Here be dragons

©2013  Kerika,  Inc.  

Here  Be  Dragons  The  Terra  Incognita  of  Distributed  Agile  

 Arun  Kumar  

[email protected]    

©2013  Kerika,  Inc.  

Summary  •  Teams  everywhere  are  becoming  distributed  – Private  sector,  public  sector,  nonprofit  

•  Teams  everywhere  want  to  be  more  agile  – Small  “a”  agile,  not  big  “A”  Agile  

•  TradiLonal  Scrum  thinking  doesn’t  help.  –  (Go  agile  or  go  distributed,  you  can’t  do  both)  

•  We  need  to  develop  new  best  pracLces  – Arun  presents  lessons  learned  over  many  years.  

©2013  Kerika,  Inc.  

Distributed  teams  in  Private  Sector  

Google  is  here  

Google’s  CIO  is  here  

©2013  Kerika,  Inc.  

Because  no  room  is  roomy  enough  

©2013  Kerika,  Inc.  

Distributed  Teams  in  Public  Sector  •  Embracing  the  Lean  Government  model  – Flat  budgets,  as  far  as  the  eye  can  see  

•  Increased  use  of  field  teams  – 75%  of  WA  State  Auditor’s  Office  is  not  in  Olympia  

•  Need  to  collaborate  across  mulLple  locaLons  – Only  the  Lniest  agencies  are  collocated  

•  Need  to  develop  partnerships  – Across  agencies,  and  to  outsource  civic  services  

©2013  Kerika,  Inc.  

Distributed  Teams  in  Nonprofit  Sector  •  Sectors  is  basically  a  co\age  industry  – 55,000  nonprofits  in  Washington  State  – 80%  with  assets/income  <  $100K  

•  Nonprofits  are  service  delivery  organizaLons  – Contracted  to  deliver  civic  services  –  (Why  Planned  Parenthood  is  funded  everywhere)  

•  MulLple,  transient  partnerships  – This  is  how  nonprofits  increase  their  leverage  

©2013  Kerika,  Inc.  

Social  collaboraLon:  You  Are  Here  

You  are  a  member  of    mulLple,  agile  collaboraLon  networks  

©2013  Kerika,  Inc.  

Small  “a”  agile,  not  large  “A”  Agile  •  Be  pragmaLc,  not  dogmaLc  – Learn,  adopt,  adapt  

•  Agile  has  many  sources,  many  variaLons  – Kanban,  Scrum,  Scrumban,  Lean,  Kaizen,  ROK…  

©2013  Kerika,  Inc.  

The  intersecLon  of  distributed  &  agile  

©2013  Kerika,  Inc.  

3  Strategies  for  Distributed  Agile  There  are  three  generic  strategies  you  can  try  

•  Divide  by  locaLon  

•  Divide  by  funcLon  

•  Divide  by  module  

©2013  Kerika,  Inc.  

Divide  by  locaLon  •  One  project,  with  teams  in  mulLple  locaLons  – Each  team  has  full  complement  of  skills  – A  single  Sprint  cycle  across  mulLple  locaLons  – A  single  Daily  Standup  across  mulLple  locaLons  –  Implicit  or  explicit  pairing  of  staff  across  locaLons  

•  What  you  think  you  will  get:  – ConLnuous  development,  around  the  clock  – “Pass  the  book”  at  the  end  of  the  day  

©2013  Kerika,  Inc.  

Does  this  work?  •  Huge  overhead  of  communicaLons  – Daily/endless  phone  calls  – Huge  volume  of  emails  – Significant  staff  turnover  

•  More  PMs,  more  travel  than  anLcipated  – Destroys  economics  of  offshoring  

•  Not  really  Agile,  not  very  agile  – A  bunch  of  mini-­‐waterfalls  

©2013  Kerika,  Inc.  

Divide  by  funcLon  •  Segregate  funcLons  by  locaLon  – Typical:  all  development  in  US,  all  QA  in  India  – Single  Sprint  cycle  across  locaLons  

•  What  you  think  you  will  get:  – Cool  stuff  gets  done  locally  – Crappy  work  gets  done  offshore  – ConLnuous  QA  

©2013  Kerika,  Inc.  

Does  this  work?  Yes,  if…  •  Each  team  must  be  truly  self-­‐sufficient  •  You  can  manage  mulLple  overlapping  Sprints  – E.g.  Design  Team  works  one  Sprint  ahead  – Requirements  and  hand-­‐offs  are  very  explicit  

•  Teams  and  processes  are  already  tuned  – You  cannot  distribute  a  process  that  you  are  sLll  evolving!  

©2013  Kerika,  Inc.  

Divide  by  component  •  Each  locaLon  builds  one  component  – Or,  divide  by  experLse:  front-­‐end  vs.  back-­‐end  

•  One  super-­‐team  integrates  – Or,  it  somehow  comes  together  in  the  end  

•  What  you  think  you  will  get:  – ComparaLve  advantage:  the  best  of  all  worlds  

©2013  Kerika,  Inc.  

Does  this  work?  You  get  Distributed,  you  give  up  Agile  •  Sprints  are  invariably  much  longer  – You  are  doing  mini-­‐waterfalls  

•  Concept  of  user  story  is  lost  – Without  stories,  are  you  sLll  Agile?  – Teams  cannot  recognize  value  delivered  – Product  owners  get  lost  

•  Obamacare  integraLon  model  

©2013  Kerika,  Inc.  

So,  what  does  work?  •  ConLnuous  updates  are  criLcal  – Daily  Standup  doesn’t  scale  or  distribute  – Status  is  a  waste  of  a  phone  call  

•  Tools  must  support  asynchronous  work  – “Catch  me  up”  

•  Lightweight  tools  help  adopLon  – Keep  paradigms  simple  across  cultures  

•  Make  processes  explicit  &  visual  – Show,  don’t  tell  

©2013  Kerika,  Inc.  

Kerika  example  See  this  at  h\ps://kerika.com/m/H51M    

©2013  Kerika,  Inc.  

[email protected]