Gobierno del Estado de Nuevo Leónsgi.nl.gob.mx/Transparencia_2009/Archivos/SDSOC_1002_0007_20130621... · Administrador de Centro Comunitario Solicitud de soporte técnico Configuración,

Gobierno del Estado de Nuevo León Fecha de Elaboración: Junio 2010

Manual de Procedimientos Publicación.- 01 Secretaría de Desarrollo Social

Revisión No. 1

Manual de Procedimientos

1

Gobierno del Estado de Nuevo León Secretaría de Desarrollo Social

Manual de Procedimientos Unidad de Planeación e Informática

____________________________ Titular de la Unidad de Planeación e Informática

M.C. Irma Martínez Jasso



Revisión No. 1


2

INDICE

Página

Objetivo del Manual…………………………………………………. 3

Presentación...........................…………………………………….. 3

Lineamientos......…………………………………………………….. 3

Marco Jurídico…...........…………………………………………….. 3

Lista Maestra de procedimientos………………………………… 6

Procedimientos (ANEXO )..............……………………….……… 7



Revisión No. 1


3

Objetivo del Manual.

El Objetivo principal de este manual es el dar a conocer las funciones y servicios que brinda la Unidad de Planeación e Informática, así como dar a conocer quiénes son las unidades administrativas que intervienen en los diferentes procedimientos. El presente Manual responde a un imperativo de transparencia gubernamental y constituye una valiosa herramienta para consultar de manera comprensible, fácil y de libre acceso, toda la información concerniente a la Unidad de Planeación e Informática. Presentación. El Manual de Procedimientos es un documento que sirve como medio de comunicación y coordinación, que permite establecer a los responsables, así como, las operaciones que se deben seguir en la realización de los procesos de la Unidad de Planeación e Informática. El Manual de Procedimientos es de gran utilidad en tanto constituye una guía para uniformar y controlar todas las funciones operativas relacionadas, y de esta forma se pretende que el personal involucrado realice sus tareas con métodos y procesos establecidos, porque se determina anticipadamente, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse las operaciones. Es necesario destacar que este Manual está sujeto a revisión y actualización constante, para contar y ofrecer procedimientos administrativos actualizados y eficientes. Lineamientos. No aplica. Marco Jurídico. -Ley Orgánica de la Administración Pública para el Estado de Nuevo León. -Ley de Desarrollo Social para el Estado de Nuevo León. -Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social.



Revisión No. 1


4

.

Lista Maestra de Procedimientos

Código del Documento Titulo del Documento Versión

No. Fecha de

Elaboración SDS-UPI-001 Soporte Técnico 1 Junio 2010

SDS-UPI-002 Solicitud de Sistematización de Procesos 1 Junio 2010

SDS-UPI-003 Telecomunicaciones y Redes 1 Junio 2010

SDS-UPI-004 Servicio de Voz y Datos 1 Junio 2010

SDS-UPI-005 Coordinación de trabajos con el Gabinete Social y la Oficina Ejecutiva del Gobernador

1 Junio 2010

SDS-UPI-006 Diseño de instrumentos de recolección de información y capacitación.

1 Junio 2010

SDS-UPI-007 Evaluación de programas de la Secretaría de Desarrollo Social.

1 Junio 2010

SDS-UPI-008 Generación de información Estadística y reportes de investigación.

1 Junio 2010

SDS-UPI-009 Georeferenciamiento de información social. 1 Junio 2010

SDS-UPI-010 Monitoreo de Publicaciones e Información Estadística.

1 Junio 2010

SDS-UPI-011 Trabajo de campo y gabinete. 1 Junio 2010



Revisión No. 1


5

ANEXO

PROCEDIMIENTOS

GOBIERNO DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN

REVISIÓN No.:

1

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO:

Soporte técnico SDS-UPI-001 VIGENTE A PARTIR DE: PÁGINAS:

Octubre 2009 1/7

1

Secretaría de Desarrollo Social

Unidad de Planeación e Informática

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Coordinador de Soporte Técnico

Lic. Jesús A. Chapa Palacios

Titular de la Unidad de Planeación e Informática


Titular de la Secretaría de Desarrollo Social

Lic. J. Aurora Cavazos Cavazos Puesto y Firma Puesto y Firma Puesto y Firma


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 2/7

2

CONTROL DE MODIFICACIONES Y REVISIONES

No. Pág. Decía Dice Motivo del Cambio

Firmas de solicitud y de Autorización

Fecha

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Puesto y Firma Puesto y Firma Puesto y Firma

Documento Nuevo X Documento en Cambios Documento Vigente


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 3/7

3

OBJETIVO Realizar las acciones necesarias para que los equipos informáticos, periféricos y redes operen de manera eficiente, así como apoyar al personal para utilizar aplicaciones informáticas.

ALCANCE Mantener en operación los equipos informáticos que se encuentran en la Secretaría de Desarrollo Social así como en los Centros Comunitarios.

DEFINICIONES Periféricos: Dispositivos que facilitan la comunicación con el CPU o con otros equipos, así como con los sistemas de almacenamiento y archivos, por ejemplo: (impresora, teclado, mouse, escáner, multifuncional, plotter, monitor, etc.) CPU: Unidad Central de Procesamiento (computadora). Red: Conjunto de computadoras y otros equipos interconectados, que comparten información recursos y servicios.


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 4/7

4

ENFOQUE DE PROCESO

Proveedor(es)

(Int. /Ext.) Entrada(s)

PRO

CES

O

Salida(s) Cliente(s) (Int. /Ext.)

Personal de la SDS

Solicitud de soporte técnico

Configuración, Reparación, instalación,

mantenimiento y soporte.

Personal de la SDS

Administrador de Centro

Comunitario

Solicitud de soporte técnico



La comunidad / Administrador de

Centro Comunitario.

Jefe de Almacén CEDIS

Solicitud de soporte Técnico



Usuarios del almacén CEDIS

PROCESOS INTERRELACIONADOS Telecomunicaciones y Redes. Servicio de voz y datos. Adquisiciones y Servicios (CGA)


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 5/7

5

DIAGRAMA DE FLUJO

Usuarios de la SDS

Coordinador de

Soporte Técnico

Jefe/Analista de

Soporte Técnico

Titular de la Unidad de

Planeación e Informática

Coordinación

General Administrativa

Solicitud de

soporte técnico

Verif icar el tipo de servicio

¿Dentro de la SDS

?

Programar ruta a Centro Comunitario

o CEDIS

NO

SI Atender la solicitud

Realizar diagnóstico al

equipo

¿Existe necesidad de reemplazo de

piezas?

SI

NO

Elaborar solicitud de servicio

Repatrar el equipo

Soporte técnico

f inalizado

Solicitar piezas necesarias

Revisar petición y autorizar

Verif icar piezas ó equipo

Tramitar compra

Formato


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 6/7

6

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Verificar tipo de servicio. El Coordinador de Soporte Técnico recibe de los usuarios de la SDS y Centros Comunitarios una solicitud de servicio por correo electrónico, llamada telefónica, sistema de atención Ciudadana o personalmente, revisa el tipo de servicio (hardware, software, revisión de cámaras de seguridad y grabación de eventos de las mismas, instalación de equipo para video conferencia, transmisión de eventos por internet, etc...), y las causas que lo originaron. Dentro de la SDS, se atiende el problema en el lugar del usuario, fuera de la SDS se programa la visita lo antes posible. Programar ruta a Centro Comunitario ó CEDIS. El Coordinador de Soporte Técnico indica al Jefe de Soporte Técnico las rutas a efectuarse de manera mensual, de existir imprevistos se reajusta la visita diaria y se continua con la operación. Atender la solicitud. Personal de Soporte Técnico acude al lugar del usuario que reportó el servicio para atenderlo. Realizar diagnóstico al equipo. Personal de Soporte Técnico analiza las causas que originan el desperfecto y elaboran un diagnóstico. Si la falla no es grave, se arregla en el momento. Si no se puede solucionar el problema, se retira el equipo y se lleva al área de soporte para realizar una revisión minuciosa y determinar la falla. En caso de ser necesario, se solicitan las piezas para reparación. Solicitar piezas necesarias. El Coordinador de Soporte Técnico solicita las piezas necesarias para el arreglo del equipo, al Titular de la Unidad de Planeación e Informática anexando las cotizaciones y hoja de especificaciones. Revisar petición y autorizar. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática revisa la solicitud de piezas o equipos hecha por el coordinador de soporte técnico y decide si autoriza la compra. En caso de ser autorizada, se hace el trámite correspondiente para solicitar la adquisición a la Coordinación General Administrativa Tramitar Compra.


