Grerosu Dana - Rferat Logistica - Software Logistica

SOFTURI ERP DE LOGISTICA

Referat

Universitatea “Petre AndreI” Iasi

January 19, 2011Gerosu Mihaela Dana An III, Grupa I, ECTS

INTRODUCERE

In cursul ultimelor decenii, specialistii in domeniul marketingului au utilizat

diversi termeni pentru a descrie fluxul fizic al marfurilor de la puncul de origine la

cele de utilizare. Conceptul initial de “distibutie fizica” a fost inlocuit de concepte

mai cuprinzatoare, cum sunt “logistica” si “managementul lantului de

aprovizionare / furnizare.

Termenul de “logistica” a inceput sa fie tot mai frecvent folosit in anii ’80.

Initial, distibutia fizica si logistica au fost considerate sinonome. La sfarsitul

deceniului al noualea, conceptul de logistica a inceput sa fie considerat mai

complex decat distributia fizica, un important mijloc concurential de obtinere a

avantajului competitiv. Un exemplu semnificativ in privinta mutatiilor conceptuale

care au loc in acest domeniu este faptul ca, in anul 1991, Consiliul

Managementului logistic, o prestigioasa organizatie profesionala din SUA a

inlocuit termenul de management al distributiei fizice prin cel de logistica, pe care

l-a definit astfel : “procesul de planificare, implementare si control al fluxurilor si

depozitarii eficiente si eficace a bunurilor, serviciilor si informatiilor legate de

acestea, de la punctul de origine la punctul de consum, cu scopul de a corespunde

cerintelor clientului.”

In prezent, logistica este considerata o competenta care conecteaza orice

intreprindere cu clientii si furnizorii ei prin intermediul a doua fluxuri intercorelate

- fluxul marfurilor si cel al informatiilor.

1

SOFTURI ERP DE LOGISTICA

CAPITOLUL I: Prezentarea tehnologiei

Un ERP reprezinta o infrastructura software ce ofera suport de gestiune si coordonare a diferitelor structuri si procese din companie, in vederea realizarii obiectivelor de afaceri.

Un ERP este o aplicaţie software complexă multi-modulară care integrează procesele economice ale întreprinderii cu scopul optimizării şi creşterii eficienţei acestora. Din punctul de vedere al funcţionalitătilor, un software ERP acoperă următoarele domenii de interes ale unei afaceri: planificarea producţiei, gestiunea achiziţiilor, gestiunea stocurilor, interacţiunea cu furnizorii, gestiunea relaţiilor cu clienţii, urmărirea comenzilor, gestiunea financiară, gestiunea resurselor umane. Pornind de la premisa că întregul este mai mult decât suma părţilor, un ERP realizează integrarea şi sincronizarea funcţiunilor întreprinderii. Este un excelent mijloc de integrare si ordonare a informaţiei, fluidizând schimbul de date între departamente.

Schimbările tot mai rapide din mediul de afaceri şi creşterea în complexitate a activităţilor din cadrul unei companii necesită o adaptare permanentă, într-un ritm alert, care adeseori pune la încercare capacităţile de efort şi analiză ale factorului uman. Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluţie la aceste provocări, fiind capabile să proceseze un volum foarte mare de date şi informaţii agregate în scopul optimizării şi eficientizării proceselor.

Sistemul ERP:

Prin definitie, un sistem de tip ERP este o solutie software complexa, ale carei elemente sunt integrate intr-o platforma comuna, pentru gestionare resurselor companiei. Sistemele de gestiune a afacerilor au evoluat de-a lungul timpului, incepand cu simple programe de planificare a materialelor si apoi a productiei, fiind concentrate in special pe gestionarea proceselor de productie si a activitatilor financiar contabile.

2

Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business si comunicare online.

3

CAPITOLUL II : Utilizarea ERP-urilor

Sistemele de tip ERP sunt folosite pentru a asigura:

Strângerea relaţiilor cu clienţii şi furnizorii, prin realizarea unui lanţ eficient Reducerea costurilor producţiei şi stocurilor Planificarea integrală a resurselor întreprinderii Îmbunătăţirea globală a productivităţii Maximizarea profitului, prin flexibilitate şi reactivitate sporită la cerinţele

pieţei Asigură gestiunea economică Realizează automatizarea fluxurilor de date Asigură consistenţa şi coerenţa datelor Permite regăsirea şi raportarea rapidă a informaţiilor Realizează reproiectarea fluxurilor informatice

Privit ca instrument de lucru curent în cadrul întreprinderii, Sistemul Informatic Integrat ERP contribuie semnificativ la:

ordonarea şi ritmicizarea activităţii, impusă de integrarea aplicaţiilor; verificarea intrinsecă a fiecărei activităţi, la nivelul fluxului integrat de date

din care face parte; creşterea coerenţei şi corectitudinii datelor primite, prelucrate şi transmise; creşterea vitezei de procesare a documentelor, eliminarea timpilor de

aşteptare şi a documentelor prelucrate manual; controlul activităţilor şi fundamentarea deciziilor la nivelul managementului

pe baza indicatorilor de analiză; controlul foarte riguros al accesului la date; păstrarea datelor în deplină siguranţă, folosirea lor numai acolo unde este

deplin justificată şi în forma de prezentare corespunzătoare graţie procedurilor de securitate, implementate la nivel de departament, utilizator şi înregistrare.

