UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PRE-GRADO PROYECTO DE CARRERA EN ADIMINISTRACION DE EMPRESAS DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA ADMINISTRATIVA PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIO DE TRAKI DISTRIBUIDORA C.A, Tutor Académico: Autora: Requena, María González T. Patricia V. C.I: 19.127.963 Puerto Ordaz, Febrero de 2012
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PRE-GRADO
PROYECTO DE CARRERA EN ADIMINISTRACION DE EMPRESAS
DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA ADMINISTRATIVA
PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIO DE TRAKI
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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2.11. Bases legales
El Código de Comercio
Regula las operaciones y actos de comercio que realizan los comerciantes. En
algunos de sus artículos presenta disposiciones que, de alguna u otra forma pueden
interpretarse como controles básicos o primarios que debe contemplar cualquier
empresa en Venezuela.
El artículo 32 establece la obligatoriedad a todo comerciante de llevar libros de
contabilidad (diario, mayor e inventario) así como los auxiliares que estime
necesario para llevar en forma clara y ordenada el registro de todas las operaciones
financieras que realice.
Estos controles básicos tipificados en el Código de Comercio tales como: poseer un
sistema contable para registrar todas las operaciones de la empresa, donde se
muestras los bienes, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa
durante su ejercicio económico, permiten establecer las bases fundamentales de un
adecuado sistema de control interno dentro de cualquier organización.
Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS)
Son los principios fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse su
desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de
estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.
En la actualidad las NAGAS, vigente en nuestro país, Venezuela, son 10, las
mismas que constituyen los (10) diez mandamientos para el auditor y son:
Normas Generales o Personales
1. Entrenamiento y capacidad profesional
2. Independencia
3. Cuidado o esmero profesional.
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Normas de Ejecución del Trabajo
4. Planeamiento y Supervisión
5. Estudio y Evaluación del Control Interno
6. Evidencia Suficiente y Competente
Normas de Preparación del Informe
7. Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
8. Consistencia
9. Revelación Suficiente
10. Opinión del auditor
Definición de las Normas
Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se
relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana
y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor.
La mayoría de este grupo de normas son contempladas también en los Códigos de
Ética de otras profesiones.
Normas Internacionales De Auditoría (NIA)
Evaluación de riesgos y control interno (NIA 6)
El propósito de esta norma es proporcionar pautas referidas a la obtención de una
comprensión y prueba del sistema de control interno, la evaluación del riesgo
inherente y de control y la utilización de estas evaluaciones para diseñar
procedimientos sustantivos que el auditor utilizará para reducir el riesgo de
detección a niveles aceptables.
Estudio Y Evaluación Del Control Interno
"Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno (de la
empresa cuyos estados financieros se encuentra sujetos a auditoría como base
para establecer el grado de confianza que merece, y consecuentemente, para
determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de
auditoría".
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El estudio del control interno constituye la base para confiar o no en los registros
contables y así poder determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos o pruebas de auditoría. En la actualidad, se ha puesto mucho
énfasis en los controles internos y su estudio y evaluación conlleva a todo un
proceso que comienza con una comprensión, continúa con una evaluación
preliminar, pruebas de cumplimiento, revaluación de los controles, arribándose
finalmente – de acuerdo a los resultados de su evaluación – a limitar o ampliar las
pruebas sustantivas.
En tal sentido, el control interno funciona como un termómetro para graduar el
tamaño de las pruebas sustentativas. La concepción moderna del control interno
incluye los componentes de ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades
de control, información y comunicación y los de supervisión y seguimiento.
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2.12. Glosario De Términos
Alcance de una auditoria: se refiere a los procedimientos de auditoría
considerados necesarios en las circunstancias para lograr el objetivo de la auditoria.
Ambiente de Control: el entorno de control comprende la actitud total, la
conciencia y acciones de los directores y administración respecto del sistema de
control interno y su importancia en la entidad.
Auditoria Administrativa: es la revisión analítica total o parcial de una organización
con el propósito de conocer su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de
mejora para innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable.
