Calle 50 No. 40-39 - Teléfono 216 17 00 – www.escolme.edu.co – Medellín - Colombia _________________________________________________________________________ GLOSARIO • Abonar. Pagar, acreditar. Asentar en el haber una partida contable. Como es de práctica generalmente aceptada, las partidas se abonan al lado derecho de los libros de cuentas. • Acaparar. Retener bienes de consumo en cantidades suficientes para controlar los precios o evitar el libre juego de oferta y demanda. • Acreedor. Personas o firmas a las cuales se debe. En contabilidad, las cuentas cuya suma es mayor en el haber o lado derecho. Los saldos acreedores reflejan participación en el negocio o pasivo. • Activo. Es el conjunto de los bienes y derechos tanto tangibles como intangibles de propiedad de una persona natural o jurídica. Por lo general son generadores de renta o fuente de beneficios. • Activo agotable (recursos no renovables). Son aquellos no susceptibles de ser reproducidos o reemplazados, lo cual implica un agotamiento en la medida que sean explotados. El agotamiento es la extinción de un recurso natural mediante la extracción, bombeo, corte, o de algún otro medio que reduzca el depósito, la existencia o el crecimiento de los recursos naturales. Ver también: bienes financieros; derecho a cobrar; provisión por depreciación. • Activo circulante (activo corriente). Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un periodo no superior a un año. Bajo esta denominación se agrupan todos los bienes de carácter permanente de propiedad de la nación, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administración nacional. • Activo de renta fija. Títulos que permiten conocer la rentabilidad de la inversión antes de la redención, ya que este monto no depende del desempeño de la entidad emisora. Por ejemplo, los bonos. • Activo de renta variable. Títulos valor que por sus características sólo permiten conocer la rentabilidad de la inversión en el momento de su A
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GLOSARIO A - Escolme Institución Universitaria · El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros: en este caso la diferencia constituye un sobrante y debe
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• Abonar. Pagar, acreditar. Asentar en el haber una partida contable.
Como es de práctica generalmente aceptada, las partidas se abonan al lado derecho de los libros de cuentas.
• Acaparar. Retener bienes de consumo en cantidades suficientes para controlar los precios o evitar el libre juego de oferta y demanda.
• Acreedor. Personas o firmas a las cuales se debe. En contabilidad, las cuentas cuya suma es mayor en el haber o lado derecho. Los saldos acreedores reflejan participación en el negocio o pasivo.
• Activo. Es el conjunto de los bienes y derechos tanto tangibles como intangibles de propiedad de una persona natural o jurídica. Por lo general son generadores de renta o fuente de beneficios.
• Activo agotable (recursos no renovables). Son aquellos no susceptibles de ser reproducidos o reemplazados, lo cual implica un agotamiento en la medida que sean explotados. El agotamiento es la extinción de un recurso natural mediante la extracción, bombeo, corte, o de algún otro medio que reduzca el depósito, la existencia o el crecimiento de los recursos naturales. Ver también: bienes financieros; derecho a cobrar; provisión por depreciación.
• Activo circulante (activo corriente). Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un periodo no superior a un año. Bajo esta denominación se agrupan todos los bienes de carácter permanente de propiedad de la nación, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administración nacional.
• Activo de renta fija. Títulos que permiten conocer la rentabilidad de la inversión antes de la redención, ya que este monto no depende del desempeño de la entidad emisora. Por ejemplo, los bonos.
• Activo de renta variable. Títulos valor que por sus características sólo permiten conocer la rentabilidad de la inversión en el momento de su
redención, ya que dependen entre otros factores, del desempeño de la entidad emisora. Por ejemplo, las acciones.
• Activo fijo. Bajo esta denominación se agrupan todos los bienes de carácter permanente de propiedad de la nación, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administración nacional. Ver también: activo fijo intangible; activo fijo tangible; amortización de activos; bienes financieros; derecho a cobrar; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales; inversiones en gestión; provisión por depreciación.
• Activo fijo intangible (activo intangible). Los activos intangibles, tales como patentes, marcas, procesos secretos, licencias y franquicias, se deben registrar al costo, del cual forman parte los gastos inherentes como honorarios, costo de cesión y demás gastos identificables con la adquisición. Los activos intangibles se deben registrar por separado e informar de los principales conceptos, como el método de amortización y el monto acumulado de la amortización. Cuando exista incertidumbre sobre la posibilidad de obtener ingresos que permitan recuperar el costo de los intangibles, esta situación debe revelarse, acelerar su amortización e indicar las causas de la misma, sustentada en disposiciones legales vigentes.
• Activo fijo tangible (propiedades, planta y equipo). Lo integran los bienes adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente para la producción o el suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos, o utilizarlos en la administración del ente público, y que no están destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un año. Términos relativos: activo fijo; amortización de activos; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales; inversiones en gestión; provisión por depreciación.
• Activo y activo propio. Comprende las pertenencias reconocibles y medibles del ente público, representadas en bienes y derechos controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales. Ver también: activo agotable; activo circulante; activo fijo; amortización de activos; provisión por depreciación.
• Activos fijos - venta. Para determinar la utilidad o pérdida en la enajenación de activos se procede así:
o Se determina el valor real: valor real = costo adquisición - depreciación acumulada. Esta información se consigue en la tarjeta de control de activo fijo.
o Se calcula la utilidad o pérdida: utilidad o pérdida = precio de venta - valor real.
o Si el precio de venta es mayor que el valor real, hay utilidad; si es menor, hay pérdida.
• Activos financieros. Cualquier título de contenido patrimonial, crediticio o representativo de mercancías.
• Activos monetarios. Son los activos que mantienen invariable o inmutable su valor con el transcurso del tiempo. Ejemplo: cuentas por cobrar, dinero en efectivo, depósitos en cuenta corriente, cuentas de ahorro, etc.
• Activos no monetarios. Son los activos que presentan un mayor valor con el transcurso del tiempo por efecto de la inflación. Ejemplo: acciones, maquinaria, terrenos, etc.
• Ajustes a la cuenta caja. Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse un valor faltante o un valor sobrante.
• Ajustes a la cuenta caja (faltante). El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: en este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual debe realizarse un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el monto del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasionó el faltante:
o Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. Ejemplo: el cajero pagó servicios de cafetería por $90,000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.
o Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: el cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores.
• Ajustes a la cuenta caja (sobrante). El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros: en este caso la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor. Para llevar el saldo de la cuenta caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante.
