Guia Orient MERCADO

012

A BIS criou o PIC Programa de Integrao Colaborativa com o objetivo de tornar o relacionamento entre a indstria e o varejo mais ecaz e produtivo.Com servios focados na melhoria da gesto de estoques, reduo de rupturas e estoque virtual, os produtos da BIS so hoje a melhor ferramenta para reduzir a perda de vendas e aumentar a lucratividade tanto da industria, quanto do varejo.Alm das dicas contidas neste guia, voc pode contar com a ajuda dos Indicadores BIS para direcionar seus esforos e saber exatamente onde suas perdas acontecem.Consulte os executivos da BIS.

businessintegrationsolutions

013

Uma das misses da APAS disseminar

conhecimento para o aprimoramento do

setor. Com esse objetivo, elaboramos cartilhas

temticas que abordam questes operacionais

do dia a dia do supermercadista.

Tudo para que os associados possam instituir

as melhores prticas em suas lojas

e conquistar mais eficincia.

Nesta edio, vamos falar de gesto

de estoques e reduo de rupturas.

Preparamos dicas prticas e muito teis

gesto de sua loja. Consulte sempre que

necessrio e compartilhe com sua equipe.

Em breve, traremos uma nova edio com

outro tema de seu interesse.

DIRETORIA DE APOIO AO ASSOCIADOEM GESTO OPERACIONAL E COMERCIAL

NOVEMBRO 2011

PEDIDOOl! Nesta edio vamos conversar sobre um assunto muito importante: o gerenciamento de estoques. Escolhemos esse tema porque a gesto

correta de estoques resulta em mais vendas, menos investimento,

giro mais rpido, alm de reduo de rupturas, quebras e excessos.

Siga as dicas e conquiste mais lucratividade para sua loja. Vamos l?

GERENCIE OS SEUS ESTOQUES:

a melhor maneira de conseguir lucratividade na sua loja a forma mais eficiente para evitar as rupturas A correta gesto dos estoques resulta em mais vendas, menos investimentos de capital nos

estoques, giro mais rpido, reduo de rupturas, reduo de quebras e reduo de excessos Siga o mximo possvel das dicas a seguir e, certamente, voc ser bem-sucedido nesta tarefa

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DICA

1

PEDIDO

Acerte no pedido de compra

Compre de acordo com a equao de compra. Controlar o ciclo de compra e colocar os pedidos corretos quando da visita do fornecedor o primeiro passo.

Utilize o ABC de venda dos produtos para comprar corretamente. Ter muito estoque de um produto que vende muito no problema, mas de um produto da curva C um grande problema.

Defina o estoque mnimo de cada produto ou de cada fornecedor para que no falte mercadoria caso o fornecedor tenha problemas com a entrega. No espere o produto acabar para efetuar a compra.

Planeje com antecedncia as compras de produtos sazonaise as promoes. Verifique a venda em anos anteriores.

Mantenha os estoques em nveis seguros e melhore sua capacidade de compras para que no ocorram rupturas.

Evite a compra de produtos prximos ao vencimento. Cuidado com as ofertas especiais dos fornecedores.

015

ESTOQUEVIRTUAL


Monitore o comportamento de vendas com os indicadores dirios da BIS para acertar o nvel de estoque.

Cuidado redobrado com a perda por estoque virtual, pois ela altera automaticamente o parmetro de abastecimento e gera um pedido de compras cada vez menor, aumentando a incidncia de perdas!

016

COMO ACERTAR NO PEDIDO DE COMPRA?Algumas definies

CICLO DE COMPRA OU CICLO DE PEDIDOS

o nmero de dias que define de quanto em quanto tempo voc atendeo fornecedor, coloca os pedidos e recebe as mercadorias de cada deles.Esse nmero expresso em dias e deve considerar ainda alguns dias desegurana para evitar a ruptura, caso ocorra algum atraso ou algumavariao na venda mdia diria.

Exemplo:

QTD. A COMPRAR =

(VENDA MDIA DIRIA X CICLO DE COMPRAS)

ESTOQUE

PEDIDO PENDENTE

EQUAO DE COMPRA

uma frmula que voc deve utilizar para calcular a quantidade a ser comprada. Uma boa equao de compra deve levar em considerao o estoque existente do produto, os pedidos que esto pendentes de entrega por parte do fornecedor, a venda mdia diria do produto em cada lojae o ciclo de compras utilizado com o fornecedor. Exemplo:

CICLO DE COMPRAS =

FREQUNCIA DE VISITAS +

PRAZO DE ENTREGA +

DIAS DE SEGURANA

Vale lembrar que sempre muito importante fazer a gesto do fornecedor e dos pedidos, mesmo que o fornecedor no venha no dia combinado para a visita.

