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Introduccin general a las ciencias y tcnicas
de la informacin y documentacin
Claire Guinchat y Michel Menou
Segunda edicin corregida y aumentada por
Marie-France Blanquet
Introduccin Comunicacin e informacin son en nuestra poca dos
palabras de capital importancia. Toda relacin humana, toda
actividad, supone alguna manera de comunicacin. Todo conocimiento
comienza con una informacin sobre lo que ocurre, lo que se hace, lo
que se piensa. Esto determina, en todos los tiempos, la naturaleza
y calidad de las relaciones humanas.
El presente se caracteriza, no obstante, por la amplitud que
adquiere el fenmeno, el nivel que muestra, la atencin que se le
confiere. A la comunicacin interpersonal se ha aadido la
comunicacin de masas, que se distingue por la cantidad de
informaciones que se transmiten y por la importancia del pblico que
tiene que ver con ellas. Como son los medios de comunicacin
-prensa. radio, televisin- los que movilizan la infoimacin, sta
escapa al control directo del usuario, quien no puede ni
verificarla, ni transformarla, ni responder a ella en forma
inmediata. Entre estas dos formas extremas de comunicacin, o sea,
directamente de persona a persona o indirectamente del pblico a los
medios masivos de comunicacin funcionan, en todos los campos de la
actividad humana, una serie de instituciones que tienen el poder y
el deber de comunicar los conocimientos existentes: familia,
sistemas de enseanza, sistemas profesionales, administracin, etc.
Entre estas instituciones, algunas se han especializado en el
tratamiento funcional de la informacin cientfica y tcnica, desde
sus fuentes hasta el usuario.
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En realidad, la comunicacin humana directa depende del tiempo y
del espacio. Para que se inscriba en el tiempo, es preciso que deje
una huella, que se registre en un soporte material: libro, imagen,
fotografa, disco, etc., o sea, en un documento. Seleccionar la
enorme masa de informaciones, los elementos de conocimiento,
suministrarlos a toda persona que los requiera, conservarlos sin
alteracin y actualizarlos permanentemente, son los objetivos que
corresponden a las actividades documentales.
Las formas de comunicacin son extremadamente variadas, pero su
esquema general es aproximadamente el mismo. El principio en que se
fundamenta toda comunicacin es la circulacin de un mensaje entre
una fuente (emisor) y un destinatario (receptor), por medio de un
soporte (canal).
El emisor, o fuente, puede ser un individuo, un grupo o una
institucion. En el caso de una emisin intencional, que es el
nuestro, el emisor da a la idea que desea transmitir cierta forma
que e permita al destinatario percibirla. Esta forma recibe el
nombre de cdigo. Por ejemplo, un hablante de lengua espaflola,
cuando se dirige, oralmente o por escrito, a otms hablantes de la
misma lengua, tiene que emplear los trminos de la lengua espaola.
Del mismo modo, un ingeniero encargado de colocar las seales en una
va tendr que utilizar los signos internacionales del cdigo de
carreteras, y as en los dems casos.
El receptor, o destinatario, es aquel que recibe el mensaje,
pero esta recepcin no siempre es intencional: contrariamente a lo
que ocurre con el emisor, el receptor est mucho ms sometido al
flujo de mensajes que provienen de todas partes, y que le son
enviados como productor de informacin . Para captar el mensaje, el
receptor tiene que seleccionar lo que le concierne entre la masa de
smbolos que le llega, y luego codificarlos (en el ejemplo anterior,
la lengua espaola o el cdigo de carreteras) hasta encontrar el
mensaje original. El mensaje que circula entre el emisor y el
receptor: informe, seal, idea... slo puede ser comprendido si estos
dos polos disponen de un re-pertorio comn de signos (el cdigo) que
ambos comprenden de manera idntica, o si se realiza una traduccin
de un lenguaje a otro. Sin embargo, aun en el caso de un sistema
comn, suelen producirse dos distorsiones: en el inicio se modifica
la forma, o n la llegada la lectura no corresponde siempre a su
contenido real. Dicho de otra manera, las palabras no reflejan lo
que se quera decir; el emisor y el receptor no se han comprendido
bien. La prdida de sentido resultante puede convertirse en un
empobrecimiento de la informacin (el silencio) o en una
interferencia de la misma por la presencia de datos superfluos (el
ruido). En los dos casos, se resiente la calidad de la informacin,
hay que reanudar el proceso y el tiempo se pierde intilmente.
El canal, o medio, o soporte de la comunicacin difiere segn la
forma de dicha comunicacin. Los medios son muy variados; pueden
citarse, entre otros, la vibracin del aire que lleva el sonido de
una persona a otra, las ondas heriziana,los satlites artificiales,
los dedos de la mano o el papel.
El funcionamiento general de la comunicacin es menos simple de
lo que parece. La misma transmisin es factor de distorsin y de
prdida de la informacin, Algunos obstculos provienen de la
institucin que efecta la transferencia de la informacin; otros son
de carcter tcnico, estn relacio-nados con las formas de tratamiento
y tambin con la transferencia; otros son psicosociolgicos, debido a
las relaciones entre los usuarios y los especialistas de
informacin; por ltimo, algunos provienen del contexto ideolgico y
poltico.
Por otra parte, la comunicacin no se realiza en sentido nico.
Por lo general, el receptor reacciona ante el mensaje emitiendo a
su vez otro mensaje. A esta reaccin se le da el nombre de
retroalimentacin (feedbaek) y puede adoptar las formas ms diversas:
rumor, correo, respuestas formalizadas, crtica (del tipo de la
crtica periodstica); la naturaleza y forma de la respuesta depende
de la naturaleza y forma de comunicacin. Adems, la retroalimentacin
es portadora de una informacin doble, pues tambin indica en qu
medida ha sido satisfecha la pregunta. o desde qu punto de vista se
ha juzgado deficiente la respuesta. El estudio de la
retroalimentacin permite apreciar las condiciones en que se ha
recibido un mensaje y ajustar constantemente el procedimiento con
el fin de optimizar el resultado, o sea, adecuar la informacin
enviada con la adecuacin de la informacin recibida. Cuanto ms
prximos estn el emisor y el receptor, o mejor estudiados los
contactos, ms efectiva ser la respuesta que encierra la
retroalimentacin. Sin embargo, aun cuando el emisor parezca muy
alejado del receptor -por ejemplo, emisor de televisin o discurso
de un orador importante-, la transmisin no es unilateral, sino que
origina una accin de regreso o respuesta. Para valorar y determinar
la naturaleza de la transmisin se han desarrollado numerosos medios
de anlisis
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y control, tales como los sondeos de opinin, las encuestas, los
anlisis de necesidades, etc. La ciencia de la comunicacin, de
origen reciente, cuyo desarrollo proviene de distintas
disciplinas y se orienta en diferentes direcciones, ha
establecido varios modelos explicativos de comunicacin: el modelo
matemtico de Shannon, el esquema lineal de Lasswell -de orden
sociolgico-, el modelo cibemtico de Moles -esquema que se concreta
en el estudio del mensaje-, como el de Katz -reformado por
McLuhan-, el estudio de la mquina de comunicar de Schaeffer, la
teora de la informacin de Escarpit. Existen otros cuantos enfoques
cientficos, no slo del esquema terico, sino de las nuevas
condiciones de la comunicacin debidas a las transformaciones
tcnicas y al desarrollo cientfico, que caracterizan nuestro timpo y
su corolario indiscutible, es decir, la demanda de informacion.
En una poca en que la ciencia domina la vida de todos, la
informacin es el elemento que la vivifica y por esto tiene una
importancia capital para la sociedad universal. La transferencia de
informacin cientfica y tcnica es condicin primaria e indispensable
de todo progreso econmico y social. Efectivamente el proceso
tcnico, factor de aumento de la productividad y de la riqueza
nacional, depende directamente del acceso que se tenga a los
descubrimientos. Cualquier retraso o laguna informativa en este
campo significa estancamiento o regresion.
Estar informado significa tambin poder analizar una situacin,
hallar las soluciones a un problema administrativo o poltico,
juzgar con conocimiento de causa. La disminucin de la incertidumbre
mejora naturalmente las decisiones, que determinan mediante
elecciones sucesivas el devenir de un sector, de una actividad, o
de un pas.
La enseanza, el aprendizaje y la formacin suponen, adems de la
relacin pedaggica que se establece entre el profesor y el alumno,
el acceso a los fondos documentales, a las herramientas de
explotacin y de difusin de los conocimientos que constituyen las
bibliotecas y otras unidades de informacin. La rpida intensificacin
de la demanda educativa en un nmero creciente de pases, la
obligacin que se impone a categoras cada vez ms diversas de
profesionales para que actualicen sus conocimientos gracias a una
preparacin permanente, la elevacin del nivel acadmico indispensable
para el progreso cientfico moderno, son todos factores
multiplicadores del desarrollo.
Convertir los resultados de la investigacin en aplicaciones
benficas para la vida de los individuos -en el campo de la salud,
de la alimentacin, etctera-, permitir a todos una mejor comprensin
y dominio de su situacin, dar al industrial, al comerciante, al
agricultor las informaciones objetivas que les permitan fundamentar
sus decisiones, son las metas de los diversos canales
intermediarios entre la produccin de la informacin y los
usuarios.
Un hecho fundamental es que la ciencia se nutre de la ciencia.
Los descubrimientos cientficos y las innovaciones tcnicas
retrocederan y probablemente desapareceran si la comunidad
cientfica no contara con la informacin acumulada a travs de los
siglos. Esto explica precisamente la baja productividad cientfica y
tcnica de los pases cuyos recursos documentales son muy pobres.
En efecto, la produccin de la informacin y el ambiente cientfico
que sta promueve estn distribuidos en el mundo muy desigualmente.
Hay unos cuantos pases en desarrollo que slo producen el 1% de la
literatura cientfica mundial. Esta literatura procede en su mayor
parte de los grandes pases industrializados, que cuentan con una
buena parre del presupuesto y la informacin. Estos pases tienen a
su disposicin una infraestructura de informacin capaz de cubrir una
enorme poblacin de usuarios: bibliotecas, centros de documentacin,
centros de anlisis de informacin, personal especiatizado, profesin
y formacin institucionalizadas, canales de comunicacin con las
fuentes y los usuarios, poltica nacional. En estos pases se
advierte una reorganizacin de estos estamentos con miras a una
racionalizacin e integractn funcionales mediante diversas formas de
acuerdos de cooperacin tanto nacionales como internacionales.
