Page 1
MANUAL PROSEDUR Prosedur : Pengajuan Ujian Skripsi
Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
TANGGAL TERBIT : 27 September 2018
STATUS REVISI : 05
DIREVISI OLEH : TIM GKM FIB USU
DIPERIKSA DAN DISETUJUI OLEH : GJM FIB USU
DISAHKAN OLEH : Dr. Budi Agustono M.Si
GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN SASTRA INGGRIS
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
SEPTEMBER 2018
MEDAN
Page 2
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : i
PENYUSUN
1. Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph. D Ketua GKM
2. Rahmadsyah Rangkuti, MA. Ph. D Sekretaris GKM
3. Dr. Deliana, M.Hum Anggota
Page 3
MANUAL
PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT atas disusunnya Buku Manual Prosedur
Pengajuan Ujian Skripsi Departemen Sastra Inggris FIB USU. Ucapan terima kasih juga
disampaikan kepada semua pihak yang terlibat langsung atau tidak langsung dalam usaha
penyusunan Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini.
Buku Manual Prosedur Pengajuan Departemen Sastra Inggris FIB USU ini berisi
Prosedur Pengajuan Ujian Skripsi Departemen Sastra Inggris FIB USU dan Manual Prosedur
untuk proses operasional lainnya. Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini
menguraikan isi Manual Mutu (MM) menjadi kegiatan- kegiatan operasional yang dilakukan di
Departemen/Program Studi S-1 Sastra Inggris, dan unit- unit penunjang lainnya pada Fakultas
Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.
Manual Prosedur ini memberikan rujukan tatacara pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu
di lingkungan Departemen Sastra Inggris FIB USU. Pada setiap prosedur, dilaksanakan dengan
tekad menyelenggarakan usaha- usaha perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan
dalam hal pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat dengan moto “mutu hari ini
menentukan mutu akan datang.”
Medan, 27 September 2018
Ketua,
Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph.D
NIP : 195409161980032003
Page 4
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 2 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
Disiapkan Oleh
Nama Jabatan Tanda
Tangan Tanggal
1. Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph. D Ketua
2. Rahmadsyah Rangkuti, MA. Ph. D Sekretaris
3. Dr. Deliana, M.Hum Anggota
Disahkan Oleh
Nama Jabatan Tanda
Tangan Tanggal
Dr. Budi Agustono, N. Si Dekan
DAFTAR DISTRIBUSI
No. Penerima Personel Tanda Tangan Tanggal
1 Sivitas Akademika Departemen Sastra Inggris FIB USU
Dosen
2 Admisnistrasi Umum Departemen Sastra Inggris FIB USU
Tata Usaha
3 Administrasi Akademik Departmen Sastra Inggris FIB USU
Pendidikan
4 Administrasi Keuangan Departmen Sastra Inggris FIB USU
Keuangan
5.
Administrasi Kemahasiswaan Departmen Sastra Inggris FIB USU
Kemahasiswaan
Page 5
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 2 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
CATATAN PERUBAHAN PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
Revisi ke
Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan
Oleh Fungsi/ Jabatan
Tanda Tangan
03 27 September 2018
1 Pergantian TIM Penyusun GKM
Page 6
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 3 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
1. TUJUAN
Prosedur ini disusun sebagai satu pedomanbagi setiap mahasiswa dan penyelenggara
akademik di lingkungan Program Studi S1 Sastra Inggris Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam, Universitas Sumatera Utara tentang pengajuan ujian Skripsi.
2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur pengajuan ujian skripsi adalah :
a. Urutan prosedur pengajuan ujian skripsi
b. Persiapan yang dilakukan oleh Departemen/ Program Studi dan Fakultas/ Bagian
Akademik
3. DEFINISI
3.1 Ujian Skripsi : Ujian yang dilakukan untuk menilai hasil skripsi
mahasiswa
3.2 Skripsi : Laporan ilmiah dari hasil penelitian dan/ atau
pengkajian mahasiswa yang dapat berupa kajian/
bahasan dan rancangan
4. REFERENSI
4.1 Undang- Undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas.
4.2 PP No. 199 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang
Pengendalian Mutu dan Pasal 18,19 tentang standar kompetensi Pendidikan Tinggi.
4.3 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang
Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara.
