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TRABAJO COLABORATIVO No.1
GESTION DE CALIDAD
PRESENTADO POR:
WILLIAM ANDRES ARIAS DELGADO
COD. 1083882946
ROCIO MAGALLY MUOZ S
COD. 1084250550
DAIHANA KATERINE IPAZ MORA
COD. 1.087.417.799
TATIANA COLLAZOS CUTIVA
COD. 1083907400
TUTOR(A)
DIANA PATRICIA DIAZ
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGIA E INGENIERIA
CEAD PASTO
NOVIEMBRE DE 2014
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2
CONTENIDO INTRODUCCION
.....................................................................................................
3
OBJETIVOS
............................................................................................................
4
RESEA HISTORICA
.............................................................................................
4
1. GESTION DEL MANUAL
....................................................................................
5
1.1. Objeto y alcance
............................................................................................
4
1.2. Alcance del sistema de Gestin de Calidad
................................................. 5
1.3. Presentacin y uso del manual
.....................................................................
6
1.4. Control del manual
........................................................................................
7
1.4.1. Revisin y aprobacin
...................................................................................
8
1.4.2. Distribucin y control de copias
.....................................................................
9
1.4.3. Control de cambios
.....................................................................................
10
1.5. Exclusiones del sistema de gestin de calidad
........................................... 11
2. PRESENTACION DE LA
EMPRESA................................................................
12
2.1. Infraestructura
.............................................................................................
13
2.2. Ambiente de trabajo
....................................................................................
14
2.3. Clientes
.......................................................................................................
15
2.4. Estructura organizacional
............................................................................
16
2.5. Direccionamiento estratgico
......................................................................
17
2.6. Requisitos de los clientes
............................................................................
18
2.7. Referencia Normativa
..................................................................................
19
2.8. Mapa de procesos
.......................................................................................
20
2.9. Documentacin del sistema de gestin de calidad
...................................... 21
2.10. Mecanismos de comunicacin
....................................................................
22
2.11. Anexos
..........................................................................................................
6
CONCLUCIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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INTRODUCCIN.
El sistema de gestin de calidad, es un conjunto de normas
interrelacionadas de una empresa por los cuales se administra de
forma ordenada la calidad de la misma en la bsqueda de la
satisfaccin de sus clientes.
En el presente documento se abordara el diagnstico de la
empresa, generalmente la consultora es aceptada en el mercado
cuando la situacin econmica de la mayora de las empresas se ven
afectadas y en peligro de resultados negativos, se muestra mediante
una tabla completamente diligenciada del diagnstico de la empresa
Guayabita S.A que es la empresa con la que estamos trabajando;
Tambin se expone el valor corporativo, mostrando sus caractersticas
competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y las
expectativas de clientes y propietarios; Se abordara la estrategia
DOFA de la empresa, permitindonos determinar las fortalezas y
debilidades existentes dentro del funcionamiento de la empresa; El
organigrama lo podemos encontrar en el transcurso del trabajo ya
que es parte fundamental en el momento que se ejecutan las
diferentes funciones; al finalizar nos encontramos con el proceso
que se debe realizar desde el interior de la empresa para sacar los
diferentes productos al mercado.
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OBJETIVOS.
Objetivo General.
Conocer, revisar y entender las diferentes temticas de la unidad
1, donde el grupo pueda elaborar un diagnstico de la empresa
seleccionada, teniendo en cuenta que esta no debe estar certificada
con ningn sistemas de gestin, con el objetivo de poder proponer una
planeacin estratgica y un mapa de procesos.
Objetivos Especficos.
Conocer la Misin, visin, objetivos y polticas de la empresa.
Determinar la estrategia DOFA de la empresa para fortalecer
debilidades
existentes. Buscar alternativas para mejoramiento de calidad del
producto Determinar el organigrama de la empresa Determinar los
procesos que se requieren para el buen funcionamiento.
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RESEA HISTORICA
GUAYABITA S.A. es una empresa dedicada a la produccin y
distribucin de productos alimenticios derivados de la guayaba
creada a partir de la idea de emprendimiento econmico de un grupo
de jvenes quien unieron esfuerzos para conformar toda la estructura
de esta organizacin. Dentro de los productos ofrecidos encontramos
toda clase de bocadillos, manjares y dulces elaborados a partir de
la mejor seleccin de la guayaba producida en nuestra tierra. Adems
es un producto que va dirigido a toda la poblacin puesto que es
preferido desde los ms pequeos hasta los adultos mayores sin
diferencia de gnero. Por esta buena acogida seguimos siendo
implementando estrategias de mejoramiento continuo y basados
siempre en proyeccin a futuro de ser la empresa lder en produccin y
comercializacin de productos derivados de la guayaba.
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1. GESTION DEL MANUAL
1.1. Objeto y alcance: el objetivo principal de esta empresa es
llegar a ser lder en produccin y distribucin de productos
elaborados a partir de la mejor seleccin de guayabas. Aqu plasmamos
todas las fases del proceso que implica la produccin de los
diversos productos en sus distintas presentaciones, encontramos la
respectiva caracterizacin de procesos una estructura organizacional
bien definida para alcanzar el xito deseado.
1.2. Alcance del sistema de gestin de calidad: el alcance
planteado para el
sistema de gestin de calidad de la empresa se enfoca en los
procesos hacia los cuales se direcciona su actividad econmica; como
produccin, y distribucin de productos derivados de la guayaba.