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 7/7

7

La Coordinación General Administrativa recibe la petición, la autoriza y procede a realizar el trámite de la compra ante la Dirección de Adquisiciones y Servicios, ésta a su vez la manda al Almacén CEDIS y el Coordinador de Soporte Técnico procede a recoger el material. Verificar piezas ó equipos. El Coordinador de Soporte Técnico verifica las piezas y equipos recibidos de parte del Almacén CEDIS, de ser lo requerido se firma como recibido. Reparar el equipo. Personal de Soporte Técnico reciben las piezas de parte del Coordinador de Soporte Técnico y las instalan a los equipos para realizar su compostura. Elaborar Solicitud de Servicio. Personal de Soporte Técnico una vez reparado el equipo, se lo entrega al usuario y se adjunta un reporte en la cual se detalla el servicio realizado en dicho equipo, así como las piezas instaladas o configuraciones.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Solicitud de Servicio.

CONTROL DE REGISTROS

Registro Almacenaje Recuperación Retención mínima Solicitud de

Servicio Físico y Electrónico Coordinador de Soporte Técnico 6 años


REVISIÓN No.:

1

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO: Solicitud de sistematización de

procesos SDS-UPI-002

VIGENTE A PARTIR DE: PÁGINAS: Octubre 2009 1/8

1



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Coordinador de Desarrollo de

Sistemas

Ing. Ricardo Vega López






REVISIÓN No.:

1




2




Fecha





REVISIÓN No.:

1




3

OBJETIVO Investigar y desarrollar sistemas de información para el mejoramiento y modernización de los programas y acciones que realizan las áreas de la Secretaría de Desarrollo Social.

ALCANCE Secretaría de Desarrollo Social.

DEFINICIONES

Información: Elemento fundamental conformado por un conjunto de datos coherentes entre si con sentido común, que permite tomar una decisión en torno a él.

El análisis de sistemas: Proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema. El diseño de sistemas: Proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente. Antes de llevar a cabo la planeación, es necesario: 1) comprender en su totalidad el viejo sistema y 2) determinar cómo utilizar las computadoras para hacer la operación más eficiente.

Sistema de Información: Conjunto de elementos físicos, lógicos, de comunicación, datos y personal que, interrelacionados, permiten el almacenamiento, transmisión y proceso de la información.

ENFOQUE DE PROCESO Proveedor(es)


PRO

CES

O


Direcciones de la Secretaría de

Desarrollo Social

Información del Proceso

Sistema Desarrollado

Direcciones de la Secretaría de

Desarrollo Social

PROCESOS INTERRELACIONADOS Adquisiciones y Servicios (CGA)


REVISIÓN No.:

1




4

DIAGRAMA DE FLUJO

Direcciones o Coordinación de la



Coordinación de Desarrollo de Sistemas Analista de Sistemas Coordinación General

Administrativa

Solicitud de Sistematización

de Procesos Recibir solicitud de

desarrollo de sistema

La Información está Completa?

NO

SI

Turnar solicitud del desarrollo del sistema

Asignar la responsabilidad Recibir Proyecto Convocar reunión para

recabar información

Elaborar flujos de procesos

Hacer pre-análisis del sistema

Validar análisis Dar visto bueno a análisis

SI

NO Desarrollo Interno? Recibir análisis

Evaluar propuesta Autorizar propuesta

económica

Capacitar área

Servicio Brindado

Determinar volumen de información

Diseñar aplicación

Diseñar base de datos

Desarrollar programas

Realizar pruebas

Implementar Sistema

Está Correcto?

SI

NO

Determinar las reglas del sistema

Recibir Capacitación

Recibir Documento Final

Presentar lista de proveedores

Recibir propuesta

Notificar autorización de propuesta

Realizar instalación del sistema

Recibir capacitación del sistema

Crear Documento Final


REVISIÓN No.:

1




5

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Recibir solicitud de desarrollo de sistema. La Unidad de Planeación e Informática recibe y revisa una orden de servicio y realiza su investigación y/o desarrollo de solución. Turnar solicitud de desarrollo de sistema. El Coordinador de Desarrollo de Sistemas debe fijarse las tareas de análisis, diseño, programación, documentación. En Aplicaciones complejas, se producirán variaciones en la composición del grupo que deberán estar previstas. Asignar la responsabilidad. El Coordinador de Desarrollo de Sistemas asigna al Analista de Sistemas la responsabilidad de la sistematización del proceso. Recibir proyecto. El Analista de Sistemas recibe la información inicial para la realización de propuestas. Convocar reunión para recabar información. Las Direcciones ó Coordinaciones de la Secretaría de Desarrollo Social programan reuniones con el Analista de Sistemas a fin de realizar la entrega de información lo más completa posible, basándola en entrevistas, cuestionarios, formatos, etc. Elaborar flujo de procesos. El Analista de Sistemas diseña el flujo de la información dentro del sistema. Hacer pre-análisis del sistema. El Analista de Sistemas determina los volúmenes de la información y la esquematiza con su pre-análisis. Validar análisis. El Coordinador de Desarrollo de Sistemas revisa la documentación elaborada del análisis realizado. Dar visto bueno al análisis. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática autoriza el documento del análisis para entregarlo a la Dirección ó Coordinación de la Secretaría de Desarrollo Social que solicitó el servicio.


REVISIÓN No.:

1




6

Recibir análisis. El Director ó Coordinador de Desarrollo Social autoriza el documento del análisis para el desarrollo del sistema. Determinar volumen de Información. El Analista de Sistema determina los volúmenes de la información para esquematizar los procesos de ejecución, los sistemas de seguridad en el acceso así como la forma de acceder a la información. Determinar reglas del sistema. Las Direcciones ó Coordinación de la Secretaría de Desarrollo Social determinan los procedimientos, prioridades y protocolos del flujo de información. Diseñar aplicación. El Analista de Sistema analiza la observancia de los temas lógicos de actuación, en función de la finalidad que persigue el desarrollo del sistema, el desarrollo técnico de la aplicación, en donde se verificará que éste es correcto y las herramientas técnicas utilizadas en los diversos programas deberán ser compatibles. Diseñar base de datos. El Analista de Sistema diseña archivos principales y secundarios, sus prioridades y forma de acceso. Desarrollar programas. El Analista de Sistema diseña programas que deberán poseer modularidad, sencillez y economía de recursos. Realizar pruebas. El Analista de Sistema realiza pruebas, utilizando datos. Implementar sistema. El Analista de Sistema realiza la instalación del sistema en lugares que el usuario requiera. Crear documento final. El Analista de Sistema elabora manual técnico y manual de usuario.