4.4 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/2004 tentang
Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara.
4.5 Manual Mutu SMM USU 2005
4.6 Manual Mutu FIB USU 2007
Page 7
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 4 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
5. KETENTUAN UMUM
a. Pengajuan Ujian Skripsi dilakukan oleh mahasiswa calon peserta ujian dan Departemen/
Program Studi dalam sebuah berkas pengajuan.
b. Berkas pengajuan diserahkan Departemen/ Program Studi setidaknya 10 hari sebelum
tanggal pelaksanaan yang ditentukan oleh Departemen/ Program Studi ke Fakultas.
c. Tidak sedang PKA, atau menjalani skorsing.
6. TUJUAN PENGUSULAN UJIAN SKRIPSI
Pengajuan ujian skripsi bertujuan untuk memenuhi persyaratan dapat dilaksanakannya ujian
skripsi.
7. PERSYARATAN
Mahasiswa calon peserta ujian skripsi harus menyediakan :
a. Permohonan untuk pelaksanaan ujian skripsi.
b. Bukti pembayaran SPP semester 1 s.d. terakhir.
c. Bukti pembayaran ujian skripsi.
d. Berita acara bimbingan skripsi.
8. PROSEDUR PELAKSANAAN
Prosedur pelaksanaan untuk pengajuan Ujian Skripsi adalah sebagai berikut :
a. Calon peserta ujian skripsi menyerahkan ke Departement/ Program Studi permohonan
untuk dapat dilaksanakan ujian skripsi dengan memuat pernyataan bahwa skripsi sudah
selesai, permohonan diketahui oleh dosen pembimbing/ dosen pembimbing I (Lampiran
1) dan persetujuan jadwal pelaksanaan ujian skripsi (Lampiran 2).
b. Departemen/ Program Studi mencek seluruh nilai calon peserta dan persyaratan
akademik dan administratif.
c. Departemen/ Program Studi menetapkan tanggal/ waktu pelaksanaan dan penguji
(Lampiran 3).
d. Departemen membuat surat ke Dekan tentang pengajuan Ujian Skripsi (Lampiran 4).
Page 8
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 5 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
e. Departemen memeriksa keaslian semua fotocopy (salinan) berkas persyaratan ujian skripsi.
f. Departemen menyerahkan berkas pengajuan Ujian Skripsi ke Fakultas, berkas memuat :
1. Surat usulan SK Ujian Skripsi dari Ketua Departemen/ Program Studi untuk pelaksanaan
ujian skripsi dan persetujuan jadwal pelaksanaan ujian skripsi.
2. Jadwal dan penguji ujian skripsi.
3. Permohonan dari mahasiswa ke Dekan melalui Departemen/ Program Studi unutk
pelaksanaan ujian skripsi dan persetujuan jadwal pelaksanaan ujian skripsi.
4. Transkrip sementara calon peserta ujian skripsi.
5. Bukti administratif dan akademik yang telah disebutkan sebagai persyaratan pada
prosedur ini.
g. Fakultas mendisposisikan pengajuan ujian skripsi dari Departemen/ Program Studi ke
Bagian Akademik untuk diterbitkan SK Ujian Skripsi.
h. SK Ujian Skripsi ditandatangani Dekan.
i. Departemen/ Program Studi menerima SK Ujian Skripsi, Departemen/ Program Studi siap
melaksanakan UjianSkripsi sesuai dengan isi pada SK Ujian Skripsi.
Page 9
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 6 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
9. DIAGRAM ALIR
Calon Peserta Ujian Departemen/ P. S. Fakultas/ Dekan Bagian
Akademik
Tidak ya
Membuat permohonan
untuk dapat dilaksanakan
ujian skripsi diketahui dosen
pembimbing skripsi
Menyerahkan persyaratan
akademik
Mulai
Memeriksa
kelengkapan
dokumen
Lengkap
Menerima berkas
pengajuan Ujian
Skripsi
Mulai
Menerima SK Ujian
Skripsi, Ujian Skripsi
siap dilaksanakan
Menyerahkan berkas
pengajuan Ujian
Skripsi
Menentukan jadwal,
tempat, penguji dan
membuat usulan
penerbitan SK ujian
Skirpsi kepada Dekan
Selesai
Mencek
berkas
pengajuan
&
menerbitk
an SK
Ujian
Skripsi
Dekan
menandatangani
SK Ujian Skripsi
Page 10
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 7 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
LAMPIRAN 1 : Contoh Permohonan dari Calon Peserta Ujian Skripsi
Medan,…………………………
Kepada Yth.