1.3. Presentacin y uso del manual: El presente manual tiene por
objeto
describir las polticas y estructura del sistema de gestin de
calidad implementado en GUAYABITA S.A. por medio del cual se
asegura la calidad en el desarrollo, produccin y comercializacin
del producto.
Para su elaboracin se han tenido en cuenta los requisitos
establecidos en la norma ISO-9001/2008 y los modelos de calidad mas
adecuados a las necesidades de certificacin ante nuestros clientes
y a la posibilidad de emprender sistemas de autoevaluacin que nos
aproximen a una situacin de excelencia.
El objetivo final que este manual persigue es lograr la calidad
adecuada con el mnimo costo, lo cual se ha de conseguir mediante
actitudes de prevencin, evitando los defectos en lugar de tener que
corregirlos una vez producidos.
1.4. Control del manual: el presente manual de calidad fue
elaborado teniendo
en cuenta las directrices establecidas por la norma ISO
9001:2008 y los lineamientos suministrados la direccin de gestin de
calidad y procesos de la empresa GUAYABITA S.A.
1.4.1. Revisin y aprobacin: el presente manual de calidad para
el proceso de produccin y distribucin de productos derivados de la
guayaba fue aprobado por las tres instancias de la empresa
GUAYABITA S.A.; la administrativa, comercial y de produccin.
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1.4.2. Distribucin y control de copias: una vez aprobado el
manual de calidad, la direccin de la empresa ser la encargada de la
difusin interna y externa del presente documento; esta distribucin
se realizar en medio fsico o magntico.
1.4.3. Control de cambios: la direccin adems ser la encargada de
actualizar las copias controladas.
1.5. Exclusiones del sistema de gestin de calidad:
Debido a la naturaleza de los servicios que presta la empresa
Guayabita S.A.S, no son aplicables los conceptos relacionados con:
Diseo y Desarrollo (7.3) teniendo en cuenta que la empresa ha
definido previamente las caractersticas de los productos a
fabricar. Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin
(7.6) La empresa no dispone de ningn equipo tecnolgico de medicin o
programas informticos que participen activamente en la elaboracin
de los productos a ofrecer.
2.0 Representacin de la empresa:
2.1 infraestructura:
Inmuebles
Equipos de computo
Estructura construida
Servicios de soporte
Maquinaria
2.2 ambiente de trabajo
El ambiente de trabajo influye decisivamente en temas tan
importantes como son la motivacin, el rendimiento, la lealtad y el
trabajo para con la empresa. Con esto quiero decir que un
trabajador contento aportar y rendir mucho ms que uno que no se
sienta motivado o valorado, teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
Buen clima laboral
Mejorar condiciones que se vivan dentro del entorno laboral
Prevenir ausentismo de puesto
Que prime el talento humano en la empresa
Tiempo trabajado bien remunerado.
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2.3 clientes
Teniendo en cuenta que un cliente es la persona o empresa
receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de un
dinero u otro artculo de valor, se puede decir que son la razn de
ser de una empresa por ende hay que saber manejar la relacin entre
el cliente y la empresa que ofrece el servicio basndose en una
comunicacin asertiva conllevando as la mayor productividad y
eficacia en el servicio generando clientes satisfechos, segn las
caractersticas y tipos de clientes, por eso la empresa guayabita se
encarga de complacer a sus cliente haciendo proveer el mejor
bocadillo y de buena calidad.
2.4 Estructura organizacional
Director General
Gerente
Jefe Administrativo. Jefe Comercial. Jefe de Produccin
Contabilidad Logstica
Pagos
Remuneraciones
Cuentas
Corrientes
Recepcin
Limpieza
Seguridad
Vigilantes.
Compra de insumos
Atencin al Cliente
Proveedores
Distribuidores
Ventas
Jefe de planta
Jefe de Mantenimiento Bodega
Ayudantes Control de Inventario
Entrada y salida de
mercancas.
Supervisor
Operarios
Calderas
Maquinaria
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2.5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:
Razn social Productos Guayabita S.A.
Ubicacin Geogrfica
Departamento de Nario
Productos o servicios
Empresa Lder en produccin y distribucin de productos derivados
de la Guayaba.
Misin Productos Guayabita S.A. es una empresa lder en producir y
distribuir productos alimenticios de excelente calidad, con el fin
de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes
externos e internos, para lo cual tenemos un compromiso constante
con el mejoramiento de la calidad de nuestros productos, con
innovacin tecnolgica, preservacin del medio ambiente y cumplimiento
de todas las obligaciones sociales y del estado.
Visin Expandir el mercado comercial de la empresa ms all del
departamento de Nario, en un plazo mximo de 5 aos. Adems que
GUAYABITA S.A ser reconocida como la mejor opcin a nivel nacional,
por su alta calidad y sus bajos precios en los productos derivados
de la guayaba.
Poltica de calidad
Nuestra poltica De Calidad en Productos Guayabita S.A. es
satisfacer las necesidades de los clientes mediante la produccin y
distribucin de productos elaborados a base de pulpa de guayaba;
productos alimenticios de excelente calidad, con el fin de
satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes
externos e internos a precios competitivos y rentables,
proporcionando capacitacin y entrenamiento a todo el personal,
manteniendo las instalaciones fsicas en condiciones adecuadas de
funcionamiento y atendiendo ampliamente las necesidades y
sugerencias del cliente, al igual que liderando las iniciativas de
mejora continua que agreguen valor procedente de los colaboradores
y del entorno.
