GUIA DE PREPARAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE S EGUNDO EGUNDO A N N ORMA ORMA NP EN ISO 9001: 2000 NP EN ISO 9001: 2000 Legenda que descreve a imagem ou gráfico.
GUIA DE
PREPARAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO DA
QUALIDADE
SSEGUNDOEGUNDO AA N NORMAORMA NP EN ISO 9001: 2000 NP EN ISO 9001: 2000
Legenda que descreve a imagem ou
gráfico.
NP EN ISO 9001: 2000 PREPARAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE UM SGQ
ÍNDICE
Segundo a Norma NP EN ISO 9001: 2000Segundo a Norma NP EN ISO 9001: 2000.......................................................1ÍndiceÍndice..............................................................................................................21. Introdução1. Introdução...................................................................................................32. Política da Qualidade2. Política da Qualidade..................................................................................43. Identificação de Processos3. Identificação de Processos..........................................................................54. Planeamento4. Planeamento...............................................................................................65. Documentação de Suporte5. Documentação de Suporte..........................................................................76. Implementação e Funcionamento6. Implementação e Funcionamento...............................................................9
6.1 Estrutura e responsabilidades...............................................................96.2 Gestão de Recursos Humanos...............................................................96.3 Infraestrutura........................................................................................96.4 Ambiente de Trabalho...........................................................................96.5 Realização do produto/serviço...............................................................9
7. Monitorização, Medição e Análise de Dados7. Monitorização, Medição e Análise de Dados.............................................107.1 Satisfação do Cliente...........................................................................107.2 Auditorias Internas..............................................................................107.3 Processos/produtos..............................................................................107.4 Análise de Dados.................................................................................10
A análise dos dados deve proporcionar informação relativa a:.....................108. Acções Correctivas/Preventivas8. Acções Correctivas/Preventivas................................................................119. Revisão pela Gestão9. Revisão pela Gestão.................................................................................12
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1. I1. INTRODUÇÃONTRODUÇÃO
A aplicação dos requisitos da Norma NP EN ISO 9001:2000, através da implementação e certificação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) numa organização, permite:
Demonstrar a sua aptidão para proporcionar os produto/serviços que vão de encontro aos requisitos do cliente e regulamentares aplicáveis, com evidente reforço da imagem da organização no mercado;
Aumentar a satisfação do cliente através da aplicação eficaz do sistema; Diminuição dos custos da não qualidade , através do controlo de não
conformidades e respectiva aplicação de medidas correctivas e preventivas para evitar a sua repetição/ocorrência;
Identificar oportunidades de melhoria em toda a organização; Sistematizar e documentar as actividades da empresa, o que possibilita a
melhoria contínua no seu desempenho e facilita a integração de novos colaboradores;
Rentabilizar os recursos humanos e de infraestrutura através de uma gestão capaz e planeada;
De um modo genérico a implementação e manutenção de um SGQ em melhoria contínua, pode ser representada através do seguinte esquema:
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(Planear)
(Executar)(Verificar)
(Agir)
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2. P2. POLÍTICAOLÍTICA DADA Q QUALIDADEUALIDADE
A Política da Qualidade é “força motriz” para a implementação e melhoria do SGQ, devendo para isso:
Ser adequada ao tipo de actividade da organização; Incluir o comprometimento de cumprir os requisitos e melhorar
continuamente a eficácia do SGQ; Proporcionar um enquadramento para a definição e revisão dos objectivos
e metas; Ser comunicada e entendida dentro da organização; É revista regularmente para se manter apropriada.
Uma vez definidas a missão e visão da organização, fica facilitada a tarefa de elaborar uma Política da Qualidade, de acordo com as exigências da norma, representando efectivamente um marco de referência para todo o SGQ.
Esta politica deverá ser aprovada pela gerência, divulgada a todos os colaboradores e afixada.
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3. I3. IDENTIFICAÇÃODENTIFICAÇÃO DEDE P PROCESSOSROCESSOS
A Norma ISO 9001:2000 aponta para a adopção de uma abordagem por processos na gestão da qualidade.