• Ajustes - asiento para cancelar las cuentas de ingresos. La utilidad o pérdida se determina con el saldo de la cuenta ganancias y pérdidas, así:
o Impuestos y reservas. Una vez determinada la utilidad del periodo, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislación y con los estatutos de la empresa. Si hay pérdida no se liquidan impuestos ni reservas, ya que éstos se calculan sobre la utilidad líquida anual.
o Cancelación de ganancias y pérdidas después de calcular los impuestos y las reservas deducidos de la utilidad neta. Se obtienen las utilidades por distribuir, finalmente se cancela el saldo de la cuenta ganancias y pérdidas acreditando la cuenta utilidad del ejercicio, cuando haya utilidad; o debitando la cuenta pérdida del ejercicio, cuando haya pérdida.
o Utilidad neta - impuestos - reservas = utilidad del ejercicio. • Ajustes - clases. Se consideran dos clases de ajustes:
o Ajustes ordinarios o Ajustes integrales por inflación.
• Ajustes - comprobante. Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboración son los mismos del comprobante de diario. Por contener únicamente asientos de ajuste se le denomina comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes ordinarios o como ajustes por inflación.
• Ajustes - comprobante de cierre. Los saldos de las cuentas nominales sirven para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. Una vez realizado este proceso, las cuentas nominales deben cancelarse para que al siguiente ejercicio pasen únicamente las cuentas reales o de balance. Los registros de diario efectuados al finalizar un periodo, para cancelar las cuentas nominales, se denominan asientos de cierre. Para ello se toman los datos de la columna resultado de la hoja de trabajo o los saldos del libro mayor correspondientes a este grupo de cuentas y se procede así:
o Se acredita cada una de las cuentas de gastos y costos y se utiliza como contrapartida la cuenta de resultado.
o Se debita cada una de las cuentas de ingresos y se utiliza como contrapartida la cuenta ganancias y pérdidas.
o En el sistema de inventario periódico debe cancelarse la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa (inventario inicial) e incorporar el inventario final; para ello se acredita el valor del inventario inicial y se debita el valor del inventario final; como contrapartida se utiliza, en ambos casos, la cuenta ganancias y pérdidas.
o Una vez efectuados los asientos de cierre, la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo débito si los egresos han sido mayores que los ingresos, esto es cuando hay pérdida; en caso contrario hay ganancia y la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo crédito. El saldo de esta cuenta debe ser igual al valor de la utilidad o pérdida registrada en la columna ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.
• Ajustes - comprobante de cierre - elaboración. Este documento contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar los impuestos y las reservas y para distribuir utilidades del periodo.
• Ajustes - comprobante de cierre - traslado a libros. En igual forma que el comprobante de ajustes, este comprobante se traslada a los libros diario, mayor y auxiliares, así:
o A los libros auxiliares se trasladan los valores de la columna parciales
o Al libro diario, el total de los débitos y créditos de cada cuenta o Al libro mayor como un movimiento.
• Ajustes ordinarios. Son los asientos que se realizan con frecuencia en una empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afecta las siguientes cuentas:
o Caja o Bancos o Provisiones y deudas de difícil cobro inventario de mercancías o Depreciación acumulada o Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos o Ingresos recibidos por anticipado o Ingresos por cobrar o Costos y gastos por pagar o Provisiones para obligaciones laborales o
• Amortizaciones. La reducción del valor en libros de una partida de activo fijo, como depreciación, agotamiento o la extinción gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada, acreditándola directamente o utilizando una cuenta de valuación, tales como mejoras en propiedad ajena, estudios y proyectos, patentes, concesiones, programas de computación, etc. Ver también: activo fijo; activo fijo intangible; activo fijo tangible; activo y activo propio.
• Análisis financiero. Consiste en recopilar los estados financieros estáticos (como el balance general) y dinámicos (como el estado de ganancias y pérdidas) para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los
diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa. El análisis financiero permite determinar la conveniencia de invertir o conceder créditos al negocio; así mismo, determinar la eficiencia de la administración de una empresa. La interpretación de los datos obtenidos, mediante el análisis financiero, permite a la gerencia medir el progreso al comparar los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados; además informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad, y su fortaleza o debilidad financiera; esto facilita el análisis de la situación económica de la empresa para la toma de decisiones.
• Análisis financiero - método de análisis horizontal. Es un procedimiento que consiste en comparar estados financieros homogéneos en dos o más periodos consecutivos para determinar los aumentos y las disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este análisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante él se informan los cambios en las actividades y los resultados. Se toman dos estados financieros de la misma empresa, de dos periodos consecutivos, balance general o estado de ganancias y pérdidas, preparados en la misma forma. Bajo la razón social, el análisis horizontal se presenta en las siguientes columnas:
o Nombres de las cuentas correspondientes al estado financiero que se analiza, ordenados según el catálogo de cuentas de la empresa, sin incluir las cuentas de valorización, cuando se trate de balance.
o Frente a cada nombre, en dos columnas, se registran los valores de cada cuenta en las dos fechas que se van a comparar.
o Una columna para aumentos o disminuciones, que indica la diferencia entre las cifras registradas en los dos periodos.
o Una columna adicional para registrar los aumentos y las disminuciones en porcentajes.
o Una columna para registrar las variaciones en términos de razones, para lo cual se toman los datos absolutos de los estados financieros comparados y se dividen los valores del año más reciente entre los valores del año anterior.
o Al observar los datos obtenidos se deduce que cuando la razón es inferior a 1, hubo disminución; cuando es superior, hubo aumento. Han sido positivos o desfavorables; así mismo, permite definir cuáles merecen mayor atención por ser cambios significativos en la marcha del negocio. A diferencia del análisis vertical que es estático, porque analiza y compara datos de un solo periodo, este procedimiento es dinámico, porque relaciona los cambios financieros presentados en aumentos y disminuciones, de un periodo a otro. Este procedimiento tiene la ventaja de mostrar las variaciones en cifras absolutas, en porcentajes o en razones, lo cual permite observar ampliamente los
cambios presentados para su estudio, interpretación y toma de decisiones.
• Análisis financiero - método de análisis vertical. Se emplea para analizar estados financieros como el balance general y el estado de resultados o de ganancias y pérdidas o estado de ingresos y egresos, al comparar cifras en forma vertical. Para efectuar el análisis vertical hay dos procedimientos:
o Procedimiento de porcentajes integrales o Razones financieras
• Anticresis. Contrato por el que se otorga un inmueble en usufructo hasta la cancelación de una deuda.