4

CAPITOLUL III : Domenii actuale si potentiale de aplicare a ERP-urilor

In prezent softurile ERP sunt folosite de majoritatea firmelor de renume. Un astfel de soft permite îmbunătăţirea permanentă a nivelului calitativ al produselor şi serviciilor printr-o cultură organizaţională orientată spre client şi spre satisfacerea nevoilor acestuia, prin aplicarea şi respectarea standardelor profesionale internaţionale în dezvoltarea de aplicaţii software de acest gen.

Softul face posibil fluxul permanent de informaţii între toate modulele sistemului: Producţie, Gestiunea stocurilor, Aprovizionare, Desfacere, Comerţul cu amănuntul, Contabilitate financiară, Analiză financiară, Imobilizări, Obiecte de inventar, Contabilitate de gestiune, Resurse umane, Salarizare, Tablou de bord, Managementul bugetelor, Date de bază, ISO DMS.

Firmele carora le este adresat acest sistem opereaza cu mai multe gestiuni, cu nomenclatoare mari de articole si parteneri, cu o diversitate de politici de pret, cu o distributie geografica a vanzarilor si cu o gramada de probleme legate de gestionarea masinilor, agentilor, obiectelor de inventar de valoare etc...

Sistemul trebuie sa permita introducerea actelor in timp real precum si accesul imediat la informatii legate de stoc, de situatia partenerilor, de preturi si de alte informatii legate de buna desfasurarea a activitatii zilnice. De asemenea el trebuie sa dispuna de mecanisme puternice de interogare si analiza.

Sistemele de tip ERP şi-au perfecţionat structura, cuprinzând componente dintre cele mai competitive la nivel european, care permit organizaţiilor economice atingerea unor performanţe deosebite pe piaţa UE.

5

Schema organizatorica a unei firme cu activitate de distributie complexa

6

CAPITOLUL IV : Principalele avantaje si limite specific

Avantajele furnizate de un sistem ERP :

» Informatia este introdusa in sistem o singura data » Obliga la folosirea "celor mai bune practici" din industrie » Permite personalizari

» Furnizeaza functionalitati pentru interactiunea cu alte module » Furnizeaza instrumente de raportare manageriala diversificate.

Cele mai importante 10 beneficii ale utilizării sistemelor ERP :

1. Siguranţă în manevrarea informaţiilorCaracteristicile tehnice ale ERP-urilor asigură protecţia maximă a datelor din

sistem. Existenţa mai multor niveluri de acces a utilizatorilor garantează siguranţa manipulării datelor; fiecare angajat din întreprindere are anumite drepturi de citire, scriere sau ştergere, ceea ce nu permite deteriorarea şi accesul necontrolat la informaţiile diferitelor departamente.

2. Sortarea calitativă a informaţieiInformaţia, cea mai importantă sursă a competitivităţii organizaţiei, trebuie

utilizată eficient. Într-un mediu de lucru tot mai dinamic, caracterizat printr-un timp de reacţie scăzut şi prin creşterea responsabilităţii individuale, accesul la informaţiile utile în cel mai scurt timp reprezintă garanţia reacţiei imediate, în timp real, la schimbare. Sistemul vă dă posibilitatea să găsiţi instantaneu exact informaţia de care aveţi nevoie, fără a pierde timp preţios cu căutarea dosarelor în cadrul mai multor departamente.

3. Promptitudine şi reacţie imediatăSistemul asigură procesarea rapidă a datelor introduse, permiţând

cunoaşterea în orice moment a rezultatelor şi monitorizarea stadiului de evoluţie a proceselor din întreprindere. Permite managerilor de la orice nivel ierarhic să reacţioneze în timp real la informaţiile semnalate de sistem şi la cererile din partea clienţilor prin luarea deciziilor potrivite.

7

4. Flexibilitate şi trasabilitateSistemul se adaptează perfect necesităţilor de schimbare ale întreprinderii,

impuse de dinamica mediului concurenţial în care evoluează aceasta. Modificările legislative survenite ulterior sunt uşor de înglobat în sistem, precum şi extinderea ulterioară a funcţionalităţilor la cererea expresă a utilizatorilor. Puteţi cunoaşte cu exactitate tot ceea ce se întâmplă în întreprindere, şi în special în procesul de producţie până la obţinerea produsului finit şi vânzarea acestuia la clienţi. Prin referenţierea documentelor (preluarea automată a datelor dintr-un document în documentele aferente proceselor succesive ), fluxul circulaţiei lor este uşor de urmărit în timp real. Vă puteţi planifica şi urmări resursele, astfel încât acestea să fie exploatate într-un mod optim. Veţi obţine creşterea controlului şi a vizibilităţii proceselor întreprinderii.

5. Alocarea resurselor umane şi de timp pentru activităţi direct generatoare de plusvaloare

Sistemele de tip ERP asigură prelucrarea automată a multor informaţii, generând liste şi rapoarte, sarcini care sunt consumatoare de timp şi resurse dacă sunt încredinţate spre executare personalului din întreprindere. Astfel, puteţi redirecţiona resursele umane şi de timp spre activităţile direct productive, rezultatul imediat fiind sporul de productivitate.

6. Reducerea substanţială a erorii umanePrin automatizare, sistemul asigură acurateţea datelor. Angajaţii nu vor fi

mai fi nevoiţi să introducă aceleaşi date de mai multe ori (toate documentele şi informaţiile sunt introduse o singură dată în sistem), ceea ce înseamnă implicit diminuarea considerabilă a erorilor datorate neglijenţei, nepriceperii sau neatenţiei acestora. Informaţia furnizată de sistem va avea un nivel calitativ ridicat, prin eliminarea inconsistenţelor între diferitele surse de date.

