UNIVERSIDAD SAN MARTN DE PORRESFACULTAD DE CIENCIAS DE LA
COMUNICACIN, TURISMO Y PSICOLOGAESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS DE
LA COMUNICACIN
INTEGRANTES: CABALLERO VITORINO, HEBERT ESPINAL AGUILERA, KATYA
HERRERA VIDAL, KATIA JIMNEZ MUNAYCO, SILVIA MARCHENA BONILLA,
MIREYRA TABOADA POZO, HAROLD
CURSO:DINMICA Y COMPORTAMIENTO
Aula: 105 LIMA PER
Turno: Maana
2010
I) INTRODUCCIN
En el presente trabajo se realiza una consultora a la empresa
HALEMA SAC dedicada a la importacin, distribucin y almacenamiento
de crnicos.
HALEMA cuenta con seis modernos puntos de venta ubicados en
puntos estratgicos del pas con gran capacidad frigorfica que
sobrepasan las 1,300 toneladas de almacenamiento. Adems contamos
con una moderna Planta de Proceso la cual tiene certificacin
HACCAP, garantizando as la calidad de nuestros procesos.
El objetivo del trabajo es lograr identificar sus problemas
tanto relacionales como comunicacionales, para luego, proponer
alternativas de solucin, todo esto basndonos en un estudio previo
de la organizacin.
Al identificar los problemas de la organizacin, queremos
proponer alternativas innovadoras de solucin, mediante campaas y
medios de comunicacin interna que fortalezcan tanto la relacin como
la comunicacin.
Hemos logrado una compenetracin con la empresa, de tal modo que
la confianza facilito el recabo de informacin (encuestas).
Para finalizar hemos establecido un cronograma y presupuesto de
lo que nos cost y costara llevar a cabo lo propuesto para
solucionar los problemas de HALEMA SAC.
II) CARACTERIZACIN DE LOS ARTCULOS DE LA ORGANIZACINPor la
naturaleza de su capital: Privada: su capital es privado, sin
ninguna vinculacin con el Estado. El dinero es aportado por un
grupo de inversionistas profesionales que invierten en la empresa
junto con el quipo de administracin, con una visin a largo plazo.
Por su razn jurdica: Privada: Es una empresa regulada por el
derecho privado: el Cdigo Civil. Se encuentra inscrita en Registros
Pblicos.
Empresas a) Por su actividad productiva: Comercial: Importadoras
y comercializadoras de productos crnicos, menudencias de vacuno y
aves en el Per. Involucra actividades como compra-venta al por
mayor y al por menor, publicidad, informacin de mercado,
transporte, almacn, etc. Industrial: se dedica a la elaboracin de
productos destinados a la alimentacin como los embutidos en este
caso.
b) Por su origen de capital: Nacional: El dinero es aportado por
un grupo de inversionistas peruanos.
c) Por su tamao: HALEMA cuenta con ms de 300 trabajadores (150
en plantilla) y un gran nmero de ingresos al ao.
d) Por lo que ofrece al pblico: Bienes: lleva productos de
primera calidad a todos sus consumidores. Servicios: almacenaje
refrigerado (cmaras con diversos grados de temperatura segn el tipo
de mercadera), tneles de congelacin rpida y salas para procesar
productos agroindustriales.
e) Por su legalidad: Formal: HALEMA es una empresa que tiene
estructuras y sistemas oficiales, definidos para la toma de
decisiones, el control, la comunicacin.
f) Por su responsabilidad: Empresa jurdica: S.A.C. (Asociacin
Annima Cerrada). Cuentan con no ms de 20 accionistas.
INFORMACIN
Organigrama
HALEMA inicia sus actividades comerciales un 9 de mayo de 1986,
que tras aos de esfuerzo se ha situado como una de las principales
importadoras y comercializadoras de productos crnicos, menudencias
de vacuno y aves en el Per. Contamos con una amplia variedad de
productos los cuales son trados de diversas partes del mundo como
son de Argentina, Brasil, Uruguay, Estados Unidos entre otros
pases. Nuestro sistema de comercializacin se basa principalmente en
el requerimiento de cada cliente, atencin personalizada, variedad y
calidad de productos contando siempre con precios justos y ofertas
especiales. HALEMA cuenta con seis modernos puntos de venta
ubicados en puntos estratgicos del pas con gran capacidad
frigorfica que sobrepasan las 1,300 toneladas de almacenamiento.
Adems contamos con una moderna Planta de Proceso la cual tiene
certificacin HACCAP, garantizando as la calidad de nuestros
procesos. Nuestra organizacin cuenta con un gran grupo humano con
valores slidos y objetivos claros, lo cual nos permite implementar
cada vez nuevas estrategias que permitan satisfacer las necesidades
de nuestra nica razn de ser: NUESTROS CLIENTES. La inversin
realizada por HALEMA no slo se centra en la infraestructura, sino
que tambin se ha puesto un especial nfasis en el campo profesional
para contar con un adecuado equipo de profesionales de primer nivel
con experiencia y manejo de los sistemas de control de calidad ms
rigurosos que se exigen en la actualidad. Garantizar a nuestros
clientes un abastecimiento continuo, precios competitivos y
servicios de calidad; as mismo satisfacer las necesidades de
afiliacin, seguridad, autoestima y autorrealizacin de nuestros
socios internos, ya que ambos son los principales pilares para
sostener el crecimiento continuo de nuestra organizacin y los
activos ms importantes que tenemos, convencindolos de que somos
socios a travs de valores ticos y morales sostenidos en el tiempo.
Nacimos para ser una empresa slida y de vanguardia en la importacin
de productos crnicos congelados desarrollando estndares de alta
calidad satisfaciendo las necesidades alimenticias de nuestros
clientes. TRABAJO EN EQUIPO: Siempre lo ponemos en prctica para el
desarrollo de nuestro trabajo. RESPONSABILIDAD: En todas las metas
que nos trazamos.
Historia
Poltica
Cultura
Misin
Visin
ValoresHONESTIDAD: Es parte de cada uno de nosotros. COMPROMISO:
Con todos nuestros clientes.
Fortalezas 23 aos de experiencia. nica organizacin que brinda
servicio de transporte, alquiler de frigorficos y distribucin de
productos crnicos. Tiene como prioridad la puntualidad en la
entrega de sus productos. Cuenta con un control de calidad
eficiente. Debilidades No cuenta con gerencia ni con especialista
en Relaciones Pblicas. Hay mltiples procesos en materia de
comunicacin con los pblicos, lo que recarga el trabajo en gerencia
de ventas como en Recursos Humanos. Los cargos de gerencia son
encargados, bsicamente, por confianza y no por competencia. Los
gerentes son familiares del gerente general. No hay rea de
Marketing. Fortalezas Se est dejando la comunicacin vertical por la
comunicacin simtrica utilizando el enfoque Humanista. Las
diferentes reas de la empresa, como son: jefatura de ventas,
gerencia, entre otras. Se mantienen comunicados constantemente, lo
que ayuda a satisfacer necesidades tanto para la empresa como para
los trabajadores, as mismo tambin ayuda a la interaccin con dichas
reas. Con respecto a sus pblicos externos, en lo que concierne al
aspecto comunicacional, los encargados de ventas son los que se
comunicacin constantemente con ellos, mantenindoles informados de
los productos. Debilidades El boletn est en proyecto y el peridico
mural no logra captar la atencin de los trabajadores, por tanto no
se enteran directamente de lo que pasa en la organizacin, sino, por
medio de rumores. La comunicacin con las sucursales no es ptima y
slo se da en casos de emergencia, de lo contrario los trabajadores
asumen que todo anda bien. Fortalezas Aplican los incentivos
econmicos a los trabajadores por las ventas hechas o por el trabajo
realizado. Tambin se realizan almuerzos en diferentes festividades
entre los trabajadores, lo que fomenta la confianza.