REVISIÓN No.:

1




7

Recibir documento final. Las Direcciones ó Coordinación de la Secretaría de Desarrollo Social recibe el documento final de lo solicitado que muestra las características de la petición y de la información generada. Recibir capacitación. Las Direcciones ó Coordinación de la Secretaría de Desarrollo Social reciben los programas de capacitación sobre el sistema. Presentar lista de proveedores. La Coordinación General Administrativa proporciona la información de los proveedores que pueden proporcionar un servicio adecuado y confiable para la eficiencia operativa. Recibir propuesta. El Coordinador de Desarrollo de Sistemas recibe las propuestas solicitadas a los proveedores. Evaluar propuesta. El Coordinador de Desarrollo de Sistemas evalúa la mejor propuesta basada en los requerimientos solicitados por las Direcciones ó Coordinación de la Secretaría de Desarrollo Social. Autorizar propuesta económica. La Unidad de Planeación e Informática autoriza la propuesta económica del desarrollo del Sistema de Información. Recibir autorización de propuesta. La Coordinación General Administrativa es la responsable de dar seguimiento a los trámites administrativos necesarios para solicitar los servicios del proveedor seleccionado. Realizar instalación de sistema. El Analista de Sistemas realiza la instalación del sistema en lugares que el usuario requiera. Capacitar al área. El Analista de Sistemas lleva a cabo programas de capacitación a los usuarios del sistema. Recibir capacitación de sistema. Las Direcciones ó Coordinación de la Secretaría de Desarrollo Social reciben los programas de capacitación elaborados sobre el sistema.


REVISIÓN No.:

1




8

DOCUMENTOS ASOCIADOS Solicitud de petición, manual técnico, manual de usuario


Registro Almacenaje Recuperación Retención mínima

Solicitud de petición Físico y electrónico Analista de Sistemas 6 años

Manual técnico Físico y electrónico Analista de Sistemas 6 años

Manual de usuario Físico y electrónico Analista de Sistemas 6 años


REVISIÓN No.:

1


Telecomunicaciones y redes SDS-UPI-003 VIGENTE A PARTIR DE: PÁGINAS:

Octubre de 2009 1/5

1



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Coordinador de

Telecomunicaciones y Redes

Lic. Jesús Steele Alatorre




Lic. J. Aurora Cavazos Cavazos



REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 2/5

2




Fecha





REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 3/5

3

OBJETIVO Brindar a los usuarios la seguridad necesaria sobre la información almacenada en los servidores de datos y administrar adecuadamente sobre el uso de líneas telefónicas.

ALCANCE Todo el personal de la Secretaría de Desarrollo Social que tenga información a detalle sobre el uso de las líneas y extensiones telefónicas de la misma institución.

DEFINICIONES Server: Equipo de cómputo que dispone de almacenamiento para programas, aplicaciones y otros archivos. Respaldo: Operación de salvaguardar la información critica en algún dispositivo de fácil recuperación. Tarificador: Herramienta del conmutador la cual nos facilita toda la información a detalle del uso de las líneas telefónicas.



PRO

CES

O Salida(s) Cliente(s)

(Int. /Ext.)

Usuario de la SDS

Plan de respaldos/ Solicitud de

requisición del cliente

Respaldo de Información/

Información a detalle del uso de las líneas

telefónicas

Usuario de la SDS

PROCESOS INTERRELACIONADOS Servicio de voz y datos


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 4/5

4

DIAGRAMA DE FLUJO

Usuarios de la SDS

Coordinador de Telecomunicaciones

y Redes

Jefe de Telecomunicaciones

y Redes

Titular de la Unidad de Planeación e

Informática

Solicitud de Información de Telefonía

o datos.

Verif icar la solicitud

Dar Vo.Bo. a solicitud

Se puede obtener la información

requerida ?

SI

Procesar información

Grabar información en archivo de salida

Entregar información solicitada

Solicitud atendida

Información entregada

Notif icar al solicitante que la información no

se puede obtener

NO


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 5/5

5

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Verificar la solicitud. El Coordinador de Telecomunicaciones y Redes revisa si la solicitud está dentro del ámbito de asignación del área de Telecomunicaciones y Redes. Dar Vo. Bo. a la solicitud. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática da visto bueno para esta solicitud. Procesar la información. El Jefe de Telecomunicaciones y Redes accede al sistema, realiza procesamientos para obtener la información solicitada. Grabar información en un archivo de salida. El Jefe de Telecomunicaciones y Redes, exporta y guarda la información obtenida. Entregar información solicitada. El Jefe de Telecomunicaciones y Redes, hace entrega de la información. Notificar al solicitante que la información no se puede obtener. El Coordinador de Telecomunicaciones y Redes, informa si no es posible la entrega de información con los criterios deseados.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Plan de Respaldo, Solicitud de Servicio.

CONTROL DE REGISTROS Registro Almacenaje Recuperación Retención mínima

Plan de Respaldo

Electrónico

Jefe de Telecomunicaciones y

Redes 10 años

Solicitud de Servicio Físico

Jefe de Telecomunicaciones y

Redes 6 años


REVISIÓN No.:

1


Servicio de voz y datos SDS-UPI-004 VIGENTE A PARTIR DE: PÁGINAS:

Octubre de 2009 1/7

1



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Coordinador de


Lic. Jesús Steele Alatorre




Lic. J. Aurora Cavazos Cavazos



REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 2/7

2




Fecha





REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 3/7

3

OBJETIVO Mantener en funcionamiento las redes de voz y datos entre las diferentes áreas de la Secretaría de Desarrollo Social, así como con la red estatal de voz y datos, utilizando tecnología de vanguardia.

ALCANCE Administrar el soporte técnico de la red de telecomunicaciones y datos que utiliza el personal de la Secretaría de Desarrollo Social.

DEFINICIONES Servicio de Voz: Es el servicio que involucra todo lo referente a telecomunicaciones para brindar la conexión con la SDS ó a entidades externas. Servicio de Datos: Involucra los servicios de red por el cual se accedan sistemas de información y/o comunicación entre equipos de cómputo.

ENFOQUE DE PROCESO

Proveedor(es)


PRO

CES

O


Usuario de la SDS

Solicitud de servicio de datos y de voz

Solicitud resuelta de

manera efectiva y eficaz

Usuario de la SDS


Administración de soporte de red de

voz y datos

Servicios de voz y datos en óptimo estado

Usuario de la SDS/ Unidad de



REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 4/7

4

PROCESOS INTERRELACIONADOS Telecomunicaciones y Redes. Soporte Técnico.


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 5/7

5

DIAGRAMA DE FLUJO

Revisar la Solicitud de Servicio

Solicitud de Servicio

Usuarios de la SDS Jefe de


Coordinador de Telecomunicaciones y

Redes

Revisar categoría del

servicio

Configurar ó Cambiar las lineas

telefónicas

Datos

V o z


Solicitud de Servicio de Datos Atendida

Tipo de Servicio?

Atender la Solicitud del Servicio

Elaborar petición

Colocar ó Configurar el Bien ó Servicio

Dar VoBo a Solicitud

Solicitud de Servicios de Voz Atendidas

Secretaria

Cotizar el Bien ó servicio

Reportar Falla a Proveedor de Servicio

Tramitar la Compra

y Entregar el Bien

ó Servicio

Coordinación General

Administrativa

Categoría Fallas Adquisiciones

C o n f i g u r a c i ó n

Visitar al Usuario

Revisar la necesidad, ya sea falla, configuración de equipo, creación de cuenta de red ó correo electrónico


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 6/7

6

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Revisar la Solicitud de Servicio. El Coordinador de Telecomunicaciones y Redes, revisa si la solicitud esta dentro del ámbito de asignación en el área de Telecomunicaciones y Redes. VOZ: Revisar Categoría del Servicio. El Coordinador de Telecomunicaciones y Redes, revisa el tipo de acción a realizar: compra, configuración o reporte de falla según sea el caso. Reportar Falla a Proveedor de Servicio. El Coordinador de Telecomunicaciones y Redes, reporta falla con proveedor y da seguimiento del servicio, en caso requerido. Configurar ó Cambiar las Líneas Telefónicas. El Jefe de Telecomunicaciones y Redes, hará los cambios de configuración o cambios físicos de las líneas telefónicas. Dar Vo. Bo. a la Solicitud . El Titular de la Unidad de Planeación e Informática en caso de adquisiciones, tendrá que dar visto bueno para esta solicitud. Cotizar el Bien ó Servicio. El Jefe de Telecomunicaciones y Redes realiza la cotización con los proveedores de equipos y servicios. Elaborar Petición. La Secretaria realiza la petición para la adquisición del bien o servicio. Tramitar la compra y entregar el Bien ó Servicio. La Coordinación General Administrativa realizará el trámite y entregará el bien o servicio para su implementación y/o colocación. Colocar ó Configurar el Bien ó Servicio.