7. Reducerea costurilorPrintr-o mai corectă gestiune a resurselor productive se pot simplifica şi

îmbunătăţi activităţile din întreprindere, iar calculaţiile de costuri realizate de sistem vă oferă posibilitatea de a monitoriza îndeaproape procesele mari consumatoare de resurse. Fluxurile aprovizionării şi producţiei se vor desfăşura după modelul “Just In Time” • reducerea la minimum a stocurilor şi a capitalului imobilizat în stocuri. Preluarea de către sistem a multor sarcini dificil de realizat de către angajaţi generează economisirea resurselor (materiale, timp, mână de lucru) şi reorientarea acestora spre acele activităţi unde sunt strict necesare.

8

8. Creşterea productivităţii şi a eficienţeiMai buna repartizare a sarcinilor de muncă şi economisirea de resurse se vor

concretiza în sporuri de productivitate. Prin interpretarea semnalelor din partea sistemului, managerii vor fi capabili să identifice procesele deficitare şi să acţioneze în direcţia eficientizării pe termen mediu şi lung a acestora.

9. Optimizarea şi integrarea proceselor din întreprindereCentralizarea datelor din toate departamentele întreprinderii într-o singură

bază de date duce la accesarea operativă şi facilă a informaţiilor. Gestionarea atentă a fluxului de informaţii atât în interiorul cât şi în exteriorul companiei şi operativitatea în luarea deciziilor sunt consecinţe directe ale integrării proceselor şi a îmbunătăţirii funcţionale a lor în urma implementării sistemului informatic integrat.

10. Funcţionarea afacerii la parametri ridicaţi de competitivitateAvantajele enumerate mai sus se concretizează în creşterea competitivităţii

întreprinderii. Sistematizarea activităţilor productive şi auxiliare permite managerilor focalizarea atenţiei spre identificarea de noi oportunităţi pe piaţă, în direcţia extinderii sau a diversificării portofoliului de clienţi, şi spre găsirea de noi avantaje competitive.

Limite specific:

In prezent sistemele de tip ERP nu cunosc limte.

9

CAPITOLUL V : Costuri implementare si riscuri potentiale

Costul unui sistem ERP cuprinde achizitionarea sistemului informatic si aparatura necesara functionarii acesteia.

Un exemplu de cost si pret pentru un sistem al firmei Resurse ERP este prezentat mai jos:

Preturile de catalog:

Descriere produs sau modulPret

EURO fara TVA

Server principal RESURSE SQL 4.000Pachet primele 10 statii client server principal 4.000Restul statiilor client la server principal (/ buc) 300

Puncte de lucru distribuiteServer secundar (pentru punctele de lucru distribuite) RESURSE SQL

900

Statie aferenta unui server secundar (inclusiv modulu POS sau lucru cu case de marcat)/ buc

400

Sisteme de sincronizare/ replicareImplementare mecanism sincronizare firme in cadrul grupului

900

Implementare mecanism replicare/ sincronizare in cadrul aceleasi firmei

400

Dispozitive mobile Pocket PCSistem de sicronizare cu dispozitive mobile Pocket PC

* Pentru  mai mult de 3 dispozitive, Sistemul de sicronizare este oferit gratuit

500

Soft pentru dispozitive mobile Pocket PC (/ buc) 300

10

Este esenţial să identificăm din timp obstacolele potenţiale care pot apare în cadrul procesului de implementare pentru a le putea controla. Riscurile sunt aşadar identificate şi analizate, iar apoi este pregătit un Plan de gestionare a riscului, ilustrând cum vor fi reduse sau evitate aceste riscuri. În cazul în care riscurile sunt inevitabile, se vor dezvolta planuri speciale pentru acestea.

De obicei, alaturi de sistemul integrat de gestiune, firma distribuitare asigura:

Furnizarea gratuită a noilor versiuni ale sistemului , care vor conţine extinderea funcţionalităţilor sistemului, conform modulelor existente, pe care le dezvoltăm din proprie iniţiativă.

Asistenţă tehnică - la solicitarea beneficiarului (prin telefon, fax sau e-mail), în următoarele situaţii: corectarea greşelilor de operare; soluţionarea incidentelor privind funcţionarea aplicaţiei.

Întreţinerea de la distanţă a aplicaţiei permite modificarea şi sau corectarea eventualelor erori rezultate din utilizarea necorespunzătoare a sistemului sau schimbarea unor setări la cererea clientului. Intervenţia de la distanţă se realizează doar cu acordul clientului. Se aduce la cunoştinta clientului când şi în ce scop se face accesul pe serverul acestuia. Avantajele pentru beneficiar ale unei asemenea modalităţi de service: soluţie economicoasă din punct de vedere tehnic, asigurând totodată securitatea datelor; reducerea timpului de aşteptare a beneficiarului pentru remedierea erorilor; reducerea substanţială a cheltuielilor cu deplasarea echipei de service

Intervenţie la sediul beneficiarului , la solicitarea acestuia, în cazul în care problemele nu pot fi soluţionate prin celelalte modalităţi de acţiune.

Hotline – pus la dispoziţia utilizatorilor pentru soluţionarea erorilor simple de operare cu sistemul.

