Las principales herramientas son excel y access.Los programas de hoja
de cálculo automatizados, como Microsoft Office Excel 2007,
proporcionan una gran variedad opciones de cálculo y gráficos para
visualizar y manipular datos de tablas. También pueden resultar útiles
para almacenar listas de información, por ejemplo listas de distribución
de correo o inventarios. No obstante, a medida que los requisitos de una
lista se hacen más complejos, puede resultar difícil conservar los datos
en un programa de hoja de cálculo. Un programa de bases de datos
relacionales (base de datos relacional: tipo de base de datos que
almacena información en tablas. Utiliza valores de dos tablas para
relacionar datos de una con datos de la otra. En una base de datos
relacional, se suele almacenar un tipo de datos específico sólo una vez.),
como Microsoft Office Access 2007, resulta más adecuado para crear
listas complejas y trabajar con ellas, y además ofrece eficaces
herramientas para especificar, organizar, conservar y recuperar los datos.
Microsoft Access es una de las aplicaciones qu vienen
incluidas en Microsoft Office en su versión
profesional. Es una base de datos que permite
administrar toda la información desde un único
archivo de base de datos.
Dentro del archivo, puede utilizar:
• Tablas para almacenar los datos.
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los
datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos
de las tablas.
• Informes para analizar o imprimir los datos con un
diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o
analizar los datos de la base de datos desde
Internet o desde una intranet.
¿Que herramientas nos ofrece?
TablasEs la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.
ConsultasDe las tablas, si queremos, podemos extraer
información filtrada según nuestras necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o eliminar
ciertos registros que cumplan una determinada condición. Para todo es y mucho mas se usan las
consultas.
Formularios
Esta es la parte mas amigable de nuestra base de datos.
Usamos los formularios para trabajar con la base de datos,
estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma
mas práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le
ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.
Las hojas de cálculo que ofrece Excel
son excelente herramienta para
organizar, analizar y presentar
información, ya sea a través de
gráficos, tablas o imágenes de apoyo.
Permite realizar actividades financieras
y contables, cuadros estadísticos y
tablas, entre otras opciones, utilizando
operaciones de funciones aritméticas,
de estadística, trigonométricas…
También permite organizar y tener un
registro de cualquier tipo de base de
datos.
Una hoja de cálculo
Por definición, las hojas de cálculo son
aplicaciones de computadora que
contienen múltiples celdas que se
forman de una matriz de columnas y
filas. Cada una de dichas celdas puede
contener datos de tipo texto,
numéricos, alfanuméricos y también
fórmulas.
Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan los cálculos numéricos a través del uso de fórmulas. De una manera muy sencilla y rápida se pueden hacer operaciones aritméticas sobre cientos de miles de datos numéricos.
Gráficos de Excel
Una imagen dice más que mil
palabras y Excel facilita en gran
medida la creación de gráficos
que nos ayudan a representar
los datos y entenderlos
fácilmente.
Programación de Macros
Y por si fuera poco, Excel nos permite
automatizar aquellas acciones que
ejecutamos sobre nuestros datos
cotidianamente ahorrándonos así
mucho tiempo. Esto se logra a través de
un lenguaje de programación conocido
como VBA el cual nos permite
manipular Excel y lograr ciertas cosas
que no se podrían hacer con los
comandos disponibles en la interfaz
gráfica.
Office Access 2007 y Office Excel 2007
tienen muchas similitudes. Con ambos
programas podrá:• Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los
datos.
• Ejecutar sofisticados cálculos para obtener la
información que desee.
• Utilizar vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico para
trabajar con los datos de una forma interactiva.
• Crear informes sobre los datos y ver dichos informes en
varios formatos.
• Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y
explorar los datos de una forma sencilla.
• Crear una combinación de correspondencia de
Microsoft Office Word 2007, por ejemplo para producir
grandes cantidades de etiquetas.
• Conectarse a datos externos para poder verlos,
consultarlos y editarlos sin necesidad de importarlos.
• Crear páginas Web para mostrar los datos en formato
de sólo lectura o para obtener acceso a ellos en un
formato que se pueda actualizar.
• Importar datos de bases de datos externas (por ejemplo,
Access o Microsoft SQL Server) y de otros tipos de
archivo (.txt o .htm).
1. Se utiliza excel cuando se necesita graficar o tabular el control de gastos anuales.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro,
como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres
hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero
es muy fácil).
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre
si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a
introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato,
simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás haciendo
la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo.
Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.
Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por
ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta
que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que
tendrías que pagar en cada caso.
2. En esta imagen tienes una sencilla factura
realizada con Excel.
Puedes observar como las columnas se
numeran por letras A,B,C,... y las filas por
números 1,2,3,... En la columna D se ha
calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo
de la Banda de opciones puedes ver la
fórmula que se ha utilizado =D11*0,16 es
decir, el producto de lo que hay en la celda
D11 multiplicado por 0,16.
3. Si desea realizar un seguimiento de información de los clientes, como los nombres o apellidos, las direcciones y los números de teléfono, pero puede que esa información aumente para incluir acciones de dichos clientes, como pedidos, debería considerar la posibilidad de almacenar los datos en Access.
4. Si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de clientes, quizás necesite mirar los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, está trabajando en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos que acaba de especificar se están almacenando de forma local en tablas de Access.