Auditoría Interna: es aquella realizada por un empleado de la misma empresa o
entidad que se audita, en clara relación de dependencia; por lo cual carece en cierto
modo, de independencia de criterio y de autonomía.
Control: cualquier medida que tome la dirección, el consejo y otros, para mejorar la
gestión de riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas
establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones
suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los
objetivos y metas.
Control Interno: es el que comprende el plan de organización, todos los métodos
coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la
gerencia.
Director Ejecutivo de Auditoria: la máxima posición responsable de las
actividades de auditoría interna dentro de la organización. Normalmente, esta
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posición sería la de director de auditoría interna. En el caso de que las actividades
de auditoría interna se obtengan de proveedores externos de servicios, el director
ejecutivo de auditoría es la persona responsable de: supervisar el contrato de
servicios, asegurar la calidad general de estas actividades, reportar a la dirección
superior y al consejo respecto de las actividades de auditoría interna, y efectuar el
seguimiento de los resultados del trabajo.
Manual de procedimientos: es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa.
Norma: un pronunciamiento profesional promulgado por el Consejo de Normas de
Auditoría Interna que describe los requerimientos para desempeñar un amplio rango
de actividades de auditoría interna y para evaluar el desempeño de las mismas.
Normas de Auditoría: son pautas o disposiciones normativas del comportamiento
del auditor, en su trabajo; las normas señalan los pasos a seguir en cada una de las
situaciones, que comúnmente se le presentará en su investigación.
Objetivos del Trabajo: declaraciones amplias establecidas por los auditores
internos que definen los logros pretendidos del trabajo
Observación: está referida a hechos o circunstancias significativos identificados
durante el examen que pueden motivar oportunidades de mejoras. Si bien el
resultado obtenido adquiere la denominación de hallazgo, para fines de
presentación en el informe se convierte en observación
Procedimientos de Auditoria: son el conjunto de técnicas de investigación
aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los
estados financieros sujetos a examen.
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Programa de Auditoria: expone la naturaleza, tiempos y grado de los
procedimientos de auditoría planeados que se requieren para implementar el plan
de auditoría global. El programa de auditoría sirve como un conjunto de
instrucciones para los auxiliares involucrados en la auditoria y como un medio para
controlar la ejecución apropiada del trabajo.
Programa de Trabajo: un documento que consiste en una lista de los
procedimientos a seguir durante un trabajo, diseñado para cumplir con el plan del
trabajo.
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CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
3.1. Tipo de Investigación
La Investigación, referida al Diseño De Un Programa De Auditoría Interna
Administrativa Para El Departamento De Control De Inventario De Traki
Distribuidora C, A. es, de acuerdo al nivel de conocimientos a obtener, esta
investigación es de naturaleza descriptiva y de campo.
Al respecto Sabino C. señalo: “La investigación descriptiva su preocupación
primordial radica en describir algunas características fundamentales de conjuntos
homogéneos de fenómenos. Las investigaciones descriptivas utilizan criterios
sistemáticos que permiten poner de manifiesto la estructura o el comportamiento de
los fenómenos en estudio, proporcionando de ese modo información sistemática y
comparable con la de otras fuentes” (pag.42), es decir que su objetivo es la de
identificar algunas características de una situación, en este caso del proceso de los
detalles de facturación que se originan por el envió de mercancía desde
Distribuidora hasta las diferentes Sucursales para luego establecer los parámetros y
normas que constituirán el programa de auditoría interna administrativa propuesto
en la investigación.
3.2. Diseño de la Investigación
Según Sabino C. (2000): “Se ocupa precisamente de proporcionar un modelo de
verificación que permite contrastar hechos con teorías, y su forma es la de una
estrategia o plan general que determina las operaciones necesarias para hacerlo”.
(pág.9).
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El diseño corresponde a una investigación de campo ya que se aplica el método
científico para el tratamiento de una serie de variables de una situación estudiada y
que lleva al enriquecimiento de un campo del conocimiento.
