Giáo Trình Tin Học Đại Cương (Word) - saomaidata.orgsaomaidata.org/library/736.GiaoTrinhTinHocDaiCuong.docx  · Web view... Minh đã tiến hành giảng dạy môn học

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN ĐĂNG TỴ - HỒ THỊ PHƯƠNG NGA

GIÁO TRÌNH

TIN HỌC

ĐẠI CƯƠNG

DÀNH CHO SINH VIÊN KHỐI NGÀNH KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NHÀ XUẤT BẢN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỔ CHÍ MINH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ Hồ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN ĐĂNG TỴ - HỒ THỊ PHƯƠNG NGA

GIÁO TRÌNH

TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

(DÀNH CHO SINH VIÊN KHỐI NGÀNH KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN)

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

- 2012 -

LỜI NÓI ĐẦU

Tin học đại cương là một nội dung quan trọng mang tính bắt buộc trong chương trình giáo dục đại học đối với các viên không chuyên về công nghệ thông tin. Từ nhiều năm nay, Trung tâm Tin học trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn thành phố Hồ Chí Minh đã tiến hành giảng dạy môn học này cho các sinh viên (chính quy và tại chức) theo chương trình khung của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành năm 1998. Nhằm đổi mới phương pháp dạy và học, đồng thời cập nhật các kiến thức mới, đáp ứng yêu cầu giảng dạy và học tập môn tin học cho sinh viên khối ngành khoa học xã hội và nhân văn theo chương trình khung mới của Bộ

Giáo dục và Đào tạo ban hành năm 2007, chúng tôi tiến hành biên soạn cuốn giáo trình này theo hướng ứng dụng, lý thuyết, dễ hiểu, dễ thực hành thông qua các ví dụ thực tiễn.

Giáo trình gồm 5 phần. Phần I. CĂN BẢN bao gồm những kiến thức cơ bản về tin học. Phần II. MS WORD hướng dẫn các thao tác xử lý văn bản với phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word. Phần III. MS EXCEL hướng dẫn sử dụng phần mềm Microsoft Excel để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, thực hiện các tính toán cần thiết phục vụ công tác nghiên cứu chuyên môn. Phần IV. INTERNET trình bày các thao tác cần thiết để khai thác thông tin trên Internet. Phần PHỤ LỤC, giới thiệu những tính năng mới của MS WORD và EXCEL trong hệ thống phần mềm văn phòng Microsoft Office 2007.

Trong quá trình biên soạn, chúng đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan, đặc biệt là các tài liệu hướng dẫn trực tuyến của Microsoft trên Internet, và nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các chuyên gia tin học và người sử dụng. Tuy nhiên, tài liệu này chắc chắn vẫn còn nhiều thiếu sót. Chúng tôi mong nhận được các ý kiến đóng góp của độc giả để cuốn giáo trình này ngày càng hoàn thiện hơn. Các ý kiến đóng góp xin gửi về Trung tâm Tin học trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn TP.Hồ Chí Minh, số 10-12 Đinh Tiên Hoàng, Quận 1, TP.HCM. Điện thoại: (08) 39.100.535. Chân thành cảm ơn!

TP. Hồ Chí Minh tháng 09 năm 2009

Các tác giả

PHẦN I

CĂN BẢN

Chương 1

NHẬP MÔN TIN HỌC

§1.1. Một số khái niệm căn bản

1.1.1 Dữ liệu: Là một đặc tính của đối tượng được phản ảnh bằng một đại lượng (mang tính chất) định tính (không cân đong đo đếm được) hoặc định lượng (đo đếm được, thể hiện bằng giá trị số).

Ví dụ: Đối tượng được nghiên cứu là con người có thể có 1 số đặc tính sau đây:

- Họ và tên: Nguyễn Văn Ba (là 1 đại lượng định tính)

- Tuổi: 40 (là 1 đại lượng định lượng)

- Màu tóc: Muối tiêu (là 1 đại lượng định tính)

- Chiều cao: 182 (là 1 đại lượng định lượng)

- Cân nặng: 85 (là 1 đại lượng định lượng)

v.v…

Dữ liệu tự thân nó phản ảnh bản chất của đối tượng hoặc sự việc, Không thể hiện mối quan hệ ngữ nghĩa giữa chúng; không qua quá trình xử lý và vì vậy nó không mang ý nghĩa tri thức.

Các dữ liệu định tính thường không thuận lợi cho quá trình xử lý, do đó người ta thường mã hóa chúng bằng các giá trị số cụ thể. Ví dụ, 0 - đen óng, 1 - đen vừa, 2 - hơi nâu, … 7 - bạc trắng => so sánh màu tóc.

1.1.2. Thông tin: Bản chất đối tượng hay một nhóm đối tượng được phản ánh trực quan hay qua cách nhìn nhận, qua cách cảm nhận khác nhau, hoặc được tổng hợp, phân tích theo các góc độ khác nhau. Nó có thể là những quy luật được rút ra từ một tập các đối tượng được nghiên cứu. Thông tin mang tính nhận thức, do đó nó thường ngầm hiểu là có mang tính tri thức.

Dữ liệu là các thông tin ban đầu. Các báo cáo kết quả xử lý là những thông tin tổng hợp / phân tổ. 

Ví dụ:“Ngày mai trời sẽ nắng gắt” - thông tin cảm nhận.

“Kết quả thi tốt nghiệp PTTH là 98%” - thông tin phân tích.

“99 bài thi của sinh viên, trong đó có 25 bài có điểm dưới trung bình” - thông tin tổng hợp.

Thông tin là khái niệm bao quát. Tất cả những gì chúng ta có thể cảm nhận được, cân đong đo đếm hay ước lượng được; hoặc những gì chúng ta muốn thể hiện hay truyền tải đều là thông tin.

Dữ liệu là một trường hợp riêng của thông tin khi chúng được phản ảnh trên đối tượng cần nghiên cứu.

1.1.3. Biểu diễn thông tin

Người ta đã chứng minh được rằng, mọi số thập phân đều có thể được biểu diễn tương đương bằng một dãy các chữ số 0 và 1. Hệ đếm chỉ dùng 2 chữ số 0 và 1 được gọi là hệ đếm nhị phân (Binary). Một số được biểu diễn bằng dãy chữ số 0 và 1 được gọi là số nhị phân.

Nếu coi 0 và 1 là 2 trạng thái không và có điện khi đi qua một dây dẫn (dùng bóng đèn để ghi nhận) thì 1 số bất kỳ đều có thể được biểu diễn bởi một dãy các bóng đèn sáng / tắt. Một “bóng đèn” như vậy được gọi là 1 bít. Đó là đơn vị xử lý thông tin nhỏ nhất trong máy tính.

Dãy 8 bít liên tiếp nhau tạo thành 1 đơn lưu trữ gọi là Byte. 8 bít có thể biểu diễn được 1 con số có giá trị từ 0 đến 255.

Các kí tự được gán một con số trong khoảng 0 đến 255, gọi là mã ký tự. Bảng mã do Microsoft xây dựng để mã hóa các ký tự dùng cho máy vi tính (ví dụ, chữ A có mã là 65, B có mã 66, …) được gọi là bảng mã ASCII (American Standard Codes for International Interchanges).

⟹ Byte chứa được 1 ký tự ⟹ Byte ≈ ký tự (character).

Ký tự là thành phần nhỏ nhất của ngôn ngữ, do đó Byte chính là đơn vị lưu trữ thông tin nhỏ nhất của máy tính.

1.1.4. Đơn vị tính:

1 ký lô (1 K) = 1024. Ví dụ, 1 ký lô bytes (1 KB) là 1024 bytes. 1 mêga (1 M) = 1024 K. Ví dụ, 1 mêga bytes (1 MB) là 1024 KB. 1 giga (1 G) = 1024 M. Ví dụ, 1 giga bytes (1 GB) là 1024 MB. 1 tetra (1 T) = 1024 G. Ví dụ, 1 tetra bytes (1 TB) là 1024 GB.

Để cho đơn giản chúng ta có thể làm xấp xỉ:

1 KB ≈ 1.000 bytes (1 ngàn bytes). 1 MB ≈ 1.000.000 bytes (1 triệu bytes). 1 GB ≈ 1.000.000.000 bytes (1 tỷ bytes). 1 TB ≈ 1.000.000.000.000 bytes (1 ngàn tỷ bytes).

§1.2. Cấu hình của một máy vi tính

1.2.1. Cấu hình tối thiểu của 1 máy tính:

- Bộ xử lý trung tâm (Central Processor Unit - CPU), trong đó có:

• Bộ xử lý số học và logic (Arithmetic and Logical Unit)

• Bộ nhớ trong (Random Access Memory - RAM).

• Bộ nhớ ngoài (hay bộ nhớ thứ cấp: Đĩa từ, băng từ, …)

- Màn hình (Monitor): để hiển thị thông tin. Tên của thiết bị này là CON.

- Bàn phím (Keyboard): để nhập dữ liệu, có tên gọi cũng là CON.

- Chuột (Mouse).

Bộ nhớ trong RAM được dùng để chứa các chương trình đang được thi hành cùng các kết quả xử lý trung gian. Khi tắt nguồn điện thì thông tin trong bộ nhớ RAM sẽ bị xoá sạch. Để có thể lưu trữ thông tin lâu dài - chúng ta cần các thiết bị lưu trữ từ tính như băng từ hay đĩa từ (thường là đĩa từ), chúng được gọi là bộ nhớ ngoài, hay còn gọi là bộ nhớ thứ cấp Secondary Memory).

Đĩa từ có nhiều loại: Đĩa cứng (Hard Disk - HD) có dung lượng lớn hàng trăm Giga bytes. Có thể lắp nhiều đĩa cứng trong máy. Đĩa mềm (Floppy Disk - FD) có dung lượng nhỏ (1.44MB), đĩa quang (Compact Disk - CD) 600-750MB, hoặc đĩa Flash (USB) dung lượng chứa từ 64MB đến nhiều Giga bytes.

Bộ phận đọc/ghi đĩa được gọi là bộ điều khiển đĩa (Disk Driver), hay ổ đĩa. Các đĩa từ được đặt tên bằng 1 ký tự chữ cái theo sau là dấu hai chấm (:). Thông thường A:, B: là tên các ổ đĩa mềm. C:, D: là tên các ổ đĩa cứng. E: ổ đĩa CD. F:, G:, H, … là các ổ đĩa trên hệ thống mạng cục bộ. Tuy nhiên, tùy theo số lượng đĩa từ mà các tên trên có thể thay đổi lại. Có thế phân chia một đĩa vật lý thành nhiều phần, mỗi phần được gọi là 1 Partition, được dùng để làm thành 1 đĩa mới, gọi là đĩa lôgic. Đĩa được tạo từ một phần của bộ nhớ trong, hoặc được ánh xạ vào một thư

mục trên một ổ đĩa thì được gọi là đĩa ảo (Virtual Disk).

1.2.2. Thiết bị ngoại vi (Peripheral Devices)

Ngoài các thiết bị bắt buộc phải có nói trên người ta còn có thể lắp đặt thêm các thiết bị khác như máy in (Printer), máy vẽ (Plotter), máy quét ảnh (Scanner), loa (Speaker), v.v…

Các thiết bị ngoại vi luôn luôn phải có chương trình điểu khiển hoạt động thích hợp, gọi là Driver. Mặc dù Microsoft đã tích hợp trong các hệ điều hành Windows rất nhiều trình điều khiển thiết bị khác nhau và có khả năng tự động nhận biết nhiều thiết bị mới được gắn vào máy vi tính như máy in các loại khác nhau của các hãng khác nhau, đĩa USB, loa âm thanh, camera, máy đọc mã vạch (Bar Code), v.v… Tuy nhiên, các hãng sản xuất luôn luôn đưa ra các sản phẩm mới có các tính năng mới do đó nó cần có Driver mới thích hợp. Khi lắp đặt các thiết bị vào máy tính, người sử dụng nên cài đặt (Install hoặc Setup) trình điều khiển đi kèm để đảm bảo thiết bị luôn luôn hoạt động đúng. Việc cài đặt này cũng không khó khăn. Chỉ cần đưa đĩa CD (có sấn trong thùng thiết bị) vào ổ đĩa, Windows sẽ tự động thực hiện việc cài đặt này (Auto run).

Ôn tập Chương 1

1. Phân biệt các khái niệm Dữ liệu và Thông tin. ↵2. Biểu diễn thông tin: Bít - đơn vị xử lý thông tin nhỏ nhất, Byte - đơn vị lưu trữ nhỏ nhất; Các đơn vị đo dung lượng lưu trữ.

3. Cấu hình tối thiểu của 1 máy vi tính và các thiết bị ngoại vi.

Chương 2

HỆ ĐIỀU HÀNH

§2.1. Giới thiệu tổng quan

Hệ điều hành (HĐH - Operating System) là một hệ thống các chương trình (Routine) điều khiển mọi hoạt động của các thiết bị của máy tính điện tử, đồng thời là công cụ giao tiếp giữa người sử dụng (NSD) và máy tính.

Có nhiều loại HĐH trên các hệ thống máy tính khác nhau. Ví dụ, trên hệ thống máy lớn (Main Frame) có OS, Unix, … Trên hệ máy vi tính (Micro Computer) có các HĐH của các hãng lớn như Macintosh, Microsoft, … Riêng hãng Microsoft đã có 2 “thời kỳ lịch sử” phát triển HĐH: DOS (từ 1980-1995) với chế độ làm việc

văn bản (Text mode) và Windows (1985-đến nay) với chế độ đồ họa (Graphics mode). Các HĐH luôn luôn được nâng cấp, phát triển nhằm đáp ứng các các yêu cầu ngày càng cao của ngành công nghệ thông tin (Informatin Technology IT). Tuy có nhiều loại, nhưng các HĐH đều dựa trên một nền tảng là quản lý tài nguyên thông tin (Information Resource) trên hệ thống máy tính. Trong tài liệu này, chúng tôi chỉ trình bày sơ lược HĐH của Microsoft, cách tổ chức lưu trữ và quản lý thông tin trên đĩa từ, cách thực hiện ứng dụng trên môi trường Mirosoft Windows cũng như cách thiết lập một số thông số hệ thống của HĐH này.

§2.2. Tổ chức lưu trữ thông tin trên đĩa của Hệ điều hành

2.2.1. Tập tin (File): Hệ điều hành lưu trữ thông tin trên đĩa từ dưới dạng các tập tin (File). Mỗi file đều phải có 1 tên gọi cụ thể, gồm 2 phần cách nhau bởi dấu chấm (.), đó là phần tên chính (gọi là tên file - Filename) và phần mở rộng (Extension) có tối đa 3 ký tự dùng để thể hiện loại file. Mặc dù NSD có thể đặt phần mở rộng là bất kỳ, nhưng hầu hết các ứng dụng khi tạo file lưu trữ cũng đều có một cách riêng để đặt tên phần mở rộng cho các tập tin trong ứng dụng của mình. Ví dụ: file chương trình máy tính có phần mở rộng là .BAT, .COM, hoặc .EXE; file văn bản thường (Plain Text) có phần mở rộng là .TXT; file văn bản Microsoft Word có phần mở rộng là .DOC; bảng tính Excel có phần mở rộng là .XLS; file ảnh thường có phần mở rộng là .BMP, .GIF hay .↵PG; file âm thanh: .WAV; file video: .DAT; v.v…

Trên DOS, tên file có chiều dài từ 1 đến 8 ký tự chữ cái và/hoặc chữ số và một số ký tự khác, không chứa khoảng trắng. Trên Windows có thể đặt tên file một cách tùy ý gồm từ 1 tới 240 ký tự bất kỳ (trừ 9 ký tự đặc biệt ? *: / \ " > < |), không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Tuy nhiên nên đặt tên file 1 cách gợi nhớ, không nên dùng ký tự có dấu tiếng Việt.

Ví dụ:

NGUYEÃNVAÊNHOAØNG.DOC - Khó đọc

NGUYENVANHOANG.DOC - Dễ đọc hơn

Nguyen Van Hoang.DOC - Rõ ràng hơn

2.2.2. Thư mục (Folder, Directory): file đặc biệt lưu trữ các thông tin về các file thuộc 1 phạm trù nhất định. Thông tin của thư mục là do máy tự tạo.

2.2.3. Đường dẫn (Path): Đường đi từ thư mục A đến file B được ký hiệu là A\B. Thư mục A được gọi là cha; B được gọi là con. Thư mục không có thư mục cha được gọi là thư mục gốc (Root directory), được ký hiệu là \. Thư mục đang làm việc được gọi là thư mục hiện thời (Current Directory), được ký hiệu bằng 1 dấu chấm (.), thư mục cha của nó được ký hiệu bằng hai dấu chấm (..). Mỗi ổ đĩa chỉ có 1 thư mục gốc. Ví dụ:

A:\ Thư mục gốc trên ổ đĩa A:

C:\ Thư mục gốc trên ổ đĩa C:

A:\BAITHI.DOC: Tập tin Word tên là BAITHI.DOC được lưu trên thư mục gốc của đĩa A:

Hai tên file được xem là giống nhau nếu chúng giống nhau cả phần tên chính, phần mở rộng và cùng được đặt trên cùng một thư mục. Như vậy, trên cùng một thư mục, các tên file phải là duy nhất.

Như trên đã đề cập, để lưu trữ thông tin lâu dài chúng ta cần lưu trên đĩa từ. Khi đó cần phải đặt cho nó một cái tên và xác định ổ đĩa và thư mục mà tập tin sẽ được lưu trong đó. Và trong quá trình thao tác hãy thường xuyên lưu lại các thông tin đã thay đổi. Một số người sử dụng ít kinh nghiệm, khi làm việc với máy tính thường sử dụng thư mục mặc định trên ổ đĩa mặc định của ứng dụng (ví dụ, thư mục My Documents của Microsoft Office) để lưu trữ thông tin nên dẫn đến tình trạng mất file một cách đáng tiếc.

§2.3. Hệ điều hành DOS

HĐH DOS (Disk Operating System) được Microsoft thiết kế, xây dựng và cài đặt trên các máy vi tính từ cuối thập niên 1970, nhưng thực sự được phát triển từ 1980. Đặc trưng của DOS là làm việc trong chế độ văn bản (Text mode), các nét chữ có kích thước giống nhau; giao diện qua hệ thống lệnh được gõ trực tiếp từ bàn phím và được hiển thị trực tiếp trên nàn hình đen trắng với 25 dòng, mỗi dòng 80 ký tự. Chế độ xử lý là đơn chương, đơn nhiệm (Single task), tức là tại mỗi thời điểm chỉ thực thi một chương trình.

Trước năm 1995, Windows được coi là một môi trường trong DOS, nghĩa là sau khi khởi động máy ở chế độ DOS thì phải gõ lệnh WIN↵ để chuyển qua môi trường Windows. Từ khi có Windows 95 thì DOS lại trở thành một ứng dụng trong Windows. Và cho đến nay ít người sử dụng DOS. Tuy nhiên vẫn còn một số công việc cần đến môi trường DOS khi chúng ta cần gõ các lệnh cần thiết. Vì vậy trong tài liệu này chúng tôi cũng đưa vào để giới thiệu một số lệnh DOS chủ yếu, rất cần thiết khi thao tác với máy tính.

Một số quy ước về ký pháp:

- Lệnh DOS được viết bằng chữ in hoa.

- Các thành phần chữ nhỏ, in nghiêng trong cặp dấu <…> là các giá trị cụ thể cần phải đưa vào câu lệnh.

- Các thành phần trong cặp dấu ngoặc vuông là tùy chọn, có thể có

hoặc không trong câu lệnh.

- Các thành phần cách nhau bởi dấu xổ đứng (|) là chỉ được chọn 1 trong danh sách.

1. Xem nội dung thư mục

DIR [<Ổ đĩa:>] [<thư mục>] [<tên files>] ↵Tên file có thể chứa các ký tự đặc biệt là ? (thể hiện 1 ký tự bất kỳ tại vị trí dấu hỏi) và * (thể hiện dãy từ 0 đến nhiều ký tự bất kỳ tại dấu sao). Ví dụ, xem các file text trên đĩa D:\. Lệnh DIR d:\*.txt ↵2. Tạo thư mục (Make Directory)

MD [<ổ đĩa:>] [<thư mục>] <tên thư mục cần tạo>

3. Chuyển đổi thư mục làm việc hiện thời (Change Directory)

CD [<ổ đĩa:>] [<thư mục>] <tên thư mục cần chuyển đổi>

4. Sao chép files

COPY [/B] <nguồn> [ + <nguồn> [ + …]] [<đích>] ↵/B: Sao chép file nhị phân. Mặc định là chép file dạng văn bản.

+: Ghép nối các file thành 1 file

<nguồn> là các file, có thể phải chỉ rõ ổ đĩa và thư mục chứa file. Nếu không có <đích> thì tên file nơi nhận sẽ cùng tên với file <nguồn>.

Ví dụ 1, chép các file THU1.txt và THU2.txt từ D:\THCB vào thư mục gốc của đĩa Z:\. Lệnh COPY D:\THCB\THU7.txt Z:\. ↵Ví dụ 2, ghép nối file THU2.txt vào cuối THU1.txt và chép nó vào file THU3.txt đặt trên cùng D:\THCB. Lệnh:

COPY D:\THCB\THU1.txt + D:\THCB\THU2.txt D:\THCB\THU3.txt ↵5. Đổi tên files (Rename)

REN <tên file cần đổi> <tên file mới> ↵Lưu ý: Không đổi được tên thư mục. Ví dụ, đổi các file ảnh *.bmp trên thư mục D:\ANH thành *.↵pg. Lệnh:

REN D:\ANH\*.bmp *.↵pg

6. Xóa (các) files khỏi đĩa từ: DEL <tên file cần xóa>

7. Hủy bỏ thư mục (Remove Directory) rỗng: RD [<ổ đĩa:>] <thư mục>

8. Đặt thuộc tính cho thư mục/file. Thuộc tính (Attribute) của thư mục hay file cố thể là file thường (Archive), ẩn (Hidden), chỉ đọc (ReadOnly) hoặc hệ thống (System). Khi máy bị nhiễm một số loại Virus như Folder hoặc Saraya thì nó sẽ đổi tất cả các thư mục và các file Word, Excel thành Hidden, và không cho Windows Explorer sửa đổi. Trong trường hợp này dùng lệnh DOS là rất hiệu quả. Cú pháp:

ATTRIB [+R|-R] [+H|-H] [+S|-S] [+A|-A] [<ổ đĩa:>] [<thư mục>] <tên file> [/S] [/D] ↵Dấu cộng (+) là đặt, dấu trừ (-) là bỏ. /S là cho cả các file trong các thư mục con (Sub folder); /D là đặt thuộc tính cho cả thư mục.

9. Tạo ổ đĩa ảo (hay còn gọi là ánh xạ một thư mục thành một ổ đĩa). Trong nhiều trường hợp chúng ta muốn sử dụng một thư mục nào đó nhưng không muốn phụ thuộc vào vị trí vật lý của nó trên đĩa cứng hay đĩa mạng. Chẳng hạn, chúng ta muốn khai thác dữ liệu về sinh viên trên một đĩa từ nào đó. Nếu chúng ta sử dụng địa chỉ vật lý (đúng tên thư mục trên 1 ổ đĩa cụ thể) thì khi thay đổi nơi lưu trữ dữ liệu, toàn bộ ứng dụng của chúng ta sẽ phải sửa đổi lại. Cách đơn giản là

ánh xạ nó thành một ổ đĩa (đặt tên sao cho gợi nhớ và ít khi trùng với các ổ đĩa đã có) bởi lệnh DOS có cú pháp như sau:

SUBST [<tên ổ đĩa ảo> [<ổ đĩa:>] <thưmục>] hoặc

SUBST <tên ổ đĩa ảo> /D - Xóa bỏ ổ đĩa ảo

Lệnh SUBST không có tham số sẽ hiển thị tất cả các ổ đĩa ảo đã tạo.

Ví dụ, ánh xạ thư mục chứa dữ liệu quản lý sinh viên trên thư mục D:\Day_Hoc\THCB thành ổ đĩa ảo T: bởi lệnh:

SUBST T: D:\Day_Hoc\THCB

§2.4. Hệ điều hành WINDOWS

Để khắc phục tình trạng các ký tự hiển thị với kích thước như nhau trên nền đen trắng, kể từ năm 1985 Microsoft đã tiến hành xây dựng E H theo phong cách mới là vẽ, gọi là chế độ đồ họa (Graphics), với 16 triệu màu. Các đối tượng ứng dụng đều được thể hiện trên màn hình bằng 1 hình gợi nhớ, có ghi chú rõ ràng bằng chữ, gọi là biểu tượng (Icon). Khi nhắp đúp chuột vào biểu tượng thì ứng dụng tương ứng sẽ được thực hiện. Người ta gọi đó là giao tiếp thông qua sự kiện (Event). Vì tại 1 thời điểm có thể có nhiều sự kiện xảy ra, tức là nhiều chương trình có thể được thi hành, nên phải có cửa sổ (Window) riêng trên màn hình cho mỗi ứng dụng. Vì vậy HĐH có tên gọi là Windows, viết tắt là Wins. Vì nhiều chương trình cùng thực hiện trong 1 khoảng thời gian nên bộ xử lý được sử dụng triệt để hơn. Người ta gọi đó là chế độ làm đa nhiệm (Multi task). Tại 1 thời điểm, mỗi chương trình được phép chiếm dụng bộ xử lý cũng như những phần bộ nhớ RAM trong một khoảng thời gian nhất định và chúng thực hiện 1 cách xoay vòng (Round Fashion). Cách làm này được gọi là chế độ phân chia thời gian (Sharing time), hay chế độ thời gian thực (Real time).

Từ cuối những năm 1980 Windows phát triển không ngừng với tốc độ rất nhanh, với rất nhiều phiên bản và nhiều tên gọi khác nhau, nhưng Windows 95 là một cuộc “Đại cách mạng” trong xây dựng HĐH của Microsoft. Quả vậy, nó đã đạt đến một thành tựu đáng nể. Nó rất gần gũi với tư duy lôgic của con người đến nỗi nhiều người không còn để ý đến môi trường DOS. Trong tài liệu này tác giả không đi sâu vào từng loại Windows mà chỉ trình bày những thao tác trên Windows nói chung.

HĐH Windows có trình quản lý file Explorer rất hữu hiệu. Tên file chương trình là Explorer.exe đặt trên thư mục C:\WINDOWS.

Trong môi trường Windows, nói chung, để chọn đối tượng thì nhắp một lần nút trái của chuột (từ đây trở đi chúng ta gọi tắt là nhắp chuột) vào đối tượng đó; để chọn các đối tượng trong một khoảng thì nhắp chuột vào đối tượng đầu, giữ phím Shift rồi nhắp chuột và đối tượng cuối; để chọn các đối tượng rời rạc thì giữ phím Ctrl rồi lần lượt nhắp chuột vào đối tượng cần chọn; để chọn các đối tượng trong một vùng thì đặt trỏ chuột vào 1 góc của vùng cần chọn, giữ nút trái của chuột, di chuyển đến góc đối diện (gọi tắt là rê chuột). Để mở đối tượng thì nhắp đúp nút trái của chuột (gọi tắt là nhắp đúp chuột) vào đôi tượng đó. Để xem các thao tác với đối tượng được trỏ tới thì nhắp nút phải.

Bằng việc nhắp đúp chuột vào biểu tượng My Computer trên màn hình Desktop, chúng ta có thể thấy các thiết bị nhớ hiện có của máy đang sử dụng, như trong hình sau đây:

Hình 1

Để xem thư mục Shared Documents chứa những gì ta nhắp đúp chuột vào thư mục đó. Để xem trong ổ đĩa D: chứa những gì thì nhắp đúp vào D:. Để quay trở về thư mục vừa xem trước đó hãy nhắp chuột vào nút chức năng (còn gọi là nút lệnh) Back. Để thực hiện việc tìm kiếm file(s) thì nhắp chuột vào nút lệnh Search v.v…

Sẽ tiện lợi hơn khi chúng ta cho hiển thị màn hình thành 2 cửa sổ: bên trái hiển thị cây thư mục, bên phải hiển thị nội dung của thư mục đang có vệt sáng trên cửa sổ bên trái. Có thể thực hiện điều đó qua một số cách sau đây: Cách 1: khi đang hiển thị như trên, nhắp chuột vào menu View, chọn chức năng Explorer Bar rồi chọn mục Folder (từ đây trở đi chúng ta ký hiệu việc nhắp chuột bằng phím mũi tên, như: → View → Explorer Bar → Folder). Cách 2: Nhắp chuột phải vào nút Start → Explore. Cách 3: Nhắp chuột vào nút lệnh Folders. Trong cả 3 trường hợp, màn hình có dạng như hình sau:

Hình 2

Để xem được thông tin chi tiết, gồm các cột Tên file (Name), Kích thước (Size), Loại file (Type), Ngày sửa đổi (Date Modified) như trên thì thực hiện: → View → Detail.

Để sắp xếp file theo vần Alphabet (tăng hoặc giảm dần) của tên thì nhắp vào tiêu đề cột Name, theo kích thước thì nhắp vào Size, loại file thì nhắp vào cột Type, hoặc ngày sửa mới nhất đến cũ nhất (hoặc ngược lại) thì nhắp vào Date Modified.

Dưới đây là một số thao tác quản lý file với Windows Explorer:

2.4.1.Tạo thư mục (Folder)

- Cho hiển thị Windows Explorer như trên (nếu chưa thực hiện)

- Đặt vệt sáng (hay nhắp chuột) vào folder (mà ta) cần tạo folder con trong đó trên cửa sổ bên trái. Nội dung của nó sẽ xuất hiện ở nửa bên phải.

- Nhắp chuột phải vào chỗ trống trên cửa sổ bên phải → New → Folder → (Đặt tên cho folder) ↵.

Ví dụ, tạo folder có tên là Thuc-Hanh-Tin-Hoc trên thư mục gốc của ồ dĩa D:\; rồi tạo 3 folder con trong đó có tên là Wins, Word và Excel.

2.4.2.Tạo tập tin (File)

- Cho hiển thị Windows Explorer như trên (nếu chưa thực hiện)

- Đặt vệt sáng (hay nhắp chuột) vào folder (mà ta) cần tạo file trong đó trên cửa sổ bên trái.

- Nhắp chuột phải vào chỗ trống trên cửa sổ bên phải → New → (chọn loại file) → (Đặt tên cho file) ↵.

Ví dụ, tạo tập tin MS Word có tên là BAITAP1.doc trong folder Word, BAITAP1.xls trong folder Excel và:

- Nhắp chuột vào tên folder Word trong folder Thuc-Hanh-Tin-Hoc.

- Nhắp chuột phải vào chỗ trống trên cửa sổ bên phải → New → Microsoft Word Document → Viết vào BAITAP1. doc ↵.

- Nhắp chuột vào tên folder Excel trong folder Thuc-Hanh-Tin-Hoc.

- Nhắp chuột phải vào chỗ trống trên cửa sổ bên phải → New Microsoft Excel Worksheet → Viết vào BAITAP1. Xls ↵

Lưu ý: Nếu máy không hiển thị phần mở rộng của file thì không cần nhập phần mở rộng (.doc, .xls hay .rar, …). Mở BAITAP1.doc hay BAlTAP1.xls ra để sửa bằng cách nhắp đúp vào tên file đó.

2.4.3.Sao chép file(s)

Thao tác sao chép như dưới đây là đúng mọi lúc mọi nơi trong môi rường Windows:

- Chọn (các) đối tượng cần sao chép- Giữ phím Ctrl, gõ chữ C để chép chúng vào vùng đệm (Copy to Clipboard -

từ đây trở đi chúng ta ký hiệu việc giữ phím Ctrl rồi nhấn một phím là Ctrl+…, hoặc bởi dấu nón (^), như Ctrl+C hoặc ^C).

- Đặt con trỏ vào nơi nhận rồi nhấn Ctrl+V để dán (Paste) vào vị trí con trỏ.

Với việc sao chép file bằng Windows Explorer chúng ta cũng tiến hành như vậy:

- Chọn (còn gọi là đánh dấu - Mark) các file cần chép.

- Nhấn Ctrl+C.

- Đặt con trỏ mouse vào thư mục nhận, nhấn Ctrl+V.

Trong môi trường Windows, có nhiều cách khác nhau để thực hiện một công việc. Có thể thực hiện thao tác sao chép file bằng cách:

- Chọn các file cần chép (như trên).

- Giữ phím Ctrl, kéo rê chuột đến thư mục nhận rồi nhả chuột (gọi tắt là kéo-thả – Drag-Drop).

(Xem thêm minh hoạ trong thao tác chuyển file(s) dưới đây)

2.4.4. Di chuyển file(s)

Di chuyển file(s) là một trường hợp riêng của sao chép, khi chúng ta vừa xóa chúng khỏi chỗ cũ vừa chép vào nơi mới. Thao tác di chuyển đối tượng dưới đây là đúng mọi lúc mọi nơi trong môi trường Windows:

- Chọn (các) đối tượng cần di chuyển.

- Nhấn Ctrl+X (cắt bỏ - đồng thời chép vào Clipboard)

- Đặt con trỏ mouse vào thư mục nhận, nhấn Ctrl+V.

Hoặc, nếu di chuyển trong cùng một ổ đĩa thì chỉ cần kéo-thả chúng đến thư mục nhận (không giữ phím Ctrl).

Hình 3

2.4.5. Đổi tên File

Cách 1: - Chọn file. Nhắp chuột phải, chọn Rename, viết tên mới ↵.

Cách 2: - Chọn file. Nhắp chuột lần nữa vào file, viết tên mới ↵.

2.4.6. Xoá File(s)

Phím Delete được dùng để xoá mọi đối tượng, nói chung. Thao tác xóa khá đơn giản:

- Chọn (các) đối tượng cần xóa.

- Nhấn phím Delete.

Nếu thực hiện việc xoá file(s) trên ổ đĩa cứng thì máy luôn luôn lưu chúng vào thùng rác (Recycle bin) để khi cần chúng ta có thể khôi phục được. Để xóa vĩnh viễn file(s) (lưu vào Recycle bin) thì giữ phím Shift và nhấn phím Delete. Lưu ý: khi xoá file(s) trên ổ đĩa mạng thì máy không lưu vào Recycle bin.

2.4.7. Tạo đường nối tắt tới file (Shortcut)

Shortcut là một tập tin liên kết (Link, có phần mở rộng là .LNK) gắn với một tập tin hay một thư mục nào đó. Khi thực hiện việc mở liên kết (Open) thì file được liên kết sẽ được mở. Nếu đó là file khả thi (Executable, có phần mở rộng là .COM, .EXE hay .BAT, tức là chương trình) thì chương trình đó sẽ được thực hiện (Run). Nếu đó là thư mục thì thư mục đó sẽ được mở bằng Windows Explorer. Nếu là file thông thường thì máy sẽ gọi tới ứng dụng thích hợp để mở và cho phép sửa đổi – nếu có thể. Thao tác theo cách đơn giản nhất như sau:

- Mở Windows Explorer (nếu chưa thực hiện điều này)

- Nhắp chuột phải vào file cần tạo Shortcut → New → Create Shortcut.

Có một cách khác cũng đơn giản để tạo Shortcut tới 1 chương trình, ví dụ, tạo biểu tượng MS Word trên Desktop:

→ Start → All Programs → (chọn chương trình). Giữ phím Ctrl và kéo-thả nó vào thư mục nhận, ví dụ, kéo-thả ra màn hình Desktop.

2.4.8. Tìm kiếm file(s)

Để thực hiện việc tìm kiếm file(s) trên đĩa từ chúng ta cần xác định tên đầy đủ hoặc một phần của tên file; và/hoặc một cụm từ trong nội dung của file(s) và điều quan trọng là nơi mà chúng ta cần tìm. Thao tác tìm kiếm như sau:

Nhắp chuột phải vào nút lệnh Start → Search (nếu đang trong Windows Explorer thì nhắp nút lệnh Search), cần phóng đại (Maximize) cửa sổ để có thể thây tất cả các ô thông số của lệnh.

Danh sách tên file đầy đủ hoặc gần đúng, cách nhau bởi dấu chấm phảy (;) được ghi trong ô đầu (All or part of the filename). Một từ hay cụm từ (nếu biết) được cung cấp trong ô thứ 2 (A word or phrase in the file). Vị trí cần tìm (các) file được xác định trong ô thông số thứ 3 (Look in). Các thông số khác có thể được xác định thông qua lựa chọn More advanced options như: Tìm các file và folder hệ thống (Search system folders); Tìm các file và folder ẩn (Search hidden files and folders); Tìm các thư mục con (Search subfolders); Tìm theo tên có phân biệt chữ hoa và chữ thường (Case sensitive); v.v… Nhấn nút lệnh Search để thực hiện việc tìm kiếm. Màn hình thông số và kết quả tìm file có dạng như hình dưới đây:

Hình 4

Có thể sắp xếp kết quả tìm kiếm theo thứ tự tên file (Name), thứ tự thư mục chứa file (In Folder), theo kích thước file (Size), loại file (Type) hay theo thời gian sửa đổi (Date modified) bằng cách nhắp chuột vào tiêu đề cột tương ứng.

§2.5. Thực hiện các ứng dụng trên Windows

Ứng dụng (Application) là một chương trình (Program) hay một tiện ích (Utility) thực hiện một (nhóm) chức năng nào đó. Đó là một file khả thi có phần mở rộng

là .COM, .EXE hay .BAT. Trong môi trường Windows có nhiều cách để thực hiện một ứng dụng. Dưới đây là một số cách:

Cách 1: → Start → All Programs → Chọn ứng dụng.

Cách 2: → Start → Run → Viết tên chương trình (có thể có cả đường dẫn thư mục chứa file) → OK

Cách 3: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng (Icon, thường là Shortcut) của ứng dụng trên màn hình Desktop. Nếu chưa có Shortcut trên Desktop thì tạo mới. Cách tạo Shortcut đã được trình bày tại điểm 2.4.7 trong mục 2.4 ở trên.

Cách 4: Tìm file chương trình bằng lệnh Search (điểm 2.4.8) rồi nhắp đúp chuột vào tên file đó.

Cách 5: Mở Windows Explorer, nhắp đúp chuột vào 1 file thuộc ứng dụng, ví dụ, file .DOC thuộc ứng dụng MS Word.

Và những cách khác …

Ôn tập Chương 2

4. Nêu những đặc trưng cơ bản của 2 loại hệ điều hành DOS và WINS?

5. Tên file và thư mục trên DOS và WINS khác.nhau như thế nào?

6. Các lệnh cơ bản quản lý tài nguyên trên DOS?

7. Các thao tác cơ bản với Windows Explorer?

8. Thay đổi các lựa chọn (→ Tools → Options) trong Windows Explorer

9. Tạo ổ đĩa ảo (ánh xạ vào 1 thư mục trên đĩa cứng hoặc đĩa mạng)

Chương 3

LÀM VIỆC VỚI CONTROL PANEL

Có nhiều công việc có thể làm với Control Panel như: Thay đổi giao diện màn hình (Appearance and Themes); Kết nối mạng và Internet (Network and Internet Connections); Thêm hoặc gỡ bỏ chương trình (Remove Programs); Thay đổi thông số máy in và các thiết bị khác (Printers and Other Hardware); Thay đổi tài khoản người dùng (User Accounts); Thay đổi các thông số khu vực (Regional

Options) và v.v… Tài liệu này chỉ giới thiệu 3 mục thường dùng là Giao diện màn hình, Tài khoản người dùng và Các thông số khu vực.

§3.1. Thay đổi giao diện màn hình (Appearance and Themes)

→ Start → Control Panel → Display / Appearance and Themes → Chọn mục thay đổi → Apply → OK.

Change the computer’s theme: Thay đổi chủ đề - như Display Change the desktop background: Thay đổi nền Desktop Choose a screen saver: Chọn màn hình chờ Change the screen resolution: Thay đổi độ phân giải màn hình Display: Thay đổi giao diện màn hình Folder Options: Các thông số về thư mục Task and Start Menu: Thanh nhiệm vụ và Start Menu

Lựa chọn từ mục đầu đến mục thứ 5 bảng đặc tính hiển thị (Display Properties) sẽ xuất hiện với 5 thẻ (Tab) chức năng: Theme, Desktop, Screen Saver, Appearance và Settings như hình dưới đây:

Thẻ “Theme” cho phép thay đổi giao diện của Windows theo dạng Windows XP, Windows Classic hay dạng khác.

Thẻ “Desktop” cho phép thay đổi nền của Desktop. Người sử dụng có thể lựa chọn bất cứ một file hình nào có trên đĩa cứng để làm hình nền thông qua nút lệnh Browse.

Hình 5

Thẻ “Screen Saver” cho phép chọn màn hình chờ nếu như sau một thời gian máy không được sử dụng. Mục đích của màn hình chờ là để tiết kiệm điện, cho phép màn hình cùng một số thiết bị khác, như đĩa cứng, 'nghỉ ngơi” nhằm nâng cao thời gian sử dụng…

Thẻ “Settings” cho phép lựa chọn độ phân giải (Resolution) của màn hình, nhằm tăng độ mịn của hình ảnh trên máy tính.

Thẻ “Appearance” cho phép thiết lập các thông số về tiêu đề cửa sổ, hộp thoại, Menu, Icon… chủ yếu liên quan tới Font và cỡ chữ cho các đối tượng được chọn, thông qua nút lệnh Advanced. Font chữ mặc định là Tahoma với cỡ chữ là 8.

Mục chọn Folder Options được sử dụng để thiết lập một số thông số về cách hiển thị Folder. Hai thẻ chức năng cơ bản là View và File Type. Màn hình thông số có dạng:

Hình 6

Với thẻ “View”, bạn có thể cho hiển thị hoặc không các thư mục và tập tin được đánh dấu là ẩn (Show / Do not Show hidden and folders); hay che giấu đi phần mở rộng của những loại file đã quen biết (Hide extensions for known file types).

Với thẻ “File Type” bạn có thể lựa chọn chương trình để mở loại file tương ứng. Ví dụ, chúng ta có loại file với phần mở rộng là .PIC và muốn khi nhắp đúp chuột vào file loại này thì nó sẽ được mở với trình ứng dụng Windows Picture and Fax Viewer. Hãy chọn thẻ “File Type”, nhấn nút lệnh New, nhập chữ PIC vào ô File extension, chọn ứng dụng liên kết thông qua nút lệnh Advanced >>, rồi OK.

Mục chọn Task and Start Menu có thể được sử dụng để thiết lập cách hiển thị thanh nhiệm vụ (Task Bar) và thực đơn của Start. Có thể cho xuất hiện đồng hồ ở góc phải dưới của màn hình, v.v…

§3.2. Tài khoản người dùng (User Accounts)

Trên một máy tính cá nhân, để tránh những truy cập không hợp pháp, bạn nên thiết lập một số tài khoản người dùng thông qua thao tác:

→ Start → Control Panel → User Accounts

Tài khoản người dùng bao gồm tên gọi (Name) mật khẩu (Password) và quyền hạn (Account type) với 2 quyền hạn cơ bản là Computer administrator (Người quản trị máy tính ) và Limited (Quyền có giới hạn). Hai chức năng chính là Create a new account (Thêm người dùng mới) và Change an account (Thay đổi tài khoản hiện có).

§3.3. Các thông số khu vực (Regional Options)

Thông số khu vực bao gồm việc: Thay đổi ngày giờ (Change Date and Time); Thay đổi định dạng số và ngày giờ (Change the format of number, date and time); và Thêm các ngôn ngữ khác (Add other languages). Thao tác:

→ Start → Control Panel → Date, Time, Language and Regional Options → Chọn mục thay đổi → Apply → OK

Mục chọn Change Date and Time cho phép đặt lại ngày tháng (thẻ Date) và thời gian (giờ, phút, giây - thẻ Time). Tất cả đều rất trực quan nên không đòi hỏi sự hướng dẫn chi tiết.

Khi chọn mục Change the format of number, date and time hoặc mục Add other languages màn hình thông số xuất hiện với 3 thẻ chức năng: Thẻ Regional Options cho phép thay đổi quy cách hiển thị các con số (Numbers), tiền tệ (Currency), ngày tháng (Date) và thời gian (Time). Thẻ Languages cho phép cài đặt thêm các ngôn ngữ khác, như tiếng Thái, tiếng Nga… hay các ngôn ngữ Á Đông khác (bao gồm cả Font chữ và chương trình gõ chữ). Thẻ Advanced cho phép các chương trình sử dụng bảng mã không phải là Unicode vẫn có thể hiển thị các hộp thoại (Dialog) và các thực đơn (Menu) bằng ngôn ngữ riêng của mình. Màn hình thông số có dạng như hình dưới đây:

Hình 7

Với thẻ Region Options chúng ta có thể thay đổi quy cách hiển thị con số, tiền tệ… thông qua nút lệnh Customize… Màn hình để thay đổi quy cách được hiển thị với 4 thẻ chức năng con như sau:

“Numbers”: Thay đổi quy cách định dạng các con số: Dấu ngăn cách giữa phần lẻ với phần nguyên (Decimal symbol) là dấu chấm (.); Số lượng chữ số lẻ (Decimal places) là 2; Dấu tách nhóm hàng ngàn, hàng triệu… (Digit grouping symbol) cho dễ đọc là dấu phảy (,); Dấu thể hiện số âm (Negative sign symbol) là dấu trừ (-); Dạng hiện thị số âm là có dấu trừ phía trước (Negative number format, ví dụ, -1.1. Trong kế toán người ta thường thể hiện số âm dưới dạng một con số không dấu trong ngoặc

tròn); Hiển thị số 0 trước số thập phân có trị tuyệt đối nhỏ hơn 1 (Display leading zeros, ví dụ, 0.7. Người Mỹ thường đơn giản cách viết con số không có phần nguyên này là .7); Dấu tách giữa các phần tử trong danh sách (List separator) là dấu phảy (,), có người dùng dấu chấm phảy(;); Đơn

vị đo lường (Measurement system) theo hệ thông của Mỹ (US. Người Việt Nam thường dùng hệ thống Metric). Để thay đổi điểm nào bạn chỉ cần bấm mũi tên đi xuống tại mục đó để chọn, hoặc viết trực tiếp ký hiệu cần dùng vào ô tương ứng. Để chấp nhận các lựa chọn bạn cần nhấn nút lệnh Apply rồi OK.

Hình 8

“Currency” cho phép thay đổi định dạng tiền tệ. Ký hiệu đơn vị tiền tệ (Currency symbol) là dấu đôla ($), và chúng ta có thể sửa lại thành £, ¥, hay đ v.v… tùy thích; Dạng tiền tệ số dương là số có dấu tiền tệ ở phía trước (Positive currency format, ví dụ, $1.1. Người Việt nam quen dùng chữ đ ở sau số); Dạng tiền tệ số âm là số có dấu tiền tệ ở phía trước và đặt trong cặp dấu ngoặc tròn (Negative currency format, ví dụ, ($1.1)); Dấu tách số lẻ (Decimal symbol), số lượng số lẻ (No. of digit after decimal), và dấu tách nhóm (Digit grouping symbol) cũng giống như trong Numbers”. Lưu ý: nhấn nút lệnh Apply sau khi có thay đổi.

Hình 9

“Date” cho phép thay đổi quy cách nhập và hiển thị ngày tháng. Một số ứng dụng như Excel, Access… sử dụng quy cách này trong việc nhập và hiển thị dữ liệu. Có 2 dạng ngày tháng là dạng ngắn gọn (Short date format) với mặc định là m/d/yyyy (ở đây m là tháng, d là ngày và y là năm, ví dụ, 6/29/2008) mà bạn nên sửa lại thành dd/mm/yyyy (ví dụ, 29/06/2008) cho phù hợp với cách dùng của người Việt Nam; dấu tách mặc định giữa ngày với tháng và năm (Date separator) là dấu xổ chéo (/); và dạng đầy đủ là dddd, MMMM dd, yyyy - tức là có cả tên thứ trong tuần, tên tháng, ngày trong tháng và 4 chữ số cho năm (Long date format, ví dụ, Sunday, June 29, 2008). Lưu ý: phải nhấn nút lệnh Apply khi muốn áp dụng những thay đổi.

Hình 10

Với thẻ “Languages” (bên cạnh thẻ Regional Options đã trình bày trên) bạn có thể cài đặt thêm các ngôn ngữ khác. Để thực hiện được điều này bạn cần có đĩa cài đặt Windows và ổ đĩa CD. Thao tác:

- Đưa đĩa Windows vào ổ đĩa CD.

- Đánh dấu vào các mục:

Install files for complex script and right-to-left languages

Install file for East Asian Languages

- Nhấn Apply hoặc OK để hoàn tất việc cài đặt trong vài phút.

- Nhấn nút Detail để bổ sung các Keyboard gõ chữ của ngôn ngữ (chẳng hạn tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn…) Lưu ý: không bổ sung keyboard Vietnamese ở đây vì chương trình gõ tiếng Việt này khó dùng và chúng ta có tiện ích khác như VKNT hay Unikey hoàn chỉnh hơn.

Ôn tập Chương 3

1. Thiết lập các thông số và quy cách hiển thị số và ngày giờ.

PHẦN II

MICROSOFT WORD

Chương 1

TỔNG QUAN MS WORD

§1.1. Giới thiệu

Phần mềm soạn thảo văn bản (hay còn gọi là bộ xử lý từ - Word Processor) MS Word là một trong các phần mềm văn phòng của hãng Microsoft (Microsoft Office), chuyên dụng trong lĩnh vực soạn thảo văn bản. Ngoài các chức năng thông dụng của một hệ soạn thảo văn bản nó còn cung cấp nhiều công cụ và tiện ích hữu hiệu khác giúp người sử dụng có thể xử lý hầu hết các vấn đề trong quá trình soạn thảo văn bản. Hơn nữa, nó còn có khả năng giao tiếp dễ dàng với

các trình ứng dụng khác và có nhiều tiện ích giúp người sử dụng tạo ra các văn bản có cấu trúc rất phức tạp.

