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Handbuch
Vereins- undVerbandsadministration
(VVA)
Sämtliche Personen und Funktionsbezeichnungen im nachstehenden
Dokument verstehen sich fürPersonen beiderlei Geschlechts.
vom 18. März 2008H:\Eigene Dateien\ESM\Eigene
Dateien\PRIVAT\STV\VBS\eidg. Feldspiel\Vorstudie\Vorstudie
V1.doc
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Inhaltsverzeichnis1. Einleitung
___________________________________________________________ 3
1.1. Idee der Vereins- und Verbandsadministration (VVA)
_______________________ 31.2. Organisation
____________________________________________________________ 31.3.
Reglemente/Recht
_______________________________________________________ 4
2.
Verein_______________________________________________________________
52.1.
Anmelden_______________________________________________________________
5
2.1.1. Anmelden/einloggen
_________________________________________________________ 6
2.2. Personendaten
__________________________________________________________ 82.2.1.
erfassen neues Vereinsmitglied
________________________________________________ 82.2.2. Ändern
(mutieren) Vereinsmitglied
____________________________________________ 142.2.3. löschen
Vereinsmitglied______________________________________________________
15
2.3.
Adressliste_____________________________________________________________
162.4. Vereinsstammdaten
____________________________________________________ 17
2.4.1. Übersicht Vereinsstammdaten
________________________________________________ 172.4.2. Mutieren
Vereinsstammdaten_________________________________________________
192.4.3. Die Vereinsstatistik ist hier einsehbar.
_________________________________________ 20
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Innerhalb des Schweizerischen Tambouren- und Pfeiferverbandes
bestand bis anhin keine zentraleDatenbank, in welcher die von den
verschiedensten Funktionen benötigten Daten verwaltet werden.Dies
führte dazu, dass mehrere, grösstenteils redundante, Datenfiles an
den verschiedensten Orteninnerhalb des Verbandes existieren und
Änderungen an den Stammdaten dann nicht überallkonsequent
erfolgten. Daraus resultiert eine für die Bedürfnisse der Vereine
und des Verbandesungenügende Datenqualität.
Um die Datenverwaltung zu vereinfachen und die Fehlerquote durch
redundante Datensätze zuverhindern, wurde an der
Zentralvorstandsitzung 2/2003 beschlossen, eine zentrale Datenbank
zuprojektieren.
Es geht dabei um ein Instrument, dass sowohl den Anforderungen
aus dem STPV (Verwaltung,Musikalische Kommissionen, Redaktion
Tambourmajor) als auch den Regionalverbänden (inklusiveVV) und
Vereinen gerecht wird und durch einen hohen Nutzen für alle
beteiligten Parteien einenMehrwert schafft.
Die Lösung basiert darauf, dass die Daten gemäss Autorisierung
erfasst und abgerufen werdenkönnen. Der Schweizerische Tambouren-
und Pfeiferverband wird die Herausgabe von Vereins-
undPersonendaten sehr restriktiv halten und auf den Gebrauch
innerhalb des STPV und derRegionalverbände beschränken. Der Zugriff
auf die Datenbank (Mutation und Abfrage) wirdschlussendlich über
ein von unserem Webmaster zu programmierendes Front End in
einemgeschützten Bereich auf dem Internet möglich sein.
Die Datenbank ist auf der Seite der Benutzer ohne zusätzliche
Installation anwendbar.
Der STPV trägt die Gesamtverantwortung der Vereins- und
Verbandsadministration (VVA). Für dieVVA-Entwicklung und den
VVA-Unterhalt wurde vom STPV-Zentralvorstand eine Drittfirma
beauftragt.Der STPV-Zentralvorstand bestimmt ein
Zentralvorstandsmitglied der die Verantwortung über die
VVAübernimmt. Diesem Zentralvorstandsmitglied wird ein
STPV-VVA-Verantwortlicher im Mandatsauftragzugeteilt welche nicht
Mitglied des Zentralvorstandes ist. Ferner sind dem
Zentralvorstandsmitglied jeeinen Verantwortlichen pro
Regionalverband und der Veteranenvereinigung zugeteilt, welche
dieVerantwortung in ihrer jeweiligen Organisation übernehmen.
