Go Sgl Sgc p 001 Compras_aprobado v12[1]

8/16/2019 Go Sgl Sgc p 001 Compras_aprobado v12[1]

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GO/SGL-SGC-P-001Versión : 01

Fecha: 01/02/2011

Sistema de Gestión IntegradoSistema de Gestión IntegradoINGENIERIA DINAMICA S.A.

ComprasCompras

Elaborado por: Re isado por:Coordinador SGC Comité del SGI

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Fecha: 01/02/2011

!probado por:

Gerente Operaciones

1" O#$E%&VO

Establecer n procedimiento ! e determine los lineamientos para aseg rar ! e los prod ctos ad! iridosc mplan los re! isitos solicitados en los procesos de la Organi"aci#n$

'" !LC!(CE

Se aplica a los prod ctos %/o ser&icios ad! iridos para la reali"aci#n de todas las acti&idades de lagesti#n de la empresa$

)" RESPO(S!#&L&*!*

El 'e(e de Compras es el responsable de la aplicaci#n e(ecti&a del presente procedimiento$

+" REFERE(C&!

)orma Internacional ISO *001:200+ re! isito ,$-," *EF&(&C&O(ES

• Pro eedor: Se aplica a la organi"aci#n o persona ! e se dedica a pro&eer o abastecer deprod ctos$

• Re .erimien o: .lgo ! e se le pide o solicita a alg ien$

• Especi icaciones: oc mento ! e establece re! isitos$

" S&2#OLOS 3 !#REV&!%4R!S

$CP 'e(e de Compras $!L 'e(e de .lmacén

G& Gerente de Ingenier a GO Gerente de Operaciones

!L2 .lmacenero

5" POL6%&C!S

• El Personal de I)GE IS. antes de generar el re! erimiento solicita la aprobaci#n a los 'e(es de área$ osre! erimientos pro&enientes de los consorcios son entregados a la GO o GI seg n corresponda para dar eltrámite correspondiente$

• C ando se compre n e! ipo de medici#n %/o se re! iera na calibraci#n de los mismos se solicitará alpro&eedor en la orden de compra o ser&icio el certi(icado de calibraci#n del e! ipo indicando la seriemarca modelo % copia de calibraci#n del patr#n$

• C ando se solicite el mantenimiento de e! ipos se pedirá al pro&eedor n in(orme del ser&icio prestadotareas reali"adas a cada e! ipo$

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Fecha: 01/02/2011• a solicit d de n prod cto será reali"ado mediante el (ormato GO4SG 4SGC454006 donde se registrará:

)7 re! erimiento (ec8a de solicit d (ec8a má9ima de entrega área ! e solicita pro%ecto Centro deCostos ;isto < eno de .probaci#n % doc mentos ad= ntos seg n el caso$

• Si se tiene ! e reali"ar la compra a n pro&eedor no e&al ado l ego de la primera compra se reali"ará lae&al aci#n seg n los criterios establecidos para la e&al aci#n de pro&eedores teniendo como pla"o paradic8a e&al aci#n 30 d as a partir de la (ec8a de la compra$

• a &eri(icaci#n de las compras de los e! ipos de c#mp to será reali"ada por el personal de sistemas$

• Para la n meraci#n del re! erimiento se antepondrá los sig iente c#digos antes de la n meraci#n:

77-333-!!

onde:

77: >rea o Gerencia ! e reali"a el re! erimiento

333: ) mero Correlati&o

!!: ?ltimos dos d gitos del a@o ! e en c rso$

8rea &nicialGerencia General GGGerencia !dminis ra i a Financiera G!F

S b Gerencia de Aec rsos B manos SAB 'e(at ra de Personal 'PS b Gerencia de .dministraci#n % 5inan"as SG.5 'e(at ra de .dministraci#n de Consorcios '.C 'e(at ra de esorer a ' 'e(at ra de Contabilidad 'CO

Gerencia de Operaciones GOS.b Gerencia Lo9 s ica SGL

'e(at ra de E! ipo Decánico 'ED 'e(at ra de .lmacén '.