En los pases en desarrollo la situacin es muy diferente. Los
recursos que se pueden destinar a la produccin cientfica y al
movimiento de informacin son, por lo general, claramente
insuficientes. La infraestructura que corresponde al equipamiento
es frecuentemente muy escasa y existe un predominio de las
bibliotecas, entre las cuales hay algunas de las ms antiguas del
mundo que poseen adems fondos muy valiosos y antiguos. La falta de
especialistas y desde luego de tcnicas avanzadas explica el vaco
casi completo que se advierte entre los responsables de mayor rango
administrativo y el personal ejecutivo. Si bien la transmisin de
informacin est sujeta a interrupciones y retrasos en estas
regiones, la demanda aumenta.
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Es necesario en estos pases reducir el dficit de informacin
inherente a un potencial y a un modo de produccin cientfica
restringidos, accediendo a los datos disponibles en vez de aumentar
la produccin local de tales datos, por lo menos al comienzo. Ello
exige dos condiciones: la existencia de infraestructura nacional
suficiente y la integracin de los pases desarrollados al sistema de
transferencia de conocimientos de los pases en desarrollo.
Se estn haciendo grandes esfuerzos en este sentido. Desde hace
algunos aos (especialmente) se ha puesto en marcha un programa
mundial de informacin cientfica, el Unisist PGI auspiciado por la
UNESCO y un conjunto de organizaciones internacionales y
nacionales. Se trata de reforzar y de coordinar la cooperacin
mundial en el campo de la informacin cientfica y tcnica,
particularmente en beneficio de los pases en desarrollo. El
Unisist, orientado de manera esencialmente prctica, no es ni un
rgano centralizador ni una estructura formal, sino un movimiento
mundial -tal como l mismo se define- orientado hacia la mejora de
la transferencia de la informacin~en tres direcciones: a) la
disponibilidad y accesibilidad de la informacin cientfica, teniendo
en cuenta especialmente las dificultades relacionadas con los
diferentes objetivos de los niveles de desarrollo en diversos
pases, lo mismo que otros factores institucionales; b) la conexin y
la compatibilidad de los sistemas de informacin, mediante un empleo
cada vez mayor de normas comunes y de tcnicas modernas de
comunicacin; c) una selectividad y flexibilidad crecientes en el
tratamiento y la distribucin de la informacin cientfica y tcnica,
gracias a nuevos mecanismos institucionales confiados al cuidado y
diligencia de las organizaciones cientficas . Expl5sin documental:
la expresin caracteriza muy bien el crecimiento espectacular de la
produccin de documentos en el mundo desde hace algunos aos. La
siguiente tabla, referida a la edicin de libros, permitir medir la
amplitud del fenmeno y apreciar sus tendencias . El volumen de la
literatura peridica experimenta el mismo crecimiento exponencial.
En general, esta tasa de crecimiento es muy rpida, pero est
caracterizada especialmente por su continua aceleracin durante los
ltimos aos y, en oposicin a ciertas predicciones de saturacin y
desaceleracin, sigue aumentando cada vez con mayor velocidad.
La situacin anterior se explica por el espectacular desarrollo
de la ciencia moderna y de la innovacin tecnolgica. Comparando las
distintas pocas del desarrollo de los conocimientos, se puede
observar ms objetivamente el fenmeno. Segn la National Education
Association de Estados Unidos ha sido necesario esperar a 1750 para
que el saber del hombre coetneo de Cristo tan slo se duplicase.
Otra multiplicacin por dos se logr ciento cincuenta aos ms tarde,
en 1900: la cuarta multiplicacin de esta ndole para el conjunto del
saber cientfico se llev a cabo slo en el dcccnio que sigui a 1950.
En otros trminos, se pude decir que el conocimiento tecnolgico se
ha multiplicado por diez cada 50 aos desde hace ms de 2.800 aos. En
1950, el mundo contaba con 1.000.000 de investigadores e
ingenieros; en 1900 eran 100.000; en 1850, 10.000; y en 1800,
l.000. Efectivamente, el nmero de investigadores, que constituyen
la fuente principal de conocimientos e informaciones cientficas, no
deja de crecer: hoy alcanza sin duda los diez millones. Adems, a la
comunidad cientfica propiamente dicha hay que aadir ahora toda
clase de usuarios: gerentes, directores de empresa,
industriales,juristas, polticos. educadores, etc., no slo con el
carcter de solicitantes, sino tambin, cada vez ms, de productores
de nuevas informaciones. A la multiplicacin de la oferta, segn el
proceso natural, responde la multiplicacin de la demanda. A los
grupos de usuarios pertenecen todos aquellos que de una u otra
manera participan en la industria del conocimiento, es decir, de la
produccin, distribucin y consumo de los conocimientos, Se puede
afirmar en principio que toda transferencia de conocimentos
equivale a una transferencia de infor-macin y viceversa6, y que la
industria del conocimiento, cuya razn de ser consiste en garantizar
esta transmisin de conocimientos e informaciones, seguir creciendo
rpidamente en un mundo que se fundamenta en el proceso cientfico.
El crecimiento de la informacin influye naturalmente en la
composicin del acervo documental. A los libros y publicaciones
seriadas editados por los circuitos comerciales tradicionales se
suma una extensa gama de documentos de todo orden, inditos y de
difusin restringida. Entre estos do-cumentos figuran informes,
tesis, actas de congresos, cursos, estudios, separatas, etc., que
forman lo
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que se ha dado en llamar literatura subterrnea o gris. Estos
documentos provienen de los organismos ms diversos: instituciones
cientficas, universidades, servicios de estudio y de investigacin,
reflejando su actividad y sus preocupaciones, y constituyen la
primicia de la actualidad cientfica, siendo a menudo la fuente ms
actual y reciente de informacin de los distintos carnpos y
constituyendo la mejor herramienta de comunicacin directa entre
cientfficos. Aunque no es posible registrar su nmero, se sabe que
ste aumenta en la actualidad considerablemente. En esta literatura,
multitud de documentos, artculos e informaciones son idnticos o
aparecen vartas veces en formas diferentes. Este fenmeno de
redundancia de la informacin necesita cada vez ms al
documentalista, que realiza una actividad de sntesis y seleccin de
la informacin. Un factor suplementario de saturacin es la
extraordinaria reduccin de la vida til de un documento; o sea, la
perdida de actualidad de ste, u obsolescencia. En ciertos campos,
los conocimientos se renuevan con tal rapidez que ha llegado a
decirse que un libro est atrasado en el momento de su publicacin.
Resulta, por lo tanto, indispensable reactualizar constantemente
los fondos documentales, ya sea por medios manuales o
automatizados.
A esta enorme masa de documentos en papel hay que aadir la
produccin de material documental distinto de los libros: discos,
fotografas, cintas magnticas, videogramas, etc., documentos sobre
soporte diferente al papel y cuya aparicin en los circuitos de la
comunicacin es uno de los grandes adelantos de nuestra sociedad: la
irrupcin de lo audiovisual y de la edicin electrnica. Aunque estos
medios son muy prometedores, plantean problemas de trata-miento y
de difusin que exigen tcnicas especficas y canales diversificados.
Para responder a este permanente flujo documental, los organismos
de tratamiento de la informacin se han desarrollado en tres
direcciones: expansin del nmero y tarnalio, diversificacin y
especializacin, adopcin de nuevas tcnicas. La expansin llega a ser
gigante en las grandes bibliotecas: la Biblioteca Nacional de
Francia cuenta con 16 millones de documentos, la Biblioteca Lenin
de Mosc, con 36 millones, la Biblioteca del Congreso, con 72
millones; sta es la primera biblioteca de los Estados Unidos que ha
duplicado sus fondos bibliogrficos en veinte aos, a partir de 1955
7. Delimitacin y especializacin mediante la divisin de funciones,
diferenciacin de los usuarios, de los productos que se ofrecen y de
los sectores cubiertos. Creacin de organismos completamente nuevos,
tales como los bancos y bases de datos, que sirven para almacenar
la informacin a un ritmo jams alcanzado antes y, por ltimo, la
transformacin de las tcnicas. A la explosin documental corresponde
efectivamente la explosin tecnolgica, principalmente en tres campos
que se relacionan con las operaciones documentales: la informtica,
las telecomunicaciones y la microedicin..
La aparicin del ordenador para el tratamiento de la informacin
es relativa-mente reciente -apenas una treintena de aos-. El
ordenador ba dirigido el traiamiento de la informacin por un nuevo
camino, gracias a sus dispositivos de entra-da y de salida de
datos, que trabajan a una velocidad sorprendente; a sus memorias,
que tienen una capacidad casi ilimitada, y a sus mtodos de clculo,
que son infalibles. Las consecuencias son numerosas: concentracin
de la informacin en memorias de gran capacidad, bancos y bases de
datos numricos y/o bibliogrficos; increble rapidez de las
operaciones, que permiten todas las rnanipulaciones posibles;
inversin del proceso de transferencia de informacin ~a no es el
usuario ni el docurnento los que se desplazan, sino la informacin).
Efectivamente, se puede consultar la memoria a distancia, a parir
de tenrriales que estn conectados a un archivo central. El
desarrollo de las nuevas memorias de gran capacidad y al acceso
directo facilita su consulta inmediata en tiempo real, a voluntad
del usuario. Por otra .parte, los costos del tratamiento
automatizado y la misma lgica del sistema, que requieren una
cooperacin entre organismos a gran escala, se traducen en una
regulacin de los mtodos y procedimientos que permite dividir las
tareas y sus resultados. Estamos, de este mdo, frente a una
transformacin de las estructuras tradicionales disociadoras,
aisladas, sin brillo, que se convierten en redes documentales
fluidas, claras, abiertas por numerosos puntos de acceso. Nuevos
sistemas de alerta permiten anticipar-se a~la demanda con pleno
conocimiento de causa. La difusin selectiva de informacin, es
decir, el envo a un usuario de informaciones seleccionadas
regularmente de acuerdo con sus propios intereses, constituye uno
de los aspectos ms atractivos de la aproximacin entre la oferta y
la demanda.
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El empleo del ordenador no permite errores ni aproximaciones y
ello ha contribuido en gran medida al desarrollo del anlisis de las
necesidades y comportamiento en materia de informacin, y a un
proceso cualitativo de las relaciones entre el hombre y la mquina.
La telemtica, que es la coordinacin y enlace entre las tcnicas del
ordenador y las telecomunicaciones, constituye uno de los elementos
funda-mentales del desarrollo de los sistemas y redes informticos.