CAPITOLUL VI : Studii de caz

11

1.Sistemul ERP : Clarvision Romania

COMPANIA DE CONSULTANŢĂ SIN-SILV FURNIZEAZĂ SERVICII DE HR CU AJUTORUL SISTEMULUI CLARVISION SALARIZARE

Despre companie

SIN-SILV SRL este o companie ce furnizează, cu preponderenţă, servicii de management de personal şi/ sau salarizare, servicii de secretariat, servicii de întreţinere baze de date, arhivare electronică, întreţinere software de aplicaţie, şamd., servicii de design. Acţionarii societăţii sunt două persoane fizice ce îşi exercită profesiile în mod independent (un avocat şi un expert contabil) care colaborează cu succes de câţiva ani şi care au clienţi comuni. Activitatea desfăşurată efectiv de societate este destinată în principal clienţilor celor doi acţionari, constituindu-se astfel într-o entitate distinctă ce completează gama de servicii profesionale asigurate de către aceştia. Societatea funcţionează din anul 2002, în prezent având 4 angajaţi.

Situaţia iniţială şi decizia

Domnul Laurenţiu Popescu mărturiseşte:„Între anii 1994-2002 am utilizat o aplicaţie foarte cunoscută şi răspândită printre utilizatorii care se încadrează în segmentul firmelor mici şi mijlocii. Odată cu creşterea numărului de clienţi, am realizat că timpul necesar configurării programului în funcţie de specificul fiecărui client şi de modificările legislative creşte îngrijorător. Pe de altă parte, şi asistenţa acordată de furnizorul programului şi adaptarea programului la modificările legislative lăsau mult de dorit. În aceste condiţii, în 2003 am apelat la un furnizor local de software destinat calculului salariilor, mai ales în scopul adaptării aplicaţiei software cât mai rapid şi conform necesităţilor noastre.În cursul anului 2004, după o experienţă neplăcută cu acest furnizor, am decis achiziţionarea unui software performant, care trebuia să înlăture toate neajunsurile din trecut şi să fie implementat astfel încât începând cu 1 ianuarie 2005 să putem asigura servicii de calitate sporită, să avem un control şi o siguranţă ridicată asupra datelor şi, nu în ultimul rând, să ne uşurăm munca.”Criteriile care au stat la baza alegerii sistemului informatic Clarvision Salarizare au fost:

12

furnizorul să aibă o experienţă serioasă şi relevantă pe piaţa românească de profil, să prezinte garanţii de stabilitate, continuitate şi seriozitate în activitatea sa şi, totodată, să aibă un portofoliu de clienţi cât mai diversificat

aplicaţia informatică să fie multiuser, multisocietate, să permită efectuarea de calcule în valută, să permită configurarea parametrilor de către utilizator, să permită accesul la logica de calcul, să conţină toate formele de salarizare, să permită adaptări la cerinţele clientului

aplicaţia să fie scrisă într-un limbaj/ mediu de dezvoltare actual, pentru a putea oferi posibilităţi de dezvoltare/ extindere ulterioare, precum şi o exploatare cât mai eficientă a resurselor hardware

aplicaţia să permită exportul datelor în Excel. precum şi în alte formate aplicaţia să permită controlul/ managementul utilizatorilor şi al bazelor de

date, să efectueze salvări automate aplicaţia să beneficieze de un service rapid şi performant, precum şi de

asistenţă de calitate operarea să fie facilă, logică şi rapidă modulul de personal să fie obligatoriu prezent şi bine implementat interacţiunea cu programele informatice ale diverselor instituţii ale statului

sau obţinerea raportărilor cerute de acestea să fie perfectă, fără minusuri rapoartele – un criteriu foarte important – să fie corecte din punct de vedere

legal, editabile, să aibă o formă estetică de prezentare (la urma urmei fac parte din imaginea firmei pe piaţă) şi să fie predefinite în program, în număr cât mai mare

să existe o versiune demonstrativă performantă a aplicaţiei software preţul şi modalitatea de licenţiere să fie accesibile şi cu un ROI avantajos

„De-a lungul experienţei mele profesionale am avut ocazia să evaluez multe aplicaţii destinate domeniului salarizării şi contabilităţii, mai simple sau mai complexe. Căutarea produsului ideal a început pe Internet, după ce am refuzat în scurt timp recomandările cunoscuţilor. Trebuie spus aici că „produsul ideal” trebuie întotdeauna circumscris nevoilor celor care îl utilizează şi că specificul societăţii noastre – acela de a furniza serivicii – ne-a determinat să fim, poate, mai pretenţioşi decât alţii, având în vedere că trebuie să acoperim o gamă mult mai vastă de speţe şi situaţii particulare decât în cazul în care produsul software este utilizat de o singură firmă. Mai trebuie spus că am căutat produsul ideal nu numai în ceea ce priveşte partea de salarizare/ resurse umane, ci şi în ceea ce priveşte partea de contabilitate/ gestiune/ costuri.Internetul ne-a oferit multiple surse de informare. Am accesat site-uri ale producătorilor de software economic, ale publicaţiilor de specialitate, am vizionat topuri, am citit nenumărate opinii, etc. Am descărcat sau am solicitat variante