Dieser STPV-VVA-Verantwortlicher unddie Verantwortlichen aus den
Regionalverbänden sowie der Veteranenvereinigung unterstehen
derdirekten Führung der Verantwortlichen Person im
STPV-Zentralvorstand. Die Gesamtverantwortungist beim
Zentralpräsidenten.
1. Einleitung
1.1. Idee der Vereins- und Verbandsadministration(VVA)
1.2. Organisation
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Der Datenschutz ist ein zentraler Punkt in der Vereins- und
Verbandsadministration (VVA) DerZentralvorstand hat dazu eine Reihe
von Reglementen und Weisungen erlassen. Es ist im Interessealler
Beteiligter, dass der Datenschutz gewährleistet ist.
Reglement für den Datenschutz
Weisung für die Bewirtschaftung der Daten der Vereins- und
Verbandsadministration (VVA)
Vereinbarung über den Datenschutz zwischen dem Schweizerischen
Tambouren- undPfeiferverband und Festorganisatoren von Wettspielen
und Festen
Merkblatt über den Umgang mit Mitgliederdaten in einem Verein
(EidgenössischerDatenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter)
1.3. Reglemente/Recht
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Die Anmeldemaske für die VVA befindet sich auf der STPV
Homepage.
2. Verein
2.1. Anmelden
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2.1.1. Anmelden/einloggen
0. URL eingeben: http://nochzubestimmen.stpv.ch/login1. User
Name:2. Passwort3. Login drücken
http://nochzubestimmen.stpv.ch/login
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Nach der Anmeldung wird die Hauptmaske angezeigt:
Der Benutzer sieht die bereits erfassten Personen seines Vereins
in einer Liste von z.B. max. 30Personen pro Seite. Mit dem
Navigations-Tab unten rechts, kann durch die folgenden
Seitengeblättert werden. Die Anzahl Zeilen kann mit dem Wert
Display angepasst werden.
In der obersten Navigations-Ebene kann zwischen den
Vereinsstammdaten und derPersonenstammdaten hin- und her gewechselt
werden.
In der unteren Navigations-Ebene kann zwischen ;MEINE PERSONEN
und ADRESSLISTEN hin-und hergewechselt werden.
Die Liste in MEINE PERSONEN zeigt in einer Tabelle alle
Information der erfasstenMitglieder an.Mit dem Button Create kann
eine Person hinzugefügt werden.Mit dem Button Reset kann das Feld
Search geleert werden.Mit der Eingabe eines Begriffes in das
Suchfeld, wird über alle Datenfelder gesucht:Beispiel: Name oder
Vorname, Ort, Teile des Namens, etcEs wird bei der Suche immer mit
der Logik enthält gesucht. Das heisst, es wird mit dieserMethode
auch nur ein Teil eines Namens gefunden. Gross- und Kleinschreibung
wird für dieSuche ignoriert. Das Suchresultat wird als Liste
dargestellt.
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2.2.1. erfassen neues Vereinsmitglied
Wir sind uns natürlich bewusst, dass jeder Verein bereits eigene
Verwaltungslösungen besitzt, die evtlweit über die Funktionen
hinausgehen, die die STPV Datenbank benötigt. Eine häufig
angefragteFunktion ist z.B. das einlesen eigener Datenstämme (z.B.
von einer Excel Tabelle). Diese Funktion istnicht implementiert, da
die Datenstämme für den Test extrem unterschiedlich angeliefert
wurden
Um ein neues Vereinsmitglied zu erfassen, muss im Register
MEINEPERSONEN das RegisterCREATE angeklickt werden. Er erscheint
die Erfassungsmaske:
Die mit * markierten Felder sind obligatorisch und müssen
erfasst werden.