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 7/7

7

El Jefe de Telecomunicaciones y Redes, coloca y/o configura el bien o servicio según sea el caso. DATOS: Visitar al Usuario. El Jefe de Telecomunicaciones y Redes realiza una visita para determinar problema. Revisar la necesidad ya sea Falla, Configuración de Equipo, Creación de Cuenta de Red ó Correo Electrónico. El Jefe de Telecomunicaciones y Redes diagnostica la falla para determinar la acción a tomar. Atender la Solicitud del Servicio. El Jefe de Telecomunicaciones y Redes realiza la acción correctiva para la falla o atención de solicitud de servicio.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Solicitud de servicio.



Solicitud de servicio

Físico Jefe de Telecomunicaciones y Redes 6 años


REVISIÓN No.:

1

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO: Coordinación de trabajos con el

Gabinete Social y la Oficina Ejecutiva del Gobernador

SDS-UPI-005

VIGENTE A PARTIR DE: PÁGINAS:

Octubre de 2009 1/6

1



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Coordinador de Planeación e

Información Estadística

M.C Norma Aleida Gibaja González






REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-005


Octubre de 2009 2/6

2




Fecha





REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-005


Octubre de 2009 3/6

3

OBJETIVO Optimizar los recursos y los resultados de los programas sociales por medio de la coordinación y planeación de las acciones que ejecutan las dependencias que integran el Gabinete Funcional de Desarrollo Social (GFDS).

ALCANCE Dependencias que integran el GFDS.

DEFINICIONES Gabinete Funcional de Desarrollo Social: Está integrado por la Secretaría de Desarrollo Social, como dependencia coordinadora, Secretaría General de Gobierno, Oficina Ejecutiva del Gobernador, Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado, Secretaría de Obras Públicas, Instituto de la Vivienda de Nuevo León, Fomento Metropolitano de Monterrey (FOMERREY), Instituto Estatal de las Mujeres, Instituto Estatal de la Juventud, Servicios de Agua y Drenaje de Monterrey, Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia de Nuevo León (DIF) e Instituto Estatal de Cultura Física y Deporte (INDE).



PRO

CES

O


Dependencias del Gabinete

Funcional de Desarrollo Social

Información de los programas que atienden a grupos vulnerables

• Inventario de Programas que atienden a grupos vulnerables.

• Informe de seguimiento a los Proyectos y Acciones Estratégicas.

• Otros

Titular de la Secretaría de Desarrollo Social, Titulares de las dependencias del Gabinete Funcional de Desarrollo Social y Coordinador Técnico de Gabinete y Planeación

PROCESOS INTERRELACIONADOS No aplica.


REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-005


Octubre de 2009 4/6

4

DIAGRAMA DE FLUJO Titular de la

Secretaría de Desarrollo

Social

Titulares de GFDS



Coordinadora de Planeación e Información Estadística

Coordinador de Evaluación de Programas y

Proyectos

Coordinador de Desarrollo de

Sistemas

Coordinación de Trabajos con el GFDS

Determinar agenda anual

de trabajo

Determinar agenda anual

de trabajo

Dar a conocer a los enlaces agenda anual

de trabajo

Determinar con la Titular de la Unidad

las activ idades requeridas para

cumplir con agenda de trabajo

Coordinar actividades con

enlaces


enlaces


enlaces

Dar seguimiento a las actividades

Inf ormar de los

av ances a Titulares del GFDS y al Gobernador

Actividades con el GFDS concluidas.










REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-005


Octubre de 2009 5/6

5

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Determinar agenda anual de trabajo. La Titular de la Secretaría de Desarrollo Social en coordinación con los titulares del GFDS la agenda de trabajo anual. Dar a conocer a los enlaces agenda anual de trabajo. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática convoca a los enlaces de cada dependencia del GFDS a reuniones de trabajo mensuales, donde se les da a conocer la agenda de asuntos a resolver y los avances obtenidos. Determinar con la Titular de la Unidad las actividades requeridas para cumplir con la agenda de trabajo. Los Coordinadores y el Titular de la Unidad determinan en conjunto las actividades a realizar para cumplir con eficiencia y eficacia cada una de las tareas establecidas en la agenda de trabajo del Gabinete. Coordinar actividades con enlaces. Los Coordinadores establecerán los mecanismos necesarios para coordinar las actividades y acciones del GFDS. Dar seguimiento a actividades. El Coordinador de Planeación e Información Estadística / El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos / El Coordinador de Desarrollo de Sistemas dan seguimiento a los asuntos tratados en las reuniones de trabajo mensuales. Reciben, organizan e integran la información solicitada. Elaboran informes que se presentan en las reuniones con los titulares del GFDS. Adicionalmente informan a la Coordinación Técnica de Gabinete y Planeación avances y/o actualizaciones. Informar los avances. La Titular de la Secretaría de Desarrollo Social convoca a reunión a los titulares de las dependencias del Gabinete Social con el fin de informarles avances de la agenda de actividades. Se reúne con el Gobernador del Estado junto con los titulares de las dependencias del Gabinete, para presentarle el estatus de la agenda.


REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-005


Octubre de 2009 6/6

6

DOCUMENTOS ASOCIADOS 1. Formato de inventario de programas

CONTROL DE REGISTROS Registro Almacenaje Recuperación Retención mínima

Formato de inventario de programas

Electrónico Coordinador de Planeación e Información Estadística 6 años


REVISIÓN No.:

1

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO: Diseño de instrumentos de

recolección de información y capacitación

SDS-UPI-006


Octubre de 2009 1/8

1



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Coordinador de Evaluación de

Programas y Proyectos

Lic. Erick Rodolfo Rodríguez Reséndiz






REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-006


Octubre de 2009 2/8

2




Fecha





REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-006


Octubre de 2009 3/8

3

OBJETIVO Contar con un instrumento claro y conciso para recolectar información cuyos resultados den respuesta a la problemática planteada por el usuario.

ALCANCE Población objetivo de la cuál se requiere conocer información.

DEFINICIONES Instrumento de recolección: Formato que se utiliza para recabar detallada sobre una población específica, estos pueden ser: cédulas, boletas, cuestionarios amplios o reducidos, y pueden estar en forma impresa o electrónica. Prueba piloto: Prueba que se hace a un formato o cuestionario, aplicándolo a población con características similares a la población a la cual se pretende aplicar, con el fin de conocer si el instrumento es claro para el entrevistado y para el entrevistador y el tiempo que llevará aplicarlo, y hacer las modificaciones en caso necesario. Variable: Características que se desean conocer de la población que es objeto de estudio, y que se presentan en un cuestionario en forma de enunciado o pregunta, por ejemplo: nombre, edad, género, nivel escolar, etc. Manual del entrevistador: Guía que explica al entrevistador cómo deberá aplicar un formato o cuestionario. Codificación: Acción de asignar dígito(s) o letra(s) a una respuesta dada por el entrevistado en un cuestionario o formato con el fin de que sea más fácil de capturar y analizar la información. Esta acción se realiza posteriormente al levantamiento de la información.


REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-006


Octubre de 2009 4/8

4

ENFOQUE DE PROCESO

Proveedor(es)


PRO

CES

O


Fuentes oficiales como lo son: INEGI, SEDESOL, CONEVAL, Banco Mundial, OIT, CEPAL, Gobiernos extranjeros, etc.

Información, métodos,

cuestionarios, formatos, etc.