13

demo ale produselor respective, le-am testat. Acolo unde acestea nu erau disponibile, am analizat conţinutul prezentărilor, capturile de ecran din aplicaţii, detaliile tehnice, etc. Atunci când lucrurile erau neclare sau nu le înţelegeam din punct de vedere tehnic, am solicitat avizul specialistului nostru IT.În final, ne-am oprit atenţia asupra unui singur produs: Clarvision Salarizare. Deşi la vremea aceea aplicaţia nu era foarte cunoscută, a beneficiat de opinii favorabile, care s-au dovedit ulterior a fi corecte. Prezentarea de pe site şi din materialele puse la dispoziţie de către EBS au fost bogate în informaţii care să ilustreze cât mai în detaliu capacităţile produsului, iar, profilul companiei ne-a inspirat seriozitate. Testarea aplicaţiei prin versiunea demo ne-a convins că aceasta este alegerea corectă. În plus faţă de majoritatea ofertelor pe care le-am mai analizat, profesionalismul echipei EBS ne-a insuflat încredere. Şi încă un element care a contat: EBS avea punct de lucru în Arad.

Colaborarea cu echipa de implementare

„Colaborarea a decurs foarte bine, având în vedere că implementarea a durat circa o lună, importul datelor tuturor clienţilor noştri s-a realizat fără probleme, iar utilizarea aplicaţiei a fost învăţată „din mers”, într-o perioadă scurtă, dar destul de dificilă (lunile ianuarie – februarie 2005), când a fost nevoie să lucrăm atât în vechea, cât şi în noua aplicaţie. Singurele momente dificile au apărut ulterior finalizării implementării, din cauza unor probleme de server, care s-au rezolvat prin schimbarea locaţiei serverului.O menţiune specială merită echipa care asigură în prezent asistenţa sistemului Clarvision Salarizare. Există un spirit de echipă ce se extinde de la furnizor la client, generând o atmosferă placută, de „familie”. Faptul că echipa EBS răspunde prompt tuturor solicitărilor noastre, că schimbul de informaţii şi idei (mai ales în ceea ce priveşte interpretarea „fenomenelor” legislative) funcţionează în ambele sensuri, că ni se cere părerea adeseori, ne determină să ne simţim parte integrantă a echipei Clarvision Salarizare.”

Beneficiile aduse de utilizarea Clarvision ERP

„Clarvision Salarizare a schimbat profund modul în care ne desfăşurăm activitatea. Beneficiul cel mai important, în opinia mea, este scurtarea timpului necesar realizării obiectivului nostru esenţial: calculul de salarii cu scadenţe fixe impuse de clienţii noştri.Dintre beneficii mai amintesc: întocmirea tuturor raportărilor obligatorii fără erori, obţinerea de rapoarte multiple şi performante, exportul de date necesare altor aplicaţii sau care sunt utile analizelor cerute de clienţi, posibilitatea de a avea acces

14

şi a oferi rapid date din perioade trecute, asistenţa rapidă şi de calitate (mai ales la modificările legislative), siguranţa oferită de program în ceea ce priveşte modul de calcul şi viteza de lucru. Şi tot beneficiu este, cel puţin pentru noi, şansa de a lucra cu o echipă ce te obligă la profesionalism.”

2.Sistemul ERP : Senior Software Romania

Koelner Romania

Background Compania Koelner Romania are ca unic actionar compania Koelner Wroclaw (Polonia) si este specializata in producerea si comercializarea de elemente de prindere si fixare pentru materiale de constructii.In anul 2003, Koelner Romania a fost a doua firma pe piata de desfacere din Europa, cu un volum de sortimente vandute de circa cinci mii de repere. Societatea mai are filiale in Estonia, Letonia, Lituania, Bielorusia, Rusia, Ucraina, Cehia, Slovacia,Ungaria,Slovenia,Bulgaria si Kazahstan.

MFG/Pro asigura in acest moment infrastructura software pe care se gestioneaza afacerile grupului in Europa.Extinderea afacerii in Romania si planurile pe termen lung ce privesc piata europeana au fost motivele pentru care Koelner a luat decizia de a investi intr-o noua solutie de management al afacerilor.

Strategia Pentru maximizarea beneficiilor si scurtarea perioadei de pregatire a utilizatorilor, strategia propusa a fost de implementare a solutiei in doua etape, astfel:

Modulele implementate din Senior.ERP Suite - faza 1Gestiune Stocuri si FacturareTrezorerieRapoarte si Analize financiare

Modulele de implementat in faza 2Contact Management si VanzariContabilitateMijloace Fixe

15

Provocarile O parte semnificativa a efortului de implementare a solutiei ERP a fost reprezentat de preluarea datelor din vechiul software de gestiune, precum si din fisierele disparate folosite ca baza de calcul in diferite momente. Analiza si importul datelor au fost realizate de catre specialistii Senior Software intr-un timp record, astfel incat calendarul de lucru al Koelner a fost respectat in totalitate.Importurile de marfuri, realizate periodic, reprezinta o parte importanta a activitatii curente de gestiune. Solutia in sine si personalizarile facute permit acum utilizatorilor sa preia marfurile in depozit in aproximativ 2 zile, versus 2 saptamani cat foloseau in perioada anterioara.

Dezvoltarea solutiei "Activitatea noastra din Romania a cunoscut o dezvoltare accelerata in ultimii ani. Primul pas spre consolidarea proceselor de afaceri l-a constituit achizitionarea ERP-ului Senior.ERP Suite, de ale carui beneficii am inceput deja sa ne bucuram. Largirea solutiei pe care o folosim acum, prin implementarea modulelor de CRM de la Senior Software, este continuarea normala a procesului de informatizare a activitatii", declara Dl Ion Hristea, Director General al Koelner Romania.

