Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A · Seleccione con un clic la opción Registro de Participantes. 4 ... Escuelas Habilitadas – Seleccione la Escuela en la

Guía de Participantes del Programa Pago de Matrícula Título II-A

Portal de Participantes

preparada por:

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

11-Feb-2009 1.0 Creación del documento. Imaging Group, EVERTEC, Inc.

18-Feb-2009 1.1 Revisión del documento. External Consulting, EVERTEC, Inc.

23-Feb-2009 1.2 Revisión del documento. Departamento de Educación

08-Abr-2009 1.3 Incluir descripción de los siguientes menús: Notificaciones, Solicitudes.

Título anterior de la Guía: Guía para el Registro de Participantes de Pago de Matrícula Programa Título II-A Portal de Participantes.

Imaging Group, EVERTEC, Inc.

21-Abr-2009 1.4 Revisión y ajustes. External Consulting, EVERTEC, Inc.

03-Jun-2009 1.5 Añadir nota indicanddo que, luego de aprobada y matriculada una solicitud, se podrán agregar o cancelar cursos no matriculados.

Imaging Group, EVERTEC, Inc.

03-Jun-2009 1.5 Revisión y ajustes. External Consulting, EVERTEC, Inc.

15-Nov-2010 1.6 Realizar cambios al formato del documento. Actualizar las pantallas del proceso Radicación de Solicitudes.

External Consulting, EVERTEC, Inc.

23-Feb-2012 1.7 Se modificó la sección Datos Actividad de la pantalla Radicación de Solicitud para que sea requerida la información de los campos Créditos Faltantes, Grado más Alto Alcanzado y Licencias Profesionales que Posee.


17- Abr-2012 1.8 Agregar la funcionalidad de ayuda en línea en cada campo del proceso Radicación y Modificación de Solicitudes


7-Jun-2012 1.9 Se actualizó el proceso Radicación de Solicitudes de Participantes. En el paso cuatro del proceso se añadió el campo Materia a Certificarse cuando la radicación corresponde a un Participante Especial.


10-Oct-2013 2.0 Se actualizó las situaciones de Olvido Contraseña para los participantes y se agrego la función de Olvido Nombre de Usuario que contiene funciones de Desbloqueo de usuarios. Imágenes.

Business Solution Development, EVERTEC, Inc.

Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A

Tabla de Contenido

INTRODUCCION Error! Bookmark not defined.

Propósito del Portal .......................................................................................................................... 1 Requisitos ........................................................................................................................................ 1 Acrónimos y/o Definiciones .............................................................................................................. 1 Descripción de la Página Principal ................................................................................................... 2 ¿Cómo Acceder el Sistema? ............................................................................................................ 3 Participante Nuevo en el Portal ........................................................................................................ 3 Cómo Utilizar su Código de Usuario por Primera Vez ...................................................................... 9

INICIO 12

Descripción del Programa .............................................................................................................. 12 Selección de Rol ............................................................................................................................ 12

PERFIL 13

Introducción ................................................................................................................................... 13

NOTIFICACIONES 14

Descripción .................................................................................................................................... 14

SOLICITUDES 16

Introducción ................................................................................................................................... 16 Radicación de Solicitudes .............................................................................................................. 17 Consulta y Cambios de Solicitudes ................................................................................................ 24 Modificar Solicitudes ...................................................................................................................... 27 Eliminar Solicitudes ........................................................................................................................ 29 Impresión de Autorizaciones .......................................................................................................... 29

MANEJO DE SITUACIONES ENCONTRADAS 33

ÍNDICE 35

Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A Introducción 1

Introducción

Propósito del Portal

El Portal de Pago de Matrícula del Programa Título II-A ha sido creado por el Departamento de Educación (DE) con el propósito de optimizar el proceso de matrícula y facturación de las matrículas registradas en las Universidades, correspondientes a los maestros que utilizan el Programa de Educación Continuada del DE.

La opción de inicio permite ver la Descripción de Programa y acceder a la opción Seleccionar Rol si tuviera más de un rol asignado, si solo tiene un rol asignado el Sistema automáticamente asumirá ese rol cuando se conecte.

Requisitos

Antes de utilizar el Portal de Participantes debe cumplir con los siguientes requisitos:

Computadora con conexión al Internet.

Registrarse en el Portal.

Acrónimos y/o Definiciones

Término Descripción

DE Departamento de Educación.