Oportunidades Per es miembro del Mercosur. Los ltimos tratados
de libre comercio que el Per tiene. HALEMA pertenece a la Asociacin
de Importadores, eso lo acredita a que sus trabajadores tengan
capacitaciones en el extranjero. Amenazas Problemas con los
proveedores. Problemas con el producto. Cambio de polticas
gubernamentales. Austeridad en las entidades del estado.
G E N E R A L F
O
D C O M U N I C A C I O N A L
Oportunidades Poseen un peridico mural que podra ser empleado al
mximo para mantener informado a los trabajadores. El boletn que al
igual que el peridico mural podra ser de gran ayuda para informar
de asuntos competentes a la empresa y al rubro. El uso de mejores
tecnologas para comunicarse con las diferentes sucursales.
A
Amenazas Robo de los equipos de radio (ya ha ocurrido) Poco
inters de los trabajadores hacia el peridico mural.
Oportunidades Tiene los medios suficientes como para implementar
un rea de Relaciones Pblicas. HALEMA es miembro de ASIPAR y a la
vez tiene un certificado HACCAP otorgado por DIGESA.
R E L
A C I O N A L
Con respecto a sus pblicos externos, aparte de mantener la
comunicacin permanente, tambin se encargan de felicitar, si es en
el caso de que uno de sus pblicos este de aniversario. Dato aparte,
HALEMA da pequeos regalos (lapiceros con puntero lser) a sus
clientes. A los vendedores ms destacados, aparte que se les da
incentivos monetarios, tambin se les apoya en una capacitacin en
estudios superiores. Tienen como poltica la puntualidad, ya que eso
les ayuda a generar confianza con sus clientes. HALEMA es parte
ASIPAR (Asociacin de Importadores de Productos Alimenticios
Refrigerados), si ocurren un problema grave, el ente regulador de
tal problema sera dicha asociacin que cuenta con un grupo de
relacionistas pblicos. Hay un exhaustivo control de calidad.
Debilidades Todas las reas de la organizacin, asumen la tarea, en
cierto modo, de las Relaciones Pblicas. No tienen un especialista
en Relaciones Pblicas ni menos un rea que desempee dicha tarea. Hay
mltiples procesos con el tema de relacin, debido a que no hay una
gerencia de Relaciones Pblicas, y eso recarga el trabajo en
Gerencia de ventas como tambin en Recursos Humanos. Las sucursales
no tienen relacionistas pblicos, ni gerencia de ventas o recursos
humanos. Por lo que, si ocurre un problema, los encargados de
dichos puestos en Lima, tienen que viajar para solucionar los
problemas. Al no haber un rea de Relaciones Pblicas, las dems reas
cubren este problema incurriendo a errores, que son entendibles ya
que no fueron creadas para dicho trabajo, cumpliendo una tarea que
no son las propias. Amenazas Problemas con los productos, haya un
error en el control de calidad. Cambios en la poltica de los
proveedores.
F
O
D
A
Problemas con el transporte, ya que de eso depende de que llegue
puntual el producto.
MODELO DEL ESQUEMA GENERAL DEL MOFI) PRESENTACIN El presente
Manual de Organizacin y funciones (MOF) de HALEMA SAC se constituye
en un documento de Gestin Institucional que describe a la
Organizacin bajo el aspecto orgnico a nivel de cargos o puestos de
trabajos, en el marco de la estructura orgnica y funcional de la
organizacin. Tambin se describe las interrelaciones jerrquicas
tanto vertical como horizontal entre los diferentes rganos que
conforman la estructura organizacional de la empresa. Asimismo,
permite que los funcionarios y dems servidores de la organizacin
conozcan con claridad su ubicacin dentro de la estructura orgnica
de la empresa, sus deberes dentro del cargo que le ha sido
encomendado, as como su jerarqua y nivel de responsabilidad,
facilitando el seguimiento, evaluacin y control de las tareas y/o
actividades permanentes de cada rgano.
II) INTRODUCCIN 2.1 Finalidad El presente Manual de la
organizacin y funciones (MOF), tiene por finalidad sealar las
funciones y atribuciones de cada rgano de la Empresa HALEMA SAC a
nivel de cargo, as como normar las interrelaciones jerrquicas;
describindose con claridad las tareas inherentes a cada puesto de
trabajo. 2.2 Alcance Abarca a todos los funcionarios y/o servidores
que laboran en los diferentes rganos de HALEMA SAC. 2.3 Contenido
El Manual de organizacin y funciones de HALEMA SAC, contiene de
manera general las funciones de los principales rganos de la
empresa: 2.3.1 Gerente general Lleva acabo los acuerdos a los que
llega la direccin. Mediando, de alguna manera, entre los rganos
supremos y los de lnea. 2.3.2 Asistente de gerencia general La
asistente de gerencia general es un apoyo para el gerente general y
a la vez un filtro, ya que
todo debe pasar primero por este rgano de apoyo antes de llegar
a la gerencia general. Ejecuta mandatos de la gerencia
general.2.3.3 Administradores Son quienes administran recursos a
los diversos rganos que se encuentren a su cargo, por ser un rgano
de asesoramiento, ellos tambin emiten opiniones sobre temas
especializados. 2.3.4 Gerente de logstica Se encarga de velar que
la calidad de los productos y servicios que ofrece la organizacin
no se vean perjudicados de ninguna manera. Se encuentran a su cargo
el rea de compras tanto internacionales, como nacionales, el jefe
de servicios y el de almacn central.
2.3.5 Gerente financiero administrativo Este gerente se encarga
de aceptar o denegar cualquier proyecto financiero, previo estudio
del estado financiero de la organizacin, teniendo a su cargo el
jefe de contabilidad, de recursos
humanos, de tesorera y de sistemas. Se encarga adems, de revisar
los balances financieros de la organizacin. 2.3.6 Gerente de ventas
Es aquel que se encarga de garantizar que las ventas de la
organizacin no disminuyan, sino por el contrario, que aumenten. Por
ende, es muy importante su relacin con los pblicos externos, porque
de esta manera, adems que se forman excelentes relaciones y se
cierran tratos importantes, se va posicionando a la marca de manera
positiva. 2.3.7 Gerente de produccin Este rgano de lnea se encarga
de garantizar que la produccin de la organizacin no se vea afectada
por ninguna razn. 2.4 Aprobacin y Actualizacin
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de HALEMA SAC, est
aprobado por el jefe de Recursos Humanos, debindose revisar,
evaluar y/o actualizar anualmente por esta dependencia en
coordinacin con el gerente general de organizacin.
III. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Servir como un instrumento de
apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional
formal y real, as como los tramos de control y responsabilidad y
los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad
administrativa de la institucin. OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir la
estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca
los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad,
requeridos para el funcionamiento organizacional. Definir,
describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y
unidades administrativas (de manera general) con el fin de evitar
sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc. Identificar las lneas de
comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las
unidades administrativas integrantes de la institucin.
