HALLAZGOS

HALLAZGOS DE AUDITORIA

CPC Juan Aguilar

1. H A L L A Z G O S D E A U D I T O R A

El diccionario de la Lengua Espaola publicado por la Real Academia Espaola considera que el trmino hallazgo tiene tres acepciones:

a). Cosa hallada;

b). Accin y efecto de hallar; y

c). Encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea

tesoro o cuotas; propio del campo del derecho.

Apreciamos que la segunda acepcin sobre accin y efecto de hallar, define con mayor precisin la naturaleza del hallazgo que se refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo, este trmino tiene muchos significados y transmite uno diferente a distintas personas.

1. H A L L A Z G O S D E A U D I T O R A

Generalmente, el trmino hallazgo es empleado en un sentido crtico y se refiere a debilidades en el Sistema control interno detectadas por el auditor.

El hallazgo, abarca hechos y otra informacin obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los empleados y funcionarios de la organizacin auditada y a otras personas interesadas.

2. DEFINICIN DE HALLAZGO DE AUDITORA.

Se denomina hallazgo de auditora al resultado de la comparacin que se realiza entre un CRITERIO y la SITUACIN actual encontrada durante el examen a un departamento, una rea, actividad u operacin.

Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de recursos en la organizacin, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.

Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto.

3. REQUISITOS PRINCIPALES DE UN

HALLAZGO DE AUDITORA

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditora son:

Importancia relativa que amerite ser comunicado.

Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.

Objetivo.(obrar con objetividad, equidad y realismo)

Convincente para una persona que no ha participado en la auditora.

4. FACTORES A CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DE

HALLAZGO DE AUDITORA.

El auditor debe estar capacitado en las tcnicas

para desarrollar hallazgos en forma objetiva y

realista. Al realizar su trabajo debe considerar

los factores siguientes:

Condiciones al momento de ocurrir el hecho

Naturaleza, complejidad y magnitud administrativa y financiera de las operaciones examinadas.

Anlisis crtico de cada hallazgo importante.

Integridad del trabajo de auditora.

Autoridad legal.

Diferencia de opinin, conclusiones y recomendaciones.

5. ELEMENTOS O CARACTERSTICAS DEL

HALLAZGO DE AUDITORA

Para que los hallazgos de auditoria puedan cumplir con los objetivos que persigue el Auditor, deben estar adecuadamente redactadas, es decir deben incluir los elementos o caractersticas siguientes:

SITUACIN CONSTITUIDA POR LA CONDICIN ACTUAL

ENCONTRADA (LO QUE S).

CRITERIO. REPRESENTADO POR LA NORMA O LA UNIDAD DE

MEDIDA QUE SE COMPARA CON LA CONDICIN O

LO QUE DEBE SER

EFECTO. COSECUENCIA O IMPACTO POSIBLE PASADO O

FUTURO (CUANDO SEA APLICABLE). (DIFERENCIA

ENTRE LO QUE ES Y LO QUE DEBE SER).

CAUSA RAZN O LAS RAZONES POR LA QUE OCURRI

LA CONDICIN. (QUIEN, O QUE LO ORIGIN)

5.1. CONDICIN. (lo que es)

Es la explicacin de la situacin del problema actual, o de cualquier asunto correspondiente a la administracin de la empresa, tal como la encuentra el Auditor.

Refleja la manera en que el criterio est siendo logrado.

Al efectuarse el examen de las operaciones, debe identificarse claramente la naturaleza del problema.

LA CONDICIN PUEDE ADOPTAR TRES FORMAS:

Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria.

Los criterios no se logran.

Los criterios se estn logrando parcialmente.

5.1. CONDICIN. (lo que es)

EJEMPLOS DE CONDICIN A MANERA DE SNTESIS.

Las comunicaciones escritas, tanto internas como externas, son inoperantes en las sucursales de la empresa.