De la misma manera, Sabino C. (2000) estableció: La investigación de campo, es
la investigación que se basa en informaciones o datos primarios obtenidos
directamente de la realidad, (pág.81).
De lo anteriormente señalado por el autor se deduce que este tipo de
investigación permite ver al investigador las verdades, condiciones o modificaciones
en cuanto a la realidad del problema. Esto en general, garantiza un mayor nivel de
confianza por el conjunto de información obtenida.
El Diseño de campo; nos permite recoger los datos en forma directa de la
realidad, mediante el trabajo del investigador y su equipo, obteniéndolos de forma
empírica con unos datos primarios, los cuales aluden al hecho de que son datos de
primera mano, originales, producto de la investigación en curso sin intermediación
de ninguna naturaleza.
3.3. Población
Arias, F. (2006), hace referencia que “la población, o en términos más precisos
población objetivo, es un conjunto finito o infinito de elementos con características
comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación, esta
queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio”. (p. 81).
La población ó universo estuvo conformada por 3 Jefes, 400 trabajadores
(Supervisor de Nivel/Patio, Supervisor de Carga/Descarga, Facturadoras,
Receptoras, Despachadoras), que laboran para la Traki Distribuidora C, A.
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3.4. Muestra
Considerando que existe una población de 403 empleados compuesta por Jefe
de Almacén, Jefe de División, Jefe de Facturación, Supervisores, Facturadoras
para administrar el cuestionario y obtener información sobre el problema en estudio
se entrevistaron solamente al personal de Facturación. A continuación se detalla el
personal seleccionado a quienes se tomarán como muestra de la investigación:
CARGO POBLACION
Facturadoras 40
MUESTRA 40
Tabla 1. Muestra de la investigación Fuente: Autora
3.5. Técnicas e Instrumentos de recolección de datos
Para el desarrollo fue necesario utilizar herramientas a través del cual el
investigador se relaciona con el personal para recolectar el mayor número de
información necesaria, con el fin de obtener un conocimiento más amplio de la
realidad de la problemática y permitir de ello, lograr los objetivos de la investigación.
Se usará la técnica de observación directa, y finalmente se empleará la técnica de
las entrevistas estructuradas cerradas con el propósito de obtener información a
partir de las opiniones dadas por los trabajadores de la misma.
3.6. Técnica
Una de las primeras técnicas utilizadas fue la Observación Directa siendo esta
una herramienta que proporciona información acerca de situaciones determinadas y
permite tener una visión de los acontecimientos en tiempo real. Se realizará
observaciones directas a los empleados del área lo cual permitió tener
información sobre cada una de las funciones que realizan en cada cargo. La misma
permite obtener en forma inmediata información de la realidad donde se
presentan el problema que se aborda.
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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Al respecto Bunge, C.(2002) señala que la observación directa... permite
evaluar el grado en el cual un proceso es llevado a cabo y cuáles son los
factores que posiblemente requieren atención especial, (pág.15)
La segunda técnica utilizada fue la entrevista estructurada cerrada ya que,
permitirá recabar información referente al problema en estudio y extraer del mismo
todos aquellos elementos y detalles sobre el proceso de envió de mercancía que
contribuirán a resolver las fallas y a plantear posibles soluciones a las mismas. Esta
entrevista se desarrollará siguiendo las pautas de la formalidad; es decir, se llevo a
cabo de forma planificada, ordenada, y objetiva, misma se practicará al personal de
facturación, según sabino (2000), argumenta que: la entrevista estructurada es la
que se desarrolla en base a un listado fijo de preguntas, cuyo orden y redacción
permanecen invariable. (pág. 109).
La entrevista estructurada permitió recolectar la información de forma oral y
rápida, pues la misma fue dirigida al personal de facturadoras quienes son parte
fundamental en este proceso, las preguntas realizadas tienen que ver de manera
directa con la facturación y codificación de la mercancía para el envió de la misma.