Theo thời gian, Microsoft luôn luôn nâng cấp các sản phẩm Office của mình. Các phiên bản mới kế thừa hầu hết các chức năng của các phiên bản trước và bổ sung thêm nhiều tính năng mới làm cho các sản phẩm Office, trong đó có WinWord, Excel, Access, ngày càng đa dạng, đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng.

Chương trình soạn thảo văn bản MS Word có tên file khả thi là Winword.EXE. Cho tới phiên bản 2003, các phiên bản WinWord đều có chung một phong cách giao diện: Hệ thống thực đơn (Menu) và các thanh công cụ (Toolbars). Phiên bản 2007 đã có sự thay đổi hoàn toàn về phong cách: Thay vì hệ thống Menu và các Toolbars là các thẻ công việc với các chỉ dẫn (Tooltips) trực tiếp giúp người sử dụng thao tác dễ dàng và chính xác. Tuy nhiên, WinWord 2007 đòi hỏi máy có cấu hình mạnh nên khi chạy trên các máy có cấu hình yếu hơn, các thao tác sẽ chậm hơn một cách đáng kể. Hơn nữa, do MS Word 2007 có giao diện thay đổi hoàn toàn so với phong cách truyền thống, còn mới đối với nhiều người sử dụng, và phiên bản MS Word 2003 phù hợp với cấu hình hiện thời của các máy tính hiện nay nên trong tài liệu này chúng tôi vẫn trình bày MS Word 2003, giao diện và các tính năng mới của phiên bản mới 2007 sẽ được giới thiệu trong phần phụ lục.

§1.2. Khởi động và giao diện

1.2.1. Khởi động

Có nhiều cách khởi động một ứng dụng trong môi trường Windows, nói chung, và Microsoft Word, nói riêng:

Cách 1:

Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft

Hình 2.1

Cách 2: → Start → Run → (nhập vào chữ WinWord) → OK

Cách 3: Nhắp nút trái chuột vào biểu tượng W trên thanh Shortcut bar.

Cách 4: Nhắp đúp chuột trái vào biểu tượng (Icon) Microsoft Word

Cách 5: Mở Window Explorer (hoặc nhắp đúp chuột trái vào biểu tượng My Computer) → chọn ổ đĩa và thư mục làm việc → nhắp đúp chuột trái vào File văn bản Word cần xem / sửa.

Và một số cách khác…

1.2.2. Giao diện

Sau khi khởi động, màn hình soạn thảo văn bản Microsoft Word có dạng như hình sau:

Hình 2.2

1. Tiêu đề cửa sổ soạn thảo cho biết hệ thống ứng dụng đang thực hiện là Microsoft Word, với tên tập tin văn bản đang soạn thảo. Nếu văn bản đang soạn thảo chưa được đặt tên thì Microsoft tự đặt cho một tên phân biệt là Documentx.doc. Góc phải trên có 3 nút điều khiển cửa sổ (Control Box): thu nhỏ (Minimize), phóng to (Maximize) và đóng cửa sổ (Close) soạn thảo.

2. Thanh thực đơn (Menu)

Hình 2.3

Đây là hệ thống các chức năng chính của WinWord. Có thể thực hiện các chức năng chính (Menu) hay chức năng con (PopUp), hãy nhấn tổ hợp phím Alt+phím có chữ được gạch chân trong chức năng!

File: Bao gồm các chức năng về tập tin như: tạo mới văn bản (New Document); mở file Word đã có sẵn để xem / sửa / In (Open); ghi file lên đĩa (Save); ghi văn bản với tên khác (Save As); thiết lập khổ giấy, trang in, lề (Page Setup); in văn bản (Print) v.v…

Edit: Bao gồm các chức năng để soạn thảo văn bản như: xóa phần văn bản đã được chọn: Cut (Ctrl-X = ^X); Chép văn bản vào bộ đệm: Copy (^C); chép từ bộ

đệm ra văn bản: Paste (^V); Tìm kiếm dãy chữ: Find (^F); tìm và thay thế các chữ thành chữ khác: Replace (^H)…

View: Gồm các chức năng hiển thị văn bản: hiện/tắt các thanh công cụ (ToolBars); xem tiêu đề đầu và cuối mỗi trang (Header & Footer)…

Insert: Chèn thêm các đối tượng vào văn bản như: chèn ký hiệu (Symbol); tranh ảnh (Picture); chữ nghệ thuật (WordArt); hình vẽ (Drawing); ghi chú (Footenote); đánh số trang (Page Number)…

Format: Định dạng văn bản, như: đặt Font chữ (Font); điều chỉnh các đoạn (Paragraph); đánh số hay ký hiệu đề mục (Bullets & Numbering); chia cột (Columns); định mốc (Tabs); đổi chữ to/nhỏ (Change Case); đóng khung và màu nền (Border & Shading)…

Tools: Các công cụ hỗ trợ: kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp (Spelling & Grammar); tự động hiệu chỉnh văn bản (AutoCorrect Options); in trộn văn bản, thư tín (Letters and Mailings); thiết lập một số thông số hệ thống (Options)…

Table: Các chức năng về bảng trong văn bản, bao gồm: thêm bảng, cột, dòng (Insert Table / row / column); xóa cột / dòng (Delete row / column); gộp các ô (Merge Cells); chia tách các ô (Split Cells); chuyển bảng thành văn bản (Convert Table to Text); chuyển văn bản thành bảng (Convert Text to Table) v.v …

3. Thanh chuẩn (Standard)

Hình 2.4

Thanh chuẩn bao gồm các nút chức năng để thực hiện nhanh một chức năng mà không cần thông qua hệ thống Menu, như: tạo mới văn bản; mở file văn bản đã có; ghi văn bản lên đĩa; in văn bản; xem văn bản trước khi in; kiểm tra và sửa lỗi chính tả tiếng Anh; cắt dán văn bản; chèn bảng; và các nút chức năng soạn thảo khác…

4. Thanh định dạng (Formatting)

Hình 2.5

Thanh định dạng bao gồm các nút chức năng định dạng (trình bày) văn bản như: đặt Font chữ; kích thước chữ (Size); kiểu chữ (Style); căn lề (Alignment); đánh số đề mục các đoạn (Bullets & Numbering); v.v…

5. Thanh công cụ vẽ hình (Drawing)

Hình 2.6

Thanh Drawing bao gồm các nút chức năng cho phép chèn hình ảnh (Picture), chữ nghệ thuật (WordArt), hộp văn bản (Text box), hình chữ nhật (Rectangle), đoạn thẳng (Line), hình bầu dục (Oval), hoặc các hình vẽ khác (Autoshapes),…

Và một số thanh công cụ khác,…

Để hiện thị hoặc tắt một thanh công cụ, hãy bấm chuột vào chức năng View, chọn mục Toolbars rồi đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn thanh công cụ tương ứng.

(Xem thao tác và màn hình hiển như hình dưới đây)…

Hình 2.7

Trong số các thanh công cụ kể trên, thanh Menu luôn luôn được hiển thị, không cho phép tắt. Tuy nhiên, có thể thay đổi các chức năng trong hệ thống Menu thông qua chức năng → Tools → Customize.

Lưu ý: Nếu chưa nhìn thấy chức năng con (Popup) trên bảng thì hãy bấm chuột vào mũi tên đôi hướng xuống hoặc chờ trong thời gian 5 ÷ 7 giây để máy hiển thị đầy đủ.

§1.3. Chế độ hiển thị văn bản

1.3.1.Chức năng View

Có nhiều cách trình bày giao diện của MS Word để hiển thị các công cụ và văn bản giúp người sử dụng thao tác văn bản dễ dàng hơn.

Chức năng View, ngoài việc cho phép bật hoặc tắt các thanh công cụ như đã được trình bày trên, còn cho phép người sử dụng xác định cách hiển thị cho văn bản:

• Normal: Hiển thị văn bản theo thước kẻ ngang và có đường kẻ phân cách giữa các trang, giữa các phân đoạn (Section); không có thước kẻ dọc, không hiển thị theo bố cục của trang in.

• Outline: Cửa sổ hiển thị văn bản không có thước kẻ, không có dấu phân tách các trang, các phân đoạn. Cách hiển thị này chỉ thích hợp cho các văn bản dài để kiểm tra cấu trúc của một văn bản.

• Print Layout: Hiển thị văn bản theo bố cục của từng trang in, có thước kẻ ngang và dọc để cho biết vị trí văn bản trên trang in. Điều này rất hữu ích vì người sử dụng có thể trình bày một văn bản cân đối, đẹp mắt, trong đó yếu tố cân đối của một trang văn bản là một tính chất rất quan trọng khi trình bày (hay còn gọi là định dạng) trang văn bản.

• Ruler: Hiển thị hoặc giấu thước kẻ. Tuy nhiên, thước kẻ dọc chỉ có thể được hiển thị khi trong mục thay đổi các thông số hệ thống (→ Tools → Options →

View) đã đánh dấu vào mục Vertical Ruler và chế độ hiển thị văn bản là Print Layout.

• Header and Footer: Cho phép hiệu chỉnh tiêu đề đầu và cuối mỗi ưang in trong các phân đoạn.

• Full Screen: Hiển thị văn bản trên toàn màn hình theo từng trang in, nhưng không có các thanh công cụ.

• Zoom…: Phóng to hay thu nhỏ văn bản theo tỷ lệ tùy ý.

1.3.2. Thay đổi các thông số hệ thống

Để thay đổi các thông số hệ thống của MS Word, hãy thực hiện:

→ Tools → Options

Màn hình xuất hiện như sau:

Hình 2.8

• View: Các thông số hiển thị cửa sổ và nội dung văn bản. Horizontal scroll bar: hiển thị thanh cuộn văn bản theo chiều dọc; Vertical scroll bar: hiển thị thanh cuộn chiều ngang; Picture placeholders nếu đựợc đánh dấu thì chỉ hiển thị khung đánh dấu nơi đó có hình ảnh (trong quá trình soạn thảo văn bản thì không nên đánh dấu vào mục này). Tab character: Spaces; Paragraph marks; Hidden text: Hiển thị các ký tự đặc biệt: dấu định cột; khoảng trắng; dấu ngắt đoạn, cột, trang, phân đoạn; văn bản đã che giấu. Drawing: hiển thị các hình vẽ. Text boudaries: hiển thị ranh giới của văn bản trong khung.

• General: Các thông số chung. Mặc định, MS Word sử dụng đơn vị đo lường chiều dài là inch. Nhiều người trong số chúng ta không quen sử dụng đơn vị đo lường này mà thường sử dụng đơn vị là centimet. Để chuyển đổi thành centimet hãy chọn thẻ này, tại mục Measurement chọn “Centimeter”.

→ Tools → Options → General → Measurement: chọn Centimeter.

• Spelling & Grammar: MS Word có tính năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh trong văn bản. Các từ viết sai chính tả tiếng Anh được MS Word gạch chân bằng đường gợn sóng màu hồng. Các thành phần viết sai văn phạm sẽ được MS Word gạch chân bằng đường gợn sóng màu xanh. Điều này không phù hợp với văn bản tiếng Việt, bởi vì hầu hết các từ có dấu tiếng Việt đều không giống từ tiếng Anh nên đều bị báo lỗi chính tả bằng đường gach chân gợn sóng màu hồng.

Đoạn văn trên là một ví dụ minh họa cụ thể về lỗi chính tả tiếng Anh. Chữ tiếng “Việt,” bị gạch chân màu xanh vì sai văn phạm: “dấu ngắt câu phải được đặt sát vào ngay sau ký tự cuối cùng của mệnh đề trước đó”: sau chữ “Việt” có 1 khoảng trắng rồi mới là dấu phảy nên sai văn phạm. Để bỏ qua việc kiểm tra lỗi chính tả (Spelling) và văn phạm (Grammar) tiếng Anh, người sử dụng nên bỏ các đánh dấu tại các mục “Check spelling as you type” và “Check grammar as you type” trong thẻ “Spelling & Grammar” bởi thao tác:

Tools → Options → Spelling & Grammar → Bỏ chọn 2 mục

“Check spelling as you type” và

“Check grammar as you type”

Như trong hình dưới đây.

Hình 2.9

• Save: Trong quá trình soạn thảo văn bản, để tránh tình trạng mất mát văn bản do sự cố bất thường (mất điện chẳng hạn) chúng ta phải thường xuyên lưu văn bản lên đĩa từ MS Word bởi việc nhấn vào nút ghi (Save) trên thanh công cụ Standard, hoặc ^S hoặc → File → Save, chúng ta có thể yêu cầu máy tự động lưu lại các thay đổi đối với file văn bản đang soạn thảo “cứ XX phút lưu file lên đĩa một lần bởi thao tác:

→ Tools → Options → Save → Save AutoRecover Info Every xx minutes.

Ở đây xx là số phút mà máy tự động lưu lại các thông tin sửa đổi về file. Ví dụ: để máy tự động cứ 10 phút lưu file đang soạn thảo lên đĩa từ một lần thì:

→ Tools Options → Save → Save AutoRecover Info Every 10 minutes.

Các thẻ còn lại tạm thời được bỏ qua. Bạn đọc tự tìm hiểu và thực hành.

§1.4. Thoát khỏi MS Word

Mỗi khi kết thúc một phiên làm việc với MS Word thì Bạn cần thoát khỏi chương trình nhằm đảm bảo phiên làm việc được kết thúc một cách đúng đắn; các file văn bản được lưu trữ đầy đủ trên đĩa từ; các file trung gian được xóa và bộ nhớ được giải phóng để nhường chỗ cho các ứng dụng khác. Có nhiều cách thoát khỏi một ứng dụng, nói chung, và MSWord, nói riêng:

Cách 1: Thông qua Menu: → File → Exit

Cách 2: Bằng tổ hợp phím nóng: Alt+F4

Cách 3: Nhắp chuột vào nút điều khiển cửa sổ có dấu X nền đỏ ở góc phải trên của cửa sổ ứng dụng MS Word.

Và các cách khác…

Với tất cả các cách, nếu file văn bản chưa được ghi lên đĩa từ thì MS Word sẽ thông báo nhắc nhở:

Hình 2.10

Chọn Yes để ghi; No để không ghi; Cancel để hủy bỏ lệnh thoát.

Ôn tập Chương 1

1. Mục đích sử dụng MS Word

2. Các cách khởi động MS Word khác nhau

3. Các Toolbars của MS Word. Hiển thị và giấu các Toolbars.

4. Thay đổi các thông số hệ thống của MS Word (cách hiển thị văn bản, thước kẻ, đơn vị tính, kiểm tra chính tả và văn phạm tiếng Anh)

5. Lưu và mở file văn bản

6. Thoát khỏi MS Word

Chương 2

NHẬP VĂN BẢN

§2.1. Nguyên tắc nhập văn bản thô (Draft Text)

Cần tuân thủ 2 nguyên tắc cơ bản dưới đây trong khi nhập văn bản thô (chưa có định dạng) để giai đoạn định dạng (hay trình bày) văn bản được tiến hành dễ dàng và nhanh chóng.

1. Nhập văn bản từ đầu đến cuối 1 cách bình thường.

2. Không dùng khoảng trắng ở đầu dòng cũng như để định cột. Nếu văn bản nhập có dạng cột, thì để chuyển từ cột này sang cột khác ta dùng 1 phím Tab.

Như vậy, trong quá trình nhập văn bản thô chúng ta không cần để ý đến hình thức của văn bản: không cần quan tâm tới kiểu chữ to, nhỏ, đậm, nghiêng, màu sắc, kiểu dáng trình bày văn bản… Khi nào hết một đoạn thì phải nhấn phím Enter để xuống dòng. Chúng ta chỉ quan tâm tới tính đúng đắn của văn bản được nhập vào mà thôi!

Trước khi bắt đầu nhập văn bản, ta cần chọn bảng mã, cách gõ dấu và chọn 1 Font để hiển thị văn bản tiếng Việt. Mặc dù, theo quy định, các văn bản chính thức phải được soạn thảo với bảng mã Unicode (trước đây là TCVN3 hay ABC), tuy nhiên các bảng mã này có một số nhược điểm là ít Font chữ để lựa chọn, chữ

tiếng Việt chưa đẹp, và điều quan trọng là một số chức năng soạn thảo văn bản của MS Word không áp dụng được cho các bảng mã này. Trong khi đó, bảng mã VNI for Windows có nhiều Font chữ đẹp để lựa chọn, và các thao tác của MS Word đều thực hiện tốt đối với bảng mã này nên có thể sử dụng để lưu trữ văn bản.

§2.2. Cách nhập và hiển thị văn bản tiếng Việt

Đặc thù của tiếng Việt là có các ký tự có dấu, chẳng hạn đ, á, à, ả, ã, ạ… Một văn bản tiếng Việt mà không có dấu thì thật sự tai hại! Có nhiều chuyện tiếu lâm liên quan đến vấn đề này! Do đó, chúng ta cần phải biết cách nhập văn bản tiếng Việt một cách chủ động và biến hóa.

2.2.1 Bộ gõ văn bản (Keyboard Utility)

Để nhập được văn bản có dấu tiếng Việt (nói riêng) hay văn bản có ký tự không phải là chữ cái Latin (nói chung như tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng Trung hoặc Ả rập…) thì phải có một chương trình thường trú trong bộ nhớ RAM để thực hiện việc nhận các cặp phím gõ vào từ bàn phím và chuyển đổi thành (cặp) ký tự tương ứng. Ví dụ, nếu gõ vào A và số 1 thì có thể đổi thành cặp ký tự AÙ (mã VNI for WIN) và với Font chữ thích hợp (VNI-Times chẳng hạn) sẽ hiển thị thành chữ Á.

2.2.2. Một số bảng mã ký tự thông dụng

Mỗi ký tự (character) được mã hóa bằng một con số cụ thể, con số đó được gọi là mã ký tự. Ví dụ, chữ A có mã là 65, B-66, C-67… Bảng quy ước mã số của các ký tự được gọi là bảng mã ký tự. Có nhiều quy ước mã khác nhau nên có nhiều bảng mã khác nhau. Bảng quy ước mã như trên của Microsoft được gọi là bảng mã ASCII (American Standard Codes for International Interchanges). Bảng mã được sử dụng để biểu diễn và lưu trữ văn bản.

Chữ cái tiếng Việt có nhiều bảng mã khác nhau. Một số bảng mã thông dụng cho tiếng Việt là:

VNI for DOS : Mỗi ký tự chiếm 1 bytes.

ABC hay TCVN3 : Mỗi ký tự chiếm 1 bytes.

VNI for Windows : Các ký tự tiếng Việt có dấu chiếm 2 bytes.

Unicode : Mỗi ký tự chiếm 1 byte theo trang mã.

2.2.3. Sử dụng bộ gõ dấu tiếng Việt

Hai chương trình gõ dấu tiếng Việt thường được sử dụng hiện nay là VKNT.EXE và Unikey.EXE (hoặc UnikeyNT.EXE):

Thông thường chương trình này được đặt trong thư mục \Program Files\VỉetKey2000\ hoặc \Program Files\Unikey 3.6\ tương ứng của ổ đĩa cài đặt hệ điều hành, tác chương trình này cho phép gõ dấu tiếng Việt theo 2 cách khác nhau (TELEX và VNI) và chọn lựa 1 trong nhiều bảng mã lưu trữ khác nhau, đồng thời có công cụ hỗ trợ cho phép chuyển đổi văn bản từ 1 bảng mã sang 1 bảng mã bất kỳ khác. Muốn gõ được văn bản tiếng Việt cần nạp chương trình này vào bộ nhớ bởi thao tác:

→ Start → Run → nhập \Program FiIes\VietKey2000\VKNT → OK

hoặc:

→ Start → Run → nhập \Program Files\Unikey 3.6\Unikey → OK

hoặc:

→ Start Run→ nhập \Program Files\Unikey 3.6\UnikeyNT ↵.

Chọn bảng mã để lưu trữ:

→ (chuột phải) vào chữ V màu đỏ (hoặc nền đỏ chữ vàng) trên thanh nhiệm vụ (Task Bars) tại góc phải dưới của màn hình → chọn 1 trong các bảng mã VNI Windows, TCVN3 hoặc Unicode, v.v… để lưu trữ.

Và, chọn cách gõ dấu (VNI / TELEX) như sau:

(chuột phải) vào chữ V màu đỏ (hoặc nền đỏ chữ vàng) trên thanh nhiệm vụ (Task Bars) tại góc phải dưới của màn hình → Cách gõ → chọn 1 trong các cách gõ dấu tiếng Việt: TELEX, VNI, VIQR…

a. Kiểu gõ TELEX: Dùng chữ cái làm dấu cho nguyên âm:

S — sắc. F — huyền R — hỏi. X — Ngã. J — Nặng. AA — Â. AW — Ă,…

Ví dụ 1: Nhập dòng chữ:

Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập — Tự do — Hạnh phúc

theo cách gõ TELEX là:

Coongj Hoaf Xax Hooj Chur Nghiax Vieetj Nam

DDoocj laapj — Twj do — Hanhj phucs

b. Kiểu gõ VNI: Dùng hàng phím số bàn phím chính để làm dấu:

1 — Sắc. 2 — Huyền. 3 — Hỏi. 4 — Ngã. 5 — Nặng. 6 — dấu nón chữ Â, Ê, Ô. 7 — dấu móc chữ ơ và ư. 8 — dấu chữ Ă. 9 — dấu gạch ngang chữ Đ.

Ví dụ 2: Nhập dòng chữ:

Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập — Tự do — Hạnh phúc

theo kiểu VNI là:

Co65ng Hoa2 Xa4 Ho65i Chu3 Nghi4a Vie65t Nam

D9o65c la65p - Tu75 do Ha5nh phu1c

Hãy chọn cách gõ TELEX hay VNI phù hợp với thói quen và sự tiện lợi của riêng mình.

2.2.4. Hệ thống font chữ

Font là cách hiển thị ký tự trên màn hình hay giấy in. Với mỗi bảng mã thì phải có các Font chữ tương ứng để hiển thị. Ví dụ đơn giản: chữ “r” nếu chọn Font chữ tiếng Nga sẽ được hiển thị thành chữ “p”. "Rabotat” (lao động, việc làm) được hiển thị bằng Font chữ tiếng Nga sẽ là “Paσomamb”.

• Các Font chữ tiếng Việt tương ứng với bảng mã VNI for DOS có tên là các địa danh của Việt Nam như: Halong, ThanhHoa, VinhAn hoặc VNI-DOS Sample Font v.v…

• Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã VNI for Windows có tên bắt đầu bằng chữ “VNI-”. Ví dụ: VNI-Times, VNI-Duff, VNI-Fato…

• Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã ABC hay TCVN3 có tên bắt đầu bằng 3 ký tự “.VN”. Ví dụ, .VNTime, .VNTimeH, .VNArial…

• Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã Unicode là các Font hệ thống như Arial, Microsoft Sans Serif, Times New Roman…

Nếu chọn Font chữ không tương ứng với bảng mã thì tiếng Việt có thể sẽ không được hiển thị một cách đúng đắn!!!

Công thức để có văn bản tiếng Việt là:

Bảng mã + Cách gõ dấu + Font = Tiếng Việt

§2.3. Làm việc với tập tin văn bản

Hai thao tác quan trọng trên các tập tin (file) văn bản là mở file để làm việc và ghi file văn bản đang soạn thảo lên đĩa từ.

2.3.1. Mở file để soạn thảo

Khi MS Word đã sẵn sàng làm việc, người sử dụng có thể mở file văn bản để xem hoặc sửa đổi. Số lượng file được mở đồng thời để soạn thảo là không hạn chế. Tuy nhiên, chỉ nên mở những file văn bản có liên quan, khi đã hoàn tất việc sửa đổi cho một file thì nên đóng nó lại vì lý do an toàn văn bản.

Có nhiều cách mở file văn bản để làm việc. Cách thứ nhất là sử dụng menu File. Cách thứ hai là nút chức năng trên thanh công cụ Standard. Cách thứ ba là bằng tổ hợp phím nóng (Hot keys). File được mở có thể là file mới, hoặc cũng có thể là file văn bản đã có sẵn trên đĩa từ.

1. Mở mới file văn bản để soạn thảo:

• → File → New → Blank Document. Hoặc:

• Nhắp chuột trái vào nút chức năng trên thanh Standard. Hoặc

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

File mới tạo được MS Word đặt tên là Documentx.doc, ở đây x là số thứ tự kế tiếp số đã tạo trước đó. Khi nhập văn bản cho file này người sử dụng phải ghi nó lên đĩa từ và đặt cho nó một cái tên cụ thể.

2. Mở file đã có sẵn trên đĩa từ:

• → File → Open. Hoặc

• Nhắp chuột trái vào nút chức năng trên thanh Standard. Hoặc

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Hộp thoại mở file hiện ra như sau:

Hình 2.11

Người sử dụng cần xác định ổ đĩa và thư mục lưu trữ file văn bản tại mục “Look In”, và chọn file cụ thể tại mục “File name” hoặc nhắp chuột vào file cần chọn, rồi nhấn nút “Open”.

Nội dung của file được hiện trên cửa sổ mới để sửa đổi. Trên tiêu đề cửa sổ Microsoft Word có chứa tên của file đang mở.

2.3.2. Ghi file văn bản lên đĩa từ

Những sửa đổi đối với file văn bản nếu không được ghi lên đĩa từ sẽ bị mất khi có sự cố. Trong quá trình làm việc với văn bản, hãy thường xuyên ghi lại những sửa đổi lên đĩa từ. Đối với file văn bản đã được đặt tên việc ghi file được thực hiện bởi thao tác:

• → File → Save. Hoặc:

• Nhắp chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Standard. Hoặc:

• Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl+S.

Nếu file văn bản chưa được đặt tên, hoặc khi muốn ghi lên đĩa từ với tên khác thì thực hiện như sau:

→ File → Save As

Hộp thoại ghi file với tên mới được hiện ra như sau:

Hình 2.12

Hãy xác định ổ đĩa và thư mục để lưu trữ file tại mục “Save In” và đặt tên cho file tại mục “File name” rồi nhấn nút “Save”. Nên đặt tên file một cách gợi nhớ, không nên dùng ký tự tiếng Việt và tuyệt đối không được sử dụng các ký tự đã cấm, đó là dấu hai chấm (:), dấu hỏi (?), dấu sao (*), dấu lớn hơn (>), nhỏ hơn (<), dấu xổ chéo (/), xổ chéo ngược (\), dấu xổ đứng (I) và dấu nháy kép (").

Khi file văn bản đã được đặt lên, hãy thường xuyên nhấn Ctrl+S để ghi lại những thay đổi lên đĩa từ!

2.3.3. Đóng file đang soạn thảo

Sau khi hoàn tất công việc soạn thảo một file văn bản, thì cần đóng nó lại để đảm bảo an toàn cho file, đồng thời giải phóng bộ nhớ trong của máy, làm cho máy thực hiện công việc nhanh hơn. Số lượng file được mở càng nhiều, hoặc kích thước file văn bản càng lớn thì tốc độ của máy sẽ bị chậm lại một cách đáng kể. Thao tác đóng file như sau:

• → File → Close. Hoặc:

• Nhắp chuột vào nút X trên thanh Menu. Hoặc:

• Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl+W.

Nếu file trong cửa sổ soạn thảo đã bị sửa đổi và chưa được ghi lại thì MS Word sẽ hiển thị hộp thoại:

Hình 2.13

Nhấn nút “Yes” để ghi lại trước khi thoát. Nhấn nút “No” để không ghi và nút “Cancel” để hủy bỏ thao tác đóng file và vẫn tiếp tục quá trình soạn thảo văn bản.

§2.4. Một số thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản

2.4.1. Di chuyển con trỏ trong văn bản

Enter: Xuống dòng, kết thúc một đoạn (Paragraph) văn bản.

↑: Lên dòng trên. ↓: Xuống dòng dưới. ←: Sang trái 1 ký tự.

→: Sang phải 1 ký tự. Home: về đầu dòng. End: về cuối dòng.

Tab: Chuyển sang cột khác. Backspace: Xóa ký tự trước con trỏ.

Delete: Xoá ký tự sau con trỏ. PgUp: Lên trang màn hình trên.

PgDn: Xuống trang dưới. F1: Giúp đỡ thao tác.

2.4.2. Các tổ hợp phím thường dùng (Ký hiệu ^ là Ctrl)

^←: Sang trái 1 từ. ^→: Sang phải 1 từ.

^Home: Về đầu file. ^End: Về cuối file.

^Delete: Xoá 1 từ sau con trỏ. ^BackSpace: Xóa từ trước con trỏ.

^PgUp: Lên trang văn bản trên ^PgDn: Xuống trang văn bản dưới

^A: Chọn tất cả (Select All) ^B: In đậm (Bold)

^C: Copy vào Clipboard ^D: Chọn Font, cỡ chữ (Font)

^E: In giữa dòng (Center) ^F: Tìm văn bản (Find)

^G: Di chuyển con trỏ (Goto) ^H: Tìm và thay thế văn bản

^I: In nghiêng (Italic) ^J: Làm đều 2 bên (Justify)

^K: Tạo liên kết (Hyperlink) ^L: Căn lề trái

^M: Thụt dòng (Indent) ^N: Mở file văn bản mới (New)

^O: Mở file (Open) ^P: In văn bản (Print)

^Q: Xóa các mốc Tab ^R: Căn lề phải (Right align)

^S: Ghi file lên đĩa từ (Save) ^T: Lề lòng dưới (Hanging)

^U: In gạch chân (Underline) ^V: Dán văn bản (Paste)

^W: Đóng cửa sổ soạn thảo ^X: Cắt bỏ (Cut)

^Y: Lặp lại thao tác (Redo) ^Z: Hủy bỏ thao tác (Undo)

^=: Tạo thành chỉ số dưới như trong H2O (Subscript)

^+: Tạo thành phần mũ như trong M3 KM3 (Superscript)

2.4.3. Một số thao tác cơ bản khác

1. Đánh dấu chọn (Select - hay bôi đen) một phần văn bản.

Để bôi đen một phần văn bản, hãy đặt trỏ chuột vào đầu (hoặc cuối) phần đó, giữ nút trái của chuột xuống và kéo rê đến cuối (hoặc đầu tương ứng) của phần văn bản cần chọn (từ đây trở đi chúng ta gọi thao tác là Drag Mouse, hay Drag), rồi nhả nút chuột ra (gọi tắt là Drop Mouse, hay Drop).

Cách khác để bôi đen một phần văn bản là dùng bàn phím: đặt con trỏ soạn thảo nhấp nháy (Cursor) vào đầu (hoặc cuối) của phần văn bản; giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím di chuyển →, ←, ↓, ↑, Home, End, PgUp, PgDn,… đã trình bày trên để bôi đen hết phần văn bản cần chọn, sau đó nhả phím Shift.

Để chọn (bôi đen) toàn bộ file văn bản, hãy nhấn Ctrl+A.

2. Sao chép văn bản

Trong môi trường Windows, nói chung, và trong MS Word, nói riêng, để sao chép một (số) đối tượng đã chọn, chúng ta có thể tiến hành qua 2 bước: Nhấn Ctrl+C (^C - Copy) để chép vào vùng đệm (Clipboard); đặt con trỏ vào nơi cần chép rồi dán (Paste) từ Clipboard vào văn bản bởi tổ hợp phím Ctrl+V (^V).

Cách khác, đưa trỏ mouse vào phần văn bản đã bôi đen, giữ phím Ctrl, rê văn bản đến vị trí cần chép.

3. Di chuyển văn bản đã bôi đen đến vị trí mới

Nhấn Ctrl+X để cắt bỏ văn bản đồng thời chép vào Clipboard. Đặt con trỏ văn bản vào vị trí mới rồi nhấn Ctrl+V để dán từ Clipboard vào văn bản.

Cách khác, đưa trỏ mouse vào phần văn bản đã chọn, Drag-Drop văn bản đến vị trí mới. Lưu ý: không giữ phím Ctrl.

4. Xóa văn bản đã bôi đen: Nhấn phím Delete, hoặc Ctrl+X, hoặc viết đè văn bản mới lên.

5. Chuyển mã văn bản 

Để chuyển một văn bản đã được lưu bằng một bảng mã nào đó, VNI for Windows chẳng hạn, sang bảng mã khác, Unicode chẳng hạn, ta tiến hành tuần tự các thao tác sau:

- Đánh dấu chọn (bôi đen) phần văn bản cần chuyển mã (hoặc nhấn tổ hợp phím ^A để chọn toàn bộ văn bản) và chép vào vùng đệm Clipboard bởi thao tác Copy (^C).

- Nhắp chuột phải vào chữ V (biểu tượng của chương trình gõ dấu tiếng Việt Unikey) ở góc phải dưới màn hình.

- Chọn chức năng “Công cụ… (CS+F5)”

- Xác định bảng mã của văn bản nguồn (VNI for Windows) và bảng mã của văn bản đích (Unicode)

- Nhấn vào nút “Chuyển mã”

- Đợi thông báo chuyển mã trong Clipboard thành công → OK.

- Dán văn bản từ Clipboard vào file văn bản khác đang soạn thảo (Paste - ^V)

Hình 2.14

Bài tập: Nhập văn bản thô cho bài hát sau:

Ví dụ 1:

CHÂN TÌNH

TRẦN LÊ QUỲNH

MÙA XUÂN VỪA ĐẾN HOA VỀ TRÊN NHỮNG BÀN TAY. VÀ EM VỪA ĐẾN THAY MÀU ÁO MỚI VÌ ANH. NGUYỆN CHO NGÀY THÁNG ÊM ĐỀM NHƯ NHỮNG SỚM MAI, NHỮNG NHỌC NHẰN CHÓNG QUÊN, VẪN TRONG NGẦN MẮT EM ĐANG NHÌN VỀ ANH.

VÀ ANH LẠI NHỚ NHỮNG GIỜ EM ĐỨNG CHỜ TRÔNG. MỘT MÌNH LẶNG LẼ ƯỚT LẠNH TRONG MƯA VÌ ANH. TÌNH YÊU TÌM THẤY NGUYÊN VẸN SAU ĐÊM BÃO

GIÔNG, GIỮA HOANG TÀN LÃNG QUÊN, NƠI CUỐI ĐƯỜNG CÓ EM RIÊNG CHỜ ĐỢI ANH.

NHƯ CHƯA TỪNG CÓ NHỮNG PHÚT LÌA XA, GIẤU GƯƠNG MẶT TRÊN VAI ANH KHÓC OÀ, NHỮNG CON ĐƯỜNG ANH ĐI RỒI CŨNG ĐƯA ANH VỀ BÊN EM. NHƯ ANH ĐƯỢC SỐNG GIÂY PHÚT ĐẦU TIÊN, CÓ EM TẬN ĐẾN NHỮNG GIÂY CUỐI CÙNG, SUỐT CUỘC ĐỜI ANH KHÔNG QUÊN CHÂN TÌNH DÀNH HẾT CHO EM.

Chữ to, nhỏ, đậm hay nghiêng là không quan trọng. Chỉ biết rằng văn bản được nhập đúng và sau các cụm từ “VỀ ANH.”, “ĐỢI ANH.” và "CHO EM. ”phải có dấu xuống dòng (↵)

Ví dụ 2:

BIỂN HÁT CHIỀU NAY

HỒNG ĐĂNG

CHÂN TRỜI RẤT XANH GỌI NẮNG XÔN XAO. CON THUYỀN RẤT VUI VÀ GIÓ HÁT NGỌT NGÀO. MÔI CƯỜI RẤT XINH LUNG LINH MÀU ÁO. MÂY TRẮNG GỢN LÊN NHỮNG CÁNH CHIM HẢI ÂU.

CÓ GÌ SÁNG NAY MÀ SÓNG XÔN XAO? CHÂN TRỜI VẪN XANH MÀU NẮNG VẪN NGỌT NGÀO? THEO LUỒNG CÁ BƠI ĐAN TRÊN BIỂN LỚN. CÂU HÁT GỢI LÊN NHỮNG KHÁT KHAO ĐẠI DƯƠNG.

(Đ.K):

ƠI BIỂN VIỆT NAM, ƠI SÓNG VIỆT NAM! QUA BAO NHIÊU THĂNG TRẦM MÀ CHIỀU NAY VẪN DỊU DÀNG. VÙI SÂU DƯỚI ĐÁY NHỮNG GÌ ĐAU THƯƠNG, BIỂN LẠI HÁT TÌNH CA, BIỂN KỂ CHUYỆN QUÊ HƯƠNG.

MỖI MỘT TÌNH YÊU MỖI MỘT CUỘC ĐỜI. QUA BAO NHIÊU THĂNG TRẦM LỬA THỬ VÀNG MỚI NÊN NGƯỜI. BIỂN XANH VẪN NHẮC NHỮNG LỜI YÊU THƯƠNG, BIỂN LẠI HÁT TÌNH CA, BIỂN KỂ CHUYỆN QUÊ HƯƠNG.

Chương 3

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Định dạng, hay trình bày văn bản, là một công việc rất quan trọng. Một văn bản được trình bày cân đối và đẹp mắt sẽ gây được thiện cảm đối với người đọc. Tiến hành theo các hướng dẫn dưới đây, chúng ta sẽ có một văn bản đáp ứng được các yêu cầu đặt ra một cách nhanh chóng.

§3.1. Thiết lập khổ giấy và lề cho trang văn bản

Có thể ví các thao tác này như công việc trong xây dựng vậy. Trước khi tiến hành xây dựng ngôi nhà, người ta phải xem xét mảnh đất (mà người ta) sẽ xây dựng ngôi nhà trên đó. Trong việc trình bày văn bản cũng vậy, để trình bày một văn bản đẹp, công việc đầu tiên là phải thiết lập các thông số cho trang in văn bản, bao gồm khổ giấy và lề cho văn bản. Thao tác:

→ File → Page Setup

Hình 3.1

Chọn khổ giấy tại mục “Paper”. Khổ giấy thường sử dụng khi xây dựng văn bản, hay báo cáo là Letter (21.59cm X 27.94cm), và A4 (21cm X 29.7cm), trong đó khổ giấy A4 thường được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam. Lề văn bản được xác định trong thẻ “Margins” của bảng. Theo mặc định, với 2 loại khổ giấy Letter và A4, các lề trên (Top), dưới (Bottom), trái (Left) và phải (Right) đều được đặt là 1 inch (≈ 2.54 cm). Chúng ta hãy chọn 2.5 cm. Nếu văn bản gồm nhiều trang và cần đóng thành tập, ví dụ luận văn tốt nghiệp, thì lề trên được đặt là 3.0 ÷ 3.5 cm (nếu có tiêu đề đầu trang); lề dưới là 3.0 ÷ 3.5 cm (nếu có tiêu đề cuối trang); lề trái là 3.5 cm (1 cm để đóng tập); lề phải là 3.0 cm (0.5 cm để xén phẳng mép giấy).

Hướng in văn bản (Orientation) có thể là trực diện (Portrait) hoặc xoay ngang (Landscape). Mục Multipages cho phép lựa chọn cách in một hay nhiều trang văn bản trên một tờ giấy. In thường: Normal, In đối xứng: Mirror (khi in 2 mặt thì lề phải của trang lẻ là lề trái của trang chẵn, và ngược lại); In 2 trang văn bản trên 1 tờ giấy: 2 pages per sheet.

Để các thông số trang in văn bản trở thành mặc định mỗi khi tạo mới một file Word, hãy nhấn nút Default.

§3.2. Định dạng một phần văn bản đã chọn (Selected text)

Cần đánh dấu chọn (bôi đen) các ký tự cần định dạng. Tất nhiên, chỉ có các ký tự đã được chọn mới chịu ảnh hưởng bởi thao tác định dạng mà thôi.

Với phần văn bản đã bôi đen, các thao tác sau đây có thể được áp dụng:

3.2.1.Đặt Font, kích thước, kiểu dáng, màu chữ

Thao tác:

Cách 1: Thông qua Menu:

→ Format → Font → Font → (chọn tên font: Font; cỡ chữ: Size; kiểu chữ: Font style; màu chữ: Font color; kiểu gạch chân: Underline style; các hiệu ứng khác: Effects) → OK

Hình 3.2

Hãy chọn tên Font tương ứng với bảng mã. Khi đặt vệt sáng vào tên Font nào thì văn bản mẫu được hiển thị trong cửa sổ Preview tương ứng với Font, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ và hiệu ứng đã chọn.

Để các lựa chọn trên của mình được sử dụng mặc nhiên mỗi khi mở một file văn bản mới thì hãy nhấn vào nút Default.

Cách 2: Sử dụng các nút chức năng trên thanh công cụ định dạng (Formatting):

Hình 3.3

Cách 3: Dùng phím nóng (Hot keys):

• Ctrl-]: Tăng kích thước chữ. • Ctrl-[: Giảm kích thước chữ.

• Ctrl-B: In đậm (Bold) • Ctrl-I: In nghiêng (Italic).

• Ctrl-U: Gạch chân (Underline) • Ctrl-+: In chỉ số (Subscript)

• Ctrl-Shift-+: In phần mũ (Superscript)

Ví dụ: In các công thức H20, M3

• Viết các công thức một cách bình thường: H2O, M3.

• Bôi đen chữ số 2, nhấn Ctrl-+ ta có H2O

• Bôi đen chữ số 3, nhấn Ctrl-Shift-+ ta được M3.

Lưu ý: Cỡ chữ thông dụng là 12 hoặc 13. Qui định của Nhà nước: “Văn bản chính thức phải sử dụng bảng mã Unicode. Bộ GD-ĐT qui định: Các báo cáo khoa học hay luận văn tốt nghiệp có cỡ chữ bắt buộc là 13!!!

3.2.2. Đổi chữ hoa, chữ thường

Cách 1: Bằng Menu:

→ Format → Change Case → (chọn trường hợp cần đổi) → OK

Hộp lựa chọn cách đổi chữ TO / nhỏ hiện ra như sau:

Hình 3.4

• Sentence case: In chữ hoa ở đầu câu, các chữ còn lại in thường.

• lower case: Đổi tất cả thành chữ thường (chữ nhỏ).

• UPPER CASE: Đổi tất cả thành chữ in hoa.

• Title Case: Đổi các chữ đầu của các từ thành chữ in hoa, các chữ còn lại đổi thành chữ thường.

• tOGGLE cASE: Đổi các chữ đầu của các từ thành chữ thường, các chữ còn lại đổi thành chữ in hoa.

Câu phải được hiểu là, nó được bắt đầu mới và được kết thúc bởi dấu ngắt câu, tức là dấu chấm câu hoặc dấu xuống dòng để sang đoạn mới.

Ví dụ: nếu chỉ bôi đen các chữ “các chữ còn lại đổi thành chữ thường” và yêu cầu đổi thành chữ hoa đầu câu thì các chữ trên không hề có “nhúc nhích” gì, bởi vì phần văn bản được bôi đen đó không phải là một câu.

Cách 2: Dùng phím nóng: Shift-F3 cho đến khi đạt loại chữ mong muốn.

Ví dụ, bôi đen chữ “phím nóng”, nhấn Shift-F3 lần thứ nhất ta được chữ “Phím Nóng”, nhấn tiếp lần nữa ta được “PHÍM NÓNG”, nhấn tiếp lần nữa ta được “phím nóng” như cũ…

Với văn bản của bài hát CHÂN TÌNH đã nhập, hãy bôi đen tên tác giả rồi nhấn Shift+F3 hai lần; bôi đen phần còn lại phía dưới của bài, nhấn Shift+F3 hai lần (hoặc → Format → Change Case → Sentence case) chúng ta sẽ thu được văn bản đúng như mong đợi:

CHÂN TÌNH

Trần Lê Quỳnh

Mùa xuân vừa đến hoa về trên những bàn tay. Và em vừa đến thay màu áo mới vì anh. Nguyện cho ngày tháng êm đềm như những sớm mai, những nhọc nhằn chóng quên, vẫn trong ngần mắt em đang nhìn về anh.

Và anh lại nhớ những giờ em đứng chờ trông. Một mình lặng lẽ ướt lạnh trong mưa vì anh. Tình yêu tìm thấy nguyên vẹn sau đêm bão giông, giữa hoang tàn lãng quên, nơi cuối đường có em riêng chờ đợi anh.

Như chưa từng có những phút lìa xa, giấu gương mặt trên vai anh khóc oà, những con đường anh đi rồi cũng đưa anh về bên em. Như anh được sống giây phút đầu tiên, có em tận đến những giây cuối cùng, suốt cuộc đời anh không quên chân tình dành hết cho em.

3.2.3.Đặt khoảng cách giữa các chữ, vị trí cao thấp trên dòng

→ Format → Font → Character Spacing → (chọn vị trí) → OK

♦ Chọn Position để đặt vị trí in cao thấp so với các chữ khác trên cùng dòng. Có 3 vị trí:

Bình thường: Normal; Cao lên: Raised; và Thấp xuống: Lowered

♦ Chọn Spacing để đặt khoảng cách giữa các chữ. Có 3 giá trị:

Normal - Bình thường. Expanded - Giãn ra. Condensed - Ép lại.

Trong cả 2 trường hợp đặt vị trí và khoảng cách các chữ, cần cho biết điểm cao thêm hay thấp xuống và tỷ lệ giãn hay ép chữ bởi mục By.

Hình 3.5

Chỗ này được in cao lên ½ dòng (6 chấm điểm); chỗ này được in thấp xuống ½

dòng; chỗ này in thường; dãy chữ này được in g iãn ra 1 .5 đ iểm ; và các chữ này thì được in ép lại 1.1 chấm điểm.

Hãy nhập lại đoạn văn trên một cách bình thường. Thực hiện các thao tác dưới đây, chúng ta sẽ thu được văn bản như trên (chữ trắng trên nền đen là để minh họa cho phần văn bản được chọn để thao tác).

Bôi đen các chữ “được in cao lên”. → Format → Font → Character spacing →

Position: Raised → By: 6 →OK

Bôi đen các chữ “được in thấp xuống”. → Format → Font → Character spacing →

Position: Lowered → By: 6 → OK

Bôi đen các chữ “dãy chữ này được in giãn ra 1.5 điểm”. Sau đó → Format →

Font → Character spacing → Spacing: Expanded → By: 1.5 → OK

Bôi đen các chữ “dãy chữ này được in ép lại 1.1 chấm điểm”. Sau đó → Format →

Font → Character spacing → Spacing: Condenseded → By: 1.1 → OK

Việc nâng cao, hạ thấp chữ, giãn hay ép chữ… tất cả cũng chỉ nhằm mục đích trình bày một văn bản cân đối và đẹp mắt.

3.2.4. Đóng khung và đặt màu nền văn bản

→ Format → Borders and Shading → (Kẻ khung và màu nền) → OK

Hình 3.6

1. Chọn thẻ Borders để đóng khung cho văn bản.

Chọn kiểu đường kẻ khung tại vùng Style, chọn màu khung tại hộp chọn (Combo box) Color, chọn độ đậm nhạt của khung tại hộp chọn Width, sau đó xác định cạnh cần kẻ khung.

Ví dụ 1: Đóng khung gợn sóng nét đôi màu xanh cho chữ “BlỂN” trong tựa đề bài hát BIỂN HÁT CHIỀU NAY. Bôi đen chữ “BIỂN”; rồi → Format → Borders and Shading → Borders → Style: (chọn đường gợn sóng) → Color: (Chọn màu xanh Blue) → Box → OK

Hình 3.7

Nếu phần văn bản được bôi đen có chứa cả dấu xuống dòng thì có thể kẻ khung cho mỗi cạnh của đoạn bằng một kiểu khung và màu khung khác nhau. Đường kẻ khung nằm ngang sẽ kéo dài ngang hết chiều dài của dòng. Để thực hiện được điều đó, trước hết chúng ta phải chọn mục Custom trong thẻ Borders.

Ví dụ 2: Kẻ khung cho tiêu đề bài hát “CHÂN TÌNH” đã nhập. Bôi đen các chữ đó, rồi → Format → Borders & Shading → Borders → Custom → (chọn mỗi kiểu khung, màu khung vẽ cho mỗi cạnh) → OK.

Hình 3.8

Đường kẻ trên có màu xanh da trời (Blue), bên trái là màu xanh lá cây (Green), bên phải là màu tím (Magenta), bên dưới là màu đỏ (Red). Sau khi nhấn OK ta có tiêu đề được kẻ khung như dưới đây:

CHÂN TÌNH

2. Chọn thẻ Shading để tạo màu nền cho văn bản.

Có nhiều cách khác nhau để đặt màu nền cho văn bản. Cách đơn giản là nhấn nút Highlight (bên cạnh nút Font Color - Chữ A) trên thanh công cụ Formatting. Tuy nhiên, chức năng này chỉ đặt màu nền cho những chữ được bôi đen, trong khi đôi lúc chúng ta cần tạo nền cho cả dòng, hoặc cả một ô của bảng thì lựa chọn một cách hình thức nhất, thông qua Menu, là một lựa chọn hợp lý. Thao tác đặt màu nền cho một phần văn bản như sau:

• Bôi đen phần văn bản cần đặt màu nền. Nếu bôi đen cả dấu xuống dòng thì màu nền sẽ được đặt cho cả dòng. Nếu chọn cả ô của bảng hoặc một khung văn bản (Frame) thì màu nền sẽ được đặt cho cả ô hoặc cả khung văn bản.

• → Format → Borders & Shading → Shading → (Chọn một màu trong bảng màu) → OK.

Ví dụ, hãy bấm chuột ra lề của dòng chữ tiêu đề bài hát để chọn cả dòng. Với thao tác đặt màu nền như hướng dẫn trên chúng ta có dòng tiêu đề được tô màu nền như dưới đây:

CHÂN TÌNH

3. Chọn thẻ Page Borders để đóng khung cho các trang văn bản.

Thao tác này dùng để đặt khung viền quanh các trang văn bản. Trong trường hợp này, ta không cần đánh dấu chọn văn bản. Thao tác:

→ Format → Borders & Shading → Page Border → Chọn một kiểu viền trong mục Style và màu viền trong bảng màu Color, hoặc chọn một loại hình để viền tại mục Art → Lựa chọn trang để áp dụng tại hộp chọn Apply To OK.

Hình 3.9

Hộp Apply To có các giá trị sau:

○ Whole document: tất cả các trang của file văn bản.

○ This section: tất cả các trang của phân đoạn này.

