1 Guía para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería a través del Acuerdo Marco de Precios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano Tabla de contenido I. Información del Acuerdo Marco de Precios........................................................................................... 2 II. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano ........................................... 4 III. Búsqueda inicial en la Tienda Virtual del Estado Colombiano ............................................................ 5 IV. Análisis de las condiciones para generar la solicitud de cotización y contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería................................................................................................................................... 6 V. Generación de la solicitud de cotización ............................................................................................... 7 A. Socios de negocios................................................................................................................................ 8 B. Plazo del evento .................................................................................................................................... 9 C. Anexo: formato de solicitud de cotización ............................................................................................. 9 D. Diligenciamiento del formato de Excel ................................................................................................ 10 E. Artículos y lotes: carga de los ítems o componentes del servicio requerido....................................... 19 F. Envío de la solicitud de cotización....................................................................................................... 21 G. Mensajes ............................................................................................................................................. 22 H. Finalizar el evento de cotización ......................................................................................................... 22 VI. Aclaraciones durante el proceso de cotización .................................................................................. 23 VII. Selección del Proveedor ........................................................................................................................ 24 VIII. Solicitud de compra ................................................................................................................................ 26 A. Dirección de entrega de la factura....................................................................................................... 28 B. Archivos anexos .................................................................................................................................. 28 C. Estudios y documentos previos ........................................................................................................... 29 D. Vencimiento de la Orden de Compra .................................................................................................. 29 E. Datos del Supervisor de la Orden de Compra .................................................................................... 30 F. Gravámenes adicionales ..................................................................................................................... 30 G. Artículos del carro ................................................................................................................................ 30 H. Presupuesto que soporta la compra.................................................................................................... 31 IX. Orden de Compra.................................................................................................................................... 33 A. Aprobación de la solicitud de compra.................................................................................................. 33 B. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra......................................................................... 34 C. Registro presupuestal .......................................................................................................................... 34 X. Facturación y Pago ................................................................................................................................. 35 XI. Modificaciones de la Orden de Compra ............................................................................................... 36 XII. Cierre de la Orden de Compra ............................................................................................................... 36
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Guía para contratar el Servicio Integral de Aseo y ......Para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería, la Entidad Compradora debe generar una solicitud de cotización
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Guía para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería a través del Acuerdo Marco de Precios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano
Tabla de contenido
I. Información del Acuerdo Marco de Precios........................................................................................... 2
II. Registro de usuario/Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano ........................................... 4
III. Búsqueda inicial en la Tienda Virtual del Estado Colombiano ............................................................ 5
IV. Análisis de las condiciones para generar la solicitud de cotización y contratar el Servicio Integral
de Aseo y Cafetería ................................................................................................................................... 6
V. Generación de la solicitud de cotización ............................................................................................... 7
A. Socios de negocios................................................................................................................................ 8 B. Plazo del evento .................................................................................................................................... 9 C. Anexo: formato de solicitud de cotización ............................................................................................. 9 D. Diligenciamiento del formato de Excel ................................................................................................ 10 E. Artículos y lotes: carga de los ítems o componentes del servicio requerido....................................... 19 F. Envío de la solicitud de cotización ....................................................................................................... 21 G. Mensajes ............................................................................................................................................. 22 H. Finalizar el evento de cotización ......................................................................................................... 22
VI. Aclaraciones durante el proceso de cotización .................................................................................. 23
VII. Selección del Proveedor ........................................................................................................................ 24
VIII. Solicitud de compra ................................................................................................................................ 26
A. Dirección de entrega de la factura ....................................................................................................... 28 B. Archivos anexos .................................................................................................................................. 28 C. Estudios y documentos previos ........................................................................................................... 29 D. Vencimiento de la Orden de Compra .................................................................................................. 29 E. Datos del Supervisor de la Orden de Compra .................................................................................... 30 F. Gravámenes adicionales ..................................................................................................................... 30 G. Artículos del carro ................................................................................................................................ 30 H. Presupuesto que soporta la compra .................................................................................................... 31
IX. Orden de Compra .................................................................................................................................... 33
A. Aprobación de la solicitud de compra .................................................................................................. 33 B. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra ......................................................................... 34 C. Registro presupuestal .......................................................................................................................... 34
X. Facturación y Pago ................................................................................................................................. 35
XI. Modificaciones de la Orden de Compra ............................................................................................... 36
XII. Cierre de la Orden de Compra ............................................................................................................... 36
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I. Información del Acuerdo Marco de Precios
El presente documento tiene como objetivo guiar a las Entidad Estatales en el Proceso de Contratación del
Servicio Integral de Aseo y Cafetería al amparo del Acuerdo Marco de Precios en la Tienda Virtual del Estado
Colombiano.