3.7. Instrumento
El instrumento que se utilizó para la recolección de los datos es el cuestionario el
cual fue elaborado con 10 preguntas categorizadas como cerradas y fue aplicada a
la población objeto de estudio y tuvo la finalidad de conocer el proceso de
facturación de mercancía el cual es el primordial factor que incide en los detalles de
facturación que se originan en el envió de mercancía.
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CAPITULO IV
ANALISIS DE LOS RESULTADOS
El presente capitulo está destinado al análisis de los resultados obtenidos del
proceso de levantamiento de información, reflejados en el instrumento del
cuestionario a través de un conjunto de diez (10) preguntas cerradas, aplicadas a
una muestra poblacional de 40 trabajadores. Los mismos, se mostraran a través de
tablas y gráficos circulares además del análisis respectivo.
1. ¿Conoce el proceso de facturación que se realiza para el etiquetado de la
mercancía?
Figura 3. Grafico porcentual pregunta N°1
Analisis: la mayor parte del personal asegura tener conocimientos del proceso de
facturacion que se realiza para el etiquetado de la mercancia en la empresa
(verificacion de barras, verificacion de etiquetas, diferencias del codigo de barra con
la refencia del bulto,diferencias de la etiqueta con la referencia) , aun asi existiendo
un porcentaje que aunque no sea representativo respecto a los entrevistados,
generan gran inquietud y por ende, necesitan atencion para evitar errores de
codificacion en cuanto a la mercancia que se despacha desde distribuidora hacia
todas las Sucuarsales.
75%
25%SI
NO
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 30 75%
NO 10 25%
TOTAL 40 100%
Tabla 2. Resultados pregunta N° 1
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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2. ¿Conoce usted hasta donde llega el límite de responsabilidad en las
funciones de etiquetado que realiza?
Análisis: en un mayor porcentaje los entrevistados no tienen conocimientos hasta
donde llega su responsabilidad, o la gran importancia que genera el etiquetado de
la mercancía, lo cual incide de manera directa en que se presenten fallas en el
proceso de facturación, apoyando a la implementación del diseño propuesto. El 30%
menciono que si tienen conocimientos acerca de los antes expuesto, lo cual denota
que la segregación de funciones no está bien definida, representando una debilidad
para la empresa.
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 12 30%
NO 28 70%
TOTAL 40 100%
Tabla 3. Resultados pregunta N°2
30%
70%
SI
NO
Figura 4. Grafico porcentual pregunta N°2
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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3. ¿Verifica usted el codigo de barra al momento de ser etiquetado los
bultos?
Figura 5. Grafico porcentual pregunta N°3
Analisis: la respuesta con mayor porcentaje nos da a conocer que si verifivan las
barras al momento de etiquetar los bultos, sin embargo alto y significativo porcentaje
denotan que no tienen la precaucion de constatar si lo que etiquetan corresponde
con la mercancia a facturarse. Generando esto, un problema para la empresa, en
cuanto a la cantidad de detalles faltantes y sobrantes que reportan las diferentes
sucursales.
57%
43% SI
NO
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 23 57%
NO 17 43%
TOTAL 40 100%
Tabla 4. Resultados pregunta N°3
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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4. ¿Supervisan constantemente las actividades que realiza?
Figura 6. Grafico porcentual pregunta N° 4
Análisis: con esto se busca conocer si existen controles y si se aplican, obteniendo
como resultados que un 13% coincide que no hay supervisión, donde esto puede
estar afectando la presentación de resultados en la actividad que se realiza dentro
de la empresa.
87%
13%
SI
NO
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 35 87%
NO 5 13%
TOTAL 40 100%
Tabla 5. Resultado pregunta N°4
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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5. ¿Ha cometido errores involuntarios por no tener clara sus funciones?
Figura 7. Grafico porcentual pregunta N° 5
Análisis: es de vital importancia una guía que muestre los pasos a seguir para el
desempeño de las funciones, los resultados que se observan es que un 15 % no
tiene conocimiento, mostrando esto una debilidad en el control de las actividades
que se realiza.