○ This section - First page only: chỉ trang đầu của phân đoạn này

○ This section - All except first page: tất cả các trang trừ trang đầu của phân đoạn này.

Khoảng cách tính từ mép giấy tới đường viền được xác định thông qua nút chức năng Options.

3.2.5. Đặt hiệu ứng cho văn bản (Text Effects)

Các hiệu ứng này chỉ mang ý nghĩa trang trí văn bản trên màn hình, không có tác dụng khi in ra giấy, do đó thao tác này chỉ được giới thiệu sơ lược, không có ví dụ minh họa.

○ Bôi đen phần văn bản cần đặt hiệu ứng.

○ → Format → Font → Text Effects → (Chọn một hiệu ứng từ danh sách) →

Animations → OK

3.2.6. Sao chép định dạng (Format Painter)

Chúng ta thường gặp, trong một file văn bản có nhiều phần được trình bày giống nhau hoàn toàn về font chữ, cỡ chữ, màu chữ, màu nền, khung v.v… Với n phần đó chúng ta phải thực hiện n lần định dạng cho chúng, điều này làm tốn công sức và thời gian. MS Word, nói riêng, và các sản phẩm phần mềm văn phòng Microsoft Office, nói chung, đều cung cấp cho người sử dụng chức năng sao chép chỉ riêng phần định dạng rất hữu hiệu.

○ Chọn một số ký tự trong phần văn bản đã được định dạng

○ Nhắp đúp chuột vào nút chức năng Format Painter (nút có hình cây chổi vẽ) trên thanh công cụ chuẩn Standard

○ Lần lượt bôi “chổi vẽ” lên phần văn bản cần định dạng.

○ Nhắp chuột vào cây chổi vẽ lần nữa để kết thúc.

* Lưu ý: Nếu chỉ sao chép định dạng cho một phần văn bản thì chỉ nhắp chuột một lần vào cây chổi vẽ, không cần nhắp đúp.

3.3. Định dạng các đoạn văn bản (Parargraph)

Đoạn (Paragraph) bao gồm từ một đến nhiều câu, bắt đầu từ dòng mới và được kết thúc bởi dấu xuống dòng. Lưu ý: Nếu chưa có dấu xuống dòng thì phần văn bản đã chọn chưa được coi là đoạn. Các thao tác dưới đây chỉ thực hiện trên các đoạn văn bản mà thôi.

3.3.1. Đặt vị trí bắt đầu và kết thúc của dòng (Indent)

Hình 3.10

Mũi tên trái phía trên của thước kẻ dùng để đặt vị trí bắt đầu của dòng đầu tiên trong (các) đoạn (First line Indent). Mũi tên trái phía dưới để đặt vị trí bắt đầu cho

các dòng tiếp theo (Hanging Indent). Mũi tên dưới phía phải của thước kẻ dùng để đặt vị trí cuối của mỗi dòng trong (các) đoạn (Paragraph).

Như vậy, chiều dài của các dòng thực tế có thể dài hoặc ngắn hơn dòng mặc định được đặt bởi các lề cho cả trang.

Để điều chỉnh một lề, hãy đặt trỏ chuột vào đúng mũi tên, rồi kéo rê sang phải hoặc sang trái. Nếu đặt trỏ chuột vào ô vuông nhỏ dưới mũi tên dưới, bên trái thước kẻ thì khi rê chuột sang phải hay sang trái, chúng ta điều chỉnh được đồng thời lề trái của dòng đầu tiên và cả lề trái của tất cả các dòng kế tiếp của đoạn văn bản.

Cách khác, thông qua chức năng → Format → Paragraph. Hộp thông số về đoạn (Paragraph) được hiện ra như dưới đây.

Lề trái 0.63cm cho dòng đầu tiên của (các) đoạn được xác định bởi mục Special: First line và By: 0.63 cm. Lề trái cho tất cả các dòng, nói chung, được xác định trong mục Left của phần Indent. Lề phải cho tất cả các dòng được xác định trong mục Right của phần này.

Hình 3.11

3.3.2. Căn lề văn bản (Alignment)

→ Format → Paragraph → Indents and spacing → Alignment

Văn bản trong các đoạn có thể được in thẳng hàng phía bên trái của dòng (Align Left), hoặc bên phải (Align Right), hoặc in giữa dòng (Center), hoặc thẳng lề cả hai bên (Justify). Thao tác:

Hoặc:

Nhắp chuột vào nút chức năng trên thanh công cụ Formatting.

Hình 3.12

Hoặc bằng tổ hợp phím nóng:

Ctrl-L: thẳng lề trái . Ctrl-E: viết vào giữa dòng.

Ctrl-R: thẳng lề phải. Ctrl-J: làm thẳng lề 2 bên.

Lưu ý: Nếu đoạn văn bản có nhiều dòng thì nên làm thẳng lề cả 2 bên!!!

3.3.3. Giãn đoạn và giãn dòng (Para/ Line spacing)

→ Format → Paragraph → Indents and Spacing → …

○ Before: Số chấm điểm (Point) giãn theo chiều cao trước mỗi đoạn

○ After: Số chấm điểm giãn theo chiều cao sau mỗi đoạn

○ Line Spacing: Tỷ lệ giãn dòng trong (các) đoạn.

Dòng mặc định, có cỡ chữ 12 tương đương 12 chấm điểm theo chiều cao. Do đó, nếu muốn để cách so với đoạn trên ½ dòng thì đặt số chấm điểm trước khi bắt đầu cho đoạn (mục Before) là 6 pt.

Khoảng cách thực sự giữa 2 đoạn (là) bằng tổng khoảng cách After của đoạn trước với khoảng cách Before của đoạn sau.

Trong các báo cáo khoa học cũng như trong luận văn tốt nghiệp, khoảng cách giữa các dòng (giãn dòng) được qui định là 1.5 lines!

3.3.4. Chia văn bản thành các cột dạng báo chí (Columns)

• Bôi đen các đoạn cần chia cột.

• → Format → Columns → (Xác định các thông số) → OK

Hộp thoại thông số chia cột được hiển thị như trong hình ở dưới đây. Có thể chọn số cột cần chia trong mẫu cho trong mục Preset, hoặc trong hộp giá trị (Combo Box) Number of columns.

Đánh dấu vào mục Line between nếu muốn có dòng kẻ giữa các cột. Khoảng cách giữa các cột được xác định trong mục Spacing (mặc định là ½ inch ≈ 1.27cm). Nếu muốn các cột có độ rộng khác nhau phải bỏ chọn tại mục □ Equal column width, đồng thời phải xác định độ rộng của các cột - trừ cột cuối cùng máy tự tính.

Hình 3.13

Ví dụ: 2 đoạn đầu của bài hát “CHÂN TÌNH” được đặt font chữ VNI-Times, cỡ chữ 13, giãn dòng là 1.5 lines và được chia thành 2 cột, có đường kẻ ở giữa 2 cột, khoảng cách giữa 2 cột là 1.5 cm. Trước hết, bôi đen 2 đoạn đó – chỉ bôi đen hết dấu xuống dòng sau chữ “đợi anh.”. Tiếp theo nhấn → Format → Columns →

(Điền các thông số nêu trên) → OK. Văn bản được chia thành 2 cột có dạng như sau:

CHÂN TÌNH

Trần Lê Quỳnh

Mùa xuân vừa đến hoa về trên những bàn tay. Và em vừa đến thay màu áo mới vì anh. Nguyện cho ngày tháng êm đềm như những sớm mai, những nhọc nhằn chóng quên, vẫn trong ngần mắt em đang nhìn về anh.

Và anh lại nhớ những giờ em đứng chờ trông. Một mình lặng lẽ ướt lạnh trong mưa vì anh. Tình yêu tìm thấy nguyên vẹn sau đêm bão giông, giữa hoang tàn lãng quên, nơi cuối đường có em riêng chờ đợi anh.

Như chưa từng có những phút lìa xa, giấu gương mặt trên vai anh khóc oà, những con đường anh đi rồi cũng đưa anh về bên em. Như anh được sống giây phút đầu tiên, có em tận đến những giây cuối cùng, suốt cuộc đời anh không quên chân tình dành hết cho em.

3.3.5. In các chữ đầu của đoạn trên nhiều dòng (Drop Cap)

Thao tác:

Đặt con trỏ vào đoạn, không cần bôi đen các chữ cần Drop.

→ Format → Drop Caps → Dropped → (Chọn Font cho chữ Drop, xác định số dòng cần in) → OK.

Hình 3.14

Hộp thông số Drop có dạng như hình bên. Các vị trí Drop được minh họa trong mục Position:

None: Hủy bỏ Drop; Dropped: Có chọn Drop trên nhiều dòng;

In margin: Các chữ được Drop tạo thành một lề mới riêng. Các chữ được Drop có thể được in bằng một font riêng thông qua lựa chọn Font. Số dòng cần Drop được xác định tại mục Line to Drop (mặc định là trên 3 dòng).

Ví dụ, đặt con trỏ vào cột 1 (sau đó làm tương tự cho cột 2).

→ Format → Drop Caps → Dropped → OK, văn bản sẽ có dạng:

ùa xuân vừa đến hoa về trên những bàn tay. Và em vừa đến thay màu áo mới vì anh.

Nguyện cho ngày tháng êm đềm như những sớm mai, những nhọc nhằn chóng quên, vẫn trong ngần mắt em đang nhìn về anh.

M à anh lại nhớ những giờ em đứng chờ trông. Một mình lặng lẽ ướt lạnh trong mưa vì anh. Tình yêu tìm thấy nguyên vẹn sau đêm bão giông, giữa hoang tàn lãng quên, nơi cuối đường có em riêng chờ đợi anh

VGhi chú:

Nếu muốn in nhiều chữ ở đầu một đoạn trên nhiều dòng thì phải bôi đen các kí tự đó. Các kí tự để Drop không được chứa khoảng trắng. Nếu có khoảng trắng, chúng ta có thể xóa nó đi, và sau khi đã drop thì thêm khoảng trắng trở lại.

Trong một khung hình (Frame), văn bản có thể được in theo 1 trong 3 hướng: quay đầu sang trái, quay đầu lên trên hoặc quay đầu sang phải, bằng cách: chọn khung hình, rồi:

→ Format → Text Direction → (Chọn 1 trong 3 hướng in) → OK

Ví dụ: Thêm chữ Lời1 (viết liền, không có khoảng trắng vào đầu đoạn thứ nhất (cột 1 sau khi đã chia thành 2 cột). Bôi đen chữ

“Lời1”, rồi in Drop cap trên 2 dòng với font chữ VNI-Commerce, sau đó chọn hướng in cho nó là quay đầu sang trái. Thêm khoảng trắng vào trước số 1 để tách nó ra. Nhắp chuột vào khung chữ. Đặt con trỏ vào 1 cạnh của khung hình. Giữ phím Ctrl và rê chuột sang mép phải của cột 2. Sửa số 1 thành số 2. Đổi hướng in của nó thành quay đầu sang phải. Chúng ta thu được văn bản có dạng sau:

Lời 2

Mùa xuân vừa đến hoa về trên những

bàn tay. Và em vừa đến thay màu áo mới vì anh. Nguyện cho ngày tháng êm đềm như những sớm mai, những

Lời 1 nhọc nhằn chóng quên, vẫn trong ngần mắt em đang nhìn về anh.

Và anh lại nhớ những giờ em đứng chờ trông. Một mình lặng lẽ ướt lạnh trong mưa vì anh. Tình yêu tìm thấy nguyên vẹn sau đêm bão giông, giữa

hoang tàn lãng quên, nơi cuối đường có em riêng chờ đợi anh.

3.3.6. Đặt các mốc định cột Tabs

Dạng cột như trong điểm 3.3.5 được gọi là dạng cột báo chí. Đôi khi chúng ta thấy có dạng cột khác mà không hoàn toàn là bảng, chẳng hạn như 2 dòng dưới đây:

Họ tên: ............................ Ngày sinh: ...................... Giới: .....................

Khoa: ........................................................................ Năm thứ: ..............

Ở dòng trên có 3 cột, dòng dưới chỉ có 2 cột. Trong Chương 2, mục §2.1 đã qui định về nguyên tác nhập văn bản khi có dạng cột: “Để chuyển thừ cột này sang cột khác thi dùng 1 phím Tab”. Văn bản được nhập có dạng như sau (Kí tự → là dấu Tab):

Họ tên: → Ngày sinh: → Giới: →

Khoa: → Năm thứ: →

Vấn đề giờ đây chỉ còn là xác định xem mốc (Tab) bắt đầu cho chữ “Ngày sinh:”, “Giới:” và “Năm thứ:” là ở đâu (Position), và ở phía trước mốc đó có điền thêm kí tự gì (Leader)? Thao tác:

• Bôi đen các đoạn cần đặt mốc định cột Tab.

• → Format → Tabs → (Xác định các thông số) → OK.

- Vị trí định cột được xác định trong mục Position,- Loại định cột được xác định trong mục Alignment: Left- Thẳng lề trái;

Center- Thẳng ở giữa Tab. Right- Thẳng lề phải;- Kí tự trước dấu định cột được xác định trong mục Leaders.

Mỗi khi đặt một mốc định cột, cần phải nhấn nút Set để khẳng định.

Hình 3.15

Để xóa một mốc Tab, hãy đặt vệt sáng vào giá trị mốc Tab rồi nhấn nút Clear. Để xóa tất cả các mốc Tab đã đặt cho các đoạn, hãy nhấn vào nút Clear All. Để chấp

nhận các thông số Tab đã đặt thì nhấn nút OK. Để hủy bỏ thao tác hãy chọn nút Cancel.

Cách làm này có lợi điểm ở chỗ, chúng ta có thể đặt mốc Tab chính xác từng milimét, tuy nhiên lại gặp một khó khăn là, chúng ta không nhìn thấy trước tính cân đối của các mốc Tab trong trang văn bản. Sau khi đặt xong các mốc Tab, chúng ta có thể nhìn thấy các dấu Tab đã đặt trên thước kẻ. Tại góc trái trên của thước kẻ là công cụ xác định kiểu mốc Tab. Ký hiệu └ thể hiện mốc Tab trái. Ký hiệu ┴ thể hiện Tab giữa và ký hiệu ┘ thể hiện mốc Tab phải. Bấm trỏ chuột vào góc đó, ký hiệu Tab sẽ lần lượt được thay đổi. Thao tác đặt mốc Tab giờ đây có thể đơn giản và nhanh chóng hơn: Bôi đen các đoạn cần đặt các mốc Tab, lần lượt chọn loại Tab tại góc trái trên của thước kẻ rồi nhắp chuột lên vị trí muốn đặt trên thước kẻ. Để thay đổi vị trí mốc Tab, chúng ta chỉ cần Drag chuột dấu mốc Tab trên thước kẻ. Để xoá bỏ mốc Tab, chỉ cần kéo thả mốc Tab khỏi thước kẻ. Tuy nhiên, để đặt mốc Tab thật chính xác hoặc cần bổ sung ký tự trước mốc Tab thì người sử dụng vẫn phải thực hiện thông qua các chức năng của Menu.

Trong ví dụ trên, chúng ta cần bôi đen 2 dòng (2 đoạn); → Format → Tabs →

Position (lần lượt là 5.75cm, 9.5cm và 11.75cm); Alignment: Left; Leader: 2 (…); khi nhấn OK, chúng ta sẽ có dạng gần giống như trên. Đặt con trỏ vào dòng thứ 2, kéo thả mốc Tab thứ nhất ra khỏi thước kẻ, chúng ta sẽ có 2 dòng văn bản như dưới đây:

Họ tên:............................................. Ngày sinh:...................... Giới:....................

Khoa:....................................................................................Năm thứ:.................

3.3.7. Đánh số thứ tự và ký hiệu tự động ở đầu (các) đoạn

Chắc chắn chúng ta đã gặp trường hợp đánh số thứ tự không liên tục. Điều này thường xảy ra khi đánh số thứ tự một cách thủ công, rồi sau đó có sự thêm, xóa, sửa các dòng. Thường gặp nhất trong việc đánh số thứ tự các đề mục không liên tục là các luận án tốt nghiệp của sinh viên. Để tránh tình trạng này, MS Word cung cấp cho người sử dụng công cụ đánh số thứ tự hoặc ký hiệu ở đầu các đoạn một cách tự động rất hữu hiệu và đa dạng. Thao tác như sau:

Cách 1: Thông qua Menu:

• Bôi đen các đoạn cần đánh số thứ tự hoặc ký hiệu ở đầu mỗi đoạn.

• → Format → Bullets & Numbering → …

- Chọn Numbered để đánh số thứ tự đề mục và tiểu đề mục.

Hình 3.16

Việc chọn None là để xóa cách đánh số thứ tự tự động đã chọn. Để đánh số thứ tự lại từ đầu cho các đoạn hãy đánh dấu chọn Restart numbering; Ngược lại, để đánh số thứ tự tiếp theo việc đánh số thứ tự trước đó, hãy chọn Continue previous list. Nếu chưa ưng ý với các kiểu đánh số thứ tự như trên, thì hãy nhấn nút Customize để thay đổi. Tại đây chúng ta có thể thiết lập cách đánh số thứ tự của riêng mình (Hình bên).

Hình 3.17

° Quy cách hiển thị số thứ tự được thiết lập tại mục Number format. Chúng ta có thể viết thêm các ký tự vào trước hoặc sau số thứ tự (số có nền màu tối). Ví dụ, trước số thứ tự là chữ “ĐIỀU”. Lưu ý: không được xóa chữ số có nền màu tối vì đó là công thức để đánh số thứ tự.

° Kiểu đánh số thứ tự có thể là bằng số 1, 2, 3…; hoặc bằng chữ cái a, b, c… hay A, B, C…; hoặc cũng có thể bằng chữ số La Mã tại mục Number style. Thứ tự được bắt đầu tại mục Start at. Và vị trí in số thứ tự được xác định tại mục Number position, Aligned at… Hãy xem trong cửa sổ Preview để biết hình dạng số thứ tự mà mình lựa chọn.

- Có thể chọn Bulleted để đánh kí hiệu ở đầu cho các đoạn.

Hình 3.18

Tương tự như trên, chúng ta cũng có thể lựa chọn 1 kiểu đánh ký hiệu tự động ở đầu mỗi đoạn. Nếu muốn chọn ký tự khác để đánh ký hiệu thì hãy nhấn nút Customize.

Cách 2: Thông qua nút chức năng trên thanh công cụ Formatting:

Hình 3.19

Nhắp chuột vào nút 1, 2, 3 để đánh số thứ tự ; vào nút … để đánh kí hiệu.

Ôn tập Chương 3: Ba mục thao tác cơ bản: Đặt khổ giấy và lề; Thao tác trên phần văn bản được bôi đen; Thao tác trên các đoạn văn bản.

Chương 4

CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG

Ngoài việc sử dụng các thao tác định dạng văn bản đã trình bày tại Chương 3, trong nhiều trường hợp, ngựời sử dụng còn muốn có thêm các ký hiệu, hình ảnh, hình vẽ hoặc các công thức để minh họa cho văn bản. Điều này giúp tạo ra các văn bản gây thiện cảm đối với người đọc.

§4.1. Chèn ký hiệu đặc biệt (Symbol)

Ký hiệu (Symbol) là các ký tự có cách hiển thị (Font) đặc biệt. Các ký hiệu khoa học có tên Font là Symbol. Các ký hiệu được thể hiện bằng hình vẽ có tên Font là Webbdings hay Wingdings…

Thao tác chèn ký hiệu:

Đặt con trỏ văn bản vào vị trí muốn chèn kí hiệu. → Insert → Symbol → Lần lượt chọn font chữ thích hợp ; chọn 1 kí tự cần

chèn rồi nhấn nút Insert. Thao tác “chọn kí tự và nhấn nút chèn” này có thể được lặp lại nhiều lần cho đến khi nhấn nút Close.

Ví dụ, viết công thức khoa học: 𝛼 + 𝛽 + 𝛾 = 𝜋.

→ Insert → Symbol → chọn font: Symbol →

Hình 4.1

Chọn kí tự 𝛼 Ins + Ins 𝛽 Ins + Ins 𝛾 Ins = Ins 𝜋 Ins → Close.

§4.2. Chèn ảnh (Picture)

Tranh ảnh được lưu trữ trong máy tính dưới dạng tập tin có phần mở rộng là .WMF (Word Meta File), .BMP (Bit map), .GIF (Graphics Image File), JPG (Jpeg)… Các file tranh ảnh do Microsoft cung cấp đi kèm trong hệ thống Office có phần mở rộng là .WMF, và được gọi là ClipArt. Như vậy, có thể chèn tranh ảnh vào file văn bản MS Word theo 2 cách: Chèn từ Clip Art và chèn từ file.

4.2.1. Chèn ClipArt

→ Insert → Picture → ClipArt → Ogranize clips… →

Có 3 nhóm (lĩnh vực) Clip Art: My Collections, Office Collections và Web Collectins. Ví dụ, chọn Office Collections, hộp thoại như sau:

Hình 4.2

Hãy chọn lĩnh vực ảnh chi tiết (Categoria), ví dụ, chọn lĩnh vực hình AutoShapes → chọn ảnh, ví dụ, chọn hình chiếc máy tính → nhấn AC - hoặc nhắp chuột phải vào hình, chọn Copy) → chuyển con trỏ vào văn bản → nhấn ^V (paste).

Hình được chèn vào được xem như là một ký tự trong văn bản. Ký tự này được gọi là siêu ký tự (Meta character), nó sẽ nằm trên cùng một dòng với văn bản. Để có thể di chuyển hình ảnh này đến một vị trí bất kỳ trong văn bản thì cần phải đặt thuộc tính cho nó. Thao tác:

• Chọn hình ảnh.

• → Format → Picture

Hình 4.3

Các thuộc tính của hình trên trang văn bản thuộc 4 nhóm chính và quan trọng nhất:

■ Color and Lines: Màu nền (Fills) và màu khung (Line); nếu fills là “No fills” hay “Transparent” tức là hình không có màu nền, hay nền là trong suốt, thì những gì ở phía dưới hình đều có thể được hiển thị. Điều này rất hữu ích khi chúng ta muốn một hình được tạo ra nằm trên văn bản đã tồn tại. Nếu muốn hình được đóng khung (border), thì chọn màu tại mục Color.

Lưu ý: Nền màu trắng tức là có màu nền, giống như tờ giấy màu trắng khi đặt lên một đối tượng nào đó thì nó sẽ che khuất đối tượng đó.

Không có màu nền, hay nền là trong suốt, tương tự như tấm kính trong suốt, khi đặt lên trên một đối tượng thì chúng ta vẫn nhìn thấy đối tượng đó ở phía dưới.

■ Size: Kích thước của hình ảnh. Khi điều chỉnh kích thước hình ảnh thì máy sẽ tự động ghi nhận lại tỷ lệ chiều rộng so với chiều cao của hình ảnh. Do đó, khi muốn điều chỉnh kích thước chỉ một cạnh (Hight hoặc Width) thì phải tắt mục □ Lock Aspect Ratio.

■ Layout: Bố cục của hình ảnh trên trang văn bản. Có 5 trạng thái để đặt một hình ảnh trên trang văn bản:

o In line with text: xem hình ảnh như một ký tự trong văn bản. Như vậy nó phải được đặt trên cùng dòng với văn bản. Điều này cũng có nghĩa là, chiều cao của ảnh là bao nhiêu thì chiều cao của dòng chữ đó là bấy nhiêu. Hơn nữa, nó không có thể được di chuyển ra ngoài phạm vi của một dòng.

o Square: Chia văn bản ra bao xung quanh hình ảnh tạo thành một hình chữ nhật. Mỗi khi di chuyển hình đến một nơi mới, các đối tượng đã có đều phải được tách ra để bao quanh hình ảnh theo hình chữ nhật.

o Tight: Như Square, nhưng văn bản được chia ra và bao sát lấy hình ảnh (xem minh họa trong hộp thoại nêu trên).

o Behind text: Đặt hình ảnh làm nền cho văn bản. Hình làm nền, tất nhiên không thể để màu đậm, mà phải cho sáng lên để có thể đọc rõ văn bản.

o In front of text: Hình được chèn vào nằm trên văn bản.

Lưu ý: Để có thể di chuyển hình đến một nơi bất kì trong văn bản thì cần phải đặt thuộc tính

Layout cho hình là:

Square, Tight, Behind text hoặc In front of text.

■ Picture: Chất lượng hình ảnh.

Hai thông tin quan trọng nhất về chất lượng hình ảnh đó là độ sáng tối (Brightness) và độ tương phản màu sáng và màu tối (Contrast).

Để thuận tiện cho việc thao tác với hình ảnh được chèn vào thì nên cho hiển thị thanh công cụ hình ảnh (Picture Toolbar) bằng cách nhắp chuột phải vào hình ảnh, chọn chức năng Show Picture Toolbar.

Hình 4.4

Độ tương phản (Contrast) được xác định qua hình tròn với 2 nửa sáng và tối. Độ sáng tối của hình ảnh (Brightness) được xác định bởi các nút này. Ta có thể cắt xén (Crop) hình ảnh chờ công cụ xén hình…

Có thể lấy đối xứng (hay lật – Flip) qua trục tung hoặc trục hoành thông qua nút chức năng này. Loại đường viền (Line Style) có thể được xác định tại đây. Nút có biểu tượng hình con chó dùng để đặt Layout (hay còn gọi là Text wrapping) cho hình. Nút chức năng bên phải nó được dùng để đặt màu nền (FillColor) và màu khung (Line Color) cho hình.

Như vậy, các thao tác với hình ảnh trong MS Word là rất thuận tiện và rất trực quan (Visuality).

4.2.2. Chèn file ảnh (From file)

Như trên đã trình bày, ClipArt là một trường hợp riêng của chèn file ảnh, vì ClipArt là file ảnh có phần mở rộng là *.WMF. Các file ảnh từ máy ảnh kỹ thuật số hay điện thoại di động v.v… là các file ảnh đa phương tiện (Multimedia), chúng có phần mở rộng là *.JPG. Thao tác chèn ảnh từ file có dạng tổng quát hơn. Thao tác như sau:

→ Insert → Picture → From file → chọn thư mục → chọn ảnh → OK.

Hộp thoại chọn file ảnh xuất hiện như hình dưới đây:

Hình 4.5

Tương tự như thao tác mở file văn bản để soạn thảo đã được trình bày trong Chương 2, mục §2.3, điểm 2.3.1, ở đây chúng ta cũng cần xác định ổ đĩa, thư mục và tên file ảnh rồi nhấn nút lệnh Insert để chèn ảnh vào văn bản. Màu nền, màu khung, chất lượng hình ảnh và đặc biệt là vị trí (hay bố cục – Layout) của ảnh được chèn từ file cũng tương tự như được chèn từ ClipArt đã trình bày trên.

§4.3. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)

Chữ nghệ thuật, hay chữ kiểu, hay nghệ thuật vẽ chữ (WordArt) là một đối tượng được chèn vào với mục đích trang trí văn bản. Thao tác:

Cách 1: Thông qua Menu:

→ Insert → Picture → WordArt → Chọn kiểu WordArt (WordArt style) → OK → Viết vào văn bản (có chọn Font và kích thước chữ) → OK.

Cách 2: Nhấn nút WordArt trên thanh công cụ Drawing

Hình 4.6

→ Chọn kiểu WordArt → OK → Viết văn bản → OK.

Các kiểu WordArt được minh họa trong bản WordArt style sau:

Hình 4.7

Sau khi chọn kiểu WordArt và nhấn OK, hộp nhập văn bản cần vẽ được xuất hiện như hình dưới đây:

Hình 4.8

Cần phải xác định Font chữ, kích thước chữ và kiểu chữ (Bold: đậm; Italic: nghiêng). Ví dụ, chọn Font là VNI-Times, nhập chữ CHÂN TÌNH, chọn Bold, rồi OK. Chúng ta có WordArt như sau:

CHÂN TÌNH

Tuy nhiên, hình dạng của WordArt vẫn có thể được thay đổi. Hãy cho xuất hiện thanh công cụ WordArt bằng cách nhắp chuột phải vào WordArt, chọn Show WordArt Toolbar. Thanh công cụ có dạng:

Hình 4.9

Khi nhắp chuột vào nút chọn “Hình dạng WordArt”, thì bảng WordArt Shapes bao gồm hàng loạt hình dạng khác nhau như hình dưới đây sẽ được hiển thị. Chỉ cần nhắp chuột vào một hình dạng trong bảng thì WordArt sẽ được thay đổi.

Hình 4.10

Ghi chú: Muốn in một văn bản đã có sẵn thành WordArt ta chỉ cần bôi đen văn bản đó → nhắp chuột vào nút WordArt trên thanh công cụ Drawing → Chọn kiểu WordArt → (văn bản được tự động chép vào khung văn bản WordArt) → Chọn Font chữ, kích thước, kiểu chữ → OK

§4.4. Chèn bảng (Table)

Có hai cách để chèn thêm một bảng vào văn bản. Cách thứ nhất là thông qua chức năng bảng của Menu:

→ Table → Insert → Table → Xác định số cột, dòng của bảng → OK.

Hình 4.11

Cách thứ hai là nhắp chuột vào nút chức năng về bảng trên thanh công cụ Standard rồi chọn số cột, dòng theo mẫu hiện sẵn.

Một số thao tác cơ bản đối với bảng:

1. Di chuyển con trỏ trong bảng: Sử dụng các phím mũi tên, hoặc Tab - Chuyển sang ô tiếp theo. Shift Tab - Chuyển về ô trước.

Nếu con trỏ đang ở ô cuối cùng của bảng thì việc nhấn phím Tab sẽ thêm một dòng mới ở cuối bảng. Ví dụ: Chèn bảng 5 cột 3 dòng như dưới đây:

→ Table → Insert → Table → 5 cột, 3 dòng → OK

Hình 4.12

2. Thêm dòng / thêm cột trong bảng: Đặt con trỏ (Cursor) vào ô cần thêm dòng phía trên (hoặc phía dưới) / hoặc thêm cột phía bên trái (cột phía bên phải); rồi nhắp chuột:

→ Table → Insert → Rows Above / Below: Thêm dòng trên / dưới

→ Table → Insert → Columns to the Left / Right: Thêm cột trái / phải

3. Xóa dòng / xóa cột khỏi bảng: Đặt con trỏ (Cursor) vào ô trên dòng, hoặc trên cột cần xóa; rồi nhắp chuột:

→ Table → Delete → Rows: Xóa dòng có con trỏ.

→ Table → Delete → Columns: Xóa cột có con trỏ.

4. Gộp nhiều ô thành một ô:

• Bôi đen các ô cần gộp.

• → Table → Merge Cells

Vídụ: Bôi đen 3 ô trên cột 5, hoặc 2 ô trên dòng 2 cột 2, 3. Thực hiện thao tác như trên, kết quả chúng ta có bảng như sau:

Hình 4.13

5. Chia tách một số ô thành nhiều dòng, nhiều cột mới.

• Bôi đen các ô cần tách.

• → Table → Split Cells → (Xác định số cột, dòng mới) → OK

Hình 4.14

Ví dụ, bôi đen ô trên dòng 2 cột 2. Thực hiện thao tác như trên với số cột mới là 3 và số dòng mới là 2, sau khi nhấn nút OK chúng ta có bảng kết quả như sau:

Hình 4.15

6. Gióng thẳng hàng (hay căn lề) văn bản trong các ô (Cell Alignment).

• Bôi đen các ô cần căn lề; Nhắp chuột phải (tại những ô đã bôi đen); Đặt vệt sáng (không bấm chuột) vào dòng “Cell Alignment”; Nhắp chuột vào 1 trong 9 trường hợp căn lề.

Hình 4.16

Ví dụ: In số 5 vào giữa ô trong cột 5: nhắp chuột phải vào ô đó (nếu chỉ có 1 ô thì không cần phải bôi đen); di chuyển vệt sáng vào dòng “Cell Alignment”; Chọn nút ở giữa. Bảng kết quả có dạng:

Hình 4.17

7. Hướng in văn bản trong các ô

Trong Chương 3, mục §3.3, điểm 3.3.5 chúng ta đã được biết: Trong một khung hình (Frame), văn bản có thể được in theo 1 trong 3 hướng: quay đầu sang trái, quay đầu lên trên hoặc quay đầu sang phải. Mỗi ô của bảng là một khung hình, do đó văn bản cũng có thể được in theo 1 trong 3 hướng nêu trên. Thao tác như sau:

• Bôi đen các ô của bảng cần đặt hướng in mới.

• → Format → Text Direction → (Chọn 1 trong 3 hướng in) → OK

8. Sử dụng mốc định cột trong các ô của cột của bảng.

Đặt mốc Tab cho các ô trong cột cũng tương tự như cách đặt mốc Tab cho các đoạn:

• Bôi đen các ô trong một của bảng cần đặt mốc Tab.

• Format → Tabs → (Xác định vị trí kiểu dáng các mốc Tabs) → OK

Hình 4.18

Tuy nhiên, vị trí mốc Tab trong cột được tính từ mép trái của cột. Ví dụ, trong cột “Họ và tên” của bảng dưới đây, vì muốn tách và in thẳng hàng phần “tên”, chúng ta đặt vị trí của Tab là 4.25cm, nhưng trên thước kẻ lại hiện lên mốc Tab ở vị trí 5.75cm. Do đó, cách đơn giản nhất là đặt mốc Tab trên thước kẻ. Chỉ khi nào cần đặt thêm hay điều chỉnh các thuộc tính của Tab, ví dụ đổi loại Tab (trái, phải, giữa…) có chấm chấm (…) thì hãy thực hiện thông qua Menu: → Format →

Tabs…

Để chuyển đến mốc Tab tiếp theo trong cột thì phải nhấn Ctrl+Tab, vì phím Tab đã được sử dụng vào mục đích chuyển con trỏ sang ô kế tiếp. Ví dụ, để nhập chữ “Hoàng” như trên, sau khi nhập xong chữ “Khánh” ta phải nhấn Ctrl+Tab.

9. Kẻ khung cho bảng

Bảng nên được kẻ khung để phân biệt giữa các ô trong bảng. Tuy nhiên, đường kẻ giữa các ô phải làm sao cho bảng có hình thức đẹp. tránh gây phản cảm bởi những đường nét thô, hay quá đậm. Thao tác kẻ khung cho bảng được thực hiện như sau:

• Bôi đen các ô cần kẻ khung.

• → Format → Borders and Shading → Borders → Custom → (Lần lượt chọn kiểu và màu đường kẻ khung, chọn cạnh để kẻ khung) → OK.

Lưu ý: Đường bao quanh cả bảng nên là đường nét đậm hoặc nét đôi. Đường kẻ dọc giữa các cột nên là đường nét đơn; Đường kẻ ngang giữa các dòng nên là nét mảnh hoặc nét chấm chấm (…)

10. Sử dụng công thức tính toán

Trong một ô của bảng, ta có thể xây dựng một công thức tính toán đơn giản như: đếm số lượng ô có giá trị (Count), tính tổng giá trị các ô (Sum), tính giá trị trung bình cộng (Average), tính tích các ô (Product), tìm giá trị nhỏ nhất (Min), lớn nhất (Max), lấy phần nguyên của 1 giá trị số thực (Int), làm tròn số cho một giá trị (Round), tính phần dư của phép chia nguyên 2 giá trị số (Mod) v.v… Thao tác:

• Đặt con trỏ nhấp nháy (Cursor) vào ô cần viết công thức.

• → Table → Formula… → (Viết công thức) → OK.

Hình 4.19

Công thức (Formula) là một biểu thức được bắt đầu bởi dấu bằng (=). Biểu thức có thể chứa các giá trị số hay các lời gọi hàm (Function call) theo cú pháp Tên hàm (danh sách đối số), ví dụ, Sum(1, 2, 3, 4); và các phép toán số học (cộng +, trừ, nhân *, và chia /). Đối số của hàm có thể là một con số cụ thể, hoặc LEFT - tất cả các ô ở phía trái của ô chứa công thức; RIGHT - tất cả các ô phía bên phải của ô; UP - tất cả các ô phía trên; DOWN - tất cả các ô phía dưới; hoặc địa chỉ ô

cụ thể được xác định bởi tên cột và số thứ tự dòng. Cột 1 của bảng có tên là A, cột 2 là B, v.v…; hoặc là một phạm vi từ địa chỉ của ô nào đến địa chỉ của ô nào cách nhau bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ, tại cột 3, dòng 3 của bảng trên, viết công thức đếm số người là Nam: =Count (ABOVE) hoặc =Count (C3:C4).

Để tiết kiệm công sức viết tên hàm, chúng ta có thể chọn tên hàm ở hộp chọn Paste function.

11. Chuyển bảng thành văn bản (Convert Table To Text)

Việc chuyển các dòng của bảng thành các dòng văn bản bình thường được thực hiện thông qua các thao tác sau:

• Bôi đen các dòng của bảng cần chuyển thành các dòng văn bản.

• Table → Convert → Table to text → ( Xác định dấu tách) → OK

Hình 4.20

Mặc định, dấu tách giữa các cột là Tabs nên chúng ta có thể nhấn nút OK ngay. Tuy nhiên, người sử dụng có thể chọn loại dấu tách giữa các cột là dấu phảy (,) hoặc một ký tự bất kỳ mà mình quen dùng tại lựa chọn Other.

12. Chuyển văn bản thành bảng

Rất hay gặp đó là việc chuyển các dòng văn bản có dấu tách giữa các cột là Tabs, hoặc phảy (,) thành bảng, vì như trong Chương 2, nguyên tắc nhập văn bản thô của chúng ta là “nếu văn bản có dạng cột thì để chuyển từ cột này sang cột khác chúng ta dùng phím Tab”. Các dòng văn bản thô được chuyển thành bảng bởi các thao tác như sau:

• Bôi đen các dòng văn bản cần chuyển thành các dòng của bảng.

• → Table → Convert → Text to table → (Xác định số cột) → OK

Hình 4.21

Ví dụ, chúng ta có văn bản thô được nhập có dấu tách giữa các cột bằng dấu Tab (→) như sau:

Số TT → Họ và tên → Ngày sinh →

→ → Nam → Nữ

1 → Nguyễn Thụy Khánh Hoàng → 20/05/1978 →

2 → Lê Vy → → 16/02/1982

3 → … → →

Hãy bôi đen 5 dòng trên, rồi nhắp chuột:

→ Table → Convert → Text to table → (Đánh dấu vào ô AutoFit to contents) → OK

Chúng ta được bảng có dạng sau:

Hình 4.22

Tiếp theo, định dạng lại bảng bởi các thao tác đã trình bày ở trên: Gộp 2 ô trên dòng 1 và 2 (cột 1) thành 1 ô; gộp 2 ô dòng 1 và 2 (cột 2) thành 1 ô; gộp 2 ô trên cột 3 và 4 (dòng 1) thành 1 ô. Bôi đen cả 2 dòng 1 và 2 để đưa văn bản vào giữa ô và xoay ngang chữ “Số TT”. Đặt mốc Tab cho cột 2; và cuối cùng là kẻ khung cho bảng.

§4.5. Chèn hình vẽ (Drawing)

Trước hết cần cho hiển thị thanh công cụ vẽ hình bởi thao tác: → View →

ToolBars → Đánh dấu chọn Drawing. Thanh công cụ này nên đặt ở dòng dưới của màn hình để tiện sử dụng. Mục chứa các thao tác sắp xếp và biến đổi hình vẽ (gộp hình, tách hình, sắp thẳng hàng, xoay và lật hình…) rất đa dạng và tiện dụng.

Thao tác vẽ hình thật đơn giản:

• Chọn công cụ để vẽ hình trên thanh công cụ Drawing. Các công cụ vẽ các hình có góc cạnh khác nhau được tìm thấy trong mục AutoShapes.

• Khi màn hình xuất hiện hình bao (Canvas), hãy nhấn phím ESC để bỏ qua, vì chúng ta muốn vẽ một hình tự do.

• Xác định vị trí và kích thước hình vẽ trên văn bản.

Ví du: Vẽ hình trái tim như hình bên:

Hình 4.23

Các thao tác trên hình vẽ:

1. Màu nét vẽ, màu nền của hình vẽ

Có thể chọn màu của nét vẽ bằng việc nhắp chuột vào nút Line Color có hình cây bút trên thanh công cụ Drawing, rồi chọn một màu trong bảng màu. Độ đậm nhạt của nét vẽ được chọn từ bảng bởi việc nhắp chuột vào nút Line style. Màu nền có thể được chọn từ bảng trong hộp chọn Fill Color. Hãy nhắp chuột vào hình trái tim ở trên, chọn màu nét vẽ là màu vàng, độ đậm của nét vẽ là 4 ½ chấm điểm và nền là màu đỏ.

Hình 4.24

2. Thêm văn bản vào hình

Để thêm văn bản vào hình (phải là hình có góc cạnh), hãy nhắp chuột phải vào hình rồi chọn mục Add text. Ví dụ, nhắp chuột phải vào hình trái tim ở trên, chọn Add text rồi viết vào chữ I LOVE YOU, in chữ đậm, màu vàng, chúng ta sẽ có một hình rất đẹp.

3. Thứ tự hiển thị (trên, dưới) của hình

Khi có nhiều hình được xếp chồng lên nhau, chúng ta muốn có một hình nào đó được đặt lên trên hoặc phía dưới một hình khác. Để đạt được điều đó hãy thực hiện các thao tác sau:

• Nhắp chuột phải vào hình cần đổi thứ tự, hoặc chọn hình → Draw.

• Chọn Order, rồi chọn Bring to front để đưa nó lên trên hoặc Send to back để đưa nó ra sau (các) hình khác.

Giả sử, chúng ta muốn thể hiện mũi tên xuyên qua hình trái tim! Hãy hình dung một hình trong không gian 3 chiều được thể hiện trên mặi phẳng 2 chiều: mũi

tên sẽ gồm 2 nửa, nửa đuôi mũi tên nằm phía trên và nửa đầu mũi tên nằm phía dưới trái tim. Cách thực hiện:

• Vẽ một đoạn thẳng xiên vào giữa trái tim, độ đậm 2 ½ chấm điểm.

• Sao chép nó thành đoạn thẳng mới song song.

• Đổi đoạn mới thành hình mũi tên.

• Di chuyển mũi tên sao cho 2 đoạn đó nằm trên 1 đường thẳng.

• Nhắp chuột phải vào mũi tên, chọn Order, chọn Send to back

Hình 4.25

4. Gộp nhiều hình thành một / Tách hình đã gộp thành các hình đơn

Để gộp các hình riêng lẻ thành một đối tượng thống nhất tiện lợi cho việc sao chép, di chuyển, xoay hình… hãy thực hiện tuần tự các thao tác:

• Chọn các hình cần gộp bằng cách giữ phím Shift rồi lần lượt bấm trỏ chuột vào hình cần gộp.

• → Draw → Group

Để tách hình đã gộp thành các hình riêng lẻ phục vụ mục đích sửa đổi, chúng ta thực hiện ngược lại:

• Nhắp chuột vào hình cần tách.

• → Draw → Ungroup

Lưu ý: Microsoft Clip Art là tập hợp của các hình vẽ đơn lẻ, được gộp lại. Áp dụng thao tác tách hình như trên đối với 1 hình ClipArt chúng ta sẽ có các hình đơn lẻ và có thể sửa đổi lại theo ý muốn cá nhân.

5. Xoay / lật hình

Một hình bất kỳ (Picture, WordArt, Drawing) khi được chọn (nhắp chuột vào nó) đều thấy xuất hiện 8 chấm tròn trắng (4 điểm nằm ở giữa của 4 cạnh và 4 điểm ở 4 góc) là những vị trí thay đổi kích thước của hình; và một chấm tròn màu xanh thể hiện chức năng quay hình quanh tâm của nó một góc tự do. Hãy đưa trỏ chuột vào điểm đó, giữ nút trái và quay một góc nhất định, chúng ta sẽ đạt được hình mong muốn.

Cũng có thể thực hiện thông qua nút Draw trên thanh công cụ Drawing: → Draw → Rotate or flip → Free rotate để quay một góc bất kỳ, hoặc quay một góc 90° (Rotate Left 90°), hoặc quay một góc âm 90° (Rotate Right 90°)

Tại đây chúng ta có thể đạt được hình đối xứng (hay lật hình - Flip). Đối xứng qua trục tung (hay lật theo phương nằm ngang - Flip Horizontal) và đối xứng qua trục hoành (hay lật theo phương nằm thẳng đứng - Flip Vertical).

6. Gióng thẳng hàng và chia đều khoảng cách giữa các hình

Hai hay nhiều hình có thể được sắp thẳng hàng phía trái (Left), giữa (Center), phải (Right), phía trên (Top), giữa (Middle) và phía dưới (Bottom) hoặc chia đều khoảng cách theo chiều ngang (Distribute Horizontally) và chiều dọc (Distribute Vertically). Thao tác như sau:

• Chọn các hình cần thao tác bằng cách giữ phím Shift rồi lần lượt nhắp trỏ chuột vào hình.

• → Draw → Align or Distribute → (Chọn 1 trong 8 khả năng).

Align Left: Làm đều phía trái. Align Right: Làm đều phía phải.

Align Center: Làm đều ở giữa. Align Top: Làm đều phía trên.

Align Middle: Làm đều ở giữa. Align Bottom: Làm đều phía dưới.

Distribute Horizontally: Chia đều các hình theo chiều ngang.

Distribute Vertically: Chia đều các hình theo chiều dọc.

Hình 4.26

Ví dụ 1: Vẽ 4 hình trái tim L, O, V, E (chỉ vẽ 1 hình trái tim, thêm chữ vào hình, rồi sao chép nó thành 3 hình khác đặt chúng là tùy ý theo chiều dọc). Chọn 4 hình đó, rồi thực hiện:

→ Draw → Align or Distribute → Align Left: để sắp thẳng hàng chúng ở phía trái, và:

→ Draw → Align or Distribute → Distribute Vertically: để chia đều khoảng cách giữa chúng như hình ở trên:

Ví dụ 2: Vẽ 4 hình chữ nhật A, B, C, D vẽ 1 hình Text Box rồi sao chép nó thành 3 hình khác). Chọn 4 hình đó rồi thực hiện:

→ Draw → Align or Distribute → Align Top: để sắp thẳng hàng chúng ở phía trên, và:

• Draw → Align or Distribute → Distribute Horizontally: để chia đều khoảng cách giữa chúng như hình dưới đây:

Hình 4.27

7. Biến đổi hình vẽ từ dạng này sang dạng khác

Có thể biến đổi hình vẽ từ dạng này sang dạng khác bằng cách:

• Chọn hình cần biến đổi (nhắp chuột vào hình vẽ)

• → Draw → Change AutoShape → (dạng hình mới)

Hình 4.28

Ví dụ: Vẽ hình chữ nhật. Chọn nó rồi đổi sang dạng hình trái tim

Hình 4.29

Ghi nhớ: Để đưa một văn bản đã có sẵn vào một hình vẽ, chúng ta làm bằng cách đơn giản sau đây:

Bôi đen phần văn bản cần thêm vào trong hình vẽ. Nhắp chuột vào nút Text Box trên thanh công cụ Drawing. (Văn bản đã

được đưa vào trong hình chữ nhật). → Draw → Change AutoShape → (Chọn hình đích cần đổi)

4.6. Chèn khác

Ngoài 5 loại đối tượng thông dụng đã trình bày trên, MS Word còn cung cấp nhiều loại đối tượng khác để người sử dụng có thể chèn vào nhằm trang trí cho văn bản. Chúng ta xem xét các thao tác nâng cao đối với một số đối tượng khác.

4.6.1. Ngắt trang, ngắt cột, ngắt phân đoạn

Trong trường hợp cần thiết, trang in không nhất thiết phải đầy văn bản, có thể chỉ có vài dòng phác thảo các nét chính và phần trình bày chi tiết được ngắt sang trang mới, hoặc một mục nào đó bắt buộc phải được trình bày từ đầu trang mới. Các thức thực hiện là trước vị trí cần sang trang mới chúng ta chèn vào dấu ngắt trang (Page Break).

Khi chia cột dạng báo chí (Columns), có thể bắt đầu từ câu nào đó phải được in trên cột mới. Cách thức đơn giản là chèn thêm dấu ngắt cột (Column Break).

Khi tài liệu khá dày, gồm nhiều trang, ví dụ, cuốn sách chẳng hạn, thông thường người ta muốn in tiêu đề cho các trang theo chương và hoặc theo mục của chương. Các trang cùng một phân đoạn thì có tiêu đề đầu trang và cuối trang giống nhau. Để một phần văn bản có cách trình bày tiêu đề khác với tiêu đề trang của các trang trước thì chúng ta phải ngắt phần đó thành một phân đoạn mới. Cách thực hiện là chèn dấu ngắt phân đoạn mới trước phần văn bản đó (Section Break).

Thao tác chèn các dấu ngắt tuần tự như sau:

• Đặt con trỏ soạn thảo (Cursor) vào vị trí cần ngắt.

• → Insert → Break → (Chọn loại ngắt)

◦ Page break: Ngắt thành trang mới.

◦ Column break: Ngắt thành cột mới.

◦ Next page: Ngắt thành phân đoạn mới.

◦ Even page: Ngắt thành trang chẵn.

◦ Odd page: Ngắt thành trang lẻ.

Hình 4.30

4.6.2. Đánh số thứ tự trang in

Khi văn bản có từ 2 trang trở lên thì nên đánh số thứ tự trang cho chúng. Số thứ tự trang có thể được đặt ở một trong 3 vị trí của tiêu đề đầu hoặc cuối trang văn bản. Thao tác đánh số thứ tự trang như sau:

→ Insert → Page Number → (Chọn cách đánh số trang) → OK

Hình 4.31

° Position: Chọn vị trí đánh số thứ tự ở phía trên hay phía dưới trang.

° Alignment: Vị trí chi tiết để đánh số thứ tự trang.

+ Left: Để góc phía bên trái

+ Center: Để ở chính giữa

+ Right: Để ở góc phải

+ Inside: Đặt đối xứng ở phía gáy sách. Trang lẻ để ở góc trái; trang chẵn để ở góc phải.

+ Outside: Đặt đối xứng ở phía bìa ngoài sách. Trang lẻ để ở góc phải; trang chẵn để ở góc trái.