Beneficii asteptate In urma implementarii forta de vanzare Koelner beneficiaza de cateva avantaje majore:- gestionarea structurata a prospectilor, istoric si in timp real;- gestionarea relatiei cu clientii firmei si urmarirea actualizata a fluxurilor financiare - date care se preiau transparent din solutia ERP;- consolidarea rapoartelor de activitate de prospectare si contractare la nivel national;- accesul online din locatii diferite este integrat in aplicatie ca solutie standard de conectivitate.

3 . COMPANIA DE CONSULTANŢĂ AC MANAGEMENT FURNIZEAZĂ SERVICII DE HR CU AJUTORUL SISTEMULUI CLARVISION

SALARIZARE

16

Despre companie

SC AC Management SRL Timişoara este o companie de consultanţă în contabilitate, resurse umane şi salarizare. Punctul de lucru al firmei SC AC Management SRL din Reşiţa este cel la care s-a implementat în mai 2005 sistemul Clarvision Salarizare. Printre cei mai reprezentativi clienţi ai companiei AC Management se numără: UCM Reşiţa (care are peste 3500 de angajaţi), Maschinenfabrik Liezen Reşiţa, Hydro Engineering, Mibarom Reşiţa, ROBUS Reşiţa, Giasecurity.

Situaţia iniţială şi decizia

Doamna Petronela Sulea, Şeful Serviciului de Resurse Umane şi Salarizare, declară:“Fiind o companie de consultanţă, aveam nevoie de un software puternic care să permită toate configuraţiile posibile de calcul salarial, deoarece acesta trebuia să facă faţă condiţiilor complexe şi particularităţilor existente la cei care apelează la serviciile noastre de consultanţă. Apoi, clienţii care apelează la serviciile noastre sunt firme cu un număr mare de angajaţi, pentru care confidenţialitatea este un principiu de bază, care au o diversitate de modele de calcul salarial şi de categorii de personal, toate tipurile posibile de contracte de muncă, şamd.În aceste condiţii, sistemul informatic Clarvision Salarizare ne-a convins prin faptul că are o interfaţă “prietenoasă”, este uşor configurabil şi adaptabil oricăror schimbări din legislaţie şi din structura clienţilor şi poate fi accesat simultan de către utilizatori. Iar faptul că specialiştii EBS au putut oferi soluţia interfaţării cu alte aplicaţii economice (de exemplu cu Oracle, sistemul ERP al UCM Reşiţa, pentru care generăm notele contabile) a reprezentat un aspect pozitiv destul de important în luarea deciziei. Nu în ultimul rând am optat pentru Clarvision Salarizare datorită uşurinţei cu care se colaborează cu programatorii EBS pentru personalizările software necesare clienţilor.”

Colaborarea cu echipa de implementare

“Colaborarea cu echipa de implementare a decurs foarte bine, implementarea a durat relativ puţin, importul de date s-a făcut corespunzător. Am reuşit din prima lună să trecem la noile state de plată şi fluturaşi securizaţi, în formatul furnizat de sistem. Totul a decurs conform termenelor din planul de implementare, cu efort susţinut de ambele părţi. Chiar dacă am finalizat cu succes procesul de implementare, în continuare există consultare reciprocă şi feedback operativ, din cauza dinamicii legislative. E de apreciat că, în confuzia generată de frecventa

17

schimbare a legislaţiei, echipa Clarvision a fost cooperantă, a implementat cu rapiditate în sistemul informatic schimbările, şi chiar mai mult, a acceptat şi chiar a solicitat sugestiile noastre.”

Beneficiile aduse de utilizarea Clarvision ERP

“Utilizarea Clarvision Salarizare a adus dinamism, rapiditate în muncă, satisfacţia lucrului bine făcut şi mulţumirea că suntem capabili să oferim servicii rapide şi de calitate clienţilor noştri. Suplimentar, ne-am putut mări portofoliul de noi clienţi cărora le furnizăm servicii de consultanţă în salarizare şi contabilitate.”

4.Sistemul ERP : Senior Software Romania

Regency

Background Regency este unul din jucatorii importanti din piata furniturilor si a materialelor pentru mobilier. Regency produce, importa, distribuie si vinde o gama foarte larga de produse (mii de repere) catre clienti din toata tara.Ca obiectiv pe termen mediu-lung, Regency se va extinde in Romania prin centre regionale de vanzari si va deschide o filiala in Irak.

Afacerea a cunoscut o rata sustinuta de crestere in ultimii ani, iar solutia veche de gestiune a activitatii nu a mai facut fata cerintelor. In acest moment Regency a solicitat Senior Software un studiu in vederea implementarii solutiei Senior.ERP Suite.

Module implementate:Contact Management si VanzariGestiune Stocuri si FacturareTrezorerieRapoarte si Analize financiare

Provocarea Solutia implementata trebuie sa reactioneze in timp real la cererile

18

utilizatorilor, atat din Romania cat si din strainatate. O baza comuna de lucru - nomenclatoare, preturi, stocuri - este necesara. Regency foloseste o strategie de preturi ne-standard. Din acest motiv a fost dezvoltat un modul personalizat de liste de preturi, care poate lucra cu articole si clienti individuali, dar si cu grupari de articole sau clienti, cu adaos-uri si discount-uri, procentual si valori absolute. Viteza de lucru este un element critic, pentru a putea permite personalului sa se concentreze pe nevoile clientilor si nu sa investeasca timp in activitati administrative.

