Giáo trình tin học phổ thông ICDL Presentations Using ...

Giáo trình tin học phổ thông

ICDL

Presentations Using PowerPoint 2007

Học phần 6

© Copyright by Accipp, All rights reserved Trang 1

Mục lụcGI I THI U T NG QUAN POWERPOINT 2007Ớ Ệ Ổ ...............................................................6

1.1KH I Đ NG VÀ THOÁT POWERPOINTỞ Ộ ....................................................................8

1.1.1KH IỞ NGĐỘ POWERPOINT..........................................................................................................................................81.1.2THOÁT POWERPOINT.................................................................................................................................................9

1.2T O M T B N TRÌNH CHI UẠ Ộ Ả Ế ..............................................................................12

1.2.1V NẬ HÀNH ........................................................................................................................................................12

Nút Office và thanh công cụ.............................................................................13B ng Ribbonả ................................................................................................13Menu t tắ ....................................................................................................15Thanh công c Miniụ ........................................................................................15Zoom........................................................................................................16Nh p n i dung vào m t vùng làm vi cậ ộ ộ ệ ..................................................................17Khi s d ng ch ng trình Power Point t t c n i dung ph i đ c đ t trong vùng làm vi cử ụ ươ ấ ả ộ ả ượ ặ ệ (Placeholder). Trong ch đ hi n th Normal, b n có th gõ nh p tr c ti p n i dung vào cácế ộ ể ị ạ ể ậ ự ế ộ vùng làm vi c. M t n i dung vùng làm vi c là m t h p n i dung r ng. N u b n gõ nh p nhi uệ ộ ộ ệ ộ ộ ộ ỗ ế ạ ậ ề n i dung h n kh năng ch a trong vùng làm vi c, n i dung s đ c t đ ng đ nh l i kích c độ ơ ả ứ ệ ộ ẽ ượ ự ộ ị ạ ỡ ể n m v a trên slide. B n cũng có th tăng ho c gi m b ng tay kho ng cách dòng ho c t t cằ ừ ạ ể ặ ả ằ ả ặ ấ ả phông ch c a n i dung. Vùng làm vi c cho ch s hi n th thông báo hãy nh n chu t đ nh pữ ủ ộ ệ ữ ẽ ể ị ấ ộ ể ậ ch ho c nh n chu t đ thêm ch . Khi m t h p ch n g m các đ ng nét g ch xu t hi n, cácữ ặ ấ ộ ể ữ ộ ộ ọ ồ ườ ạ ấ ệ thay đ i ph n nh ch ph n n i dung đ c ch n. Khi m t h p ch n đ ng nét đ m xu t hi n,ổ ả ả ỉ ầ ộ ượ ọ ộ ộ ọ ườ ậ ấ ệ các thay đ i áp d ng vào toàn b đ i t ng n i dung.ổ ụ ộ ố ượ ộ ..............................................17 ................................................................................................17

1.2.2AUTOCORRECT......................................................................................................................................................181.2.3HI UỆ CH NHỈ CHỮ (TEXT)......................................................................................................................................211.2.4CHÈN VÀ XÓA SLIDE.............................................................................................................................................221.2.5KHÔI PH CỤ ........................................................................................................................................................24N UẾ B NẠ THAO TÁC L IỖ , XÓA HAY THAY IĐỔ PH NẦ CHỮ THÌ B NẠ CÓ THỂ KHÔI PH CỤ L IẠ NH NGỮ THAY IĐỔ B NGẰ CÁCH SỬ D NGỤ CH CỨ N NGĂ KHÔI PH CỤ TRONG CH NGƯƠ TRÌNH POWERPOINT. ĐÓ LÀ CH CỨ N NGĂ UNDO. ĐÂY LÀ M TỘ CH CỨ N NGĂ R TẤ TI NỆ L IỢ CHO VI CỆ KHÔI PHỤ DỮ LI UỆ .......24ĐI UỀ NÀY CÓ THỂ TH CỰ HI NỆ CĐƯỢ KHI B NẠ CH AƯ LÀM NH NGỮ THAY IĐỔ NÀO SAU NH NGỮ THAY IĐỔ B NẠ MU NỐ KHÔI PH CỤ L IẠ . THAY IĐỔ CU IỐ CÙNG SẼ CĐƯỢ KHÔI PH CỤ L IẠ UĐẦ TIÊN. .......................................................................................................................242.L PẶ L IẠ B CƯỚ M TỘ , CHO NĐẾ KHI T TẤ CẢ HÀNH NGĐỘ B NẠ MU NỐ CĐƯỢ KHÔI PH CỤ ...................................................................24

1.3L U VÀ ĐÓNG B N TRÌNH CHI UƯ Ả Ế ........................................................................26

H p tho i Save Asộ ạ .........................................................................................261.3.1L UƯ CÁC THAY IĐỔ ..............................................................................................................................................271.3.2ĐÓNG M TỘ B NẢ TRÌNH CHI UẾ ...................................................................................................................................28

1.4T O M T B N TRÌNH CHI U M I S D NG KHUÔN M U CÓ S NẠ Ộ Ả Ế Ớ Ử Ụ Ẫ Ẵ .................................30

1.4.1T OẠ M TỘ B NẢ TRÌNH CHI UẾ M IỚ SỬ D NGỤ INSTALLED THEMES..............................................................................................301.4.2T OẠ M TỘ B NẢ TRÌNH CHI UẾ M IỚ SỬ D NGỤ INSTALLED TEMPLATES...........................................................................................321.4.3T OẠ M TỘ B NẢ TRÌNH CHI UẾ M IỚ SỬ D NGỤ MY TEMPLATES.................................................................................................33

1.5TR GIÚPỢ ....................................................................................................36

1.5.1SỬ D NGỤ TRỢ GIÚP.............................................................................................................................................36

2.1LÀM VI C V I CÁC B N TRÌNH CHI UỆ Ớ Ả Ế ...................................................................46


H p tho i Openộ ạ ............................................................................................462.1.1L UƯ B NẢ TRÌNH CHI UẾ D IƯỚ M TỘ TÊN M IỚ ...................................................................................................................482.1.2T OẠ M TỘ B NẢ TRÌNH CHI UẾ M IỚ ...............................................................................................................................482.1.3LÀM VI CỆ V IỚ NHI UỀ B NẢ TRÌNH CHI UẾ ........................................................................................................................50

2.2NH P N I DUNGẬ Ộ ............................................................................................52

2.2.1TÌM HI UỂ CÁC CHẾ ĐỘ HI NỂ THỊ POWERPOINT...............................................................................................................522.2.2S PẮ X PẾ CÁC I MĐ Ể TRONG VÙNG LÀM VI CỆ ...................................................................................................................542.2.3OUTLINE...........................................................................................................................................................55

Tab Outline.................................................................................................55Microsoft Word............................................................................................56

2.2.4H PỘ N IỘ DUNG..................................................................................................................................................572.2.5GHI CHÚ..........................................................................................................................................................58

2.3TRÌNH BÀY N I DUNGỘ ......................................................................................62

H p tho i Fontộ ạ .............................................................................................63Nhóm Font và Paragraph.................................................................................63...............................................................................................................64Căn ch nh l cho n i dungỉ ề ộ ................................................................................64

2.3.1KHO NGẢ CÁCH GI AỮ CÁC DÒNG..................................................................................................................................642.3.2T OẠ BÓNG CHO N IỘ DUNG......................................................................................................................................662.3.3CHỮ HOA, CHỮ TH NGƯỜ .......................................................................................................................................67

2.4KI M TRA CHÍNH TỂ Ả........................................................................................69

2.4.1KI MỂ TRA CHÍNH TẢ KHI NH PẬ N IỘ DUNG......................................................................................................................692.4.2SỬ D NGỤ CH CỨ N NGĂ SPELLING...............................................................................................................................71

H p tho i Spelling ộ ạ ........................................................................................71

3.1HÌNH NHẢ ....................................................................................................77

3.1.1THƯ VI NỆ HÌNH CLIPART.........................................................................................................................................77

B ng tác v Clip Artả ụ .......................................................................................77Tách m t hình Clip Artộ ...................................................................................78

3.1.2HÌNH NHẢ CHÈN TỪ MÁY TÍNH..................................................................................................................................793.1.3PHOTO ALBUM.....................................................................................................................................................803.1.4HÌNH D NGẠ C AỦ NHẢ ............................................................................................................................................813.1.5T OẠ VI NỀ CHO M TỘ NHẢ ........................................................................................................................................823.1.6T OẠ CÁC HI UỆ NGỨ CHO NHẢ ..................................................................................................................................833.1.7CH NHỈ S AỬ NHẢ MỞ R NGỘ .....................................................................................................................................843.1.8VỊ TRÍ C AỦ HÌNH NHẢ ...........................................................................................................................................85

3.2T O HÌNH (DRAWING)Ạ ......................................................................................91

3.2.1CHÈN M TỘ HÌNH CÓ S NẴ ........................................................................................................................................913.2.2CH NHỈ S AỬ VÀ NHĐỊ D NGẠ CÁC HÌNH CÓ S NẴ ...............................................................................................................92

Tab Fill trong h p tho i Format Shapeộ ạ ................................................................93Tab Line Color trong h p tho i Format Shapeộ ạ ........................................................94Tab Line Style trong h p tho i Format Shapeộ ạ ........................................................94

4.1MÀU VÀ N NỀ ...............................................................................................108

4.1.1THAY IĐỔ THEME THI TẾ KẾ S NẴ ..............................................................................................................................108

S đ màu (Color Theme)ơ ồ ...............................................................................109H p tho i Create New Theme Colorsộ ạ .................................................................110Font Theme...............................................................................................111


T o m t Theme tùy ýạ ộ ....................................................................................1124.1.2ĐI UỀ CH NHỈ KI UỂ N NỀ CHO T TẤ CẢ CÁC SLIDE TRONG B NẢ TRÌNH CHI UẾ .................................................................................113

4.2CH NH S A SLIDE MASTERỈ Ử ..............................................................................116

Ch đ Slide Masterế ộ .....................................................................................117Tab Slide Master.........................................................................................117

4.2.1ĐI UỀ KHI NỂ DI NỆ M OẠ SLIDE V IỚ SLIDE MASTER............................................................................................................117

Ch nh s a Slide layoutsỉ ử ..................................................................................1184.2.2Đ NHỊ D NGẠ DANH SÁCH CĐƯỢ ÁNHĐ BULLET VÀ CĐƯỢ ÁNHĐ SỐ......................................................................................118

H p tho i Bullets and Numberingộ ạ .....................................................................119Bi u t ng (Symbol) và nh ng ký hi u đ c bi tể ượ ữ ệ ặ ệ .....................................................122

4.2.3L PẶ L IẠ N IỘ D NGỤ T IẠ PH NẦ D IƯỚ CÙNG C AỦ SLIDE (ĐỀ M CỤ D IƯỚ FOOTER)....................................................................123

H p tho i Header and Footerộ ạ ..........................................................................123

5.1HÌNH Đ H A SMARTARTỒ Ọ ................................................................................130

5.1.1T OẠ CÁC HÌNH ĐỒ H AỌ SMARTART...........................................................................................................................130

5.2BI U Đ D LI UỂ Ồ Ữ Ệ ..........................................................................................131

5.2.1CHÈN VÀ T OẠ BI UỂ ĐỒ........................................................................................................................................132

Ch n d li u bi u đọ ữ ệ ể ồ....................................................................................134Nh p d li u t Excelậ ữ ệ ừ ...................................................................................134

5.2.2LÀM VI CỆ V IỚ BI UỂ ĐỒ.......................................................................................................................................1355.2.3ĐI UỀ CH NHỈ BI UỂ ĐỒ.........................................................................................................................................136

H p tho i Change Chart Type ộ ạ .........................................................................136Đ nh d ng các đ i t ng bi u đị ạ ố ượ ể ồ.......................................................................137

5.3BI U Đ T CH CỂ Ồ Ổ Ứ ........................................................................................142

5.3.1T OẠ VÀ I UĐ Ề CH NHỈ BI UỂ ĐỒ TỔ CH CỨ ....................................................................................................................142

6.1ĐI U CH NH B N TRÌNH CHI UỀ Ỉ Ả Ế .........................................................................150

6.1.1DI CHUY NỂ VÀ SAO CHÉP SLIDE................................................................................................................................1506.1.2ẨN SLIDE TRONG SLIDE SHOW.................................................................................................................................1516.1.3CH NỌ BỐ C CỤ CHO B NẢ TRÌNH CHI UẾ ........................................................................................................................152

Thuy t trình tr c m t nhóm l nế ướ ộ ớ .....................................................................152Thuy t trình tr c m t nhóm nhế ướ ộ ỏ....................................................................152Các b n trình chi u đ c l pả ế ộ ậ ............................................................................152

6.2IN NẤ ........................................................................................................156

6.2.1IN MÀU HO CẶ IN ENĐ TR NGẮ ..................................................................................................................................1566.2.2CH NHỈ S AỬ THI TẾ L PẬ TRANG CHO B NẢ TRÌNH CHI UẾ .......................................................................................................1576.2.3XEM TR CƯỚ M TỘ B NẢ TRÌNH CHI UẾ ..........................................................................................................................1576.2.4IN B NẢ TRÌNH CHI UẾ ............................................................................................................................................158

H p tho i Printộ ạ ...........................................................................................160

6.3CÁC HI U NG CHO SLIDE SHOWỆ Ứ ......................................................................163

6.3.1HI UỆ NGỨ CHUY NỂ C NHẢ SLIDE...............................................................................................................................163

The task pane; Slide transition........................................................................1636.3.2THÊM HI UỆ NGỨ CHUY NỂ NGĐỘ ...............................................................................................................................165

Khung tác v Custom Animationụ .......................................................................165S d ng các hi u ng chuy n đ ng chuyên d ngử ụ ệ ứ ể ộ ụ ....................................................167

6.3.3CHÈN NÚT HÀNH NGĐỘ .........................................................................................................................................169


H p tho i Action Settingsộ ạ ...............................................................................170Chèn các phim và âm thanh............................................................................171

6.4TH I GIAN VÀ TRÌNH CHI U SLIDEỜ Ế .....................................................................176

6.4.1 TH IỜ GIAN TRÌNH CHI UẾ TỰ NGĐỘ ..........................................................................................................................176

Công c Rehearsalụ ........................................................................................1766.4.2T OẠ M TỘ SLIDE SHOW TÙY Ý................................................................................................................................177

H p tho i Define Custom Show ộ ạ .......................................................................1786.4.3ĐI UỀ CH NHỈ SLIDE SHOW.....................................................................................................................................179

H p tho i Set Up Showộ ạ ..................................................................................1796.4.4L UƯ M TỘ TRÌNH CHI UẾ D IƯỚ D NGẠ M TỘ SLIDE SHOW.....................................................................................................1806.4.5Đ NHỊ H NGƯỚ TRONG SLIDE SHOW...........................................................................................................................180

Thêm chú thích cho m t Slide Showộ ..................................................................181

7.1TÁI S D NGỬ Ụ ...............................................................................................186

7.1.1CHÈN SLIDE TỪ B NẢ TRÌNH CHI UẾ KHÁC.......................................................................................................................186

Khung tác v Reuse Slides ụ .............................................................................1867.1.2CÁC M UẪ TÙY CH NỌ ............................................................................................................................................189

T o m t b n trình chi u b ng cách s d ng các khuôn m uạ ộ ả ế ằ ử ụ ẫ ......................................1907.1.3THAY IĐỔ TÙY CH NỌ C AỦ POWERPOINT......................................................................................................................193

Thay đ i tùy ch n l u (Default file location ) và tên ng i dùng (User name)ổ ọ ư ườ ................194

7.2TRAO Đ I CÁC B N TRÌNH CHI UỔ Ả Ế ......................................................................198

7.2.1L UƯ M TỘ B NẢ TRÌNH CHI UẾ V IỚ CÁC NHĐỊ D NGẠ KHÁC NHAU.............................................................................................198

Đ NH D NG VÀ PHIÊN B NỊ Ạ Ả ..............................................................................198Các đ nh d ng file đ c h tr PowerPoint 2007ị ạ ượ ỗ ợ ....................................................199L u d i d ng ki u fileư ướ ạ ể .................................................................................199Ph n m r ngầ ở ộ .............................................................................................199Đ c dùng đ l uượ ể ư ........................................................................................199

7.2.2L UƯ B NẢ TRÌNH CHI UẾ NHƯ M TỘ TRANG WEB..............................................................................................................200

Tr c khi l u m t b n trình chi u nh m t trang Webướ ư ộ ả ế ư ộ ............................................202H p tho i Publish as Web Page ộ ạ .......................................................................203

7.2.3ĐÓNG GÓI M TỘ B NẢ TRÌNH CHI UẾ ............................................................................................................................204


GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWERPOINT 2007PowerPoint là một phần mềm chương trình đồ họa trình diễn giúp bạn tạo một bản trình chiếu, diễn hình (slide show) và các phần bổ sung chẳng hạn như các bản tin phác tay (handout) và ghi chú diễn giải. Một diễn hình gồm một loạt các slide vốn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, đồ thị Smart Art (tính năng mới), danh sách số hoặc biểu tượng…PowerPoint được xác lập với một Ribbon dựa vào các tab và các hộp thoại vốn cung cấp cho bạn những công cụ mà bạn cần chúng để hoàn thành các tác vụ. Thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access có thể tùy biến cho bạn dễ dàng truy cập đến các lệnh thường được sử dụng như Save, Undo và Print.