Se aprecia ausencia de polticas y estrategias, para enmarcar la gestin gerencial del rea de produccin.

El incremento de los costos de produccin, est originando una disminucin de las ventas.

LA CONDICIN PUEDE IDENTIFICARSE APLICANDO LAS PREGUNTAS SIGUIENTES.

Cul es el problema o situacin?

Qu es lo que est equivocado o est en error?

Qu es lo que es deficiente?

Qu es lo que est sucediendo? LAS PRUEBAS DE AUDITORA DEBEN SER SUFICIENTES PARA EVIDENCIAR LA CONDICIN

5.2. CRITERIO. (lo que debe ser)

El Criterio, representa la norma apropiada, el patrn de medida , el criterio propiamente dicho, contra el cual se mide o se compara la situacin encontrada, dentro de un proceso de evaluacin de las acciones administrativas.

Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin.

Es tambin la meta que la organizacin est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluacin de la condicin actual.

Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carcter legal operativo o de control que regula el accionar de la organizacin examinada.

El plan de auditora debe sealar los criterios que se van a utilizar.


EJEMPLO DE CRITERIOS;

Dispositivos legales (leyes, reglamentos etc.) Manuales. Directivas, memorandums. ndices o ratios. Polticas u rdenes ejecutivas. Normas. Objetivos. Opiniones de consultores o expertos. Metodologa procedimental de las empresas. Instrucciones verbales. Sentido comn. Experiencia del Auditor. Experiencia de hechos administrativos de empresas similares. Prcticas prudentes. La Lgica y otros.


Cuando algunos de los Criterios sealados no se han establecido por escrito, debe obtenerse informacin suficiente a fin de corregir ese vaco y, lograr en consecuencia un Criterio slido.

Cuando se usan Criterios como, el sentido comn u otros patrones de medida de tipo subjetivo, debe tenerse mucho cuidado de que, tengan sentido lgico, sean convincentes y, realmente sean parmetros para medir las Observaciones.

5.3. EFECTO. (diferencia entre lo que es y lo que debe ser)

El Efecto, es el resultado final, favorable o desfavorable, de la Situacin, es decir, es la consecuencia de la accin, inaccin o, accin inadecuada de alguna actividad dentro del proceso de administracin.

Puede decirse asimismo que, el Efecto es el resultado de la comparacin de la Situacin de cualquier asunto administrativo, tal como lo encuentra el Auditor, con el Criterio o norma pertinente.

Al conocer el Efecto, se podr apreciar la trascendencia de la deficiencia y, se dar paso inmediato a la emisin de Recomendaciones pertinentes.


El efecto, es un elemento muy importante de la Observacin, especialmente por su incidencia en la toma de decisiones

No debe omitrsele al sealar una deficiencia.

Por lo general, el Efecto se expresa en trminos de moneda, en cantidad de procedimientos, actividades, en unidades de medida; y algunos efectos pueden ser de carcter intangible, sin embargo pueden ser de gran trascendencia


La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de lo posible, deben exponerse en trminos monetarios o en nmero de transacciones.


EJEMPLO DE EFECTO

Dinero gastado indebidamente. Prdida potencial de fondos. Uso antieconmico o ineficiente del potencial humano,

los recursos materiales o financieros, etc.

Control inadecuado de los recursos. Violacin de dispositivos legales. Labores que no se ejecutan conforme a lo planeado. Ausencia de informacin. Falta de seguridad de que el trabajo se cumpla

realmente

La Causa, constituye la razn o el origen de las deficiencias y desviaciones, e inclusive de las acciones positivas y, proviene de la ejecucin del proceso administrativo; en este sentido, las Causas pueden ser acciones o inacciones provenientes de:

Las labores de planear, de la ejecucin de las operaciones y, la evaluacin de la performance efectuada.

Representa la razn bsica o las razones por la cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del incumplimiento del criterio o norma.