017

Alguns cuidados

Com esses dados, podemos calcular os dias de cobertura ou o nosso CICLO DE COMPRAS = 14+4+4 = 22 DIAS

TAMANHO DO CICLO DE COMPRAS

Evite ciclos de compras muito demorados. Fornecedores com frequncia de visitas muito espaada ou prazo de entregas muito extenso ocasionam ciclos grandes e consequentemente altos investimentos em estoque.

PEDIDO MNIMO DO FORNECEDOR

Este outro ponto que precisa ser verificado, pois existem casos em que o ciclo muito curto e o valor dos pedidos muito pequeno, causando problemas de entrega do fornecedor.

Imaginem um fornecedor com a seguinte rotina:

FREQUNCIA DE VISITAS = 28 DIASPRAZO DE ENTREGA = 10 DIAS

ESTOQUE DE SEGURANA = 20%Cada varejista deve definir o seu estoque de segurana

em % ou em nmero de dias; sugerimos 20%.Ciclo de compras = 28+10+20%(28+10) = 46 dias

No exemplo, o ciclo de compras vai ser igual a 46 dias e, muito provavelmente, o prazo de pagamento do fornecedor vai ser menor que a necessidade de estoques. Outro problema de ciclos grandes o shelf life (vida til) dos produtos, que muitas vezes pode gerar problemas com prazo de validade.Quanto menor o ciclo de visita menor o nvel de estoques.

EXEMPLO DE PEDIDO DE COMPRA

O fornecedor X tem a seguinte rotina:FREQUNCIA DE VISITAS = 14 EM 14 DIAS

PRAZO DE ENTREGA = 4 DIAS

O Supermercado Y mantm um estoque de segurana de 20%, ou seja, 3,6 dias, arredondados para 4 DIAS.

PRODUTOS Estoque Pedido Venda Necessidade Qtd. atual pendente mdia/dia no ciclo sugerida

Produto A - cx 12 150 0 35 770 un 52 cx

Produto B - cx 06 80 0 25 550 un 79 cx

Produto C - cx 06 30 50 10 220 un 24 cx

Temos as seguintes informaes dos produtos na data da compra:

A FORMALIZAO DO RELACIONAMENTO COM SEUS FORNECEDORES DEVE DEIXAR BASTANTE CLARO COMO SERO SOLUCIONADOS EVENTUAIS PROBLEMAS:

No recebimento de quantidades acima ou abaixo do pedido de compra No recebimento de notas fiscais com preos diferentes do pedido de compra Em relao devoluo e troca de produtos Em relao a atrasos no pagamento ou recebimento de duplicatas

DICA

2

GERENCIAMENTO DE FORNECEDORES

018

O essencial acompanhar muito bem os seus principais fornecedores. Trate as encomendas com seriedade.

Controle as empresas que no entregam e gerencie os atrasos junto sua equipe de recebimento.

Reveja e formalize o relacionamento e a parceria com seus fornecedores para conseguir um atendimento regular.

O ciclo de compras deve ser revisado periodicamente.Mudanas no nvel de servio do fornecedor ou no volume de compras se refletem diretamente no ciclo de compras.

DICA

3PROCEDIMENTOS

Defina procedimentos e utilize um bom sistema

Invista em sistemas e capacitao de pessoal

Defina procedimentos e pontos de controle onde acontecem as quebras: no recebimento, no estoque, na rea de venda e no PDV

Defina procedimentos para corrigir e conhecer os erros de estoque

Mantenha o layout do depsito setorizado como o da loja

Gerencie o estoque das gndolas para evitar quebras nos dias de maior venda

Esclarea a todos os funcionrios os processos de recebimento e abastecimento, bem como procedimentos em caso de quebras

ou faltas

Se no houver procedimentos, a equipe no saber para quem pedir orientaes

Conte regularmente os estoques

Distribua a responsabilidade pelas rupturas e pelas quebras para toda a equipe

019

Use os Indicadores BIS para acompanhar suas vendas e estoques em D-1, veja o que aconteceu no dia anterior item a item, loja a loja e entre em ao.

Estimule seus fornecedores a tambm usarem as ferramentas da BIS e unam seus esforos contra a perda de vendas!


