Hilfsmittel zu Systementwicklung und - dokumentation Werkzeuge
Hilfsmittel zu Systementwicklung und -dokumentation
Werkzeuge
Überblick
Systemtechnische Hilfsmittel werden bei der Analyse, dem Design und bei der Dokumentation von Systemen und Subsystemen verwendet.
Zumeist handelt es sich um grafische Darstellungen.
Diese Hilfsmittel werden von Mitarbeitern des Rechnungswesens (nicht bloß Programmierern) verwendet!
Lernziele
1 Verständnis für den Einsatz systemtechnischer Hilfsmittel durch Prüfer und Systementwickler.
2 Einsatzmöglichkeiten für Flowcharting im Rahmen der Systemanalyse kennen.
3 Gängige Systemtechniken und ihre Anwendung kennen (z.B. HIPO Charts, Flowcharts, Datenflußdiagramme).
Lernziel 1
Der Einsatz systemtechnischer Hilfsmittel
durch Prüfer und Systementwickler
Systemtechniken bei der Prüfung
Welche zwei grundlegenden Prüfungsarten (im Rahmen der Abschlußprüfung) gibt es?
1 Zwischenprüfungen (im Rahmen der Systemprüfung, IKS-Prüfung – homograder Fall).
2 Einzelfallprüfung konkreter Geschäftsfälle bzw. Abschlußpositionen (heterograder Fall).
IKS-Prüfung
Prüfer befassen sich zumeist mit dem Dokumentenfluß und der -bearbeitung .
Dazu benötigen Sie Werkzeuge zur Strukturierung und Dokumentation von Systemen.
Es werden Grafiken (Charts) verwendet.
IKS-Prüfung
Es wird die Existenz, Effektivität und Kontinuität des IKS überprüft.
Dazu muss aber das IKS (wie auch die Geschäftsprozesse des Unternehmens) komplett verstanden werden.
IKS-Prüfung
Prüfer müssen daher mit den grafischen Werkzeugen zur Systemanalyse und –dokumentation vertraut sein.
Welche Techniken sind das?– Input-Process-Output (IPO)– Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO)– logische Datenflußdiagramme (DFD)
Arbeitspapiere
• … sind die Protokolle des Prüfers über die ausgeführten Tests, die eingeholten Informationen sowie die daraus gewonnenen Erkenntnisse im Rahmen seiner Prüfungshandlungen.
Der Prüfer ist zur führung von Arbeitspapieren verpflichtet!
Arbeitspapiere
Welche Systemtechniken finden in den Arbeitspapieren der Prüfer Anwendung?
– Fragebögen zum IKS– Flowcharts – Datenflußdiagramme– Entscheidungstabellen
Systemanalyse
Systemanalyse beinhaltet das Sammeln und Ordnen von Fakten.
Dabei können Systemtechniken vorteilhaft eingesetzt werden.
– Matrix-Darstellungen– logische Datenflußdiagramme
System-Implementierung
Bei der System-Implementierung wird der Design-Plan praktisch umgesetzt.
Einer der wichtigsten Schritte der Implementierung ist die Dokumentation.
Systemtechniken in der Dokumentationsphase:– Program Flowcharts– Entscheidungstabellen
Lernziel 2
Einsatzmöglichkeiten für Flowcharting im Rahmen der
Systemanalyse
Systemtechniken
Ein Flowchart ist eine symbolische Darstellung des Datenflusses und der Verarbeitungs-schritte eines (Informations-) Systems.
Flowcharts sind die gebräuchlichste Form der Systemtechniken.
Flowchart-Symbole
Input/Output
Verarbeitung
Datenfluß
Anmerkung
Spezielle Input/Output-Symbole
Lochkarte
On-Line
Speicher
MagnetbandPlattenspeicher
Lochstreifen
Spezielle Input/Output-Symbole
Dokument
Dateneingabe
Display
Datenübertragung
Off-Line Speicher
Verarbeitungs-Symbole
Entscheidung
Verarbeitg.
Vorbereitung
HändischeOperation
Hilfs-Operation
Mischen
Extrahieren
Sortieren
Vergleichen
Sonstige Symbole
Konnektor
Konnektor nächste
Seite
Terminal
Parallele Verarbeitung
Übertragungsband
Einsatz von Symbolen im Flowcharting
Symbole stellen die Funktion von Informationen oder anderer System-bestandteile dar.
Die Leserichtung ist von links nach rechts bzw. von oben nach unten.