IV. BASE LEGAL NMERO DE RUC TIPO CONTRIBUYENTE NOMBRE COMERCIAL
FECHA DE 30/04/1993 INSCRIPCIN ESTADO DEL CONTRIBUYENTE CONDICIN
DEL CONTRIBUYENTE DIRECCIN DEL DOMICILIO FISCAL TELFONO(S) 4511323
SISTEMA DE EMISIN DE COMPROBANTE ACTIVIDAD DE COMERCIO EXTERIOR
SISTEMA DE CONTABILIDAD ACTIVIDAD(ES) ECONMICA(S) COMPROBANTE(S)
AUTORIZADO(S) A EMITIR NMERO DE TRABAJADORES SISTEMA DE EMISIN
ELECTRNICA AFILIADOS AL PLE DESDE PATRONES 20123316658 - HALEMA
S.A.C. SOCIEDAD ANONIMA CERRADA HALEMA S.A.C. FECHA DE INICIO DE
09/06/1986 ACTIVIDADES ACTIVO HABIDO AV. VIRREY CONDE DE LEMOS NRO.
231 URB. LA COLONIA PROV. CONST. DEL CALLAO - PROV. CONST. DEL
CALLAO - CALLAO FAX 4643361 MANUAL/COMPUTARIZADO IMPORTADOR
COMPUTARIZADO Principal CIIU 5112 VTA. MAY. ALIMENTOS, BEBIDAS Y
TABACO. Factura 150 en planilla ----Excluido del rgimen de Agentes
de Retencin de IGV a partir del 01/11/2003
V. POLTICAS El manual de organizacin y funciones ha sido
elaborado bajo las polticas de la organizacin:
VI. LNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 6.1 AUTORIDAD CUADRO
ORGNICO DE CARGOS N DE ORDEN DENOMINACION UNIDAD ORGANICA GERENCIA
GENERAL DENOMINACION DE CARGOS
TOTAL
01 02 03 GERENCIA DE LOGSTICA 04 05 06 07 08 09 GERENCIA
FINANCIERA ADMINISTRATIVA 10
Gerente general Asistente de gerencia general
Administradores
01 01 02
Gerente de logstica Asistente de logstica Compras
internacionales Compras nacionales Jefe de servicios Jefe de almacn
central
01 01 03 03 01 01
Gerente financiero
01
11 12 13 14 15 16 GERENCIA DE VENTAS 17 18 19 20 21 22 GERENCIA
DE PRODUCCIN 23 24 25 26 27 28
administrativo Asistente financiero administrativo Secretara
recepcionista Jefe de contabilidad Jefe de recursos humanos Jefe de
tesorera Jefe de sistemas
01 01 01 01 01 01
Gerente de ventas Asistente de gerencia de ventas Secretara de
gerencia de ventas Jefe de ventas Asesor de marketing Ventas
institucionales
01 01 01 03 01 01
29
Gerente de produccin Sub gerente de produccin Asistente
administrativo Asistente de produccin Jefe proceso Jefe de
aseguramiento de calidad Jefe de almacn
01 01 01 01 01 01
01
III) ANLISIS DE LA SITUACIN III. I) Enfoques: Enfoque Cientfico:
HALEMA hace nfasis en las recompensas materiales, ofreciendo a sus
trabajadores una comisin por cada venta hecha. Para seleccionar a
sus trabajadores los somete a una seleccin rigurosa que permite
encontrar el mejor candidato para cada puesto. En cuanto a la
burocracia, HALEMA rectifica su uso para que funcione esencialmente
el control dentro de la organizacin; sin embargo, este control
falla por la desorganizacin en las funciones de los trabajadores.
En el mbito comunicacional, se estn dando pasos para entablar una
comunicacin ms simtrica y menos vertical. Por ejemplo, en cuanto al
corte de carne. Si un trabajador no respeta el estndar, su jefe
directo de una forma amigable le indica verbalmente su falla y cmo
corregirlo. Es por ello que HALEMA tambin utiliza el enfoque
humanista, pero solo busca hacerlos sentir bien (trabajadores) para
mejorar su produccin.
Enfoque Humanista: HALEMA recurre a incentivos sociales como
premio a sus trabajadores por el logro de sus metas. Algunos de
esos son: almuerzos o cenas que generan la confianza entre los
miembros de la organizacin, estimulando la creacin de grupos
informales. De igual forma, los jefes de venta reciben
capacitaciones como incentivos gracias a su nivel de ventas. Los
grupos informales se encuentran en el nivel de reconocimiento y
afiliacin dentro de la jerarqua de necesidades de Maslow. Cabe
resaltar que estos incentivos se dan solo en el caso de que se haya
alcanzado la meta; es decir, haya generado mayores ganancias a la
empresa. En el panorama comunicacional, los propsitos de la
comunicacin considera la satisfaccin de las necesidades de los
trabajadores y la interaccin entre los miembros de iguales niveles
jerrquicos. Por ejemplo, las distintas jefaturas estn
constantemente comunicadas va radio (dentro de Lima).
Enfoque de Sistemas: HALEMA se ha fijado en el entorno y ha
visto que tanto l, como sucompetencia comparten la misma amenaza al
poseer los mismos proveedores.
Nos referimos a problemas en el traslado de la mercadera
(huelgas) o la calidad de esta (gripe aviar). Es por ello que ha
visto conveniente aliarse, para salir juntos en caso de que suceda
alguno de estos problemas. HALEMA pertenece a la Asociacin de
Importadores de Productos Alimenticios Refrigerados y regulado por
DIGESA. Estos son grupos de inters debido a lo ya explicado. A la
vez, al momento que sucede una crisis se convierten en grupos de
presin ya que coaccionan con loa medios de comunicacin
convirtindose en ente mediador.
III.II) Anlisis de las encuestas. a) RelacinDIMENSION OBJETIVO
Medir los niveles de Control Mutuo entre HALEMA y la parte
administrativa de la empresa, a cargo de su exclusivamente de s
personal administrativo. PREGUNTAS 1.- HALEMA ha tomado con ptima
manera las ideas que han propuesto? 2.- Est siendo correcta la
relacin con HALEMA para resolver los problemas? 3.- Estara de
acuerdo en apoyar a HALEMA sin necesidad de una remuneracin? 4.-
HALEMA siempre cumple con las promesas? 5.- HALEMA le ha ofrecido
diferentes oportunidades? 6.- HALEMA llega a cumplir las metas
establecidas que se propone? 7.- HALEMA le ofrece mucho ms que otra
empresa del mismo rubro?
CONTROL MUTUO
COMPROMISO
Determinar el nivel de compromiso entre HALEMA y la parte
administrativa (personal)
Medir el grado de confianza entre HALEMA y la parte
administrativa. CONFIANZA
SATISFACCIN
Determinar el grado de aceptacin de HALEMA por parte del
personal administrativo.
