩm theo ngày hiệu lực.

1.1.15 Cập nhật hệ số theo bộ phận

Hệ số theo bộ phận được dùng để phân bổ lương sản phẩm bộ phận cho từng nhân viên. Lương sản phẩm cho từng nhân viên = Lương sản phẩm bộ phận * hệ số giờ công của nhân viên / Tổng hệ số giờ công của các nhân viên thuộc bộ phận đang tính.

Trong đó: Hệ số giờ công của nhân viên: = Số giờ công thuộc bộ phận đang tính x Hệ số công x Hệ số bộ phận.

Mã bộ phận


Mã nhân viên

Cập nhật từ thông tin nhân viên.

Hệ số

Hệ số lương sản phẩm của nhân viên theo bộ phận.



Ngày hiệu lực

Ngày bắt đầu hiệu lực của hệ số nhân viên theo bộ phận.

1.1.15.1 Thao tác



Quy trình thực hiện như sau:- Vào "Cập nhật hệ số theo bộ phận";




Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu

- Mã nhân viên, Bộ phận: Kiểm tra tồn tại trong danh mục nhân viên và danh mục Bộ phận. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Chỉ nhập Bộ phận, Mã nhân viên theo đơn vị được phân quyền;

- Hệ số: nhập kiểu số, tối da 11 số và 3 số lẻ;

- Ngày hiệu lực: kiểu ngày tháng.




- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép: lỗi không xác định.

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật hệ số theo bộ phận", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong danh mục từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật hệ số theo bộ phận", không thể sửa dữ liệu đã có trong danh mục từ bảng tính.



1.1.16 Bảng chi tiết thanh toán lương cho nhân viên

Số thứ tự

Thứ tự sắp xếp của các chỉ tiêu trong khai báo mẫu và khi lên báo cáo.

Mã số

Mã số của chỉ tiêu, để tính toán số liệu.

Chỉ tiêu

Tên của chỉ tiêu sẽ được thể hiện trên báo cáo.

Chỉ tiêu khác

Tên bằng tiếng anh của chỉ tiêu.

Kiểu chữ

- Nếu chọn 1 - In đậm, chương trình cho thể hiện tên chỉ tiêu là chữ in đậm;

- Nếu chọn 0 - Không đậm, chương trình cho thể hiện tên chỉ tiêu là chữ không đậm.

In

- Nếu chọn 1 - Có in, chương trình cho thể hiện chỉ tiêu này khi xem báo cáo;



- Nếu chọn 0 - Không in, chương trình cho ẩn chỉ tiêu này khi xem báo cáo.

Cách tính

- Tính theo phát sinh: Chỉ tiêu có cách tính theo số phát sinh sẽ được lấy theo phát sinh của các loại lương trong bảng tổng hợp lương hoặc bảng chi tiết lương theo sản phẩm hoặc bảng chi tiết phụ cấp;

- Tính theo mã số: Chương trình sẽ cho khai báo vào trường công thức, dựa vào công thức để tính số liệu của chỉ tiêu.

Nguồn

Các chỉ tiêu tính theo phát sinh sẽ được lựa chọn từ những nguồn sau:

- Bảng tổng hợp lương;

- Bảng chi tiết lương theo sản phẩm;

- Bảng chi tiết phụ cấp.

Loại dữ liệu

Có 2 tùy chọn: 1 – Tiền, 2 – Số lượng sản phẩm. Chỉ khi chọn nguồn từ "Bảng chi tiết lương theo sản phẩm" mới sử dụng loại dữ liệu 2 – Số lượng sản phẩm.

Danh sách bộ phận

Lấy từ danh mục bộ phận, là bộ phận tính lương của nhân viên.

Danh sách loại lương

Lấy từ khai báo loại lương, chọn danh sách các loại lương tương ứng.

Danh sách sản phẩm

Khi sử dụng nguồn lấy từ "Bảng chi tiết lương theo sản phẩm" mới được chọn danh sách này, sản phẩm lấy từ danh mục sản phẩm.

Danh sách phụ cấp

Khi sử dụng nguồn lấy từ "Bảng chi tiết phụ cấp" mới được chọn danh sách phụ cấp, danh sách phụ cấp lấy từ danh mục phụ cấp, dùng cho trường hợp danh sách loại lương là P20 - Phụ cấp khác.

Công thức

Khai báo công thức tính của chỉ tiêu đối với trường hợp chỉ tiêu có cách tính theo mã số.



1.1.17 Bảng chi tiết thanh toán lương theo bộ phận

Số thứ tự sắp xếp

Thứ tự sắp xếp của các chỉ tiêu trong khai báo mẫu và khi lên báo cáo.

Mã chỉ tiêu

Mã số của chỉ tiêu, để tính toán số liệu.

Chỉ tiêu

Tên của chỉ tiêu, tên này không dùng để lên tên báo cáo.

Chỉ tiêu khác

Tên bằng tiếng anh của chỉ tiêu.

Tên ngắn

Tên của chỉ tiêu khi xem báo cáo.

Tên ngắn khác

Tên bằng tiếng anh của chỉ tiêu khi xem báo cáo.

Danh sách loại lương

Lấy từ khai báo loại lương, chọn danh sách các loại lương tương ứng.

1.1.18 Khai báo tham số mẫu báo cáo

Chức năng này dùng để khai báo danh sách các loại lương cho các báo cáo sau:



- Bảng thanh toán lương theo bộ phận nhiều kỳ;

- Danh sách thanh toán lương bằng chuyển khoản;

- Danh sách thanh toán lương bằng tiền mặt.



1.2 Cập nhật

1.2.1 Thông tin lương nhân viên

1.2.1.1 Thông tin chính

Ngân hàng, Tk ngân hàng

Khai báo dùng để lập báo cáo "Danh sách thanh toán lương bằng chuyển khoản".

Loại tiền

Đối với nhân viên tính lương theo ngoại tệ thì phải khai báo tại trường này. Khi tính lương phải qui đổi về đồng tiền hạch toán theo tỷ giá khai báo trong “Danh mục tỷ giá tính lương” (có xét ngày hiệu lực) cho tất cả các chỉ tiêu (trừ các chỉ tiêu liên quan đến thuế TNCN, các chỉ tiêu nhập ở phần “Cập nhập phát sinh thu nhập/giảm trừ theo biểu lũy tiến”).

Lưu ý:

- Các khoản bảo hiểm, KPCĐ thì qui đổi theo tỷ giá trong “Danh mục tỷ giá tính bảo hiểm”;

- Cũng liên quan tỷ giá tính lương, khi khai báo chỉ tiêu thu nhập cho loại lương, nếu khai báo là "1-Thu nhập" sẽ tính theo tỷ giá tính lương, nếu là "2-Khác" sẽ tính theo tỷ giá bảo hiểm.

Loại lương

- Loại 1 - Thời gian: Dùng để tính các loại lương theo thời gian (Tính theo ngày làm việc hoặc không);



- Loại 2 - Sản phẩm: Dùng để tính các loại lương theo sản phẩm (theo bộ phận hoặc cá nhân);

- Loại 3 - Khoán: Dùng để tính các loại lương khoán (Tính theo ngày làm việc hoặc không);

- Loại 9 - Khác: Trong trường hợp một loại công có nhiều cách tính phụ thuộc vào bộ phận cụ thể, cần khai báo loại 9 và khai báo theo bộ phận tại chức năng "Khai báo chi tiết loại lương theo công";

Lưu ý:

- Với các loại lương có theo ngày làm việc, cần khai báo loại công và chấm công cho đúng tương ứng, nếu không, kết quả tính sẽ sai.

Xem thêm tại: Lập luận chung về tính lương và thuế TNCN

Kiểu tính

1 - Tính theo ngày làm việc: Tính lương phụ thuộc số liệu chấm công;

0 - Không: Tính lương không phụ thuộc số liệu chấm công

Hệ số lương

Dùng để tính các loại lương:

- Lương cơ bản;

- Lương theo thời gian (Trường hợp không có thông tin trong ngăn “Chi tiết” thì lấy thông tin ở ngăn “Thông tin chính”);

- Lương bảo hiểm (Trường hợp không có thông tin trong ngăn “Bảo hiểm” thì lấy thông tin ở ngăn “Thông tin chính”)

Tiền khoán

Tiền lương khoán dùng để tính các loại lương khoán.

Phụ cấp

Dùng để tính các phụ cấp chung, không chi tiết theo mã phụ cấp hoặc không có hiệu lực theo ngày.

Trợ cấp

Dùng để tính các trợ cấp chung, không có hiệu lực theo ngày.

1.2.1.2 Chi tiết

Hệ số lương/ Tiền khoán

Công dụng như phần thông tin chính, nhưng nếu có nhập chi tiết sẽ căn cứ vào chi tiết.

Ngày hiệu lực

Nếu tồn tại nhiều mức hệ số lương và tiền khoán, với lương cơ bản chỉ áp dụng hệ số có ngày hiệu lực <= và gần nhất với ngày cuối của kỳ tính lương, với các chỉ tiêu lương khác sẽ áp dụng tính phân đoạn.

1.2.1.3 Bảo hiểm



Hệ số lương/Tiền bảo hiểm

Dùng để tính lương đóng bảo hiểm (mã số B00).

Tiền chênh lệch

Dùng để tính chênh lệch đóng bảo hiểm và kinh phí công đoàn (mã số C09, gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).

Lưu ý:

- Tính cho BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.

- Tính theo tỷ lệ cá nhân đóng và cả tỷ lệ công ty đóng;

Ngày hiệu lực

Nếu tồn tại nhiều mức hệ số lương và tiền bảo hiểm, chỉ lấy hệ số có ngày hiệu lực <= và gần nhất với ngày cuối của kỳ tính lương.

1.2.1.4 Các thao tác

Tải tệp mẫu


- Mã nhân viên: Chỉ nhập các mã nhân viên thuộc đơn vị và bộ phận được phân quyền;

- Tk ngân hàng: Định dạng chuỗi, tối đa 24 ký tự;

- Ngân hàng: Định dạng chuỗi, tối đa 64 ký tự;

- Loại lương: Chấp nhận 1 trong 4 ký số 1, 2, 3 hoặc 9. (1 - Thời gian, 2 - Sản phẩm, Loại 3 - Khoán, 9 - Khác);

- Kiểu tính: Chấp nhận 1 trong 2 ký số 1 hoặc 2; (1 - Tính theo ngày làm việc, 2 - Không theo ngày làm việc)

- Hệ số lương, Hệ số lương bảo hiểm, Hệ số 1, 2, 3: dạng số, phần nguyên nhỏ hơn 1000, tối đa 2 số lẻ;

- Tiền khoán, Tiền bảo hiểm, Tiền chênh lệch, Phụ cấp, Trợ cấp, Tiền 1, 2, 3: dạng số, phần nguyên nhỏ hơn 10.000 tỷ, tối đa 2 số lẻ;

- Loại tiền: Mã đồng tiền thuộc danh mục tiền tệ;

- Ngày hiệu lực: Định dạng ngày tháng.





Chú ý

- Ngày hiệu lực thuộc ngăn "Bảo hiểm", nếu có giá trị khác trong dữ liệu hiện hữu, sẽ tự động thêm 1 dòng gồm các thông tin: Hệ số lương bảo hiểm, Tiền bảo hiểm, Tiền chênh lệch, Ngày hiệu lực;





1.2.2 Cập nhật thông tin phụ cấp

Thông tin phụ cấp dùng để tính toán dữ liệu lên chỉ tiêu P20 ("Phụ cấp khác") trong khai báo loại lương. Xem thêm "P20 -Phụ cấp khác" trong "Tính lương, các khoản phải trả theo lương và thuế TNCN"

Mã phụ cấp

Được lấy từ danh mục phụ cấp, nhân viên được hưởng phụ cấp nào sẽ khai báo theo mã phụ cấp đó.

Hiệu lực từ ngày

Luôn bắt buộc nhập, để biết nhân viên đó được hưởng phụ cấp bắt đầu từ ngày nào.

Đến ngày

Là ngày kết thúc hiệu lực khoản phụ cấp dành cho nhân viên, ngày hiệu lực đến không bắt buộc nhập.




- Vào "Cập nhật thông tin phụ cấp";





- Mã phụ cấp, Mã nhân viên: Kiểm tra tồn tại trong danh mục phụ cấp và danh mục nhân viên. Mã nhân viên phải thuộc bộ phận thuộc đơn vị được phân quyền. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Hiệu lực từ ngày, Đến ngày: định dạng kiểu ngày tháng;

- Họ và tên: nhập tự do, hoặc không cần nhập.







Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật thông tin phụ cấp", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong danh mục từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật thông tin phụ cấp", không thể sửa dữ liệu đã có trong danh mục từ bảng tính.

1.2.3 Cập nhật số lượng sản phẩm cá nhân

Cập nhật số lượng sản phẩm cá nhân được dùng để tính lương sản phẩm cho cá nhân.

Ngày lập

Ngày lập chứng từ sản phẩm cho cá nhân, chương trình sẽ dựa vào ngày lập chứng từ, mã sản phẩm và bộ phận ở chi tiết để lấy ra đơn giá sản phẩm tương ứng với ngày hiệu lực của đơn giá.

Ví dụ:

Lương sản phẩm cho cá nhân được tính như sau:



Mã nhân viên

Mã nhân viên cần nhập sản phẩm cá nhân, được lấy từ cập nhật thông tin nhân viên.

Mã sản phẩm

Cập nhật từ danh mục sản phẩm.

Số lượng

Số lượng sản phẩm mà nhân viên đó làm được ở từng bộ phận.

Bộ phận


1.2.3.1 Một số thao tác khi cập nhật chứng từ

Lấy dữ liệu từ tệp bảng tính



- Vào "Cập nhật số lượng sản phẩm cá nhân";





- Mã nhân viên, Mã bộ phận, Mã sản phẩm: Nhập các mã tồn tại trong danh mục tương ứng, độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục;

- Mã nhân viên, Mã bộ phận: Mã nhân viên và Mã bộ phận thuộc đvcs được phân quyền;

- Số lượng: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 9 số và 3 số lẻ (theo chuẩn chương trình);

- Ghi chú: Nhập tự do.

Chú ý: Chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:




- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép (độ dài tối đa có thể nhập liệu thủ công).

Ghi chú khác

- Chương trình chỉ hỗ trợ chuyển dữ liệu chi tiết của từng phiếu, dùng trong trường hợp thường xuyên nhập những phiếu định kỳ tương tự nhau;


- Nếu không có quyền "Sửa", không thể sửa dữ liệu đã có;

- Các trường tên trong chứng từ, người dùng không cần nhập, chương trình sẽ tự cập nhật lại.

1.2.4 Cập nhật số lượng sản phẩm theo bộ phận

Cập nhật số lượng sản phẩm bộ phận dùng để tính lương sản phẩm cho bộ phận.

Ngày lập

Ngày lập chứng từ sản phẩm bộ phận, dựa vào ngày lập chứng từ, mã sản phẩm và bộ phận ở chi tiết để lấy ra đơn giá sản phẩm tương ứng với ngày hiệu lực của đơn giá.

Mã bộ phận


Mã sản phẩm

Cập nhật từ danh mục sản phẩm.

Số lượng



Số lượng sản phẩm của bộ phận.

Ví dụ:

Lương theo sản phẩm bộ phận được tính như sau:





- Vào "Cập nhật số lượng sản phẩm theo bộ phận";





- Mã bộ phận, Mã sản phẩm: Nhập các mã tồn tại trong danh mục tương ứng, độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục;

- Mã bộ phận: Mã bộ phận thuộc đvcs được phân quyền;

- Số lượng: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 9 số và 3 số lẻ (theo chuẩn chương trình);





Ghi chú khác







1.2.5 Cập nhật thông tin thưởng, phạt

Thông tin thưởng phạt dùng để tính toán dữ liệu lên chỉ tiêu P30 đối với thưởng và P40 đối với phạt trong khai báo loại lương.

Mã nhân viên

Chọn mã nhân viên cần cập nhật thưởng phạt, mã nhân viên được lấy từ cập nhật thông tin nhân viên.

Ngày

Nhập vào ngày thưởng, phạt của nhân viên, ngày thưởng phạt thuộc kỳ tính lương nào thì khoản thưởng phạt sẽ được tính vào kỳ đó.

Loại

Được lấy lên từ danh mục lý do thưởng phạt.

Tiền

Số tiền được thưởng phạt.

1.2.6 Cập nhật thông tin thu nhập, giảm trừ

Thông tin thu nhập, giảm trừ khác dùng để tính toán dữ liệu lên chỉ tiêu P50 đối với thu nhập khác và P60 đối với giảm trừ khác trong khai báo loại lương.

Mã nhân viên



Chọn mã nhân viên cần cập nhật thu nhập giảm trừ, mã nhân viên được lấy từ cập nhật thông tin nhân viên.

Ngày

Nhập vào ngày cập nhật thu nhập, giảm trừ của nhân viên; ngày thu nhập, giảm trừ thuộc kỳ tính lương nào thì khoản thu nhập, giảm trừ sẽ được tính vào kỳ đó.

Loại

Được lấy lên từ danh mục thu nhập, giảm trừ khác.

Tiền

Nhập số tiền thu nhập hay giảm trừ.

1.2.7 Cập nhật đánh giá khen thưởng

Cập nhật đánh giá khen thưởng được cập nhật theo từng kỳ cho mỗi nhân viên theo xếp loại khen thưởng. Loại khen thưởng được lấy từ danh mục loại khen thưởng, từ đó dựa vào hệ số xếp loại để tính được tiền khen thưởng cho nhân viên trong kỳ. Đánh giá khen thưởng dùng để tính toán dữ liệu lên chỉ tiêu L71 trong khai báo loại lương.




- Vào "Cập nhật đánh giá khen thưởng";





- Mã nhân viên, Loại khen thưởng: Kiểm tra tồn tại trong danh mục nhân viên và danh mục loại khen thưởng. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Họ và tên, Tên khen thưởng: không cần nhập.







Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật đánh giá khen thưởng", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong danh mục từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật đánh giá khen thưởng", không thể sửa dữ liệu đã có trong danh mục từ bảng tính.

1.2.8 Cập nhật tạm ứng

Ngày lập (Thông tin chung)

Ngày lập chứng từ tạm ứng, ngày tạm ứng thuộc kỳ tính lương nào thì khoản tạm ứng sẽ tính trừ vào lương của kỳ đó.