Velando por el uso racional de los recursos naturales y
previniendo y controlando los riesgos ambientales que reducen
impactos sobre el medioambiente.
Fomentando el auto cuidado y el de los dems, a travs de la
promocin de la salud, la prevencin y el control de las condiciones
generadoras de riesgo en los procesos, para la
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seguridad de los colaboradores.
Favoreciendo y propiciando el desarrollo de los colaboradores y
su entorno, fomentando el equilibrio en la vida personal, familiar
y laboral, con el fin de contribuir al mejoramiento de la calidad
de vida y la sostenibilidad de nuestra empresa.
Objetivos de Calidad
Ofrecer productos de mxima calidad
Satisfacer las necesidades de los clientes en economa y
calidad
Mejorar continuamente los procesos y capacitar al personal
administrativo y operativo.
Cuidar el medio ambiente
Velar por el funcionamiento y bienestar de la empresa, sus
socios, trabajadores y sus familias
2.6 REQUISITOS DE LOS CLIENTES
Los clientes que requieren los servicios de la empresa guayabita
s.a son personas que carecen la necesidad de adquirir un servicio,
en este caso el servicio seria el producto del bocadillo como
tal.
2.7 REFERENCIA NORMATIVA:
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DIAGNSTICO DE LA EMPRESA GUAYABITA S.A
DIAGNOSTICO ISO 9001/2008
EMPRESA
DIANOSTICO No.001
FECHA DEL DIAGNOSTICO
29/09/2014 Productos Guayabita S.A.
No. requisitos 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10
CM
CO CLF % observaciones
4 sistema de gestin de calidad
4.1 requisitos generales 10 1 10%
10%
4.2.2 manual de calidad 10 1 10%
Ya est definido en proceso de radicacin
4.2.3 control de los documentos 10 1 10%
4.2.4 control de los registros 10 1 10%
5 responsabilidad de la direccin
5.1 compromiso de la direccin 10 1 10%
Ya est definido en proceso de radicacin
5.2 enfoque al cliente 10 1 10%
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5.3 poltica de calidad 10 1 10%
Se est trabajando en su redaccin con el fin de que abarque todos
los tems con los cuales se desea cumplir en el proceso de gestin de
calidad.
5.4 objetivos de calidad 10 1 10%
Ya est definido en proceso de radicacin
5.5 responsabilidad, autoridad 10 1 10%
5.6 revisin por la direccin 10 1 10%
6 gestin de los recursos
6.1 provisin de los recursos 10 3 30%
6.2 recursos humanos 10 4 40%
Se est capacitando al personal en el proceso de implementacin y
ejecucin de sistemas de calidad.
6.3 infraestructura 10 1 10%
6.4 ambiente de trabajo 10 1 10%
7 realizacin del producto
7.1 planificacin de la realizacin del producto 10 3
30%
Mapa de procesos de cada una de las reas de la empresa.
7.2 procesos relacionados con el cliente 10 1 10
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%
7.3 diseo y desarrollo 10 1 10%
7.4 compras 10 3 30%
Se realiza toda la documentacin como facturacin, rdenes de
compra y suministro se est trabajando en la estructuracin del
proceso de compras como tal.
7.5.1 produccin y presentacin del producto 10 6
60%
En la actualidad se cuenta con un diseador grfico para la nueva
presentacin de los bocadillos, en cuanto al logo y diseo.
7.5.2 validacin de los procesos de producto o servicio 10 1
10%
7.5.3 identificacin y trazabilidad 10 1 10%
7.5.4 propiedad del cliente 10 1 10%
7.5.5 preservacin del trabajo 10 1 10%
7.6 control, dispositivos, seguimiento y medicin 10 1
10%
8 Medicin, anlisis y mejora
8.1 generalidades 10 1 10%
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8.2.1 percepcin del cliente 10 1 10%
8.2.2 auditoras internas 10 1 10%
Actualmente se tiene un grupo de personal en proceso de
capacitacin.
8.2.3 control de los procesos 10 1 10%
8.2.4 control del producto 10 1 10%
8.3 control del producto no conforme 10 1 10%
8.4 anlisis de datos 10 3 30%
La empresa se est acondiciona a las nuevas disposiciones de
manejo de bases de datos establecidas por la reglamentacin Habbeas
Data.
8.5 mejora 10 1 10%
8.5.1 mejora continua 10 1 10%
8.5.2 accin correctiva 10 1 10%
8.5.3 accin preventiva 10 1 10%
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0 capacitacin
6 implementacin y en adecuacin y ajustes
1 Definido Informalmente, no est documentado
7 en proceso de auditora interna
2 se tiene documentado, pero no est normalizado
8. en proceso de accin correctiva / preventiva
3 preparacin de documentos/anlisis de Informacin
9 para pre-auditoria
4 Revisin de los documentos Revisin de la informacin
10 cierre de no conformidades
5 Aprobacin de los documentos o la metodologa por parte de la
gerencia
CM: calf mxima; CO: calificacin obtenida; CLF: calif %de avance;
%: avance total
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VALOR CORPORATIVO DE LA EMPRESA.