Formato o cuestionario

Áreas de la SDS / Institución

Gubernamental o No Gubernamental

PROCESOS INTERRELACIONADOS Trabajo de campo y gabinete.


REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-006


Octubre de 2009 5/8

5

DIAGRAMA DE FLUJO Área solicitante de la

SDS/instituciones Gubernamentales y

no Gubernamentales


Informática


Proyectos

Jefe de Evaluación y Seguimiento de

Programas

Coordinación de Planeación e Información Estadística

Diseño de

instrumentos de recolección de información y capacitación

Solicitar diseño del

sistema de recolección y capacitación

Autorizar el instrumento Revisar el instrumento

Realizar modificaciones

Realizar prueba piloto Diseñar instrumento

Determinar fuentes de información

Definir las necesidades de información

El instrumento requiere

modificaciones ?

NO

SI

Elaborar manual de llenado de instrumentos

Preparar material

Elaborar cronograma

Registrar evidencia de capacitación

Elaborar manual de llenado de instrumentos

Preparar material

Elaborar cronograma

Registrar evidencia de capacitación

Solicitan capacitación

?

SI

NO

Diseño de

instrumentos de recolección de información y capacitación


REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-006


Octubre de 2009 6/8

6

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Solicitar el diseño de instrumentos de recolección de información. El Área Solicitante de la SDS, Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales solicita el diseño de un instrumento de recolección de información. Definir las necesidades de información. El Titular de Planeación e Informática define con el área/institución solicitante las necesidades de información y el objetivo para llevar a cabo el levantamiento de datos. Determinar fuentes de información. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos determina las fuentes de información que se utilizarán, ya sean fuentes primarias o secundarias. Las fuentes primarias: son la encuesta, entrevista personal, método de observación o experimental. Las fuentes secundarias: pueden ser internas o externas. Las internas: registros o datos de la organización y la externa: registros o datos de organizaciones externas, por ejemplo los Censos de Población, entre otros. Diseñar instrumento. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos define el diseño conceptual si se determina la encuesta como fuente de información, en donde se determinan los temas, categorías, variables y clasificaciones a que serán referidos los datos, así como los instrumentos para su captación, los manuales de entrevistador, los criterios de validación y los esquemas de presentación de resultados. Diseña el instrumento tomando en cuenta aspectos como el color de formato, tamaño, redacción de preguntas, diagramación de las mismas, ubicación, clasificación de respuestas, y cuidando que las preguntas no presenten ambigüedad, inadecuada estructura, errores de codificación, etc. Realizar prueba piloto. El Jefe de Evaluación y Seguimiento de Programas realiza una prueba piloto en campo, una vez concluido el diseño del cuestionario, es recomendable, sobre una muestra pequeña con características similares a las personas que serán entrevistadas. Con esta prueba piloto se asegura que las preguntas sean claras, que estén en orden lógico para el entrevistado y conocer el tiempo de aplicación, etc.


REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-006


Octubre de 2009 7/8

7

Realizar modificaciones. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos de acuerdo a la prueba piloto que se realizó al instrumento de recolección, lleva a cabo las modificaciones en caso de ser necesario. Revisar el Instrumento. El Titular de Planeación e Informática revisa la versión final del instrumento de recolección. Autorizar el Instrumento. El Área Solicitante de la SDS, Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales autorizan el instrumento en caso de estar de acuerdo con el diseño y contenido. Elaborar Manual de Llenado de Instrumento. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos junto con el Coordinador de Planeación e Información Estadística en algunos casos, llevan a cabo la capacitación para la aplicación o llenado del instrumento de recolección, diseñado o no por la SDS. Se elabora un manual del entrevistador y del llenado de formato, el cual se utilizará como guía para la capacitación y lo revisa con la Unidad de Planeación e Informática. Preparar material. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos junto con el Coordinador de Planeación e Información Estadística preparan el material y/o herramientas electrónicas necesarias para la capacitación. Elaborar cronograma. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos junto con el Coordinador de Planeación e Información Estadística elaboran en acuerdo con los solicitantes un cronograma para la capacitación (lugar, fecha y horario). Registrar evidencia de capacitación. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos junto con el Coordinador de Planeación e Información Estadística realizan el registro de la capacitación impartida por medio de fotografías y bitácoras de asistencia.


REVISIÓN No.:

1



SDS-UPI-006


Octubre de 2009 8/8

8

DOCUMENTOS ASOCIADOS Trabajo de campo y gabinete.



Instrumento de Recolección

Electrónico Coordinador de Evaluación de

Programas y Proyectos 6 años


REVISIÓN No.:

1

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO: Evaluación de programas de la Secretaría de Desarrollo Social SDS-UPI-007


Octubre 2009 1/7

1











REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 2/7

2




Fecha





REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 3/7

3

OBJETIVO Conocer el impacto que han tenido los programas de la Secretaría de Desarrollo Social en la población beneficiada, así como detectar áreas de oportunidad en los procesos y administración del mismo programa. ALCANCE Beneficiarios de los 51 municipios del estado de Nuevo León que hayan recibido apoyo de la Secretaría de Desarrollo Social, a través del programa a evaluar.

DEFINICIONES 1. Convenio de colaboración: documento legal firmado por la Titular de la Secretaría,

institución académica, empresa o investigador(a) que realizará la evaluación, en donde se especifica y detalla los compromisos de cada una de las partes involucradas, alcances del trabajo y el producto entregable.



PRO

CES


(Int. /Ext.)

Áreas de la SDS

Información estadística, mapas, etc. que servirán a

la institución o investigador(a)

Documento con los

resultados de la evaluación

Titular de la SDS / Director responsable

del programa evaluado

INEGI, CONEVAL, Banco Mundial, CEPAL, PNUD,

Banco de México, Fondo Monetario

Internacional.

Información bibliográfica,

estadística y/o metodológica.

Documento

Titular de la SDS / Director responsable

del programa evaluado

PROCESOS INTERRELACIONADOS Ninguno.


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 4/7

4

DIAGRAMA DE FLUJO Titular de la SDS Titular de Planeación e

Informática Coordinador de

Planeación e Información Estadística

y Coordinador de Programas y Proyectos

Investigador/ Institución Académica

Coordinación Jurídica

Solicitud de ev aluación de programas de

SDS

Solicitar la ev aluación de un

programa de la SDS

Conv ocar a inv estigadores a

presentar el proy ecto

Establecer lineamientos de la

ev aluación

Desarrollar el ante-proy ecto

Realizar modif icaciones

Elaborar el documento of icial

Analizar ante-proy ectos de ev aluación

Rev isar conv enio entre la SDS y el

ev aluador

Firmar Conv enio

Seleccionar inv estigador o institución que

ev aluará el programa

Firmar Conv enio

Coordinar reunión con ev aluador

Presentar resultados de evaluación

Firmar conv enio

Coordinar reunión con ev aluador

Recibir documento

Conv ocar a inv estigadores a

presentar el proy ecto

Rev isar ante-proy ecto

Cumple Lineamientos?

NO SI

Ev aluación de programas de la SDS realizada

Rev isión de documento

Rev isión de documento


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 5/7

5

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Solicitar la evaluación de un programa de la Secretaría de Desarrollo Social. El Titular de la Secretaría de Desarrollo Social solicita al Titular de la Unidad de Planeación e Informática la realización de la evaluación de algún programa. Establecer lineamientos de la evaluación. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática establece con el Titular de la Secretaría de Desarrollo Social y el Director responsable del Programa los lineamientos que seguirá la evaluación. Invitar a investigadores a presentar el proyecto. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática y los Coordinador de invitan a por lo menos tres investigadores y/o Instituciones académicas especializadas en evaluación de proyectos y programas a que presenten sus anteproyectos de evaluación del programa (contenido). Desarrollar el ante-proyecto. El Investigador y/o Institución Académica desarrollan anteproyecto de evaluación del programa (contenido). Revisar ante-proyecto. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática revisa los aspectos metodológicos, técnicos y financieros del ante-proyecto presentado. Realizar modificaciones. El Investigador ó Institución Académica realiza las adecuaciones en caso de ser necesario. Analizar ante-proyectos de evaluación. El Titular de la SDS, el Titular de la Unidad de Planeación e Informática y el Director responsable del Programa analizan los ante-proyectos presentados. Seleccionar investigador ó Institución que evaluará el programa. El Titular de la Secretaría de Desarrollo Social selecciona el ante-proyecto que mejor cumpla con los criterios establecidos. Elaborar el Documento Oficial. El Coordinador Jurídico redacta convenio de colaboración entre la SDS y el investigador o institución académica responsable de la evaluación.


