Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga 2014. - 1 - EUROPSKA KOMISIJA Glavna uprava za tržišno natjecanje Politika i strategija Uprava A UPUTE ZA PODNOSITELJE ZAHTJEVA *** OSPOSOBLJAVANJE NACIONALNIH SUDACA U PODRUČJU PRAVA TRŽIŠNOG NATJECANJA EU-A I PRAVOSUDNA SURADNJA MEĐU NACIONALNIM SUCIMA *** Poziv na podnošenje prijedloga 2014. *** Molimo da pažljivo pročitate ove upute prije nego što počnete pripremati zahtjev!
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 1 -
EUROPSKA KOMISIJA Glavna uprava za tržišno natjecanje Politika i strategija Uprava A
UPUTE ZA PODNOSITELJE ZAHTJEVA
***
OSPOSOBLJAVANJE NACIONALNIH SUDACA U PODRUČJU PRAVA
TRŽIŠNOG NATJECANJA EU-A
I
PRAVOSUDNA SURADNJA MEĐU NACIONALNIM SUCIMA
*** Poziv na podnošenje prijedloga 2014.
***
Molimo da pažljivo pročitate ove upute prije nego što počnete pripremati zahtjev!
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 2 -
Sadržaj
Sadržaj 2
1. Uvod 3
2. Opća pravila o dodjeli bespovratnih sredstava za projekte 3
2.1. Tko se može prijaviti? 3
2.2. Podnositelj zahtjeva 4
2.3. Partneri i ostale uključene organizacije 4
2.3.1. Sukorisnici 4
2.3.2. Pridruženi partneri 5
2.4. Za kakve projekte Komisija može dodijeliti sredstva? 5
3. Dodjela sredstava Komisije 6
3.1. Financijska pravila o bespovratnim sredstvima 6
3.2. Postupci plaćanja 7
4. Kako pripremiti zahtjev? 8
4.1. Način podnošenja i jezik zahtjeva 8
4.2. Paket za podnošenje zahtjeva 9
4.3. Obrazac zahtjeva 9
4.3.1. Podnositelj zahtjeva — dio A 9
4.3.2. Nacrt projekta — dio B 9
4.3.3. Obrazloženje, utjecaj i rezultati projekta — dio C 11
4.3.4. Partneri — dio D 11
4.3.5. Organizacija i upravljanje projektom — dio E 11
4.3.6. Prilozi — dio F 12
5. Prihvatljivost troškova — kakvi će troškovi biti prihvaćeni 16
6.1. Prihvatljivi izravni troškovi — financijski plan i detaljan planirani proračun 18
6.1.1. Troškovi osoblja (dio A.a) 18
6.1.2. Putni troškovi (dijelovi A.b i A.c) i obroci (A.d) 19
6.1.3. Troškovi usmenih prevoditelja i govornika (dio A.e) 20
6.1.4. Oprema (dio A.f) 20
6.1.5. Potrošni materijal i zalihe (dio A.g) 21
6.1.6. Ostali mogući izravni troškovi (dijelovi A.h i A.i) 22
6.2. Prihvatljivi neizravni troškovi (opći troškovi koji se naplaćuju iz projekta — dio A.j) 22
6.3. Pravila o podugovaranju 23
6.4. Doprinosi u naravi 23
7. Priprema potrebnih dokumenata 23
7.1. Izmjena zahtjeva 24
8. Postupak odabira 25
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 3 -
1. Uvod
Cilj je ovih uputa pružanje pomoći u sastavljanju uspješnog prijedloga projekta i razumijevanju
administrativnih i financijskih pravila programa Komisije za osposobljavanje nacionalnih sudaca u
području prava tržišnog natjecanja EU-a.
Njihova je svrha i objašnjavanje detalja postupka podnošenja zahtjeva te pružanje uputa o popunjavanju
obrasca zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava i odgovarajućih priloga navedenih u pozivu na
podnošenje prijedloga.
Stoga molimo da pažljivo pročitate ove upute prije nego što počnete pripremati zahtjev.
2. Opća pravila o dodjeli bespovratnih sredstava za projekte
2.1. Tko se može prijaviti?
Komisija podupire projekte koji će pružiti dodanu vrijednost na europskoj razini (vidi također odjeljak 2.1.
poziva na podnošenje prijedloga). Zato biste prije podnošenja zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava
trebali razmotriti jesu li za vaše projekte nacionalni ili regionalni izvori financiranja prikladniji od
sredstava EU-a.