° Format: Quy cách hiển thị số thứ tự trang. Dùng số hay chữ cái? Bắt đầu từ số mấy?

° Show number on first page: Nếu được đánh dấu vào mục này thì trang đầu của phân đoạn cũng được đánh số thứ tự.

4.6.3. Chèn ghi chú

Trong văn bản, có thể một số chỗ chúng ta cần phải giải thích thêm ở phía cuối trang hoặc cuối tài liệu bằng việc đánh dấu chỗ đó lại bằng một ký hiệu (thường là bằng số), gọi là ghi chú (Footnote). Thao tác chèn ghi chú như sau:

• Đặt con trỏ soạn thảo văn bản vào vị trí cần chèn ghi chú

• → Insert → Reference → Footnote → (Xác định các thông số) → OK

Bảng thông số có dạng như sau:

Hình 4.32

+ Footnotes: Chọn cách chèn ghi chú. Bottom of page: ở cuối trang hoặc Below text: ngay sau phía dưới của văn bản.

+ Endnotes: Ghi chú đặt cuối văn bản. End of section: sau cuối phân đoạn. End of document: cuối file văn bản.

+ Number format: Quy cách đánh số thứ tự ghi chú: có thể bằng số, bằng chữ cái Latin hoặc chữ số La mã.

+ Custom mark: Đánh ghi chú bằng ký hiệu (Symbol…)

+ Start at: Bắt đầu từ số mấy, chỉ dùng khi dùng ghi chú theo số thứ tự.

+ Numbering: Cách đánh số thứ tự ghi chú. Continuous: Đánh liên tục từ 1 đến hết. Restart each section: Đánh số lại từ đầu cho từng phân đoạn. Restart each Page: Đánh số lại từ đầu cho từng trang mới.

+ Apply changes to: Cách đánh số thứ tự hay ghi chú này được áp dụng cho phần nào của file văn bản. This section: Riêng cho phân đoạn này. Whole document: Cho toàn bộ file văn bản.

Ví dụ: để giải thích cho các chữ in đậm (như Footnote, Endnotes) và nghiêng (End of section, End of document) trong trang này chúng ta đặt 3 ghi chú 1, 2 và 3 sau Footnotes, Bottom of page và Symbol để giải thích ý nghĩa của việc trình bày này.

4.6.4. Chèn bảng tính Excel vào văn bản

Còn nhiều đối tượng đặc biệt có thể được chèn vào văn bản với nhiều mục đích khác. Trong mục các thao tác với bảng (Table), chúng ta đã được giới thiệu cách tạo công thức tính toán đơn giản trong 1 ô của bảng. Nhưng các công thức này không được tự động cập nhật giá trị ngay lập tức khi giá trị của các ô liên quan có thay đổi, mà phải nhắp chuột phải vào công thức và chọn chức năng cập nhật (Update). Rõ ràng, các công thức như vậy không tiện lợi cho việc sử dụng bằng bảng tính Excel (sẽ được trình bày chi tiết trong phần II của tài liệu này). Nói cách khác, chúng ta có thể chèn thêm bảng tính Excel vào văn bản. MS Word sẽ tạo được liên kết đến thần mềm Excel với giao diện rất đẹp mắt và tiện dụng.

Thao tác:

• Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí đầu dòng muốn chèn bảng tính,

• → Insert → Object → Microsoft Excel Worksheet → OK.

Một bảng tính Excel sẽ được hiển thị và chúng ta có thể thao tác bình thường trong bảng tính Excel. Sau khi hoàn tất, chỉ cần nhắp chuột ra dòng văn bản MS Word, ứng dụng Excel sẽ tự động được đóng lại và con trỏ trở về vị trí nhắp chuột để sẵn sàng soạn thảo. Nếu cần sửa lại bảng tính, hãy nhắp đúp chuột trái vào khung của đối tượng này.

Số lượng Đơn giá Thành tiền(USD)

Thành tiền(VNĐ)

Tỉ giá 16,150 đ/usd

5 Cái 10 usd = A2 * B2 = C2 * $F$130 Cái 5 usd 150 2,422,50012 Cái 5 usd 60 969,000

4 Cái 20 usd 80 1,292,00020 Cái 13 usd 250 4,037,500

0 -

4.6.5. Chèn công thức khoa học vào văn bản

Có thể chèn thêm các công thức khoa học phức tạp bởi Microsoft Equation 3.0 bằng các thao tác như sau:

• Đặt trỏ văn bản vào vị trí cần viết công thức

• → Insert → Ob↵ect → Microsoft Equation 3.0 → OK

Hình 4.33

• Lần lượt nhắp chuột vào công cụ viết công thức. Nhắp chuột ra ngoài văn bản khi hoàn thành công thức.

Bạn đọc tự tìm hiểu công dụng của các nút chức năng trên thanh côns cụ này, vì việc giải thích từng nút sẽ rất dài dòng, tốn thời gian, trong khi có nhiều mục người đọc có thể không hoặc chưa cần dùng đến.

Tuy nhiên, trong mục này chúng ta còn có một cách khác dễ hơn đế xây dựng các công thức khoa học phức tạp. Chỉ có điều bạn đọc phải chịu khó nhớ một số ký hiệu quy ước.

Thao tác như sau:

• Đặt trỏ văn bản vào vị trí cần viết công thức

• Nhấn Ctrl+F9, máy sẽ hiển thị vùng nhập công thức trong cặp dấu móc nhọn {} có nền hơi tối, thể hiện đó là công thức khoa học.

• Viết công thức bắt đầu bằng chữ EQ (hoặc \EQ, không phân biệt chữ hoa hay chữ thường) theo sau là 1 dấu cách, tiếp theo là ký hiệu phép toán bắt đầu bởi dấu xổ chéo ngược (\), một dấu cách, các tham đối của phép toán được đặt trong cặp dấu ngoặc tròn.

• Nhấn tổ hợp Shift+F9 để hiển thị kết quả.

Lưu ý: Chữ EQ cũng như ký hiệu phép toán viết bằng chữ hoa hay chữ thường là như nhau.

Dưới đây là một số phép toán của công thức:

1. Khai căn (Root):° Ký hiệu phép toán của công thức: \R° Các tham đối là: bậc khai căn và hạng thức dưới dấu căn. Nếu không có tham đối bậc khai căn thì mặc định là căn bậc 2 (Square Root).

Ví dụ 1:Viết công thức khai căn bậc 2 của số 4:

• Nhấn Ctrl+F9, hộp công thức hiện ra. Viết vào {eq \r (4) }

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả:

Ví dụ 2: Viết công thức khai căn bậc n của x:

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức {eq \r (n, x) }

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả:

2. Phân thức (Fraction):° Ký hiệu phép toán của công thức: \F° Các tham đối là: tử và mẫu của phân thức.

Ví dụ 3: Viết công thức chia 2 đa thức f(x) cho g(x)

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \F (f(x), g(x))}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả:

Ví dụ 4: Viết công thức nghiệm của phương trình bậc 2: ax2 + bx + c = 0

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \F (-b ± \r (∆), 2a)}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả:

3. Phép toán tích phân (Integral):° Ký hiệu phép toán của công thức: \I° Các tham đối là: cận dưới, cận trên và biểu thức dưới dấu tích phân.

Ví dụ 5: Viết công thức tính tích phân từ 0 đến ∞ của hàm f(x) theo x.

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \I (0, ∞, f(x))dx}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả:

Ví dụ 6: Viết công thức tính tích phân bất định cho hàm (ax2 + bx + c) / x theo x.

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \I (, , \f (ax2 + bx + c, x)) dx}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả:

4. Phép toán tính tổng (Sigma ≈ Sum):° Ký hiệu phép toán của công thức: \I \su° Các tham đối là: cận dưới, cận trên và biểu thức dưới dấu Sigma.

Ví dụ 7: Viết công thức tính tổng i từ 1 đến n cho (xi - x)2.

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \I \su (i = 1, n, (xi - x)2)}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả: x

5. Phép toán tính tích (Product 𝛱):

° Ký hiệu phép toán của công thức: \I \PR

° Các tham đối là: cận dưới, cận trên và biểu thức dưới dấu 𝛱.

Ví dụ 8: Viết công thức tính tích i từ 1 đến n cho (xi - x)2.

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \I \pr (i = 1, n, (xi - x)2)}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả: x

6. Phép toán dấu ngoặc (Bracket): \B° Ký hiệu phép toán của công thức: \BPhép toán này có một số lựa chọn:■ \lc \c: Ký tự mở ngoặc là c. Ví dụ, c là {■ \rc \c: Ký tự đóng ngoặc là c. Ví dụ, c là }■ \bc \c: Ký tự mở ngoặc và đóng ngoặc tương ứng. Nếu c là ( thì dấu đóng ngoặc là ); Nếu c là [thì dấu đóng ngoặc là ]; Nếu c là { thì dấu đóng ngoặc là }, v.v…° Tham đối là: biểu thức cần đóng ngoặc (đặt trong cặp ngoặc tròn).

Ví dụ 9: Viết công thức tính mở đóng móc cho căn bậc 3 của x:

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \B \LC \{ \RC \} \R (3, x)} = {eq \B \BC \{ (\R (3, x))}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả: và . Kết quả giống nhau.

7. Phép toán mảng (Array) hay ma trận (Matrix):° Ký hiệu phép toán của công thức: \APhép toán này có một số lựa chọn:

■ \al : Các giá trị trong các cột thẳng hàng lề trái.

■ \ar : Các giá trị trong các cột thẳng hàng lề phải.

■ \ac : Các giá trị trong các cột thẳng hàng chính giữa.

■ \con : Số cột của mảng là n. Mặc định n = 1.

■ \vsn : Khoảng cách (n chấm điểm) giữa các dòng.

■ \hsn : Khoảng cách (n chấm điểm) giữa các cột.

° Tham đối là: danh sách giá trị các phần tử của mảng (đặt trong cặp dấu ngoặc tròn).

Ví dụ 10: Viết công thức xây dựng mảng 4 cột 3 dòng, các phần tử có giá trị từ 1 đến 12, các cột cách nhau 6 chấm điểm và thẳng hàng bên phải, các dòng cũng cách nhau 6 chấm điểm. Ma trận (tức mảng 2 chiều) được đóng trong cặp dấu ngoặc vuông ([ ]).

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \b \bc \[ (\a \ar \co4 \vs6 \hs6 (1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12))}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả:

8. Phép toán kẻ khung (Box): \x° Ký hiệu phép toán của công thức: \xPhép toán này có một số lựa chọn:■ \to : Kẻ đường khung phía trên.■ \bo : Kẻ đường khung phía dưới.■ \le : Kẻ đường khung phía bên trái.■ \ri : Kẻ đường khung phía bên phải.° Tham đối là: văn bản cần kẻ khung (đặt trong cặp dấu ngoặc tròn).

Ví dụ 11: Viết công thức tính giá trị của phần tử thứ n trong dãy Fibbonacci. Đóng khung công thức này.

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \x (f(n) = \b \lc \{ (\a \al \vs6 (0: nếu n ≤ 0, 1: nếu n = 1, f(n-2) + f(n-1): nếu n > 2)))}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả:

9. Phép toán chỉ số và mũ (Subscript or Superscript): \s° Ký hiệu phép toán của công thức: \sPhép toán này có một số lựa chọn:■ \upn : In cao hơn dòng bình thường n chấm điểm.■ \don : In thấp hơn dòng bình thường n chấm điểm.

° Tham đối là văn bản cần in cao / thấp đặt trong cặp dấu ngoặc tròn.

Ví dụ 12: Viết công thức có chỉ số với 2 lần lũy thừa.

• Nhấn Ctrl+F9. Viết vào hộp công thức như hình dưới đây:

{eq \b \bc \( (A\s \up6(n)\s \do3(x+y)) \s \up12(m)}

• Nhấn Shift+F9 ta có kết quả:

4.6.6. Chèn mục lục văn bản

Đây là 1 chức năng rất hữu dụng của MS Word. Thao tác tạo mục lục như sau:

1. Đặt cấp độ (Level) cho tất cả các dòng cần đưa vào mục lục:• Đặt con trỏ vào dòng cần đưa vào mục lục (cần bôi đen cả đoạn văn bản).• → Format → Paragraph → Indents and Spacing → Outline Level → Chọn Level 1, 2, 3… → OK, hoặc chọn Heading 1, 2, 3… thông qua mục Style bên cạnh mục chọn tên Font trên thanh công cụ Formatting.

2. Xây dựng mục lục:• Đặt con trỏ văn bản (Cursor) vào vị trí cần xây dựng mục lục. Thông thường mục lục được đặt ở phần đầu của tài liệu để tiện tra cứu. Đôi khi người ta cũng để mục lục ở cuối tài liệu.• → Insert → Referrences → Index and Tables → Chọn số cấp độ cần hiển thị (Xem hình dưới đây) → OK.

Hình 4.34

Ngoài các đối tượng đặc biệt 4.6.1 ÷ 4.6.6 đã trình bày trên, MS Word còn cho phép chèn thêm biểu đồ (Microsoft Excel Chart), file ảnh (Bitmap Image), chương trình tiện ích đa phương tiện (Windows Media Player), kết xuất (Output) của phần mềm phân tích dữ liệu thống kê (SPSS Output document), và v.v Bạn đọc tự tìm hiểu thêm những điều này thông qua chức năng chèn đối tượng; → Insert →

Objects và tài liệu hướng dẫn trực tiếp (Help Online) của Microsoft bằng việc nhấn phím F1 hoặc Ctrl+F1 (hướng dẫn theo ngữ cảnh).

Bài tập 1: Nhập và định dạng cho văn bản sau cân đối trên trang giấy A4, và 4 lề đều được đặt là 3cm. Yêu cầu có Bullets and Numbering và đặt Tabs có đường chấm chấm (…).

Họ và tên: ............................................ Mã số sinh viên: ............. Lớp ............

CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ TRONG NĂM 1995 CỦA NGÀNH CÔNG NGHỆ XE HƠI

Số Tên công ty Vốn đầu tư Địa điểm

TT Liên doanh (US Dollars) Đầu tư

1. Vina Star..........................50.000.000..............................................Sông Bé

2. Mercedes Benz.................70.000.000..................................TP. Hồ Chí Minh

3. Daihatsu VN-Indo.............32.000.000..........................................TP. Hà Nội

4. VN-Suzuki.........................20.957.000.............................................Đồng Nai

5. Ford VN............................102.700.000...........................................Hải Hưng

6. Chrysler............................191.526.245...........................................Đồng Nai

7. Toyota Auto......................89.600.000.............................................Vĩnh Phú

8. Isuzu VN...........................50.000.000..................................TP. Hồ Chí Minh

Bài tập 2: Nhập và định dạng cho các văn bản cuối Chương 5.

Chương 5

CÁC THAO TÁC KHÁC

§5.1. Tìm kiếm và thay thế văn bản

Có thể tìm kiếm sự xuất hiện của một phần văn bản bằng thao tác tìm kiếm (Find): Ctrl+F. Thông số tìm cần cung cấp là:

Hình 5.1

Dãy chữ cần tìm được nhập vào mục Find what. Nếu đánh dấu vào mục Highlight all items found in thì MS Word sẽ hiển thị tất cả các mục tìm được bằng màu nền đậm, chữ màu sáng.

Để lần lượt tìm tiếp các mục trùng khớp, hãy nhấn nút Find Next.

Để tìm và thay thế một phần văn bản bằng văn bản khác, hãy chọn mẻ Replace. Chúng ta cần cung cấp thông tin thay thế trong mục Replace with. Điều này tương đương với tổ hợp phím Ctrl+H:

Hình 5.2

Ví dụ: Tìm và thay thế tất cả cụm từ chúng ta bằng chữ Bạn. Trong hộp thoại này, tại mục Find what hãy nhập vào chữ chúng ta; và tại mục Replace with hãy nhập vào chữ Bạn. Khi đó các nút Replace, Replace All, Find next sẽ bật sáng. Trong đó, Replace: thay thế cho trường hợp tìm được và tìm tiếp; Replace All: tự động thay thế tất cả các trường hợp, và Find next: Không thay trường hợp hiện tại, tìm tiếp trường hợp sau. Để có thông tin chi tiết, hãy nhấn vào nút More. Nút Cancel luôn được sử dụng với một mục đích nhất quán là hủy bỏ thao tác.

Để di chuyển con trỏ đến một vị trí đã được đánh dấu trong văn bản (số trang, nhãn…), hãy chọn thẻ Go to. Điều này tương đương với việc nhấn Ctrl+G:

Hình 5.3

§5.2. AutoCorrect và Viết tắt

Để nhập văn bản nhanh, ngoài các kỹ năng điều khiển các ngón tay “múa” trên bàn phím thì người sử dụng còn phải biết cách nhập tắt văn bản. Ví dụ, Hà Nội nhập tắt là hni; Hà Nam nhập tắt thành hna; Quảng Ninh là qni; Quảng Bình là qbi, Quảng Nam là qna; Quảng Ngãi là qng; Quy Nhơn là qnh v.v… MS Word có chức năng tự động hiệu chỉnh (AutoCorrect) các chữ viết tắt thành các từ đúng, cũng như tự động hiệu chỉnh lỗi chính tả tiếng Anh.

Để thực hiện được điều đó trước hết cần phải xây dựng từ điển các từ viết tắt bởi thao tác:

→ Tools → AutoCorrect Options → AutoCorrect → (định nghĩa các từ viết tắt) →

OK.

Hình 5.4

Chữ viết tắt được nhập tại mục Replace; văn bản đầy đủ được nhập tại mục With rồi nhấn nút Add để bổ sung vào từ điển. Để xóa bỏ một từ viết tắt, hãy chọn mục cần xóa trong bảng ở phía dưới rồi nhấn nút Delete.

Các từ viết tắt chỉ được tự động thay thế khi mục Replace text as you type được đánh dấu. Mặc dù từ điển viết tắt đã được định nghĩa nhưng người sử dụng có thể không cần chức năng tự động hiệu chỉnh này bằng cách bỏ đánh dấu tại mục □ Replace text as you type ở trên.

Một số lựa chọn khác trong bảng cũng cần được quan tâm:

Show AutoCorrect Options buttons: Hiển thị các nút chức năng của AutoCorrect Options.

Correct TWo INitial CApital: Tự động hiệu chỉnh 2 chữ cái đầu viết hoa thành 1 chữ đầu viết hoa. Ví dụ: TWo thành Two.

Capitalize first letter of sentence: Tự động viết hoa đầu câu.

Capitalize first letter of Table Cells: Tự động viết hoa chữ đầu tiên trong các ô trong bảng.

Capitalize Names of days: Tự động viết hoa các tên của ngày.

Correct accidental usage of cAP LOCK key: Tự điều chỉnh việc sử dụng nút Caps Lock khi được nhấn xuống một cách không cố ý.

Các lựa chọn trên cũng có thể không được áp dụng đối với một số trường hợp cụ thể. Ví dụ, tự động hiệu chỉnh 2 chữ cái đầu viết hoa thành 1 chữ đầu viết hoa, nhưng không được áp dụng cho trường hợp chữ IDs. Các trường hợp cụ thể không được áp dụng với các lựa chọn tổng quát trên cần được định nghĩa đầy đủ trong hộp thoại khác thông qua nút chức năng Exceptions.

Bạn đọc tự tìm hiểu 4 thẻ chức năng khác còn lại của hộp thoại nêu trên.

§5.3. AutoText

Việc tự động hiệu chỉnh văn bản thông qua từ điển viết tắt chỉ có khả năng thay thế một cụm từ được viết liền bằng một một cụm từ khác. Trong khi, đôi lúc chúng ta đang cần những câu, những đoạn mẫu đã có sẵn mà không phải viết lại. Ví dụ, trong các văn bản giao dịch thường có 2 dòng chữ (Quốc lập) và dòng gạch ngang phía dưới ngay trên đầu của văn bản, đó là:

Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập — Tự do — Hạnh phúc

---oOo---

MS Word có một chức năng cho phép định nghĩa một tên thay cho một phần văn bản (có thể gồm nhiều câu, nhiều dồng, nhiều đoạn), để khi cần, chúng ta chỉ cần chọn và chèn tên đó thì phần văn bản mà nó được mang tên sẽ được chèn vào vị trí con trỏ đang soạn thảo. Chức năng này có tên gọi là AutoText.

1. Định nghĩa một AutoText:• Bôi đen phần văn bản cần đặt tên làm AutoText, ví dụ như trên.• → Insert → AutoText → New → (đặt tên) → OKVí dụ, đặt tên là “Quoc lap” trong vùng AutoText Entry (lưu ý khi đặt tên cho một đối tượng nào đó thì không nên sử dụng chữ Việt có dấu):

Hình 5.5

2. Sử dụng (chèn) AutoText vào văn bản.• Đặt con trỏ nhập văn vản vào vị trí cần chèn AutoText.• → Insert → AutoText → AutoText → AutoText → (chọn tên) → OK

Ví dụ: Chọn tên là “Quoc lap” trong vùng AutoText Entry. Nội dung của AutoText được xuất hiện trong cửa sổ Preview, rồi OK.

Hình 5.6

Sau khi nhấn nút OK, phần văn bản có tên (AutoText) đã chọn sẽ được chèn vào vị trí con trỏ trong văn bản.

§5.4. In trộn văn bản

In trộn văn bản (MailMerge) là một chức năng rất tiện lợi của MS Word, khi chúng ta có một văn bản chính có phần nội dung cơ bản không thay đổi, nhưng khi in sao thành nhiều bản thì mỗi bản sẽ được điền vào một số thông tin được lấy từ một file văn bản Word hoặc bảng tính Excel khác. Ví dụ, chúng ta cần in 2000 chứng chỉ tin học đại cương có hìn dạng như sau:

Hình 5.7

Những mục in nghiêng đặt trong cặp dấu <…> là những thông tin riêng của từng sinh viên và trong từng đợt cấp chứng chỉ. Nếu phải làm 2000 văn bản như trên cho 2000 sinh viên thì công việc là quá nặng nề. Thậm chí, chúng ta đã làm mẫu sẵn, rồi mỗi khi cần in chứng chỉ cho sinh viên nào thì nhập thông tin riêng của sinh viên đó và in. Cách này cũng rất bất tiện! Chúng ta thử hình dung một cách làm khác: nếu đã có một cái mẫu chứng chỉ như trên chứa trong một file Word, còn các thông tin của từng sinh viên sẽ được chứa trong một bảng Word hay Excel, chẳng hạn, gồm các cột: Họ tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Môn học, Số ĐVHT, Ngày thi, Điểm thi, Ngày cấp CC… và khi cần in, với mỗi dòng của file này, các cột thông tin cần thiết của dòng sẽ được điền vào các vị trí tương ứng của file văn bản mẫu sẽ in, thì công việc sẽ trở nên nhẹ nhàng và tiện lợi biết bao!

Như vậy, mẫu trên chỉ cần nhập một lần, còn danh sách trên muốn có bao nhiêu sinh viên để in chứng chỉ thì nhập vào bấy nhiêu. Khi cần in chứng chỉ thì mở file mẫu rồi lần lượt nhấn nút in cho từng sinh viên. Cách làm như vậy chính là thao tác in trộn văn bản (Mail Merge) của Microsoft Word.

Thao tác:

Soạn thảo file văn bản chính (M document), ở đây là mẫu in. Ví dụ, nhập phần nội dung chính trong chứng chỉ tin học đại cương, những mục được in bằng màu nhạt hơn.

→ Tools → Letters and Mailings → Mail Merge → (thực hiện các bước hướng dẫn từ 1 đến 6)

* Bước 1: Lựa chọn loại văn bản đang soạn thảo

° Letters: Theo dạng thư tín

° E-mail message: Theo dạng thư điện tử…

* Bước 2: Khởi tạo văn bản. Chọn Use the current document

* Bước 3: Chọn danh sách thông tin để in trộn

° Use an existing list: Sử dụng file thông tin trộn đã có

° Type a new list: Tạo file danh sách mới

Nếu chọn mục đầu thì nhấn nút Browse để chọn. Nếu chọn mục sau thì nhấn nút Create để tạo file danh sách mới.

* Bước 4: Bổ sung thông tin in trộn. Chọn more items. Lần lượt chọn các cột thông tin cần thiết chèn vào các vị trí thích hợp trên file văn bản chính.

* Bước 5: Xem văn bản trước khi in.

* Bước 6: Hoàn tất việc in trộn. Có thể chỉnh sửa một số bản in riêng lẻ (Edit individual Letters) hoặc tiến hành in văn bản (Print)

Chuyển từ bước trước đến bước sau bởi việc nhấn phím vào dòng mục Next… Chuyển về mục trước bởi việc nhấn phím vào dòng mục Previous…

Cách khác tiện lợi hơn là, nên xây dựng trước một bảng thông tin cần trộn. Có thể tạo danh sách này bằng Microsoft Word, Excel, Access, SQL-Server hay các công cụ khác. Bảng có các cột phải có tên gọi rõ ràng, nhất quán, dễ sử dụng. Không có quy định khắt khe nào cho việc đặt tên cột, tuy nhiên, chỉ nên dùng các chữ cái không có dấu tiếng việt để đặt tên cho các đối tượng, nói chung, và tên cột thông tin trộn, nói riêng. Nếu chọn file thông tin in trộn được xây dựng bằng công cụ Microsoft Word thì bảng phải được tạo bởi chức năng chèn bảng (Table), đã trình bày trong mục §4.4 của chương này. Tức là, chúng ta cần tạo file Microsoft Word, giả sử đặt tên file là “Danh sach cap CC.doc”, gồm một bảng có 12 cột: HoTen, NgaySinh, NoiSinh, MonHoc, SoDVHT, NgayThi, DiemSo, SoCC, Ngay, Thang, Nam, HieuTruong và nhập danh sách sinh viên được cấp chứng chỉ tin học vào bảng này.

Tiếp theo, mở file văn bản chính (ví dụ ở đây là mẫu chứng chỉ) và cho hiển thị thanh công cụ Mail Merge:

→ View → Toolbars → Mail Merge.

Thanh công cụ này có dạng như dưới đây.

Chọn loại file văn bản chính thông qua nút chức năng có hình lá thư.

Hình 5.8

chọn loại file văn bản chính là Letters, và mở file danh sách thuộc loại Word Document có tên là “Danh sach cap CC.doc” đã tạo trước đó. Thao tác chèn thông tin in trộn vào văn bản chính như sau:

• Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn trong văn bản chính. Ví dụ, đặt sau chữ “Cấp cho:”

Hình 5.9

Nhắp chuột vào nút Insert Merge Field để chèn thông tin lấy từ 1 cột. Danh sách các tên cột của bảng chèn (Merge) sẽ được hiển thị trong 1 bảng nhỏ như hình dưới đây.

• Chọn 1 tên cột (ví dụ, cột HoTen) rồi nhấn nút Insert → Close.

Hình 5.10

Các thao tác trên được lặp đi lặp lại nhiều lần cho đến hết các cột cần chèn. Nút chức năng View Merged Data được dùng để xem bản in với thông tin cụ thể. Nút để xem bản in đầu tiên (cho sinh viên đầu tiên). Nút để xem bản in cuối cùng. Nút ← để xem bản in trước, và nút → để xem bản in sau…

Hình 5.11

Hình dưới đây là một ví dụ minh họa:

Hình 5.12

§5.5. Tiêu đề đầu trang và cuối trang

Trong nhiều trường hợp, người ta thường muốn in tiêu đề ở phía trên (Header) và ở cuối (Footer) của mỗi trang in trong một phân đoạn (Section). Ví dụ, như trong tài liệu này, tiêu đề đầu mỗi trang in trong mỗi phần học chứa tên của phần học (Phần căn bản, Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet). Thực hiện điều này như sau:

→ View → Header and Footer

Màn hình xuất hiện thanh công cụ và các phần như sau:

Hình 5.13

Phần Header dành để ghi tiêu đề đầu của mỗi trang in, và phần Footer cho tiêu đề ở cuối trang. Nút chức năng Switch between.. để chuyển đổi qua lại giữa 2 phần. Để tiêu đề của phần Header (hoặc Footer) đang chọn độc lập với phần tương ứng trước đó thì cần phải tắt chức năng Same as Previous bằng việc nhả nút Link to Previous.

Hình 5.14

Ngoài ra, có thể chèn văn bản tự động (AutoText), số thứ tự và cách trình bày số thứ tự trang, ngày và giờ hiện tại v.v… tương tự như cách chèn chúng thông qua menu Insert.

Với menu Insert chúng ta còn có thể chèn vào văn bản các đối tượng khác như: tập tin văn bản (File), lược đồ (Diagram), điểm đánh dấu trong văn bản phục vụ cho việc tra cứu nhanh (Bookmark) cũng như tạo mối liên hệ giữa các mục trong văn bản phục vụ việc tham khảo hoặc tham chiếu chéo giữa các mục khi xem văn bản (Hyperlink), và các đối tượng khác. Bạn đọc tự tìm hiểu để biết thêm nhiều chức năng chèn khác trong công cụ soạn thảo văn bản Microsoft Word tuyệt vời này.

Ôn tập Chương 5

Chương 5 đã trình bày một số thao tác nâng cao trong quá trình nhập và định dạng văn bản, bao gồm:

1. Tìm kiếm, thay thế và di chuyển con trỏ trong văn bản.

2. Autocorrect - tự động sửa chữa văn bản và Viết tắt.

3. Autotext.

4. In trộn (Mail Merge).

5. Trình bày tiêu đề đầu và cuối trang văn bản (Header & Footer)

Tổng kết Phần II. Microsoft Word

Tóm lại, để tạo một văn bản đúng đắn với hình thức trình bày theo ý muốn một cách dễ dàng, nhanh chóng, chúng ta có thể áp dụng tuần tự các bước sau:

1. Nhập văn bản thô 1 cách đúng đắn như các nguyên tắc đã nêu.

2. Thiết lập khổ giấy và lề cho trang in. Mặc định là khổ giấy Letter hay A4, hầu hết tại các cơ quan, đơn vị tại Việt nam đều sử dụng loại giấy A4. Các lề (trên-Top, dưới-Bottom, trái-Left và phải-Right) đặt 2.5cm, có thể xê dịch 1 chút nhưng phải đảm bảo tính cân đối của trang in.

3. Đặt Font và cỡ chữ mặc định cho toàn văn bản. Cỡ chữ mặc định là 12 hoặc 13 (Bộ GD&ĐT quy định 13). Văn bản thường thì phải là chữ thường: không đậm, không nghiêng và không gạch chân. Nếu là chữ in hoa thì phải đổi thành chữ thường, trừ các danh từ riêng, hoặc tiêu đề… Đặt Font, cỡ chữ và kiểu dáng chữ cho các phần văn bản sao cho hợp lý hoặc theo yêu cầu.

4. Căn lề (Alignment, nên làm đều 2 bên - Justify). Thụt dòng (Indent). Khi đã đặt lề thì nên viết bắt đầu và kết thúc theo lề, nghĩa là Left Indent và Right Indent đều là 0, trừ trường hợp đặc biệt (Special) cho dòng đầu (First hay các dòng tiếp theo (Hanging) của một số đoạn.

5. Giãn dòng và giãn đoạn (Bộ GD & ĐT quy định giãn dòng 1.5)

6. Chia cột dạng báo chí (nếu có).

7. In chữ to trên nhiều dòng (Drop Cap, nếu có).

8. Đánh số thứ tự hoặc ký hiệu ở đầu mỗi đoạn (Bullets and Numbering, nếu có); Đặt các mốc" đính cột và cách định cột trên các dòng (Tabs, nếu có); v.v…

9. Chèn thêm các đối tượng vào văn bản (nếu có), bao gồm: Ký hiệu (Symbol); Hình ảnh (Picture); Chữ kiểu (WordArt); Hình vẽ (Drawing) - lưu ý việc đặt các tính chất đặc trưng cho 3 loại đối tượng này: Layout, Size, Colors and Lines, Brightness, Contrast, thêm văn bản vào hình vẽ (Add Text), biến đổi hình (Change Autoshape)…; Bảng (Table) - lưu ý việc chuyển đổi từ văn bản thành bảng và ngược lại; và các đốì tượng khác (nếu có);

10. Chèn thêm các đối tượng trang trí khác như: số thự tự trang in (Page number); Tiêu đề đầu và cuối trang in (Header and Footer);

Trong quá trình định dạng văn bản chúng ta nên thu nhỏ (Zoom out) trang in để có cái nhìn bao quát, đảm bảo tính cân đối của trang in. Điều này là rất quan trọng đối với một văn bản, bởi nó gây được thiện cảm của người đọc ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Các trang sau đây là các yêu cầu trình bày văn bản và hướng dẫn các thao tác để có văn bản theo yêu cầu đã cho.

Bài 1: DIỄM XƯA

Nhập văn bản thô: Nhập bình thường từ đầu đến cuối. Hai dòng diu có dạng cột nên phải nhập có dấu Tabs (→)

Họ và tên: → Ngày sinh: → Quê quán: →

Ngành học: → Năm thứ: →

(Nhập các dòng của bài hát)

Định dạng: Chọn khổ giấy là A4. Đặt lề trái, phải, trên, dưới đều là 2.5cm. Đổi các chữ trong văn bản thành chữ hoa đầu câu. Đặt cỡ chữ mặc định cho toàn văn bản là 12. Khoảng cách giữa các dòng là 1.5 lines.

Đặt Tabs trái cho dòng đầu là 7, 11, 16cm; có Leader là 2… Đặt Tabs trái cho dòng 2 là 10.5 và 16 cm có Leader là 2…

Để trước dòng “Trịnh Công Sơn" 4 dòng trống. Chèn ở phía trước kí hiệu nốt nhạc (:). Dòng này được căn lề chính giữa. Cỡ chữ 16, kiểu chữ nghiêng, chữ in hoa đầu từ. Sau dòng này có một dòng trống.

Bôi đen 8 dòng tiếp theo và chia thành 2 cột, có đường kẻ ở giữa, khoảng cách cột 1.5cm. Riêng lề phải dòng 10 "… mưa qua.” là -0.5cm

Để trống 3 dòng trước dòng 13. Bôi đen 4 dòng 13÷16 rồi nhắp chuột vào nút Text Box trên thanh công cụ vẽ hình. Draw → Change AutoShape → Stars and Banners để đổi Text Box thành dạng dải lụa như yêu cầu. Font chữ cho đoạn này là VNI-Commerce, cỡ chữ 13. Đặt Layout cho hình này là In Front of Text.

Bôi đen 4 dòng từ “Mưa vẫn… lãng du”. → Format → Borders and Shading →

Borders → Custom → Chọn kiểu khung là đường sọc 3, độ đậm nét là 3 để kẻ khung bên trái và ở dưới → OK.

Đặt con trỏ vào dòng áp cuối. → Format → Drop Cap → Dropped → 2 dòng →

OK để có chữ X in trên 2 dòng. Đặt lề trái cho 2 dòng cuối là 6cm.

Bôi đen chữ “DIỄM XƯA”, nhắp chuột vào nút hình chữ A trên thanh công cụ Drawing → chọn kiểu WordArt là chữ màu tím có bóng mờ → OK → đặt Font chữ là VNI-Ariston, cỡ chữ 36, in đậm → OK. Đặt thuộc tính cho WordArt là In Front of

Text. Cho chữ nghiêng sang trái và lượn sóng thông qua các nút chức năng trên thanh công cụ WordArt Toolbar.

Vẽ hình ngôi sao nhiều cạnh và thêm chữ NEW! Vào hình. Chèn thêm hình ảnh nghệ sỹ vỹ cầm (có thể chèn hình khác) với Layout cũng là In Front of Text, và để nó ở phía trên, bên phải trang in.

Nhắp chuột vào nút hình chữ nhật (Rectangle) → Nhấn ESC để bỏ qua hình bao (Canvas) → Vẽ hình chữ nhật bao quanh bài làm. → Format → AutoShape →

Colors and Lines → Fill Color: No Fill → OK.

Điều chỉnh lại văn bản sao cho thật cân đối.

Bài tập:

- Nhập và định dạng văn bản sao cho giống với các bài tập còn lại được cho (sau bài DIỄM XƯA) dưới đây:

Hình 5.15

Hình 5.16

Hình 5.17

Hình 5.18

PHẦN III

MICROSOFT EXCEL

Chương 1

KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN

§1.1. Khởi động. Giao diện chuẩn

1.1.1. Khởi động

Như đã được trình bày trong Chương 1, Phần II, trong môi trường Windows, một ứng dụng có nhiều cách khởi động. Microsoft Excel, có tên file khả thi là EXCEL.EXE, là một sản phẩm trong bó sản phẩm văn phòng của Microsoft nên cách khởi động cũng tương tự.

Cách 1: → Start → All Programs → Microsoft Office → … Excel…

Hình 6.1

Cách 2: Nhắp đúp chuột trái vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình Desktop. Ghi chú: nếu chưa có biểu tượng này thì tạo mới theo hướng dẫn trong mục §1.2 Chương 1, Phần I.  

Cách 3: Nhắp đúp chuột vào file bảng tính đã có trong thư mục đang mở bởi Windows Explorer. Ghi chú: nếu chưa có file này thì tạo mới file Excel theo hướng dẫn trong mục §1.2 Chương 1.

Cách 4: → Start → Run → (nhập chữ: Excel) → OK

Hình 6.2

Và các cách khác…

1.1.2. Giao diện chuẩn

Hình 6.3

Sau khi khởi động, màn hình giao diện chuẩn của Excel có dạng như hình trên. Sau đây là một số khái niệm.

Một file bảng tính Excel được gọi là 1 Book. Mỗi Book có thể chứa tối đa là 256 bảng tính (Worksheet, hoặc Sheet). Mỗi bảng tính có tối đa là 256 cột được ký kiệu là A, B, …, Z, AA, AB, …, AZ, …, IV; và tối đa 65.536 dòng đánh số từ 1 đến 65.536.Giao điểm dòng và cột được gọi là ô (Cell). Cặp ký hiệu cột và số thứ tự dòng được dùng làm địa chỉ (Address) hoặc tên (Name) của ô. Ví dụ: Ô tại cột F trên dòng 3 có địa chỉ là F3.Có 2 loại địa chỉ: Tương đối và tuyệt đối.○ Địa chỉ tương đối (Relative Address): địa chỉ trong một ô được so sánh với địa chỉ của ô chứa nó. Nói một cách chính xác, đó là địa chỉ được tính bằng cự ly tương đối (offset) so với địa chỉ của ô chứa nó. Do đó, khi được sao chép từ ô này sang ô khác, nó sẽ được tự động tính lại theo địa chỉ của ô đích chứa nó. Ví dụ: Địa chỉ A4 được chứa trong ô B4 (trên cùng

dòng và trước ô B4 1 cột). Khi sao chép nội dung B4 sang F5 thì địa chỉ A4 được tự động sửa lại thành E5 (trên cùng dòng và trước ô F5 1 cột).○ Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address): địa chỉ trong một ô được so với góc trái của Sheet, không phụ thuộc vào địa chỉ của ô chứa nó. Do đó, khi được sao chép từ ô này sang ô khác, nó vẫn được giữ nguyên như cũ. Để phân biệt địa chỉ tuyệt đối với địa chỉ tương đối người ta thêm ký hiệu $ phía trước. Có thể chỉ xác định dòng hoặc cột, hoặc cả hai là địa chỉ tuyệt đối. Nếu muốn ký hiệu cột của địa chỉ sẽ không bị thay đổi khi chép sang cột khác thì thêm dấu $ phía trước ký hiệu cột (ví dụ: $C3). Nếu muốn số thứ tự dòng của địa chỉ sẽ không bị thay đổi khi chép sang dòng khác thì thêm dấu $ phía trước số thứ tự dòng (ví dụ: F$2). Có thể xác định cả cột và dòng đều là tuyệt đối nếu muốn khi chép đến bất cứ ô nào khác mà địa chỉ đó vẫn không bị thay đổi. Ví dụ: Ô B4 chứa địa chỉ $A$4 (dòng số 4, cột thứ 1 là A). Khi sao chép nội dung B4 sang F5 thì địa chỉ này vẫn là $A$4.* Dùng phím F4 để chuyển đổi qua lại giữa 2 địa chỉ. Ví dụ, tại một ô bất kỳ ta viết công thức trong đó có địa chỉ A4. Nhấn phím F4 lần 1 ta có $A$4 (địa chỉ tuyệt đối cả cột lẫn dòng), tiếp lần nữa ta được A$4 (địa chỉ tương đối cột và tuyệt đối dòng), tiếp lần nữa ta được $A4 (chỉ cột là tuyệt đối còn dòng là tương đối), và lần nữa thì trở về A4 (chỉ tương đối cả cột và dòng).Dãy các ô liên tiếp nhau nằm trong một hình chữ nhật được xác định bởi địa chỉ của ô ở góc trái trên và địa chỉ của ô ở góc phải dưới (hai địa chỉ này cách nhau bởi dấu hai chấm) được gọi là một khối (Block) hay một phạm vi (Range) hay một vùng (Area). Ví dụ, A1:C3 là một khối gồm các ô A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2 và C3. Khối được sử dụng rất thường xuyên trong các hàm cũng như các thao tác của bảng tính Excel.

MS Excel là một công cụ bảng tính điện tử. Tại mỗi ô của bảng có thể nhập vào một con số (Number), một dãy chữ (Text), một ngày giờ (Date/Time) hoặc một công thức tính toán (Formula) dựa trên giá trị của các ô liên quan (được thể hiện bởi địa chỉ ô). Mỗi khi có sự thay đổi giá trị của 1 ô bất kỳ trong bảng tính thì công thức trong các ô có liên quan sẽ được tự động tính toán lại. Do đó, trong MS Excel, người ta quan tâm tới địa chỉ của ô hơn là giá trị cụ thể của nó. Ví dụ, để tính giá trị thành tiền cho một mặt hàng người ta chỉ cần biết ô nào chứa số lượng và ô nào chứa đơn giá của hàng hóa để áp dụng phép toán tính tích trên 2 địa chỉ đó mà không cần biết giá trị cụ thể của các ô đó là bao nhiêu.

Trong giao diện của MS Excel, các thanh công cụ (Toolbars) hoàn toàn tương tự như các thanh công cụ trong giao diện của MS Word. Với thanh thực đơn (Menu), điểm khác nhau duy nhất là chức năng Data trong MS Excel thay cho Table trong MS Word. Tất nhiên, các chức năng con (Popup) của chúng cũng có ngữ nghĩa khác. MS Excel cũng có các thanh công cụ chuẩn (Standard), thanh công cụ định dạng (Formatting), thanh vẽ hình (Drawing) và một số thanh công cụ khác. Thanh chuẩn có 4 nút chức năng cuối để tính tổng (AutoSum), sắp xếp tăng dần (Sort Ascending), sắp xếp giảm dần (Sort Descending) theo giá trị của một số cột nào đó, và vẽ biểu đồ (Chart).

Thanh định dạng (Formatting) có các nút chức năng khác như: Gộp các ô (Merge and Center), định kiểu tiền tệ, kiểu phần trăm, dấu phảy.

Hình 6.4

Các thanh công cụ này có thể đặt ở vị trí bất kỳ trên màn hình, bằng cách đặt con trỏ chuột vào đầu thanh sao cho xuất hiện dấu mũi tên 4 chiều, rồi kéo thả đến vị trí mà mình muốn. Chúng cũng có thể được hiển thị hoặc che giấu đi bằng cách:

→ View → Toolbars → (chọn hoặc bỏ chọn thanh công cụ tương ứng).

Thông thường, trong MS Excel, thanh công cụ vẽ hình ít được sử dụng hơn trong MS Word, do đó thanh công cụ này thường được giấu đi cho tới khi thật sự cần thiết.

§1.2. Thay đổi giao diện: các lựa chọn (Options)

Ngoài việc có thể cho hiển thị hoặc che giấu các thanh công cụ như đã trình bày trên, chúng ta có thể thay đổi giao diện của MS Excel thông qua việc thay đổi một số lựa chọn (Options) của hệ thống.

1. Phóng to toàn màn hình (Full Screen):

→ View → Full Screen

2. Hiển thị hoặc tắt thanh công thức (Formula Bar):

→ View → Formula Bar

3. Kiểm tra chính tả tiếng Anh / tự động hiệu chỉnh văn bản:

→ Tools → Spelling hoặc

→ Tools → AutoCorrect Options

Hộp thoại cho phép bổ sung, hiệu chỉnh các từ hoặc cụm từ cần sửa (tương tự như AutoCorrect Options của MS Word) như sau:

Hình 6.5

Việc tự động hiệu chỉnh văn bản chỉ có thể được thực hiện khi mục Replace text as you type được chọn.

4. Thay đổi các lựa chọn mặc định của hệ thống:

1 → Tools → Options → View

Đánh dấu vào các mục tương ứng nếu muốn chúng được hiển thị:

a. Formula Bar: Thanh công thức.

b. Status Bar: Thanh trạng thái.

c. Row & Column Headers: Tiêu đề dòng và cột.

d. Horizontal Scroll Bar: Thanh cuộn ngang.

e. Vertical Scroll Bar: Thanh cuộn dọc.

f. Formulas: Hiển thị công thức thay chọ giá trị tính toán được.

Hình 6.6

2 → Tools → Options → Edit

Đánh dấu chọn các mục sau đây nếu muốn chúng có hiệu lực:

a. Edit directly in cell: Cho phép sửa dữ liệu trực tiếp trong ô bằng cách nhắp đúp chuột vào ô để sửa. Mặc định là bật.

b. Allow cell drag and drop: Cho phép kéo thả ô. Thông thường, trong MS Excel có thể sử dụng thao tác kéo thả trong việc sao chép và di chuyển nội dung của ô. Mặc định là bật (On).

c. Fixed decimal places: số lượng chữ số cuối của con số được nhập vào sẽ được coi là số lẻ. Ví dụ, nếu Fixed decimal places là 2 thì khi nhập vào con số 12345 máy sẽ biến đổi thành 123.45. Điều này có điểm lợi khi chúng ta phải nhập những giá trị có số lẻ, chẳng hạn 0.40, 0.24, 0.56, 1.78,… thì chỉ cần nhập 40, 24, 56, 178…

d. Enable AutoComplete for cell values: Tự động hoàn tất giá trị nhập cho ô. Khi nhập một số ký tự đầu của giá trị chuỗi cho một ô, máy sẽ kiểm tra xem có ô nào có các ký tự đầu giống như (các) ký tự đó không, nếu có thì lấy giá trị đã nhập tự động điền vào ô hiện tại. Ví dụ, tại 1 ô bất kỳ ta đã nhập từ “Anh”, thì tại ô khác khi ta gõ chữ “a” hoặc “A”, máy sẽ tự động điền vào thành từ “Anh”. Điều này có nhiều điểm lợi khi chúng ta nhập dữ liệu cho một bảng tính trong đó có nhiều ô có giá trị giống nhau.

Hình 6.7

3 → Tools → Options → General

Một số lựa chọn có thể được thiết lập trong hộp thoại này. Tuy nhiên, các thông số này chỉ có hiệu lực khi khởi động lại Excel:

a. Sheets in new workbook: Số lượng bảng tính (Sheet) khi mở file Excel mới. Mặc định là 3 Sheet cho 1 file, cần lưu ý rằng mỗi bảng tính có tới 256 cột và 65,536 dòng, tức là có gần 17 triệu ô, mỗi ô sẽ chiếm một số bytes nhất định. Việc tăng số lượng Sheet không cần thiết có thể dẫn tới việc chiếm dụng nhiều bộ nhớ trong (RAM) và điều này sẽ dẫn đến việc làm chậm lại quá trình xử lý chung của toàn bộ hệ thống. Các Sheet có thể được bổ sung thêm hoặc xóa bớt bất cứ lúc nào, bằng cách:

→ (Chuột phải vào 1 Sheet) → Insert → General → Worksheet → OK

→ (Chuột phải vào Sheet cần xóa) → Delete.

b. Standard font: Font chữ và cỡ chữ mặc định cho tất cả các bảng tính của file Excel khi được tạo mới.

Hình 6.8

c. Default file location: Vị trí mặc định để lưu file Excel. Thông thường, MS Office lưu các file Word và Excel trong thư mục Document and Settings tại

gốc của ô đĩa C:\. Nhiều người sử dụng ít kinh nghiệm cũng hay lưu bài trong thư mục mặc định này. Cần lưu ý rằng, trên một số mạng máy tính có cài chương trình bảo đảm an toàn hệ thống máy tính DeepFreeze thì ổ đĩa C: được xử lý tương tự như ổ đĩa ảo: mỗi khi khởi động lại máy, toàn bộ thông tin trên ổ đĩa C: sẽ bị xóa và cập nhập lại bằng 1 bản sao của đĩa hệ thống. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến một số người sử dụng bị mất bài làm Word và Excel khi bị tắt máy (một cách khách quan hoặc chủ quan).

§1.3. Thao tác với tập tin

1.3.1. Mở file bảng tính Excel

Một hệ thống ứng dụng nói chung thường yêu cầu mở một file để làm việc. Có thể mở một file mới, hoặc cũng có thể mở một file đã có sẵn trên đĩa từ để làm việc tiếp. Microsoft Excel cũng làm việc tương tự.

a. Tạo file bảng tính mới.Cách 1: Bằng phím nóng: Ctrl+NCách 2: Bằng Menu: → File → New 

b. Mở file bảng tính trên đĩa từ.

Cách 1: Bằng phím nóng: Ctrl+O

Cách 2: Bằng Menu: → File → Open

Nội dung hộp thoại được hiển thị như sau:

Hình 6.9

Bằng cả 2 cách, MS Excel đều yêu cầu lựa chọn ổ đĩa và thư mục chứa file Excel tại mục Look In, và tên file tại cửa sổ nội dung hoặc viết vào tại mục File name.

Sau khi chọn file Bạn có thể nhắp đúp chuột vào file được chọn, hoặc nhắp nút Open để mở file Excel đã chọn.

