Etapa de rediseño de la simplificación administrativa COLECCIÓN DESARROLLO ORGANIZACIONAL Guía de simplificación administrativa en el sector Educación fascículo 3
Etapa de rediseño de la simplificación
administrativa
COLECCIÓN DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Guía de simplificación administrativa
en el sector Educación
fascículo
3
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Etapa de rediseño de la simplificación
administrativa
COLECCIÓN DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Guía de simplificación administrativa
en el sector Educación
fascículo
3
Guía de simplificación administrativa en el sector Educación
Ministerio de educacióncalle el comercio n° 193 - san Borja, Lima 41, Perúteléfono: 615-5800www.minedu.gob.pe
Primera edición. 2013tiraje: 1000 ejemplares José Luis Gargurevich ValdezJefe de la oficina de apoyo a la administración de la educación Contenidosdavid espino Murrugarra, Miluska Garro Fernandini, elaine Portugal chang, ana Gutiérrez Burgos Ediciónelizabeth cristina Flores Herrera
Tratamiento pedagógicoclaudia urmeneta Beltrán, Karina Beatriz Vásquez olano Revisión técnicarocío Villagómez rosales Diseño gráfico y diagramaciónJorge Jáuregui Barrientos Agradecimientosagradecemos al Banco interamericano de desarrollo – Bid que en el marco del Proyecto de Mejoramiento de la Gestión educativa contribuyó con la impresión de la guía apostando por el desarrollo de capacidades en los servidores públicos mediante herramientas de gestión como la que se presenta. impreso por: Impresos & Diseños | Cal. Teófilo Castillo 1750 Chacra Ríos Norte, Lima 01Ministerio de educaciónse permite la reproducción de esta guía, siempre y cuando no se altere su contenido y se cite como fuente.Hecho el depósito Legal en la Biblioteca nacional del Perú n° 2013-20141impreso en el Perú/ Printed in Peru
4
íNDICE
Organización de la guía8 Presentación
9 ¿a quién está dirigida la guía?
9 ¿Qué esperamos lograr con la guía?
10 ¿cómo está organizada la guía?
11 ¿cómo está organizado cada fascículo?
Organización del fascículo14 ¿dónde nos ubicamos?
15 ¿Qué esperamos lograr con el fascículo 3?
15 ¿cuál es la ruta metodológica del fascículo 3?
16 Glosario
Ruta metodológica18 Paso 1: análisis del procedimiento a simplificar.
27 Paso 2: Propuesta de modificación del marco normativo que regula el procedimiento
a simplificar.
29 Paso 3: Propuesta de modificación de equipamiento e infraestructura relacionada al
procedimiento a simplificar.
30 Paso 4: elaboración del nuevo costeo al procedimiento a simplificar.
32 Paso 5: Presentación al comité de dirección de la propuesta de simplificación administrativa.
Anexos38 anexo 1: análisis de tabla asMe actual
40 anexo 2: análisis de tabla actual
42 anexo 3: análisis de tabla propuesta
43 anexo 4: diagrama de flujo propuesto
44 anexo 5: Formato de documentación del procedimiento simplificado
5
ORGANIZACIÓN DE LA GuíA
pREsENTACIóN
el Ministerio de educación fomenta las buenas prácticas de la gestión pública las cuales buscan la existencia de un estado moderno, eficiente, descentralizado, unitario, inclusivo y abierto.
entendiéndose por moderno, aquél que es lo suficientemente flexible para adecuarse a las necesidades de los ciudadanos y a los cambios sociales, políticos y económicos del entorno sin perder sus objetivos esenciales. Eficiente, aquél que genera el mayor valor público mediante el uso racional de los recursos con los que cuenta, buscando proveer lo que el ciudadano necesita al menor costo posible, con un estándar de calidad adecuado y en las cantidades óptimas que maximicen el bienestar social. Descentralizado y unitario, aquél que busca satisfacer las necesidades de la ciudadanía adaptando sus políticas a las diferencias según el territorio, a través de gobiernos descentralizados autónomos en su ámbito de competencias y sujetos a políticas y normas nacionales que garanticen los derechos que corresponden a todos por igual. Inclusivo, aquél que orienta sus acciones a que todos los ciudadanos tengan igualdad de oportunidades, buscando cerrar las brechas existentes; asimismo, procura brindar a todos los ciudadanos por igual, servicios con la calidad y en la cantidad necesaria para satisfacer sus necesidades, garantizando el desempeño y participación activa de los ciudadanos en la sociedad. Abierto, aquél que es transparente y accesible a los ciudadanos, fomenta la participación ciudadana y posee capacidad de respuesta a las demandas y necesidades ciudadanas y rinde cuentas1.
en dicho contexto, la política nacional de modernización de la gestión pública busca impulsar una gestión pública orientada a la generación de resultados que impacten positivamente en el bienestar del ciudadano y por ende en el desarrollo del país2. uno de sus cinco pilares es la simplificación administrativa, que contribuye a que el estado brinde procedimientos y servicios administrativos bajo un enfoque de calidad y mejoramiento continuo3.
teniendo en cuenta la importancia de la modernización de nuestro sector, el Ministerio de educación fomenta las buenas prácticas de la gestión pública -las cuales reconocen al ciudadano como su fin y su razón de ser- a través de la Guía “simplificación administrativa en el sector educación” como complemento a la “Guía de simplificación administrativa y determinación de costos de procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad” elaborado por la Presidencia del consejo de Ministros - PcM, para conducir de manera exitosa la simplificación administrativa en las entidades públicas vinculadas al sector educación a nivel nacional.
1 Presidencia del consejo de Ministros – PcM (2012). anexo 2. estrategia de Modernización de la Gestión Pública 2012 - 2016. Lima: PcM Página 3. aprobado por decreto supremo n° 109-2012-PcM, publicado el 01 de noviembre del 2012.
2 PcM (2013). Política nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021. Lima: PcM. Página 9. aprobado por decreto supremo n° 004-2013-PcM, publicado el 09 de enero del 2013.
3 PcM (2010). Política y plan nacional de simplificación administrativa. Lima: PcM, GtZ Página 12.
8
9
está dirigida a las y los servidores que laboran en las entidades públicas vinculadas al sector educación, especialmente a quienes conducen la simplificación de los procedimientos en su entidad.
Facilitar la implementación del proceso de simplificación administrativa en las entidades públicas vinculadas al sector educación, a fin que su gestión sea eficaz y eficiente, así como proporcionar pautas para realizar el seguimiento, evaluación y sostenibilidad.
¿a quién está dirigida la guía?
¿qué esperamos lograr con la guía?
Fascículo 2Brindar los pasos necesarios para la formulación del diagnóstico del procedimiento a simplificar.
Folleto
Presentar orientaciones
metodológicas para el uso de
los fascículos.
marco conceptualProporcionar el marco conceptual de la simplificación administrativa y definir su importancia en el proceso de modernización del estado, en particular en el sector educación.
Fascículo 1
identificar los pasos necesarios para iniciar la
simplificación administrativa en el sector educación.
Fascículo 3Brindar los pasos necesarios para la formulación de una
propuesta de simplificación de un procedimiento.
Fascículo 4
Facilitar la implementación
de una propuesta de
simplificación administrativa
en el sector educación y
proporcionar pautas para
realizar el seguimiento,
evaluación y sostenibilidad.
¿cómo está organizada la guía?
Folleto
Presentar orientaciones
metodológicas para el
uso de los fascículos
Fascículo 4
etapa de
implementación,
seguimiento,
evaluación y
sostenibilidad
Fascículo 3
etapa de rediseño de la simplificación
administrativa
Fascículo 2
etapa de diagnóstico
de la simplificación
administrativa
marco conceptual
Marco conceptual de la
simplificación administrativa
en el sector educación
Fascículo 1etapa preparatoria de la simplificación administrativa
10
¿cómo está organizado el fascículo?
Índice
Presentación
¿a quién está dirigida la guía?
¿Qué esperamos lograr?
¿cómo está organizada la guía?
¿dónde nos ubicamos?
¿cuál es la ruta metodológica?
a considerar
¿Qué conoces sobre el tema?
Paso a seguir
¿cómo está organizado el fascículo?
11
ORGANIZACIÓN DEL fASCíCuLO
14
La simplificación administrativa tiene como objetivo mejorar la calidad y la eficiencia de los servicios administrativos que el estado brinda a la ciudadanía. asimismo optimiza el tiempo y direcciona el esfuerzo de las y los servidores públicos a actividades que generan valor.
es necesaria porque brinda satisfacción a las y los ciudadanos, mejora el acceso a los servicios del estado, y elimina errores y conflictos entre las unidades orgánicas.
Para traducir este objetivo en un resultado concreto, la simplificación administrativa se vale de cuatro etapas. en este fascículo se detallarán los pasos de la etapa de rediseño, cuyo fin es identificar las oportunidades de mejora y proponer un procedimiento simplificado.
es importante recordar que las cuatro etapas (ver Folleto) están interrelacionadas y es necesaria la consecución de todas para lograr el éxito de la simplificación administrativa.
Folleto con orientaciones
metodológicasMarco
conceptual de la simplificación administrativa
en el sector educación
Fascículo 1etapa
preparatoria de la
simplificación administrativa
Fascículo 2etapa de
diagnóstico de la
simplificación administrativa
¿dónde nos ubicamos?
Fascículo 3etapa de
rediseño de la simplificación administrativa
15
con este fascículo se pretende brindar los pasos necesarios para la formulación de una propuesta de simplificación de un procedimiento.
se presentará los temas a tratar mediante la siguiente ruta metodológica:
paso 3Propuesta de modificación
de equipamiento e infraestructura relacionada
al procedimiento a simplificar
paso 5Presentación al comité de
dirección de la propuesta de simplificación administrativa
paso 1análisis del
procedimiento a simplificar
paso 4elaboración del nuevo
costeo al procedimiento a simplificar
paso 2Propuesta de modificación del marco normativo que regula el procedimiento a
simplificar
¿qué esperamos lograr con el fascículo 3?
¿cuál es la ruta metodológica del fascículo 3?
16
rediseño de ProcediMientos
consiste en la revisión de los procedimientos críticos de la entidad pública y en el diseño e implementación de propuestas de mejora. el rediseño mejora el rendimiento actual de los procedimientos en términos de satisfacción del ciudadano y del servidor público, reducción de tiempos de atención, reducción de costos, mayor flexibilidad, etc.
GLOsARIO
Continuamos el proceso de simplificación
administrativa con la etapa de rediseño.
RutA mEtODOLÓGICA
18
ANáLISIS DEL pROCEDImIENtO A SImpLIfICAR
A. análisis de la “tabla asMe” y del diagrama de flujo
el primer paso de esta etapa consiste en la identificación de actividades innecesarias en el procedimiento. Para ello, se realizan las modificaciones en el gráfico en las siguientes acciones:
B. esbozo del nuevo procedimiento C. elaboración de
cuadro comparativo para visualizar las diferencias generadas
a. análisis de la “tabla asme” y del diagrama de flujo
el equipo de Mejora continua – eMc analiza la tabla asMe y el diagrama de flujo a fin de identificar las actividades innecesarias en el procedimiento. Para poder realizar el análisis se formulan las preguntas que figuran en la siguiente tabla al equipo ampliado – ea, las cuales ayudarán a identificar qué actividades pueden eliminarse y con ello reducir pasos y recursos (no fungibles, fungibles, otros), tiempo, etc.
tabla asme diagrama de flujo¿es necesaria la actividad?