OAF Oficina de Asuntos Federales.

Rol Define las opciones a las cuales tendrá acceso el usuario al cual se le asigne el mismo. Cada usuario debe tener asignado al menos un rol para que pueda trabajar en el Portal de Participantes.

Sesión Espacio de tiempo ocupado al acceder el Sistema.

2 Introducción Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A

Descripción de la Página Principal

1. Identificación del Usuario:

Usuario – Nombre del usuario activo en la sesión.

Rol – Rol principal o seleccionado.

Fecha – Fecha y hora en la cual se inició la sesión. Todas las fechas en el Portal son mostradas o solicitadas en el formato mm/dd/aaaa.

2. Menús disponibles según el rol del usuario activo en la sesión.

3. Opciones disponibles correspondientes al menú seleccionado.

4. Área de trabajo según la opción seleccionada.

5. Enlaces para acceder la Ayuda en Línea y para salir del Sistema.


¿Cómo Acceder el Sistema?

Pasos a Seguir para: Ir a la sección:

Participantes que no tengan código para conectarse al Sistema se puedan registrar en el mismo.

Participante Nuevo en el Portal

Participantes a los cuales les acaba de llegar la notificación de OAF autorizando el conectarse al Portal.

Cómo Utilizar su Código de Usuario por Primera Vez

Participante Nuevo en el Portal

El Sistema cuenta con una base de datos con todos los participantes activos que cualifican para el programa de Pago de Matricula Titulo II. Cuando el participante se registra en el Sistema, se verifica si existe en esta base de datos, si existe se autoriza automáticamente y se le notifica al Participante el usuario y contraseña inicial por correo electrónico o por correspondencia según seleccionado por el Participante al momento del registro. Esta verificación se realiza utilizando el primer apellido del Participante y el número de seguro social encriptado.

Si el Participante no existe en la base de datos, se le permite registrase pero queda en un estado Pendiente de Autorización para que un técnico de la OAF verifique sus datos, y si procede, le autorice y envíe la notificación correspondiente. De la misma manera, si la OAF no le autoriza su acceso al Sistema, se le notificará la razón del rechazo.

Pasos a Seguir:

1. Accede la página https://pagodematricula.evertecinc.com en Internet del Portal de Pago de Matrícula del Programa Título II-A.

2. Seleccione con un clic la opción Registro de Participantes.

https://pagodematricula.evertecinc.com/


3. Seleccione el tipo de participante. Participante Especial (si pertenece a cualquier otro programa distinto a Título II-A) o Participante Regular (si pertenece al programa Título II-A).

4. Indica su Apellido paterno.

5. Indica su número de seguro social en el encasillado SSN y oprime [Continuar].

6. El Sistema procede a validar si usted existe en la base de datos de Participantes.

a. De existir, el Sistema desplega en la página Registro de Participantes, los datos del participante que tiene el DE en su base de datos bajo el apellido y número de seguro social indicado. Continúe con el paso #6.

b. De no existir, el Sistema le solicita que complete el registro de participante, el cual será verificado por la OAF para confirmar si es un Participante válido. Continúe con el paso #10.

7. Complete los datos faltantes:


Id. Usuario – Indique el código de usuario que utilizará para conectarse al sistema (por ejemplo: pedropas).

Escuelas Habilitadas – Seleccione la Escuela en la cual trabaja. Si su Escuela no se encuentra listada o no es la correcta, deberá comunicarse con la Región a la cual usted pertenece para que notifique este asunto al DE, quienes son los autorizados a corregir la misma.

Categoría – Seleccione en la lista que presenta el encasillado la posición que ocupa (ej: Maestro).

Dirección Postal – Modifique la dirección postal si es necesario.

E-mail – Indique su dirección de correo electrónico y confirme la misma en el encasillado Repita e-mail.

Medio Preferido de notificación – Dé un clic sobre el medio que prefiere para que le lleguen las notificaciones relacionadas a esta cuenta de Participante que está solicitando; así como su teléfono del trabajo, extensión si alguna y su identificación en Kronos.

Preguntas al participante en caso de olvido de su identificación o contraseña – Seleccione una de las preguntas predefinidas e indique la respuesta de la misma. De igual forma, indique otra pregunta con su respuesta correspondiente. En caso de que en algún momento se le olvide su contraseña para conectarse al Portal, se le desplegarán a solicitud estas dos preguntas y el Sistema validará que indique justo las respuestas que está registrando en este momento para proceder a enviarle nuevamente su contraseña mediante el medio de notificación seleccionado.

