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Ame Matriz: Agustn Guerrero E5-24 y Jos Mara Ayora / Quito
Ecuador Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
ASOCIACIN DE MUNICIPALIDADES ECUATORIANAS
GESTION COMERCIAL DE SERVICIOS
Configuracin del men principal
Usuarios del sistema: Los perfiles vienen precargados en el
sistema con los siguientes cargos:
1. Administrador(a) del sistema; tiene acceso a todas las
opciones del sistema y deber ser el Tcnico en sistemas de cada
Institucin.
2. Tesorero(a) 3. Recaudador(a) 4. Catastro Sera el encargado de
ingresar y actualizar los datos de los usuarios del servicio
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5. de agua potable, y a su vez ingresar las lecturas mensuales
es este usuario el responsable 6. directo de elaborar los informes
tcnicos previos para la anulacin de facturas por errores
de digitacin. 7. Rentas procesos de emisin mensual, total o
parcial
Ficha de registro de emisor: Contiene la informacin necesaria
para el registro del emisor de acuerdo a la ficha para la emisin de
comprobantes electrnicos emitida por el SRI.
La opcin parmetros est individualizada para cada perfil y
usuario.
Herramientas En el Men herramientas se mantiene la opcin de
preparar cortes y el reporte respectivo, para la opcin del inters
por mora tenemos configurado para la aplicacin del inters conforme
la tabla publicada en el SRI. El sistema est configurado para que,
una vez que inicie la facturacin electrnica este afectar nicamente
a los registros que se convierten en facturas es decir estn
autorizados y tienen su nmero de autorizacin que fue cargado por el
sistema mediante el archivo generado en la aplicacin web de la
Plataforma.
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Se agregaron a la ficha del catastro los campos para el ingreso
del correo electrnico y el tipo de documento, as como tambin se
valida el digito verificador de la cdula.
Con esta opcin se pueda generar el reporte para validacin de
informacin del catastro de usuario o clientes registrados. El
usuario puede generar el archivo cuantas veces sea necesario para
que pueda validar al 100% todos los usuarios.
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Como se indica en la pantalla de confirmacin las carpetas donde
se graban los archivos se crean automticamente y le indica
claramente la ubicacin de los mismos. Ejemplo de Archivo:
Contenido: 0200056216;VELASCO RIBADENEIRA ANGEL OCTAVIO;010010
1001757713;BARRAGAN PEALOZA MARIA ISABEL;010020 0200209286;CORONEL
LOMBEIDA LUIS ROBERTO;010030 1791720512001;ASOCIACION DE IGLESIAS
BERENEAS DEL ECUADOR;010040 0200171288;ESPINOZA VARGAS LIVIA
MARINA;010050 0200213197;ALUISA ANALUISA ANGEL SEGUNDO;010060
0200129419;GUZMAN GARCIA WILSON GABRIEL;010070 0200070902;DEL POZO
GUAQUIPANA MARIO GUILLERMO;010080
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Lecturas:
Para esta opcin est habilitado el control en cada uno de los
reportes que deben ser generados luego del ingreso de lecturas
mensuales, esto debido a que es necesario reducir el nmero de
errores por la digitacin de valores en las lecturas mensuales como
consecuencia generar facturas con errores, hacerlo de forma
correcta evitar generar notas de crdito y todo el proceso de
reclamos y anulacin de la misma. El reclamo por facturas con
errores deber ser ingresado por escrito al departamento, o rea
correspondiente este solicitar al rea tcnica que se elabore un
informe en el cual se debe hacer constar el motivo o razn del mismo
indicando tambin la solucin ms pronta, para hacer el ajuste de
lecturas correspondiente el usuario del catastro ingresa al men
lecturas pero, no podr en lo posterior y luego de hacer la
actualizacin del sistema ingresar ningn tipo de cambio en ellas
como se muestra a continuacin:
Para dar efecto a este requerimiento se debe solicitar la clave
de acceso a la autoridad respectiva quien tendr el perfil del
tesorero o el administrador esta opcin se la agrego porque no es
recomendable que el mismo usuario que ingreso las lecturas haga los
cambios a las mismas dando como resultado que se pierda el
historial de los cambios y no exista ningn control en la emisin de
nuevas facturas por errores de digitacin.