Mã nhân viên (Chi tiết)

Chọn mã nhân viên cần cập tạm ứng, mã nhân viên được lấy từ cập nhật thông tin nhân viên

Số tiền (Chi tiết)

Cập nhật số tiền tạm ứng của nhân viên, số tiền dùng để tính toán lên số liệu chỉ tiêu U00 trong khai báo loại lương.







- Vào "Cập nhật số lượng sản phẩm cá nhân";





- Mã nhân viên: Nhập các mã tồn tại trong danh mục nhân viên, độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục;

- Mã nhân viên thuộc bộ phận thuộc đvcs được phân quyền; - Tiền: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 14 số và 2 số lẻ (theo chuẩn chương trình);





Ghi chú khác





1.3 Tính lương, các khoản phải trả theo lương và thuế TNCN

1.3.1 Các khai báo, nhập liệu hoặc xử lý cần thực hiện trước khi tính lương

Để kết quả tính lương, các khoản phải trả theo lương và thuế TNCN được chính xác và dễ kiểm soát, người sử dụng cần kiểm tra thực hiện các khai báo, nhập liệu hoặc xử lý cần thực hiện trước khi tính lương. Các bước cần kiểm soát có thể là:

- Xây dựng danh mục công: Liên quan giữa phân hệ chấm công và tiền lương là công. Khi xây dựng mã công phải chiếu theo nguyên tắc:



- Hệ số công có khác nhau không? Các quyền lợi khác có khác nhau không? Nếu câu trả lời là có thì buộc phải có các mã công tương ứng;

- Tính công (nếu có các loại lương phụ thuộc số liệu chấm công);

- Các loại lương cần khai báo tương ứng trong thông tin lương của từng nhân viên;

- Các đối tượng tính thuế TNCN cần khai báo tương ứng trong thông tin thuế TNCN của từng nhân viên;

- ...

1.3.2 Lập luận chung về tính lương và các khoản phải trả theo lương

Kỳ tính lương

Kỳ tính lương được khai báo từ ngày đến ngày, không phụ thuộc năm tài chính hay tháng dương lịch. Chương trình sẽ xét tất cả các vấn đề có ngày hiệu lực liên quan.

Số ngày công một tháng theo quy định có thể khai báo trong kỳ tính lương hoặc sử dụng trong tham số tùy chọn (nếu không khai báo giá trị trong kỳ tính lương).

Tính lương theo ngoại tệ

Đối với nhân viên tính lương theo ngoại tệ thì khi tính lương sẽ qui đổi về đồng tiền hạch toán theo tỷ giá khai báo trong “Danh mục tỷ giá tính lương” (có xét ngày hiệu lực) cho tất cả các chỉ tiêu.

Lưu ý:

- Các chỉ tiêu liên quan đến thuế TNCN, các chỉ tiêu nhập ở phần “Cập nhập phát sinh thu nhập/giảm trừ theo biểu lũy tiến”) do đã nhập cả ngoại tệ và tiền hạch toán nên sẽ không chịu ảnh hưởng của quy luật này;

- Khi tính lương, các khoản bảo hiểm, KPCĐ thì qui đổi theo tỷ giá trong “Danh mục tỷ giá tính bảo hiểm”. Để đồng nhất giữa bảng lương và báo cáo thuế TNCN, các khoản bảo hiểm, KPCĐ - khi khai báo trong "Khai báo thu nhập cho loại lương" - phải được khai báo Loại 2 (tỷ giá tính bảo hiểm)

Vấn đề xét hiệu lực các thông tin

Một số thông tin liên quan ngày hiệu lực, chương trình sẽ áp dụng theo ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất với ngày cuối của kỳ tính lương. Ví dụ: Lương tối thiểu, Hệ số lương, Lương bảo hiểm, Tỷ lệ đóng BHXH (BHYT, KPCĐ), tiền đóng BHXH (BHYT, KPCĐ) chênh lệch

Quyền, bảo mật và các giới hạn xử lý

- Chỉ được tính lương cho các nhân viên thuộc bộ phận được quyền. Đề nghị xem thêm Lập luận về phân quyền sử dụng trong phân hệ nhân sự

- Kiểm tra ngày khóa sổ khi tính lương (ngày khóa sổ thuộc HRM): nếu "Ngày bắt đầu" của kỳ tính lương (được khai báo ở chức năng “Khai báo kỳ tính lương”) nhỏ hơn hoặc bằng (<=) “Ngày khóa sổ” thì không tính và cảnh báo “Đã khóa số liệu, kiểm tra lại ngày khóa sổ”;

- Đối với nhân viên nghỉ việc: chỉ tính lương cho những nhân viên có “Ngày nghỉ việc” sau “Ngày từ” của kỳ tính lương;

Các loại lương



Khai báo trong "Cập nhật thông tin lương nhân viên". Bao gồm:

- Loại 1 - Thời gian: Dùng để tính các loại lương theo thời gian (Tính theo ngày làm việc hoặc không);

- Loại 2 - Sản phẩm: Dùng để tính các loại lương theo sản phẩm (theo bộ phận hoặc cá nhân);

- Loại 3 - Khoán: Dùng để tính các loại lương khoán (Tính theo ngày làm việc hoặc không);

- Loại 9 - Khác: Trong trường hợp một loại công có nhiều cách tính phụ thuộc vào bộ phận cụ thể, để chương trình xác định đúng loại lương cần tính cho bộ phận, cần khai báo loại 9 và khai báo theo bộ phận tại chức năng "Khai báo chi tiết loại lương theo công";

Lưu ý:

- Với các loại lương có theo ngày làm việc, cần khai báo loại công và chấm công cho đúng tương ứng, nếu không, kết quả tính sẽ sai;

- Lập luận của lương "Loại 9 - Khác", áp dụng trong tính toán nhiều loại lương có liên quan đến công làm việc, người sử dụng cần ghi nhớ để áp dụng linh hoạt.

1.3.2.1 Cách tính các mã loại lương kiểu hệ thống (kiểu = 0 - hệ thống)

Các loại lương hệ thống là các loại lương có tính chất tổng quát, sử dụng phổ biến trong thực tế. Các mã lương này được khai báo sẵn trong "Khai báo loại lương", người dùng không thể chỉnh sửa cách tính toán. Các mã lương hệ thống bao gồm:

L00 - Lương cơ bản

Công thức:

Lương cơ bản = Lương tối thiểu * Hệ số lương

- Ưu tiên lấy theo lương tối thiểu vùng, nếu không khai báo thì lấy theo lương tối thiểu chung. Chỉ lấy lương tối thiểu có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất so với ngày cuối của kỳ tính lương;

- Hệ số lương kinh doanh: được nhập tại chức năng “Cập nhật thông lương nhân viên/Chi tiết”, chỉ lấy hệ số có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất so với ngày cuối của kỳ tính lương. Trường hợp không khai báo thông tin trong “Chi tiết” thì áp dụng ở ngăn “Thông tin chính”. Trường hợp trong kỳ tính lương có nhiều hệ số lương khác nhau thì áp dụng theo hệ số lương sau cùng.

L01 - Lương theo thời gian

Công thức tính lương theo thời gian có phụ thuộc theo ngày làm việc:

(Lương tối thiểu * Hệ số lương kinh doanh * Số ngày công * Hệ số công) /

(Tổng số ngày công một tháng theo quy định)

- Ưu tiên lấy theo lương tối thiểu vùng, nếu không khai báo có thì lấy theo lương tối thiểu chung. Chỉ lấy lương tối thiểu có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất so với ngày cuối của kỳ tính lương. - Hệ số lương kinh doanh: được nhập tại chức năng “Cập nhật thông lương nhân viên/Chi tiết”, chỉ lấy các hệ số có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) so với ngày cuối của kỳ tính lương. Trường hợp không có thông tin trong ngăn “Chi tiết” thì áp dụng ở “Thông tin chính”;

- Số ngày công: Theo kết quả chấm công của nhân viên. Chỉ tính cho những mã công có “Loại công” = 1 – “Trong giờ qui định” và có “Loại



lương” = 1 – “Theo thời gian”. Nếu loại lương theo công của từng bộ phận thì áp dụng loại lương trong “Khai báo loại lương cho công” (nếu “Loại lương” = 9 – Khác);

- Hệ số công: khai báo trong “Danh mục ký hiệu chấm công”;

- Tổng số ngày công một tháng theo quy định: được nhập tại chức năng “Khai báo kỳ tính lương” (nếu có khai báo), nếu không khai báo (để trống nhưng có nhập kỳ tính lương) thì lấy theo tham số tùy chọn “Tổng số ngày công một kỳ”;

- Trường hợp trong kỳ tính lương có nhiều hệ số lương khác nhau, chương trình sẽ tính toán chi tiết cho từng mức khác nhau.

Công thức tính lương theo thời gian không phụ thuộc theo ngày làm việc:

(Lương tối thiểu * Hệ số lương kinh doanh)

- Ưu tiên lấy theo lương tối thiểu vùng, nếu không khai báo thì lấy theo lương tối thiểu chung. Chỉ áp dụng lương tối thiểu có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất so với ngày cuối của kỳ tính lương;

- Hệ số lương kinh doanh: được nhập tại chức năng “Cập nhật thông lương nhân viên/Chi tiết”, chỉ lấy hệ số có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất so với ngày cuối của kỳ tính lương. Trường hợp không khai báo thông tin trong “Chi tiết” thì áp dụng ở ngăn “Thông tin chính”. Trường trong 1 kỳ tính lương có nhiều hệ số lương kinh doanh khác nhau, chương trình sẽ tính toán chi tiết cho từng mức khác nhau đó. Khi đó, công thức tính phải chia tổng số ngày trong kỳ tính lương (bao gồm cả ngày nghỉ) và nhân lại cho số ngày ứng với mỗi mức khác nhau đó.

L11 - Lương sản phẩm cá nhân

Công thức:

Đơn giá sản phẩm * Số lượng sản phẩm cá nhân

- Đơn giá sản phẩm: được nhập tại chức năng “Cập nhật đơn giá sản phẩm”, có xét ngày hiệu lực của đơn giá, 1 kỳ có thể có nhiều đơn giá khác nhau;

- Số lượng sản phẩm cá nhân: được nhập tại chức năng “Cập nhật số lượng sản phẩm cá nhân”, có thể làm tại bộ phận khác. Với số lượng sản phẩm của nhân viên tại bộ phận khác, phải có số liệu chấm công tại bộ phận với bộ phận tương ứng;

- Các mã công phải có “Loại lương” là 2 – “Theo sản phẩm”.

L12 - Lương sản phẩm theo bộ phận

Công thức:

Đơn giá sản phẩm * Số lượng sản phẩm bộ phận * [(Số giờ công thuộc bộ

phận i * Hệ số công * Hệ số bộ phận)]/ [Tổng hệ số giờ công của các nhân

viên thuộc bộ phận đang tính]

- Đơn giá sản phẩm: được nhập tại chức năng “Cập nhật đơn giá tiền lương”, có xét ngày hiệu lực của đơn giá, 1 kỳ có thể có nhiều đơn giá khác nhau;

- Số lượng sản phẩm bộ phận: được nhập tại chức năng “Cập nhật số lượng sản phẩm bộ phận”;



- Trong công thức trên, biểu thức "(Số giờ công thuộc bộ phận i * Hệ số công * Hệ số bộ phận)" thể hiện lương sản phẩm bộ phận phân bổ cho từng nhân viên;

- Các mã công phải có “Loại lương” là 2 – “Theo sản phẩm”. ;

- Hệ số bộ phận: được nhập tại chức năng “Cập nhật hệ số theo bộ phận”, áp dụng hệ số gần nhất so với ngày kết thúc của kỳ tính lương.

L21 - Lương khoán

Công thức tính lương khoán có phụ thuộc theo ngày làm việc:

(Tiền khoán * Số ngày công * Hệ số công) / (Tổng số ngày công một

tháng theo quy định)

- Tiền khoán: được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin lương nhân viên/Chi tiết”, chỉ áp dụng tiền khoán có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) so với ngày cuối của kỳ tính lương. Trường hợp không nhập trong ngăn “Chi tiết” thì áp dụng tại ngăn “Thông tin chính”;

- Số ngày công: tham chiếu kết quả chấm công của nhân viên. Chỉ áp dụng những mã công thỏa điều kiện [có “Loại công” = 1 – “Trong giờ qui định” và có “Loại lương” = 3 – “Khoán”. Nếu loại lương theo công của từng bộ phận thì áp dụng loại lương trong “Khai báo loại lương cho công” (nếu “Loại lương” = 9 – Khác);

- Hệ số công: được khai báo trong “Danh mục ký hiệu chấm công”);

- Tổng số ngày công một tháng theo quy định: được nhập tại chức năng “Khai báo kỳ tính lương” (nếu có khai báo), nếu không khai báo (có nhập kỳ tính lương nhưng để trống giá trị số ngày công một tháng) thì lấy theo tham số tùy chọn “Tổng số ngày công một kỳ”;

- Trường hợp trong kỳ tính lương có nhiều mức lương khoán khác nhau thì chương trình tính toán chi tiết cho từng mức khác nhau.

Lương khoán không phụ thuộc theo ngày làm việc: trong trường hợp này sẽ áp dụng trực tiếp giá trị "Tiền khoán" được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin lương nhân viên/Chi tiết”. Chỉ áp dụng tiền khoán có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) so với ngày cuối của kỳ tính lương. Trường hợp không nhập trong ngăn “Chi tiết” thì áp dụng tại ngăn “Thông tin chính”

Trường trong 1 kỳ tính lương có nhiều mức lương khoán khác nhau thì yêu cầu tính toán chi tiết cho từng mức khác nhau. Khi đó, công thức tính sẽ chia tổng số ngày trong kỳ tính lương (bao gồm cả ngày nghỉ) và nhân lại cho số ngày ứng với mỗi mức tiền khoán khác nhau đó.

L31 - Lương bổ sung theo giờ

Dùng trong những trường hợp nhân viên được hưởng lương bổ sung do làm việc thuộc ca đặc biệt. Công thức:

Đơn giá giờ công * Số giờ công

- Đơn giá giờ công: được nhập tại chức năng “Cập nhật đơn giá giờ công” (chi tiết theo mã công, bộ phận), chỉ áp dụng các đơn giá có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) so với ngày phát sinh của giờ công trong kỳ tính lương;

- Số giờ công: lấy trong tệp lưu kết quả chấm công của nhân viên. Chỉ tính cho những mã công được khai báo ở chức năng “Cập nhật đơn giá giờ công” còn hiệu lực.

L51 - Lương tăng ca thời gian



(Lương tối thiểu * Hệ số lương kinh doanh * Số ngày công * Hệ số công) /

(Tổng số ngày công một tháng theo quy định)

- Công thức tính: tương tự như công thức tính “Lương thời gian” (có “Kiểu tính” = 1 – “Tính theo ngày làm việc”);

- Xét cho từng mã công thỏa điều kiện “Loại công” có “Tính chất” = 2 - “Tăng ca” và có “Loại lương” = 1 – “Thời gian”;

- Nếu loại lương theo công của từng bộ phận thì áp dụng loại lương trong “Khai báo loại lương cho công” (nếu “Loại lương” = 9 – Khác).

L52 - Lương vượt tăng ca sản phẩm

Công thức:

Lương tăng ca, thêm giờ phần vượt (lương sản phẩm cá nhân) + Lương

tăng ca, thêm giờ phần vượt (lương sản phẩm bộ phận)

Trong đó:

(L52A) Lương (sản phẩm cá nhân) tăng ca, thêm giờ phần vượt

= Lương sản phẩm cá nhân bộ phận i * Số giờ công tăng ca của mã công i

* (Hệ số công tăng ca của mã công i – 1)/ (Tổng số giờ công thường bộ

phận i + Tổng số giờ công tăng ca bộ phận i)

- Biểu thức (bộ phận i, công i): Công thức tính chi tiết theo từng mã bộ phận, mã công;

- Lương sản phẩm cá nhân bộ phận i: Kế thừa kết quả chỉ tiêu “Lương sản phẩm cá nhân” liên quan đến bộ phận i;

- Số giờ công tăng ca của mã công i: số giờ công của mã công i thỏa điều kiện “Loại công” có “Tính chất công” = 2 – “Tăng ca” và có “Loại lương” = 2 – “Sản phẩm” liên quan đến bộ phận i. Nếu loại lương theo công của từng bộ phận thì áp dụng loại lương trong “Khai báo loại lương cho công”;

- Hệ số công tăng ca của mã công i: lấy “Hệ số công” của mã công tăng ca i (khai báo trong “Danh mục ký hiệu chấm công”);

- Tổng số giờ công thường: cộng tổng số giờ công của các mã công thỏa điều kiện có “Loại lương” là 2 – “Sản phẩm”, có “Tính chất” 1 hoặc 2 (tức công làm việc) và “Loại công” với “Tính chất loại công” = 1 - “Trong giờ qui định” liên quan đến bộ phận i;

- Tổng số giờ công tăng ca: cộng tổng số giờ công của các mã công thỏa điều kiện “Loại công” có “Tính chất” = 2 - “Tăng ca” và có “Loại lương” = 2 – “Sản phẩm” liên quan đến bộ phận i;

(L52B) Lương (sản phẩm bộ phận) tăng ca, thêm giờ = Lương sản phẩm

bộ phận phân bổ cho cá nhân i * Số giờ công tăng ca của mã công i * (Hệ

số công tăng ca của mã công i – 1)/ (Tổng số giờ công thường bộ phận i

+ Tổng số giờ công tăng ca bộ phận i)

- Lương (sản phẩm bộ phận) tăng ca, thêm giờ tính tương tự như “Lương tăng ca, thêm giờ (lương sản phẩm cá nhân)”, chỉ khác là dùng chỉ tiêu “Lương sản phẩm bộ phận” (phân bổ cho cá nhân) thay cho chỉ tiêu “Lương sản phẩm cá nhân” trong công thức (L52A).