Ketua Departemen/ P.S. …………………………………
Di Tempat
Dengan hormat.
Dengan ini saya:
Nama :…………………………………………….
NIM : ……………………………………………
Judul Skripsi : …………………………………………..
Pembimbing Skripsi : I ……………………………………………………….
II………………………………………………………..
menyatakan telah menyelesaikan Skripsi saya, dan bermohon kepada Bapak/ Ibu untuk dapat
dilaksanakan Ujian Skripsi tersebut.
Demikianlah permohonan ini saya sampaikan, atas perhatian Bapak/ Ibu saya ucapkan terima kasih.
Mengetahui/Menyetujui Hormat saya
Pembimbing Skripsi Pemohon,
………………………………………. ………………………………
NIP :
Page 11
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 8 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
LAMPIRAN 2 : Contoh Form Persetujuan Jadwal Ujian Skripsi
Persetujuan Jadwal Ujian Skripsi
Komisi penguji skripsi mahasiswa:
Nama : …………………………………………………
NIM : …………………………………………………
Judul Skripsi : …………………………………………………..
……………………………………………………..
Fak./Program Studi: Sastra Inggris
Menyetujui jadwal pelaksanaan ujian skripsi mahasiswa pada:
Hari/Tanggal : …………………………………………………
Jam : …………………………………………………..
Tempat : FIB USU
Demikianlah persetujuan kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima
kasih.
Komisi Penguji,
No. Nama NIP Penguji Tanda Tangan
1
Ketua
2
Sekretaris
3
Anggota
4
Anggota
Page 12
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 9 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
LAMPIRAN 3 : Contoh Form Penentuan Jadwal dan Penguji Ujian Skripsi
JADWAL DAN PENGUJI UJIAN SKRIPSI
Fakultas : FIB
Departemen/P.S. : ………………………………………..
Nama : …………………………………………………
NIM : …………………………………………………..
Judul Skripsi : …………………………………………………..
………………………………………………………
……………………………………………………..
Pembimbing Skripsi : I ……………………………………………………
II ……………………………………………………
Jadwal pelaksanaan Ujian Skripsi :
Hari/ Tanggal : ……………………………………………………
Penguji : I ………………………………………………… (Ketua)
II ………………………………………………… (Sekretaris)
III ……………………………………………….. (Anggota)
IV ……………………………………………….. (Anggota)
Medan, …………………………………….
Ketua Departemen/P.S.
…………………………………………………………
NIP :
Page 13
MANUAL PROSEDUR
No. Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-6-11
Edisi : 02
Revisi : 03
Berlaku Efektif : 27 September 2018
Halaman : 10 dari 10
PROSEDUR PENGAJUAN UJIAN SKRIPSI
LAMPIRAN 4 : Contoh Surat Pengajuan SK Ujian Skripsi
No. :
Lampiran : 1 berkas
Hal : Pengajuan SK Ujian Skripsi
Kepada Yth.
Dekan FIB USU
Di Tempat.
Dengan hormat.
Dengan ini kami beritahukan kepada Bapak bahwa mahasiswa:
Nama : ……………………………………………….
NIM : …………………………………………………
Judul Skripsi : ………………………………………………….
…………………………………………………..
telah memenuhi persyaratan untuk Ujian Skripsi. Karenanya, kami bermohon dapat diterbitkan
SK Dekan untuk pelaksanaan Ujian Skripsi.
Pada pengajuan ini kami sertakan berkas :
1. Jadwal dan penguji ujian skripsi.
2. Permohonan dari mahasiswa untuk pelaksanaan ujian skripsi
3. Persetujuan jadwal pelaksanaan ujian skripsi.
4. Transkrip sementara calon peserta ujian skripsi.
5. Bukti SPP dan bukti pembayaran ujian skripsi.
Demikianlah hal ini kami sampaikan, atas kerjasama yang terbina diucapkan terima kasih.
Medan, …………………………
Ketua Departemen/ P.S.
……………………………………………
NIP :