8. Una vez completados los datos solicitados por el Sistema, oprima el botón [Registrar].


9. El Sistema desplegará un mensaje indicando que su solicitud ha sido aprobada y que recibirá una notificación con su usuario y contraseña. Esta notificación será enviada a su dirección de correo electrónico o a su dirección postal, según seleccionado en el encasillado Medio preferido de notificación.

10. Espere a recibir la notificación con su código de usuario y contraseña temporera. Una vez le llegue la notificación, continúe con la sección Cómo Utilizar su Código de Usuario por Primera Vez.


11. Complete los datos solicitados en la página Registro de Participantes. Los encasillados marcados con asterisco (*) son requeridos para registrar la solicitud.

Participante – Indique su nombre, apellido paterno y materno, así como el código de usuario que utilizará para conectarse al Sistema (por ejemplo: fedevilla00).

Región – Seleccione la Región Educativa a la cual pertenece. Si no pertenece al Sistema de Escuelas Públicas del Departamento de Educación, seleccione Privado.

Distrito – Seleccione el Distrito al cual pertenece. Si seleccionó Privado en la Región deberá seleccionar Privado en el Distrito también.

Escuelas Habilitadas – Seleccione la Escuela en la cual trabaja. Si su Escuela no se encuentra listada en la Región y Distrito seleccionado (debería revisar en cada Distrito dentro de la Región), entonces debe comunicarse con la oficina de la Región a la que pertenece para que lo oriente y/o corrija la situación.

Tipo de Participante – Seleccione el tipo de participante (Participante Especial si pertenece a cualquier otro programa distinto a Título II-A o Participante Regular si pertenece al programa Título II-A).

Categoría - Seleccione en la lista que presenta el encasillado la posición que ocupa (ej: Maestro).

Dirección Postal – Indique la dirección postal completa según solicitada.


E-mail – Indique su dirección de correo electrónico y confirme la misma en el encasillado Repita e-mail.

Medio Preferido de notificación – Dé un clic sobre el medio que prefiere para que le lleguen las notificaciones relacionadas a esta cuenta de Participante que está solicitando; así como su teléfono del trabajo, extensión si alguna y su identificación en Kronos, de ser un empleado del DE.

Preguntas al participante en caso de olvido de su identificación o contraseña – Seleccione una de las preguntas predefinidas e indique la respuesta de la misma. De igual forma, indique otra pregunta con su respuesta correspondiente. En caso de que en algún momento se le olvide su contraseña para conectarse al Portal, se le desplegarán a solicitud estas dos preguntas y el Sistema validará que indique justo las respuestas que está registrando en este momento para proceder a enviarle nuevamente su contraseña mediante el medio de notificación seleccionado.

12. Una vez completados los datos solicitados por el Sistema, oprima el botón [Registrar].

13. El Sistema le desplegará un mensaje indicando que su solicitud será evaluada por la OAF y que recibirá una notificación con su resolución. Esta notificación será enviada a su dirección de correo electrónico o a su dirección postal, según seleccionado en el encasillado Medio preferido de notificación.


14. Finalmente, debe esperar la notificación de la OAF con la respuesta a su solicitud.

Cómo Utilizar su Código de Usuario por Primera Vez

1. Una vez obtenga, ya sea por correo electrónico o en su dirección postal, su código de usuario y contraseña temporera, conéctese a la dirección web indicada en la notificación que recibió.

2. Indique su código de Usuario y la Contraseña temporera que le fue notificada.

3. Oprima [Acceder]. Por razones de seguridad el Sistema le solicitará que indique una Nueva Contraseña. Esta nueva contraseña debe ser una fácil de recordar y no debe ser compartida con nadie. El Sistema solicitará además que Repita la Contraseña para confirmar la misma.


4. Oprima [Enviar].

5. El Sistema procede a validar la contraseña indicada y desplegará un mensaje indicando que el cambio de contraseña ha sido exitoso. Indique la nueva Contraseña y oprima [Acceder] para iniciar una sesión en el Portal de Participantes.

6. Para entrar al Portal la primera vez, debe aceptar los términos y condiciones del mismo. Lea los Términos y Condiciones y de estar de acuerdo con los mismos, dé un clic en el encasillado Acepta Términos y Condiciones y oprima [Aceptar].