1.3.2. Lưu bảng tính Excel lên đĩa từ

Trong quá trình thao tác với bảng tính Excel, toàn bộ bảng tính vẫn còn đang được lưu trong bộ nhớ RAM, do đó, khi tắt máy một cách bất thường thì các thay

đổi đối với bảng tính kể từ lần ghi cuối cùng sẽ bị mất. Hoàn toàn tương tự như đã được trình bày trong phần MS Word, thao tác lưu file bảng tính được thực hiện như sau:

Cách 1: Bằng phím nóng: Ctrl+S

Cách 2: Bằng Menu: → File → Save

Nếu file chưa được đặt tên hoặc khi chúng ta chọn lưu file với tên khác (→ File →

Save As) thì hộp thoại lưu file sẽ được hiển thị: 

Hình 6.10

Chọn ổ đĩa và thư mục cần lưu trữ file tại mục Save in. Đặt tên file bảng tính tại mục File name. Thực hiện việc lưu file bởi nút lệnh Save.

Cần lưu ý cách đặt tên file sao cho mang tính gợi nhớ, không nên dùng tiếng Việt có dấu trong tên file, tuyệt đối không được phép sử dụng các ký tự đặc biệt là hai chấm (:), hỏi chấm (?), dấu sao (*), dấu xổ chéo (/ và \), xổ đứng (|), lớn hơn (>), nhỏ hơn (<) và dấu nháy kép (").

Trong quá trình làm việc với file bảng tính, nhằm tránh những mất mát thông tin một cách khách quan (do mất điện, máy treo, trục trặc kỹ thuật…), Bạn nên thường xuyên lưu bài lên đĩa bởi tổ hợp phím nóng Ctrl+S. Bạn cũng có thể cài đặt chế độ lưu bài tự động cứ sau mỗi 5 hay 10 phút hoặc hơn kể từ khi có sự thay đổi đầu tiên đối với file, bằng cách:

→ Tools → Options → Save → Save AutoRecover Info every n minutes.

Ở đây n là số phút cần đặt.

§1.4. Thoát khỏi Excel

Mỗi khi kết thúc một phiên làm việc với MS Excel thì Bạn cần thoát khỏi chương trình nhằm đảm bảo phiên làm việc được kết thúc một cách đúng đắn, các file bảng tính được lưu trữ đầy đủ trên đĩa từ, các file trung gian được xóa và bộ nhớ được giải phóng để nhường chỗ cho các ứng dụng khác. Có nhiều cách thoát khỏi một ứng dụng, nói chung, và MS Excel, nói riêng:

Cách 1: Thông qua Menu: → File → Exit

Cách 2: Bằng tổ hợp phím nóng: Alt+F4

Cách 3: Nhắp chuột vào nút điều khiển cửa sổ có dấu x nền đỏ ở góc phải trên của cửa sổ ứng dụng MS Excel.

Và các cách khác…

Với tất cả các cách, nếu file bảng tính chưa được ghi lên đĩa từ thì MS Excel sẽ thông báo nhắc nhở:

Hình 6.11

Chọn Yes để ghi; No để không ghi; Cancel để hủy bỏ lệnh thoát.

Bài tập:

1. Thực hiện khởi động MS Excel bằng các cách khác nhau.

2. Thay đổi giao diện màn hình Excel: hiện và giấu các thanh công cụ.

3. Thay đổi các thông số hệ thống của Excel, thông qua chức năng: → Tools →

Options, đặc biệt là các lựa chọn View (cách hiển thị bản tính), General (các thông số chung như Số lượng Sheet mặc định mỗi khi khởi động, Font và cỡ chữ mặc định cho các Sheet sau khi khởi động Excel) và Edit (các lựa chọn về cách nhập và hiệu chỉnh dữ liệu).

4. Thực hiện việc mở file (Open) và lưu file (Save) bảng tính vào các thư mục cụ thể.

5. Thực hiện việc đổi tên (Rename), sao chép hoặc di chuyển (Copy or Move), thêm mới (Insert) và xóa (Delete) các Sheet trong file Excel đang làm việc.

6. Làm quen với các địa chỉ tương đối và tuyệt đối, cách chuyển đổi qua lại giữa 2 loại địa chỉ tương đối và tuyệt đối.

7. Đánh dấu khối, đặt tên khối, xóa tên khối.

Chương 2

XÂY DỰNG BẢNG TÍNH

§2.1. Các loại dữ liệu. Cách nhập

2.1.1. Các loại dữ liệu

Về bản chất, Excel có 2 loại dữ liệu cơ bản là số (Number) và chuỗi hoặc văn bản (Text). Mỗi loại có một cách biểu diễn trong máy riêng, cách nhập riêng, và tất nhiên, có các phép toán cũng như các hàm (Function) riêng biệt tác động lên chúng.

Tuy nhiên, nhằm tạo giao diện thân thiện đối với người sử dụng, MS Excel có một cách nhập và biểu diễn một con số dưới dạng đặc biệt, dạng ngày giờ (DateTime). Ngày tháng năm (Date) là một con số nguyên thể hiện số ngày trôi qua kể từ ngày 01/01/1900. Do đó, con số 24 có thể được hiển thị theo dạng ngày tháng là 24/01/1900. Giờ phút giây (Time) được lưu trữ bằng một con số lẻ có giá trị nằm trong khoảng mở bên phải [0, 1), được tính bằng công thức (hh * 3600 + mm * 60 + ss) / (24 * 3600).

Ở đây, hh là giờ; mm là phút; ss là giây. Ví dụ, 10g00 được biểu diễn bằng con số xấp xỉ 0.416667

Kiểu luận lý (Logic) là một trường hợp đặc biệt: giá trị logic đúng (TRUE) là số 1; giá trị logic sai (FALSE) là số 0. Trong suy luận logic, một giá trị số bằng 0 là giá trị logic FALSE; giá trị số khác 0 (không xác định cụ thể là bao nhiêu) là giá trị logic TRUE.

Chương 1 đã nhấn mạnh, trong Excel người ta quan tâm tới công thức (Formula) và địa chỉ ô hơn là các giá trị cụ thể chứa trong các ô đó, vì vậy công thức tính toán là một trường hợp đặc biệt. Đó là một biểu thức mà giá trị của nó sẽ chỉ thuộc một trong 2 loại: số hoặc chuỗi.

Các phép toán số học (như cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa, phần trăm) chỉ có thể tác động lên các toán hạng là số mà thôi. Không thể lấy 2 số điện thoại để cộng, trừ, nhân chia với nhau được! Cũng không thể viết 5 Cái * 10.000đ được bởi vì “5 Cái” cũng như “10.000đ” không phải là các con số, mà đó chỉ là cách viết thông thường của người Việt Nam, chỉ người Việt Nam mới hiểu, người nước ngoài không biết tiếng Việt không hiểu, Excel càng không “hiểu” nổi, nên không tính toán được!

Do đó, nếu không biết cách nhập dữ liệu cho bảng tính Excel thì công cụ này sẽ không giúp ích gì cho Bạn được.

2.1.2. Cách nhập dữ liệu cho bảng tính

MS Excel phụ thuộc rất nhiều vào sự thiết lập thông số hệ thống trong môi trường Windows (Regional Settings) trong việc nhập dữ liệu kiểu số, trong đó ngày giờ là trường hợp đặc biệt. Nếu không để ý tới điều này thì người sử dụng có thể sẽ không nhập được dữ liệu một cách đúng đắn, từ đó dẫn đến việc bảng tính có thể sẽ cho những kết quả không sử dụng được, thậm chí còn rất tai hại.

Mục §3.5, Chương 3, Phần I đã trình bày cách thay đổi các thông số hệ thống trong môi trường Windows, trong đó có định dạng kiểu số (Number) và ngày tháng (Date). Đối với kiểu số, định dạng cần quan tâm là dấu tách phần thập phân (Decimal symbol - mặc định là dấu chấm), dấu tách hàng ngàn, hàng triệu… (Digits grouping symbol - mặc định là dấu phảy), và dấu tách giữa các phần tử trong danh sách tham đối (List separator - mặc định là dấu phảy). Đối với kiểu ngày tháng, định dạng cần quan tâm là ngày / tháng / năm (dd/mm/yyyy) hay tháng / ngày / năm (mm/dd/yyyy - mặc định là mm/dd/yyyy)… Trong phần này, các tác giả không trình bày lại điều đó, tuy nhiên sẽ đưa ra cách kiểm tra để nhập dữ liệu kiểu số và ngày giờ một cách đúng đắn, không phụ thuộc vào cách cài đặt các thông số của máy tính đang dùng. Cách kiểm tra như sau:

Tại 1 ô bất kỳ của bảng tính hãy nhập số 1 rồi Enter (↵). Đặt con trỏ vào lại ô đó rồi bấm trỏ mouse vào nút có hình dấu phảy , trên thanh công cụ định dạng (Formatting). Nếu hiển thị là 1.00 thì dấu tách phần thập phân là dấu chấm (.); nếu hiển thị 1,00 thì dấu tách phần thập phân là dấu phảy (,).

Tại 1 ô bất kỳ khác hãy nhập 15/1 rồi Enter. Nếu vẫn hiển thị là 15/1 thì dạng ngày tháng là tháng / ngày / năm (mm/dd/yyyy – tức là nhập tháng trước - ngày sau); nếu hiển thị thành 15-Jan thì dạng ngày tháng là ngày / tháng / năm (dd/mm/yyyy - tức là nhập ngày trước - tháng sau) bình thường như cách dùng của người Việt nam.

Tại 1 ô bất kỳ khác (ví dụ, ô C1) hãy nhập dãy chữ = SUM giữ phím Ctrl rồi bấm trỏ mouse vào 2 ô bất kỳ trong bảng (chẳng hạn, bấm vào ô A1 và B1). Dấu tách giữa 2 ô này (mặc định là dấu phảy) chính là dấu tách giữa các tham số trong các hàm của Excel.

Trong tài liệu này, các tác giả sử dụng các thông số mặc định của hệ điều hành Windows là: dấu tách phần thập phân là dấu chấm (.); dấu tách hàng ngàn, triệu… là dấu phảy (,); dấu tách giữa các tham đối là dấu phảy (,); dạng ngày tháng là mm/dd/yyyy.

Tại mỗi ô của bảng tính ta có thể nhập 1 trong các loại dữ liệu sau:

1. Một con số (Number). Ví dụ: 12345.7. Tùy theo cách thiết lập thông số hệ thống của Windows mà nhập dấu tách phần thập phân là dấu chấm (.) hay dấu phảy (,) - Cách kiểm tra vừa được trình bày ở trên. Hãy tuân thủ nguyên tắc nhập một con số là: Chỉ nhập chữ số và dấu tách phần thập phân (nếu có). Tuyệt đối không nhập dấu tách hàng ngàn, hàng triệu… cũng như đơn vị tính. Ví dụ: 1.200.000đ thì phải nhập đúng là 1200000 (không nhập dấu chấm cũng như chữ đ). 10 Cái thì chỉ nhập số 10, không nhập chữ “Cái”. Các con số luôn luôn được căn lề bên phải.

2. Một ngày giờ (DateTime). Ví dụ: 09/15/2007 15:20:10. Như trong điểm 2.1.1 đã trình bày, ngày giờ (DateTime) được thể hiện trong Excel là một con số thập phân mà phần nguyên thể hiện số ngày trôi qua kể từ ngày 01/01/1900, và phần thập phân thể hiện thời gian (hh:mm:ss) trong ngày. Do đó, con số 24 có thể được hiển thị theo dạng ngày tháng dd/mm/yyyy là 24/01/1900. Con số thập phân 24.4167 được hiện thị theo dạng ngày giờ dd/mm/yyyy hh:mm sẽ là 24/01/1900 10:00. Để hiển thị ngày giờ ở dạng con số thập phân hãy nhắp chuột vào nút có hình dấu phảy (,) trên thanh công cụ định dạng. Ngày giờ là một con số nên cũng được căn lề bên phải.

Ghi nhớ: Nhập ngày tháng phải theo cách thiết lập thông số ngày tháng của hệ điều hành: nhập dd/mm/yyyy hay mm/dd/yyy. Cách kiểm tra dạng ngày tháng đã được trình bày ở trên. Nếu không tuân thủ cách nhập ngày tháng thì kết quả sẽ sai, và thậm chí các công thức tính toán khác trên các ô này đều không thực hiện được. Ví dụ, ở từ ngày mùng 1 đến ngày mùng 7 tháng sáu năm 2007. Rõ ràng thời gian lưu trú chỉ có 6 ngày, nhưng nếu không hiểu cách nhập ngày tháng là tháng trước - ngày sau, hay ngày trước - tháng sau mà cứ nhập như cách viết của người Việt Nam là 01/06/2007 và 07/06/2007 trên máy có thiết lập mặc định kiểu Mỹ thì kết quả sẽ cho ra 181 ngày! Đơn giản, vì máy đang thiết lập tháng trước - ngày sau, nên 01/06/2007 được hiểu là: tháng 1 ngày 6 năm 2007. và 07/06/2007 được hiểu là tháng 7 ngày 6 năm 2007. Từ ngày mùng 6 tháng 1 đến ngày 6 tháng 7 là 6 tháng, tức 181 ngày!!!

Một cách đơn giản khác để nhập ngày tháng luôn luôn đúng theo mọi cách thiết lập thông số hệ thống của Windows là: nhập Ngày – Tên tháng - Năm. Tên tháng được viết tắt bằng 3 chữ cái đầu của tên tháng đầy đủ bằng tiếng Anh: Jan (January - Tháng Một), Feb (February - Tháng Hai), Mar (March - Tháng Ba), Apr (April - Tháng Tư), May (Tháng Năm), Jun (June - Tháng Sáu), Jul (July - Tháng Bảy), Aug (August - Tháng Tám), Sep (September - Tháng Chín), Oct (October - Tháng Mười), Nov (November - Tháng Mười Một), Dec (December - Tháng Mười Hai). Ví dụ, ngày 1 tháng 6 năm 2007 được nhập là 1-Jun-07; Ngày 7 tháng 6 năm 2007 được nhập là 7-Jun-07.

3. Một dãy ký tự (văn bản) bất kỳ. Ví dụ: Số lượng, Đơn giá…

4. Một công thức tính toán. Đó là một biểu thức bắt đầu bởi dấu cộng (+), hoặc dấu trừ (-) hoặc dấu bằng (=), thường là dấu bằng. Ví dụ: = (8 + 7) * 4 - 3.

Biểu thức là một dãy các toán hạng được nối với nhau bởi các phép toán, trong đó, toán hạng có thể là một trong các loại sau:

• Giá trị hằng, còn gọi là trực hằng (Literals). Có 3 loại trực hằng: Số, Văn bản và Ngày giờ. Trực hằng số là một con số phải tuân thủ cách viết của một con số như trình bày trong “nhập giá trị số” vừa nêu trên. Trực hằng văn bản là một dãy ký tự đặt trong cặp dấu nháy kép (Quote “”), ví dụ, “A”. Trực hằng ngày giờ phải được biểu diễn bằng một con số thập phân. Để biết con số thập phân của một ngày giờ thì hãy nhập nó vào một ô bất kỳ, chọn ô đó rồi bấm trỏ mouse vào nút có hình dấu phảy (,) trên thanh định dạng, như đã trình bày ở trên.

• Một lời gọi hàm (Function call). Đó là một tên hàm với các tham đối thực đặt trong cặp dấu ngoặc tròn. Ví dụ, Sqrt(2) (= √2)

• Ký hiệu ô, địa chỉ khối, tên khối. Ví dụ, A1, A20:C22, TyGia.

• Biểu thức trong dấu ngoặc tròn. Mục đích của việc đặt trong cặp dấu ngoặc tròn là nhằm thay đổi thứ tự ưu tiên của các phép toán. Những gì trong cặp dấu ngoặc tròn sẽ được ưu tiên tính toán trước. Ví dụ, (-B2 + Sqrt(B2 * B2 - 4 * A2 * C2)) / (2 * A2).

Các phép toán (sắp theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp) bao gồm các phép toán:

(a) Lấy phần trăm (%). Ví dụ, 5% tức là 5100 = 0.05

(b) Nâng lên lũy thừa (^). Ví dụ, 2 ^ 3 = 23 = 8;(c) Nhân và chia (* /) - cùng mức ưu tiên, thứ tự thực hiện từ trái qua phải.

Ví dụ, 8 / 4 * 2 = (8 / 4) * 2 = 4;(d) Cộng và trừ (+ -) - cùng mức ưu tiên, thứ tự thực hiện từ trái qua phải.

Ví dụ, 10 - 8 + 3 = (10 - 8) + 3.(e) Ghép nối 2 giá trị thành một chuỗi (&). Ví dụ, “Loại” & 2 cho kết quả là

chuỗi “Loại 2”;(f) Và các phép so sánh (>, >=, <, <=, =, <> ). Chúng có cùng mức ưu

tiên. Tuy nhiên, phép so sánh chỉ có ý nghĩa đối với từng cặp toán hạng. Cách viết các phép so sánh sau đây là hợp lệ nhưng không có ý nghĩa: a <= b <= c.

Trường hợp đặc biệt:

Nhập vào Hiển thị Lý do(1) -1 Excel quy ước số trong

ngoặc tròn là số âm01.003 1.003 – làm tròn thành 1 Đây là 1 con số có 3 số

lẻ0983436188 983,436,188 Dãy nhập là chữ số nên

đó là 1 con số nguyên.01-15 Jan-15 Dạng nhập có dấu trừ là

dạng ngày tháng kiểu Mĩ.

--------------- Thông báo lỗi công thức Bắt đầu bằng dấu cộng, trừ, bằng (=) thì đó là công thức.

Nguyên tắc:

Để 1 giá trị bất kỳ khi nhập vào được lưu trữ và hiển thị như khi nó được nhập vào dưới dạng một văn bản thì nhập thêm dấu nháy đơn (apostrophe) ở phía trước. Nói cách khác, mọi giá trị nhập vào 1 ô được bắt đầu bởi dấu nháy đơn thì đều được coi là chuỗi, và dấu nháy đơn chi là ký tự điều khiển, nó không phải là một thành phần của chuỗi. Ví dụ, nhập vào ô A1 giá trị ‘ABC. số lượng ký tự có trong ô A1 chỉ là 3.

Các ví dụ khác: số điện thoại có cả mã vùng của TP.Hồ Chí Minh là 0839100535 thì phải nhập là ‘0839100535’; số điện thoại liên tỉnh 07813823150 phải nhập là ‘07813823150’. Số điện thoại di động 0918474444 được nhập đúng là ‘0918474444’. Từ ngày 01 đến 15 thì nhập là ’01-15.

Bài tập nhập dữ liệu:

Ví du 1. Tài liệu cho: Tỷ giá: 16,300 đ/USD

Số lượng Đơn giá Thành tiền (USD) Thành tiền (VNĐ)5 Cái 12 USD ? ?10 Cái 5 USD ? ?12 Cái 20 USD ? ?

Nhập trong bảng tính Excel (không có đơn vị tính) như sau:

A B C D1 Tỷ giá: 163002 Số lượng Đơn giá Thành tiền

(USD)Thành tiền (VNĐ)

3 5 12 = A3 * B3 = C3 * $D$14 10 5 = A4 * B4 = C4 * $D$15 12 20 = A5 * B5 = C5 * $D$1

Tại ô C3, viết công thức tính thành tiền bằng đô la. Chúng ta đềubĩết, với mỗi mặt hàng (mỗi dòng) thì Thành tiên (USD) = Sô lượng * Đơn giá, do đó, công thức tính Thành tiền (USD) cho dòng thứ 3, tại ô C3 là ~Ị Thành tiền (VNĐ) = Thành tiền (USD) * Tỷ giá, do đó, tại ô

=A3 B3

D3, công thức tính Thành tiển (VNĐ) cho dòng thứ 3 là |=C3*$D$1 ■ Các

địa chỉ A3, B3, C3 là các địa chỉ tương đối, vì thế khi chép xuống dòng 4 chúng sẽ được tính lại thành A4, B4, C4; xuống dòng 5 chúng sẽ được tính lại thành A5, B5, C5… Tỷ giá 16300 luôn luôn ở ô Dl, nó không được phép thay đổi khi chép sang ô khác nên địa chỉ DI là tuyệt đối cả dòng lẫn cột, do đó, phải thêm các dấu đôla ở phía trước chữ D và số 1.

Ví du 2:Tài liệu cho:

BẢNG TÍNH LƯƠNG THÁNG 01 NĂM 1998

STT Họ và Tên Mức

lương

ƯSD/TH Lần 1 Lần 2 Cộng 2 lần (VNĐ)

Tỷ giá: 15,000 đ/usd Tỷ giá: 15,500 đ/usd

N.Công Tiền VNĐ N.Công Tiền VNĐ

1 An 420 12 7 11 7 7

2 Bình 380 12 13

3 Bằng 320 13 12

4 Điệp 240 13 13

5 Hoa 180 11 12

Ghi chú: Ngày công quy định là 26 ngày / tháng

phím Enter, hoặc chuyển con trỏ ô sang ô khác (với điều kiện là Bạn đã đặt Font chữ tiếng Việt thích hợp cho các ô của bảng tính).

A B c D E F -- /-V V.T II

1 BẢNG TÍNH LƯƠNG THÁNG 01 NĂM 1998

2

3 STT Họ và Tên Mức lươn^ Lần 1 Lần 2 Cộng 2 lần (

4 Tỷ giá: 15000Tỷ giá: 15500

5 N.Công Tiền VNĐ N.Công Tiền VNĐ

6 1 An 420 12 © 11 @ (D

7 2 Bình 380 12 13

8 3 Bằng 320 13 12

9 4 Điệp 240 13 13

10 5 Hoa 180 11 12

11 Ghi chú: Ngàv công quv đinh là 26 nsàv / tháng

Các số được khoanh tròn ©, ©, ® là ký hiệu cho biết tại các ô này là các công thức tính toán. Vì các công thức này cần có những lời giải thích rõ ràng hơn nên chúng không được viết trực tiếp ở đây.

Giả sử theo quy định, trong một tháng một người phải đảm bảo 26 ngày công mới được lãnh một mức lương đã cho, như vậy tiền lương 1 ngày là Tiền lương / 26. Lần 1 đi làm ĩiỊ ngày công nên tiền lãnh lần 1 là Tiền lương / 26 * N.Công lần 1 * Tỷ giá lần 1. Vậy công thức © tính Tiên VNĐ lần 1 cho người ở dòng số 6 (tại ô E6) là: = C6 / 26 * D6 * E$4 Tương tự như vậy công thức © tính Tiền VNĐ lần 2 cũng cho người ở dòng số 6 (tại ô G6) là: 1= C6 / 26 * F6 * G$4.

Hãy để ý, trong cả 2 công thức, Tiển lương luôn là cột c, hay cột c không đổi. Ô D6 trước E6 1 cột = ô F6 trước ô G6 1 cột. Ô E$4 cùng cột với ô E6 = G$4 cùng cột với G6. Nói một cách tổng quát: (cho

cả 2 lần) bằng Cột c chia cho 26, nhân với ô ngày công trước nó 1 cột, nhân với tỷ giá trên cùng cọt ở dòng sô' 4", yậỵ công thức © cho người ở dồng số 6 được viết lại là: = $C6/26 * D6 * E$4.

Công thức này khi được chép sang ô G6 sẽ được đổi thành công thức © là: = $C6/26 * F6 * G$4

Công thức số © tại ô H6 khá đơn giản: 1= E6 + Gó[.

Chép công thức ©, ©, ® xuống các dòng phía dưới chúng ta thu được bảng tính lương theo yêu cầu.

§2.2. Các thao tác cơ bản trên bảng tính

2.2.1.Di chuyển con trỏ ô

• →, T, ị: Sang trái, phải, lên trên, xuống dưới 1 ô

• PgUp, PgDn: Lên trên, xuống dưới 1 trang màn hình

• Home: về cột A.

• Ctrl+Home: về cột A dòng 1.

2.2.2.Khối, đánh dấu khối, đặt tên và cách sử dụng khối:

1. Định nghĩa'. Khôi là một dãy ô nằm trong 1 hình chữ nhật được xác định bởi địa chỉ của ô ở góc trái trên và góc phải dưới. Hai địa chỉ này cách nhau bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ, A1:C3

2. Cách đánh dấu (chọn) khối: Đặt trỏ chuột vào 1 trong 4 góc của hình chữ nhật chứa khối, rê chuột để tô đậm các ô tới góc đối diện của khối. Ví dụ, đặt trỏ chuột vào ô Al, rê chuột để tô đậm các ô đến ô C3.

3. Cách đặt tên khối: Một khối các ô (nếu) thường xuyên được sử dụng (thì) nên được đặt tên. Có 2 cách đặt tên cho khối.

a. Cách7: Chọn khối → Insert Name→ Define → (nhập tên

của khối) → Add Close.

b. Cách2: Chọn khối. Đặt con trỏ vào vùng tên (Name, hay địa chỉ vùng thao tác, trên thanh công thức - Formula Bar), viết tên khối rồi Enter.

q

í Lưu V: & tên Á/iêi f/tonỹ nưlỉỊỉiỉe ẻdno Unk ịi/iẩi /à Á/tẩr n/mrr.

u

4. Xóa bỏ một tên khối: → Insert → Name → Define → (chọn tên khối cần xóa) Delete → OK. 

5. Sử dụng khối, tên khối

a. Nếu khối đã có tên trong file bảng tính hiện thời, ta có nhĩể» cách dùng tên khối, trong đó thường sử dụng 2 cách:

Cách LViết trực tiếp tên đó vào công thức. Ví dụ: tá tổng các ô có giá trị số trong khối VIDU: = Sum(VĨDU Ị

ii. Cách 2:→ Insert → Name → Paste → (tên +

OK.

b. Có thể xác định một khôi các ô của một bảng tính khác hoặc của một file bảng tính khác. Cũ pháp xác định khối:

[[ <book> ] <sheet>\ ] <đ/c 1> <đ/c Ở đây:

<book>:Tên file bảng tính Excel, có cả phần mở rộng <sheet>: Tên của Sheet trong file bảng tính.

<đ/c 1>: Địa chỉ ô ở góc trái trên của khối.

<đ/c2>:Địa chỉ ô ở góc phải dưới của khối.

Ví du: =Sum ([BAITAP.xlsỊTHANHTOAN!B15:G19)

ii. <book>! <Tên khối>

Vi du: 1= Sum (CacLop.xlsĨLopHKl)

6. ưu điểm:Việc sử dụng khối đã được đặt tên có ưu điểm lớn là mang tính gợi nhớ. Địa chỉ của các ô trong khối là địa chỉ tuyệ: đối và sẽ không bị điều chỉnh khi sao chép hay di chuyển công thức từ ô này sang ô khác. Một ưu điểm nhỏ khác là, cách viết cũng ngắn gọn và rõ ràng hơn.

2.2.3. Các thao tác hiệu chỉnh (Edit) bảng tính

1. Sửa dữ liệu của 1 ô

Cách l:Chuyển đến ô cần sửa, nhập íạĩ giá trị rồi nhấn Enter.

Cách 2:Nhắp đúp chuột vào ô cần sửa. Di chuyển con trỏ nhấp nhá} vào nơi cần sửa. Sửa lại cho đúng rồi nhấn Enter.

Cách 3: Chuyển đến ô cần sửa, đạt con trỏ vào vùng công thức, sửa xong nhấn Enter (↵ ). 

2. Sao chép (các) ô

Trong Chương 1, Phần I chúng ta đã được biết, trong môi trường Windows nói chung, để sao chép (các) đối tượng, trước hết cần chép vào vùng đệm (

Clipboard)bởi thao tác Copy (AC), rồi dán nó từ Clipboard

vào nơi cần chép bởi thao tác Paste (AV). Cách sao chép này hoàn toàn phù hợp trong môi trường ứng dụng MS Excel.

Thao tác truyền thống'.

- Chọn khối các ô cần chép đi (cô nguồn). Nhấn AC - Copy

- Xác định các ô cần chép đến (ô đích) - nếu chỉ có 1 ô đích thì chỉ cần đặt trỏ mouse vào ô đích đó. Nhấn AV - Paste từ Clipboard vào ô có con trỏ.

Các ô trong khối ô nguồn sẽ được lần lượt chép vào các ô trong khối đích tương ứng. Ví dụ 1, (trong bảng tính của Ví mục §2.1),cần chép công thức tính Thành tiền (USD) và Thành tiền (VNĐ) tại dòng số 3 (các ô nguồn gồm có C3, D3) cho các dòng 4, 5, 6 v.v… Chúng a bôi đen các ô C3, D3. Nhấn AC để chép chúng vào vùng đệm. Bôi đen các ô C4, C5, C6 rồi nhấn AV để dán các công thức từ vùng đệm: (C3, D3)→ (C4, D4); (C3, D3)^ (C5, D5); (C3, D3)4 (C6, D6) v.v…

MS Excel cho phép thực hiện việc sao chép sang các ô kế cận một cách đơn giản hơn. Thao tác như sau:

- Bôi đen khôi các ô nguồn cần chép.

- Đặt trỏ mouse vào góc phải dưới sao cho xuất hiện dấu cộng (+) Kéo-thả chuột (Drag-drop mouse) đến những ô kế cận.

Ví dụ 2:(trong bảng tính của Ví dụ 2, mục phần tiêu

lề cột lần thanh toán thứ 2 gần giống phần tiêu đề lần 1, do đó chúng ta '-Vực hiện việc sao chép chứ không nhập lại. Bôi đen các ô D3:E5. Đặt . n trỏ vào góc phải dưới của khối sao cho xuất hiện dấu cộng (+), kéo

chuột qua tới G5 rồi nhả mouse ra. Kếtyụịả thu được:

D E F G

*■1

€

4

** Lần 2 Tỷ giá: A N.Công 15001 Tiền VNĐ

\

1

1

•

1

í

1

1

1

1

1

i

1

1

1

1

1

1

1

1

i

1

1

t

Trong trường hợp này chỉ cần sửa số 15001 thành 15500 là xong!

Cir Trường hợp đặc biệt 1:Nếu khôi cần chép gồm 2 ô số thì khi chép bằng cách kéo-thả như trên, giá trị của ô tiếp theo sẽ bằng giá trị của ô trước nó cộng với công sai (tức là hiệu của số sau trừ đi số trước).

Trường hợp đặc biệt 2:Nếu ô đầu là 1, ô tiếp theo là 2, vậy hiệu của số sau trừ đi số trước là 1, khi chép bằng cách kéo-thả như trên, giá trị của ô tiếp theo sẽ bằng giá trị của ô trước nó (=2) cộng với công sai (=1) tức là 3, tiếp theo nữa là 4, 5, 6… Đây chính là cách đánh số thứ tự.

Các thao tác sao chép như trên cho kết quả là các ô đích giông các ô nguồn cả về công thức (Formula), giá trị (Values), và cách định dạns (Format)… tức là sao chép toàn bộ (All). Trong một số trường hợp, chú nơ ta chỉ muôn sao chép một số thuộc tính của ô nguồn mà thôi, chẳng hạn. chỉ cần chép lây giá trị đã được tính toán của các ô nguồn mà không cần quan tâm đến công thức tính toán cũng như các đặc tính khác của nó (Values); hoặc chỉ sao chép công thức, không cần định dạng (Formulas): hoặc chỉ sao chép phần định dạng (Format - tương tự Format Painter trong Microsoft Word). Cũng có thể sao chép đến nơi mới nhưng đổi dòng thành cột, cột thành dồng (Transpose) v.v… Cách sao chép này trons Microsoft Excel gọi là sao chép đặc biệt.

3.Sao chép đặc biệt (Paste Special). Thao tác:

Chọn khối các ô cần chép. Chép vào bộ đệm bởi AC.

- Đặt trỏ mouse vào ô đích.

→ Edit → Paste Special → (đánh dấu các lựa chọn) → OK.

Các lựa chọn của Paste Special. Paste:

• All:Chép toàn bộ

• Formulas: Chép công thức

• Values: Chỉ lây giá trị

• Formats: Chép quy cách

• Comments: Chú thích

• Column widths: Độ rộng cột

Paste Special

Formulas c Values c Formats

Oper*rthif*~ — — ***“ Comments o Validation c* All except borders Column widths

(* None r Add C" Subtract C" Multiply Divide

r Skip Wanksr Transpose

Paste Link

OK

Cancel

Các phép toán tác động lên giá trị của các ô đích với giá trị của các ô nguồn được chép:

• Add: Cộng thêm vào các ô đích (tự như nhập kho hàng hóa)

• Substract: Trừ bớt giá trị của các ô đích ( tự như xuất kho)

• Multiply: Nhân với giá trị của các ô đích.

• Divide: Chia giá trị các ô đích cho các ô nguồn.

Transpose: Chuyển vị dòng thành cột, và ngược lại.

4. Chèn thêm các ô trống - Chọn khối các ô cần thêm.

→ Edit → Insert Cells → (chọn cách chèn) → OK.

Insert Ý nghĩa các cách chèn:

(shiftceifs right Ị • Shift cells right: Đẩy các ô sang phải.

• Shift cells down: Đẩy các ô xuống dưới.

• Entire row: Thêm dòng mới.

• Entire column: Thêm cột mới.

OK

5. Xóa (các) ô khỏi bảng tính - Chọn khối các ô cần xóa bỏ.

→ Edit → Delete → (Chọn cách xóa bỏ các ô) → OK.

rrrei Giải thích ý nghĩa các cách xóa bỏ

• Shift cells left: Đẩy các ô từ phải qua

• Shift cells up:Đẩy các ô từ dưới lên

• Entire row: Xóa cả dòng chứa nó

• Entire column: Xóa cả cột chứa nó

OK, Ị Cancel

6. Thêm các dòng

- Rê chuột trên liêu đề dòng để tô màu các dòng cần thêm.

- → Insert → Rows

7. Xóa các dòng

- Rê chuột trên tiêu đề dòng để tô màu các dòng cần xóa.

- Edit → Delete

8. Đặt chiều cao cho các dòng

- Chọn các dòng (Rê chuột trên cột số hiệu để tô đậm các dòng)

- → Format → Rows → Height → (định chiều cao) → OK.

9. Che giấu các dòng

- Rê chuột trên tiêu đề dòng để tô màu các dòng cần giấu.

- → Format → Rows → Hide

↵O. Hiện lại các dòng bị che

- Chọn các dòng trong đó có các dòng đã bị che giấu.

- → Format → Rows → Unhide.

W Đối với cột cũng làm tương tự (thay Rows = )

11.Cố định các dòng/cột: Trong một số trường hợp, chúng ta muốn một số dòng không bị cuốn lên khi di chuyển con trỏ ô xuống phía dưới bảng tính, hoặc một số cột không bị cuốn sang trái khi di chuyển con trỏ ô sang bên phải bảng tính. Điều này có thể được thực hiện bằng cách cố định các dòng đầu, hoặc các cột đầu của bảng tính thông qua chức năng Freeze Panes.

- Đặt con trỏ vào vị trí dòng / cột muốn cố định.

→ Window → Freeze Panes

o Nếu đặt con trỏ tại ô AI thì Excel sẽ cố định các cột từ A đến

* g*

cột ở giữa màn hình, các dồng từ dòng 1 đến dòng ở giữa màn hình theo chiều cao.

o Nếu đặt con trỏ tại ô khác trên dòng 1, ví dụ, đặt tại ô Dl, thì Excel sẽ cố định các cột từ đến cột trước cột có con trỏ, tức là các cột A; B và c. Các dòng không bị khóa.

o Nếu đặt con trỏ tại ô khác trên côt A, ví dụ, đặt tại ô A4, thì Excel sẽ cố định các dòng từ dòng 1 đến dòng trước dòng có con trỏ, tức là các dòng 1, 2, 3. Các cột không bị khóa.

o Nếu đặt con trỏ tại một ô khác cốt A và khác dòng 1, ví dụ, đặt tại ô D4, thì Excel sẽ cố định các cột từ A đến cột phía trước cột có con trỏ hiện thời, tức là cột A, B và C; các dòng từ dòng 1 đến dòng trước dòng có con trỏ, tức là các dòng 1, 2 và 3.

^ Để giải phóng các cột, các dòng đã bị cố định, chúng ta làm như sau:

→ Window → Unfreeze Panes.

12. Chia màn hình thành nhiều phần: Chúng ta có thể chia màn hình thành 2 hoặc 4 phần để trong cùng một thời điểm có thể xem được nhiều phần khác nhau của bảng tính. Thao tác:

- Đặt con trỏ vào vị trí dồng / cột muốn chia.

→ Window → Split

Tương tự như trên, nếu con trỏ được đặt tại ô AI thì Excel sẽ chia màn hình thành 4 phần đều nhau. Nếu đặt tại ô khác trên cột A thì màn hình được chia làm 2 phần trên và dưới. Nếu đặt tại 1 ô khác trên dòng 1 thì màn hình được chia thành 2 phần trái và phải. Nếu đặt tại một ô bất kỳ khác thì màn hình sẽ được chia làm 4 phần với giao điểm là ô hiện tại.

^ Để bảng tính trở lại bình thường chúng ta làm như sau:

→ Window → Remove Split

' i*

Ôn tập Chương 2

Nhập đúng số và ngày giờ.

2. Các thao tác chỉnh sửa dữ liệu. Sao chép và sao chép đặc biệt.

3 Các thao tác kiểm soát cửa sổ bảng tính.

Chương 3

ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

§3.1. Định dạng Font, cỡ, kiểu và màu chữ

3.1.1.Định dạng một sô'ký tự trong 1 ô

- Nhắp đúp chuột vào ô (hoặc chọn ô trong chế độ sửa đổi). Bôi đen các ký tự cần định dạng Font.

→ Format → Cells → (Chọn Font, Style, Size, Underline, Color. Effect thích hợp)→

OK.

Ví dụ, tại 1 ô bất kỳ nhập các ký hiệu H20, M3*-1. Nhắp đúp chuột trái vào ô để chọn nó trong chế độ sửa đổi (hoặc chọn ô, đặt con trỏ nhấp nháy vào vùng công thức), bôi đen ký tự sô' 2, → Format → Cells → Effect: Subscript OK; bôi đen ký tự số 3, → Format → Cells → Effect: Superscript → OK. Kết quả thu được H20, M3.

3.1.2. Định dạng một khối các ô

Cách LThông qua chức năng Format

- Đánh dấu chọn khối các ô cần định dạng.

→ Format → Cells → Font → (Font, Style, Size, Underline, Color, Effect thích hợp)→ OK. ( )

Cách 2:Thông qua các nút chức năng trên thanh công cụ định dạng:

- Chọn khôi các ô cần định dạng.

- Chọn các mục Font,Size và đặt giá trị mong muốn. Chọn ‘B’- in đậm; ‘I’- nghiêng; ‘U’-gạch chân.

§3.2. Căn lề, gộp các ô (Alignment)

Cách l :

- Đánh dấu chọn khối các ô cần căn lề.

- Nhắp chuột vào 1 trong 3 nút căn lề trên thanh Formatting.

Cách 2:Thông qua chức năng Format cells:

- Đánh dấu chọn khôi các ô cần căn lề.

- → Format → Cells → Alignment định các thông số

thích hợp) → OK.

Giải thích:

■3. Text alignment: sắp thẳng lề cho các ố^ăn bản.

• Horizontal: Theo phương nằm ngang. Có thể đặt theo cách mặc định của Excel (General), hoặc đặt về phía trái của ô (Left), phía phải (Right), chính giữa ( ), làm đều 2 bên (↵ustify),

hoặc giữa cáp ô đã chọn (Center across selection).

• Vertical: Theo phương thẳng đứng. Có thể đặt ở phía trên I phía dưới (Bottom), chính giữa (Center), làm đều ra cả trên li dưới (↵ustify).

a. Text control: Điều chỉnh văn bản.

□ Wrap text: Ngắt chữ xuống dòng nếu dài hơn độ rộng của ô.

□ Shrink to fit: Tự động điều chỉnh cỡ chữ để in vừa trong ô.

□ Merge cells: Gộp nhiều ô thành một.

a. Indent: Lùi về phía phải một bước.

a Orientation: Hướng in văn bản. Có thể quay một góc là ỡrđộ I

Như vậy, để gộp nhiều ô thành 1 ô, chúng ta thực hiện thông qua lư* chọn Merge cells trong thẻ Alignment của chức năng Format cells. Tu nhiên, nếu chỉ gộp các ô thành 1 ô một cách đơn thuần, không cần cá; lựa chọn khác về Text alignment thì chỉ cần nhắp chuột vào nút chứ; năng Merge and center trên thanh định dạng (cạnh nút có dấu đôla $).

Trong ví dụ 2, điểm 2.1.2,mục §2.1 về tính lương tháng 1 năm 199'

các dòng 3, 4, 5 là các dòng tiêu đề cột của bảng lương. Các tiêu đề cộ ■ STT (cột A), Họ và tên (cột B), Mức lương USD/TH (cột C) và Cộng 2 lẩr (VNĐ) (cột H) phải được in ở giữa 3 dòng 3, 4, 5 sau khi đã gộp thành thì văn bản mới cân đối. Tương tự, các tiêu đề cột lớn Lần 1 cần gộp \ - đặt vào giữa 2 ô D3 và E3, Lần 2 cần gộp và đặt vào giữa 2 ô F3 và G3

Các cột A, B, c và H có cách định dạng hoàn toàn giống nhau là: tx đen 3 ô trên 3 dòng tương ứng, → Format → Cells → Alignment Horizontal: Center → Vertical: Center → 0 Wrap text → 0Merge cells → OK. Do đó, chỉ cần thực hiện cho 1 cột (chẳng hạn, cột A) rồi sao chép định dạng này sang ô B3, C3 và H3. (Thao tác sao chép định đã được trình bày tại điểm 3.2.6 trong mục §3.2 của Chương 3 Phần II MS WORD). 'ỉ*

§3.3. Định dạng các ô kiểu số ( )

Con số (Number) có cách định dạng phong phú nhất, số có thể được hiển thị có dấu tách hàng ngàn, hàng triệu, cùng với một số lượng số lẻ

nhât định. Có thể hiển thị con số dưới dạng phần trăm (ví dụ, 0.05 được hiển thị là 5%), hoặc dưới dạng phân số' (ví dụ, 1.25 sẽ được hiển thị dưới dạng 114). Con số cũng có thể được hiển thị kèm theo đơn vị tính để giải thích (ví dụ, 5 cái, 10 kg, 10 lít, 16.350đ/USD…). Con sô cũng là cách biểu diễn của giá trị ngày giờ nên nó cũng có thể được hiển thị dưới dạng ngày giờ ( DateTime).

Thao tác định dạng dữ liệu kiểu số như sau:

- Đánh dấu chọn các ô cần định dạng số.

Format → Cells → Number → ( hiển → OK

I I Use 1000 Separator (,) Negative numbers:

Map

1234.10

(1234.10)

(1234.10)

Number is used for general display of numbers. Currency and Accounting offer specialized formatting for monetary value.

Cancel

MS Excel cung cap khá nhiều cách hiển thị số:

• General. Hiển thị số ở dạng tổng quát. Không có dấu tách hàng ngàn, triệu. Số lượng số lẻ nhập vào bao nhiêu thì được hiển thị đủ bây nhiêu.

• Number: Hiển thị dạng số có 2 số lẻ. số^ĩượng số lẻ này được thiết lập trong Regional Settings của Windows.

• Currency: Hiển thị theo dạng tiền tệ, có dấu tách hàng ngàn, hàng

triệu; 2 chữ số lẻ và dấu tiền tệ ở phía trước hoặc sau số, tùy theo cách thiết lập thôrrg số hệ thông (. Settings) của Windows. 

Ngoài ra còn cho phép các cách hiển thị “bút toán đỏ” khác nhau đc với con số âm (Negative).

• Accounting: Hiển thị theo dạng số kế toán, tương tự như dạng tiền tẻ nhưng không có dạng hiển thị khác đối với số âm.

• Date: Hiển thị dưới dạng ngày tháng theo cách thiết lập thông số hé thống về ngày tháng (Date).

• Tme: Hiển thị dạng thời gian hh:mm:ss

• Percentage: Hiển thị dạng phần trăm, bằng cách lấy số đó nhân V. 100 và thêm dấu % ở sau con số.

• Fraction: Hiển thị dạng phân số. Ví dụ, 0.5 sẽ hiển thị là Vĩ.

• Scientific: Hiển thị dạng khoa học với 1 chữ số phần nguyên, 2 chữ s lẻ, theo sau là chữ E+nn (= 10nn) hoăc E-nn (= 10"nn) hay —— Ví dt

số 12345 được hiển thị thành 1.23E+04.

• Text: Hiển thị dưới dạng văn bản ngay cả khi đó là một con số. Giá tri của ô được hiển thị giống như khi nó được nhập vào.

• Special: Hiển thị dạng đặc biệt. Có thể hiển thị theo dạng mã vùns (Zip Code), Số điện thoại (Phone Number) hay số an ninh xã hệ (Social Security Number).

Tuy nhiên, người sử dụng có thể định dạng theo cách riêng của mình một cách phong phú, rất thân thiện với người đọc. Thao tác như sau:

- Chọn khối các ô kiểu số cần định dạng

- Format → Cells → Number → Custom → (quy cách hiển số hay ngày giờ tại mục Type) → OK.

Quy cách hiển thị số và ngày giờ là một dãy ký tự trong đó có các ký tự có ý nghĩa đặc biệt như sau: ' **

■ 0 : In 1 chữ số bắt buộc (còn gọi là số 0 vô nghĩa). Với quy cách là

000 thì số 0 được in là 000 (không có chữ số hàng trăm vẫn phải it: ra số 0, không có chữ số hàng.-£hục vẫn phải in ra sô' 0, và có chữ số hàng đơn vị vẫn phải in ra số 0 đọc thành không

không chục không đơn vị);số 5 được in ra là 005; số 12345 được in ra là 12345.

# : In 1 chữ số nếu có. Với quy cách là ### thì số 1234 được in ra là

1234; số 5 được in ra là 5; số 0 - tức là không có số ở hàng đơn vị nên sẽ không in ra ký tự nào cả (tức là để trống).

, : Dấu tách hàng ngàn, hàng triệu…

: Dấu tách phần thập phân (số lẻ).Ví dụ, Với quy cách là #,###.0 thì con số 1234 được in in ra thành 1,234.0; số 5.25 được in ra là 5.3 (nghĩa là in ra số có dấu tách hàng ngàn, hàng triệu và luôn luôn có 1 số lẻ. Số 0.72 được in ra là .7.

D: In 1 chữ số cho ngày. DD - In ngày gồm 2 chữ số. Các ngày từ mùng 1 đến 9 sẽ được in thành 01, 02,…, 09. DDDD - in tên thứ.

M: In 1 chữ số cho tháng. MM - In tháng gồm 2 chữ số. Từ tháng 1 đến tháng 9 được in là 01, 02,…, 09. MMM - In tên tắt của tháng bằng tiếng Anh: ↵an, Feb, Mar, Apr, May, ↵un, ↵ul, Aug, Sep, Oct, Nov, Dec. MMMM - in tên tháng đầy đủ bằng tiếng Anh.

Y: In 1 chữ số cho năm; YY - In năm gồm 2 chữ số hoặc YYYY- In năm gồm 4 chữ số (có cả thê'kỷ). Ví dụ: 1978, 2007, 2008…

/ -. Là các dấu tách giữa ngày, tháng và năm. Ví dụ, ngày 18 tháng 7 năm 2006 để hiện thành 18/07/06 thì quy cách là dd/mm/yy; hoặc để hiện thành 18-07-2006 thì quy cách là dd-mm-yyyy; để in ra thành 18.07.2006 thì quy cách sẽ là dd.mm.yyyy.

H: In 1 chữ số cho giờ. HH - In 2 chữ số cho giờ (H - Hour).

M: In 1 chữ số cho phút. MM - In 2 chữ số cho phút (M - Minute). Chúng ta không cần phải lo lắng về sự nhập nhằng giữa 2 chữ M vừa là tháng vừa là phút. Excel ↵y↵f lý trường hợp này theo ngữ cảnh: Nếu M đi với D hoặc Y thì hiển nhiên M là tháng. Nếu M đi với H hoặc s thì hiển nhiên M là phút.

s: In 1 chữ số cho giây ( S=Second).

: : Dấu tách giữa giờ, phút và giây. Ví dụ, 12:15:20

■ Mọi dãy ký tự muốn viết thêm vào trước và sau con số (thì) phải đặt trong cặp dấu nháy kép. Ví dụ, số 16130 để hiển thị là “Tỷ giá: 16,130 đ/USD ” thì quy cách (Type) là “Tỷ giá: #,##0

Trong ví dụ 1, Điểm 2.1.2,Mục §2Chương 2 của Phần này, để định dạng cho cột Số lượng có chữ “Cái” thì chỉ cần bôi đen cột Số lượng, → Format → Cells →

Number → Custom → Type → (vào quy cách hay định dạng của số là #,##0 “Cái”) → OK.

Tương tự, để định dạng cho cột Đơn giá có chữ USD ở cuối số thì chi cần bôi đen cột Đơn giá, → Format → Cells → Number → Custom → Type → (viết vào quy cách hay định dạng của “USD”) → OK

Tại một ô bâ”t kỳ viết công thức lấy ngày tháng hiện tại =Todayi I. Định dạng cho ô này theo quy cách “ nay là ngày” dd “tháng” 771 “năm” yyyy. Bạn sẽ nhận thấy kết quả. Giả sử hàm TodayO cho kết quả được hiển thị là 10/15/2007, thì với định dạng cho ô này như trên, giá tr. ngày tháng được hiển thị là: Hôm nay là ngày 15 tháng 10 năm 2007.

Tương tự, tại một ô bất kỳ khác viết công thức lây ngày giờ hiện tạ: =Now()|. Định dạng cho ô này theo quy cách “Bây giờ là” hh “giờ” “phút, ngày” dd “tháng” 771/71 “năm “yyyy. Bạn sẽ nhận thây kết quả. Già sử hàm Now() cho kết quả được hiển thị là 10/15/2007 10:30, thì với dim dạng cho ô này như trên, giá trị ngày giờ được hiển thị là: Bây giờ là 10 giờ 30 phút, ngày 15 tháng 10 năm 2007.