L53 - Lương tăng ca khoán

Công thức:



(Tiền khoán * Số ngày công * Hệ số công) / (Tổng số ngày công một

tháng theo quy định)

- Công thức tính: tương tự như công thức tính “Lương khoán” (có “Kiểu tính” = 1 – “Tính theo ngày làm việc”);

- Xét cho từng mã công thỏa điều kiện “Loại công” có “Tính chất” = 2 - “Tăng ca”) và có “Loại lương” = 3 – “Khoán”;

- Nếu loại lương theo công của từng bộ phận thì áp dụng loại lương trong “Khai báo loại lương cho công” (nếu “Loại lương” = 9 – Khác).

L54 - Lương vượt sản phẩm ban đêm

Công thức:

(L54A) Lương ca đêm phần vượt (lương sản phẩm cá nhân) + (L54B)

Lương ca đêm phần vượt (lương sản phẩm bộ phận)

- Phần vượt này có lập luận tương tự như mã lương L52 - Lương vượt tăng ca sản phẩm, chỉ khác là mã công i thỏa điều kiện có “Tính chất công” = 2 - “Ban đêm” thay vì "Tăng ca".

L71 - Tiền khen thưởng theo hệ số

Công thức:

(L01 + L11 + L12 + L21 - L51 - L53) * Hệ số loại khen thưởng

L01 - Lương theo thời gian (xem hướng dẫn trên)

L11 - Lương sản phẩm cá nhân (xem hướng dẫn trên)

L12 - Lương sản phẩm theo bộ phận (xem hướng dẫn trên)

L21 - Lương khoán (xem hướng dẫn trên)

L51 - Lương tăng ca thời gian (xem hướng dẫn trên)

L53 - Lương tăng ca khoán (xem hướng dẫn trên)

- Hệ số khen thưởng được cập nhật tại chức năng "Danh mục loại khen thưởng", loại khen thưởng dành cho cá nhân được cập nhật tại "Cập nhật đánh giá khen thưởng".

P00 - Tiền phụ cấp / P10 - Tiền trợ cấp

Dùng để tính các phụ cấp (trợ cấp) chung, không chi tiết theo mã phụ cấp (trợ cấp) hoặc không có hiệu lực theo ngày. Áp dụng mức phụ cấp khai báo trong “Cập nhật thông tin lương nhân viên”

Các phụ cấp khác, xem hướng dẫn mã chỉ tiêu "P20 - Phụ cấp khác".

P20 - Phụ cấp khác

Công thức:

Tỷ lệ phụ cấp * lương cơ bản (kinh doanh) + Tiền phụ cấp

- Tỷ lệ phụ cấp: áp dụng "Tỷ lệ lcb (%)" ở chức năng “Danh mục phụ cấp”;

- Tiền phụ cấp: áp dụng giá trị "Tiền phụ cấp" ở chức năng “Danh mục phụ cấp”;

- Chương trình có xét các mức hiệu lực của các mã phụ cấp

P30 - Thưởng /P40 - Phạt



- Tiền thưởng, phạt: số liệu được cập nhật tại chức năng “Cập nhật thông tin thưởng, phạt”, chỉ áp dụng các phát sinh có ngày thuộc kỳ tính lương.

P50 - Thu nhập khác / P60 - Giảm trừ khác

Tiền thu nhập, giảm trừ khác: được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin thu nhập, giảm trừ khác”, chỉ áp dụng các phát sinh có ngày thuộc kỳ tính lương

B00 - Lương đóng bảo hiểm

Công thức tính trong trường hợp có nhập thông tin trong ngăn “Bảo hiểm” (“Cập nhật thông tin lương nhân viên”)

Hệ số lương bảo hiểm * Lương tối thiểu + Lương bảo hiểm

Công thức tính trong trường hợp không nhập thông tin trong ngăn “Bảo hiểm” (“Cập nhật thông tin lương nhân viên”):

Hệ số lương kinh doanh * Lương tối thiểu

- Hệ số lương bảo hiểm: được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin lương nhân viên/Bảo hiểm”, chỉ áp dụng hệ số có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất với ngày cuối của kỳ tính lương;

- Lương bảo hiểm: được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin lương nhân viên/Bảo hiểm”, chỉ áp dụng lương bảo hiểm có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất với ngày cuối của kỳ tính lương;

- Lương tối thiểu: Ưu tiên áp dụng theo lương tối thiểu vùng, nếu không khai báo theo vùng thì áp dụng theo lương tối thiểu chung. Chỉ áp dụng lương tối thiểu có ngày hiệu lực nhỏ hơn và gần nhất với ngày cuối của kỳ tính lương.

B01 - Bảo hiểm xã hội

Công thức:

Lương cơ bản (bảo hiểm) * (Tỷ lệ % BHXH cá nhân)

Lương cơ bản được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin lương nhân viên/Bảo hiểm”, Tỷ lệ % BHXH cá nhân được nhập tại chức năng "Khai báo tỷ lệ đóng bảo hiểm, công đoàn". Khi tính có xét theo ngày hiệu lực.

B02 - Bảo hiểm y tế

Công thức:

Lương cơ bản (bảo hiểm) * (Tỷ lệ % BHYT cá nhân)

Lương cơ bản được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin lương nhân viên/Bảo hiểm”, Tỷ lệ % BHYT cá nhân được nhập tại chức năng "Khai báo tỷ lệ đóng bảo hiểm, công đoàn". Khi tính có xét theo ngày hiệu lực.

B03 - Bảo hiểm thất nghiệp

Công thức:

Lương cơ bản (bảo hiểm) * (Tỷ lệ % BHTN cá nhân)

Lương cơ bản được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin lương nhân viên/Bảo hiểm”, Tỷ lệ % BHTN cá nhân được nhập tại chức năng "Khai báo tỷ lệ đóng bảo hiểm, công đoàn". Khi tính có xét theo ngày hiệu lực.

C01 - Kinh phí công đoàn

Công thức:



Lương cơ bản (bảo hiểm) * (Tỷ lệ % KPCĐ cá nhân)

- Lương cơ bản được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin lương nhân viên/Bảo hiểm”, Tỷ lệ % KPCĐ cá nhân được nhập tại chức năng "Khai báo tỷ lệ đóng bảo hiểm, công đoàn". Khi tính có xét theo ngày hiệu lực;

- Nếu khai báo tại trường “Phí công đoàn” trong chức năng “Cập nhật thông tin bảo hiểm, công đoàn” thì áp dụng luôn giá trị này (không tính theo các công thức trên).

C09 - Chênh lệch đóng bảo hiểm và kinh phí công đoàn

Công thức:

Chênh lệch BHXH + Chênh lệch BHYT + Chênh lệch BHTN + Chênh lệch

KPCĐ

Chi tiết cách tính

Chênh lệch BHXH(BHYT/BHTN/KPCĐ) = Tiền đóng chênh lệch * (tỷ lệ

BHXH(BHYT/BHTN/KPCĐ) công ty / 100)

- Tiền đóng chênh lệch: được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin lương nhân viên/Bảo hiểm”, chỉ áp dụng tiền đóng chênh lệch có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất với ngày cuối của kỳ tính lương;

- Tỷ lệ bhxh công ty: được nhập tại chức năng “Cập nhật thông tin bảo hiểm, công đoàn” (phần công ty), chỉ áp dụng tỷ lệ có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần nhất với ngày cuối của kỳ tính lương;

D01 - Chênh lệch lương tăng ca, thêm giờ

Phần chênh lệch này dùng để làm căn cứ giảm trừ thu nhập tính thuế TNCN. Tính chi tiết cho từng mã công tăng ca (không chi tiết theo bộ phận). Mã lương này bao gồm:

Phần vượt lương tăng ca, thêm giờ (lương theo thời gian)

- Phần vượt lương tăng ca, thêm giờ (lương khoán)

- Phần vượt lương tăng ca, thêm giờ (lương sản phẩm)

Công thức chung cho lương thời gian và lương khoán:

(Kết quả lương tăng ca, thêm giờ/Hệ số công) x (Hệ số công – 1)

- Chỉ tính cho các mã công tăng ca thuộc chỉ tiêu “Lương tăng ca, thêm giờ” và có Loại lương theo thời gian (hoặc khoán);

Phần vượt lương tăng ca, thêm giờ (lương sản phẩm): kế thừa kết quả chỉ tiêu “Lương sản phẩm tăng ca, thêm giờ (phần vượt)” (Xem cách tính mã lương "L52 - Lương vượt tăng ca sản phẩm ").

D02 - Chênh lệch lương ca đêm

Phần chênh lệch này dùng để làm căn cứ giảm trừ thu nhập tính thuế TNCN. Tính chi tiết cho từng mã công ca đêm (công thường) (không chi tiết theo bộ phận).

Mã lương này bao gồm:

- Phần vượt lương ca đêm (lương theo thời gian)

- Phần vượt lương ca đêm (lương khoán)



- Phần vượt lương ca đêm (lương sản phẩm).

Công thức chung cho lương thời gian và lương khoán:

(Kết quả công ca đêm/Hệ số công) x (Hệ số công – 1)

- Chỉ tính cho các mã công ca đêm thuộc chỉ tiêu lương “Lương theo thời gian” (hoặc khoán) và có “Tính chất” = 2 – “Ban đêm”.

Phần vượt công ca đêm (lương sản phẩm): kế thừa kết quả chỉ tiêu “Lương sản phẩm ca đêm (phần vượt)”. (Xem cách tính mã lương "L54 - Lương vượt sản phẩm ban đêm")

U00 - Tạm ứng

Được nhập tại chức năng “Cập nhật tạm ứng”, chỉ áp dụng các phát sinh có ngày thuộc kỳ tính lương

1.3.2.2 Cách tính các mã loại lương kiểu hệ số (1 - Hệ số)

Khai báo thêm trong "Khai báo loại lương". Dùng khi cần thiết phải thêm một mã loại lương không có sẵn trong các loại hệ thống. Cách dùng là sẽ gán một giá trị cố định cho loại lương.

Xem thêm cách tính các mã loại lương hệ số tại: Khai báo loại lương

1.3.2.3 Cách tính các mã loại lương kiểu công thức (2 - Công thức)

Khai báo thêm trong "Khai báo loại lương". Dùng để tính toán các mã lương trung gian trong trường hợp mã lương có kiểu 0 và 1 không tính ra trực tiếp được.

Xem thêm cách khai báo các công thức cho loại lương này tại: Khai báo loại lương

1.3.3 Lập luận chung về tính thuế TNCN

1.3.3.1 Liên quan các phân hệ

Chức năng tính thuế tại phân hệ chấm công tiền lương được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có sử dụng tổ hợp phân hệ "Chấm công - Tiền lương". Trường hợp khác, sẽ sử dụng chức năng báo cáo thuế TNCN tại phân hệ kế toán tổng hợp.

1.3.3.2 Nguyên tắc ghi nhận mã chỉ tiêu tương ứng các đối tượng tính thuế

Khi tính thuế TNCN, cần xác định thu nhập tính thuế cho đối tượng nào, trong khi kết quả tính lương chỉ cho biết mã loại lương. Trong thực tế, một loại lương có thể thuộc nhiều loại thu nhập thuộc các đối tượng tính thuế khác nhau. Vì thế cần thiết phải khai báo để chương trình nhận biết được các mã thu nhập.

Để xác định cần có các thông tin sau:

- Thông tin xác định loại đối tượng tính thuế: khai báo trong "Cập nhật thông tin thuế TNCN cho nhân viên". Cần khai báo các thông tin: Đối tượng (1 - Cư trú, 2 - Không cư trú), Hợp đồng lao động: (1 - Từ 3 tháng trở lên, 0 - Nhỏ hơn 3 tháng);

- Mã thu nhập tính thuế cho từng đối tượng: đã khai báo tại "Danh mục chỉ tiêu thu nhập/giảm trừ";

- Khai báo liên kết giữa các mã lương và loại đối tượng tính thuế: khai báo "Chỉ tiêu thu nhập cho loại lương". Khi tính lương, dựa vào mã nhân viên sẽ biết được đối tượng, xét khai báo "Chỉ tiêu thu nhập cho loại lương" trong cột tương ứng sẽ biết được mã thu nhập. Như vậy có thể tính chính xác thu nhập tính thuế của đối tượng.



Cách gán một mã lương cho các đối tượng cần tính thuế: một mã lương có thể thuộc 3 đối tượng. Cần khai báo chi tiết các đối tượng cho từng mã lương, một mã lương có thể phải khai báo cả 3 đối tượng:

- Mã Chỉ tiêu lũy tiến (cư trú, lũy tiến): chỉ chọn những mã thu nhập thuộc: “Đối tượng” = 1 – Cư trú, “Hợp đồng lao động” = 1 – Trên 3 tháng. ;

- Chỉ tiêu toàn phần (cư trú, toàn phần): chỉ chọn những mã thu nhập thuộc: “Đối tượng” = 1 – Cư trú, “Hợp đồng lao động” = 2 – Dưới 3 tháng;

- Mã chỉ tiêu không cư trú: chỉ chọn những mã thu nhập thuộc: “Đối tượng” = 2 – Không cư trú.

Lưu ý:Các thu nhập tính thuế TNCN nhưng không xuất phát từ việc tính lương sẽ được cập nhật thủ công (theo nhân viên và mã thu nhập cụ thể). (các chỉ tiêu nhập ở phần “Cập nhập phát sinh thu nhập/giảm trừ theo biểu lũy tiến” và "Cập nhật phát sinh theo biểu thuế toàn phần").

Nguyên tắc ghi nhận tỷ giá (nếu đối tượng có đồng tiền tính lương là ngoại tệ)

Đối với nhân viên tính lương theo ngoại tệ, khi tính thuế cũng phải qui đổi về đồng tiền hạch toán theo tỷ giá khai báo trong “Danh mục tỷ giá tính lương” cho tất cả các chỉ tiêu thu nhập, giảm trừ. Tùy theo khai báo cách tính tỷ giá (khai báo ở chức năng “Khai báo chỉ tiêu thu nhập cho loại lương”), sẽ có cách tính tương ứng:

- Nếu “Loại chỉ tiêu” = 1 – Thu nhập: theo tỷ giá tính lương;

- Nếu “Loại chỉ tiêu” = 2 – Bảo hiểm: theo tỷ giá tính bảo hiểm;

Lưu ý:

- Các chỉ tiêu liên quan đến thuế TNCN, các chỉ tiêu nhập ở phần “Cập nhập phát sinh thu nhập/giảm trừ theo biểu lũy tiến”) do đã nhập cả ngoại tệ và tiền hạch toán nên sẽ không chịu ảnh hưởng của quy luật này;

- Khi tính lương, các khoản bảo hiểm, KPCĐ thì qui đổi theo tỷ giá trong “Danh mục tỷ giá tính bảo hiểm”. Để đồng nhất giữa bảng lương và báo cáo thuế TNCN, các khoản bảo hiểm, KPCĐ - khi khai báo trong "Khai báo thu nhập cho loại lương" - phải được khai báo Loại 2 (tỷ giá tính bảo hiểm)

1.3.4 Xóa lương

Sau khi chạy tính lương, nếu có thay đổi đầu vào thì phải xóa lương và tính lại để dữ liệu lên chính xác nhất.


Xét quyền theo đơn vị: người dùng đăng nhập phải có quyền "xóa" theo đơn vị thì mới thực hiện được chức năng này cho đơn vị cần xóa;





1.4 Báo cáo

1.4.1 Bảng chi tiết thanh toán lương cho nhân viên

Kỳ/ Năm

Kỳ năm được khai báo trong khai báo kỳ tính lương.

Bộ phận

Bộ phận hiện hành của nhân viên.

Nhóm bộ phận

Nhóm bộ phận của bộ phận hiện hành của nhân viên.

Chọn báo cáo

Mẫu báo cáo được thiết lập trong Khai báo mẫu Bảng chi tiết thanh toán lương cho nhân viên, dựa vào khai báo các chỉ tiêu trong khai báo mẫu để lên số liệu báo cáo.



1.4.2 Bảng chi tiết thanh toán lương cho nhân viên theo bộ phận

Từ kỳ/Năm

Kỳ bắt đầu lọc báo cáo, lấy trong khai báo kỳ tính lương.

Đến kỳ/Năm

Kỳ cuối lọc báo cáo, lấy trong khai báo kỳ tính lương.

Bộ phận

Bộ phận tính lương cho nhân viên.

Nhóm bộ phận

Nhóm bộ phận của bộ phận tính lương cho nhân viên.

Chọn báo cáo

Mẫu báo cáo được thiết lập trong Khai báo mẫu Bảng chi tiết thanh toán lương theo bộ phận, dựa vào khai báo các chỉ tiêu trong khai báo mẫu để lên số liệu báo cáo.



2 Thuế thu nhập cá nhân

2.1 Danh mục

2.1.1 Danh mục loại thu nhập tính thuế

Dùng để cấp loại thu nhập tính thuế khi khai báo danh mục TN. Một loại thu nhập tính thuế có thể bao gồm nhiều mã thu nhập .

Danh mục này được khai báo cố định, người dùng chỉ có thể sửa các trường khác “Mã loại TN”, trong đó các loại sau:

- A01 – thu nhập từ TL,TC (đối tượng cư trú có ký HĐLĐ >=3 tháng)

- A02 – thu nhập từ TL,TC (đối tượng cư trú không ký hợp đồng, hoặc ký hợp đồng < 3 tháng)

- B01 – thu nhập từ TL,TC (đối tượng không cư trú)

- B02 – thu nhập từ kinh doanh (đối tượng không cư trú)

- B02 – thu nhập từ kinh doanh khấu trừ 1% (đối tượng không cư trú)



- C01 - thu nhập từ đầu tư vốn

- C02 - thu nhập từ chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng chứng khoán

- C03 - thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản

- C04 - thu nhập từ chuyển nhượng bản quyền, nhượng quyền thương mại

- C05 - thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng

Kiểu tính thuế



Nếu chọn là 1 – Lũy tiến, thì thu nhập tính thuế sẽ được tính theo thang biểu thuế luỹ tiến. Nếu chọn là 2 – Toàn phần, thì ứng với mỗi loại thu nhập khác nhau sẽ có mức thuế suất áp dụng khác nhau.

Xem thêm trong “Danh mục TN/giảm trừ”.

Mã thay thế

Thay thế mã loại thu nhập theo “Điều kiện lọc” quyết toán (nếu có) khi quyết toán thuế TNCN.