2.2. Personendaten
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Linke Spalte:
Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungName Textfeld:
Nachname, FamiliennameJa Name der Person.
Dieses Feld kannjederzeit editiert werden.
Vorname Textfeld:Vorname, Rufname
Ja Vorname der Person.Bitte keine Abkürzungenoder
Übernamenverwenden, Namenimmer ausschreiben.
Anrede Pop-Up Textfeld:Herr, Frau, Firma
Ja
Briefanrede Textfeld:Anrede im Brief: z.b.: LieberHand, Sehr
geehrter Herr, HerrOberst, etc.
Nein (Ja)
Geschlecht Pop-Up Textfeld:Mann, Frau
Ja
Geburtsdatum Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr
Ja Das Geburtsdatum kannvon Hand oder über
denDatumswählerausgewählt werden.
Sterbedatum Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr
Nein Das Sterbedatum kannhier eingetragen werden,wenn die Person
in derSTPV DB nicht direktgelöscht werden soll.Sobald ein
Datumeingetragen ist, zählt dasMitglied nicht mehr in derStatistik.
Zudem wird derSTPV-Status auf nichtaktiv geändert.
Sprache Pop-Up Textfeld:deutsch, französisch,
italienisch,englisch
Ja Korrespondenzspracheder Person
Strasse Textfeld:Strasse, Postfach, Hausname,etc.
Nein
PLZ Textfeld:Postleitzahl
Nein Bitte keineLänderindikatoren wieCH-, D-, etc verwenden
Ort Textfeld:Ortschaft, Adresse
Nein
Land Pop-Up TextfeldSchweiz, Deutschland,Frankreich, etc
Nein
Tel. P Textfeld:Telefonnummer Privat
Nein Meist die Nummer mitder besten Erreichbarkeitabends
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Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungTel. G Textfeld:
Telefonnummer GeschäftNein Meist die Nummer mit
der besten Erreichbarkeittagsüber
Tel. Mobile Textfeld:Telefonnummer Mobil
Nein
Email Textfeld:Email
Nein Die Haupt-Email-Adresse
Email2 Textfeld:Email2
Nein Alternativ Email-Adresse
Homepage Textfeld:URL oder http://xyz
Nein Verweis auf Homepagedes Vereins oder Privat
Militärstatus Pop-Up Textfeld:AdA, ehem. AdA, kein Dienst
Ja AdA = Angehöriger derArmee, aktiver Rekrut,Soldat bis
Dienstpflichterfüllt;Ehem. AdA = ehemaligerAngehöriger der
Armee,z.B. Dienstpflicht erfülltoder nicht mehreingeteilt;kein
Dienst = nicht odernoch nicht Dienstpflichtig(z.B.
Frauen,Jugendliche, Mitgliedermit Migrations-hintergrund.)
Militärmusiker Ja/Nein Feld:Check-Box
Ja Anklicken, wenn alsTambour, Schlagzeuger,Trompeter
etcausgehoben wurde
AHV-Nummer Textfeld:AHV-Nummer:XXX.XX.XXX.XXX
Nein Muss ausgefüllt sein,wenn Mitglieddienstpflichtig ist
(AdA)oder ein Jugendlicher
dievordienstlichenAusbildungsanlässebesucht.
Einzel-AbonnentTambourmajor
Pop-Up Ja/Nein Feld:Ja / Nein
Nein Kann ausgewähltwerden, wenn Mitglieddie
STPV-ZeitschriftTambourmajor direkt andie Privat-Adresseerhalten
soll.