La adquisición del Servicio Integral de Aseo y Cafetería al amparo de un Acuerdo Marco de Precios es un
Proceso de Contratación que inicia con el evento de solicitud de cotización. Las actuaciones de las Entidades
Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan por lo cual recomendamos leer con
detenimiento los Acuerdos Marco de Precios, los manuales, ver los videos y hacer las consultas que considere
necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales
solamente pueden revocar una Orden de Compra excepcionalmente.
Antes de colocar una Orden de Compra la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco de Precios al cual
está próxima a vincularse. En el siguiente enlace encontrará el Acuerdo Marco de Precios para la contratación
del Servicio Integral de Aseo y Cafetería: Ver Acuerdo Marco.
Información general del Acuerdo Marco de Precios
(i) Número de Proceso: CCE-146-1-AMP-2014, Acuerdo Marco de Precios para la contratación del
Servicio Integral de Aseo y Cafetería.
(ii) Alcance: contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, el cual puede incluir: (a) personal de
aseo, aseo y cafetería, aseo, cafetería y mantenimiento locativo básico; (b) insumos, elementos,
equipos y maquinaria necesarios para el servicio de aseo y cafetería; (c) elementos, equipos y
maquinaria para el servicio de mantenimiento locativo básico; (d) servicio básico de jardinería en sede
administrativa; (e) servicio básico de fumigación en sede administrativa.
El Acuerdo Marco de Precios no incluye la compra de insumos para el servicio de mantenimiento
locativo básico, servicio de aseo hospitalario, ni servicio de lavado de fachadas en alturas.
Igualmente, la Entidad Estatal no puede adquirir únicamente insumos, equipos y maquinaria o
contratar los servicios de jardinería, fumigación o mantenimiento sin contratar el servicio del personal
de aseo.
(iii) Planeación de los tiempos de compra: Los Proveedores del Servicio Integral de Aseo y Cafetería
cuenta con ocho (8) días hábiles para enviar su cotización a la Entidad Compradora contados a partir
del día hábil siguiente a la generación de la Solicitud de Cotización por parte de la Entidad.
Una vez generada la Orden de Compra, Los Proveedores cuentan con ocho (8) días hábiles para
iniciar la prestación del servicio.
Es decir, en total, la Entidad Compradora debe presupuestar un tiempo de al menos dieciséis (16)
días hábiles que toma el proceso de compra a través de la Tienda Virtual para contar con la prestación
del Servicio Integral de Aseo y Cafetería. Ver cláusula 7 del Acuerdo Marco
Gravámenes adicionales - Pestaña Solicitud de Cotización General
El Acuerdo Marco de Precios incluye la cotización del IVA para el Servicio Integral de Aseo y Cafetería. La
Entidad Compradora debe indicar en esta sección todos los demás gravámenes a los que está sujeta su
contratación de Servicio Integral de Aseo y Cafetería para que el Proveedor pueda incluirlos en su cotización.
Paso 17: ingresar la información de los gravámenes adicionales a los que está sujeta la entidad y la forma en
la que el Proveedor debe calcularlos.
Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización los gravámenes
(estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la
Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en la solicitud de cotización, debe adicionar la
Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo
el Acuerdo Marco de Precios.
Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas en la solicitud de cotización y tampoco adiciona
la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente estará autorizada a cancelar el registro de la Entidad
Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Observaciones generales - Pestaña Solicitud de Cotización General
Paso 18: ingrese las observaciones generales que el Proveedor debe conocer sobre la prestación del servicio
de acuerdo con las condiciones establecidas en el Acuerdo Marco de Precios.
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Especificaciones del servicio – Pestaña Detalle Especificaciones
Una vez la Entidad Compradora ha terminado de diligenciar la pestaña de Solicitud de Cotización General,
debe ingresar a la pestaña de “Detalle Especificaciones” para describir toda la información relacionada con
las instalaciones físicas y las especificaciones del servicio requeridas en sus sedes. El archivo de Excel
genera tantas “hojas” de especificaciones como sedes ha requerido la entidad.
Para cada sede requerida la Entidad Compradora debe completar los siguientes pasos:
Paso 19: ingresar el nombre de la sede en la cual requiere la prestación del servicio, su dirección,
departamento y municipio.
Paso 20: ingresar las especificaciones relacionadas con las instalaciones físicas de la sede. La Entidad
Compradora debe diligenciar la mayor información posible en esta sección para que el Proveedor pueda
realizar una cotización acertada.
Paso 21: especificar el tipo de servicio que requiere en la sede. La entidad puede solicitar servicio de aseo,
aseo y cafetería, aseo cafetería y mantenimiento o servicio de aseo y mantenimiento.
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Paso 22: especificar las actividades que se requieren en cada sede para el servicio de aseo, cafetería y
mantenimiento según corresponda. Indicar la frecuencia con la que se requiere la actividad y observaciones
adicionales de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios. Si la entidad requiere actividades
de mantenimiento debe requerir operarios auxiliares o de mantenimiento quienes son los capacitados para
ejecutarlas.
La información que la Entidad Compradora ingrese en cada sección se repetirá en todas las “hojas” de cada
sede. Si lo requiere, la Entidad Compradora puede cambiar estas especificaciones y ajustarlas según las
necesidades de cada sede.
Paso 23: indicar el alcance de los servicios de fumigación y jardinería requeridos en cada sede.
Resumen de la cotización – Pestaña Resumen CSV
Una vez la Entidad Compradora ha terminado de diligenciar la pestaña Detalle Especificaciones, debe
ingresar a la pestaña de “Resumen CSV” para general el archivo CSV con el cual debe generar y cargar los
ítems o componentes del servicio requeridos en la plantilla de cotización.
Paso 24: una vez verificada la información de las otras pestañas, la Entidad Compradora debe ingresar el
número correspondiente a la Región de Cobertura, ej. Santa Marta: Región 1 y posteriormente oprimir el botón
“Generar Ítems”. El archivo de Excel generará un resumen de la solicitud de la entidad con unos precios base
que calcula el simulador, tomando en la combinación de ítems el proveedor con el Precio Techo más bajo.
Tenga en cuenta que los precios que arroja el simulador son valores de referencia, el valor definitivo sólo lo
podrá conocer la Entidad Compradora cuando reciba formalmente las cotizaciones por parte de los
Proveedores.
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Paso 25: verificar que el archivo resumen contiene los requerimientos de la entidad incluyendo los perfiles y
las cantidades del personal, el requerimiento de Bienes de Aseo y Cafetería, los Servicios Especiales y los
metros cuadrados requeridos. En la columna “Vigencia / Unidad” la Entidad Compradora debe verificar la
vigencia solicitada para la Orden de Compra y en el caso del servicio de fumigación, el número de veces que
la Entidad Compradora solicitó fumigar sus sedes.
Paso 26: una vez verificada y aprobada esta información, la Entidad Compradora debe guardar la información
y oprimir el botón “Generar Solicitud”. Excel generará el archivo plano o archivo CSV que guardará en el
mismo lugar en el que se encuentra el archivo que la entidad ha venido trabajando. Excel emitirá un aviso
indicado que generó el documento y su ruta de acceso.