Nếu giá trị tại trường “Thay thế loại TN” trên màn hình điều kiện lọc=1 – “Có” thì yêu cầu thay thế giá trị tại cột “Mã loại TN” trong phát sinh bằng giá trị này. Nếu mã thay thế=rỗng thì giữ nguyên như cũ.

Trong tình huống nghiệp vụ trong năm vừa có thu nhập từ TL,TC bị khấu trừ thuế theo biểu toàn phần, vừa theo biểu từng phần.

Ví dụ:

2 tháng đầu thử việc, áp dụng biểu thuế toàn phần, 10 tháng sau chính thức, áp dụng biểu thuế lũy tiến. Cuối năm gom lại quyết toán theo biểu lũy tiến. Trong báo cáo quyết toán chỉ lấy loại A01 nên cần phải thay thế phát sinh A02 bởi A01.

2.1.2 Danh mục chỉ tiêu thu nhập/giảm trừ

Một loại thu nhập tính thuế có thể bao gồm nhiều mã thu nhập.

Loại TN

Mã này bắt buộc nhập, số liệu từ “Danh mục loại thu nhập tính thuế”.

Tính chất

Xác định thu nhập là loại giảm trừ hay tăng thu nhập khi tính thu nhập tính thuế.

Ngưỡng chịu thuế



Nhập tiền, chỉ hiệu lực nếu “Tính chất”=1 và loại thu nhập là toàn phần. Ngưỡng chịu thuế sẽ đưa vào cột "giảm trừ" trong “Cập nhật phát sinh theo biểu thuế toàn phần”, từ đó tính ra thu nhập tính thuế=thu nhập chịu thuế - tiền giảm trừ.

Mã thuế

Chỉ có hiệu lực nếu “Loại TN” là “Toàn phần” (khai báo trong danh mục loại thu nhập tính thuế), số liệu từ danh mục biểu thuế toàn phần, bắt buộc nhập.

2.1.3 Danh mục biểu thuế lũy tiến từng phần

Để tính số tiền thuế luỹ tiến phải nộp. Với biểu theo quy định như sau:

Có thể khai báo trong chương trình theo bảng sau



TN tính thuế trên (tháng)

Khoảng chận trên của thu nhập tính thuế. Chú ý:

với thuế suất 5% thì khoảng chận trên là 0 (đồng nghĩa với thu nhập tính thuế trên 0 đồng, nhưng dưới xxx đồng). Tương tự, với thuế suất 10% thì khoảng chận trên là 5,000,000 (đồng nghĩa với thu nhập tính thuế trên 5,000,000 đồng, nhưng dưới khoảng chận trên kế tiếp).

TN tính thuế trên (năm)

Khoảng chận trên của thu nhập tính thuế tính theo năm. thu nhập tính thuế trên (năm)=thu nhập tính thuế trên (tháng)*12

Thuế suất (%)

Thuế suất luỹ tiến tương ứng mức thu nhập tính thuế. Theo quy định hiện tại có dãy thuế suất từ 5% đến 35%.

2.1.4 Danh mục biểu thuế toàn phần

Để tính tiền thuế khấu trừ cho các phát sinh thu nhập tính thuế theo biểu thuế toàn phần.

2.1.5 Khai báo chỉ tiêu thu nhập cho loại lương

Khai báo chỉ tiêu thu nhập cho loại lương dùng để xác định loại thu nhập tính thuế cho các loại lương đã tính được trong quá trình tính lương. Dựa vào mã thu nhập sẽ xác định là thu nhập hay giảm trừ. Dựa vào khai báo thông tin thuế TNCN sẽ biết được nhân viên thuộc đối tượng tính thuế nào. Dựa vào khai báo các mã thu nhập trong Chỉ tiêu lũy tiến, toàn phần, không cư trú...cho từng mã loại lương, sẽ xác định lương thuộc loại thu nhập tính thuế nào.

Ví dụ:

Cùng là lương khoán, nhưng với đối tượng "cư trú có ký hợp đồng lao động >= 3 tháng" sẽ khai báo "Chỉ tiêu lũy tiến" là "A01.";

Với đối tượng "cư trú không ký hợp đồng hoặc có ký hợp đồng lao động <= 3 tháng" sẽ khai báo "Chỉ tiêu toàn phần" là "A02.";

Với đối tượng "không cư trú" sẽ khai báo "Chỉ tiêu không cư trú" là "B01.".

Tuy nhiên, không phải tất cả các thu nhập tính thuế được xác định tại đây. Trong thực tế có những thu nhập không có tính chất từ lương. Trong trường hợp đó phải nhập trong "Cập nhật thu nhập/giảm trừ theo biểu thuế lũy tiến" hoặc "Cập nhật phát sinh theo biểu thuế toàn phần".



Mã loại lương

Mã loại lương chọn từ "Danh mục loại lương".

Mã phụ cấp

Trong nghiệp vụ tính lương, chỉ tổng cộng các loại phụ cấp thành một mã, nhưng trong nghiệp vụ tính thuế TNCN cần tách ra phụ cấp nào tính thuế hoặc phụ cấp nào không tính.

Chỉ tiêu lũy tiến

Được chọn từ "Danh mục chỉ tiêu thu nhập" với các mã chỉ tiêu thu nhập dành cho đối tượng cư trú có ký hợp đồng lao động >= 3 tháng.

Chỉ tiêu toàn phần

Được chọn từ "Danh mục chỉ tiêu thu nhập" với các mã chỉ tiêu thu nhập dành cho đối tượng cư trú không ký hợp đồng hoặc có ký hợp đồng lao động <= 3 tháng.

Chỉ tiêu không cư trú

Được chọn từ "Danh mục chỉ tiêu thu nhập" với các mã chỉ tiêu thu nhập dành cho đối tượng không cư trú.

Loại

Dùng trong trường hợp tính lương theo ngoại tệ. Nếu khai báo là "1-Thu nhập" sẽ tính theo tỷ giá tính lương, nếu là "2-Khác" sẽ tính theo tỷ giá bảo hiểm.



2.2 Cập nhật

2.2.1 Cập nhật thông tin thuế TNCN cho nhân viên

Đối tượng

1 – Cư trú, 2 – Không cư trú.

Có tác dụng khi cập nhật thu nhập/giảm trừ theo biểu thuế lũy tiến: chỉ nhập các mã nhân sự có thuộc đối tượng là “Cư trú” và có chọn “Ký HĐLĐ trên 3 tháng”.

Tính thuế

Dùng để khai báo tính thuế hay không tính thuế trong các trường hợp được miễn thuế theo qui định.

Tính giảm trừ cho bản thân

Dùng để khai báo tính giảm trừ hay không tính giảm trừ cho bản thân theo qui định

Loại Ủy quyền quyết toán

Dùng để khai báo ủy quyền hay không ủy quyền cho công ty quyết toán thuế hộ theo qui định.

Hợp dồng lao động

Dùng để phân loại hợp đồng lao động của nhân viên theo qui định”

Đóng BHXH / Đóng BHYT / Đóng BHTN

Dùng để khai báo các loại bảo hiểm được tính trừ khỏi thu nhập chịu thuế theo qui định



Ngày hiệu lực từ

Bắt buộc nhập.

Ngày hiệu lực đến

Ngày hiệu lực đến:

không bắt buộc nhưng nếu nhập thì phải nhập ngày có tháng >= tháng của “Ngày hiệu lực từ”. Trường hợp nhập từ dòng thứ 2 trở đi thì yêu cầu phải nhập vào “Ngày hiệu lực đến” của dòng trước liền kề và tháng của “Ngày hiệu lực từ” này phải > tháng của “Ngày hiệu lực đến” dòng trước liền kề.


Tải tệp mẫu



- Mã số thuế, Mã người phụ thuộc, Tên người phụ thuộc, Số chứng minh nhân dân, Mã số thuế, Quan hệ, Số giấy khai sinh, Quyển số, Quốc gia, Tỉnh/Thành, Quận/Huyện, Phường/Xã, Chứng từ đi kèm, Diễn giải: Định dạng chuỗi, độ dài tối đa theo danh sách sau: (32,16, 128, 50, 50, 16, 128, 16, 16, 64, 64, 64, 64, 64, 128);

- Đối tượng: Chấp nhận 1 trong 2 ký số 1 hoặc 2 (cư trú hoặc không cứ trú);

- Tính thuế, Giảm trừ, bản thân, Hợp đồng lao động, Loại: Chấp nhận 1 trong 2 ký số 0 hoặc 1;

- Quốc tịch: các mã quốc tịch trong danh mục quốc tịch;

- Lần bổ sung: Nhập kiểu số, tối đa < 1000 ;

- Hiệu lực từ ngày, Đến ngày: Định dạng ngày tháng.







Chú ý

- Ngày hiệu lực thuộc ngăn "Thông tin người phụ thuộc", nếu có dòng giá trị khác trong dữ liệu hiện hữu, sẽ tự động thêm 1 dòng gồm các thông tin: Mã người phụ thuộc, Tên người phụ thuộc, Ngày sinh, Số chứng minh, Mã số thuế;

- Trong trường hợp có nhiều mức hiệu lực, hoặc 1 nhân viên có nhiều mã phụ thuộc, có thể nhập cho 1 mã nhân viên trên nhiều dòng;



2.2.2 Cập nhật thu nhập/giảm trừ theo biểu thuế lũy tiến

Mã chỉ tiêu thu nhập /giảm trừ

Chỉ lấy các Mã thu nhập có “Loại thu nhập” khai báo “Kiểu tính thuế” là “Lũy tiến” được khai báo trong danh mục loại thu nhập tính thuế.

Loại chứng từ



1 – Cập nhật phát sinh trong kỳ, 2 – Cập nhật điều chỉnh quyết toán năm. Với loại 2 – Cập nhật điều chỉnh quyết toán năm:

dùng để cập nhật, điều chỉnh các phát sinh thu nhập không tham giá tính thuế tháng/quý nhưng có tham gia tính thuế quyết toán năm”.

Mã nhân viên

Bắt buộc nhập, số liệu từ phần “Cập nhật thông tin nhân sự” và chỉ hiện lên các mã nhân sự có thuộc đối tượng là “Cư trú” và có chọn “Ký HĐLĐ trên 3 tháng”.

Thu nhập chịu thuế

Người dùng nhập số phát sinh vào.

Chú ý: Nếu mã nhân sự đã tồn tại trong “Cập nhật phát sinh theo biểu lũy tiến” và “Cập nhật phát sinh theo biểu toàn phần” thì không được phép xóa mã nhân sự.

2.2.3 Cập nhật phát sinh theo biểu thuế toàn phần

Mã chỉ tiêu thu nhập

Bắt buộc nhập, số liệu từ danh mục thu nhập (chỉ chọn các Mã thu nhập thuộc “Loại thu nhập” có kiểu tính thuế=“Toàn phần”, khai báo trong danh mục loại thu nhập tính thuế).

Thu nhập chịu thuế

Người dùng nhập số phát sinh vào.

Chỉ hiệu lực nếu Mã thu nhập có “Tính chất”=1 (khai báo trong danh mục thu nhập).



Tiền giảm trừ

Ngầm định theo “Mã thu nhập ” (lấy giá trị tại trường “Ngưỡng chịu thuế” khi khai báo danh mục thu nhập), cho phép sửa.

TN tính thuế

Được tự động tính=(Thu nhập chịu thuế – Tiền giảm trừ). Nếu kết quả trả về < 0 thì thu nhập tính thuế=0. Ngoài ra, nếu “Mã nhân sự” có khai báo tại trường “Tính thuế”=0 (trong phần cập nhật thông tin nhân viên) thì luôn luôn=0.

Thuế

Tự động tính=thu nhập tính thuế * %Thuế suất.

2.2.4 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Trước khi thực hiện khai thác các báo cáo có liên quan theo từng năm, cần thực hiện chức năng xử lý “Quyết toán thuế thu nhập cá nhân” để chương trình tổng hợp các phát sinh trong năm.

Kết quả sau khi thực hiện sẽ xem được các báo cáo ở mức độ năm.

Thay thế mã loại thu nhập dùng trong trường hợp trong năm NLĐ có ký hợp đồng và không ký hợp đồng; vừa là cư trú, vừa không cư trú. Nếu giá trị tại trường “Thay thế loại thu nhập” trên màn hình ĐK lọc = 1 – “Có” thì thay thế giá trị “Mã loại TN” .

Lưu ý:

- Chỉ thay thế đối với các mã nhân sự có chọn “Ủy quyền quyết toán”;

- Nếu mã thay thế không nhập gì cả thì giữ nguyên như thu nhập cũ.



2.2.5 Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ

Chức năng này được sử dụng để điều chỉnh tăng/giảm thu nhập, thuế khấu trừ cho các nhân viên không “Ủy quyền quyết toán” (nếu có) trước khi thực hiện quyết toán thuế năm.

Lưu ý: việc điều chỉnh này không ảnh hưởng đến các báo cáo thuế tháng/quý, mà chỉ ảnh hưởng đến các báo cáo thuế quyết toán năm.

TNCT

Ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trong “Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (05/KK-TNCN)”:

- Nhập liệu các phát sinh trong kỳ có mã loại thu nhập “A02” sẽ bổ sung vào chỉ tiêu 26 và 30;

- Nhập liệu các phát sinh trong kỳ có mã loại thu nhập “B01” sẽ bổ sung vào chỉ tiêu 27 và 31.

Thuế

Ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trong “Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (05/KK-TNCN)”:

- Nhập liệu các phát sinh trong kỳ có mã loại thu nhập “A01” sẽ bổ sung vào chỉ tiêu 37;

- Nhập liệu các phát sinh trong kỳ có mã loại thu nhập “A02” sẽ bổ sung vào chỉ tiêu 38;

- Nhập liệu các phát sinh trong kỳ có mã loại thu nhập “B01” sẽ bổ sung vào chỉ tiêu 35.

Chú ý:

- Chức năng này có áp dụng khóa số liệu theo đvcs;

- Kiểm tra không cho lưu nếu thông tin cập nhật có “Mã loại thu nhập”=“A01” và “Mã nhân sự” có chọn “Ủy quyền quyết toán” (khai báo trong danh mục nhân sự).



2.2.6 Điều chỉnh số liệu tờ khai quyết toán thuế TNCN

Chương trình cho phép nhập số liệu điều chỉnh tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trong trường hợp một dòng chỉ tiêu trong báo cáo đã có số liệu, chương trình sẽ ưu tiên lấy trong số liệu điều chỉnh. Các thông tin cần điều chỉnh trong tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp:

- Đơn vị

- Mã số

- Số tiền

- Số tiền nt



2.3 Báo cáo

2.3.1 Tờ khai khấu trừ thuế TNCN từ TL,TC (02/KK-TNCN)

- Chỉ tiêu [22]: đếm trong dữ liệu tổng hợp thuế hằng tháng số mã nhân sự có phát sinh “Mã loại thu nhập’”=“A01”, “A02” và có thuế đã khấu trừ > 0 trong kỳ báo cáo. Lưu ý: cùng một mã nhân sự nhưng xuất hiện nhiều dòng trong kỳ báo cáo có dữ liệu liên quan đến “A01”, hoặc “A02”, hoặc cả 2 thì cũng chỉ đếm là 1;

- Chỉ tiêu [23]: đếm trong dữ liệu tổng hợp thuế hằng tháng số mã nhân sự có phát sinh “Mã loại thu nhập’”=“B01” và có thuế đã khấu trừ > 0 trong kỳ báo cáo;

- Chỉ tiêu [25]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=A01.

- Chỉ tiêu [26]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=A02.

- Chỉ tiêu [27]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=B01.

- Chỉ tiêu [29]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ và “Thuế” > 0.

- Chỉ tiêu [30]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=A02 và “Thuế” > 0.

- Chỉ tiêu [31]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=B01 và “Thuế” > 0.

- Chỉ tiêu [33]: Tổng “Thuế” các phát sinh

- Chỉ tiêu [34]: Tổng “Thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=A02.

- Chỉ tiêu [35]: Tổng “Thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=B01.

Chú ý:Phải thực hiện tính thuế tháng để xem được báo cáo này



2.3.2 Tờ khai quyết toán thuế TNCN từ thu nhập khác (06/KK-TNCN)

- Chỉ tiêu [21]: lấy số liệu TNCT từ đầu tư vốn

- Chỉ tiêu [22] lấy số liệu Thuế đầu tư vốn đã khấu trừ

- Chỉ tiêu [23]: lấy số liệu TNCT từ chuyển nhượng chứng khoán

- Chỉ tiêu [24]: lấy số liệu Thuế chuyển nhượng chứng khoán đã khấu trừ

- Chỉ tiêu [25]: lấy số liệu TNTT từ chuyển nhượng bản quyền

- Chỉ tiêu [26]: lấy số liệu Thuế c/nhượng bản quyền, nhượng quyền thương mại đã khấu trừ

- Chỉ tiêu [27]: lấy số liệu TNTT từ trúng thưởng

- Chỉ tiêu [28]: lấy số liệu Thuế trúng thưởng đã khấu trừ

- Chỉ tiêu [29]:=tổng số nhân viên trong kỳ quyết toán có TNCT từ kinh doanh trả cho cá nhân không cư trú. Lưu ý: cùng một mã nhân viên nhưng xuất hiện nhiều dòng trong tệp dữ liệu thì cũng chỉ đếm là 1;

- Chỉ tiêu [30]: lấy số liệu TNCT từ kinh doanh trả cho cá nhân không cư trú

- Chỉ tiêu [31]: lấy số liệu Thuế cá nhân kinh doanh không cư trú đã khấu trừ

Chú ý:Phải thực hiện tính thuế tháng và quyết toán thuế năm để xem được báo cáo này



2.3.3 Tờ khai quyết toán thuế TNCN từ TL,TC (05/KK-TNCN)

- Chỉ tiêu [22]: đếm trong dữ liệu tổng hợp thuế hằng năm (lưu quyết toán) -> số mã nhân sự có phát sinh “Mã loại thu nhập’”=“A01”, “A02” và có thuế đã khấu trừ >0 trong năm báo cáo. Lưu ý: cùng một mã nhân sự nhưng xuất hiện nhiều dòng trong năm báo cáo có dữ liệu liên quan đến “A01”, hoặc “A02”, hoặc cả 2 thì cũng chỉ đếm là 1;

- Chỉ tiêu [23]: đếm trong dữ liệu tổng hợp thuế hằng năm ( lưu quyết toán) -> số mã nhân sự có phát sinh “Mã loại thu nhập’”=“B01” và có thuế đã khấu trừ > 0;

- Chỉ tiêu [25]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ quyết toán.

