VANAD Enovation is een handelsnaam van ENOVATION B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd, opgeslagen in een data verwerkend systeem of uitgezonden in enige vorm door middel van druk, fotokopie of welke andere wijzen dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie van ENOVATION B.V. Handleiding ZorgMail Secure e -mail - Outlook
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
VANAD Enovation is een handelsnaam van ENOVATION B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden
openbaar gemaakt of verveelvoudigd, opgeslagen in een data verwerkend systeem of uitgezonden in enige vorm door middel
van druk, fotokopie of welke andere wijzen dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie van
ENOVATION B.V.
Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 2 van 21
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 10 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
Wanneer u klikt op ‘Volgende’ dan start de installatie en wordt de voortgang van de installatie
getoond.
Als de installatie is afgerond dan krijgt u daarvan onderstaande melding.
4.2 Outlook 2013 en 2016
In Outlook 2010 wordt een nieuwe e-mail, een reply of een forward altijd in een apart venster getoond.
Dit venster heeft een zgn. lint waarin de ‘Veilig-verzenden’ knop zichtbaar is.
In Outlook 2013 en 2016 wordt een reply of een forward van een bericht in het Preview scherm van
Outlook zelf getoond. Er komt geen apart venster naar voren en er kan dan ook niet voor de ‘Veilig-
verzenden’ knop worden gekozen omdat het lint hierin ontbreekt.
Om dit te voorkomen en ervoor te zorgen dat bij een reply of een forward van een bericht wel een
nieuw scherm getoond wordt waarin het lint zichtbaar is dient éénmalig het volgende in Outlook te
worden ingesteld;
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 11 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
Ga naar Bestand > Opties > E-mail en vink bij Antwoorden en doorgestuurde berichten de optie
‘Antwoorden en doorgestuurde berichten in een nieuw venster openen’ aan.
Als u nu voor bijv. voor een reply van een e-mail kiest, komt er wel een nieuw venster naar voren.
En is de Veilig-verzenden knop aanwezig
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 12 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
5 Instellen ZorgMail Adresboek
Om gebruik te kunnen maken van het ZorgMail adresboek dient u binnen Outlook een LDAP
koppeling te configureren.
Een adresboek toevoegen in Outlook 2007:
1. Klik op Accountinstellingen in het menu Extra.
2. Ga naar het tabblad Adresboeken en klik op Nieuw.
Een adresboek toevoegen in Outlook 2010 en 2013:
1. Klik op het tabblad Bestand.
2. Klik op Accountinstellingen en klik op Accountinstellingen.
3. Open het tabblad Adresboeken en klik op Nieuw.
Kies Nieuw …
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 13 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
Kies ‘Internetadreslijstservice (LDAP)’ en klik op Volgende.
Vul de servernaam en uw aanmeldgegevens in. Let op dat u voor uw ZorgMail Klantnummer ‘uid=’
plaatst. Kies Meer instellingen …
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 14 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
Stel de naam van het adresboek in en vink SSL aan, en controleer of de poort daarna op 636 staat.
Ga naar het volgende tabblad Zoeken.
Stel de aangepaste zoekbasis in en sluit af met OK.
U dienst Outlook opnieuw op te starten om het nieuwe adresboek actief te maken.
De gegevens die ingevuld moeten worden zijn:
Veld Waarde Opmerkingen
Naam ZorgMail Adresboek Naam van het adresboek
Servernaam mail.zorgmail.nl Uw firewall moet toestaan dat u naar poort
636 van deze server gaat.
Poort (SSL) 636 Standaard poort voor LDAP over SSL
Gebruikersnaam (Bind-
DN)
uid=123456789 Vervang 123456789 door uw ZorgMail
Klantnummer
Wachtwoord ********** Uw ZorgMail wachtwoord
Zoekbasis (Basis-DN) ou=se,dc=zorgmail LDAP identificatie van het ZorgMail
Adresboek.
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 15 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
6 Instellingen ZorgMail ‘Mijn Account’
In ZorgMail ‘Mijn Account’ kunnen een aantal ZorgMail instellingen worden gewijzigd.
ZorgMail ‘Mijn Account’ kunt u benaderen via https://www.zorgmail.nl/account.
6.1 Wijzig wachtwoord
Via wijzigen wachtwoord kan het ZorgMail Secure e-mail wachtwoord worden gewijzigd.
Na een muisklik op de knop ‘Wijzigen wachtwoord’ wordt een scherm geopend waarin u de gegevens
kunt wijzigen.
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 16 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
Nadat u een nieuw wachtwoord heeft ingevoerd en bevestigd klikt u op ‘OK’ om het nieuwe
wachtwoord op te slaan. Het wachtwoord moet minimaal 8 tekens bevatten bestaande uit zowel
hoofdletters als kleine letters, cijfers en speciale karakters (geen spaties).
6.2 Deelboek
ZorgMail biedt een aantal adresboeken waaronder een adresboek met Secure e-mail adressen.
Met het ‘Adresboekfilter’ kunt u aangeven of u wilt zoeken in een lijst met domeinen, de zgn.
aangesloten organisaties, of in de lijst met Secure e-mail adressen. Daarnaast kunt u opgeven of u
wilt zoeken in een bepaalde regio.
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 17 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
Wanneer u bij het Adresboekfilter op de knop wijzigen klikt dan wordt onderstaand scherm getoond
waarin u een boek kunt selecteren en vervolgens een regio. Met de knop ‘OK’ kunt u de instellingen
bewaren.