1) El 100% est de acuerdo con la manera ptima en que HALEMA ha
tomado las ideaspropuestas. Se debe al alto nivel de equilibrio
entre pblico y HALEMA. Los pblicos se sienten participes en las
diferentes ideas propuestas. 2) El 62.5% est en desacuerdo en que
exista una correcta relacin con HALEMA para la resolucin del
problema. Si bien participan en proponer ideas, la resolucin de
estos no los compenetra con la organizacin y eso se debe a un
factor como la sobrecarga de funciones que no les corresponde, eso
se ha podido observar en HALEMA. El 37.5% est de acuerdo y esto se
debe a la relacin directa que se tiene con la gerencia general. Por
ejemplo en el caso de la jefa de control de calidad. 3) El 100% est
en desacuerdo. Si bien los trabajadores de la zona administrativa
son los que ms compenetrados estn. El nivel de compromiso tampoco
es favorable. No podran sobreponer el sentimiento afectivo que le
tienen a HALEMA. 4) El 37.5% est de acuerdo al decir que HALEMA
siempre cumple sus promesas porque tiene un sentimiento arraigado
debido a la fuerte relacin que mantiene con la organizacin. Sin
embargo, el 37.5% tambin es indiferente a este tema debido a que
HALEMA no ha logrado una integracin con su pblico y en opinin de
ellos no han visto una realizacin de las promesas. El 25% est en
desacuerdo debido a una falta de accin de HALEMA en lo que respecta
las promesas hechas. 5) El 100% de los trabajadores est de acuerdo
con que HALEMA llega a cumplir las metas que se establece. 6) El
62.5% est de acuerdo en que HALEMA les ofrece a todos diversas
oportunidades. El 37.5% adopta una posicin indiferente ya que la
confianza no se ha logrado establecer. 7) El 50% es indiferente
debido a ser, HALEMA, su empresa madre y no ha tenido experiencia
en otra empresa. El otro 50% est de acuerdo, ya que ha logrado un
alto/medio grado de satisfaccin y una relacin ptima con la
empresa.
b) ComunicacinDIMENSION OBJETIVO Actitudes: La fidelidad de la
comunicacin se ve afectada por tres tipos de actitudes que
representa la fuente: La actitud hacia s mismo o auto percepcin; la
actitud hacia el tema que se trata o mensaje, y la actitud hacia el
receptor. Mientras ms positivas y congruentes sean estas actitudes,
mayor ser la fidelidad, puesto que la fuente mostrar confianza en s
misma y valorar y valorar su mensaje mientras que el receptor, al
percibir una actitud positiva por parte de la fuente haca l, tender
a aceptar el mensaje enviado. Conocimiento: Se refiere al nivel de
conocimiento que posee la fuente tanto con respecto al tema de su
mensaje como al proceso de comunicacin en s mismo. El conocimiento
acerca del proceso de comunicacin afectara la conducta de
comunicacin, de manera tal, que a mayor nivel de conocimiento,
mayor ser la fidelidad. Cdigo: Se refiere a cualquier conjunto de
smbolos que pueden ser estructurados de manera que posean
significado. Cada vez que se intenta comunicar se debe decidir qu
cdigo emplear para enviar el mensaje, seleccionar elementos
particulares de este cdigo y estructurarlos de manera especfica.
Contenido: Se refiere al material del mensaje que es seleccionado
por la fuente para expresar su propsito. En este artculo, el
contenido del mensaje son todas las afirmaciones hechas, las
conclusiones derivadas, los comentarios, etc. La forma que elige la
fuente para disponer las afirmaciones de un mensaje constituye la
estructura del contenido. Tratamiento: Se refiere al orden y estilo
del mensaje. Corresponde a las decisiones que toma la fuente al
seleccionar y estructurar el cdigo y el contenido de una manera
determinada. El tipo de receptor es uno de los factores
fundamentales que debe considerar la fuente en el tratamiento que
da a su mensaje. Al conocer la forma en que la fuente trata el
mensaje es posible hacer inferencias acerca de los propsitos y
personalidad de la fuente. Es necesario considerar las
caractersticas del canal durante el proceso de comunicacin. El
canal es definido como los sentidos a travs de los cuales un
decodificador receptor puede percibir el mensaje transmitido por la
fuente encodificadora. La funcin del canal es permitir la
comunicacin al unir la fuente con el receptor. Todo mensaje debe
ser transmitido a travs de un canal. La fidelidad de la comunicacin
ser mayor si se eligen los canales apropiados para el mensaje o si
stos se combinan, como en el caso de los mensajes audiovisuales.
PREGUNTAS Los informes presentados en el peridico mural siempre son
de mi inters. Siempre que recibo alguna llamada de atencin, escrita
o formal, permanezco en calma y no respondo.
De la FUENTE y el RECEPTOR
Siempre entiendo de qu trata la informacin que se muestra en el
peridico mural.
El lenguaje con el que se comunican conmigo en esta empresa es
siempre simple y comprensible
La informacin presentada en el peridico mural es siempre
verdica
Del MENSAJE
Me gusta la manera en la que est presentado y /u organizado el
peridico mural
Creo que el peridico mural es suficiente para que me entere de
las novedades dentro de la empresa
Del CANAL
1) De una muestra de 23 trabajadores del sector de produccin del
producto el 47.82% est en desacuerdo con que la informacin del
peridico mural sea de inters. Se debe a la escaza informacin y a la
falta de importancia que se le brinda a este medio de comunicacin.
Naturalmente, solo se observa informacin que no vara ni mensual ni
anualmente. El 30.43% est de acuerdo con los informes. Pero esto no
puede ser verdico ya que la informacin no vara y no se sienten
identificados con el medio. El 21.73% es indiferente a esta
informacin y esto se debe al descuido, en general, del peridico
mural. Por ende, la comunicacin no se va a realizar de manera ptima
con sus trabajadores de produccin. 2) El 65.21% est de acuerdo a
las llamadas de atencin y el modo en que estas son hechas por parte
de HALEMA. El 30.43% est totalmente de acuerdo. Esto se debe a una
total aceptacin al modo en que son advertidos y corregidos por
HALEMA. No se oponen ni al mtodo o forma. Al 4.34% le es
indiferente. No tienen una reaccin ni negativa ni positivo. Hay un
desinters en lo que son las llamadas de atencin, escritas o
verbales. 3) El 52.17% est en desacuerdo de que la informacin en el
peridico mural sea de total entendimiento. Se debe al modo de
escritura y como ya hemos dicho, la escaza informacin que se maneja
en el peridico mural. El 21.73% est de acuerdo aceptando el modo de
escritura. Sin embargo, cabe recalcar la escaza de informacin y por
ello no se presentan nuevos modelos de informes para poder decir
que el entendimiento es completo. Al 17.09% le es indiferente a
todo esto debido a la falta de renovacin del peridico mural. El
8.69% est totalmente desacuerdo debido a que asume la realidad
precaria que tiene el peridico mural. 4) El 4.34% de los
encuestados estn totalmente de acuerdo en que el lenguaje con el
que se comunica la empresa hacia ellos es siempre comprensible y
simple. Al 52.17% le es indiferente la manera en que HALEMA se
dirige hacia ellos, ya que solo se dedican a los que es su labor.
El 34.78% manifiestan su desacuerdo hacia esto creyendo en que el
lenguaje comunicativo que utiliza la empresa no es comprensible ni
simple. El 8.69% est totalmente desacuerdo. 5) Respecto a la
informacin del peridico mural de la empresa, el 13.04% indica que
es verdico todo lo que se comunica ah. Al 78.26% no le causa
ninguna reaccin a la informacin publicada ah ya que les es
indiferente. Mientras que el 8.69% est en desacuerdo con lo que se
publica en dicho peridico mural, creyendo que todo no es tal cual
se informa. 6) Al 60.86% le es indiferente la manera en que es
presentado y organizado el peridico mural, debido a la edad de los
encuestados. Ya no les causa ningn estmulo la presentacin. Mientras
que el 39.13% est totalmente en desacuerdo con la organizacin del
peridico mural, creyendo en que la presentacin debera ser otra. 7)
El 34.78% de los encuestados est de acuerdo en que el peridico
mural es suficiente para que ellos se enteren de las novedades
dentro de la empresa. Por otro lado el 65.21% no opina lo mismo, ya
que estn en desacuerdo con lo que se indica. Creen que debera haber
o recurrir a otros medios o modificar el peridico mural para que
puedan enterarse de lo que sucede en HALEMA.
C) IdentidadDIMENSION IDENTIFICACIN E IDENTIDAD DE LA
ORGANIZACIN OBJETIVO Medir el nivel de identidad de los
trabajadores administrativos con HALEMA. PREGUNTA 1-Est de acuerdo
con la misin de HALEMA?