'e(at ra de Compras $CP

S.b Gerencia de Sis emas SGS 'e(at ra de Sistemas $S&

S.b Gerencia de Calidad; Se9.ridad; Sal.d Oc.pacional < 2edio!mbien e S2C

Residencia de Obra RO$e a .ra de ser icios $SVCoordinador de Obras COCoordinador de Cone9iones C)Coordinador de .l mbrado P blico C.PCoordinador Dantenimiento de Aedes C2R

Gerencia de &n9enier a G& $e e de S.per isión $S Coordinador de S per&isi#n CS $e e de Es .dios $E

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Fecha: 01/02/2011S.b9erencia de Promoción < *esarrollo SP* Coordinador de est dios CE

'e(e de licitaciones $L 'e(e de Conc rsos $C

Represen an e de la *irección R*

Coordinador del SG& CSG& Coordinador del SGC CSGC Coordinador del SG! CSG! Coordinador del SGS CSGS

=" *ESPL&EG4E

(> RESP" !C%&V&*!* REG&S%ROS

Selección; E al.ación < Se9.imien o de Pro eedores

Selección de Pro eedores

1 SGL/$CP

Identi(ica a pro&eedores de prod ctos % ser&icios bicados mediante laspáginas amarillas p blicidad in(ormaci#n del personal otros$Aeali"a la selecci#n de los pro&eedores en base a criterios como precio(acilidades de pago e9periencia en el mercado % s capacidad paras ministrar prod ctos %/ o ser&icios de ac erdo con los re! isitosestablecidos por la organi"aci#n estos se enc entran especi(icados enlos Criterios de Selecci#n % E&al aci#n de Pro&eedores

(o a 1: En el caso de las o(icinas peri(éricas el .dministrador de laObra/Pro%ecto podrá reali"ar la selecci#n de los pro&eedores en base alos criterios establecidos$

Criterios de selecci#n %E&al aci#n dePro&eedores

GO/SG 4SGC4C4001

E al.ación de Pro eedores

2 SGL/$CPE&al a a los pro&eedores en ( nci#n a los criterios de Selecci#n %E&al aci#n en el (ormatoE&al aci#n % Seg imiento a Pro&eedores$Aegistra el res ltado de la cali(icaci#n (inal FAeg lar F< eno % FD %< eno en la lista de ista de Pro&eedores Cali(icados$

E&al aci#n % Seg imientode Pro&eedores

GO4SG 4SGC454001

ista de Pro&eedoresCali(icados

GO4SG 4SGC454003

3 SGL/$CP

Ae4e&al a a los pro&eedores en laE&al aci#n % Seg imiento aPro&eedores seg n las (rec encias establecidas por la cali(icaci#nobtenida en la ltima e&al aci#n$ .ct ali"a la ista de Pro&eedores Cali(icados seg n los res ltados$

E&al aci#n %Seg imiento de

Pro&eedoresGO4SG 4SGC454001

Se9.imien o de Pro eedores

-SG /

'CP/'. /'SIS

Aeali"a seg imiento permanente a los pro&eedores en la E&al aci#n %Seg imiento a Pro&eedores registrando los e&entos ! e p dieranpresentarse lo c al permite tomar acciones % conocer el desempe@o delpro&eedor en el tiempo para las sig ientes e&al aciones$(o a ': Para los pro&eedores de tiles de o(icina el encargado de estasacti&idades es la secretaria de Operaciones$



Re .erimien os

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http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/LISTA%20DE%20PROVEEDORES%20CALIFICADOS/LISTA%20DE%20PROVEEDORES%20CALIFICADOS%202008.xlshttp://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/LISTA%20DE%20PROVEEDORES%20CALIFICADOS/LISTA%20DE%20PROVEEDORES%20CALIFICADOS%202008.xlshttp://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007http://c/Documents%20and%20Settings/aantezana.INGE-SE/Configuraci%C3%B3n%20local/Archivos%20temporales%20de%20Internet/Content.Outlook/Configuraci%C3%B3n%20local/Configuraci%C3%B3n%20local/Temp/5.%20Registros/8.%20PROVEEDORES/Evaluaciones%20de%20Proveedores/EVALUACION%202007


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Fecha: 01/02/2011(> RESP" !C%&V&*!* REG&S%ROS

1 Personal deI)GE IS.

Identi(ica la necesidad de alg n rec rso % genera el pedido %/ore! erimiento en el (ormato Re .erimien o colocando lascaracter sticas %/o especi(icaciones del rec rso solicitado$Si se trata de materiales de o(icina lo solita a la Secretaria deOperaciones$Si se trata de n re! erimiento de otra ndole lo solicita directamente al'e(e de .lmacén H'. $• Si e9iste stocJ le entrega el material % contin a con la acti&idad$

5ormato deAe! erimiento de

Compras %/o Ser&iciosGO/SG 4SGC454006

3 '.