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E. Artículos y lotes: carga de los ítems o componentes del servicio requerido
Una vez cargado el formato de solicitud de cotización, la Entidad Compradora debe confirmar y cargar los
componentes o “ítems” del servicio que requiere utilizando el archivo CSV que generó en la sección D. Para
realizar la carga la Entidad Compradora debe ubicarse en la sección “Artículos y lotes” y luego en el botón
“Agregar nuevo” seleccionar la opción “Agregar desde CSV”.
Una vez seleccionada esta opción, la plataforma desplegará la siguiente ventana:
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En el botón “Choose file” la entidad debe seleccionar el archivo CSV y luego oprimir el botón “Comenzar
carga”. Una vez hecho esto, la plataforma desplegará la siguiente ventana:
En esta ventana la entidad debe oprimir el botón “Finalizar carga”. Luego debe esperar 1 o 2 minutos, tiempo
después del cual debe visualizar el siguiente mensaje:
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La entidad debe oprimir el botón “Listo”. Una vez terminado este proceso los ítems o componentes del servicio
deben aparecer en la plantilla de cotización. La entidad debe verificar que los componentes, cantidades y
vigencia corresponden a los requeridos en su solicitud de cotización.
F. Envío de la solicitud de cotización
Para finalizar, la entidad debe seleccionar el botón “Enviar el evento de producción”, con lo cual enviará la
solicitud de cotización a los Proveedores de la Región de Cobertura.
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G. Mensajes
La Entidad Compradora recibe las consultas de los Proveedores en relación a su solicitud de cotización a
través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe
enviar la respuesta a través de “Mensajes” a todos los Proveedores, sin importar el remitente original.
En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe
manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación.
H. Finalizar el evento de cotización
La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Marco de Precios,
solamente si se cumplen las dos siguientes condiciones:
(i) Todos los Proveedores han enviado cotización, y
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(ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los Proveedores a través de la Tienda Virtual solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas y ha recibido respuesta positiva de todos los Proveedores.
Una vez finalizado el evento de cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para
analizarlas y compararlas.
VI. Aclaraciones durante el proceso de cotización
El éxito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en buena medida de la confianza de los
Proveedores y las Entidades Compradoras en la plataforma y en los instrumentos de agregación de demanda.
En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser responsables en de sus actuaciones en la Tienda
Virtual del Estado Colombiano y elaborar las solicitudes de cotización de forma responsable y diligente.
Adicionalmente, las Entidades Compradoras deben responder las solicitudes de aclaración formuladas por
los Proveedores en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. En caso de que dichas aclaraciones modifiquen
los bienes y servicios que están cotizando, la Entidad Compradora debe modificar su solicitud de cotización.
Para ajustar la solicitud de cotización cuando han cometido errores, la Entidad Estatal debe enviar un mensaje
a los Proveedores a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El mensaje debe indicar el error
incluido en la solicitud de cotización y la modificación efectuada para solucionarlo. Una vez enviado el mensaje
a todos los Proveedores, la Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la
información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a
correr de nuevo a partir de la fecha del evento de solicitud de cotización corregido.
El botón para finalizar el evento se encuentra en la parte de abajo de la plantilla.
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En caso de revocar, la Entidad Compradora debe informar a los Proveedores y a Colombia Compra Eficiente
de las justificaciones de esta acción.
VII. Selección del Proveedor
Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La Entidad
Compradora puede consultar las cotizaciones en su correo electrónico o ingresando a la sección de
"Cotización" en el menú superior de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Debe hacer clic en la solicitud
de cotización correspondiente, luego en la pestaña “Respuestas” y finalmente, en el nombre de cada
respuesta para ver el valor total de la cotización y el archivo adjunto. En el archivo adjunto la Entidad debe
verificar que los Precios cotizados por l Proveedor en la pestaña “Cotización” correspondan a los Precios
cotizados en la plataforma. Adicionalmente, el usuario puede “Exportar todas las respuestas” para generar un
archivo en Excel con las mismas.
La Entidad Compradora debe elegir la cotización que ofrezca el Servicio Integral de Aseo y Cafetería en todas
las sedes requeridas y que haya cotizado el menor valor total relacionado en la Solicitud de Cotización y
agregarla al “Carrito”.