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 6/7

6

Revisar convenio entre la SDS y el evaluador. El Coordinador de Planeación e Información Estadística revisa convenio. Firmar convenio. El Investigador ó Institución Académica, el Titular de la Unidad de Planeación e Informática y el Titular de la SDS firman el convenio de colaboración. Coordinar reunión con evaluador. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática y los Coordinadores coordinan reuniones con el investigador o institución académica para dar seguimiento y evaluar avances y apoyarlos con información específica que se requiera. Presentar resultados de evaluación. El Investigador ó Institución Académica elabora reportes parciales sobre los avances de la evaluación y los presentan en reunión; una vez concluida la evaluación presenta el reporte final. Recibir documento. La Titular de la Unidad de Planeación e Informática recibe documento con los resultados finales de la evaluación. Revisión de documento final. El Titular de la Unidad y los Coordinadores revisan documento final que cumpla con el contenido estipulado en el convenio.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Documento de Evaluación. Cuestionarios. Bases de datos del estudio


REVISIÓN No.:

1



Octubre 2009 7/7

7



Documento de Evaluación

Electrónico Titular de la Unidad de


6 años

Cuestionarios Aplicados Físico

Coordinador de Evaluación de


1 año

Base de datos Electrónico

Coordinador de Evaluación de


6 años


REVISIÓN No.:

1

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO: Generación de información estadística

y reportes de investigación SDS-UPI-008


Octubre 2009 1/7

1



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Jefe de Planeación Estadística

Lic. Genaro Javier Savage López

Coordinador de Planeación e Información Estadística

M.C. Norma Aleida Gibaja

González


M.C. Irma Martínez Jasso Puesto y Firma Puesto y Firma Puesto y Firma


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 2/7

2




Fecha





REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 3/7

3

OBJETIVO Dar respuesta a una petición proveniente de alguna área de la Secretaría de Desarrollo Social, otra institución gubernamental o no gubernamental.

ALCANCE Información relacionada a desarrollo social, pobreza y marginación de la población del estado de Nuevo León.

DEFINICIONES Cruce de variables: Combinación de todas y cada una de las clases de una clasificación con todas y cada una de las correspondientes a otra(s) clasificación(es). Cuadro estadístico: Ordenamiento matricial de valores cuantitativos y su descripción conceptual. Desagregación: Nivel de detalle correspondiente a una clasificación, en relación con la diversidad de valores que puede adoptar la variable. Polígonos de pobreza: Áreas geográficas donde existe mayor concentración de población en pobreza patrimonial identificadas por SEDESOL, a partir de la información del Censo de Población y Vivienda 2000, del INEGI y actualizada con Conteo de Población y Vivienda, 2005. Variable: Tipo de atributo que admite valores distintos.


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 4/7

4

ENFOQUE DE PROCESO

Proveedor(es)


PRO

CES

O


INEGI, CONEVAL, Banco Mundial, CEPAL, PNUD, Banco de México, Fondo Monetario Internacional.

Información de Censos de Población, pobreza, rezago social y grupos vulnerables

Cuadros, gráficas, bases de datos

Áreas de la SDS / Institución gubernamental o no gubernamental / Investigadores Áreas de la


Información estadística de los programas

PROCESOS INTERRELACIONADOS Ninguno.


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 5/7

5

DIAGRAMA DE FLUJO

Dependencias, OSC, Empresas y áreas de la Secretaría de Desarrollo

Social


Personal de la Unidad de Planeación e Informática

Secretaria de Dirección

Solicitar información Analizar solicitud

Turnar solicitud

Dar visto bueno

Generar información de solicitud

Realizar documento

Presentar documento

Realizar modif icaciones

Elaborar y entregar oficio de respuesta

Le compete al área

?

NO SI

Se le inf orma motiv o por el

cual no se procesó la solicitud

Requiere Modif icaciones

?

SI

NO

Documentación con información

solicitada entregada

Generación de inf ormación estadística y reportes de inv estigación


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 6/7

6

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Solicitar Información. Dependencias de Gobierno, Organizaciones de la Sociedad Civil, empresas, ciudadanos y/o las Áreas de la Secretaría de Desarrollo Social solicitan mediante oficio, por teléfono, electrónicamente o personalmente información estadística referente a la población, viviendas y/o hogares en los polígonos de pobreza o en un área geográfica específica. Analizar Solicitud. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática analiza la solicitud y define con el área/institución solicitante la información requerida para determinar si es competencia de la Unidad, de lo contrario turna la petición al área correspondiente. Turnar Solicitud. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática en caso de ser competencia de la Unidad, turna la solicitud a la persona indicada para dar respuesta a la petición. Generar Información. El Personal de la Unidad de Planeación e Informática proporciona la información disponible. En caso de requerir un procesamiento específico sobre una base de datos, el Jefe de Planeación Estadística o el Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos generan la información. Selecciona la base o bases de datos que se requerirán para el procesamiento de la información. De ser necesario generan nuevas variables mediante cruce de variables y/o nuevas bases de datos cuando se solicita la información a un diferente nivel de desagregación, para cumplir con los requerimientos del usuario. Genera cuadros estadísticos y los exportan en formato de Office que se solicitó presentar la información, para posteriormente dar formato a tablas o gráficos. Realizar Documento. El Personal la Unidad de Planeación e Informática edita el documento que integra texto, cuadros y/o gráficos. Presentar Documento. El Personal la Unidad de Planeación e Informática presenta información, cuadros y/o gráficas generadas para entrega o revisión a la Titular de la Unidad de Planeación e Informática.


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 7/7

7

Dar Visto Bueno. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática modifica, agrega y/o aprueba información, cuadros y/o gráficas generadas. Realizar modificaciones. Personal de la Unidad de Planeación e Informática realiza modificaciones sugeridas por la Titular de la Unidad y solicita a la secretaria de la Unidad de Planeación e Informática genere un oficio de respuesta a la solicitud. Elaborar y entregar oficio de respuesta. La Secretaria de la Unidad de Planeación e Informática genera oficio de respuesta. En caso de que la solicitud sea externa, entrega la información y el oficio al área administrativa para que la hagan llegar al solicitante.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Archivos generados.



Archivos generados

Electrónico Jefe de Planeación Estadística 6 años


REVISIÓN No.:

1

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO: Georeferenciamiento de

Información Social SDS-UPI-009


Octubre 2009 1/8

1



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Jefe de Evaluación y Seguimiento

de Programas

C. Juan José Cuello Garza

Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos



M.C. Irma Martinez Jasso



REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 2/8

2




Fecha





REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 3/8

3

OBJETIVO Ubicar geográficamente en un mapa digital información sobre las acciones de los programas de la Secretaría de Desarrollo Social, áreas de influencia de los Centros Comunitarios de Desarrollo Social, o bien información de Censos o Conteos de Población y Vivienda. Lo anterior con el fin de contar con elementos para la toma de decisiones.

ALCANCE Población beneficiaria o potencialmente beneficiaria de los programas de la Secretaría, población en pobreza o rezago social, etc.