Para los trabajadores de produccin: 1) En lo que respecta a la
Misin el 56.52% de una muestra de 23 trabajadores del sector de
produccin del producto, est totalmente de acuerdo. Esto refleja que
la misin ha logrado posicionarse en la mente de cada trabajador y
han tomado parte de su propia filosofa. El 30.43% est de acuerdo
con la misin y se sienten de igual manera identificados. El 13.04%
son indiferentes a la misin, porque es un personal joven
integrndose recientemente a la organizacin. Para los trabajadores
de la zona administrativa: 1) El 62.5% de una muestra de 8
trabajadores del sector administrativo est totalmente de acuerdo
con la misin de HALEMA. Se debe al grado de identificacin que se
tiene entre trabajadores y la organizacin. El 37.5% est de acuerdo
con HALEMA. Se identifica pero podra ser reforzada para lograr el
nivel del 62.5%
III.III) Anlisis porcentualNIVELES DE CALIDAD DE LAS RELACIONES
Dimensiones Bajos Medio Alto Total
+Control mutuo 0 5 Compromiso 8 2 Satisfaccin 0 0 Confianza
Total 0 2.14
%0% 62.5% 100% 25% 0% 0% 0% 26.78%
+0 0 0 3 0 3 4 1.43
%0% 0% 0% 37.5% 0% 37.5 50% 17.86%
+8 3 0% 3 8 5 4 27.57
%100% 37.5% 0% 37.5% 100% 62.5% 50% 55.36%
+8 8 8 8 8 8 8 8
%100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
NIVELES DE CALIDAD DE LAS COMUNICACIONES Dimensiones Bajos Medio
Alto Total
+11 De la Fuente y/o Receptor 0 14 10 Del Mensaje 2 23 Del Canal
Total 15 10.71
%47.82% 0% 60.86% 43.47% 8.69% 100% 65.21% 46.58%
+5 1 4 12 18 0 0 5.71
%21.73% 4.34% 17.09% 52.17% 78.26% 0% 0% 24.79%
+7 22 5 1 3 0 8 6.57
%30.43% 95.64% 21.73% 4.34% 13.04% 0% 34.78% 28.56%
+23 23 23 23 23 23 23 23
%100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
NIVEL DE LA CALIDAD DE LA IDENTIDAD Dimensiones Bajos Medio Alto
Total
+Identidad Relacional Comunicacional Total 0 0 0
%0% 0% 0%
+0 3 1.5
%0% 13.04% 6.52%
+8 20 14
%100% 86.95% 93.48%
+8 23 31
%100% 100% 100%
IV) IDENTIFICACIN DE LOS PBLICOS1.-HALEMA cumple la funcin de
importar y expender crnicos, tanto a Lima como en sus sucursales de
provincias. Podramos decir, que abastece a la sociedad de carne
para su consumo. Otra funcin que realiza, es el alquiler de
frigorficos para la conservacin de carnes en general. 2.- HALEMA
pertenece a la Asociacin de Importadores de Productos Alimenticios
Refrigerados. Es el primer eslabn de la cadena de importacin y
comercio de carne. 3.- Las organizaciones que regulan el
comportamiento de HALEMA son la Asociacin de Importadores de
Productos Alimenticios Refrigerados y DIGESA, porque regulan tanto
los mtodos que debe usar HALEMA para importar sus productos como la
calidad de estos. Al mismo tiempo estas toman en cuenta las medidas
de seguridad que debe tomar HALEMA al momento de almacenar y mover
la mercadera debido a su naturaleza. 4.- HALEMA comprende los
siguientes subsistemas: Gerencia de Logstica. Gerencia de Finanzas
y Administracin. Gerencia de Ventas. Gerencia de Produccin.
Las funciones asignadas son cumplidas por los subsistemas,
rganos, de la organizacin. Se observa sin embargo, que las
funciones que se asign a la jefatura de Recursos Humanos y Gerencia
de Ventas incluyen tambin, algunas que son propias de un rgano
autnomo de RR.PP 5.- Aparte de las ya mencionadas, tiene una
relacin con algunos restaurantes, supermercados (Plaza vea),
instituciones y hoteles a quienes distribuye sus productos. Tambin
depende de sus proveedores como San Fernando. 6.- Los medios de
comunicacin no influyen en HALEMA, ya que esta no es participe de
una comunicacin con ellos. A la vez, no les es necesario entablar
relacin porque se sienten a gusto con la comunicacin y relacin con
sus pblicos externos. Para establecer que es lo que quieren, hacen
una investigacin para relacionarse con ellos. En lo que refiere a
las organizaciones que regulan su comportamiento, todo se comunica
mediante el rea de RR.PP de las mismas organizaciones 7.- HALEMA se
rige por cuatro valores principales:
Trabajo en equipo: Siempre lo ponemos en prctica para el
desarrollo de nuestro trabajo. Responsabilidad: En todas las metas
que nos trazamos. Honestidad: Es parte de cada uno de nosotros.
Compromiso: Con todos nuestros clientes.
En base a ello se da el cumplimiento de los cdigos de conducta.
A la vez, HALEMA logra cumplir con ellos por la fidelizacin y
compromiso que ha logrado por parte de sus trabajadores.
V) DESCRPCIN DE LOS PBLICOSV.I) Pblicos externos: a) DIGESALa
Direccin general de salud Ambiental es el rgano tcnico normativo en
los aspectos relacionados al saneamiento bsico, salud ocupacional,
higiene alimentaria, zoonosis y proteccin del ambiente. Anlisis
Psicolgico 1.- Identificar a las organizaciones y a los pblicos
involucrados Ministerio de Salud, Instituto de Desarrollo de
Recursos Humanos y Comit Nacional del Codex Alimentarius.
Anlisis Sociolgico 1.- Funcin que cumple la organizacin en la
sociedad: Proponer y hacer cumplir la poltica nacional de salud
ambiental, a fin de controlar los agentes contaminantes y mejorar
las condiciones ambientales para la proteccin de la salud de la
poblacin. Articular y concertar los planes, programas y proyectos
nacionales de salud ambiental. Establecer las normas de salud
ambiental y monitorear y evaluar su cumplimiento. Conducir la
vigilancia de riesgos ambientales y la planificacin de medidas de
prevencin y control. Promover en la sociedad una conciencia en
salud ambiental, propiciando su participacin en la bsqueda de
entornos ambientales saludables que permitan la proteccin de la
salud, el autocontrol de los riesgos ambientales y el desarrollo de
una mejor calidad de vida de las personas. Promover el permanente
desarrollo de las capacidades, habilidades y conocimientos de los
recursos humanos en salud ambiental, en coordinacin con el
instituto de Desarrollo de Recursos Humanos. Desarrollar la
investigacin aplicada con base en los riesgos ambientales
identificados. Disear, redisear y mejorar continuamente el proceso
de Salud Ambiental. Participar en el Comit Nacional del Codex
Alimentarius y otros que se constituyan en el mbito de su
competencia.
2.- Identificar el sistema del cual forma parte: DIGESA es una
entidad del estado que es regulado por el Ministerio de Salud,
creada por Decreto Legislativo el 18 de abril de 1990. 3.- Existe
alguna otra organizacin externa que regule su comportamiento? Es
regulada por el Ministerio de Salud. 4.- Qu subsistemas comprende?
Comprende con cuatro subsistemas: Cumple todos con su funcin?