Prema članku 7. Uredbe 1382/2013:
1. Pristup Programu otvoren je svim tijelima i subjektima sa zakonitim poslovnim nastanom u
(a) državama članicama;
(b) zemljama Europskog udruženja za slobodnu trgovinu (EFTA) koje su stranke Sporazuma o Europskom
gospodarskom prostoru, u skladu s tim sporazumom;
(c) zemljama kandidatkinjama, potencijalnim kandidatima i zemljama koje pristupaju Uniji, u skladu s općim načelima
i općim uvjetima utvrđenima za sudjelovanje tih zemalja u programima Unije koji su uspostavljeni u odgovarajućim
okvirnim sporazumima te odlukama Vijeća za pridruživanje, ili sličnim sporazumima.
2. Profitna tijela i subjekti imaju pristup Programu samo zajedno s neprofitnim ili javnim organizacijama.
3. Tijela i subjekti sa zakonitim poslovnim nastanom u trećim zemljama, osim onih koji sudjeluju u Programu u skladu
sa stavkom 1. točkama (b) i (c), posebno u zemljama gdje se primjenjuje Europska politika susjedstva, mogu biti
povezani s djelovanjima Programa na vlastiti trošak, ako to služi svrsi tih djelovanja.
4. Komisija može surađivati s međunarodnim organizacijama pod uvjetima utvrđenima u relevantnom godišnjem
programu rada. Pristup Programu omogućen je međunarodnim organizacijama koje su aktivne u područjima
obuhvaćenima Programom u skladu s Financijskom uredbom i relevantnim godišnjim programom rada.
2.2. Podnositelj zahtjeva
Podnositelj zahtjeva ili „nositelj”, može odlučiti okupiti tim partnera. Ovisno o razini njihove
uključenosti, partneri će biti definirani kao sukorisnici ili pridruženi partneri.
Podnositelj zahtjeva odgovoran je za planiranje i razvoj projekta te za podnošenje zahtjeva. Podnositelj
zahtjeva bit će odgovoran i za sveukupno upravljanje projektom, usklađivanje zadaća, povezivanje s
Komisijom i upravljanje proračunom. Komisiji će podnositelj zahtjeva biti jedina kontaktna točka i bit će
odgovoran za svu komunikaciju između Komisije i partnera u projektu.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 4 -
Podnositelj zahtjeva djelovat će kao koordinator i, ako bude izabran, postat će korisnik te će potpisati
sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava. Korisnik time prihvaća pravnu i financijsku odgovornost za
provedbu projekta u skladu s odredbama sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.
Ako postoji sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava s više korisnika, potpisuju ga svi korisnici ili jedan
od korisnika u ime svih sukorisnika. On to može učiniti tek nakon što od sukorisnika primi sve potrebne
punomoći, odnosno „ovlaštenje”. Sva dodijeljena bespovratna sredstva bit će prenesena na bankovni račun
korisnika određenog u tu svrhu, koji će biti odgovoran za dodjeljivanje sredstava partnerima u projektu.
Podnositelj zahtjeva bit će odgovoran i za sva izvješća za vrijeme trajanja projekta i sastavit će završne
financijske izvještaje i izvješća koja Komisija zatraži, osim ako financijsko upravljanje prenese na drugu
organizaciju koja će djelovati kao koordinator.
Za posebne kriterije prihvatljivosti za podnositelje zahtjeva vidjeti poziv na nadmetanje.
2.3. Partneri i druge uključene organizacije
2.3.1. Sukorisnici
Sukorisnici moraju imati zakonit poslovni nastan u državi koja u trenutku podnošenja zahtjeva ispunjava
uvjete za financiranje.
Sukorisnici su organizacije i institucije koje, u suradnji s podnositeljem zahtjeva za dodjelu bespovratnih
sredstava koji djeluje kao koordinator, pomažu pri osmišljavanju i provedbi projektnih aktivnosti,
zajednički izvršavaju relevantne zadatke i imaju zajedničke financijske obveze. Podnositelj zahtjeva i
sukorisnici bit će stranke sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s više korisnika te imaju zajedničku
pravnu i financijsku odgovornost za odgovarajuću i pravovremenu provedbu projekta. Troškovi koje
ostvari sukorisnik prihvatljivi su za financiranje (vidi odjeljak 5.) jednako kao i troškovi koje ostvari
podnositelj zahtjeva.
No podnositelj zahtjeva Komisiji će uvijek biti jedina kontaktna točka te je odgovoran za potrebno
izvješćivanje koje Komisija traži.