Liderazgo: Permitimos que nuestros empleados se sientan cmodos
en el desarrollo de sus actividades y brindamos a nuestros clientes
productos de excelente calidad. Excelencia: Buscamos un continuo
mejoramiento Honestidad: Realizamos nuestras operaciones con
transparencia y rectitud. Responsabilidad: Somos una empresa con
seria en consecuencia del cumplimiento de nuestros deberes y
derechos. Respeto: Escuchamos, entendemos y valoramos al empleado y
cliente, buscando
armona en las relaciones interpersonales, laborales y
comerciales. Confianza: Efectuamos lo prometido al ofrecer los
mejores productos y servicios a un precio justo y razonable donde
cualquier persona pueda adquirir nuestros productos. Trabajo en
Equipo: Con el aporte de todos los que intervienen en los
diferentes procesos, buscamos el logro de los objetivos
organizacionales y de esta mera ser una empresa exitosa y tener una
larga vida en el mercado.
Razn de ser: Brindarle al consumidor un producto alto en
vitaminas y minerales que supla las necesidades diarias.
Existimos por la necesidad de ofrecer a nuestras familias una
mejor calidad de vida, y por ende apoyar las familias campesinas
que viven del cultivo de la guayaba.
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Mejoramiento contino de la empresa.
Se estn aplicando la formacin de equipos de mejora del proceso,
integrados por miembros directivos de la empresa y de los
trabajadores. Esto es de vital importancia ya que se debe
involucrar a la gente que forman parte de los diferentes procesos
para que le encuentren un propsito a su trabajo y minimizar en la
medida posible la resistencia al cambio que hace que las personas
busquemos razones vlidas o no para que estos no se produzcan. Esto
requiere humildad de parte de los directivos de la empresa, y de
una mentalidad abierta por parte de los trabajadores todos unidos
por un mismo propsito que es el mejoramiento continuo.
Beneficia a cada una de las personas que forman parte de la
empresa como directivos y trabajadores, tambin podramos decir que
favorece a los pequeos agricultores que cultivan la materia prima
requerida para esta empresa como lo es la Guayaba, ya que se les
compra el producto en cualquier fecha del ao.
Este producto va dirigido a todo consumidor desde nios hasta
personas de la tercera edad ya que es un alimento con alta fuente
de vitamina C, Fibra, Protena, Minerales, Carbohidratos, Calcio,
Fosforo, Hierra, Vitamina A y Vitamina B3. Ayudando a suplir parte
de lo requerido en la dieta diaria.
El cliente es parte fundamental para el funcionamiento de
nuestra empresa, ya que los flujos de dinero que recibimos por
venta de nuestros productos hacen que la empresa contine
funcionando.
Razn de ser: Brindarle al consumidor un producto alto en
vitaminas y minerales que supla las necesidades diarias. Existimos
por la necesidad de ofrecer a nuestras familias una mejor calidad
de vida, y por ende apoyar las familias campesinas que viven del
cultivo de la guayaba.
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PLANEACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA
DOFA
Debilidades Oportunidades Amenazas
*Somos una mediana empresa lo cual entorpece un ingreso al
mercado nacional *La planta fsica no cuenta con el espacio
suficiente para aumentar la produccin. *La trayectoria de la empre
es poca por lo cual sus productos no son muy reconocidos *Los
nuevos productos tienden a ser reacios apara los clientes *Por lo
que somos una mediana empresa no contamos con los recursos
suficientes para implementar tecnologa de punta para los diferentes
procesos
*Existen diversos medios en los cuales se puede dar a conocer el
producto. *Aprovechamiento de los mtodos artesanales, con los
cuales se viene trabajando mientras se adquiere nueva tecnologa.
*La empresa en su corta trayectoria ha tenido ha tenido una imagen
de honestidad y responsabilidad con los clientes que han adquirido
sus productos.
*Las marcas que cuentan con una posicin en el mercado pueden
opacar nuestros productos. *Los clientes pueden ser fieles a las
marcas con larga trayectoria. *Por ser una empresa nueva el cliente
no se siente seguro de la calidad de los productos. *La competencia
puede estar utilizando maquinaria de punta en su proceso. *La
competencia vende sus productos a precios muy bajos
Debilidades - Oportunidades Debilidades Amenazas
*Lograr contactar inversionistas que estn dispuestos a invertir
para la ampliacin de la fbrica. *Hacer aprovechamiento de los
diferentes medios electrnicos y dems canales de comunicacin para
dar a conocer los distintos productos. *Realizar alianzas
estratgicas con proveedores de maquinaria de punta
*Implementar estrategias para acaparar los clientes que no tiene
acceso a los productos de marcas reconocidas. *Realizar muestras de
los diferentes productos mediante eventos pblicos. *Proteger la
calidad del producto mediante patente, mientras se va posicionando
en el mercado.
Fortalezas
*Contamos con asesores capacitados
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dispuestos a responder las inquietudes de los clientes *El
producto es atractivo para el cliente y el consumidor *Al ingresar
al mercado se llegara a crear una necesidad por parte del cliente
hacia nuestros productos *No se utilizan agroqumicos para su
produccin *El sector econmico rular se ve fortalecido ya que es
nuestro principal proveedor
donde se permita unos mejores precios.
Fortalezas - Oportunidades Fortalezas - Amenazas
*Impulsar la compra del producto fortaleciendo nuestra ventaja
absoluta Valor agregado *Saturar al cliente por medio de publicidad
en sus distintos medios ya sea fsico o electrnico.
