MANUAL LATIHAN MODUL HCM-PAYROLL HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai Versi 1.1 JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
MANUAL LATIHAN
MODUL HCM-PAYROLL
HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai
Versi 1.1
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).
HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 2/23
PINDAAN DOKUMEN
Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:-
NO VERSI TARIKH DIKEMASKINI OLEH CATATAN
1 1.0 22 Ogos 2014 Aisyah binti Borhan Pertama kali diterbitkan.
2 1.1 30 Nov 2015 Aisyah binti Borhan
Perubahan/ Penambahan pada seksyen Create Bank Details.
1.1 Proses Kemasukan Baru Pegawai ........................................................................... 4 1.2 Objektif .................................................................................................................... 5
Proses Kemasukan Baru adalah proses untuk mendaftarkan pegawai baru yang belum ada nombor gaji di sistem 1GFMAS. Pegawai Baru adalah pegawai yang memasuki Perkhidmatan Awam yang dibayar gaji melalui sistem 1GFMAS buat pertama kali atau pegawai yang berpindah dari Agensi Kerajaan lain yang belum pernah ada nombor gaji di sistem 1GFMAS.
Setelah dilaksanakan, Employment Status pegawai di IT0000 adalah di status ‘3’ (Active).
Proses Kemasukan Baru Pegawai memerlukan perlaksanaan langkah-langkah berikut:
1. Personnel Action - Kemasukan Baru melalui transaksi PA40 2. Kemaskini maklumat Potongan/Elaun/Perkeso/Alamat Rumah Kerajaan dan
sebagainya jika perlu melalui transaksi PA30
Manual ini hanya merangkumi langkah 1 di atas. Rujuk di bahagian Nota di bawah untuk langkah-langkah lain.
Capaian ke transaksi boleh dilakukan dengan menaip kod transaksi pada kotak arahan atau melalui menu berikut:
Transaksi Menu PA40 JANM > 1GFMAS Payroll > Human Resources > Personal
Management > Administration > HR Master Data > Personnel Actions
Sila rujuk carta aliran TRG-HCM-0101 Proses Kemasukan Baru Pegawai.
Nota:
Proses ini tidak boleh dilaksanakan bagi pegawai yang telah ada nombor gaji di sistem 1GFMAS. Pegawai di kategori ini pernah didaftarkan di sistem 1GFMAS dan telah ditamatkan perkhidmatan tetapi sekarang perlu diaktifkan semula melalui Proses Kemasukan
Semula Pegawai, rujuk kepada manual HCM-1113 Proses Kemasukan Semula Pegawai. Untuk menyemak kewujudan data atau status pegawai berdasarkan nombor gaji atau nombor kad pengenalan, rujuk kepada manual HCM-1111 Pengesahan Data Induk.
Untuk langkah 2 di atas, rujuk kepada manual HCM-1001 Pengenalan Kepada Penyelenggaraan Data Induk Pegawai dan HCM-1002 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Pegawai.
HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 5/23
1.2 Objektif
Pengguna akan mengetahui bagaimana untuk mendaftarkan pegawai baru di sistem dan nombor gaji pegawai dapat diwujudkan.
HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 6/23
2.0 LANGKAH-LANGKAH 1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Medan Arahan
Dalam Medan Arahan, masukkan"PA40".
2 Enter
Klik Enter.
HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 7/23
2. Skrin Personnel Actions dipaparkan
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 From M
Dalam petak From, masukkan tarikh mula seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01.11.2014".
2 Personnel Actions M Klik pilihan Kemasukan Baru.
3 Personnel area M
Dalam petak Personnel area, masukkan Kod Pegawai Pengawal seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "D4".
HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 8/23
4 EE group M
Dalam petak EE group, masukkan kumpulan pekerja seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "A".
5 EE subgroup M
Dalam petak EE subgroup, masukkan sub kumpulan pekerja seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01".
6 Execute (F8) M Klik Execute (F8).
3. Skrin Create Actions dipaparkan
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Reason for Action M
Dalam petak Reason for Action, masukkan Kod Sebab Tindakan seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01".
HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 9/23
2 Enter M Klik Enter. No. gaji pegawai akan dijana secara automatik.
3 Save M Klik Save.
4. Skrin Create Personal Data dipaparkan
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Gender M
Dalam petak Gender, masukkan jantina seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "L".
Di ruangan Additional Data, jantina pegawai akan berubah berdasarkan jantina yang diisi di medan Gender.
2 Full name M
Dalam petak Full name, masukkan nama pegawai seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "ZAHID HAMIDI BIN ZAINAL ABIDIN".
3 Birth date M
Dalam petak Birth date, masukkan tarikh lahir seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01.02.1972".
HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 10/23
4 Mar.Status M
Dalam petak Mar.Status, masukkan status perkahwinan seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "BUJANG".
5 Religion M
Dalam petak Religion, masukkan kod agama seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01".
6 Enter M Klik Enter.
7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).
5. Skrin Subtype for Personal IDs dipaparkan
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 IC Description M Klik kod jenis pengenalan pegawai, sebagai contoh "01-IC".
Pilih/masukkan jenis pengenalan pegawai seperti di Borang Input Data. Kod yang digunakan di 1GFMAS adalah: 01-IC 02-Passport 03-Alternative IC 90-Tentera/Polis
2 Copy (Enter) M Klik Copy (Enter).
HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 11/23
6. Skrin Create Personal IDs dipaparkan
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Identity Number M Dalam petak Identity Number, masukkan data, sebagai contoh "720201".
2 Identity Number
Dalam petak Identity Number, masukkan data, sebagai contoh "10".
3 Identity Number M
Dalam petak Identity Number, masukkan no. kad pengenalan, sebagai contoh "2213".