¿Para qué se efectúa?¿es necesaria la participación de todas estas áreas?
¿existen actividades sin valor agregado? ¿el flujo del procedimiento regresa sobre áreas que ya recorrió?
¿existen actividades de revisión? ¿La actividad es redundante?
¿existen actividades de traslado? ¿Por qué dos o más funcionarios deben revisar los requisitos que se presentan?
¿Qué actividades son las que tienen mayor duración? ¿Qué actividades se repiten?
¿Participa demasiado personal en la actividad? ¿Por qué dos o más funcionarios deben realizar la misma actividad?
Tabla N° 1. Análisis de actividades para la simplificación del procedimiento administrativo
¿qué conoces sobre el tema?
¿qué elementos se debe tener en cuenta para realizar el análisis del procedimiento a simplificar?
19
a fin de ejemplificar la acción antes descrita, se considerará como ejemplo la tabla asMe actual de las actividades consideradas en el procedimiento tomado como ejemplo desde el Fascículo 1 “reconocimiento de estudios realizados en el extranjero por diferencia de planes y programas”.
tabla asme
PASO ACTIVIDAD ÁREA
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RECURSOS HUMANOS
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42 Trasladar los expedientes a Mesa de Partes Actas y certificados 1 X X
43 Recibir el expediente del área de Actas y Certificados Mesa de Partes 1 1 X X
44 Firmar cargo de los expedientes recibidos Mesa de Partes 1 1 1 X X
45 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 X X
46 Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 1 X X
47 Trasladar el expediente al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 X X
48 Recepcionar el expediente del técnico administrativo Mesa de Partes 1 1 X X
49 Revisar el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
50 Firmar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 X X
51 Numerar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
52 Derivar el expediente a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
53 Trasladar el expediente al técnico administrativo Mesa de Partes 1 X X
54 Recibir el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
55 Informar al usuario el pago a realizar en caja Mesa de Partes 1 X X
56 Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devolución Mesa de Partes 1 1 X X
TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
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23 Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad
Actas y certificados 1 1 X X
2424.1 Si el expediente es conforme, hacer el decreto de
conformidad Actas y certificados 1 1 1 1 1 1 X X
24.2 Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución
25 Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaría Actas y certificados 1 1 1 1 X X
26 Trasladar el expediente a la secretaría Actas y certificados 1 X X
27 Recepcionar el expediente deltécnico administrativo Actas y certificados 1 1 X X
28 Revisar el expediente para derivarlo al jefe de área Actas y certificados 1 1 X X
29 Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del área Actas y certificados 1 1 1 1 X X
30 Trasladar la solicitud al jefe del área Actas y certificados 1 X X
31 Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarlo Actas y certificados 1 1 X X
32 Firmar el expediente si es conforme o no Actas y certificados 1 1 1 X X
33 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria
Actas y certificados 1 1 1 1 X X
34 Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes
Actas y certificados 1 1 X X
35 Trasladar la solicitud a la secretaria Actas y certificados 1 X X
36 Recepcionar el expediente verificado Actas y certificados 1 1 X X
37 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Actas y certificados 1 1 X X
38 Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 X X
39 Imprimir cargo para Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 1 X X
40 Esperar acumulación de expedinete Actas y certificados 1 X X
41 Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlos Actas y certificados 1 X X
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS FUNGIBLES NO
FUNGIBLES OTROS
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1 Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios. Mesa de Partes 1 1 X X
2 Revisar la solicitud y los documentos adjuntos. Mesa de Partes 1 1 X X
3 Registrar en el SINAD los datos consignados. Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
4 Imprimir la Hoja de Ruta del expediente. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 X X
5 Imprimir el cargo. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 1 X X
6 Esperar acumulación de expedientes. Mesa de Partes 1 1 X X
7 Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados. Mesa de Partes 1 X X
8 Recepcionar el expediente de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
9 Firmar el cargo de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
10 Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
11 Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
12 Trasladar el expediente al jefe del área. Actas y certificados 1 X X
13 Recibir expediente de la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
14 Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente. Actas y certificados 1 1 X X
1515.1 Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de
conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados 1 1 X X
15.2 Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.
16 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria. Actas y certificados 1 1 X X
17 Trasladar el expediente a la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
18 Revisar el expediente del jefe del área. Actas y certificados 1 1 X X
19 Recibir el expediente. Actas y certificados 1 1 X X
20 Derivar el expediente a través del SINAD. Actas y certificados 1 1 1 1 X X
21 Trasladar el expediente al técnico administrativo. Actas y certificados 1 X X
22 Recepcionar el expediente. Actas y certificados 1 1 x X
20
a partir de la tabla asMe:
• se identifican las actividades de revisión, traslado, espera, archivo que no genera valor agregado y las actividades de control duplicadas; a fin de analizar si dichas actividades son realmente necesarias, lo cual implicaría su eliminación o reducción.
• se identifican si existen actividades que se repiten, a fin de analizar la necesidad de realizar la actividad varias veces dentro de un mismo procedimiento o si ella debe ser eliminada.
analisis de tabla asme actual
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
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42 Trasladar los expedientes a Mesa de Partes Actas y certificados 1 X X
43 Recibir el expediente del área de Actas y Certificados Mesa de Partes 1 1 X X
44 Firmar cargo de los expedientes recibidos Mesa de Partes 1 1 1 X X
45 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 X X
46 Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 1 X X
47 Trasladar el expediente al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 X X
48 Recepcionar el expediente del técnico administrativo Mesa de Partes 1 1 X X
49 Revisar el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
50 Firmar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 X X
51 Numerar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
52 Derivar el expediente a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
53 Trasladar el expediente al técnico administrativo Mesa de Partes 1 X X
54 Recibir el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
55 Informar al usuario el pago a realizar en caja Mesa de Partes 1 X X
56 Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devolución Mesa de Partes 1 1 X X
TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
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23 Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad
Actas y certificados 1 1 X X
2424.1 Si el expediente es conforme, hacer el decreto de
conformidad Actas y certificados 1 1 1 1 1 1 X X
24.2 Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución
25 Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaría Actas y certificados 1 1 1 1 X X
26 Trasladar el expediente a la secretaría Actas y certificados 1 X X
27 Recepcionar el expediente deltécnico administrativo Actas y certificados 1 1 X X
28 Revisar el expediente para derivarlo al jefe de área Actas y certificados 1 1 X X
29 Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del área Actas y certificados 1 1 1 1 X X
30 Trasladar la solicitud al jefe del área Actas y certificados 1 X X
31 Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarlo Actas y certificados 1 1 X X
32 Firmar el expediente si es conforme o no Actas y certificados 1 1 1 X X
33 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria
Actas y certificados 1 1 1 1 X X
34 Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes
Actas y certificados 1 1 X X
35 Trasladar la solicitud a la secretaria Actas y certificados 1 X X
36 Recepcionar el expediente verificado Actas y certificados 1 1 X X
37 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Actas y certificados 1 1 X X
38 Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 X X
39 Imprimir cargo para Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 1 X X
40 Esperar acumulación de expedinete Actas y certificados 1 X X
41 Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlos Actas y certificados 1 X X
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS FUNGIBLES NO
FUNGIBLES OTROS
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1 Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios. Mesa de Partes 1 1 X X
2 Revisar la solicitud y los documentos adjuntos. Mesa de Partes 1 1 X X
3 Registrar en el SINAD los datos consignados. Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
4 Imprimir la Hoja de Ruta del expediente. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 X X
5 Imprimir el cargo. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 1 X X
6 Esperar acumulación de expedientes. Mesa de Partes 1 1 X X
7 Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados. Mesa de Partes 1 X X
8 Recepcionar el expediente de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
9 Firmar el cargo de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
10 Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
11 Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
12 Trasladar el expediente al jefe del área. Actas y certificados 1 X X
13 Recibir expediente de la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
14 Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente. Actas y certificados 1 1 X X
1515.1 Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de
conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados 1 1 X X
15.2 Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.
16 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria. Actas y certificados 1 1 X X
17 Trasladar el expediente a la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
18 Revisar el expediente del jefe del área. Actas y certificados 1 1 X X
19 Recibir el expediente. Actas y certificados 1 1 X X
20 Derivar el expediente a través del SINAD. Actas y certificados 1 1 1 1 X X
21 Trasladar el expediente al técnico administrativo. Actas y certificados 1 X X
22 Recepcionar el expediente. Actas y certificados 1 1 x X
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
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42 Trasladar los expedientes a Mesa de Partes Actas y certificados 1 X X
43 Recibir el expediente del área de Actas y Certificados Mesa de Partes 1 1 X X
44 Firmar cargo de los expedientes recibidos Mesa de Partes 1 1 1 X X
45 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 X X
46 Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 1 X X
47 Trasladar el expediente al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 X X
48 Recepcionar el expediente del técnico administrativo Mesa de Partes 1 1 X X
49 Revisar el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
50 Firmar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 X X
51 Numerar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
52 Derivar el expediente a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
53 Trasladar el expediente al técnico administrativo Mesa de Partes 1 X X
54 Recibir el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
55 Informar al usuario el pago a realizar en caja Mesa de Partes 1 X X
56 Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devolución Mesa de Partes 1 1 X X
TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
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23 Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad
Actas y certificados 1 1 X X
2424.1 Si el expediente es conforme, hacer el decreto de
conformidad Actas y certificados 1 1 1 1 1 1 X X
24.2 Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución
25 Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaría Actas y certificados 1 1 1 1 X X
26 Trasladar el expediente a la secretaría Actas y certificados 1 X X
27 Recepcionar el expediente deltécnico administrativo Actas y certificados 1 1 X X
28 Revisar el expediente para derivarlo al jefe de área Actas y certificados 1 1 X X
29 Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del área Actas y certificados 1 1 1 1 X X
30 Trasladar la solicitud al jefe del área Actas y certificados 1 X X
31 Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarlo Actas y certificados 1 1 X X
32 Firmar el expediente si es conforme o no Actas y certificados 1 1 1 X X
33 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria
Actas y certificados 1 1 1 1 X X
34 Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes
Actas y certificados 1 1 X X
35 Trasladar la solicitud a la secretaria Actas y certificados 1 X X
36 Recepcionar el expediente verificado Actas y certificados 1 1 X X
37 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Actas y certificados 1 1 X X
38 Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 X X
39 Imprimir cargo para Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 1 X X
40 Esperar acumulación de expedinete Actas y certificados 1 X X
41 Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlos Actas y certificados 1 X X
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS FUNGIBLES NO
FUNGIBLES OTROS
OPER
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1 Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios. Mesa de Partes 1 1 X X
2 Revisar la solicitud y los documentos adjuntos. Mesa de Partes 1 1 X X
3 Registrar en el SINAD los datos consignados. Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
4 Imprimir la Hoja de Ruta del expediente. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 X X
5 Imprimir el cargo. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 1 X X
6 Esperar acumulación de expedientes. Mesa de Partes 1 1 X X
7 Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados. Mesa de Partes 1 X X
8 Recepcionar el expediente de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
9 Firmar el cargo de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
10 Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
11 Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
12 Trasladar el expediente al jefe del área. Actas y certificados 1 X X
13 Recibir expediente de la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
14 Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente. Actas y certificados 1 1 X X
1515.1 Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de
conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados 1 1 X X
15.2 Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.