Este encadenamiento se efecta en dos direcciones: redes
especializadas en la transmisin de datos, que utilizan la red
telefnica, los satlites de telecomunicaciones y las fibras pticas,
y redes generales o especializadas de los ordenadores
interconectados, o sea, que pueden ofrecer a distancia el contenido
de sus archivos. Hoy en da se ofrece a las unidades de informacin
un amplio conjunto de medios telemticos: transmisin a distancia de
una copia o telecopia, transmisin a distancia de un texto o
teletex; comunicacin directa de las personas por el conjunto de
medios que permiten la reunin a distancia, teleescritura,
teletransmisin, consulta a distancia de ficheros bibliogrficos, de
bancos de datos, utilizacin de los circuitos de vdeo, cuyo objetivo
consiste en acercar lo ms posible, en el tiempo y en el espacio, al
usuario de las fuentes del saber La opinin general es que la
informacin automatizada suplantar definitivamente, entre 1980 y
1990, a los procedimientos artesanales que garantizan en la
actualidad, mejoro peor, la transmisin y difusin de los
conocimientos . Quizs sea necesario matizar esta informacin, pero
la tendencia se mantiene irreversible. Asistimos a un desarrollo
extraordinario de la microedicin y de la microcopia en detrimento
de los soportes clsicos basados en el papel. En ciertos equipos de
ordenador ya se ha suprimido el papel y se ha reemplazado por la
transmisin inmediata de los resultados en microfilm que se revela
instantneamente (COM -Computer Output on Microform). La enorme
reduccin del documento original, al convertise en microforma,
suprime los problemas de acumulacin causados por el almacenamiento
del papel y fa-cuita la difusin y distribucin de los datos. Se
puede prever un desarrollo espectacular de la edicin y del archivo
electrnico, utilizando como soportes las memorias pticas:
videodisco, disco ptico numrico, CD-ROM; sus enormes capacidades de
almacenamiento eliminan todos los problemas de espacio. Con estos
nuevos soportes se dispone, adems, de medios de difusin de bajo
coste y de tcnicas de bsqueda elaboradas para encontrar la
informacin pertinente. La aplicacin combinada de estas tcnicas
nuevas representa una solucin de los dos principales problemas de
contaminacin de la informacin, a saber, la acumulacin y la
obsolescencia. Por otra parte, el florecimiento tcnico supone y
origina un sorprenden-te esfuerzo cualitativo. El dominio de tales
conjuntos tcnicos impone la cooperacin de especialistas de todas
las disciplinas. A las ciencias exactas y a sus aplicaciones, como
la informtica, la bsqueda operacional y la cibern-tica, se aaden
distintas ciencias humanas que se ocupan de aspectos esenciales del
tratamiento de la informacin que todava son mal conocidas y poco
estudiadas. Entre estas ciencias humanas hay que citar la psicologa
y las ciencias del comportamiento, que aclaran los mecanismos
humanos que tienen que ver con la transferencia de los
conocimientos, como los procesos de comunicacin y adquisicin, el
anlisis de las necesidades, la interaccin entre el hombre y la
mquina; la semiologa y la linguistica, que permiten solucionar los
problemas relacionados con los lenguajes documentales y con la
indizacin, lo mismo que con la traduccin automatizada, los anlisis
por ordenador y la inteligencia artificial; la administracin, la
economa, que permiten dominar la concepcin y la administracin de
los sistemas (por el anlisis sistemtico), evaluar los costos y los
rendimientos, establecer programas globales; las ciencias de la
educacin, que permiten definir los programas de enseanza que se
adapten tanto a la formacin profesional como a los usuarios; las
ciencias jurdicas y la sociologa, para estudiar los aspectos
sociales y legales del tratamiento de la informacin; la teora de la
decisin, etc. Se forma de esta manera un saber fundamental de
naturaleza multidisciplinar, que tiende a constituir una ciencia
nueva, paradigmtica, es decir, un corpus o contenido terico
respaldado por un consenso sobre su objeto, sobre sus mtodos, sobre
sus procedimientos. Ciencia de encrucijada que busca un principio
que rena los conocimientos dentro de una visin global en la que
cada uno de stos est situado con exactitud y en la que se perciban
con claridad las relaciones con los dems conocimientos. Aunque las
ciencias de la informacin slo estn en sus comienzos y a menudo
vacilan para formalizar una teora sobre las aplicaciones de la
bsqueda y los resultados de sus
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observaciones, demuestran, sin embargo, una notoria fecundidad
terica y prctica. La diversidad y complejidad de las operaciones
sucesivas que exige el tratamiento de la informacin justifican esta
aproximacin interdisciplinar de alto nivel. No se trata, en
realidad, de almacenar en orden lgico cierto nmero de documentos
con la pretensin de que esto es la documentacin. La documentacin es
memoria, seleccin de ideas, reagrupacin de nociones y conceptos,
sntesis de los datos. Hay que seleccionar, evaluar, analizar,
traducir, sealar el material capaz de satisfacer las necesidades
especficas, siempre cambiantes, pues varan segn el campo del saber
que se trate, segn el estado de los conocimientos, la naturaleza de
los usuarios y los objetivos. Aunque las necesidades son variables,
todas se fundamentan, sin embargo, en el mismo principio: la
informacin tiene que ser fiable, actual y disponible de
inmediato.
Esto supone un trabajo considerable, estructurado segn un
conjunto de operaciones que ha recibido el nombre de Cadena
documental. Estas operaciones se relacionan entre s de modo que las
ltimas dependen de las que preceden, de acuerdo con la lgica misma
del proceso. En uno de los extremos de la cadena ingresan los
documentos que hay que tratar. En el otro, tiene lugar la salida de
los resultados, de los productos documentales, desde el ms simple
hasta el ms elaborado: referencias y descripcin de los documentos,
herramientas de bsqueda, publicaciones secundarias y terciarias. El
primer eslabn de la cadena es la recogida, o sea, la operacin que
permite constituir y alimentar el fondo documental, o conjunto de
documentos utilizados por una unidad de informacin. Esta operacin
tiene varias etapas sucesivas: localizacin de los documentos,
seleccin, procedimientos de adquisicin (gratuita o pagada). La
recogida exige que el responsable de ella se mantenga
permanentemente al da de la evolucin de los conocimientos y de la
produccin en el campo correspondiente, y por lo tanto, que la
unidad est bien integrada en el mbito cientfico nacional e
internacional, formal e informal. Cuando se trata de publicaciones
comercializadas, la recogida se apoya en numerosas fuentes
relativamente identificables y accesibles: depsito legal y
bibliografas nacionales derivadas de l, catlogos de editores,
ndices y bibliografas de toda clase, repertorios. Sin embargo, la
bsqueda de las fuentes de informacin resulta diferente cuando se
trata de la literatura gris. No le bastar al documentalista conocer
la existencia de los organismos o de los cientficos que producen
los documentos, sino que tendr que organizar una red de intercambio
y adquisicin sistemtica que se integre en un conjunto cientfico.
Por otra parte, la adquisicin no se improvisa, sino que tiene que
hacerse en funcin de una poltica estrechamente relacionada con los
intereses y objetivos de la unidad de informacin. Las elecciones
sucesivas que rigen las decisiones relativas a los pedidos
presuponen un conocimiento lo ms preciso posible de la demanda
informativa y de su evolucin. La adquisicin se contina mediante
operaciones de control y de registro material del documento y slo
cuando ste se ha verificado y admitido (provisional
definitivamente) en los fondos se da comienzo al tratamiento
intelectual: descripcin bibliogrfica, descripcin del contenido,
almacenamiento (o introduccin en la memoria), bsqueda, difusin.
Todas estas operaciones tienen por objeta encontrar inmediatamente
la informacin necesaria para dar respuesta a una demanda. Se impone
en primer lugar establecer la identidad del documento. Este es el
objeto de la descripcin bibliogrfica, o catalogacin. que enumera
las caractersticas formales de un documento: autor, ttulo, fuente,
formato, idioma, fecha de edicin, etc. Estas caractersticas se
consignan en una referencia bibliogrfica, que constituye una
verdadera relacin de la identidad documental. La siguiente etapa es
la descripcin del contenido, llamada a veces anlisis documental,
que abarca cierto nmero de operaciones: descripcin de la informacin
que contiene el documento y traduccin de sta a una formulacin que
resulte aceptable por el sistema. Efectivamente, que ocurre si se
utiliza para describir el contenido el lenguaje natural, libre,
conten-te? Por este camino, se llegar pronto a la incomprensin, a
la confusin total, causadas por la ambigtiedad y la riqueza del
lenguaje natural, en el que las palabras estn lejos de tener el
mismo sentido para todos. Adems, cmo responder una pregunta que se
ha formulado en un lenguaje diferente del que emplea la respuesta?