Programa

Integrao

Colaborativa

0110

ALGUMAS INFORMAES DE INTERESSE

Falta de reposio, pois o item estava disponvel no depsito da loja

Falha da central de distribuio, pois o item estava disponvel no CD

Falha da central de compras, que no colocou o pedido no momento certo

Falha do fornecedor, que no entregou na data correta

Falha do fornecedor por entrega parcial

Falha nos recebimentos de mercadorias

Erros nos parmetros da equao de compra, que geraram pedidos

mal dimensionados

Dificuldade na negociao com fornecedor

Existncia de estoque virtual em funo de erros de contagem, quebras e

outros fatores

PRINCIPAIS MOTIVOS DE RUPTURAS

Algumas informaes de interesse

Principais motivos de rupturas:

falta de reposio, pois o item estava disponvel na retaguarda; falha da central de distribuio; falha da central de compras; erros nos parmetros do sistema de reposio; divergncias entre o estoque fsico e o contabil; dificuldade na negociao com fornecedor; pedidos mal dimensionados; atraso nas entregas; outros (especificar).

RUPTURAScausas

OPERAO LOJA

Pedido no efetuado pela loja Processo de reposio deficiente Quantidade pedida insuficiente Estoque no sistema diferente do estoque fsico

Produtos inativos como parte do sortimento da loja Sortimento inadequado

Entrega parcial Atraso do fornecedor

Atraso de entrega do Centro de Distribuio No observncia da sugesto Pedido automtico no realizado Problemas com fornecedor Parmetros inadequados

MODELO DE ABASTECIMENTO

CADASTROPRODUTOS

FORNECEDOR

60%

36%

4 %

0111

Como o cliente reage s rupturas encontradas nas lojas?

20%

17%

20%

32%

11%

SUBSTITUI POR MARCA DIFERENTE

NO COMPRA O ITEM

SUBSTITUI POR MESMA MARCA

COMPRA O ITEM EM OUTRA LOJA

DEIXA A COMPRA PARA DEPOIS

RESPOSTA DO CONSUMIDOR

Comportamento do consumidorMdia (%) em 11 categorias (EUA)


ALERTARUPTURA

Com os indicadores BIS voc pode acompanhar diariamente o tempo de cobertura do estoque existente, prevenir a incidncia da ruptura e eliminar as perdas de vendas ao consumo causadas pelo vilo da Ruptura.

0112

DICA

4

Oua o seu cliente Faa pesquisas dirias no caixa sobre falta de produtos na loja Gerencie bem o sortimento para que existam produtos similares para

oferecer ao cliente no caso de faltas

COMUNICAO


Previna-se contra a perda de vendas:

Com os relatrios dirios da BIS voc no deixa o produto faltar e garante a satisfao dos seus clientes.

Coloque o vilo da ruptura atrs das grades.

Para melhorar seus controles, essencial conhecer e utilizar as boas prti-cas do mercado. Evite perda de tempo, troque experincias e institua os procedimentos que j deram resultados em outras empresas.

A seguir daremos mais algumas dicas sobre estas boas prticas:

No recebimento e portaria da loja Na armazenagem e movimentao das mercadorias No manuseio e exposio Na frente de caixa Em inventrio Na gesto de perecveis

DICA

5BOAS PRTICAS

Gesto de estoques

0113

Confronte a nota fiscal com o pedido, gerando o romaneio cego para o recebimento fsico da mercadoria

Confira fisicamente os produtos recebidos utilizando o C-digo EAN ou DUN14 para as embalagens (utilize coletores de dados preferencialmente)

No receba produtos sem cadastro ou sem pedido

No receba quantidades maiores que as do pedido

Preste especial ateno ao recebimento de quantidades menores que as do pedido: elas podem gerar rupturas. Entre em contato com o fornecedor e defina o que deve ser feito

Controle a qualidade dos itens recebidos, o frescor, a temperatura do caminho para o caso de itens congelados e resfriados

Estabelea controle rgido de prazos de validade, pesos, taras e embalagens. Consulte sempre a tabela em nossa cartilha Dicas para ogerenciamento dos prazos de validade

Acompanhe a formao de lastros e empilha-mentos no momento da descarga das mercadorias

Ao receber pallets fechados, fique atento em relao s normas de paletizao e quantidades e tambm ao recebimento de caixas abertas

Controle corretamente as trocas e devolues para fornecedores

FEIJOARROZMACARROFRUTASAZEITECARNESLEITE

0114

DICA

6BOAS PRTICAS

Recebimento e portaria de loja

DICA

7BOAS PRTICAS

Armazenagem e movimentao das mercadorias

Mantenha o depsito organiz

ado, evitando danos aos produ

tos e

facilitando a gesto dos estoqu

es, as contagens e o abastecim

ento das

gndolas

Setorize o depsito da loja da

mesma forma que a rea de ve

ndas para

facilitar o trabalho dos reposito

res

Utilize o mtodo PEPS (Primei

ro que Entra, Primeiro que Sai)