Verein Pop-Up Textfeld:Vereinsname
Nein Wird automatischausgefüllt und angezeigt.
http://xyz
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Mittlere Spalte
Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungEintritt in Verein
Datumsfeld:
Tag, Monat, JahrJa Das Eintrittsdatum kann
von Hand oder über denDatumswählerausgewählt werden. Beinicht
mehrnachvollziehbaren Datender Haupt- oderGeneralversammlung istdas
Jahr relevant. (z.b.1.1.1964)
STPV-Status Pop-Up Textfeld:Aktiv, ohne
Beitragspflicht,Junioren, Nicht-Aktiv
Ja Aktiv: Aktivmitglied desVereins. Es zahlt
denSTPV-Verbandsbeitrag
Nicht Aktiv: nicht aktiveMitglieder des
Vereins(Passivmitglieder, etc.Diese zahlen
keinenSTPV-Verbandsbeitrag)
Instrument Pop-Up Textfeld:-- (kein Instrument), Clairon,Fahne,
Natwärisch, Pfeife,Trommel
Ja Das Haupt-Instrumenteintragen.
2. Instrument Pop-Up Textfeld:-- (kein Instrument),
Clairon,Fahne, Natwärisch, Pfeife,Trommel
Ja Falls die Personregelmässig zweiInstrumente spielt, dasam
Zweithäufigstgespielte Instrumenteintragen
Mitgliederstatus Textfeld: Nein Der Verein kann hiereinen
eigenen Statuseintragen. Z.B.dispensiert, Urlaub, 2.Korps, Alte
Garde,Stammclique, etc. Ist fürden STPV irrelevant.
Mitgliederbeitrag Textfeld Nein Der Verein kann hier
denMitgliederbeitrag desjeweiligen Mitgliedseintragen,
fallserwünscht. Z.B. CHF 25.-pro Jahr.
Bankverbindung Textfeld Nein Der Verein kann hier
dieBankverbindung (IBAN)der Person eintragen z.B.für Erstattung
derSektionsleiterhonorare,
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Feld Beschrieb Obligatorisch Bemerkungetc
Rolle Mitglied Check Box Nein Anklicken, ob Personauch
Vereinsmitglied ist(oder z.B. nochJungtambour)
Rolle Präsident Check Box Nein Anklicken, wenn Personzurzeit die
FunktionPräsident hat.
Rolle Aktuar Check Box Nein Anklicken, wenn Personzurzeit die
FunktionAktuar hat.
Rolle Kassier Check Box Nein Anklicken, wenn Personzurzeit die
FunktionKassier hat.
Rolle Spielleiter,etc
Check Box Nein Anklicken, wenn Personzurzeit dieentsprechende
Funktionhat.
StufeInstrumentalkurs
Pop-Up Textfeld:-- (kein), Unterstufe, Mittelstufe,Oberstufe
Nein EntsprechendeAusbildungsstufeanwählen, wenn Persondiese
erfolgreichabsolviert hat. (sieheneues
STPVAusbildungskonzept)Wichtig: Unbedingtrechts gleich das Datumdes
letzten Kurs oderWeiterbildung anwählen
Stufe Leiterkurs Pop-Up Textfeld:-- (kein), Leiterkurs 1,
Leiterkurs2, Leiterkurs 3
Nein EntsprechendeLeiterkursstufe anwählen,wenn Person
dieseerfolgreich absolviert hat.(siehe neues
STPVAusbildungskonzept)Wichtig: Unbedingtrechts gleich das Datumdes
letzten Kurs oderWeiterbildung anwählen
Comments Textfeld:Freier Kommentar des Vereins
Nein Kommentarfeld. DiesesFeld kann nur vomVerein
eingesehenwerden. Nicht einsehbarfür Regionalverband undSTPV.Das
Texfeld kann wie ineinemTextverabeitungssystembearbeiten
unddargestellt werden.
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Rechte Spalte
Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungAustrittsdatum
Datumsfeld:
Tag, Monat, JahrNein Das Austrittsdatum kann
von Hand oder über denDatumswählerausgewählt werden. Beinicht
mehrnachvollziehbaren Datender Haupt- oderGeneralversammlung istdas
Jahr relevant. (z.b.1.1.1964)
Ehrenmitglied Ja/Nein Feld Nein Ist die PersonEhrenmitglied
desVereins?