Para solucionar esta dificultad semntica, se traducen los trminos
de la pregunta y los trminos del documento a un lenguaje comn,
unvoco, es decir, que tienen el mismo sentido para todos los que se
sirven de l: es el lenguaje documental. Como el lenguaje natural,
el documental est compuesto de un lxico, conjunto de trminos
llamados segn los sistemas y las pocas,
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encabezamientos, palabras clave, descripciones, notaciones,
ndices y de una sintaxis, o conjunto de relaciones entre las
palabras, que puede ir de un simple plan de clasificacin hasta un
conjunto complejo de relaciones. Tanto el lxico como la sintaxis
presentan, con relacin al lenguaje normal, dos particularidades que
los hacen adecuados para el tratamiento documental. Por una parte,
se elimina del vocabulario todo lo que pueda oscurecer el sentido:
ambiguedad de forma y de significado, sinonimia, pobreza
informativa, redundancia, etc. Por otra parte, se trata de un
lenguaje fijo: el uso y las relaciones estn codificados y no pueden
cambiar a voluntad del usuario. Se logra de este modo un
instrumento relativamente estable que, sin embargo, puede
modificarse cuando se requiera. Segn los casos, la descripcin del
contenido ser ms o menos profunda. En el nivel ms elemental, bastar
con una operacin de clasificacin: determinacin del tema principal,
a veces de algunos temas secundarios, y traduccin a los trminos
apropiados del lenguaje documental. Por lo gene ral, la
clasificacin es la nica descripcin de contenido que se realiza en
las bibliotecas no especializadas, utilizando clasificaciones de
tipo enciclopdico (o sea, abarcando todos los campos del saber) o
muy general. La finalidad de esta opracin es clasificar la
informacin en un nmero reducido de categoras y ordenar los ficheros
de modo que se pueda hallar ms fcilmente el documento que las
contiene. La descripcin ms profunda est constituida por la
indizacin, que consiste en determinar los conceptos de que trata el
documento contemplado y en representarlos en el lenguaje documental
con los trminos o nmeros adecuados. Se trata en este caso de una
operacin esencial, que supone un conocimiento del tema tratado y la
definicin precisa del nivel de informacin que se debe conservar
para responder a las necesidades de los usuarios. Por ltimo, la
condensacin permite restringir la forma inicial del documento
mediante un resumen, de extensin y tipo variables segn el nivel del
anlisis, el valor del documento y el sistema utilizado. El resumen
tiene doble inters: facilita el registro en la memoria, limitando
la duracin y el coste de la bsqueda; reduce el tiempo de consulta,
permitiendo al usuario formarse rpidamente una idea de las
informaciones contenidas en un texto. Cumplidas estas operaciones,
el documento y la informacin que contiene se presentan en una resea
que puede almacenarse en la memoria, es decir, integrarse en el
dispositivo de almacenamiento y bsqueda del sistema: fichero
tradicional (o catlogo), fichero semiautomtico (en tarjetas
perforadas), cada vez menos utilizado y destinado a ser reemplazado
por sistemas informticos, soporte legible por ordenador (cinta
magntica, 3.13.disquete, disco...). El documento ser clasificado,
es decir, colocado en un lugar determinado segn el mtodo que
utilice la unidad: tipo de documento, formato, autor (ordenacin
alfabtica), materia (ordenacin cronolgica), etctera. La
clasificacin es una operacin material que slo permite saber dnde se
encuentra el objeto que se necesita. Un sistema de localizacin
colocado sobre el documento (signatura topogrfica o tejuelo) define
materialmente el lugar donde se encontrar siempre el documento. Los
documentos (por lo menos los documentos textuales) pueden
almacenarse en su estado original, en forma reducida o microforma,
en soporte magntico o en soporte ptico. El uso de microfichas y
microfilms se ha extendido en los aos 70/80. Las ventajas de este
modo de registro son: ganancia de espacio (reduccin del volumen del
texto en un 95% en algunos casos) y de peso, posibilidad de
duplicar las colecciones por duplicacin inmediata, facilidad de
difusin, aunque presentan ciertos inconvenientes de lectura y de
conservacin, que no pueden negarse, pero que habrn de solucionarse
en el futuro. Los soportes magnticos presentan tambin numerosas
ventajas: gran capacidad de almacenamiento y acceso a la informacin
muy rpido; pero su duracin es insuficiente y adems su contenido se
limita a textos y grficos. No ocurre lo mismo con las memorias
pticas, medios de gestin de la informacin del futuro, que permiten
almacenar sobre un mismo soporte texto, imagen y sonido.
Las operaciones de bsqueda documental (tambin llamada seleccin)
se efectan a partir de la memoria y no de las propias existencias
documentales. La bsqueda y su corolario, la difusin de informacin,.
son el fundamento de los servicios que se ofrecen a los usuarios y
la razn de ser de la unidad. Ya sea manual (en los catlogos de
fichas) o automatizada (en las memorias de los ordenadores), la
bsqueda puede adoptar diferentes formas: retrospectiva (sobre el
conjunto de los fondos para encontrar todos los documentos que
puedan responder a una pregunta normal que se
-
refiera a los documentos de actualidad), selectiva,
combinatoria, etctera. En cuanto a los productos documentales, stos
pueden adoptar las formas ms variadas: suministro del documento
mismo, de referencias (gracias a los documentos secundarios, como
las bibliografas que los registran), suministro de informaciones
extradas y presentadas en documentos de evaluacin y sntesis
(documentos terciarios). Difusin permanente o a intervalos,
personalizada segn las necesidades expresadas por el usuario, en la
unidad, a domicilio, etctera, lo mismo que presentacin de servicios
que supongan diferentes modalidades, herramientas especficas,
distintos pblicos.
Casi todas estas operaciones se pueden realizar automticamente
con el ordenador La entrada y seleccin de los datos bibliogrficos
establecidas en una hoja precodificada, legible por mquina o
directamente mediante la lectura automtica de los textos (lectura
ptica), control y verificacin, mdizacin automatizada gracias a un
lenguaje que contiene la mquina, el tesauro, toma de datos en los
ficheros y bsqueda documental segn diversos criterios y distintos
mtodos, edicin de productos documentales (ndices en particular) y
consultas, todo esto se realiza automticamente a gran velo-cidad,
suprimiendo la duplicacin de esfuerzo y los procesos manuales
repetitivos. Las investigaciones actuales en el campo de la
inteligencia artificial (IA) y la aplicacin en documentacin de los
sistemas expertos permite confiar en que, quizs pronto, se realicen
ensayos de condensacin y traduccin automtica que completen la gama
de las tareas documentales automa-tizadas. Tambin se usa el
ordenador para realizar los procedimientos de adquisicin, de
pedidos y para gestin contable.
Segn su orientacin, las unidades de informacin se dedican ms
especialmente a un eslabn de la cadena documental: a) al
almacenamiento y a la consulta sin desplazamiento (las bibliotecas
tradicionales se orientan a preservar el patrimonio); b) a la
descripcin de contenido y a la difusin (centros y servicios de
documentacin); c) a la explotacin de la informacin contenida en los
documentos (centros de informacin del tipo de los bancos de datos,
los centros de anlisis). y de extensin (centros de evaluacin); d)
al acceso de las fuentes de informacin.
Efectivamente, si las tareas documentales se articulan segn un
desanollo lgico, no es necesario que sean todas realizadas por el
mismo orga nismo. Asistimos hcy, por el contrario, a una
diversificacin constante de los organismos de tratamiento de la
informacin, relacionada con la explosin de la oferta y la demanda.
El usuario, para quien el tiempo no era un elemento prioritario y
se diriga l mismo a la biblioteca para efectuar las bsquedas a
partir de catlogos manuales, se ha convenido en un hombre
apresurado, que reclama una informacin de actualidad, revisada y
entregada en el menor tiempo posible, a domicilio.
A la diversificacin y multiplicacin de los usuarios responde la
variedad de los servicios y productos que se suministran. Esto se
advierte en la proliferacin de trminos que designan las distintas
unidades de informacin: bibliotecas, archivos, bibliotecas
especializadas, centros o servicios de documentacin, centros o
servicios de anlisis, servicios de extensin, bancos de datos, bases
de datos, mediatecas, servicios de orientacin, servicios de
compilacin de datos, etc., que traducen la riqueza de las
posibilidades de informacin documental. En realidad, estas diversas
unidades de informacin se diferencian unas de otras por el aspecto
de la cadena documental que tratan prioritariamente. Puede
considerarse que coexisten tres ramas principales de actividad: la
conservacin y el suministro de documentos primarios (los documentos
mismos), la descripcin de contenido y su difusin, acompaada de
suministro de referencias y de indicacin de las fuentes (documentos
secundailos), el suministro de informacin a partir de los datos
disponibles (documentos terciarios). En la prctica, esta distincin
corresponde a la prestacin de servicios diferentes y de productos
cada vez ms profundamente elaborados, realizados con destino a
pblicos diferentes. Por ejempo, un estudiante que prepara una tesis
de qumica debe dirigirse a un centro de documentacin especializado
para enterarse de lo que se ha producido sobre el tema panicular
que le interesa y tendr que consultar por s mismo los documentos
pertinentes; en cambio, un ingeniero que desea tener el ltimo
resultado de un anlisis lo podr conseguir en un servicio de anlisis
de datos, en forma de informacin puntual inmediatamente
utilizable.
Mientras que las bibliotecas de conservacin existen desde la
antiglledad -acaso la historia no ha perpetuado la fama de la
biblioteca de Alejandra cuyo catlogo conocemos, que conservaba ms
de 700.000 rollos de papiro en el ao 48 antes dc Cristo?-, los
centros de documentacin responden a preocupaciones ms actuales como
los servicios de alerta de una literatura que ha llegado a ser
-
demasiado abundante y efmera para que el usuario pueda captarla
directamente. En este sentido, los centros de documentacin tienden
a especializarse dentro de los ms variados organismos: empresas,
universidades, administraciones, servicios pblicos, para grupos de
usuarios muy especializados, a veces excesivamente restringidos. Su
nmero supera los 100.000 en el mundo, lo que muestra hasta qu punto
el sistema de alerta y de bsqueda que dichos centros constituyen ha
llegado a ser indispensable. Las unidades del tercer tipo son
creaciones recientes. Tienen la funcin de responder rpidamente y
con seguridad a las preguntas muy especializadas suministrando una
informacin seleccionada, verificada, evaluada, que se concentra
finalmente en productos idneos: balances, sntesis, estudios de
tendencias, etctera. Con estas unidades se relacionan los servicios
de orientacin, intercambio y extensin, encargados particularrnente
de dirigir a los usuarios hacia las fuentes de informacin, en el
campo o actividad que les interese.
En realidad, si las unidades de informacin cumplen
principalmente tales funciones, no excluyen, por lo tanto,
totalmente a las dems. Por esta razn, los servicios de documentacin
disponen a menudo de una biblioteca y las bibliotecas pueden, por
su parte, suministrar documentos secundarios.
La conservacin, documentacin e informacin constituyen de este
modo los polos de un conjunto complejo de organismos de diversa
designacin, pero que tienen funciones complementarias. Se han
creado de esta manera redes de informacin que forman vastos
sistemas integrados a escala nacional o internacional. La nocin de
red, es decir, sistema de cooperacin y de divisin de las tareas, no
es nueva, pero se apoya considerablemente en las nuevas tcnicas de
tratamiento de la informacin -informtica y telecomunicacin. La
interconexin puede hacerse a diferentes niveles: territorial,
funcional, sectorial, pudiendo separarse. yuxtaponerse y constituir
una vasta red de intercambios integrados. Existen redes
especializadas en una funcin documental: adquisicin, catalogacin
cooperativa9 almacenamiento y organizacin de datos, y muchas otras
funciones que se pueden garantizar en forma cooperativa, segn
procesos aceptados por los miembros del sistema. Las redes
especializadas en una disciplina, o rama de actividad, comprenden
unidades especializadas en un sector del conocimento: medicina,
ciencias de la tierra, o una actividad econmica y/o industrial.
Existen tambin redes basadas en una categora particular de usuarios
(por ejemplo, las pequeas y medianas empresas o la
administracin).
Actualmente, numerosos sistemas de gran volumen, de estructura
ms o menos centralizada, coordinan la informacin mundial de su
campo: INIS, por ejemplo, que se ocupa de la informacin nuclear,
cubre, a travs de unos sesenta centros nacionales e
internacionales, la casi totalidad de la literatura sobre este
tema; Medlars (Medical Literature Automatic Retrieval System) para
medicina, est implantada en 85 pases; Euronet, cuyo objetivo era
permitir el acceso a las bases de datos cientficas y tcnicas en los
pases de la Comunidad Econmica Europea, ha sido reemplazada
progresivamente desde 1984 por la interconexin de redes pblicas de
conmutacin de paquetes de diferentes pases europeos. Sin embargo,
las acciones de coordinacin e intercambio para los bancos y bases
de datos continan dentro del marco de la organizacin
Euronet-Diane.
La envergadura de estos sistemas, el nmero de obstculos
-polticos, jurdicos, financieros, humanos, econmicos- que deben
afrontar requieren por lo general el apoyo de las autoridades
gubernamentales y una voluntad poltica coordinada.
El tratamiento compartido de la informacin se traduce
naturalmente en la racionalizacin y estructuracin creciente de las
instituciones nacionales, con miras a lograr la integracin dentro
de un solo sistema. Todo esfuerzo en este sentido supone tener en
cuenta el desarrollo del tratamiento de la informacin en la
planificacin global nacional. Generalmente, un organismo pblico
asume la concepcin y construccin de la estructura general del
sistema de acuerdo con las condiciones nacionales; reforzando la
infraestructura de informacin.
A nuevas tareas, nuevas exigencias. El dominio de la informacin
no puede ya satisfacerse, como se ha visto, con los conocimientos y
tcnicas del libro (biblioteconoma) o del documento (documentologa),
sino que requiere el concurso de diversas disciplinas. Se abre as
un vasto campo de investigacin cuya realidad no est alejada de las
prcticas profesionales concretas como podra creerse. Efectivamente,
los investigadores en ciencia de la informacin se basan en mtodos y
observaciones que exigen la participacin de las unidades de
informacin. En contacto directo con las operaciones tcnicas y con
los usuarios, estas unidades suministran elementos de estudio y
datos, as
-
como las posibilidades de experimentacin que son indispensables
para la formulacin y la verificacin de las teoras. El impacto de la
investigacin sobre el tratamiento de la informacin origina una
evolucin muy rpida de los procedimientos y de tas tcnicas. Todo
especialista de la informacin, a cualquier nivel que se encuentre,
ve, de esta manera, que su trabajo est directamente alimentado y
moldeado por el constante aporte del anlisis fundamental.
La evolucin de la demanda y la necesidad de pasar del suministro
de documentos o referencias al de la informacin misma han
transformado la apariencia general de la profesin. Las funciones de
los especialistas de la informacin se han diversificado,
especializado y profundizado. Las fronteras que los separan de los
cientficos se han atenuado y evolucionan cada vez ms en el sentido
de una mejor comprensin recproca. Se les exige una nueva preparacin
en lingstica, en informtica, en lgica y, por supuesto, en la
especializacin correspondiente. Slo puede analizarse lo que se
comprende. Dos hechos revelan esta necesaria interaccin. Por una
parte, el desarrolo de aptitudes y tcnicas documentales bsicas
entre los usuarios, adquiridas en virtud de una formacin apropiada,
es uno de los principales objetivos que persiguen los responsables
de la informacin. Por otra parte, se tiende a exigir al
especialista de la informacin una doble preparacin ~n tcnicas
documentales y en el campo o tema que trat~, as como una formacin
profesional continua que mantenga actualizados sus conocimientos.
Esta ltima formacin tiende a generalizarse.
Reforzado por el personal de ejecucin, apoyado por el personal
de formacin y de investigacin. el cuerpo profesional presenta
perfiles muy diversos, aveces mal definidos: analistas,
indizadores, catalogadores, informticos especializados, difusores
de informacin, planificadores de sistemas, generalistas, tcnicos,
especialistas de extensin, o consejeros documentalistas, que
completan y enriquecen los tradicionales oficios de bibliotecario y
archivero. De todas maneras, los une la misma preocupacin:
garantizar con eficacia el acceso a la informacin -por lo tanto al
saber- al mayor nmero posible de usuarios; defenderla de los
factores que la degradan (retraso, ignorancia, inteipretacin
errnea, subordinacin ideolgica, secreto, o censura). Estas
especializaciones en informacin se logran mediante programas
diferenciados de educacin y formacin todava claramente
insuficientes, sobre todo en los pases en vas de industrializacin
cuyo desarrollo y armonizacin constituye una de las principales
tendencias de la profesin. En este sentido y segn diversas
modalidades, juega su papel la cooperacin internacional, ya sea a
travs de grandes organizaciones, como las Naciones Unidas y sus
agencias especializadas, o mediante acuerdos y convenios
bilaterales o multilaterales entre los distintos pases.
Especialmente, se ha iniciado un gran esfuerzo en favor de los
pases en desarrollo, estableciendo y poniendo en marcha programas
de formacin en sus respectivos territorios o en pases tcnica-mente
avanzados, o suministrando personal cualificado, o asistencia
financiera, sin mencionar los suministros de documentos y de
material. Cualquier persona deseosa de adquirir formacin en estas
tcnicas debe poder beneficiarse de las posibilidades que ofrezca
una red de formacin cada vez ms densa. En realidad, todas estas
profesiones de la informacin tienen, fuera de las distintas
tcnicas, caractersticas comunes que explican su inters. La persona
encargada de la comunicacin y del contacto, cuya curiosidad y
espritu crtico estn siempre al servicio de la comunidad, cuya
formacin recibe reajustes peridicos, cuya inteligencia est
estimulada por la amplitud de las tareas y de las necesidades,
ejerce una profesin nueva, muy actual, cuyo papel entre la ciencia
y la conciencia es primordial. La solucin frente al gran desafo
lanzado por la explosin documental est, en gran parte, en sus
manos.
Tipos de documentos
Un documento es un objeto que ofrece una informacin. Los
documentos son la base material del saber y la memoria de la
humanidad. Desde luego es posible y necesario utilizar otras
fuentes de informacin, por ejemplo, consultando a una persona o a
un organismo, tomando parte en una reunin
-
o asistiendo a una conferencia, visitando una exposicin,
siguiendo una emisin de rado o de televisin. Sin embargo, estas
fuentes han hallado la informacin, en buena parte, gracias a los
documentos utilizados. Existe una gran variedad de documentos cuyas
caractersticas deben ser conocidas perfectamente por el
especialista de la informacin, que debe ser capaz de identificar la
categora a que pertenece un documento, de modo que pueda
manipularlo y servirse de l convenientemente. Las caractersticas de
los documentos son de dos clases: a) fsicas (material, naturaleza
de los signos empleados, tamao, peso, presentacin, medios de
produccin, posibilidad de consulta directa o necesidad de utilizar
un aparato, periodicidad, etc.); b) intelectuales (finalidad,
contenido, tema, tipo de autor, fuente, modo de difusin,
accesibilidad, originalidad, etc.).
Caractersticas fsicas Todas las caractersticas fsicas de un
documento tienen cierta influencia sobre la manera de tratarlo.
Peso, tamao, movilidad, grado de resistencia, antignedad, estado de
conservacin, rareza o multiplicidad son todos factores que
determinan la seleccin y la utilizacin de un documento.
Naturaleza
La naturaleza de los documentos nos lleva a introducir una
primera distincin fundamental entre documentos textuales y no
textuales y a determinar as el tipo de informacin que transmiten.
Cada una de estas categoras comprende una gran variedad de
documentos. Los documentos textuales presentan exclusivamente, o en
lo esencial, informaciones en forma de texto escrito que debe
leerse. Esto ocurre, por ejemplo, con los libros, las publicaciones
seriadas, las tablas estadsticas, las fichas, los documentos
administrativos, los textos legales, los cat~logos, los documentos
comerciales, las patentes, etc. Los documentos no textuales pueden
incluir una parte de texto, pero lo esencial de la informacin
aparece en otra forma. Estos documentos deben verse, orse o
manipularse. Distinguimos en este caso: Los documentos iconogrficos
o grficos -imgenes, mapas, planos, grficos, esquemas. carteles,
cuadros, fotografas en papel, diapositivas. Los documentos sonoros
~iscos, cintas magnticas grabadas.
Los documentos audiovisuales que combinan el sonido con la
imagen -pelculas, diaporamas, cintas y videodiscos.
Los documentos materiales ~bjetos, muestras, maquetas, obras y
monumentos, trabajos en braille, juegos pedaggicos.
Los documentos compuestos, que renen diversos documentos
textuales sobre un mismo tema, como los libros en disco, los
conjuntos pedaggicos.
Los documentos magnticos utilizados en informtica, o sea, los
programas que permiten realizar distintos trabajos de clculo,
seleccin, simulacin, manejo de ficheros, etc., y los ficheros. Los
documentos electrnicos utilizados en informtica. Transmiten
indistintamente texto, imagen o sonido. Son los documentos del
maana.
Material
El material es el soporte fsico del documento. La natulaleza y
el material son dos caractersticas distintas. Un documento
iconogTfico, como una fotografa, puede tener dos soportes
diferentes: la pelcula positiva o negativa y la copia sobre papel
llamada prueba. Los materiales tradicionales: piedra, madera,
hueso, tela han sido reemplazados a travs de los tiempos por el
papel, que sigue siendo el soporte ms comn. Adems, la innovacin
tecnolgica ha descubierto nuevos soportes que
-
adquieren una importancia creciente: material plstic (discos),
soportes magnticos (cintas sonoras, discos y cintas de ordenador,
discos y cintas de video), soportes qumicos fotosensibles
(pelculas, fotografas, microformas). Estos ltimos aos han estado
marcados por el nacimiento de un nuevo soporte: las memorias pticas
o documentos de lectura por lser: videodisco, disco magneto-ptico,
disco ptico numrico, CD-Rom. Las tecnologas pticas han abierto la
va del desarrollo de soportes informticos cuya capacidad de
almacenamiento y duracin son muy superiores a las de los soportes
magnticos. Las memorias pticas se encuentran en diversos soportes
fsicos: vidrio, aluminio, polmero para el D.O.N.; plstico, metal y
PCV en el caso del videodisco; macrolon, aluminio y plstico son los
soportes del disco compacto, como el CD-Rom. Cada material tiene
propiedades ffsico-qufmcas que influyen sobre las condiciones de
utilizacin y de conservacin de los documentos, que de todos modos
requieren cuidados especiales.
Formas de produccin
Por la forma de produccin distinguimos los documentos en bruto
de los documentos manufacturados. Los primeros son objetos que
encontramos tal como son en la naturaleza; por ejemplo, muestras de
tierra, minerales, plantas, huesos, fsiles, meteoritos. Los
segundos son objetos que ha fabricado el hombre y que pueden ser
producidos por el artesano o por la industria (vestigios
arqueolgicos, muestras, prototipos, etc.), o son creaciones
intelectuales (objetos de arte, obras literarias, artsticas,
cientficas, tcnicas, documentos utilitarios, etctera) realizadas a
mano o con mquinas. Las tcnicas principales de produccin son el
grabado, la litografa, la imprenta, el duplicado, los
procedimientos fotogrficos, elctricos y fotoelctricos. Estas
tcnicas se pueden utilizar a pequea escala o en una produccin
masiva. Las innovaciones tcnicas y el uso de nuevos materiales
transforman considerablemente la forma de produccin de los
documentos manufactura-dos y por lo tanto su uso. Los medios de
produccin son a la vez ms diversificados y ms sencillos y por
consiguiente ms difundidos y ms potentes, lo que permite una
produccin ms importante. Los procedimientos de la reprografa
facilitan la reproduccin de los documentos, multiplicando las
posibilidades de acceso y de difusin, que estaban antes reservadas
a una minora. La microedicin, es decir, la edicin de un documento
en formato muy reducido, sobre pelcula, en ficha o tarjeta, aunque
tiene algunos inconvenientes, posee grandes ventajas en cuanto a
peso, espacio, comodidad de distribucin y de copia, lo que facilita
el funcionamiento de las unidades de in-formacin y la circulacin ae
la informacin. Las memorias pticas se basan en la tecnologa lser
para la escritura en disco. El principio general de registro del
sonido y de las imgenes es el mismo, tanto para el CD-Rom como para
el D.O.N. la informacin se registra en forma de datos numricos,
digitales o digitalizados sobre una ma-triz original o master, a
partir de la cual se producen los discos. Las tcnicas de impresin o
de lectura varfan de acuerdo con los estndares adoptados por los
constructores.
El mismo documento textual o iconogrfico puede presentarse en un
formato normal y en microforma, o sobre disco magntico u ptico,
pudiendo elegirse el que ofrezca las mejores condiciones de
adquisicin, conservacin y utilizacin. La utilizacin de la
informtica en el tratamiento de textos, imgenes y datos numricos,
facilita y acelera notablemente la generacin de documentos que se
pueden producir automticamente y transmitir a distancia.
Modalidades de utilizacin
Las modalidades de utilizacin constituyen igualmente un criterio
esencial de distincin y de seleccin de los documentos. Algunos de
stos pueden utilizarse directamente por el hombre, pero otros
requieren un equipamiento especial. Las microformas no son legibles
directamente, sino que necesitan aparatos de lectura que aumenten
el tamao de las imgenes. Los documentos audiovisuales slo se pueden
utilizar mediante aparatos de proyeccin de la imagen y de
reproduccin del sonido. Las memorias magnticas del ordenador slo
pueden aprovecharse con un equipo informtico. Las
-
memorias pticas se pueden leer a partir de microordenadores
profesionales mediante una interfaz apropiada. Cuando se quiere
utilizar este tipo de documentos, es indispensable disponer de un
nmero suficiente de aparatos que habrn de ser mantenidos en buen
estado. Conviene resaltar que el coste de estos aparatos tiende a
disminuir rpidamente y que cada vez son ms comunes y de fcil
empleo.
Periodicidad
La periodicidad es una caracterstica importante, sobre todo en
los documentos textuales. Algunos documentos se producen slo una
vez; otros se publican en serie. Una publicacin seriada es la que
aparece en volmenes o en fascculos sucesivos, a intervalos de
tiempo ms o menos regulares: co-lecciones de obras, informes
peridicos, revistas, diarios. Naturalmente, el contenido de cada
entrega es diferente, pero la presentacin de los documentos, el
ttulo y muchas otras caractersticas son siempre los mismos. Las
revistas y los peridicos se denominan ms especficamente
publicaciones peridicas, pues aparecen a intervalos definidos y
regulares, por lo menos en principio. La periodicidad puede variar
de veinticuatro horas para un peridico a un ao para un anuario o un
informe anual. Es necesario conocer la periodicidad de las revistas
que se reciben para poder controlar su llegada.
Colecciones
Las colecciones son otra forma de agrupacin de documentos. En
este caso no se requiere ninguna periodicidad. Los documentos,
sencillamente, tienen la misma forma, generalmente la misma
finalidad y un contenido diferente que se refiere a un mismo tema,
identificado por un ttulo o una designacin propia de la coleccin. A
menudo cada documento recibe un nmero de orden en la coleccin.
Existen colecciones para los documentos sonoros, las fotografas en
papel, las diapositivas y para algunos otros documentos tanto
textuales como no textuales.
Forma de publicacin
La forma de publicacin permite establecer otra distincin
importante entre documentos publicados y no publicados. Los
primeros se distribuyen comercialmente y cualquiera puede
adquirirlos, bien sea del organismo que los ha producido, que est a
menudo especializado en esta actividad, es decir, el editor, o bien
en las libreras. Los segundos no estn comercializados y su di-fusin
es ms o menos restringida. Estos ltimos constituyen lo que se
denominala literatura subterrnea, no convencional o gris. Algunos
son manuscritos o textos mecanografiados, otros han sido
reproducidos por procedimientos de duplicacin, incluso impresos; su
tirada es siempre limitada. Muchas veces se trata de documentos de
trabajo, tesis, informes de estudios o de investigaciones que deben
an completarse o transformarse, reservados al uso particular de su
autor o a la utilizacin interna de los organismos que los han
producido. Los documentos anteriores tienen gran aplicacin en la
investigacin, la administracin, las actividades de produccin y de
servicios, que o bien no publican o publican con mucho retraso. El
valor de los documentos no convencionales tiene inters tanto por su
contenido como por su actualidad; constituyen un medio de
informacin muy solicitado, a veces nico en ciertos campos. Es
difcil tener acceso a ellos porque su produccin es dispersa, porque
no se publican y porque pocas veces se registran en repertorios.
Algunos se mantienen secretos, por lo menos durante algn tiempo,
como ocu-rre con ciertos documentos militares, polticos,
administrativos o comerciales y slo estn al alcance de un reducido
nmero de personas autorizadas. Otros, en realidad, slo estn
limitados por su forma de produccin y su numero muy reducido (por
ejemplo, una tesis no publicada). Estos documentos sistemticamente
deben buscarse sobre todo mediante contactos personales que puedan
establecerse con los autores y con los organismos que los han
producido. Numerosos documentos de carcter personal y familiar estn
respaldados por disposiciones que
-
prohiben su divulgacin antes de transcurrido cierto tiempo
(veinticinco, cincuenta aos). Los documentos manuscritos realizados
da a da, cartas, notas, facturas, etc., se conservan
generalmente por razones administrativas, o como comprobantes.
Sin embargo, pueden adquirir un valor histrico completamente
independiente de su funcin inicial, lo que ocurre tambidn con los
bo-nadores, los bocetos y las notas.
Caractersticas intelectuales
Las caractersticas intelectuales de un documento permiten
determinar silvabr, inters, sus usuarios, la forma de tratamiento y
de utilizacin.
Objetivo El objetivo de un documento, la razn por la cual se
produce, es muy variable. Puede constituir
una prueba o un testimonio, conservar las huellas de un
acontecirmiento, servir de base a otro documento, presentar ideas o
resultados, servir para un trabajo o como diversin, ensear,
ilustrar, anunciar, divulgar (es decir, difundir conocimientos en
forma ms sencilla), establecer los derechos de una persona o de una
colectividad, etctera.
Grado de elaboracin
El grado de elaboracin permite establecer una distincin entre
documentos primarios, secundarios y terciarios. Los documentos
primarios (o primeros) son documentos originales elaborados por el
auton Los documentos secundarios son documentos que se refieren a
los documentos primarios y que no existiran sin ellos; contienen la
descripcin de los documentos primarios: bibliografas, catlogos,
revistas de resmenes, etctera. (vase el captulo Bibliografa y obras
de referencia). Los documentos terciarios son documentos
establecidos a partir dc documentos primarios y/o secundarios;
renen, condensan o elaboran la informacin original en una forma que
corresponde a las necesidades de una categora de pblico: elaboracin
de sntesis, balances, situacin de un problema, etctera
Contenido
El contenido de un documento se aprecia en funcin de diversos
criterios. Estos son: el tema
tratado; la forma de presentacin ms o menos sistemtica y
exhaustiva, acesible a todo el pblico o a un pblico especializado;
el nivel cientfico; el grado de originalidad y de novedad; la
antiguedad de las informaciones, que es generalmente funcin de la
fecha de aparicin del documento; el hecho de que el documento
contenga en parte o en lo esencial datos numricos.
Todos estos criterios son relativos: un documento puede no
encerrar ninguna informacin nueva, pero puede estar presentado de
manera ms clara y ms accesible para un cierto pblico; un documento
antiguo puede tener un contenido completamente caduco, pero
constituir un testimonio importante de su poca. En cada actividad
informativa conviene determinar cules son los criterios ms
importantes para la evaluacin de un documento.
Origen
El origen, fuente y autor de un documento juegan un papel
importante en su forma de utilizacin. Efectivamente, la fuente
puede ser privada o publica, annima o conocida, individual o
colectiva,
-
permanecer secreta o divulgada. El autor puede ser una persona o
un grupo de personas, pero puede tambin ser un ente, es decin una
institucin (o varias instituciones). Cada una de estas
circunstancias puede afectar a la forma de obtencin del documento,
lo mismo que a su tratamiento y difusin. La naturaleza ms o menos
confidencial de una fuente de informacin influye en el uso que se
pueda hacer de ella. Un periodista, por ejemplo, puede negarse a
indicar la fuente de donde tom su documentacin; sta no pierde por
ello su valor, ya que esta manera de proceder est respaldada por la
deontologa del oficio. En cambio, un cientfico tendr que exhibir la
prueha de que lo que afirma existe y citar las fuentes.
Ciertos documentos son del dominio pblico todo el mundo puede
utilizarlos- pero otros en cambio estn protegidos por la propiedad
literaria y/o artstica, o comercial, incluso por algunas
disposiciones del derecho comn, que prohben su utilizacin durante
algn tiempo sin el consentimiento del autor, o de las personas
citadas o representadas y sin el pago de los derechos
correspondientes; esta circunstancia puede restringir
considerable~nte las posibilidades de difusin. Es importante que
los responsables de as unidades de informacin conozcan, en cada
pas, las disposiciones jurdicas relativas al derecho de la
informacin y ms concretamente la legislacin referente a los
derechos de autor. Esta legislacin vara de unos pases a otros.