Strategia propusa Chiar de la inceput analiza a fost planificata sa acopere un orizont mediu-lung, in termeni de crestere a volumului afacerii dar si a numarului de locatii acoperite.Acum, Regency are posibilitatea de a deschide noi puncte de lucru cu un efort de doar cateva zile - fara a pierde vreun moment controlul asupra datelor esentiale ale afacerii.

Contributia noastra Senior Software a implementat 4 module care functioneaza ca un intreg. Datorita arhitecturii, solutia permite:- introducere a datelor online, din multiple locatii- raportare si management al datelor in timp real- gestiune unitara a stocurilor- control strict al situatiei financiare a clientilor si furnizorilor- facturare online, folosind serverul de la sediul central- implementarea unor liste de preturi personalizate cu spectru de acoperire foarte larg, dar cu granularitate a datelor foarte mica.

CAPITOLUL VII : Recomandari privind etapele implementarii ERP-urilor

19

Implementarea unui sistem ERP trebuie să aibă ca finalitate eficientizarea activităţilor şi proceselor din întreprindere, precum şi un management superior al acestora. Întreprinderile de producţie au fluxuri procesuale şi manageriale specifice activităţii lor, ceea ce le diferenţiază de firmele de comerţ. Specificul lor face utilă şi chiar necesară în anumite situaţii consultanţa managerială pe linie de producţie în ceea ce priveşte implementarea unui sistem ERP .

Evaluarea activităţii, redesenarea fluxurilor - acolo unde este cazul - şi estimarea realistă a beneficiilor implementării unui ERP sunt paşi necesari pentru o implementare de succes a unui sistem informatic integrat şi complex cum este un ERP .

Un management bun al producţiei şi al operaţiunilor duce la mărirea productivităţii, încadrarea în norme, reducerea costurilor de producţie accidentale (neplanificate), într-un cuvânt eficientizarea activităţii de bază a firmei: producţia.

Orice proiect de anvergură care generează schimbări organizaţionale trebuie susţinut printr-un management bine fundamentat. Metodologia standard de implementare trebuie sa contina urmatorii pasi :

Analiza preliminară (stabilirea echipelor de proiect, sedinta de demandare a proiectului de implementare si intocmirea planului proiectului de implementare)

Analiza detaliata (analiza detaliata a proceselor din activitatea clientului si definirea modului de lucru cu sistemul)

Pregatirea tehnica a sistemului (instalarea sistemului pe server si statii de lucru)

Migrarea datelor (verificarea fisierlor si migrarea datelor)

Instruirea utilizatorilor (intocmirea programei de curs si instruirea personalului)

Startul productiv (verificarea datelor migrate si a programului, startul productive, asistenta post-implementare)

Predarea sistemului

Evaluarea implementarii (de obicei sistemul se verifica la 6 luni dupa predare cu scopul de a identifica gradul de multumirea al clientilor)

20

Rezultat: clientul este pregătit să utilizeze efectiv sistemul integrat în activităţile sale şi să îl exploateze în vederea obţinerii celor mai bune rezultate.

CAPITOLUL VIII : Aplicabilitatea ERP-urilor in sistemele logisitce din Romania

Conform unui stidiu realizat de Pierre Audoin Consultants (PAC), in ceea ce priveste maturitatea pietei ERP, tari mai mici precum Ungaria, Cehia sau Slovacia sunt cu mult înaintea României. Conform raportului SITSI® (Software and IT Services Industry), România este cu trei-patru ani în urma tarilor mentionate mai sus. Pentru anul 2005, consultantii PAC au evaluat piata româneasca de ERP la 87 de milioane de euro, din care produsele soft si serviciile aferente au avut ponderi aproximativ egale. Aceasta structura a pietei arata înca o data, conform PAC, imaturitatea pietei românesti si dificultatea cu care serviciile informatice sunt acceptate de numerosi clienti. Pentru 2010 este previzionat un volum al pietei de peste 230 de milioane de euro pentru soft si servicii, ca urmare a unor cresteri medii de peste 20% pe an. O cerere adevarata pentru solutii integrate ERP s-a observat abia dupa anul 2000 când economia si-a revenit, iar statul român a început privatizarea unor importante fabrici. În acelasi timp, reorganizarea, liberalizarea si dereglementarile în sectoarele de utilitati si telecomunicatii, precum si un control mai bun al operatiunior financiare au avut un impact foarte puternic asupra mediului competitional si, în consecinta, asupra nevoii de a cunoaste si a planifica mai bine utilizarea resurselor interne si externe, se arata în studiul ERP România 2006 al PAC. Analizând utilizarea sistemelor ERP în România si estimând un nivel normal al acestui tip de cerere într-o economie în curs de dezvoltare, este evident ca piata locala este, de departe, una dintre cele mai putin dezvoltate - daca nu cel mai putin dezvoltata - în 2007, în Uniunea Europeana. Referitor la maturitatea si nivelul preturilor, pretul licentelor software pe piata româneasca este comparativ mai mare fata de puterea de cumparare a companiilor locale. Prin urmare, cota licentelor din bugetul dedicat implementarii unui sistem ERP complex este adeseori mult mai mare decât în tarile dezvoltate