Kako bi dokazali svoju uključenost u projekt sukorisnici moraju pri podnošenju zahtjeva potpisati pismo
namjere. Moraju ispuniti i potpisati odgovarajući obrazac u paketu za podnošenje zahtjeva (obrazac za
deklaraciju partnera). Sukorisnici također mogu potpisati ovlaštenje kojim se podnositelju zahtjeva daje
punomoć za zaključenje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s Komisijom i primanje uplate
bespovratnih sredstava ako projekt bude odabran. Druga je mogućnost da sporazum o dodjeli bespovratnih
sredstava potpišu svi sukorisnici, ali samo jedan od njih bude ovlašten primati uplate od Komisije.
Svi sukorisnici zajednički su i pojedinačno odgovorni za provedbu projekta u skladu s odredbama
sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Zajednička pravna i financijska odgovornost za projekt
također znači da će organizacije međusobno morati dogovoriti način suradnje. To se obično ostvaruje
sporazumom o partnerstvu za konkretni projekt. Komisija se ne upliće u taj sporazum o partnerstvu niti
je njegova stranka. Komisija poštuje različite stilove upravljanja organizacijama, ali naglašava da odredbe
takvog sporazuma ne smiju biti diskriminirajuće i trebaju biti u skladu s nacionalnim pravnim zahtjevima i
sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava na temelju kojeg je projekt uređen. Trebalo bi napomenuti da
ako dođe do nepodudaranja, sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava ima prednost pred bilo kojim
drugim sporazumom sklopljenim među partnerima.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 5 -
VAŽNA NAPOMENA: Budući da svi sukorisnici dijele pravne i financijske odgovornosti, neke priloge uz
obrazac zahtjeva mora također dostaviti svaki sukorisnik. Molimo da detalje o tim obrascima potražite na
kontrolnom popisu za podnositelje zahtjeva.
2.3.2. Pridruženi partneri
Treće osobe koje ne zadovoljavaju kriterije za podnositelja zahtjeva ili organizaciju sukorisnika ili neće
ostvarivati troškove mogu sudjelovati u projektu kao pridruženi partneri.
Pridruženi partneri mogu biti, primjerice, organizacije iz zemalja koje ne ispunjavaju uvjete za
financiranje, ali čije je sudjelovanje u projektu opravdano, ili jednostavno organizacije koje će provoditi
aktivnosti izravno povezane s projektom, bez financijskih posljedica (npr. pružit će potporu podnositelju
zahtjeva svojim kontaktima ili besplatnim ustupanjem svojih prostorija).
Ako će njihovo sudjelovanje u projektu uzrokovati troškove (npr. putne troškove i troškove boravka), te
troškove mora ostvarivati podnositelj zahtjeva ili sukorisnik.
Pridruženi partneri mogu dati financijski doprinos projektu. To mora biti jasno navedeno u zahtjevu.1
Pridruženi partneri pri podnošenju zahtjeva moraju potpisati pismo namjere. Ako pridruženi partner želi
sufinancirati projekt, iznos tog financijskog doprinosa treba biti naveden u pismu namjere i treba biti
uključen u planirani proračun.
Podnositelj zahtjeva i sukorisnici odgovorni su za aktivnosti pridruženih partnera jer njihovo je
sudjelovanje sastavni dio prijedloga projekta i kasnije će biti dio uvjeta u sporazumu o dodjeli bespovratnih
sredstava.
2.4. Za kakve projekte Komisija može dodijeliti sredstva?
Svake godine nakon poziva na podnošenje prijedloga Komisija dodjeljuje sredstva za velik broj projekata.
U okviru programa osposobljavanja nacionalnih sudaca u području prava tržišnog natjecanja EU-a
financirat će se projekti koji su u skladu s ciljevima i prioritetima navedenima u pozivu na podnošenje
prijedloga. Stoga je važno da vrlo pažljivo pročitate pojedinosti poziva na nadmetanje kako biste utvrdili
interesna područja Komisije.
Prihvaća se samo jedan zahtjev za dodjelu bespovratnih sredstava po projektu, i njega mora podnijeti
podnositelj zahtjeva. Svaka organizacija može podnijeti zahtjeve za više projekata, a Komisija će ih
odvojeno ocijeniti. Organizacije mogu u okviru istog poziva sudjelovati kao partneri ili podnositelji
zahtjeva u više od jednog projekta za koje se traži financiranje.
Prije podnošenja zahtjeva podnositelj zahtjeva i sve eventualne partnerske organizacije trebali bi se
upoznati s radom koji se već obavlja i najnovijim spoznajama u tom području kako bi osmislili inovativan
projekt kojim se može ostvariti dodana vrijednost. Projektima kojima se samo ponavljaju prethodni
projekti ili koji ne uzimaju u obzir postojeće znanje Komisija će prilikom ocjenjivanja dodijeliti malo
bodova.
1 Iznos tog doprinosa može se promijeniti tijekom projekta, ali svako smanjenje ili povećanje utjecat će i na
ukupni doprinos Komisije.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 6 -
Bespovratna sredstva mogu se dodijeliti za potporu mjerama koje provode tijela koja potiču
pravosudnu suradnju i/ili organiziraju osposobljavanje u području prava tržišnog natjecanja EU-a
za nacionalne suce i potiču suradnju među njima, uključujući, primjerice:
organiziranje konferencija, seminara, simpozija ili sastanaka o pravu tržišnog natjecanja
EU-a za nacionalne suce;
kratkoročno ili dugoročno osposobljavanje u području prava tržišnog natjecanja EU-a u
okviru studijskih programa (početnih ili naprednih) za nacionalne suce ili pravosudno
osoblje;
programe razmjene među sucima različitih nacionalnosti;
suradnju, zajedno s uspostavom i/ili održavanjem mreža i/ili baza podataka među
pravosudnim tijelima ili drugim javnim ili privatnim tijelima nadležnima za poticanje i
praćenje pravilne primjene prava tržišnog natjecanja EU-a na nacionalnim sudovima.
VRIJEDI ZA POZIVE 2014. – 2020.
3. Financijski aspekti dodjele sredstava Komisije
3.1. Financijska pravila o bespovratnim sredstvima
Financiranje projekata temelji se na načelu sufinanciranja. Bespovratnim sredstvima iz programa ne smiju
se obuhvatiti svi troškovi projekta.
Financijski doprinos EU-a ne smije prelaziti 80 % ukupnih prihvatljivih troškova projekta (vidi odjeljak 5.) .
Stoga barem 20 % ukupnih prihvatljivih troškova mora pokriti podnositelj zahtjeva i/ili sukorisnici i
pridruženi partneri. Izvor tog doprinosa ne smije biti proračun EU-a.
Iznos sufinanciranja mora biti naveden u obrascu zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava i u svim
relevantnim prilozima (obrazac proračuna, pismo/pisma namjere itd.). Sredstva koja će uložiti podnositelj
zahtjeva moraju se nalaziti na bankovnom računu podnositelja zahtjeva, a sva sredstva koja je obećao
sukorisnik ili pridruženi partner moraju biti uvjetovana dodjelom bespovratnih sredstava Komisije. Ako
postoje dodatni uvjeti, doprinos će se smatrati nesigurnim. No u slučaju sufinanciranja koja odobravaju
javna tijela, prihvatit će se dodatni uvjet sukladnosti s relevantnim nacionalnim propisima.
Doprinosi u naravi mogu biti navedeni u posebnom odjeljku obrasca proračuna, ali se ne uzimaju u obzir
kao „prihvatljivi troškovi” u svrhu financiranja i ne prihvaćaju se kao sufinanciranje, osim ako pripadaju
kategoriji obuhvaćenoj uvodnom izjavom (7) Uredbe 1382/2013. Ta uvodna izjava glasi: „Unija bi trebala
olakšati aktivnosti osposobljavanja o provedbi prava Unije time što bi plaće sudskog i pravosudnog
osoblja koje sudjeluje i koje isplaćuju tijela država članica smatrala prihvatljivim troškovima ili
sufinanciranjem u naravi, u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i
Vijeća (1) („Financijska uredba”)”.2
Ako je iznos koji Komisija dodijeli manji od iznosa koji je podnositelj zahtjeva zatražio, podnositelj
2 Vrijedi samo za pozive objavljene od 2014. nadalje.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 7 -
zahtjeva odgovoran je za prikupljanje preostalog potrebnog iznosa ili smanjenje ukupnih troškova projekta.
Bespovratna sredstva Komisije dodjeljuju se samo u nekomercijalne svrhe i projekti moraju biti strogo
neprofitni. Sva dobit bit će oduzeta od konačnog iznosa koji će isplatiti Europska komisija. No bespovratna
sredstva u iznosu od 60 000 eura ili manje izuzeta su od pravila o neprofitnosti.
Paket za podnošenje zahtjeva trebao bi sadržavati procjenu proračuna u eurima, pri čemu prihodi i rashodi
moraju biti uravnoteženi.
Troškovi uračunati u proračun ne bi trebali uključivati PDV, osim ako organizacija koja će ostvariti
troškove ne može dobiti povrat PDV-a plaćenog na dobra i usluge koji će se naplatiti iz projekta. PDV koji
plate javna tijela prihvatljiv je za financiranje ako određena aktivnost nije u okviru uobičajenih aktivnost
tog javnog tijela.