• Arrendamiento financiero o Leasing. Es un contrato de arrendamiento financiero a través del cual una sociedad arrendadora adquiere, por orden de un arrendatario un bien o serie de bienes y se los entrega a título de arrendamiento, con la contraprestación de una remuneración llamada "canon de arrendamiento", otorgándole al vencimiento del contrato la posibilidad de ejercer la opción de adquisición. Entiéndase por operación de arrendamiento financiero la entrega a titulo de arrendamiento de bienes adquiridos para el efecto, financiando su uso y goce a cambio del pago de cánones que recibirá durante un plazo determinado, pactándose para el arrendatario la facultad de ejercer al final del periodo una opción de adquisición. En consecuencia, el bien deberá ser de propiedad de la compañía arrendadora, derecho de dominio que conservará hasta tanto el arrendatario ejerza la opción de compra. Así mismo, debe entenderse que el costo del activo dado en arrendamiento se amortizará durante el término de duración del contrato, generando la respectiva utilidad (Art. 2º Decreto 913 de 1993).
• Arrendamiento operativo. Es un contrato de arrendamiento financiero sin opción de adquisición, en el cual el propietario del activo cede el derecho de uso y goce al arrendatario, a cambio de un pago de cánones de arrendamiento en un tiempo determinado.
• Arrendatario. Es la persona natural o jurídica que toma en arriendo los activos y que contribuyen al proceso de producción o desarrollo de su negocio.
• Asientos contables. Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.
• Asientos - tipos. Existen dos tipos de asientos: o Asiento simple: Cuando solamente se afectan dos cuentas
o Asiento compuesto: Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora.
• Auditoría. Es el examen objetivo y sistemático de las operaciones financieras y administrativas de una entidad, practicado con posterioridad a la ejecución y para su evaluación. / Revisión, análisis y examen periódico que se efectúa a los libros de contabilidad sistemas y mecanismos administrativos así como los métodos de control interno de una entidad administrativa, con el objeto de determinar opiniones con respecto a su funcionamiento.
• Auditoría de resultado de programas. Examen para verificar si las actividades de las dependencias y entidades del sector público se realizaron con oportunidad para el logro de los objetivos y metas programadas en relación con el avance del ejercicio presupuestario.
• Auditoría financiera. Examen y comprobación de las operaciones, los registros, los informes y los estados financieros de una entidad, correspondientes a determinado periodo, la determinación de las disposiciones legales, políticas y otras normas aplicables, y la revisión y evaluación del control interno establecido. /Revisión, análisis y examen de las transacciones, operaciones y requisitos financieros de una entidad con objeto de determinar si la información financiera que se produce es confiable, oportuna y útil.
• Auditoría integral. Revisión global de las actividades financieras, contables y administrativas que realizan las dependencias y entidades de la administración pública federal, que incluye Auditoría financiera, operacional, de resultados de programas y de legalidad. Ver también: control; control contable; control externo; control de gestión; control interno; control posterior; control presupuestario; control de regularidad.
• Auditoría operacional. Revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y los procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a eliminar las deficiencias por medio de la recomendación de medidas correctivas.
• Auditoría presupuestaria. Proceso de examen y revisión en detalle de las actividades de gobierno para verificar la eficiencia, honestidad y legalidad con que se emplean los recursos del Estado.
• Balance de comprobación o balance de prueba. A esta sección se
trasladan los saldos de las cuentas del libro mayor, antes de llevarse
a cabo los ajustes del periodo contable. Los valores se registran a renglón
seguido, al debe o al haber de acuerdo con el saldo que tenga cada cuenta;
o Otros pasivos: anticipos y avances recibidos y diversos.
o El patrimonio: se clasifica así:
� Capital social
� Superávit de capital
� Reservas
� Revalorización del patrimonio
� Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas
o partes de interés social.
� Resultados de ejercicios anteriores
� Superávit por valorizaciones
• Balance general - formas de presentación. El balance general puede
presentarse en dos formas:
o En forma horizontal o de cuenta: se presentan al lado izquierdo las cuentas de activo (por tener saldo débito), al lado derecho las cuentas de pasivo y patrimonio (por tener saldo crédito). Este modelo de presentación se basa en el esquema de la ecuación patrimonial.
o En forma vertical o de reporte: se caracteriza porque en la parte superior se presentan las cuentas de activo, enseguida las de pasivo y, por último, en la misma columna, las cuentas de patrimonio.
• Balance general - partes. Las siguientes son las partes del balance general:
o Encabezamiento: formado con el nombre o la razón social de la empresa, el nombre del documento y la fecha de elaboración.
o Cuerpo o contenido: el balance general, lo mismo que el inventario, debe reflejar en su contenido la ecuación patrimonial; por ello, en el cuerpo de un balance se incluyen únicamente las cuentas reales y se presentan clasificadas bajo tres títulos, así: en primer lugar, el
nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de activo; en segundo lugar, nombre y valor detallado de las cuentas de pasivo; por último, las cuentas de patrimonio. Las cuentas se presentan con su valor bruto y su valor neto. En los valores totales debe comprobarse la ecuación patrimonial.
o Firmas: debe llevar las firmas de los responsables de su elaboración, revisión y aprobación: el contador, el revisor y el gerente. En el caso de las sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera, el contador y el revisor deben ser contadores públicos con matrícula profesional vigente.
o Notas a los estados financieros: como parte integral de los estados financieros deben presentarse las notas que amplían la información sobre las políticas y el sistema contable, además del manejo y detalle de cuentas principales y auxiliares reportadas.
• Bienes excluidos o que no causan IVA: Son aquellos que por expresa disposición de la ley no causan el impuesto, de forma que quien comercializa con ellos no se convierte en responsable de impuesto a las ventas, ni tiene obligación alguna con el gravamen.
• Bienes exentos de IVA: Tienen un tratamiento especial y se encuentran gravados con la tarifa de 0 (cero); es decir, están exonerados del impuesto; los productores de estos bienes adquieren la calidad de responsables con derecho a devolución de este impuesto.
• Bienes financieros (inversiones de renta fija). Representa el monto de la inversión, en moneda legal o extranjera, en títulos valores o documentos financieros, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado por las condiciones contractuales.
• Bienes financieros (inversiones de renta variable). Representa el valor invertido, en moneda nacional o extranjera, en títulos cuya rentabilidad está determinada en función de la participación de las utilidades del ente emisor o patrimonio autónomo.
• Bienes gravados con IVA: Son aquellos a los que se les aplica la tarifa correspondiente, de acuerdo con la clasificación asignada.
• Catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas contiene la relación
ordenada de las clases, los grupos, las cuentas y las subcuentas de C
• Catálogo de cuentas - cuentas reales o de balance. Estas cuentas
representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman
parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden
ser de activo, pasivo o patrimonio.
• Catálogo de cuentas - estructura. El plan está estructurado sobre la base
de los siguientes niveles:
• Clase: el primer dígito • Grupo: los dos primeros dígitos • Cuenta: los cuatro primeros dígitos • Subcuenta: los seis primeros dígitos • Auxiliares: con siete o más dígitos
Las clases que identifican el primer dígito son:
� Clase 1 activo � Clase 2 pasivo � Clase 3 patrimonio � Clase 4 ingresos � Clase 5 gastos � Clase 6 costo de ventas � Clase 7 costos de producción o de operación � Clase 8 cuentas de orden deudoras � Clase 9 cuentas de orden acreedoras
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
• Catálogo de cuentas - gastos. Una empresa debe efectuar pagos por
servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto
constituye un gasto o una pérdida, porque esos valores no son
recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios
• Conciliación bancaria - ajustes a la cuenta bancos. Para hacer este
ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del
libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.
• Conciliación bancaria - diferencias. Al conciliar cada cuenta bancaria se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias más frecuentes son:
• Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la
entidad bancaria, como por ejemplo, cheques pendientes de cobro.
En estos casos la empresa no realiza ajustes porque cada una de
estas operaciones ya fue registrada en la fecha en que se efectuó.
• Valores registrados por la entidad bancaria y no por la empresa: en este caso la empresa debe realizar ajustes, así:
• Por notas débito: el banco envía notas débito por concepto de
cheques devueltos, costos de chequeras y gastos de
administración, entre otros. Estos valores disminuyen el saldo
de la cuenta bancos; por tanto se acredita, y se debita la
cuenta que corresponda según el caso.
• Por notas crédito: el banco envía notas crédito por concepto
de préstamos abonados en cuenta corriente, o por
consignaciones de clientes, entre otros. Estos valores
aumentan el saldo de bancos, por lo cual se debita; se
acredita la cuenta que corresponda, según el caso.
• Errores en libros al registrar el valor de una consignación: por este concepto se presentan dos casos:
• Cuando el valor registrado es menor que el valor de la
consignación, se debita bancos por el menor valor registrado.
• Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la
consignación, se acredita en bancos por el mayor valor
• Conciliación bancaria - modelos. Después de verificar el movimiento de cada cuenta corriente con el extracto bancario, se procede a elaborar conciliación, de acuerdo con los siguientes modelos:
• Modelo 1: parte del saldo en libros, para llegar al valor del extracto
bancario.
• Modelo 2: parte del saldo del extracto bancario, para llegar al saldo
según libros.
• Contabilidad bancaria. Registra las operaciones de los bancos o las
corporaciones de ahorro y crédito, como depósitos en cuenta corriente y en
cuenta de ahorros, liquidación de intereses, giros, remesas, comisiones,
créditos y otros servicios bancarios.
• Contabilidad - campo de acción. El campo de acción de la contabilidad es
tan amplio, como las actividades del quehacer humano. La contabilidad,
según el tipo de empresa en la que se aplique, puede ser oficial, de
servicios, comercial y de manufacturas (o costos).
• Contabilidad comercial. Registra y controla las actividades que giran
alrededor de la compraventa de mercancías en las empresas comerciales.
• Contabilidad de servicios. Registra las actividades económicas
desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestación de servicios. Las
conocidas como contabilidad bancaria, hotelera, de seguros, se aplican o
comprenden el grupo de servicios.
• Contabilidad de costos. Registra las operaciones económicas que
determinan el costo de los productos semielaborados y terminados en las
empresas industriales.
• Contabilidad - definición. La contabilidad surge como respuesta a la
necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona
suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y
labor determinada, por tiempo indefinido, o para ejecutar un trabajo
ocasional, accidental o transitorio
• Contrato de trabajo - elementos. Para que haya contrato de trabajo se requiere tres elementos esenciales:
• Actividad personal del trabajador
• Subordinación del trabajador hacia el empleador
• Salario como retribución del servicio
• Contrato de trabajo - indemnización. Cuando sin justa causa el empleador da por terminado el contrato de trabajo a término indefinido, está obligado a pagar una indemnización de acuerdo con el tiempo laborado, así:
• Menos de un año: 45 días de salario.
• Más de un año y menos de 5: 45 días por el primer año y 15 días
adicionales para cada año subsiguiente y proporcionalmente por
fracción.
• En los contratos a término fijo, el valor de la indemnización a cargo
del empleador será equivalente al valor de los salarios
correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo
estipulado del contrato; o el del lapso determinado por la duración de
la obra contratada, en este caso la indemnización no será inferior a
15 días. Si es el trabajador quien da por terminado
intempestivamente el contrato, deberá pagar al empleador una
indemnización equivalente a 30 días de salario. El empleador podrá
descontar el monto de esta indemnización de lo que adeude al
trabajador por prestaciones sociales. En caso de efectuar el
descuento, depositará ante el juez el valor correspondiente mientras
ejercido en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de la
República, las contralorías departamentales y municipales, los auditores,
las auditorias y las revisorías fiscales de las empresas públicas
municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que se
establecen en la presente ley.
• Control interno. Es el análisis de los sistemas de control de las entidades
sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el
nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en
el cumplimiento de sus objetivos. Ver también: auditoría; control.
• Control posterior. Se entiende por control posterior la vigilancia de las
actividades, las operaciones y los procesos ejecutados por los sujetos de
control y de los resultados obtenidos por los mismos. Ver también: control.
• Depreciación de activos con vida útil diferente. Cuando una empresa compra computadores, maquinaria y equipo de tecnología, puede fijarles un tiempo de vida útil menor que el establecido por la
legislación considerando únicamente la naturaleza del activo, su capacidad de producción o su obsolescencia inminente. Para depreciar un bien en un tiempo inferior al de su vida útil ocasionado por mayor desgaste del equipo por estar sometido a una jornada de trabajo superior a la normal, por la acción de factores naturales o por la obsolescencia, se requiere autorización de la entidad correspondiente.
• Depreciación - método de línea recta. En este método la depreciación se
liquida por un valor constante para los años de vida de los activos; por
tanto, su representación gráfica produce una línea recta. La fórmula
utilizada para calcular el valor de la depreciación es:
o Depreciación anual = costo del activo / vida útil probable
o Depreciación mensual = costo del activo x No de meses / vida útil
probable x 12
o Depreciación diaria = costo del activo x No. días / (vida útil probable
• Empresas de economía mixta: Son las que reciben aportes de los
particulares y del Estado. Ejemplo: universidad semioficial.
• Empresas de servicios. Son las que buscan prestar un servicio para
satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea en salud, educación,
transporte, recreación, servicios públicos, seguros y otros servicios.
Ejemplos: empresas de aviación, centros de salud, universidades,
compañías de seguros, corporaciones recreativas.
• Empresas individuales. Se denominan también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, su actividad se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares. Por ejemplo, Almacén Don Pedro, de propiedad exclusiva de Pedro Ruiz.
• Empresas industriales. Son las que se dedican a transformar la materia
prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos: fábricas de
telas, de camisas, de muebles, de calzado.
• Empresas mineras. Son las que tienen como objetivo principal la
explotación de los recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas de petróleos,
auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales.
• Empresas oficiales o públicas: Son las que reciben aportes del Estado
para su funcionamiento. Ejemplos: hospitales departamentales, colegios
nacionales.
• Empresas privadas: Son las personas que necesitan aportes de personas
particulares para su constitución y funcionamiento. Ejemplos: centros
educativos privados, supermercados de propiedad de una familia.
• Empresas - según el número de propietarios. Según el número de
propietarios, las empresas se clasifican en individuales y unipersonales.
• Empresas - según la procedencia del capital. Según la procedencia del
capital, las empresas se clasifican en: privadas, oficiales o públicas y de
� Capital: El valor del capital social, esto es, los aportes de la
cuantía de acuerdo con el tipo de empresa.
� Superávit: se utiliza en las sociedades y está formado por
siete subgrupos: superávit de capital; reservas; revalorización
del patrimonio; dividendos o participaciones decretados en
acciones, cuotas o aportes de interés social; resultados del
ejercicio; resultados de ejercicios anteriores y superávit por
valorizaciones.
o Firmas: Como los demás estados financieros, lleva las firmas del contador, quien lo elabora; del revisor fiscal, quien lo revisa, y del gerente, quien lo aprueba.
• Estado de cambios en la situación financiera. Como complemento de los
estados financieros comparativos, y con el fin de mostrar los cambios y las
causas de esos cambios, el movimiento y la aplicación de los recursos
provenientes de las operaciones y de otras fuentes se presenta un estado
de cambios en la situación financiera.
• Estado de cambios en la situación financiera - partes. El estado de
cambios en la situación financiera consta de las siguientes partes:
o Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del estado financiero y la fecha.
o Cuerpo o contenido: incluye dos partes:
� Origen de recursos: está formado por las variaciones del balance comparativo que constituyen:
� Disminución del activo no corriente � Aumento del pasivo no corriente � Aumento del patrimonio � Utilidades generadas durante el periodo
� Aplicación de recursos: está formado por las variaciones del
balance comparativo que constituyen:
� Aumento del activo corriente � Disminución del pasivo corriente
intereses y los rendimientos sobre inversiones. Se consideran
salidas de efectivo los pagos de las mercancías y servicios, las
materias primas y los insumos, los pagos a proveedores, los pagos a
otros acreedores por conceptos relacionados con la actividad de
operación, los pagos de nómina y prestaciones sociales, y los pagos
por intereses e impuestos.
o Actividades de inversión: Incluyen los cambios de los activos
diferentes a aquellos considerados como inventarios. Se consideran
como entradas de efectivo los recaudos por venta de activos no
operacionales, y los recaudos por préstamos. Se consideran salidas
de efectivo los pagos por adquisición de activos no operacionales y
los préstamos concedidos a corto y largo plazo.
o Actividades de financiación: Incluyen los cambios en el pasivo y en el patrimonio relacionados con la obtención de recursos de los propietarios y el reembolso o pago de los rendimientos derivados de su inversión. Se consideran entradas de efectivo los incrementos de aportes de los propietarios, los préstamos recibidos a corto y mediano plazo. Las salidas de efectivo se relacionan con el reembolso en efectivo de aportes, y los pagos de préstamos de dividendos o su equivalente.
• Estado de flujo de efectivo - métodos. Existen dos métodos para
presentar los flujos de efectivo:
o Método directo o Método indirecto
• Estado de resultado - clasificación. Los estados financieros se clasifican en:
o Balance general o Estado de resultados (o de ganancias y pérdidas) o Estado de cambios en el patrimonio (o estado de superávit) o Estado de cambios en la situación financiera o Estado de flujos de efectivo
aplicadas en funcionamiento, administración, operación y financiación, en
desarrollo de la actividad financiera, económica y social del ente público, que
además son susceptibles de disminuir el patrimonio público. Ver también: estados
financieros; cuenta del resultado económico - patrimonial; principios contables;
devengo; reconocimiento de un gasto.
• Gastos con financiación afectada. Véase ingresos predestinados; presupuesto; principios presupuestarios; no afectación; principios contables; desafectación.
• Gastos presupuestarios.. Ver también: gastos presupuestarios; gasto corriente; gastos presupuestarios; gasto de capital; gastos presupuestarios; gasto de inversión; presupuesto de gastos; presupuesto; principios presupuestarios.
• Gastos presupuestarios - gasto de inversión. Véase: principios contables; sustancia antes que forma; principios contables; requisitos de la información.
• Hoja de trabajo - ajustes. La hoja de trabajo, llamada por algunos
autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en
contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los
asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre
y el balance general. La hoja de trabajo es un documento importante pero
no indispensable ni obligatorio; es un paso adicional dentro del ciclo
contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, esta hoja
puede escribirse a lápiz. El formato consta de las siguientes partes:
o Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del
� Balance general con débitos y créditos. A esta sección se
trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron
ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se
requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de
trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo
que en la columna anterior. Debe comprobarse la igualdad
entre el total de débitos y el de créditos.
• Información en términos monetarios. Véase: principios contables; unidad monetaria.
• Informe financiero. Es el documento que prepara el contador o revisor fiscal de la empresa, al finalizar un periodo, tomando como base los estados financieros, para informar a los propietarios del negocio sobre el resultado de las operaciones registradas en los libros y demás documentos de contabilidad. El informe es de gran importancia no sólo para los administradores y propietarios de la empresa, sino para sus proveedores y clientes, porque muestra la solvencia para realizar la gestión comercial.
• Informe financiero - características. El informe financiero debe ser:
o Fidedigno: los datos consignados en el informe deben corresponder exactamente a los valores registrados en los libros y documentos de contabilidad, con sujeción a las normas establecidas tanto en el Código de Comercio como en los reglamentos internos de la empresa.
o Claro y sencillo: el informe debe redactarse de manera que pueda ser entendido por todos sus lectores y no sólo por quienes manejan profesionalmente las técnicas contables.
o Funcional: es decir que los estados financieros, el análisis y los comentarios reflejen de manera práctica, cómo se ha desarrollado la gestión económica y sus resultados a través de uno o más periodos. Así mismo que definan el nivel de progreso, los aciertos y las dificultades para obtener los ingresos, cubrir los costos y los gastos,
y determinen si la rentabilidad corresponde a la inversión y las aspiraciones de los dueños.
• Informe financiero - contenido. El informe financiero debe contener los siguientes aspectos:
o Balance general del último periodo.
o Estado de ganancias y pérdidas.
o Estado de ganancias (déficit) acumulado o estado de superávit.
o Análisis vertical de los estados financieros.
o Análisis horizontal de los estados financieros.
o Estado de cambios en la situación financiera.
o Estado de flujos de efectivo.
o Gráficas que permitan observar claramente el contenido y análisis de los estados financieros.
o Dictamen del revisor fiscal con comentarios, sugerencias y conclusiones sobre la situación económica.
o Proyecto de distribución de utilidades respecto al pago de utilidades y a la revalorización del patrimonio.
o Informe de la gestión administrativa por parte del representante legal sobre las acciones desarrolladas.
o Recomendaciones para el futuro.
• Ingresos. Es la expresión monetaria de los valores recibidos, causados o producidos por concepto de ingresos fiscales, venta de bienes y servicios, transferencias y otros, en desarrollo de la actividad financiera, económica y social del ente público, que además son susceptibles de incrementar el patrimonio público. Ver también: estados financieros; cuenta del resultado económico - patrimonial; ingresos presupuestario.
• Intangibles. Comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por el ente público, para de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones, y que son susceptibles de ser valuados.
• Integración patrimonial y presupuestaria. Véase: momento del devengado; contabilidad pública - concepto; contabilidad pública - fines; presupuesto de gastos - etapas de ejecución.
• Interés (intereses). Erogación o ingreso originado como costo de utilización del dinero y que se cancela o recibe en periodos sucesivos convenidos.
• Inventario de mercancías. El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. En el inventario se incluyen las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacén, las bodegas, en tránsito (cuando se han comprado fuera del país), o entregadas en consignación. Así mismo, se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignación o están vendidas y aún no se han remitido a sus clientes. En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancías, esta cuenta es el centro generador de utilidades; por tanto, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente.
• Inventario - fórmula del método retail. La siguiente es la fórmula que se aplica para la valoración de mercancías por el método al por menor o menudeo:
o Factor de costo = mercancía disponible para la venta al costo (inventario inicial + compras) / mercancía disponible para la venta a precio al detal.
o Inventario final = cantidad existente x precio de venta al detal x factor
• Inventarios - ajuste de cuentas. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
• Inventarios - fijación de costo de mercancías. Al adquirir mercancías, las empresas deben liquidar las facturas de compra y determinar el método para fijar el costo de sus inventarios. Las facturas de compra de mercancías se liquidan aplicando un factor de costo, el cual se obtiene al tomar el valor total de la factura antes del IVA y dividiéndolo por el valor de la mercancía a
precio de lista. El factor se aplica a cada artículo comprado, para determinar su costo real de adquisición. El valor del costo total de cada artículo comprado después de aplicarle el factor de costo, se traslada a la columna de entradas de cada tarjeta de kárdex.
• Inventarios - método del promedio ponderado. Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final, cuando dichas unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el valor de costo de la mercancía por este método, se efectúa la siguiente operación: valor total de la mercancía del inventario inicial más las compras del periodo, dividido por la cantidad total de unidades del inventario inicial más las compras del mismo periodo.
• Inventarios - método PEPS o FIFO. PEPS, aplicado a la mercancía, significa Primera en Entrar, Primera en Salir; o en inglés FIFO, First - In, First Out. Este método se basa en la hipótesis de que la primera mercancía que se compra es la primera que se vende. Con los datos del ejemplo, anterior, el valor del inventario final se determina así: las ventas del periodo (35 unidades) salieron en orden de entrada, o sea, 10 unidades del inventario inicial y 25 compradas en el periodo. Para el inventario final quedaron 5 unidades de la última compra. Valor del inventario final: 5 unidades a $15,000 = $75,000. El inventario final queda así valorado al costo de la última mercancía comprada.
• Inventarios - método UEPS o LIFO. UEPS significa Última en Entrar, Primera en Salir; o en inglés LIFO, Last - In, First - Out, este método tiene como fundamento el supuesto de que los últimos artículos adquiridos son los primeros que se venden. Con los datos del primer ejemplo, el valor del inventario final se determina así: las ventas del periodo (35 unidades) salieron de las existencias, empezando por las últimas que entraron, o sea, 30 unidades de la última compra y 5 unidades del inventario inicial. Para el inventario final quedan 5 unidades al costo más antiguo. Valor del inventario: 5 unidades a $10,000 = $50,000. El inventario queda así valorado al costo de la primera mercancía en existencia.
• Inventarios - métodos para fijación de costos - comparación. La valoración más alta se obtiene con el PEPS, la valoración más baja con el UEPS y una valoración intermedia con el promedio ponderado.
• Inventarios - métodos para fijar el costo de las mercancías. Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías son los siguientes:
• Inventarios - métodos para la valoración de inventarios. Las empresas deben valorar sus mercancías para determinar el valor de sus inventarios, el costo y la utilidad en ventas en cada periodo contable. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:
o Valoración por identificación específica
o Valorización por el método retail
o Valoración al precio de costo
• Inversiones destinadas al uso general (bienes de beneficio y uso público). Comprende los bienes destinados para el uso y goce de todos los habitantes del territorio nacional, que son de dominio y administración del ente público, tales como carreteras, calles, plazas, caminos, puentes y demás obras públicas de servicio y utilización general. Ver también: activo fijo; activo fijo tangible; inversiones en bienes comunales; inversión en gestión.
• Inversiones en bienes comunales. Ver también: activo fijo; activo fijo tangible; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales.
• IVA - agentes retenedores. Son agentes retenedores los responsables del régimen común, quienes tienen las siguientes obligaciones:
o Discriminar en las facturas el impuesto sobre las ventas
o Efectuar la retención
o Consignar mensualmente los dineros recaudados
o Expedir certificados bimestrales a los retenidos
o Contabilización de la retención en el impuesto sobre las ventas
• IVA - aplicación de la retención. Según el régimen tributario se aplica así:
o El gran contribuyente retiene a los responsables del régimen común que no sean grandes contribuyentes y a los responsables del régimen simplificado.
o El responsable del régimen común que no sea gran contribuyente retiene a los responsables del régimen simplificado.
• IVA - contabilización. Es el impuesto que deben cobrar los responsables del impuesto a las ventas, discriminado en la factura de venta; es el IVA generado y su valor acredita la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar.
• IVA - deducción del impuesto a las ventas retenido. El saldo de la cuenta anticipo de impuestos por impuestos a las ventas retenido, se deduce al final de cada bimestre fiscal del valor del impuesto sobre las ventas por pagar a cargo del contribuyente, acreditando la cuenta anticipo de impuestos (IVA retenido) y debitando la cuenta IVA por pagar.