16 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria. Actas y certificados 1 1 X X
17 Trasladar el expediente a la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
18 Revisar el expediente del jefe del área. Actas y certificados 1 1 X X
19 Recibir el expediente. Actas y certificados 1 1 X X
20 Derivar el expediente a través del SINAD. Actas y certificados 1 1 1 1 X X
21 Trasladar el expediente al técnico administrativo. Actas y certificados 1 X X
22 Recepcionar el expediente. Actas y certificados 1 1 x X
21
asimismo se analiza el diagrama de flujo actual:
*La acción de traslado se debe utilizar solo para distancias considerables, dentro de una misma área, cuando un persona le entrega a otra, es suficiente colocar la flecha ( ).
análisis del diagrama de flujo actual
se analizan las acciones para:
1. eliminar o
2. Plantear una propuesta
Mesa de Partes
Técnico Administrativo
Actas y certificados
Secretaria Jefe de área
Mesa de Partes
Técnico Administrativo
Técnico Administrativo
Actas y certificados
Actas y certificados
Inicio
Recepcionar la solicitud
Revisar la solicitud y los documentos
adjuntos
Registrar en el SINAD los datos
consignados
Imprimir la Hoja de Ruta
Imprimir el cargo
Firmar el cargo de Mesa de
Partes
Revisar el expediente
Derivar el expediente
a través del SINAD
Trasladar la solicitud
Recepcionar el expediente
Mandar a hacer la nota
de devolución
Recibir el expediente
Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente
¿Es conforme?
SI
NO
Mandar a hacer el decreto de conformidad
Derivar el expediente
Trasladar el expediente
Revisar el expediente
Trasladar el expediente
Derivar el expediente
a través del SINAD
Recibir el expediente
Hacer la nota de
devolución
Recepcionarel expediente
Revisar el expediente
¿Es conforme?
SI
NO
Hacer el decreto de
conformidad
Derivar el expediente a través del
SINAD
Trasladar el expediente
1
No debe estar tan disgregadaAcción Propuesta:agrupación de actividades “imprimirla Hoja de ruta y el cargo”.
Esperar acumulación de
espedientes
Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere reemplazar “Hacer” por “Formular”.
Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere reemplazar “Mandar a hacer” por Designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad.
¡Qué revisa? El expediente ha sido revisado 5 veces.Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
¡Qué revisa? La revisión está asociada a una decisión: ¡Expediente conforme?Acción propuesta:
Disgragación innecesaria de actividades.Acción propuesta: agrupación de actividades. “Recepcionar expediente y firmar el cargo de Mesa de partes”.
¡Qué revisa? Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
Imprecisión de actividadAcción propuesta: precisión “¡cumple con los requisitos?
¡Qué revisa? El Jefe de Área ya indicó una acción.Acción propuesta:eliminación de actividad.
Mesa de Partes
Técnico Administrativo
Actas y certificados
Secretaria Jefe de área
Mesa de Partes
Técnico Administrativo
Técnico Administrativo
Actas y certificados
Actas y certificados
Inicio
Recepcionar la solicitud
Revisar la solicitud y los documentos
adjuntos
Registrar en el SINAD los datos
consignados
Imprimir la Hoja de Ruta
Imprimir el cargo
Firmar el cargo de Mesa de
Partes
Revisar el expediente
Derivar el expediente
a través del SINAD
Trasladar la solicitud
Recepcionar el expediente
Mandar a hacer la nota
de devolución
Recibir el expediente
Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente
¿Es conforme?
SI
NO
Mandar a hacer el decreto de conformidad
Derivar el expediente
Trasladar el expediente
Revisar el expediente
Trasladar el expediente
Derivar el expediente
a través del SINAD
Recibir el expediente
Hacer la nota de
devolución
Recepcionarel expediente
Revisar el expediente
¿Es conforme?
SI
NO
Hacer el decreto de
conformidad
Derivar el expediente a través del
SINAD
Trasladar el expediente
1
No debe estar tan disgregadaAcción Propuesta:agrupación de actividades “imprimirla Hoja de ruta y el cargo”.
Esperar acumulación de
espedientes
Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere reemplazar “Hacer” por “Formular”.
Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere reemplazar “Mandar a hacer” por Designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad.
¡Qué revisa? El expediente ha sido revisado 5 veces.Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
¡Qué revisa? La revisión está asociada a una decisión: ¡Expediente conforme?Acción propuesta:
Disgragación innecesaria de actividades.Acción propuesta: agrupación de actividades. “Recepcionar expediente y firmar el cargo de Mesa de partes”.
¡Qué revisa? Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
Imprecisión de actividadAcción propuesta: precisión “¡cumple con los requisitos?
¡Qué revisa? El Jefe de Área ya indicó una acción.Acción propuesta:eliminación de actividad.
* La acción de traslado se debe utilizar solo para distancias considerables, dentro de una misma área, cuando un persona le entrega a o otra, es suficiente colocar la flecha ( ).
Anexo 2Análisis del Diagrama de Flujo actual
Mandar a hacer la nota de
devolución
Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente
Recibir el expediente
Trasladar la solicitud
Derivar el expediente
a través del SINAD
Revisar el expediente
Firmar el cargo de Mesa de
Partes
Esperar acumulación de
expedientes
Imprimir el cargo
Imprimir la Hoja de Ruta
Registrar en el SINAD los datos
consignados
Revisar la solicitud y los documentos
adjuntos
Recepcionar la solicitud
Inicio
Trasladar el expediente
Derivar el expediente
Derivar el expediente
a través del SINAD
Trasladar el expediente
Revisar el expediente
Recibir el expediente
Mandar a hacer el decreto de conformidad
Recepcionar el expediente
Trasladar el expediente
Recepcionar el expediente
Trasladar el expediente
Derivar el expediente a través del
SINAD
1
Hacer el decreto de
conformidad
Actas y certificados
Actas y certificados
Técnico Administrativo
Jefe de Oficina
Mesa de Partes
Jefe de Área
Secretaria
Actas y certificados
Técnico Administrativo
Mesa de Partes
SI
NO
Hacer la nota de
devolución
Revisar el expediente
SI
NO
No debe estar tan disgregado: Acción propuesta:agrupación de actividades “Imprimir la Hoja de ruta y el cargo”.
Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere remplazar “Mandar a hacer” por Designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad.
¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 5 veces. Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
Redacción inapropiada. Acción propuesta:Se sugiere remplazar “Hacer” por “Formular”.
Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recepcionar expediente y firmar el cargo de Mesa de partes”.
Imprecisión de actividad. Acción propuesta:precisión ¿Cumple con los requisitos?
¿Qué revisa? El Jefe de Área ya indicó una acción. Acción propuesta:eliminación de actividad.
¿Qué revisa? Una revisión está asociada a una decisión: ¿Expediente conforme? Acción propuesta:
¿Qué revisa? Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
¿Es conforme?
¿Es conforme?
Actas y certificados
Actas y certificados
Técnico Administrativo
Jefe de Oficina
Mesa de Partes
Jefe de Área
Trasladar los expedientes
Secretaria
Actas y certificados
Técnico Administrativo
Mesa de Partes
Trasladar la solicitud
Derivar el expediente
a través del SINAD
Firmar el expediente
Derivar el expediente a través de la
Hoja de Ruta
Recepcionar el expediente
Recepcionar el expediente
Recoger los expedientes
Derivar el expediente
a través del SINAD
Fin
Trasladar el expediente
Trasladar el expediente
Entregar al ususario el decreto numerado
o la nota de devolución
Informar al usuario el pago
a realizar en caja
Recibir el expediente
Derivar el expediente
a través del SINAD
Revisar el expediente
Firmar cargo
Recibir el expediente
1
Derivar el expediente
a través del SINAD
Trasladar el expediente
Esperar acumulación de
expedientes
Derivar el expediente
a través del SINAD
Imprimir cargo
Revisar el expediente
Firmar el decreto de
convalidación
Numerar el decreto de
convalidación
Revisar el expediente
Recepcionar el expediente
Revisar el expediente
Recepcionar el expediente
Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recibir expedientes y trasladarlos”.
Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recibir expediente y firmar cargo”.
¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 7 veces. Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 9 veces a lo largo de todo el procedimiento. Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 5 veces. Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta:agrupación de actividades, “Registrar el expediente en el SINAD y entregarlo junto con la hoja de ruta”.
¿Qué revisa? El Jefe de Área ya firmó el expediente. Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
22
Mientras que la tabla asMe, por su estructura, permite identificar rápidamente el tipo de actividad y si ella tiene valor agregado; el diagrama de flujo, por ser una herramienta gráfica, posibilita el análisis de las actividades con mayor facilidad a partir del recorrido realizado.
continuando con el ejemplo, a partir del análisis de la tabla asMe y del diagrama de flujo, se han identificado actividades de revisión, cuyo análisis se presenta posteriormente:
• actividad 2: revisar la solicitud y los documentos adjuntos, por el técnico administrativo de Mesa de partes.
esta revisión es necesaria para asegurar contar con toda la documentación que se requiere para empezar el procedimiento.
• actividad 10: revisar el expediente para derivarlo al jefe de área, por la secretaria de actas y certificados.
esta actividad no es necesaria porque ya se constató que el expediente está completo (ver actividad 2 del listado).
• actividad 14: Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente, por el jefe de área de actas y certificados.
esta verificación es necesaria pues con la revisión del expediente, el jefe puede decidir si se formula el decreto de conformidad o la nota de devolución.
• actividad 19: revisar el expediente, por la secretaria de actas y certificados.
no es necesaria esta verificación porque el jefe ya tomó una decisión respecto al expediente (ver actividad 14 del listado).
• actividad 23: revisar el expediente a fin de derivarlo para la elaboración del decreto de conformidad o la nota de devolución, por la secretaria de actas y certificados.
La revisión es innecesaria dado que el jefe ya tomó una decisión respecto al expediente (ver actividad 14 del listado); y dado que el decreto de conformidad o la nota de devolución se realiza inmediatamente después de la actividad 14 por el mismo jefe, se eliminan varias actividades, acortando el flujo del procedimiento.
23
• actividad 28: revisar el expediente para derivarlo al jefe del área, por la secretaria de actas y certificados.
no es necesaria esta verificación porque el técnico administrativo no formula el decreto de conformidad o la nota de devolución por lo que no necesita retornar al jefe para su firma.
• actividad 37: revisar el expediente para derivarlo a través del sinad, por la secretaria de actas y certificados.
no es necesaria esta verificación porque el jefe ya tomó una decisión respecto al expediente (ver actividad 14 del listado); solo debe ser registrado en el sinad.
• actividad 45: revisar el expediente para derivarlo a través del sinad, por el técnico administrativo de Mesa de partes.
no es necesaria esta verificación en vista que el jefe ya tomó una decisión respecto al expediente (ver actividad 14 del listado); solo debe ser registrado en el sinad.
como resultado del análisis, se cuenta con un nuevo flujo para el procedimiento, en el que se ha evitado retornos innecesarios y continuas revisiones de documentos.
La propuesta de procedimiento se nutre del análisis conjunto de la tabla y diagrama actuales. es decir, las recomendaciones realizadas a la tabla asMe actual se conjugan con las realizadas al diagrama de flujo. de dicha combinación se propone
la nueva tabla asMe y el nuevo diagrama de flujo.