PowerPoint 2007 cung cấp nhiều khuôn mẫu được thiết kế chuyên nghiệp, các đề tài và các thư viện kiểu dáng để giúp bạn tạo những bản thuyêt trình trông đẹp mắt. Khi đến thời điểm phát triển bản trình chiếu, PowerPoint cung cấp nhiều chế độ hiển thị và khung (pane), chế độ hiển thị Normal, chế độ hiển thị Slide Sorter, chế độ hiển thị Notes Page và chế độ hiển thị Slide Show. Chế độ hiển thị Normal hữu dụng để làm việc trên các slide và ghi chú riêng lẻ, trong khi chế độ hiển thị Slide Sorter giúp bạn tổ chức tất cả các slide và thêm các thành phần chuyển tiếp. Nếu bạn cần viết các ghi chú mở rộng, chế độ hiển thị Note Pages cung cấp thêm không gian mà bạn cần. Chế độ hiển thị Slide Show tập hợp lại tất cả, cho phép bạn xem bản trình chiếu trên màn hình máy tính để tinh chỉnh.

Khi bạn hoàn tất bản trình chiếu, bạn có thể lưu nó theo một định dạng PowerPoint XML hiệu quả hơn hoặc dưới dạng một tài liệu PDF hoặc XPS, gửi nó qua thư điện tử để xem lại, đóng gói trên một CD dành cho các khách hàng hoặc thậm chí cộng tác và chia sẻ nó với những đồng nghiệp sử dụng một thư viện chia sẻ.

Tài liệu này dành cho người mới bắt đầu học PowerPoint và vì vậy bạn đọc sẽ được hướng dẫn từng bước một qua từng phần sau:

• Khởi động và thoát PowerPoint .

• Làm việc với PowerPoint.

• Phóng to và thu nhỏ các cửa sổ làm việc.

• Nhập và vẽ nội dung.

• Chèn và xóa các Slide.

• Lưu một bản trình chiếu mới.

• Lưu các thay đổi của một bản trình chiếu.

• Đóng một bản trình chiếu mà không cần đóng PowerPoint.

• Tạo một bản trình chiếu sử dụng khuôn mẫu.

• Sử dụng chức năng Trợ giúp (Help) trong PowerPoint.


BÀI 1: TẠO BẢN TRÌNH CHIẾU ĐẦU TIÊNTrong bài này, bạn sẽ học được cách tạo ra một bản trình chiếu trống và các nhập phần chữ. Bạn cũng sẽ học được cách lưu lại bản trình diễn đã tạo ra và cách để lưu tài liệu sau khi đã thay đổi.

Tài liệu này dành cho người mới bắt đầu học PowerPoint và vì vậy bạn đọc sẽ được hướng dẫn từng bước một qua từng phần sau:

• Khởi động và thoát PowerPoint .

• Làm việc với PowerPoint.

• Phóng to và thu nhỏ các cửa sổ làm việc.

• Nhập và vẽ nội dung.

• Chèn và xóa các Slide.

• Lưu một bản trình chiếu mới.

• Lưu các thay đổi của một bản trình chiếu.

• Đóng một bản trình chiếu mà không cần đóng PowerPoint.

• Tạo một bản trình chiếu sử dụng khuôn mẫu.

• Sử dụng chức năng Trợ giúp (Help) trong PowerPoint.


1.1 Khởi động và thoát PowerPointChương trình Microsoft PowerPoint là một chương trình trình chiếu có thể được dùng để tạo những bản trình chiếu đẹp mắt mà có thể xuất ra ngoài màn chiếu hoặc xem trong máy tính của bạn. Mục đích đặc thù của trình chiếu là cung cấp thông tin như một người thuyết trình.

Chương trình Microsoft PowerPoint 2007 có thể được cung cấp và làm việc một cách độc lập, nhưng thông thường nó sẽ được cài vào máy như một phần của gói chương trình Microsoft Office 2007.

Một bản trình chiếu gồm một bản diễn hình (Slide Show). Khi một bản diễn hình được hoàn thành nó sẽ được sử dụng hoặc trình chiếu theo các cách sau:

Bản diễn hình Bạn có thể trình chiếu bản trình chiếu như một bản diễn hình trên màn hình của máy tính bạn hoặc (với thiết bị thích hợp) như một sự phóng chiếu trên một màn hình rộng. Khi bản trình chiếu được trình chiếu như một bản diễn hình điện tử, thì phần chữ, đồ họa… có thể được trình chiếu với các hiệu ứng chuyển động, và với sự trợ giúp của chuột hoặc bàn phím, bạn có thể quyết định khi nào hiển thị một khung hình (Slide) tiếp theo.

Một diễn hình có thể đặt thời gian chạy tự động. Ví dụ, diễn hình tự động có thể được trình chiếu ví dụ như ở một triển lãm.

Máy chiếu Những trang sao chép có thể hiển thị bên trên phông chiếu, trước một cuộc họp bằng cách đặt một máy chiếu.

Giấy Nếu bản trình chiếu được dùng cho một cuộc họp nhỏ, bạn có thể viết bản trình chiếu ra giấy và đưa cho những người tham dự cuộc họp. Mỗi trang có thể ghi vào một tờ giấy hoặc bạn có thể viết ra nhiều tờ giấy và có thể để khoảng trống để người tham dự ghi chú…

Định dạng Html Với sự giúp đỡ của chương trình PowerPoint bạn có thể lưu bản trình chiếu như một trang web để công khai trên internet. Một slide hay toàn bộ bản trình chiếu có thể được chuyển đổi sang định dạng HTML.

Slide 35mm Một nhà nhiếp ảnh hoặc một nhà sản xuất khác có thể tạo một khuôn hình 35mm từ bản trình chiếu thuyết trình của bạn. Tất cả những gì bạn phải làm là đều được gửi tệp chương trình Power Point, hoặc viết ra ngoài một tệp bằng sự trợ giúp của chương trình chạy đặc biệt của khuôn hình. Mặc dù phương pháp này được mượn tên “những trang” của bản trình chiếu trong chương trình Power Point, nhưng ngày nay phương pháp này hầu như được sử dụng rất ít.

1.1.1 Khởi động PowerPointBạn có thể mở PowerPoint bằng nhiều cách, như mở bằng đường dẫn tắt (shortcut) của

PowerPoint trên màn hình và thanh tác vụ Quick Launch . Tuy nhiên, bạn cũng có thể mở Excel

bằng cách sử dụng nút Start , phương pháp này được mô tả như sau:


Cách khởi động chương trình PowerPoint:

1. Nhấn vào nút Start.

2. Lựa chọn All programs.

3. Lựa chọn Microsoft Office.

4. Nhấn vào Microsoft Office PowerPoint 2007

Lúc này, PowerPoint sẽ được mở ra.

1.1.2 Thoát PowerPointKhi hoàn thành công việc trong PowerPoint, bạn nên đóng chương trình lại để tránh lãng phí nguồn sử dụng của máy tính một cách vô ích. Ưu điểm ở đây là bạn không cần đóng bản trình chiếu mà bạn đang làm việc trước khi bạn đóng PowerPoint vì PowerPoint luôn tự động đóng tất cả các bản trình chiếu trước khi thoát khỏi chương trình.


Cách thoát PowerPoint:

1. Nhấn vào nút Office .

2. Nhấn vào Exit PowerPoint .

Nếu lúc này bản trình chiếu trong PowerPoint của bạn chưa được lưu thì một bảng thông báo sẽ hiển thị.

3. Nhấn vào Yes khi bảng thông báo hiển thị, sau đó chọn tên và vị trí lưu bản trình chiếu.

Lúc này, PowerPoint sẽ được đóng lại.

Gợi ý: Nếu chỉ có một bản trình chiếu đang làm việc, bạn có thể đóng PowerPoint bằng cách nhấn vào nút Close ở góc

trên cùng bên phải cửa sổ chương trình hoặc nhấn vào nút Close ở dưới cùng trong danh sách trượt của nút

Office để thoát khỏi PowerPoint.

Gợi ý: Bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + Q để thoát khỏi PowerPoint một cách nhanh chóng.


BÀI TẬP: KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT POWERPOINTTrong bài tập này, bạn sẽ mở và đóng chương trình PowerPoint.

CÁCH THỨC TIẾN HÀNH

1 Khởi động PowerPoint.

• Nhấp vào nút Start .

• Chọn mục All Programs .

• Chọn mục Microsoft Office

• Chọn mục Microsoft Office PowerPoint 2007

.

2 Thoát PowerPoint. • Nhấp vào nút Office .

• Nhấp vào nút PowerPoint .


1.2 Tạo một bản trình chiếuMục đích của một bản trình chiếu là để truyền đạt thông tin. Sau đây sẽ là những ý kiến hay giúp bạn trước khi bắt đầu làm việc với một bản trình chiếu:

• Nắm rõ mục tiêu hướng tới, mục đích sử dụng hay phần kết luận.• Quyết định xem bản trình chiếu của bạn thuộc loại sách chứa nhiều kiến thức hay mang tính

thuyết phục hoặc có thể là cả hai. Các bản trình chiếu chứa nhiều thông tin, kiến thức sẽ làm cho độc giả thêm hiểu biết và có ích trong khi đó những bản trình chiếu mang tính thuyết phục ảnh hưởng đến sự lựa chọn và các hành vi của độc giả.

• Độc giả của bạn là ai? Hãy nghĩ về lợi ích hay mối quan hệ mà bản trình chiếu mang lại. Bảng trình chiếu mang đến những điều mà họ quan tâm.

• Cho biết rõ thời gian bản trình chiếu sẽ diễn ra trong bao lâu. Nếu bạn hạn chế về thời gian bạn phải quyết định điều gì nên chú trọng nhiều hơn. Hãy nhớ rằng đó là cách tốt hơn để có nhiều thời gian hơn vào việc tính toán để sử dụng khoảng một đến bốn phút trên mỗi trang.

• Xem xét đề tài của bạn. Trên thực tế nó nên dùng những ví dụ và những minh họa cụ thể hơn là dùng những lý thuyết và lý lẽ đơn thuần.

1.2.1 Vận hành Khi bạn khởi động PowerPoint, bạn sẽ thấy một diện mạo màn hình nhìn như hình dưới. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về các thành phần có trong giao diện sử dụng của PowerPoint.


Nút Office và thanh công cụNút Office được hiển thị ở góc trái phía trên màn hình. Khi bạn nhấn vào nó, danh sách mục Office sẽ được mở. Ngoài ra, nó còn được sử dụng để tạo, mở, lưu và in các bản trình chiếu. Phía bên phải của nút Office là thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access. Thông qua thanh công cụ này, bạn có thể lưu nhanh một văn bản và khôi phục lại những thay đổi không mong muốn. Bạn cũng có thể di chuyển thanh công cụ bên dưới hoặc bên trên bảng Ribbon để nó nằm ngay nơi mà bạn cần nó.

Gợi ý: Bạn có thể chèn thêm các nút vào thanh công cụ Quick Access bằng nút Customize Quick Access Toolbar được

hiển thị phía bên phải của thanh công cụ.

Bảng RibbonBảng Ribbon được hiển thị ngay dưới thanh tiêu đề.


Bảng Ribbon bao gồm nhiều tab khác nhau, mỗi bảng lại chia thành nhiều nhóm. Mỗi nhóm chứa một số các lệnh và tên nhóm được thống kê dưới mỗi nhóm. Nếu một nhóm gồm nhiều tùy chọn

hơn những gì hiển thị trực tiếp trên bảng, nút Dialogue Box Launcher sẽ được hiển thị phía bên phải của tên nhóm. Nhấn vào nút đồng thời mở bảng tác vụ hay một hộp thoại, nó sẽ cho bạn nhiều lựa chọn hơn.

Tất cả các tab trong bảng Ribbon đều có chiều cao như nhau. Nội dung của các tab có thể được hiển thị với chiều rộng nhất, phụ thuộc vào chế độ phân giải và kích cỡ của màn hình được chọn. Nếu không đủ chỗ trống để hiển thị nội dung của tab trong chiều rộng nhất, một nút sẽ xuất hiện để giải quyết cho trường hợp này. Khi nhấn vào một nút kiểu như thế này, nội dung của một nhóm sẽ được hiển thị với chiều rộng nhất.

Dưới đây là cái nhìn tổng thể về từng nội dung của các tab hiển thị trong bảng Ribbon:


Nút OfficeCác Tab

Nhóm chức năngTên nhóm Nút mở hộp thoại

Nút mở rộng nhóm

Home: Chứa một số nút thường được sử dụng nhiều nhất như các nút để cắt và dán thông tin, định dạng dữ liệu và tìm các mẫu thông tin quan trọng bằng các công cụ tìm kiếm.

Insert: Cho bạn chèn thêm những thành phần đặc biệt như các bảng (table), hình đồ họa, biểu đồ và siêu liên kết (hyperlink).

Design: Bạn có thể căn lề, chỉnh hướng trang và những xác lập trang khác tại đây. Các loại kiểu dáng có sẵn cho bản trình chiếu cũng được trình bày tại đây.

Animations: Cho bạn chèn thêm các chuyển động, âm thanh, các hiệu ứng chuyển cảnh.

Slide Show: Cho phép bạn hiệu chỉnh các thiết lập cho bản diễn hình, cho máy chiếu…

Review: Bao gồm những công cụ kiểm chứng Office quen thuộc (như chức năng kiểm tra chính tả). Nó cũng gồm các nút có thể giúp bạn thêm những lời bình vào bảng tính và quản lý các phiên bản.

View: Cho phép bạn bật và tắt các tùy chọn hiển thị khác nhau.Nó cũng cho bạn áp dụng một vài thủ thuật thú vị nếu bạn muốn xem một số tệp bảng tính Excel riêng biệt cùng một lúc.

Format: Đây là tab bổ trợ thêm khi bạn làm việc với các hình họa. Trong tab này bạn có thể chèn thêm các hình họa, thay đổi kiểu dáng, tô màu cho chúng…

Menu tắtBên cạnh các menu thông thường, PowerPoint (và cả các chương trình khác của Microsoft Office) cũng chứa các menu tắt. Một menu tắt chứa các lệnh liên quan đến tình huống hiện thời và sẽ được hiển thị tại vị trí đặt dấu nhắc chuột. Nếu bạn muốn sử dụng một menu tắt, bạn cần chỉ đến đối tượng bạn muốn và sau đó nhấn chuột phải.

Thanh công cụ MiniPowerPoint chứa một thanh công cụ Mini giúp bạn xử lý các định dạng chữ.

Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện theo kiểu mờ dần khi bạn chọn chữ bằng chuột. Thanh công cụ Mini được tìm thấy gần với phần chữ được chọn. Nếu bạn xóa trỏ chuột khỏi phần chọn, thanh công cụ Mini sẽ biến mất và nếu bạn chỉ vào thanh công cụ Mini, nó sẽ hiện rõ màu.

Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện cùng với menu tắt khi nhấn chuột phải vào chữ.

Gợi ý: Nếu việc tự động hiển thị của thanh công cụ Mini làm phiền bạn, bạn có thể bỏ kích hoạt nó. Nhấn vào nút Office,

sau đó nhấn vào PowerPoint Options và chắc chắn lệnh Popular đã được chọn trong danh sách phía bên trái. Bỏ chọn ở

mục Show Mini Toolbar on selection. Cuối cùng nhấn vào OK.


ZoomCông cụ Zoom được sử dụng để phóng to hoặc thu nhỏ những gì được hiển thị trên màn hình…Giá trị thu phóng tốt nhất tùy vào bạn đang làm việc trên màn hình gì và liệu bạn có cần xem chi tiết hay muốn phóng to bức ảnh hay không. Khi làm việc với các silde thì sẽ có lợi khi bạn chọn giá trị thu phóng theo ý mình. Nói cụ thể hơn là giá trị thu phóng sẽ hiển thị bản trình chiếu trong phạm vi rộng cho phép khi toàn bộ các slide hiển thị trong cửa sổ.

Cách thay đổi giá trị thu phóng cho một cửa sổ

1. Nhấp vào cửa sổ bạn muốn thu phóng để kích hoạt nó.

2. Nhấp chuột vào tab View.

3. Nhấp vào nút Zoom trong nhóm Zoom.

Hộp thoại Zoom xuất hiện.

4. Chọn tỷ lệ phần trăm mặc định có sẵn.

Hoặc

Nhập tỷ lệ phần trăm theo mong muốn trong vào ô Percent.

5. Nhấp nút OK.

Lúc này, cửa sổ đã hiển thị như độ thu phóng bạn mong muốn.

Gợi ý: Bạn có thể sử dụng thanh trượt Zoom ở dưới thanh trạng thái để thu phóng bảng tính. Cách này sẽ nhanh hơn là bạn

phải thông qua hộp thoại Zoom


Chú ý: Dù cửa sổ của bạn đang ở bất kỳ giá trị thu phóng nào, bạn có thể sử dụng nút Fit to Window để trở về độ thu

phóng hiển thị vừa với màn hình.

Nhập nội dung vào một vùng làm việcKhi bạn mở chương trình PowerPoint, một bản trình chiếu tự động được tạo ra. Bản trình chiếu bao gồm một Slide với tiêu đề Slide được sắp xếp. Nếu bạn muốn sử dụng bản trình chiếu này bạn có thể nhập chữ phía bên phải.

Khi sử dụng chương trình Power Point tất cả nội dung phải được đặt trong vùng làm việc (Placeholder). Trong chế độ hiển thị Normal, bạn có thể gõ nhập trực tiếp nội dung vào các vùng làm việc. Một nội dung vùng làm việc là một hộp nội dung rỗng. Nếu bạn gõ nhập nhiều nội dung hơn khả năng chứa trong vùng làm việc, nội dung sẽ được tự động định lại kích cỡ để nằm vừa trên slide. Bạn cũng có thể tăng hoặc giảm bằng tay khoảng cách dòng hoặc tất cả phông chữ của nội dung. Vùng làm việc cho chữ sẽ hiển thị thông báo hãy nhấn chuột để nhập chữ hoặc nhấn chuột để thêm chữ. Khi một hộp chọn gồm các đường nét gạch xuất hiện, các thay đổi phản ảnh chỉ phần nội dung được chọn. Khi một hộp chọn đường nét đậm xuất hiện, các thay đổi áp dụng vào toàn bộ đối tượng nội dung.