STPV Veteranseit
Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr
Nein Das Datum derErnennung kann vonHand oder über
denDatumswählerausgewählt werden. Beinicht mehrnachvollziehbaren
Datender Ehrung ist das Jahrrelevant. (z.b. 1.1.1964).bewirkt, dass
diesePerson auf der Liste derSTPV-Veteranenerscheint. Mit
diesemFeldeintrag wird diePerson aber noch nichtMitglied der
STPV-Veteranenvereinigung(VV). Dazu muss derVeteran ein
separatesAnmeldeformularauffüllen. Dies wird ihmvon
derVeteranenvereinigungzugestellt.
Veteran RV seit Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr
Nein Regionalverbände wieder OWTPV kenneneinen
eigenenVeteranenstatus. Dieserkann hier eingetragenwerden.
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2.2.2. Ändern (mutieren) Vereinsmitglied
In der Spalte ganz Link das Schreibblock-Symbol anklicken.
Es erscheint die Maske PERSONEN . Sie können alle Felder ändern
und müssen, um dieÄnderungen zu speichern, das Register APPLY
CHANGES . Erst jetzt sind ihre Änderungengespeichert.
CANCEL wird gedrückt, wenn die Änderungen nicht gespeichert
werden sollen.
2.2.3. löschen Vereinsmitglied
Um eine Person zu löschen, muss die Person in der
Erfassungsmaske mit der Funktion DELETEgelöscht werden.
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Die Adressliste kann hier erzeugt werden.
Unten links ist der Hinweis EXCEL . Beim draufklicken wird ein
CSV Datei erstellt welche mit EXCELgeöffnet werden kann. Die EXCEL
Datei kann danach individuell bearbeitet werden.
Es besteht keine Möglichkeit, die EXCEL oder CSV Datei nach
Bearbeitung wieder in das Systemzurückzulesen. Die Datenbank wird
nicht lokal betrieben, sondern läuft auf einem
zentralenDatenbank-Server des STPV.
2.3. Adressliste
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2.4.1. Übersicht Vereinsstammdaten
Mit dem Cursor aufs Zeichen Schreibblock gehen und
anklicken.
2.4. Vereinsstammdaten
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Feldbeschreibungen
Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungVerein ID Textfeld Nein
Kann nicht editiert
werdenVereinname Textfeld Nein Kann editiert werdenStrasse
Textfeld Nein Korrespondenzadresse,
meist Adresse desPräsidenten
PLZ Textfeld Nein KorrespondenzadresseOrt Textfeld Nein
KorrespondenzadresseLand Textfeld Nein KorrespondenzadresseSprache
Pop-Up Textfeld:
deutsch, französisch, italienisch,englisch
Nein Korrespondenzsprachedes Vereins
Homepage Textfeld Nein Homepage des VereinVereinstyp Pop-Up
Textfeld:
Pfeifergruppe, Tambouren- undClairon, Tambouren- und
Pfeifer,Tambourengruppe,Tambourenverein
Nein Typ des Vereins(unabhängig vonWettspielen)
Regionalverband Pop-Up Textfeld:OTV, OWTPV, ZTPV,
URSTFC,etc.
Nein Kann nicht geändertwerden.
Gründung Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr
Nein Das Gründungsdatumdes Vereins
Beitrittsjahr Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr
Nein Das Datum des Beitrittszum STPV oder RV
Austritt Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr
Nein Das Datum desVerbandsaustritts kannhier eingetragen
werden.
Status Textfeld:Aktiv, Ausgetreten, Interessiert
Nein Status nach Statuten derRegionalverbände
Suisa Ja/Nein Feld Nein Wenn der Verein z.b. einTeil über eine
andereOrganisation/Verband dieSUISA Gebührenabrechnet, sind sie
nichtüber den STPV SUISApflichtig. (z.B.Tambourengruppe
einerJugendmusik die viaJugend-Blasmusikverbandabrechnet)
Bankverbindung Textfeld Nein IBAN Nummer desVereins z.b.
fürRückerstattungen desVerbands.