Direccin de Higiene Alimentaria y Zoonosis, Direccin de Ecologa
y Proteccin de Medio Ambiente, Direccin de Saneamiento Bsico,
Direccin de Salud Ambiental. S cumplen todas sus funciones. 5.- Con
qu otras organizaciones se relaciona? De qu otras organizaciones
necesita para su subsistencia? Se relaciona con el Ministerio de
Salud, Instituto de Desarrollo de Recursos Humanos y Comit Nacional
del Codex Alimentarius.
Anlisis Antropolgico 1.- Estudio de la cultura de la organizacin
(misin, visin, valores, costumbres, etc) MISION La Direccin General
de Salud Ambiental (DIGESA) como rgano tcnico normativo de nivel
nacional, articula multisectorialmente la proteccin del entorno
ambiental de la persona para proteger y promover la salud de la
poblacin, mediante acciones de gestin, regulacin, normatividad,
vigilancia, control, supervisin, evaluacin y de concertacin con los
gobiernos regionales, locales, y dems componentes del sistema
nacional de salud, as como con otros sectores, los aspectos de
proteccin del ambiente, saneamiento bsico, higiene alimentaria,
control de zoonosis y salud ocupacional, en el marco de la
descentralizacin y globalizacin. VISION Organizacin lder en el
campo de la Salud Ambiental, de reconocido prestigio nacional e
internacional, integrada por personal calificado, motivado y de
gran valor tico y moral, que coordina las polticas y las medidas
preventivas en el entorno ambiental de la persona para reducir el
impacto a la salud ocasionado por los agentes de riesgo
ambiental.
b) ASIPAR:Es la Asociacin de Importadores de Productos
Alimenticios Refrigerados - Organizacin Empresarial sin fines de
lucro, que brinda diversos servicios empresariales a asociados. Al
pertenecer HALEMA a esta organizacin, se ve protegida por ella ya
que sale al frente en caso se produzca algn imprevisto de
relevancia social. Dejamos en claro, que esta asociacin se
convierte en un grupo de presin al verse afectado algunos de sus
miembros.
c) SAN FERNANDO (Proveedor)Anlisis Sociolgico 1. Funcin que
cumple la organizacin en la sociedad. San Fernando ha logrado
eficiencia a travs de la integracin vertical de la cadena
productiva, desde el procesamiento de alimentos balanceados,
reproduccin e incubacin, crianza, beneficio y finalmente la
comercializacin y distribucin de los productos a nivel nacional e
internacional. 2. Identificar el sistema del cual forma parte:
ASIPAR 3. Existe alguna otra organizacin externa que regule su
comportamiento? DIGESA, ASIPAR 4. Cmo influyen los medios de
comunicacin en el comportamiento de la organizacin? Debido a que
San Fernando depende de su publicidad y de su imagen, los medio de
comunicacin influyen en su comportamiento de manera determinante ya
que sin los medios no podran proyectar la imagen que desean.
Anlisis Antropolgico
MISION"Contribuir al bienestar de la humanidad suministrando
alimentos de consumo masivo en el mercado global."
El xito de la Misin se logra: Con personal que practique los
valores de la empresa, competente, con espritu de superacin,
comprometido con el cambio y promotor del trabajo en equipo. Con el
desarrollo de una organizacin gil, eficaz e innovadora que obtenga
ventajas competitivas y sea rentable. Con el mejoramiento continuo
de procesos, productos y servicios, en estrecha cooperacin con
nuestros proveedores, para satisfacer y exceder las expectativas
del cliente. Con una cultura basada en los valores de honestidad,
lealtad, laboriosidad, responsabilidad y respeto, la prctica de la
filosofa de calidad total y una clara actitud de liderazgo. Con
acciones orientadas a proteger y conservar el medio ambiente. La
riqueza que generamos debe fortalecer nuestra empresa, contribuir a
la realizacin personal y al bienestar de nuestros trabajadores,
retribuir al capital invertido y permitirnos participar en el
desarrollo de la comunidad.
VISION"Ser competitivos a nivel mundial suministrando productos
de valor agregado para la alimentacin humana Es tener la capacidad
de conquistar y sostener la preferencia de los clientes y adems ser
rentables, operando con los ms altos estndares en calidad, procesos
y servicios relevantes; de esta manera, la empresa crece y aumenta
su participacin en el mercado.
La competitividad se crea y se desarrolla a travs del
aprendizaje, mejoramiento e innovacin, y con la participacin de los
clientes, proveedores, personal de la empresa, accionistas y la
comunidad. Competimos con los suministradores de alimentos no slo
del pas sino del resto del mundo, operando como una empresa de
clase mundial. Nos regimos por los ms altos estndares, por los
procesos de planeamiento estratgico y gerencia de recursos
totalmente integrados, con un enfoque intensivo al cliente. Nos
sustentamos en la innovacin tecnolgica, mejora continua, una optima
gestin del personal y del conocimiento; y nos mantenemos vigentes
con las tendencias mundiales. De esta manera, obtenemos una alta
productividad. La cadena de suministro abarca desde la recepcin del
pedido, pasando por los procesos de produccin animal e industrial y
comercializacin, hasta el servicio post venta atendiendo tanto los
mercados internos como los externos. Son productos con
transformacin creados a travs de investigacin y desarrollo para
satisfacer y exceder las expectativas de los clientes, mejorando su
calidad de vida. Nos dedicamos a satisfacer las necesidades de
alimentacin de las personas, acorde a los nuevos hbitos
alimentarios y en todas las oportunidades de consumo masivo, en los
hogares o fuera de l.
V.II Pblicos internos estratgicos: a) Trabajadores de la zona de
produccin.Anlisis Sociolgico: Funcin que cumple el pblico dentro de
la organizacin:
Los obreros se encargan del trato directo con el producto y la
preparacin de este. Son los responsables de la calidad de las
carnes que es medida en su entrada y salida de la planta por la
jefa de aseguramiento de calidad. Identificar el sistema del cual
forma parte:
Los obreros forman parte del sistema macro HALEMA y estn bajo
las rdenes de las gerencias de produccin y logstica. Con que otros
pblicos se relaciona:
Se relacionan con los cortadores, la jefa de calidad, los
operarios de cmara frigorfica y con Recursos Humanos. Como influyen
los medios de comunicacin internos en el comportamiento del pblico
interno estratgico:
Los medios de comunicacin internos (peridico mural) no tienen
ninguna influencia en el mismo pblico interno estratgico pues est
completamente abandonado y descuidado. No es actualizado
frecuentemente y est en un formato que no logra captar la atencin.
Alguna organizacin externa que regula su comportamiento:
Digesa ya que al regular a HALEMA exige a los obreros cumplir
con parmetros de calidad y salubridad.
Anlisis Psicolgico: Identificar a las organizaciones y a los
pblicos involucrados:
La nica organizacin involucrada directamente es HALEMA y ms
especficamente el rea de RRHH encargada del peridico mural. Sin
embargo, indirectamente involucrado est Digesa que determina las
reglas de salubridad. Determinar patrones de comportamiento del
pblico:
El 47.82% del pblico no tiene ni un mnimo inters en entablar una
comunicacin ms directa con HALEMA, debido al desinters que se tiene
al medio de comunicacin que es el peridico mural. Describir las
situaciones que influyen en su conducta:
Las situaciones que determinan que el pblico no lea el peridico
mural es que se encuentra abandonado, no es llamativo,
desactualizado en lo que respecta a las noticias de inters para los
obreros. El abandono se debe principalmente a que RRHH que se
encarga de su publicacin, al tener tambin funciones de RRPP no
realiza bien esa labor, puesta se encuentra sobrecargada.
b) Trabajadores de la zona administrativaAnlisis Sociolgico:
Funcin que cumple el pblico dentro de la organizacin:
Administrar recursos que le corresponde a cada rgano. Y as,
facilitarle lo que necesita a cada rgano subordinado. Identificar
el Subsistema del cual forma parte:
La zona administrativa forma parte del sistema que es HALEMA.