*Lograr la captacin masiva de los clientes brindndole la
oportunidad de adquir el producto de su preferencia. *Atraer al
cliente insatisfecho con promociones, regalos, premios e
incentivos. *Lograr el posicionamiento en el mercado con la mayor
comercializacin en productos derivados de la guayaba imponiendo
nuestra diferencia.
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MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA GUAYABITA S.A. Proceso
Gerencial
Direccionamiento
Estratgico
Gestin de Calidad
Proceso Misional
Compras Empacado Comercializacin Produccin
Proceso de Apoyo
Gestin de Recursos Humanos Servicio al Cliente Gestin
Financiera
Ne
cesi
dad
es d
el C
lien
te Satisfacci
n d
el Clien
te
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2.9 CARACTERIZACION DE PROCESO DE FABRICACION
Guayabita S.A
FBRICA DE DULCES DE GUAYABA GUAYABITA S.A
CDIGO: D-GC-02
FECHA DE ELABORACIN 13/11/2014
CARACTERIZACION PROCESO DE FABRICACIN.
FECHA DE REVISIN 13/11/2014
VERSION: 0
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
DOCUMENTO CONTROLADO
Elaboro: Ing. Sandro Puentes
Reviso: Milton Salamanca Morales
Aprob: Milton Salamanca Morales
TIPO DE DOCUMENTO
Cargo: Director de Gestin de Calidad.
Cargo: Gerente
Cargo: Gerente
Responsable del proceso: Coordinador de Produccin
Objetivo del proceso: Verificar que todos los procedimientos de
produccin se realicen de forma exitosa.
SALIDAS CLIENTES
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Proceso fabricacin. Productos derivados de la guayaba
terminados.
Necesidades del cliente.
Determinar las necesidades
Ejecutar oferta y estudio de los pedidos realizados
Oferta, confirmacin del pedido.
Solicitud de informacin sobre el producto
Quejas reclamos o consultas
Atencin al cliente.
Respuesta.
PROVEEDORES ENTRADAS
Contactar proveedores
Recepcin de materia prima
Seleccin y extraccin de frutos defectuosos.
Lavado de la fruta
Coccin junto con otros ingredientes
Verificar que la mezcla obtenida sea buena calidad.
Vertimiento de la mezcla obtenida en moldes
Enfriamiento del producto
Empaque
Revisin del
Materia prima e insumos para la fabricacin del dulce de
guayaba.
Personal capacitado para el desempeo en los diferentes cargos,
administrativos y de produccin.
ACTIVIDADES
PLANEAR
Capacitar a cada uno de los empleados para que
puedan desempear sus labores de manera
adecuada.
Divulgar las bondades y beneficios de nuestros
productos.
HACER
Seleccin materia prima de la mejor calidad a
precios cmodos.
VERIFICAR
Cumplimiento en las entregas de los proveedores de
materia prima.
ACTUAR
Promover acciones preventivas y de mejora
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producto terminado.
Almacenamiento
INDICADORES
Buen desempeo en cada uno de los procesos. Caractersticas
excelentes del producto terminado.
REQUISITOS A CUMPLIR
Normatividad legal vigente.
Norma ISO 9001:2008 numerales: 7- 7.1 7.2 - 7.3
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Registro de ventas e inventario de producto terminado y en
proceso.
RECURSOS (humanos, equipos, software, infraestructura,
financieros)
Humano
Fsico: Equipo de seleccin del fruto, lavado, calderas, moldes,
medios de transporte, Infraestructura, telfono y celulares.
Tecnolgicos: Computador
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software e internet.
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GUAYABITA S.A.
CODIGO:FV-GC-OO2
Control de Registros
VERSIN: 001
FECHA ELABORACIN: 21/10/2014
FECHA REVISIN: 10/11/2014
Pgina 1 de 3
Firma: Elaboro: Cargo:
Firma: Reviso Cargo:
Firma: Aprob: Cargo:
DOCUMENTO CONTROLADO
1. PROPOSITO Y ALCANCE Define los controles necesarios para la
identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de
permanencia y eliminacin de los registros de calidad.
Controlar los registros generados por las Procesos de la empresa
GUAYABITA S.A. en la implementacin del Sistema Integrado de Gestin
de Calidad. El procedimiento inicia desde que se identifican los
registros hasta que se define su disposicin despus de la
vigencia.
2. DEFINICIONES Archivo Central: Unidad administrativa que
agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos
archivos de gestin de la entidad, que siguen siendo vigentes y
objetos de consulta. Archivo de Gestin: Rene la documentacin en
trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.
Disposicin Final de Registros: Se refiere a los procesos que se
deben aplicar una vez vencidos los trminos en los archivos de
gestin y central. Fases de Archivo: Trmino que hace referencia a
las etapas que atraviesa el documento en su ciclo de vida: Archivo
de Gestin, Archivo Central e Histrico. Listado Maestro de
Registros: ndice utilizado para describir en forma ordenada los
registros. Legibilidad: Los registros deben diligenciarse de manera
clara, permitiendo acceder a la informacin Proteccin: asegurar la
integridad de los registros durante todo su ciclo vital. Registro:
Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados. Tiempo de Retencin: Es
el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal
como se asigna en la tabla de retencin documental, los tiempos de
retencin estn establecidos por trminos legales y/o polticas de la
Institucin (ley 594 de 2000). 3. DISPOSICIONES GENERALES
Los Registros de Calidad debern establecerse y mantenerse para
suministrar pruebas de conformidad del Sistema de Calidad.