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Una vez que se ingrese al sistema con el perfil adecuado se
presenta la siguiente pantalla:
En el caso de que el digitador cometa errores involuntarios de
digitacin de igual manera deber solicitar a su jefe inmediato la
modificacin de la misma todos estos cambios se registran en el
reporte del historial de lecturas y este podr ser generado
mensualmente con el objeto de crear una bitcora y control de
cambios
Facturas:
Se alerta al usuario antes de hacer la emisin y previo el
registro y carga del archivo xml que contiene los registros a
autorizar, este se lo realiza una nica vez
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A partir del uso de la nueva versin se genera automticamente el
nmero de secuencial por tipo de documento emitido. UNA VEZ QUE
GENERE LA EMISION ES IRREVERSIBLE Y NO ES POSIBLE HACER
RELIQUIDACIONES PORQUE LOS NUMEROS DE SECUENCIALES SERIAN
ALTERADOS. Emisin parcial: Esta opcin se la realiza solo para hacer
una emisin cuando se ha anulado una factura con la emisin de una
nota de crdito. Registro de Autorizaciones:
La opcin para cargar el registro de autorizaciones se la realiza
con el archivo plano que nos entrega la aplicacin de la Plataforma
y tiene el siguiente formato:
Ejemplo de Archivo Plano:
A;010010;01;001001000000001;05/03/2015;999121234242343243242342434888
A;010020;01;001001000000002;05/03/2015;999121234242343243242342434888
A;010030;01;001001000000003;05/03/2015;999121234242343243242342434888
A;010040;01;001001000000004;05/03/2015;999121234242343243242342434888
A;010050;01;001001000000005;05/03/2015;999121234242343243242342434888
N;010060;01;001001000000006;05/03/2015;FECHA DE FALLECIMIENTO
A;010010;04;001001000000001;05/03/2015;999121234242343243242342434888
N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA
N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA
N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA
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Detalle del Archivo:
1. Primer campo: A/N Autorizado, No autorizado. 2. Segundo
campo: numero nico-para el Gcs es el nmero de cuenta. 3. Tercer
campo: tipo de comprobante: 01.- Facturas / 04.- Notas de Crdito
/05.- Notas de
Dbito. 4. Cuarto campo: nmero de secuencial: contiene punto de
emisin y establecimiento 5. Quinto campo: fecha de autorizacin y/o
fecha de registro 6. Sexto campo: nmero de autorizacin / Motivo del
error generado
Notas de Crdito: La emisin de notas de crdito se la genera
nicamente cuando se registra un reclamo por error de consumo,
ingreso de lecturas mensuales para el efecto se presenta la
siguiente pantalla donde se busca al usuario por los siguientes
criterios: Cuando un registro no se ha convertido en una factura no
es posible emitir una nota de crdito:
Si est autorizada podr visualizar la informacin de la misma y
generarla mediante la siguiente pantalla:
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En su defecto tambin se puede confirmar su estado mediante el
reporte de facturas autorizadas
En el lado Izquierdo puede visualizar la informacin de la
Factura por anular, en el lado derecho puede visualizar la
informacin de la nota de crdito a generar esta se genera cuando se
graba la transaccin.
El motivo por el cual se genera la Nota de crdito es un campo
requerido para la emisin de la misma:
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En este momento la factura cambia de estado y se graba un nuevo
registro en la base de datos, a la espera de su autorizacin
respectiva mediante el proceso anterior. El proceso para generar
los archivos xml de las notas de crdito y dbito es similar y se lo
puede generar con los siguientes criterios:
Cada vez que genera un archivo xml se indica su ubicacin y
nombre del mismo para su posterior ingreso a la aplicacin de la
plataforma:
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Los procesos de recaudacin se habilita cuando estn autorizados
los registros y se convierten en facturas, la verificacin de
valores est deshabilitada porque no es posible aumentar rubros a
una factura luego de su autorizacin. Se automatizo para el efecto
el reporte de notificaciones mensuales
Para la impresin total o parcial ya sea en formato pre impreso
de forma total o parcial se cre un reporte que se detalla a
continuacin. Los reportes son abiertos y personalizables los mismos
que se adaptan a cualquier tipo y tamao de papel e impresora. Para
Imprimir todas las facturas correspondientes al ao y mes no es
necesario ingresar el nmero de cuenta. Tambin se puede exportar a
formato pdf para crear un histrico de los mismos.
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Nuevos reportes Integrados al sistema:
En general se puede generar reportes de todos los comprobantes
emitidos con la siguiente opcin:
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RECOMENDACIONES GENERALES: Todas las actualizaciones estn a
disposicin en la pgina web de la Institucin www.ame.gob.ec Para
actualizar el sistema: 1. Descargue la ltima actualizacin 2.
Descomprima los archivos en una carpeta temporal 3. Copie todos los
archivos que contiene esta carpeta en el directorio de origen:
C:\Program
Files\Archivos de programa\Nombre predeterminado de la
compania\setupgcs\ 4. Crear un acceso directo a la nueva aplicacin
GCS.EXE identificada con el siguiente icono:
5. ANTES DE ACTUALIZAR EL SISTEMA Cambiar en la configuracin
regional y de idioma para el smbolo decimal el punto(.) y para el
separador de miles la coma(,) est configuracin est igual que el
sistema Sgame. El sistema GCS ha sido probado en Windows 8 DESPUES
DE ACTUALIZAR EL SISTEMA 1. El administrador del sistema tiene la
opcin en el men principal que le permite ingresar la
informacin bsica de la Institucin:
2. 3. Est opcin permite actualizar los campos y tablas en la
base de datos del sistema de forma
transparente para el usuario, es decir no necesita de ninguna
intervencin manual o tcnica para hacerlo.
4. Depurar la informacin del catastro de usuarios al 100%. 5.
Cada archivo generado se crea con el nombre del proceso y la fecha
del sistema. 6. Cambiar de claves a todos los usuarios y reasignar
los perfiles de usuario. 7. Una vez que inicie con la facturacin
electrnica no es posible hacer reliquidaciones ni cambiar
o agregar ms rubros a las facturas 8. El proceso de emisin es
irreversible antes de generarlo asegrese de tener todas las
lecturas
mensuales y por lo menos validarlas con un reporte.
9. No manipular la base de datos con el objeto de hacer ajustes
de valores o reliquidaciones.
10. Para procesar cualquier comprobante es necesario que estn
autorizados y se cargue el nmero y fecha de autorizacin