Cách nhập nội dung vào vùng làm việc

1. Nhấn vào vùng làm việc bạn muốn nhập nội dung.Chữ trong phần làm việc biến mất và một khung chữ được hiển thị.

2. Gõ nhập nội dung bạn muốn và nhấn <Enter> để đi đến dòng tiếp theo.


Vùng làm việc tiêu đề trống

Vùng làm việc trống

Vùng làm việc tiêu đề đã được nhập nội dung

Vùng làm việc đã được nhập nội dung. Khung chữ ở đây hiển thị vùng làm việc đang được kích hoạt

3. Nhấn vào slide kế tiếp để tắt slide bạn vừa gõ nhập.

Chú ý: Nếu bạn muốn thay đổi phần chữ có thể làm theo cách thông thường, ví dụ như chọn <Delete> và <Backspace>

hoặc bằng cách bôi đen phần chữ bạn muốn thay thế và sau đó nhập vào dòng chữ mới.

1.2.2 AutoCorrectKhông giống như chức năng kiểm tra chính tả (spell check) của PowerPoint, vốn sửa các các từ sai chính tả, chức năng AutoCorrect tiến xa hơn một bước và sửa các lỗi khi bạn gõ nhập chúng. AutoCorrect có thể tự động sửa hai loại lỗi sau đây:

• Kiểu chữ hoa: AutoCorrect có thể đảm bảo bạn bắt đầu mỗi câu hay ngày trong tuần, hoặc những gì bạn có bằng một chữ hoa. Nó cũng nhận ra khi nào bạn gõ nhầm phím Caps Lock.

• Chính tả: AutoCorrect có thể bắt và sửa các từ thường bị sai chính tả như hình bên.

Cách sửa tự động các lỗi về kiểu chữ (chữ hoa)

PowerPoint có thể bắt và sửa các lỗi chữ hoa khi bạn gõ nhập. Để mở AutoCorrect tìm các lỗi chữ hoa, bạn làm như sau:

1. Nhấp vào nút Office .

2. Nhấp vào nút PowerPoint Options .

Hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện.


3. Nhấp vào Proofing. Tiếp theo, nhấp nút AutoCorrect Options phía bên phải hộp thoại.

Hộp thoại AutoCorrect hiển thị.

4. Bảo đảm tab AutoCorrect được chọn, nếu không hãy nhấp chọn nó.

5. Nhấp vào nút Exceptions.

Hộp thoại AutoCorrect Exceptions hiển thị.

6. Chọn giữa các tab để sửa đổi theo mong muốn của bạn.

7. Nhấp OK khi bạn đã hài lòng với kết quả chỉnh sửa.

Cách sửa tự động các lỗi chính tả

Với nhiều lỗi chính tả, bạn không phải gặp khó khăn khi kiểm tra tự động hay bằng tay: PowerPoint có thể bắt và sửa nhiều lỗi chính tả ngay lập tức khi bạn gõ. Để mở AutoCorrect cho việc kiểm tra các lỗi chính tả, bạn làm theo đường dẫn sau: Nhấp Office > PowerPoint > Proofing. Dưới tiêu đề


“When correcting spelling in PowerPoint”, bạn đánh dấu chọn vào ô “Check spelling as you type” để mở AutoCorrect.

Nếu muốn, bạn có thể chỉ định một hay nhiều từ mà bạn muốn PowerPoint sửa tự động. Ví dụ, các từ bạn biết mình thường gõ sai hoặc các từ mà bạn muốn viết tắt và nhờ PowerPoint gõ vào cho hoàn chỉnh. Bạn làm như sau:




3. Nhấp vào Proofing. Tiếp theo, nhấp nút AutoCorrect Options phía bên phải hộp thoại.

Hộp thoại AutoCorrect hiển thị.


4. Trong tab AutoCorrect, đánh dấu chọn trước ô ”Replace text as you type”.

5. Trong hộp Replace, gõ từ sai chính tả hay từ viết tắt mà bạn muốn PowerPoint sửa.

6. Trong hộp With, gõ từ đúng chính tả hoặc từ viết đầy đủ.

7. Nhấp OK khi bạn đã thực hiện xong.

1.2.3 Hiệu chỉnh chữ (Text)

Chữ trong bản trình chiếu có thể sẽ thay đổi bằng cách xóa bỏ, chèn chữ vào và viết đè chữ lên trên. Phần chữ đã thay đổi là nơi mà chữ đã được đánh dấu. Ví dụ, bạn có thể xóa và chèn chữ theo những cách sau:


Thao tác Tác dụng Ví dụ a computer|virus

<Delete> Xóa ký tự sau dấu nhắc chuột a computer|irus

<Backspace> Xóa ký tự trước dấu nhắc chuột a compute|virus

<Ctrl>+<Delete>

Xóa từ ngay sau dấu nhắc chuột a computer|

<Ctrl>+<Backspace>

Xóa từ ngay trước dấu nhắc chuột. a |virus

Write Text Chèn chữ vào ngay vị trí của dấu nhắc chuột và đẩy chữ có sẵn trước.

a computer can|virus

Cách hiệu chỉnh chữ

1. Đặt dấu nhắc chuột vào vị trí muốn hiệu chỉnh chữ.

2. Xóa hoặc nhập chữ bạn muốn.

Lúc này, chữ đã được thay đổi.

Gợi ý: Bạn có thể viết đè lên chữ đang có bằng cách bôi đen nó trước khi bắt đầu viết.

Gợi ý: Bạn có thể xóa tât cả chữ trong vùng làm việc bằng cách nhấn vào vùng làm việc và nhấn <Delete>. Bản thân của

vùng làm việc sẽ không bị xóa.

1.2.4 Chèn và xóa SlideKhi bạn tạo một chương trình PowerPoint, bản trình chiếu chỉ có một slide. Do vậy, bạn cần chèn thêm nhiều slide khác vào trong bản trình chiếu. Bạn có thể dễ dàng thêm một slide trống vào diễn hình của bạn. Mỗi slide được chèn vào một lần, vậy là bạn đã có thể chọn và sắp đặt những slide thích hợp. Việc sắp đặt chọn lựa những slide bao gồm phần chữ và những đối tượng.

Cách chèn thêm một slide trống

1. Trong tab Slides nằm bên trái cửa sổ chuơng trình PowerPoint, nhấp chọn slide sau slide bạn muốn chèn vào một slide mới. Khi bạn muốn chèn một slide tại đầu diễn hình (slide show), chèn nó sau slide đầu tiên của bạn. Sau đó di chuyển nó đến vị trí đầu tiên như đã mô tả trước.2. Nhấp chuột vào tab Home.

3. Nhấp vào danh sách trượt của nút New Slide trong nhóm Slides.Một danh sách trượt kiểu trình bày sẵn hiển thị.


4. Nhấp chọn kiểu trình bày có sẵn theo mong muôn của bạn.

Vậy là PowerPoint đã tạo ra một slide trống mới theo sự lựa chọn của bạn.

Chú ý: Ngoài cách chèn thêm slide như trên bạn có thể thực hiện thêm hai cách nhanh khác. Bạn có thể nhấp vào Home >

Slides > New Slide (thay vì nhấp vào danh sách trượt của nút). Cách thứ hai là ở trong chế độ hiển thị Normal hoặc Slide

Sorter, bạn nhấp chuột phải vào một slide và sau đó từ menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn New Slide.

Cách xóa một slide

Việc xóa một slide cũng tương tự như việc chèn một slide. Bạn làm như sau:1. Nhấp chuột vào slide bạn muốn xóa.

2. Nhấp chuột vào tab Home.

3. Nhấp vào nút Delete trong nhóm Slides.HoặcNhấn phím Delete.Hoặc Nhấp chuột phải sau đó chọn Delete Slide.

Cách xóa nhiều slide cùng lúc

1. Nhấp chuột vào tab Slides nằm bên trái cửa sổ chuơng trình PowerPoint hoặc chuyển sanh chế độ hiển thị Slide Sorter.

2. Nhấp chọn tất cả các slide bạn muốn xóa bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi nhấp chọn các slide mong muốn.3. Nhấp vào tab Home.

4. Nhấp vào nút Delete trong nhóm Slides.


Hoặc Nhấn phím Delete.Hoặc Nhấp chuột phải sau đó chọn Delete Slide.

Các slide được chọn lúc này đã được xóa hết.

Gợi ý: Khi bạn muốn xóa bỏ một slide khỏi một vị trí nhưng đặt một bản sao trong Office Clipboard để dán bất kỳ nơi nào

trong bản diễn hình của bạn, bạn hãy cắt slide đó thay vì xóa nó.

1.2.5 Khôi phụcNếu bạn thao tác lỗi, xóa hay thay đổi phần chữ thì bạn có thể khôi phục lại những thay đổi bằng cách sử dụng chức năng khôi phục trong chương trình PowerPoint. Đó là chức năng Undo. Đây là một chức năng rất tiện lợi cho việc khôi phụ dữ liệu.

Điều này có thể thực hiện được khi bạn chưa làm những thay đổi nào sau những thay đổi bạn muốn khôi phục lại. Thay đổi cuối cùng sẽ được khôi phục lại đầu tiên.

Nếu bạn muốn khôi phục lại một hành động, hãy làm theo cách sau :

1. Nhấn vào nút Undo trên thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access.

2. Lặp lại bước một, cho đến khi tất cả hành động bạn muốn được khôi phục.

Chú ý: PowerPoint chỉ lưu gữ 20 hành động sau cùng mà bạn đã thực hiện kể từ lần cuối cùng bạn mở bản trình chiếu, vì

vậy bạn sẽ không gặp may nếu bạn muốn khôi phục hành động mà bạn đã làm cách đây 21 lần gõ phím.

Gợi ý: Nếu bạn không nhìn thấy nút Undo trong thanh công cụ Quick Access, hoặc nếu bạn thích nhấn các phím hơn là dùng chuột, bạn có thể sử dụng phím Ctrl + Z.

Gợi ý: Nếu bạn nhấp Undo và sau đó thay đổi ý định của mình, bạn có thể phục hồi các hiệu ứng của Undo và áp dụng lại

hành động của bạn. Để làm như vậy, bạn chỉ cần nhấp vào nút Redo trên thanh công cụ Quick Access hoặc nhấn phím

Ctrl + Y.


BÀI TẬP: TẠO BẢN TRÌNH CHIẾU ĐẦU TIÊNTrong bài tập này, bạn sẽ tạo ra một bản trình chiếu và tập sử dụng PowerPoint


1 Khởi động PowerPoint

• Nhấp vào nút Start.

• Chọn mục All Programs.

• Chọn mục Microsoft Office.


2 Gõ chữ Welcome vào hộp chữ tựa đề

• Nhấp chuột vào ô tựa đề

• Nhập chữ

3 Nhấn chuyển qua các tab trên thanh Ribbon,

• Lần lượt nhấn vào tab Insert, Design, Animations …

4Phóng to thu nhỏ sử dụng thanh Zoom

• Kéo thanh trượt hoặc nhấn vào các nút +, - để phóng to và thu nhỏ

5 Gõ tiếp chữ vào kích vào các đối tượng trong khung hình

• Nhấn lần lượt chuột trái và chuột phải, quan sát các tương tác mà PowerPoint đưa ra

6Nhấn Undo và Redo để huỷ hoặc không huỷ các thao tác mà bạn tạo ra

•

•

7 Thoát PowerPoint mà không cần lưu lại bảng tính.

• Nhấp vào nút Office.

• Nhấp vào nút Exit PowerPoint


1.3 Lưu và đóng bản trình chiếuMột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là bạn cần nhớ lưu lại công việc đã thực hiện của mình. Cũng như vậy, trong PowerPoint, bạn cần lưu các bản trình chiếu để phòng trường hợp hệ thống của bạn bị hỏng, bạn cũng có thể phục hồi lại công việc của mình. Hoặc vì công việc bạn đang thực hiện trong PowerPoint sẽ biến mất khi bạn đóng lại mà không lưu chúng. Và bản trình chiếu sẽ tự động đóng khi đóng PowerPoint.

Khi một bản trình chiếu đã được lưu lại, bạn có thể đóng nó bằng cách đóng PowerPoint, nhưng bạn cũng có thể chỉ cần đóng bản trình chiếu. Điều này sẽ là ưu điểm nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với một bản trình chiếu khác.

Lưu và đóng một bản trình chiếu PowerPoint là những tác vụ dễ thực hiện. Nếu bạn đã quen thuộc với bất kỳ chương trình Windows khác thì bạn sẽ nhận ra hầu hết các bước.

Chú ý: Bạn cũng không phải lo lắng quá nếu quên lưu quá trình làm việc của bạn, vì PowerPoint luôn nhắc nhở bạn lưu

những thay đổi lại trước khi bản trình chiếu được đóng lại. Điều này cũng sẽ được thực hiện khi bạn yêu cầu tắt Windows

trong khi PowerPoint vẫn đang hoạt động.

LƯU MỘT BẢN TRÌNH CHIẾU

Khi lưu một bản trình chiếu lần đầu, bạn cần thông báo với PowerPoint tên của bản trình chiếu và vị trí lưu. Tên của bản trình chiếu nên bao hàm nội dung để dễ dàng cho việc tìm kiếm khi cần sử dụng lại.

Hộp thoại Save As Ở đây, bạn có thể

biết sẽ lưu văn bản vào thư mục nào.Bạn cũng có thể chọn thư mục khác bằng cách chọn trong danh sách trượt.Danh sách thư mục sẽ được hiện ra.

Nội dung của thư

mục sẽ được hiện ra ở đây. Nếu bạn muốn mở bất cứ thư mục nào đang hiển thị bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào thư mục.

Bạn có thể tạo ra

một thư mục con trong thư mục đang mở bằng cách nhấp chuột vào đây. Bạn có thể đặt tên ngay trong khi tạo ra thư mục.

Phía bên trái của hộp thoại, bạn có thể thấy một số biểu tượng đặc trưng của Window.


1

2

3

4

Thư mục My Documents là mặc định, nhưng bạn cũng có thể chọn nhanh những thư mục khác bằng cách nhấp chuột lên

chúng.

Tại đây bạn nhập tên mong muốn cho bản trình chiếu.

Lưu bản trình chiếu dưới tên có liên quan tới nội dung của bản trình chiếu sẽ là một ý kiến sáng suốt, vì nó sẽ dễ dàng hơn cho bạn tìm lại sau này.

Nhấp vào đây để lưu bản trình chiếu với tên đã chọn vào trong thư mục chọn trước.

Cách lưu một bản trình chiếu mới

1. Nhấp vào nút Office sau đó nhấp vào Save.

Hoặc

1. Nhấn nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access.

Hoặc

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12.

Hộp thoại Save As xuất hiện.

2. Mở thư mục nơi bạn sẽ lưu bản trình chiếu.

3. Nhập tên cho bản trình chiếu vào ô File name.

4. Nhấn vào nút Save.

Và lúc này, bản trình chiếu đã được lưu với tên bạn chọn.

Chú ý: Chỉ khi lưu một bản trình chiếu mới thì hộp thoại Save as mới hiển thị lúc bạn nhấn vào nút Save.

1.3.1 Lưu các thay đổiNếu bạn muốn lưu các thay đổi trong một bản trình chiếu mà bạn đã lưu trước đó và bạn không muốn giữ lại bản trước này, bạn có thể thực hiện bằng cách lưu bản trình chiếu với cùng tên trong cùng thư mục. Điều này có nghĩa là bản trước đó đã bị thay thế. Ưu iđểm ở đây là bạn không phải lưu vài bản của bản trình chiếu có nội dung giống nhau. Và theo cách này, bạn sẽ chắc chắn rằng luôn làm việc với bản trình chiếu hiện hành mới nhất.

Cách để lưu các bảng tính có sẵn:

1. Nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Save.

Hoặc

1. Chọn nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access.

Và lúc này PowerPoint sẽ lưu bản trình chiếu thay thế cho bản cũ đã được lưu trước đó.


5

6

7

Gợi ý: Để an toàn cho dữ liệu của bạn, bạn nên bật tính năng Auto Recover, PowerPoint sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo

thời gian quy định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng này, bạn chọn nút Office/ PowerPoint Options/

Save và sau đó đánh dấu chọn mục

1.3.2 Đóng một bản trình chiếuKhi bạn đóng PowerPoint, tất cả các bản trình chiếu đang được mở cũng sẽ tự động đóng lại. Tuy nhiên, bạn có thể đóng một bản trình chiếu mà không cần phải đóng PowerPoint. Với tiện ích này bạn sẽ có được thuận lợi khi muốn tiếp tục làm việc trên PowerPoint.

Cách đóng bản trình chiếu mà không cần đóng PowerPoint:

1. Nhấp vào nút Office và sau đó nhấp Close.

Hoặc

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+W hay Ctrl+F4.

Hoặc

1. Nhấp vào nút Close Window ở góc trên bên phải thanh tiêu đề.

Nút này sẽ không có hiệu lực nếu một bản trình chiếu được mở.

Bản trình chiếu hiện thời sẽ được đóng lại, trừ khi bản trình chiếu hoặc những thay đổi cuối cùng vừa tạo chưa được lưu. Trong trường hợp này, hộp thoại sau sẽ hiển thị:

2. Nhấn Yes để lưu bản trình chiếu trước khi đóng.

hoặc

Nhấn No để đóng bản trình chiếu mà không muốn lưu nó.

Lúc này, bản trình chiếu được đóng tức thời, còn PowerPoint vẫn mở.