15%
85%
SI
NO
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 6 15%
NO 34 85%
TOTAL 40 100%
Tabla 6. Resultados pregunta N°5
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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6. ¿Realizarías opiniones o sugerencias que ayuden a mejorar el proceso
de facturación de la mercancía?
Figura 8. Grafico porcentual pregunta N° 6
Análisis: todo el personal en un 100% está de acuerdo en generar opiniones
positivas que ayuden a mejorar el proceso de facturación y así hacer que el mismo
sea día a día un proceso fácil y con un margen de error mínimo.
100%
0%
SI
NO
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 40 100%
NO 0 0%
TOTAL 40 100%
Tabla 7. Resultados pregunta N°6
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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7. ¿Tiene conocimiento en qué consiste un programa de auditoría
interna?
Figura 9. Grafico porcentual pregunta N° 7
Análisis: la mayor parte del personal asegura tener conocimiento sobre lo que es
un programa de auditoría interna lo que indica un avance significativo para la
implementación del diseño, aunque un porcentaje no representativo respecto a los
entrevistados no tienen conocimiento.
75%
25%SI
NO
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 30 75%
NO 10 25%
TOTAL 40 100%
Tabla 8. Resultados pregunta N°7
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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8. ¿Considera conveniente la incorporación de un programa de auditoría
interna?
Figura 10. Grafico porcentual pregunta N° 8
Análisis: la mayoría de los empleados están consientes y aceptan la
implementación de este diseño, para una mejor supervisión en el desarrollo de las
actividades realizadas.
95%
5%
SI
NO
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 38 95%
NO 2 5%
TOTAL 40 100%
Tabla 9. Resultados pregunta N°8
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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9. ¿Considera que los controles internos ayudarían a la empresa a prevenir
errores?
Figura 11. Grafico porcentual pregunta N° 9
Análisis: de acuerdo a las respuestas obtenidas unánimemente los empleados
consideran que es necesario la implementación de este diseño.
100%
0%
SI
NO
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 40 100%
NO 0 0%
TOTAL 40 100%
Tabla 10. Resultados pregunta N°9
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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10. ¿Considera que el diseño e incorporación del programa de auditoría
interna ayudara al cumplimiento de normas y políticas de la empresa?
Figura 12. Grafico porcentual pregunta N° 10
Análisis: la mayoría de los empleados representados por un 97% considera que
este diseño puede ayudar a mejorar las políticas y normas de la empresa.
97%
3%
SI
NO
Respuestas Frecuencias Porcentaje
SI 39 97%
NO 1 3%
TOTAL 40 100%
Tabla 11. Resultados pregunta N°10
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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CAPITULO V
DISEÑO DE LA PROPUESTA
El diseño de un adecuado sistema de control interno no solo implica un dominio
técnico sobre la materia sino también un conocimiento del medio específico en el
cual se va a aplicar. En otras palabras, aunque existen los criterios generales para
el diseño de un programa de auditoría interna, los procedimientos, mecanismos e
instrumentos de control interno pueden variar de una empresa a otra y, por tanto, en
las diferentes áreas que la conforman. Un adecuado sistema de control interno
podrá alertar oportunamente sobre el bajo rendimiento de una gestión
administrativa, pero no podrá transformar o convertir una administración deficiente
en una destacada. En este sentido, el control interno es uno de los componentes
básicos de la actividad gerencial.
Un programa de Auditoría es un plan detallado del trabajo que debe comunicar,
tan precisamente como sea posible el trabajo hacer ejecutado. Debe ser de
contenido flexible, sencillo y conciso de tal manera que los procedimientos
empleados estén de acuerdo con la circunstancia del examen.