- Chỉ tiêu [26]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=A02 cộng thêm (+) Giá trị tại cột “TNCT điều chỉnh” ở “Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=“A02”;

- Chỉ tiêu [27]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=B01 cộng thêm (+) Giá trị tại cột “TNCT điều chỉnh” ở “Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=“B01”;

Các chỉ tiêu thu nhập chịu thuế thuộc diện khấu trừ thuế

- Chỉ tiêu [29]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ và “Thuế” > 0.

- Chỉ tiêu [30]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=A02 và “Thuế” > 0 cộng thêm (+) Giá trị tại cột “TNCT điều chỉnh” ở “Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=“A02”;

- Chỉ tiêu [31]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=B01 và “Thuế” > 0 cộng thêm (+) Giá trị tại cột “TNCT điều chỉnh” ở “Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=“B01”;

Các chỉ tiêu thuế

- Chỉ tiêu [33]: Tổng “Thuế” các phát sinh ;

- Chỉ tiêu [34]: Tổng “Thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=A02. ;

- Chỉ tiêu [35]: Tổng “Thu nhập chịu thuế” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=B01.

Các chỉ tiêu điều chỉnh

- Chỉ tiêu [37]:=[33] + Giá trị tại cột “Thuế điều chỉnh” ở “Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=“A01” ;

- Chỉ tiêu [38]: bằng [34] + Giá trị tại cột “Thuế điều chỉnh” ở “Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=“A02”;

- Chỉ tiêu [39]: bằng [35] + Giá trị tại cột “Thuế điều chỉnh” ở “Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ” các phát sinh trong kỳ có “Mã loại thu nhập”=“B01”;

- Chỉ tiêu [40]: cho phép người dùng tự nhập. Để nhập chỉ tiêu này, vào chức năng “Điều chỉnh số liệu báo cáo” chọn “Tờ khai quyết toán thuế TNCN”;



- Chỉ tiêu [41]: nếu ([36] – [40]) > 0 thì lấy ([36] – [40]), ngược lại gán=0;


- Chỉ tiêu [43]: đếm trong quyết toán năm các mã nhân sự có chọn “Ủy quyền quyết toán” (khai báo trong danh mục nhân sự) và chỉ đếm đối với các phát sinh trong kỳ có mã loại thu nhập=“A01”. Lưu ý: chỉ đếm 1 dù mã nhân sự đó xuất hiện ở nhiều dòng trong năm báo cáo;

- Chỉ tiêu [44]: lấy từ quyết toán năm giá trị tại cột “Thuế đã khấu trừ” đối với các phát sinh trong kỳ có mã loại thu nhập=“A01” và mã nhân sự có chọn “Ủy quyền quyết toán” (khai báo trong danh mục nhân sự);

- Chỉ tiêu [45]: lấy từ quyết toán năm giá trị tại cột “Thuế còn phải nộp” đối với các phát sinh trong kỳ có mã loại thu nhập=“A01” và mã nhân sự có chọn “Ủy quyền quyết toán” (khai báo trong danh mục nhân sự);


- Chỉ tiêu [47]: nếu ([44] – [45]) > 0 thì lấy ([44] – [45]), ngược lại gán=0.


2.3.4 BK thuế TNCN từ TL,TC theo biểu thuế lũy tiến (05A/BK-TNCN)

- Cột “TN chịu thuế” [11]: gồm toàn bộ thu nhập chịu thuế gốc và điểu chỉnh ;

- Cột “TN giảm thuế” [12]: lấy số liệu TN giảm thuế cho cá nhân có HĐLĐ hơn 3 tháng (làm việc trong khu kinh tế) ;

- Cột “TN tính thuế”: TN chịu thuế - các khoản giảm trừ (Tiền giảm trừ bản thân + Tiền giảm trừ người phụ thuộc + Tiền giảm trừ từ thiện + Tiền giảm trừ bảo hiểm) ;

- Cột “Thuế đã khấu trừ”: lấy số liệu Thuế đã khấu trừ cá nhân cư trú có HDLD lớn hơn 3 tháng ;

- Cột “Thuế phải khấu trừ”: lấy số liệu Thuế phải khấu trừ cá nhân cư trú có HDLD >=3 tháng ;

- Cột “Thuế quyết toán”: lấy Cột “TN tính thuế” tính theo biểu thuế lũy tiến. ;

- Cột “Thuế miễn giảm”: lấy Thuế miễn giảm cho cá nhân có HĐLĐ >=3 tháng (làm việc trong khu kinh tế). ;

- Cột “Thuế phải nộp”: lấy Thuế phải nộp (các đối tượng ủy quyền quyết toán). ;

- Cột “Thuế nộp thừa”: lấy thuế đã khấu trừ (đối tượng ủy quyền quyết toán) - Thuế phải nộp (đối tượng ủy quyền quyết toán). Nếu kết quả là số dương thì ghi trên bảng kê, ngược lại gán=0. ;

- Cột “Thuế phải khấu trừ thêm”: lấy Thuế còn phải nộp (đối tượng ủy quyền quyết toán)”.




2.3.5 Bk thuế TNCN từ TL,TC theo biểu thuế toàn phần (05B/BK-TNCN)

- Cột [09] “TN chịu thuế”: lấy số liệu TNCT sau khi điều chỉnh của cá nhân cư trú có HDLD nhỏ hơn 3 tháng + TNCT cá nhân không cư trú.

- Cột [10] “TN giảm thuế”: lấy số liệu TN giảm thuế cho cá nhân có HĐLĐ < 3 tháng (làm việc trong khu kinh tế)

- Cột [11] “Thuế đã khấu trừ”: lấy số liệu tại cột (“f016 (Thuế đã khấu trừ cá nhân cư trú có HDLD < 3 tháng)” + “f017 (Thuế đã khấu trừ cá nhân không cư trú)”) trong tệp T03.

- Cột [12] “Thuế phải khấu trừ”: lấy số liệu Thuế phải khấu trừ cá nhân cư trú có HDLD < 3 tháng + Thuế phải khấu trừ cá nhân không cư trú

2.3.6 Bảng kê thông tin người phụ thuộc (mẫu 05-3/BK-TNCN)

Báo cáo thể hiện thông tin giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc của người lao động có thu nhập từ TL,TC; có cư trú và có hợp đồng lao động trên 3 tháng.

Nhân sự (Người lao động) có phát sinh “Mã loại thu nhập” = “A01” (xét trong tệp tổng hợp thuế năm) sẽ được thể hiện trên báo cáo này.

Thông tin người phụ thuộc được lấy từ chức năng “Cập nhật thông tin thuế TNCN cho nhân viên” (ngăn “Thông tin người phụ thuộc”).

Điều kiện để thể hiện thông tin người phụ thuộc trên báo cáo: người phụ thuộc có “Tháng hiệu lực bắt đầu” <= “Tháng cuối năm báo cáo”, đồng thời có “Tháng hiệu lực kết thúc” >= “Tháng đầu năm báo cáo”. Trường hợp trường “Ngày hiệu lực đến” (ngăn “Thông tin người phụ thuộc”) không nhập thì hiểu là luôn thỏa.

2.3.7 Bảng kê thuế TNCN từ chuyển nhượng chứng khoán (mẫu 06/BK-TNCN)

- Cột “Tổng giá trị chuyển nhượng trong kỳ”: lấy số liệu tại cột “TN chịu thuế” trong dữ liệu tổng hợp phát sinh, các phát sinh có mã loại thu nhập là "C02" và phát sinh điều chỉnh ứng với mã loại thu nhập là "C02",

- Cột “Thuế đã khấu trừ”: lấy số liệu tại cột “Thuế gốc” các phát sinh có mã loại thu nhập là "C02" và phát sinh điều chỉnh thuế ứng với mã loại thu nhập là "C02"



2.3.8 Tờ khai quyết toán thuế TNCN từ thu nhập khác (06/KK-TNCN)

- Chỉ tiêu [21]: lấy số liệu TNCT từ đầu tư vốn

- Chỉ tiêu [22] lấy số liệu Thuế đầu tư vốn đã khấu trừ

- Chỉ tiêu [23]: lấy số liệu TNCT từ chuyển nhượng chứng khoán

- Chỉ tiêu [24]: lấy số liệu Thuế chuyển nhượng chứng khoán đã khấu trừ

- Chỉ tiêu [25]: lấy số liệu TNTT từ chuyển nhượng bản quyền

- Chỉ tiêu [26]: lấy số liệu Thuế c/nhượng bản quyền, nhượng quyền thương mại đã khấu trừ

- Chỉ tiêu [27]: lấy số liệu TNTT từ trúng thưởng

- Chỉ tiêu [28]: lấy số liệu Thuế trúng thưởng đã khấu trừ

- Chỉ tiêu [29]:=tổng số nhân viên trong kỳ quyết toán có TNCT từ kinh doanh trả cho cá nhân không cư trú. Lưu ý: cùng một mã nhân viên nhưng xuất hiện nhiều dòng trong tệp dữ liệu thì cũng chỉ đếm là 1;

- Chỉ tiêu [30]: lấy số liệu TNCT từ kinh doanh trả cho cá nhân không cư trú

- Chỉ tiêu [31]: lấy số liệu Thuế cá nhân kinh doanh không cư trú đã khấu trừ

Chú ý:Phải thực hiện tính thuế tháng và quyết toán thuế năm để xem được báo cáo này.


Bảo Hiểm

Mục lục


Bảo Hiểm ................................................................................................................................................ 1

1 Bảo hiểm ......................................................................................................................................... 2

1.1 Cập nhật ................................................................................................................................... 2 1.1.1 Cập nhật thông tin bảo hiểm, công đoàn............................................................................... 2 1.1.2 Cập nhật quá trình tham gia BHXH ....................................................................................... 4 1.1.3 Cập nhật danh sách lao động đề nghị cấp sổ bảo hiểm ....................................................... 6 1.1.4 Văn bản đề nghị .................................................................................................................... 7 1.1.5 Cập nhật danh sách lao động phát sinh thanh toán theo chế độ .......................................... 8 1.1.6 Cập nhật danh sách lao động tham gia bảo hiểm ............................................................... 11 1.1.7 Điều chỉnh danh sách lao động thanh toán theo chế độ ..................................................... 13 1.1.8 Cập nhật hợp đồng lao động ............................................................................................... 15 1.1.9 Cập nhật ngày nghỉ hưởng trợ cấp đầu kỳ .......................................................................... 16 1.1.10 Cập nhật lao động tham gia bảo hiểm đầu kỳ ................................................................. 16 1.1.11 Kết chuyển thông tin tham gia bảo hiểm sang năm sau .................................................. 17

1.2 Danh mục quản lý HĐLĐ, BHXH .......................................................................................... 18 1.2.1 Danh mục nơi đăng ký KCB ................................................................................................ 18 1.2.2 Danh mục trợ cấp BHXH ..................................................................................................... 18 1.2.3 Danh mục loại trợ cấp BHXH .............................................................................................. 18 1.2.4 Danh mục kiểu thay đổi BHXH ............................................................................................ 18 1.2.5 Danh mục loại thay đổi BHXH ............................................................................................. 18 1.2.6 Khai báo tỷ lệ đóng bảo hiểm, công đoàn ........................................................................... 18 1.2.7 Khai báo mức trần đóng bảo hiểm ...................................................................................... 18 1.2.8 Danh mục loại hợp đồng ..................................................................................................... 19 1.2.9 Danh mục lương tối thiểu chung ......................................................................................... 19

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Bảo Hiểm


1 Bảo hiểm

1.1 Cập nhật

1.1.1 Cập nhật thông tin bảo hiểm, công đoàn

Hiệu lực từ ngày/Đến ngày

Ngày hiệu lực có tác dụng trong các ngăn "Bảo hiểm xã hội", "Bảo hiểm y tế", "Bảo hiểm thất nghiệp", "Kinh phí công đoàn". Người dùng có thể nhập nhiều dòng nếu có hiệu lực khác nhau. Khi tính các chỉ tiêu lương, thu nhập, bảo hiểm...chương trình sẽ xét ngày hiệu lực để áp dụng tính hay không. Nếu không khai báo chương trình sẽ không tính.

Phí công đoàn

Trong trường hợp người dùng nhập trực tiếp , chương trình sẽ áp dụng mức đóng này và không xét tỷ lệ đóng (khai báo trong "Khai báo tỷ lệ đóng bảo hiểm, công đoàn")


Tải tệp mẫu





- Số sổ bảo hiểm xã hội (/BHYT), Quyền lợi: Định dạng chuỗi, độ dài tối đa theo danh sách sau: (32, 128);

- Đối tượng: Chấp nhận 1 trong 2 ký số 1 hoặc 2 (cư trú hoặc không cứ trú); - Nơi đăng ký khám chữa bệnh: các mã quốc tịch trong danh mục đăng ký khám chữa bệnh;

- Phí công đoàn: Nhập kiểu số, tối đa 14 ký số ;

- Ngày cấp sổ, Ngày tham gia, Ngày hiệu lực bảo hiểm xã hội (BHYT/BHTN/KPCĐ) từ, Ngày hiệu lực bảo hiểm xã hội (BHYT/BHTN/KPCĐ) đến: Định dạng ngày tháng.





Chú ý

- Ngày hiệu lực thuộc ngăn "Bảo hiểm xã hội", "Bảo hiểm y tế", "Bảo hiểm thất nghiệp", "Kinh phí công đoàn", nếu có dòng giá trị khác trong dữ liệu hiện hữu, sẽ tự động thêm 1 dòng gồm các thông tin tương ứng trong ngăn.;





1.1.2 Cập nhật quá trình tham gia BHXH

Ngày thay đổi BHXH

Ngày thay đổi BHXH được nhập để chương trình áp dụng "Lương tối thiểu chung".

Ngày báo cáo

Dùng để khai báo ngày báo cáo

Loại thay đổi

Cấp bậc/Chức danh nghề/Đơn vị/Địa chỉ

Nhập tự do theo yêu cầu.

Hệ s lương/Hệ s pc chức vụ/Hệ s pc hu vực

Nhập kiểu số (số lần), dùng để tính tổng hệ số.

Hs pc vư t hung /Hệ s pc th m ni n )

Nhập kiểu số (%), dùng để tính tổng hệ số.

Tổng hệ s



s s + s c c c v + s c u v c + s c

v t u + s c t

Lương t i thiểu

Áp dụng mức lương tối thiểu chung có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần với ngày thay đổi.

Lương cơ bản

L c bả L t t ểu* s

Tỷ lệ đóng BHXH /Tỷ lệ đóng BHYT /tỷ lệ đóng BHTN /Tỷ lệ

đóng KPCĐ

Nhập mức đóng các loại phải nộp theo lương. Tham khảo "Tỷ lệ đóng BH, CĐ".

Tiền BHXH/Tiền BHYT/Tiền BHTN/Tiền KPCĐ

Tiền BHXH/Tiền BHYT/Tiền BHTN/Tiền KPCĐ tính được từ tỷ lệ trên lương.

Căn cứ đóng

Nhập tự do, theo yêu cầu báo cáo.


Tải tệp mẫu



- Loại thay đổi: các mã trong danh mục loại thay đổi;

- Hệ số lương, Hệ số pc chức vụ, Hệ số pc khu vực, Tổng hệ số, Hệ số pc vượt khung(%), Hệ số phụ cấp thâm niên,Tỷ lệ đóng BHXH(%),Tỷ lệ đóng BHYT(%), Tỷ lệ đóng BHTN(%), Tỷ lệ đóng KPCĐ: Nhập kiểu số, tối đa < 1000 ;

- Lương tối thiểu, Lương cơ bản, Tiền BHXH, Tiền BHYT, Tiền BHTN, Tiền KPCĐ: Nhập kiểu số, tối đa 15 ký số;

- Ngày thay đổi BHXH, Ngày báo cáo: Định dạng ngày tháng;

- Cấp bậc, Chức danh nghề, Đơn vị, Địa chỉ, Căn cứ đóng: Nhập tự do theo kiểu chuỗi, độ dài tối đa theo màn hình nhập liệu.





Chú ý

- Vì chương trình sẽ giữ nguyên kết quả kết nhập, nên tốt nhất nên khai báo trước trong tệp mẫu như sau: Tổng hệ số = Hệ số lương + Hệ số pc chức vụ + Hệ số pc khu vực + (Hệ số pc vượt khung(%) + Hệ số phụ cấp thâm niên)/100;



- Hệ số pc vượt khung(%), Hệ số phụ cấp thâm niên,Tỷ lệ đóng BHXH(%),Tỷ lệ đóng BHYT(%), Tỷ lệ đóng BHTN(%), Tỷ lệ đóng KPCĐ: chương trình sẽ hiểu là %. Khi nhập là 1 sẽ hiểu là 1/100.;

- Ngày hiệu lực thuộc ngăn "Thông tin người phụ thuộc", nếu có dòng giá trị khác trong dữ liệu hiện hữu, sẽ tự động thêm 1 dòng gồm các thông tin: Mã người phụ thuộc, Tên người phụ thuộc, Ngày sinh, Số chứng minh, Mã số thuế;

- Trong trường hợp có nhiều mức hiệu lực, hoặc 1 nhân viên có nhiều mã phụ thuộc, có thể nhập cho 1 mã nhân viên trên nhiều dòng;



1.1.3 Cập nhật danh sách lao động đề nghị cấp sổ bảo hiểm

Cập nhật danh sách lao động đề nghị cấp sổ bảo hiểm dùng làm dữ liệu lên Mẫu: A01a-TS – Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.



1.1.4 Văn bản đề nghị

Khi đơn vị có thay đổi thông tin bảo hiểm sẽ cập nhật Văn bản đề nghị nộp cho cơ quan bảo hiểm theo Mẫu: D01b-TS.

Trường "Loại" trong phần cập nhật Văn bản đề nghị có 2 lựa chọn: 0 hoặc 1. Nếu chọn 1 thì dữ liệu này ngoài việc kết xuất lên Mẫu: D01b-TS còn lên Mẫu: D07-TS – Danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia BHXH, BHYT.

Chú ý: Cột mã số trong Mẫu: D07-TS lấy từ trường "Số sổ BHXH" trong phần "Cập nhật thông tin bảo hiểm, công đoàn" chứ không lấy mã số trong Văn bản đề nghị.



