Interessengemeinschaft / Centre d’intérêts Records Management Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1 Herausforderung Ordnungssystem BIT ..als wichtiges Fundament (Basisvoraussetzung) für den Einsatz eines el. Geschäftsverwaltungssystems im Bundesamt für Informatik und Telekommunikation IGRM-Workshop GEVER-Pilot im BIT; Erfahrungsbericht Silvano Fracasso, 22.01.2009
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Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
Workshop 22.01.09 – Erfahrungsbericht GEVER-Pilot im BIT Interessengemeinschaft Records Management - IGRM Herausforderung OS BIT – S. Fracasso, BIT, LZEP1
Herausforderung Ordnungssystem BIT
..als wichtiges Fundament (Basisvoraussetzung) für den Einsatzeines el. Geschäftsverwaltungssystems im
Bundesamt für Informatik und Telekommunikation
IGRM-Workshop GEVER-Pilot im BIT; ErfahrungsberichtSilvano Fracasso, 22.01.2009
Interessengemeinschaft / Centre d’intérêtsRecords Management
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„eigene Aktenführungsphilosophie“
Organisatorische Voraussetzungen:fehlen! (kein OS, keine OV)
Primäre DokumentenablageExplorer, Dateiablage
13 OS Erarbeitungsversuche in denvergangenen Jahren
Herausforderung OS BIT
Ausgangslage
nie umgesetzt!
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• regelkonforme Gliederung (Kompetenzenprinzip); kon-textbezogene Ordnungsstrukturen; Wahrung der Ge-schäftszusammenhänge (Nachvollziehbarkeit)
Übergeordnete Anforderung:
Herausforderung OS BIT
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• vollständige und verlässliche Kunden-/Projektdossiers
Herausforderung OS BIT
Bedürfnisse des BIT
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• September 07 bis März 08 (Pilotbeginn GEVER-Einf.)
• Eigenes Teilprojekt Ordnungssystem; Bildung von 2 Pro-jektteams (aus den Pilot-Abteilungen EG und TK)
Herausforderung OS BIT
Vorgehen, Realisierung
Zeitliche Realisierungsvorgaben:
Projekteinbindung (GEVER-Einführung BIT):
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• Grundstrukturerarbeitung 1., 2., 3. und teilw. ff EbenenFlache Strukturierung mit Fokus auf Geschäfts- resp.Kunden- und Projektdossierbildung
Vorgehen, Realisierung
Herausforderung OS BIT
Technik:
• Einsatz von Zusatzkomponenten für Eineindeutigkeit und Filtersetzung auf Dossier- und Subdossierebene
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• Basisbildung für laufenden Ausbau der Dossierstruk-turen (laufende Aufnahme weiterer Bereiche)
• Definition und Ausbau gemeinsam genutzter Dossier-strukturen (z.B. HR, Finanzen, Führung, Projekte,etc.)
Vorgehen, Realisierung
Technik:
Herausforderung OS BIT
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Hauptaufgabe 1
Teilaufgabe A
Teilaufgabe B
Teilaufgabe C
B1
B2
B3
Offerte erstellen
Offerte prüfen
Offerte unter-schreiben
Offerte versenden
Dokumentenablage
Prozesse, WorkflowsKopie Offerte im
G-Dossier verfügbar
Abgrenzung
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220 Allgemeines221 IT-Beratung Ministerialverwaltung / FLAG
221-BSV Bundesamt für Sozialversicherung221-BFS Bundesamt für Statistik
221-BAR Schweiz. Bundesarchiv
221-BFS-CMS Content Management BFS221-BFS-GEV Einführung GEVER im BFS
Dossier
Dossier
Subdossier
23 Ausbildungsberatung231 Standardkurse232 Kundenspezifische Kurse
232-BSV Bundesamt für SozialversicherungDossier
Beispiel für Detailgliederung OS BIT (Auszug)
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322-BSV Bundesamt für Sozialversicherung322-BFS Bundesamt für Statistik
322-BFS-GEV Einführung GEVER im BFS
Dossier
Subdossier
321.1 Erstentwicklungen
Beispiel für Detailgliederung OS BIT (Auszug)
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Amt, Behördenstelle (Kundendossier)
GEV Geschäftsverwaltung
CMS Content Management
Projekt ….
..
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..
..
Amt
Dossierstrukturen
Projekt (Projektdossier, gegliedert n. HERMES-Phasen)
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Bundesamt für Veterinärwesen221
Aufgabe Ordnungssystem
IT-BeratungKreis I und II
232Kundenspezi-fische Kurse
322Lösungsentwicklung
Kreis I und II
421Betrieb
Unterhalt
431Support
BVETZusatz-
komponente
Dossier Beratung
Dossier Kurse
Dossier Lösungsentwicklung
Dossier Bereitstellung, Einführung
Dossier Betrieb, Unterhalt
Dossier Kundensupport
Generierbare Sichtweisen
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