Odabrani projekti u pravilu će početi nakon što obje stranke potpišu sporazum o dodjeli bespovratnih
sredstava. Prihvatljivi su samo izdaci nastali nakon datuma početka projekta. Troškovi nastali prije tog
datuma nisu prihvatljivi.
Komisija ne može nadoknaditi troškove nastale u zemljama koje ne zadovoljavaju uvjete za dodjelu
sredstava Popis zemalja koje zadovoljavaju uvjete za dodjelu sredstava nalazi se u pozivu na nadmetanje.
Detaljna pravila o prihvatljivosti troškova nalaze se u odjeljku 5. ovih uputa.
3.2. Postupci plaćanja
Isplata sredstava u pravilu se vrši u dva obroka:
- može se izvršiti isplata sredstava u obliku pretfinanciranja u iznosu od najviše 50 % iznosa
dodijeljenih bespovratnih sredstava. Ako je primjenjivo, sredstva u obliku pretfinanciranja bit će
isplaćena nakon što obje stranke potpišu sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava, u roku od
trideset kalendarskih dana od dana kad komisija zaprimi zahtjev za plaćanje pretfinanciranja.3 Ako
taj rok istekne, a plaćanje ne bude izvršeno, podnositelj zahtjeva ima pravo na isplatu kamata, koje se
automatski obračunavaju i isplaćuju kao zaseban obrok.
- završna isplata, tj. isplata ostatka dodijeljenih bespovratnih sredstava. Taj će iznos biti isplaćen
nakon što Komisija primi i odobri završno izvješće4 i zahtjev za završnu isplatu.
5
No imajte na umu da na temelju procjene rizika pojedinačnog slučaja Komisija može:
- smanjiti postotak pretfinanciranja - uvesti privremeno plaćanje ili
- od podnositelja zahtjeva zatražiti dodatna financijska jamstva kojima će se obuhvatiti iznos
pretfinanciranja do izvršenja završne isplate.
3 Zahtjev za isplatu sredstava u obliku pretfinanciranja mora biti u obliku datiranog i potpisanog dopisa poslanog poštom. U
njemu mora biti naveden broj sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava te HT broj. U tom se dopisu jasno mora tražiti
isplatu sredstava u obliku pretfinanciranja i navesti ukupan zatraženi iznos u eurima. 4 Završno izvješće smatra se potpunim ako ispunjava sve zahtjeve iz priloga sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava. 5 Zahtjev za završnu isplatu mora biti u obliku datiranog i potpisanog dopisa poslanog poštom. U njemu mora biti naveden
broj sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava te HT broj. U tom se dopisu jasno mora tražiti završna isplata i navesti
ukupan zatraženi iznos u eurima.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 8 -
Ako je primjenjivo, podnositelj zahtjeva bit će obaviješten o tim dodatnim uvjetima zajedno s obaviješću o
dodjeli bespovratnih sredstava, a oni će biti navedeni i u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava.
Konačni iznos bespovratnih sredstava ni u kojem slučaju ne može premašiti maksimalan iznos naveden u
sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava.
U trenutku plaćanja preostalog iznosa dodijeljenih bespovratnih sredstava konačan iznos bit će
proporcionalan prihvatljivim troškovima projekta te će biti smanjen ako se pokaže da su ukupni prihvatljivi
troškovi manji od ukupnih predviđenih troškova.
Komisija isto tako može smanjiti konačan iznos bespovratnih sredstava kako bi se osiguralo da ukupni
prihodi projekta ne premaše ukupne troškove projekta.
Iznose koji se trebaju uplatiti završnom isplatom Europska komisija platit će u roku od šezdeset
kalendarskih dana od primitka potpunog završnog izvješća i zahtjeva za završnu isplatu. Ako taj rok
istekne, a plaćanje ne bude izvršeno, podnositelj zahtjeva ima pravo na isplatu kamata. To se primjenjuje
samo na valjane i potpune zahtjeve za plaćanje. 4. Kako pripremiti zahtjev?
4.1. Način podnošenja i jezik zahtjeva
Zahtjevi moraju biti podneseni putem standardnog obrasca zahtjeva, kojem treba dodati potrebne priloge
navedene u dijelu F obrasca zahtjeva.
Sva popratna dokumentacija mora biti jasno poredana i označena brojevima, uz korištenje naslovnih
stranica priloga, koje se nalaze u paketu za podnošenje zahtjeva.
Da bi se podnošenje zahtjeva dovršilo, trebate dostaviti elektronički primjerak obrasca zahtjeva za dodjelu
bespovratnih sredstava sa svim potpunim prilozima. Elektronički primjerak mora odražavati izvornik (što
znači da bi, osim originalnih dokumenata, i elektroničke verzije trebale sadržavati pečat, datum i potpis).