BÀI TẬP: LƯU VÀ ĐÓNG MỘT BẢN TRÌNH CHIẾUTrong bài tập này, bạn sẽ gõ một tựa đề vào bản trình chiếu của bạn và lưu nó lại vào một thư mục mới, sau đó tiếp tục tạo một tựa đề nhỏ và lưu lại một lần nữa trước khi đóng chương trình PowerPoint lại








2 Gõ tựa đề “University”.• Nhấn chuột vào nơi đặt chữ (place-holders)

• Gõ “University”

3Lưu bản trình chiếu với tên “Lesson1 - Add title” trong thư mục mới là “Presentation”

• Nhấn nút Office

• Chọn Save as

• Nhấn nút create new folder , nhập tên folder là “Presentation”

• Gõ “Lesson1 – Add title” vào ô Name

• Nhấn Save

4 Gõ tựa đề nhỏ “falculty”.• Nhấn chuột vào phần đặt nội dung (place-holders)

• Gõ Falculty

5 Lưu tệp bảng tính một lần nữa. • Nhấn vào nút Save .

6 Đóng PowerPoint. • Nhấn nút Close .

1.4 Tạo một bản trình chiếu mới sử dụng khuôn mẫu có sẵn

PowerPoint chứa rất nhiều các kiểu khuôn mẫu khác nhau dễ dàng cho bạn tạo ra một bản trình chiếu mới.

Design Templates Bao gồm các mẫu thiết kế sẵn như nền, màu nền, phông chữ, kích cỡ và vị trí của vùng làm việc.

Contents Templates Ngoài các mẫu chỉ có thiết kế, loại khuôn mẫu này bao gồm cả phần nội dung cũng được thiết kế sẵn.

1.4.1 Tạo một bản trình chiếu mới sử dụng Installed Themes

Loại mẫu này thuộc loại Design Templates. Các mẫu thiết kế này đã bao gồm sẵn màu chủ đạo, màu nền, phông và kích cỡ chữ...

Cách tạo một bản trình chiếu sử dụng Installed Themes:

1. Nhấp vào nút Office và chọn New.

2. Hộp thoại New Presentation xuất hiện.


3. Chọn Installed Themes trong danh sách bên trái.

4. Nhấn vào mẫu bạn muốn chọn trong danh sách Installed Themes.

Một ví dụ hiển thị nội dung của mẫu đã chọn.

5. Nhấn Create.


Lúc này, PowerPoint đã tạo một bản trình chiếu mới, không có tên dựa trên mẫu được chọn. Lúc này, bạn có thể làm việc trên bản trình chiếu và lưu nó lại như bình thường.

1.4.2 Tạo một bản trình chiếu mới sử dụng Installed Templates

Loại mẫu này thuộc loại Contents Templates. Loại khuôn mẫu này bao gồm cả phần nội dung cũng được thiết kế.

Cách tạo một bản trình chiếu sử dụng Installed Templates:


Hộp thoại New Presentation xuất hiện.

2. Chọn Installed Templates trong danh sách bên trái.

3. Nhấn vào mẫu bạn muốn chọn trong danh sách Installed Templates.



4. Nhấn Create.

Lúc này, PowerPoint đã tạo một bản trình chiếu mới, không có tên dựa trên mẫu được chọn. Lúc này, bạn có thể làm việc trên bản trình chiếu và lưu nó lại như bình thường.

1.4.3 Tạo một bản trình chiếu mới sử dụng My Templates

Ngoài những mẫu có sẵn được tạo ra trong máy tính, bạn cũng có thể tạo ra những mẫu của riêng mình và dùng lại sau này như một mẫu có sẵn.

Cách tạo một bản trình chiếu sử dụng My Templates:




2. Chọn My templates… trong danh sách bên trái.


3. Trong My Templates, chọn mẫu mong muốn.


4. Nhấn OK.

Lúc này, PowerPoint đã tạo một bản trình chiếu mới. Lúc này, bạn có thể làm việc trên bản trình chiếu


và lưu nó lại với một tên mới như bình thường.

BÀI TẬP: TẠO MỘT BẢN TRÌNH CHIẾU MỚI SỬ DỤNG KHUÔN MẪU CÓ SẴN

Trong bài tập này bạn sẽ tạo ra một bản trình chiếu mới sử dụng một mẫu có sẵn trong PowerPoint 2007


1 Khởi động PowerPoint





2Tạo một bản trình chiếu mới sử dụng mẫu Contemporary Photo Album

• Nhấn nút Office,

• Chọn New

• Chọn Installed Template

• Chọn template Contemporary

3 Đóng bản trình chiếu lại mà không cần lưu


• Chọn Close

• Nhấn No khi hộp thoại xuất hiện

4

Tạo một bản trình chiếu mới sử dụng mẫu có sẵn mà bạn tìm kiếm trên Microsoft Office Online, tên của template là “Basic Organization Chart”

• Nhấn vào nút Office

• Nhấn New

• Chọn Featured

• Chọn Basic Organization Chart

5Lần lượt nhập nội dung cho các ô, với các tên và chủ đề do bạn tự nghĩ ra

• Lần lượt nhấn vào các ô nhập chữ của bản trình chiếu và nhập nội dung cho chúng

6 Đóng PowerPoint mà không cần lưu.

• Nhấn nút Close .

• Nhấn No trên hộp thoại hiện ra


1.5 Trợ giúpVào một thời điểm nào đó, bạn có một hoặc hai câu hỏi về chương trình mà bạn đang sử dụng. Microsoft Office PowerPoint Help cung cấp các lời giải đáp và nguồn thông tin mà bạn cần, bao gồm sự trợ giúp tính năng, các bài báo, thủ thuật, khuôn mẫu, tài liệu đào tạo và các bản tải về bằng cách kết nối với Microsoft Office Oline, bạn không chỉ truy cập thông tin trợ giúp sản phẩm chuẩn mà còn truy cập đến thông tin được cập nhật trên Web mà không cần rời khỏi bảng trợ giúp Help. Microsoft Office PowerPoint Help giống như trình duyệt Web cho phép bạn duyệt một catalog mở rộng về các chủ điểm bằng cách sử dụng một bảng mục lục để tìm thông tin hoặc đặt ra một câu hỏi hoặc nhập các cụm từ để tìm kiếm thông tin cụ thể. Khi bạn sử dụng bất kỳ tùy chọn trợ giúp này, một danh sách các lời giải đáp có thể có được trình bày cho bạn với lời giải đáp thích hợp nhất hoặc thường được sử dụng nhiều nhất nằm ở đầu danh sách.

1.5.1 Sử dụng trợ giúpNếu có một vấn đề gì đó bạn cần sự hỗ trợ trong PowerPoint thì bạn có thể sử dụng chức năng trợ giúp.

Nhấn vào đây để làm ẩn/hiện bảng các

nội dung.

Nhấn vào đây nếu bạn muốn cửa sổ

hỗ trợ hiển thị bên trên các cửa sổ khác. Nó hiển thị bên trên khi hình ghim được bấm như minh họa ở đây.

Nếu bạn muốn tìm kiếm sự trợ giúp,

bạn phải nhấp vào ô chữ và nhập yêu cầu của bạn rồi nhấn Search để bắt đầu việc tìm kiếm.

Nếu bạn muốn tìm kiếm các chỉ dẫn

trong các sách hỗ trợ bạn phải sử dụng bảng nội dung. Nhấn vào một cuốn sách để xem nó bao hàm chủ đề gì rồi nhấn vào chủ đề để xem nội dung của nó.

Đây là kết quả của việc tìm kiếm của

bạn hay nội dung chủ đề mà bạn đã chọn trong bảng nội dung.

Các chữ màu xanh nổi bật đưa bạn vào phần câu hỏi trợ giúp liên quan đến chủ đề mà bạn đang xem.

Tại đây bạn có thể xem PowerPoint đang tìm kiếm sự trợ giúp thông qua internet.


1

2

3

4

5

6

7

Cách tìm kiếm các chỉ dẫn trong các cuốn sách hỗ trợ của Microsoft Office PowerPoint Help

1. Nhấn vào nút Help nằm ở góc phải phía trên bảng Ribbon.

2. Xác định sự trợ giúp mà bạn muốn:

• Nhấp một hạng mục Help trên trang chủ, và sau

đó nhấp một chủ điểm

• Nhấp nút Tables Of Contents trên thanh công

cụ, nhấp một hạng mục trợ giúp và sau đó

nhấp một chủ điểm .

3. Đọc chủ điểm (topic), và sau đó nhấp bất kỳ đường link để nhận được thông tin trợ giúp.

4. Nhấp các nút Back, Forward, Stop, Refresh và Home trên thanh

công cụ để di chuyển xung quanh trong cửa sổ Help.


5. Nếu bạn muốn in chủ điểm, nhấp nút Print trên thanh công cụ.

6. Để giữ cho cửa sổ Help (không được phóng to tối đa) nằm lên trên cùng hoặc đằng sau,

nhấp để chuyển đổi nút Keep On Top (ghim được ấn vào) và nút Not On Top (ghim không được ấn vào) trên thanh công cụ.

7. Khi hoàn tất, nhấp nút Close .

Chú ý: Bạn có thể nhấn F1 thay cho việc nhấn nút Help.

Cách tìm kiếm sự trợ giúp


hoặc

Nhấn <F1>.

Cửa sổ hỗ trợ Help của PowerPoint sẽ hiển thị.

2. Nhấn vào ô chữ và nhập câu hỏi của bạn/tìm kiếm từ.


3. Nhấn phím <Enter>.

hoặc

3. Nhấn vào nút

4. Search.

PowerPoint sẽ tìm kiếm đáp án cho câu hỏi của bạn và hiển thị kết quả.

4. Nhấn vào chữ màu xanh mô tả chủ đề bạn cần hỗ trợ.

Nội dung của chủ đề hiển thị.

5. Đọc và thực hiện các bước được mô tả.

6. Đóng cửa sổ trợ giúp khi bạn đã sử dụng xong.

Chú ý: Bạn có thể nhận được sự trợ giúp trong nội dung của bất kỳ hộp thoại nào bằng cách nhấn trên đỉnh góc phải

của hộp thoại đó. Cửa sổ hỗ trợ của PowerPoint sẽ hiển thị ngay lúc đó. Nó chứa các chỉ dẫn cho hộp thoại.

Gợi ý: Bạn có thể quay lại bước tìm kiếm trước đó trong cửa sổ trợ giúp bằng cách nhấn nút Back

Cách kiểm tra trạng thái nối kết sự trợ giúp


2. Nhấp Connected to Office Online nằm ở đáy cửa sổ trợ giúp.

3. Nhấp tùy chọn nối kết nơi bạn muốn nhận được thông tin trợ giúp:


Để nhận được sự trợ giúp từ máy tính đang sử dụng và

internet (online).

Để nhận được sự trợ giúp từ chỉ máy tính đang sử dụng

(offline).

4. Xác lập này được duy trì cho tất cả chức năng Help chương trình Office 2007.

5. Khi hoàn tất, nhấp nút Close.



BÀI TẬP: TRỢ GIÚPBạn sẽ thực hành sử dụng chức năng trợ giúp của PowerPoint 2007 trong bài tập này







2 Mở cửa sổ trọ giúp của PowerPoint 2007.

• Nhấn phím F1 hoặc nhấn nút trên thanh Ribbon

3Nhập chữ sau đây vào ô tìm kiếm: “Clip Art”, và mở chủ đề “modify clip art” hiện ra sau đó

• Nhấp chuột vào ô tìm kiếm, nhập chữ “Clip Art”

• Gõ Enter hoặc nút

• Nhấn vào “Modify Clip Art” trên bảng nội dung

4 Đọc nội dung của chủ đề, sau đó mở bảng nội dung.

• Nhấn vào nút Show Table of Contents

5 Kết nối PowerPoint Help đến Internet

• Nhấn nút Office Offline

• Chọn Show content from Office Online.

6 Đóng cửa sổ trợ giúp • Nhấn nút Close trên cửa sổ trợ giúp.


BÀI TẬP LỚN: TẠO BẢN TRÌNH CHIẾU ĐẦU TIÊNTrong bài tập này, bạn sẽ tạo ra một bản trình chiếu sử dụng cho cuộc họp của công ty bạn có chủ đề “Project management”, trông giống như dưới đây:







2Tạo một file mới sử dụng mẫu có sẵn template có tên “Introducing PowerPoint 2007”


• Chọn New, chọn Feature

• Chọn “Introducing PowerPoint 2007”

3Lưu file lại với tên “ProjectManagement” trong thư mục Presentation


• Chọn Save as

• Trỏ đến thư mục Presentation đã tạo từ bài tập trước

• Gõ Project Management vào ô Name

• Nhấn Save

4

Nhấn vào khung hình đầu tiên,

Nhập tựa đề chính Project Management, tựa đề nhỏ là “Leadership course”

• Nhấp chuột lên khung hình,

• Nhấn chuột vào phần

5

Chọn khung hình thứ hai

Lần lượt đặt tựa đề phía trên là Project Management

5 ô chữ tiếp theo là Project Initialization, Project Plan, Project Control&Monitor và

• Nhấp chuột vào khung hình thứ hai bên phần hiển thị các khung hình

• Nhấp chuột lên phần nhập chữ phía trên gõ “Project Management”,

• Lần lượt nhấp chuột và gõ chữ lên các ô nội dung như trên.


Project Implementation

6Xoá các Slide không dùng đến trong bản trình chiếu mà bạn tạo ra

• Giữ Ctrl, nhấp chuột lên các slide thừa

• Nhấn Delete hoặc kích chuột phải chọn Delete slide

7Sử dụng chức năng Help tìm trợ giúp của PowerPoint cách nhân đôi một slide, gõ “duplicate a slide”

• Nhấn F1 hoặc nút PowerPoint Help

• Nhấp chuột lên ô nhập từ khoá, gõ “duplicate a slide”

• Nhấn Search

• Chọn chủ đề Duplicate slides within a presentation

8 Lưu và đóng PowerPointNhấn Save trên thanh Quick access toolbar

Nhấn nút đóng cửa sổ


Bài 2: Sử dụng các chức năng văn bảnKhi bạn phát triển một bản trình chiếu, có một vài điều cần ghi nhớ: giữ cho nội dung dễ đọc và đi thẳng vào vấn đề, bảo đảm nó không quá dài dòng và có một sự cân bằng giữa nội dung và hình ảnh. Qúa nhiều nội dung có thể làm mất đi khán giả của bạn trong khi quá nhiều hình ảnh có thể làm xao lãng sự tập trung của họ.

Trong bài học này bạn sẽ học cách đặt vị trí cho phần nội dung, thiết lập hộp chữ và các định dạng phần chữ. Bạn cũng học được cách mở, lưu bản trình chiếu và cách làm việc với nhiều bản trình chiếu cùng một lúc.

Trong bài học này, bạn sẽ học được cách:

• Mở một bản trình chiếu đã lưu trước đó

• Lưu thành phiên bản mới cho bản trình chiếu đang được mở

• Tạo một bản trình chiếu mới

• Làm việc với nhiều bản trình chiếu

• Làm việc với nội dung, hộp chữ và các chú thích

• Định dạng nội dung

• Sử dụng chức năng Spell Checking


2.1 Làm việc với các bản trình chiếuBạn đã biết một số cách vận hành các bản trình chiếu. Bạn biết cách lưu và đóng một bản trình chiếu. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về các chức năng của việc sử dụng phần chữ, đồ họa và những slide, bạn sẽ phải biết mở, tạo và làm việc với một số bản trình chiếu cùng một lúc.

MỞ BẢN TRÌNH CHIẾU

Khi bạn muốn làm việc với bản trình chiếu đã được lưu trước đó, bạn cần mở nó. Hộp thoại Open cung cấp nhiều tùy chọn để mở một bản trình chiếu hiện có hơn hộp thoại New from Existing. Bạn sẽ thấy các tùy chọn này hữu ích trong những trường hợp nhất định, chẳng hạn như bạn muốn bảo vệ một bản trình chiếu hiện có bằng cách mở nó ở chế độ chỉ đọc (read-only), đọc qua tất cả các slide để chắc chắn đó chính là slide bạn muốn, sau đó lưu một bản sao.

Hộp thoại OpenBạn có thể mở một bản trình chiếu hiện có từ bên trong PowerPoint bằng các sử dụng nút Office.

Bạn phải bắt đầu

mở thư mục có chứa bản trình chiếu bạn muốn mở.

Bạn có thể hiển thị thư mục bằng cách chọn thư mục có trong danh sách hay nhấp đúp lên bảng nằm ở chính giữa ô.

Tại đây nội dung

của thư mục được hiển thị.

Nhấp vào bản trình chiếu mà bạn muốn mở.

Tại đây slide đầu tiên của bản trình chiếu được chọn sẽ hiển thị.

Bạn sẽ thấy ngay diện mạo của nó trông như thế nào.

Định dạng tệp tin All PowerPoint Presentations được chọn làm mặc định.

Nghĩa là các loại định dạng khác như văn bản Words sẽ không được hiển thị.

Nhấp vào đây để mở bản thuyết trình đã chọn.

Cách mở bản trình chiếu đã lưu trong PowerPoint:



1

2

3

4

5

2. Nhấp nút Open

Hộp thoại Open hiển thị.

3. Mở thư mục nơi bản trình chiếu được lưu.

4. Nhấp vào bản trình chiếu mong muốn để đánh dấu nó.

5. Nhấp vào nút Open.

Bản trình chiếu được chọn sẽ được mở ra. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể mở một vài bản trình chiếu bằng cách này.

Chú ý: Nếu bạn tìm bản trình chiếu trong PowerPoint ở trên đĩa hoặc trong một thư mục mở, bạn có thể mở bản

trình chiếu trong PowerPoint hoặc nhấn đúp vào nó...Bản trình chiếu của PowerPoint được nhận biết bằng màu

sắc và các slide ở biểu tượng.