A CONsIDERAR
24
B. Esbozo del nuevo procedimiento
como parte del análisis realizado, se esboza el nuevo procedimiento luego de eliminar actividades innecesarias y/o de modificar la secuencia correspondiente.
el esbozo del nuevo procedimiento se plasma en la tabla asMe propuesta y en el diagrama de Flujo propuesto, los cuales reflejan las modificaciones al procedimiento elegido, como se presenta a continuación:
Tabla comparativa de procedimiento
anterior procedimiento administratiVo
nueVo procedimiento administratiVo
25
del ejemplo presentado, “reconocimiento de estudios realizados en el extranjero por diferencia de planes y programas”:
• se ha reducido el número de actividades sin valor agregado; ahora cuenta con solo cuatro (eran trece).
• Ha disminuido el número de actividades de control; las cuales descienden a dos (antes eran nueve).
es importante la participación de todos los involucrados en la
simplificación administrativa del procedimiento priorizado, a fin que
se identifiquen con el cambio y se apropien de la propuesta.
A CONsIDERAR
26
Para ello, se coloca:
• en la primera columna, se escriben solo los elementos que han sido modificados por la simplificación y muestran una diferencia respecto al procedimiento actual (antes de la simplificación).
• en la segunda columna, según el elemento registrado en la primera columna y considerando el procedimiento actual (antes de la simplificación), se escribe la cantidad correspondiente. considerando el ejemplo presentado en la tabla 2, se registra: número de acciones/ actividades; tiempo requerido, número de áreas participantes, entre otros.
• en la tercera columna, se escribe la cantidad solicitada según el elemento que figura en la primera columna, a partir del procedimiento simplificado.
• Finalmente, en la cuarta columna se registra la diferencia entre la segunda y tercera columna, por fila.
en la tabla también puede incluir costos, números de requisitos, etc.
C. Elaboración de cuadro comparativo para visualizar las diferencias generadas
Luego de formulada la propuesta, se consolida la información en un cuadro comparativo que ayuda a visualizar las diferencias generadas entre el procedimiento actual y el procedimiento propuesto.
Elemento de análisisProcedimiento
DiferenciaActual Propuesto
actividades 56 29 27con valor añadido 34 23 11sin valor añadido 13 4 9control 9 2 7tiempo 3.26 2.67 0.59cantidad de áreas participantes 2 2 0recursosPersonal directo 4 4 0Material fungible 3 3 0Material no fungible 2 2 0
tabla n° 2: procedimiento actual vs. procedimiento propuesto a nivel de cantidad
27
pROpuEStA DE mODIfICACIÓN DEL mARCO NORmAtIvO quE REGuLA EL pROCEDImIENtO A SImpLIfICAR
en este segundo paso, el equipo de Mejora continua – eMc, vuelve a abordar el marco normativo que regula el procedimiento a simplificar, a través de las siguientes acciones:
A. identificación de las normas que impiden la implementación de la propuesta de simplificación
B. Formulación de la propuesta de normativa
A. Identificación de las normas que impiden la implementación de la propuesta de simplificación
Para identificar las normas que impiden la implementación de la propuesta de simplificación administrativa, se revisa el “Formato para el diagnóstico legal”, instrumento que figura en el Fascículo 2 (ver Paso 2). es importante recordar que con dicho listado se identifica cuál de las normas impide la implementación de la propuesta de simplificación administrativa.
FORMATO PARA EL DIAGNÓSTICO LEGAL
N° Tipo Número Sumilla Contribución Cambio
1 decreto supremo 011-2012-ed Ley General de educación
art. 35 certificación de
estudiosno
¿qué conoces sobre el tema?
¿qué aspectos se debe tener en cuenta para realizar la propuesta de modificación del marco normativo?
28
B. Formulación de la propuestas de normativas
en caso exista alguna norma legal que obstaculice el rediseño del procedimiento, se recomienda elaborar las propuestas normativas correspondientes para modificar el marco legal vigente.
La modificación del marco normativo vinculado al procedimiento a
simplificar debe estar sustentada en normativas vigentes.
A CONsIDERAR
29
pROpuEStA DE mODIfICACIÓN DE EquIpAmIENtO E INfRAEStRuCtuRA RELACIONADA AL pROCEDImIENtO A SImpLIfICAR
el acondicionamiento de la infraestructura y equipamiento no es una condición para rediseñar el procedimiento. sin embargo, es importante contar con un listado de los programas o software que se utilizan en el procedimiento. ello se debe realizar en forma de inventario.
si se requiere la implementación de algún software se recomienda que el diseño final se realice una vez que se haya aprobado, con norma, el nuevo procedimiento simplificado.
La compra de tecnología de información (hardware o software) debe ser
coordinada con el área de sistemas/informática de la entidad pública.
A CONsIDERAR
¿qué conoces sobre el tema?
¿qué aspectos se debe tener en cuenta para realizar una propuesta de modificación de equipamiento e infraestructura?
30
ELAbORACIÓN DEL NuEvO COStEO AL pROCEDImIENtO A SImpLIfICAR
una vez realizados los cambios, es decir de contar con un procedimiento mejorado, debe ser nuevamente costeado. Por ello, se recomienda revisar el “Paso 4. diagnóstico de costos relacionados al procedimiento a simplificar”, del Fascículo 2; en el que se menciona el uso del aplicativo informático “sistema de determinación de costos de procedimiento administrativo y servicios prestados en exclusividad” que figura en la siguiente dirección Web:
http://sgp.pcm.gob.pe/micosto30
ELABORACIÓN DEL NUEVO COSTEO AL PROCEDIMIENTO A SIMPLIFICAR
Una vez realizados los cambios, es decir de contar con un procedimiento mejorado, debe ser nuevamente costeado. Por ello, se recomienda revisar el “Paso 4. Diagnóstico de costos relacionados al procedimiento a simplificar”, del Fascículo 2; en el que se menciona el uso del aplicativo informático “Sistema de determinación de costos de procedimiento administrativo y servicios prestados en exclusividad” que figura en la siguiente dirección Web:
http://sgp.pcm.gob.pe/micosto
¿Qué conoces sobre el tema?
¿Qué aspectos consideran para elaborar el nuevo costeo al procedimiento a simplificar?
¿qué conoces sobre el tema?
¿qué aspectos se debe considerar para elaborar el nuevo costeo al procedimiento a simplificar?
31
propuesta de fortalecimiento de capacidades.
es recomendable que el área responsable de recursos Humanos de la entidad diseñe un plan de capacitación orientado a cerrar las brechas de conocimientos y habilidades del personal en relación al procedimiento mejorado.
dicho plan debe estar en función a la información presentada al comité de dirección (ver “Paso 5. Presentación de la situación actual, del procedimiento presentado al comité de dirección”, Fascículo 2).
diseña un plan de capacitación
La propuesta de fortalecimiento de
capacidades
información presentada al comité
de dirección
quien
cerrar las brechas
de conocimientos de habilidades
servidores que laboran en la entidad pública
para
de las y los
Área de recursos Humanos de la entidad pública
está a cargo del
en función a la
32
pRESENtACIÓN AL COmIté DE DIRECCIÓN DE LA pROpuEStA DE SImpLIfICACIÓN ADmINIStRAtIvA
en este quinto paso, el equipo de Mejora continua – eMc, presenta al comité de dirección la propuesta de simplificación administrativa. Para ello realiza dos acciones:
A. elaboración del informe de rediseño
B. documentación del procedimiento según formato
A. Elaboración del informe de rediseño
el equipo de Mejora continua – eMc, elabora el informe de rediseño que responde a la siguiente estructura:
• Propuesta de mejora:
• tabla asMe de la propuesta de procedimiento simplificado
• diagrama de flujo de la propuesta de procedimiento simplificado
• identificación de normas que requieren modificarse y/o derogarse, así como la propuesta de norma, en caso sea necesario
• detalle de necesidades de equipamiento e infraestructura
• Propuesta de fortalecimiento de capacidades
• tabla comparativa de procedimiento: Procedimiento actual vs. Procedimiento propuesto
una vez elaborado el informe, se presenta al comité de dirección de simplificación administrativa para su aprobación.
en caso el comité de dirección de simplificación administrativa tuviera observaciones a la propuesta presentada, el equipo de Mejora continua - eMc reajustará la propuesta de simplificación administrativa.
¿qué conoces sobre el tema?
¿qué aspectos se debe considerar para la presentación al Comité de Dirección de la propuesta de simplificación administrativa?
33
Control de cambios
Versión sección / Ítem descripción del cambio
B. Documentación del procedimiento según el formato (anexo 5)
con la finalidad de facilitar la elaboración y actualización, en base a criterios uniformes, se sugiere documentar el procedimiento en el formato de procedimiento propuesto.
Unidad orgánica Visto y sello
elaborado por: (nombre de la unidad orgánica)
Validado por: (nombre de la unidad orgánica)
revisado por:
[nombre de la unidad orgánica de la entidad pública encargada de organización y
métodos]
código: Vigencia: Versión:
procedimiento administrativo:
código: Versión:
nombre del procedimiento administrativo. dicho nombre debe ser reducido y que exprese el resultado a obtener:
sustantivo derivado de un verbo que actúa + sujeto y objeto
ejemplo:
expedición de certificados y títulos profesionales.
La unidad orgánica de la entidad pública responsable de organización y métodos colocará el código.
Fecha correspondiente al día siguiente de aprobación del procedimiento administrativo mediante resolución emitida por la entidad pública.La fecha se registra de acuerdo al siguiente formato: día, mes y año dd/mm/aaaa
La versión cambiará en la medida que el procedimiento administrativo sufra alguna modificación. Las versiones serán correlativas: 01,02…etc.
asignado por la unidad orgánica de la entidad pública encargada de organización y métodos.
procedimiento.................
carátula(Encabezado)
CONTENIDO(Encabezado de contenido)
nombre del procedimiento administrativo
encabezado, debe ir en cada hoja para facilitar la identificación del procedimiento.
La versión cambiará en la medida que el procedimiento administrativo sufra alguna modificación. La versión será correlativa: 01,02…etc.
La sección “control de cambios” permite contar con la relación de cambios realizados al procedimiento administrativo por cada versión. en esta sección se registra:
•Númerodeversión.•Secciónquesemodificó(objetivo,alcance,requisitos,etc.)•Detalledelcambiorespectoalaversiónanterior,especificandosi: se añadió…., se eliminó…, etc.
se coloca en hoja aparte para facilitar actualizaciones.
34
i. objetivo
II. Alcance
III. Base legal
iV. siglas y definiciones
1.
2.
V. requisitos para iniciar el procedimiento
nombre del documento Fuente
1.
2.
procedimiento administrativo:
código: Versión:
(Encabezado de contenido)Propósito que se desea alcanzar.
se recomienda estructurar el objetivo de acuerdo a la siguiente sintaxis: su redacción inicia con un verbo en infinitivo + Propósito que se desea alcanzar.
ejemplo: incrementar las habilidades de los servidores públicos en las funciones que desempeñan.
Permite definir y describir las fronteras del procedimiento administrativo. indica el ámbito de aplicación. en caso existan exclusiones, deben señalarse.
relación de documentos que soportan el procedimiento administrativo: leyes, norma, resoluciones, etc.
descripción del significado de las siglas y conceptos utilizados a lo largo del procedimiento administrativo; a fin de facilitar su comprensión
se recomienda colocar solo lo necesario a fin de no extender demasiado la sección.
se precisa el nombre del documento.
ejemplo:
cuadro de distribución.
se indica la procedencia del documento registrado.
ejemplo:
dirección Pedagógica (considerando como documento registrado el cuadro de distribución).
Permite registrar los requisitos documentales o de información necesaria para iniciar el procedimiento administrativo.
35
en el anexo 5 se muestra el formato de documentación de procedimiento del Minedu.