Tipos de documentos
Los tipos de documentos identificados por las unidades de
informacin no son tan numerosos y tan diversificados como permitira
establecer una tipologia exhaustiva, sino que responden a
preocupaciones prcticas con el fin de facilitar las operaciones de
seleccin, organizacin, tratamiento, bsqueda y difusin. En el plano
formal se distinguen generalmente: las monografas, documentos nicos
que tratan un tema; las publicaciones seriadas; las patentes; las
normas; los documentos no textuales, entre ellos, las imgenes, los
mapas, las fotografas; los documentos secundarios; los documentos
no con-vencionales. Estas categoras se definen, en cada caso, segn
las necesidades o los tratamientos particulares que se les quiera
dar. En el plano intelectual distinguimos, generalmente, los
documentos clave o esenciales, que tratan sobre todo, casi
exclusivamente, temas que mteresan a la unidad; y los documentos
marginales, entre los que se distinguen si es necesario dos
subgrupos: los documentos que contienen frecuentemente, o en alguna
proporcin, informacin interesante y los que no la contienen sino en
casos muy contados o raros, por lo que deben descartarse en
general. Los primeros se adquieren y manejan en forma ms rpida y
completa que los otros. Hay que decir una vez ms que esta distincin
es puramente funcional y que depende de las necesidades y de los
objetivos.
Estructura de los documentos
La estructura de los documentos vara de un tipo a otro y en
cierta medida de un documento a otro, pero todos tienen rasgos
comunes. En ciertos casos, el documento es suficiente por s mismo,
pues encierra el conjunto de indicaciones que exige su utilizacin.
En otros casos, debe ir acompaado de otro documento (ficha, nota,
resea, informe de la toma de las imgenes o de la grabacin, etctera)
que lo identifica.
Monografa
En general, una monografa comprende: una portada, un texto
dividido en varias partes o subpartes, una tabla de contenido o una
simple enumeracin de los captulos, que va al comienzo o al final
del volumen. A estos elementos fijos pueden aadirse en el texto
ilustraciones, notas a pie de
-
pgina o al final de los captulos o del trabajo, que pueden
complementar las indicaciones dadas en el texto (referencias,
observaciones, notas, etc.), un prefacio habitualmente escrito por
una persona distinta del autor, una introduccin, un prlogo o
advertencia, escritos por el autor o por otra persona, situados
antes del texto, o una nota final situada en contracubierta que
sirven unos y otros para presentar el autor, la obra, el tema, los
objetivos o para resumir el contenido. Al final de la obra o de los
captulos se hallan una o varias bibliografas, un glosario o lxico,
un ndice de materias, nombres propios o lugares citados y anexos
que contienen datos complementarios.
Publicacin seriada
Segn el sistema internacional de datos sobre las publicaciones
seriadas, una publicacin en serie es una publicacin, impresa o no,
que aparece en fascculos o volmenes sucesivos, en general
encadenados numrica y cronolgicamente durante un perodo no limitado
con anterioridad. La publicacin seriada se compone de una cartula,
que es siempre la misma en todas las entregas, pero que puede
sufrir modificaciones a travs de la existencia de la publicacin, y
de un texto que comprende los siguientes elementos: Un sumario que
presenta la lista de los artculos y de las secciones. Varios
artculos acompaados o no de un resumen y de una bibliografa, con o
sin ilustraciones.
Una parte informativa, ya sea sobre la vida de la institucin
editora (condiciones de suscripcin, responsabilidades de la
publicacin), o sobre la actualidad en la disciplina o el campo de
que se trate (calendario de actos). A veces, una parte bibliogrfica
que anuncia revisin de obras aparecidas recientemente analizndolas
ms o menos extensamente.
Un correo de los lectores. Publicidad.
A estos elementos puede agregarse un editorial, especie de
opinin dirigida al lector, firmado por
la redaccin o la direccin de la publicacin, que ofrece los
puntos de vista sobre un tema actual o sobre el contenido de los
artculos. Algunas publicactones senadas presentan resmenes de los
artculos en varios idiomas y a veces su traduccin completa en uno o
dos idiomas; otras contienen artculos en varios idiomas; se trata
de dos formas de publicacin bilingite o multilinge. Cada ao los
ndices del total de los artculos aparecidos en la publicacin
durante el ao se renen en una tabla o ndice de artculos que remite
a los nmeros y a las pginas correspondientes donde aparecieron.
Estas tablas o ndices pueden publicarse tambin acumulativamente
cada cinco o diez aos. Constituyen, desde luego, herramientas de
investigacin rpidas y seguras y evitan tener que hojear toda una
coleccin para encontrar un artculo o un autor Las publicaciones
seriadas se numeran en serie continua, bien por aos o volmenes y
entregas.
Documentos inditos
Los documentos inditos, sobre todo si en principio no deben
conservarse como tales, tienen una estructura mucho ms variable. En
ellos se omiten, a veces, las menciones muy importantes de autor,
ttulo, fecha y fuente; datos stos que en los documentos publicados
se suelen hallar en la pgina del t-tulo, los sumarios y las
cubiertas.
Documentos no textuales
Estos documentos tienen una estructura muy variable que depende
de su naturaleza, de su finalidad
y de su contenido. Algunos son sencillos (por ejempo, la
fotografa de un objeto nico), otros son complejos (como ocurre con
una pelcula que muestre la crianza de un animal). Frecuentemente se
plantea el problema de su identificacin. Bien sea el autor, el
ttulo, la fuente,
-
las partes y otras indicaciones, pueden figurar sobre el
documento mismo en forma de explicacin, etiqueta, encabezamiento de
la grabacin, o pueden figurar tambin sobre el embalaje del
documento (a veces en ambos, completando el embalaje la resea del
documento y viceversa); tambin pueden figurar en un documento anexo
(como en los objetos en bruto, ciertos documentos materiales,
negativos de pelculas o fotografas en papel) que indica su
naturaleza, la fecha y el lugar de recogida de produccin y de toma
de las imgenes, etc. Los mapas, planos, grficos, encierran, adems
del trazado mismo, indicaciones de ttulo; a veces autores, fecha,
fuente, impresor y editor, una leyenda o lista explicativa de los
signos y colores convencionales utilizados y. sobre todo, la
escala, o sea, la indicacin de la relacin entre las dimensiones de
la realidad y las del papel.
Ciertos documentos, como las leyes, las sentencias legales
ojudiciales, los informes peridicos, los proyectos de investigacin,
etctera, incluyen a menudo los mismos elementos constitutivos,
pudiendo presentarse en un orden fijo.
Partes Cada una de las partes de un documento tiene un valor
mayor o menor. Tales partes facilitan ms o menos las distintas
operaciones de idenficacio'n y de tratamiento. En primer lugar
queremos referirnos, de modo general, a las panes ms destacadas y a
las ms densas, como las cubiertas, las portadas, las pginas de
sumarios o de ndices generales. La mayorfa de los datos que se
requieren deben hallarse normalmente en lugares precisos, fijados
por las normas o los usos (por ejemplo, la fecha se encuentra al
comienzo o al final de un documento). El ttulo y la denominacin de
un documento deben normalmente permitir su caracterizacin, pero a
menudo son ambiguos, vagos e incompletos y tienen por lo tanto que
completarse con otras indicaciones. En un documento textual se
utilizarn la cubierta, la portada, el ndice, los ttulos de tos
captulos, las secciones y prrafos, lo que a la vez nos da una visin
de conjunto y nos permite identificar las partes del texto. El
ndice es.til tambin para precisar los temas, los resmenes,
introducciones, prefacios, prlogo, etctera, con el fin de lograr
una visin global del documento, de su orientacin y de sus
intenciones. La presentacin general, la bibliografa y las
ilustraciones dan una idea del tipo de tratamiento que se ha dado
al tema. En un documento no textual se deber uno referir en primer
lugar a las indicaciones que tienen los embalajes, las etiquetas,
los tejuelos y los encabezamientos de las grabaciones. Sin embargo
ser necesario completar la informacin mediante el estudio de los
documentos que les acompaan o de los catlogos y documentos
comerciales que a veces lo presentan con todo detalle. Es necesario
tambin examinar el mismo documento, en su conjunto, como nico medio
de identificacin de los documentos no textuales. Se debe hacer
siempre con todos los documentos, por lo menos a ttulo de
verificacin, o para analizarlos ms en profundidad.
Unidad documental La unidad documental es la parte de un
documento que se ha aislado artificialmente con el fin de proceder
a un tratamiento posterior: descripcin bibliogrfica, descripcin del
contenido, almacenamiento y bsqueda de informacin, difusin. Un
documento constituye efectivamente una unidad fsica, pero puede
contener informaciones de distinta naturaleza o sobre diversos
temas, que puede ser interesante discriminar. Esta separacin
corresponde a veces a una parte de un documento~fisicamente
aislable (por ejemplo, el captulo de un libro o un artculo de una
publicacin peridica, o incluso un cuadro, un anexo, un mapa, etc.),
pero no ocurre siempre as. El nico requisito para separar estos
elementos es que la unidad sea fsicamente reutilizable. Esta unidad
puede ser objeto de lo que se llama separata. Todo sistema
documental debe establecer sus propias reglas con el fin de
identificar las unidades documentales en funcin de la especificidad
de los contenidos, del nivel de anlisis deseado, de las necesidades
de los usuarios y de las posibilidades prcticas. Las unidades
documentales se
-
tratan como si ellas mismas fuesen un documento, naturalmente
con una revisin al documento original donde han sido identificados,
y que, por su parte constituye el objeto de un tratamiento
propio.
Condiciones Para utilizar como documento cualquier objeto o
producto deben cumplrse ciertas condiciones, de modo que pueda
servir eficazmente para la comunicacin y transmisin de los
conocimientos:
Debe ser autntico y permitir la verificacin de su origen (autor,
fuente, fecha en su caso) en la medida en que el estado de los
conocimientos lo permita. Es el papel del documentahsta.
Debe ser fiable, es decir, digno de confianza; se debe poder
verificar la exactitud de las informaciones que contiene, ya sea
por los argumentos y pruebas que proporciona o volviendo a la
realidad (por ejemplo, repitiendo un experimento o un clculo). Esto
no es forzosamente competencia del documentalista, salvo si est muy
especializado en la materia tratada en el documento. Se llega as a
uno de los momentos mas importantes de la cooperacin entre el
documentalista y el usuario. En lo posible debe ser materialmente
accesible, es decir, que se pueda localizar y difundir mediante
prstamo, adquisicin o reproduccin, dentro de la legalidad, es
decir, susceptible d ser difundido por lo menos entre cierto
pblico. El valor de la actualidad difiere segn el uso y el usuario.