7. El Sistema le dará acceso a la página principal del Portal de Participantes. Tendrá activo el rol principal asignado por la OAF, y en adición tendrá las opciones Descripción del Programa y Seleccione Rol localizadas en la pestaña Inicio.

12 Inicio Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A

Inicio

Descripción del Programa

Esta opción le permite enterarse de los detalles del Programa Titulo II de la Oficina de Asuntos Federales del Departamento de Educación.

Pasos a Seguir:

1. Acceda el Portal.

2. Dé un clic en la pestaña Inicio y seleccione en el menú la opción Descripción del Programa.

Selección de Rol

Cada usuario del Portal de Participantes tiene como mínimo un rol asignado. Este rol es asignado por el Administrador del Sistema y define las opciones a las cuales tendrá acceso el usuario al cual se le asigne el mismo. En caso de que el usuario tuviera varios roles asignados, esta opción le permitirá seleccionar el rol con el cual trabajará en el Portal.

Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A Perfil 13

Perfil

Introducción

A través de esta opción el usuario podrá ver y modificar los datos registrados en su perfil de participante.

Pasos a Seguir:

1. Accede el Portal y da un clic en la pestaña Perfil.

2. Verifique y/o modifique los datos según sea necesario y si efectuó cambios, oprima [Guardar] para registrar los mismos en el Sistema.

Sección completada por el (la) Certificador(a) para documentar las decisiones sobre la autorización del usuario del Participante.

14 Notificaciones Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A

Notificaciones

Introducción

En ocasiones el(la) Participante pudiera extraviar las diferentes notificaciones que le ha enviado el DE a través de este Portal. Esta opción permite que el(la) Participante activo(a) en la sesión, pueda despachar nuevamente aquellas notificaciones que le fueron enviadas por del DE. Estas notificaciones le serán despachadas a través del medio de notificación previamente especificado (‘e-mail’ o dirección postal) en el Perfil del Participante.

Pasos a Seguir:

1. Accede el Portal y da un clic en la pestaña Notificaciones.

2. Complete los criterios de búsqueda de notificaciones:

a. Dé un clic sobre cada uno de los Estados de las notificaciones que desea despachar:

Pendiente – Notificaciones creadas por el Sistema y pendientes a ser despachadas.

Fallido – Notificaciones que no pudieron ser despachadas. El Sistema seguirá intentado despachar estas notificaciones hasta que alcance el límite de intentos. Este límite de intentos es configurado por el Administrador del Sistema.

Enviado – Notificaciones despachadas.

No Entregado – Notificaciones que ya alcanzaron el límite de intentos para ser enviadas, sin haber sido despachadas.

b. El Destinatario será el(la) Participante activo(a) en la sesión. Este dato no puede modificarse ya que el Portal solo le permitirá despachar sus propias notificaciones.

c. Debido a que un Participante puede cambiar de Escuela/Región durante su historia, debe seleccionar la Región a la cual pertenecía al momento de radicar la solicitud.

3. Una vez especificados los criterios de búsqueda, oprime [Buscar].

Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A Notificaciones 15

4. Da un clic sobre la(s) notificación(es) a volver a despachar y oprime [Despachar].

5. El Sistema volverá a despachar las notificaciones de la siguiente forma:

a. Si cuando la notificación fue creada el medio preferido de notificación del Participante era “e-mail’, entonces el Sistema re-envía el correo electrónico a la dirección actual que está en el Perfil del Participante.

b. Si cuando la notificación fue creada, el medio preferido de notificación del Participante era “dirección postal’, entonces el Sistema le muestra el documento por pantalla para que lo pueda re-imprimir al momento.

6. Una vez despachadas las notificaciones según solicitado, el Portal permanece en la página Notificaciones para que pueda reiniciar la búsqueda de otras notificaciones a ser despachadas.

Permite marcar /desmarcar todas las notificaciones simultáneamente.

16 Solicitudes Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A

Solicitudes

Introducción

Esta opción le permite a cada Participante del Portal del DE, registrar y someter sus solicitudes para que el DE cubra sus matrículas para cursos previamente ofrecidos por las Universidades autorizadas. Además, el(la) Participante activo en la sesión puede ver las solicitudes que ha radicado, así como imprimir las autorizaciones de solicitudes aprobadas.

Una vez el(la) Participante radique su Solicitud, el Certificador de la OAF verifica y aprueba o rechaza la misma. Si la Solicitud es rechazada, el Sistema le notifica al Participante por correo electrónico o a su dirección postal (según especificado en el Perfil del Participante).