Geänderte Leserichtung sollte durch offene Pfeilspitzen kenntlich gemacht werden.
Einsatz von Symbolen im Flowcharting
RechnungRechnungGenehmigung
nachPrüfung
Genehmigungnach
Prüfung
GenehmigteRechnungGenehmigteRechnung
Normale Leserichtung
Einsatz von Symbolen im Flowcharting
RechnungRechnungGenehmigung
nachPrüfung
Genehmigungnach
Prüfung
GenehmigteRechnungGenehmigteRechnung
Umgekehrte Leserichtung mit Pfeilspitzen
Einsatz von Symbolen im Flowcharting
Konnektor-Symbol
Bestell-Anforderung
Bestell-Anforderung
Bestell-Anforderung
Bestell-Anforderung
EinkaufLager
A
A
Einsatz von Symbolen im Flowcharting
Bestell-Anforderung
Bestell-Anforderung
BestellungBestellung
Liefer-DatenLiefer-Daten
Bestellung vorbereiten und
Lieferanten-Daten
aktualisieren
Lernziel 3
Gängige Systemtechniken, wie HIPO-Charts, System-
Flußdiagramme, und logische Datenflußdiagramme und ihre
Anwendungen
IPO- und HIPO-Charts
… werden v.a. bei der Systementwicklung verwendet.
Während auf der höchsten Ebene nur die grundlegenden Input-Process-Output-Beziehungen relevant sind, stellt man mittels HIPO- (Hierarchy plus Input-Process-Output) weitere Details dar.
IPO-Charts
Arbeitsstunden-Datensätze
Mitarbeiter-Stammdaten
Summiere Arbeitsstunden
Ermittle Stundensatz
Errechne Bruttolohn
Bruttolohn-Datensätze
Mitarbeiter-Stammdaten
Fehlermeldungen
Author: Hr. Meier
Chart Number: 3.1
System: Lohn
Beschreibung: Errechne Bruttolohn Datum: 6.9.0X
Input Process Output
Hierarchy-Chart
LohnverrechnungLohnverrechnung
DatenaufbereitungDatenaufbereitung VerarbeitungVerarbeitung KontrolleKontrolle
1.0
2.0 3.0 4.0
Hierarchy-Chart
Errechne Bruttolohn
Errechne Bruttolohn
Errechne NettolohnErrechne Nettolohn
Summiere Arbeitsstunden
Summiere Arbeitsstunden
Ermittle Stundensatz
Ermittle Stundensatz
Errechne Bruttolohn
Errechne Bruttolohn
3.1 3.2
3.11 3.12 3.13
Für jeden nummerierten Modul existiert ein eigener IPO-Chart.
System- und Programm-Flowcharts
Ein System-Flowchart stellt die groben Verarbeitungsschritte in einem System dar.
Hier liegt das Schwergewicht auf den Datenträgern und den Haupt-Prozessen und nicht auf den Details der Verarbeitungsschritte.
Symbole logischer Datenflußdiagramme
Terminator
Prozess
Datenspeicher
Datenfluß
Datenflußdiagramm
ZeiterfassungZeiterfassungVerarbeite LohndatenVerarbeite Lohndaten
Mitarbeiter-Daten
fortschreiben
Mitarbeiter-Daten
fortschreiben
Lohndaten
Datenflußdiagramm
ZeiterfassungZeiterfassung
PrüfeLohndaten
P1
PrüfeLohndaten
P1
Mitarbeiter-Daten
Lohndaten
Aktueller Status
Daten in Ordnung
Gültige Lohndaten
Datenflußdiagramm
Mitarbeiterdaten
Gültige Lohndaten
ErrechneAuszahlung
P2
ErrechneAuszahlung
P2
Input-Daten
MitarbeiterMitarbeiterSchecks
Nettolohn und Abzüge
Datenflußdiagramm
MitarbeiterMitarbeiterNettolohn berechnenNettolohn berechnen
Nettolohn und Abzüge
Gehalts-Schecks
MitarbeiterDatenupdate
MitarbeiterDatenupdate
Lohn-Journal
verarbeiten
Lohn-Journal
verarbeiten Aktuelle Beträge
Details JournalDaten
Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts
Ein analytischer Flowchart stellt alle Verarbeitungsschritte eines Systems dar, wobei Kontrollen besonders hervorgehoben werden.