5.4. CAUSA. (Quien, o que lo origin)


El Auditor, debe encontrar las Causas de las deficiencias para que pueda proyectar recomendaciones slidas y tiles en la solucin de los problemas (condicin) de la empresa.

Su identificacin requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin.

Generalmente, todo problema tiene una Causa fundamental, las otras Causas que afectan al problema son secundarias y giran alrededor de la Causa principal.


DETERMINACIN DE LAS CAUSAS.

PARA DETERMINAR LAS CAUSAS SE DEBER:

Identificar el problema con precisin.

Identificar el problema en trminos del tiempo y alcance o, trascendencia.

Investigar los efectos adversos o distintos que han ocurrido.

Rastrear el problema a travs de todo el proceso que ha seguido.

Identificar al responsable de la deficiencia.

Averiguar porqu ocurrieron y porqu continan existiendo los resultados negativos.

Responder a las preguntas que empiezan con: Quin, porqu, cmo, dnde, qu, cundo.

ES DE GRAN IMPORTANCIA IDENTIFICAR LA CAUSA DE LAS DEFICIENCIAS, PORQUE DE OTRO MODO, SERA SUMAMENTE DIFCIL TOMAR LA ACCIN CORRECTIVA PARA ELIMINAR LA SITUACIN NEGATIVA EXISTENTE.


DENTRO DE LAS CAUSAS POSIBLES IDENTIFICADAS PUEDEN REFERIRSE LAS SIGUIENTES:

Inadecuada segregacin de funciones.

Normas internas inadecuadas, inexistencia u obsoletas.

Carencia de personal o de recursos financieros o materiales.

Falta de honestidad en los empleados.

Insuficiente capacitacin de personal clave.

Falta de conocimiento de las normas

Decisin consciente de desviarse de las normas.

Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas

Insuficiente supervisin del trabajo.

Funcionamiento deficiente del rgano de auditora interna.

5.4. CAUSA. (Quien, o que lo origin) EJEMPLO DE CAUSAS QUE SE PRESENTAN EN DIFERENTES

CIRCUNSTANCIAS.

Insuficiencia. de recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos, etc.

Inobservancia de los principios de contabilidad, administracin, etc.

Desconocimiento de los requisitos que se necesitan para cumplir una actividad, una operacin, una tarea, etc.

Deficiente comunicacin.

Lineamientos, polticas, estrategias, normas y, procedimientos inadecuados u, obsoletos.

Existencia de reglamentos o directivas incompatibles.

Objetivos no adecuados a la realidad (no actualizados)

Mala utilizacin del buen juicio o del sentido comn.

Poco inters o falta de voluntad para hacer algo.

Negligencia o descuido.


EJEMPLO DE CAUSAS QUE SE PRESENTAN EN DIFERENTES CIRCUNSTANCIAS.

Supervisin inadecuada

Falta de entrenamiento del personal.

Falta de voluntad para hacer los cambios necesarios.

Decisin consciente para desviarse de los requisitos pre-establecidos.

Planeamiento deficiente o inexistencia de planes de trabajo.

Control deficiente.

Organizacin inefectiva.

Desconocimiento del problema.

Desconocimiento de los beneficios potenciales que pueden recibirse si, la condicin fuera cambiada

EJEMPLO: HALLAZGO 1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS.

CONDICION.

De la revisin documental de la Orden de Compra N 9579 de fecha 03/07/200.. y el correspondiente Comprobante de Pago N 203298 de fecha 21/07/200... se han adquirido de la empresa VALEGUS E.I.R.L los bienes que se mencionan en el cuadro N 01, denominado adquisicin de vestuario para el departamento de enfermera del Hospital ....... de Chimbote. Esta adquisicin fue afectada a la especifica del gasto 22 (vestuario) de la fuente de recursos ordinarios. Al respecto se ha verificado lo siguiente.

1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS.

CONDICION.