Da bi se osigurala potpunost elektroničke verzije, preporučamo da je pripremate tek nakon popunjavanja
cijelog obrasca zahtjeva i njegovih priloga i nakon što sve bude spremno za slanje.
PRILOG 3. Financial plan and detailed Forward Budget (Financijski plan i detaljan
planirani proračun)
U ovom odjeljku obrasca zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava trebali biste predstaviti procjenu proračuna za projekt po kategorijama troškova i prihoda.
Ukupna procjena proračuna navedena ovdje treba biti jednaka onoj navedenoj u odjeljku B.1 obrasca
zahtjeva (Project outline – Nacrt projekta)
Svi iznosi trebali bi biti navedeni u eurima sa samo dvije decimale.
6 Puno radno vrijeme ili skraćeno radno vrijeme, rad na daljinu ili rad na licu mjesta, sastanci ili radionice itd.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 13 -
U prilogu "financial plan and detailed Forward Budget" trebale bi biti navedene konkretne, jasne
financijske informacije pomoću kojih će se vaš prijedlog lakše moći ocijeniti. Bit će pregledan zajedno s
obrascem zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava i drugim prilozima pa imajte na umu da će
nedosljednosti između formulara, bilo u planiranju aktivnosti (npr. broj ili lokacije sastanaka) ili u načinu
opisa svake aktivnosti, biti nepovoljno ocijenjene.
Financijski plan i detaljan planirani proračun dokument je u formatu Excel koji se treba koristiti tijekom
cijelog razdoblja trajanja projekta (uključujući faze podnošenja zahtjeva, ocjene i odabira te za završno
izvješće). Svakako priložite verziju u Excelu (ne skeniran dokument) u elektroničkom primjerku zahtjeva
radi lakšeg unošenja ispravaka.
U tom dokumentu trebaju biti navedeni svi detaljni troškovi potrebni za provedbu projekta. Trebaju biti
navedeni i svi izvori prihoda projekta (sredstva), kako iznosi koje će uplatiti korisnici bespovratnih
sredstava (podnositelj zahtjeva i svi eventualni sukorisnici), tako i iznosi koje će uplatiti bilo koja treća
osoba (sufinancijeri i pridruženi partneri).
Financijski plan i detaljan planirani proračun sastoji se od 15 tablica:
financial plan (summary of forward budget) (financijski plan (sažetak planiranog proračuna))
dio A.a) — staff by category (osoblje po kategorijama);
dio A.b) — travel and accommodation expenses for staff involved in the operation (troškovi putovanja i smještaja za operativno osoblje)
dio A.c) — travel and accommodation expenses for speakers; travel and accommodation for participants (troškovi putovanja i smještaja za govornike; troškovi putovanja i smještaja za sudionike)
dio A.d) — costs for meals/refreshments for staff involved in the operation as well as for participants, speakers and interpreters (troškovi obroka i osvježavajućih pića za operativno osoblje, kao i za sudionike, govornike i usmene prevoditelje)
dio A.e) — interpreters’ fees (honorari usmenih prevoditelja)
dio A.f) — cost of equipment, land and immovable property (troškovi opreme, zemljišta i nekretnina)
dio A.g) — cost of consumables and supplies (troškovi potrošnog i uredskog materijala)
dio A.h) — cost of publications and reports (troškovi publikacija i izvješća)
dio A.i) — other direct costs (ostali izravni troškovi)
dio A.j) — general costs charged to the operation (opći troškovi koji se naplaćuju operaciji)
contributions in kind (doprinosi u naravi)
income table (other contributions) (tablica prihoda (ostali doprinosi))
signature (potpis)
staff category (kategorija osoblja)
Planirani proračun prihvaća se za ocjenu:
ako se koristi standardni obrazac
ako su tablice popunjene tako da je naveden detaljan prikaz procijenjenih troškova projekta u
eurima.
PRILOG 4. Financial identification sheet (Obrazac za financijsku identifikaciju)
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 14 -
Molimo da navedite pojedinosti o bankovnom računu koji bi se trebao koristiti za vaš projekt ako bude odabran te ispunite sva relevantna polja:
pravni naziv korisnika koji će koordinirati projekt (ti podaci trebaju biti jednaki kao i u dijelu A obrasca
zahtjeva);
adresu sjedišta organizacije koja podnosi prijavu i koja će koordinirati projekt;
bankovne podatke korisnika ili sukorisnika koji je određen za primanje uplata (obično je to podnositelj
zahtjeva) u slučaju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s više korisnika.
