GUÍA PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES...

1

GUÍA PARA EL REGISTRO DE LAS

OPERACIONES ADMINISTRATIVAS,

ECONÓMICAS Y FINANCIERAS DE LOS

CONSEJOS COMUNALES

Núcleo Yaracuy

Abog. Alexander García Jefe de la Oficina de Atención Ciudadana

Contraloría Municipal de Peña – Estado Yaracuy

Contacto:

Móvil: 0424 – 5962804 Correo: [email protected] Twitter: @rosilfer

Enero 2013

2

BASE LEGAL

Artículo 274: Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela (Gaceta Oficial Nº 5.908 Extraordinario del 19-02-09).

Artículos 2, 4, 23, 24 numeral 4 y 52: Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República y del el Sistema Nacional de

Control Fiscal (Gaceta Oficial Nº 6.013 Extraordinario del

23-12-10).

Artículo 34: Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal

(Gaceta Oficial Nº 39240 del 12-08-09).

Artículo 31, 34 y 57 numeral 9: Ley Orgánica de los Consejos

Comunales (Gaceta Oficial Nº 39.335 del 28-12-09)

3

CONSIDERACIONES PREVIAS

Ley de los Consejos Comunales (Gaceta Oficial Nº 5.806 Extraordinario del 10-04-2006)

1 Libro de Actas de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias

1 Libro de Asistencia a las Asambleas

1 Libro para Registro de los asociados

3 Libros para Actas para las instancias básicas

Unidad de Gestión Financiera (BANCO COMUNAL) en forma de

Cooperativas, regida por la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas

LIBROS

1 Libro Diario

1 Libro Mayor

1 Libro de Inventario

4

Se crea la Unidad Administrativa Financiera Comunitaria

CONSIDERACIONES PREVIAS

Ley Orgánica de los Consejos Comunales

(Gaceta Oficial Nº 39.335 del 28-12-2009)

ADECUACIÓN

Disposición Transitoria Tercera:

Se disuelven las asociaciones cooperativas y bancos

comunales, en su carácter de unidad de gestión financiera de los

consejos comunales.

Ley de los Consejos Comunales (Gaceta Oficial Nº 5.806 Extraordinario del 10-04-2006)

Artículos 30 y 31 LOCC

5

OBJETIVO

La Guía para el Registro de las Operaciones

Administrativas, Económicas y Financieras de los

Consejos Comunales tiene como propósito ofrecer

orientaciones conceptuales y metodológicas, de carácter

general, para registrar las operaciones realizadas con ocasión

de la administración de los recursos financieros y bienes

muebles e inmuebles del consejo comunal; así como para la

rendición de cuentas ante la asamblea de ciudadanos y

ciudadanas, la unidad de contraloría social, el órgano o ente del

sector público que haya otorgado los recursos y el órgano de

control fiscal competente.

6

REGISTRO DE LAS OPERACIONES

ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y

FINANCIERAS

Abog. Alexander García

Jefe de la Oficina de Atención Ciudadana

7

Para llevar los referidos registros en el consejo comunal

se establecen tres (3) libros:

Libro de Transacciones Bancarias.

Libro de Inventario de Bienes Muebles e

Inmuebles.

Libro de Proyecto.

REGISTRO DE LAS OPERACIONES

ADMINISTRATIVAS,

ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

8

LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

FECHA

CONCEPTO

NUMERO

DE

CHEQUE

ENTRADA DE

DINERO

(INGRESO)

SALIDA DE

DINERO

(EGRESO)

SALDO AÑO

MES DÍA

9

EJEMPLO 1 ( Para los registros en la ejecución de una obra por Autogestión – Autoconstrucción)

FECHA

CONCEPTO

CHEQUE

NUMERO

ENTRADA

DE DINERO

(INGRESO)

SALIDA DE

DINERO

(EGRESO)

SALDO AÑO

2012

MES DÍA

Enero 20

Depósito Nº 0323, realizado

por el Fondo de

Compensación Interterritorial

(FCI). Para el Proyecto

Sustitución de 3 ranchos por

Viviendas Dignas, en el barrio

Morán.

600.000,00 600.000,00

Enero 25

Compra de materiales de

construcción y 3 tanques de

agua a Ferretería Propatria,

Factura N° 0256. Para el

Proyecto Sustitución de 3

ranchos por Viviendas

Dignas, en el barrio Morán.