Si la Solicitud es aprobada, la misma es revisada por la persona con el rol de Director Regional de la OAF en el Portal, quien certifica la aprobación y genera el código de activación de la Autorización. Si la persona con el rol de Director Regional de la OAF en el Portal rechaza la aprobación de la Solicitud hecha por el Certificador, debe ingresar una razón y el Sistema envía la notificación correspondiente al Participante. Si la solicitud es aprobada, el Participante recibirá la notificación correspondiente y deberá utilizar el Sistema para imprimir la Autorización y posteriormente entregarla a la Universidad como prueba de la Autorización de Pago del DE.

Según el punto en su procesamiento en el cual esté la Solicitud, será el estatus de la misma, a saber:

Estatus Descripción

Pendiente Evaluación La Solicitud fue radicada por el(la) Participante y espera que un(a) Certificador(a) de la OAF la seleccione para su evaluación.

En Evaluación La Solicitud fue seleccionada por un(a) Certificador(a) de la OAF y se está evaluando.

Pendiente Aprobación Final La Solicitud fue aprobada por el(a) Certificador(a) de la OAF

Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A Solicitudes 17

Estatus Descripción

y está pendiente por la confirmación del Director Regional o funcionario con el Rol autorizado.

Autorizada La Solicitud fue autorizada por el DE y está pendiente de ser procesada por la Universidad.

Rechazada La Solicitud fue rechazada por el DE.

Activada La Autorización ya fue procesada por la Universidad.

Anulada La Solicitud fue invalidada por el Participante o por el DE.

Pendiente Evaluación por Modificación Luego de ser Autorizada o radicada, la Solicitud fue modificada por el(la) Participante, y el Sistema la sometió nuevamente a evaluación.

Radicación de Solicitudes

La radicación de solicitudes se completa en seis (6) pasos, a saber:

1. Datos Generales – Esta sección es completada por el Sistema y provee los siguientes datos:

Año Académico - Lapso de tiempo entre el mes de agosto de un año calendario y el mes de julio del próximo año calendario.

Período Oficial – Se refiere a cada uno de los 3 períodos en que se divide un año académico: 1er semestre, 2do semestre y verano.

Estado de la Solicitud - Aparece como PENDIENTE EVALUACION.

Número de Autorización – Número asignado por el Sistema una vez complete la solicitud.

Código Activación – Número asignado por el Sistema una vez el Director Regional de la OAF confirme la autorización evaluada por un Certificador de la OAF.

Fecha Cambio Estado – Indica la fecha en la cual se cambió el último estado de la solicitud

2. Datos Demográficos – El Sistema trae los datos demográficos del Peticionario y, para la solicitud que se está completando, permite modificar el medio preferido de notificación, la dirección postal, tipo de participante, así como el correo electrónico y el número de teléfono. En caso de que estos cambios deseen realizarse de forma permanente, deben realizarse en el Perfil de usuario.

3. Datos Entidad – El Sistema trae los datos de la Entidad para la cual labora, y solicita el número de teléfono de la misma.

4. Datos Actividad – En este paso el Sistema solicita datos del solicitante, relacionados a la profesión.

5. Datos Cursos – En este paso, el(la) Participante registra los cursos que estará solicitando al DE.

6. Términos y Condiciones – En este paso, el(la) Participante debe leer y estar de acuerdo con los términos y condiciones expuestos.

Pasos a Seguir:

1. Accede el Portal y da un clic en la pestaña Solicitudes. El Portal le da acceso a la opción Radicación de Solicitud para que proceda a radicar la misma. Al colocar el cursor en un campo el Sistema presenta un pequeño mensaje que indica el tipo de información que debe incluir en el mismo.

2. En la sección Datos Demográficos, indique el medio preferido de notificación, la dirección postal, su correo electrónico y/o su número de teléfono, según sea necesario.

3. Oprime el botón [Siguiente] para continuar.


4. En la sección Datos Entidad, indique el número de teléfono de su Escuela y oprime [Siguiente].

5. En la sección Datos Actividad, complete los datos según solicitados por el Sistema. La información en los campos marcados con asteriscos(**) es requerida:

Puesto – Seleccionar el puesto que ocupa actualmente en la Institución Educativa. **

Materia a Certificarse ** (Este campo sólo se refleja si en el campo Tipo Participante en el paso 2 indica que es un Participante Especial).