Pečat banke i datum ILI izjava banke u kojoj se jasno navode IBAN, BIC i naziv banke.
PRILOG 5. Legal entity form (Obrazac za pravne subjekte)
Napominjemo da je potrebno dostaviti podatke za podnositelja zahtjeva i svakog sukorisnika (ako postoje)
na zasebnim obrascima. Nije potrebno za pridružene partnere. Navedeni obrazac trebao bi sadržavati:
pravni naziv podnositelja zahtjeva (ti podaci trebaju biti jednaki kao i u dijelu A obrasca zahtjeva) ili
sukorisnika;
adresu sjedišta korisnika ili sukorisnika.
PRILOG 6. Declaration on the applicant’s honour (exclusion criteria and no conflict of
interest) (Časna izjava podnositelja zahtjeva (o kriterijima isključenja i odsustvu sukoba interesa))
Podnositelji zahtjeva dužni su potpisati izjavu o kriterijima isključenja samo ako je iznos zatraženih
bespovratnih sredstava 60 000 eura ili više. U izjavi treba biti jasno vidljivo da podnositelji zahtjeva imaju
stabilne i dovoljne izvore sredstava za održavanje svojih aktivnosti tijekom cijelog razdoblja trajanja
projekta te pristaju sudjelovati u njegovom financiranju.
PRILOG 7. Evidence of legal status (Dokaz pravnog statusa)
Dokumenti navedeni u nastavku dostavljaju se samo za podnositelja zahtjeva i sukorisnike, dok za
pridružene partnere nisu potrebni. Komisija će prihvatiti samo preslike službenih dokumenata. Ti su
dokumenti potrebni za registraciju korisnika u računovodstvenom sustavu Komisije, ali i za provjeru
prihvatljivosti podnositelja zahtjeva.
Prilog 7. ne treba slati ako je podnositelj zahtjeva državno tijelo (npr. ministarstvo, tijelo lokalne,
regionalne ili nacionalne uprave ili savezne vlade, općina ili drugo javno tijelo) ili sveučilište. No ta tijela
trebaju biti spremna na zahtjev Komisije dostaviti relevantnu dokumentaciju.
Ovisno o pravnom statusu organizacije koja je podnijela zahtjev, potrebni dokumenti mogu obuhvaćati:
Za privatna tijela:
1. društveni ugovor ili statut organizacije;
2. dokaz zakonske registracije organizacije: preslika bilo kojeg službenog dokumenta (npr.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 15 -
Službeni list, Registar trgovačkih društava itd.) na kojem je vidljiv službeni naziv organizacije i
adresa registriranog ureda (sjedište) i registracijski broj koji dodjeljuju nacionalna tijela;
3. primjerak isprave o registraciji u sustavu PDV-a ako je primjenjivo i ako se PDV broj ne nalazi
na prethodno navedenim službenim dokumentima
Za javna tijela:
1. presliku rezolucije, zakona, uredbe, odluke ili bilo kojeg drugog službenog dokumenta kojim se
osniva organizacija;
2. statut organizacije, ako je primjenjivo;
3. ako organizacija ima PDV broj, presliku isprave o registraciji u sustavu PDV-a.
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 16 -
odgovornost za financiranje)
Ako je primjenjivo, molimo da dostavite izričit pristanak na preuzimanje odgovornosti za
financiranje ako druge stranke to ne budu u mogućnosti učiniti. Taj dokument može biti u obliku
izjave.
PRILOG 13. VAT Certificate (Isprava o registraciji u sustavu PDV-a)
Molimo da dostavite službeni dokument na kojem se navodi vaš PDV broj ili, gdje je primjenjivo, potvrdu
o izuzeću. Od 2014. godine taj bi dokument trebalo dostaviti samo kao popratni dokument Prilogu 5.
5. Prihvatljivost troškova — kakvi će troškovi biti prihvaćeni Troškovi su prihvatljivi za financiranje ako ih je ostvario korisnik bespovratnih sredstava i ako
udovoljavaju sljedećim kriterijima:
nastali su tijekom razdoblja trajanja projekta ili programa rada, izuzev troškova
povezanih sa završnim izvješćima i potvrdama o obavljenoj reviziji;
Napominjemo da će razdoblje prihvatljivosti troškova početi u skladu sa sporazumom o dodjeli
bespovratnih sredstava ili odlukom o dodjeli bespovratnih sredstava.