Define-se um processo, como sendo uma actividade ou conjunto de actividades que recebe entradas e as converte em saídas com valor acrescentado.
A organização deverá identificar os processos chave, ou seja, aqueles que lhe permite cumprir com os requisitos dos seus clientes, bem como aqueles que os suportam, sua sequência e interacção. Para cada um deles, é necessário definir:
Entradas e saídas Actividades; Responsáveis; Monitorização e medição (indicadores de desempenho).
Estes processos deverão representar a gestão da organização e do SGQ implementado.
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Entradas SaídasActividade1
Actividade 3
Actividade n
Actividade 2
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4. P4. PLANEAMENTOLANEAMENTO
A organização deverá estabelecer regularmente (em geral anualmente) objectivos para o seu SGQ. Estes deverão ser sempre que possível mensuráveis e consistentes com a Política da Qualidade.
Para garantir o cumprimento dos objectivos propostos, é necessário planear as várias acções para a sua implementação, calendarização e respectivos responsáveis, bem como os recursos humanos, financeiros e de infraestrutura.
Qualquer alteração, quer no SGQ quer na organização, deverá ser devidamente planeada para garantir a integridade do SGQ.
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5. D5. DOCUMENTAÇÃOOCUMENTAÇÃO DEDE S SUPORTEUPORTE
Como suporte ao SGQ, é necessário criar uma estrutura documental que permita evidenciar objectivamente a gestão e articulação de todos os elementos do sistema.
Esta estrutura deverá ser desenvolvida de modo a não burocratizar demasiado o SGQ, com o risco comprometer a sua eficácia.
Para a correcta gestão da documentação e registos consequentes, é necessário definir procedimentos onde se definem metodologias e responsáveis para elaboração, aprovação, manutenção e arquivo, incluindo as cópias de segurança dos documentos/registos em suporte informático. Estes procedimentos aplicam-se quer à documentação interna quer à documentação externa à organização, que se releve importante no âmbito do SGQ.
A documentação de suporte ao SGQ está dividida em cinco níveis hierárquicos:
1º Nível – Política da Qualidade, marco de referência de todo o sistema.
2º Nível – Manual da Qualidade, descreve o SGQ de acordo com a política e objectivos e com a norma de referência aplicável, apresentando a organização e os seus processos.
3º Nível – Fichas de Processo, documentos onde se caracterizam os processos identificados.
4º Nível – Procedimentos, descrevem as actividades de cada unidade funcional, necessárias para a implementação dos elementos do SGQ.
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5º Nível – Outros documentos da qualidade (instruções de trabalho, manual de funções, registos e relatórios), consistem em documentos de trabalho pormenorizados.
O Manual da Qualidade deve incluir: O campo de aplicação do SGQ, incluído justificações para quaisquer
exclusões; Procedimentos documentados ou referência aos mesmos; A descrição da interacção entre os Processos do sistema.
Os Registos devem ser estabelecidos e mantidos para proporcionar evidências da conformidade com os requisitos e da operação eficaz do sistema da gestão da qualidade. Deve ser estabelecido um procedimento documentado para definir os controlos necessários para identificação, armazenagem, protecção, recuperação, tempo de retenção e eliminação de registos.
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6. I6. IMPLEMENTAÇÃOMPLEMENTAÇÃO EE F FUNCIONAMENTOUNCIONAMENTO
6.1 Estrutura e responsabilidadesDeverão ser definidas, documentadas e comunicadas todas as funções, responsabilidades, que se prendam com o SGQ.
A gestão de topo, enquanto autoridade máxima, deverá providenciar os recursos necessários à implementação e controlo do sistema. Deverá também nomear um representante, que independentemente de outras responsabilidades, assegurará o bom funcionamento do sistema.
6.2 Gestão de Recursos HumanosSó com colaboradores devidamente formados, sensibilizados e competentes é possível garantir um bom desempenho do SGQ. Desta forma a organização deve proporcionar toda a formação que achar conveniente aos seus colaboradores.