Indicar si Solicita por primera vez este servicio.

Indicar los Años de Experiencia en el puesto. **

Seleccionar el Tipo de Contrato que tiene actualmente.


Indicar el Grado a obtener con los cursos a solicitar. **

Indicar la Especialidad a obtener con los cursos a solicitar. **

Indicar la cantidad de Créditos faltantes para obtener la Especialidad. **

Grado más alto alcanzado. **

Indicar las Licencias profesionales que posee. **

Indicar si ha aprobado el PCMAS.

Año PCMAS – Indicar el año cuando aprobó el examen. **

PRHOUSE – Indicar si aprobó o acumuló 100 puntos o más en esta prueba.

Indicar la Asignatura que está enseñando. **

Indicar si tiene Certificación de la Materia que enseña.

Esta es la pantalla que presenta el Sistema cuando es un Participante Regular

Esta es la pantalla que presenta el Sistema cuando es un Participante Especial


6. Seleccionar [Siguiente].

7. En la sección Datos Cursos indique los cursos a solicitarle al DE que los cubra.

a. Seleccione la Universidad donde ofrecen el curso.

b. Oprima [Agregar Cursos].

8. Si conoce los datos del curso a solicitar, complete los criterios de búsqueda y seleccione [Buscar]. Si deja los criterios de búsqueda en blanco, el Sistema le listará todos los cursos ofrecidos por la Universidad seleccionada y cubiertos por el DE.


9. El Sistema lista los cursos que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. Dé un clic sobre el encasillado de los cursos a solicitar y oprima [Aceptar]. La pantalla para ver la lista de cursos ofrecidos pudiera incluir diferentes costos para un mismo curso debido a criterios definidos por la Universidad, es responsabilidad del Participante seleccionar el curso y costo correcto. Cualquier duda al respecto debe contactar a su institución universitaria.

10. Note que los cursos son añadidos a su listado de cursos a solicitar. Una vez termine de seleccionar cursos, oprima [Cancelar].


11. Seleccionar [Siguiente] para continuar.

12. En la sección Términos y Condiciones, lea y conteste las preguntas incluidas.

13. Marque la certificación y oprima [Aceptar].

Seleccionar para eliminar el curso del listado de cursos a

solicitar.


14. El Sistema despliega un mensaje indicando que el DE evaluará su solicitud de pago de matrícula y le notificará la decisión por correo electrónico o a su dirección postal, según especificado por usted en su Perfil.


15. Para dar seguimiento al estatus de su solicitud y/o modificar datos en la misma, refiérase a la sección Consulta de Solicitudes.

Consulta y Cambios de Solicitudes

Esta opción le permite a cada Participante del Portal del DE, dar seguimiento al estatus de su(s) solicitud(es). El Sistema permite modificar los datos de las solicitudes radicadas cuyo estatus sea: Autorizada, En Evaluacion, Pendiente Evaluacion, Pendiente Evaluacion Por Modificacion o Pendiente Evaluacion Final. Además el Sistema permite eliminar solicitudes cuyo estatus sea: Autorizada, E nEvaluacion, Pendiente Evaluacion, Pendiente Evaluacion Por Modificacion o PendienteEvaluacion Final.

Las modificaciones que se permiten hacer son: cambios en los datos demográficos y anular o agregar Cursos. Al agregar Cursos en la Solicitud, el estatus de la misma pasa a ser Pendiente Evaluación.

Para aquellas Solicitudes aprobadas y matriculadas, el(la) Participante puede agregar o cancelar cursos no matriculados.

Pasos a Seguir:

1. Accede el Portal y da un clic en la pestaña Solicitudes.

2. Selecciona la opción Consulta Solicitudes. Completa los siguientes criterios de búsqueda de solicitudes:

Año Académico para el cual se radicó la Solicitud

Estado (estatus) de la Solicitiud

Periodo Oficial para el cual se radicó la Solicitud

Apellido paterno de la persona que solicitó

Universidad en la cual tomará el curso


3. Una vez indique los criterios de búsqueda, oprima [Buscar]. El Sistema lista todas las solicitudes que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. De no especificar los criterios de búsqueda, el Sistema le trae todas las solicitudes que ha radicado.

4. Seleccione una de las siguientes acciones:

[Ver más] Permite ver los datos de la solicitud.