Vi. actividades del procedimiento
n° actividad unidad orgánica responsable tiempo
(min)1° elabora oficio de solicitud
de asesoría técnica para elaborar el manual de procedimientos dirigido al jefe de la unidad orgánica de la entidad pública encargada de organización y métodos.
innovación y
desarrollo secretaria 8
2°3°
tiempo total
Vii. documentos que se generan
nombre del documento
1.
2.
Viii. procedimientos relacionados
1.
2.IX. diagrama de flujo del procedimiento administrativo
anexar diagrama de flujo
X. Anexos
procedimiento administrativo:
código: Versión:
(Encabezado de contenido)
en esta sección se describe secuencialmente las actividades que se desarrollan en el procedimiento administrativo, que permita conocer con mayor precisión las acciones, documentos y flujos de información que los servidores públicos llevan a cabo para la generación del servicio.
se listan los documentos que se generan durante el procedimiento administrativo.
se menciona el nombre de los procedimientos administrativos con los que se relaciona el presente documento.
se anexa el diagrama de flujo correspondiente al procedimiento administrativo simplificado (formulado, de preferencia en una hoja de cálculo).
se enumeran y adjuntan los documentos relacionados al procedimiento administrativo.
se registra:a. La actividad, de acuerdo a la secuencia correspondiente al interior del procedimiento.b. La unidad orgánica, oficina o dirección donde se realiza la actividadc. el responsable, específicamente, el cargo de quien realiza la actividad.d. el tiempo de duración de la actividad (en minutos).
37
ANExOS
38
Anexo N° 1análisis de tabla asme actual
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
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rica
PCs
42 Trasladar los expedientes a Mesa de Partes Actas y certificados 1 X X
43 Recibir el expediente del área de Actas y Certificados Mesa de Partes 1 1 X X
44 Firmar cargo de los expedientes recibidos Mesa de Partes 1 1 1 X X
45 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 X X
46 Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 1 X X
47 Trasladar el expediente al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 X X
48 Recepcionar el expediente del técnico administrativo Mesa de Partes 1 1 X X
49 Revisar el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
50 Firmar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 X X
51 Numerar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
52 Derivar el expediente a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
53 Trasladar el expediente al técnico administrativo Mesa de Partes 1 X X
54 Recibir el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
55 Informar al usuario el pago a realizar en caja Mesa de Partes 1 X X
56 Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devolución Mesa de Partes 1 1 X X
TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
OPER
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n PC
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Ener
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rica
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23 Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad
Actas y certificados 1 1 X X
2424.1 Si el expediente es conforme, hacer el decreto de
conformidad Actas y certificados 1 1 1 1 1 1 X X
24.2 Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución
25 Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaría Actas y certificados 1 1 1 1 X X
26 Trasladar el expediente a la secretaría Actas y certificados 1 X X
27 Recepcionar el expediente deltécnico administrativo Actas y certificados 1 1 X X
28 Revisar el expediente para derivarlo al jefe de área Actas y certificados 1 1 X X
29 Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del área Actas y certificados 1 1 1 1 X X
30 Trasladar la solicitud al jefe del área Actas y certificados 1 X X
31 Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarlo Actas y certificados 1 1 X X
32 Firmar el expediente si es conforme o no Actas y certificados 1 1 1 X X
33 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria
Actas y certificados 1 1 1 1 X X
34 Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes
Actas y certificados 1 1 X X
35 Trasladar la solicitud a la secretaria Actas y certificados 1 X X
36 Recepcionar el expediente verificado Actas y certificados 1 1 X X
37 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Actas y certificados 1 1 X X
38 Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 X X
39 Imprimir cargo para Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 1 X X
40 Esperar acumulación de expedinete Actas y certificados 1 X X
41 Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlos Actas y certificados 1 X X
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS FUNGIBLES NO
FUNGIBLES OTROS
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1 Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios. Mesa de Partes 1 1 X X
2 Revisar la solicitud y los documentos adjuntos. Mesa de Partes 1 1 X X
3 Registrar en el SINAD los datos consignados. Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
4 Imprimir la Hoja de Ruta del expediente. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 X X
5 Imprimir el cargo. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 1 X X
6 Esperar acumulación de expedientes. Mesa de Partes 1 1 X X
7 Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados. Mesa de Partes 1 X X
8 Recepcionar el expediente de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
9 Firmar el cargo de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
10 Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
11 Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
12 Trasladar el expediente al jefe del área. Actas y certificados 1 X X
13 Recibir expediente de la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
14 Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente. Actas y certificados 1 1 X X
1515.1 Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de
conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados 1 1 X X
15.2 Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.
16 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria. Actas y certificados 1 1 X X
17 Trasladar el expediente a la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
18 Revisar el expediente del jefe del área. Actas y certificados 1 1 X X
19 Recibir el expediente. Actas y certificados 1 1 X X
20 Derivar el expediente a través del SINAD. Actas y certificados 1 1 1 1 X X
21 Trasladar el expediente al técnico administrativo. Actas y certificados 1 X X
22 Recepcionar el expediente. Actas y certificados 1 1 x X
PASOACTIVIDADÁREA
CONTADOR DE RECURSOSTIPO DE ACTIVIDADTIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLESOTROS
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Reparación PC´s
Energía Eléctrica
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42Trasladar los expedientes a Mesa de PartesActas y certificados1XX
43Recibir el expediente del área de Actas y CertificadosMesa de Partes11XX
44Firmar cargo de los expedientes recibidosMesa de Partes111XX
45Revisar el expediente para derivarlos a través del SINADMesa de Partes11XX
46Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficinaMesa de Partes11XX
47Trasladar el expediente al jefe de la oficinaMesa de Partes1XX
48Recepcionar el expediente del técnico administrativoMesa de Partes11XX
49Revisar el expedienteMesa de Partes11XX
50Firmar el decreto de convalidaciónMesa de Partes111XX
51Numerar el decreto de convalidaciónMesa de Partes1111XX
52Derivar el expediente a través del SINADMesa de Partes1111XX
53Trasladar el expediente al técnico administrativoMesa de Partes1XX
54Recibir el expedienteMesa de Partes11XX
55Informar al usuario el pago a realizar en cajaMesa de Partes1XX
56Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devoluciónMesa de Partes11XX
TOTAL2218642411134314359102034913
PASOACTIVIDADÁREA
CONTADOR DE RECURSOSTIPO DE ACTIVIDADTIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLESOTROS
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Jefe de Oficina
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Reparación PC´s
Energía Eléctrica
PCs
23Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad
Actas y certificados11XX
2424.1Si el expediente es conforme, hacer el decreto de
conformidadActas y certificados111111XX
24.2Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución
25Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaríaActas y certificados1111XX
26Trasladar el expediente a la secretaríaActas y certificados1XX
27Recepcionar el expediente deltécnico administrativoActas y certificados11XX
28Revisar el expediente para derivarlo al jefe de áreaActas y certificados11XX
29Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del áreaActas y certificados1111XX
30Trasladar la solicitud al jefe del áreaActas y certificados1XX
31Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarloActas y certificados11XX
32Firmar el expediente si es conforme o noActas y certificados111XX
33Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria
Actas y certificados1111XX
34Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes
Actas y certificados11XX
35Trasladar la solicitud a la secretariaActas y certificados1XX
36Recepcionar el expediente verificadoActas y certificados11XX
37Revisar el expediente para derivarlos a través del SINADActas y certificados11XX
38Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de PartesActas y certificados1111XX
39Imprimir cargo para Mesa de PartesActas y certificados11111XX
40Esperar acumulación de expedineteActas y certificados1XX
41Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlosActas y certificados1XX
PASOACTIVIDADÁREA
CONTADOR DE RECURSOSTIPO DE ACTIVIDADTIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOSFUNGIBLESNO
FUNGIBLESOTROS
OPERACIÓN
REVISIÓN
TRASLADO
ESPERA
ARCHIVO
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Técnico Adm
inistrativo
Secretaria
Jefe del Área
Jefe de Oficina
Papel Bond A4
Grapa
Bolígrafo
Tinta
Foliador
Reparación PC´s
Energía Eléctrica
PCs
1Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios.Mesa de Partes11XX
2Revisar la solicitud y los documentos adjuntos.Mesa de Partes11XX
3Registrar en el SINAD los datos consignados.Mesa de Partes1111XX
4Imprimir la Hoja de Ruta del expediente.Mesa de Partes11111XX
5Imprimir el cargo.Mesa de Partes111111XX
6Esperar acumulación de expedientes.Mesa de Partes11XX
7Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados.Mesa de Partes1XX
8Recepcionar el expediente de Mesa de Partes.Actas y certificados11XX
9Firmar el cargo de Mesa de Partes.Actas y certificados11XX
10Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área.Actas y certificados111XX
11Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área.Actas y certificados111XX
12Trasladar el expediente al jefe del área.Actas y certificados1XX
13Recibir expediente de la secretaría.Actas y certificados11XX
14Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente.Actas y certificados11XX
1515.1Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de
conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados11XX
15.2Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.
16Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria.Actas y certificados11XX
17Trasladar el expediente a la secretaría.Actas y certificados11XX
18Revisar el expediente del jefe del área.Actas y certificados11XX
19Recibir el expediente.Actas y certificados11XX
20Derivar el expediente a través del SINAD.Actas y certificados1111XX
21Trasladar el expediente al técnico administrativo.Actas y certificados1XX
22Recepcionar el expediente.Actas y certificados11xX
39
en la tabla asMe se puede visualizar que el procedimiento tiene varios retornos en su recorrido. es importante analizar si realmente dichos retornos son necesarios o si el flujo puede modificarse para evitarlos.
Muchas veces los retornos suceden porque demasiadas personas intervienen en el procedimiento (ver imagen 1).
se recomienda analizar las actividades sin valor agregado, las de control y las de espera para eliminarlas o reducirlas.PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
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42 Trasladar los expedientes a Mesa de Partes Actas y certificados 1 X X
43 Recibir el expediente del área de Actas y Certificados Mesa de Partes 1 1 X X
44 Firmar cargo de los expedientes recibidos Mesa de Partes 1 1 1 X X
45 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 X X
46 Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 1 X X
47 Trasladar el expediente al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 X X
48 Recepcionar el expediente del técnico administrativo Mesa de Partes 1 1 X X
49 Revisar el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
50 Firmar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 X X
51 Numerar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
52 Derivar el expediente a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
53 Trasladar el expediente al técnico administrativo Mesa de Partes 1 X X
54 Recibir el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
55 Informar al usuario el pago a realizar en caja Mesa de Partes 1 X X
56 Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devolución Mesa de Partes 1 1 X X
TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
OPER
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23 Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad
Actas y certificados 1 1 X X
2424.1 Si el expediente es conforme, hacer el decreto de
conformidad Actas y certificados 1 1 1 1 1 1 X X
24.2 Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución
25 Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaría Actas y certificados 1 1 1 1 X X
26 Trasladar el expediente a la secretaría Actas y certificados 1 X X
27 Recepcionar el expediente deltécnico administrativo Actas y certificados 1 1 X X
28 Revisar el expediente para derivarlo al jefe de área Actas y certificados 1 1 X X
29 Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del área Actas y certificados 1 1 1 1 X X
30 Trasladar la solicitud al jefe del área Actas y certificados 1 X X
31 Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarlo Actas y certificados 1 1 X X
32 Firmar el expediente si es conforme o no Actas y certificados 1 1 1 X X
33 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria
Actas y certificados 1 1 1 1 X X
34 Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes
Actas y certificados 1 1 X X
35 Trasladar la solicitud a la secretaria Actas y certificados 1 X X
36 Recepcionar el expediente verificado Actas y certificados 1 1 X X
37 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Actas y certificados 1 1 X X
38 Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 X X
39 Imprimir cargo para Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 1 X X
40 Esperar acumulación de expedinete Actas y certificados 1 X X
41 Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlos Actas y certificados 1 X X
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS FUNGIBLES NO
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1 Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios. Mesa de Partes 1 1 X X
2 Revisar la solicitud y los documentos adjuntos. Mesa de Partes 1 1 X X
3 Registrar en el SINAD los datos consignados. Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
4 Imprimir la Hoja de Ruta del expediente. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 X X
5 Imprimir el cargo. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 1 X X
6 Esperar acumulación de expedientes. Mesa de Partes 1 1 X X
7 Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados. Mesa de Partes 1 X X
8 Recepcionar el expediente de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
9 Firmar el cargo de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
10 Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
11 Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
12 Trasladar el expediente al jefe del área. Actas y certificados 1 X X
13 Recibir expediente de la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
14 Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente. Actas y certificados 1 1 X X
1515.1 Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de
conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados 1 1 X X
15.2 Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.