21

În ceea ce priveste locatia clientilor, cea mai mare parte a contractelor se semneaza înca în Bucuresti si cea mai mare parte a lor sunt executate în capitala. Pe de alta parte, companiile locale de soft acopera piata companiilor medii si mici, oferind produse mai ieftine si mai rapid de implementat, ceea ce le face mai atractive pentru segmentul mediu al pietei unde bugetele IT sunt relativ limitate. Chiar daca nu le consideram sisteme ERP, din cauza limitarii lor la unul sau doua module de baza, exista zeci de companii mici si foarte mici care dezvolta si vând solutii de contabilitate pe piata româneasca. Aceste produse sunt cumva competitorii furnizorilor de ERP, deoarece sunt aplicatii mult mai ieftine si mai usor de folosit, raspunzând foarte rapid unor nevoi imediate. Numarul producatorilor locali de ERP este foarte mare, dintre acestia, grupul celor mai bine plasati (Totalsoft, Wizrom, CriSoft, Transart, BIT Software, EBS) reusind sa detina o cota de piata de aproximativ 12% în 2005 (soft si servicii inclusiv). Considerând numai veniturile din licente si mentenanta software, cota de piata a grupului de mai sus creste la peste 16% în 2005, se arata în studiul ERP România 2006. Dintre companiile locale, cea mai bine pozitionata pe segmentul clientilor mari (peste 250 de salariati) este SIVECO, singurul vendor local de solutii integrate ERP care a reusit semnarea unor contracte de mai multe milioane de euro pentru implementarea solutiei proprii.

Primii cinci furnizori de servicii ERP (mil. euro)

POZITIA COMPANIA TARA 2004 2005 2004/20051 IBM US 4.3 5.1 17%2 S & T AT 3.8 4.9 29%3 NESS IL 1.7 4.5 162%4 ORACLE US 2.5 3.4 35%5 ROMSYS RO 1.0 1.9 90%

Primii cinci furnizori de produse software ERP (mil. euro)

22

POZITIA COMPANIA TARA 2004 2005 2004/20051 SAP DE 7.0 10.0 43%2 SIVECO NL 5.4 6.9 27%3 ORACLE US 4.5 6.1 36%4 WIZROM IL 2.2 2.9 32%5 TOTALSOFT RO 1.3 2.1 68%

Integratori de sistem ERP (mil. euro)

POZITIA COMPANIA TARA 2005 PARTENERE SOFTWARE1 IBM US 5.1 SAP2 S & T AT 4.9 SAP,ORACLE3 NESS IL 4.5 SAP4 ROMSYS RO 1.9 SAP5 ROMSOFT RO 1.6 ORACLE

Viitorul pietei de ERP

Cu siguranta, piata româneasca de ERP se va dezvolta rapid în urmatorii cinci ani, stimulata de câtiva factori importanti, arata studiul ERP România 2006. Segmentul mediu al pietei va avea cea mai rapida dinamica, desi cea mai mare parte a pietei va ramâne dominata de implementarile în cadrul companiilor cu peste 250 de angajati. Totusi, luând în considerare metodologia PAC cu privire la tendintele pietei, consultantii PAC au subliniat si importanta urmatorilor factori: capacitatea limitata de vânzare a companiilor care deja au sediul aici sau care vor veni în România; capacitatea limitata de distributie a integratorilor de sistem, bazata pe un numar prevazut de consultanti care pot activa pe piata din România la preturi rezonabile; capacitatea financiara a clientilor de a plati pentru asemenea sisteme si, de asemenea, pentru mentenanta si dezvoltari ulterioare; Un proces de decizie foarte lung si imprevizibil în administratia publica, în special la cel mai înalt nivel (ministere strategice, agentii mari, retele nationale); cresterea limitata a PIB din

23

cauza scaderii strategice a inflatiei, necesara pentru stabilitatea pe termen mediu si lung.

Factori de dezvoltare a pietei ERP

Dezvoltarea economica generala - rata medie de crestere a PIB în jur de 5% pe an; Finalizarea ultimelor privatizari - conditii de piata libera, competitie reala, investitii straine directe mari.

Integrarea în UE - armonizarea adminsitratiei publice cu cerintele UE; mai multa încredere în România ca tara, si în consecinta, mai multe investitii straine directe, competitie feroce, nevoie imperativa de sisteme IT eficente.

Cresterea puterii de cumparare - mai multe fonduri pentru investitii, incluzând investitiile în IT.

Sporirea gradului de constientizare a nevoii de utilizare a tehnologiei informatiei în toate procesele de afaceri. Competente ridicate din partea integratorilor români de ERP - abilitatea de a promova, vinde si implementa solutii complexe. Deschidere mai mare din partea clientilor români de a-si schimba stilul de a face afaceri si de a-si adapta organizatiile si procesele la cele optimizate de aplicatiile software. Nevoia de scadere a coruptiei, transparenta ridicata si îmbunatatirea eficientei în administratia publica.

BIBLIOGRAFIE

24

1.Managementul proiectelor informatice Workshop international , Bucuresti, 27 octombrie 2004

2.Internet :

http://www.romsym.ro/detalii.php?ctg=741

http://www.ebsromania.ro/servicii/implementare.htm

http://www.seniorsoftware.ro/erp_gestiune_stocuri.php

http://www.siveco.ro/siveco_applications.jsp

http://www.comunic.ro/stiri

http://www.platphorma.ro

25