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Los registros debern mantenerse legibles, identificables y
recuperables. Deber haber procedimientos para poder establecer el
control para la identificacin, la memorizacin, la proteccin y la
recuperacin, y el tiempo de conservacin y eliminacin de los datos
relativos a la calidad. El medio de almacenamiento puede ser
digital o impreso. Los registros preestablecidos por otras
entidades o los que son generados por sistemas de difcil
modificacin, deben incluirse en el Listado Maestro, sin ser
necesario asignar un cdigo. Por medio de Estudios de Unidades
Documentales, el Archivo Central determina tcnicamente el tiempo de
retencin que el documento tendr en cada fase de archivo. La
informacin que aparezca en el Listado Maestro debe coincidir con el
manejo del Registro en la Dependencia. Los Directores de
dependencia y Lderes de Procesos son responsables de administrar
sus registros, de actualizar el Listado Maestro de Registros, y
velar porque se cumplan los tiempos de retencin y la disposicin
final establecida, con el apoyo del rea tcnica de la Unidad de
Archivo y Correspondencia.
4. DESCRIPCIN DEL PROCESO 4.1 DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
OFICIALIZACION DEL
DOCUMENTO
IDENTIFICACION DEL
REGISTRO
DILIGENCIAMIENTO
DELOS REGISTROS
ALMACENAMIENTO Y
ACCESO DE LOS REGISTROS
PROTECCION DE LOS
REGISTROS
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GUAYABITA S.A.
CODIGO:FV-GC-OO3
Control de producto no
conforme
VERSIN:
FECHA ELABORACIN: 21/10/2014
FECHA REVISIN: 10/11/2014
Pgina 1 de
Firma: Elaboro: Cargo:
Firma: Reviso Cargo:
Firma: Aprob: Cargo:
DOCUMENTO CONTROLADO
1. PROPOSITO Y ALCANCE
Este procedimiento tiene por objeto establecer las polticas,
condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr
un adecuado tratamiento y control de los servicios o productos que
no cumplen con los requisitos establecidos en el Sistema Integrado
de Gestin de la Calidad.
5. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS
CODIGO DESCRIPCION TIEMPO DE RETENCIN UBICACIN
ARCHIVO ACTIVO
ARCHIVO INACTIVO
RECUPERACION DE LOS
REGISTROS
TIEMPOS DE RETENCION
DE LOS REGISTROS
DISPOSICION GENERAL
DE LOS REGISTROS
FIN
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Este procedimiento aplica a los procesos misionales que hacen
parte integrante del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad que
estn directamente relacionados con la satisfaccin de los clientes.
Los lineamientos establecidos en este procedimiento son aplicados
por el personal responsable del proceso, en el momento en que se
detecten servicios o productos que no cumplan con alguna de las
caractersticas especificadas, para su uso, proceso o entrega. 2.
DEFINICIONES
ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar
la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin
indeseable. ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para
eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra
situacin potencialmente indeseable. CALIDAD: Grado en el que un
conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.
CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o
servicio. CONCESIN: Autorizacin para utilizar o liberar un producto
que no es conforme con los requisitos especificados. CONFORMIDAD:
Cumplimiento de un requisito. CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la
gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de
la calidad. CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no
conformidad detectada. ESPECIFICACIN: Documento que establece
requisitos. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. PARTE
INTERESADA: Organizacin, persona o grupo que tenga un inters en el
desempeo de una entidad. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para
llevar a cabo una actividad o un proceso. PROCESO: Conjunto de
actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de
procesos. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeadas. REQUISITO:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u
obligatoria. RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella
situacin que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones
de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. SATISFACCIN
DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos y expectativas.
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1. PROPOSITO Y ALCANCE
Este procedimiento se realiza para la aprobacin, revisin,
actualizacin, modificacin y distribucin de los documentos que hacen
parte del manual de calidad de la empresa. Inicia una vez se desea
crear o actualizar un documento y termina con la generalizacin del
nuevo documento y la anulacin de la versin obsoleta.
2. DEFINICIONES
Documento. Informacin relevante para el funcionamiento de la
empresa. (Papel, Medio Magntico, electrnico etc.)
Manual de Calidad. Documento que especifica el sistema de gestin
de calidad de la empresa.
Procedimiento. Forma para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
3. DISPOSICIONES GENERALES
Guayabita S.A.
CODIGO: P-GC-01-F01/V-0
VERSIN: FECHAELABORACIN:18/11/2014 CONTROLDEDOCUMENTOS
FECHAREVISIN: 18/11/2014 Pgina1 de 2
Firma:
Elaboro:
Ing. Sandro Puentes
Cargo:
Director de gestin de Calidad
Firma:
Reviso
Milton Salamanca Morales
Cargo:
Gerente
Firma:
Aprob:
Milton Salamanca Morales
Cargo:
Gerente
TIPODE DOCUMENTO
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Creacin o modificacin de documentos referente a los diferentes
procesos de la empresa Guayabita S.A.
Aprobacin de los documentos que harn parte del manual de calidad
de la empresa Guayabita S.A. y que debern contar con la firma del
gerente.
Distribucin y divulgacin de los documentos a cargo del director
de gestin de calidad.