16 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria. Actas y certificados 1 1 X X
17 Trasladar el expediente a la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
18 Revisar el expediente del jefe del área. Actas y certificados 1 1 X X
19 Recibir el expediente. Actas y certificados 1 1 X X
20 Derivar el expediente a través del SINAD. Actas y certificados 1 1 1 1 X X
21 Trasladar el expediente al técnico administrativo. Actas y certificados 1 X X
22 Recepcionar el expediente. Actas y certificados 1 1 x X
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
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n PC
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Ener
gía
Eléct
rica
PCs
42 Trasladar los expedientes a Mesa de Partes Actas y certificados 1 X X
43 Recibir el expediente del área de Actas y Certificados Mesa de Partes 1 1 X X
44 Firmar cargo de los expedientes recibidos Mesa de Partes 1 1 1 X X
45 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 X X
46 Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 1 X X
47 Trasladar el expediente al jefe de la oficina Mesa de Partes 1 X X
48 Recepcionar el expediente del técnico administrativo Mesa de Partes 1 1 X X
49 Revisar el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
50 Firmar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 X X
51 Numerar el decreto de convalidación Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
52 Derivar el expediente a través del SINAD Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
53 Trasladar el expediente al técnico administrativo Mesa de Partes 1 X X
54 Recibir el expediente Mesa de Partes 1 1 X X
55 Informar al usuario el pago a realizar en caja Mesa de Partes 1 X X
56 Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devolución Mesa de Partes 1 1 X X
TOTAL 22 18 6 4 2 4 1 1 13 43 14 35 9 10 2 0 34 9 13
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLES OTROS
OPER
ACIÓ
N
REVI
SIÓN
TRAS
LADO
ESPE
RA
ARCH
IVO
VA
CONT
ROL
SVA
Técn
ico
Adm
inist
rativ
o
Secr
etar
ia
Jefe
del
Área
Jefe
de
Ofici
na
Pape
l Bon
d A4
Grap
a
Bolíg
rafo
Tinta
Folia
dor
Repa
ració
n PC
´s
Ener
gía
Eléct
rica
PCs
23 Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad
Actas y certificados 1 1 X X
2424.1 Si el expediente es conforme, hacer el decreto de
conformidad Actas y certificados 1 1 1 1 1 1 X X
24.2 Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución
25 Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaría Actas y certificados 1 1 1 1 X X
26 Trasladar el expediente a la secretaría Actas y certificados 1 X X
27 Recepcionar el expediente deltécnico administrativo Actas y certificados 1 1 X X
28 Revisar el expediente para derivarlo al jefe de área Actas y certificados 1 1 X X
29 Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del área Actas y certificados 1 1 1 1 X X
30 Trasladar la solicitud al jefe del área Actas y certificados 1 X X
31 Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarlo Actas y certificados 1 1 X X
32 Firmar el expediente si es conforme o no Actas y certificados 1 1 1 X X
33 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria
Actas y certificados 1 1 1 1 X X
34 Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes
Actas y certificados 1 1 X X
35 Trasladar la solicitud a la secretaria Actas y certificados 1 X X
36 Recepcionar el expediente verificado Actas y certificados 1 1 X X
37 Revisar el expediente para derivarlos a través del SINAD Actas y certificados 1 1 X X
38 Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 X X
39 Imprimir cargo para Mesa de Partes Actas y certificados 1 1 1 1 1 X X
40 Esperar acumulación de expedinete Actas y certificados 1 X X
41 Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlos Actas y certificados 1 X X
PASO ACTIVIDAD ÁREA
CONTADOR DE RECURSOS TIPO DE ACTIVIDAD TIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS FUNGIBLES NO
FUNGIBLES OTROS
OPER
ACIÓ
N
REVI
SIÓN
TRAS
LADO
ESPE
RA
ARCH
IVO
VA
CONT
ROL
SVA
Técn
ico
Adm
inist
rativ
o
Secr
etar
ia
Jefe
del
Área
Jefe
de
Ofici
na
Pape
l Bon
d A4
Grap
a
Bolíg
rafo
Tinta
Folia
dor
Repa
ració
n PC
´s
Ener
gía
Eléct
rica
PCs
1 Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios. Mesa de Partes 1 1 X X
2 Revisar la solicitud y los documentos adjuntos. Mesa de Partes 1 1 X X
3 Registrar en el SINAD los datos consignados. Mesa de Partes 1 1 1 1 X X
4 Imprimir la Hoja de Ruta del expediente. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 X X
5 Imprimir el cargo. Mesa de Partes 1 1 1 1 1 1 X X
6 Esperar acumulación de expedientes. Mesa de Partes 1 1 X X
7 Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados. Mesa de Partes 1 X X
8 Recepcionar el expediente de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
9 Firmar el cargo de Mesa de Partes. Actas y certificados 1 1 X X
10 Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
11 Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área. Actas y certificados 1 1 1 X X
12 Trasladar el expediente al jefe del área. Actas y certificados 1 X X
13 Recibir expediente de la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
14 Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente. Actas y certificados 1 1 X X
1515.1 Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de
conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados 1 1 X X
15.2 Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.
16 Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria. Actas y certificados 1 1 X X
17 Trasladar el expediente a la secretaría. Actas y certificados 1 1 X X
18 Revisar el expediente del jefe del área. Actas y certificados 1 1 X X
19 Recibir el expediente. Actas y certificados 1 1 X X
20 Derivar el expediente a través del SINAD. Actas y certificados 1 1 1 1 X X
21 Trasladar el expediente al técnico administrativo. Actas y certificados 1 X X
22 Recepcionar el expediente. Actas y certificados 1 1 x X
PASOACTIVIDADÁREA
CONTADOR DE RECURSOSTIPO DE ACTIVIDADTIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLESOTROS
OPERACIÓN
REVISIÓN
TRASLADO
ESPERA
ARCHIVO
VA
CONTROL
SVA
Técnico Adm
inistrativo
Secretaria
Jefe del Área
Jefe de Oficina
Papel Bond A4
Grapa
Bolígrafo
Tinta
Foliador
Reparación PC´s
Energía Eléctrica
PCs
42Trasladar los expedientes a Mesa de PartesActas y certificados1XX
43Recibir el expediente del área de Actas y CertificadosMesa de Partes11XX
44Firmar cargo de los expedientes recibidosMesa de Partes111XX
45Revisar el expediente para derivarlos a través del SINADMesa de Partes11XX
46Derivar el expediente a través del SINAD al jefe de la oficinaMesa de Partes11XX
47Trasladar el expediente al jefe de la oficinaMesa de Partes1XX
48Recepcionar el expediente del técnico administrativoMesa de Partes11XX
49Revisar el expedienteMesa de Partes11XX
50Firmar el decreto de convalidaciónMesa de Partes111XX
51Numerar el decreto de convalidaciónMesa de Partes1111XX
52Derivar el expediente a través del SINADMesa de Partes1111XX
53Trasladar el expediente al técnico administrativoMesa de Partes1XX
54Recibir el expedienteMesa de Partes11XX
55Informar al usuario el pago a realizar en cajaMesa de Partes1XX
56Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devoluciónMesa de Partes11XX
TOTAL2218642411134314359102034913
PASOACTIVIDADÁREA
CONTADOR DE RECURSOSTIPO DE ACTIVIDADTIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOS
NO FUNGIBLESOTROS
OPERACIÓN
REVISIÓN
TRASLADO
ESPERA
ARCHIVO
VA
CONTROL
SVA
Técnico Adm
inistrativo
Secretaria
Jefe del Área
Jefe de Oficina
Papel Bond A4
Grapa
Bolígrafo
Tinta
Foliador
Reparación PC´s
Energía Eléctrica
PCs
23Revisar el expediente para derivarlos para la elaboración del decreto de conformidad
Actas y certificados11XX
2424.1Si el expediente es conforme, hacer el decreto de
conformidadActas y certificados111111XX
24.2Si el expediente no es conforme, hacer la nota de devolución
25Derivar el expediente a través del SINAD a la secretaríaActas y certificados1111XX
26Trasladar el expediente a la secretaríaActas y certificados1XX
27Recepcionar el expediente deltécnico administrativoActas y certificados11XX
28Revisar el expediente para derivarlo al jefe de áreaActas y certificados11XX
29Derivar la solicitud a través del SINAD al jefe del áreaActas y certificados1111XX
30Trasladar la solicitud al jefe del áreaActas y certificados1XX
31Recepcionar el expediente de la secretaria para firmarloActas y certificados11XX
32Firmar el expediente si es conforme o noActas y certificados111XX
33Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD a la secretaria
Actas y certificados1111XX
34Derivar el expediente conforme o no conforme a través de la Hoja de Ruta a Mesa de Partes
Actas y certificados11XX
35Trasladar la solicitud a la secretariaActas y certificados1XX
36Recepcionar el expediente verificadoActas y certificados11XX
37Revisar el expediente para derivarlos a través del SINADActas y certificados11XX
38Derivar el expediente a través del SINAD a Mesa de PartesActas y certificados1111XX
39Imprimir cargo para Mesa de PartesActas y certificados11111XX
40Esperar acumulación de expedineteActas y certificados1XX
41Recoger los expedientes de la secretaria para trasladarlosActas y certificados1XX
PASOACTIVIDADÁREA
CONTADOR DE RECURSOSTIPO DE ACTIVIDADTIPO DE VALOR
RECURSOS HUMANOSFUNGIBLESNO
FUNGIBLESOTROS
OPERACIÓN
REVISIÓN
TRASLADO
ESPERA
ARCHIVO
VA
CONTROL
SVA
Técnico Adm
inistrativo
Secretaria
Jefe del Área
Jefe de Oficina
Papel Bond A4
Grapa
Bolígrafo
Tinta
Foliador
Reparación PC´s
Energía Eléctrica
PCs
1Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación de estudios.Mesa de Partes11XX
2Revisar la solicitud y los documentos adjuntos.Mesa de Partes11XX
3Registrar en el SINAD los datos consignados.Mesa de Partes1111XX
4Imprimir la Hoja de Ruta del expediente.Mesa de Partes11111XX
5Imprimir el cargo.Mesa de Partes111111XX
6Esperar acumulación de expedientes.Mesa de Partes11XX
7Trasladar el expediente al Área de Actas y Certificados.Mesa de Partes1XX
8Recepcionar el expediente de Mesa de Partes.Actas y certificados11XX
9Firmar el cargo de Mesa de Partes.Actas y certificados11XX
10Revisar el expediente para drivarlos al jefe del área.Actas y certificados111XX
11Derivar el expediente a trvés del SINAD al jefe del área.Actas y certificados111XX
12Trasladar el expediente al jefe del área.Actas y certificados1XX
13Recibir expediente de la secretaría.Actas y certificados11XX
14Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente.Actas y certificados11XX
1515.1Si el expediente es conforme, mandar a hacer el decreto de
conformidad de la convalidación solicitada.Actas y certificados11XX
15.2Si el expediente no es conforme, mandar a hacer la nota de devolución para el conocimiento del usuario.
