1
Smetkovodstveni informacioni sistemi / Obrabotka na
informacii
1
Obrabotka na
informaciiVOVED
Smetkovodstvenata funkcija e mnogu zna~ajna za uspe{noto
funkcionirawe na dene{nite biznisi. Ovaa funkcija gi obezbeduva
individuite i grupite vo i nadvor od kompanijata so relevantni
informacii potrebni za donesuvawe na odluki. Ponekoga{
smetkovodstvoto se fokusira na informacii {to se brzo merlivi, no
ne se tolku va`ni. Vo izu~uvaweto na smetkovodstvenite informacioni
sistemi (SIS) bi trebalo da razmislite za onie informacii {to
vsu{nost smetkovodstvoto gi obezbeduva (kreira) kako i za nivnata
va`nost za organizacijata.
SIS e relativno nova oblast za izu~uvawe od strana na
smetkovoditelite i studentite po ekonomija. Ova poglavje ke go
zapo~neme so diskusija za toa {to opfa}a predmetot SIS. ]e nau~ite
deka SIS pove}e se odnesuva na procesot na komunikacija vo
smetkovodstvoto otkolku na procesite za merewe (vrednuvawe). Isto
taka, }e prezentirame nekolku pri~ini zo{to e va`no izu~uvaweto na
SIS.
IZU^UVAWE NA SMETKOVODSTVENITE INFORMACIONI SISTEMI
Vie ste na po~etokot na izu~uvawe na relativno nova i razli~na
oblast vo smetkovodstvoto - smetkovodstveni informacioni sistemi.
SIS kako oblast za izu~uvawe e edinstvena vo odnos na drugite
smetkovodstveni disciplini. Vo nea akcentot e staven pove}e na
kvalitativnite aspekti na obrabotkata na informacii otkolku na
re{avawe na kvantitativnite problemi.
SIS ima dve glavni komponenti: finansisko smetkovodstvo i
upravuva~ko smetkovodstvo. Va`na cel na finansiskoto smetkovodstvo
e da ovozmo`i efikasna obrabotka na delovnite transakcii na
kompanijata. Ova mu ovozmo`uva na menaxmentot da dobiva
informativni finansiski izve{tai (bilans na uspeh, bilans na
sostojba i izve{taj za pari~ni tekovi). Vo ova poglavje, isto taka,
se objasneti i trite komponenti na smetkovodstvoto na menaxmentot.
Toa se: (1) smetkovodstvoto na tro{oci, (2) smetkovodstvenoto
planirawe i (3) razvoj na sistemite.
Mnogu predmeti povrzani so funkcioniraweto na biznisot imaat
vlijanie vrz smetkovodstvoto. Tuka se vklu~eni: bihevioristi~kite
analizi, kvantitativnite metodi i aktuelnite menaxment temi kako
{to se TQM i rein`enerstvoto. Efektot na sekoj od ovie predmeti vrz
smetkovodstvenata funkcija ke bidat kratko razgledani. Na kraj, }e
vidime kakvo vlijanie imaat naprednite tehnologii na informacionata
era vrz smetkovodstvenite informacioni potrebi.
1) SMETKOVODSTVENITE INFORMACIONI SISTEMI
KAKO PREDMET NA IZU^UVAWE
Vo na{eto izu~uvawe na SIS }e obrazlo`ime kakvo vlijanie imaat
kompjuterite vrz rabotata na smetkovoditelite. Rabotata na
smetkovoditelite do`ivea golemi promeni so novite dostignuvawa vo
kompjuterskata tehnologija. ^asovite {to smetkovoditelite gi
pominuvaa vo podgotvuvawe na smetkite od glavnata kniga sega gi
koristat za razvivawe na ednostavni {iroko upotreblivi programi za
da gi avtomatiziraat presmetkite. Ovie ~asovi sega mo`e da se
iskoristat za analizirawe na kompjuterski - generiranite informacii
a ne za nivna obrabotka. Kompjuterskata sposobnost da se spravi so
vodeweto na rutinskoto knigovodstvo dovede do naglasen razvoj na
smetkovodstvoto na menaxmentot. Smetkovoditelite oslobodeni od
knigovodstvenite zada~i, sega se skoncentrirani na dizajn na
sistemite, razvoj na smetkovodstvenite planovi i preporaki za
idnite menaxerski aktivnosti vo mnogute operativni oblasti.
Se pogolemata kompjuterizacija, isto taka, ima vlijanie i vrz
revizorite. Nivnata rabota deneska e dosta porazli~na vo odnos na
minatoto, {to se dol`i na zgolemenata doverba vo kompjuterskite
softveri za revizija kako i drugi pomo{ni revizorski tehniki. Ovie
sredstva im ovozmo`uvaat na revizorite poefikasno da gi prou~at
kompjuterskite autputi i procesi. Tradicionalnite smetkovodstveni
firmi ~ii {to prihodi bile obezbeduvani preku vr{ewe na revizija i
dano~na rabota sega se anga`irani vo drugi aktivnosti. Ovie
aktivnosti vklu~uvaat pomo{ na klientite vo dizajniraweto i
implementacijata na kompjuteriziraniot SIS, so namaluvawe na
rizikot povrzan so kompjuteriziranite sistemi i dizajnirawe na
kontroli za takvite sistemi.
Iako efektite od kompjuterizacijata se va`ni za izu~uvawe,
su{tinata na SIS se odnesuva i na ne{to pova`no od kompjuterite.
Zemete ja vo obzir slednava definicija: Smetkovodstvoto vklu~uva
sobirawe, merewe i prenesuvawe na ekonomskite informacii za
organizacijata. Pogolem del od smetkovodstvenite dejstva se
naso~eni na merewe na ekonomskite informacii. Na primer, vo
upravuva~koto smekovodstvo (smetkovodstvo na tro{ocite) studentite
u~at kako da gi presmetuvaat proizvodnite tro{oci. Vo finansiskoto
smetkovodstvo, materijalot prvenstveno se odnesuva na merewe na
vrednosta na sredstvata, obvrskite, prihodite i rashodite. Vo
izu~uvaweto na SIS fokusot e na sobiraweto na podatoci i na
prenesuvaweto na informacii. Va`no e deka stanuva zbor za proces na
komunikacija, a ne proces na merewe. Procesot na komunikacija na
SIS vklu~uva sobirawe, ~uvawe, organizirawe, obrabotka,
obezbeduvawe i izvestuvawe na smetkovodstveni informacii. Vo ovaa
kniga }e pro~itate za site ovie ~ekori vo detali. Isto taka }e
nau~ite i za prirodata na smetkovodstvenite informacii koi im se
potrebni na razli~nite tipovi na organizacii. Organizaciite ne se
srodni. Kako {to informaciite stanuvaat se pokompleksni,
smetkovoditelite mora da se zapoznaat so poedine~nite vidovi na
informacii povrzani so specifi~nite tipovi na pretprijatija.
Primeri za specijalni organizacii se neprofitnite organizacii,
grade`nite pretprijatija, profesionalnite uslugi, proda`bata na
malo i organizaciite za zdravstvena gri`a. Niz tekstot }e bidat
dadeni primeri za povrzanosta na SIS so razli~ni vidovi na
preprijatija.
2) PRI^INI ZA IZU^UVAWE NA SMETKOVODSTVENITE
INFORMACIONI SISTEMI
Postojat pove}e pri~ini za izu~uvawe na SIS od strana na
studentite po smetkovodstvo i golemite biznismeni. Za da se uspee
vo dene{nata informaciona era od vitalno zna~ewe e smetkovodstvoto
da se razbere kako informacionen sistem. Informacijata e se
poskapoceno dobro koe e neophodno za organizacijata efikasno da
funkcionira, ili voop{to za nejzinoto egzistirawe. Na primer,
zamislete kolku dolgo }e mo`e edna banka da funkcionira ako nema
informacii za sostojbata na svojot(te) klient(i). Zatoa, poradi
potrebite na mnogu organizacii za informacii neophodni za nivnoto
funkcionirawe, uslu`nite pretprijatija za obezbeduvawe na
informacii stanaa mnogu va`en produkt na sovremenata (na{ata)
ekonomija. Uslugite koi {to ovie ptretprijatija gi nudat vklu~uvaat
zabrzuvawe na smetkovodstvenite procesi na klientot, dizajnirawe na
nov podato~en sistem ili, pak, revizija na kompleksniot
kompjuteriziran SIS. Skoro sekoga{, ovie organizacii zavisat od
kreirawe (proizvodstvo) na informacii.
Izu~uvaweto na SIS im ovozmo`uva na studentite po smetkovodstvo
podobro da go razberat smetkovodstveniot proces kako i site delovni
procesi {to se odvivaat vo organizacijata. Razbiraweto na delovnite
procesi go podobruva donesuvaweto na odluki od strana na
menaxmentot. Mnogu ~esto vo organizaciite, sekoj vraboten e svesen
za negovite rabotni odgovornosti kako i za sevkupnite funkcii na
sektorot na koj {to mu pripa|a vraboteniot. No, retko e da se
pronajde nekoj vo organizacijata koj e zapoznaen so tekot na site
informacii vo celata organizacijata. Sepak, koga menaxerite
donesuvaat odluki, mnogu e va`no da bidat zapoznaeni so
informacionite procesi. Ako, na primer menaxerot ne znae kakvi
podatoci vklu~uva izve{tajot za ostvarenata proda`ba kako }e mo`e
da oceni dali proda`bata e mala ili golema? Mo`ebi se pretstaveni
podatocite koi gi poka`uvaat razlikite vo nivoto na proda`ba vo
razli~ni vremenski periodi, a ne podatocite koi se odnesuvaat na
toa koi proizvodi ili uslugi se prodadeni.
U{te edna pri~ina za izu~uvawe na SIS se odnesuva na
kompleksnosta na dene{noto delovno opkru`uvawe. Se pogolemata
konkurencija e pri~ina organizaciite da baraat na~ini za {to e
mo`no poefikasno funkcionirawe. SIS se mnogu pove}e otkolku samo
kompjuterizirano knigovodstvo. Zamislete, na primer, SIS
implementiran vo Dennys, Inc. za podobruvawe na smetkite za pari~ni
tekovi, tro{ocite na rabotnata sila, inventarot i produktivnosta.
Noviot sistem }e i ovozmo`i na kompanijata pristap do detalni
podatoci za ostvarenata proda`ba na site restorani, kontrola na
tro{ocite na rabotnata sila kako i na site drugi tro{oci i sekako
namaluvawe na kancelariskata rabota t.e. paperwork.
Smetkovoditelite i site drugi koi {to se zapoznaeni so SIS se vo
dobra pozicija da go podobrat funkcioniraweto na kompaniite.
Poznavaweto na delovnite procesi ovozmo`uva analizirawe na na~inite
za nivno podobruvawe i zatoa organizaciite mo`at poefikasno da gi
proizveduvaat i prodavaat svoite dobra ili uslugi.
Izu~uvaweto na SIS e posebno va`no za studentite koi sakaat da
stanat revizori. Finansiskiot revizor ednostavno mora da bide
zapoznaen so funkcioniraweto na kompjuteriziranite SIS. Zamislete
nezavisen revizor koj vo planiraweto na revizorskiot anga`man, bez
poznavawa za kompjuterite, se obiduva da go oceni rizikot povrzan
so kompjuteriziraniot sistem. Internite revizori so solidni
poznavawa na SIS, se postaveni da pomognat da se vospostavi
kontrola vrz kompjuterskata obrabotka za da se za{titat
informaciite koi gi kreira organizacijata. Skoro sekoja informacija
generirana vo organizacijata, denes, doa|a od kompjuterite.
Revizorite }e imaat golemi pote{kotii dokolku sakaat da ja ocenat
validnosta na informaciite bez razbirawe na procesot koj gi
kreira.