5.1. Justificación del Diseño
De acuerdo a los resultados obtenidos a través del personal entrevistado en la
Empresa TRAKI DISTRIBUIDORA C, A, se pudo detectar deficiencia en cuanto al
conocimiento del proceso de facturación que se realiza para el etiquetado de la
mercancía, pudiendo ser esto por la falta de supervisión de las labores y/o
desconocimiento de funciones. En este sentido, se propone un programa de
Auditoría Interna que va destinado a solventar las fallas que se presentan a la hora
de la mercancía ser despachada de Distribuidora a las Sucursales, y así evitar los
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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constantes Detalles Faltantes/Sobrantes que afecta el capital de la empresa y el
proceso de Control de Inventario.
5.2. Objetivos del Programa de Auditoría Interna
Establecer una correcta segregación de funciones y responsabilidades
relacionadas con las áreas de recepción, almacenamiento y despacho de la
mercancía.
Determinar si los controles existentes en cuanto a la facturación de la
mercancía, garantizan el correcto etiquetado de los bultos en el Almacén que
van hacer despachados.
El fin supremo de la aplicación de este programa, es conseguir una solución
adecuada que minimice o erradique las fallas encontradas durante el
proceso de auditoría, dado que los controles existen pero los mismos se han
ido deteriorando por la falta de revisión, que podría suscitarse por el alto
volumen de personal y trabajo.
5.3. Plan del Programa de Auditoría Interna
El tiempo de implementación de este programa debe de efectuarse en las
temporadas bajas, ya que se cuenta con más tiempo, y disponibilidad de
parte de los empleados, para así en la temporada navideña, que son los
meses de mas movimiento /despacho de mercancía y los detalles faltantes
o sobrantes son más elevados se pueden evidenciar mejoras con más
frecuencia, a través de las diferentes técnicas aplicadas durante el proceso
de auditoría.
El área a evaluar en este programa, se enfocaría principalmente a
Facturación, siendo este uno de los procesos más importantes, donde se
evidencia mayores fallas.
La auditoria se orientaría a evaluar el desempeño y cumplimiento de los
controles, determinando la eficacia de los mismos, los cuales son manejados
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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por los Supervisores de Nivel/Patio, Supervisor de Carga, Supervisor de
Descarga, Jefe de Almacén, Jefe de División, Jefe de Facturación,
Receptoras, Despachadoras y Facturadoras, ya que todos estos procesos
inciden de manera directa en la mercancía, y se corregirían fallas o
desviaciones que se estén presentando en la ejecución de estas tareas.
El equipo auditor tiene la autonomía de aplicar las técnicas más
convenientes para la aplicación de este programa.
Revisión de las normas y políticas de la empresa, para ver si es necesario
emprender acciones de mejoramiento.
Revisión del Manual de Procedimiento “Gestión de Control de Inventario,
2008”, para conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencia o
irregularidades y les permita idear métodos para mejorarlos.
Evaluación de los equipos físicos y su disposición, para precisar si se
pueden realizar mejoras en los mismos.
Evaluación del Recurso Humano para determinar si existe una distribución
equitativa de trabajo, en cuanto a la relación existente entre personal
humano/cantidad de bultos y cantidad de empleados por supervisores.
Preparar el informe con las deficiencias encontradas y describir las
soluciones más convenientes.
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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A Continuación Se Presenta El Programa A Seguir Para La Implementación De
La Auditoría Interna
El programa de trabajo de auditoría interna es un documento de planeación en el
cual se consignan los trabajos a realizar a las unidades administrativas y actividades
susceptibles de ser auditadas. El programa de trabajo por lo regular se diseña para
un año de calendario; sin menoscabo de extenderlo hacia el mediano plazo (1 a 3
años) o a largo plazo (más de tres años); extensiones estas últimas poco variables o
prácticas en virtud a cambios de requerimientos y prioridades en la administración,
cambios en las políticas y reglamentaciones, y cambios en los procesos operativos.
En complemento a lo enunciado, son también elementos a considerar en la
formulación del programa anual de auditoría, los siguientes: Volumen de
incidencias, hallazgos u observaciones detectados en auditorias anteriores;
acciones emprendidas por los auditados para la solución de los mismos, su
seguimiento; coberturas previas de auditoría, es decir unidades administrativas y
actividades ya auditadas, y las que no lo han sido; Y áreas que por la naturaleza de
las actividades u operaciones requieren evaluarse y revisarse con mayor frecuencia.