La Entidad Compradora puede verificar si el Proveedor ha cotizado en todas las sedes requeridas consultado
la pestaña “Resumen –CSV” del archivo de Excel diligenciado por el Proveedor. En la parte superior de esta
pestaña, el Proveedor indicará a la Entidad Compradora si ha cotizado o no en todas las sedes requeridas y
en caso negativo indicará cuáles sedes no fueron cotizadas.
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Al momento de comparar las cotizaciones recibidas es importante verificar que la cotización que ha
presentado el Proveedor en la plataforma coincida en todos sus componentes (ítems) con la información que
anexa el Proveedor en el archivo de Excel.
Al realizar las comparaciones de las cotizaciones, la Entidad Compradora debe verificar que el proveedor
cotizo por debajo de sus precios techos publicados en el Catálogo para el servicio del personal, los Bienes de
Aseo y Cafetería, los Servicios Especiales y el AIU. Igualmente, debe verificar que dicho proveedor respetó
los precios piso para el servicio del personal.
En relación al AIU e IVA, el proveedor debe indicar en su cotización según aplique: (1) el valor del personal
destinado al Servicio Integral de Aseo y Cafetería solicitado por la Entidad Compradora; (2) el valor de los
Bienes de Aseo y Cafetería solicitados por la Entidad Compradora; (3) el valor de los Servicios Especiales
solicitados por la Entidad Compradora; y (4) el AIU aplicable. En la cotización los valores unitarios
mencionados en (1), (2), (3) y (4) deben ser iguales o inferiores a los publicados en el Catálogo y en el caso
de AIU este también debe ser mayor al 1%.
El Proveedor debe indicar el IVA aplicable en la cotización para lo cual debe tener en cuenta que la base
gravable para el IVA aplicable es: (i) 10% de la suma del valor del contrato que corresponde a la suma (1),
(2) y (3), si el AIU indicado en la cotización es inferior al 10%; o (ii) el AUI indicado en la cotización cuando
este es 10% o más.
Después de revisadas las cotizaciones, Entidad Compradora establece cuál es la de menor precio, y en caso
de tener dudas sobre su contenido, tiene la posibilidad de solicitar aclaración al Proveedor o Proveedores,
como cuando la cotización no abarque todos los ítems o abarque ítems adicionales a los que la Entidad
Compradora solicitó cotizar.
La Entidad Compradora para colocar la Orden de Compra, debe identificar la cotización de menor valor,
teniendo en cuenta las aclaraciones, de ser el caso. Es muy importante que la Entidad Compradora verifique
que una vez aclarada la cotización, esta siga siendo la de menor valor, o en caso contrario, seleccionar la que
cotización de menor valor. En el procedimiento de colocación de la Orden de Compra la Entidad Estatal
incluye los nuevos precios de la cotización aclarada, y adjunta la aclaración, para efectos de justificar los
cambios presentados.
Cuando el Proveedor no responde la aclaración, la Entidad Estatal no debe tener en consideración esa
cotización para la colocación de la Orden de Compra, y pasar a colocarla con la siguiente cotización que
tenga el menor precio.
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Para agregar la cotización al “Carrito” debe hacer clic sobre el nombre de la respuesta del Proveedor elegido,
luego en “Seleccionar”, en “Acciones” y finalmente en “Agregar a una nueva solicitud”.
VIII. Solicitud de compra
La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito” una vez ha seleccionado la
cotización ganadora. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede
contener otros bienes y servicios diferentes a los del Acuerdo Marco de Precios para la contratación del
Servicio Integral de Aseo y Cafetería.
La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen
(i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) los estudios y documentos previos, (iv)
los datos del supervisor de la Orden de Compra, (iv) los gravámenes adicionales, (v) los artículos incluidos
en la solicitud de compra, (vi) el presupuesto que soporta la compra, (vii) Cadena de aprobación.
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A. Dirección de entrega de la factura
La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono de la lupa
, en “Dirección” en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega.
Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Crear”,
diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”.