1.1.5 Cập nhật danh sách lao động phát sinh thanh toán theo chế độ

Nhập "Cập nhật danh sách lao động thanh toán theo chế độ" để lập phần 1 của báo cáo "Danh sách lao động thanh toán theo chế độ" (Mẫu số: C70a-HD)

Trường "Tháng/Năm" trong màn hình lọc dùng làm căn cứ thời gian để tính toán các trường "Tiền lương" và "Lũy kế từ đầu năm" trong màn hình thêm mới.

Đ t

Nhập vào đợt báo cáo để lọc theo đợt báo cáo.

Thời gian đóng BHXH

Nhập theo hướng dẫn.

- Đối với người hưởng chế độ ốm đau: Ghi tổng thời gian đóng BHXH được tính hưởng chế độ ốm đau đến tháng liền kề trước tháng người lao động nghỉ ốm. Ví dụ: Người lao động có 15 năm 7 tháng đóng BHXH thì ghi: “15-07”. Không phải ghi đối với người lao động nghỉ trông con ốm;

- Đối với người hưởng chế độ thai sản: Ghi số tháng đóng BHXH trong 12 tháng liền kề trước khi nghỉ việc hoặc sinh con, nhận nuôi con nuôi theo quy định. Ví dụ: Người lao động có 8 tháng đóng BHXH thì ghi: “0-08”;

- Không phải ghi đối với người hưởng chế độ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.

Tiền lương

- Đối với loại trợ cấp chế độ ốm đau, thai sản: ngầm định áp dụng mức tiền lương của tháng liền kề trước hoặc bình quân của các tháng liền kề, dựa vào trường “Số tháng tính liền kề” trong danh mục trợ cấp BHXH;



- Đối với các loại trợ cấp phục hồi sức khỏe: ngầm định áp dụng mức lương tối thiểu chung có ngày hiệu lực nhỏ hơn hoặc bằng (<=) và gần với ngày cuối tháng báo cáo nhất.

Tình trạng

Ghi điều kiện tính hưởng trợ cấp BHXH về tình trạng:

- Đối với người hưởng chế độ ốm đau:

+ Trường hợp bản thân ốm do mắc bệnh thông thường thì ghi điều kiện làm việc của người lao động: Nếu điều kiện làm việc bình thường thì ghi “Điều kiện BT”; nếu điều kiện làm việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì ghi “Điều kiện NN-ĐH”; nếu làm việc tại nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 trở lên thì ghi “KV 0,7”; nếu ngày nghỉ hàng tuần không phải vào các ngày cuối tuần thì cần ghi rõ. Ví dụ: Ngày nghỉ hàng tuần vào thứ Hai thì ghi “Nghỉ hàng tuần T2”;

+ Trường hợp bản thân người lao động bị bệnh cần điều trị dài ngày thì ghi tên bệnh quy định trong Danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày.

- Đối với chế độ thai sản: Ghi điều kiện tính thời gian hưởng chế độ thai sản theo quy định tương ứng với từng loại như khám thai, sẩy thai, sinh con, nhận nuôi con nuôi, thực hiện các biện pháp tránh thai... Cụ thể như sau:

+ Đối với khám thai: Nếu nghỉ hai ngày thì phải ghi điều kiện để tính thời gian hưởng chế độ hai ngày theo quy định;

+ Đối với sảy thai, nạo hút, thai hoặc thai chết lưu: Ghi tuổi (số ngày, số tuần hoặc số tháng) của thai;

+ Đối với sinh con: Ghi điều kiện tính thời gian hưởng chế độ khi sinh con. Nếu điều kiện làm việc bình thường thì ghi “Điều kiện BT”; nếu điều kiện làm việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm theo quy định thì ghi “Điều kiện NN-ĐH”; nếu làm việc tại nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 trở lên theo quy định thì ghi “KV 0,7”; nếu làm việc theo chế độ ba ca theo quy định thì ghi “Làm việc 3 ca”; nếu là lao động nữ tàn tật theo quy định thì ghi: “Lao động tàn tật”; nếu nhận nuôi con nuôi thì ghi “Nuôi con nuôi”; trường hợp mẹ chết sau khi sinh mà cha hoặc người nuôi dưỡng hưởng chế độ để chăm con thì ghi “Mẹ chết, cha hưởng chế độ” hoặc “Mẹ chết, người ND hưởng chế độ”; .

- Đối với thực hiện các biện pháp tránh thai: Nếu đặt vòng tránh thai thì ghi “Đặt vòng”; nếu thực hiện biện pháp triệt sản thì ghi “Triệt sản”;

- Đối với nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau: Ghi điều kiện tính thời gian hưởng chế độ theo quy định như: Ốm thông thường, ốm dài ngày, ốm phải phẫu thuật ...;

- Đối với nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau thai sản: Ghi điều kiện tính thời gian hưởng chế độ theo quy định như: Số con trong một lần sinh, đẻ thường, đẻ mổ, sẩy thai, nạo hút thai hoặc thai chết lưu…;

- Đối với nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: Ghi mức suy giảm khả năng lao động do TNLĐ- BNN của người lao động.

Thời điểm

Điều kiện tính hưởng về thời điểm.

- Ghi ngày, tháng, năm sinh của con đối với trường hợp nghỉ trông con ốm, sinh con, nhận nuôi con nuôi;

- Ghi ngày, tháng, năm trở lại làm việc sau ốm đau, thai sản đối với trường hợp nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản;



- Ghi ngày, tháng, năm Hội đồng Giám định y khoa kết luận mức suy giảm khả năng lao động do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đối với trường hợp nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Từ ngày

Ghi ngày, tháng, năm người lao động bắt đầu nghỉ việc hưởng chế độ theo quy định

Đến ngày

Ghi ngày, tháng, năm cuối cùng người lao động thực tế nghỉ hưởng chế độ theo quy định

Tổng s ngày

Ghi tổng số ngày được nghỉ hưởng chế độ theo quy định trong kỳ thanh toán.

Tính theo tháng

Chọn dùng để làm căn cứ tính giá trị "Trợ cấp trong kỳ".

S tháng

Nhập vào số tháng tính giá trị "Trợ cấp trong kỳ" nếu chọn "Tính theo tháng".

Lũy ế từ đầu năm

Lũy kế từ đầu năm: được tính bằng tổng số ngày được nghỉ hưởng chế độ cộng dồn từ đầu năm đến hết đợt thanh toán (bao gồm cả "Cập nhật ngày nghỉ hưởng trợ cấp đầu kỳ") + Ngày chênh lệch nhập trong phần “Cập nhật điều chỉnh lao động phát sinh thanh toán theo chế độ” (chỉ xét những bản ghi có “Đợt/tháng” báo cáo nhỏ hơn và có năm báo cáo và năm xét duyệt trùng với năm đang cập nhật), được phép sửa lại;

Lưu ý: Chỉ cộng số ngày của đợt nhỏ hơn đợt báo cáo.

Ví dụ: cập nhật đợt 3 tháng 9 năm 2013, số ngày lũy kế từ đầu năm chỉ cộng dồn từ đầu năm đến hết đợt 3 tháng 9 năm 2013, không cộng số ngày của đợt 4 tháng 9 trở đi. Cộng thêm “Số ngày lũy kế từ đầu năm” trong chức năng “Cập nhật ngày nghỉ hưởng trợ cấp đầu kỳ” tương ứng với năm báo cáo;

Tr cấp trong ỳ

Trường hợp không chọn “Tính theo tháng”, tiền trợ cấp được tính =

“ ề tí ở B X ” “S ày tro t á ” * ỷ ở

c ế độ” * “ s ày” + t t ểu c u * s t á tí

t t ểu.

Lưu ý: tỷ lệ hưởng chế độ, Số ngày trong tháng: khai báo ở danh mục trợ cấp BHXH, lương tối thiểu chung áp dụng mức lương tối thiểu có hiệu lực < và gần nhất với tháng báo cáo.

Trường hợp chọn “Tính theo tháng”, tiền trợ cấp được tính =

“ ề tí ở B X ” * ỷ ở c ế độ” * “S t á ” +

t t ểu c u * s t á tí t t ểu.

Lưu ý: tỷ lệ hưởng chế độ: khai báo ở danh mục trợ cấp BHXH, lương tối thiểu chung áp dụng mức lương tối thiểu có hiệu lực < và gần nhất với tháng báo cáo.

Đối với loại trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe: Tiền trợ cấp được tính



“ ề tí ở B X ” * “ ỷ ở c ế độ” * “ s

ày” + t t ểu c u * s t á tí t t ểu.

Lưu ý: tỷ lệ hưởng chế độ: khai báo ở danh mục trợ cấp BHXH, lương tối thiểu chung áp dụng mức lương tối thiểu có hiệu lực < và gần nhất với tháng báo cáo.

1.1.6 Cập nhật danh sách lao động tham gia bảo hiểm

Cập nhật danh sách lao động tham gia bảo hiểm dùng để tạo số liệu cho báo cáo "Danh sách Lao động tham gia BHXH, BHYT".

Ngày thay đổi

Dựa vào ngày thay đổi để lấy lương tối thiểu trong “Danh mục lương tối thiểu chung" trong công thức tính "Lương" phía dưới.

Loại thay đổi

Để xác định số liệu các dòng chỉ tiêu của báo cáo. Bao gồm:



- X1 Tăng lao động: nhập trong trường hợp tăng mới lao động, nhập lương ở phần thông tin mới, nhập tỷ lệ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) tăng; - X2 Giảm lao động: nhập trong trường hợp giảm lao động (nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản,...), nhập lương ở phần thông tin cũ, nhập tỷ lệ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) giảm;

- X3 Tăng lương: nhập trong trường hợp tăng lương đóng bảo hiểm, nhập lương ở phần thông tin cũ và mới, nhập tỷ lệ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) tăng;

- X4 Giảm lương: nhập trong trường hợp giảm lương đóng bảo hiểm, nhập lương ở phần thông tin cũ và mới, nhập tỷ lệ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) giảm;

- X5 Tăng BHYT: Nhập trong trường hợp nhân viên nghỉ việc không trả lại thẻ bảo hiểm y tế, nhập lương ở phần thông tin mới, nhập tỷ lệ bảo hiểm y tế tăng (Lưu ý: Trước đó phải nhập giảm lao động để giảm quỹ lương đóng); - X6 Giảm BHYT: nhập trong trường hợp giảm bhyt, nhập lương ở phần thông tin cũ, nhập tỷ lệ bảo hiểm y tế giảm;

- X7 Tăng BHTN: nhập trong trường hợp tăng bhtn, nhập lương ở phần thông tin mới, nhập tỷ lệ bảo hiểm thất nghiệp tăng;

- X8 Giảm BHTN: nhập trong trường hợp giảm bhtn, nhập lương ở phần thông tin cũ, nhập tỷ lệ bảo hiểm thất nghiệm giảm;

- X9 Thay đổi thông tin: nhập trong trường hợp thay đổi thông tin chức danh, công việc, nghề, điều kiện, nơi làm việc, nhập thông tin ở trường thông tin cũ, thông tin mới .

Không trả thẻ BHYT

Để đánh dấu "X" trong báo cáo (cột "Không trả thẻ"). Nhập khi có giảm lao động.

Ngày từ/đến

Dùng làm căn cứ để tính toán biến động quỹ lương phát sinh tháng hiện hành, số điều chỉnh số phải đóng và biến động số lượng lao động trong kỳ. Nếu số liệu không làm ảnh hưởng quỹ lương phát sinh tháng hiện hành thì không nhập ngày đến và ngược lại.

Thông tin cũ/Thông tin mới

Dùng để nhập các hệ số lương, phụ cấp để tính cột "lương". Trong trường hợp tham số “Thực hiện theo bảng lương nhà nước” = “1 – Có” thì mới nhập được các thông tin này để tính "Lương". Trường hợp ngược lại người dùng tự nhập "Lương".

Hs lương cơ bản, Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp hu vực, Phụ cấp vư t

hung, Phụ cấp th m ni n

Dùng để tính trong công thức tính "Lương" phía dưới. Trong trường hợp tham số “Thực hiện theo bảng lương nhà nước” = “1 – Có” thì mới nhập được các thông tin này để tính "Lương". Trường hợp ngược lại người dùng tự nhập "Lương".

Chú ý:

- Hs lương cơ bản, Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp khu vực: được nhập dưới dạng số, ví dụ nhập 1 sẽ hiểu là 1;

- Phụ cấp vượt khung/Phụ cấp thâm niên được nhập dưới dạng %, ví dụ nhập 1 sẽ hiểu là 1%

Mức đóng trần cũ



Dùng trong trường hợp nhân viên có mức lương cao hơn mức trần đóng bảo hiểm (theo quy định là áp dụng mức trần) nhưng giữa các kỳ có thay đổi mức trần. Việc nhập "Mức đóng trần cũ" để chương trình tính chính xác giá trị tăng quỹ lương đóng bảo hiểm (Mức đóng trần mới - Mức đóng trần cũ).

Lương

Trường hợp tham số “Thực hiện theo bảng lương nhà nước” = “1 – Có” thì:

L ( s + cấ c c v + cấ v t u +

cấ t + cấ ác) * t t ểu c u

Dựa vào ngày thay đổi để lấy lương tối thiểu trong “Danh mục lương tối thiểu chung".

Trường hợp tham số “Thực hiện theo bảng lương nhà nước” = “0 –Không” thì tự nhập lương.

Tăng/Giảm

Nhập tỷ lệ tăng hoặc giảm (Tỷ lệ BHXH/Tỷ lệ BHYT/Tỷ lệ BHTN) để lên số liệu biến động quỹ lương phát sinh tháng hiện hành.

Tỷ lệ BHXH/Tỷ lệ BHYT/Tỷ lệ BHTN

Nhập để lên số liệu tại các cột tỷ lệ thu và tính toán các biến động lương phát sinh tháng hiện hành.

Thông tin cũ/Thông tin mới

Để nhập các thông tin liên quan chỉ tiêu "Thay đổi thông tin" (phải chọn "Loại thay đổi" là "Thay đổi thông tin").

1.1.7 Điều chỉnh danh sách lao động thanh toán theo chế độ



Nhập "Điều chỉnh danh sách lao động thanh toán theo chế độ" để lập phần 2 của báo cáo "Danh sách lao động thanh toán theo chế độ" (Mẫu số: C70a-HD)

Đ t/Tháng/Năm xét duyệt

Nhập vào "Đợt/Tháng/Năm xét duyệt" báo cáo để lọc theo đợt báo cáo.

Mức hưởng cũ

Ngầm định áp dụng số tiền trợ cấp tương ứng theo mã trợ cấp, đợt/tháng/năm xét duyệt ở phần “Cập nhật lao động thanh toán theo chế độ”, người dùng có thể sửa lại.

Mức hưởng mới

Nhập mức hưởng mới để tính chênh lệch.

Mức hưởng ch nh lệch

Mức hưởng tăng thêm hoặc giảm đi sau khi điều chỉnh. Mức hưởng chênh lệch được tính = mức hưởng mới – mức hưởng cũ. Đối với trường hợp điều chỉnh giảm mức hưởng thì ghi giá trị (-), người dùng có thể sửa lại.

S ngày ch nh lệch

số ngày hưởng trợ cấp tăng thêm hoặc giảm đi sau khi điều chỉnh, trường hợp không có thay đổi thì ghi giá trị 0. Đối với trường hợp điều chỉnh giảm số ngày hưởng thì ghi giá trị (-). Ví dụ: số ngày chênh lệch giảm 02 ngày thì ghi: - 2

L từ đầu năm

Số ngày hưởng trợ cấp lũy kế từ đầu năm đối với trường hợp số ngày hưởng trợ cấp sau khi điều chỉnh có tăng thêm hoặc giảm đi, trường hợp không có thay đổi thì để trống.

Nội dung điều chỉnh

Nhập nội dung (làm thay đổi mức hưởng) và lý do điều chỉnh. Ví dụ: Tiền lương tính hưởng BHXH do điều chỉnh theo lương tối thiểu chung, do được nâng lương...



1.1.8 Cập nhật h p đồng lao động


Tải tệp mẫu


- Mã nhân viên: các nhân viên thuộc bộ phận được phân quyền;

- Bộ phận: các bộ phận được phân quyền theo bộ phận;

- Lao động chưa thành niên, Lao động tàn tật: Nhập giá trị 1 hoặc 0;

- Mã số hợp đồng lao động: Không được phép trùng;

- Loại hợp đồng,: Các mã tồn tại trong các danh mục tương ứng;

- Hộ khẩu, Số CMND/Hộ chiếu, Nơi cấp, Số sổ lao động, Mã số hợp đồng lao động, Địa điểm, Chức danh chuyên môn, Chức vụ, Nghề nghiệp, Công việc phải làm, Thời gian làm việc, Dụng cụ làm việc, Phương tiện làm việc, Mức lương, Mức lương, Tiền thưởng, Tiền thưởng, Phụ cấp, Phụ cấp, Bảo hộ lao động, Bảo hộ lao động, Thỏa thuận khác: Nhập kiểu chuỗi, độ rộng tối đa tham khảo tại màn hình thêm mới hợp đồng lao động; - Ngày cấp, Ngày làm việc từ/đến, Ngày thử việc từ/đến, Ngày hiệu lực từ/đến, Ngày ký hợp đồng: Định dạng ngày tháng.







Chú ý



1.1.9 Cập nhật ngày nghỉ hưởng tr cấp đầu ỳ

Dùng để lên số liệu cho cột số ngày "Lũy kế từ đầu năm" (Cột 10 phần I) của báo cáo "Danh sách lao động thanh toán theo chế độ".

1.1.10 Cập nhật lao động tham gia bảo hiểm đầu ỳ

Cập nhật lao động tham gia bảo hiểm đầu kỳ dùng để nhập thông tin số lao động và quỹ lương (đóng BHXH, BHYT, BHTN) phục vụ lập báo cáo "Danh sách Lao động tham gia BHXH, BHYT".

Việc cập nhật thủ công chỉ thực hiện 1 lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng phân hệ, các năm sau sẽ dùng chức năng "Kết chuyển thông tin tham gia bảo hiểm sang năm sau".