63312365 50.000,00 550.000,00

Enero 26

Compra de 6 piezas

sanitarias a la Ferretería El

Amparo, Factura N° 0365.

Para el Proyecto Sustitución

de 3 ranchos por Viviendas

Dignas, en el barrio Morán.

63312366

10.000,00 540.000,00

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS

10

EJEMPLO 2 (Para la realización de una obra Contratada con una Empresa)

FECHA

CONCEPTO

CHEQUE

NUMERO

ENTRADA

DE DINERO

(INGRESOS)

SALIDA DE

DINERO

(EGRESOS)

SALDO AÑO

2012

MES DÍA

Enero 20

Depósito Nº 0323, realizado

por el Fondo de

Compensación Interterritorial

(FCI). Para el Proyecto

Sustitución de 3 ranchos por

Viviendas Dignas, en el barrio

Morán.

600.000,00 600.000,00

Enero 22

Cancelación 20% Anticipo a la

empresa XXX del Contrato N°

001-12 para la Sustitución de

3 ranchos por Viviendas

Dignas, en el barrio Morán.

63312363 120.000,00 480.000,00

Marzo 23

Pago de Valuación N° 1 a la

empresa XXX de la obra

Sustitución de 3 ranchos por

Viviendas Dignas, en el barrio

Morán.

63312364

10.000,00 470.000,00

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS

11

LIBRO DE PROYECTO

1. NOMBRE DEL PROYECTO

2. ORGANISMO FINANCIADOR

3. PLAZO DE EJECUCIÓN

4. MONTO TOTAL

DEL PROYECTO

5. TIPO DE EJECUCIÓN

DESDE HASTA AUTOGESTIÓN

AUTOCONSTRUCCIÓN

CONTRATADA

6.

FECHA.

7.

DESCRIPCIÓN

DE LA

OPERACIÓN

8.

APROBADO POR

ASAMBLEA DE

CIUDADANOS (AS)

9.

APROBADO POR

ORGANISMO

FINANCIADOR

10.

INGRESOS

11.

EGRESOS

12.

SALDO AÑO

MES DÍA ACTA N°

FECHA OFICIO N°

FECHA

12

1. NOMBRE DEL PROYECTO Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

2. ORGANISMO FINANCIADOR Fondo de Compensación Interterritorial (FCI)

3.PLAZO DE EJECUCIÓN

6 Meses

4. MONTO TOTAL DEL PROYECTO 5. TIPO DE EJECUCIÓN

DESDE HASTA AUTOGESTIÓN

AUTOCONSTRUCCIÓN

CONTRATADA

20-01-12

20-07-12 600.000,00

X

6.

FECHA.

7.

DESCRIPCIÓN DE

LA OPERACIÓN

8.

APROBADO POR

ASAMBLEA DE

CIUDADANOS

9.

APROBADO POR

ORGANISMO

FINANCIADOR

10.

INGRESOS

11.

EGRESOS

12.

SALDO AÑO

2012

MES

DÍA

ACTA N°

FECHA

OFICIO N°

FECHA

Enero 20 Depósito Nº 0323 FCI-03-01-12 20-01-2012 600.000,00 600.000,00

Enero 25

Compra de

materiales de

construcción y 3

tanques de agua a

Ferretería Propatria, Fact N° 0256,

cheque Nº

63312365.

01 23-01-2012 50.000,00 550.000,00

Enero 26

Compra de 06

piezas sanitarias,

Ferretería El

Amparo, Fact. Nº 0365, cheque N° 63312366.

01 23-01-2012 10.000,00 540.000,00

EJEMPLO

LIBRO DE PROYECTO

13

LIBRO DE INVENTARIO

DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES (Propiedad Social del Consejo Comunal)

1.

DESCRIPCIÓN

2.

Nº SERIAL/ DATOS DEL

REGISTRO

3.

RESPONSABLE

4.

UBICACIÓN FISICA

14

1. DESCRIPCIÓN 2. SERIAL/ DATOS DE

REGISTRO 3. RESPONSABLE 4. UBICACIÓN FÍSICA

Trompo Mezclador M-300 Fact. 0555

Vocero: Pedro Pérez,

C..I. 4586391

Firma

Casa Comunal

Carretilla Fact. 0233

Vocero: Pedro Pérez,

C..I. 4586391

Firma

Casa Comunal

Cortadora de

Cerámica Fact. 0356

Vocero: Pedro Pérez,

C..I. 4586391

Firma

Casa Comunal

Pala Fact. 0555

Vocero: Pedro Pérez,

C..I. 4586391

Firma

Casa Comunal

Pico Fact. 0555

Vocero: Pedro Pérez,

C..I. 4586391

Firma

Casa Comunal

Casa Comunal y

Terreno sobre el cual

está construida.