El 'e(e del .lmacén solicita al =e(e de compras reali"ar la ad! isici#nconsiderando las sig ientes ca sales :1$4 C ando el Prod cto lleg# al stocJ m nimo$2$4 C ando el prod cto es n e&o % se re! iere para c al! ier procesode las acti&idades de I)GE IS.$

E4mail

- GO/GI .pr eba n re! erimiento mediante correo electr#nico$ E4mailCompras

6 'CP

Aecibe el re! erimiento de compra aprobado$Solicita coti"aciones a los pro&eedores m nimo 3 con la in(ormaci#ntécnica respecti&a del bien/ser&icio$Si el pro&eedor se en enc entra registrado como Pro&eedor aprobado %proporciona las me=ores condiciones de mercado se genera la orden sincoti"aci#n$

Solicit d de coti"aci#n



K 'CPC ando la Gerencia de >rea lo re! iera el =e(e de Compras prepara elc adro comparati&o de las coti"aciones$ Seleccionando el pro&eedor más adec ado seg n: precio calidad empresa conocida tiempo en elmercado recomendaci#n % ! e tenga stocJ del prod cto$

C adro Comparati&o deCoti"aciones

, GO/ GI Ae&isa c adro Comparati&o % ordena emitir de la compra$ E4mail

+ 'CPEmite la orden de compra ser&icio con la in(ormaci#n necesaria parala compra en el sistema contable$ El Donto m nimo para la generaci#nde na orden de compra es de L de MI o c ando la Gerencia lore! iera$ .simismo colocará el l gar % (ec8a de entrega de losprod ctos/ ser&icios$

Orden de Compra

* GO / GI /'S .pr eba na Orden de Compra mediante (irma o correo Orden de compra/ e4mail

10 PAO;EE OA Aecepciona Orden de Compra E4mail

11 .SIS E) E EESOAEAI.Aecepciona Orden de compra re&isa condiciones % procede a lacancelaci#n$

C8e! e / eposito /;o c8er

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Aesponsable deCompras /Aesponsable de

>rea

Aecepciona el prod cto = nto con la g a de remisi#n %/o (act ra$ Encaso de Ser&icios se deberá emitir na con(ormidad de ser&icio$

G a de Aemisi#n /5act ra / .cta deCon(ormidad

!lmac?n de 2a eriales

13 .lmacenero

;eri(ica materiales si es con(orme registra el ingreso al almacén % sedeclara la con(ormidad de los prod ctos comprados en el 5ormato GO4SG 4SGC454002$ e no ser con(orme coordina s cambio % com nica a'CP para ! e el e&ento sea registrado en el (ormato E&al aci#n %Seg imiento a Pro&eedores$

G a de Aemisi#n /orden de Compra / )ota

de ingreso ( sica %l#gica/ Control de

Prod ctos comprados1- Pro&eedor

Procede a emitir % a entregar s (act ra para cobran"a a las o(icinas deI)GE IS. dentro de los marcos legales % condiciones de pagoacordadas$

5act ra

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Secretaria

de GerenciadeOperaciones

Ae&isa doc mentaci#n % solicita ;isto de la GO/GI % procede a deri&ar los doc mentos a Contabilidad$ Cargo

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Fecha: 01/02/2011(> RESP" !C%&V&*!* REG&S%ROS

1K

.sistente deContabilidad

Aecepciona la doc mentaci#n reali"a el registro contable en el registrode compras$ N en& a doc mentos originales a esorer a para el pago$

Aegistro de Compras /Copia SM). del

comprobante de Pago1, esorero

Aecepciona doc mentos originales para el pago correspondientedentro del pla"o acordado$

5act ra/ g a remisi#n/nota de ingreso/ orden

de compra Originales

@" REG&S%ROS

Códi9o (ombre Responsable del Con rol

GO/SG 4SGC454001 E;. M.CI ) N SEGMIDIE) O EPAO;EE OAES S bgerente de log stica/'CP

GO/SG 4SGC454002 CO) AO E PAO MC OS CODPA. OS S bgerente de log stica/'CP

GO4SG 4SGC454003 IS . E PAO;EE OAES C. I5IC. OS S bgerente de log stica/'CP

GO/SG 4SGC45400- SEGMIDIE) O . PAO;EE OA S bgerente de log stica /'CP

GO4SG 4SGC454006AE MEAIDIE) O E CODPA.S N/O

SEA;ICIOS Aesponsables de .rea

10" A&S%OR&!L *E *OC42E(%OS

(o deersión

(o de cap .lo/em

PBrra o/i9.ra/ abla/

no a2odi icaciones

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Fecha: 01/02/2011

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Fecha: 01/02/201111" !(E7OS

11"1 GO/SGL-SGC-C-001 - CR&%ER&OS *E EV!L4!C& ( *E PROVEE*ORES

Cali icación 2.< b.eno #.eno Re9.lar 2alo

%iempo de en re9adel prod.c o/ser icio

El tiempo de entrega de losproductos y/o servicios siempre sehace en los plazos establecidos.Rápida respuesta de atención.

El tiempo de entrega del productoy/o servicio generalmente se hacedentro del plazo establecido.

Se comunica que el requerimiento(producto y/o servicio) no puedeser a tendido en los plazosestablecidos reprogramándose elplazo de entrega.

o se cumple con el tiempo deentrega del producto/servicioestablecido y no se in!orma enrelación al requerimientosolicitado.

Con ormidad delprod.c o/ser icio /

C.mple conespeci icaciones

El producto y/o servicio entregadoes con!orme y supera lase"pectativas.

El producto y/o servicio entregadoes con!orme seg#n elrequerimiento e!ectuado.

Se comunica que el producto y/oservicio requerido no puede ser

entregado de acuerdo a losolicitado y se sustenta el motivo.

El producto/servicio entregadono es con!orme de acuerdo a lorequerido.

Com.nicación delpro eedor

Siempre se es tablece unacomunicación adecuada con elproveedor para realizar losrequerimientos y cotizaciones.

$sualmente se puede estableceruna buena comunicación con elproveedor en relación a losrequerimientos y a las cotizaciones.

Suele presentarse a lgunadi%cultad con el proveedor parahacer los requerimientos&cotizaciones y entregas.

Es !recuente el problema decomunicación con el proveedor.

Capacidad delpro eedor

Evidencia potencial adicional paraasumir requerimientos deproductos/servicios mayores.

Evidencia potencial para asumir losactuales requerimientos.

En ocasiones se presentadi%cul tad para asumir losrequerimientos.

$sualmente no puede asumir losrequerimientos.

EDperiencia en elmercado / car era de

clien es / alian ases ra ?9icas

'resenta mucha e"periencia en elmercado& una cartera de clientesreconocidos y presenta alianzaestrat gica con la empresa.

E"periencia en el mercado& carterade cli entes peque a peroreconocida y en algunos casospresenta alianza estrat gica con laempresa.

'oca e"periencia en el mercado&cartera de clientes no muyimportante& pero no presentaal ianza es trat gica con laempresa.

o tiene e"periencia en elmercado& no presenta cartera declientes y no mantiene alianzaestrat gica con la empresa.

Garan a *torga largos plazos de garant+a. *torga garant+a por un periodoaceptable.o otorga periodo de garant+a

pero si acepta devoluciones.o otorga periodo de garant+a ni

acepta devoluciones.

Precio de prod.c os


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Fecha: 01/02/2011

11"' GO/SGL-SGC-F-00' H CO(%ROL *E PRO*4C%OS CO2PR!*OS

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Fecha: 01/02/2011

11") GO-$CP-SGC-F-001 - EV!L4!C& ( 3 SEG4&2&E(%O *E PROVEE*ORES

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Fecha: 01/02/2011

0*/S012S0 234456ersión 473echa 4724828477

Requerimiento de Compras y/o Servicios

Nº deRequerimiento : 992::2;;Fecha de Solicitud :Fecha Max. De

ntre!a :"rea :#royecto/Contrato :Centro de Costos :

mpresa/Consorcio :Solicitado #or :

Solicita apro$aci%n 0*

0<

=S

Documentos&d'untos(o'a xcel derequerimiento

speci)caciones*+cnicas

Cuadro de Datos*+cnicos

MemoriaDescriptiva

#lanos

Formatos demantenimiento

,tros

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Fecha: 01/02/2011

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