Gợi ý: Bạn có thể ghim (pin) hoặc tháo ghim ( unpin) một tài liệu được sử dụng gần đây lên menu Office trên danh sách Recent Documnets. Xem minh họa ảnh dưới.

Cách chuyển đổi một bản trình chiếu PowerPoint 97-2003 sang PowerPoint 2007

1. Mở bản trình chiếu PowerPoint 97-2003 trong chế độ compatibility (tương thích)

2. Nhấp nút Office và sau đó nhấp Convert .

3. Nhấp OK để chuyển đổi file sang định dạng PowerPoint 2007 mới.

PowerPoint thoát chế độ compatibility, vốn chỉ bật khi một phiên bản trước đang sử dụng.


2.1.1 Lưu bản trình chiếu dưới một tên mớiSau khi bạn tạo một bản trình chiếu, lưu nó dưới dạng một file trên máy tính để bạn có thể làm việc với nó sau đó. Nếu bạn muốn lưu nội dung mới nhất của bản trình chiếu, mà không cần xóa nội dụng cũ, bạn cần lưu bản trình chiếu dưới một tên mới. Chú ý rằng, mỗi khi bạn lưu trình chiếu dưới dạng một tên mới là bạn đã tạo một bản trình chiếu mới. Vì vậy, việc đặt tên rất quan trọng, nó sẽ giúp bạn dễ dàng phân biệt với bản trình chiếu cũ.

Cách lưu một bản trình chiếu dưới một tên mới:

1. Nhấn nút Office .

2. Nhấp vào nút Save As, và sau đó nhấp PowerPoint Presentation

Hộp thoại Save As xuất hiện.

3. Mở thư mục để lưu bản trình chiếu ( nếu muốn lưu bản trình chiếu vào một vị trí mới).

4. Tạo tên mới cho bản trình chiếu.

5. Nhấp nút Save.

Bản trình chiếu bây giờ đã được lưu dưới một tên mới mà được hiển thị trong một dòng tiêu đề ở phía trên của cửa sổ.

Gợi ý: Nếu bạn biết rằng bạn muốn giữ lại phiên bản gốc của bản trình chiếu thì bạn nên mở bản sao của nó hoặc bản viết

được bảo vệ. Những bản này được mở bằng cách nhấn vào danh sách trượt của nút Open trong hộp thoại được mở và chọn

các chế độ mở như Open writing protected hayOpen as copy).

2.1.2 Tạo một bản trình chiếu mớiNếu bạn không chắc chắn diện mạo của bản trình chiếu như thế nào, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một bản trình chiếu trống khi bạn khởi động PowerPoint đầu tiên hoặc sau khi bạn đã khởi động PowerPoint. Theo một trong hai cách, một trình chiếu mới xuất hiện sẵn sàng để bạn sử dụng.


Cách tạo một trình chiếu trống trong PowerPoint:


2. Sau đó nhấp nút New .

Hộp thoại New Presentation xuất hiện, hiển thị hạng mục Blank and recent.

3. Nhấp vào Blank Presentation.

4. Nhấp vào nút Create.

Một bản trình chiếu trống mới xuất hiện trong cửa sổ PowerPoint.

Gợi ý: Để tạo một bản trình chiếu trống mà không cần sử dụng đến hộp thoại, nhấn Ctrl+N.


2.1.3 Làm việc với nhiều bản trình chiếuKhi nhiều bản trình chiếu đang được mở ra cùng một lúc, các bản trình chiếu đang nằm ở các cửa sổ khác nhau. Bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa các bản trình chiếu vì vậy chỉ có một bản trình chiếu được hiển thị tức thời. Ưu điểm ở đây là bản trình chiếu đang được kích hoạt sẽ hiển thị trên toàn bộ màn hình. Nhưng bạn cũng có thể chọn hiển thị vài bản trình chiếu trên màn hình của bạn. Ưu điểm của việc này là bạn có thể xem nội dung của nhiều bản trình chiếu khác trong khi đang làm việc với bản trình chiếu hiện hành.

Cách chuyển đổi giữa các bản trình chiếu thông qua thanh tác vụ:

Tại thanh tác vụ, nút được hiển thị cho mỗi bản trình chiếu được mở ra. Nếu bạn muốn chuyển tới bản trình chiếu khác bằng cách sử dụng thanh tác vụ, bạn phải làm như sau:

1. Ấn nút đại diện cho bản trình chiếu mong muốn.

Bản trình chiếu mong muốn giờ đã được hiển thị.

Nếu có nhiều chương trình hoặc bản trình chiếu mở cùng lúc, PowerPoint tập trung “các nút” của bản trình chiếu vào một danh mục. Nếu bạn muốn thấy danh mục này, bạn phải nhấp vào nút Microsoft Office PowerPoint trên thanh tác vụ và sau đó lựa chọn bản trình chiếu mong muốn.

Cách chuyển đổi giữa các bản trình chiếu thông qua bảng Ribbon:

1. Chuyển tới tab View.

2. Nhấp vào Switch Windows trong nhóm Window.

3. Lựa chọn bản trình chiếu mong muốn trong danh mục phụ.

Bản trình chiếu được chọn bây giờ đã hiển thị.

Cách hiển thị tất cả các bản trình chiếu trên màn hình:

1. Chuyển sang tab View.

2. Chọn Arrange All trong nhóm Window.

Bây giờ bạn có thể xem tất cả các bản trình chiếu đang mở trên màn hình.

3. Nhấp vào cửa sổ bạn muốn làm việc, nếu tất cả tệp bảng tính đang mở vẫn được hiển thị.

Hoặc

3. Nhấp vào nút Maximize trong cửa sổ mà bạn muốn làm việc nếu chỉ muốn cửa sổ này hiển thị.

Bây giờ bạn có thể làm việc trên bản trình chiếu đã được kích hoạt như bình thường.


BÀI TẬP: Làm việc với nhiều bản trình chiếuTrong bài tập này, bạn sẽ mở, đóng, tạo mới, sắp xếp và đóng các bản trình chiếu:


1 Khởi động PowerPoint, tạo bản trình chiếu mới.

• Khởi động PowerPoint.

• Nhấn nút New trên thanh Quick access toolbar hoặc trên nút Office

2Lưu bản trình chiếu với tên “1st Grade” vào thư mục “handle_presentation”

• Nhấn nút Office Button

• Chọn Save as

• Trỏ tới thư mục “handle_presentation”

• Nhập “1st Grade” vào ô File name

• Nhấn OK

3 Gõ tiêu đề “School” trong slide 1 • Nhấp chuột vào hộp chữ tiêu đề có sẵn trong khung hình

• Gõ “School”

4 Lưu và đóng bản trình chiếu lại.• Nhấn Save trên thanh Quick Access Toolbar


• Chọn Close

5

Mở lại file “1st Grade”, lưu lại với tên “1st Grade - new”, Nhập tiêu đề cho bản trình chiếu mới là Lesson.

• Nhấn nút Open trên thanh Quick Access Toolbar

• Trỏ tới thư mục “handle_document”

• Chọn file “1st Grade”

• Nhấn Open


• chọn Save as

• Gõ “1st Grade - new”

• Nhấn Save

• Nhấp chuột vào hộp tiêu đề (placeholder)

• Gõ “Lesson”

6 Lưu bản trình chiếu, thoát khỏi PowerPoint

• Nhấn nút Save trên Quick Access Toolbar

• Nhân nút Office.

• Chọn Exit PowerPoint.


2.2 Nhập nội dungHầu hết phần chữ của một bản trình chiếu đều được đặt trong các vùng làm việc (place holders), là nơi chữ sẽ được tự động đặt vào và nó sẽ được quyết định có diện mạo trông thế nào, phụ thuộc vào loại chữ, nó có thể là phần tiêu đề hay phần thân chữ.

Nếu bạn muốn chèn chữ khác với các phần chữ thông thường, bạn có thể chọn chèn vào một hộp chữ. Hộp chữ sẽ không bị phụ thuộc vào vùng làm việc hoặc các hộp chữ khác và phần chữ được nhập trong hộp chữ dễ dàng được tạo khác với phần chữ trong bản trình chiếu. Ngoài ra, hộp chữ có thể được xoay vì vậy chữ cũng có thể được xô nghiêng. Hộp chữ thường được sử dụng như chữ minh họa, hay chữ nằm dưới ảnh…

Bạn cũng có thể chèn chữ vào các hình họa có sẵn như hình chữ nhật và hình mũi tên. Phần chữ được chèn vào các hình họa sẽ tương ứng với hình dạng cụ thể của từng hình họa. Các hình họa thường được sử dụng hầu hết liên quan đến các biểu đồ và các dạng minh họa khác.

Khi bạn chèn chữ vào bản trình chiếu, chỉ duy nhất phần chữ trong vùng làm việc được hiển thị, bên phần tab Outline của bản trình chiếu. Bởi vậy, một ưu điểm cũng như nguyên tắc ở đây là bạn nên chèn phần chữ thông thường vào các cùng làm việc và chèn chữ nằm dưới hình ảnh theo những cách khác.

Khi bạn phát triển bản trình chiếu, có một vài điều cần ghi nhớ: giữ cho nội dung dễ đọc và đi thẳng vào vấn đề, đảm bảo nó không quá dài dòng và có một sự cân bằng giữa nội dung và hình ảnh.

Trong chế độ hiển thị Normal bạn có thể gõ nội dung trực tiếp vào các vùng làm việc. Một nội dung vùng làm việc là một hộp nội dung rỗng. Nếu bạn gõ nhập nhiều nội dung hơn khả năng chứa trong vùng làm việc, nội dung sẽ tự động định lại kích cỡ để nằm vừa trên slide bất kể đó là thuộc phần tiêu đề hay phần nội dung. Ngoài ra bạn còn có thể nhập nội dung vào những hình họa có sẵn, ví dụ hình nón và hình mũi tên. Những hình có sẵn thường được sử dụng để minh họa cho sơ đồ, đồ thị và các kiểu minh họa. Một khi bạn đã bắt đầu nhập nội dung, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách, thay đổi kiểu căn chình v...v... Bạn cũng có thể định dạng nội dung bằng cách thay đổi các kiểu phông chữ hoặc những thuộc tính của nó chẳng hạn như thêm màu vào nội dung.

Nếu bạn quyết định nhập nội dung ở dạng outline ( phác thảo), PowerPoint cung cấp cho bạn tab Outline để ghi nhanh ra những suy nghĩ và ghi chú của bạn. Khi bạn nhập nội dung cho bản trình chiếu, thì phần nội dung trong các vùng làm việc sẽ hiển thị tại tab Outline của bản trình chiếu.

Chú ý: Nội dung trong vùng làm việc có thể định dạng và sắp xếp giống như cách điều chỉnh trong hộp chữ

Gợi ý: Bạn cũng có thể thiết lập nội dung bằng WordArt. WordArt là những phần chữ đính kèm với một số hiệu ứng đặc biệt như phối màu, độ bóng, hình 3D v..v... Nếu bạn muốn chèn WordArt, bạn cần chuyển tới tab Insert và nhấp nút WordArt để chọn kiểu mong muốn.

2.2.1 Tìm hiểu các chế độ hiển thị PowerPointKhi làm việc với bản trình chiếu, bạn có thể hiển thị bản trình chiếu bằng nhiều cách khác nhau. Để giúp bạn trong giai đoạn phát triển bản trình chiếu, PowerPoint cung cấp ba chế độ hiển thị khác nhau: Normal, Slide Sorter và Slide Show. Bạn có thể chuyển đổi từ một chế độ hiển thị này sang

một chế độ hiển thị khác bằng cách nhấp nút View được đặt trên thanh trạng thái hoặc bằng cách sử dụng nút trong nhóm Presentation Views trên tab View. Trong bất kỳ chế độ hiển thị nào, bạn có thể sử dụng tính năng Zoom trên thanh trạng thái để tăng và giảm kích cỡ chế độ hiển


thị trang và hiển thị slide vừa với màn hình. Cách lý tưởng để sử dụng chế độ nào là phụ thuộc vào bản trình chiếu của bạn và mục đích công việc bạn đang làm trên bản trình chiếu tại thời điểm đó.

Sau đây là tổng quan về các chế độ hiển thị trên:

Normal Sử dụng chế độ hiển thị Normal để làm việc với ba thành phần nền tảng của một bản trình chiếu: outline, slide và ghi chú (notes). Các khung này cung cấp một cái nhìn tổng quan về bản trình chiếu và cho bạn làm việc trên tất cả các phần của nó. Sử dụng khung Outline để phát triển và tổ chức nội dung của bản trình chiếu. Sử dụng khung Slide để thêm nội dung, hình ảnh, phim, âm thanh và siêu liên kết riêng lẻ v..v.. Cuối cùng, khung Notes để thêm ghi chú diễn giải hoặc ghi chú bạn muốn người xem chú ý.

Slide Sorter Hiển thị tất cả slide với cỡ nhỏ. Sử dụng chế độ hiển thị Slide Sorter để tổ chức các slide, thêm các hành động (action) giữa các slide được gọi là các chuyển cảnh slide và áp dụng những hiệu ứng khác vào diễn hình. Tab Animations giúp bạn thêm các chuyển cảnh slide và điều khiển bản trình chiếu. Khi bạn thêm một chuyển cảnh, bạn thấy một biểu tượng biểu thị một hành động vốn xảy ra khi một slide thay thế một slide khác trong suốt một diễn hình. Nếu bạn làm ẩn một slide, bạn thấy một biểu tượng biểu thị một slide sẽ không được hiển thị trong bản trình chiếu.

Slide Show Sử dụng chế độ hiển thị này để bạn bắt đầu bản trình chiếu của bạn dưới dạng bản trình bày các slide của bản trình chiếu, mỗi lần một slide và sẽ hiện lên toàn bộ màn hình. Slide cho thấy cách bản trình chiếu trông đầy đủ như thế nào khi nó được trình chiếu dưới dạng các bản chiếu. Để di chuyển qua các slide, nhấp màn hình hoặc nhấn Enter để di chuyển qua diễn hình.


Trang lưu ý (Notes Page)

Hiển thị mẩu của một trang với các slide liên quan ở trên cùng và vùng làm việc cho lưu ý ở phía cuối. Loại hiển thị này sẽ đặc biệt thích hợp nếu bạn đang làm việc với các lưu ý mà chiếm nhiều khoảng trống hơn một vài dòng. Có thể cần thiết phải phóng to các lưu ý để có các ký tự được hiển thị với cỡ hợp lý.

Cách thay đổi sang một cách xem khác:

1. Chuyển đến tab View

2. Sử dụng nút trong nhóm Presentation View.

{hoặc}

2. Nhấp một nút View được đặt trên thanh trạng thái.

Bản trình chiếu bây giờ được hiển thị với cách xem được lựa chọn đến khi bạn chọn các xem khác.

Chú ý: Bạn có thể căn chỉnh kích cỡ của những cửa sổ với cách xem thông thường bằng cách kéo các khung ở giữa các cửa

sổ.

2.2.2 Sắp xếp các điểm trong vùng làm việcPowerPoint có chứa một số khung slide, được xây dựng từ các vùng làm việc khác nhau. Các chữ thông thường nằm trong vùng làm việc thường được sắp xếp theo kiểu từng điểm. Nội dung trình bày sẽ được quyết định bởi kiểu dáng thiết kế của Slide tương ứng (Slides design).

Có thể chèn thêm các điểm, vì chúng xuất hiện như các điểm thay thế, và có sự liên quan tới các điểm trước đó. Các điểm được phân ra năm cấp. Mỗi cấp độ được gắn trong mối quan hệ với phần trước, và các ký hiệu được hiển thị để đánh dấu sự thay đổi của các điểm.

Cách nhập phần chữ vào một vùng làm việc để sắp xếp các điểm

1. Nhấn chuột vào vùng làm việc.

2. Gõ nhập nội dung.

3. Nhấn Enter.

PowerPoint tạo một điểm mới.


4. Nhấn <Tab> tăng cấp danh sách, hoặc < Shift>+<Tab> giảm cấp danh sách.

5. Nhập chữ mà bạn muốn.

6. Lặp lại bước 3-5 cho đến khi các điểm đã được sắp xếp.

Bây giờ bạn đã sắp xếp phần chữ của bạn theo các điểm.

Chú ý: Nếu bạn nhập nội dung không được đánh bullet (ký hiệu), thì PowerPoint sẽ không tạo ra các ký hiệu khi bạn chuyển

sang đoạn kế tiếp. Nếu bạn hiển thị ký hiệu trong đoạn kế tiếp, hãy nhấp chuột vào nút đánh bullet để hiển thị các ký

hiệu điểm.

2.2.3 OutlineSử dụng khung Outline trong chế độ hiển thị Normal để phát triển nội dung của bản trình chiếu. Do đó, nội dung của bản trình chiếu được hiển thị một cách tổng quát. Các slide riêng lẻ được đánh số và một biểu tượng slide xuất hiện cho mỗi slide. Tiêu đề được hiển thị như đề mục trên dòng đầu, đề mục giúp dễ dàng kiểm tra phần nội dung của bản trình chiếu và bạn có thể xem lại các phần nội dung theo các đề mục. Trong khi phần nội dung được hiển thị như các điểm khiến việc khảo sát và sửa đổi nội dung trở nên dễ dàng hơn.

Khi làm việc trong Outline, thật dễ dàng để chia một slide thành hai bằng cách tạo một tiêu đề phụ hoặc một điểm là một tiêu đề. Với cách tương tự bạn có thể làm hai slide thành một bằng cách giảm tiêu đề, vì thế nó trở thành một tiêu đề phụ hoặc một điểm trên các slide liên quan.

Tab OutlineNhấp vào biểu tượng slide nếu bạn muốn

chọn và đánh dấu toàn bộ nội dung slide bạn đã chọn. Slide bạn nhấp chọn cũng sẽ hiển thị cửa sổ phía bên phải.