Tới đây thì chúng ta đã rõ tại sao trong nguyên tắc nhập dữ liệu s cho bảng tính thì chỉ được nhập các ký tự số (digits) và dấu tách phầr thập phân (nếu có), tuỵêt đối khôngnhâp dấu tách hànsàn, và đơn vi tính.

§3.4. Kẻ khung cho các ô (Bo)

' ỉ*

Thao tác:

- Đánh dấu chọn các ô cần tạo đường viền

- Format-^ Cells → Border → (chọn kiểu, độ đậm mảnh, màu và vị trí của đường kẻ khung) → OK.

ES EE

None Outline Inside

1/1 1 Automatic V*

h" N↵Text

Text

Color:

The selected border style can be applied by clicking the presets, preview diagram or the buttons above.

I OK ị [ Cancel

Style: Kiểu đường viền. None là xóa bỏ, không có đường viền. Color: Chọn màu cho đường viền. Mặc định là màu đang được thiết lập.

Q

Cách khác, để kẻ khung nhanh, sau khi chọn bảng tính, hãy nhắp: .uột vào nút Border (nút thứ 3 từ phải qua) trên thanh định dạng.

3.5. Đặt màu nền (Patterns)

Thao tac↵- Chọn khôi các ô cần tạo mẫu nền. '

- → Format → Cells → Patterns → (màu nền Color, và cách tô màu nền - Pattern) OK. 

Ôn tập Chương 3:

Các thao tác định dạng văn bản trong 1 ô và các ô thông qua các nú: chức năng trên thanh Formatting hoặc thông qua Menu Format:

1. Font; 2. Căn lề (Alignment - trong đó có việc gộp các ô)\ 3. Kẽ khung và màu nền; 4. Định dạng các ô số (đặc biệt quan trọng).

i*

m

Chương 4

CÔNG THỨC VÀ HÀM

§4.1. Khái niệm công thức và hàm

Chương 2 đã trình bày cách nhập dữ liệu cho một ô. Dữ liệu đó có thể là một giá trị cụ thể (con số - Number, ngày giờ - DateTime, văn bản - Text) hoặc một công thức (Formula), đó là một biểu thức (Expression) bắt đầu bởi 1 trong 3 dấu là: dấu cộng (+), dấu trừ (-) hoặc dấu bằng (=), thường là dấu bằng (=). Biểu thức là một dãy các toán hạng (Operand) nối với nhau bởi các phép toán (Operator). Trong đó:

^> Toán hạng có thể là một trong các loại sau:

1. Trực hằng (Literals) có thể là 1 con số đúng (không có dấu tách hàng ngàn, triệu…),hay chuỗi (văn bản trong nháy kép), hoặc ngày giờ (được thể hiện dưới dạng một con số).

2. Địa chỉ ô, khôi các ô hoặc một tên khối (Block, Range, Area).

3. Lời gọi hàm (Function call)

- Biểu thức trong cặp dấu ngoặc tròn.

Phép toán, theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp, bao gồm:

Lây phần trăm (%). Ví dụ, 5% = 0.05 2 Nâng lên lũy thừa (A). Ví dụ, 23 = 8.

3. Nhân và chia (*, /), thứ tự thực hiện từ trái qua phải.

- Cộng và trừ (+, -), thứ tự thực hiện từ trái qua phải.

' I*

Nối ghép giá trị (&). Ví dụ, số 12 ghép nối với chuỗi “ Tiên Hoàng”: 12& “ĐinhTiênHoàng” = “12 Đinh tiên ”

" Các phép so sánh (<, <=, >, >=, =, <>). Kết quả của các phép so sánh là giá trị True (Đúng) hoặc False (Sai).

Hàm ( Function) là một chương trình con (còn gọi là một thủ tục) đảm

nhận một chức năng cụ thể để cho lại một giá trị cụ thể, mà giá trị này có thể được sử dụng trực tiếp làm một toán hạng của một phép toán khác trong công thức.

Hàm cho lại các giá trị khác nhau tuỳ thuộc vào (các) giá trị đầu vào được cung cấp cho hàm. Các giá trị đó được gọi là tham đối hình thức (Formal Parameter hay Dummy Argum) của hàm. Mỗi hàm đều có một tên gọi cụ thể và một số lượng tham đối riêng và số lượng tham đối tối đa của một hàm là 30. Có hàm không cần tham đối (ví dụ, hàm để lấy ngày tháng hiện thời Today), có hàm đòi hỏi 1 tham đối, có hàm nhiều tham đối, và cũng có hàm có số tham đối thay đổi từ 1 đến 30. Khi ta cung cấp cho hàm (các) giá trị cụ thể tương ứng với các tham đối hình thức của hàm, gọi là tham đối thực (Actual Parameter), thì hàm sẽ cho lại một giá trị cụ thể. Điều này được gọi là lời gọi hàm (Function

Ví dụ, Sqrt(x) là tên một thủ tục hàm, có 1 tham đôi hình thức thực hiện một loạt các tính toán để tìm được một giá trị y sao cho y2 bằng một giá trị Xđã cho. Tức là y = Sqrt(x) = a/x . Sqrt(4) là một lời gọi hàm với tham đối thực là số 4 để hàm khai căn bậc 2 và cho lại kết quả là 2 và nó có thể được dùng làm một toán hạng của một phép toán khác hoặc có thể là một tham đối thực trong một lời gọi hàm khác.

Tương tự, Sum(l, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17. 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30) là một lời gọi hàm với 30 tham đốì thực - cũng là số lượng tham đối lớn nhất có thể có của một

30

hàm - hàm này thực hiện việc tính tổng các số từ 1 đến 30 = X i •

i=l

Trong MS Excel, các hàm được sử dụng râ"t thường xuyên trong các công thức để thực hiện các tính toán caifthiet như tính tổng (Sum), tìm giá trị lớn nhâ"t (Max), nhỏ nhâ"t (Min), trung bình cộng (Average) của dãy các giá trị, các hàm tài chính, thống kê, cơ sở dữ liệu phức tạp v.v…

Khi tính toán thành công giá trị của biểu thức trong công thức, Exce I sẽ hiển thị kết quảfc Ngược lại, nếu không thành công, Excel sẽ hiển tbị thông báo lỗi tương ứng:

Thông báo lỗi Ý nghĩa

#VALUE! Không tính được giá trị, thường gặp khi áp dụng các phép toán số học trên các toán hạng không phải kiểu số. Ví dụ: 5 Cái * 20 USD → không nhân được! Hoặc lấy ngày, tháng, năm của biểu thức chuỗi.

#N/A Giá trị tìm kiếm không tồn tại (Not Available), thường gặp khi dùng các hàm tìm kiếm, hoặc tham chiếu: VlookUp, HlookƯp, Match,….

#NAME? Tên chưa được định nghĩa, thường gặp khi viết sai chính tả, ví dụ: Left thành Letf, viết số 0 thành chữ 0, hoặc tên khối chưa được định nghĩa.

#NUM! Giá trị số không hợp lệ

#DIV/0 Lỗi chia cho 0.

#REF!Lỗi tham chiếu tới ô không có trong bảng tính. Lỗi thường gặp khi sao chép các công thức có chứa các địa chỉ tương đôi. Ví dụ, ô BI chứa công thức =A1. nếu sao chép công thức này sang ô A2 thì sẽ gặp lỗi.

#NULL Giá trị rỗng

§4.2. Cấu trúc của hàm. Cách sử dụng hàm

4.2.1. Cấu trúc của hàm

Hàm Excel có cấu trúc tổng quát như sau:

<Tên hàm> (<danh sách các tham cácầ nhau bởi dấu

Chữ in nghiêng trong cặp dấu <…> nghĩa là phải viết cụ thể đối tượng khi sử dụng. Cặp dấu ngoặc tròn bao quanh danh sách tham đối là bắt buộc ngay cả khi hàm khống có tharq^đối thực, ví dụ, hàm TođayO, Now(),… Cách xác định xem dấu tách giữa các tham đốì của hàm là dấu phảy (,) hay dấu châm phảy (;) hay ký tự nào khác đã được trình bày

trong Điểm 2.1.2,Mục §2.1,Chương 2 của phần này. Cũng có thể thấ} khi viết hàm, Excel sẽ hiển thị một hướng dẫn nhỏ, gọi là Tooltips, nga dưới công thức cho biết dấu tách giữa các tham đối là dấu phảy (,) h- chấm phảy (;). Như đã đề cập ở trên, trong tài liệu này, các tác giả >- dụng dấu tách mặc định của hệ thống là dấu phảy (,).

Tên của hàm, địa chỉ ô, hay tên của khôi được viết bằng chữ hoa ha} thường đều là giống nhau. SUM, Sum, sum, suM… đều là một. Yí dụ:

- Average(l, 2, 3, 4, 5): Tính trung bình cộng các số từ 1 đến 5.

- If (G4 >= 9, “Giỏi”, If (G4 >= 7, "Khả”, If (G4 >= 5, “Trung bình”, “Kém”). Ở đây G4 là ô chứa điểm trung bình các môn học Văr Toán, Lý, Hoá của học sinh và hàm điều kiện If dùng để xếp loại cho học sinh theo điểm trung bình của các môn học….

4.2.2. Cách sử dụng hàm

Trong quá trình xây dựng một công thức tính toán của Excel có 2 cách thường dùng để xây dựng hàm. Cách 1: viết hàm (tên hàm và danh sách các tham đối thực của hàm trong dấu ngoặc tròn) trực tiếp trong công thức và cách 2: sử dụng công cụ wizard hỗ trợ của hệ thống để xây dựng hàm.

Cách viết trực tiếp đòi hỏi công sức nhập vào từ bàn phím, và cũng dễ dẫn đến sai sót, nhất là đôi với những người chưa thành thạo bàn phím với bộ gõ tiếng Việt, hoặc chưa quen tiếng Anh. Ví dụ, sử dụng bàn phím với cách gõ Telex, viết các hàm Left hoặc VlookUp bị đổi thành chữ Lèt hoặc VlôkUp; hoặc có khi gõ sai chính tả Letf thay vì Left. UlookUp thay vì VlookUp, máy thông báo lỗi #NAME? mà không hiểu tại sao(?!) Tuy nhiên, cách này có lợi điểm là giúp cho người sử dụng hiểu được bản chất của hàm, ý nghĩa của từng tham đối trong hàm. Trone khi đang học để sử dụng hàm thì bạn đọc hSh sử dụng cách này.

Bằng việc sử dụng công cụ hỗ trợ wizard của hệ thống để xây dựng hàm người sử dụng khắc phục được các nhược điểm vừa nêu: không cần gõ nhiều trên bàn

phím, tránh được cặ£ sai sót do lỗi chính tả gây ra. Tuy nhiên, với cách này, người sử dụng phải thành thạo câu trúc của hàm, >' nghĩa của các tham đối.

§4.3. Một số hàm trong Excel

Microsoft Office Excel 2003 có khoảng 240 hàm để xử lý các tính toán khác nhau, được chia theo nhóm chức năng: Các hàm tài chính (Financial); Ngày giờ (Date & Time); số học và lượng giác (Math & Trig); Các hàm thống kê (Statistical); Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (Lookup & Reference); Cơ sở dữ liệu (Database); Văn bản (Text); Luận lý (Logical) và Thông tin (Information). Phần này chỉ giới thiệu một số hàm thường dùng trong bảng tính Excel.

Trước hết, hãy nhập dữ liệu ban đầu cho bảng sau đây để có số liệu minh họa cho các hàm trong các điểm tiếp theo, từ điểm 4.3.1-^4.3.6.

Bảng 4.3. Kết quả thi học kỳ I của các học sinh Trường X.

A B 1 c D E F G H

1 KẼT QUẲ THI HỌC KỲ I CỦA HỌC SINH TRƯỜNG X

2 SỐBD Họ và tên Điểm thi các môn Điểm TB xếp loại

3 Văn Toán Lý Hóa

4 7A01 Nguyễn Quốc Nam 10.0 9.5 9.5 8.0 (1) (2)

5 7A02 Hồ Ngọc Hà 4.0 5.0 3.0 7.0

6 7B05 Đỗ Mạnh Quân 8.0 3.0 7.5 6.0

7 7B04 Hoàng Hải 7.0 7.0 6.0 3.0

8 8A05 Lương Mạnh Đức 9.0 7.0 8.0 9.0

9 8A06 Đỗ văn Mùi 9.0 5.0 9.0 9.0

10 8A07 Hoàng Bửu 6.0 7.0 8.5 5.0

11 6A10 Nguyễn Dũng 5.0 4.0 8.0 4.0

12 6C11 Đặng Nhật Minh 9.0 6.0 7.0 3.0

50 9C30 Lê lựu 7.0 7.0 6.0 4.0

51 Số em họ Nguyễn

52 Số em lớp chọn

53 Số em loại giỏi

54 Số em loại kém

4.3.1. Các hàm số học

Int (x): Lấy phần nguyên lớn nhất không vượt quá Ví dụ:

- INT (12.567) = 12; INT (-2.34) = -3 (vì -3 < -2.34).

- 10 ngày là 1 tuần (còn dư 3 ngày): INT (10/7) = 1.

2. Mod ịx, y):Lấy phần dư của phép chia nguyên X cho y. “ X chia cho y được mấy lần và còn thừa bao nhiêu!”. Có thể diễn giải hàm này thông qua hàm Int là: Mod(x, y) = x-(Int(x/y) * y). Ví dụ:

- Mod (3.5, 1.25)=1. Vì 3.5 chia cho 1.25 được 2 lần, hết 2.5 nên còn dư 1. Mod(10,7)=3, vì 10 chia cho 7 được 1 lần còn dư 3;

- Mod(-10,7) = -10 - (Int(-10/7)*7) = -10 - (-2*7) = -10 - (-14) = 4. Tức là Mod (-10, 7) = 4.

3. Round (x, n):Làm tròn số X tới n số lẻ. Xét chữ số mà từ đó cần cắt bỏ đi, nếu lớn hơn hay bằng 5 thì tăng thêm 1 vào vị trí cuối cùng của số còn được giữ lại. Ví dụ (các chữ sô được in đậm và gạch chân là các chữ số mà kể từ đó con số sẽ được xét để làm tròn)'.

- Round (123.4567, 2) = 123.46;

-Round(123.456, 0)= 123;

- Round (123.4567, -2) = 100.

4. RoundDown (x, n):cắt bỏ các chữ số lẻ từ vị trí thứ n+1. Ví dụ: RoundDown (45.67, 1) = 45.6; RoundDown (45.67, -1)= 40.

5. RoundUp (x, n):cắt bỏ các chữ số lẻ từ vị trí thứ n+1. Nếu phần cắt bỏ đi khác 0 thì tăng thêm 1 vào chữ số cuối cùng được giữ lại.Ví dụ: RoundUp (2.11,1)=2.2; RoundUp(2.01,0)=3; RoundUp(2.01,-l)=10.

4.3.2. Các hàm thống kê

1. Average (gt], gt2,…gt„): Tính trung bình cộng của các giá trị số gti, gt2,… gtn. Ớ đây các gti, gt2,…, gtn có thể là 1 con số, địa chỉ của 1 ô, 1 khối, tên khối, hoặc biểu thức có chứa cả các hàm. Ví dụ:

- Average (1, 2, 3) = 2.

- Giả sử C4, D4, E4, F4 là điểm thi các môn Văn, Toán, Lý, Hoá của học sinh thứ nhất trên dòng thứ 4 của bang tính. Điểm trung bình các môn của học sinh này được tính bằng hàm Average (C4:F4).

2. Count (gti, gt2,… gtn):Đếm số lượng các giá trị là số trong các gt|, gt2,… gtn. Ớ đây các gti, gt2,…, gtn giông nhừ trong hàm Average nói trên. Ví dụ, Counừ(l, 2, 3, “a”, “b”,”c”) = 3.

3. Count A (gt], gt2, …gtn):Đếm số lượng các giá trị gti, gt2,… gtn thuộc kiểu bât kỳ. Ớ đây các gti, gt2,…, gtn giống như trong hàm Count nói trên. Ví dụ, CountA (1,2, 3, “a”, “b”,”c”) = 6.

4. CountBlank (Khối): Đếm số lượng các ô trong phạm vi một Khối (mà) không chứa giá trị gì (tức các ô rỗng). Giả sử C4 đến C50 chứa điểm thi môn Văn của các học sinh thứ 1 đến thứ 47, học sinh nào không dự thi môn này thì điểm thi trên dòng tương ứng của cột này sẽ được để trông (không có điểm), số học sinh vắng thi môn Văn được tính bằng hàm CounBlank (C4:C50).

5. Countlf (Khối, TiêuChuẩn):Đếm số ô có giá trị thỏa TiêuChuẩn trong khối đã cho. Ớ đây TiêuChuẩn là một biểu thức chuỗi có dạng:

[PhépSoSánh] GiáTrị

[PhépSoSánh] đặt trong cặp dấu ngoặc vuông in đậm nghĩa là có thể có hoặc không. Nếu không có PhépSoSánh thì mặc định là phép so sánh bằng nhau, hoặc giông như (Like).

GiáTrịcó thể là 1 con số hoặc một dãy ký tự bất kỳ, trong đó, dấu hỏi chấm (?) thể hiện 1 ký tự bất kỳ tại vị trí đó; dấu sao (*) thể hiện 1 dãy từ 0 đến n chữ bắt đầu từ vị trí đó. Ví dụ:

- Để đếm số bài thi môn Văn đạt loại xuất sắc, tức là từ 9 trở lên,

chúng ta có thể dùng hàm CountƯ (C4:C50, “>=9”), diễn giải là: “Xét trong khối các ô từ C4 đến C50, nếu ô nào có giá (điểm) thỏa tiêu chuẩn >=9 thì đếm".

- Ví dụ, các ô B4 đến B50 chứa họ và tên của các học sinh. Để đếm xem trong lớp có bao nhiêu em họ Nguyễn, chúng ta dùng hàm CountIF(B4:B50, “ Nguyễn*”).

- Ví dụ, các ô A4 đến A50 chứa số báo danh của các học sinh tham gia thi 4 môn Văn, Toán, Lý, Hoá. Số báo danh gồm 4 ký tự, trong đó chữ số đầu là khối lớp (6, 7, 8, 9); chữ thứ 2 là lớp trong khối - chữ A là ỉớp chọn; 2 chữ số sau là số thứ tự của học sinh trong lớp. Ví dụ, số báo danh của 1 học sinh là 8A30 cho biết học sinh này thuộc khối lớp 8, học ■ớp 8A - là lớp chọn, số thứ tự trong>danh sách lớp là 30. Để đếm số học sinh thuộc các lớp£họn chúng ta dùng hàm Countư (A4:A50, “?A*”).

6. Max (gt↵, gt2,…gtn):Tim giá trị lớn nhất trong các giá trị số gti, gt2,… gtn. Ớ đây các gti, gt2,…, gtn có thể là 1 con số, địa chỉ của 1 ô, 1 khôi, tên khôi, hoặc biểu thức có chứa cả các hàm. Ví dụ:

-Max(1,2, 3) = 3.

- Max (G7, G9, G25). Tim giá trị lớn nhất trong các ô G7, G9, G25.

7. Min (gti, gt2,…gtn): Tìm giá trị nhỏ nhất trong các giá trị sô' gti, gt2,… gtn. Ớ đây các gti, gt2,…, gtn có thể là 1 con số, địa chỉ của 1 ô, 1 khôi, tên khối, hoặc biểu thức có chứa cả các hàm. Ví dụ:

-Min (1,2, 3) = 1.

- Min (G7, G9, G25). Tìm giá trị nhỏ nhất trong các ô G7, G9, G25.

8. Sum (gtu gt2, -gtn):Tính tổng các giá trị số gti, gt2,… gt„. ở đây các gti, gt2,…, gtn có thể là 1 con số, địa chỉ của 1 ô, 1 khối, tên khối, hoặc biểu thức có chứa cả các hàm. Ví dụ:

-Sum (1,2, 3)=1+2 + 3 = 6.

- Sum (G7, G9, G25) = G7 + G9 + G25.

- Sum (A1:C3) = AI + A2 + A3 + BI + B2 + B3 + Cl + C2 + C3.

- Sum (VIDU): Tổng giá trị các ô số trong khối có tên là VIDU.

- Sum (Sqrt(2), Sqrt(3), Sqrt(4)) = y/2 + v/i + ^/4

* Lưu ý: Hàm Average được biểu diễn thông qua hàm Sum và Count là:

Average(gí/, gt2,…gtn) = Sumte^ ẵhiDo đó) nếu C4, D4,

Count(g0, gt2,

E4 và F4 không có giá trị số (hoặc bỏ trống) thì hàm Average sẽ cho kết quả là #DIV/0! - lỗi chia cho 0, bởi vì Sum(C4:F4) = 0 và Count (C4:F4) = 0; 0/0 là giá trị bất định!

9. SumƯ (KhốiXét, TiêuChuẩn,KhốiCộngTổng): Duyệt trên KhốiXét, nếu có ô nào thỏa TiêuChuẩn thì cộng giá trị của ô trên dòng tương ứng trong KhốiCộngTổng vào tổng củư Èfâm. TỉêuChuẩn ở đây cũng giống như TiêuChuẩn trong hàm Countlf. Ví dụ:

- Tính tổng điểm thi môn Văn của các học sinh lớp chọn. Khối để xem xét học sinh thuộc lớp chọn hay không là số báo danh A4:A50. TiêuChuẩn xét là chữ thứ 2 trong số báo danh phải là chữ “A”. Điểm

thi môn Văn tương ứng nằm trên cột c - C4:C50. Yêu cầu trên được tính bằng hàm Sumlf (A4:A50, “?A*”, C4:C50).

- Lấy Sumlf này chia Countlf đã trình bày trong hàm Countlf ở trên chúng ta thu được điểm trung bình môn Văn của các học sinh lớp chọn. Lưu v: không có hàm Averagelf.

10. Rank (GiáTrị,VùngSoSánhTuyệtĐối, [0 I 1]): xếp thứ hạng 1, 2,… cho GiáTrị khi so sánh nó với các giá trị trong VùngSoSánhTuyệtĐối. Tham đối thứ 3 (trong cặp dấu ngoặc vuông, in đậm) là tuỳ chọn, nghĩa là có thể có hoặc không. Dấu xổ đứng (I ) cho biết chỉ được chọn 1 trong các giá trị cách nhau bởi dấu này. Nếu không có tham đối thứ 3 thì giá trị mặc định - được gạch chân - là 0. Nếu tham đối thứ 3 là 0 thì giá trị lớn nhất có thứ hạng là 1 - tức là sắp thứ tự từ cao đến thấp. Nếu tham đối thứ 3 là 1 thì giá trị nhỏ nhất có thứ hạng là 1. Ví dụ:

- Ví dụ, các ô G4:G50 là khối chứa điểm trung bình các môn thi của các học sinh từ 1 đến 47. Để xếp thứ hạng cho học sinh thứ nhất - trên dòng 4 - chúng ta dùng hàm =Rank(G4, $G$4:$G$50, 0).

4.3.3. Cấc hàm xử lý chuỗi

1. Left (Chuỗi,[ n]): Lấy n ký tự đầu của Chuỗi. Neu không cho biết số lượng n ký tự cần lấy thì mặc định n=l. Ví dụ: Số báo danh của học sinh thứ nhâ"t trên cột A dòng 4 của bảng tính, gồm 4 ký tự như đã mô tả trong ví dụ của hàm Countlf và SumƯ nêu trên, là 9A10. Để biết học sinh này thuộc khối lớp mấy chúng ta dùng hàm Left (A4,l).

2. Lower (Chuỗi): Đổi các ký tự của chuỗi thành chữ thường. Ví dụ: Lower(“MùA xUÂn”) = “mùa xuân”.

3. Len (Chuỗi):Đếm số bytes của chVí dụ: Len(“9A10”) =4.

- MID (Chuỗi, m, n):Lấy n ký tự của 'cf?Mỗỉ kể từ chữ thứ m. Để biết học sinh thứ nhất có thuộc lớp chọn hay không chúng ta xét ký tự thứ 2 của Số báo danh bởi hàm Mid (A4, 2, 1).

Proper (Chuỗi): Đổi các ký tự đầu của các từ trong chuỗi thành chữ in hoa. Ví dụ: Pw>per(“MùA XUÂn”) = “Mùa Xuân”.

6. Right (Chuỗi, [n]):Lấy n ký tự cuối của chuỗi. Nếu bỏ qua tham đối thứ 2 thì mặc định là n=ỉ.Ví dụ: số thứ tự của học sinh thứ nhất trên cột A dòng 4 là Right(A4,2).

7. Text (GiáTrị,QuyCách): Chuyển đổi một thường là giá trị SC

thành dạng văn bản theo QuyCách đã cho. ở đây QuyCách là một biểu thức chuỗi thể hiện dạng biểu diễn (format) của đã được

trình bày trong Mục §3.3 Chương 3 của Phần Tuy nhiên, có một điểm khác, đó là, các ký tự muốn viết thêm vào định dạng, nếu nó là 1 trong các kýtự#0,.:/-dmyhsgđ$?*và một số ký tự đặc biệt khác thì phải viết thêm dấu xổ chéo ngược (\) ở trước. Ví dụ:

- Chuyển đổi con số 12345 thành chuỗi dạng số có dấu tách hànc ngàn và 2 số lẻ chúng ta dùng hàm Text (12345, “#,##0.00”). Kết quả của hàm là “12,345.00”

- Chuyển đổi con số 16350 thành chuỗi dạng

chúng ta dùng hàm Text(16350, “dd-mm-yyyy”) - Hàm cho kết quả là chuỗi “05-10-1944”;

- Để hiển thị thành dạng văn bản “Tỷ giá: 16,350 Đ/USD” chúng ta dùng hàm Text (16350, “T\ỷ \giá: #,##0 \ĐVU\S\D”).

8. Upper (Chuỗi): Đổi các ký tự trong Chuỗi thành chữ in hoa. Ví dụ: Upper(“mùa xuân”) = “MÙA XUÂN”.

Lull ý: Tất cả các hàm từ l-t-8 đều cho kết quả là một văn bản (Text). Nếu số ký tự cần lấy n trong các hàm Left, Mid, Right nhiều hơn số ký tự còn lại trong chuỗi

nguồn thì hàm chỉ cho lại những ký tự còn lại đó. Ví dụ: Left (A4, 6) = “9A10”; Right (A4,5) = “9A10”; Mid (A4, 3, 5) = “10”. Mid (CB8”, 3, 10) = “8”;

9. Value(Chuỗi):Đổi chuỗi có dạng số thành con số. Ví dụ: Số thứ tự

của học sinh được xác định từ Số báo dẩuh phải là một con số, do đó sau khi trích ra 2 ký tự cuối của Số báo danh chúng ta cần đổi thành con số bởi hàm Value (Right (A4, 2)); Value(Miđ(“CB8”,3,5)) = 8.

Và, Bạn đọc tự tìm hiểu các hàm xữ lý chuỗi khác nữa như: Char(/i' - lấy ký tự có mã ASCII là n;Cod e(ch - cho mã ASCII của ký tự

đầu tiên trong chuỗi; Find(ChuỗiCon, ChuỗiMẹ, ) - tìm vị trí xuất hiện của ChuỗiCon trong ChuỗiMẹ kể từ ký tự, có phân biệt chữ hoa chữ thường;

Search(ChuỗỉCon, ChuốiMẹ, ) - như hàm Find

nhưng không phân biệt chữ hoa chữ thường; Replace và Substitute để thay thế chuỗi con bằng chuỗi con khác; Trim - cắt bỏ khoảng

trắng ở trước và sau của chuỗi, v.v…

4.3.4. Các hàm ngày giờ

1. TodayO: Lấy ngày tháng năm hiện tại. Now(): Lấy thời gian và ngày tháng hiện tại.

2. Day (Ngày),Month(7Vgày), Year (NgàLấy Ngày trong tháng, lấy Tháng trong năm và Năm của biểu thức Ngày.

3. Hour (NgàyGỈỜ),Minutef Ngày Giờ), Second) Ngày Giờ): Lấy giờ, phút, giây của biểu thức NgàyGiờ.

4. Date ịyyyy, mm, dd): Tạo một ngày tháng năm với các giá trị ngày (<dd), tháng (mm) và năm (yyyy) đã cho.

5. DateDif (TừNgày, ĐêhNgày, Loại): Lấy hiệu ( Difference) của 2 biểu thức ngày TừNgày, ĐếnNgày. Hàm cho lại kết quả là số năm, số tháng hoặc số ngày chênh lệch giữa chúng nếu LoạiKQ là “Y”, “M” hoặc “D” tương ứng. Hàm này được cài đặt trong Excel 2003 nhưng không có hỗ trợ sử dụng (No Help).

Ví du:

- Tạo ngày tháng năm là 30 tháng 04 năm 1975: Date (1975, 4, 30).

- Giả sử K4 là ngày tháng năm sinh của học sinh thứ nhất. Để biết sinh nhật của học sinh đó trong năm hiện tại chúng ta dùng hàm (các hàm lồng nhau): Date (Year (Now().), Month (K4), Day (K4)).

i*

- Giả sử, trong một bảng tính khác, D4 chứa ngày sinh, E4 chứa ngày tháng năm tuyển dụng và N4 chứa ngày xếp lương gần đây nhất (vỉ

dụ,15/09/2006) của công chức - viên chức trên dòng số 4. Đúng ngày đó 3 năm sau người này sẽ đữỢc xếp bậc lương mới. Ngày xếp lương lần sau được xác định thông qua công thức =Date (Year

(N4)+3, Month (N4), Day (N4)). Kết quả trong ví dụ là 15/09/2009. Nếu muốn biết kể từ ngày xếp lương cuối cùng đến hết ngày 21/10/2007 là mấy năm, mấy tháng hay mấy ngày chúng ta dùng các công thức =DateDif(N4, Date(2007,10,21), Kết quả

trong ví dụ này là 1 năm, hay 13 tháng hay 401 ngày tương ứng với LoạỉKQ là “Y”, “M” hoặc “D”.

Lưu v: ứng dụng các hàm thời gian Year, Month, Day, Hour. Minute, Second để quy đổi một con số thành Số’ năm, Số tháng dư, sô ngày dư, Số giờ, Số phút, và Số giây dư.

Như đã trình bày tại Điểm 2.1.1 Mục §2.1 Chương 2, ngày giờ trong Excel được thể hiện bởi một con số thập phân, trong đó, phần nguyên là ngày tháng năm, thể hiện số ngày trôi qua kể từ ngày 01 tháng 01 năm 1900. Con số 24 được biểu diễn dưới dạng dd/mm/yyyy là 24/01/1900, tức là 0 năm ( =yyyy-1900), dư 0 tháng (=m và dư 24 ngày Con số

367 (coi như 367 ngày) được biểu diễn dưới dạng dd/mm/yyyy là 01/01/1901, tức là 1 năm c yyyy-1900), dư 0 tháng và 1 ngày

(=dd). Con số 1.5, tức là 1 ngày rưỡi, được biểu diễn dưới dạng dd/mm/yyyy hh:mm:sslà 01/01/1900 12:00:00, tức là 1 ngày (=dd) và 12 giờ (=hh). Từ đó chúng ta có một số phép quy đổi một con số thập phân thành giá trị khác như sau:

a. Số năm'. Year (x) - 1900, và

b. Số tháng dư: Month (x) — 1.

c. Số tháng: (Year(x)-1900) * 12 + Month(x) - 1.

d. Số ngày Day (x).

e. Số ngày: Int (x).

f. Số giờ Hour (x)

g- Số giờ: Int(x) * 24 + Hour (x) 'Ị*

h. Số phút dư: Minute (x)

i. Số phút: (Int (x) * 24 + Hourộc)) * 60 + Minute(↵c)

↵- Số giây Second (x) ^

k. Số giây: ((Int (x)* 24+Hour(x))*60+Minute(X))*60+ Second (x)

^ Vì ngày giờ được biểu diễn bằng 1 con số thập phân nên có thể thực hiện các phép toán số học trên các toán hạng là ngày giờ: hiệu của 2 biểu thức ngày giờ chính là số ngày giờ chênh lệch giữa 2 biểu thức đó. Ví dụ:

- Trong một bảng tính khác, D4, E4 là ngày đến và ngày đi khỏi khách sạn của một khách du lịch. Vậy E4-D4 chính là số ngày lưu trú của vị khách đó trong khách sạn.

- Tuổi dân số là tuổi được tính đủ 12 tháng. Ví dụ: một người sinh

ngày 27/12/1982 tính đến ngày 21/10/2007 mới được 24 tuổi (thiếu 2 tháng 6 ngày mới tròn 25 tuổi). Một người được tuyển dụng từ 01/11/1977 đến ngày 21/10/2007, người đó có thâm niên công tác là 29 năm 11 tháng 20 ngày (thiếu 10 ngày nữa là tròn 30 năm). Các con số đó cũng chính là số ngày trôi qua kể từ ngày 27/12/1982 0 hoặc01/10/1977) tính đến ngày 21/10/2007. Như vậy, để xác định

tuổi (hay số năm công tác) của một người tính đến 1 ngày nào đó, chúng ta lấy hiệu số của 2 ngày, biểu diễn nó theo dạng ngày tháng rồi lấy năm của kết quả này trừ đi 1900. Ví dụ: trong 1 bảng tính khác, D4 chứa ngày sinh của 1 người. Tuổi dân số của người đó tính đến ngày hiện tại được tính bằng hàm Year (TodayO - D4) - 1900. Số tháng dư được tính bằng hàm Month (TodayO - D4) - 1.

4.3.5.Các hàm luận lý (logic)

1. If (ĐiềuKiện, gt], gt2):Nếu ĐiềuKiện thỏa thì hàm cho lại gt↵ ngược lại (tức là không thỏa) thì hàm cho lại Ớ đây, gt/ và gt2 có thể là 1 giá trị cụ thể, hoặc 1 biểu thức bâ"t kỳ và có thể không cùng kiểu giá trị. Ví dụ:

- Giả sử G4:G50 chứa điểm thi trung bình 4 môn Văn, Toán, Lý, Hoá của các học sinh. Chúng ta thực hiện ịýệc xếp loại học tập của các em dựa vào điểm trung bình. Nếu điểm trung bình từ 9 trở lên thì đạt loại giỏi, nếu từ 7 đến dưới 9 thì loại khá, từ 5 đến dưới 7 thì đạt loại trung bình, và dưới 5 thì xếp loại kém. Hàm xếp loại như sau:

If (G4 >= 9, “Giỏi”,If (G4 >= lIf (G4 >= 5,

“Kém”))).

2. And (ĐiềuKiệnl, ĐiềuKiện2,…):Nêu cácĐiềuKiện2, cùng thỏa thì hàm cho lại giá trị logic đúng, nếu 1 trong số đó sai thì hàm cho giá trị sai. Ví dụ: điểm trung bình từ 5 trở lên và có 1 môn có điểm dưới 5.

- And (G4 >= 5, Countư (C4:F4, “<5”)=1)

3. Or (ĐiềuKiệnl, ĐiềuKiện2,…):Nếu 1 trong các ĐiềuKiệnl, ĐiềuKiện2,… thỏa thì hàm cho lại giá trị logic đúng (TRUE), nếu tất cả đều sai thì hàm cho giá trị sai (FALSE). Ví dụ, điều kiện là học sinh khối lớp 6 hoặc khối lớp 9: Or (Left(A4) = “6”, Left(A4) = “9”).

4. Not (ĐiềuKiện):Phủ định ĐiềuKiện.Nếu ĐiềuKiện là sai (FALSE) thì hàm cho lại giá trị đúng (TRUE) và ngược lại.

4.3.6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

1. VlookUp (GiáTrị,VùngTim, Cột,[0|1]): Hàm dò tìm giá trị theo cột

(Vertical Lookơp): Tim trên cột 1 của VùngTim, nếu thấy có giá trị trùng khớp với GiấTrị thì trả về giá trị của ô trên cùng dòng tại Cột được cho trong VùngTim. Nếu các giá trị trên cột 1 của VùngTim đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (hoặc theo Alphabet) thì có thể dùng tham đốì thứ 4 là 1 để tăng tốc độ tìm kiếm. Giá trị mặc định của tham đốí thứ 4 là 1.

Nếu cột 1 của VùngTim là các con số và GiáTrị tìm kiếm có thể nằm trong một khoảng xác định (không phải là các giá trị rời rạc) thì các giá trị số trên cột 1 của VùngTim phải đươc sấp xếp tăng dần (ai < dL2 <…< an) và khi đó tham đối thứ

4 của hàm phải là Ị. Việc dò tìm sẽ dừng lại trên dòng thứ i sao cho ai < GiáTrị < ai+1 và hàm sẽ trả về giá trị tại ô trên dồng thứ i của cột đã cho trong VùngTim. Nếu không tìm được giá trị tương ứng trong VùngTim thì hàm thông báo lỗi #N/A (Value Not Available).Ví dụ: ' **

- Giả sử chúng ta có VùngTim là bảng kết quả thi như trình bày trên, vùng này có các cột: cột A là số báo danh; cột B - họ và tên học sinh; cột c, D, E, F là điểm thi các naôn Văn, Toán, Lý, Hoá; cột G là điểm trung bình các môn. Một học sinh cho bạn biết số báo danh

(SBD) của mình và nhờ bạn xem giùm kết quả điểm trung bình. Bạn sẽ phải dò trên cột 1 (A4:A50) của vùng tìm A4:G50, nếu tìm thấy số báo danh thứ k trong danh sách giông với Số báo danh (SBD) của người bạn đưa cho thì ghi và trả về giá trị trên cột 7 dòng k. Ta có hàm VlookUp(SBD, $A$4: $G$50, 7, 0).

- Giả sử việc xếp loại được chia chi tiết hơn: Điểm trung bình từ 9 trở lên là Giỏi;từ 8 đến dưới 9 là Khá từ 7 đến dưới 8 là Khá; từ 6 đến dưới 7 là Trung bình khá; từ 5 đến dưới 6 là Trung bình; từ 4 đến dưới 5 là Yếu, từ 0 đến dưới 4 là Kém. Nếu dùng hàm If để xếp loại thì phải viết các If lồng nhau tới 6 lần. Chúng ta có thể tạo ra vùng tìm gồm 2 cột 7 dòng, bắt đầu từ ô L4 với các giá trị trên cột L4 lần lượt là 0, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Các ô từ M4 đến M10 lần lượt là Kém, Trung bình, Trung bình khá, Khá, Khá giỏi và Giỏi. Hàm xêp loại trong trường hợp này, cho học sinh thứ nhất trên dòng thứ 4, là VlookUp(G4, $L$4:$M$10, 2, 1).

2. HlookUp (GiáTrị,VùngTim, Dòng, [011]): Hàm dò tìm giá trị theo dòng(Horizontal Look Up). Hàm này hoàn toàn tương tự như hàm

VlookUp đã trình bày ở trên nhưng thay vì bố trí các giá trị tìm trên cột thì chuyển chúng thành trên 1 dòng. Để chuyển vị một khôi các ô từ dòng thành cột, cột thành dòng chúng ta đã có thao tác sao chép (Copy) và dán (Paste) đặc biệt. (Xem mục §2.2 Chương

3. Match (GiáTrị,VùngTìm, [CáchTim]): Hàm cho lại vị trí dòng hoặc cột của GiáTrị trong VùngTìm. CáchTìm mặc định là 1. GiáTrị có thể thuộc kiểu số, văn bản, hoặc logic. VùngTim có thể là một danh sách giá trị cách nhau bởi dâ"u phảy đặt trong cặp dấu móc (ví dụ: (“a”, “b”, “c” }), hoặc 1 khối các ô trên 1 cột hoặc 1 dòng.có thể

là 0, 1 hoặc 1 (Bạn đọc tự tìm hiểu hàm này qua Help).

Ghi chú:Hàm Match không phân biệt chũphoa hay chữ thường. Nếu tìm

kiếm không thành công thì hàm thông báo lỗi #N/A. Nếu các giá trị trong VùngTìm có kiểu văn bản và CáchTim là 0 thì GiáTrị tìm có thể chứa các ký tự gần đúng (wildcard)là ? và/hoặc *.

Ví dụ:

- Match("b",("a","b","c"},0) cho kết quả là 2, đó là vị trí của chữ “b” trong mảng ("a","b","c"}.

- Giả sử điểm trung bình của học sinh thứ nhất (ô G4) là 8.5. Để biết vị trí của giá trị này trong bảng xếp loại 0, 4, 5, 6, 7, 8, 9 (L4:L10) chúng ta dùng hàm Match (G4, L4:L10, 1) và được kết quả là 6.

oOo—

Bạn đọc tự tìm hiểu thêm các hàm liên quan Index (dòng,

cột) để lấy giá trị trên dồng, cột được cho của vùng giá trị Column(Ắ:/ỉô7); Row (khối), CoIumns(/r/iỡỉ); Rows (khối) v.v…

4.3.7.Các hàm với CSDL

Các hàm CSDL có chung một cú pháp như sau:

TênHàm (CSDL, Cột,TiêuChuẩn). ở đây:

■ TênHàm là các hàm thống kê có tên bắt đầu bằng chữ D, gồm có: DAverage (tính trung bình cộng giá các ô trên Cột của các dòng thoả tiêu chuẩn), DCount (đếm các ô sổ), DCountA (đếm

có giá trị bất kỳ), DGet (trích ra một dòng), DMax (tìm giá lớn nhất), DMin (tìm giá trị nhỏ nhất), DProduct (tính tích các DStdev (độ lệch chuẩn của mẫu Sample Standard Deviation), DStdevP (độ lệch chuẩn của tổng thể Population Standard Deviation), DSum (tổng), DVar (phương sai của mẫu Sample Variance), DVarP (phương sai của tổng thể Population Variance).

■ CSDL (cơ sở dữ liệu-Database) là một khôi các ô mà dòng đầu tiên là tiêu đề các cột, các dòng dữ liệu còn được gọi là các bản ghi (Record), cột còn được gọi là trường (Field). CSDL là nguồn dữ liệu (mà) hàm sẽ chọn các dòng (bản ghi) để xử lý.

■ Cột có thể là tiêu đề cột của khối đặí*trong cặp dấu nháy kép, chẳng hạn “Số báo danh”, “Họ và tên”, hoặc là số thứ tự của cột trong khối các ô (tức

CSDL). Hàm sẽ thực hiện việc tính toán trên cột này đối với các bản ghi (hay dòng) thỏa tiêu chuẩn đã cho.

■ TiêuChuẩn là một dãy các ô (có thể gọi là 1 bảng con) chứa các

điều kiện xử lý. Nó bao gồm ít nhất 1 cột và 2 dòng. Dòng đầu có (các) tiêu đề cột giống hoàn toàn với tiêu đề cột của CSDL. Các dòng tiếp theo thể hiện điều kiện mà giá trị của cột có tiêu đề ở trên phải thỏa mãn. Điều kiện có thể bao gồm phép so sánh và giá trị phải thỏa, ví dụ >=20; có thể chứa dấu hỏi chấm (?) và/hoặc dấu sao (*). Các giá trị của các cột trên 1 dòng thể hiện tiêu chuẩn đồng thời phải thoả, tức là điều kiện AND. Các giá trị trên các. dòng thể hiện tiêu chuẩn lựa chọn, tức là điều kiện OR.

Như vậy, với các hàm CSDL thì công việc trước khi dùng hàm là phải tạo một bảng các tiêu chuẩn có tiêu đề cột giông tiêu đề cột của bảng CSDL chính. Các tiêu chuẩn cần thỏa đồng thời thì đặt trên cùng 1 dòng. Các tiêu chuẩn chỉ cần thỏa 1 trong chúng thì được đặt trên các dòng kế tiếp nhau. Dưới đây là một bảng tính làm ví dụ minh họa đơn giản cho các hàm CSDL. Từ dòng 4 đến dòng 10 là dữ liệu về cây ăn trái, gồm các cột: Tree (Loại cây), Height (Chiều cao của cây tính bằng Feet), Age (Tuổi của cây), Yield (Sản lượng thu hoạch), và Profit (Lợi nhuận). CSDL ở đây là khối các ô A4:E10. Các dòng 1, 2, 3 chứa các tiêu chuẩn cho các hàm CSDL.

A B c D E F

1 Tree Height Age Yield Profit Height

2 Apple >10 <16

3 Pear <

4 Tree Height Age Yield Profit

5 Apple 18 20 14 105

6 Pear 12 12 10 96

7 Cherry 13 14 9 105

8 Apple 14 15 10 75

9 Pear 9 8 8 76.8

10 Apple 8 9 6 45

Các cây trồng gồm có 3 loại: Apple ịtáo), Pear (lê) và Cheưy (anh đào). Dưới đây là các ví dụ về các hàm CSDL được gọi tới trong công thức:.

a. =DCount(A4:E10,"Age",Al:F2): Tìm trong CSDL các dòng (hay bản ghi) thoả điều kiện là Tree = “Ằpple” và Height > 10 và Height <

16 và đếm xem trên cột Age có bao nhiêu ô số. Chỉ có dòng thứ 8 thỏa điều kiện trên, do đó kết quả của hàm là 1.

b. =DCountA(A4:E10,"Profit",AI:F2): Tìm trong CSDL các dòng (hay bản ghi) thoả điều kiện là Tree = “Apple” và Height > 10 và Height < 16 và đếm xem trên cột Profit có bao nhiêu ô có giá trị. Chỉ có dòng thứ 8 thỏa điều kiện trên, do đó kết quả của hàm này cũng là 1.

c. =DMax(A4:E10,"Profit",AI:A3): Tìm trong CSDL các dòng thoả tiêu chuẩn là Tree = “Apple” hoăc Tree = “Pear” và xác định Profit lớn nhất của các dòng tìm được là bao nhiêu. Trong bảng có các dòng 5, 6, 8, 9 và 10 thỏa tiêu chuẩn, và giá trị lớn nhất của Profit trên các dòng này là 105.

d. =DMin(A4:E10, "Profit", A1:B2): Tim trong CSDL các dòng thoả tiêu chuẩn là Tree = “Apple” và Height > 10 và xác định Profit nhỏ nhất của các dòng tìm được là bao nhiêu. Trong bảng có 2 dòng 5 và 8 thỏa tiêu chuẩn, và giá trị nhỏ nhất của Profit trên các dòng này là 75.

e. =DSum(A4:E10,"Profit",AI:A2): Tính tổng Profit của các dòng thỏa tiêu chuẩn là Tree = “Apple”. Kết quả là 225.

f. =DSum(A4:E10,"Profit",AI:F2): Tính tổng Profit của các dòng thỏa tiêu chuẩn là Tree = “Apple” và Height > 10 và Height < 16. Chỉ có dòng thứ 8 thoả tiêu chuẩn, do đó kết quả là 75.

g. =DProduct(A4:E10,"Yield",AI:B2): Tính tích Yield của các dồng thỏa tiêu chuẩn Tree = “Apple” và Height > 10. Trong bảng có 2 dòng 5 (có Yield = 14) và 8 (có Yield = 10) thỏa tiêu chuẩn, và tích số của các giá trị Yield trên các dòng 5 và 8 này là 140.

h. =DAverage(A4:E10,"Yield",AI:B2): Tính trung bình cộng sản lượng (Yield) của các cây táo (Tree = “Apple”) có chiều cao trên 10 feet (Height > 10). Trong

bảng có 2 dòng 5 (co Yield = 14) và dòng 8 (có Yield = 10) thỏa tiêu chuẩn, và giá trị trung bình của Yield trên các dòng 5 và 8 này là 12.

i. =DAverage(A4:E10, 3, A4:E10): Tíứh giá trị trung bình cộng của cột thứ 3 (tức là cột Age) trong CSDL. Bảng tiêu chuẩn ở đây lại chính là

bảng CSDL, vì vậy tất cả các dòng sẽ được xét, do đó hàm này tương đương với hàm Average (C5:C10) có kết quả là 13.

↵. =DStdev(A4:E10,"Yield",Al:A3): Tính độ lệch chuẩn ước lượng trên sản lượng (Yield)của các loại cây táo (Apple) và lê (Pear). Các dòng 5, 6, 8, 9 và 10 thỏa điều kiện. Giá trị độ lệch chuẩn tính trên cột Yield của các dòng táo và lê này, nếu dữ liệu trong CSDL này chỉ là một phần của tổng thể là cả vườn cây ăn trái, là 2.97.

k. =DStdevP(A4:E10,"Yield",AI:A3): Độ lệch chuẩn thực sự dựa trên cột Yield của các cây táo và lê, nếu dữ liệu trong CSDL này được suy rộng làm tổng thể cho cả vườn cây ăn trái, sẽ là 2.65.

l. =DVar(A4:E10,"Yield",AI:A3): Nếu coi đây là một mẫu điều tra thì phương sai ước lượng trên cột Yield của các dòng cây táo và cây lê sẽ là 8.8.

m. =DVarP(A4:E10,"Yield",AI:A3): Nếu coi đây là tổng thể điều tra hoặc dùng mẫu này để ước lượng tổng thể thì phương sai thực sự dựa trên cột Yield của các dòng cây táo và cây lê là 7.04.

n. =DGet(A4:E10,"Yield",AI:A3): MS Excel sẽ trả về một thông báo lỗi #NUM!, cho biết có nhiều hơn 1 dòng (hay bản ghi) thỏa tiêu chuẩn đưa ra.

Bạn đọc hãy để ý rằng 2.97 = y/Õ, và 2.65 = A/7.04 . Nói chính xác là, độ lệch chuẩn được tính bằng căn bậc 2 của phương sai.Trong tài liệu này các tác giả không trình bày các đại lượng phương sai (Variance) và độ lệch chuẩn (Standard Deviation). Các đại lượng thống kê này cùng với các đại lượng kế toán tài chính khác, bạn đọc hãy tham khảo trong các tài liệu khác.

Các hàm CSDL thường dùng là DAverage, DCount, DCountA, DMax, DMin, và DSum theo cùng cú pháp ụpu trên.

4.3.8. Một số hàm thông tin

Hàm thông tin là hàm cho biết thông tin về một đối tượng nào đó, - hẳng hạn, thông tin hệ thống đang sử đụng, hoặc một ô nào đó có giá trị

hay không… Một số hàm thông tin thường dùng là Info, IsBlank, IsErr. IsError, IsLogical, IsNA, IsNumber, IsRef, IsText.