Im analytischen Flowchart werden die Symbole durch Flußlinien (Flowlines) verbunden.
Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts
Ein Dokumenten-Flowchart ähnelt im Format einem analytischen Flowchart, enthält aber weniger Prozeßdetails.
Im Dokumenten-Flowchart wird als einziges Symbol das Dokumenten-Symbol verwendet.
Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts
Ein Formular-Flowchart dokumentiert die Verteilung mehrerer Formular-Kopien innerhalb einer Organisation.
Es wird v.a. dargestellt, wer welche Formulare erhält, und nicht, wie diese dann bearbeitet werden.
Analytischer Flowchart
Lieferanten-Liste
überprüfen
Lieferanten-Liste
überprüfen
Preisanfrage vorbereitenPreisanfrage vorbereiten
LieferantenauswählenLieferantenauswählen
PreisanfragePreisanfrage
PreisanfragePreisanfrage
Einkauf Lieferanten Einkauf Lieferanten
Analytischer Flowchart
Bestellungvorbereiten
Bestellungvorbereiten
Anbot auswählen
Anbot auswählen
AnbotAnbot
Einkauf Lieferanten Einkauf Lieferanten
AnbotAnbot
BestellungBestellung BestellungBestellung
Dokumenten-Flowchart
Waren-Anforderung
2
Waren-Anforderung
2
Kreditoren-BH Einkäufer Wareneingang Lager
2
Waren-Anforderung
1
Waren-Anforderung
1
Waren-Anforderung
1
Waren-Anforderung
1
Bestellung 3
Bestellung 3Bestellung
1Bestellung
12
34 5Bestellung
4Bestellung
4Bestellung
5Bestellung
5
To Vendor
Formular-Flowchart
Einkauf Lager Kreditoren Produktion Rechnungsw.Kopien derBestellung
1
2
3
4
5
1
2
1
2
3
4
Sandwich-Regel
Jedes Prozess-Symbol sollte zwichen ein Input- und ein Output-Symbol eingebettet werden (“sandwiched”).
Inputs fließen in den Prozess hinein, Outputs daraus hervor.
Verbale Beschreibungen
Verbale Beschreibungen (Texte) sind v.a. für die “fact-finding” Phase der Systemanalyse geeignet.
Beispiele für verbale Beschreibungen:– Fragebögen und Checklisten– Ergebnisse von Dokumentenerhebungen
(document reviews)
Auslastungs-Analysen
Auslastungs-Analysen müssen in der Implementierungsphase immer durchgeführt werden.
Tätigkeits-Erfassungen liefern Messungen bzw. Schätzungen einzelner Prozess-häufigkeiten in einem Produktionsumfeld.
Auslastungs-Analysen
Vier Schritte der Tätigkeits-Erfassung:1 Identifikation der Arbeitsschritte.2 Schätzung der erforderlichen Arbeitszeiten.3 Anpassung der geschätzten Zeiten an konkrete
Bedingungen.4 Analyse der erforderlichen Tätigkeits-
Ressourcen.
Techniken zur Entscheidungsanalyse
Verzweigungs- und Entscheidungstabellen werden v.a. bei der Systementwicklung eingesetzt.
Eine Verzweigungstabelle besteht aus der zu treffenden Entscheidung, einer Liste aus Vorbedingungen und dem Pfad, der für jede Bedingung zu durchlaufen ist.
Techniken zur Entscheidungsanalyse
Verzweigungstabelle (Beispiel)
Empfangener
Code
Gehe zuKonnektor-
Bezeichnung
1 2 3
Konnektor-
Bezeichnung
4
Techniken zur Entscheidungsanalyse
Mit einer Entscheidungstabelle wird der Entscheidungsprozess in Tabellenform dargestellt.
Entscheidungstabellen enthalten mehrere Kriterien (= Zeilen).
Sie stellen WENN-DANN-Regeln dar und werden in Matrixform erstellt.
1 2 3 ... N Bedingungsteil Aktionsteil
Entscheidungstabellen
Bedingungs-EinträgeAktionseinträge
Beispiel einer Entscheidungstabelle
Tabellen-Titel Regeln
Wenn:Dann:
Entscheidungstabelle zur Lohnverrechnung
15 unbez. Überstunden Y – N Y15 Überstunden Y N Y –15 Reguläre Stunden Y – – N
1 2 3 4
Regulärer Bezug x x xÜberstundenzuschlag x xZeitausgleich x xFehler in Input-Daten x