Guia de apoio à preparação

ÍNDICE

Introdução

1. O PDF/A

1.1. Conversão de documentos para PDF/A

1.2. Verificar o formato do documento

2. O DWFx

2.1. Conversão de documentos para DWFx

3. A assinatura digital

3.1. Assinar digitalmente documentos PDF/A

3.2. Assinar digitalmente documentos DWFx

4. Verificar a assinatura digital

4.1. Verificar a assinatura digital em PDF/A

4.2. Verificar a assinatura digital em DWFx

Anexo I – PDFCreator

1. O que é o PDFCreator

2. Instalação

3. Configuração

4. Funcionalidades

4.1. Juntar documentos

4.2. Separar documentos

Anexo II – Acrobat Adobe Reader

1. O que é o Adobe Reader

2. Instalação

Anexo III – Autodesk Design Review

1. O que é o Autodesk Design Review

2. Instalação

INTRODUÇÃO

O Atendimento Online permite ao interessado relacionar-se à distância com o

Município do Porto, utilizando como forma de contacto um aplicativo informático, em

ambiente Internet, ao qual pode aceder através do Balcão Virtual.

O Guia de Apoio à Preparação de Ficheiros serve de ajuda a todos os utilizadores

do Balcão Virtual, no sentido de otimizar a eficácia da sua utilização, fornecendo a

resposta a dúvidas que possam eventualmente surgir.

Pretende disponibilizar num único local toda a informação considerada útil para a

correta instrução de pedidos online.

O Guia é constituído por textos e imagens que exemplificam os requisitos

necessários à submissão de formulários online, que se traduzem:

Formatos dos ficheiros

PDF/A e DWFX

Conversão dos documentos e visualização dos ficheiros

Assinatura digital

Programa para assinar PDF/A

Programa para assinar DWFX

Instalação de programas

PDFCreator

Configuração

Funcionalidades úteis (juntar e separar documentos)

Adobe Reader

Autodesk Design Review

O PDF/A

1. O que é o PDF/A:

PDF/A é uma norma ISO uniformizada de ficheiros PDF para a preservação digital a longo prazo de documentos eletrónicos.

O PDF/A tem como base o formato PDF, da Adobe Systems Inc., e é definido pela norma ISO 19005-1:2005, publicada a 1 de Outubro de 2005 - Gestão de Documentos - formato de arquivo eletrónico de documentos para preservação a longo prazo.

A Norma não define uma estratégia de arquivo ou os objetivos de um sistema de arquivo. Identifica um "perfil" para documentos eletrónicos, que garante que esses documentos possam ser reproduzidos exatamente da mesma forma nos próximos anos. Um elemento chave é a exigência de que os documentos PDF/A sejam 100% autossuficientes. Toda a informação necessária para exibir o documento da mesma forma, de cada vez que é acedido, está incorporada no próprio ficheiro.

1.1. Conversão de documentos:

Existem várias alternativas de aplicativos para a conversão de documentos para o formato PDF/A. Neste exemplo será utilizado o PDFCreator, um programa gratuito, que permite converter qualquer ficheiro com possibilidade de impressão.

1.1.1. Tendo instalado o PDFCreator (ver Anexo I PDFCreator), abra o ficheiro que pretende converter;

1.1.2. Escolha imprimir, selecione a impressora PDFCreator e clique “OK”;

1.1.3. Escolha o título do documento e selecione “Salvar/Save”;

1.1.4. Selecione “Guardar”;

Nota: Ter em atenção o tipo de ficheiro predefinido (ver Anexo I PDFCreator),

1.2. Verificar o formato do documento:

A aplicação mais comum para a visualização deste tipo de ficheiros (PDF) é o Adobe Reader (ver Anexo II Adobe Reader) e é utilizado neste exemplo.

1.2.1. Tendo instalado o Adobe Reader, abra o ficheiro que acabou de ser criado;

Note como o ficheiro que acabou de ser criado tem a extensão “.pdf”, como se de um PDF normal se trata-se.