Mo`nosta za gradewe na kariera im e nakloneta na onie koi dobro
go poznavaat funkcioniraweto na SIS. Ova se odnesuva na rabotnite
mesta kako {to se tradicionalnite smetkovodstveni zanimawa vo
ramkite na finansiskoto i smetkovodstvoto na menaxmentot i sekako
rabotnite mesta kako {to se menaxment konsalting i revizija na
informacionite sistemi. Konvencionalen smetkovoditel, nedovolno
zapoznaen so kompjuterskiot softver vo smetkovodstvoto, nema da
bide vo mo`nost da gi razbere smetkovodstvenite informacioni
potrebi na, na primer, pretprijatie za trgovija na malo ili
privatna kompanija. Samo smetkovoditel koj {to e zapoznaen so
razli~nite vidovi na informacii koi im se potrebni na raznite
tipovi na organizacii i koj ima poznavawa za toa kako funkcionira
eden smetkovodstven softver mo`e da i pomogne na kompanijata da go
pronajde soodvetnoto smetkovodstveno informaciono re{enie.
DEFINIRAWE I ANALIZA NA SMETKOVODSTVENIOT INFORMACIONEN
SISTEM
Za da mo`e soodvetno da se definira i analizira SIS neophodno e
najprvin da se definira poimot sistem. Vo definiraweto na sistemot
}e gi opi{eme site podsistemi koi ja so~inuvaat organizacijata.
Duri toga{ }e go definirame SIS i }e go sporedime so menaxment
informacioniot sistem. Vo preostanatiot del }e se napravi sporedba
me|u finansiskoto smetkovodstvo i smetkovodstvoto na menacmentot,
dvete primarni komponenti na SIS.
1) DEFINIRAWE NA SMEKOVODSTVENITE INFORMACIONI SISTEMI
Sistem pretstavuva celina koja se sostoi od interaktivni delovi
(podsistemi) koj nastojuva da postigne edna ili pove}e celi. Ovaa
kniga go istaknuva delovniot entitet. Za da mo`e eden entitet da
funkcionira efikasno i efektivno, negovite podsistemi mora da se vo
interakcija. Vakvata interakcija se vospostavuva so prenesuvawe na
relevantni informacii pome|u podsistemite.
Golemiot krug na slikata 1-1 go pretstavuva delovniot entitet.
Vrvniot menaxment na kompanijata postavuva globalni celi koi se
odnesuvaat na celata organizacija, kako {to se postignuvawe na
zadovolitelno nivo na prihod, visokokvalitetno proizvodstvo i
programa za minimalno zagaduvawe na okolinata. Internoto
opkru`uvawe gi vklu~uva site podsistemi (departmani) koi {to }e
pomognat vo postignuvawe na celite na kompanijata. Sekoj podsistem
postavuva sopstveni specifi~ni operativni celi bazirani na celite
na kompanijata. Entitetot funkcionira efikasno toga{ koga sekoj
podsistem }e gi ostvari svoite celi, so {to }e pridonese za
ostvaruvawe na celite na kompanijata. Delovniot entitetot, pak, }e
funkcionira efektivno toga{ koga celite }e bidat postignati so
minimalna upotreba na resursi vklu~uvaj}i go i vremeto. Za da mo`e
organizacijata istovremeno da funkcionira i efikasno i efektivno,
podsistemite mora postojano da se vo interakcija i da bidat
pretpazlivi {to se odnesuva na vlijanijata od internoto i
eksternoto opkru`uvawe.
Slika 1-1 Sistem na delovniot entitet
Podsistemite se vo interakcija i so nivnoto eksterno i interno
opkru`uvawe preku prenosot na informaciite relevantni za donesuvawe
na odluki vo sistemot. Podsistemot za kompjuterizirana obrabotka na
informacii ja olesnuva vakvata komunikacija. Ovoj podsistem dobiva
golema koli~ina na informacii od internoto i eksternoto opkru`uvawe
na delovniot entitet. Ovie podatoci se klasificirani, obraboteni i
preneseni preku izve{taite do drugite podsistemi. Informacijata
pretstavuva podatok koj ima zna~ewe za recipientot. (Samiot zbor
podatok pretstavuva fakt ili broj koj ima malo ili nema zna~ewe za
recipientot i zatoa e nekorisen vo donesuvaweto na delovnite
odluki. Informacijata, od druga strana, pretstavuva fakt ili broj
koj ima zna~ewe vo donesuvaweto na delovnite odluki. Zna~ajna
funkcija na sekoj deloven sistem e sposobnosta efikasno da gi
pretvori golemiot broj na dostapni interni i eksterni podatoci vo
relevantni informacii.)
Mo`eme da im posvetime zna~ajno vnimanie na site podsistemi na
delovniot entitet od slikata 1-1 za da go razbereme nivniot
pridones vo operativnoto funkcionirawe na kompanijata, me|utoa ova
e predmet orientiran kon smetkovodstvoto pa zatoa na{eto vnimanie
}e go naso~ime kon ulogata na smetkovodstveniot podsistem vo
delovniot informacionen sistem. Smetkovodstveniot podsistem vo
organizacijata pretstavuva uslu`na funkcija na transformirawe na
finansiskite podatoci vo korisni informacii koi im pomagaat na
menaxmentot, kreditorite, postojnite i potencijalnite investitori i
drugi, vo donesuvaweto na nivnite delovni odluki. Zatoa, ~esto
smetkovodstveniot podsistem se narekuva smekovodstven informacionen
sistem (SIS). SIS se definira kako:
Komponenta na organizacijata koja akumulira, klasificira,
obrabotuva, analizira i prenesuva finansiski-orientirani,
relevantni za donesuvawe na delovni odluki, informacii nameneti za
eksterni (kako {to se investitori, kreditori i dano~ni agencii) i
za interni korisnici (prvenstveno za menaxmentot).
2) ODNOSOT POME\U SMEKOVODSTVENIOT INFORMACIONEN SISTEM I
MENAXMENT INFORMACIONIOT SISTEM
Slikata 1-2 ja poka`uva relacijata pome|u SIS i menaxment
informacioniot sistem. Mo`e da se zabele`i deka sistemite se
izdvoeni no i deka delumno se preklopuvaat. Funkcijata na menaxment
informacioniot sistem e da gi snabduva menaxerite so relevantni
informacii neophodni za donesuvawe na delovnite odluki. Ovie
informacii mo`e da bidat od finansiska priroda ili, pak, da bidat
informacii povrzani so produktivnosta ili o~ekuvanite promeni na
pazarot koi se odnesuvaat na proizvodite na kompanijata.
Ekonomskata informacija vo menaxment informacioniot sistem
pretstavuva glavno smetkovodstvena informacija koja ja obezbeduva
menaxerskata komponenta na smetkovodstveniot podsistem. Ovaa
komponenta }e bide opi{ana podocna.
Onoj del od SIS koj {to e nezavisen od menaxment informacioniot
sistem e vsu{nost finansiska smetkovodstvena komponenta. Taa e
nadvor od menaxment informacioniot sistem zatoa {to obezbeduva
informacii prvenstveno nameneti za eksternite korisnici a ne za
menaxerite. Finansiskata smetkovodstvena komponenta kreira
finansiski izve{tai za investitorite i kreditorite koi }e im slu`at
za donesuvawe na delovni odluki za finansiskata sostojba na
kompanijata. Smetkovodstveniot ciklus koj gi producira finansiskite
izve{tai }e bide opi{an vo slednoto poglavje.
Individuite koi {to nemaat smetkovodstveno iskustvo mo`e da
pomislat deka informaciite vo finansiskite izve{tai, kako {to se
bilansot na uspeh i bilansot na sostojba, dobieni od SIS se
ograni~eni. Me|utoa, pokraj ovie informacii inkorporirani vo
izve{taite ima i mnogu drugi tipovi na informacii kreirani od
strana na SIS. Zemete vo obzir, na primer, kompanija koja se
soo~uva so zna~itelen(signifikanten) porast na pobaruva~kata za
svoite proizvodi. Ako istata ima ograni~en proizvodstven kapacitet
vo postojniot proizvodstven sektor, }e se soo~i so zaguba na
proda`bata bidej}i ne e vo mo`nost da odr`uva adekvatno koli~estvo
na trgovska stoka vo magacinot. Ako se saka da se zgolemi
proizvodstveniot kapacitet treba da se razgledaat dve alternativi:
(1) da se pro{iri proizvodstveniot kapacitet vo ramkite na
postojniot sektor na kompanijata ili (2) da se izgradi dopolnitelen
sektor koj }e go olesni proizvodstvoto. Za da se donese najdobrata
odluka, smetkovoditelite }e treba da gi procenat o~ekuvanite
tro{oci i beneficii na sekoja alternativa. Baziraj}i se na ovie
informacii kompanijata }e bide vo podobra pozicija za da ja planira
svojata idna akcija. SIS isto taka, kreira i informacii koi mo`at
da i pomognat na kompanijata za podobruvawe na pari~nite tekovi.
Ovie informacii mo`at da dovedat do porast na pari~nite tekovi vo
kompanijata preku podobruvawe na efikasnosta na procesite povrzani
so hartiite od vrednost.
Mnogu va`na relacija koja {to se provlekuva niz tekstot e
interakcijata pome|u SIS i podsistemot za kompjuterizirana
obrabotka na informacii. So manuelniot sistem za obrabotka,
kreiraweto na izve{taite, kako {to se onie za hartiite od vrednost
ili pak za smetkite na klientite, odzema mnogu vreme. Vo sprotivno,
sistemot za kompjuterizirana obrabotka na informacii ili,
ednostavno, mal deloven smetkovodstven softverski paket, za
pokratko vreme i mnogu podetalno gi izvr{uva aktivnostite na
obrabotka porano izvr{uvani od strana na smetkovoditelite. Me|toa,
za da mo`e kompjuterot da gi obraboti finansiskite podatoci, SIS
najprvin mora da gi akumulira i klasificira transakcionite podatoci
{to kompjuterot }e gi obrabotuva. Za da se postigne seto ova
potrebna e bliska koordinacija pome|u vrabotenite vo
smetkovodstvoto i sektorot za obrabotka na informacii.
Smetkovoditelite mora da gi razberat prednostite i ograni~uvawata
na kompjuterite na kompanijata i na smetkovodstveniot softver. Ova
razbirawe e neophodno za da se ovozmo`i akumulirawe i klasificirawe
na smetkovodstvenite podatoci vo forma soodvetna za kompjuterskata
obrabotka. Od druga strana, vrabotenite vo sektorot za obrabotka na
informacii mora da gi razberat potrebite za obrabotka na
smetkovoditelite za da mo`at da dizajniraat adekvatni kompjuterski
fajlovi za ~uvawe na smetkovodstvenite podatoci. Vakvoto razbirawe,
isto taka, im ovozmo`uva na vrabotenite pomo{ vo izborot ili vo
programiraweto adekvatni kompjuterski programi za podgotovka na
informativnite izve{tai koi sodr`at smetkovodstveni podatoci
relevantni za donesuvawe na delovnite odluki.
Koga kompanijata kreira podsistem za kompjuterizirana obrabotka
na informacii, SIS avtomatski stanuva centar za prenesuvawe na
podatocite vo kompanijata. ^esto vo smetkovodstvoto doa|a barawe za
odreden izve{taj od nekoj drug podsistem. Toga{ smetkovoditelite gi
akumuliraat site podatoci neophodni za ovoj izve{taj i gi ispra}aat
do sektorot za obrabotka na informacii kade {to se odviva
podgotovkata na izve{tajot. Potoa obraboteniot izve{taj se
prenesuva kaj smetkovoditelite koi {to go ispora~uvaat na onoj
podsistem koj go dostavil baraweto. Slikata 1-3 ja ilustrira
komunikacionata mre`a na mo`ni barawa za izve{tai od strana na
raznite podsistemi vo edno proizvodstveno pretprijatie kako i
podocne`nata podgotovka i distribucija na ovie izve{tai.