1. Info ( LoạiThôngTin): Hàm cho lại thông tin về môi trường hệ thốn ì

hiện thời. Ớ đây LoạiThôngTin là một biểu thức chuỗi có các giá trị và ý nghĩa cụ thể như sau:

Giá trị Giá trị trả về của hàm

"directory" Đường dẫn thư mục làm việc của Excel.

"memavail" Dung lượng bộ nhớ còn lại tính theo bytes.

"memused" Dung lượng bộ nhớ đã sử dụng cho dữ liệu bảng tính.

"numfile" Số lượng bảng tính hiện có trong các file Excel đang mở.

"osversion" Phiên bản hệ điều hành đang sử dụng.

"release" Phiên bản Excel đang sử dụng.

"system" Tên môi trường hệ điều hành, "pcdos" là HĐH Windows.

2. IsBlank (gt): Hàm trả về giá trị True nếu gt là rỗng.

3. IsErr (gt)\ Hàm trả về giá trị True nếu gt là một trong các lỗi tính toán đã trình bày trên, nhưng không phải là lỗi #N/A.

4. IsError (gt): Hàm trả về giá trị True nếu gt là một trong các lỗi tính toán đã trình bày trong bảng lỗi tại Mục ở trên.

5. IsLogical (gt): Hàm trả về giá trị True nếu gt là một giá trị logic.

6. IsNA (gt): Hàm trả về giá trị True nếu gt là #N/A.

7. IsNumber (gt): Hàm trả về giá trị True nếu gt là giá trị kiểu số.

8. IsRef (gt): Hàm trả về giá trị True nếu gt là một tham chiếu.

9. IsText (gt): Hàm trả về giá trị True nếufgt là giá trị kiểu văn bản.

Ví du l:Xem phiên bản Hệ điều hành đang sử dụng:

=Info (“osversion”).Kết quả trả vềWindows (32-bit) NT 5.01

Ví du 2:Xem thư mục làm việc hiện thời của MS Excel:

=lnfo(“ directory”).

4

Kết quả: C:\Documents and Settings\Nguyen Dang Ty\My Documents\

Ví du 3:Tính điểm trung bình các môn thi Văn, Toán, Lý, Hóa:

=If (IsErr (Average(C4:F4)), “ ”, Average(C4:F4))

§4.4. Một số bài tập ứng dụng. Hướng dẫn thực hiện

Tài liệu này sẽ đưa ra một số bài tập ứng dụng các hàm đã trình bày ở trên, trong đó có một số bài tập có hướng dẫn cách giải (diễn giải ý nghĩa và viết các công thức), các bài tập còn lại được nhường lại cho Bạn đọc tự làm.

Bài tâỵ l:ứng dụng các hàm Average, Count, CountA, CountBlank, Countlf, If, Max, Min, Rank, Round; kẻ khung, sao chép định dạng…

Các số trong cặp dấu ngoặc tròn là số hiệu các công thức cần viết. • Công thức (1) - tính điểm trung bmh các môn của sinh viên A (sô'4), làm tròn 1 «ố lẻ, ô F4: =Round (Average (C4:E4), 1).

• Công thức (2) - Xếp loại, ô G4: = If (F4 >= If (F4 >= 7,

“Khá”, If (F4 >= 5, “Trung bình”,

• Công thức (3) - Xếp hạng, ô H4: = Rank (F4, $F$4:$F$8, 0).

• Công thức (4) - Đếm số sinh viên trong danh sách. Xét khôi các ô B4:B8, nếu ô nào có giá trị (tức là có tên sinh viên) thì đếm. Các cột Word, Excel cũng cùng công thức nên ô C9: =CountA($B$4:$B$8).

• Công thức (5) - Đếm số sinh viên dự thi môn Wins (là C4:C8 có điểm - có giá trị sô), ô CIO: =Count(C4:C8).

• Công thức (6) - Đếm số sinh viên không dự thi môn Wins (là C4:C8 không có điểm - để trống, ô Cll: =CountBlank(C4:C8).

• Công thức (7) - Điểm thi môn Wins cao nhất, ô C12: =Max(C4:C8).

• Công thức (8) - Điểm thi môn Wins thấp nhất, ô C13: =Max(C4:C8).

• Công thức (9) - Điểm thi trung bình môn Wins, làm tròn 1 số lẻ, ô C14: =Round (Average (C4:C8), 1).

• Công thức (10) - Số lượng điểm thi môn Wins đạt loại giỏi (>=9), ô C15: =CountIf (C4:C8, “>=9”).

• Công thức (11) - Số lượng điểm thi môn Wins không đạt (<5), ô C16: =CountIf (C4:C8, “<9”).

• Sao chép các công thức (1), (2) và (3) cho các dòng 5,6,7,8. Sao chép các công thức (4) -ỉ- (11) cho các cột D và E, tương ứng.

• Cột Số TT được điền vào bằng cách đặt con trỏ vào góc phải dưới của con số 1 sao cho xuất hiện dấu cộng (+), giữ phím Ctrl, rồi kéo rê chuột đến hết dòng số 8 thì thả tay.

• Định dạng tiêu đề cột Số TT in trên 2 dòng 2 và 3: Bôi đen 2 ô A2 và A3. Format Cells → Alignment Horizontal: Center → Vertical: Center → CsGWrap text → EMerge Cells → OK.

• Sao chép định dạng của cột Số TT chó*các cột Họ và tên (cột B). Điểm TB (cột F) xếp loại (Cột G) và xếp hạng (Cột H).

• Gộp các ô C2:E2 thành 1 ô: Bôi đen các ô C2, D2 và E2. Nhắp chuột vào nút Merge and Center trên thaĩlh công cụ Formatting.

• Gộp các ô F9:H16 thành 1 ô: Bôi đen các ô F9:H16; → Format → Cells →

Alignment → QsGMerge Cells → Border → 2 đường chéo) → Patterns → (chọn nền màu xám 25%) → OK.

• Kẻ khung bao cho toàn bảng bằng nét đậm, đường kẻ dọc bằng nét đơn, đường kẻ ngang bằng nét chấm chấm (…), đường kẻ ngang giữa tiêu đề cột và dữ liệu (giữa dòng 3 và 4) cũng như giữa dòng 8 và 9 bằng nét đôi.

• Định dạng cho các ô C4:E8 có 1 số lẻ (Type = 0.0). Tương tự, cho các ô C12:E14. Định dạng cho các ô C9:E11 và C15:E16 không có số lẻ (Type = 0)

** Ghi chú:Kể từ bài tập số 2 trở đi, các tác giả chỉ trình bày các

công thức tính toán (giải thích và viết công thức) cồn việc sao chép, định dạng kẻ khung, được nhường lại cho độc giả.

Bàitâp 2: ứng dụng các hàm xử lý chuỗi: Left, Right, Mid, If, Count, Countlf, Sum, Sumlf, Int, Mod, VlookUp, phép toán ghép nối &:

Tiêu đề bảng tính là “BẢNG THANH TOÁN TIEN PHÒNG KHÁCH SẠN”

Giai thích:Mã phòng bao gồm 4 ký tự. Ký tự đầu cho biết phòng thuộc loại A, B hay c. Ký tự thứ 2 cho biết phòng ở trên lầu mấy, tuy nhiên, nếu chữ thứ 2 là “0” thì phải in ra chữ “Trệt”, ngược lại phải in là “Lầu 1”, “Lầu 2” v.v… Hai chữ số cuối là số phòng.

Yêu cầu LNhập đầy đủ dữ liệu, điền số thứ tự cột 1, định dạng bảng

tính và kẻ khung giống như trong bài.

Yêu cầu 2:Viết các công thức xác định khách lưu trú mây tuần và mây ngày lẻ (1), (2); Loại phòng A, B hay c (3); Lầu mây (4); Phòng số mấy (5); Tiền phòng (6) = Số ngày * Đơn giá, nhưng nếu ở trên 1 tuần thì giảm giá 5%; Đếm và ghép số lượt khá'cf? vào công thức (7); Tính tổng ^ doanh thu tiền phòng (8); Đếm số lượt khách và tính tổng doanh thu chia:heo loại phòng (9) và (10).

: A 1

W B 1 c 1 I) 1 E 1 F 1 G 1 H 1 I 1 ↵ BANG THANH TOÁN TIEN PHÒNG KHÁCH SẠN K

3 Số

TT Họ tên khách Mã

Phòng Ngày

đến Ngày đi Số

tuần Ngày

dư Loại

phòngLầu

mấy Phòn

g số Tiền

phòng

4 1 Văn A001 05/06/07 10/06/07 (1) (2) (3) (4) (5)(6)

5 Hùng B201 12/06/07 27/06/07

6 Nguyệt C205 15/06/07 19/06/07

7 Dương A101 21/06/07 30/06/07

8 Quang B202 22/06/07 30/06/07

9 ** Tổng số’. (7) khách. Tổng cộng tiền phòng: (8)

10

11 BẢNG TỔNG HỢP

12 Loại

phòngĐơn giá (đ/ngày) Số

khách Số tiền

13 A 280,000 đ (9) (10)

14 B 220,000 đ

15 c 150,000 đ

Bôi đen các ô E13↵15 và đặt tên cho khôi này là BTH.

(1) (Ô F4) =Int ((E4-D4)/7)

(2) (Ô G4) =Mod (E4-D4, 7)

(3) (Ô H4) =Left (C4,l)

(4) (Ô 14) =If (Mid (C4,2,l)=”0”, ‘Trệt”, & Mid (C4,2,l)

(5) (Ô ↵4) =Right (C4,2). Không cần đổi về dạng số.

(6) (Ô K4) =VlookUp (Left(C4,l), BTH, 2, 0) * (E4-D4) * If (E4-D4

>=7, 95%, 100%)

(7) (Ô A9) = “ ** Tổng số ”& CountA (B4:B8) & “ khách. ”

(8) (Ô K9) =Sum (K4:K8) ' I*

(9) (Ô H13) =CountIf ($H$4:$H$8, E13)

(10) (Ô 110) =SumIf ($H$4:$H$8, E13, $K$4:$K$8)

Sao chép các công thức (1) -ỉ- (8) vữ (9), (10) cho các dòng dưới.

Bài tây 3:ứng dụng các hàm Left, Right, Mid, If, VlookUp, Sumlf.

A B c D E F G H

1 BÁO CÁO BÁN HÀNG TUAN lễ từ 10-16/12/2002

2 Ngày Hàng Hóa TênHH Mua/Bán Số lượng Đơn giá Trị giá Thành tiền

3 10/12/02 LM200 (1) (2) (3) (4) (5) (6)

4 10/12/02 CB120

5 11/12/02 CM300

6 11/12/02 BM200

7 12/12/02 LB1500

8 15/12/02 LM1300

9 15/12/02 BM120

10 16/12/02 BB95

11

12 DANH MỤC HÀNG HÓA

13 Mã HH TênHH Giá bán Giá mua Thuế suất 2 Tiền mua 2 Tiền bán

14 c Coffee1,200 đ/kg 900 đ/kg 12% (7) (8)

15 L Lúa 600 đ/kg 550 đ/kg 5%

16 B Bấp 400 đ/kg 320 đ/kg 3%

Ghi chu': Chữ đầu của cột "Hàng Hóa” là mã hàng hóa. Chữ thứ 2: M là mua vào, B là bán ra. Kể từ chữ thứ 3 trở đi là số lượng hàng hóa mua vào hoặc bán ra.

Yêu cầu:

1. Nhập đúng và đầy đủ dữ liệu, định dạng và kẻ khung như trên

2. Viết các công thức (1) + (8)

=VlookUp (Left (A3,l), DMHH, If (D3= ra”,3,4), 0)

(5) (Ô G3): Trị giá = Số lượng * Đơn giá: =E3 * F3

(6) (Ô H3): Thành tiền = Trị giá + Thuế = Trị giá * (1 + Thuế suất):

= G3 * (1 + VlookUp (Left (A3,l), DMHH, 5, 0))

(7) (Ô G14): =SumIf ($A$3:$A$10, C14 & “M*”, $H$3:$H$10)

(8) (Ô H14): =SumIf ($A$3:$A$10, C14 & “B*”, $H$3:$H$10)

Sao chép các công thức (1) đến (8) xuống cho các dòng ở dưới.

Bài tap 4: Tính cước điện thoại liên tỉnh, ứng dụng nhập giá trị ngày giờ

và định dạng số cùng các hàm xử lý chuỗi (Left, Len, Right, Mid), If. HlookUp, Sumlf, Countlf, Or, And, Hour, Minute và các hàm CSDL (DSum, DCount…).

A B c D E F G

11 BẢNG GIÁ CƯỚC LIÊN TỈNH

2 MÃ 057 064 053 04 0650

3 TÊN TỈNH PHÚ YÊN VŨNG TÀƯ ĐÀ NẨNG HÀ NỘI B. DƯƠNG

4 ĐƠN GIÁ 2,000 đ/phút1,000 đ/phút3,000 đ/phút3,500 đ/phút800 đ/phút

5

6 BẢNG TÍNH CƯỚC ĐIỆN THOẠI LIÊN TỈNH

7 SÔTT Cuộc gọi Giờ gọi Tỉnh /TP Thời gian Đơn giá Số’ tiền trả

8 1 057824110 05/10/05 15:35 (1) 5 phút(2) (3)

9 2 064823454 15/10/05 17:10 7 phút

10 3 0650825511 16/10/05 06:02 35 phút

11 4 053822345 16/10/05 23:10 21 phút

12 5 047425106 16/10/05 23:50 3 phút

13 6 9100535 17/10/05 08:00 7 phút

14 7 0650822345 18/10/05 23:40 12 phút

15 ***TỔNG CỘNG *** (4) cuộc gọi liên tỉnh (5)

Gơi v: - Dữ liệu trên dòng Mã vùng và cộrCuộc gọi phải được nhập bắt đầu bằng dấu nháy đơn.

- Dữ liệu trên dòng Đơn giá và cột Thời gian: chỉ được nhập các chữ số, không nhập dấu phảyovà đơn vị tính “ ” cũng như

“phút”.

- Nhập ngày giờ phải tuân theo dạng ngày giờ của hệ thông. Ngày và giờ cách nhau bởi một khoảng trắng. Tuy nhiên, cách tốt nhất là nhập theo dạng ngày-tên tháng-năm (ví dụ, 17gl0 ngày 15 tháng 10 năm 2005 được nhập là 15-Oct-05 17:10).

Nhập xong dữ liệu và các công thức của bảng tính rồi tiến hành định dạng cho các ô số và kẻ khung cho bảng tính.

- Trong hệ thống số điện thoại bàn của Việt Nam tới cuối năm 2007, chỉ có Hà nội và TP. Hồ Chí Minh có số điện thoại gồm 7 chữ số; số điện thoại của các tỉnh còn lại chỉ có 6 chữ số. Như vậy, nếu Cuộc gọi nào chỉ có 7 chữ số (Len = 7) thì đó là nội hạt (gọi trong TP. Hồ Chí Minh), mã vùng là 08. Nếu cuộc gọi đi Hà Nội (có 2 chữ số đầu là 04) thì mã vùng hiển nhiên là 04. Các cuộc gọi khác có mã vùng gồm các chữ số đầu của số điện thoại sau khi cắt bỏ đi 6 chữ số ở cuối.

- Bôi đen khối các ô C2:G4 và đặt tên cho khối là BANGGIA.

Để cho công thức trở nên rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu, Bạn nên thêm các cột trung gian ở cuối bảng, sau khi hoàn thành bảng tính thì giấu (Hide) nó đi. Ở đây

chúng ta thêm cột Mã vùng (Cột H). Công thức xác định Mã ■ ùng tại ô H8 (tạm gọi là công thức số 6) là:

=If (Len(B8)=7, “08”, If (Left (B8,2)= “04”, “04”, Left(B8, Len(B8)-6)))

(1) (Ô D8): =If (H8=“08”, “Nội hạt”, HlookUp (H8, BANGGIA, 2, 0))

2) (Ô F8): =If (H8=“08”, “”, HlookUp (H8, BANGGIA, 3, 0))

3) (Ô G8) - Số tiền trả = Thời gian * Đơn giá, nhưng nếu gọi từ sau 23

giờ đêm đến trước 5 giờ sáng thì giảm 20%.

= If (H8=“08”, “”, E8 * F8 * If (And (Hour (C8) >= 5, Hour (C8) <=

23), 100%, 80%))

4) (Ô D15): =CountIf (B8:B14, “0*”)

:.:í tập 5: ứng dụng các hàm Left, Midf*Right, Value, If, lookup, ~ Sum, Sumlf.

A B c D E F G H

1

2 CÔNG TY XẢNG DAU KHU vực 4

BÁO CÁO DOANH THU BÁN HÀNG

3 STT Mã số Tên hàng SỐ lượng Đơn giá Thành tiền Chuyên chở Tổng cộng

4 1 XL050(1) (2) (3) (4) (5) (6)

5 2 DS11000

6 3 NS3100

7 4 DL030

8 5 xs 11200

9 6 DL2140

10 7 XS02400

11 *** TÔNG CỘNG *** (7)

12

13 Báng 2. Đơn giá bán sỉ, bán lé và tý lệ tiên công cliuyên chở

14 Mã Tên hàng Giá sĩ Giá lẻ Khu vực 1 Khu vực 2 Khu vực 3

15 X XĂNG 5,200đ 5,500đ 0.50%1.00%1.50*

16 D DẪU 4,500đ 4,600đ 0.60%1.10%1.60%

17 N NHỜT 15,000đ 16,000đ 0.30%0.50%0.70%

19

19 21 22

23

24

25

26 Cách tính:

1/ Ký tự đầu tiên của ô MÃ sô là mã mặt hàng

2/ Ký tự thứ hai của MÃ số thể hiện phương thức bán sĩ (S) hay bán lẻ (L)

3/ Ký tự thứ 3 trong MÃ sô, nếu khác 0 thì đó là mã số khu vực tiêu thụ.

4/ Kể từ ký tự thứ 4 trở đi là Số lượng bán ra.

5/ Đơn giá bán sỉ và bán lẻ được cho trong Bảng 2 6/ Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

7/Tiền Chuyên chở = Tỷ lệ chuyên chở theo khu vực (cho trong Bảng 2) * Thành tiền.

Chú ý: Khi nhập giá bán (sỉ hoặc lẻ) thì không nhập dấu phảy và chữ đ.

Nên đặt tên cho bảng đơn giá và tỷ lệ chuyên chở. Giả sử, chúng ta đặt tên cho bảng này là BANG2.

Công thức (1), ô C4: =Vlookup(Left(B4,l), BANG2, 2, 0)

(2) (ô D4):= Value (Mid (B4,4,5))

(3) (ô E4): =Vlookup(Left(B4), BANG2, rffMid(B4,2,l)=“S”,3,4),0)

(4) (ô F4): =D4 * E4

(5) (ô G4):=If (Mid(B4,3,1 )= ”0”, 0, Vlookup (Left(B4,l), BANG2, 4 -

Value (Mid (B4,3,l)), 0» *-*4

(6) (ô H4):=F4 + G4.

Sao chép các công thức (1) -ỉ- (6) ở dòng số 4 cho các dòng còn lại.

(7) (ô H11): =Sum(H4:H10)

(8) : Tính tổng Số’ lượng và Thành tiền của từng loại mặt hàng bán ra.

ã. Xăng: - Số lượng: =SumIf (B4:B10, “X*”, D4:D10)

- Thành tiền: =SumIf (B4:B 10, “X* ”, F4:F10)

b. Dầu: - Số lượng: =SumIf (B4:B10, “D* ”, D4:D10)

- Thành tiền: =SumIf (B4:B 10, “D* ”, F4:F10)

c. Nhớt: - Số lượng: =SumIf (B4:B10, “N*”, D4:D10)

- Thành tiền: =SumIf (B4:B 10, “N* ”, F4:F10)

Bài tâ]↵ 6: ứng dụng các hàm Left, Right, If và Vlookup, DSum.

A B c 1 E ↵ x 1 G H

1 BẢNG KÊ CHI PHÍ BẢO TRÌ MÁY VÀ GIẤY PHÔ TÔ

2 Số

TT MÃ

VT-TB TÊN

VT-TB KHỔ GIẤY CÔNG

VIỆC ĐƠN

GIÁ SỐ

LƯỢNG THÀNH

TIỀN

3 1 A5TQ (1) (2) (3) (4) 4 (5)

4 2 TSBT 1

5 3 A4TQ 10

6 4 AOVT Ị

7 5 CABT 1

8 6 A5VT 6

9 7 A4TQ 2

10 8 A4VT 4

11

12 BẢNG GIÁ GIẤY THIẾT BỊ

13 'LOẠI GIÁ CẢ MA TBTS CA

14 GIẤY VT TQ TÊN TB TOSHIBA CANON

15 A4 37,500 đ 38,000 đ BẢO TRÌ 250,000 đ185,000 đ

1 16 A5 1,800 đ 2,000 đ

17 AO 110,000 đ 120,000 đ

Chú ỵ:Khi nhập các giá trị tiền đồng Việt Nam thì chỉ nhập các chữ C. tuyệt đối không nhập dấu phảy (,) và chữ “đ”.

Công thức (1): TÊN VT-TB: Nếu kí tự,dầu của MÃ VT-TB là A thì ghi - GIÂY, ngược lại, căn cứ vào 2 kí tự đầu tra bảng THIẾT BỊ. Ví dụ: 

A5TQ => GIẤY; CATM => CANON

Công thức (2): KHÔ GIÂY. Nếu chữ cái đầu của MÃ VT-TB là A thì KHÔ GIÂY là 2 kỷ tự đầu của MÃ VT-TB, ngược lài thì để trông.

Công thức (3): CÔNG VIỆC: Nếu là giấy thì ghi là MUA, ngược lại thì ghi BẢO TRÌ.

Công thức (4): Đơn giá giấy phụ thuộc khổ giấy (2 kí tự đầu của MÃ VT-TB) và loại giấy (2 kí tự cuối của MÃ VT-TB); Đơn giá thiết bị phụ thuộc vào loại máy (2 kí tự đầu của MÃ VT-TB)

Công thức (5): Thành tiền = số lượng * Đơn giá.

Yêu cầu bổ sung: Tính tổng chi phí cho Giấy (6) và cho Thiết bị (7).

Bạn đọc tự viết các công thức (1) -ỉ- (7).

Để tính tổng chi phí cho loại giấy khổ A4 với số lượng từ 4 Ram trở lên chúng ta phải xây dựng một bảng tiêu chuẩn có 2 cột với tiêu đề cột giống như tiêu đề cột trong bảng dữ liệu chính ở trên. Giả sử bảng tiêu

chuẩn này được đặt tại khối B20:C21. Công thức được viết là:

=DSum (A2:H10, “Thành ”, B20:C21)

Hoặc =DSum(A2:H10, 8, B20:C21)

(vì cột Thành tiền có thứ tự cột là 8 trong vùng được xét - CSDL)

Liíu ý; Khi xác định CSDL thì phải chọn cả dòng tiêu đề của các cột. Tốt nhất, tiêu đề của các cột chỉ nên đặt trên 1 dòng. Trong trường hợp có các ô ghép, MS Excel thực hiện sẽ không chính xác, hoặc có thể sẽ không thực hiện được!

Trong các trường hợp như vậy, chúng ta nên thêm dòng tiêu đề phụ ngay trên các dòng dữ liệu, đặt tiêu đậ» cho các cột là A, B, c,… chẳng hạn. Khi hoàn thành công việc thì giấu chúng đi. Ví dụ:

//</< nit) 7: Ap dụng các hàm xử lý ngày giờ: Month, Year, VLookup, Sumlf, Int, Mod, DSum, DCount..

** Vì bảng dữ liệu có các cột ghép ( và Hệ và các ỗ

ghép nên chúng ta đã bổ sung thêm dòng tiêu đề phụ A, B, c,… Khi h thành công việc thì có thể giấu dòng này đi.

- Giả thiết là tính đến hết ngày 31 tháng 10 của năm 2000. Giá tn này được ghi ở ô K3.

- Hệ số phụ cấp thâm niên (PCTN) được tính như sau: Cứ 3 năm '-1 được cộng thêm hệ số 0.24; nếu dư từ 2 năm 6 tháng trở lên òì cũng được cộng thêm hệ số 0.24.

- Tiền lương = (Hệ số lương + PCCV + PCTN) * 350,000đ / 22 • Ngày công. Làm tròn kết quả tới hàng trăm.

- Bổ sung: Cho biết số người có trên 20 năm thâm niên công tác nã Tiền lương dưới 2 triệu đồng.

Giả sử, chúng ta đặt tên cho bảng danh mục CHỨC vụ VÀ PHI CẤP, gồm khôi các ô C18:F24, là ChucVu.

Công thức (1), ô D7: = Vlookup(C7, ChucVu, 2, 0)

(2) , ô F7: =Year ($K$3 - E7 ) - 1900. Hoặc =DateDif(E7, $K$3,”Y”)

(3) , ô G7: =Month($K$3-E7)~ 1. Hoặc Mod(DateDif(E7, $K$3, ”M ”),12)

(4) , ÔI7: =VLookup(C7, ChucVu, 4, 0)

(5) , ô ↵7: =Int (F7/3) * 0.24 + If (And(Mod(F7,3)=2, G7>=6), 0.24, 0)

(6) , ô L7: =Round ((H7+I7+↵7) * 350000 / 22 * K7, -2)

(7) , ô C15:=CountA (B7:B14)

(8) , ô L15:=Sum (L7:L14)

(9) , ô ↵19: =SumIf (C7:C14, “*GĐ”, L7:L14)

(9), ô ↵20: =SumIf (C7:C14, “?P”, L7:L14)

Để thực hiện yêu cầu bổ sung thì cần tạo một bảng tiêu chuẩn 2 cột 2 dồng: 1 cột tên là F và 1 cột tên là L, dòng 2 có các giá trị tương ứng >=20; <2000000. Giả sử bảng tiêu chuẩMlày được đặt trong khối H2LI2 Công thức được viết như sau:

=DCount (A6:L14, 8, H2LI2)

Hot hip 8:ưng dụng các hàm xử lý thời gian: Date, Day, Month, Year; If, Sumlf, Vlookup; phép nối chuỗi (&). Đây là bài tập rất có ý nghĩa thực tiễn. Công thức xác định ngày tháng nâng lương lần tiếp theo sẽ giúp người đọc hiểu sâu sắc hơn các hàm của Excel.

A B 1 c 1 D E F 1 6 H ỉ ↵ K L M

1

2

3 DANH SACH CONG CHỨC VIEN CHỨC HIỆN CÓ CỦA TRUNG TÂM TẠI THỜI ĐIỂM 01/01/2006

Lương Cơ bản: 450,000 đổng

4 Số

TT HỌ VÀ TÊN MÃ

c.vụ TÊN

CHỨC VỤ NGẠCH BẬC NGÀY XẾP LƯƠNG TẾN

NGẠCH HỆ SỐ LƯƠNG HỆ SỐ PCCV LƯƠNG

THÁNG Ngày xếp lương lần sau

5 1 Nguyễn Huy HoàngGĐ (1) 01.003 05 01/06/03 (2)(3) (4) (5) (6)

6 Hồ Thị Cẩm Đào PGĐ 01.004 10 15/06/03

7 Nguyên Hoàng Thanh TP 01.004 07 15/09/04

8 Đăng Thái Bình pp 01.005 06 01/06/04

9 ♦ Trương Vĩnh Long cv 01.010 13 15/09/05

10 Mai Thị Bích NV 01.008 11 01/03/05

11 1 DANH SÁCH NÀY GỐM có: (7) NGƯỜI (8) (9) (10)

12

13 NGẠCH LƯƠNG ccvc DANH MỤC CHỨC vụ VÀ PHỤ CẤP NGẠCH - BẬC - HỆ số

14 NgạchTên Ngạch MÃ cv TẺN CHỨC VỤ PCCVNgạch-Bậc Hệ sô

15 01.003 Chuyên viên GĐ Giám đốc 0.7001.003-05 2.82

16 01.004 Cán sự PGĐ Phó giám đô'c 0.6001.004-07 2.18

17 01.005 KTV đánh máy TP Trưởng phòng0.40 01.004-10 2.55

18 01.008 NV văn thư pp Phó phòng 0.3001.005-06 2.30

19 01.010 Lái xe cơ quan cv Chuyên viên 0.0001.008-11 2.12

20 NV Nhân viên 0.00 01.010-13 3.02

tí

©

- Cách nhập: Các mã ngạch bậc do không tham gia vào các phép toán số học nên chúng được nhập vào dưới dạng văn bản, tức là bắt đầu bởi dấu nháy đơn.

- Ngày tháng năm phải được nhập vào một cách đúng đắn. Cách đơn giản nhất là nhập theo dạng ngày - tên tháng - năm, rồi định dạng chúng theo quy cách dd/mm/yy. Ví dụ, 15/09/2004 được nhập là 15- Sep-04.

- Giả sử đặt tên cho 3 bảng danh mục ở phía dưới tuần tự là: NGACH, CHUCVU, và HESO.

Công thức (1), Tên chức vụ, ô E5: =Vlookup (D5, CHUCVU, 2, 0)

(2) (ô 15): =Vlookup (F5, NGACH, 2, 0)

(3) (ô ↵5): =Vlookup (F5 & & G5, HESO, 2, 0)

(4) (ô K5):=Vlookup (D5, CHUCVU, 3, 0)

(5) (ô L5): = (↵5 + K5) * $↵$3

(6) , Ngày xếp lương lần sau là 3 năm đối với các ngạch mà bậc lương khởi

điểm (tức là hệ số lương bậc 1) của ngạch đó từ 1.78 trở lên; và 2 năm đối với các ngạch còn lại. Trong bài tập này, ngày xếp hệ số lương mới lần sau là 3 năm đối với ngạch chuyên viên (01.003) và cán sự (01.004); 2 năm đối với các ngạch còn lại. Như vậy, ngày xếp lương mới có cùng ngày, cùng tháng với ngày xếp

lương lần trước đó và có năm là năm lần trước đó cộng 3 hoặc 2. Công thức cho ô M5 là:

= Date (Year (H5) + If (Or (F5=“01.003”, F5=“01.004”), 3, 2). Month (H5), Day (H5))

(7) (ô Gil), đếm sốccvc trong danh sách: =CountA (B5:B10)

(8) (Ô ↵11): =Sum(↵5:↵10) Chép sang 2 Ô K11 (9) và LI 1 (10).

- Yêu cầu bổ sung: Đếm số lượng c được nâng lương mới trong năm 2006. Cách đơn giản là tạo thêm cột trung gian ghi lại năm xếp lương lần sau của các ccvc, giả sử là cột N (các ộ N5:N10): =Year(M5). Công thức đếm số lượng ccvc được nâng lương trong năm 2006 là

=CountIf (N5:N10, “2006”)

Chương 5

CÁC THAO TÁC KHÁC

§5.1. Tìm kiếm và thay thế

Người sử dụng có thể tìm kiếm giá trị hay 1 phần của giá trị trong bảng tính (Sheet) hoặc trong tất cả các Sheet của file Excel đang làm việc; hoặc muốn tìm và thay thế dãy ký tự này bằng dãy ký tự khác. Thao tác đơn giản là: → Edit →

Find (hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl+F), rồi nhắp chuột vào nút Option » I hộp thoại hiển thị lên có dạng như sau:.

Find what: No Format Set k.. FormaEiTI*)!

1 Within: iSheetV 1 1 Match case

: □ Match entire cell contents

↵ Search: By Rows V

i

ị Look, in: Formulas V- 1 Options « 1

I F↵nd All I Ị Find Next I [ Close

- Hãy nhập giá trị cần tìm vào vùng Find what. Ví dụ, Nguyễn.

- Within: Phạm vi tìm kiếm trong bảng hiện tại (Sheet) hoặc trong toàn bộ file hiện tại (Book).

- Search: Cách tìm. Theo từng hàng (By Rows) hoặc theo từng cột (By

Columns).

- Look in: Tim giá trị chỉ trong các trự(5*hằng (Values), trong cả các công thức (Formulas), hay trong cả các chú thích (Comments).

- Match case: Phân biệt chữ hoa với chữ thường.

- Match entire cell contents: Tìm trùng khớp với nội dung của ô.

- Find All: Tim tấVcả và liệt kê kết quả tìm được ở bảng dưới.

- Find Next: Tìm lần xuất hiện tiếp theo.

- No Format Set: Dãy chữ cần tìm không có định dạng (mặc định).

- Format: Giá trị đã được định dạng. Ví dụ, tìm những ô có giá trị 100 được định dạng là #,##0 “USD” thì chỉ những ô có giá trị 100 được định dạng có chữ USD ở cuối mới được tìm thấy.

- Close: Đóng hộp thoại này, kết thúc việc tìm kiếm

Để thực hiện việc thay thế các giá trị tìm được bằng giá trị mới, tại hộp thoại này hãy chọn thẻ chức năng Replace, hoặc tổ hợp phím nóng Ctrl+H.

Replace All Replace Find All ; Find Next 1 1 Close

- Replace with: Giá trị thay thế. Ví dụ, thay thế chữ Nguyễn bằng chữ Dương, thi Find what: Nguyễn và Replace with: Dương.

- Replace: Đồng ý thay thế trường hợp tìm thấy hiện tại.

- Replace All: Tự động thay thế tất cả, không cần hỏi.

Việc thay thế cũng có thể được thiết lập định dạng thông qua nút lệnh Format, như đã trình bày ở trên.

§5.2. Biểu đồ

Biểu đồ (Chart) được sử dụng rất rộng rãi để xem xét sự biến thiên của một dãy số dưới tác động của một đại lượng khác, hoặc mối quan hệ giữa các đại lượng hay tỷ trọng của íững thành phần trong một tổng thể. Nói chung, các mối-tương quan giữa các đại lượng thống kê khi được mô

tả thông qua các biểu đồ thì chúng sẽ sinh động hơn so với cách thể hiện bằng những con số có giá trị lổn và khô khan.

5.2.1. Ý nghĩa của cấc loại biểu đồ

1. Biểu đồ hình dây (Line)'. Phản ảnh sự biến thiên của một dãy số dưới tác động của một đại lượng khác. Ví dụ: Phản ảnh sự biến động giá cả tiêu dùng theo các tháng trong năm; Biến động doanh thu theo chi phí quảng cáo; Biến đổi thời tiết, hay lượng mưa trung bình qua các năm .V.V….

2. Biểu đồ hình cột (Column, Bar hoặc Bar-3D): Phản ảnh môi tương quan giữa các dãy số, thích hợp cho việc thể hiện so sánh các đại lượng qua các thời kỳ. Ví dụ: số sinh viên nhập học và tốt nghiệp qua các năm; Giá trị sản xuâ"t công nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh qua các năm (2000-2007) chia theo thành phần kinh tế v.v…

3. Biểu đồ hình bánh (Pie): Phản ảnh tỷ trọng của các đại lượng trong tổng thể, thích hợp cho việc thể hiện các giá trị về cơ câu (các đại lượng tương đối). Ví dụ: Tỷ trọng thu nhập quốc nội (GDP - Gross Domestic Product) của các ngành

kinh tế quôc dân; Tỷ lệ các hộ nghèo, đói chia theo các mức thu nhập; hoặc Cơ câ"u tài sản cố định của ngành công nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh qua các năm (2000-2007) chia theo thành phần kinh tế v.v…

4. Các dạng biểu đồ khác (Area, Cylinder, Cone, Paramỉd)

Trong từng loại biểu đồ còn có nhiều cách thể hiện khác nhau: theo không gian 2 chiều hoặc 3 chiều v.v…

5.2.2. Các thao tác vẽ biểu đồ

Chúng ta hãy xem xét bảng số liệu thông kê về số lượng lao động ngành công nghiệp TP.HỒ Chí Minh từ năm 2000 đến năm 2007. Biểu đồ về sự tăng giảm lao động qua các năm nên được thể hiện bằng các đường vẽ (Lines)', về quy mô lực lượng lao động nên được thể hiện bằng hình cột (Columns)', và về cơ cấu lao động theo ngành sản xuâ"t hay thành phần kinh tê" (thì) nên được thể hiện bằag hình bánh ( 

A I B I c I D I E I F I G

↵_ LAO ĐỘNG SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP

PHÂN THEO THÀNH PHAN KINH TẾ VÀ NGÀNH CÔNG NGHIỆP 3 í Đơn tính: người

4 Năm 2000 2001 2002 2003 2004 2005

5 Tổng số 677,343 717,492 809,419 897,948 980,1701,044,203

6 Phân theo thành phần kinh tế

7 1. Kinh tế nhà nước183,227 147,878 155,917 162,492166,092 146,335

8 2. Kinh tế ngoài nhà nước 343,161 406,216 446,782 479,802519,452 567,577

9 3. Kinh tế có vốn đầu tư nưđc r 150,955 163,398 206,720255,654 294,626 330,291

10 Phân theo ngành kinh tế

Ĩ1 1. Công nghiệp khai thác 4,364 5,372 3,515 3,990 3,026 2,636

12 2. Công nghiệp chế biến 655,648 704,657 797,924 884,149966,812 1,030,498

13 3. Sản xuất, phân phối điện, kl 17,331 7,463 7,980 9,809 10,33211,069

(Số liệu Niên Giám Thống Kê, Cục Thống kê TP.HCM năm 2007)

chọn $A$4:$G$9, các dòng hay cột không dùng thì giấu chúng đi). Đánh

dấu chọn Rows nếu chọn dãy biến thiên theo dòng, hay Column nếu chọn dãy biến thiên theo cột. Dãy biậa thiên dữ liệu thường được bố trí theo dòng. Trong ví dụ này chứng ta chọn Rows. Nhấn nút

Next để đi tiếp bước 3, hoặc BackỊ để quay lại bước 1. 

Bước 3:Xác định tiêu đề (Titles) cho biểu đồ ( Title), cho trục

hoành(X-Axis), trục tung (Y-Axis) và chiều sâu (.Loại giá trị trên

các trục (Axes); Đường kẻ (Gridlines); Chú giải và vị trí đặt (Legend Placement); Nhãn dữ liệu (Data Labels);Bảng dữ liệu (Data Nhấn

nút Next để đi tiếp bước 4, hoặc Back để quay lại bước 2, hoặc Finishl để hoàn tất biểu đồ.

Bước 4:Xác định nơi vẽ biểu đồ, mặc định là trên Sheet đang chứa

dữ liệu. Thông thường người ta bỏ qua bước 4, nhấn nút tất. Với bảng dữ liệu thông kê nói trên và chọn biểu đồ hình cột, qua 3 bước xác định chúng ta dễ dàng thu được biểu đồ như hình dưới đây:

2000

□ 1. Kinh tế nhà nưđc

§5.3. Chèn các đôi tượng vào bảng tính

Hoàn toàn tương tự như trong Microsoft Word, trong file bảng tính Excel chúng ta cũng có thể chèn thêm các đối tượng như: ký hiệu 'Symbol), tranh ảnh (Picture), chữ nghệ thuật (WordArt), hình vẽ Drawing) và các đối tượng khác… (Xem

Chựơng 4, Phần Các thao tác chèn các đối tượng sẽ không được trình baỹ lại trong phần này.

§5.4. Sắp xếp bảng tính

'Trong nhiều trường hợp, chúng ta muốn quan sát bảng tính theo giá trị tăng hay giảm dần của một số cột nào đó. Ví dụ, trong bài tập 1, chúng ta muốn kết quả thi các môn của sinh viên được sắp xếp giảm dần

theo giá trị của cột “ Điểm trung bình”. Trong bài tập 2 chúng ta muốn sắp xếp theo cột “Tiềnphòng” giảm dần. Trong bài tập 8 chúng ta lại muốn sắp xếp danh sách ccvc trong phòng theo số năm thâm niên công tác giảm dần, và trong số những người có cùng số năm công tác như nhau thì sắp xếp theo mức “ Lương tháng" tăng dần, v.v…

Thao tác sắp xếp bảng tính như sau:

- Xác định khôi các ô cần sắp xếp. Lưu ý xác định cả các ô có liên quan để tránh tình trạng “ Râu ông nọ căm cằm bà dữ liệu của một dòng sau khi sắp xếp thì lại trở thành dữ liệu của dòng khác. Nếu không có các cột gộp thì nên xác định khối sắp xếp có cả dòng tiêu đề cột. Nếu tiêu đề cột có các ô gộp thì không nên “bôi đen” dòng tiêu đề!

Ví dụ, trong Bài tap2. để sắp xếp doanh thu Tiền phòng từ cao đến thâ"p, thì khối cần sắp xếp được xác định là A3:K8 (có cả dòng tiêu đề cột).

- → Data → Sort → Xác định thứ tự sắp xếp trên cột thứ nhất

(Ascending tăng dần; Descending giảm dần). Nếu cùng giá trị trên cột thứ nhất thì sắp xếp giá trị tăng hay giảm dần theo cột thứ 2 (Then By), v.v… → OK.

Hộp thoại thông số sắp xếp hiện ra như hình bên.

Nếu khối dữ liệu cần sắp xếp có chứa dòng tiêu đề cột thì cần phải đánh dấu chọn mục: © Header row.

Nếu khối dữ liệu cần sắp xếp không chứa dòng tiêu đề cột thì cần phải đánh dấu chọn mục: © No header row.

Ví dụ, trong Bai tapl, để sắp xếp kết quả thi theo điểm trung bình từ cao đến thấp, hoặc tương đương là, thứ hạng của các sinh viên dựa thec điểm trung bình là từ thấp đến cao, thì khối dữ liệu cần sắp xếp là A4:H8 (không có dòng tiêu đề

cột vì các dòng tiêu đề có chứa các cột Trong hộp thoại sắp xệ"p, chúng ta đánh dâ"u vào mục: 

Cột để chọn sắp xếp là cột F (. trung bình) và thứ tự sắp xếp là giảm dần (® ); hoặc chọn cột sắp

xếp là H (Xếp hạng) với thứ tự sắp xếp là tăng dần (© Ascending).

Lưu ý: Khối dữ liệu cần sắp xếp phải chứa các cột sắp xếp. Trong ví dụ trên, chúng ta phản chọn khôi là A4:H8 là vì cần sắp xếp thứ tự theo cột H.

Nếu sắp thứ tự theo cột F thì cũng có thể chỉ xác định khôi là A4:F8 là đủ, vì cột G và cột H đều được tính toán dựa trên cột F.

§5.5. In bảng tính

Thao tác in bảng tính chỉ có 1 trang rất đơn giản. Chỉ cần nhắp chuột vào nút chức năng có hình chiếc máy in trên thanh công cụ Standard của Microsoft Office là có thể in văn bản của bảng tính. Tuy nhiên, với bảng tính lớn, phải in trên nhiều trang in thì cách in như trên không đảm bảo có được trang in hoàn hảo, vì máy sẽ in hết toàn bộ dữ liệu của bảng tính trên khổ giấy mặc định của máy in theo hướng từ trên xuống dưới và từ trái qua phải, in đủ số cột cần in trên 1 trang, trong khi chúng ta có thể muốn in tiêu đề cột, cũng như các cột chủ từ của mỗi trang là giống nhau.

Như vậy trước khi in chúng ta cần phải thiết lập các thông số in: Vùng dữ liệu cần in; khổ giấy in, hướng in, các lề, các dòng làm tiêu đề cột Column header: Row to repeat at top), các cột làm chủ từ cho các dòng Row header: Column to repeat at left); bổ sung thêm tiêu đề đầu hay cuối trang; số thứ tự trang in… đồng thời xem văn bản trước khi in xem có cân đối hay không. Các bước tiến hành in nhu sau:

1. Xác định vùng dữ liệu cần in:

• Chọn khối (bôi đen) các ô cần in

• → File → Print Area → Set Print Area

2. Thiết lập khổ gĩấy, lề và các thông số khác

Khổ giấy và lề được xác định thông qua các thẻ Page và Margins. Tiêu đề đầu và cuối trang in được xác định thông qua thẻ Header/Footer. Các dòng làm tiêu đề cột tại Rows to repeat at top; và các cột chủ từ được xác định tại Columns to repeat at left.

3. Xem trước khi in: Nhắp nút Print Preview.

4. In: Nhắp nút Print hoặc File → Print.

Chương 6

Cơ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

§6.1. Trích lọc dữ liệu

Lọc dữ liệu (Data Filter) nghĩa là chọn ra các dòng của bảng tính thoả mãn các tiêu chuẩn nào đó. Microsoft Excel cung cấp 2 phương pháp lọc, đó là: lọc tại chỗ (AutoFilter), lọc và trích xuất ra một nơi mới, còn gọi là lọc cải tiến hay lọc nâng cao (Advanced. Filter).

6.1.1.Lọc tại chỗ (hay lọc tự động AutoFilter)

Lọc tại chỗ là việc chọn và đánh dấu các dòng của khối dữ liệu (có chứa cả dòng tiêu đề các cột, Microsoft Excel gọi khối dữ này là cơ sở dữ liệu -CSDL) thỏa mãn các tiêu chuẩn chọn lọc; số thứ tự các dòng

này được hiển thị bằng màu xanh. Các dòng không thỏa mãn tiêu chuẩn sẽ được che giấu đi. Các thao tác tiếp theo (các tính toán, in, tổng hợp v.v…) sẽ chỉ tác động trên các dòng dữ liệu đã được chọn lọc.

Thao tác:

- Xác định khối các ô làm CSDL

- → Data → Filter → AutoFiler

Tại góc phải dưới của mỗi tiêu đề cột, MS Excel hiển thị một nút Combo box ẸỊ để chọn 1 số các giá trị trong danh sách giá trị hiện có của cột dữ liệu.

SỐ xe số Lg Lộ trình Đơn giá Cước phí Ngày đi Ngày đếnT.GIAN Thưởng

50-9553 2 NHA TRANG 6,000 31,500 03/05/02 05/05/02 2

50-6530 3 HÀ NỘI 4,000 40,000 ■0ITO5/02 07/05/02 6

51-1111 6 NHA TRANG 3,000 6,000 06/05/02 06/05/02 1

52-1234 5 HÀ NỘI 10,000 30,000 10/05/02 16/05/026

52-2222 10 LÀO 3,000 18,000 20/05/02 26/05/02 6

51-1235 5 LÀO 10,000 50£G0 21/05/02 27/05/02 6

50-6543 3 HÀ NỘI _ 25,000 250,000 25/05/02 30/05/025

Giả sử chúng ta có “ Bảng theo dõi và tính cước phí vận như trên, với

các cột Sô' xe, Số lượng chuyên chở (Sô' Lg), Lộ trình, Đơn giá, Cước phí, Ngày đi, Ngày đên, Thời gian đi (T.GIAN), và Thưởng. Cả bảng dữ liệu trên được gọi là CSDL. Sau khi chọn CSDL, → Data → Filter → AutoFilter thì máy hiển thị như hình trên.

3 ễisó xe

F Sò Ls

_R Lổ trình

1 E ĐƠ11 tun

F Cước phí

F Ngàv đi

‘ FI Ngàv đến F T.GIAN

0 Tliưỏng

4 50-9553 Sort Ascending Sort Descending 0,000 31,50003/05/02 05/05/02 2

5 50-05 30 4,000 40,000 01/05/02 07/05/02 0

6 51-1111 3.000 6.000 0Ó/Q5/02 06/05/02 1

7 52-1234 (Top 10…)

(Custom.)

HA0NOÃI

LAGO

NHA 7RANG

TfHA↵NOl 10,000 30.000 10/05/02 16/05/02 0

8 52-2222 3 000 18.000 20/05/02 26/05/02 0

9 51-1235 10,000 50,000 21/05/02 27/05/020

10 50-0543 25,000 250.000 25/05/02 30/05/025

Nhắp chuột vào nút mũi tên của cột Lộ trình, một danh sách lựa chọn giá trị sẽ được xổ xuống như sau:

Sort Ascending và Sort Descending dùng để sắp xếp CSDL theo thứ tự tăng hoặc giảm dần tương ứng của cột này. (All): hiển thị tất cả các dòng của bảng; (Top 10…): hiển thị 10 dòng đầu tiên; HÀ NỘI: hiển thị các dòng (mà) cột có giá trị là chữ HÀ NỘI… (Custom…): cho phép người sử dụng định nghĩa tiêu chuẩn chọn lọc. Hộp thoại tiêu chuẩn được hiển thị như sau:

Ô bên trái dùng để xác định phép so sánh: equals: bằng; does not equal: khác; is greater than: lớn hơn; is less than: nhỏ hơn v.v…

Ô bên phải để chọn giá trị * so sánh. Có thể sử dụng dấu ? và dấu * để tạo tiêu chuẩn chọn lọc theo nhóm.

Bây giờ chúng ta muốn nghiên cứu các dòng có Lộ trình là Hà nội và Nha Trang, chẳng hạn. Nhắp chuêt vào nút chọn Lộ trình. Chọn (Custom…). Ô bên trái, dòng 1, chọn equals; ô bên phải chọn giá trị “Hà 

nội”; chọn phép liên kết là © Or; ô bên trái dòng 2 chọn equals; ô phải chọn giá trị “Nha Trang”, rồi nhấn nút OK. Kết quả là 5 dòng số liệu

được chọn.

Trong số các dòng đã chọn chúng ta có thể đặt thêm tiêu chuẩn, ví dụ, chọn các xe có biển kiểm soát 51. Hãy nhắp chuột vào Combo box tại cột Sô xe, chọn (Custom…), ô bên phải ghi 51* và OK.

Bạn có thể chép kết quả chọn này sang một bảng mới trong cùng Sheet, hoặc Sheet khác trong cùng Book hoặc sang Sheet bất kỳ của Book khác. Tuy nhiên, máy sẽ chỉ Paste các giá trị và định dạng (không paste công thức).

Để hiển thị tất cả các bản ghi (các dòng) của CSDL, hãy thao tác:

→ Data → Filter → ShowAll.

6.1.2. Lọc nâng cao (hay lọc cải tiến Advanced Filter)

Công dụng của chức năng này cũng tương tự như lọc tại chỏ, tuy nhiên nó có thêm lựa chọn cho phép người sử dụng chép kết quả sang một vùng khác trong Sheet, hay Sheet khác trong cùng hoặc khác Book.