1.1.11 Kết chuyển thông tin tham gia bảo hiểm sang năm sau

Dùng để kết chuyển "Số lao động" và "Tổng quỹ lương" sang năm sau. Thông tin "Số lao động" và "Tổng quỹ lương" dùng trong báo cáo "Danh sách Lao động tham gia BHXH, BHYT".

Chú ý: Số liệu tính toán kết chuyển tương ứng theo đơn vị cơ sở được phân quyền.

Tính toán S lao động

S ao độ ết c uyể đầu ỳ + át s tă – át s ả ;

- Đầu kỳ được nhập (lần đầu tiên) tại “Cập nhật đầu kỳ danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT” (hoặc được kết chuyển trong các năm sau). - Phát sinh tăng:

+ “Số LĐ BHXH, BHYT tăng”: chỉ đếm các phát sinh ("Cập nhật danh sách lao động tham gia bảo hiểm") có loại lao động = 1 – Tăng lao động và có nhập tỷ lệ thu BHXH, không nhập “Ngày đến”;

+ “Số LĐ BHTN tăng”: chỉ đếm các phát sinh có loại lao động = 1 – Tăng lao động hoặc 2 – Tăng BHTN, và có nhập tỷ lệ thu BHTN, không nhập “Ngày đến”.

- Phát sinh giảm:

+ “Số LĐ BHXH, BHYT giảm”: chỉ đếm các phát sinh có loại lao động = 3 - Giảm lao động và có nhập tỷ lệ thu BHXH, không nhập “Ngày đến”;

+ “Số LĐ BHTN giảm”: chỉ các phát sinh có loại lao động = 3 - Giảm lao động hoặc 4 – Giảm BHTN, và có nhập tỷ lệ thu BHTN, không nhập “Ngày đến”;

Tính toán Tổng quỹ lương



quỹ ết c uyể đầu ỳ + át s tă – át s ả ;

- Đầu kỳ lấy số liệu từ “Cập nhật đầu kỳ danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT”;

- Phát sinh tăng: Tổng số liệu các phát sinh có “Loại thay đổi BHXH” có tính chất tăng, không nhập “Đến tháng” của năm kết chuyển;

- Phát sinh giảm: sum số liệu các bản ghi có “Loại thay đổi BHXH” có tính chất giảm, không nhập “Đến tháng” của năm kết chuyển các đợt báo cáo > đợt báo cáo hiện hành.

1.2 Danh mục quản lý HĐLĐ, BHXH

1.2.1 Danh mục nơi đăng ký KCB

Dùng để nhập thông tin trong "Cập nhật thông tin bảo hiểm, công đoàn" và lập các báo cáo:

- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT;

- Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, BHYT

1.2.2 Danh mục tr cấp BHXH

Dùng để nhập thông tin trong:

Cập nhật danh sách lao động phát sinh thanh toán theo chế độ;

Điều chỉnh danh sách lao động thanh toán theo chế độ

Và lập báo cáo "Danh sách lao động thanh toán theo chế độ"

1.2.3 Danh mục loại tr cấp BHXH

Nhập thông tin để khai báo "Danh mục trợ cấp BHXH". Tính chất (1 - Ốm đau, 2 - Thai sản, 3 - Nghỉ dưỡng sức, 9 - Khác) dùng làm căn cứ tính toán số liệu lập báo cáo "Danh sách lao động thanh toán theo chế độ"

1.2.4 Danh mục iểu thay đổi BHXH

Khai báo Tính chất (1 - Tăng, 2 - Giảm, 3 - Thay đổi) để nhập "Danh mục loại thay đổi BHXH", làm căn cứ tính toán và lập báo cáo "Danh sách lao động tham gia bảo hiểm".

1.2.5 Danh mục loại thay đổi BHXH

Khai báo các thông tin làm căn cứ tính toán và lập báo cáo "Danh sách lao động tham gia bảo hiểm".

1.2.6 Khai báo tỷ lệ đóng bảo hiểm, công đoàn

Khai báo các thông tin làm căn cứ tính toán các chỉ tiêu B01(BHXH), B02(BHYT), B03(BHTN) và C01(KPCĐ) trong khi tính lương và làm căn cứ tính toán các thông tin báo cáo "Danh sách lao động tham gia bảo hiểm".

1.2.7 Khai báo mức trần đóng bảo hiểm

Khai báo các thông tin làm căn cứ tính toán và lập báo cáo "Danh sách lao động tham gia bảo hiểm".



1.2.8 Danh mục loại h p đồng

Dùng để lọc thông tin các báo cáo hợp đồng.

1.2.9 Danh mục lương t i thiểu chung

Khai báo lương tối thiểu chung làm căn cứ tính toán các mã loại lương:

- L00 - Lương cơ bản ;

- L01 - Lương theo thời gian ;

- B00 - Lương đóng bảo hiểm ;

và làm căn cứ lập các báo cáo:

- Danh sách lao động thanh toán theo chế độ (Mục "trợ cấp thai sản");

- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm.


Tuyển dụng

Mục lục


Tuyển dụng ............................................................................................................................................ 1

1 Tuyển dụng..................................................................................................................................... 2

1.1 Cập nhật ................................................................................................................................... 2 1.1.1 Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên................................................................................... 2 1.1.2 Phiếu yêu cầu tuyển dụng ..................................................................................................... 3 1.1.3 Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng ........................................................................................ 5 1.1.4 Cập nhật hồ sơ ứng viên ....................................................................................................... 6 1.1.5 Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn ............................................................................................... 13 1.1.6 Cập nhật lịch kiểm tra, phỏng vấn cho ứng viên ................................................................. 14 1.1.7 Cập nhật kết quả kiểm tra ................................................................................................... 14 1.1.8 Cập nhật kết quả phỏng vấn ............................................................................................... 16 1.1.9 Cập nhật quyết định tuyển dụng .......................................................................................... 17

1.2 Danh mục ............................................................................................................................... 19 1.2.1 Danh mục loại kiểm tra ........................................................................................................ 19 1.2.2 Danh mục loại phỏng vấn .................................................................................................... 20 1.2.3 Danh mục vòng thi tuyển ..................................................................................................... 20 1.2.4 Danh mục trạng thái hồ sơ .................................................................................................. 21 1.2.5 Danh mục kênh tuyển dụng................................................................................................. 21 1.2.6 Danh mục nguồn tuyển dụng .............................................................................................. 22 1.2.7 Khai báo hình thức thi tuyển ................................................................................................ 22 1.2.8 Khai báo mẫu yêu cầu kiểm tra ........................................................................................... 23

1.3 Báo cáo .................................................................................................................................. 24 1.3.1 Báo cáo yêu cầu tuyển dụng ............................................................................................... 24 1.3.2 Báo cáo thông tin tuyển dụng .............................................................................................. 24 1.3.3 Báo cáo hồ sơ ứng viên ...................................................................................................... 25 1.3.4 Lịch kiểm tra, phỏng vấn ..................................................................................................... 25 1.3.5 Báo cáo kết quả kiểm tra, phỏng vấn .................................................................................. 26 1.3.6 Báo cáo tình hình tuyển dụng .............................................................................................. 27 1.3.7 Bảng so sánh số lượng nhân viên theo yêu cầu ................................................................. 28 1.3.8 Báo cáo thống kê theo kênh/nguồn tuyển dụng .................................................................. 29



1 Tuyển dụng

1.1 Cập nhật

1.1.1 Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên

Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên của từng bộ phận phục vụ cho việc lập báo cáo "Bảng so sánh số lượng nhân viên theo yêu cầu"

Bộ phận

Chỉ nhập những bộ phận thuộc đvcs được quyền truy nhập.


Cập nhật từ danh mục vị trí công việc, là trường bắt buộc nhập.

Số lượng nhân viên

Để so sánh với số lượng hiện có, tính ra được số lượng chênh lệch.

Ngày hiệu lực

Khi lập báo cáo "Bảng so sánh số lượng nhân viên theo yêu cầu", chỉ chọn lọc các khai báo có “Ngày hiệu lực” nhỏ hơn và gần nhất so với “Ngày báo cáo”




- Vào "Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên";








- Mã bộ phận: nhập vào những bộ phận được phân quyền. Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Mã vị trí: cập nhật mã có trong danh mục vị trí;

- Số lượng nhân viên: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 6 số và không nhập số lẻ;

- Tên bộ phận, Tên vị trí công việc, Ghi chú: Nhập tự do;

- Ngày hiệu lực: định dạng kiểu ngày tháng.





- Trùng đồng thời: Bộ phận, Vị trí công việc, Ngày hiệu lực;

- Thiếu một trong các thông tin: Bộ phận, Vị trí công việc, Ngày hiệu lực.

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong danh mục từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên", không thể sửa dữ liệu đã có trong danh mục từ bảng tính (chép đè).

1.1.2 Phiếu yêu cầu tuyển dụng

Là bước nhập liệu đầu tiên trong quy trình tuyển dụng, dùng để nhập yêu cầu trong "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng". Ngoài ra còn làm cơ sở dữ liệu lên các báo cáo về sau.

Màn hình nhập liệu



Giải thích thông tin

Phần thông tin chung

Bộ phận

Bắt buộc nhập, chỉ cho nhập những bộ phận thuộc đvcs hiện hành của phiếu đang nhập liệu.

Người yêu cầu

Thông tin về người yêu cầu để in phiếu, không bắt buộc nhập

Nội dung

Nội dung ghi chú nhập vào để in phiếu, không bắt buộc nhập

Tổng cộng

Tổng “Số lượng” trong lưới chi tiết, chỉ tham khảo, không sửa được.

Phần thông tin chi tiết

Mã vị trí

Chọn nhập từ danh mục vị trí công việc, bắt buộc nhập.

Số lượng

Trường bắt buộc nhập và phải lớn hơn 0, không cho phép nhập số lẻ.

Kỹ năng yêu cầu

Nhập các kỹ năng yêu cầu cho vị trí cần tuyển.

Yêu cầu từ ngày/Đến ngày



Bắt buộc nhập. Là căn cứ để lọc yêu cầu trong tiện ích "Lấy số liệu từ phiếu yêu cầu tuyển dụng" trong "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng".

1.1.3 Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng



Mã vị trí/ Mã bộ phận

Mã vị trí phải nhập tương ứng với mã hình thức thi tuyển, do trong khai báo các hình thức thi tuyển đã cập nhật vị trí ấy.

Mã vị trí/ Mã bộ phận cập nhật tại đây sẽ làm cơ sở dữ liệu cho việc xét và cập nhật hồ sơ ứng viên, phù hợp yêu cầu tuyển dụng cho từng bộ phận và vị trí.

Chỉ được phép cập nhật những bộ phận thuộc đơn vị hiện hành của phiếu đang nhập liệu.

Số lượng

Dùng thể hiện trên Báo cáo yêu cầu tuyển dụng.

Tổng cộng

Bao gồm tổng số lượng người cần tuyển dụng của các yêu cầu ở phần thông tin chi tiết. Dùng thể hiện trên Báo cáo yêu cầu tuyển dụng.

Tiện ích "Lấy số liệu từ phiếu yêu cầu tuyển dụng"



- Yêu cầu từ ngày: bắt buộc nhập;

- Số phiếu yêu cầu: bắt buộc nhập, chỉ cho chọn các phiếu yêu cầu có "Ngày lập" ≥ "Yêu cầu từ ngày" của điều kiện lọc, thuộc đvcs của phiếu hiện hành. Sau khi nhấn "Nhận", chương trình thể hiện màn hình:

- Nút “Nhận”/“Hủy”: nếu nhấn “Nhận”, chương trình đem các mã vị trí thuộc phiếu yêu cầu ra màn hình chi tiết, chỉ lấy những vị trí có đánh dấu vào ô chọn để mang ra.

Khi lấy số liệu lần 2 trở đi, nếu vị trí mang ra trùng với mã vị trí đã tồn tại có cùng bộ phận trong màn hình chi tiết thì không đem ra nữa.

1.1.4 Cập nhật hồ sơ ứng viên





Giải thích thông tin



Thông tin chung

Vị trí ứng tuyển

Chọn từ danh mục vị trí công việc. Chỉ hiện lên vị trí thuộc đợt tuyển dụng mà ứng viên đang ứng tuyển.

Dùng truy xuất dữ liệu khi cập nhật quyết định tuyển dụng và các báo cáo sau này.

Bộ phận ứng tuyển

Cập nhật từ danh mục bộ phận. Chỉ hiện lên bộ phận thuộc "Đợt tuyển dụng - Vị trí tuyển dụng" mà ứng viên đang ứng tuyển.

Dùng truy xuất dữ liệu khi cập nhật quyết định tuyển dụng và các báo cáo sau này.

Mức lương đề xuất

Cho phép nhập vào mức lương đề xuất, không số lẻ.

Ngày có thể làm việc

Nhập vào ngày có thể làm việc.

Dùng truy xuất lên "Cập nhật quyết định tuyển dụng/ Ngày vào công ty"

Kênh tuyển dụng

Cập nhật từ danh mục kênh tuyển dụng

Nguồn tuyển dụng

Cập nhật từ danh mục nguồn tuyển dụng

Người giới thiệu

Tự nhập vào người giới thiệu

Đối với hai thông tin “Nguồn tuyển dụng” (trường tên) và “Người giới thiệu”, chương trình tự động cập nhật cho ngăn “Thông tin nhân viên/ Quá trình làm việc/ Thông tin khác” sau khi người sử dụng đã nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng".

Địa chỉ liên hệ

Nhập vào địa chỉ liên hệ

Điện thoại di động



Nhập vào điện thoại liên hệ

Thư (Email)

Nhập vào địa chỉ thư điện tử

Ngăn thông tin “Cá nhân”

Thông tin cá nhân của ứng viên sẽ được cập nhật lại cho "Thông tin nhân viên" sau khi người dùng nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng".

Ngăn “Sức khỏe”

Thông tin sức khỏe của ứng viên cũng được cập nhật lại cho "Thông tin nhân viên" (Thông tin cá nhân\ Sức khỏe) sau khi người dùng nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng".

Trường "Nhóm máu", người sử dụng nên dùng phím khoảng trắng (space) để cập nhật.

Ngăn “Học vấn”



Thông tin học vấn dùng để tham khảo.

Ngăn “Quá trình làm việc”

Thông tin quá trình làm việc của ứng viên cũng được cập nhật lại cho "Thông tin nhân viên" (Quá trình làm việc\ Quá trình công tác trước đây) sau khi người dùng nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng".

Ngăn “Ngoại ngữ”



Thông tin ngoại ngữ của ứng viên cũng được cập nhật lại cho "Thông tin nhân viên" sau khi người dùng nhập "Cập nhật quyết định tuyển dụng".

Ngăn “Chứng chỉ”

Thông tin chứng chỉ dùng để tham khảo.




- Vào "Cập nhật hồ sơ ứng viên";







Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu

- Mã đợt: cập nhật mã có trong "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng";

- Giới tính: nhập 1 hoặc 2 (tương đương nam hoặc nữ);

- Trạng thái hồ sơ/ Kênh tuyển dụng/ Nguồn tuyển dụng: Nhập mã trong các danh mục tương ứng;

- Vị trí ứng tuyển: chỉ cho phép cập nhật mã vị trí thuộc đợt tuyển dụng mà ứng viên đang ứng tuyển;

- Bộ phận ứng tuyển: chỉ cho phép cập nhật mã bộ phận thuộc "Đợt tuyển dụng - Vị trí tuyển dụng" mà ứng viên đang ứng tuyển;

- Mức lương đề xuất, Điện thoại di động: Nhập kiểu số, không nhập số lẻ;

- Ngày sinh, Ngày nộp hồ sơ, Ngày có thể làm việc: định dạng kiểu ngày tháng.




- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép lỗi không xác định;

- Trùng Mã ứng viên;

- Thiếu một trong các thông tin Mã đợt, Mã ứng viên, Họ tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Giới tính, Ngày nộp hồ sơ, Trạng thái hồ sơ, Vị trí ứng tuyển, Bộ phận ứng tuyển, Mức lương đề xuất, Ngày có thể làm việc, Kênh tuyển dụng, Nguồn tuyển dụng, Điện thoại di động.

Ghi chú khác

- Nếu không có quyền "Mới" trong "Cập nhật hồ sơ ứng viên", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong danh mục từ bảng tính;

- Nếu không có quyền "Sửa" trong "Cập nhật hồ sơ ứng viên", không thể sửa dữ liệu đã có trong danh mục từ bảng tính (chép đè).



1.1.5 Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn

Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn dùng cập nhật thông tin các vòng thi cho đợt tuyển dụng. Sau đó, chương trình tự động cập nhật dữ liệu vào chức năng "Cập nhật lịch kiểm tra, phỏng vấn cho ứng viên". Trong chức năng này, người dùng phải xác định "Mã vòng thi" và "Mã vị trí". Ngoài ra, có thể nhập các thông tin sau tùy yêu cầu quản lý thực tế:

- Người phỏng vấn;

- Ngày phỏng vấn;

- Thời gian phỏng vấn;

- Địa điểm phỏng vấn;

- Nội dung phỏng vấn;

- Ghi chú.

Nếu vòng thi nào có đánh dấu chọn ứng viên bên cập nhật lịch thì không được chỉnh sửa lại nội dung bên lập lịch.



1.1.6 Cập nhật lịch kiểm tra, phỏng vấn cho ứng viên

Những ứng viên có vị trí ứng tuyển và bộ phận ứng tuyển trong "Cập nhật hồ sơ ứng viên", phù hợp đợt tuyển dụng sẽ được truy xuất thông tin theo từng vòng thi tuyển. Ứng viên nào được tích chọn sẽ thể hiện trên báo cáo "Lịch kiểm tra, phỏng vấn".

1.1.7 Cập nhật kết quả kiểm tra





Mã ứng viên

Chỉ cập nhật cho các mã ứng viên của đợt tuyển dụng.

Vòng thi tuyển/ Nội dung

Dựa vào thông tin trong hình thức thi tuyển, đồng thời hình thức đó đã được cập nhật tại thông tin đợt tuyển dụng, chương trình sẽ cho chọn vòng thi và nội dung kèm theo.

Lưu ý: Chương trình dò theo “Đợt tuyển dụng - Vị trí tuyển dụng - Bộ phận tuyển dụng” để lấy đúng mã hình thức thi tuyển. Trường hợp không tìm thấy sẽ cho chọn tất cả.