1.2.2. Selecione, na barra à esquerda, o ícone “Padrões”;

Como se pode verificar, o PDF criado está em conformidade com o padrão/norma PDF/A, ISO 19005-1.

O DWFx

2. O que é o DWFx:

DWFx (acrônimo para Design Web Format) é um formato de ficheiros pertencente à Autodesk. São imagens desenhadas, com recurso a Autocad, em ambiente 2D ou 3D. As imagens usam recursos de gráficos vetoriais. O DWFx é um formato especial para transmissão via WEB e redes, o ficheiro é altamente comprimido, o que faz com que estes passem a ocupar 50% menos espaço que o DWG original, além de não serem editáveis, o que mantém a integridade do seu conteúdo. O DWFx tem ainda a vantagem de permitir a assinatura digital do documento.

2.1. Conversão de documentos (DWG » DWFx):

2.1.1. Utilizando o Autocad, comece por abrir o ficheiro que pretende converter;

2.1.2. No menu ficheiro, ou ícone Autocad, selecione a opção “Export” e clique em “DWFx”;

2.1.3. Escolha o nome do ficheiro e clique em “Save”;

2.1.4. O ficheiro está convertido para o formato DWFx;

Repare como o novo ficheiro (DWFx) tem metade do tamanho do ficheiro original Autocad (DWG).

Nota: O ficheiro está agora no formato DWFx mas não se encontra assinado. Não se esqueça de o fazer.

A assinatura digital

3. O que é a assinatura digital:

A assinatura digital qualificada não é um meio de autenticação, mas um mecanismo que permite ao utilizador, por vontade própria, assumir de forma inequívoca a autoria de um documento, assinado com a chave criptográfica pessoal residente, por exemplo, no seu Cartão de Cidadão.

Qualquer entidade pode verificar a assinatura digital aposta pelo cidadão num documento, recorrendo ao uso do certificado digital pessoal do cidadão e a mecanismos de verificação da validade deste certificado.

A assinatura digital tem o valor legal conferido pela lei, nomeadamente no Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, republicado pelo Decreto-Lei n.º 62/2003, de 3 de abril, e alterado pelos Decreto-Lei n.º 165/2004, de 6 de Julho, 116-A/2006, de 16 de Junho e 88/2009, de 9 de abril.

3.1. Assinar documentos PDF/A:

Existem várias alternativas de aplicativos para a assinatura digital de documentos. Neste exemplo é utilizado o Adobe Reader, programa de fácil utilização.

Antes de iniciar o processo da assinatura digital de documentos, deverá inserir o seu Cartão de Cidadão no leitor de cartões.

3.1.1. Tendo descarregado e instalado o Adobe Reader (ver Anexo II Adobe Reader), abra o ficheiro que pretende assinar e escolha a opção “Ferramentas”;

3.1.2. No menu “Ferramentas”, escolha a opção “Certificados”;

3.1.3. Já na ferramenta “Certificados”, escolha a opção “Assinar Digitalmente”;

3.1.4. Selecione, no documento, a área onde pretende colocar a assinatura;

3.1.5. Escolha o Certificado/Chave de Assinatura Digital Qualificada do Cartão de Cidadão e clique “Assinar”;

3.1.6. Escolha a localização para guardar o ficheiro, nome do mesmo e clique em “Guardar”;

3.1.7. Introduza o PIN de assinatura do Cartão de Cidadão e clique “OK”;

3.1.8. O processo de assinatura digital está concluído e o documento assinado;

3.2. Assinar documentos DWFx:

O Autocad, quando utilizado a solo, não permite a assinatura digital de documentos. Para este efeito terá de utilizar uma aplicação adicional: O Autodesk Design Review (ver Anexo III Autodesk Design Review).

Antes de iniciar o processo da assinatura digital de documentos, deverá inserir o seu Cartão de Cidadão no leitor de cartões.