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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El Auditor Interno debe cumplir con el siguiente perfil para el desarrollo del
mismo:
AREAS CONOCIMIENTO HABILIDADES APTITUDES
Y VALORES
PERSONAL
Administración de
personal Liderazgo Honrado
Desarrollo gerencial Capacidad de
análisis y síntesis
Responsable
Técnicas motivacionales Trabajo de equipo Organizado
Normas y procedimientos
de auditoria
Disciplinado
Independencia
mental
Critico y visionario Ético
Toma de
decisiones Humanitario
Comunicativo participativo
Dinámico
Creativo
ESPECIALIDAD
Auditoria Uso de software Puntualidad
Planeación estratégica Uso de equipo de
oficina
Investigador
Legislación mercantil,
tributaria y laboral Servicio al cliente
Motivador
Eficaz y eficiente
Finanzas Estratégico Imparcial
Consultoría financiera y
fiscal
Dominio de cifras
y datos
Aptitud de criterio
Tabla 12. Perfil requerido del Auditor Interno
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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FORMATO PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
INTERNA
AREA O PROCESO AUDITADO: RESPONSABLE DEL PROCESO O AREA: AUDITOR PRINCIPAL: FECHA DE REALIZACION DE LA AUDITORIA: FECHA DE PRESENTACION DE INFORME:
1.OBJETO DE LA AUDITORIA
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4. LOGISTICA DE LA AUDITORIA
5. EQUIPO DE LA AUDITORIA
6. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
7. PLAN DE ACTIVIDADES
FECHA
HORA SUBPROCESO NUMERAL AUDITOR AUDITADO
8. APROBACION
AUDITOR PRINCIPAL
JEFE DEL PROCESO O AREA AUDITADA
Tabla 13. Formato para la implementación del Programa de Auditoría Interna
Diseño de un Programa de Auditoría Interna Administrativa para el Dpto. de Control de Inventario de Traki Distribuidora C.A.
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FORMATO PARA EL ACTA DE REUNION DE APERTURA DE LA AUDITORIA
INTERNA
PROCESO O AREA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O AREA: AUDITOR PRINCIPAL:
FECHA: HORA DE INICIO HORA DE TERMINACION LUGAR 1. ASISTENCIA La reunión de apertura conto con la asistencia de los siguientes funcionarios: Por Parte de la Empresa o Proceso Auditado: Por parte del Equipo de Auditoria: 2.PRESENTACION EL auditor principal realizo la presentación de cada uno de los integrantes del equipo de Auditoria. El jefe del proceso llevo a cabo la presentación de los funcionarios que participaran en la auditoria. Luego se explico por parte del Auditor Principal el contenido del plan de trabajo en cuanto a los horarios de trabajo, responsables de las distintas actividades, ejecución de reuniones diarias de seguimiento para evaluar el avance de trabajo e informar ajustes a la programación. 3. PROPOSITOS Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA: el auditor principal explico a los asistentes el propósito principal de la auditoria a realizar, consistente en los siguientes objetivos:
4. REUNION DE CIERRE E INFORME DE AUDITORIA EL día ___ de ___ a las ___ se realizara la reunión de cierre para presentar los hallazgos y el informe definitivo se entregar el día ___ de ___ Auditor Principal _____________________ Responsable del Proceso Auditado:
Tabla 14. Formato para la Reunión de Apertura de la Auditoría Interna
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FORMATO PARA CONTROLAR EL REGISTRO DE ASISTENCIA A LA REUNION
DE APERTURA
PROCESO O AREA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O AREA: AUDITOR PRINCIPAL:
Tabla 15. Formato registro de asistencia Reunión de Apertura
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FORMATO PARA EL INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA
AREA O PROCESO AUDITADO: RESPONSABLE DEL PROCESO O AREA: AUDITOR PRINCIPAL: FECHA DE REALIZACION DE LA AUDITORIA: FECHA DE PRESENTACION DE INFORME:
1.OBJETO DE LA AUDITORIA
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4. VERIFICACION DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DE SOLUCIONES ANTERIORES
5. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
6. EQUIPO DE AUDITORIA
7. ESTADO DEL PROCESO Y DEL CONTROL INTERNO
8.CONCLUSIONES
9.APROBACION DEL INFORME
AUDITOR PRINCIPAL
JEFE DE PROCESO O AREA
Tabla 16. Formato para el Informe de la Auditoría Interna
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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO
Encabezado
Dependencia o proceso auditado: señale el área o proceso auditado.