Bảng menu công cụ tắt của Outline sẽ được

hiển thị khi bạn nhấp chuột phải vào nội dung của các slide trong khung Outline. Trong bảng menu này, bạn có thể làm việc và điều chỉnh nội dung các slide trongkhung Outline.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn ẩn tất cả nội

dung trừ tiêu đề của slide. Ngoài ra khi bạn nhấp vào danh sách trượt ở phần này, bạn có thể chọn Collapse All để ẩn tất cả nội dung của các slide trừ phần tiêu đề.

Nhấp vào đây nếu bạn muốn hiển thị phần nội dung ẩn trong slide. Ngoài ra khi bạn nhấp vào danh sách trượt ở phần này, bạn

có thể chọn Expand All để hiển thị tất cả nội dung của các slide.

Khi bạn muốn dịch chữ lên hay xuống, bạn có thể sử dụng những nút này.

Bạn cũng có thể gõ phím Shift + Tab và Tab.

Sử dụng các nút này để dịch chuyển chữ theo trật tự lên hay xuống trong khung Outline.


1

2

3

4

5

6

Nhấp vào đây nếu bạn muốn chữ trong khung Outline hiển thị với cùng một định dạng theo thứ tự trong slide.

Cách sử dụng khung Outline:

1. Nhấp chuột vào tab View và chọn chế độ hiển thị Normal , nếu tab Outline chưa hiển thị.

2. Nhấn vào tab Outline.

Nếu cửa sổ mà tab Outline được hiển thị quá nhỏ thì thẻ trông giống như thế này

Khung Outline hiển thị.

3. Chèn và phát triển nội dung bản trình chiếu trong khung Outline.

Chú ý. Một đường màu xám dưới tiêu đề của một Slide có nghĩa là có những nội dung ẩn trong các Slide đó.

Gợi ý: Bạn có thể thay đổi chiều rộng của cửa sổ bằng cách kéo khung phải của cửa sổ.

Cách thu gọn và mở rộng các slide trong khung Outline:

Tại khung Outline trong chế độ hiển thị Normal, chọn nội dung slide bạn muốn làm việc và sau đó:

• Nhấp chuột phải slide, trỏ vào Collapse, và sau đó nhấp Collapse hoặc Collapse All để thu gọn các slide được chọn hoặc tất cả các slide.

• Nhấp chuột phải slide, trỏ vào Expand, và sau đó nhấp Expand hoặc Expand All để mở rộng các slide được chọn hoặc tất cả các slide.

Gợi ý: Nhấp đúp biểu tượng slide trong khung Outline để thu gọn hoặc mở rộng nó.

Microsoft WordPowerPoint có khả năng chuyển phần nội dung và các slide sang chương trình xử lí văn bản Microsoft Word. Đó có thể là một ưu điểm nếu bạn muốn tạo các văn bản khác nhau dựa trên một bản trình chiếu, ví dụ một bản báo cáo phụ thuộc vào thông điệp của bản trình chiếu.

Nếu bạn đã viết một nội dung bằng Microsoft Word, mà bạn muốn sử dụng như một cơ sở của bản trình chiếu, các đầu mục của nội dung có thể được chuyển tới PowerPoint.

Chú ý: Microsoft Word là một phần của gói Microsoft Office. Nếu bạn không cài chương trình Microsoft Word vào máy của

bạn thì bạn không có thể chuyển phần nội dung của bản trình chiếu tới hoặc từ Microsoft Word.

Cách chuyển nội dung của bản trình chiếu sang Microsoft Word

1. Đánh dấu nội dung bạn muốn chuyển sang Microsoft Word

2. Nhấp nút Office .

3. Nhấp vào Publish .


7

4. Nhấp .

5. Chọn thay đổi mà bạn muốn, ví dụ Outline only.

6. Nhấp OK.

Word bây giờ được mở và các phần nội dung được chọn đã được chèn vào một văn bản trống mới. Bạn sẽ có thể làm việc với phần nội dung đó trong Word theo cách thông thường.

Cách chèn Outline từ một chương trình khác

1. Trong khung Outline của chế độ hiển thị Normal, nhấp slide mà bạn chèn một outline sau slide đó.

2. Nhấp tab Home.

3. Nhấp danh sách trượt của nút New Slide .

4. Trong danh sách của New Slide, nhấp .

Hộp thoại Insert Outline được hiển thị.

5. Tìm và chọn file chưa outline mà bạn muốn chèn.

6. Nhấp Insert.

PowerPoint bây giờ sẽ tạo ra các đề mục và điểm con của slide dựa trên đầu mục trong file của bạn.

2.2.4 Hộp nội dungBạn thường sử dụng các vùng làm việc tiêu đề, tiêu đề con và danh sách gạch đầu dòng để đặt nội dung trên một slide. Tuy nhiên, khi bạn muốn thêm nội dung bên ngoài vào một trong các vùng làm việc chuẩn, ví dụ như cho một chú thích vào một silde hoặc nội dung hình dạng, bạn có thể tạo một hộp nội dung. Các hộp nội dung xuất hiện trong tất cả các chế độ hiển thị và khung (panes). Trong khung Outline, PowerPoint nhãn cho các slide bằng nhiều hộp nội dung theo thứ tự được đánh số. Hộp nội dung không cần phải có hộp hình chữ nhật, bạn cũng có thể sử dụng một trong các hình dạng của PowerPoint, một bộ sưu tập hình dạng bắt đầu từ những hình chữ nhật và hình tròn cho đến các mũi tên và hình ngôi sao. Khi bạn đặt nội dung trong một hình dạng, nội dung trở thành một phần của đối tượng. Bạn có thể định dạng và thay đổi các đối tượng bằng cách sử dụng những tùy chọn phông cũng như các style Shape và WordArt. Bạn cũng có thể điều chỉnh các lề nội dung với một hộp nội dung hoặc một hình dạng để tạo diện mạo bạn muốn.

Hộp nội dung thích hợp cho phần nội dung mà không bị phụ thuộc vào phần nội dung thông thường khác. Nội dung trong hộp nội dung có thể được biên soạn theo cách thông thường. Nó có thể được xóa bằng cách dùng <Delete> và <Backspace>, và sẽ có một khoảng trống cho phần nội dung mới khi nó được thêm vào.

Cách chèn một hộp nội dung:1. Nhấp vào tab Insert.


2. Nhấp nút trong nhóm Text.

3. Đưa trỏ chuột tới vị trí mong muốn đặt hộp nội dung, trỏ chuột lúc này giống như một mũi tên nhỏ xổ

xuống.

4. Nhấp hoặc kéo để tạo hộp nội dung.

Một hộp nội dung hiển thị .

5. Gõ nhập nội dung – Hộp nội dung sẽ tự động căn chỉnh theo nội dung.

6. Nhấp bên ngoài hộp chọn để hủy chọn hộp nội dung.

Lúc này, một hộp nội dung đã được tạo ra theo mong muốn của bạn.

Gợi ý: Nếu bạn muốn tạo cho hộp chữ có bề rộng ngay từ ban đầu, hãy vẽ một hình vuông với bề rộng bạn muốn để bắt

đầu. Ngoài ra bạn có thể sử dụng các núm định cỡ để điều chỉnh các hộp nội dung.

Gợi ý: Nếu bạn muốn thay đổi nội dung trong hộp chữ, hãy bôi đen phần nội dung trước khi nhập phần nội dung mới.

2.2.5 Ghi chú

Trong PowerPoint, bạn có thể thêm các ghi chú diễn giải vào một slide tương ứng trong chế độ hiển thị Normal bằng cách sử dụng khung Notes. Mọi slide đều có một trang ghi chú (notes page) tương ứng vốn hiển thị một ảnh thu nhỏ của slide và một nội dung vùng làm việc nơi bạn có thể nhập các ghi chú diễn giải. Một khi bạn đã tạo các ghi chú diễn giải, bạn có thể tham chiếu chúng khi bạn trình bày diễn hình từ một bản in hoặc từ máy tính. Bạn có thể làm nổi bật các ghi chú bằng cách đưa các đối tượng lên Notes Master. Qua đó, bạn có thể ghi lại những suy nghĩ của bạn về nội dung bản trình chiếu hoặc những gì bạn sẽ nói trong bản trình chiếu khi bạn phát triển nội dung bản trình chiếu. Các ghi chú được ghi lại và đính kèm với các slide, hoặc chúng có thể hiển thị trên máy tính, trong khi bạn làm việc với bản trình chiếu, nếu bạn bạn có màn hình trống.

Khi làm việc với chế độ hiển thị Normal, bạn có thể chèn ghi chú trực tiếp vào cửa sổ chú ý. Bạn có thể thay đổi màn hình hiển thị ghi chú. Khi ghi chú được hiển thị thì các slide tương ứng sẽ hiển thị trên đầu trang như minh họa bên. Bên dưới là nơi để nhập nội dung ghi chú.

Cách thêm ghi chú vào một slide:

1. Nhấp vào tab View.

2. Nhấp vào nút Notes Page trong nhóm Presentation Views.

3. Nhấp trỏ chuột vào vùng nhập nội dung ghi chú


4. Gõ nhập nội dung.

Bảng ghi chú lúc này đã được tạo.

Gợi ý: Bạn có thể tạo thêm khoảng trống cho việc xem các ghi chú bằng cách kéo cửa sổ ghi chú lên phía trên.


BÀI TẬP: Nhập nội dungTrong bài tập này, bạn sẽ nhập chữ cho bản trình chiếu của bạn và chuyển một số cách xem bản trình chiếu của bạn:





2Lưu bản trình chiếu với tên “Marketing” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Marketing” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Chèn thêm khung hình mới sử dụng chức năng Slides from Outline. File Word được lưu trong thư mục “Handle_document”

• nhấn tab Home trên thanh Ribbon

• Nhấn nút New Slides

• Chọn Slides from Outline

• Trên hộp thoại Insert Outline, trỏ tới thư mục Handle document, chọn file “Marketing plan.doc”

• Nhấn Insert

4Đặt khung hình có đầu đề Summer Collection vào vị trí khung hình thứ 3

• Nhấn và giữ chuột vào khung hình thứ 2

• Kéo xuông vị trí thứ 3

5

Gõ thêm nội dung sau vào khung hình có đầu đề Advertising and other commercials

• Chọn khung hình cuối cùng

• Gõ nội dung bên phải vào hộp đặt chữ dưới

6

Đổi sang kiểu View Note Viewing và gõ nội dung sau vào khung hình Our new face: “Pisa will be the often used model in the campaign, and will also participate in the fashion show. “

• Nhấn tab View

• Chọn kiểu Note Viewing

• Nhấn chọn khung hình Our New Face

• Nhập đoạn text sau“Pisa will be the often used model in the campaign, and will also participate in the fashion show.”


7Chuyển lại sang kiểu Normal View

• Nhấn chọn Normal View trên tab View

8

Tạo một hộp chữ với nội dung “ The first show is in 3 week” vào phía dưới khung hình Advertising and other commercials

• Nhấn chọn khung hình cuối

• Chọn tab Insert

• Chọn Text box

• Nhập đoạn text sau “The first show is in 3 week”

9

Chuyển sang cách xem bản trình chiếu theo kiểu Slide Sorter, quan sát thay đổi của các khung hình

• Nhấn tab View

• Chọn Slide Sorter

• Quan sát thay đổi khi bạn chọn Slide Sorter

10

Chạy thử bản trình chiếu. Nhấn chuyển sang khung hình khác khi trình chiếu. Khi đến khung hinh Advertising and other commercials được chiếu đến, nhấn đúp chuột để kết thúc trình chiếu

• Chọn tab View

• Nhấn Slide Show hoặc nhấn tổ hợp Shift + F5

• Nhấp đúp chuột khi khung hình cuối xuất hiện

11 Lưu thay đổi và đóng PowerPoint• Nhấn nút save trên Quick Access Toolbar

• Nhấn nút đóng cửa sổ PowerPoint


2.3 Trình bày nội dungNội dung của bản trình chiếu thông thường có giao diện được mặc định theo kiểu dáng mẫu có sẵn. Giao diện phụ thuộc vào định dạng phần chữ, đặc biệt là căn lề, khoảng cách giữa các dòng và việc sử dụng chữ hoa.

Bạn có thể thay đổi định dạng của nội dung. Bạn có thể định dạng một mẫu tự đơn với một từ, một cụm từ hoặc tất cả nội dung trong một đối tượng nội dung. Các định dạng cơ bản mà bạn áp dụng vào nội dung có sẵn trên tab Home trong nhóm Font hoặc trong hộp thoại Font. Một số định dạng bao gồm đường gạch xóa (strikethrough) hoặc đường gạch xóa đôi (double strikethrough), tất cả chữ hoa (all caps) hoặc các chữ hoa nhỏ (small caps) và đường gạch dưới đôi (double underline) hoặc đường gạch dưới màu. Nếu bạn không còn thích định dạng nội dung nữa, bạn có thể loại bỏ nó nhanh.

Khi bạn chọn một phần nội dung để định dạng, thì chỉ có phần nội dung đó mới có định dạng mà bạn đã chọn. Nếu bạn thay đổi các thiết lập định dạng mà chưa nhập bất kỳ nội dung nào, thì phần định dạng đó sẽ áp dụng cho phần nội dung mới bạn đang viết, với điều kiện bạn không di chuyển con trỏ trước khi bạn bắt đầu viết.

Cách chọn nội dung:1. Đặt con trỏ chuột bên trái nội dung mà bạn muốn bật sáng.

2. Rê con trỏ lên trên nội dung chỉ một vài từ, một vài dòng hoặc toàn bộ của đoạn rồi sau đó

nhả nút chuột.

Nội dung lúc này đã được chọn.

Gợi ý: Bạn có thể đánh dấu toàn bộ một câu trong vùng làm việc bằng cách nhấn giữ chỗ xuống <Ctrl> trong khi bạn nhấp chuột vào câu.

Chú ý: Nếu bạn muốn thay đổi giao diện của phần chữ toàn bộ bản trình chiếu, bạn bạn cần thực hiện các thay đổi trong

dais master của bản thuyêt trình.


Hộp thoại FontNếu bạn muốn thay đổi kiểu chữ, định dạng và kích cỡ, bạn có thể thực hiện thông qua hộp thoại Font.

Trong phiên bản mới 2007, ngoài tab

Font, ở đây còn có tab Character Spacing.

Tab này giúp bạn thay đổi khoảng cách giữa các ký tự với nhau.

Nhấp vào phông chữ và kiểu phông

bạn muốn bằng cách sử dụng danh sách trượt.

Chọn kích cỡ phông chữ trong danh sách trượt hay gõ giá trị vào phần điền ở phía trên.

Khi bạn nhấp vào danh sách trượt,

một bảng màu sẽ hiển thị.

Nhấp vào màu bạn muốn và chỉ vào More colors…để có thêm nhiều lựa chọn.

Đánh dấu chọn vào trước các hiệu ứng này nếu bạn muốn áp dụng cho chữ.

Nhấp vào đây để hiển thị thay đổi mới của chữ trong vùng làm việc hay ô chữ.

Nút sẽ có màu ghi cho đến khi bạn thay đổi các điều chỉnh.

Cách định dạng nội dung thông qua hộp thoại Font

1. Chọn nội dung bạn muốn định dạng

2. Nhấp vào tab Home.

3. Nhấp nút Dialog Box Launcher trong nhóm Font.

4. Thực hiện bất kỳ tùy chọn mà bạn muốn với Font, Font Style, Size, màu v...v..

5. Nhấp OK.

Phần nội dung bạn chọn lúc này đã được định dạng. Nếu bạn không đánh dấu gì, thì phần nội dung bạn sẽ viết tiếp sẽ được áp dụng định dạng bạn đã chọn.

Gợi ý: Bạn có thể thay đổi phần chữ thành chữ in đậm bằng cách nhấn ký tự sang nét đậm bằng <Ctrl>+<B>, nét nghiêng bằng <Ctrl>+<I> và gạch chân bằng <Ctrl>+<U>.

Nhóm Font và ParagraphNhóm Font và Paragraph có những chức năng gần giống như hộp thoại Font, giúp bạn có thể định dạng nội dung cách dễ dàng hơn.


1

2

3

4

5

Cách chọn định dạng hoặc hủy định dạng nội dung thông qua bảng Ribbon

Chọn nội dung bạn muốn định dạng.

{hoặc}

1. Đưa con trỏ tới nơi bạn muốn thay đổi định dạng.

2. Di chuyển tới tab Home.

3. Nhấp một hoặc nhiều nút định dạng trong nhóm Font. Bold, Italic, Underline, Shadow,

Strikethrough hoặc Font Color.

4. Để xóa tất cả các định dạng và quay trở về kiểu nội dung mặc định, nhấp nút Clear All

Formatting trong nhóm Font.

Căn chỉnh lề cho nội dungPowerPoint cho phép bạn điều khiển cách nội dung xếp thẳng hàng trên slide. Bạn có thể căn trái hoặc căn phải nội dung theo chiều ngang, căn giữa hoặc căn trái và căn phải (căn đều) trong một đối tượng nội dung. Bạn cũng có thể căn chỉnh nội dung theo chiều dọc với đỉnh điểm giữa hoặc đáy trong một đối tượng nội dung. Bằng việc sử dụng chức năng Alignment bạn có thể sắp xếp được vị trí cho nội dung bằng cách căn lề trong vùng làm việc, hộp nội dung và hình tự động.

Cách thay đổi kiểu căn chỉnh nội dung

1. Chọn hộp nội dung.


3. Chọn kiểu căn chỉnh lề mong muốn trong nhóm

Paragraph.

Phần lựa chọn đã được điều chỉnh.

2.3.1 Khoảng cách giữa các dòngNgoài việc căn chỉnh nội dung, bạn cũng có thể điều chỉnh khoảng cách dọc giữa các dòng được chọn và khoảng cách


Căn lề phải

Căn cả hai lề

Căn lề trái.