• IVA descontable. Cuando el responsable del impuesto a las ventas adquiera activos fijos gravados (propiedades, planta y equipos) no puede descontar el impuesto; el IVA constituye un mayor valor del bien adquirido. Cuando se trate de bienes de capital, equipo de computación y para las empresas transportadoras, el equipo de transporte, las personas jurídicas y sus asimiladas tendrán derecho a descontar del impuesto de renta a su cargo el impuesto a las ventas pagado. En estos casos se registra como un anticipo de impuestos y contribuciones.
• IVA en descuentos por pronto pago. Los descuentos y las rebajas que la empresa reciba en las compras o que conceda en las ventas no afectan el IVA por pagar; es decir que el impuesto a las ventas no se aumenta ni se disminuye por estos conceptos.
• IVA en devoluciones en compras. Al devolver mercancía comprada al contado o a crédito, se afecta el impuesto a las ventas en la misma proporción que se registró en la compra. Al comprar mercancías se debita la cuenta impuesto a las ventas por pagar, y al devolver mercancías se acredita.
• IVA en devoluciones en ventas. Cuando los clientes devuelven mercancía que fue vendida al contado o crédito, se afecta el impuesto a las ventas en la misma tasa que se registró la venta. Al vender mercancía se acredita la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar, y al recibir la devolución se debita.
• IVA - impuesto sobre las ventas por pagar. En la mayoría de los casos, el impuesto que debe cobrarse es el 15% (o el que esté vigente en la fecha de facturación), sobre el precio de venta de los artículos que se vendan. En ese precio deben incluirse aquellos gastos necesarios para realizar la venta, como son fletes y acarreos, gastos financieros y otros liquidados en la misma factura. Existen algunos casos en los cuales el impuesto equivale al 20, 35, 45 y 65% del precio de venta del bien y lo deben cobrar solamente los importadores de artículos gravados con esta tarifa, según el listado que publica la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Algunos artículos sobre los cuales no deben cobrarse impuestos son los siguientes: alimentos, libros, medicamentos y otros bienes excluidos expresamente por la ley.
• IVA por pagar - determinación y pago. Al finalizar el periodo la empresa determina el saldo por pagar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este valor se obtiene mediante la diferencia entre el IVA generado y el IVA descontable.
• IVA - régimen para registrar y declarar ventas. Actualmente existen dos regímenes:
o 1. Régimen simplificado
o 2. Régimen común
• IVA - régimen simplificado. Consiste en un tratamiento especial que se ha diseñado para los comerciantes minoristas o detallistas, cuyas ventas estén gravadas a la tarifa general del impuesto sobre las ventas.
• Libro de actas y registro de socios. La sociedad llevará un libro
debidamente registrado en el que se anotarán por orden cronológico
las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Éstas
serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de
la asamblea o junta de socios. Así mismo, las sociedades por acciones
tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones. En él
también se anotarán los títulos expedidos, con indicación de su número y
fecha de inscripción, la enajenación o el traspaso de las acciones, los
embargos y las demandas judiciales que se relacionen con ellas, las
o Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de
los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de
contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no
se consideran espacios en blanco los renglones no utilizados,
siempre y cuando al terminar los listados sus totales de control
permitan establecer que se ha cumplido con el sistema de partida
doble.
o Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos;
cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha
en que se advirtiere.
o Borrar o tachar todo, o una parte, de los asientos.
o Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o mutilar los libros.
• Liquidez. Es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas oportunamente. De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los estados financieros. Existen varios métodos para determinar la liquidez de una empresa.
• Métodos de análisis financiero. Los métodos de análisis se
consideran como los procedimientos utilizados para simplificar,
separar o reducir los datos descriptivos y numéricos que integran los
estados financieros, con el objeto de medir las relaciones en un solo
periodo y los cambios presentados en varios ejercicios contables.
• Momento del devengado (causación). El registro de los ingresos y gastos
del presupuesto requiere contar previamente con los actos administrativos
de reconocimiento del derecho o de la obligación, derivados del hecho
económico, sin perjuicio de observar el principio de cumplimiento de las
disposiciones vigentes. Ver también: contabilidad pública - concepto;
contabilidad pública -.fines; presupuesto de gastos.
• Nómina - retención en la fuente. Es el valor que el empleador debe
descontar mensualmente a los trabajadores por concepto del impuesto
causado para consignar mensualmente ala Din.
• Nómina - salario básico. Es la remuneración ordinaria pactada en el
contrato laboral, la cual sirve de base para la liquidación del trabajo
nocturno, trabajo en dominicales y festivos y trabajo extra en días
ordinarios, dominicales y en festivos. La jornada de trabajo es la que
convengan las partes, y cuya duración máxima legal es de 8 horas al día y
48 a la semana, salvo algunas excepciones.
• Nómina - salario mínimo legal. Es el que todo trabajador tiene derecho a
percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en
el orden material, moral y cultural.
• Nómina - sistema de pensiones. Posee las siguientes características:
o La afiliación es obligatoria para todo trabajador
o La afiliación implica pagar los aportes establecidos por ley
o Los afiliados podrán escoger el régimen de pensiones que prefieran
• Nómina - trabajo diurno y trabajo nocturno. El trabajo diurno está comprendido entre las 6 a.m. y las 10 p.m. El trabajo nocturno está comprendido entre las 10 p.m. y las 6 a.m. El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno, se remunera con un recargo del 35% sobre el valor del trabajo diurno, por las horas trabajadas.
• Nómina - vacaciones. Cuando se cumple un año de labores, el trabajador tiene derecho a disfrutar de 15 días hábiles de vacaciones liquidadas sobre el último salario devengado.
• Nómina - valor devengado. Está constituido por las sumas que el
empleador paga al trabajador, teniendo en cuenta la legislación, y está
formado por los distintos conceptos que constituyen salario. Según el
Código Sustantivo del Trabajo, constituye salario, no sólo la remuneración
ordinaria fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o
especie y como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la
• Sistema de inventario periódico. Con el fin de registrar y controlar los
inventarios, y de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de las
ventas y las existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el
sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son:
o Sistema de inventario periódico o Sistema de inventario permanente
• Sistema de inventario periódico. Por medio de este sistema los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual puede denominarse inventario inicial o inventario final, según el caso.
o Inventario inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.
o Inventario final: es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.
• Sistema de inventario periódico - contabilización. Al contabilizar el inventario inicial se debita la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa al inicio del periodo contable, y se acredita al cerrar el ejercicio contable para cancelar su saldo. Al finalizar el periodo contable, se cancela el inventario inicial contra la cuenta ganancias y pérdidas; luego se incorpora el inventario final, que en el próximo periodo contable se convierte en el nuevo inventario inicial.