Anulacin de los documentos obsoletos que estarn a cargo del
auxiliar administrativo de la empresa.
4. DESCRIPCIN DEL PROCESO
Creacin o Modificacin de Documentos
Aprobacin de Documentos
Distribucin y Divulgacin de Documentos
Anulacin de Documentos
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5. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS
CODIGO
DESCRIPCION
F-002 Listado de documentos internos F-003 Listado de documentos
externos F-004 Solicitud de Creacin o modificacin de documentos
F-005 Listado de distribucin y divulgacin de documentos ID-001
Instructivo de creacin y elaboracin de documentos
GUAYABITA S.A. CODIGO:FV-GC-OO4
Auditoras Internas VERSIN:
FECHA ELABORACIN: 21/10/2014
FECHA REVISIN: 10/11/2014
Pgina 1 de
Firma: Elaboro: Cargo:
Firma: Reviso Cargo:
Firma: Aprob: Cargo:
DOCUMENTO CONTROLADO
1. PROPOSITO Y ALCANCE
Unificar los criterios y establecer los responsables y las
actividades para realizar Auditora Interna, conforme a las
disposiciones legales vigentes. Aplica para la realizacin de
auditoras internas de procesos y auditorias de control interno de
la empresa GAYABITA S.A.
2. DEFINICIONES
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Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de No
Conformidades, con el objeto de prevenir que vuelva a ocurrir.
Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de las No
Conformidades encontradas. Accin Preventiva: Acciones tomadas para
eliminar las causas de No Conformidades potenciales para prevenir
su ocurrencia. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de
los problemas potenciales. Auditado: Responsable de la Dependencia,
proceso, documento, etc. objeto de verificacin. Evidencia:
Registros, declaraciones de hecho, o cualquier informacin, que son
pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la
auditoria recopilada, frente a los criterios de auditora. Papeles
de Trabajo u Hoja de Verificacin: documento de trabajo que permite
estructurar la auditoria y desarrollar los procedimientos
definidos. Sirve de gua para determinar si las prcticas reales
concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y
como soporte para realizar las entrevistas. All se pueden realizar
las pruebas y registrar los hallazgos y conclusiones, sirviendo de
base para la elaboracin del Informe de Auditora. No Conformidad:
Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables
por la empresa, o del Sistema de Gestin de Calidad, que no permiten
alcanzar los objetivos de calidad. Observacin: Situacin que no
implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en
cuenta puede llevar a mejoras en el desempeo de los Sistemas de
Control Interno o de Gestin, o eliminar situaciones de riesgo
potencial.
3. DISPOSICIONES GENERALES Se evala la planta de auditores
disponible en la empresa GAYABITA S.A., confirmando su
disponibilidad para participar en el proceso. En caso de
identificar la necesidad de formar auditores, se realiza
convocatoria abierta a todo el personal y se realiza la formacin de
auditores internos de procesos para aquellos que no cumplan con las
competencias. Se elabora el Programa de Auditoras
especificando:
Objetivo general y alcance.
Fechas y responsables de cada etapa de los ciclos.
Procesos, temas, auditados, auditores, objetivo especfico de la
auditora, muestra recomendada y mtodo de auditora recomendado.
Algunos criterios a tener en cuenta para hacer el programa de
auditora son: riesgos de los procesos, resultados de auditoras
previas, resultados del desempeo de los procesos, cambios en los
procesos, diseo de nuevos procesos, implementacin de nuevas
metodologas y solicitudes particulares. Se realiza reunin con los
auditores y auditados para socializar el programa de auditoras y
dar las instrucciones para su adecuado desarrollo. La reunin se
puede realizar de forma grupal o individual. Se enva a cada equipo
de auditores el programa de auditora especfico. El auditor debe
conocer el proceso a auditar y estudiar la informacin necesaria
para la realizacin de la auditora, esta informacin puede ser:
Normas ISO,
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procedimientos, formatos asociados y documentos generales del
SGC, as como los lineamientos institucionales. Se diligencia el
Plan de Auditora asignando los tiempos segn la metodologa y
personas a entrevistar y se enva al responsable del proceso a
auditar y al administrador de la auditora, como mnimo con una
semana de anticipacin. Se ejecuta la auditora segn los siguientes
mtodos de auditora. Se revisan y clasifican los hallazgos y la
informacin recopilada durante la auditora y se redactan de forma
objetiva, clara y precisa. Teniendo en cuenta esta informacin se
define el nivel de cultura y de conformidad del proceso, para as
identificar el nivel de madurez en que se encuentra y poder enfocar
las acciones de mejora. Se define con base en el informe de
auditora las acciones a emprender para resolver las no
conformidades y aspectos por mejorar a partir del anlisis de sus
causas y dando cumplimiento a los plazos establecidos en el
programa de auditoras. Se realiza seguimiento a los planes de accin
de las auditoras para verificar que se estn llevando a cabo y estn
siendo eficaces al eliminar la no conformidad o prevenir el riesgo
del aspecto por mejorar. Se realiza seguimiento a los planes de
accin de las auditoras para verificar que se estn llevando a cabo y
estn siendo eficaces al eliminar la no conformidad o prevenir el
riesgo del aspecto por mejorar. Se elabora un informe que consolide
todos los resultados por ciclo de auditora y programa de auditora.
Utilizando los diferentes medios de comunicacin de la empresa, de
se divulgan los resultados de los ciclos de auditora y las mejoras
desarrolladas.