Giữa.

Khi line spacing được sử dụng, nó sẽ co hoặc dãn những khoảng cách giữa các dòng.

trước và sau các đoạn. Với chức năng Line spacing bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong một phần nội dung hoặc giữa các phần nội dung với nhau. Bạn có thể xác lập các thiết lập khoảng cách dọc cụ thể trước và sau các đoạn tính bằng đơn vị point. Một Point bằng với khoảng 1/72 của một inch (tức là 01.38 inche) và được sử dụng để đo chiều cao của các ký tự. Các point thường được sử dụng trong các chương trình đồ họa và chế bản văn phòng.

PowerPoint tạo ra một đoạn mới mỗi khi bạn nhấn <Enter>. Điều này có nghĩa là mỗi một điểm trong dãy sắp xếp là một đoạn riêng. Nếu bạn muốn thay đổi khoảng cách giữa các đoạn nội dung trong một điểm đơn, bạn phải thay đổi khoảng cách giữa các đoạn nội dung đó. Nếu bạn muốn thay đổi khoảng cách giữa các điểm, bạn phải thay đổi khoảng cách trước hoặc sau mỗi đoạn.

Chú ý: Line Spacing chỉ ra khoảng cách giữa mỗi đoạn nội dung trong từng phần nội dung và khoảng cách tới các phần

trước. Việc thay đổi khoảng cách giữa các đoạn nội dung cho tất cả các điểm trong dãy sắp xếp theo từng điểm cũng sẽ ảnh

hưởng đến khoảng cách giữa các điểm đơn lẻ trong bản trình chiếu.

Cách điều chỉnh nhanh khoảng cách dòng



3. Nhấp nút Line Spacing trong nhóm Paragraph và nhấp 1.0 - 3.0.

Cách điều chỉnh khoảng cách dòng một cách chính xác



3. Nhấp nút Line Spacing và sau đó nhấp Line Spacing Options.

Hộp thoại Paragraph xuất hiện.

4. Lựa chọn kiểu và giá trị mà bạn muốn để thay đổi khoảng cách.

5. Lặp lại bước ba và bốn cho đến khi tất cả các thay đổi mong muốn đã được thực hiện.

6. Nhấp OK.


Phần lựa chọn lúc này đã được thay đổi.

2.3.2 Tạo bóng cho nội dungBạn có thể mang đến các đối tượng trên slide ảo giác về chiều sâu bằng cách thêm các bóng đổ. PowerPoint cung cấp một số tùy chọn tạo bóng đổ xác lập sẵn, hoặc bạn có thể tạo bóng đổ cuả riêng bạn bằng cách xác định màu, độ trong suốt, kích cỡ, độ mờ, góc và khoảng cách. Bạn có thể thay đổi tất cả tùy chọn bóng đổ này cùng một lúc trong hộp thoại Format Shape. Thay vì bắt đầu ngay từ đầu, bạn có thể chọn một bóng đổ xác lập sẵn trong hộp thoại Format Shape, và sau đó tùy biến nó.

Cách tạo bóng cho nội dung:



3. Nhấp vào nút Shape Effects trong nhóm Drawing.

4. Chọn Shadow và chọn kiểu đổ bóng mong muốn.

5. Nếu bạn muốn thay đổi màu cho bóng, lặp lại bước 2 sau đó nhấp nút Shadow Options

.

Hộp thoại Format Shape hiển thị.


6. Nhấp vào nút Color để chọn màu cho bóng.

7. Nhấp nút Close.

Phần được lựa chọn lúc này đã có bóng và có màu như mong muốn.

Chú ý: Nếu bạn muốn xóa bóng đổ thì lặp lại bước 2 và bước 3, sau đó chọn No Shadow.

2.3.3 Chữ hoa, chữ thườngKhi bạn nhập chữ, bạn có thể dùng nhấn nút Shift để viết chữ hoa. Nếu bạn sửa lại việc dùng chữ hoa hay chữ thường thì bạn có thể thay đổi mà không cần viết lại toàn bộ phần chữ.

Cách thay đổi chữ hoa chữ thường:1. Chọn phần nội dung bạn muốn thay đổi.


3. Nhấp nút Change Case trong nhóm Font.

Lúc này, nội dung đã được thay đổi theo mong muốn.

Chú ý: Bạn có thể dùng nút Caps Lock để viết chữ hoa. Khi Caps Lock được kích hoạt thì tất cả các chữ đều được viết thành chữ hoa và chữ+ Shift sẽ là chức năng để chữ được viết thành chữ thường. Chức năng Caps Lock được kích hoạt bằng cách nhấn lên nút Caps Lock.

Gợi ý: Bạn có thể dùng phím Shift+ F3 để thay đổi giữa chữ. Dùng chỉ chữ thường, tất cả các chữ được bắt đầu bằng chữ

hoa và chỉ dùng chữ hoa.


BÀI TẬP: Trình bày nội dungTrong bài tập này, bạn trình bày chữ trong bản trình chiếu của mình:


1Khởi động PowerPoint, mở bản trình chiếu “Target group” trong thư mục “handle_presentation”



2 Lưu lại bản trình chiếu với tên “Advertisement”


• Chọn Save as

• Trỏ tới thư mục “Handle_workbook”

• Nhập “Advertisement” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Kích chuột phía dưới chữ “Advertising” trên khung hình 2. Thay màu chữ sang màu hồng và gõ đoạn text như sau

• Chuyển sang slide 2

• Nhấn chuột vào phía phải của chữ Advertising

• Nhấn Enter

• Nhấn nút font color trên tahnh Ribbon

• Chọn màu pink

• Nhấn phím tab, lần lượt gõ Vogue nhấn Enter

• Gõ Glammour, nhấn Enter và gõ Cosmopolitan.

4

Đổi font chữ của hộp chữ “The First show is already” thành font Lucida Calligraphy, cỡ 20 và cso cùng màu xanh giống như chữ đầu đề của khung hình.

• nhấn lên một trong bốn cạnh của hộp chữ

• hoặc bôi đen chữ

• kích chuột phải hoặc chọn tab Home

• chọn kiểu font, cỡ chữ và mà sắc

5 Đổ bóng cho chữ “Target group” và đổi màu hông cho bóng.

• Chọn slide 1

• Chọn đề của khung hình

• Nhấn tab Format

• Chọn Text Effect

• chọn nút Shadow

• chọn Shadow Option

• trên hộp thoại, chọn color là pink






2.4 Kiểm tra chính tảPowerpoint có chức năng Spelling kiểm tra chính tả. Khi bạn gõ nhập, một đường lượn sóng màu đỏ xuất hiện bên dưới các từ không được liệt kê trong từ điển của PowerPoint hoặc các từ giống nhau. Bạn có thể sửa các lỗi này khi chúng xuất hiện hoặc sau khi bạn hoàn thành toàn bộ bản trình chiếu. Bộ kiểm tra chính tả của PowerPoint kiểm tra chính tả của toàn bộ bản trình chiếu bao gồm tất cả silde, outline, trang ghi chú và trang handout. Những đường kẻ chỉ hiện ra khi bạn làm việc với một bản trình chiếu. Chúng sẽ không hiển thị khi bản trình chiếu được in ra.

Chức năng kiểm tra chính tả so sánh mỗi từ trong bản trình chiếu với những từ tương ứng trong từ điển. PowerPoint dùng từ điển mặc định của mình, trong đó có chứa tất cả những từ và ngữ pháp đúng và phần được chèn thêm vào từ điển. Nếu chức năng không tìm thấy từ trong từ điển, nó sẽ đánh dấu từ đó với dòng màu đỏ. Điều đó có nghĩa là từ đó có thể đúng , mặc dù PowerPoint đánh dấu chúng.

Cách tốt nhất là sửa luôn lỗi chính tả khi được phát hiện. Bạn có thể bỏ qua và sữa lỗi sau. Nhưng chúng tôi nhấn mạnh với bạn rằng bạn cần sửa những lỗi sai, trước khi bản trình chiếu được hoàn thiện.

Chú ý: Chức năng kiểm tra chính tả có thể kiểm soát chính tả của một từ, nhưng nó sẽ không báo lỗi một từ nếu đó là từ

đúng. Ví dụ nếu bạn viết từ from thay vì form thì chức năng kiểm tra chính tả sẽ bỏ qua từ đó vì nó hiểu từ đó đó là từ đúng.

2.4.1 Kiểm tra chính tả khi nhập nội dungChức năng Spelling giúp bạn có thể dễ dàng sửa hoặc chấp nhận chính tả một từ một cách nhanh nhất. Khi bạn chấp nhận một từ thì nó sẽ được thêm vào từ điển trong PowerPoint, như vậy PowerPoint sẽ hiểu từ đó là một từ đúng khi bạn làm việc với những bản trình chiếu khác. Nếu bạn không chắc chắn về cách viết của một từ, bạn nên chọn bỏ qua chức năng này để trong bất cứ trường hợp nào PowerPoint cũng sẽ vẫn đánh dấu từ đó ở các bản trình chiếu khác. Bạn có thể sử dụng nút Spelling trên tab Review để kiểm tra toàn bộ bản trình chiếu bằng cách sử dụng hộp thoại Spelling, hoặc khi bạn gặp phải một đường đỏ gợn sóng bên dưới một từ, bạn có thể nhấp phải từ và chọn từ đúng chính tả, hoặc thêm nó vào từ điển tùy ý từ danh sách trên menu tắt.

Cách sử dụng chức năng Check spelling as you type

Nếu bạn muốn sửa, bỏ qua hay chấp nhận từ đã được lựa chọn bằng chức năng Spelling, bạn phải làm theo những bước sau:

1. Nhấp chuột phải vào từ mong muốn.

Bảng menu tắt được hiển thị.


2. Chọn từ đúng chính tả.

{hoặc}

2. Chọn Ignore All để chức năng Spelling bỏ qua tất cả những từ đã được viết theo cách này.

{hoặc}

2. Chọn Add to Dictionary để thêm vào từ điển.

Đường màu đỏ lượn sóng sẽ biến mất.

Chú ý: Nếu PowerPoint đánh dấu nhiều từ mà bạn cho rằng từ đó vẫn đúng vì bạn dùng từ điển sai, ví dụ theo một ngôn ngữ

khác. Bạn có thể điều khiển ngôn ngữ PowerPoint dùng và thay đổi ngôn ngữ bằng cách nhấn nút Language trong nhóm

Proofing trong tab ReView.

Chú ý: Chức năng Spelling cũng sẽ đánh dấu một từ nếu nó xuất hiện ngay lập tức sau khi một từ tương tự, thậm chí khi nó được đánh vần đúng. Bạn có thể để PowerPoint xóa từ này hoặc bỏ qua nó bằng cách nhấn chuột phải vào từ gạch chân.

Cách bỏ chức năng Check spelling as you type

Nếu những đường lượn sóng màu đỏ xuất hiện làm bạn rối mắt khi bạn sử dụng chức năng Check spelling as you type, bạn có thể bỏ chức năng Check spelling as you type và kiểm tra lại sau bằng cách:





3. Chọn mục Proofing.

4. Gỡ bỏ đánh dấu Check spelling as you type.

5. Nhấp OK.

Những dòng lượn sóng màu đỏ dưới các từ được tạo ra bằng Check spelling as you type đã biến mất khỏi bản trình chiếu. Nếu bạn muốn kích hoạt lại Check spelling as you type, chỉ cần chọn nó ở trong bảng chọn bằng việc đánh dấu vào chỗ mà bạn đã bỏ đánh dấu trước đó.

2.4.2 Sử dụng chức năng SpellingSử dụng hộp thoại Spelling , bạn có thể thấy tất cả những từ được tìm thấy bằng chức năng kiểm tra lỗi chính tả, thay vì phải tìm từng từ một. Hộp thoại này hoạt động độc lập không phụ với chức năng Check spelling as you type, cho dù chức năng này đang được kích hoạt hay không.

Hộp thoại Spelling Từ mắc lỗi được tìm thấy

sẽ hiển thị ở đây.

Bạn có thể sửa lỗi bằng cách

điều chỉnh ở đây và nhấp vào Change.

Các gợi ý sửa từ được hiển

thị tại đây.

Nếu bạn muốn sử dụng các gợi ý này, bạn phải nhấp vào từ đó và nhấn nút Change.

Sử dụng một trong hai nút này nếu bạn muốn bỏ qua lỗi trong từ.

Nếu bạn nhấp vào đây, bạn sẽ chèn từ vào từ điển máy tính.


1

2

3

4

5

Nút này sẽ thay thế tất cả các từ mà chức năng sửa lỗi tìm thấy với các gợi ý hiện trên ô Change to.

Cách sử dụng hộp thoại Spelling

1. Nhấp chuột vào tab Review.

2. Nhấp nút trong nhóm Proofing.

Hộp thoại Spelling xuất hiện.

3. Sử dụng hộp thoại để sửa lỗi, bỏ qua hoặc chấp nhận ( thêm vào) những từ tương ứng

4. Chức năng kiểm tra lỗi chính tả tiếp tục tìm lỗi tiếp theo.

5. Lặp lại bước 2,3 cho đến khi chức năng kiểm tra lỗi chính tả không phát hiện ra thêm lỗi nào

nữa.

6. Nhấp Close.

Lúc này bạn đã thực hiện xong việc tìm kiếm và bản trình chiếu đã hết lỗi chính tả.

Gợi ý: Bạn có thể chuyển từ lỗi này sang lỗi khác trong phần chữ bằng cách nhấn < F7> hoặc bằng cách nhấn đúp vào

trên thanh trạng thái.


6

BÀI TẬP: Spell checkTrong bài tập này, bạn sẽ sử dụng chức năng kiểm tra chính tả của PowerPoint


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Collection”


• Nhấn nút Open trên thanh Quick access toolbar hoặc trên nút Office

• Trỏ đến thư mục ‘handle_presentation

• Chọn tệp “Collection” rồi nhấn nút Open.

2Lưu bản trình chiếu với tên “Summer Collection” vào thư mục “Handle_workbook”


• Chọn Save as


• Nhập “Summer Collection” vào ô File name

• Nhấn OK

3 Kiểm tra xem chức năng Spell check đã được bật chưa


• Chọn PowerPoint Options

• Chọn tab Proofing

• Trong phần When correcting spelling and grammar, kiểm tra xem hộp check box “Check spelling as you type” được đánh dấu hay không

4

Chọn khung hình Summer Collection, thêm một gạch đầu dòng nội dung như sau: “First samle ready in 1 month”, khi chức năng Check spelling phát hiện ra lỗi chính tả, bạn hãy sửa lỗi đó.

5 Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp của toàn bộ bản trình chiếu.

• Nhấn nút Spelling

• Sử dung hộp thoại để sửa hoặc không sửa các từ được chọn

6 Lưu bản trình chiếu và thoát chương trình PowerPoint





BÀI TẬP LỚN: Trình bày nội dungTrong bài tập này, bạn sẽ làm việc với một bản trình chiếu để sử dụng cho một câu lạc bộ nghệ thuật có tên là Friend of Picasso.

Bạn sẽ thêm vào bản trình chiếu các chú thích và hộp chữ, làm việc với các đề mục (outline) và định dạng chữ

Khi bạn xong việc, bản trình chiếu sẽ có các khung hình như hình bên.

Trước khi bắt đầu, bạn sẽ:

Mở chương trình PowerPoint


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Art Club”




• Chọn tệp “ArtClub” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên “Annual Meeting” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Annual Meeting” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Đặt dòng chú thích sau đây vào khung hình thứ nhất: “Welcome to the 3. Annual meeting of the board. The purpose of this meeting is to go through the plans concerning next year.”

• Nhấn tab View

• Chọn Note Pages

• Gõ chú thích

4 Tạo một bản trinh chiếu mới • Nhấn nút New trên thanh Quick Access Toolbar

5Tạo một khung hình, mới vào cuối của bản trình chiếu Annual Meeting. Khung hình phải có dạng chỉ có tựa đề (Title Only)

• Nhấn phím Alt + Tab hoặc nhấn chọn bản trinh chiếu Annual Meeting trên thanh taskbar

• Nhấn chon khung hình thứ 4,

• Tab Home, chọn New Slides trong nhóm Slides

• Chọn kiểu Title Only

6Sắp xếp các cửa sổ sao cho có thể nhìn thấy hai bản trình chiếu một lúc

• Chọn tab View

Nhấn nút Arrange All trong nhóm Window


7 Nhập tựa đề cho khung hình vừa tạo ra là “Pool of Lots”

• Nhấn chuột vào hộp chữ tựa đề và nhập chữ

8 Đóng bản trình chiếu số 2 và mở to cửa sô còn lại

• Nhấn nút Close

• Nhấn nút Maximize trên cửa sổ

9Đặt một hộp chữ vào trong khung hình và nhập chữ “Pictures and sculptures, for the drawing of lots at the annual meeting”

• Chọn tab Insert trên thanh Ribbon

• Nhấn Text box

• Nhập chữ

10 Đổi màu chữ trong hộp chữ thành màu đỏ và in đậm

• Bôi đen chữ hoặc chọn cả hộp chữ

• Kích chuột phải

• Chọn Font color và nhấn biểu tượng Bold

11 Bật cửa sổ Outline• Nhấn tab Outline bên cạnh tab Slide

12 Chuyển đầu mục cuối cùng lên vị trí phía trên dưới đầu đề

• Kích chuột phải vào gạch đầu dòng cuối cùng của bản trình chiếu

• Chọn Move up

• Làm lại các bước trên cho đến khi đầu mục này nằm dưới đầu đề của khung hình






BÀI 3: Chèn hình ảnh và tạo hình (drawing)Cũng giống như các phần mềm Word và Excel, Microsoft PowerPoint cũng cho phép bạn sử dụng hình ảnh đồ hoạ để tạo cho bản trình chiếu của bạn thú vị hơn. Trong bài này, bạn sẽ học cách chèn và điều chỉnh các hình ảnh, cách dựng hình sử dụng các hình tự động Auto Shapes.