Un tema de actualidad hay que tratarlo con los datos ms recientes y
se debe tener cuidado de poner al da la informacin a medida que sta
se renueva y llega a la unidad de informacin. Una investigacin
histrica, por ejemplo, requiere documentos de la poca, pero tambin
informacin reciente sobre el tema. Los criterios de utilidad de un
documento dependen, por una parte, dc la relacin entre el tema y el
modo de tratarlo, y por otra, de la especializacin de la unidad de
informacin y de las necesidades de los usuarios. Cuanto ms estrecha
sea esta relacin, ms til o pertinente ser el documento para el
sistema.
Vida de un documento
La vida de un documento o de una unidad documental depende de su
valor intrnseco y del campo o disciplina que trate (los hechos
cambian y los conocimientos se renuevan ms o menos rpidamente, segn
los casos; una obra filosfica puede ser vlida durante siglos,
mientras que la descripcin de una mquina pierde su vigencia cuando
en pocos aos sufre transformaciones sustanciales), de su grado de
actualidad, de su pertinencia con relacin al estado de los
conocimientos y a los objetivos de la unidad de informacin o a las
necesidades de los usuarios. Mediante mtodos estadfsticos es
posible calcular la frecuencia de uso o de citacin de un documento
en particular o de un tipo de documentos y determinar su ciclo de
vida. El documento se caracteriza generalmente por un perodo de
escaso uso en el que todava es nuevo y poco conocido, por un perodo
de mucho uso y finalmente por un perodo de uso decreciente. Llega
un momento que los documentos slo tienen un valor histrico. Algunos
documentos tienen una duracin bien definida, pues pierden todo su
valor en cada nueva edicin: esto ocurre con los anuarios, normas,
publicaciones con hojas intercambiables, repertorios. Es el caso
tambin de la revisin de prensa cuya vigencia depende de la
actualidad inmediata. Los documentos preliminares o preparatorios
de congresos, cursos, los informes provisionales, los resultados de
las encuestas, generalmente estn sujetos a cambios antes de
publicarse en su forma definitiva, por lo cual se puede prescindir
de ellos cuando el documento final aparece. Por regla general, los
libros tienen vida ms larga que los artculos de las publicaciones
periodicas, que duran de cinco a diez aos, segn el nivel o la
materia, y cuyo papel de actualizacin de los conocimientos se
extingue a medida que aparecen nuevos textos globalizadores.
-
Efectivamente, todo documento producido en cierta ocasin para
satisfacer alguna necesidad perder paulatinamente su valor de
utilizacin de acuerdo con la evolucin de dicha necesidad. No ocurre
lo mismo con los documentos en bmto, que son testimonio de un hecho
real (por ejemplo, un fsil) ni con los documentos que han adquirido
un valor histrico, independientemente de las circunstancias
cientficas y tcnicas. No hay que confundir el valor de uso con la
frecuencia de utilizacin, pues un documento poco utilizado, y a
veces bastante antiguo, puede tener gran inters para ciertos
objetivos o para cierto pblico.
Definicin de los tipos de documentos
La eleccin de los trminos que aparecen en esta lista se ha
realizado siguiendo los criterios de estudio expuestos en este
captulo: caractersticas fisicas, intelectuales. .. Actas: 1)
informes de las ponencias y comunicaciones cientficas que se
presentan en un congreso; 2)
relacin, exposicin, informe sobre un hecho. Almanaque: nombre de
diversos anuarios o publicaciones que tienen como base el
calendario. Anales: 1) obra que informa de los acontecimientos en
orden cronolgico, ao por ao: 2) ttulos de
revistas, colecciones peridicas de hechos. Anuario: coleccin
publicada anulmente que contiene informacin variable de un ao a
otro. Archivos: conjunto de documentos, cualquiera que sea su fecha
de publicacin, su forma y la materia
de que estn hechos, elaborados o por una persona, o por un
organismo privado o pblico en funcin de su actividad, organizados y
conservados de modo permanente como consecuencia de tal actividad
(Afnor).
Atlas: coleccin de mapas, cuadros, lminas, planchas, etc.
informan a los miembros de una asociacin o de una oficina
administrativa sobre sus actividades.
Boletn de resmenes: es una publicacin seriada compuesta por una
serie de ttulos acompaados de resmenes y casi siempre presentado
por temas. Carta temtica: documento que proviene de un estudio
especial que requiere una interpretain, un
anlisis o una sntesis de acuerdo con un tema determinado. Cinta
de video o magnetoscpica: cinta magntica especial que sirve para
grabar imgenes y, a veces,
el sonido que se asocia con ellas. Cdigo: denominacin de algunos
lxicos documentales en los que las noctones se expresan mediante un
sistema simblico especial. Coleccin: agrupacin de unidades
documentales bajo un ttulo comn y en principio de duracin ilimitada
(Afnor). Compendio: resultado de la reduccin de una obra escrita u
oral a sus puntos esenciales (Afnor). Compilacin: obra formada por
varios trabajos que se juntan en una sola publicacin. Comunicacin:
exposicin oral o escrita dirigida a la comunidad cientfica. Diario:
publicacin con una periodicidad muy corta. Disco: placa circular de
baquelita o de plstico en la que se graban y reproducen elementos
sonoros. Documento: 1) conjunto formado por un soporte de
informacin y los datos registrados sobre o en ese soporte y su
significado, que sirve para la consulta, estudio o comprobacin
(Afnor). Esquema funcional: documento que representa los distintos
elementos constitutivos de las mquinas y sus circuitos de enlace,
mediante smbolos grficos convencionales y expresiones matemticas
que pueden fijar las caractersticas de funcionamiento de dichos
elementos. Estampa: imagen impresa despus de haber sido grabada en
madera9 metal, piedra (litografa), etc. Extracto: fragmento de un
texto redactado a partir del texto del documento. Fascculo: 1)
entrega o cuadernillo de una obra o de una revista que se publica
fraccionada; 2) excepcionalmente, obra completa que forma parte de
una coleccin. Ficha de montaje: resea descriptiva que acompaa a una
pelcula y que est destinada a facilitar su montaje y su comentario.
Folleto: documento formado por un mximo de 48 pginas y que
constituye una unidad bibliogrfica
-
(Afnor). Grfico: representacin por dibujo o por cualquier otro
medio anlogo de cualquier hecho dado u observado. Gua: obra que
contiene informaciones de utilidad. Hoja plegable: 1) boj4 o pgina
de un formato mayor que el del libro en el que est inserta~y que se
despliega para su consulta; 2) documento de una sola hoja que puede
plegarse varias veces sobre s mismo para ofrecer un formato cmodo
(Afnor). Ilustracin: grabado o dibujo que se intercala en el texto
de un libro, una revista, un artculo. Imagen: representacin de
informaciones obtenidas por radiaciones y en general aprovechable
visualmente.
Informe: 1) documento que contiene los resultados de una
investigacin o de un estudio; 2) documento que contiene la relacin
de las actividades de un organismo durante un determinado perodo
(informe de actividad). Lmina: ilustracin fuera de texto que no se
suele contar en la paginacin de una obra. Lxico documental:
conjunto de trminos utilizados para designar las nociones que
aparecen en los documentos de un determinado campo. Libro:
publicacin impresa, no peridica, con ms de 48 pginas (ICONTEC).
Manuscrito: documento escrito o copiado a mano. Maqueta:
reproduccin a escala reducida de un aparato, mquina, decoracin,
obra de arte, etc. Marca de fbrica: signo o smbolo que sirve para
distinguir los productos o los servicios de una empresa. Miscelnea:
obra compuesta de colaboraciones de varios autores sobre diversos
temas ofrecida como homenaje a una persona por sus colegas.
Monografa: trabajo sobre un tema particular, en uno o varios
volmenes, que puede aparecer de una vez o durante un tiempo
previsto segn un plan establecido. Montaje sonoro: agrupacin de
grabaciones, inicialmente separadas, que de este modo pueden
escucharse sin interrupcin. Muestra: ejemplar, fascculo o folleto
publicitario. Nomenclatura: 1) conjunto de los trminos empleados
por una ciencia, tcnica, arte, etc., metdicamente clasificado; 2)
lista metdica de los elementos que componen una obra. Patente:
ttulo de propiedad industrial, identificado por un nmero oficial
que protege un invento debidamente descrito, en la medida de las
reivindicaciones que enuncia y durante un cierto tiempo (Afnor).
Publicacin espordica: la que tiene una duracin no limitada a priori
que generalmente proviene de una o varias colectividades y que no
aparece obligatoriamente a un ritmo peridico. Publicacin de hoja~
intercambiables: publicacin cuya encuadernacin permite incluir o
sustituir pginas suplementarias o de actualizacin (Afnor).
Publicacin oficial: texto que se publica como volumen, folleto o
incluso publicacin seriada por el Gobierno, por una entidad estatal
o por un organismo internacional. Publicacin preliminar (preprint):
copia de una comunicacin editada antes de la publicacin definitiva
del conjunto correspondiente y distribuida en tirada limitada.
Publicacin seriada: Publicacin de autores mltiples que en algunos
pases tiene un ttulo legal. y que aparece normalmente a intervalos
regulares, previamente delimitados y cuyos fascculos, que llevan
generalmente un resumen, se encadenan cronolgica y numricamente
durante un pcrodo no limitado a priori (Afnor). Resea bibliogrfica:
anlisis crtico de una obra. Revisiones (o sntesis).- informe sobre
el estado de avance de un tema o campo fundamentado en la evaluacin
de la literatura durante un perodo determinado. Separata: copia de
un artculo de una publicacin seriada que conserva la numeracin y la
misma presentacin de la publicacin de la que procede. Sinopsis: 1)
resumen muy breve de una obra, generalmente reaiiizada por el autor
Tesis: conjunto de trabajos presentados ante una facultad o una
universidad con la finalidad de obtener un grado universitario (en
Francia, es el doctorado). Videocasete: cinta a la vez sonora y
visual, que puede proyectarse mediante aparato de video, sobre
una
-
pantalla de televisin o de cine. Videograma: designa los
programas audiovisuales grabados que puede recibir un receptor de
televisin. Los videogramas se editan en videocasetes o videodiscos.
Volumen: unidad material que rene bajo una misma cubierta un cierto
nmero de elementos tales como hojas. cuadernos o discos que forman
un todo o son parte de un conjunto (Afnor).