Ngày kiểm tra/ Điểm

Các thông tin dùng thể hiện trên Báo cáo kết quả kiểm tra, phỏng vấn.


Loại kiểm tra

Loại kiểm tra có thể được thêm mới từng dòng hoặc chọn "Lấy số liệu từ yêu cầu kiểm tra".

Sau khi cập nhật chi tiết, muốn thay đổi vòng thi ở thông tin chung thì phải cập nhật chi tiết lại cho phù hợp, chương trình không tự xóa nội dung cũ. Nếu thực hiện lấy số liệu, chương trình cũng chỉ thêm mới những nội dụng chưa có, những loại kiểm tra không đúng với số vòng đã khai báo sẽ không tự động xóa.

Điểm/ Kết quả



Các thông tin dùng thể hiện trên Báo cáo kết quả kiểm tra, phỏng vấn.

Thông tin chung - phần dưới

Kết quả

Gồm 2 tham số: 1 – Đạt, 2 – Không đạt

Trạng thái hồ sơ

Dựa vào trường “Kết quả” và thông tin khai báo tương ứng trong phần “Cập nhật mã hình thức thi tuyển” để thể hiện trường trạng thái hồ sơ, được phép sửa lại.

Lưu ý:

Chương trình tự động cập nhật lại trạng thái hồ sơ cho "Cập nhật hồ sơ ứng viên" sau khi có kết quả kiểm tra, phỏng vấn:

- Lấy trạng thái hồ sơ của vòng lớn nhất để cập nhật trạng thái cho hồ sơ.

- Trong trường hợp xóa hết:

o Nếu xóa hết các phiếu kết quả kiểm tra thì sẽ lấy trạng thái hồ sơ ngầm định trong tham số tùy chọn để cập nhật cho trạng thái hồ sơ.

o Nếu xóa hết các phiếu kết quả phỏng vấn thì sẽ lấy trạng thái ở phiếu kết quả kiểm tra có vòng lớn nhất để cập nhật cho trạng thái hồ sơ.

Lấy số liệu từ yêu cầu kiểm tra

Chương trình hỗ trợ lấy "Loại kiểm tra", "Nội dung kiểm tra" từ khai báo hình thức thi tuyển. Khi nhập thông tin đợt tuyển dụng, cần xác định hình thức thi tuyển. Dựa vào hình thức thi tuyển, chương trình sẽ lấy được các "Loại kiểm tra" cần thiết cho đợt tuyển dụng.

Để lấy loại kiểm tra, nhấn biểu tượng “ – Lấy số liệu từ yêu cầu kiểm tra, chương trình sẽ chèn các loại kiểm tra vào chi tiết.

1.1.8 Cập nhật kết quả phỏng vấn





Thông tin một số trường

Tương tự chức năng “Cập nhật kết quả kiểm tra”

1.1.9 Cập nhật quyết định tuyển dụng




Giải thích một số thông tin cần lưu ý

Chương trình thể hiện tất cả ứng viên theo đợt tuyển dụng chọn ở màn hình điều kiện lọc. Các ứng viên sẽ được lựa chọn để cập nhật quyết định tuyển dụng.

Đặt con trỏ tại dòng ứng viên, chương trình cho phép cập nhật quyết định tuyển dụng

cho ứng viên đó bằng cách nhấn chức năng " Quyết định tuyển dụng".

Thông tin một số trường:

Mã đợt

Thể hiện theo mã đợt tuyển dụng ở màn hình điều kiện lọc

Mã ứng viên

Mã ứng viên con trỏ đang chọn để cập nhật quyết định

Mã nhân viên mới

Nhập vào dạng chuỗi, tối đa 16 ký tự. Không được phép khai báo các mã nhân viên đã tồn tại trong cập nhật “Thông tin nhân viên”.

Bộ phận

Chọn từ danh mục bộ phận, bắt buộc nhập, ngầm định theo “Cập nhật hồ sơ ứng viên/Bộ phận ứng tuyển”.


Cập nhật từ danh mục vị trí công việc, bắt buộc nhập, ngầm định theo “Cập nhật hồ sơ ứng viên/Vị trí ứng tuyển”.

Ngày vào công ty

Ngầm định theo “Cập nhật hồ sơ ứng viên/Ngày có thể làm việc”, được phép sửa lại, bắt buộc nhập.




Chọn từ danh mục tình trạng nhân viên, ngầm định theo tham số “Tình trạng đang làm việc của nhân viên”, bắt buộc nhập.

Lưu ý:

- Chương trình tự động chuyển các thông tin ứng viên tương ứng sang phần "Thông tin nhân viên" (trừ thông tin trình độ học vấn).

- Chuyển các thông tin “Người ký tiếp nhận”, “Nguồn tuyển dụng” (trường tên) và “Người giới thiệu” vào ngăn “Quá trình làm việc/ Thông tin khác”.

- Cập nhật tự động lại trường “Trạng thái hồ sơ” (ở phần “Cập nhật hồ sơ nhân viên”) bằng giá trị tại tham số "Trạng thái hồ sơ được tuyển dụng của ứng viên".

- Đồng thời cập nhật lại trường “Trạng thái hồ sơ” ngay ở màn hình duyệt của chức năng này.

- Sau khi ứng viên được tuyển dụng, các thông tin trong chức năng "Cập nhật kết quả kiểm tra" và "Cập nhật kết quả tuyển dụng" cũng được cập nhật vào “Học vấn nghề nghiệp/ Kết quả kiểm tra tuyển dụng”, “Học vấn nghề nghiệp/ Kết quả phỏng vấn”.

- Khi kích vào nút “Quyết định tuyển dụng”, nếu mã ứng viên này đã được thực hiện quyết định tuyển dụng rồi chương trình sẽ cảnh báo: “Hồ sơ này đã được tuyển dụng, có thực hiện tuyển dụng lại không?”

- Ngầm định = “Không”;

- Nếu nhấn “Có”: chương trình mở màn hình hồ sơ ứng viên để sửa lại các trường thông tin, tuy nhiên không được đổi lại thành trạng thái "Chưa tuyển dụng".

1.2 Danh mục

1.2.1 Danh mục loại kiểm tra

Danh mục dùng phân loại kiểm tra đối với các vòng trong "Khai báo yêu cầu kiểm tra" và dùng cho "Cập nhật kết quả kiểm tra", "Cập nhật thông tin nhân viên/ Học vấn nghề nghiệp/ Kết quả phỏng vấn",... ngoài ra còn làm điều kiện lọc trên các báo cáo về sau.



1.2.2 Danh mục loại phỏng vấn

Danh mục dùng cập nhật trong chức năng "Cập nhật kết quả phỏng vấn", "Cập nhật thông tin nhân viên/ Học vấn nghề nghiệp/ Kết quả phỏng vấn",... và là điều kiện lọc trên các báo cáo về sau.

1.2.3 Danh mục vòng thi tuyển

Mã vòng dùng làm cơ sở dữ liệu trong nhiều chức năng như: Khai báo hình thức thi tuyển, Khai báo yêu cầu kiểm tra, Cập nhật kết quả kiểm tra,...

Nhập stt sắp xếp trong danh mục này để xác định mã vòng lớn nhất trong các chức năng cập nhật kết quả kiểm tra, phỏng vấn, sau đó cập nhật lại trạng thái hồ sơ của từng ứng viên.



1.2.4 Danh mục trạng thái hồ sơ

Bao gồm các loại trạng thái: 1 - Hồ sơ đang xét, 2 - Hồ sơ hợp lệ, 3 - Hồ sơ bị từ chối. Qua các vòng xét tuyển, hồ sơ của ứng viên sẽ được cập nhật lại trạng thái trong "Cập nhật hồ sơ ứng viên" để được theo dõi đến khi có quyết định tuyển dụng.

1.2.5 Danh mục kênh tuyển dụng

Thông thường kênh tuyển dụng là các phương tiện thông tin sau: báo, mạng (website), truyền hình, cũng có thể đăng tuyển qua công ty dịch vụ nhân sư,...

Danh mục kênh tuyển dụng là cơ sở dữ liệu cập nhật hồ sơ ứng viên và truy xuất lên báo cáo hồ sơ ứng viên.



1.2.6 Danh mục nguồn tuyển dụng

Nguồn tuyển dụng được lấy từ nhiều nơi như thông qua nội bộ công ty; nhân viên giới thiệu;công ty đối thủ; các trường đại học hoặc từ các nguồn khác.

Danh mục là cơ sở dữ liệu cập nhật hồ sơ ứng viên. Sau khi ứng viên đã có quyết định tuyển dụng, thông tin nguồn tuyển dụng sẽ được cập nhật ngược lại “Thông tin nhân viên/ Quá trình làm việc/ Thông tin khác”.

Nội dung nguồn tuyển dụng còn được truy xuất lên báo cáo hồ sơ ứng viên.

1.2.7 Khai báo hình thức thi tuyển

Màn hình khai báo



Một số thông tin cần lưu ý

Mã hình thức

Hình thức tuyển dụng được khai báo phù hợp với từng vị trí tuyển dụng. Một hình thức thi tuyển bao gồm nhiều vòng thi kiểm tra hoặc phỏng vấn. Hình thức thi tuyển được sử dụng trong các khai báo và cập nhật, đồng thời làm điều kiện lọc để lên báo cáo.

Vị trí tuyển dụng

Cập nhật từ "Danh mục vị trí công việc".

Mã vòng thi

Cập nhật tất cả mã vòng cần kiểm tra, phỏng vấn trong một hình thức thi tuyển.

Nội dung

Nội dung này sẽ được truy xuất lên thông tin chung của cập nhật kết quả kiểm tra hoặc phỏng vấn.

Trạng thái đạt/ Trạng thái không đạt

Lấy từ "Danh mục trạng thái hồ sơ", các trường này dùng để cập nhật tự động trạng thái hồ sơ cho "Cập nhật hồ sơ ứng viên" sau khi đã nhập kết quả thi tuyển (kiểm tra, phỏng vấn) theo vòng.

1.2.8 Khai báo mẫu yêu cầu kiểm tra

Khai báo mẫu yêu cầu kiểm tra cho các hình thức thi tuyển. Trong chức năng này, người dùng cập nhật các loại kiểm tra cho từng vòng thi cụ thể.



Dựa vào dữ liệu đó, khi "Cập nhật kết quả kiểm tra" có thể thực hiện tiện ích "Lấy số liệu từ yêu cầu kiểm tra".

1.3 Báo cáo

1.3.1 Báo cáo yêu cầu tuyển dụng

Báo cáo yêu cầu tuyển dụng lấy số liệu từ chức năng “Cập nhật yêu cầu tuyển dụng”

Ngày tuyển từ/đến

Lọc trường "Yêu cầu từ ngày/Đến ngày" của "Phiếu yêu cầu tuyển dụng"

Ngày lập từ/đến

Lọc trường "Ngày lập" của "Phiếu yêu cầu tuyển dụng.

- Các trường khác cũng lọc theo nhập liệu tương ứng "Phiếu yêu cầu tuyển dụng";

- Báo cáo xét quyền xem của người dùng đăng nhập hiện hành; - Báo cáo xét quyền xem theo đơn vị. Chỉ được xem những yêu cầu thuộc bộ phận của đơn vị được quyền.

1.3.2 Báo cáo thông tin tuyển dụng

Báo cáo lấy số liệu từ chức năng “Cập nhât thông tin tuyển dụng”, lọc lên đợt tuyển dụng có “Ngày từ” thỏa mãn điều kiện lọc.



Ngày từ/đến

Lọc trường "Thời gian từ/đến" của chức năng "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng"

- Các trường khác cũng lọc theo nhập liệu tương ứng "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng";

- Báo cáo xét quyền xem của người dùng đăng nhập hiện hành;

- Báo cáo xét quyền xem theo đơn vị. Chỉ được xem những đợt tuyển thuộc bộ phận của đơn vị được quyền;

- Báo cáo xét quyền theo bộ phận trong khai báo quyền theo bộ phận.

1.3.3 Báo cáo hồ sơ ứng viên

Báo cáo lấy số liệu từ chức năng “Cập nhât hồ sơ ứng viên”, lọc những hồ sơ ứng viên có “Ngày nộp hồ sơ” thỏa mãn điều kiện lọc.

Ngày nộp hs từ/đến

Lọc trường "Ngày nộp hồ sơ" của chức năng "Cập nhật hồ sơ ứng viên"

- Các trường khác cũng lọc theo nhập liệu tương ứng "Cập nhật hồ sơ ứng viên";


- Báo cáo xét quyền xem theo đơn vị. Chỉ được xem những ứng trong đợt tuyển có bộ phận thuộc đơn vị được quyền.

1.3.4 Lịch kiểm tra, phỏng vấn

Báo cáo lấy số liệu từ chức năng “Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn”, lọc ứng viên, vòng và đợt tuyển dụng thuộc dữ liệu cập nhật lịch có “Ngày từ/đến” thỏa mãn điều kiện lọc.



Ngày từ/đến

Lọc trường "Ngày từ/đến" của chức năng "Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn"

- Các trường khác cũng lọc theo nhập liệu tương ứng "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng";




1.3.5 Báo cáo kết quả kiểm tra, phỏng vấn

Báo cáo lấy số liệu từ chức năng “Cập nhật kết quả kiểm tra” và “Cập nhật kết quả phỏng vấn”. Báo cáo lọc những ứng viên, vị trí và đợt tuyển dụng thuộc dữ liệu cập nhật "kết quả kiểm tra" có “Ngày kiểm tra” thỏa mãn điều kiện lọc.



Ngày từ/đến

Lọc trường "Ngày từ/đến" của chức năng "Cập nhật kết quả kiểm tra" (hoặc “Cập nhật kết quả phỏng vấn”) có “Ngày kiểm tra” thỏa mãn điều kiện lọc.

Loại kiểm tra

Lọc Loại kiểm tra trong chi tiết chức năng "Cập nhật kết quả kiểm tra".

Trạng thái hồ sơ

Lọc theo "Trạng thái hồ sơ" trong thông tin chung chức năng "Cập nhật kết quả kiểm tra".

- Các trường khác cũng lọc theo nhập liệu tương ứng "Cập nhật kết quả kiểm tra";




1.3.6 Báo cáo tình hình tuyển dụng

Báo cáo lấy số liệu từ chức năng “Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng”, “Cập nhật hồ sơ ứng viên”, “Cập nhât kết quả kiểm tra”, “Cập nhật kết quả phỏng vấn”. Báo cáo sẽ đếm những ứng viên, vị trí và đợt tuyển dụng thuộc dữ liệu cập nhật từ các chức năng "Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng" có ngày thỏa mãn điều kiện lọc.

Giải thích màn hình điều kiện



Ngày từ/đến

Lọc trường "Ngày lập" của chức năng chức năng “Cập nhật thông tin đợt tuyển dụng” thỏa mãn điều kiện lọc.

- Các trường khác cũng lọc theo nhập liệu tương ứng;




Giải thích số liệu báo cáo

Cột “Sl tuyển dụng”

Số liệu tập hợp từ phần cập nhật thông tin đợt tuyển dụng.

Cột “Sl ứng viên”

Được đếm từ phần cập nhật hồ sơ ứng viên, chỉ đếm các mã ứng viên có trạng thái hồ sơ thuộc loại “2. Hồ sơ hợp lệ”.

Cột “Sl đã tuyển”

Đếm các mã ứng viên có trạng thái = “1. Đã tuyển dụng” sau khi đã nhập "Quyết định tuyển dụng" (Truy vấn "Cập nhật hồ sơ ứng viên", ngăn thông tin "Khác", chọn trạng thái “1. Đã tuyển dụng”).

Cột “Vòng tuyển dụng”/“Sl đạt”/”Sl không đạt”

Đếm từ phần cập nhật kết quả kiểm tra, phỏng vấn. Lưu ý: mỗi mã ứng viên chỉ được đếm là 1 (dù có nhập nhiều bản ghi) .

1.3.7 Bảng so sánh số lượng nhân viên theo yêu cầu

Báo cáo lấy số liệu từ chức năng "Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên" so sánh với số lượng nhân viên hiện có trong "Thông tin nhân viên".




Kiểu lọc

1 - Chênh lệch thiếu: chỉ truy vấn các dòng dữ liệu có số liệu ở cột “Cl thiếu” > 0;

2 - Chênh lệch thừa: chỉ truy vấn các dòng dữ liệu có số liệu ở cột “Cl thừa” > 0;

3 - Chênh lệch thừa & thiếu: chỉ truy vấn các dòng dữ liệu có số liệu ở cột “Cl thiếu” > 0, hoặc “Cl thừa” > 0;

* - Tất cả: Truy vấn tất cả (kể cả các dòng có “Cl thừa” = “Cl thiếu”)

Giải thích số liệu báo cáo

Sl yêu cầu

Lấy số liệu từ chức năng "Cập nhật yêu cầu số lượng nhân viên".

Sl hiện có

Số lượng nhân viên hiện có trong "Thông tin nhân viên".

Chênh lệch thừa

Số tuyệt đối của biểu thức (Số hiện có - Số yêu cầu) nếu biểu thức > 0

Chênh lệch thiếu

Số tuyệt đối của biểu thức (Số hiện có - Số yêu cầu) nếu biểu thức < 0

1.3.8 Báo cáo thống kê theo kênh/nguồn tuyển dụng

Báo cáo lấy số liệu từ chức năng "Cập nhật hồ sơ ứng viên", Cập nhật kết quả kiểm tra, phỏng vấn (cập nhật trạng thái hồ sơ), "Quyết định tuyển dụng".




Cột “Sl ứng viên”

Được đếm từ phần cập nhật hồ sơ ứng viên.

Sl đang xét/Sl hợp lệ/Sl từ chối

Tương ứng được đếm từ phần cập nhật hồ sơ ứng viên và cập nhật kết quả kiểm tra, phỏng vấn.

Cột “Sl đã tuyển”

Đếm các mã ứng viên có trạng thái = “1. Đã tuyển dụng” sau khi đã nhập "Quyết định tuyển dụng" (Truy vấn "Cập nhật hồ sơ ứng viên", ngăn thông tin "Khác", chọn trạng thái “1. Đã tuyển dụng”).

Hướng dẫn sử dụng Fast Human Resources Onlinedl2.fast.com.vn/FMK/2018.07-HRM-HDSD-nen.pdf · Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chương khởi đầu Fast Human Resources

Documents