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2.4.2. Mutieren Vereinsstammdaten
Hier kann die offizielle Vereinskorrespondenzadresse eingegeben
werden.
Änderungen und werden mit dem Knopf APPLY CHANGES
gespeichert.
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2.4.3. Die Vereinsstatistik ist hier einsehbar.
STPV Anzahl Personen deren STPV-Status auf Aktiv gesetzt ist.
(relevant für Zulassungals Wettspieler an ETPF)
Mitglieder Anzahl Personen die erfasst sind, unabhängig ob
Mitglied angeklickt istAdA Anzahl Angehöriger der Armee (relevant
für Subventionsbeiträge des Bundes)Ex AdA Anzahl ehemaliger
Angehöriger der Armee (relevant für Subventionsbeiträge des
Bundes)Jünger 16 Anzahl Personen jünger als 16 Jahre (Feld
JAHRGANG)Älter 42 Anzahl Personen die das SPTV-Veteranenalter
erreicht habenMilitärmusiker Anzahl Personen welche ein Häckchen im
Feld Militärmusiker haben. (relevant
für Subventionsbeiträge des Bundes)
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Stichwortverzeichnis22.
Instrument................................................11
AAHV-Nummer
..............................................10ändern
Vereinsmitglied ................................14Anmelden
..................................................5,
6Anrede...........................................................9Austritt
.........................................................18Austrittsdatum..............................................13
BBankverbindung.....................................11,
18Beitrittsjahr...................................................18Briefanrede....................................................9
CComments
...................................................12
EEhrenmitglied...............................................13Einleitung.......................................................3einloggen.......................................................6Eintritt
in Verein
...........................................11Einzel-Abonnement
Tambourmajor ..............10Email
...........................................................10Email
2
........................................................10erfassen
neues Vereinsmitglied......................8erfassen
Vorname..........................................9
GGeburtsdatum................................................9Geschlecht.....................................................9Gründung.....................................................18
HHomepage.............................................10, 18
IIBAN......................................................11,
18Instrument....................................................11
LLand ........................................................9,
18löschen Vereinsmitglied ...............................15
MMilitärmusiker...............................................10Militärstatus
.................................................10
Mitgliederbeitrag
..........................................11Mitgliederstatisik
..........................................20Mitgliederstatus............................................11Mobiltelefon
.................................................10mutieren
Vereinsmitglied..............................14mutieren
Vereinsstammdaten.......................19
NName.............................................................9
Oobligatorische
Felder......................................8Organisation
..................................................3Ort
...........................................................9,
18
PPersonendaten einpflegen
.............................8PLZ..........................................................9,
18
RRecht.............................................................4Regionalverband..........................................18Reglemente
...................................................4
SSprache ...................................................9,
18Status
..........................................................18Sterbedatum
..................................................9STPV Veteran
seit
.......................................13STPV-Status................................................11STPV-Veteran
seit .......................................13Strasse
....................................................9,
18SUISA..........................................................18
TTambourmajor
.............................................10Telefon
Geschäft..........................................10Telefon
Privat.................................................9
UÜbersicht Vereinsstammdaten .....................17
VVerbandsbeitrag
..........................................11Verein......................................................5,
10Verein ID
.....................................................18Vereinname
.................................................18Vereinsstammdaten
...............................16, 17Vereinsstammdaten
mutieren.......................19Vereinsstatistik.............................................20
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Vereintyp
.....................................................18 Veteran RV
seit............................................13
Seite #1Seite #2Seite #3Seite #4Seite #5Seite #6Seite #7Seite
#8Seite #9Seite #10Seite #11Seite #12Seite #13Seite #14Seite
#15Seite #16Seite #17Seite #18Seite #19Seite #20Seite #21