Responsable de la dependencia o proceso: escriba el nombre del funcionario que
dirige el área o proceso auditado.
Auditor principal: indique el nombre del auditor responsable.
Fecha de realización de la auditoria: escriba las fechas de inicio (reunión de
inicio) y terminación de la auditoria (reunión de cierre).
Fecha de entrega de informe: indique la fecha del informe definitivo al área o
proceso auditado.
1. Objeto de la Auditoria: describa el objetivo de la auditoria.
2. Alcance de la auditoria: describa el alcance físico de la auditoria.
3. Documentos revisados: señale los documentos del proceso que se utilizaron
durante la auditoria.
4. Verificación de las acciones correctivas y preventivas de soluciones
anteriores: consignar que se reviso la implantación y documentación de las
mismas.
5. Funcionarios entrevistados: nombres y cargos de los empleados.
6. Equipo de Auditoria: nombres y cargos del equipo auditor.
7. Estado del proceso y del Control Interno: se registran las fortalezas,
oportunidades de mejoras y no conformidades detectadas en el sistema
auditado.
8. Conclusiones: opinión del equipo auditor en lo correspondiente al
cumplimiento del objetivo de la auditoria y cualquier otro comentario que
considere procedente:
9. Aprobación: las firmas del auditor principal y del responsable de la
dependencia o proceso auditado, evidencian que la información consignada
corresponde a lo realizado y encontrado durante la auditoria de calidad.
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FORMATO PARA REGISTRAR FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE
MEJORAS
PROCESO O AREA: RESPONSABLE DEL PROCESO O AREA: AUDITOR PRINCIPAL: FECHA:
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES DE MEJORA
Tabla 17. Formatos para registrar Fortalezas y Oportunidades de mejoras
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FORMATO PARA EL REGISTRO DEL ACTA DE LA REUNION DE CIERRE
PROCESO O AREA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O AREA: AUDITOR PRINCIPAL:
FECHA:
HORA DE INICIO HORA DE TERMINACION LUGAR
1. AGRADECIMIENTOS Se agradeció al jefe del proceso y a los funcionarios por la disponibilidad de los recursos físicos y logísticos que fueron solicitados para realizar el trabajo y por la puntualidad y disposición del personal que fue requerido en las evaluaciones que fueron realizadas.
2.ASISTENCIA La reunión de cierre conto con la asistencia de los siguientes funcionarios: Por parte de la dependencia auditada: Por parte del equipo de auditoría:
3. HALLAZGOS SIGNIFICATIVOS: EL auditor principal presento los hallazgos más representativos de todo lo encontrado
4. ACCIONES CORRECTIVAS EL responsable del proceso enviara el Plan de Acciones Correctivas y Preventivas al Auditor Principal el día ___ de ___ del ___
5. INFORME DE AUDITORIA Finalmente se informo que se procederá a la entrega del informe final de la Auditoria el día ___ de ___ del ___
AUDITOR PRINCIPAL
JEFE DE PROCESO O AREA
Tabla 18. Formato para el registro del Acta de Reunión de Cierre
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FORMATO PARA CONTROLAR EL REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA
REUNION DE CIERRE DE LA AUDITORIA
PROCESO O AREA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O AREA: AUDITOR PRINCIPAL: