GTD para Community Managers

Hacer  que  las  cosas  sucedan  

stress  

h0p://www.flickr.com/photos/karrah_kobus/5651988526/  

stress  

•  Una  reacción  del  cuerpo  en  que  entran  en  juego  diversos  mecanismos  de  defensa  para  afrontar  una  situación  que  se  percibe  como  amenazante  o  de  “Demanda  Incrementada”  

Stress  desencadena  

En  lo  laboral…  

Stress  laboral  implica  

•  Quedar  mal  con  el  Jefe,  con  el  cliente  y  peor  aún,  con  “Uno  mismo”.  

•  Tener  la  sensación  que  no  soy  “ProducWvo”.  •  Frustración  y  mal  humor.  •  Estar  sujeto  a  permanentes  llamados  de  atención.  

•  Despidos…  

¿Entonces  que  hacemos?  

h0p://www.flickr.com/photos/nadya/2280771398/sizes/z/in/photostream/  

Usar  una  lista  de  tareas  suele  ser  una  buena  idea  

h0p://www.flickr.com/photos/seeminglee/  

¿Por  que  las  usamos?  

•  Nos  permiten  “Organizarnos”.  •  Mejoran  nuestra  “Memoria”.  •  Nos  hacen  más  “ProducWvos”.  

Lo  anterior  es  perfecto,  pero  sin  un  método  no  sirve  de  mucho  

Gedng  Things  Done  

“Es  un  método  para  organizar  tareas  de  forma  que  permite  focalizar  toda  la  energía  y  creaWvidad  en  completarlas  de  forma  producWva  y  libre  de  stress”.  

Gedng  Things  Done  

•  Se  basa  en  el  principio  de  que  una  persona  necesita  borrar  de  su  mente  todas  las  tareas  que  Wene  pendientes  guardándolas  en  un  lugar  específico.  

•  De  esta  forma  se  libera  a  la  mente  del  trabajo  de  tener  que  recordar  todo  lo  que  hay  que  hacer  y  permite  concentrarse  en  terminar  las  tareas.  

Los  4  pasos  

1.  Recolectar  2.  Procesar  3.  Organizar  4.  Hacer  

1.  Recolectar  

•  Apunte  todas  las  ideas  que  tenga  en  mente,  sin  importar  lo  que  sea.  

•  No  se  preocupe  por  tratar  de  resolverlas,  solo  tome  nota  de  ellas  para  que  no  se  olvide  de  lo  que  Wene  que  hacer.  

•  Use  para  ello  una  libreta  de  notas,  un  cuaderno,  o  cualquier  cosa  con  la  que  se  sienta  cómodo.  

1.  Recolectar  

•  Ir  al  médico  •  Ir  al  Supermercado  •  Lograr  más  “Me  gusta”,  en  Facebook  •  Organizar  un  concurso  •  Presentar  las  metricas  del  mes  a  su  jefe  •  Leer  ese  libro  que  Wene  pendiente  •  Probar  la  aplicación  social  que  le  han  recomendado.  

2.  Procesar  

•  ConverWr  la  información  recolectada  en  pequeñas  acciones  con  claridad  en  los  pasos  siguientes:  

•  Ej.  Ir  al  Supermercado  – Preparar  la  lista  de  compras  – Definir  un  presupuesto  – Agendar  un  día  de  la  semana  para  ir  a  comprar  

2.  Procesar  

•  Cuando  este  procesando…  – Comience  siempre  por  el  principio  – No  procese  más  de  un  elemento  a  la  vez  – No  devuelva  a  la  bandeja  de  “Recolectar”,  ningún  elemento.  

2.  Procesar  

•  Si  un  elemento  requiere  de  una  acción  para  ser  realizado:  – Si  la  tarea  demora  menos  de  dos  minutos  “Hagalo”.  

– Si  no  es  su  tarea  “Delegelo”  (Adecuadamente)  

•  Si  un  elemento  no  requiere  acción:  – Archivelo  como  referencia  – Mandelo  al  tacho  de  la  basura  y  olvidese  

3.  Organizar  

•  Consiste  en  tomar  lo  procesado  y:  – Calendarizar  para  no  olvidar  cual  es  mi  fecha  de  compromiso.  

– Priorizar  para  no  olvidar  que  dentro  de  otras  tareas,  hay  unas  que  Wenen  más  peso.  

– Asignarle  una  carpeta  para  buscarla  más  rápido.  – Asignar  un  Contexto  que  viene  a  ser  la  situación  necesaria  para  que  la  tarea  se  termine.  

Cuando  Organice,  considere  

•  Para  todo  elemento  que  requiere  atención,  decida  cual  es  la  próxima  acción  que  necesario  tomar  para  llevar  a  cabo.  – Por  ejemplo,  si  el  elemento  significa  “Evualar  las  métricas  y  verificar  si  la  campaña  avanza”,  la  próxima  acción  puede  ser  “Reunirme  con  Alfonso  y  consultar  que  métricas  son  más  importantes  para  el  cliente”,  o  algo  por  el  esWlo.  

Cuando  Organice,  considere  

•  Proyectos  – Toda  tarea  inclonclusa  en  tu  vida  laboral  (o  personal)  que  requiere  más  de  una  acción  para  ser  terminada  se  considera  un  proyecto  y  deben  ser  revisadas  periódicamente  para  asegurar  que  todo  se  encuentra  en  orden.  

– Si  el  proyecto  ya  no  Wene  más  acciones  asociadas,  entonces,  se  terminó.  

Cuando  Organice,  considere  

•  En  espera  – Cuando  delegue  una  tarea  o  esté  esperando  un  evento  externo  para  conWnuar  trabajando,  marque  la  tarea  como  “En  espera”  de  forma  que  sepa  exactamente  en  que  situación  se  encuentra  y  pueda  hacer  seguimiento.  

Cuando  Organice,  considere  

•  Algún  día  /  Quizá  – Son  todas  aquellas  tareas  que  queremos  hacer  pero  actualmente  no  es  posible.  Algunos  ejemplos  podrían  ser:  •  Tener  una  banda  de  Rock  •  Aprender  Chino  •  Tomar  vacaciones  para  aprender  submarinismo  

Hacer  

•  Realice  las  acciones  de  a  las  prioridades  establecidas.  

•  Revise  al  menos  una  vez  a  la  semana  la  lista  de  acciones  y  eventualmente  vuelva  a  calendarizar  en  caso  que  lo  necesite.  

Herramientas  disponibles  

•  En  la  nube  – Toodledo  (www.toodledo.com)  – Nirvana  (www.nirvanahq.com)  – RTM  (www.rememberthemilk)  

•  Mac,  Linux,  Windows,  iPhone,  Android,  Blackberry  – h0p://www.priacta.com/ArWcles/Comparison_of_GTD_Sorware.php  

Pato  Larraín    

facebook.com/patolarrain    

@patolarrain    

about.me/patolarrain