Empresa a DIFE Monto

Total la que se le REN Resultante

Com compro - 2003 JOMA Comercial Comercial CIA por el pago

ARTCULOS para VALEGUS ALEJOS OBREGON con precios

do E.I.R.L. sobre

P.U. P.U. P.U. P.U. P.U. valuados

S/. S/. S/. S/. S/.

FRAZADA DE 1 1/2 PLAZA 60 38.40 0.00 25.00 25.00 13.40 804.00

MARCA: SANTA CATALINA

SABANA DE TELA SAN JACINTO 60 55.00 34.00 0.00 0.00 21.00 1260.00

DE 2 PLAZAS JUEGO COMPLETO

ESTAMPADO

2064.00

Cotizaciones efectuadas: Organo

de Control Institucional - 2004

TOTAL NUEVOS SOLES =

DR. OSCAR CRUZ CRUZ

En la adquisicin de 60 frazadas de 1 plaza marca

Santa Catalina ha sido sobre valoradas cada articulo

en S/. 13.40 nuevos soles y de las 60 sabanas de tela

San Jacinto de 02 plazas juego completo estampado

se ha sobre valorado por articulo en S/. 21.00 nuevos

soles que en total suma un importe de S/ 2064.00

nuevos soles pagado en perjuicio de los intereses

del Estado como se demuestra en el cuadro N 01.

El cuadro comparativo N 219 de fecha

03/07/200... y el acta de conformidad de la Orden

de Compra N 9579 es firmada por la servidora

Mariel ........ y carecen estos documentos de la

firma del Jefe del Departamento de . que es quien solicit dichos bienes y de la jefa de la

Unidad de Lavandera Ropera y Costura.

1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD

DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS.

CONDICION.



CONDICION. La servidora Maria ........ mediante el Informe N 479 -03-UBAS-CPC-

CH-UL-RC de fecha 24/07/200.., Recibido el ... de julio del ..... en la

Oficina de Abastecimiento solicito en el citado informe al Jefe de

Abastecimiento que se devuelvan de inmediato afirmando que las sabanas por ser muy delgadas y de mala calidad, por no cumplir

con los requerimientos tcnicos y medidas correspondientes; As mismo manifiesta que Las frazadas tambin no son de buena calidad, se deterioran con facilidad lo que se hace necesario su

devolucin las que en ningn momento he solicitado ya que

tenemos frazadas suficiente y finalmente manifiesta; creo esta mala adquisicin a ocurrido por no hacer participar a esta

jefatura para enunciar los criterios correctos. Espero que al adquirir

lo que se requiera en el futuro me permita dar mi opinin tcnica en

el momento de la eleccin al mejor proveedor



CRITERIO.

El proceso de las Adjudicaciones de Menor Cuanta de bienes esta

normado en los artculos 92 Bases, 93 Convocatoria, 94

Presentacin de propuestas, 95 Evaluacin de propuestas y 96

Notificacin de la Buena Pro del Decreto Supremo N 013-2001-PCM

Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Y los procesos de Adquisiciones y contrataciones regulados por este

Reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre

competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economa,

vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario; teniendo como

finalidad garantizar que las entidades obtengan bienes, servicios y

obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos

adecuados. Articulo 3 del Decreto Supremo N 012-2001-PCM. Texto

nico Ordenado de la Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.



EFECTO

Las consecuencias de la presente situacin

se expresa en que se han adquirido

SABANAS Y FRAZADAS a precios

sobrevaluados por un monto de S/. 2,064.00

nuevos soles como se demuestran en el

cuadro N 039 Adquisicin de Vestuario para

el Departamentos De Enfermera del Hospital

La Caleta de Chimbote



CAUSA

Las razones que han originado esta condicin es

por negligencia, desviacin de las normas de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado y la

falta de honestidad en la adquisicin de bienes y

por no programar la adquisicin de dichos

bienes para que sean adquiridos mediante el

proceso de seleccin que corresponda de

acuerdo a Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado..

HALLAZGOS

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