16Derivar el expediente conforme o no conforme a través del SINAD la secretaria.Actas y certificados11XX
17Trasladar el expediente a la secretaría.Actas y certificados11XX
18Revisar el expediente del jefe del área.Actas y certificados11XX
19Recibir el expediente.Actas y certificados11XX
20Derivar el expediente a través del SINAD.Actas y certificados1111XX
21Trasladar el expediente al técnico administrativo.Actas y certificados1XX
22Recepcionar el expediente.Actas y certificados11xX
40
* La acción de traslado se debe utilizar solo para distancias considerables, dentro de una misma área, cuando un persona le entrega a otra, es suficiente colocar la flecha ( ).
Anexo N° 2Análisis de tabla actual
* La acción de traslado se debe utilizar solo para distancias considerables, dentro de una misma área, cuando un persona le entrega a o otra, es suficiente colocar la flecha ( ).
Anexo 2Análisis del Diagrama de Flujo actual
Mandar a hacer la nota de
devolución
Verificar la conformidad o la no conformidad del expediente
Recibir el expediente
Trasladar la solicitud
Derivar el expediente
a través del SINAD
Revisar el expediente
Firmar el cargo de Mesa de
Partes
Esperar acumulación de
expedientes
Imprimir el cargo
Imprimir la Hoja de Ruta
Registrar en el SINAD los datos
consignados
Revisar la solicitud y los documentos
adjuntos
Recepcionar la solicitud
Inicio
Trasladar el expediente
Derivar el expediente
Derivar el expediente
a través del SINAD
Trasladar el expediente
Revisar el expediente
Recibir el expediente
Mandar a hacer el decreto de conformidad
Recepcionar el expediente
Trasladar el expediente
Recepcionar el expediente
Trasladar el expediente
Derivar el expediente a través del
SINAD
1
Hacer el decreto de
conformidad
Actas y certificados
Actas y certificados
Técnico Administrativo
Jefe de Oficina
Mesa de Partes
Jefe de Área
Secretaria
Actas y certificados
Técnico Administrativo
Mesa de Partes
SI
NO
Hacer la nota de
devolución
Revisar el expediente
SI
NO
No debe estar tan disgregado: Acción propuesta:agrupación de actividades “Imprimir la Hoja de ruta y el cargo”.
Redacción inapropiada. Acción propuesta: Se sugiere remplazar “Mandar a hacer” por Designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad.
¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 5 veces. Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
Redacción inapropiada. Acción propuesta:Se sugiere remplazar “Hacer” por “Formular”.
Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recepcionar expediente y firmar el cargo de Mesa de partes”.
Imprecisión de actividad. Acción propuesta:precisión ¿Cumple con los requisitos?
¿Qué revisa? El Jefe de Área ya indicó una acción. Acción propuesta:eliminación de actividad.
¿Qué revisa? Una revisión está asociada a una decisión: ¿Expediente conforme? Acción propuesta:
¿Qué revisa? Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
¿Es conforme?
¿Es conforme?
41
Actas y certificados
Actas y certificados
Técnico Administrativo
Jefe de Oficina
Mesa de Partes
Jefe de Área
Trasladar los expedientes
Secretaria
Actas y certificados
Técnico Administrativo
Mesa de Partes
Trasladar la solicitud
Derivar el expediente
a través del SINAD
Firmar el expediente
Derivar el expediente a través de la
Hoja de Ruta
Recepcionar el expediente
Recepcionar el expediente
Recoger los expedientes
Derivar el expediente
a través del SINAD
Fin
Trasladar el expediente
Trasladar el expediente
Entregar al ususario el decreto numerado
o la nota de devolución
Informar al usuario el pago
a realizar en caja
Recibir el expediente
Derivar el expediente
a través del SINAD
Revisar el expediente
Firmar cargo
Recibir el expediente
1
Derivar el expediente
a través del SINAD
Trasladar el expediente
Esperar acumulación de
expedientes
Derivar el expediente
a través del SINAD
Imprimir cargo
Revisar el expediente
Firmar el decreto de
convalidación
Numerar el decreto de
convalidación
Revisar el expediente
Recepcionar el expediente
Revisar el expediente
Recepcionar el expediente
Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recibir expedientes y trasladarlos”.
Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta: agrupación de actividades, “Recibir expediente y firmar cargo”.
¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 7 veces. Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 9 veces a lo largo de todo el procedimiento. Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
¿Qué revisa? El expediente ha sido revisado 5 veces. Acción propuesta:Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
Disgregación innecesaria de actividades. Acción propuesta:agrupación de actividades, “Registrar el expediente en el SINAD y entregarlo junto con la hoja de ruta”.
¿Qué revisa? El Jefe de Área ya firmó el expediente. Acción propuesta: Analizar si es necesario volver a revisar el expediente.
42
Anexo N° 3Análisis de tabla propuesta
RECURSO
S
HUMANOS
PASO AREA
TIPO DE ACTIVIDAD
TIEM
PO M
INU
TOS FU
NGIBLE
CONTADOR DE RECURSOS
PROCEDIMIENTO 6: Reconocimiento o revalidación de estudios por diferencia de planes y programas realizados en el extranjero (revalidación y/o convalidación)
ACTIVIDAD
NO FUNGIBLE
OTROS
OPE
RACI
ÓN
REVI
SIO
N
TRAS
LADO
ESPE
RA
ARCH
IVO
Técn
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Adm
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Jefe
del
áre
a
Jefe
de
ofic
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Pape
l Bon
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Grap
a
Bolig
rafo
Folia
dor
Tint
a
Repa
raci
ón d
e PC
´s
Ener
gia
elec
tric
a
PC´s
1 mesa de Partes 0.5 1 1 X
2.1 Si el expediente cuenta con toda la documentación solicitada en los requisitos, ir al paso 4.
2.2Si el expediente no cuenta con toda la documentación solicitada en los requisitos, se realiza la observación para que el ciudadano pueda subsanarlo*.
3 mesa de Partes 2 1 1 1 1 X4 mesa de Partes 1 1 2 1 1 1 X5 mesa de Partes 480 1 X6 mesa de Partes 10 1 1 X7 Actas y certificados 0.5 1 1 1 X8 Actas y certificados 2 1 1 1 1 X9 Actas y certificados 0.5 1 1 X
10 Actas y certificados 30 1 1 X
11.1 Si el expediente es conforme, realizar el decreto de conformidad de la convalidación solicitada y numerarlo
11.2 Si el expediente no es conforme, realizar la nota de devolución para el conocimiento del usuario
12 Actas y certificados 2 1 1 1 X
13 Actas y certificados 2 1 1 1 1 X
14 Actas y certificados 2 1 1 X
15 Actas y certificados 0.5 1 1 X16 Actas y certificados 5 1 1 1 1 X17 Actas y certificados 0.5 1 1 1 1 1 1 X
18 Actas y certificados 480 1 X
19 Actas y certificados 0.5 1 1 X
20 Actas y certificados 2 1 1 X
21 Actas y certificados 10 1 X
22 mesa de Partes 0.5 1 1 1 X
23 mesa de Partes 2 1 1 1 1 X24 mesa de Partes 0.5 1 1 X25 mesa de Partes 0.2 1 1 1 X26 mesa de Partes 2 1 1 1 1 X27 mesa de Partes 0.5 1 1 X28 mesa de Partes 2 1 1 X29 mesa de Partes 2 1 1 X
2.67 13 7 6 3 4 2 4 1 1 9 25 9 23 2 2 2 0
mesa de Partes
1
2 X2 1
Derivar el expediente a través de SiNAD al Jefe de oficina
Recepcionar el expediente verificado
Derivar el expediente a través del SiNAD a mesa de Partes
X
Esperar acumulación de expedientes para entregarselos al técnico administrativo para que los lleve a mesa de Partes
Actas y certificados 1 1
Trasladar el expediente al Área de Actas y certificados
Recepcionar el expediente de mesa de partes y firmar el cargo
Derivar el expediente a través del SiNAD al jefe del área
Recibir expediente de la secretaria
240
Verificar si la solicitud está conforme y el expediente está completo
TOTAL
RECURSO
S
HUMANOS
PASO AREA
11
Esperar acumulación de expedientes
Recepcionar la solicitud de reconocimiento o revalidación TI
EMPO
MIN
UTO
S FUNGIBLE
Registrar en el SiNAD los datos consignados por el interesado en su respectiva solicitudimprimir la hoja de Ruta y el cargo del expediente
ACTIVIDAD
Recibir el expediente
Entregar al usuario el decreto numerado o la nota de devolución
informar al usuario el pago a realizar en caja
Recepcionar los expedientes de la secretaria para trasladarlos a la mesa de partes
Recepcionar el expediente del Tècnico Administrativo
Derivar el expediente a través del SiNAD al técnico administrativo
Firmar el decreto de convalidación
Trasladar y entregar el expediente al técnico administrativo
Recibir el expediente de Actas y certificados y firmar cargo de los expedientes recibidos
Entregar los expedientes al Técnico Administrativo
Derivar el expediente, corforme o no conforme, a través del SiNAD y de la hoja de Ruta a mesa de partes
imprimir cargo para mesa de Partes
1
Firmar el decreto de conformidad o la nota de devolución
Entregar la solicitud a la secretaria
1 1 1 1
NO FUNGIBLE
OTROS
X
43
Anexo N° 4diagrama de flujo propuesto
Actas y certificados
Jefe de Área
Actual Propuesto
Versión:
UNIDAD ORGÁNICA: OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
PROCEDIMIENTO: RECONOCIMIENTO O REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS POR DIFERENCIA DE PLANES Y PROGRAMAS REALIZADOS EN EL EXTRANJERO (revalidación y/o convalidación)
Pagina 1
Mesa de Partes
Secretaria
Registrar en elSiNAD los datos
consignados
imprimir la hojade Ruta y el cargo
Trasladarexpediente
Recepcionar elexpediente y
firmar el cargo demesa de Partes
Derivar elexpediente a
través del SiNADRecibir expediente
¿cumple conlos requisitos ?
Sí
Realizar la nota dedevolución
No
Realizar eldecreto de
conformidad ynumerarlo
inicio
Técnico Administrativo Jefe de Oficina Técnico Administrativo
2
Firmar el decretode conformidad o
la nota dedevolución
Derivar elexpediente a
través del SiNADY de la hoja de
Ruta
Recepcionar elexpediente
Derivar elexpediente a
través del SiNAD
imprimir cargo
Recepcionar losexpedientes
Trasladar yentregar losexpedientes
Recibir elexpediente yfirmar cargo
Derivar elexpediente a
través del SiNAD
Recepcionar elexpediente
Firmar el decretode convalidación
Derivar elexpediente a
través del SiNAD
Recibir elexpediente
informar al usuarioel pago a realizar
en caja
Entregar alusuario el decreto
numerado o lanota de
devolución
Fin
¿Se hanacumulado 50expedientes?