para

o abastecimento da rea de

vendas

Na chegada de novos produto

s, sinalize as caixas de produtos

que j

estavam em estoque para facili

tar o PEPS

Mantenha o depsito e as cm

aras de congelados e resfriados

arruma-

dos e os corredores livres: produ

tos em locais de difcil acesso nu

nca

sero reabastecidos

Mantenha uma rea separada

e controlada para as trocas e or

ganize

os produtos por fornecedor, fac

ilitando a identificao e a devo

luo

Evite empilhamentos maiores

que o recomendado pelos forn

ecedores

No mantenha excesso de me

rcadorias nas lojas; alm de inv

estir

capital desnecessrio, mais mer

cadorias significam mais quebra

s

Controle as movimentaes in

ternas de baixa para produo,

refeitrio,

consumo interno, doaes etc.

Controle as m

ovimentaes e os lanamentos

para perdas

Crie um progr

ama de preveno de perdas: ca

da produto perdido pode

significar a venda de at 15 out

ras unidades para compensar o

prejuzo

0115

DICA

8BOAS PRTICAS

Manuseio e exposio

preciso segregar os produtos de alto risco (PAR) em reas especiais no depsito e controlar os estoques

com ateno redobrada. Exponha os PAR em locaisapropriados na loja e evite furtos.

Mantenha a gndola sempre bem organizada, com etiquetas de iden-tificao de itens e preos, evitando roubos e danificao pelos clientes.

Controle o abastecimento da gndola.

Oferea constantemente formao para os operadores de caixa, de balanas e de retaguarda sobre como tratar produtos de cdigo rpido,

evitando erros de registro e baixa errada de estoques.

Realize auditoria de itens perecveis para controlar a

validade e evitar produtos estragados na rea de vendas.

0116


Outra prtica recomendada consultar diariamente os Alertas da BIS com orientaes precisas de aes para a equipe de promoo e merchandising:

Saiba exatamente qual produto e em que quantidade repor para evitar rupturas.

Receba esses alertas diariamente escolhendo o formato mais conveniente (email, celular, planilhas, web)!

Proporcione formao contnua aos operadores sobre produtos de cdigo rpido

Tenha cuidado na inverso de produtos; um dos piores problemas para as sees de perecveis e produtos de produo prpria

Evite a multiplicao de produtos, forando a venda pelo cdigo de barras

Fiscalize as operadoras para evitar desateno ou m-f

Estabelea local adequado para a sada de funcionrios

Estabelea caixa especfico para a venda de produtos a funcionrios

Prepare os fiscais de loja e de frente de caixa para identificar e evitar fraudes pelos clientes

Evite carrinhos com dois andares ou compartimentos especiais para caixas

Crie procedimentos confiveis para trocas e anulaes de venda a clientes

0117

BALCO DE TROCAS

DICA

9BOAS PRTICASFrente de caixa

0118

DICA

10BOAS PRTICAS

Inventrio

Mantenha o depsito e a rea de vendas arrumados conforme orientaes da equipe de inventrio.

Faa inventrio pelo cdigo de barras e utilize coletores em rede, agilizando e evitando erros nas digitaes.

Tenha a certeza de que no existem notas fiscais pendentes de atualizao antes de iniciar e congelar os inventrios.

0119

Seo Periodicidade dos inventrios rotativos

Mercearia Mensal

Bazar Trimestral

Aougue e peixaria Quinzenal

FLV Quinzenal

Frios e laticnios Mensal

Padaria e lanchonete Quinzenal

Trabalhe com o conceito de segunda contagem nos itens com divergncia de estoques.

Faa inventrios rotativos aproveitando o giro de cada departa-mento e evitando inventrios gerais.

Elimine a necessidade de inventrios gerais para a apurao de resultados.

Utilize os inventrios rotativos para acerto dos estoques ao longo do ms.

Defina cronograma de inventrios rotativos de tal forma aconferir todos os itens de cada seo ao longo do perodo.

Defina tabela de periodicidade conforme sua disponibilidade de pessoal. Sugerimos a tabela abaixo.

0120

DICA

11

BOAS PRTICASGesto de perecveis

Desenvolva procedimentos especficos para os seguintes processos em cada uma das principais reas de perecveis.

AOUGUE EPEIXARIA FLV

FRIOS ELATICNIOS

PADARIA ELANCHONETE

PROCESSO

RECEBIMENTOE EXPEDIO

ARMAZENAGEM

REA DE VENDAS

INVENTRIO

ASPECTO/COR/ODOR

TEMPERATURA

VALIDADE

TARAS EEMBALAGENS

MANUSEIO EEXPOSIO


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abril 2011 novembro 2011

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Programa

Integrao

Colaborativa

-60%ESTOQUE VIRTUAL

-60%

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