3.2.1. Tendo instalado o Autodesk Design Review, abra o ficheiro que acabou de ser criado;

3.2.2. No menu ficheiro, ou ícone Design Review, selecione a opção “Security” e clique em “Add Digital Signature”;

3.2.3. Escolha o Certificado/Chave de Assinatura do Cartão de Cidadão e clique “OK”;

3.2.4. Introduza o PIN de assinatura digital do Cartão de Cidadão e clique “OK”;

3.2.5. O documento está assinado;

4. Verificar a assinatura digital dos documentos:

4.1. Verificar a assinatura do PDF/A:

A aplicação mais comum para a visualização deste tipo de ficheiros (PDF) é o Adobe Reader (ver Anexo II Adobe Reader) e é utilizado neste exemplo.

4.1.1. Tendo instalado o Adobe Reader, abra o ficheiro assinado que acabou de ser criado;

Note como o ficheiro que acabou de ser criado (PDF/A Assinado) continua a ter a extensão “.pdf”, como se de um PDF normal se trata-se.

4.1.2. Selecione, na barra à esquerda, o novo ícone “Assinaturas”;

4.1.3. Como se pode verificar, o PDF criado não só está em conformidade com o padrão/norma PDF/A, ISO 19005-1, como também está assinado digitalmente.

4.2. Verificar a assinatura do DWFx:

4.2.1. Tendo instalado o Autodesk Design Review, abra o ficheiro que acabou de ser assinado;

4.2.2. No menu ficheiro, ou ícone Design Review, selecione a opção “Security” e clique em “View Signature Details“;

4.2.3. O documento está assinado;

Anexo I – PDFCreator

1. O que é o PDFCreator:

O PDFCreator é uma aplicação open source (código aberto) e gratuita, que permite criar ficheiros PDF a partir de qualquer programa que use impressão do Windows. Uma das grandes vantagens do PDFCreator é a criação de ficheiros PDF no formato PDF/A.

2. Instalação:

O PDFCreator pode ser descarregado no seguinte endereço: http://www.pdfforge.org/pdfcreator/download

2.1. Depois de descarregado, deverá executar o ficheiro de instalação

(poderá necessitar de permissões de administrador para instalar software no computador). Escolha “Executar”;

2.2. Selecione o idioma de instalação - Português (Brasil) - e clique “OK”;

2.3. Clique em “Avançar”;

2.4. Leia os termos do contrato, selecione ”Aceito” e clique “Avançar”;

2.5. Escolha o tipo de instalação e clique “Avançar”;

2.6. Reveja o resumo da instalação e clique “Instalar”;

2.7. Aguarde pela conclusão do processo de instalação (o tempo poderá variar de acordo com as características do seu sistema);

2.8. A instalação encontra-se concluída. Clique “Concluir” para fechar.

3. Configuração:

Existem algumas definições do PDFCreator que podem ser predefinidas. Desta forma pode otimizar a tarefa da criação e conversão de ficheiros.

3.1. Abra o PDFCreator acedendo ao Menu Iniciar > Todos os Programas/Aplicações > PDFCreator. Clique em “Opções de Perfil”

3.2. Das várias opções, que poderá explorar em qualquer altura, sugerimos que aceda a “Salvar”;

3.3. Na opção “Formato do arquivo padrão” escolha PDF/A-1b e clique “Salvar” para fechar. Desta forma todos os documentos serão gravados no formato PDF/A;

4. Funcionalidades úteis:

4.1. Juntar documentos

O PDFCreator permite a junção de documentos, tantos quanto o utilizador pretender, provenientes de diferentes formatos. Esta opção é extremamente útil quando temos vários ficheiros associados ao mesmo item:

4.1.1. Comece por abrir e imprimir o primeiro ficheiro que quer juntar. A ordem com que o faz é importante. Neste caso “Peças desenhadas 1.pdf”;