B. Archivos anexos
La Entidad Compradora debe, en “Datos Adjuntos”, adjuntar los archivos indicados en el Acuerdo Marco de
Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería:
(i) Plantilla de cotización enviada por el Proveedor seleccionado con la cotización ganadora.
(ii) Copia del CDP y si la orden de compra es por más de una vigencia copia de la autorización de
Vigencia Futura.
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C. Estudios y documentos previos
Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en
cuenta lo siguiente:
(i) La Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar el ofrecimiento
del Proveedor ganador como el más favorable; en el caso del Acuerdo Marco para la contratación
del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, ese fundamento debe ser el menor valor de la cotización.
La Entidad Estatal es responsable de la selección del Proveedor, la cual debe hacerse de
conformidad con la ley y el Acuerdo Marco de Precios. Si la Entidad Compradora requiere la
prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería en municipios opcionales, puede escoger la
cotización de menor valor entre los Proveedores que ofrecieron en servicio en todos los
municipios requeridos.
(ii) Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de
recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos
aporta;
(iii) Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y
presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta2;
La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Acuerdo Marco de Precios
correspondiente.
D. Vencimiento de la Orden de Compra
La Entidad Compradora debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra, esta fecha de
vencimiento es la fecha en la cual debe finalizar la prestación del servicio por parte del Proveedor. La fecha
de vencimiento de la Orden de Compra debe garantizar una vigencia mínima de tres (3) meses y no puede
2 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social; el
Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional,
tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los
recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos
multilaterales.
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ser superior a la fecha de terminación del Acuerdo Marco de Precios, es decir, máximos hasta el 31 de octubre
de 2016.
E. Datos del Supervisor de la Orden de Compra
En esta sección la Entidad Compradora debe indicar el nombre, teléfono y correo del supervisor de la Orden
de Compra.
F. Gravámenes adicionales
Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el
campo “Gravámenes adicionales”. La Entidad Compradora es la responsable de incluir los gravámenes
adicionales que apliquen.
Esta información también debe estar incluida en la solicitud de cotización (artículos) y en el formato de solicitud
de cotización (archivo en Excel) adjunto. Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la
solicitud de cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que están
sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) en
la solicitud de cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la
Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo Marco de Precios.
Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas en la solicitud de cotización y tampoco adiciona
la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente estará autorizada a cancelar el registro de la Entidad
Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
G. Artículos del carro
En la sección “Artículos del carro” la Entidad Compradora encontrará los componentes que fueron requeridos
en su solicitud de cotización (ver sección IV.D de la presente guía) y el valor total de compra. Es importante
verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregado el artículo al Carrito.
Para editar los artículos del carro incluidos en la solicitud de compra, la Entidad Compradora debe llevar el
cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz , hacer clic, y realizar los cambios y guardarlos.
Si el artículo aparece resaltado en rojo, la Entidad Compradora debe editarlo e ingresar la mercancía a la cual
pertenece. Para eso la Entidad Compradora debe seleccionar en la casilla “Mercancía” la opción “Acuerdos
Marco de Precios” y luego seleccionar “Servicio Integral de Aseo y Cafetería”.
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H. Presupuesto que soporta la compra
En la sección “Artículos del Carro” la Entidad Compradora debe asignar el CDP y/o Vigencias Futura que
soporta la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la
lupa en la línea del artículo, y elegir el CDP / VF correspondiente.
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Si no encuentra o no tiene registrado el CDP o vigencia futura debe registrarlo en “Agregar cuenta”, diligenciar
el formulario y hacer clic en “Guardar”. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP / VF
como lo considere conveniente. El campo “# Unidad” se refiere a al número de la Unidad Ejecutora de la
Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades de orden territorial el “# Unidad” corresponde al NIT de la
Entidad Compradora.
Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP o vigencia futura a un bien o servicio, debe hacer
clic en el ícono de las flechas , elegir los CDP/VF correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el
valor cubierto por cada CDP/VF en el campo de “Monto”. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en
“Guardar” para registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los
montos asignados a los CDP/VF deben sumar el 100% del valor del artículo a contratar.