Da rezimirame - naglasivme dva relevantni aspekti na modernite
delovni sistemi i toa: (1) va`nosta na komunikacijata pome|u
razli~nite podsistemi vo kompanijata pred da se donese odredena
odluka i (2) vitalnata uloga {to ja igra smetkovodstveniot
podsistem vo generiraweto na informacii kako pomo{ na drugite
podsistemi vo donesuvaweto na odlukite.
Slika 1-3 Primer na komunikaciska mre`a za obrabotka i
distribucija na izve{tai barani od podsistemite vo edna proizvodna
kompanija
3) FINANSISKO SMETKOVODSTVO
Prethodno be{e spomenato deka SIS e sostaven od dve glavni
komponenti i toa: finansisko smetkovodstvo i smetkovodstvo na
menaxmentot (slika 1-4). Glavnata cel na finansisko smetkovodstvo e
da obezbedi relevantni informacii za individuate i grupite nadvor
od granicite na organizacijata. Vo eksternite korisnici na
smetkovodstveni informacii se vklu~eni postojnite i potencijalnite
investitori, federalnite-dr`avnite i lokalni dano~ni organi i
kreditorite. Celite na finansiskoto smetkovodstvo prvenstveno se
odnesuvaat na podgotovka na periodi~ni finansiski izve{tai kako {to
se bilansot na uspeh, bilansot na sostojba i izve{tajot za
pari~nite tekovi. Isto taka, i mnogu individui vo organizacijata
kako {to se menaxerite gi koristat ovie izve{tai vo donesuvaweto na
odlukite.
Slika 1-4 Smetkovodstveno informacionen sistem. (Dvete
komponenti ne se me|usebno izdvoeni; informaciite od finansiskata
smetkovodstvena komponenta se koristat i vo smetkovodstvoto na
menaxmentot i obratno.)
Osnovniot input vo strukturata na finansiskoto smetkovodstvo se
transakciite mereni vo monetarni edinici. Revizorska traga na
smetkovodstvenite transakcii odr`uvani vo sistemot na kompanijata
ovozmo`uva sledewe na tekot na podatocite vo samiot sistem. Slikata
1-5 dava primer za revizorska traga vo finansisko smetkovodstvo.
Ovaa revizorska traga go sporeduva smetkovodstveniot ciklus vo
organizacijata, koj zapo~nuva so transakcija a zavr{uva so kreirawe
na finansiski izve{tai i zatvorawe na periodot. Smetkovodstvenite
slu`benici gi vnesuvaat va`nite podatoci od izvornite dokumenti vo
strukturata na finansiskoto smetkovodstvo i gi popolnuvaat
dokumentite zaradi mo`na podocne`na upotreba, kako na primer za
verifikacija na vnesenata suma na denari (dolari) registrirana vo
dnevnikot.
Slika 1-5 Revizorska traga vo finansisko smetkovodstvo
Funkcijata za obrabotka na transakciite vklu~uva memorirawe na
vnesovite vo dnevnikot od izvornite dokumenti, ispra}awe na ovie
vnesovi na glavnite i pomo{nite konta od glavnata kniga i
podgotovka na proben bilans od saldata na kontata od glavnata
kniga. Vo mnogu kompanii ovaa funkcija na obrabotuvawe ja izvr{uva
kompjuteriziran informacionen sistem. Zatoa, informaciite koi se
odnesuvaat na vnesovite vo dnevnikot i na saldata na kontata od
glavnata kniga se za~uvani vo kompjuterskite sredstva za skladirawe
(magnetna lenta, magneten disk ili drug medium). So pomo{ na
kompjuterskite programi finansiskite izve{tai na kompanijata se
pe~atat periodi~no, vpro~em kako i site drugi posakuvani
izve{tai.
Dobra revizorska traga vo finansiskiot SIS mu ovozmo`uva na
menaxerot da gi sledi podatocite od izvornite dokumenti od
inicijalnata faza na vnes preku fazata na obrabotka pa se do
nivnata lokacija vo izleznite izve{tai. Isto taka, treba i na
revizorot da mu ovozmo`i sledewe na tragata na saldata na kontata
od finansiskite izve{tai nanazad do izvornite dokumenti koi {to gi
predizvikale transakciite koi vlijaat na ovie salda. Na primer,
odredena faktura za proda`ba mo`e da bide proverena so sledewe na
revizorskata traga do soodvetnite konta na klientot i toa naplatena
i smetka za naplata. Za sre}a, revizorot mo`e da gi dokumentira
saldata na naplatenite i nenaplatenite smetki kako i transakciite i
izvornite dokumenti. So efikasno razviena revizorska traga,
revizorot mo`e da gi sledi podatocite preku celiot sistem. Ova e
mo`no zatoa {to lu|eto vo sistemot potpolno gi razbiraat metodite i
procedurite za pribirawe i obrabotka na podatocite. Kako rezultat
na toa, sekoj mo`e da razbere kako sistemot se spravuva so
podatocite. Vo narednite poglavja }e bidat analizirani razli~ni
problemi koi se odnesuvaat na revizorskata traga a koi mo`e da se
pojavat vo kompjuterskata obrabotka na smetkovodstvenite podatoci.
Fokusot na ovaa kniga e na sistemot za interna kontrola na
kompanijata, vo koj {to revizorskata traga ima va`na uloga.
4) SMETKOVODSTVO NA MENAXMENTOT
Prvenstvena cel na smetkovodstvo na menaxmentot e da obezbedi
relevantni informacii za menaxerite na kompanijata, t.e. za
internite korisnici. Trite oblasti tipi~ni za komponentatata
smetkovodstvo na menaxmentot se: smetkovodstvo na tro{oci,
smetkovodstveno planirwe i razvoj na sistemite (vidi slika 1-4).
Nekolku va`ni karakteristiki na smetkovodstvoto na menaxmentot
se:
smetkovodstvoto na menaxmentot se fokusira na obezbeduvawe na
smetkovodstveni informacii za internite korisnici, kako {to e
menaxmentot, pove}e otkolku za eksternite investitori i
kreditori;
informaciite od smetkovodstvoto na menaxmentot se naso~eni kon
idninata a ne kon minatoto;
informaciite od smetkovodstvoto na menaxmentot ne se regulirani
so op{toprifateni smetkovodstveni principi, nitu pak e zadol`itelno
da se izgotvuvaat;
izve{taite na smetkovodstvoto na menaxmentot vklu~uvaat i
nefinansiski kako i finansiski podatoci;
smetkovodstvoto na menaxmentot e pod vlijanie na mnogu delovni i
nedelovni disciplini, kako na primer ekonomija, bihevioristi~kata
nauka i kvantitativnite metodi;
informaciite od smetkovodstvoto na menaxmentot se fleksibilni i
~esto vklu~uvaat i nerutinski izvestuvawa.
Dve glavni menaxerski funkcii vo modernata organizacija se:
planiraweto i kontrolata. Planiraweto pretstavuva postavuvawe na
celi i nameri za idnoto funkcionirawe na kompanijata. Kontrolata
pretstavuva procedura na nadgleduvawe koja mu ovozmo`uva na
menaxmentot na kompanijata proverka dali organizacijata gi
ostvaruva planiranite celi i nameri. Koga realnoto funkcionirawe
signifikantno otstapuva od planot, menaxmentot nastojuva da gi
otkrie pri~inite za vakvata devijacija i potoa prevzema korektivna
akcija. Vakvata korektivna akcija vklu~uva procenka na
alternativite i donesuvawe na odluka za izbor na alternativa koja
}e se implementira za da se postignat planiranite celi i nameri.
Donesuvaweto na odluki, {to vklu~uva procenka na izbor i
selektirawe na najdobrata alternativa za implementirawe, e vtora
zna~ajna menaxerska funkcija.
SMETKOVODSTVO NA TRO[OCI
Smetkovoditelot vo edna kompanija ima va`en pridones vo
planiraweto, kontrolata i donesuvaweto na odluki kako menaxerski
funkcii povrzani so sistemot na smetkovodstvo na tro{oci.
Smetkovodstvoto na tro{oci kako oblast na SIS mu pomaga na
menaxmentot vo izvr{uvaweto na negovite funkcii na planirawe,
kontrola i donesuvawe na odluki. Ovie funkcii se povrzani so
razli~ni pridobivki vo organizacijata, obrabotka, distribucija i
proda`ni aktivnosti. Vo naj{iroka smisla, fokusot e na dodadenata
vrednost na proizvodite i uslugite od strana na organizacijata.
Ovoj fokus ostanuva ist bez razlika dali stanuva zbor za
proizvodstvena firma, banka, bolnica ili policiska stanica. Na
primer, bankata ja koristi funkcijata dodadena vrednost olesnuvaj}i
mu ja mo`nosta na klientot da plati so pomo{ na ~ek ili so
koristewe na kreditna karti~ka.
Za organizaciite koi proizveduvaat fizi~ki proizvodi
karakteristi~ni se tri tro{o~ni elementi vo proizvodstvoto. Tie se:
direktnite materijali, direktnata rabotna sila i indirektnite
tro{oci. Uslu`nite organizacii se razlikuvaat po toa {to obi~no
imaat dva tro{o~ni elementi: rabotnata sila i indirektnite tro{oci.
Skapocena tehnika koja {to se koristi za planirawe i kontrola od
strana na proizvoditelite, kako na dobra taka i na uslugi, se
standardnite tro{oci. Ovie tro{oci se utvrduvaat pred da zapo~ne
proizvodstvoto i pretstavuvaat presmetka za toa kolkavi treba da
bidat realnite tro{oci vo uslovi na efikasno proizvodstvo.
Smetkovodstvoto mu pomaga na menaxmentot da gi presmeta
standardnite tro{oci za sekoj tro{o~en element. Tokmu poradi toa
{to se utvrduvaat odnapred, standardnite tro{oci se zana~ajna
menaxerska alatka za planirawe. Kako alatka za kontrola,
standardnite tro{oci se koristat za vreme na proizvodstvoto.
Periodi~nite izve{tai za rabotata koi gi sporeduvaat realnite so
standardnite proizvodstveni tro{oci, mu ovozmo`uvaat na menaxmentot
da gi utvrdi oblastite na proizvodstvena neefikasnost koi baraat
korekcija. Brzinata na sistemite za kompjuterizirana obrabotka na
podatoci na mnogu kompanii im ovozmo`uva navremeno informirawe na
menaxmentot so informacii za proizvodstvoto. Ova ja podobruva
menaxerskata sposobnost za planirawe i kontrola na operaciite.
Mnogu organizacii koristat smetkovodstven sistem na odgovornost
(responsibility accounting system) za da mu pomognat na menaxmentot
da gi otkrie nekorisnite dejstva na individuite, koi {to se pri~ina
za odredeni neefikasnosti vo proizvodstvoto. Spored strukturata na
smetkovodstvoto na odgovornost, sekoj podsistem vo organizacijata e
odgovoren samo za onie finansiski stavki nad koi {to vrabotenite vo
toj podsistem imaat kontrola. Stavki koi {to mo`e da se
kontroliraat se onie kaj koi vrabotenite vo podsistemot mo`e da
predizvikaat nivno zgolemuvawe ili namaluvawe. Poradi toa, koga
opredelen izdatok }e go nadmine negoviot standarden tro{ok,
menaxerite mo`e da gi otkrijat neefikasnite vraboteni i da
prevzemat itna korektivna akcija ({to zna~i, da ja izvr{at
funkcijata na donesuvawe na odluka).
SMETKOVODSTVENO PLANIRAWE
Smetkovodstveniot plan (budget) pretstavuva finansiska proekcija
za idninata i zatoa e od neprocenliva pomo{ za menaxerskoto
planirawe. Kompaniite razvivaat i kratkoro~ni i dolgoro~ni
smetkovodstveni planovi. Prvite pretstavuvaat detalni finansiski
planovi za pretstojniot dvanaesetmese~en period, dodeka vtorite
pretstavuvaat pomalku detalni finansiski proekcii za narednite pet
do deset godini.
Dobriot sistem za smetkovodstveno planirawe isto taka e korisen
i za mehanizmot na menaxerska kontrola. Bidej}i smetkovodstvenite
planovi pretstavuvaat idni finansiski o~ekuvawa, menaxmentot na
kompanijata e zagri`en za pri~inite koi predizvikuvaat zna~ajni
otstapuvawa pome|u realnite i planiranite rezultati vo tekot na
edna planska godina. Istiot mo`e da gi istra`i pri~inite za
otstapuvawata preku periodi~nite izve{tai za rabotata, koi {to gi
sporeduvaat realnite operativni rezultati so onie prethodno
utvrdeni vo smetkovodstvenite planovi. Menaxmentot bi trebalo da
prevzeme korektivna akcija i da gi otstrani nesakanite varijacii a
da gi prifati posakuvanite. Pogodnite otstapuvawa od
smetkovodstvenite planovi mo`e da go naso~at menaxmentot kon
donesuvawe na odluki za prevzemawe na specifi~ni aktivnosti koi
mo`e da go podobrat idnoto rabotewe na kompanijata.
Funkcijata na smetkovodstveno planirawe vo ramkite na SIS vlijae
na site podsistemi vo organizacijata. Zatoa, pogotovkata na
smetkovodstvenite planovi bara dobra komunikacija pome|u site
podsistemi vo istata. Zaradi golemata finansiska naglasenost vo
smekovodstvenite planovi, smetkovodstvoto na menaxmentot ima golema
odgovornost za sistemot na smetkovodstveno planirawe vo
organizacijata. Ovaa komponenta gi koordinira podgotovkite na
smetkovodstvenite planovi na drugite podsistemi a potoa gi
nadgleduva nivnite realni ostvaruvawa. Kompjuteriziranata obrabotka
na podatocite od smetkvodstvenite planovi pridonesuva za izdavawe
na periodi~ni izve{tai koi gi poso~uvaat otstapuvawata pome|u
realnite i proektiranite izvr{uvawa.
RAZVOJ NA SISTEMITE
Organizacija koja {to ima problemi so postojniot informacionen
sistem (kako na primer: se gubi mnogu vreme vo podgotovka na
izve{tajot za ostvareno proizvodstvo koj se izrabotuva sledej}i gi
proizvodstvenite aktivnosti) mo`e da najmi nadvore{ni konsultanti
za da i predlo`at opredeleni izmeni na sistemot. Isto taka, mo`e da
se iskoristat i vrabotenite vo kompanijata za da se re{at
problemite na informacioniot sistem. Sposobnosta na
smetkovoditelite na menaxmentot da gi razberat internite finansiski
sistemi, istite gi kvalifikuva da vr{at razvoj na sistemite za
organizaciite. Mnogu smetkovodstveni firmi imaat posebno izdvoeni
departmani za konsultantski uslugi koi nudat razvoj na sistemite
kako i drugi konsultacii na svoite klienti. Sekako,
smetkovoditelite ne se edinstvenata profesionalna grupa koja vr{i
prou~uvawe na sistemite, otkako e potrebna i druga ekspertiza osven
smetkovodstvoto. Ova posebno se gleda so razvitokot na
informacionite sistemi koi se razlikuvaat od SIS. Zaradi ova, mnogu
delovni konsultantski firmi koristat timski pristap pri
prou~uvaweto na sistemite. Ovoj tim na konsultanti mo`e da vklu~i
marketing specijalisti, kompjuterski eksperti, menaxeri za
proizvodstvo, in`eneri i industriski psiholozi. Primarnite ~ekori
vo razvivawe na sistemite se prika`ani nakratko na slikata 1-6 koi
vo narednite poglavja }e bidat podetalno razraboteni.
PLANIRAWE-razvivawe na strategiski planovi.
ANALIZA-razgleduvawe na postojniot sistem.
DIZAJN-dizajnirawe nov sistem.
INPLEMENTACIJA I SLEDEWE-koristewe na sistemot i utvrduvawe na
kvalitetot na negovata rabota.
SLIKA 1-6 ^ekori vo razvoj na sistemot
POVA@NI VLIJANIJA VRZ SMETKOVODSTVENIOT INFORMACIONEN SISTEM
Rastot i sofisticiranosta na modernite organizacioni sistemi im
ja ote`na rabotata na smetkovoditelite i nivnata obvrska da
obezbedat navremeni i relevantni informacii za menaxerite i drugite
korisnici na smetkovodstveni informacii. Za da im izlezat vo
presret na predizvicite na kompleksnite sistemi, smetkovoditelite
go pro{irija svoeto znaewe nad potrebite na tradicionalnoto
smetkovodstvo. Tri oblasti koi zna~itelno vlijaat na SIS se:
bihevioristi~kite analizi, kvantitativnite metodi i sovremenite
menaxerski koncepti.
1) BIHEVIORISTI^KI ANALIZI
Sekoj smetkovoditel bez razlika dali e vklu~en vo sistemot na
smetkovodstvo na tro{ocite, sistemot na smetkovodstveno planirawe
ili vo implementirawe na nov sistem mora da razbere deka lu|eto se
va`en del na ovie sistemi. Duri ni najdobriot sistem nema da bide
efikasen dokolku dizajnerot na sistemot ne gi zeme vo predvid
potrebite na lu|eto vo organizacijata. Smetkovoditelite ne mora da
bidat psiholozi, no treba da razberat {to e ona {to gi motivira
lu|eto podobro da gi izvr{uvaat svoite rabotni obvrski. Koga, na
primer, smetkovoditelite vr{at razvoj na sistemot za da vovedat
promeni vo postojniot organizaciski informacionen sistem, tie mora
da razberat deka nekoi od vrabotenite }e negoduvaat iako
predlo`enite promeni imaat pozitiven pridones za postignuvawe na
celite na kompanijata. Duri i pomala promena na sistemot }e bara
odredeni individui da gi izvr{uvaat rabotite na poinakov na~in.
Mala promena na sekojdnevnata normalna rutina mo`e da bide
frustrira~ka za vrabotenite. Za da se namali vakvata frustracija i
da se unapredat pozitivnite stavovi na vrabotenite kon promenite na
sistemot, smetkovoditelite treba da gi ohrabrat vrabotenite da
u~estvuvaat vo razvojot na sistemot. Koristeweto na tehniki kako
{to e primenata na zaedni~ko razvivawe i drugite participativni
pristapi na razvoj, nudi sigurnost deka onie koi {to }e go koristat
noviot sistem imaat svoj pridones vo negoviot razvoj.
2) KVANTITATIVNI METODI
Menaxmentot kako nau~na oblast vklu~uva razli~ni kvantitativni
tehniki kako pomo{ na menaxmentot vo donesuvaweto na odlukite. Ako
ste sledele kurs za opracioni istra`uvawa mo`ebi }e se setite na
nekoi od ovie tehniki. Tie vklu~uvaat statisti~ka analiza, linearno
programirawe, PERT (procenka na programot i tehnika na
pregleduvawe) analiza, teorija na ~ekawe (waiting-line theori),
simulacija i regresiona analiza. Smetkovoditelite gi koristat
kvantitativnite alatki za da ja zgolemat efektivnosta na
informaciite koi gi obezbeduvaat za menaxmentot. Na primer, kako
rezultat na porastot na proda`bata na proizvedenite dobra i
postojanata potreba za dopolnitelen proizvodstven kapacitet za da
se izleze vo presret na zgolemenata pobaruva~ka, smetkovoditelite
vo proizvodstvenata kompanija mo`e da bidat zamoleni da mu pomognat
na menaxmentot da odlu~i dali da izgradi nova fabrika na drugiot
kraj na gradot ili da ja pro{iri postojnata. Smetkovoditelite }e gi
proektiraat idnite tro{oci i idnite prihodi povrzani so dvete
alternativi i duri potoa }e go sovetuvaat menaxmentot. Bidej}i
idninata nosi nesigurnost a smetkovoditelite nastojuvaat da gi
presmetaat idnite operativni rezultati i za dvete alternativni
akcii, nivnite analizi }e bidat pozna~ajni dokolku ja koristat
statisti~kata teorija na verojatnost.
3) SOVREMENI MENAXERSKI KONCEPTI
Mnogu koncepti na naukata za menaxment i alatki vlijaat na SIS.
Vo niv se vklu~eni merki za procenka na rabotata, tehniki na
planirawe i kontrola i drugi koncepti so koreni vo teorijata za
organizacija. Eden ponov koncept koj {to e posebno zna~aen za SIS e
upravuvawe so celosniot kvalitet (total quality management-TQM).
Konceptot na TQM e usvoen kako filozofija od strana na mnogu
kompanii vo poslednite nekolku godini. Vo su{tina, TQM zna~i
proizvodstvo na kvalitetni proizvodi i zadovoluvawe na
potro{uva~ite. Primarnata odgovornost za postignuvawe na
celta-proizvodstvo na visoko kvalitetni proizvodi vo edna
proizvodna organizacija ja ima proizvodstveniot podsistem. Glavnata
uloga na SIS e da mo`e finansiski da go opravda stepenot na
kvalitet na proizvodite koj {to go posakuva vrvniot menaxment. SIS
ima mnogu va`na uloga vo TQM sredinata. Smetkovoditelite mo`e da
kalkuliraat so tro{ocite na kvalitetot i da utvrdat dali
kvalitetnite proizvodi imaat pozitiven kraen pridones.
Drug koncept koj vlijae na SIS e rein`eneringot. Ednostavno
ka`ano, rein`eneringot zna~i zapo~nuvawe od po~etok. Za delovnite
entiteti, ova mo`e da zna~i objektiven pregled na celata
organizacija i nejzinite procesi i celi kako i ozna~uvawe na
na~inite za nivno redizajnirawe. ^esto, menaxerite se zadlabo~uvaat
vo detali i go zagrozuvaat menaxerstvoto. Rein`eneringot go
ohrabruva menaxmentot da podzastane i da se zapra{a ne samo kako
odreden proces mo`e da bide podobren tuku i dali toj proces voop{to
e neophoden. Na primer, proizvodstveniot menaxer mo`e da se zapra{a
dali odredena ma{inska operacija }e go podobri proizvodstvoto na
specifi~en proizvod. Rein`eneringot vo toj slu~aj }e predlo`i
povtorna procenka na celiot proizvoden proces; promenite mo`e da
ovozmo`at izvr{uvawe na site funkcii istovremeno.
Rein`eneringot mo`e da se primeni i kaj smetkovodstvenite
procesi isto kako i kaj proizvodnite. Na primer, transakcioniot
ciklus za obrabotka na nara~kite mo`e da bide dobar kandidat za
promena. Nekoi kompanii smetaat deka se gubi mnogu vreme vo
popolnuvawe na nara~kite na kupuva~ite. Ova vreme mo`e da bide
reducirano so rein`enering na celiot proces. Naj~esto, obrabotka na
nara~kata vklu~uva mnogu ~ekori na prenesuvawe na istata od edna
li~nost do druga. Sekoj rabotnik gi izvr{uva istite mali zada~i za
sekoja nara~ka. Koga eden rabotnik izvr{uva ograni~en set na
zada~i, toj rabotnik mo`e da stane dosta efikasen. No, isto taka e
poznato deka vremeto izgubeno vo prenesuvaweto na nara~kata od edna
li~nost do druga mo`e da ja namali ovaa efikasnost. So
rein`eneringot na transakcioniot ciklus na obrabotka na nara~kite,
edna individua mo`e da prevzeme odgovornost za obrabotka na odreden
set na nara~ki od po~etok do kraj. So ova ne samo {to }e se za{tedi
vreme tuku i }e se locira odgovornosta. Pa taka, koga klientot }e
saka da ja proveri svojata nara~ka, samo edna li~nost }e bide
odgovorna za istata i }e mo`e vedna{ da ja smeni sostojbata na
smetkata.
SMETKOVODSTVENIOT INFORMACIONEN SISTEM VO ERATA NA
INFORMACIITE
Vlegovme vo informacionata era so bogatstvo na raspolo`livi
informacii kako rezultat na kompjuteriziranata obrabotka.
Kompaniite doa|aat do zaklu~ok deka nivniot uspeh ili poraz se
pove}e zavisi od nivniot menaxment i koristeweto na informaciite
isto kako i od proda`bata na nivnite proizvodi i uslugi. Najgolem
del od informaciite koi {to im se potrebni na kompaniite za da
stanat konkurentni se smetkovodstvenite informacii. Kako {to
evoluira tehnologijata i kako {to se menuva delovnoto okru`uvawe,
se pove}e se nametnuva potrebata da se ispita prirodata na
smetkovodstvenite informacii (koi se obezbeduvaat i od finansiskoto
i od smetkovodstvoto na menaxmentot) za da se osigura deka SIS gi
obezbeduva najdobrite informacii za potrebite na kompanijata.
Na primer, finansiskoto smetkovodstvo tradicionalno gi snabduva
eksternite korisnici so finansiski izve{tai bazirani na istoriski
tro{oci. Ovie vidovi na finansiski izve{tai ne sekoga{ gi
snabduvaat kreditorite i investitorite so relevantni informacii.
Zamislete go na primer slu~ajot so odredena {tedilnica vo minatata
dekada. Ovie organizacii nedvi`ninite gi vrednuvaat po istoriski
tro{oci - {to e mnogu pomalku od nivnata vrednost za vreme na
kolapsot na pazarot na nedvi`nosti. Komisijata za obezbeduvawe i
razmena kako i Sovetot za finansisko smetkovodstveni standardi (
Financial Accounting Standards Board - organizacija od privatniot
sektor zadol`ena za popularizirawe na smetkovodstvenite standardi)
neodamna gi propi{aa pravilata za vrednuvawe na sredstvata i
obvrskite po postojnite momentalni vrednosti. Ova e poznato kako
mark to market accounting. Vo 1993 godina izve{tajot izadaden od
Sovetot za finansisko smetkovodstvenite standardi- Izve{taj za
finansisko smetkovodstveni standardi br. 115 bara kompaniite da gi
vrednuvaat odredenite dolgovi i sopstvenostite po nivnata postojna
momentalna pazarna cena. Ova e prv izve{taj koj {to bara kontata od
bilansot na sostojba da glasat na povisoka vrednost od istoriskite
tro{oci.
Upravuva~koto smetkovodstvo isto taka se menuva. Dobar primer e
pojavata na sistemite smetkovodstvo na aktivnosti (activity-based
costing systems). Vo minatoto, najgolem broj od proizvodnite firmi
kako proizvodni tro{oci gi identifikuvaa surovinite, direktniot
trud i indirektnite tro{oci. Indirektnite tro{oci bea
raspredeluvani po proizvodi kako funkcija od direktniot trud. Taka,
ako na primer, indirektnite tro{oci se 200% od direktniot trud a
direktniot trud za odreden vremenski period iznesuva 100 000
denari, toga{ indirektnite tro{oci raspredeleni po proizvodi
proizvedeni vo tekot na toj vremenski period iznesuvaat 200 000
denari. Problemot e vo toa {to so se pogolemata upotreba na
avtomatizirani tehniki, vo proizvodnite fabriki se pomalku se
koristi direktnata rabotna sila.
Smetkovodstvoto na tro{ocite se fokusira na pri~initelite na
tro{ocite (cost drivers). Pri~initelite na tro{ocite predizvikuvaat
promeni vo visinata na tro{ocite na sekoja aktivnost. Na primer,
brojot na upotrebeni par~iwa direktno vlijae na materijalnite
tro{oci, ma{inskite ~asovi direktno vlijaat na ma{inskite tro{oci.
Pove}e smisla ima koristeweto na pri~initelite na tro{oci vo
alokacijata na indirektnite tro{oci na odredena aktivnost, otkolku
koristeweto na direktnite tro{oci na rabotnata sila ili direktnite
rabotni ~asovi. Kako i da e, ovoj pristap bara pove}e presmetki.
Upotrebata na kompjuterite go olesna koristeweto na mnogu cost
drivers i ovozmo`i poprecizno utvrduvawe na tro{ocite.
U{te edna smetkovodstvena oblast se menuva - toa e merewe na
rabotata (izvr{uvaweto). Se pogolemo e nezadovolstvoto od
koristeweto na tekovnite merki za izvr{uvaweto. Denes,
tehnologijata ni ovozmo`uva da merime i mnogu pove}e otkolku samo
istoriskite dobivki i zagubi. Vo idnina, novi merki za rabotata }e
im se priklu~at na tradicionalnite finansiski pokazateli, a toa se
neto dobivkata, povrat na investciite i dobivka po akcija.
Dopolnitelnite merki gi vklu~uvaat: zadovolstvo na potro{uva~ot,
kvalitetot, inovacija i efektivnost. Mereweto na uspehot na
kompanijata za atributi (osobini) kako {to se ovie pretstavuva
golema dilema, no i predizvik za tradicionalnoto smetkovodstvo.
I mereweto na vrednosta na novite tehnologii e te{ko i bara
razvivawe na novi netradicionalni merki za rabotata. Dobar primer e
avtomatizacijata koja {to se vovede vo Monsantos Fibers Division
pred nekolku godini. Na menaxmentot mu be{e potrebno da ja izmeri
zgolemenata produktivnost kako rezultat na
kompjuterski-integriraniot sistem za proizvodstvo zaedno so drugite
menaxment dostignuvawa. SIS mo`e da analiziraat i definiraat
klu~evi za alokacija na tro{ocite po cost drivers i da gi
implementiraat tehnikite za merewe za da gi sledat podobruvawata i
nivnoto vlijanie. Ova i ovozmo`uva na kompanijata da ja opravda
avtomatizacijata i da postigne uspeh.
Dostignuvawata vo oblasta na tehnologijata i se pogolemoto
bogatstvo so informacii vo informacionata era predlaga pove}e
promeni na SIS vo narednite godini. So izu~uvaweto na SIS }e
zabele`ite kako se menuvalo smetkovodstvoto kako i koi drugi
promeni najverojatno }e se slu~at vo idnina. Ovie promeni }e imaat
vlijanie vrz smetkovodstvenite informacii, procesot na komunikacii,
kontrolata vrz informacionite sistemi i revizijata. Ovoj tekst go
opi{uva SIS vo erata na informaciite.
Smetkovodstveniot informacionen sistem vo poslednive godini
dostignal zna~ajni promeni poradi zna~itelnite promeni vo biznisot,
vo opkru`enieto koe go kreira vladata i vo kompjuterskata
tehnologija. Kako rezultat na toa ulogite na kontrolorot i na
javniot smetkovoditel se pro{irile vo odnos na obrabotkata na
informacijata, upotreba na informacijata, dizajniraweto na
informacioniot sistem i kontrolata na informacioniot sistem. Denes
smetkovoditelite imaat takva mo`nost za obrabotka na informacijata,
{to se smeta{e samo za son pred nekolku godini. Ova e navistina
taka, bez ogled dali smetkovoditelot raboti kako revizor ili
obezbeduva informacija za onie koi donesuvaat odluki niz
menaxerskiot smetkovodstven sistem ili obezbeduvawe na finansiski
izve{tai za investitorite i drugite zainteresirani strani ili, pak,
dizajnirawe na sistemi koi obezbeduvaat mo`nost menaxmentot da se
vklu~i vo razni transakcii, izvestuvawe i aktivnosti za donesuvawe
na delovni odluki.
Nekolku va`ni razvojni mo`nosti pridonesoa za vakvata promena na
ulogite. Prvo, napredokot na kompjuterskata tehnologija. Prvite
golemi i bavni kompjuteri od 40-te i 50-te godini (od minatiot vek)
se zameneti so brzi elektronski kompjuteri koi imaat golemi
memorii, brz pristap i golema brzina vo izvr{uvaweto na opreciite.
Duri i dene{nite mali mikrokompjuteri imaat mo`nost za pogolema
obrabotka na informacii vo odnos na starite i golemi kompjuteri. So
ovoj razvoj na tehnologijata se zgolemi mo`nosta za obrabotka na
informacii. Aplikaciite za obrabotka na platnite spisoci, smetkite
za uplata i isplata (pobaruvawata i obvrskite) koi bea novini vo
50-te godini sega se samo rutina. Dene{nite integrirani sistemi vo
golema merka gi podr`uvaat transakciite, izvestuvaweto i
donesuvaweto na delovnite odluki od strana na menaxerite.
Usovr{uvawata vo kompjuterskata ~ip tehnologija n# samo {to
dovede do zgolemuvawe na mo}ta, tuku i za namaluvawe na tro{ocite
na obrabotka na podatocite. Golem broj na integrirani kompjuterski
~ipovi dovede do namaluvawe na cenata na ~inewe na kompjuterite, a
so toa stanaa popristapni do golem broj na korisnici {to se ogleda
vo nivnata golema ekspanzija.
Ekspanzijata na kompjuterite dovede do pogolema upotreba na
softver od skoro sekoj smetkovoditel ili menaxer. Ovoj sofvtver
opfa}a izve{tai za analiziranoto, grafici za prezentacija,
obrabotka na tekst za izvestuvawe i prezentacija, komunikacija za
kordinirawe na aktivnostite i bazi na podatoci za upravuvawe so
informaciite. Poradi nivnata mala cena skoro sekoj mal biznis mo`e
da gi koristi kompjuterite, kako i softverot, a so cel za
zgolemuvawe na produktivnosta, za komunikacija, kako i za potrebite
na smetkovodstvoto. Smetkovoditelite treba da znaat kako da gi
koristat ovie sistemi i kompjuteri, kako da gi koristat sistemite
za revizija a se so cel obezbeduvawe informacii za menaxmentot. Na
vakov na~in se ovozmo`uva menaxmentot da ima pristap do golem broj
na informacii pri donesuvaweto na delovnite odluki. Razvojot na
opremata za komunikacii i na softverot im ovozmo`i na menaxerite
koi se na razli~ni lokacii da komuniciraat efektivno. Ponatamu,
razvojot na lokalnite mre`i ovozmo`i na onie koi se na ista
lokacija da go koristat hardverot, kako na primer laserskite
printeri (pe~atari) i fajl serveri, da koristat zaedno softver kako
na primer smetkovodstvenite paketi, da koristat zaedno obi~ni
informacii (kako na pr. smetkovodstvenata evidencija) i da
komuniciraat so kolegite po elektronska pop{ta.
Softverot e s# podostapen za koristewe i se ovozmo`uva i na
drugite da razvivaat i sopstveni aplikacii. Sistemite za upravuvawe
so bazi na podatoci im ovozmo`uva na menaxerite i smetkovoditelite
polesno da dojdat do golem broj na podatoci, odnosno informacii.
Ovoj nov razvoj na softverot za bazi na podatoci, tehnologiite i
kapacitetot za ~uvawe podatoci, dovede do pogolema integriranost na
informacionite sistemi i za nivna polesna upotreba.
Kako rezultat na ovoj razvoj, kompjuterite mo`e da se koristat
poefikasno, za podr{ka na kompleksno donesuvawe na odluki i t.n.
Prednosta na ovie tehnolo{ki dostignuvawa osobeno na softverot i
bazite na podatoci, dovede do zgolemuvawe na brojot na krajnite
korisnici.
Me|utoa, kako lo{a strana e toa {to se zgolemi kompleksnosta na
smetkovodstveniot informacionen sistem. Iako, tie se polesni za
upotreba, nivnoto dizajnirawe i revizija stanuva se pote{ko. Kako
rezultat na toa se razvieni i novi pristapi kon analizata na
sistemite i procedurite za dizajn, se so cel da se zgolemi
efektivnosta vo koristeweto na smetkovodstveniot informacionen
sistem. Isto taka, se razvivaat novi koncepti na vnatre{na kontrola
so cel da se spravat so ovie kompleksnosti.
Razlikata pome|u tradicionalniot smetkovodstven informacionen
sistem i onie koi se razvile kako rezultat na razvojot na
tehnologijata e prika`ano na slika 1-7. Spored tradicionalniot
sistem, smetkovodstveniot sistem go razgleduva samo od formalen
aspekt iformacioniot sistem na pretprijatieto. Samo finansiski
informacii se sobiraat, klasificiraat, ~uvaat i obrabotuvaat. Delot
na finansiskoto izvestuvawe be{e orientirano kon transakciite i se
sostoi od istoriski podatoci i finansiski podatoci. Informaciite
koi se koristat za aktivnostite za planirawe i kontrola
proizleguvaat od podatocite za aktivnostite na menaxmentot.
Kako rezultat na razvojot na kompjuterskiot hardver i na
razvojot na tehnologijata na obrabotka na informaciite, ovoj
ednostaven sistem se pretvoril vo golem, kompleksen i integriran
smetkovodstven sistem. Site nivoa na menaxmentot vo pretprijatieto
sega imaat mo`nost za pristap do informaciite za transakciite.
Podatocite za transakciite sega vklu~uvaat mnogu pove}e informacii
za proizvodstvoto, marketingot, finansiite i presonalnite
aktivnosti. ^esto podatocite se analiziraat so upotreba na
kompleksni modeli za donesuvawe na odluki, koi gi integriraat
informaciite od mnogu izvori. Ovie sistemi mo`e dodatno da se
kompliciraat so golema disprezija na aktivnostite po celata zemja.
Spored tradicionalniot sistem smetkovoditelot obezbeduva{e
informacii, a spored integriraniot kompleksen sistem e korisnik,
obezbeduva~ i dizajner na informacioniot sistem.
Za da se razberat aktuelnite smetkovodstveni informacioni
sistemi, vovedot vo osnovite na sistemite i osnovnite sistemi e
mnogu va`en. Treba da se naglasi deka smetkovodstvenite informacii
se klu~en izvor koj ~esto ima i strategisko zna~ewe. Na ovoj na~in
mo`e da se definiraat smetkovodstvenite informacii i ulogata na
smetkovoditelite vo analizata, upotrebata, dizajniraweto i
revizijata na smetkovodstvenite informacioni sistemi.
KORISTEWE NA SMETKOVODSTVENITE INFORMACII
OD MENAXMENTOT
Menaxmentot gi koristi smetkovodstvenite informacii za
donesuvawe na odluki, planirawe i kontrola na aktivnostite, kako i
za kontrola na obrabotka na podatocite za transakcionite aktivnosti
povrzani so proizvodstvoto na stoki i uslugi. Ovie aktivnosti gi
vklu~uvaat transakciite, donesuvaweto na odlukite, izvestuvawe i
inkorporirawe na informaciite vo proizvodite i uslugite.
Obrabotka na transakciite
Vo skoro bilo koja organizacija, dnevnite transakcii opfa}aat
nabavka na surovini i materijali (zalihi), proizvodstvo na stoki i
uslugi, distribucija i ~uvawe na gotovite proizvodi i proda`ba na
ovie proizvodi i uslugi, a seto toa mora da se evidentira zaradi
dobra kontrola vo pretprijatieto. Proda`bata mora da se evidentira,
smetkopotvrdite-fakturite mora da se ispratat, tro{ocite mora da se
alociraat po proizvodi kako {to se proizveduvaat i vrabotenite mora
da se isplatat za nivnata rabota. Ova se samo nekoi primeri od
mnogubrojnite transakcii neophodni vo raboteweto na bilo koja
organizacija - pretprijatie. Podatocite povrzani so ovie aktivnosti
ja so~inuvaat bazata od koja najgolemiot del na podatoci gi koristi
smetkovodstveniot informacionen sistemi koj obezbeduva korisni
informacii za menaxmentot.
Aktivnosti na donesuvawe odluki, planirawe i kontrola
Planiraweto prethodi na bilo koja aktivnost bilo da e taa
strate{ka, upravuva~ka ili operativna. Koga celite se odredeni,
akciite se naso~eni kon procesot na donesuvawe odluki i kon izborot
na resursi potrebni za ostvaruvawe na celite. Kontrolnite
aktivnosti se vklu~uvaat zaedno - kontrola na aktivnostite niz
planiraweto, pri postavuvawe na buxetot, pri postavuvawe na
standardi ili drugi kriteriumi za izvr{uvawe i fidbekot (feedback -
povratnata vrska) so sporeduvawe na rezultatite so anticipiranite
(o~ekuvanite) ili planiranite aktivnosti.
Mnogu izve{tajni i drugi ra{ireni formi na informaciite se
koristat vo ovoj proces na planirawe i kontrola. Tuka se
opfateni:
1. Rutinski ili vremenski planovi i izve{tai vo koi se
razgleduvaat planovite i o~ekuvawata na menaxmentot kako i
izve{tajot za rezultatite od negovite akcii.
2. Istra`uvawa koi mu ovozmo`uvaat na menaxmentot da dojde do
smetkovodstveni podatoci na nerutinski na~in ako mu e potrebna
informacija koja ne se prika`uva na rutinski na~in.
3. Posebni izve{tai vo koi se iska`uvaat samo
devijaciite-otstapuvawata od planiranite rezultati, so cel
menaxmentot da mo`e da se koncentrira na problemite ili dobrite
priliki.
4. Idni izve{tai koi davaat prognoza za nekoja idnina na nekoi
aktivnosti.
Nastapot i uspehot na stopanskite subjekti na pazarot ne mo`e da
se zamisli bez a`urni i poverlivi informacii, koi ja pravat
osnovata n# samo za donesuvawe strategiski, tuku i na takti~ki i
oprativni odluki. Pokraj toa {to za delovnoto odlu~uvawe s# pove}e
se koristat informacii od najrazli~ni izvori, smetkovodstvenite
informacii i ponatamu pretstavuvaat najsigurna osnova vo delovnoto
odlu~uvawe.
Direktorot kone~no ja dobiva ulogata na vrhoven menaxer (top
manager) koj zaedno so ostanatite menaxeri na poniskite nivoa na
upravuvawe (direktori) go vodi raboteweto na pretprijatieto
obavuvaj}i gi pri toa ~etirite osnovni funkcii na menaxmentot:1.
planirawe,
2. organizirawe,
3. motivacija i vodewe i
4. kontrola.
Uspe{noto ostvaruvawe na funkciite na sovremeniot menaxment
nezamislivo e bez razvien informacionen sistem, koj pretstavuva
osnoven preduslov za funkcionirawe na pretprijatieto kako deloven
sistem.
Pretprijatie koje ima ambicii da izbori mesto ili opstane na
stranskite pazari, a vo dogledno vreme i na doma{niot pazar,
neophodno e vo svojot informacionen sistem da vgradi elementi na
sistemot na kvalitet.
INFORMACIJATA KAKO RESURS
Voop{to nie sega vleguvame vo nova organizaciona era.
Organizacii bazirani na informaciiite spored Peter Drucker }e bidat
se pozastapeni vo op{testvoto. Porano menaxerite vr{ea analiza vo
odredeni vremenski periodi za da dojdat do odluka ili se bazirale
na periodi~ni podatoci pri analizite i odlu~uvaweto. Deneska
menaxerite imaat pristap do bogatstvo na podatoci od samoto rabotno
mesto ako im se potrebni. Ednostavnata upotreba na kompjuterskite
programi im dava mo`nost na menaxerite za mnogu alternativi, vrz
osnova na ovie informacii da dojdat do poadekvatni - poprecizni
odluki. Spored spomenatiot avtor, ova e samo po~etok na nov trend
koga biznisot }e go vodat se pove}e i pove}e specijalisti koi se
baziraat na informacijata za da gi vodat aktivnostite na
organizacijata (pretprijatieto).
Vo dosega{niot razvoj na ~ovekovoto op{testvo kako glavni
resursi se smetale kapitalot, trudot i prirodnite sredstva, no vo
sovremeniot i vo idniot razvoj, pokraj prethodno navedenite s#
pove}e na zna~ewe dobivaat i informaciite kako nov resurs.
Osnovni karakteristiki na informaciite e toa {to tie:
se nepresu{en izvor na znaewe,
so nivnoto tro{ewe, odnosno upotreba, ne ja menuvaat svojata
sodr`ina. Prirodnite izvori vo ~inot na proizvodstvoto i
potro{uva~kata se upotrebuvaat samo ednokratno, za razlika od niv
informacijata mo`e da se koristi pove}ekratno bidej}i nejzinata
sodr`ina e nepromenliva vo odnos na intenzitetot na
koristeweto,
informacijata mo`e ednovremeno i na razli~en prostor da se
koristi od pove}e konsumenti, {to ne e svojstveno za drugite
prirodni resursi,
vrednosta na informacijata so nejzinata konsumacija ne se
namaluva, nezavisno kolku pati e koristena i od kolkav broj na
korisnici,
upotrebnata vrednost na informacijata e pogolema so zgolemuvawe
na intenzitetot na koristeweto, no informacija koja nikoga{ ne }e
se koristi i nema upotrebna vrednost,
koristeweto na informaciite kako resurs za ekonomski razvoj ne
bara tro{ewe na energija,
upotrebata na informaciite nemaat nikakvo {tetno vlijanie na
okolinata i
ograni~uva~ki faktor vo koristeweto na informaciite se javuva
samo ~ove~kiot faktor, koj isto taka, e ograni~uva~ki faktor i za
nivnoto proizvodstvo.
Denes, bez ogled na toa koe teoretsko objasnuvawe za
informacijata da se prifati, edno e sigurno i {iroko prifateno
mislewe deka taa e r e s u r s. Toa zna~i deka na informacijata i
se dava podednakvo zna~ewe kako i na tradicionalnite resursi: pari,
oprema, materijali i ~ovekot. Za eden deloven sistem nesomneno e
deka edna to~na, blagovremena i potpolna informacija postanuva
resurs od osobena va`nost vo donesuvaweto na odluki, vo za~uvuvawe
i/ili pro{iruvawe na pazarnata polo`ba (pozicija), konkurentnosta,
pa duri i opstanokot na pazarot.
Toa e edna od klu~nite pri~ini za osobeno brziot razvoj na MIS
(menaxmerskiot-upravuva~ki informacionen sistem (Menagment
Information System) so visoko sofisticirani hardver, softver,
komunikacioni tehniki, baza na podatoci i baza na znaewa. Od
70-tite godini (na minatiot vek) terminot data se zamenuva so
terminot information. Su{tinata ne e vo zamenata na terminite, tuku
za zamena na podatocite so informacii, koi se osnova za odlu~uvawe.
Toa {to neposredno proizleguva od konstatacijata deka informacijata
e va`en resurs na delovniot sistem e soznanieto deka informaciite
(kako i drugite resursi) mo`e da se planiraat, organiziraat i so
niv da se upravuva.
Vo pretprijatieto toa se postignuva so sozdavawe na potrebnite
uslovi. Organizacionite nivoa ne ja nabquduvaat informacijata kako
nekoe slobodno-besplatno dobro (sredstvo), tuku kako neophodno i
skapo sredstvo i kako menaxerski resurs koj vo najmala raka bara
tretman ednakov na finansiskite, kadrovskite i materijalnite
sredstva.
Taka spored Dieboloviot istra`uva~ki program sli~nosta na
informacijata kako resurs so drugite resursi na delovniot sistem se
ogleda vo slednovo: informacijata poseduva fundementalna (osnovna)
vrednost kako i parite, stokata, rabotnata sila ili surovinite,
informacijata ima karakteristiki koi mo`e da se indetifikuvaat i
merat kako na pr. metod, te`ina i cena na dobivawe, cel za koja se
koristat (korisnost) i razli~ni oblici i sredstva so koi se
sozdava, pravila kako so nea da se postapuva i principi kako taa se
obrabotuva.
informacijata postoi vo razni stepeni na ~istota i
korisnost.
taa mo`e da se pro~isti i obraboti za da i se zgolemi
vrednosta.
vlo`uvawata vo pribavuvawe na informacijata kako resurs mo`e
voobi~aeno da se tretira kako tro{ok, no ponekoga{, vo zavisnost od
celite na pretprijatieto i kako kapitalna investicija.
informacijata pominuva niz pove}e race koi ja prenesuvaat i ja
menuvaat od pribavuvawe preku podobruvawe do koristewe.
Sporeduvawe (komparirawe) na tro{ocite i korista e mo`na da se
izvr{i vo sekoe vreme pri obavuvawe na bilo koja informaciona
dejnost.
Podatoci, informacii i znaewe
Pokraj informaciite, podatocite i znaeweto pretstavuvaat izvoren
ili izveden oblik na informacionen resurs. Vo teorijata se u{te ne
postoi potpolno podednakvo sva}awe na ovie poimi i nivniot odnos
sprema informacijata. Koga stanuva zbor za odnosot podatok i
informacija spored Dejvis (Davis) toj odnos se sfa}a kako odnos na
surov materijal sprema finalen proizvod. Informacioniot sistem gi
obrabotuva podatocite taka tie od sirova forma da se transformiraat
vo informacii upotrebliva za korisnikot, odnosno prima~ot. Dodeka
spored F. Machlup ne treba da se postavuva nikakva hierarhija niti
vremenska distanca vo raspravata vo odnos na podatocite i
informaciite. Toj uka`uva na zavisnosta na toa sva}awe (odnosot
podatok - informacija) od agolot na nabquduvawe i naveduva razlika
od aspekt na kompjuterskiot operator, koj smeta deka podatoci se
toa {to e vo memorijata na kompjuterot, a autputot dobien so
nivnata obrabotka e informacija, dodeka od aspekt na korisnikot na
autputot - podatocite i informaciite mo`at da bidat izrazi -
termini so istovetno zna~ewe. Zna~eweto na poimite podatok i
informacija od aspekt na toa koj gi tolkuva, go sogledal i Dejvis i
toj veli: toa {to za edna osoba - li~nost mo`e da bide informacija
za druga mo`e da bide samo surov podatok. So toa barem delimi~no se
objasnuva ~estoto naizmeni~no upotrebuvawe na ovie dva termina.
Vo teorijata na komunicirawe pod poimot podatok se podrazbira
vest koja ja upatil ispra}a~ot do prima~ot, a koja e dimenzionirana
po obem, naziv i vid. Toa zna~i deka podatokot e logi~ko-semanti~ka
edinica, koja se u{te ne pretstavuva informacija, a koja vo smisol
na digitalnata struktura na kompjuterskata organizacija na
memorijata se ozna~uva kako pole:
na pr.:
Ime na poleto
Obem ( golemina)
Vid
[ifra na kupuva~ot
6 znaka
numeri~ki (broj)
Ime na kupuva~ot
20 znaka
alfabetski
Adresa
18 znaka
alfanumeri~ki
Mesto
15 znaka
alfabetski
Spored toa podatokot mora da bide dimenzioniran so: ime,
golemina i vid, pri {to imeto i goleminata ja odreduva samiot
korisnik, dodeka vidot proizleguva od samiot karakter na znacite
koi go pravat.
Vo toj toj pogled za sva}aweto na podatokot i negoviot odnos
sprema informacijata mo`e da se vidi i od slednive definicii:
podatocite se sirovi nerealizirani fakti, brojki i nastani koi
mo`e da se razvijat vo informacii
podatocite se fakti i brojki na neobraboteni informacii
podatocite se registrirawe na fakti, znaci ili zabele`uvawa
nastanati vo tekot na nekoj proces
podatoci se onie delovi od porakata koi treba da se obrabotat
ili se ve}e obraboteni od kompjuterskiot sistem
Vo semanti~ki i operativen smisol podatokot i informacijata se
razlikuvaat po stepenot na obrabotka i na~inot na koristewe.
Podatocite se sredstvo za izrazuvawe na informacijata, podatocite
se pasivni tie mo`at da vlijaat na promena na sodr`inata na
informacijata, no ne vlijaat na odnesuvaweto na sistemot.
Podatocite gi pribirame i registrirame da bi mo`ele da gi ~uvame i
po potreba da gi koristime. Ako registriran podatok se koristi za
prezemawe na akcija (dejstvie) ili donesuvawe na odluka, takviot
podatok mo`e da se smeta za informacija. Podatocite postanuvaat
informacii vo momentot na nivno koristewe. Site podatoci ne mora da
se koristat, nitu da bidat korisni, a najkorisni se koga se
dostapni vo pravo vreme i na pravo mesto.
Koga stanuva zbor za znaeweto kako informacionen resurs, treba
da se istakne deka ne postoi edinstveno identifikuvawe na ovoj
poim. Su{tinata na nivnoto razgrani~uvawe informacija - znaewe se
svduva na slednovo:
informacijata e zgolemuvawe na znaeweto,
informacijata e proces, a znaeweto e sostojba
Vo definiraweto na ovie poimi edinstveno e deka osnovnite
karakteristiki na znaeweto se: struktuiranost, koherentnost i
relativna trajnost, za razlika od informacijata ~ij karakteristiki
se: delimi~nost, fragmentarnost i naj~esto privremenost, odnosno
kratkotrajnost.
Upravuvawe so informacionite resursi
Identifikacijata na informacijata kako strategiski resurs na
pretprijatijata nametnuva potreba deka i so nea treba da se
upravuva kako i so drugite resursi. Toa zna~i deka informaciite
treba da se planiraat, predviduvaat, organiziraat, upravuvaat i
kontroliraat, {to doveduva do sozdavawe na nova ili posebna
organizaciono-delovna funkcija koja se narekuva administracija na
podatocite. Nejzina pojdovna cel e potrebata od efikasno upravuvawe
so informacionite izvori, razbirawe na celite i delovnite funkcii
na pretprijatieto, nivnite interakcii i od seto toa izvedenata
informaciona arhitektura.
Site relevantni podatoci treba da bidat dostapni na bilo koja
rabotna grupa ili na upravata na pretprijatito. Sostaven del na
ovaa funkcija e i t.n. informaciona politika na pretprijatito.
Pretprijatieto treba da gi odredi svoite pravila koi }e obezbedat
pravilno koristewe na informaciite i upravuvawe so niv. Tie
eksplicitni pravila se narekuva informaciona politika.
Informacionata politika, sprema toa opredeluva unificirani pravila
i nasoki za podelba, dvi`ewe, pronao|awe, standardizacija,
klasifikacija i katalogizacija za celoto pretprijatito.
Informacionata politika, isto taka postavuva standardi za
bezbednost vo smisol koi poedinci i grupi imaat pristap do
informaciite, koga i kako informacijata mo`e da se koristi i t.n.,
pa se do opfat i na tehni~kite standardi za softverot, hardverot,
telekomunikaciska i dr. oprema koja sozdava ili prenesuva
informacii.
Upravuvaweto so podatocite i informaciite kako informaciski
resursi podrazbira niza aktivnosti od oblasta na planiraweto,
organiziraweto i kontrolata na izvorite i nivniot tek (nivnoto
dvi`ewe).
Planiraweto na izvorite i dvi`eweto na podatocite mora da se
vr{i vo sklad so strate{kit i oprativnite celi na pretprijatito, a
toa podrazbira i strategisko i oprativno planirawe na
podatocite
Organizacijata na upravuvawe so izvorite na podatoci podrazbira
plan na logi~ki bazi na podatoci, metodi i standardi na nivna
izgradba.
Kontrola na izvorite i dvi`eweto na podatocite i informaciite
podrazbira da site informacioni resursi moraat vnimatelno i
kontinuirano da se kontroliraat. Pretprijatito mora jasno da gi
definira pravata, obvrskite i odgovornosta vo site fazi od
raboteweto so ovie resursi. Politikata i procedurata za kontrola na
izvorite i dvi`eweto na podatocite i informaciite mora da go opfati
slednovo:
na~inot na pribirawe i skladirawe na podatocite
proceduri i standardi za obezbeduvawe na podatocite
standardi za modificirawe na datotekite i bazite na podatoci
sistemot na kodirawe
ispituvawe i proverka na informacionite tekovi (dvi`ewa) vo t.n.
kontrolni to~ki
metodi i uslovi na regenirawe na podatocite
vremenskata proverka na a`urnosta na podatocite
bezbednosta na podatocite (vo odnos na hardverot, softverot,
korisnikot i sl.)
Razmenata na informaciite na pretprijatieto so okolinata e
osnova za razvojniot proces, imeno prilagoduvaweto na
pretprijatieto sprema barawata za promeni {to doa|aat od okolinata
e biten preduslov za opstanok, no i razvoj na pretprijatieto. Vo
tekot na `ivotniot ciklus pretprijatieto se nao|a vo razli~ni fazi.
So tek na vremeto pretprijatieto se menuva i prilagoduva pri {to se
vospostavuva nova organizacija, koja po prirodata e na povisoko
nivo i e poslo`ena. Menaxerite za da odgovorat na novata
organizacija moraat da vlo`uvaat s# pogolemi napori vo stekuvawe na
novi znaewa, metodi i pristapi kon re{avawe na problemite {to se
pojavuvaat.
Vo sva}aweto deka sovremenoto pretprijatie e eden sistem,
pokonkretno deloven sistem, informacijata se javuva kako
konstituiven element na pretprijatieto kako deloven sistem. Imeno,
bez informacii, vo slu~aj na pretprijatieto, nema alternativi, nema
re{enie na problemite, nema odluki, nema mo`nost da se sporedi
planiranoto so ostvarenoto. Koga pretprijatieto se posmatra kako
deloven sistem treba da se imaat vo predvid negovite pooddelni
delovi - funkcii (na pr. nabavka, proizvodstvo, proda`ba, finansii,
smetkovodstvo i dr.) so nivnata poedine~na optimilizacija ne davaat
sekoga{ i optimilizacija na pretprijatieto vo celina, koga toa se
posmatra kako eden deloven sistem. Imeno, celinata ne e prost zbir
od nejzinite delovi. Delovite vo celinata ne se prou~uvaat kako
posebni entiteti, tuku kako elementi na celinata i vo
funkcioniraweto na celinata na koja i pripa|aat. Elementite vo
ramkite na edna celina se vo postojana interakcija. Funkcioniraweto
na celinata vo ostvaruvaweto na celite se ogleda vo toa {to
delovite pokraj svoite poedine~ni celi se spremni da realiziraat i
zaedni~ka cel, a toa {to pooddelnite delovi gi integrira vo edna
celina e opstanokot na taa celina i nejzin razvoj. Za nivoto na
koje se ostvaruva nekoja celina se misli na stepenot na slo`enosta,
t.e. dali stanuva zbor za celina od povisok ili ponizok red, {to
zna~i za odredena hierarhija. Koga celinite se smetani kako odreden
sistem zna~i deka se misli na sistemska hierarhija.
Sistem pretstavuva mno`estvo od elementi koi se nao|aat vo
zaemna povrzanost na organiziran na~in kako edna celina. Elementite
na sistemot se podsistemi koi go so~inuvaat istiot, i pritoa tie se
organiziraat vo edna celina za ostvaruvawe na odredena cel, pri{to
trpat i odredeni prilagoduvawa vo celinata, no {tom ja napu{tat
istata tie se menuvaat.
Sistemot e realnost, no i slika na realnosta. Pretprijatieto NN
e eden deloven sistem i toj e realnost vo edna ekonomija. No, koga
toa pretprijatieto se posmatra od strana na nekoj istra`uva~, toga{
toj za toa pretprijatie dobiva odredena slika za toa pretprijatie,
koja slika e razli~na za istoto pretprijatie {to za nego ja ima
drug istra`uva~. Razli~nata slika {to mo`e da se sozdade za eden
sistem zavisi od svesta, sposobnostite i znaewata na istra`uva~ot i
dokolku tie se na povisoko nivo vo takov slu~aj sistemot (slikata)
poobjektivno }e ja odrazuva realnosta.
Sistemite mo`e tehni~ki da se prika`at na pove}e na~ini:
grafi~ki,
tabelarno,
so blok {ema,
matri~no,
kinemati~ki,
opisno
Eden sistem e mno`estvo od odreden broj na elementi. Sprema
sistemskata hierarhija elementite na eden sistem na ponisko nivo
mo`e da se javat kako posebni sistemi, koj od svoja strana se novi
mno`estva na elementi. Sistemot od svoja strana na povisok
hierarhiski red stanuva element na nekoj nov sistem.
Razvojot na informacionite sistemi bitno e opredelen i definiran
od informatikata, kako interdisciplinarna nauka op{to i posebno od
delovnata informatika. Spored fracuskiot ing. Filip Drajfus
terminot informatika nastanat e kako konstrukcija od zborovite
information i automatique.Spored francuskata akademija na naukite
informatikata e definiranana kako nauka za racionalna obrabotka na
informaciite, pred se so pomo{ na avtomatski ma{ini, so toa {to
informacijata se smeta za nositel na ~ovekovite znaewa i
komunikaciite vo oblasta na tehnikata, ekonomijata i dr.
op{testveni nauki.
Spored A.N. Sziperski informatikata se definira kako nauka za
izgradbata, funkcioniraweto i strukturata na informacionite
sistemiVo op{tata enciklopedija na JLZ se naveduva deka
informatikata e nau~na disciplina koja gi prou~uva strukturata i
svojstvata na informacijata, .. celi na informatikata e razvoj na
optimalni metodi i sredstva na primawe, prenos, obrabotka,
pronao|awe, koristewe i ~uvawe na informaciite.
Na osnova na seto prethodno iska`ano informatikata mo`e da se
definira kako nauka koja se zanimava so pribirawe, obrabotka,
prenos i arhivirawe na podatocite, analiza i proektirawe na
informacionite sistemi kako i primena na informaciona tehnologija
vo re{avaweto na problemite i razvojot na sistemite.
Delovnata informatika mo`e da se nabquduva: 1) vo potesna smisla
koga taa se identifikuva kako kraen segment i vo su{tina se sveduva
na sistematizacija na analiti~ki informacii na pretprijatieto pred
se od smetkovodstven karakter; 2) vo po{iroka smisla, pod delovna
informatika se opfa}aat i sinteziraat cela niza na drugi
disciplini, kako na pr. teorija na upravuvawe i planirawe, naukata
za organizacija, kibernetikata i t.n.
Informatikata pretstavuva kibernetska povrzanost na relacijata:
nauka - tehnologija - aplikacija, pri {to delovnata informatika
mo`e da se definira kako aplikacija na informatikata kako nauka (
znaewa, metodi, zakonitosti i t.n.) vo oblasta na delovnite sistemi
so podr{ka na informacionata tehnologija. Celta na ovaa aplikacija
e optimalno funkcionirawe na delovniot sistem kako celina, {to
zna~i deka aplikacijata se odnesuva na site dejnosti (funkcii) na
tie sistemi: proizvodstvo, nabavka, proda`ba, finansi, upravuvawe i
dr.
Od izlo`enoto mo`e da se zaklu~i deka informacionite sistemi na
pretprijatijata i nivnite asosijacii gi opfa}aat site navedeni
funkcionalni oblasti na delovniot sistem i toa kako svoi
informacioni podsistemi ili segmenti.
Smetkovodstvenite informacioni sistemi mora da gi izvr{uva
slednive zada~i:
pribira transakcii i drugi podatoci i gi vnesuva vo
sinformacioniot sistem
obrabotka na podatocite
skladirawe na podatocite za podocne`na upotreba
obezbeduvawe na korisnicite so informacii koi im se neophodni
pri praveweto na izve{tai
kontrola na celiot proces taka da dobienata informacii bide
to~na i sigurna
Postojat tri nivo na odluki:
1. Strukturirani odluki, se takvi odluki koi se rutinski i tolku
dobro razbirlivi koi bi mo`ele prenesat ili avtomatiziraat na
kompjuter. Toa se odluki za koi ve}e se izgradeni modeli na
odlu~uvawe.
2. Polustruktuirani odluki se takvi odliki koi mo`e parcijalno
no ne i potpolno da bidat avtomatizirani. Tie baraat i subjektivna
procena i mislewe vo sklad so formalnata analiza na podatocite i
izgradbata na modeli.
3. Nestruktuirani odluki se nepovratni i nerutinski, kade ne
postoi modeli ili drugi oblici na nivno re{avawe. Donesuva~ite na
odluki mora da se oslonat na procenuvawe i intituicija. Vakvite
odluki se ~esto podr`ani so sistemot za podr{ka na odlu~uvawe.
Informacioniot sistem opslu`uva dve kategorii na korisnici:
eksterni i interni. finansiskoto smetkovodstvo e fokusirano na
esksternite korisnici i nivnite razli~ni informacioni potrebi. Na
pr. investitorite i kreditorite baraat finansiski izve{tai od op{ta
namena. Na akcionerite im treba nformacii koi se odnesuvaat na
transakciite so akciite i isplata na dividenda. Kreditorite se
zainteresirani za bonitetot, finansiskite obvrski i nivniot
potencijal za idni uspesi.
Upravuva~koto smetkovodstvo se fokusira na internite
informacioni potrebi, so zaedni~ka cel maksimirawe na ekonomskata
polo`ba na pretprijatie. Primer internite nformacii potrebi
vklu~uvaat izve{tai za saldata (zalihite) za zastarenite
pobaruvawa, planirawe na pari~nite tekovi, analiza na
proitabilnosta i dr.
Smetkovodstveniot informacioniot sistem igra dve glavni ulogi vo
menaxerskoto odlu~uvawe.
Prvo, gi indetifikuva situaciite koi baraat menaxerska akcija.
Na pr. izve{tajot za tro{ocite so golemi otstapuvawa mo`e da go
stimulira menaxmentot da istra`uva i dololku e neophodno da
prevzeme korektivni akcii.
Vtoro, poradi smaluvaweto na neizvesnosta, smetkovodstveniot
informacionen sistem obezbeduva osnova za izbor na alternativni
akcii. Na pr. smetkovodstvenata nformacii ~esto se koristi kako
osnova za formirawe na cenata i odreduvawe na politikata na
kreditirawe (odlo`eno pla}awe). Internite korisnici baraat od
sinformacioniot sistem nformacii koi bi ogovorile na slednive
vidovi na pra{awa:
- marketing menaxment. Kolku treba da ja odredi proda`nata cena
za sekoj artikal {to go prodava? Kakva treba da bide politikata na
pretprijatie po odnos na diskontot, kreditnite uslovi i
garanciite?
- nabavka i kontrola na zalihite. Koga i kolku treba da se
obnovat zalihite? Koi dobavuva~i treba da se koristat? Koi
kombinacii na cena, sigurnost, dizajn na proizvod, marka i kvalitet
bi trebalo da se nabavat?
- proizvoden menaxment. Kolku i koga od sekoj proizvod ili
artikal bi trebalo da se proizvede? Koj proizvoden metod i koi
materijali bi trebalo da se koristat? Kako bi trebalo da se
alociraat zaedni~kite tro{oci na razli~nite proizvodi?
- kadrovskiot menaxment. Kolkavi se zarabotuva~kite po saat na
zaposlenite i kolku bi trebalo da bidat plateni? Koi se posebnite
ve{tini i iskustva na vrabotenite?
- finansiskiot menaxment. Kakvi se tekovnite prilivi i odlivi na
gotovina? Koi se izvorite i koristeweto na kapitalnite pari~ni
sredstva? Kakva treba da bide politikata na kreditirawe na
kupuva~ite i naplata na pobaruvawata?
Cel na sekoe rabotewe e da obezbedi kvalitetni proizvodi i
uslugi na svoite potro{uva~i. Rabotata }e bide profitabilna dokolku
stvorenata vrednost e pogolema od tro{ocite za proizvodstvo na
proizvodite i uslugite. Smetkovodstveniot informacioniot sistem e
va`na podr{ka koja ovozmo`uva primarnite aktivnosti da se obavuvaat
na efikasen i efektiven na~in. Smetkovoditelite bi trebale da
koristat veriga (sinxir) na vrednosti vo odreduvawe kade i kako
eden ssmetkovodstven informacionen sistem mo`e da ja zgolemi
vrednosta na pretprijatieto. Tie treba da gi identifikuvaat
aktivnostite, da gi odredat tro{ocite i vrednosta na sekoja
aktivnost i da analiziraat kade i kako mo`e da se zgolemi
vrednosta. Smetkovodstveniot informacionen sistem mo`e da generira
vrednost na sledniot na~in:
1. smetkovodstveniot informacionen sistem da gi podobri
proizvodite i uslugite so podobruvawe na kvalitetot, smaluvawe na
tro{ocite ili so dodavawe na baranite karakteristiki.
2. smetkovodstveniot informacionen sistem ja zgolemuva
efikasnosta.
3. smetkovodstveniot informacionen sistem obezbeduva
blagovremena i sigurna nformacii kako bi se podobrilo
odlu~uvaweto.
4. smetkovodstveniot informacionen sistem na pretprijatieto mu
ovozmo`uva konkurentska prednost.
5. smetkovodstveniot informacionen sistem ja podobruva
komunikacijata.
6. smetkovodstveniot informacionen sistem go podobruva
koristeweto na znaeweto.
Eksterno opkru`uvawe
Podsistem za kompjuterizirana obrabotka na informacii
Marketing podsistem
Smetkovodstven podsistem
Podsistem na proizvodstvo
Finansiski podsistem
Personalen podsistem
Interno
opkru`uvawe
Smetkovodstven informacionen
sistem
Slika 1-2 Relacija pome|u menaxment informacioniot sistem i
smetkovodstveniot informacionen sistem
Menaxment informacionen
sistem
Finansisko smetkovodstvo
Smetkovodstvo na menaxmentot
Smetkovodstvo na tro{oci
Smetkovodstveno planirawe
Razvoj na sistemi
Izvorni dokumenti
Fajlovi na izvornite dokumenti
Dnevnik
Glavna kniga
Proben bilans
Finansiski izve{tai i drugi eksterni izve{tai
Input obrabotka na transakcii autput
PAGE 15
_1159610765.ppt
Vlez
Sobirawe na finansiski podatoci
Sobirawe na podatoci od marketingot
Sobirawe na podatoci od proizvodstvoto
Sobirawe na personalni podatoci
Sobirawe na nadvore{ni podatoci
Proceduri za vnes na podatoci
Integrirana baza na podatoci
Podatoci za marketing, proizvodstvo, finansii, personal i
dr.
Generatori na izve{taiModeli za odlu~uvawe
Izlez
Finansiski izve{tai
Strate{ko planirawe
Menaxment kontrola
Operativna kontrola
Sproveduvawe niz kompleksna baza na podatoci
Klasificirawe, sortirawe i procesirawe
Korisnici
Delovno
opkru`uvawe
Slika 1 - 7 b
_1315166688.doc
_1044411454.ppt
_1107167376.ppt
_1140345762.ppt
Informacionen sistem
Kontrola
Izvori na podatoci
Vlez: sobirawe podatoci
Obrabotka na podatoci
Izlez: generirawe na informacii
Korisnici na informacii
Upravuvawe so bazi na podatoci
Povratni informacii
Akcija i rezultati
Slika 1-3 Karakteristiki na op{tiot informacionen
sistem
_1147611297.ppt
Interen i eksteren proces na donesuvawe na odluki
Rezultat od odlu~uvaweto
Povratna informacija
Izve{tai od menaxmentot
Finansiski izve{tai
Anketi od menaxmentot
Sobirawe podatoci
Prenos na podatoci
Baza na podatoci
Sumirawe, sortirawe i distribucija na podatoci
Dobivawe na podatoci i podgotovka na izve{tai
Slikka 1-4 Op{t smetkovodstven ciklus
_1107163439.ppt