Trước khi thực hiện thao tác lọc này cần phải xây dựng một bảng tiêu chuẩn. Cách xây dựng bảng tiêu chuẩn đã được trình bày trong Điểm 4.3.7. Mục §4.3, Chương 3.vẫn với bảng dữ liệu trên và yêu cầu chọn ra các xe biển số 50 đi Hà nội và các xe biển số 51 đi Nha Trang, thì bảng tiêu chuẩn, gồm 2 cột 3 dòng, giả sử đặt tại các ô C25:D27 được xây dựng như sau:

Các tiêu chuẩn trên cùng dòng có nghĩa là đồng thời phải thoả mãn. Các tiêu chuẩn trên các dòng thể hiện điều kiện Bảng tiêu

chuẩn này được diễn giải thành điều kiện nl↵if sau:

[LỘ TRÌNH]=“HÀ NỘI” And Left([số XE],2)=“50” Or

[LỘ TRÌNH]=“NHA TRANG” And Left([số XE],2)=“51 ”

Thao tác trích lọc dữ liệu cải tiến như sau:

→ Data → Filter → Advanced Filter → CSDL ) →

Xác định bảng tiêu chuẩn) → (Xác định nơi nhận) → OK

Criteria range: Vùng tiêu chuẩn.

0 Unique records only: Chỉ chép các dòng có giá trị khác nhau.

Giả sử cần lưu kết quả trích lọc ra vùng khác bắt đầu từ A30 thì ta chọn © Copy to another location và ghi A30 vào mục Copy to. Các

dòng (hay bản ghi - record) được chép sang vùng mới chỉ được paste giá trị và định dạng mà không được paste công thức.

§6.2. Khai thác dữ liệu từ các hệ CSDL khác

Trong nhiều trường hợp, chúng ta có thể sử dụng dữ liệu đã có của một CSDL khác. CSDL đó có thể được tạo lập bởi công cụ MS Excel. MS Access, SQL-Server, Oracle, Informix, v.v… Có 2 cách tiếp cận chính trong việc khai thác các CSDL này bằng Excel. Cách 1: sao chép dữ liệu của CSDL vào bảng tính Excel (Import Data); và cách 2 là tạo câu truy vấn để lấy dữ liệu từ CSDL và lưu kết quả truy vấn trong bảng tính Excel để xử lý. Cách thứ 2 có nhiều điểm lợi hơn vì khi dữ liệu trong CSDL được cập nhật thì dữ liệu của bảng tính Excel có thể sẽ được cập nhật theo một cách nhanh chóng và dễ dàng. ' I*

6.2.1. Sao chép dữ liệu từ CSDL khác (Import Data) → Data → Import External Data → Import Data… 

Loại nguồn dữ liệu được xác định thông qua mục Files of type. Có thể là Access Databases, ODBC (OpDataBase Connectivity), Excel Files, Text files, Lotus 1-2-3, v.v… Tên file CSDL nguồn được chọn tại mục File name. Khi chọn file là CSDL như Access, Dbase, SQL-Server, v.v… thì phải chọn một bảng (Table) hay một khung nhìn (View) trong CSDL. Sau khi chọn bảng nguồn, Excel yêu cầu xác định địa chỉ ô đặt dữ liệu trong bảng hiện thời © Existing worksheet. Người sử dụng cũng có thể hiệu chỉnh dữ liệu thông qua nút chức năng Edit query… chẳng hạn, chỉ lấy những bản ghi thỏa điều kiện nào đó. Nhấn nút OK để thực hiện việc Import hoặc nút Cancel để hủy bỏ thao tác.

Yí dụ, chọn loại nguồn là Access Databases và tên file CSDL là THCB.mdb (hệ thống quản lý học viên tin học và ngoại ngữ). Danh sách các bảng được hiện ra để lựa chọn như trong hình dưới đây:

Select Table - s’

1 - _

Name Description Modified Created Type Mị

30/03/2007 3:42:11 AM lặolíaoo58:20:00 AM TABLE

in ChamBai 30/12/2005 2:14:00 PM 15/09/200 5 8:20:00 AM table

m ChiTietCC 23/09/2005 10:52:01 PM 15/09/20058:20:00 AM TABLE -•Ị

m ChungChi 23/09/2005 10:52:07 PM 15/09/200 5 8:20:00 AM TABLE

HCoỉThi 19/06/2006 7:17:01 AM 15/09/200 5 8:20:00 AM TABLE

UCoSo 23/09/200510:52:18 PM 15/09/200 5 8:20:00 AM TABLE

M DiemThi 31/05/2006 9:22:48 15/09/20058:20:00 AM TABLE

M DotCapCC 30/03/2007 3:41:42 AM 23/09/2005 7:51:05PM TABLE V

m [ OK 1 Cancel

6.2.2.Truy vấn dữ liệu từ CSDL khác (Database Query)

Khi Import dữ liệu từ 1 bảng của một CSDL chúng ta đã tạo ra một bản sao dữ liệu của bảng đó, cho nên khi dữ liệu của bảng nguồn được cập nhật thì dữ liệu trong bảng tính Excel của chúng ta vẫn không được cập nhật. Nhằm linh động hơn, chúng ta xây dựng câu truy vân để lấy dữ liệu từ nhiều bảng trong CSDL. Thao tác:

→ Data → Import External Data → New Database Query → Chọn loại CSDL -» Chọn 1 CSDL OK.

Danh sách các bảng trong CSDL được hiển thị. Lần lượt xác định các

cột trong các bảng và nhấn nút để đưa vào cửa sổ cần lấy. Nhấn nút Next để xem kết quả; nhấn nút SQL để hiệu chỉnh câu truy vân;

HoLot Ten 1 GioiTinh 1 NqaySinh NoiSỉnh 1 SoCC:

► Nguyeón Hoaứng Anh Nam 23/04/1983 Long An 14

Phan Hoaứng Ngoùc Anh Nửừ 15/08/1984 Quaỷng Trũ 17 —↵Leõ Dủụng Ngoùc Hie-n Nủừ 10/07/1986 TP. Ho: Chớ Minh 165

HoaứngHỉrừu Hieỏu Nam 03/02/1985 ẹaờk Laờk 180

Nguyeón Thũ Haọu Hụyứnh Nửừ 04/11/1985 Bỡnhẹũnh 243

Phaùm Ngoùc Khóa Nam 01/05/1986 Bốnh ẹũnh 248

Thaựi Thu Lan Nửừ 09/11/1983 NgheọÀn 265

Nguyeón Thũ Loan Nủừ 10/10/1985 Thanh Hoựa 296

Nguyeón Thũ Lyự Nửừ 27/09/1985 Haứ Túnh 311

AZa Tur. TU…*. HI .Vi ni /ni >1QOO n.'. OAA

£

Isele

Select View Criteria to show/edit criteria limiting records shown

NUM

Đóng cửa sổ Query; xác định nơi nhận kết quả truy vấn rồi nhấn OK.

§6.3. Tổng hợp dữ liệu từ bảng tính

Khi đã có bảng dữ liệu đầy đủ, việc phân tích và tổng hợp để khai thác dữ liệu đó là rất quan trọng và rất cần thiết.

6.3.1. Tạo dòng tổng hợp (Subtotal)

Dòng tổng hợp, hay còn gọi là dòng tổng con theo nhóm, thường được sử dụng để phản ánh thông tin tổng hợp của từng nhóm đối tượng. Dòng tổng hợp có thể là các dòng thống kê: tổng số (Sum), số lượng (Count), giá trị lớn nhất (Max) hoặc nhỏ nhất (Min) hay trung bình cộng (Average), tích số (Product), phương sai (Var) và độ lệch chuẩn (StdDev) của các đối tượng trong từng nhóm. Để có thể áp dụng thao tác này, trước hết cần phải sắp xếp bảng tính theo từng nhóm.

Ví dụ, chúng ta muôn thông tin về số chuyến hàng, tổng cước phí và số lượng hàng, cũng như cước phí và số lượng hàng trung bình mỗi chuyến chia theo từng

lộ trình. Như vậỹ", chúng ta sẽ sắp xếp các chuyến nàng theo lộ trình, tiếp theo, tạo 3 dòng tổng hợp: Count, Sum và Average 

trên mỗi nhổm.

Thao tác tạo tổng nhóm:

- Xác định khôi các ô cần xây dựng tổng nhóm. Khối này cần có các tiêu đề cột và đã được sắp xếp trên cột tạo nhóm.

- → Data -^Subtotals → chọn cột tạo nhóm (tại mục At each change in)

→ chọn hàm nhóm (tại mục Use Function)-^ đánh dấu các cột áp dụng hàm tổng nhóm → OK

0 Replace current subtotal: Thay thế tổng nhóm hiện thời. Để có nhiều dòng tổng nhóm thì không đánh dấu vào mục này.

0 Summary below data: Dòng tổng nhóm đặt dưới các dòng dữ liệu.

6.3.2. Bảng kết hợp (Consolidate)

Consolidate là bảng tổng hợp được tạo lập bằng cách áp dụng một hàm thống kê trên các giá trị tương ứng của một số bảng. Điều này là rất tiện lợi khi chúng ta có nhiều bảng có cấu trúc giống nhau. Ví dụ, chúng ta có các bảng báo cáo thống kê về tình hình nhân khẩu và hộ khẩu của 24 quận huyện trong Thành phố (24 bảng có cùng cấu trúc). Bằng phương pháp thông thường, chúng ta viết các công thức cộng xuyên 24 bảng dữ liệu thành một bảng. Đây là một công việc rất mệt mỏi và tôn thời gian. MS Excel cung cấp công cụ tổng hợp này rất tiện lợi. Các bước thực hiện như sau:

1. Xây dựng các khối dữ liệu cần kết hợp.

■ Cần đảm bảo rằng các khôi dữ liẹíT đều có tiêu đề cột ở dòng đầu tiên, không chứa cột hay dồng trống.

■ Đặt mỗi bảng trong một Sheet riêng biệt, và cũng không đặt bảng kết hợp trên cùng Sheet \*ổi dữ liệu.

■ Nếu tạo bảng kết hợp theo vị trí thì các khối dữ liệu phải có 

cùng cấu trúc, có số dòng, số cột như nhau. Nếu kết hợp các bảng theo loại (Category)thì phải đảm bảo các tiêu đề dòng và cột phải được viết giông nhau bằng chữ in hoa.

■ Nên đặt tên cho các khối dữ liệu.

2. Đặt con trỏ vào ô cần đặt bảng kết hợp.

3. Vào menu Data, chọn Consolidate.

4. Chọn hàm kết hợp tại mục Function.

5. Xác định khôi dữ liệu hoặc viết tên của khối dữ liệu vào mục Reference rồi nhân nút Add. Lặp lại cho tất cả các khối.

6. Nếu muốn bảng kết hợp được tự động cập nhật dữ liệu khi dữ liệu nguồn bị thay đổi thì đánh dấu vào ElCreate links to source data.

7. Để có tiêu đề cột cho bảng kết hợp thì phải đánh dấu vào 0Top row trong mục Use label in.

8. Nhâ"n nút lệnh OK để hoàn tất.

6.3.3. Bảng tổng hợp (Pivot Table) hay tham chiếu chéo

PivotTable là bảng tổng hợp phân tích môi quan hệ giữa các cột dữ liệu. Ví dụ, chúng ta muốn biết số lượng và cước phí vận chuyển của từng loại biển số xe chia theo các lộ trình: Xe biển số 50 đi Hà nội vận chuyển được bao nhiêu hàng với cước phí bao nhiêu? đi Nha Trang, Lào,… là bao nhiêu? Tương tự, loại xe biển số 51, 52 vận chuyển đi các nơi là bao nhiêu? Cột dữ liệu (mà) chúng ta coi đó là đối tượng chính để phản ánh được gọi là cột chủ từ (Sub↵ect). Cột (mà) giá trị của nó được dùng làm tiêu đề cho bảng tổng hợp, là tiêu chí cho sự phân tổ của bảng được gọi là cột tân từ (Predicate).

Thao tác tạo bảng tổng hợp dữ liệu như sau:

- Xác định khôi dữ liệu nguồn. Khối nay cần có cả dòng tiêu đề cột nhằm xác định thông tin trên cột chủ từ (cho dòng) và tân từ (cho cột). Trong khối dữ liệu nguồn, cột được gọi là trường (Field.) và dòng là bản ghi (Record). Ví dụ, chọn khối A3:↵ 14^r Bảng tính cước phí vận tải.

-→ Data → PivotTable and PivotChart Report → © PivotTable

Next → Next (nếu đặt bảng tổng hợp trên Worksheet hiện tại thì chọn © Existing worksheet và xác định địa chỉ ô đặt bảng) → Finish.

- Kéo-thả tên Field từ danh sách PivotTable Field List vào vùng Drop Row Field Here để làm chủ từ (giá in trên các dòng trong dụ này chúng ta kéo-thả field Lộ trình); kéo-thả field vào vùng Drop Column Field Here để làm các cột tân từ (giá trên các cột trong ví dụ này chúng ta kéo-thả field Biển sô) và kéo-thả field có số liệu để phân tổ vào vùng Drop Data Items Here (trong dụ này chúng ta kéo- thả field Cước phí). Bảng tổng hợp kết quả như hình dưới đây:

Sum of CƯỚC PH Biển số

LỘ TRÌNH 50 51 52 Grand Total

CAMPUCHIA 40,000 40,000

HÀ NỘI 60,000 50,000 110,000

LÀO 125,000 250,000 375,000

ĐÀ NẨNG 20,000 20,000

NHA TRANG 6,000 18,000 24,000

PLEIKU 31,500 31,500

QUY NHƠN 40,000 40,000

Grand Total 97,500 163,000" 380,000 640,500

Hàm tổng hợp được sử dụng có thể là một trong số các hàm thống kê: Sum, Count, Average, Max, Min, Product, Var, StdDev, mặc định là hàm tổng (Sum). Có thể thay bằng mộtTiàm khác bằng cách, nhắp chuột phải vào ô “Sum of Ctfổc phí”, chọn Field Settings, rồi chọn 1 trong các

Bấm trỏ chuột vào tên hàm để chọn hoặc bỏ chọn. Có thể đánh dấu chọn nhiều hàm. Mỗi hàm sẽ tạo một cột tổng hợp theo chiều ngang trên nhóm theo cột lớn.

Ví dụ, chúng ta chọn hàm Sum và Count. Sau mỗi cột

50, 51, 52… là 2 cột XX Sum và XX Avera; ở đây XX là tiêu đề cột lớn 50,

51, 52 v.v…

Ôn tập Chương 6: Chương 6 đã giới thiệu:

1. Trích lọc dữ liệu (lọc tại chỗ và lọc nâng cao)

2. Khai thác CSDL (Import dữ liệu và Truy vấn CSDL khác)

3. Tổng hợp (Tạo các dòng Summary - SubTotal, Bảng kết hợp - Consolidate, Tổng hợp hay tham chiếu chéo - Pivot Table)

PHẦN IV

INTERNET

Chương 1

KHÁI NIỆM INTERNET

1.1. Lịch sử phát triển

Internet ngày nay là một mạng toàn cầu, bao gồm hàng chục triệu người sử dụng, được hình thành từ cuối thập kỷ 60 từ một thí nghiệm của Bộ quốc phòng Mỹ. Tại thời điểm ban đầu đó là mạng ARPANET của Ban quản lý dự án nghiên cứu Quốc phòng. Mạng cho phép một máy tính bất kỳ trên mạng liên lạc với mọi máy tính khác.

Khả năng kết nối các hệ thống máy tính khác nhau đã hấp dẫn mọi người, và đây cũng là phương pháp thực tế duy nhất để kết nối các máy tính của các hãng khác nhau. Kết quả là các nhà phát triển phần mềm ở Mỹ, Anh và Châu Âu bắt đầu phát triển các phần mềm trên bộ giao thức TCP/IP (Protocol - giao thức được sử dụng trong việc truyền thông trên Internet) cho tất cả các loại máy. Điều này cũng hấp dẫn các trường đại học, các trung tâm nghiên cứu lớn và các cơ quan chính phủ, những nơi mong muốn mua máy tính từ các nhà sản xuất, không bị phụ thuộc vào một hãng cố định nào.

Bên cạnh đó các hệ thống cục bộ LAN (Local Area Network) bắt đầu phát triển cùng với sự xuất hiện các máy để bàn (Desktop 1983. Phần lớn các máy để bàn sử dụng Berkeley UNIX, phần mềm cho kết nối TCP/IP đã được coi là một phần

của hệ điều hành này. Một điều rõ ràng là các mạng này có thể kết nôi với nhau dễ dàng.

Ngày nay, Internet đã được phát triển hết sức nhanh chóng, rộng rãi khắp toàn cầu, phục vụ đắc lực cho việc trao đổi thông tin trong mọi lĩnh vực nghiên cứu, giáo dục, thương mại, thể thao,… và giải trí.

1.2. Tổ chức của Internet

Internet là một liên mạng, tức là rrrạng của các mạng con. Vậy đầu tiên là vấn đề kết nốì-hai mạng con. Để kết nối hai mạng con với nhau,

có hai vấn đề cần giải quyết, về mặt vật lý, hai mạng con chỉ có thể kết nôi với nhau khi có một máy tính có thể kết nối với cả hai mạng này. Việc kết nối đơn thuần về vậy lý chưa thể làm cho hai mạng con có thể trao đổi thông tin với nhau. Vậy vấn đề thứ hai là máy kết nôi được về mặt vật lý với hai mạng con phải hiểu được cả hai giao thức truyền tin được sử dụng trên hai mạng con này và các gói thông tin của hai mạng con sẽ được gửi qua nhau thông qua đó. Máy tính này được gọi là Internet Gateway hay Router.

Hai mạng Net 1 và Net 2 kết nối thông qua Router R.

Khi kết nối đã trở nên phức tạp hơn, các máy Gateway cần phải biêt về sơ đồ kiến trúc của các mạng kết nối. Ví dụ trong hình sau đây chc thấy 3 mạng được kết nối bằng 2 Router.

RI R2

3 mạng kết nối với nhau thông qua 2 Router

Như vậy, Router RI phải chuyển tất cả các gói thông tin đên một máy nằm ở mạng Net 1 hoặc Net 2. Với kích thước lớn như mạng Internet, việc các Routers làm sao có thể quyết định về việc chuyển các gói thông tin cho các máy trong các mạng sẽ trở nên phức tạp hơn.

Để các Routers có thể thực hiện đượti«công việc chuyển một lượng lớn các gói thông tin thuộc các mạng khác nhau người ta đề ra quy tắc là: Các Routers chuyển các gói thông tin dựa trên chỉ mạng của đê)-.,

chứ không phải dựa trên địa chỉ của máy Do đó, tổng số thông tin mà Router phải lưu giữ về sơ đồ kiếnttúc mạng sẽ dựa trên số mạng trên Internet chứ không phải là số máy trên Internet.

Trên Internet, tất cả các mạng đều có quyền bình đẳng cho dù chúng có tổ chức khác nhau hay số lượng máy là rất chênh lệch nhau. Giao thức TCP/IP của Internet hoạt động tuân theo quan điểm: Tất các các con trong Internet (như Ethernet, hoặc một mạng diện rộng NSFNET Backbone hay một liên kết điểm-điểm giữa hai máy) đều được coi một mạng. Điều này xuất phát từ quan điểm đầu tiên khi thiết kế giao thức TCP/IP là, để có thể liên kết giữa các mạng có kiến trúc hoàn toàn khác nhau, khái niệm "mạng" đối với TCP/IP bị ẩn đi phần kiến trúc vật lý của mạng. Đây chính là điểm giúp cho TCP/IP tỏ ra rất mạnh. Như vậy, người dùng trong Internet hình dung Internet là một mạng thống nhất và bất kỳ hai máy nào trên Internet đều được nối với nhau thông qua một mạng duy nhất.

1.3. Dịch vụ đánh tên miền - Domain Name Service (DNS)

Địa chỉ IP dù được biểu diễn dưới dạng một số nguyên 32 bits (4 Bytes) hay dạng chấm thập phân đều rất khó nhớ đối với người sử dụng, do đó trên mạng Internet người ta đã xây dựng một dịch vụ dùng để đổi tên của một máy chủ (Host) sang địa chỉ IP. Đó là dịch vụ đánh tên miền. DNS cho phép người sử dụng Internet có thể truy cập tới một máy tính bằng tên của nó thay vì bằng địa chỉ IP.

Việc đánh tên miền được tổ chức dạng cây. Tên của một Host sẽ được đặt bằng cách đi từ nút biểu diễn Host lên tận gốc.

Việc đánh tên miền không chỉ có lợi là không bắt người sử dụng nhớ:ịa chỉ IP của các máy chủ (Host) mà nó còn làm dễ dàng hơn trong việc tổ chức mạng.

1.4. Các dịch vụ thông tin trên Internet

1.4.1. Dịch vụ thư điện tử - Electronic MaHếeMail)

Thư điện tử, hay thường gọi eMail, là một trong những tính năng quan ng nhất của Internet. Mặc dù ban đầu được thiết kế như một phương lc truyền các thông điệp riêng giữa những người dùng Internet, ternet eMail là phương pháp truyền

văn bản rẻ tiền nhất có ờ mọi nơi. ’ tốn khoảng vài cent để gửi eMail đi bất kỳ đâu trên thế giới, rẻ hơn

nhiều so với cước bưu điện loại thấp nhất. Một trong những lợi ích chính của eMail là tốc độ lưu chuyển. Tuy không tức thời như fax, thời gian truyền eMail thường được tính bằng phút, ngay cả khi người gửi và người nhận ở tận hai đầu của trái đất.

Hệ thống địa chỉ eMail: Một vấn đề vô cùng quan trọng trong quá trình gửi hay nhận thư là cách xác định chính xác địa chỉ của thư cần gửi đến. Để thực hiện điều này người ta sử dụng dịch vụ đánh tên miền (.Domain Name Service - DNS). Dựa trên dịch vụ đánh tên vùng, việc đánh địa chỉ eMail cho người sử dụng sẽ rất đơn giản như sau:

<Tên người sử dụng>@<Tên đầy đủ của domaỉn>

Ví dụ, người dùng Nguyễn Văn Hoàng thuộc Domain là hcmussh.edu.vn sẽ có thể có địa chỉ e-mail là [email protected]

1.4.2. Dịch vụ mạng thông tin toàn cầu Wide Web)

Đây là dịch vụ mới và mạnh nhất trên Internet. WWW được xây dựng dựa trên một kỹ thuật có tên gọi là Hypertext (văn bản). Hypertext là kỹ thuật trình bày thông tin trên một trang, trong đó có một số từ có thể "nở" ra thành một trang thông tin mới có nội dung đầy đủ hơn. Trên cùng một trang thông tin có thể có nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như văn bản (text), hình ảnh hay âm thanh. Để xây dựng các trang dữ liệu với các kiểu dữ liệu khác nhau như vậy, WWW sử dụng một ngôn ngữ có tên là HTML (HyperText Markup Language). Ngôn ngữ HTML được xây dựng trên cơ sở ngôn ngữ SGML (Standard General Markup Language). HTML cho phép định dạng các trang thông tin và thông tin được kết nối với nhau.

Trên các trang thông tin có một số từ có thể "nở" ra, mỗi từ này thực chất đều có một liên kết với các thông tin khác. Để thực hiện việc liên kết với các tài nguyên này, WWW sử dụng phương pháp có tên là URL (Universal Resource Locator). Với URLVWWW cũng có thể truy rihập tới các tài nguyên thông tin từ các dịch vụ khác nhau như FTP, Gopher. Wais… trên các Server khác nhau.

Người dùng sử dụng một phần mềm duyệt Web Browser để xem thông tin trên các máy chủ WWW'*Tại Server phải có một phần mềm

Web Server. Phần mềm này thực hiện nhận các yêu cầu từ Web Browser gửi lên và thực hiện yêu cầu đó.

Với sự bùng nổ dịch vụ WWW, dịch vụ này cũng ngày càng được mở rộng và đưa thêm nhiều kỹ thuật tiên tiến nhằm tăng khả năng biểu đạt thông tin cho người sử dụng.

Một số công nghệ mới được hình thành như Active X, ↵ava cho phép tạo các trang Web động thực sự mở ra một hướng phát triển rất lớn cho dịch vụ này.

1.4.3. Dịch vụ truyền file - FTP (FileTransfer Protocol)

Dịch vụ FTP dùng để truyền tải các file dữ liệu giữa các Host trên Internet. Công cụ để thực hiện dịch vụ truyền file là chương trình FTP, nó sử dụng một giao thức của Internet là giao thức FTP (File Transfer Protocol). Như tên của giao thức đã nói, công việc của giao thức này là thực hiện chuyển các file từ một máy tính này sang một máy tính khác. Giao thức này cho phép truyền file không phụ thuộc vào vân đề vị trí địa lý hay môi trường hệ điều hành của hai máy. Điều duy nhất cần thiết là cả hai máy đều phải có phần mềm hiểu được giao thức FTP. FTP là một phần mềm như vậy trên hệ điều hành Unix.

Muốn sử dụng dịch vụ này trước hết bạn phải có một đăng ký người tùng ở máy từ xa (Remote) và phải có một mật khẩu ( ) tương

tng. Việc này sẽ giảm số người được phép truy cập và cập nhập các file trên hệ thống ở xa. Một số máy chủ trên Internet cho phép bạn đăng thập (Login) với một tài khoản (Account) là anonymous, và password là ha chỉ eMail của bạn, nhưng tất nhiên, khi đó bạn chỉ có một số quyền rạn chế với hệ thông file ở máy Remote.

Để phiên làm việc FTP thực hiện được, ta cũng cần 2 phần mềm. Một - ứng dụng FTP Client chạy trên máy của ngtìỡi dùng, cho phép ta gửi ic lệnh tới FTP host. Hai là FTP Server chạy trên máy chủ ở xa, dùng xử lý các lệnh FTP của người dùng và tương tác với hệ thống file trên ost mà nó đang chạy.

FTP cho phép bạn tìm kiếm thông tin trên Server bằng các lệnh thông ng như LS hay DIR. Khi người dùng đánh các lệnh này, FTP sẽ chuyển

lên cho Server để thực hiện và gửi về thông tin danh sách các file tìm được. Người sử dụng sau khi nhận được các thông tin này sẽ gửi yêu cầu về một file nào đó bằng lệnh:

GET Tên_file_ nguồn Tên_file_dích.

Khi muốn truyền một file lên máy ở xa, người sử dụng dùng lệnh:

PUT Tên_file_ nguồn Tên↵ile_dích

Để cùng một lúc có thể tải về hoặc truyền lên máy ở xa nhiều file, người ta có thể dùng các lệnh MGET và MPUT và sử dụng các ký tự wild card như trong môi trường DOS. Ví dụ sau sẽ tải các file có phần mở rộng là .DAT từ máy ở xa về lưu tại thư mục gốc của ổ đĩa D:\

MGET *.DAT D:\*.DAT

1.4.4. Dịch vụ hội thoại (Chat) trên Internet (Internet Relay Chat-IRC)

Internet Relay Chat (IRC - Nói chuyện qua Internet) là phương tiện "thời gian thực", nghĩa là những từ bạn gõ vào sẽ xuất hiện gần như tức thời trên màn hình của người nhận và trả lời của họ cũng xuất hiện trên màn hình của bạn như vậy. Thay vì phải chờ vài phút hay vài ngày đối với thông điệp (Message), bạn có thể trao đổi tức thời với tốc độ gõ chữ của bạn. IRC có thể mang tính cá nhân như eMail, người lạ không khám phá được nội dung trao đổi của bạn, hoặc bạn có thể tạo "kênh mở" ch:> những ai bạn muốn cùng tham gia. Cũng không hiếm các kênh IRC có ta 10 người trở lên tham gia hội thoại. Ngoài việc trao đổi lời, người dùng IRC còn có thể gửi file cho nhau như hình ảnh, chương trình, tài liệu hay những thứ khác.

Cũng như các dịch vụ khác của Internet, phạm vi hội thoại trên các kênh IRC là rất rộng, có thể bao gồm cả những chủ đề không phù hợp với trẻ em, vì vậy cần có biện pháp giám sát những trẻ em muốn sử dụng dịch vụ này. - ị,

Ngoài những dịch vụ đã nêu ở trên còn có các dịch vụ khác Voice Over IP, IP FAX, Video Conference…

Chưctng 2

TẠO eMail, GỬI VÀ NHẬN eMail

eMail là một dịch vụ rất phổ biến cho phép gởi và nhận thư điện tử trên Internet. Bạn có thể đăng ký thuê bao một tài khoản eMail của nhà cung cấp dịch vụ hoậc sử dụng một chương trình eMail miễn phí như Yahoo, Hotmail, Google, ↵uno hay Xoom… Giáo trình này giới thiệu một dịch vụ eMail trên Website Yahoo.com hoàn toàn miễn phí.

2.1. Đăng ký hộp thư

Để có thể gửi và nhận thư hay “tán gẫu” (Chat) với mọi người, Bạn cần phải có 1 địa chỉ eMail (hay hộp thư điện tử). Địa chỉ eMail thường có dạng:

Tên_đăng_nhập@Nhà_cung_cấp.

Ví dụ, [email protected] hay [email protected] Thao tác đăng ký hộp thư qua Yahoo như sau:

1. Khởi động trình duyệt Internet Explorer

→ Start → Programs → Internet Explorer

2. Nhập vào địa chỉ: http://www.vahoo.com trong hộp địa chỉ (Address). Màn hình trang thông tin Yahoo xuất hiện như sau:

3. Nhắp chuột vào Link Free Mail: up

4. ở trang liệt kê các điều khoản cam kết giữa người dùng và Yahoo, hãy nhập các thông tin cần thiết bao gồm:

a. Thông tin cá nhân (Tên; Họ và họ Giới tính; Ngày năm sinh; Nơi đang sinh sống)

b. Chọn ID và mật khẩu (eM đăng ký sử dụng; Mật khẩu: Nhập lại mật khẩu để khẳng định).

c. Đề phòng quên ID và mật khẩu… (có thể cho biết 1

thay thế khác; Chọn từ danh sách một câu hỏi sẽ được hỏi khi quên Password; Và câu trả của Bạn).

d. Nhập vào mã chữ do Yahoo phát sinh in ở ô dưới.

5. Nhấn nút Create My Account để hoàn tất công việc.

Trong trường hợp nhập không đủ thông tin, eMail bị trùng hoặc mật khẩu 2 lần không khớp nhau thì máy sẽ hiện lại để nhắc nhở bằng màu đỏ để bạn sửa lại cho đến khi chấp nhận được.

↵

2.2. Mở hộp thư trên Yahoo

1. Khởi động trình duyệt Internet Explorer

2. Nhập vào địa chỉ: http://www.vahoo.com trong hộp Address

3. Nhắp chuột vào Mail

4. Nhập eMail và mật khẩu (Yah ID, Password) rồi nhắp chuột vào Sign In.

Màn hình Yahoo!Mail sau khi đăng nhập xuất hiện như hình dưới đây.

Đọc thư trên Yahoo:

→ Check Mail Inbox → Nhắp chuột vào thư cần đọc.

cg= Gửi thư trên Yahoo:

- Nhắp nút lệnh Compose, hoặc khi đasng đọc thư và muốn viết thư trả lời thì nhắp nút lệnh Reply.

Nhập địa chỉ eMail của người nhận thư tại ô nhập To; địa chỉ người nhận để tham khảo tại ô Cc; Chủ đề thư tại ô Sub↵ect.

Soạn nội dung thư ở cửa sổ nhập văn bản.

- Nếu có gửi kèm tập tin thì:

o Nhắp nút lệnh Attach o Chọn các file cần gửi ( nút lệnh Browse)

- Nhắp nút lệnh Send

Màn hình gửi thư có dạng như hình dưới đây:

Xóa thư trên Yahoo:

Đánh dấu chọn các thư cần xóa (chuột vào các ô vuông nhỏ bên cạnh thư cần xóa)

- Nhắp nút lệnh Delete.

cír Thay đổi mật khẩu trên Yahoo:

Sau một thời gian khoảng 3-5 tháng sử.cỊ#ng bạn nên thay đổi lại mật khẩu để đảm bảo tính riêng tư và an toàn cho tài khoản của mình. Thao tác:

Nhắp vào liên kết Mv Account (nút Thông tin khoản) Màn hình hiển thị các thông tin của tài khoản (trừ mật khẩu) như hình dưới đây:*

- Nhắp tiếp vào liên kết Change P

Nhập mật khẩu hiện đang dùng ( Password), mật khẩu

mới (New Password) và nhập lại mật khẩu mới để khẳng định (Confirm New Password)

- Nhắp nút lệnh Save để hoàn tất.

Chương 3

TÌM KIẾM THÔNG TIN TRÊN INTERNET

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ Internet đều có chức năng tìm kiêm thông tin trên mạng trong trang chủ Website của mình. Yí dụ Yahoo có chức năng tìm Search Web; Google cũng có chức năng này. Theo nhiều người sử dụng, chức năng tìm kiếm thông tin trên mạng của Google là nhanh và tiện dụng. Tài liệu này chỉ giới thiệu cách Tìm kiếm thông tin vởi Google.

Thao tác'.

1. Khởi động trình duyệt Web (chẳng Internet Explorer hoặc Mozila Firefo - nếu chưa lên mạng)

2.

Thông tin cần tìm

Y " ~ ' ' ‘ị T,~m kiếm H↵nfl cao

ịỊ ↵ Tụỳchon

ị Tìm vói Google ị [ Xem Trang Đầu tiên Tìm được ]

Tim kiếm trên: ® web o những trang viết bằng tiếng Việt o những trang từ Việt Nam

Googie.com.vn hiện đã có bằng các ngôn ngữ: English frangais tp £. ( )

- i*

CMgnạ trình Qụãng cáo - Giải pháp Kinh doanh - Giới thiêu về Gooqỉe - Gooqle.com in English

Đặ-t.Googlẹ lim trang chủ cùa tôi

& Internet

Hãy nhập thông tin cần tìm và nhấn phím Enter hoặc nhắp chuột vào nút lệnh «Tìm vổi Google». Ví dụ, Bạn muốn tìm kiếm các thông tin 

nói về cặp (túi xách) học sinh, hãy nhập School Bag rồi Enter, trong thời gian chưa tới 1 giây Bạn sẽ nhận được 1 danh sách rất dài gồm tới hơn 6,4 triệu trang Web nói về vấn đề này. Hình dưới đây cho một ví dụ minh họa kết quả tìm kiếm.

Nếu số trang Web quá nhiều Bạn có thể đặt thêm điều kiện chọn lọc thông qua mục Web: Hiển thị tùy chọn.

Bạn có thể nhắp chuột vào loại kết quả (Video, Tin tức, Blog, Sách hay Diễn đàn) hoặc nhắp chuột vào khoảng thời gian (Giờ qua, 24 giờ qua, Tuần qua, năm qua, hay phạm v ngày cụ thể) để giới hạn Web cần xem. 

Chương 4

WEBSITE ĐẠI HỌC Quốc GIA TP.Hồ CHÍ MINH

VÀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHXH & NV

4.1. Website Đại học Quô'c gia TP. Hồ Chí Minh

Để vào trang thông tin của Đại học Quốc gia TP.HỒ Chí Minh Bạn hãy thực hiện theo 2 bước:

1. Khởi động trình duyệt Internet (nếu chưa thực có thể dùng Internet Explorer của Microsoft hoặc Mozila Firefox)

2. Nhập địa Website: http://www.vnuhcm.edu.vn tại vùng địa chỉ

Màn hình trang Web có dạng như hình dưới đây:

hoc QUĐC 0ữ TP.HCM . MoziUcr

Thu1 của Bé truing CD-Bĩ tsửí thầy cỏ hoc sinh nhân ngày nhà giáo VN Thự gửi cãc thây giáo, cổ giáo, các bậc chá mẹ và các em học sinh, sinh viên nhân ngáy nhà giáo Việt Nam 20.11.2007 V;:•!: V ; cập nhật ngày 26-11-2007 ĩòtut bí thư Hỏng Đửe Mạnh: “Thầy giáo, cò: giảo cò vai trò ciuyèt đinh trong v↵ec giảo dục: thè hê tũong taí cùa đát (nrức’' Sáng 19.11. trường THCS Trưng Vương (G.He^gKiếrn, Hà Nôi) ; đắ tô chức Lể kỷ niệm 90 nãm thành lập trường ; Đồng Khánh - Trưng Vương, 25 nám Nqàỵ nhà • qiáù Việt Nam (20.11) và đón nhận. Huân chương ; Độc lập hạng nhì Vcrn cập nhật ngày 26-11-2007

Trang Web có 8 mục: Tổng quan Giới thiệu, Tổ chức Nhân sự, Đảng bộ Các đoàn thể, Đào tạo, Chính trị Sinh viên, Khoa học Công nghệ, 

Quan hệ Quốc tế và Kế hoạch Tài chính. Bạn đọc quan tâm tới mục nào thì nhắp chuột vào mục đó để xem thông tin chi tiết.

4.2. Website Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP. Hồ Chí Minh

Để vào trang thông tin của Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HỒ Chí Minh Bạn hãy thực hiện theo 2 bước:

1. Khởi động trình duyệt Internet (nếu chưa thực hiện, có thể dùng Internet Explorer của Microsoft hoặc Mozila Firefox)

2. Nhập địa Website: http://www.hcmussh.edu.vn tại vùng địa chỉ

Màn hình trang Web có dạng như hình dưới đây:

File Edit View History Bookmarks Tools Help

mi ~ c Í B.↵ l3 http://www.hcmussh.edu.vn/ussh/NewsEventAnnouncement/List.aspx7pO- u? ■": ‘*1' ↵Qiy Most Visited Ql Getting started ịìịy Latest Headlines ↵ Ũ " Truírtig Đại học Khoa học xã hội &… I -ĩ- •

ĐẦỈ HỌC QUỐC GIẠ THẲNH PHỔ Hồ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

THÕNG BÁO CH

TIN rức & sự KIỆN LẬl THÔNG BÁO

Để tham khảo thông tin, hãy nhắp chuột vào mục tương ứng. Mục “Đơn vị trực thuộc” cho chúng ta tham khảo thông tin về các Khoa-BỘ môn, Phòng Ban, Trung Tâm và Đoàn thể. Chẳng hạn, để xem thông tin về Trung Tâm Tin Học chúng ta nhắp chuột theo thứ tự: → Đơn vị trực thuộc → Trung tâm → Trung Tâm Tin Học. Trang thông tin có dạng:

Vào mục “Tin tức & Sự kiện” để xem thông báo giảng dạy tin học:

I Trang chù

I Giói thiệu - Mô hình tổ chức i Đơn vị trực thuộc I Tra cúu thông tin I Đào tạo * Tuyển sinh I Kẽt quà học tập I Đào tạo

• l^*kìẨ»v «•«** • ^

ị :

Done

li Ty TRUNG TÂM HIM HỌC

o THÔNG BÁO (V/v điều chinh học phí nấm học 2009-2010)

<11/12/2009 i 0:06:54)

□ PHIẾU ĐĂNG KÝ PHÒNG

MẤY (08/10/2009 10:41:4?)

□ ĐỀ CƯỮNG MÔN TIN HỌC TRÌNH ĐỘ

B-ACCESS (08/10/2009 10:41:08)

□ qUY ĐỊNH - Sơ ĐỒ TO CHUC, CHỪC NĂNG NHIỆM vụ CÙA TRUNG TÂM TIN

HỌC (08/10/2009 10:40:22)

PHẦN V

PHỤ LỤC

MICROSOFT OFFICE 2007

' í*

Microsoft Office phiên bản 2007 đã có mặt tại Việt nam từ khoảng giữa năm 2007. Mặc dù có nhiều tính năng mới và khả năng mã hóa để bảo mật tài liệu rất cao nhưng vì là một sản phẩm mới chưa quen sử dụng, mặt khác, phần mềm này chạy hơi chậm trên hệ thống máy tính hiện nay nên nó vẫn chưa được phổ biến rộng rãi.

Giao diện của MS Office 2007 là hoàn toàn khác với giao diện truyền thống. Thay vì hệ thông Menu và các Toolbars, MS Office 2007 sử dụng các thẻ lệnh. Tất cả các chức năng có thể có của thẻ lệnh đều được hiển thị trên màn hình. Phụ lục này giới thiệu giao diện chính của MS Office Word và Excel 2007 và đôi nét về cách sử dụng.

L Giạg-dịgn của MS Word 2007.

GIAO TRINH TIN HOC OAI CUONG.doc í Compatibility Mode] - Microsoft Word Review

Heading 2 t↵Cửa sổ bhiAh bao gồm tiê^^dé^phĩĩá tên file đang soạn thảo; cá^ nutl điều khiển cửa sổ ị:

CloseịSave, Undo, Redo)\ dòng các thẻ lệnh Page Layout, Reference, Mailings, Review, kèm theo

vùng chi tiết các chức năng của thẻ; vùng nhập văn bản; thanh cuôn màn hình; con chạy phóng to thu nhỏ văn bản… a. The “Home” gồm các chức năng chia thành 5 nhóm:

Nhóm liên quan với Clipboard (Cut, Copy, Paste, Format Painter); nhóm Font; nhóm thao tác với các đoạn (Paragraph); nhóm kiểu dáng văn bản (Style) và nhóm soạn thảo (Editing):tìm kiếm, thay thế,… Home tương đương với Menu Edit và Format và thanh định dạng (Formatting) của Word 2003.

Pagei of 1S' Ị

b. Thẻ “Chèn các đối tươne ” (Insert):Thẻ này tương đương với Menu Insert và Table của Word 2003. Các chức năng của thẻ được chia thành 7 nhóm: Pages (chèn trang trắng, ngắt trarig..), Tables (bảng và các thao tác ới bảng), Illustrations Xchèn ClipArt, Picture, biểu đồ-Chart…), Links

kết), Header and Footer và số hiệu trang, Text ( Cap, Auto

Text..), Symbols (ký hiệu và công thức toán

0 Cover.Page- 0 Blank Page Page Break 1

Table nil Gi I↵pshapes’'

' 1 ^SmartArt

Picture Op “

Art ID

Links ↵§ Header* Sfooier*

0 Page Number- § Quick Pals -

1 uf WonlArt’ [S Text

Box- = Drop CapT SiT If

Pages ; Tables lustrations Header Ẳ footer Text Symbols

GIAO TRINH TIN HOC OAI CU0NG.doc ỊCompatibity Mode] - Microsoft Word

Horne

Insert

Page layout References Maings Review View

c. The ii_Bo_cuctrails in” (Page Có các chức năng như của

File\Page Setup, Paragraph và Draw của Drawing trong Word 2003. Các chức năng của thẻ này được chia thành 5 nhóm: Themes (chủ đề mới), Page Background (nền trang - mới), Page Setup (khổ giấy, hướng chia

cột…),Paragraph (thụt dòng-Indent, giãn đoạn và giãn dọng-

Spacing…) và Arrange.

d. Thểtham chiêu (References)-.Tương đương chức năng Insert

Reference của Word 2003. Các chức năng được chia thành 6 nhóm: Table of Contents Footnotes; Captions; Citation & Bibliography (mới)', Index; và Table of Authorities (bảng tác quyền mới).

e. The “Thư tín ” hoăc “_lntrôn ” (Mailings):Thẻ này có các chức

năng như các chức năng trên Toolbar Mail Merge của Word 2007. Các

chức năng được chia thành 5 nhóm: Create (khởi tạo); Start Mail Merge; Write & Insert Fields (chèn field); Preview Results và Finish.

/. The “Review Thẻ này có nhiều chức năng mới ngoài việc kiểm

tra văn phạm và tự động sửa lỗi chính tả (Proofing) hay chú thích thêm cho văn bản (Comments) còn có các chức năng mới như theo vết (Tracing), thay đổi (Changes), so sánh (Compare) và bảo vệ tài liệu (Protect).

g. The “View Thẻ này gồm các nút chức năng cho phép cách xem văn bản (Document Views), hiển thị hoặc che dấu (Show/Hide) thước kẻ (Ruler), khung của bảng (Gridlines)…; phóng to thu nhỏ trang văn bản (Zoom); sắp xếp cửa sổ (Window); và các lệnh vĩ mô (Macros).

|yiỆầmrnmm

Home

Print1 Full Screen e [Layout I Reading

Document Views

Ngoài ra, bên cạnh các nhóm chức năiĩg chính của các thẻ còn có thể có combobox nhỏ che biết còn một số chức năng con khác…

2. Giao diện MS Excel 2007.

b. Thẻ “Chèn cấc đôi tương ” (Inse): Tương tự các chức năng trong Menu Insert của Excel 2003. Chức năng về bảng (Tables) chính là phần thao tác với CSDL đã trình bày trong Chương 6, Phần III.

c. Thẻ “Bô cuc trang in ” (PageLayout): Bao gồm các chức năng

thiết lập trang in (Page Setup); các chức năng với văn bản (Themes); các tùy chọn về bảng tính (Sheet Options); về kích thước cột và dòng (Scale to Fit) và

sắp đặt trang in (Arrange).

d. The“CỒH2 thức ” (Formulas}:Các chức năng của thẻ được chia

thành 4 nhóm: Thư viện các hàm (Function Library); với tên khối (Defined Names); Formula Auditing (mới) và tính toán (Calculation -

mới).

/↵^Y) B *9 T p 7 ) ; Bookl-Microsoft Excel - o X ị X I

Home hsert PageLayout I Formulas Data Review View @ - 0

f £ AíđoSusr Ề Logical- ft- ^ ft Recent* Used - n Text- ft-

Furwtioo ft finanotf’’ ftDaíe&T«ne- ↵|- FwvcSrailfcrafy AUDefineName T

—" /p Use ft Formula - Name _

Manager Kĩ Create from Selection Defined Names +)■ Trace Precedents n “C+Trace Dependents $ T Ậ Remove Arrows ’ Q Fon↵ya Auditing Watch

Window in 9

Calculation |S↵ Options- Calculation

e. Thẻ dữ lưu (Data):Các chức năng của thẻ được chia thành 5 nhóm:

Truy xuất dữ liệu từ các hệ quản trị CSDL khác (Get External Data); Kết nối hay liên kết với các mạng cục bộ hay diện rộng (Connections); Sắp xếp và chọn lọc dữ liệu (Sort & Filter); Các công cụ hỗ trợ về dữ liệu (Data Tools) bao gồm các chức năng cụ thể như chuyển đổi văn bản thành bảng tính (Text to Columns), loại bỏ dữ liệu trùng lặp (Remove Duplicates), kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu (Data Validation), kết hợp (Consolidate) và phân tích dữ liệu điều kiện Các

chức năng tổng hợp dữ liệu khác (Outline) như phân nhóm (Group) và tách nhóm (Ungroup) dữ liệu hay tính tổng con (Subtotal).

f. The Review:Thẻ này có nhiều chứe năng mới ngoài việc kiểm tra văn phạm và tự động sửa lỗi chính tả (Proofing) hay chú thích thêm cho

từng ô dữ liệu của bảng (Comments) còn có chức năng mới cho phép kiểm soát việc sửa đổi dữ liệu của bảng tính (Changes) và bảo vệ tài liệu tới mức bảng (Protect Sheet) và mức file (Protect Workbook).

g. The View:Thẻ này gồm các nút chức năng cung cấp các cách xem

bảng tính (WorkbookViews), hiển thị hoặc che dấu (Show/Hide) dòng/cột của bảng; phóng to thu nhỏ (Zoom); sắp xếp cửa sổ (Window); và các lệnh vĩ mô (Macros) áp dụng trên bảng tính.

Ngoài ra, tương tự như Word 2007, bên cạnh các nhóm chức năng chính của các thẻ còn có thể có Combobox nhỏ cho biết còn một số' chức năng con khác…

Tài liệu tham khao

1. Giáo trình tin học ứn 2 dm Tr↵ 2Ĩ E I-IKHXH i. >» HHI

2. Microsoft Word 2003 - Online

3. Microsoft Excel 2003 - Online

4. MSDN on line của Microsoft

5. Microsoft Office 2007 - Online

GIÁO TRÌNH TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

Nguyễn Đăng Tỵ, Hồ Th↵ Phương Nga

NHÀ XUẢT BÁN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP Hồ CHÍ MINH

KP 6, p. Linh Trung, Q. Thủ Đức, TPHCM

Số 3 Công trường Quốc tế, Q.3, TPHCM

ĐT: 38239172, 38239170

Fax: 38239172; Email: [email protected]

'ử

Chịu trách nhiệm xuất bản

TS HUỲNH BÁ LÂN

Tổ chức bản thảo và cliịu trách nhiệm về tác quyển

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHXH&NV - ĐHQG TPHCM

Biên tập

NGUYỄN ĐỨC MAI LÂM

Sửa bản in

QUỐC AN

Trình bày bìa

325-2012/CXB/08-15 TH.GT.126-12(T)

ĐHQG.HCM-12 -g*

In 2000 cuốn khổ 16 X 24 cm. số đăng ký kế hoạch xuất bản: 325- 2012/CXB/08-15/ĐHQGTPHCM. Quỷet định xuất bản số: 136/QĐ-

ĐHQGTPHCM/TB tap ngày 26/3/2012 của NXB ĐHQGTPHCM. In tại Cong

ty TNHH In và Bao bì Hưng Phú. In xong và nộp lưu chiểu tháng 4 năm 2012.

* Gơi v: - Khi nhập cột Giá mua và Giá bán thì chỉ nhập chữ số, không 'nập dấu phảy và chữ “ đAg”. Nhập ngày tháng theo dạng của máy.

- Bôi đen khối các ô B14:F16 và đặt tên cho khối là DMHH.

I) (Ô C3): Lây chữ đầu của Hàng Hóa, tìm trong bảng danh mục hàng hoa (DMHH) để lấy tên hàng hóa ở cọt 2

=VlookUp (Left (A3,l), DMHR 2, 0)

: (Ô D3): =If (Mid (A3,2,1)=”B”, “Bán ra”, “Mwa vào”)

3 (Ô E3): =Value (Mid (A3, 3, 5))

1 (ô F3): Giá hàng hóa phụ thuộc vào việc mua hay bán:

«* **