6.3 InfraestruturaA organização deverá assegurar que a sua infraestrutura (instalações, equipamentos, hardware, software, meios de transporte e comunicação) é proporcionada não compromete os requisitos do SGQ e dos seus produtos, através da elaboração de planos de manutenção.
6.4 Ambiente de TrabalhoÉ necessário definir e manter as condições de ambiente de trabalho para atingir a conformidade com os requisitos do produto, de acordo com as actividades e produtos da organização.
6.5 Realização do produto/serviçoA realização do produto/serviço realiza-se de acordo com os requisitos definidos na documentação do SGQ, sob condições planeadas e controladas, desde a compra de matérias-primas e consumíveis que possam afectar a qualidade do produto/serviço, até à sua entrega ao cliente.
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7. M7. MONITORIZAÇÃOONITORIZAÇÃO, M, MEDIÇÃOEDIÇÃO EE A ANÁLISENÁLISE DEDE D DADOSADOS
7.1 Satisfação do ClienteA satisfação do cliente constitui um dos meios de medição do desempenho do SGQ. Para tal a organização deverá definir o método de recolha periódico desta informação, que melhor se adapte aos seus clientes.
7.2 Auditorias InternasEm intervalos de tempo regulares deverão ser realizadas auditorias internas ao SGQ para verificar o seu grau de implementação, eficácia e cumprimento dos requisitos da Norma ISO 9001:2000 e com os requisitos do próprio sistema.
7.3 Processos/produtosA organização deve definir métodos e responsáveis para acompanhamento do desempenho dos seus processos e características dos seus produtos. Este acompanhamento permite actuar atempadamente sempre que se detectem desvios relativamente aos resultados e requisitos planeados.
O produto que não está conforme com os requisitos estipulados, deverá ser identificado e controlado para prevenir a sua utilização ou entrega involuntárias. O seu tratamento deverá ser sempre registado, já que constitui uma importante fonte de informação de desempenho do SGQ.
7.4 Análise de DadosA actividade diária da organização, assim como o SGQ, geram dados que dão a conhecer o grau de eficácia e implementação do sistema, bem como as oportunidades de melhoria. Assim sendo, é necessário definir para cada tipo de dados:
Fontes de informação; Métodos de recolha e tratamento Periodicidade Responsáveis
A análise dos dados deve proporcionar informação relativa a: Satisfação do cliente; Conformidade com os requisitos do produto; Características e tendências dos processos e produtos (monitorização dos
processos); Fornecedores.
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8. A8. ACÇÕESCÇÕES C CORRECTIVASORRECTIVAS/P/PREVENTIVASREVENTIVAS
Sempre que se detectem não conformidades reais/potenciais, deverão estabelecer-se acções correctivas/preventivas actuando nas suas causas, prevenindo assim repetições/ocorrência. A implementação de acções correctivas/preventivas deverá ser acompanhada e registada.
Após a sua implementação deverá ser analisada a sua eficácia. Caso se verifique que a acção empreendida não foi eficaz, será definida uma nova acção correctiva/preventiva.
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9. R9. REVISÃOEVISÃO PELAPELA G GESTÃOESTÃO
A gestão de topo deverá reunir, com a periodicidade que considerar conveniente, de forma a assegurar que o SGQ implementado continua adequado, suficiente e eficaz. Como dados de entrada, esta reunião deverá contar com:
Resultados de auditorias; Satisfação do cliente; Desempenho dos processos e conformidade do produto; Estado das acções correctivas e preventivas; Seguimento de acções resultantes de anteriores revisões pela gestão; Alterações que possam afectar o SGQ; Recomendações para melhoria.
Nesta reunião, a gestão de topo deverá ter em conta eventuais alterações na Política da Qualidade e a determinação de novos objectivos.
Os resultados da revisão pela gestão deverão garantir a melhoria continua do desempenho do SGQ e dos seus processos.
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