6.3 Vakantiefunctie
Met de vakantiefunctie kunnen doorstuurregels worden aangemaakt om berichten gedurende een
bepaalde periode door te sturen naar een collega.
Via ‘Mijn Account’ kunt u met onderstaande optie regels aanmaken om de Secure e-mail door te
sturen naar een ander Secure e-mail adres.
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 18 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
Als u op de knop ‘Nieuwe doorstuurregel’ klikt wordt onderstaand scherm getoond. Om het berichttype
e-mail te selecteren klikt u op de streepjes (---) onder het kopje EMAIL.
Door een muisklik op het vergrootglas bij de geadresseerde wordt een zoekscherm geopend waarmee
een ZorgMail e-mailadres opgezocht kan worden.
Nadat u een zoekcriterium heeft ingevuld worden eventuele resultaten getoond.
Als u de juiste persoon heeft gevonden en geselecteerd dan kunt u de start- en stopdatum invoeren
van de periode waarin e-mail berichten dienen te worden doorgestuurd.
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 19 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
7 Outlook Mail Client
7.1 Veilig verzenden
Wanneer u de speciale ZorgMail add-in volgens de handleiding hebt geïnstalleerd en geconfigureerd
dan ziet u bij het samenstellen van een nieuw e-mail bericht linksboven de knop “Veilig-verzenden”.
Deze knop dient u te gebruiken wanneer u vanuit het ZorgMail account veilig een e-mail wilt versturen
naar een andere ZorgMail gebruiker. Wanneer u de Veilig-verzenden knop gebruikt dan wordt het
adres van de ontvanger gecontroleerd. Als de e-mail bijvoorbeeld geadresseerd wordt aan een
…[email protected] adres dan maakt het systeem hier melding van en wordt het bericht niet verstuurd. Is
bij het verzenden het huidige account niet het ZorgMail account dan zal na het gebruik van de knop
Veilig-verzenden de vraag worden gesteld "Wilt u dit bericht veilig verzenden met uw ZorgMail
account?". Als u deze vraag bevestigd dan wordt dit bericht vanuit het ZorgMail account verstuurd.
7.2 Mappen lijst
Na het toevoegen van het ZorgMail account vindt u links in de kolom
met mappen het ZorgMail account met de bijbehorende mappen. In de
map “Postvak in” vindt u e-mails die gestuurd zijn aan het e-mailadres
met het domein …@zorgmail.nl. In de map “Verzonden items” vindt u
de e-mails die met het ZorgMail account zijn verstuurd.
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 20 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
7.3 Adresboek
Als u een e-mail wilt sturen naar een andere ZorgMail gebruiker dan kunt gebruik maken van het
ZorgMail Adresboek (zie hoofdstuk 5 voor het instellen van het adresboek). Via “Mijn Account’ kunt u
een adresboek filter instellen (zie paragraaf 6.2).
Wanneer u in een lege e-mail op de “Aan” knop klikt dan wordt het zoekscherm getoond waarbij u
eerst het ZorgMail adresboek dient te selecteren. Nadat u de juiste persoon gevonden en
geselecteerd hebt zal het e-mail adres van de geadresseerde aan de e-mail zijn toegevoegd.
Voor het zoeken kunnen meerdere termen (criteria) worden ingevoerd. Zoekt u bijvoorbeeld op de
termen “Boer” en “Delft” dan worden alle resultaten getoond die aan beide temen voldoen. Naast het
zoeken op volledige namen kan er ook gezocht worden met een wildcard (*). Een (*) vervangt een
deel van de zoekterm. Wanneer het zoeken resulteert in meer dan 100 namen dan dient het zoeken
verfijnd te worden.
Belangrijk: De verdere werking van MS Outlook wordt bekend geacht en is niet verder
beschreven.
Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail - Outlook Pagina 21 van 21
Versie en datum 1.5 / 28-7-2016 Documentstatus
8 Systeemeisen Outlook (Add-in) Platform:
De Outlook Add-in wordt ondersteund op Microsoft Windows versies die voldoen aan de systeemeisen van Outlook en door Microsoft worden ondersteund. Windows XP wordt door Microsoft niet meer ondersteund, en dus ook niet door de Outlook Add-in.
De Outlook Add-in vereist Microsoft .NET Framework versie >= 3.5.
32- en 64-bits versies van Windows en Outlook worden ondersteund. De knop zelf is architectuur onafhankelijk: zelfde setup voor 32- en 64-bits.
De knop zelf is NL, maar werkt onder Windows en Outlook in andere talen, wat een gemengde taal naar de gebruiker geeft.
Outlook Account:
In Outlook moet een account geconfigureerd zijn waarmee veilig kan worden verzonden via ZorgMail Secure e-mail. De veilige afzenderaccount wordt door de knop herkend aan het type en de naam. Er zijn twee situaties:
o ZorgMail Hosted Mailbox: Outlook account type SMTP met in de naam van de account het woord 'zorgmail' (hoofdletterongevoelig).
o ZorgMail Safe Relay via Exchange Server: Outlook account type Exchange (en geen eisen aan de naam)
Adressering:
Internetadressen in het Aan, CC en BCC veld worden gecontroleerd. Adresseren aan groepen wordt niet ondersteund.
Netwerk:
Windows Internet Settings: Er is netwerktoegang nodig tot het ZorgMail Safe Relay domeinboek op https://relay.zorgmail.nl/domainbook.txt.