4. DESCRIPCIN DEL PROCESO 4.1 DIAGRAMA DE FLUJO
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5. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS
CODIGO DESCRIPCION
TIEMPO DE RETENCIN UBICACIN
ARCHIVO ACTIVO
ARCHIVO INACTIVO
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GAYABITA S.A.
CODIGO:FV-GC-OO5
Acciones correctivas y preventivas
VERSIN:
FECHA ELABORACIN: 21/10/2014
FECHA REVISIN: 10/11/2014
Pgina 1 de
Firma: Elaboro: Cargo:
Firma: Reviso Cargo:
Firma: Aprob: Cargo:
DOCUMENTO CONTROLADO
1. PROPOSITO Y ALCANCE Este procedimiento tiene por objeto
establecer las polticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para lograr elaboracin, ejecucin,
seguimiento y cierre de las acciones preventivas y correctivas, que
permitan eliminar las causas de no conformidades reales y
potenciales que puedan afectar la eficiencia, eficacia y
efectividad del Sistema integrado de Gestin de la Calidad. Aplica a
todos los procesos del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad y
cubre desde la deteccin de una no conformidad real o potencial
hasta la aplicacin de las acciones necesarias para evitar su
ocurrencia o que ocurra. 2. DEFINICIONES
ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar
la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin
indeseable. ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para
eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra
situacin potencialmente indeseable. ALTA DIRECCIN: Persona o grupo
de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una entidad.
CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada con el fin de aumentar
la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. RIESGO: Toda
posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer
el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el
logro de sus objetivos.
3. DISPOSICIONES GENERALES La planificacin de las acciones
correctivas y preventivas y de mejora incluye la
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evaluacin de la importancia de los problemas, y se hace en
trminos del impacto potencial en aspectos tales como costos de
operacin, costos de no conformidad (Incumplimiento de un
requisito), desempeo del servicio, seguridad de funcionamiento y
satisfaccin del cliente y de otras partes interesadas. En este
proceso se enfatiza la eficacia y eficiencia de los procesos cuando
se toman las acciones, y estas deben estar enfocadas a eliminar las
causas de las no conformidades para evitar que vuelvan a suceder.
Todos los funcionarios de la Universidad del Atlntico pueden
identificar la necesidad de crear acciones correctivas o
preventivas y de mejora. Todas las no conformidades reales o
potenciales son originadas por causas. Para la identificacin de
la(s) causas(s) de no conformidades reales o potenciales se pueden
utilizar diferentes herramientas estadsticas tales como:
Lluvia de Ideas
Espina de Pescado
Histogramas
Los tres por qu?
Entre otras
Todas las Acciones Preventivas Correctivas deben registrarse en
el Formato de Accin Correctiva, Preventiva y de Mejora teniendo en
cuenta lo siguiente: * Descripcin del aspecto por mejorar o de la
no conformidad: Indicar el incumplimiento real o potencial de un
requisito en cualquier proceso. * Causas que originan la no
conformidad real o potencial: Indicar las causas ms probables que
estn ocasionando que la no conformidad real o potencial se presente
o se pueda presentar. * Plan de accin: Indicar las tareas o
acciones que permitirn eliminar las causas identificadas, asignando
los responsables y las fechas de compromiso. * Seguimiento a los
resultados obtenidos: Indicar el seguimiento realizado con base en
el plan de accin propuesto para la solucin de la posible no
conformidad, es decir, registrar cules son las evidencias que se
encuentran de la ejecucin del plan de accin. * Cierre de la
solicitud de accin: Revisar (es decir, evaluar la conveniencia,
adecuacin y eficacia) la Solicitud de Accin Preventiva- Correctiva,
segn los resultados del seguimiento, dejando registro de los
resultados de la mejora implementada o de la eliminacin de las
causas de la no conformidad en el Formato de Solicitud de Accin
Preventiva Correctiva y de mejora en la parte de cierre de
solicitud.
4. DESCRIPCIN DEL PROCESO 4.1 DIAGRAMA DE FLUJO
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5. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS
CODIGO DESCRIPCION TIEMPO DE RETENCIN UBICACIN
ARCHIVO ACTIVO
ARCHIVO INACTIVO
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CONCLUSIONES.
Con la realizacin de este trabajo se ampliaron conocimientos en
cuanto a los temas tratados en esta unidad de aprendizaje, ya que
se nos permiti aplicar las diferentes estrategias, valores,
organigrama y procesos en la empresa que tomamos para trabajar.
Pudimos conocer ms la relevancia que tiene la calidad para el
proceso de creacin de productos en las empresas, teniendo en cuenta
de es de aqu que depende el xito que esta tenga y su
posicionamiento en el mercado.
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BIBLIOGRAFA.
FLREZ SEPULVEDA, Nelson. Modulo Gestin De Calidad. Bogota:
(julio de
2009).
RUEDA, lvaro. Mdulo Control De Calidad. Bogot: (septiembre
de2010)
http://es.wikipedia.org/wiki/Muestreo_estratificado.
http://suite101.net/article/7-herramientas-estadisticas-de-gestion-de-la-calidad-a18580#.U_QM-vl5NIg
http://www.empresamia.com/crear-empresa/fortalecer/item/811-que-es-un-analisis-dofa
http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Organigrama&oldid=77423918.