4.1.2. Escolha a impressora PDFCreator e clique “OK”;

4.1.3. Escolha a opção “Unir”;

4.1.4. O ficheiro aguarda na impressora virtual pelos restantes que utilizador pretenda juntar;

Proceda da mesma forma para os restantes ficheiros. Abra cada um, pela ordem na qual pretende juntar, e escolha imprimir para a impressora PDFCreator. Os ficheiros são automaticamente adicionados à lista, obtendo o seguinte resultado:

4.1.5. Clique no ícone “Unir tudo” e aguarde o processo de junção (o tempo poderá variar de acordo com o número de ficheiros e tamanho);

4.1.6. Clique em “Continuar”;

4.1.7. Clique em “Continuar”;

4.1.8. Escolha o nome do ficheiro e clique em “Guardar”;

A junção de ficheiro está concluída, sendo o novo ficheiro constituído pelo conteúdo dos quatro que foram escolhidos neste exemplo.

Nota: O novo ficheiro foi gravado no formato PDF/A mas não se encontra assinado. Não se esqueça de o fazer.

4.2. Separar documentos

Da mesma forma que o PDFCreator permite juntar documentos, também permite separar os mesmos. O processo é semelhante ao anterior:

4.2.1. Comece por abrir e imprimir o ficheiro do qual pretende separar parte. Neste caso “Peças desenhadas_COMPLETO.pdf”;

4.2.2. Escolha a impressora PDFCreator, indique a parte do documento que pretende separar (neste exemplo – Página 3) e clique “OK”;

4.2.3. Clique em “Salvar”;

4.2.4. Escolha o nome do ficheiro e clique em “Guardar”;

4.2.5. A separação do ficheiro está concluída;

O ficheiro “Peças desenhadas_PÁGINA 3.pdf” é constituído apenas pela página 3 do ficheiro “Peças desenhadas_COMPLETO.pdf”.

Nota: O novo ficheiro foi gravado no formato PDF/A mas não se encontra assinado. Não se esqueça de o fazer.

Anexo II – Adobe Reader

1. O que é o Adobe Reader:

O Adobe Reader é um aplicativo que permite que o utilizador do computador visualize, navegue e imprima ficheiros no formato PDF. Este tipo de ficheiro é muito comum em documentações gerais (manuais de utilização, eBooks, newsletters, etc.). Por ser multiplataforma, está disponível para diversos sistemas operativos.

2. Instalação:

O Adobe Reader pode ser descarregado, do sítio oficial, no seguinte endereço:

2.1. Ainda no sítio oficial do Adobe Reader, clique em “Instalar agora”;

2.2. Aguarde o download do ficheiro de instalação;

2.3. Depois de descarregado execute o ficheiro de instalação. Aguarde

durante a instalação;

2.4. O Adobe Reader está instalado. Já pode abrir, ler e imprimir os seus

documentos PDF. Clique em “Concluir”

Anexo III – Autodesk Design Review

1. O que é o Autodesk Design Review:

O visualizador de AutoCAD gratuito, Autodesk Design Review, permite a todos os intervenientes visualizar, imprimir, anotar e registar alterações em desenhos, mapas e modelos, tudo sem o software de criação de projetos original. Esta ferramenta gratuita integra-se totalmente com todos os produtos de software de projeto da Autodesk e permite às equipas de projeto adotarem processos de revisão e aprovação de projetos sem necessidade de papéis.

2. Instalação:

O Autodesk Design Review pode ser descarregado, do sítio oficial, no seguinte

endereço:

http://usa.autodesk.com/design-review/download/

2.1. Ainda no sítio oficial do Autodesk Design Review, comece por

selecionar a linguagem do instalador;

2.2. Depois de descarregado, execute o ficheiro de instalação;

2.3. A instalação decorre de forma automática. Terá apenas que aguardar a

conclusão;

2.4. A instalação está concluída.

O Autodesk Design Review está instalado. Já pode abrir, ler, imprimir, converter e assinar os seus documentos DWFx.