Oficina subalterna de Registro

del Municipio Libertador del

D.C, anotado bajo el N° 25,

Tomo 3, folios 23 al 26., 1er

Trimestre año 2012.

Vocera: Maria Blanco

C.I. 15.856.941

Barrio Morán, Catia

Municipio Libertador D.C.

LIBRO DE INVENTARIO

DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

(Propiedad Social del Consejo Comunal)

EJEMPLO

15

REGISTRO DE ERRORES U

OMISIONES

1. Reversar el registro original

2. Registrar correctamente la transacción

•Se recomienda realizar los registros en bolígrafo azul o negro.

•No se deben hacer tachaduras o enmendaduras y/o borrones.

•Los errores u omisiones en los libros se podrán corregir en la fecha en

que éste se detecte. Adicionalmente, en el caso de los errores se

procederá de la siguiente manera:

16

EJEMPLO DE CORRECCIÓN (EL REGISTRO AFECTA EL LIBRO TRANSACCIONES BANCARIAS

Y EL LIBRO DE PROYECTO)

El día 06 de Febrero de 2012 se detectó que el día 22 de Enero se efectuó un registro por

concepto de compra de 100 sacos de cemento para la ejecución del proyecto Sustitución

de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el Barrio Morán, por la cantidad de

Bs. 200,00, siendo la cantidad correcta Bs. 2.000,00.

(1) (2) (3) (4) (5)

FECHA

CONCEPTO DE LA OPERACIÓN

BANCARIA

ENTRADA DE

DINERO

(INGRESOS)

SALIDA DE DINERO

(EGRESOS)

SALDO AÑO

2012

MES DÍA

…Vienen

500.000,00

Enero 22

Compra de 100 sacos de cemento

a la ferretería Construcciones C.A.

con cheque N° 01020304, factura

N° 150.

200,00 499.800,00

Febrero 06

Anulación del registro de compra

de 100 sacos de cemento a la

ferretería Construcciones C.A. con cheque N° 01020304, factura N°

150, por monto errado.

200,00 500.000,00

Febrero 06

Compra de 100 sacos de cemento,

a la ferretería Construcciones C.A.

con cheque N° 01020304, factura

N° 150.

2.000,00 498.000,00

LIBRO DE TRANSACCIONES BANCARIAS

17

EJEMPLO DE CORRECCIÓN (EL REGISTRO AFECTA EL LIBRO DE PROYECTO)

1. NOMBRE DEL PROYECTO Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el barrio Morán.

2. ORGANISMO FINANCIADOR Fondo de Compensación Interterritorial (FCI)

3.PLAZO DE EJECUCIÓN

6 meses

4. MONTO TOTAL DEL

PROYECTO

5. TIPO DE EJECUCIÓN

DESDE HASTA AUTOGESTIÓN - AUTOCONSTRUCCIÓN CONTRATADA

20-01-12

20-07-12 600.000,00

X

6.

FECHA.

7.

DESCRIPCIÓN DE LA

OPERACIÓN

8.

APROBADO POR

ASAMBLEA DE

CIUDADANOS (AS)

9.

APROBADO POR

ENTE/ ORGANISMO

FINANCIADOR

10.

INGRESOS

11.

EGRESOS

12.

SALDO AÑO

2012

MES

DÍA

ACTA N°

FECHA

OFICIO N°

FECHA

Enero 20 Depósito Nº 0323 03-01-12 20-01-2012 600.000,00 600.000,00

Enero 22

Compra de 100 sacos de

cemento a ferretería

Construcciones C.A. con cheque N° 01020304,

factura N° 150.

01 10-01-2012 200,00 599.800,00

Febrero 06

Anulación del registro de

compra de 100 sacos de

cemento a la ferretería

Construcciones C.A. con cheque N° 0102, factura

N° 150, por monto errado.

01 10-01-2012 200,00 600.000,00

Febrero 06

Compra de 100 sacos de

cemento, a la ferretería

Construcciones C.A. con cheque N° 0102, factura

N° 150.