Sí
No
¿Se hanacumulado 50expedientes?
Sí No
Entregar lasolicitud a la
secretaria
¿Requisitoscompletos?
Si
NoRecepcionar la
solicitud
en este caso, la actividad de espera planteada en la actual tabla asMe se traduce en el diagrama de flujo como una decisión que determina el tiempo de espera. en este caso, el número de expedientes. otro ejemplo podría ser: “Hora de corte: 12 p.m.
como se observa, en el diagrama de flujo propuesto se han eliminado varias actividades; no sólo aquellas que fueron sugeridas como parte del análisis del diagrama de flujo, sino también en el de la tabla asMe.
durante el análisis del diagrama de flujo se propuso la actividad “designar a técnico administrativo para la realización del decreto de conformidad “. sin embargo, el análisis de la tabla asMe acortó el flujo y la actividad inicialmente propuesta no será realizada por el técnico administrativo.
44
Anexo N° 5Formato de documentación de procedimiento administrativo a simplificar
código: Vigencia: Versión:
Procedimiento: “ ”
Unidad orgánica Visto y Sello
Elaborado por:
Validado por:
Revisado por:
procedimiento:
código:
Versión:
Página 1 de 4
Control de Cambios
Versión sección / ítem descripción del cambio:
01 ---- Nuevo
45
procedimiento:
código:
Versión:
Página 2 de 4
i. obJetiVo
ii. AlCANCe
iii. bAse leGAl
1.
iV. siGlAs Y deFiNiCioNes
1.
V. reQUisitos pArA iNiCiAr el proCedimieNto
Nombre del Documento Fuente (procedencia)
1.
2.
Vi. ACtiVidAdes del proCedimieNto
Nº Actividad Unidad orgánica Responsable
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Vii. tiempo UtiliZAdo
Tiempo mínimo aproximado (ideal)
Tiempo máximo aproximado
procedimiento:
código:
Versión:
Página 3 de 4
Viii. doCUmeNtos QUe se GeNerAN
1.
2.
iX. proCedimieNtos relACioNAdos
1.
2.
X. diAGrAmA de FlUJo del proCedimieNto
Xi. ANeXos
1.
46
La documentación del procedimiento en el Formato propuesto facilitará la elaboración y actualización de los procedimientos
administrativos, con criterios uniformes.
A CONsIDERAR
¿Qué viene en el siguiente fascículo?
fascículo 4
etapa de implementación, seguimiento, evaluación y sostenibilidad
Art. 1 Todos los seres humanos nacen libres e iguales en dignidad y derechos y, dotados como están de razón y conciencia, deben comportarse fraternalmente los unos con los otros. Art. 2 1.Toda persona tiene todos los derechos y libertades proclamados en esta Declaración, sin distinción alguna de raza, color, sexo, idioma, religión, opinión política o de cualquier otra índole, origen nacional o social, posición económica, nacimiento o cualquier otra condición. 2. Además, no se hará distinción alguna fundada en la condición política, jurídica o internacional del país o territorio de cuya jurisdicción dependa una persona, tanto si se trata de un país independiente, como de un territorio bajo administración fiduciaria, no autónomo o sometido a cualquier otra limitación de soberanía. Art. 3 Todo individuo tiene derecho a la vida, a la libertad y a la seguridad de su persona. Art. 4 Nadie estará sometido a esclavitud ni a servidumbre, la esclavitud y la trata de esclavos están prohibidas en todas sus formas. Art. 5 Nadie será sometido a torturas ni a penas o tratos crueles, inhumanos o degradantes. Art. 6 Todo ser humano tiene derecho, en todas partes, al reconocimiento de su personalidad jurídica. Art. 7 Todos son iguales ante la ley y tienen, sin distinción, derecho a igual protección de la ley. Todos tienen derecho a igual protección contra toda discriminación que infrinja esta Declaración y contra toda provocación a tal discriminación. Art. 8 Toda persona tiene derecho a un recurso efectivo ante los tribunales nacionales competentes, que la ampare contra actos que violen sus derechos fundamentales reconocidos por la constitución o por la ley. Art. 9 Nadie podrá ser arbitrariamente detenido, preso ni desterrado. Art. 10 Toda persona tiene derecho, en condiciones de plena igualdad, a ser oída públicamente y con justicia por un tribunal independiente e imparcial, para la determinación de sus derechos y obligaciones o para el examen de cualquier acusación contra ella en materia penal. Art. 11 1. Toda persona acusada de delito tiene derecho a que se presuma su inocencia mientras no se pruebe su culpabilidad, conforme a la ley y en juicio público en el que se le hayan asegurado todas las garantías necesarias para su defensa. 2. Nadie será condenado por actos u omisiones que en el momento de cometerse no fueron delictivos según el Derecho nacional o internacional. Tampoco se impondrá pena más grave que la aplicable en el momento de la comisión del delito. Art. 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su corresponden-cia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques. Art. 13 1. Toda persona tiene derecho a circular libremente y a elegir su residencia en el territorio de un Estado. 2. Toda persona tiene derecho a salir de cualquier país, incluso del propio, y a regresar a su país. Art. 14 1. En caso de persecución, toda persona tiene derecho a buscar asilo, y a disfrutar de él, en cualquier país. 2. Este derecho no podrá ser invocado contra una acción judicial realmente originada por delitos comunes o por actos opuestos a los propósitos y principios de las Naciones Unidas. Art. 15 1. Toda persona tiene derecho a una nacionalidad. 2. A nadie se privará arbitrariamente de su nacionalidad ni del derecho a cambiar de nacionalidad. Art. 16 1. Los hombres y las mujeres, a partir de la edad núbil, tienen derecho, sin restricción alguna por motivos de raza, nacionalidad o religión, a casarse y fundar una familia, y disfrutarán de iguales derechos en cuanto al matrimonio, durante el matrimonio y en caso de disolución del matrimonio. 2. Sólo mediante libre y pleno consentimiento de los futuros esposos podrá contraerse el matrimonio. 3. La familia es el elemento natural y fundamental de la sociedad y tiene derecho a la protección de la sociedad y del Estado. Art. 17 1. Toda persona tiene derecho a la propiedad, individual y colectivamente. 2. Nadie será privado arbitrariamente de su propiedad. Art. 18 Toda persona tiene derecho a la libertad de pensamiento, de conciencia y de religión; este derecho incluye la libertad de cambiar de religión o de creencia, así como la libertad de manifestar su religión o su creencia, indivi-dual y colectivamente, tanto en público como en privado, por la enseñanza, la práctica, el culto y la observancia. Art. 19 Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión. Art. 20 1. Toda persona tiene derecho a la libertad de reunión y de asociación pacíficas.
2. Nadie podrá ser obligado a pertenecer a una asociación. Art. 21 1. Toda persona tiene derecho a participar en el gobierno de su país, directamente o por medio de repre-sentantes libremente escogidos. 2. Toda persona tiene el derecho de accceso, en condiciones de igualdad, a las funciones públicas de su país. 3. La voluntad del pueblo es la base de la autoridad del poder público; esta voluntad se expresará mediante elec-ciones auténticas que habrán de celebrarse periódicamente, por sufragio universal e igual y por voto secreto u otro procedimiento equivalente que garantice la libertad del voto. Art. 22 Toda persona, como miembro de la sociedad, tiene derecho a la seguridad social, y a obtener, mediante el esfuerzo nacional y la cooperación internacional, habida cuenta de la organización y los recursos de cada Estado, la satisfacción de los derechos económicos, sociales y culturales, indispensables a su dignidad y al libre desarrollo de su personalidad. Art. 23 1. Toda persona tiene derecho al trabajo, a la libre elección de su trabajo, a condiciones equitativas y satisfactorias de trabajo y a la protección contra el desempleo. 2. Toda persona tiene derecho, sin discriminación alguna, a igual salario por trabajo igual. 3. Toda persona que trabaja tiene derecho a una remuneración equitativa y satisfactoria, que le asegure, así como a su familia, una existencia conforme a la dignidad humana y que será completada, en caso necesario, por cualesquiera otros medios de protección social. 4. Toda persona tiene derecho a fundar sindicatos y a sindicarse para la defensa de sus intereses. Art. 24 Toda persona tiene derecho al descanso, al disfrute del tiempo libre, a una limitación razonable de la duración del trabajo y a vacaciones periódicas pagadas. Art. 25 1. Toda persona tiene derecho a un nivel de vida adecuado que le asegure, así como a su familia, la salud y el bienestar, y en especial la alimentación, el vestido, la vivienda, la asistencia médica y los servicios sociales necesarios; tiene asimismo derecho a los seguros en caso de desempleo, enfermedad, invalidez, viudez, vejez u otros casos de pérdida de sus medios de subsistencia por circunstancias independientes de su voluntad. 2. La maternidad y la infancia tienen derecho a cuidados y asistencia especiales. Todos los niños, nacidos de matrimonio o fuera de matrimonio, tienen derecho a igual protección social. Art. 26 1. Toda persona tiene derecho a la educación. La educación debe ser gratuita, al menos en lo concer-niente a la instrucción elemental y fundamental. La instrucción elemental será obligatoria. La instrucción técnica y profesional habrá de ser generalizada; el acceso a los estudios superiores será igual para todos, en función de los méritos respectivos. 2. La educación tendrá por objeto el pleno desarrollo de la personalidad humana y el fortalecimiento del respeto a los derechos humanos y a las libertades fundamentales; favorecerá la comprensión, la tolerancia y la amistad entre todas las naciones y todos los grupos étnicos o religiosos, y promoverá el desarrollo de las actividades de las Naciones Unidas para el mantenimiento de la paz. 3. Los padres tendrán derecho preferente a escoger el tipo de educación que habrá de darse a sus hijos. Art. 27 1. Toda persona tiene derecho a tomar parte libremente en la vida cultural de la comunidad, a gozar de las artes y a participar en el progreso científico y en los beneficios que de él resulten. 2. Toda persona tiene derecho a la protección de los intereses morales y materiales que le correspondan por razón de las producciones científicas, literarias o artísticas de que sea autora. Art. 28 Toda persona tiene derecho a que se establezca un orden social e internacional en el que los derechos y libertades proclamados en esta Declaración se hagan plenamente efectivos. Art. 29 1. Toda persona tiene deberes respecto a la comunidad, puesto que sólo en ella puede desarrollar libre y plenamente su personalidad. 2. En el ejercicio de sus derechos y en el disfrute de sus libertades, toda persona estará solamente sujeta a las limitaciones establecidas por la ley con el único fin de asegurar el reconocimiento y el respeto de los derechos y libertades de los demás, y de satisfacer las justas exigencias de la moral, del orden público y del bienestar general en una sociedad democrática. 3. Estos derechos y libertades no podrán, en ningún caso, ser ejercidos en oposición a los propósitos y principios de las Naciones Unidas. Art. 30 Nada en esta Declaración podrá interpretarse en el sentido de que confiere derecho alguno al Estado, a un grupo o a una persona, para emprender y desarrollar actividades o realizar actos tendientes a la supresión de cualquiera de los derechos y libertades proclamados en esta Declaración.
Adoptada y proclamada por la Resolución de la Asamblea General 217 A (iii) del 10 de diciembre de 1948
Declaración Universal de los Derechos Humanos
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