[Modificar] Permite modificar los siguientes datos del de la solicitud: Datos

demográficos, y añadir o eliminar cursos en el de la solicitud. De necesitar hacer cambios en otros pasos de la solicitud, deberá eliminar esta solicitud y crear una nueva. Si añade cursos a la solicitud, la misma volverá a estar Pendiente Evaluación por Modificación. Al colocar el cursor en el campo que desea modificar, el Sistema presenta un mensaje que indica el tipo de información requerida en el mismo.

[Eliminar] Permite eliminar la solicitud.

Ver más

Pasos a Seguir:

1. Seleccionar [Ver Más].


2. Seleccionar:

[Anterior] – para ir al paso anterior de la solicitud.

[Siguiente] – para ir al próximo paso de la solicitud.

[Modificar] – para realizar cambios solo en el y/o de la solicitud.

[Eliminar] – para eliminar la Solicitud. El estatus de la Solicitud pasa a ser Anulada.

[Imprimir] – para enviar la solicitud a la impresora configurada en su computadora.


Modificar Solicitudes

Pasos a Seguir:

1. Seleccionar [Modificar].

2. Realizar cambios en el y/o de la Solicitud según sea necesario.


3. Una vez termine las modificaciones, oprima [Grabar] para registrar los cambios. El Sistema despliega un mensaje indicando que la solicitud fue guardada correctamente. En caso de haber agregado uno o varios cursos a la Solicitud, el estatus de la misma pasará a Pendiente Evaluación por Modificación.


Eliminar Solicitudes

Pasos a Seguir:

1. Seleccione [Eliminar].

2. El Sistema despliega un mensaje indicando que la solicitud fue eliminada exitosamente. Al consultar las solicitudes, ésta aparecerá con estatus Anulada.

Impresión de Autorizaciones

A través de una notificación, sea por correo electrónico o por correo postal, el(la) Participante se entera que se le ha aprobado la solicitud. Esta opción le permite a cada Participante del Portal del DE, imprimir la hoja de Autorización de los cursos solicitados. Con esta Hoja, el(la) Participante llega a la Universidad correspondiente para matricularse en todos o algunos de los cursos que le han sido autorizados por el DE. De no tener a la mano el código de autorización, refiérase primero a la opción Consulta de Solicitudes para obtener el mismo.

Pasos a Seguir:

1. Accede el Portal y da un clic en la pestaña Solicitudes.

2. Seleccione la opción Impresión de Autorización.

3. Indique el código de autorización de la solicitud a imprimir y oprime [Buscar].


4. El Sistema verifica que el código de autorización sea uno válido para el Participante activo en la sesión; de ser así, despliega la Autorización.


5. Oprima [Continuar]. La Autorización es desplegada en una ventana aparte. Seleccione [Imprimir] para enviar la autorización a la impresora configurada en su computadora.


6. Seleccionar [Print].

Seleccionar este

botón para cerrar

esta pantalla.

Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A Manejo de Situaciones Encontradas 33

Manejo de Situaciones Encontradas

Mensaje Descripción

Usuario Ingresado no existe. Situación: Está tratando de conectarse al Portal con un usuario que no ha sido definido.

Acción a Tomar: Verifique la identificación del usuario que recibió vía ‘e-mail’ autorizándolo a conectarse al Portal. De no tener copia del ‘e-mail’ entrar a la alternativa Olvido Nombre de Usuario.

Usuario bloqueado. Situación: Se le olvidó su contraseña para conectarse al Portal y superó el límite de intentos. Intento contestar las preguntas de ¿Olvidó Contraseña? y supero el límite de intentos.

Acción a Tomar: Ir a la página principal del Portal. Dar clic sobre ¿Olvidó Nombre de Usuario? y contestar con el Seguro Social y apellido paterno. Esta acción hará que le llegue al Participante, a través del medio que previamente haya seleccionado, el nombre de usuario y una contraseña temporera que deberá cambiar al conectarse nuevamente al Portal.

Contraseña Incorrecta. Situación: Al intentar conectarse al Portal está indicando una contraseña que no coincide con la registrada en el Sistema para el usuario.

Acción a Tomar: Si es la primera vez que intenta conectarse, verifique la contraseña que recibió vía ‘e-mail’ autorizándolo a conectarse al Portal. Si ya se ha conectado anteriormente, vuelva a intentar indicando la contraseña correcta, si no la recuerda comuníquese con el Administrador de Seguridad del Sistema en la OAF.