El ingreso de la información del CDP o de la vigencia futura debe repetirse en cada uno de los artículos que
componen la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.
Nota: Recomendamos a la Entidad Compradora que antes de enviar la solicitud de compra para aprobación
del ordenador del gasto valide los siguientes campos:
Valor total de la solicitud de compra
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Número del CDP/VF
Archivos adjuntos
En “Cadena de Aprobación” está el flujo para la emisión de una Orden de Compra.
En "Comentarios” el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los
Proveedores.
Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic
en “Guardar” para que quede guardada en estado borrador en “Solicitudes”. Para retomar el diligenciamiento
de la solicitud de compra, el usuario debe ir a “Solicitudes” en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz
de la columna “Acciones” en la línea de la solicitud correspondiente.
El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en “Enviar para aprobación”.
Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que
falta por diligenciar.
Nota: Bajo la columna “Acciones”, en la sección “Solicitudes” en el menú superior, la Entidad Compradora
puede:
- Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra.
- Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del
gasto.
IX. Orden de Compra
El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de
compra.
A. Aprobación de la solicitud de compra
El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las
notificaciones por correo electrónico, o en “Solicitudes” en el menú superior.
La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por
parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora.
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El ordenador del gasto puede hacer clic en “Rechazar” para devolver la solicitud al comprador, o en “Aprobar”
para enviar la Orden de Compra al proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al
comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior
de la solicitud.
El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de “Tareas pendientes”,
seleccionar la solicitud y hacer clic en “Aprobar” o “Rechazar”.
B. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra
Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de
compra, el sistema verifica la disponibilidad presupuestal del CDP/VF registrado. Si la verificación arroja un
error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el
SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es
enviada al proveedor.
C. Registro presupuestal
Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro
Presupuestal correspondiente. Las Entidad Compradoras registradas en el SIIF deben realizar el
procedimiento en SIIF. Toda la información del Proveedor se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el
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menú superior en la sección “Proveedores”: NIT, Cuenta bancaría, régimen tributario y actividad económica
e información de contacto.
X. Facturación y Pago
El Proveedor debe facturar mensualmente, mes vencido, los servicios prestados a la Entidad Compradora,
indicando con claridad sus componentes (personal, insumos, elementos, equipos y maquinaria, Servicios
Especiales, AIU, IVA, recargos y gravámenes adicionales). Las Entidades Compradoras deben pagar las
facturas dentro de los treinta (30) días calendario.
El usuario comprador de la Entidad Compradora puede consultar las facturas enviadas por el Proveedor a
través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano ingresando a “Facturas” en el menú superior, o consultando
las solicitudes de aprobación de facturas en “Tareas Pendientes”. La recepción de las facturas también es
notificada por correo electrónico.
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XI. Modificaciones de la Orden de Compra
El Manual de Acuerdos Marco establece en el numeral D – Ejecución de la Orden de Compra que:
“Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o
terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales,
económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden
modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra o acordar la
terminación anticipada. Para el efecto, la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el
Proveedor y notificar la modificación, adición o terminación a Colombia Compra Eficiente y presentar
el soporte respectivo. La modificación, adición o terminación se entiende realizada solamente cuando
se publica en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Colombia Compra Eficiente tiene 3 días hábiles
a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para hacer los
cambios.” (Ver Manual)
Para realizar la modificación a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe formula en la página de
Colombia Compra Eficiente una Solicitud para Acuerdo Marco en PQRS o enviar un correo a
[email protected]. en este debe cargar los soportes de la modificación:
1. soporte de solicitud de la Entidad al Proveedor donde debe detallar por artículo
2. Soporte de la aceptación de la modificación por parte del Proveedor, los documentos deben estar
firmado por el representante legal del Proveedor.
3. En caso de adición en valor, copia del CDP y/o VF que soporta la adición.
XII. Cierre de la Orden de Compra
Al finalizar la ejecución de la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a cerrar en la Orden
de Compra en la Tienda Virtual. Para Cerrar la Orden de Compra la Entidad Compradora debe ingresar a