• Sistema de inventario periódico - entradas y salidas. Cuando se utiliza este sistema, la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas de compras y comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo, las devoluciones se registran en las cuentas devoluciones en compras, o en ventas, de acuerdo con el catálogo de cuentas.
• Sistema de inventario permanente. Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, ya que los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, a precio de costo. La empresa que adopta este sistema requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado kárdex, en el cual se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías, razón por la cual este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen poca variedad de mercancías. Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con distinta referencia, es conveniente llevar un kárdex sistematizado para controlar el movimiento de las mercancías. Las empresas obligadas a presentar su declaración
tributaria firmada por revisor fiscal o contador público, deberán utilizar el sistema de inventario permanente.
• Sociedades. Por el contrato de sociedad, dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.
• Sociedades - constitución. La sociedad se constituirá por escritura pública en la cual se expresarán los siguientes aspectos:
o El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes
o La clase o tipo de sociedad o El domicilio de la sociedad o El objeto social o El capital social o La forma de administrar los negocios sociales o La época y la forma de convocar la asamblea o la junta de socios o La forma como se van a distribuir las utilidades, con indicación de las
reservas o La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución o La forma de hacer la liquidación o El nombre y domicilio del representante legal de la sociedad,
precisando sus facultades y obligaciones o Las facultades y obligaciones del revisor fiscal o Los demás pactos que estipulen los asociados para regular las
relaciones a que da origen el contrato o Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la
Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal.
• Sociedades de capital. Las sociedades de capital se clasifican en:
1. Sociedad anónima: se forma con un mínimo de cinco socios. El capital aportado está representado en acciones. La razón social se forma con el nombre que caracteriza la empresa, seguido de la expresión S.A. ejemplo, : Galletas Tostaditas S.A.
2. Sociedad en comandita por acciones: se constituye por uno o más socios con responsabilidad limitada. El capital está representado en títulos de igual valor. Se distingue porque la razón social va
acompañada de las iniciales S.C.A. (Sociedad en Comandita por Acciones). Ejemplo: Computadores y Equipos S.C.A.
• Sociedades de personas - clases. Las sociedades de personas se clasifican en:
o Sociedad de personas o Sociedades de capital o Sociedades mixtas o Sociedades sin ánimo de lucro
• Sociedades mixtas. El prototipo de esta clase de sociedad es la sociedad de responsabilidad limitada en la cual los socios pueden ser dos, como mínimo, y máximo veinticinco. El capital está dividido en cuotas de igual valor. La razón social está seguida de la palabra limitada, o de su abreviatura Ltda. Ejemplo: Almacén El Estudiante, Cía. Ltda.
• Soportes de contabilidad. Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
• Soportes de contabilidad - cheque. Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.
• Soportes de contabilidad - clases. Para el registro contable generalmentese utilizan los siguientes documentos de soporte:
o Comprobante de ingreso o Recibo de consignación bancaria o Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros o Factura de venta o Comprobante de venta con tarjeta de crédito o Cheque o comprobante de egreso o comprobante de pago o Letra de cambio o Pagaré o Nota débito o Nota crédito o Recibo de caja menor y reembolso de caja menor o Nota de contabilidad o Comprobante diario de contabilidad
• Soportes de contabilidad - comprobante de cuenta de ahorros. Las entidades de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir sólo una: depósito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. Para depositar remesas o cheques de otras plazas se utiliza un formato especial.
• Soportes de contabilidad - comprobante de egreso. También llamado orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad, y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario. Al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponda según el concepto del pago.
• Soportes de contabilidad - comprobante diario de contabilidad. El comprobante de contabilidad es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos que lo justifiquen.: El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. En este momento se asientan en forma ordenada y resumida las transacciones que se realizan diariamente en una empresa. Si el volumen de las operaciones no lo justifica, no es necesario efectuar boletines diarios; éstos se puede hacer por periodos mayores, cada semana, década, quincena o cada mes, como máximo.
• Soportes de contabilidad - factura de venta. La factura comercial es un documento que el vendedor entrega al comprador y contiene, además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de la mercancía vendida o servicios prestados, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta; del comprador, factura de compra. Generalmente el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
• Soportes de contabilidad - letra de cambio. Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona
llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden, o al portador, cierta suma de dinero, a la vista, o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta letras de cambio a proveedores y se llaman letras por pagar.
• Soportes de contabilidad - nota débito. Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se prepara en original y dos copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se debita clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto.
• Soportes de contabilidad - nota crédito. Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para contabilizarlas se utiliza un soporte denominado nota crédito. Éste se prepara en original y dos copias: el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo, y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se acredita clientes y se debita la cuenta que corresponda según el concepto.
• Soportes de contabilidad - nota de contabilidad. Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre, aunque también puede utilizarse una nota débito o nota crédito según la cuenta que afecte.
• Soportes de contabilidad - pagaré. Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Generalmente este documento se utiliza para respaldar los préstamos bancarios.
• Soportes de contabilidad - recibo de caja. El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente, y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado, ya que para ellas el soporte es la factura.
• Soportes de contabilidad - recibo de consignación bancaria. Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes,
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
• Soportes de contabilidad - recibo y reembolso de caja menor. El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un fondo denominado caja menor, que puede ser de $100,000 $200,000 ó $500,000 de acuerdo con las necesidades de la empresa. Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se acredita bancos.
• Soportes de contabilidad - reintegro de gastos de caja menor. Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe reintegrarse el valor de los pagos realizados según recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debitan las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos. La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, en el cual se relacionan los gastos efectuados en un periodo determinado, con el fin de obtener el reintegro del dinero gastado. Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor, relacionados en el reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Estos documentos deben anexarse al comprobante de diario.
• Soportes de contabilidad - tarjeta de crédito. La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.
• Utilidad o pérdida por exposición a la inflación (ajustes por
inflación). Las partidas contabilizadas como crédito en la cuenta
corrección monetaria menos los respectivos débitos registrados en dicha
cuenta constituyen la utilidad o pérdida por exposición a la inflación para
efectos del impuesto sobre la renta. La aplicación del ajuste integral por
inflación requiere que se refleje en el estado de resultados.
• UVR (Unidad de Valor Real). Unidad de cuenta que refleja el poder
adquisitivo de la moneda, con base exclusivamente en la variación del
índice de precios al consumidor certificada por el DANE. Para calcular la
UVR de un periodo determinado se tiene en cuenta la variación mensual del
índice de precios al consumidor certificada por el DANE para el mes