Su solicitud está pendiente de autorización. Situación: Está tratando de conectarse al Portal con un usuario que aún no ha sido autorizado por la OAF.

Acción a Tomar: Esperar a que le llegue la notificación de autorización o denegación.

El usuario se encuentra registrado y activo. Ingrese su usuario y clave en el login para acceder a su perfil.

Situación: Está tratando de registrar un usuario que ya fue registrado en el Portal.

Acción a Tomar: En el encasillado Iniciar Sesión, ingrese su usuario y contraseña. Si acaba de registrarse en el Portal y ha sido aprobada su solicitud de registro, debe esperar a que le llegue la confirmación de la misma por el medio preferido de notificación seleccionado por usted.

Contraseña olvidada. Situación: Se le olvidó su contraseña para conectarse al Portal.

Acción a Tomar: Ir a la página principal del Portal. Dar clic sobre ¿Olvidó Contraseña? y contestar las preguntas de seguridad. Esta acción hará que le llegue al Participante, a través del medio que previamente haya

34 Manejo de Situaciones Encontradas Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A

Mensaje Descripción

seleccionado, una contraseña temporera que deberá cambiar al conectarse nuevamente al Portal.

Usuario Olvidado Situación: Se le olvidó su usuario para conectarse al Portal.

Acción a Tomar: Ir a la página principal del Portal. Dar clic sobre ¿Olvidó Nombre de Usuario? y contestar con el Seguro Social y el Apellido Paterno. Esta acción hará que le llegue al Participante, a través del medio que previamente haya seleccionado, el nombre de usuario y una contraseña temporera que deberá cambiar al conectarse nuevamente al Portal.

Estado de Participante es INHABILITADO. Situación: Cada participante tiene una fecha de vigencia en el Portal, la misma es definida por el DE para mantener actualizada la base de datos con los participantes realmente activos. Si se vence esta fecha, que típicamente tiene una duración de un año, el participante tendrá el Estado de INAHBILITADO. En adición a la fecha de vigencia, pueden haber otras razones por las que el DE decida INHABILITAR al Participante.

Acción a Tomar: Solicitar la renovación de su usuario a través del botón [Renovación] que le aparecerá en la página Perfil.

El usuario está inhabilitado para cargar o modificar solicitudes.

Situación: El usuario ha seleccionado la opción Solicitudes pero no está activo en el Sistema, i.e. su estado es Inactivo ya que ha cumplido su fecha de vigencia.

Acción a Tomar: Solicitar la renovación de su usuario a través del botón [Renovación] que le aparecerá en la página Perfil.

La solicitud no corresponde al participante. Situación: El usuario ha seleccionado la opción Impresión de Autorización y está tratando de imprimir una autorización que no le pertenece.

Acción a Tomar: Corregir el número de autorización indicado y volver a seleccionar [Buscar].

La solicitud no se encuentra Autorizada. Situación: El usuario ha seleccionado la opción Impresión de Autorización y está tratando de imprimir una autorización que aún no está autorizada.

Acción a Tomar: Esperar a que el DE autorice la solicitud. Dar seguimiento a la misma a través de la opción Consulta Solicitudes.

El periodo para la carga de solicitudes está vencido.

Situación: Ha vencido la fecha límite para registrar nuevas solicitudes.

Acción a Tomar: Debe esperar la apertura de un nuevo periodo para radicar solicitudes. Para una orientación detalla y específica de su caso, diríjase a la Región Educativa o a la OAF en el caso de Escuelas Privadas.

Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A Índice 35

Índice

¿

¿Cómo Acceder el Sistema? 3

A

Acrónimos y/o Definiciones 1

C

Cómo Utilizar su Código de Usuario por Primera Vez 9

Consulta de Solicitudes 24

D

Descripción de la Página Principal 2

Descripción del Programa 12

E

Eliminar Solicitudes 28

I

Impresión de Autorizaciones 29

M

Modificar Solicitudes 26

N

Notificaciones 14

P

Participante Nuevo en el Portal 3

Perfil 13

Propósito del Portal 1

R

Radicación de Solicitudes 17

Requisitos 1

S

Seleccione Rol 12

Solicitudes 16

Guía de Participantes de Pago de Matrícula Título II-A · Seleccione con un clic la opción Registro de Participantes. 4 ... Escuelas Habilitadas – Seleccione la Escuela en la

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