DEFINICIONES Áreas de influencia: Se refiere a un radio geográfico de uno o más kilómetros a partir de un punto o dirección, el cuál muestra todas las manzanas o colonias que caen dentro de ese radio. Georeferenciar: Se refiere a ubicar geográficamente a los beneficiarios y las acciones realizadas a través de los programas de la Secretaría, o bien población o viviendas con alguna característica específica. Información cartográfica: Son mapas digitales en forma electrónica o impresa, los cuales reflejan información de la ubicación de población o viviendas con características específicas. Variable: Tipo de atributo que admite valores distintos.



PRO

CES


(Int. /Ext.)

INEGI, Programas de la Secretaría de Desarrollo

Social

Bases de datos e información

estadística de los programas de la

SDS

Mapas digitales impresos y/o electrónicos

Áreas de la SDS / Institución

gubernamental o no gubernamental / Investigadores


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 4/8

4

PROCESOS INTERRELACIONADOS Generación de información estadística y reportes de investigación


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 5/8

5

DIAGRAMA DE FLUJO

Áreas de la SDS/ Institución

Gubernamental o no Gubernamental/ Investigadores


Informática

Jefe de Evaluación y Seguimiento de

Programas

Jefe de Planeación Estadística

Secretaria de la Unidad de


Georef erenciamiento de inf ormación social

Solicitar información cartográfica

Elaborar y entregar oficio de respuesta

Dar Visto Bueno Elaborar documento

Generar información

Identif icar manzanas del área

solicitada

Revisar información solicitada

¿Le compete al área?

SI NO Se le inf orma el motiv o por el cual no se procesó la

solicitud

Georef erenciamiento de inf ormación social

entregada

Revisar bases de datos

¿Contiene información solicitada?

SI

NO Generar base de

datos


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 6/8

6

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Solicitar información cartográfica. Las Áreas de la SDS/Institución Gubernamental o no Gubernamental / Investigadores solicita información cartográfica sobre el área de influencia de los programas de la Secretaría de Desarrollo Social (SDS), o bien sobre algún evento censal de población y vivienda y sus características (INEGI). Revisar información solicitada. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática define con el área/institución solicitante la información específica requerida para determinar si es competencia de la Unidad, de lo contrario informa al área solicitante el motivo por el cual no se procesa la solicitud. Turna la solicitud al Jefe de Evaluación y Seguimiento de Proyectos. Revisar bases de datos El Jefe de Evaluación y Seguimiento de Proyectos verifica que la información solicitada pueda obtenerse de las bases de datos. En caso de no ser así, solicita al Jefe de Planeación Estadística la generación de una base de datos georeferenciable con las variables necesarias para obtener la información solicitada. Generar base de datos El Jefe de Planeación Estadística realiza cruce de variables y construye una(s) base(s) de datos vinculable a la cartografía. Identificar manzanas del área solicitada. El Jefe de Evaluación y Seguimiento de Proyectos identifica en el mapa digital el punto sobre el cuál se va a trabajar. Se pide que la solicitud contenga información detallada sobre nombres de colonias, municipio, manzanas, ageb´s, radios de acción (especificar kilómetros, metros), polígono de pobreza en donde se ubica, nombres de calles, y si requiere información estadística de los puntos a graficar. El medio en el que se entregará el trabajo: impreso o digital. Generar información. El Jefe de Evaluación y Seguimiento de Proyectos genera la información solicitada. Elabora la cartografía y/o la información estadística, utilizando el software ArcView utilizando las capas de información que se requieran.


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 7/8

7

Elaborar documento. El Jefe de Evaluación y Seguimiento de Proyectos realiza la impresión del mapa, el cual puede ser en tamaño plotter (1,100 mm de ancho por 900 de ancho), en tamaño carta u oficio dependiendo de la magnitud del trabajo. Si el trabajo se requiere en forma electrónica se exporta en formato de imagen digital y se genera un archivo en el programa power point. Solicitan a la secretaria de la Unidad de Planeación e Informática genere un oficio de respuesta a la solicitud. Dar Visto Bueno. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática da el visto bueno a los mapas e información estadística en su caso. Elaborar y entregar oficio de respuesta. La Secretaria de la Unidad de Planeación e Informática genera el oficio de respuesta. En caso de que la solicitud sea externa, entrega la información y el oficio al área administrativa para que la hagan llegar al solicitante. Ejemplos de trabajos cartográficos: 1. Identificar una colonia en un municipio y obtener información estadística como puede ser: población y sus características, infraestructura social básica (agua, luz, drenaje), colindancias con otras colonias, etc., 2. Conocer el radio de influencia (población, viviendas, hogares) de un punto o dirección específica donde se podría ubicar o donde se ubica actualmente un Centro Comunitario de Desarrollo Social. Dicho radio puede ser medido en metros o kilómetros. 3. Actualización de la cartografía digital y/o información estadística en los equipos de los módulos de atención del Adulto Mayor y Discapacidad.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Mapas, bases de datos, fotos, ortofotos e imágenes digitales.


REVISIÓN No.:

1




Octubre 2009 8/8

8



Mapas, base de datos, fotos, ortofotos e imágenes digitales

Electrónico Jefe de Evaluación y

Seguimiento de Programas

6 años


REVISIÓN No.:

1

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO: Monitoreo de publicaciones e

información estadística SDS-UPI-010


1



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Jefe de Planeación Estadística

Lic. Genaro Javier Savage López

Coordinador de Planeación e Información Estadística

M.C. Norma Aleida Gibaja

González


M.C. Irma Martínez Jasso Puesto y Firma Puesto y Firma Puesto y Firma


REVISIÓN No.:

1




2




Fecha





REVISIÓN No.:

1




3

OBJETIVO Contar con datos estadísticos e información sistemática, oportuna, completa y fiable para la toma de decisiones.

ALCANCE Información relacionada a desarrollo social, pobreza, marginación, rezago social, grupos vulnerables, equidad, metodología para la implementación y evaluación de programas sociales.

DEFINICIONES BID: Banco Interamericano de Desarrollo. CEPAL: Comisión Económica para América Latina y el Caribe, organismo de Naciones Unidas. CONAPO: Consejo Nacional de Población. CONEVAL: Consejo Nacional de Evaluación de la Política de Desarrollo Social. Cuadro estadístico: Ordenamiento matricial de valores cuantitativos y su descripción conceptual. FMI: Fondo Monetario Internacional. INEGI: Instituto Nacional de Estadística y Geografía. Monitoreo: Acción de vigilar o seguir algo. Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un deseo cualquiera. PNUD: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. SEDESOL: Secretaría de Desarrollo Social.


REVISIÓN No.:

1




4



PRO

CES


(Int. /Ext.) INEGI, CONEVAL,

Banco Mundial, CEPAL, PNUD,

Banco de México, FMI, SEDESOL, CONAPO, BID.

Información estadística,

publicaciones, bases de datos

Cuadros estadísticos, bases de datos Áreas de la SDS

PROCESOS INTERRELACIONADOS Adquisiciones y Servicios (CGA)


REVISIÓN No.:

1




5

DIAGRAMA DE FLUJO



Jefe de Planeación Estadística

Analista en Estadística

Secretaria Coordinación General

Administrativa

Monitoreo de

publicaciones e información estadística

Buscar base de datos e información

reciente y/o actualizada

Buscar publicaciones

recientes

Seleccionar material

Es gratuito

?

NO SI

Proponer adquisición

Investigar trámite

Revisar propuesta

Gestionar donación

Propuesta Autorizada

?