Pero a la vez, el personal administrativo depende del gerente
general que a su vez depende de la junta general accionistas.
Existe alguna otra organizacin externa que regule su
comportamiento?
La organizacin que los regula es la Digesa, mas no tiene ninguna
injerencia en la toma de decisiones. Qu subsistemas comprende?
Los subsistemas que comprende son todos los derivados de sus
gerencias. Cabe resaltar que todos sus subsistemas cumplen sus
funciones determinadas. Para Mayor entendimiento ver el anexo del
organigrama. Cmo influyen los medios de comunicacin internos en el
comportamiento del pblico?
La zona administrativa no tiene ningn contacto con el peridico
mural ya que ellos son los que toman las decisiones. Con los medios
de comunicacin masivos (impresos, televisivos y radiales) No tienen
ningn contacto y tampoco lo plantean como algo necesario.
Anlisis Psicolgico: Identificar a las organizaciones y a los
pblicos involucrados:
Las organizaciones involucradas son HALEMA y la Digesa (La
Direccin General de Salud Ambiental). En tanto, los pblicos
involucrados son los subordinamos a las diferentes gerencias.
Determinar los patrones de comportamiento del pblico:
El 62.5% de trabajadores que forma parte de este pblico no asume
un compromiso para la resolucin de un problema, eso se debe a la
recarga que se hace a sus funciones propias, haciendo as, tareas
que no le competen a cada rgano establecido.
Describir las situaciones que influyen en su conducta
Las situaciones que influyen en su conducta son las recargas de
trabajo que figuran fuera de sus funciones propias. Por ello, no
logran completar algunas de las metas de HALEMA. Tambin influye el
hecho de no tener un rgano de RR.PP, lo que implica cargos de
responsabilidad y viajes inesperados a las sucursales en provincia
que rompen la buena organizacin de relaciones con la sede
central.
VI) IDENTIFICACIN DEL PROBLEMASe sita en el pblico interno,
especficamente en los trabajadores de la zona administrativa y en
el personal obrero.
1 Pblico estratgico administrativo: Hay una falencia en el rea
de RR.PP, pues no hay una jefatura que se encargue de la relacin y
comunicacin netamente. Esto provoca el desorden pues son las dems
reas las que cubren estas funciones, pero al no ser su especialidad
incurren en errores que muchas veces tambin son provocados por el
exceso de trabajo. Eso significa que tienen funciones que no les
son propias. Otro problema es que HALEMA tiene sucursales tambin en
las distintas provincias del Per, dentro de las cuales no existe un
jefe designado de ventas, comercial, recursos humanos y menos
RR.PP. Por ende la comunicacin no es ptima y solo se da cuando se
presenta algn problema, de lo contrario los trabajadores asumen que
el proceso marcha bien. Cabe recalcar que la comunicacin con los
jefes en Lima solo es mediante radio y en caso de emergencia se
producen viajes a las diferentes sucursales. Producindose gastos
innecesarios y un recargo de las funciones del responsable.
2 Pblico estratgicos obreros: En lo que respecta al peridico
mural, este no cumple con la funcin que debera. No logra captar la
atencin de los trabajadores debido a que pasa desapercibido y as no
llega a cumplir su objetivo que es hacer llegar el mensaje que se
quiere dar. Por ende, el pblico no est totalmente al tanto de las
decisiones de HALEMA y llega a enterarse mediante otras fuentes
(rumores) que muchas veces manipulan el mensaje causando
conflictos.
VII) OBJETIVOS DE RR.PPa) Objetivos Generales:
Elevar el nivel de fluidez de comunicacin de HALEMA con los
pblicos estratgicos (obreros y personal administrativo) Elevar el
nivel de calidad de las relaciones que mantiene HALEMA con su
pblico interno, obrero y personal administrativo especficamente.
Asesorar a las distintas gerencias de la organizacin en sus
funciones, pues se encuentra sobre carga de trabajo en las
distintas reas a raz de la ausencia
b)
Objetivos Especficos:
Aumentar el inters del peridico mural.
VIII) ESTRATEGIAS/ TCTICAS DE RR.PPEstrategias: 1) Que se cree
el departamento de Relaciones Pblicas. 2) Trasladar las funciones
de RR.PP que se realizaban en las dems jefaturas, concentrndolas en
este nuevo rgano. 3) Abrir jefaturas de apoyo en las otras
sucursales para llevar as un control permanente y quitarles
responsabilidad a los jefes de Lima4) Reestructurar el peridico
mural, dando as la oportunidad a los obreros de participar en su
ejecucin.
Tcticas: 1) Tener una reunin con los accionistas y directorio
para exponer los problemas que se podran solucionar con la creacin
de la oficina de RR.PP. Tambin exponer sus beneficios y empezar con
una encuesta o focus group a los trabajadores en general, para
preguntar cmo reaccionaran en el caso de la creacin de ese nuevo
rgano. Presentar los resultados y a raz de la respuesta otorgada,
acondicionar el rea de trabajo. 2) Reconocer a las jefaturas que
estn ejerciendo funciones de RR.PP y cuales son exactamente estas.
Modificar de esa manera el MOF de HALEMA. Comenzar con la seleccin
de los trabajadores y jefes de RR.PP 3) Tener una reunin con los
accionistas tambin y el directorio, al mismo tiempo reunir a los
encargos en cada sucursal. Con ello explicar cada beneficio que se
asegurara en las sucursales de HALEMA. Conviene que los encargados
sean domiciliados en la zona de la sucursal. Se hace una seleccin
de los mejores capacitados para el trabajo. As se contribuye con el
desarrollo del departamento. Cabe decir, que existira una
capacitacin. 4) Campaa por un peridico mural mejor: Atraer ms la
atencin utilizando colores mucho ms llamativos y que jueguen con el
logo de HALEMA.
Charlas introductorias para todos los trabajadores Organizar
grupos por cada mes, encargados de la actualizacin del peridico. A
un mediano plazo, implementar esta campaa en todas las sucursales.
A largo plazo, implementar un boletn que salga cada mes o cada 15
das.
IX) CRONOGRAMAFecha 8 de setiembre 13 de setiembre 15 de
setiembre 18 de setiembre 19 de setiembre Actividad 1era visita a
HALEMA. Entrevista con el Jefe de RRHH y el Jefe de ventas Recepcin
del Organigrama de la organizacin 2da visita a HALEMA Inicio de la
redaccin de FODA y MOF de la empresa Determinacin de los problemas
encontrados entre la empresa y sus pbicos. Inicio del anlisis. 3era
visita. Reunin para seleccionar las propuestas de solucin.
Aplicacin de encuestas. Tabulacin y conteo de los resultados de las
encuestas. Comienzo de la preproduccin de la campaa de
relanzamiento del Peridico mural. Relanzamiento del Peridico mural
2011 Medicin de impacto de la campaa. Encuesta-Focus Group. Medicin
de impacto de la campaa. Presentacin del proyecto de creacin de
rgano de RRPP. Focus Grous- Encuestas. Medicin del impacto de
apertura de RRPP. 2012 Restructuracin en el MOF incluyendo a RR.PP
Implementacin del rgano de RR.PP en las sucursales. 2014 Inicio de
la preproduccin del Boletn Informativo. Lanzamiento del Boletn
Informativo. Focus Group-Encuesta. lanzamiento del boletn Impacto
del
20 de setiembre 22 de setiembre 24 de setiembre 03 de noviembre
03 de diciembre 10 de marzo 13 de marzo 14 de junio 05 de
diciembre
27 de enero 27 de febrero
02 de enero 02 de agosto 2015 03 marzo
X) PRESUPUESTOMODALIDAD Pasajes DESCRIPCIN Para investigacin:
S/100 Para viajes a sucursales: S/1500 Para prximas
investigaciones: S/300 Peridico mural: S/15.000 Copias-Impresiones:
S/1010 Papeles Varios (afiches): S/1000 Los que debemos realizar
para completar investigacin/Analizar Campaas: S/1000 Los que sirven
para determinar objetivos: S/1000 Distribucin Lima y Sucursales:
S/10.000 Impresin y Diseo: S/20.000 Preproduccin: Produccin:
S/10.000 Total S/15.000 TOTAL S/1900.00
Papelera:
S/17,010.00
Focus Group:
S/2000.00
Boletn
S/30,000.00
Eventos para Lanzamiento:
S/25,000.00
S/ 72,010.00
XI) ANEXOSa) Restructuracin del organigrama
Gerente general
Asistente de Gerencia General
Relaciones Pblicas
Gerente de Logistica
Gerente Financiero Administrativo
Gerente de Ventas
Gerente de Produccin
Relaciones Pblicas
Secretaria
Prensa
Eventos
Ceremoniales Protocolos
Comunicacin
Interno
Externo
Interno
Externo
b) Creacin del MOF de RR.PP1. Relaciones pblicas Es un rgano de
apoyo cuyas funciones son: (segn el Estatuto del Colegio
Profesional de Relaciones Pblicas del Per) Contribuir con la
organizacin a establecer y mantener una comunicacin bidireccional
simtrica con sus pblicos. Investigar, identificar y diagnosticar
diversos problemas que afecten a la organizacin y sus pblicos. As
como asesorar, planear, desarrollar polticas, estrategias,
programas y actividades tanto internas, como externas de relacin y
comunicacin institucional. Aplicar un concepto de responsabilidad
social. Organizar certmenes y eventos, el ceremonial y protocolo.
Adems de presentar anualmente un plan de trabajo y un presupuesto
para cumplir con todas las estrategias.
2. Secretara Es un rgano de apoyo. La secretara, adems, sirve
como un filtro de informacin, es decir, selecciona toda la
informacin que pueda llegar a la cabeza del departamento de
relaciones pblicas. 3. Prensa Este rgano de lnea se encarga del
manejo de medios, como por ejemplo, planificar conferencias de
prensa, notas de prensa, publicaciones en medios, canalizar toda
informacin noticiosa generada por la organizacin con relevancia
social. Asimismo estar atendiendo las comunicaciones noticiosas con
sus pblicos internos manteniendo los ms altos estndares, enviando
comunicaciones noticiosas dirigidas a la comunidad interna. Adems
es este rgano es que se encarga del monitoreo de medios. 4. Eventos
La organizacin de cualquier evento requiere tiempo de preparacin
por sencillo que sea. Se utilizan diversidad de servicios, es
necesario controlar el buen funcionamiento general de cada uno,
coordinar materiales requeridos y cuidar los pequeos detalles para
hacer que sea nico y cumpla con sus objetivos. Como organizadores
de eventos normalmente trabajamos con los siguientes 3 objetivos: -
Conocer a quin va dirigido el evento, sus intereses y estar siempre
comunicados. - Planificar el evento con la mayor cantidad de tiempo
posible para garantizar el desempeo eficazmente en cada una de que
el evento implique. - Disear y desarrollar un plan de proyecto y
comunicarlo a los diferentes actores del evento. 5. Ceremonial y
protocolo Este rgano de lnea trabaja en estrecha relacin con la
organizacin de eventos. El rgano de Ceremonial y Protocolo se
encarga de establecer todas las formalidades que se tienen que
llevar a cabo en un evento, por ejemplo, la ubicacin de cada
persona, discursos, en fin, todas las formalidades propias de un
evento.
6. Comunicacin El rgano de comunicacin se encarga de: 1. 2. 3.
4. Difundir la informacin de carcter general del departamento.
Gestionar la pgina web de la organizacin. La direccin funcional y
editorial de los boletines y/o impresos de la organizacin. Formular
y proponer polticas y estrategias de difusin y publicidad para
proyectar la imagen institucional de la organizacin. 5. Elaborar,
revisar y elevar a la Gerencia General boletines, revistas,
trpticos y otros medios de difusin que informen sobre las
actividades de la organizacin.
c)
Modelo de encuestasc.1) Tipo comunicacional:
SEXO:_______
EDAD:_______
1-Est de acuerdo con la misin de HALEMA? a)Totalmente de acuerdo
b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo
2-Los informes presentados en el peridico mural siempre son de mi
inters a)Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d)
Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 3-Siempre que recibo alguna
llamada de atencin, escrita o verbal, permanezco en calma y no
respondo a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d)
Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 4-Siempre entiendo de qu trata
la informacin que se muestra en el peridico mural a) Totalmente de
acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente
desacuerdo 5-El lenguaje con el que se comunica conmigo en esta
empresa es siempre simple y comprensible a) Totalmente de acuerdo
b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo
6-La informacin presentada en el peridico mural es siempre verdica
a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e)
Totalmente desacuerdo 7-Me gusta la manera en la que est
presentando y/u organizado el peridico mural a) Totalmente de
acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente
desacuerdo 8-Creo que el peridico mural es suficiente para que me
entere de las novedades dentro de la empresa a) Totalmente de
acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente
desacuerdo
c.2) Tipo Relacional:
SEXO:______
EDAD:_________
1-Est de acuerdo con la misin de HALEMA? a) Totalmente de
acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente
desacuerdo 2-HALEMA ha tomado con optima manera las ideas que han
propuesto? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d)
Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 3- Est siendo correcta la
relacin con HALEMA para resolver los problemas? a) Totalmente de
acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente
desacuerdo 4-Estaria de acuerdo en apoyar a HALEMA sin necesidad de
una remuneracin? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente
d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 5- HALEMA siempre cumple con
las promesas? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d)
Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 6-HALEMA llega a cumplir las
metas establecidas que se propone? a) Totalmente de acuerdo b)
Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 7-:
HALEMA le ha ofrecido diferentes oportunidades? a) Totalmente de
acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente
desacuerdo 8-HALEMA le ofrece mucho ms que otra empresa del mismo
rubro? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d)
Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo
XII) EVALUACINCon la implementacin de la oficina de relaciones
pblicas se pudo reorganizar el MOF y establecer las relaciones
especficas para cada organizacin eliminando el exceso de trabajo.
Al tener resultados ptimos con la nueva gerencia de Relaciones
Pblicas se decidi implementar en las sucursales varias jefaturas,
obteniendo en un largo plazo la mejora en su produccin, relacin y
comunicacin con sus pblicos. Con el lanzamiento del nuevo peridico
mural con ms secciones, oportunidades, llamativos, actualizaciones
y mucho ms grande se logra llamar la atencin del Pblico interno y
as mejor el nivel de comunicacin pues los mensajes iban
indirectamente desde la gerencia hacia los obreros mediante un
canal directo y confiable, evitando los rumores. Ms adelante, se
implement el boletn informativo HALEMA que contiene las noticias
mensuales ms importantes que permite al pblico estar enterado de la
organizacin y sus avances.