01 10-01-2012 2.000,00 598.000,00

EJEMPLO (Para el caso de una obra ejecutada por autogestión – autoconstrucción)

18

EJEMPLO DE CORRECCIÓN (EL LIBRO DE PROYECTO)

1. NOMBRE DEL PROYECTO Sustitución de 3 ranchos por Viviendas Dignas, en el Barrio Morán.

2. ORGANISMO FINANCIADOR Fondo de Compensación Interterritorial (FCI)

3.PLAZO DE EJECUCIÓN

6 meses

4. MONTO TOTAL

DEL PROYECTO

5. TIPO DE EJECUCIÓN

DESDE HASTA AUTOGESTIÓN -AUTOCONSTRUCCIÓN CONTRATADA

20-01-12

20-07-12 600.000,00

X

6.

FECHA.

7.

DESCRIPCIÓN DE LA

OPERACIÓN

8.

APROBADO POR

ASAMBLEA DE

CIUDADANOS (AS)

9.

APROBADO POR

ENTE/ ORGANISMO

FINANCIADOR

10.

INGRESOS

11.

EGRESOS

12.

SALDO AÑO

2012

MES

DÍA

ACTA N°

FECHA

OFICIO N°

FECHA

Enero 20 Depósito Nº 0323 03-01-12 20-01-2012 600.000,00 600.000,00

Enero 22

Cancelación 20%

Anticipo del Contrato N° 001-12.

01 20-01-2012 12.000,00 588.000,00

Enero 23

Anulación del registro

Cancelación 20%

Anticipo del Contrato N° 001-12.

12.000,00 600.000,00

Enero 23

Cancelación 20%

Anticipo del Contrato N° 001-12.

120.000,00 480.000,00

EJEMPLO (Para el caso de una obra contratada con una empresa)

19

GLOSARIO Transacción

Una transacción es un hecho o condición que requiere un registro contable. Es el

intercambio de valores, por compra, venta, permuta, pagos, cobros, préstamos,

depósitos, descuentos, entre otras, operaciones que efectúan los Consejos

Comunales.

Cheque

Es un titulo valor que incorpora una orden de pago emitida por el titular de una

cuenta corriente bancaria a favor de una persona beneficiaria, quien cobrara su

importe dirigiéndose a un banco o empresa del sistema financiero nacional

especialmente autorizado para ello.

Nota de Débito

La nota de débito es una transacción realizada por el banco en la cuenta de su

cliente, en la que se le notifica las transferencias realizadas a otra cuenta o

descuentos por gastos de servicio prestado por el banco (emisión de chequera,

emisión de estado de cuenta, cheque de gerencia, entre otros).

20

GLOSARIO Nota de Crédito

La nota de crédito es una transacción realizada por el banco en la cuenta de su

cliente, en la que se le notifica del ingreso de una suma de dinero a su cuenta, el

cual pudo haber provenido de una transferencia desde otra cuenta, o como

consecuencia del abono por concepto de intereses ganados en un período de

tiempo.

Depósito

Es una modalidad típica de depósito, en la que el cliente o depositante entrega

una suma de dinero al banco, mediante una operación formalizada, obligándose

la institución a devolverle las sumas recibidas a su requerimiento,

Transferencia

La transferencia bancaria es un modo de mover dinero de una cuenta bancaria a

otra, bien de la misma institución financiera o de otra distinta. Es decir, es una

manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar físicamente el

dinero.

21

EL SISTEMA DE GOBIERNO MÁS PERFECTO

ES AQUEL QUE PRODUCE MAYOR SUMA DE

FELICIDAD POSIBLE, MAYOR SUMA DE

SEGURIDAD SOCIAL Y MAYOR SUMA DE

ESTABILIDAD POLÍTICA.

Simón Bolívar

Discurso de Angostura

15 de Febrero de 1811

22

22

Contacto:

Móvil: 0424 – 5962804 Correo: [email protected] Twitter: @rosilfer

* Material Informativo Suministrado por la Contraloría del Municipio Peña – Estado Yaracuy para los

participantes del Programa de Formación en Gerencia Social Comunitaria. Reproducido con recursos

del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnología (FONACIT) y la Universidad Nacional Experimental de la

Fuerza Armada Nacional (UNEFA ) Núcleo Yaracuy.