Ako korisnik može dokazati da projekt mora početi prije potpisivanja sporazuma, rashodi se mogu
odobriti prije dodjele bespovratnih sredstava. Razdoblje prihvatljivosti ni u kojem slučaju ne smije
početi prije datuma podnošenja zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava (vidi prethodno
navedeni odjeljak 4.3.2.1.).
uključeni su u procjenu proračuna (Prilog 3.) projekta ili programa rada;
nastali su u vezi s programom kako je opisano u Prilogu 1. i nužni su za njegovu
provedbu;
moguće ih je identificirati i provjeriti i posebno su zabilježeni u računovodstvenim
zapisima korisnika te su pripremljeni u skladu s računovodstvenim standardima države
u kojoj korisnik ima sjedište i s uobičajenom računovodstvenom praksom korisnika;
u skladu su sa zahtjevima primjenjivog poreznog i socijalnog zakonodavstva,
razumni su, opravdani i usklađeni sa zahtjevima dobrog financijskog upravljanja,
posebno u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti.
Internim računovodstvenim i revizijskim postupcima korisnika mora se omogućavati izravno usklađivanje
troškova i prihoda prijavljenih za događaj ili projekt s odgovarajućim računovodstvenim izvadcima i
popratnim dokumentima.
5.1. Prihvatljivi izravni troškovi
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na
podnošenje prijedloga 2014.
- 17 -
Sljedeći izravni troškovi prihvatljivi su za financiranje ako zadovoljavaju kriterije prethodno navedene u
odjeljku 5.
Prihvatljivi izravni troškovi za projekt ili program rada troškovi su koji ispunjavaju prethodno navedene
uvjete prihvatljivosti, koji se mogu identificirati kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom
projekta ili programa rada i koji se stoga mogu izravno povezati s njim, poput:
- troškova osoblja koje korisnik zapošljava (na temelju ugovora ili istovrijednog akta o imenovanju)
za rad na projektu, a koji se sastoje od stvarnih plaća i doprinosa za socijalno osiguranje te ostalih
zakonskih troškova uključenih u plaće zaposlenih, pod uvjetom da su ti troškovi u skladu s
korisnikovom uobičajenom politikom plaća. Ti troškovi mogu uključivati i dodatne naknade,
uključujući isplate na temelju dopunskih ugovora, neovisno o vrsti ugovora, pod uvjetom da se
isplaćuju dosljedno kad god je potrebna jednaka vrsta poslova ili stručnog znanja, neovisno o
korištenom izvoru financiranja;
Troškovi fizičkih osoba koje surađuju s korisnikom na temelju ugovora koji nije ugovor o radu
mogu se asimilirati s troškovima osoblja kako je prethodno navedeno ako su ispunjeni sljedeći
uvjeti:
(i) fizička osoba radi na temelju uputa korisnika i, ako s korisnikom nije
dogovoreno drugačije, u poslovnim prostorijama korisnika,
(ii) rezultati rada pripadaju korisniku, i
(iii) troškovi nisu značajno različiti od troškova osoblja koje izvršava slične zadaće
na temelju ugovora o radu s korisnikom.
- troškova osoblja nacionalnih uprava u mjeri u kojoj su povezani s troškovima aktivnosti koje
odgovarajuće javno tijelo ne bi obavljalo da nije pokrenut predmetni projekt;
- putnih troškova i troškova boravka (za sastanke, uključujući pripremne sastanke ako je primjenjivo,
konferencije itd.), ako su ti troškovi u skladu s uobičajenim praksama korisnika i ne premašuju
relevantne jedinične troškove koje je predložila Komisija;
- troškove amortizacije opreme (nove ili rabljene): Komisija može uzeti u obzir samo onaj dio
amortizacije opreme koji odgovara trajanju događaja ili projekta i stopi stvarnog korištenja za
potrebe projekta; prihvatljivi su i troškovi zakupa ili najma opreme ili druge imovine pod uvjetom
da ne premašuju troškove amortizacije slične opreme ili imovine i ne uključuju naknadu za
financiranje;
Iznimno, posebnim uvjetima (vidi uzorak sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava) može se
odobriti nadoknada cjelokupnih troškova kupnje opreme ako je to opravdano vrstom projekta i
kontekstom korištenja opreme ili imovine;
- troškove potrošnog i uredskog materijala, pod uvjetom da se mogu identificirati i pripisati projektu;
- troškove koji su izravno povezani sa zahtjevima za provedbu projekta (širenje informacija, posebna
ocjena projekta, prijevodi, umnožavanje);
Upute za podnositelje zahtjeva – poziv na podnošenje prijedloga
- 18 -
Ostale odredbe i informacije dostupne su u članku 2. stavku 19. točki 2. uzorka sporazuma o dodjeli