SI

NO

Monitoreo realizado

Realizar cotización

Elaborar petición Realizar trámite de compra

Obtener información


REVISIÓN No.:

1




6

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Buscar bases de datos e información reciente y/o actualizada. El Jefe de Planeación Estadística realiza búsquedas de bases de datos con información estadística relevante en temas sociodemográficos (pobreza, marginación, etc.) en organismos o instituciones reconocidas (INEGI, CONEVAL, CONAPO, PNUD, etc.). Asimismo revisa las últimas publicaciones de estos organismos. Buscar publicaciones recientes. El Analista en Estadística realiza búsquedas en bibliotecas virtuales, librerías y bibliotecas de Instituciones académicas de documentos en temas de Desarrollo Social (pobreza, marginación, etc.). Seleccionar material. El Jefe de Planeación Estadística selecciona el material relevante. Proponer adquisición. El Jefe de Planeación Estadística propone la adquisición de material seleccionado (bibliográfico y/o electrónico) al Titular de la Unidad de Planeación e Informática. Revisar propuesta. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática analiza la propuesta de adquisición y decide si se realiza la compra. Realizar cotización. El Jefe de Planeación Estadística una vez autorizada la propuesta presentada se pone en contacto con el proveedor, investiga opciones de compra y disponibilidad del material. Elaborar petición. La Secretaria elabora el formato de petición para realizar el trámite correspondiente para solicitar la adquisición del material seleccionado a la Coordinación General Administrativa previa autorización del Titular de la Unidad de Planeación e Informática. Realizar Trámite de Compra. La Coordinación General Administrativa da el seguimiento al material solicitado, ante la Dirección de Adquisición y Servicios ó por caja chica, según sea el caso.


REVISIÓN No.:

1




7

Investigar Trámite. Si fuese una publicación gratuita, el Jefe de Planeación Estadística investiga el trámite a realizar para la obtención del material. Gestionar Donación. El Jefe de Planeación Estadística gestiona el material seleccionado. Obtener Información. El Jefe de Planeación Estadística recibe el material adquirido o donado.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Publicaciones. Información Estadística.



Publicaciones

Físico Jefe de Planeación Estadística 6 años

Información Estadística

Electrónico Jefe de Planeación

Estadística 6 años


REVISIÓN No.:

1


Trabajo de Campo y Gabinete SDS-UPI-011 VIGENTE A PARTIR DE: PÁGINAS:

Octubre de 2009 1/8

1











REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 2/8

2




Fecha





REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 3/8

3

OBJETIVO Asegurar que la información que se levantó en campo sea confiable para poder iniciar con el análisis de la información. ALCANCE Cuestionarios y registros correspondientes al proyecto que se trabaje. DEFINICIONES Trabajo de campo: se refiere a las actividades que se realizan para llevar a cabo el levantamiento de información en las zonas geográficas definidas. Manzana: espacio urbano delimitado por calles por todos sus lados. Trabajo de gabinete: se refiere a las actividades de validación de la información contenida en los cuestionarios y su captura. Base de datos: son los datos que se capturaron de cada una de las variables del cuestionario, los cuales se encuentran separados por campos dentro de un software o sistema destinado para tal actividad. Tabulados: son cuadros con información de una o más variables que se generan a partir de una base de datos y un sistema o software. Plataforma de captura: se refiere al software o sistema informático donde se captura la información o datos de los cuestionarios. Preguntas filtro: son preguntas que se aplican para identificar una población específica, acorde a características deseables del entrevistado; en caso de que no cumpla con dicha(s) característica(s) deberá realizar un salto a una pregunta posterior dentro del mismo cuestionario o simplemente terminar la entrevista.


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 4/8

4



PRO

CES


(Int. /Ext.)

Informantes entrevistados

Cuestionarios y/o registros con

información de los entrevistados

Cuestionarios y

registros con información confiable

Áreas de la SDS, Dependencias

gubernamentales y no gubernamentales

PROCESOS INTERRELACIONADOS Diseño de instrumentos de recolección y capacitación.


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 5/8

5

DIAGRAMA DE FLUJO

Áreas de la SDS/Dependencias Gubernamentales

y no Gubernamentales


Proyectos

Jefe de Evaluación y

Seguimiento de Programas/Jefe de Investigación

de proyectos

Personal de la




Proveedor

Solicitud de

realización de trabajo de campo

y gabinete

Planear y organizar el

trabajo de campo y gabinete

Preparar material necesario para supervisión de

trabajo de campo

Acudir a zonas geográficas donde

se levantará la información

Organizar a los encuestadores y

supervisar el levantamiento

Recabar cuestionarios

Revisar y codificar cuestionarios

Capturar información

Contratar el servicio de captura

Entregar base de datos

Validar captura

Recibir base de datos

Realizar correcciones Realizar

correcciones

Serán capturados

por personal de la UPI

?

NO

SI

Requiere corrección de

captura ?

Trabajo de campo y gabinete

terminado

SI NO

Diseñar plataforma de captura


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 6/8

6

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Planear y organizar el trabajo de campo y gabinete. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos planea la mejor estrategia para el trabajo de campo y/o gabinete y organiza al personal que llevará a cabo estas tareas. Preparar material necesario para supervisión de trabajo de campo. El Jefe de Evaluación de Seguimiento de Programas junto con el Jefe de Investigación de Proyectos preparan el material que utilizarán como son: mapas impresos de las manzanas donde se va a realizar el levantamiento de información, con el fin de organizar a los encuestadores, formatos en blanco del cuestionario o cuestionarios, lápices, plumas, etc. Acudir a zonas geográficas donde se levantará la información. El Jefe de Evaluación de Seguimiento de Programas junto con el Jefe de Investigación de Proyectos acuden a las zonas o áreas geográficas en donde levantará la información. Organizar a los encuestadores y supervisar el levantamiento. El Jefe de Evaluación de Seguimiento de Programas junto con el Jefe de Investigación de Proyectos organiza a los encuestadores, indicándoles la estrategia para el levantamiento y dándoles recomendaciones generales. Durante el levantamiento revisa aleatoriamente que los datos contenidos en los cuestionarios sean legibles y completos. Recabar cuestionarios. El Jefe de Evaluación de Seguimiento de Programas junto con el Jefe de Investigación de Proyectos recaba los cuestionarios revisando que el número de cuestionarios sea el correcto para cada área geográfica. Revisar y codificar cuestionarios. El Personal de la Unidad de Planeación e Informática revisan y codifican los cuestionarios, en donde se verifica la congruencia de las respuestas y que se hayan aplicado los saltos o preguntas filtro. En caso de ser necesario se regresará el cuestionario a campo para verificar información. En algunas ocasiones se dedica un espacio dentro del diseño del cuestionario para codificar o escribir el código que corresponde a la respuesta marcada, el cual generalmente va al inicio o al final de cada pregunta ( I__I__I ). Diseñar plataforma de captura. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos diseña la plataforma informática de captura de los cuestionarios para generar una base de datos.


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 7/8

7

Capturar información. El Personal de la Unidad de Planeación e Informática capturan los cuestionarios que fueron ya revisados y corregidos en su caso. Contratar el servicio de captura. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática dependiendo de la magnitud del proyecto, podrá contratar el servicio de captura de cuestionarios. Entregar base de datos. El Proveedor del servicio entregará una base de datos en formato Excel y SPSS, incluyendo el catálogo de variables. Recibir base de datos. El Titular de la Unidad de Planeación e Informática recibe la base de datos que entrega el proveedor, y turna al Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos para su revisión. Validar captura. El Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos valida la base de datos, independientemente se contrate el servicio de captura o no. Se realizan principalmente dos acciones, la primera, se revisa la captura en la base de datos tomando aleatorio una muestra pequeña de cuestionarios. La segunda acción es revisar la totalidad de registros en la base de datos mediante la tabulación de frecuencias de cada variable, congruencia de preguntas filtro, etc. Para las dos acciones realiza un reporte de validación donde indica los detalles encontrados. Realizar correcciones. El Personal de la Unidad de Planeación e Informática realizará correcciones en caso de que el Coordinador de Evaluación de Programas y Proyectos haya encontrado diferencias con respecto a la información contenida en los cuestionarios. Si se contrató el servicio de captura, el proveedor será quien realice las correcciones.


REVISIÓN No.:

1



Octubre de 2009 8/8

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DOCUMENTOS ASOCIADOS Cuestionarios aplicados.



Cuestionarios

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