Trong bài học này, bạn sẽ được học cách:

• Chèn thêm các hình ảnh có sẵn trong Clip Art

• Chèn hình có trong máy tính

• Cài đặt và định dạng các hình tự động Auto Shapes

• Điều chỉnh kích cỡ và thông tin của các đối tượng dùng trong MS PowerPoint 2007

• Di chuyển, sao chép và xoá các đối tượng

• Làm việc với các nhóm đối tượng.


3.1 Hình ảnhCác hình được sử dụng để trang trí và minh hoạ trên bản trình chiếu, để giúp người xem có thể hiểu được nội dung dễ dàng hơn. Khi bạn sử dụng PowerPoint, bạn có thể chèn ảnh vào bản thuyết trình của bạn từ bộ sưu tập hình Clip Art của MS Office. Các thao tác này cũng tương tự như cách bạn dùng để chèn ảnh từ ổ cứng của bạn.

3.1.1 Thư viện hình ClipArtMicrosoft Office cung cấp một thư viện Clip Art giúp bạn tìm các hình minh hoạ có sẵn trên máy và kho hình trực tuyến trên internet. Ngoài ra, bạn còn có thể tìm kiếm và download thêm các ClipArt trên trang chủ của Microsoft (http://www.microsoft.com).

Bảng tác vụ Clip ArtBạn có thể gõ chủ đề mà bạn muốn tìm các ảnh Clip Art

Để bắt đầu tìm kiếm nhấn và nút Go

Thư viện ClipArt có các bộ sưu tập khác nhau mà bạn có thể chọn lựa giúp

cho việc tìm kiếm trở nên nhanh và rõ ràng hơn. Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các bộ sưu tập khi danh sách trổ ra

Thư viện Clip Art có 4 dạng media để bạn lựa chọn bao gồm các hình vector

(clip art), hình ảnh raster (picture), phim ảnh (movie), hoặc âm thanh (sound). Ngoài ra, nếu bạn có hiểu biết hơn về các định dạng file, bạn có thể chọn chính xác định dạng nào mà bạn muốn.

Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị tại đây, bạn nhấn chuột trực tiếp lên các hình

để đặt hình đó vào slide.

Để tìm thêm các hình tại website http://www.Microsoft.com, bạn nhấn vào

đây.

Cách chèn hình từ Clip Art

1. Chuyển đến khung hình (slide) sẽ được đặt hình

2. Chọn tab Insert,

3. Nhấn ClipArt

4. Bảng tác vụ Clip Art xuất hiện

5. Gõ một từ để tìm kiếm


1

2

3

4

5

6

1 2

3

4

5

6

http://www.Microsoft.com/

6. Chọn một mục hoặc một kiểu hình khác

7. Nhấn nút Go

8. Kết quả tìm kiếm sẽ hiện ra trên bảng tác vụ

9. Nhấn để đóng bảng

ClipArt được chọn sẽ được chèn vào bản trình chiếu của bạn và bạn có thể điều chỉnh kích thước của nó cho phù hợp.

Chú ý: Bạn có thể mở rộng bảng tác vụ bằng cách kéo cạnh của nó sang bên trái. Thao tác này giúp bạn có thể thấy thêm

nhiều hơn các Clip Art trên màn hình

Chú ý: Bạn có thể chèn ảnh sử dụng nút Insert Clip Art nằm trong khung chứa nội dung (place holder)

Tách một hình Clip ArtMột hình Clip Art được tạo bởi các phần nhỏ hơn. Nếu bạn muốn thay đổi Clip Art, bằng cách bỏ đi một hay nhiều phần của nó, thì bạn cần tách hình clip art đó ra.

Cách tách hình clip art

1. Kích chuột phải lên hình và chọn Group trên menu ngữ cảnh

2. Chọn Ungroup từ menu trỏ ra

Một hộp thoại sẽ hiện ra

3. Nhấn Yes

4. Hình clip art bây giờ đã có thể tách ra


5. Kích chuột phải lên hình một lần nữa

6. Chọn Group/Ungroup

Hình đã tách thành nhiều phần

Nếu hình clip art đó chứa nhiều nhóm nhỏ hơn thì chúng cũng có thể được tách ra theo cách tương tự

Các phần nhỏ tách ra đã có thể chỉnh sửa lại theo ý bạn

Chú ý: Nếu bạn muốn nhóm lại các hình vừa được tách ra hoặc các hình khác nhau lại, bạn phải chọn các hình đó lại sử

dụng phím Ctrl, kích chuột phải và chọn Group/Group

Mở rộng: Các hình Clip art mà bạn có thể tách nhỏ chúng ra là các hình kiểu véc tơ (vector based), vì thế bạn có thể chèn thêm các hình loại này từ máy tính của bạn và thao tác tương tự như các hình clip art

3.1.2 Hình ảnh chèn từ máy tínhBạn có thể chèn thêm tranh ảnh của riêng bạn vào PowerPoint. Các loại tranh ảnh mà bạn có thể xem được trên các máy tính, được tạo từ các chương trình sử lý ảnh, được vẽ trực tiếp hoặc được scan vào máy tính.

Cách chèn ảnh từ máy tính

1. Kích chuột vào slide bạn muốn chèn ảnh

2. Nhấn chuột vào tab Insert trên thanh Ribbon

3. Chọn nút Insert Picture From File

Hoặc

3. Bấm nút Insert Picture From File từ slide content

Hộp thoại Insert picture xuất hiện


4. Chọn thư mục có chứa hình ảnh

5. Nhấn chuột chọn ảnh

6. Nhấn Insert

Bức hình bây giờ đã được chèn vào trong Slide

Chú ý: Bạn có thể thay đổi hình ảnh thay vì xoá ảnh đó và chèn thêm một ảnh khác bằng cách nhấn nút Change Picture

trên tab Format

3.1.3 Photo AlbumNếu bạn có một bộ sưu tập ảnh lớn, bạn có thể sử dụng PowerPoint để tạo ra một photo album. Chức năng Photo Album cho phép bạn tạo ra một bản trình chiếu các bức hình do bạn sưu tập hoặc tạo ra. Bạn có thể sử dụng các theme khác nhau và các tuỳ chọn layout cho album ảnh.


Cách tạo ra một Photo Album mới

1. Nhấn vào tab Insert trên thanh Ribbon

2. Nhấn nút Photo Album, chọn New Photo Album trên

menu trổ ra

3. Nhấn nút File/Disk để chọn ảnh từ máy tính của bạn

Cửa sổ Insert New Pictures xuất hiện

4. Sau khi chọn ảnh, nhấn Insert

5. Kích chuột vào danh sách Picture Layout, chọn kiểu layout cho album ảnh

6. Kích chuột vào danh sách Frame Shape, và chọn một kiểu khung hình

7. Nhấn các nút Up, Down hoặc remove để sắp xếp thứ tự các ảnh hoặc loại bỏ chúng đi

8. Nhấn Create

3.1.4 Hình dạng của ảnhSau khi chèn một ảnh vào slide, bạn có thể tạo cho nó một hình dạng theo ý muốn. Việc này tương tự với xén ảnh nhưng ở một mức độ tạo hình cao hơn. PowerPoint cho phép bạn sử dụng các hình có sẵn trong thư viện Shape để tạo hình bằng cách sử dụng chức năng Picture Shape. Với Picture Shape bạn có thể thử trực tiếp lên ảnh để tìm hình dạng mà bạn muốn


Cách tạo hình dạng cho ảnh

1. Chọn ảnh mà bạn muốn sử dụng

2. Chọn tab Format trên thanh Ribbon

3. Nhấn nút Picture Shape

4. Chọn hình dạng mà bạn muốn

Chú ý: Để ảnh của bạn trở lại hình dạng ban đầu, bạn chọn ảnh, nhấn tab Format và chọn Reset Picture.

3.1.5 Tạo viền cho một ảnhSau khi đã chèn một ảnh hoặc sau khi bạn tạo hình cho một ảnh, bạn có thể tạo cho ảnh hoặc hình dạng mà bạn sử dụng cho ảnh bằng chức năng Picture Border. Chức năng Picture Border làm việc như nút Shape Outline, nó hiển thị các tuỳ chọn tương tự để tạo các đường viền.

Cách tạo đương viền cho một ảnh

1. Chọn ảnh

2. Nhấn tab Format trên thanh Ribbon

3. Nhấn nút Picture Border

4. Chọn màu

5. Trỏ chuột vào Weight để chọn cỡ viền trong menu trổ ra

6. Trỏ chuột vào Dashes để chọn kiểu viền trong menu trổ ra


Chú ý: Để bỏ viền của ảnh, bạn chọn tab Format, chọn Picture Border, sau đó chọn No Outline.

3.1.6 Tạo các hiệu ứng cho ảnhKhi bạn muốn tạo các hiệu ứng đơn giản cho các hình ảnh trong MS PowerPoint như đổ bóng; cắt góc hoặc điều chỉnh sáng tối, bạn không cần sử dụng đến một phần mềm sử lý ảnh chuyên nghiệp khác. MS PowerPoint có sẵn các chức năng sử lý ảnh, giúp bạn có thể tạo ra một số các hiệu ứng đơn giản giúp bản trình chiếu trông đẹp và thú vị hơn như shadow, reflections, glow, soft edges và 3D rotations, bạn sẽ được giải thích các chức năng này ở phần dưới.

Preset Hiệu ứng làm cho ảnh nằm trên một mặt của hình hộp 3D

Shadow Hiệu ứng đổ bóng cho ảnh

Reflection Hiệu ứng tạo hình phản chiếu của ảnh

Glow Hiệu ứng tạo thêm viền mờ

Soft Edges Hiệu ứng làm cho mép ảnh mềm hoặc mờ đi

Bevel Hiệu ứng gần giống với Preset, nhưng chỉ làm ảnh nổi lên hoặc chìm xuống

3D Rotation Hiệu ứng xoay ảnh

Cách tạo một hiệu ứng cho ảnh

1. Chọn ảnh bạn muốn tạo hiệu ứng

2. Nhấn tab Format bên dưới Picture Tools

3. Chọn Picture Effects, chọn một trong các hiệu ứng bên trên.


Ảnh gốc

Shadow

Preset

Reflect

Glow

Soft edgesBevel

3D Rotation

3.1.7 Chỉnh sửa ảnh mở rộngNhư các bạn đã biết ở phần trên, MS PowerPoint 2007 có thêm các chức năng sử lý ảnh cơ bản cho phép bạn có khả năng tạo hình, tạo viền và tạo thêm một số các hiệu ứng đơn giản cho ảnh của bạn. Ở phần này, các bạn sẽ được biết thêm một số chức chỉnh sửa ảnh khác như chỉnh sửa độ sáng (brightness) và độ tương phản (contrast) của ảnh, đổi mầu của ảnh thành một số màu sắc mà bạn thích.

Cách chỉnh sửa độ sáng

Với chức năng brightness thay đổi độ sáng tối của ảnh bằng cách làm sáng hoặc tối toàn bộ các điểm ảnh (pixel). Bạn có thể thử lần các giá trị mặc định lớn nhất là 40% nhỏ nhất là -40% hoặc xác lập giá trị trong hộp thoại tuỳ chọn. Bạn làm như sau:

1. Chọn ảnh bạn muốn thay đổi độ sáng tối

2. Chọn tab Format

3. Nhấn nút Brightness

4. Chọn giá trị phù hợp cho ảnh trên danh sách trổ ra

Chú ý: Nếu bạn thấy các giá trị mặc định không đúng với ý của bạn, bạn có thể chọn Picture Corrections Option… từ menu

trổ ra, sau đó nhập lại giá trị phù hợp trên hộp nhập giá trị của chức năng brightness.

Cách chỉnh sửa độ tương phản

Chức năng Contrast (tương phản) làm tăng hoặc độ tương phản, hay độ khác biệt giữa các mảng sáng tối với nhau. Bạn có thể thử lần các giá trị mặc định lớn nhất là 40% nhỏ nhất là -40% hoặc xác lập giá trị trong hộp thoại tuỳ chọn. Bạn làm như sau:

1. Chọn ảnh bạn muốn thay đổi độ sáng tối

2. Chọn tab Format

3. Nhấn nút Contrast

4. Chọn giá trị phù hợp cho ảnh trên danh sách trổ ra

Cách chỉnh lại màu của ảnh


Với các hình ảnh bạn đưa vào trong một slide, từ clip art của Microsoft Office hay hình ảnh có trong máy tính của bạn, bạn có thể chỉnh lại màu cho chúng bằng cách sử dụng chức năng Recolor. Microsoft PowerPoint 2007 cung cấp cho bạn thư viện Recolor Picture Quick Style bao gồm rất nhiều các kiểu màu khác nhau để bạn chọn lựa cho bức hình của bạn. Bạn cũng có thể làm cho một mảng màu nhất định trên ảnh trở nên trong suốt để ảnh của bạn phù hợp với nền bên dưới nó trong khung hình. Microsoft PowerPoint có các xác lập màu có sẵn bao gồm:

No Recolor Tuỳ chọn loại bỏ sự tô màu lại trước đó

Color Modes Các mode màu tiêu biểu

Grayscale Mode màu đen xám và trắng

Sepia Mode màu vàng kim

Washout Mode màu rất sáng

Black and White

Mode màu chỉ có trắng và đen

Light and Dark Variations

Các tuỳ chọn kiểu mà sáng hoặc tối

More Variations Tuỳ chọn cho phép sử dụng một màu riêng biệt.

Để đổi màu cho ảnh bạn làm các bước sau:

1. Chọn ảnh

2. Nhấn tab Format trên thanh

Ribbon

3. Nhấn Recolor

4. Chọn các tuỳ chọn ở bảng

trên.

3.1.8 Vị trí của hình ảnhKhi bạn đưa một ảnh vào trong bản trình chiếu, nó được đặt vào chính giữa khung hình. Nhưng bạn có thể dịch chuyển, xoay, hoặc xén để ảnh chỉ hiển thị một phần của nó. Bạn có thể thực hiện các thao tác này với tất cả các dạng hình ảnh đồ hoạ sử dụng trong PowerPoint2007.

Cách thay đổi vị trí

1. Nhấn chuột vào hình


2. Trỏ chuột sẽ đổi thành một mũi tên 4 hướng.

3. Kéo bức hình về phía bạn muốn đặt

4. Vị trí của hình đã được thay đổi

Chú ý: Sau khi chọn hình bạn cũng có thể thay đổi vị trí của hình bằng cách sử dụng các phím mũi tên dịch chuyển.

Cách xoay hình

1. Chọn hình bạn muốn xoay

2. Đưa chuột lên điểm Free Rotate của ảnh

3. Trỏ chuột sẽ đổi thành mũi tên tròn Free Rotate

4. Giữ chuột và xoay đến góc bạn muốn

Hoặc

4. Kích chuột phải lên ảnh

5. Chọn Size and Position

Hộp thoại Size and Position xuất hiện

6. Trên tab Size, xác lập góc quay bằng cách điền giá trị vào Rotation

7. Nhấn Close

Ảnh bây giờ đã được xoay theo góc bạn vừa xác lập

Chú ý: Bạn có thể mở hộp thoại Size and Postion bằng cách nhấn nút bật hộp thoại trong nhóm Size của tab Format

Cách xén ảnh

1. Chọn ảnh bạn muốn xén

2. Nhấn tab Format

3. Nhấn nút Crop

4. Nhấn chuột vào các cạnh của hình và kéo để

thực hiện xén ảnh


5. Nhả chuột

Ảnh bây giờ đã được xén

Chú ý: Nếu bạn muốn hình ảnh của bạn trở lại trạng thái ban đầu của nó, nhấn nút Reset trên hộp thoại Size and Postion


BÀI TẬP: Hình ảnhTrong bài tập này, bạn sẽ đặt các hình ảnh vào trong bản trình chiếu của bạn. Bạn sẽ chèn hình ảnh sử dụng cho bản thuyết trình ”Animal in your house”. Bạn cũng sẽ chèn hình ảnh trong bộ sưu tập Clip Arts, sau đó sẽ thay màu và tách các hình này ra. Bản trình chiếu của bạn sẽ giống như hình dưới đây:





2Lưu bản trình chiếu với tên “Animal in your house” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Animal in your house” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Tạo tiêu đề “Animal in your house”cho bản trình chiếu sử dụng WordArt.

• Xoá các khung chữ có sẵn trong side


• Nhấn vào nút WordArt trong nhóm Text

• Chọn kiểu

• Gõ chữ “Animal in your house”

• Nhấn tab Format,

• Trong nhóm Shape styles, chọn style

4 Chèn ảnh dog.png vào khung • Chọn tab Insert


hình từ thư mục “animal” mà bạn đã download.

• Nhấn nút Picture

• Trỏ tới thư mục “animal” mà bạn đã download

• Chọn file dog.png

• Nhấn Insert

• Nhấn và giữ chuột lên hình, kéo đến vị trí như hình minh hoạ và nhả tay.

5Lần lượt chèn thêm các ảnh spider.png, cat.png, mouse.png và ant.png vào khung hình

• Chèn ảnh tương tự như bước 4 với các ảnh còn lại

• Đặt các ảnh tại vị trí giống như hình minh hoạ

6

Sử dụng bảng tác vụ ClipArt tìm các hình ảnh có chủ đề “Fence”, đặt hình sau

vào trong khung hình.


• Nhấn nút ClipArt

• Trên bảng ClipArt, nhấp chuột vào ô Search for, gõ chủ đề” Fence”

• Check vào mục Every trong ô Search in

• Nhấn Go

Trên bảng hiển thị hình ảnh, chọn ảnh như ô bên, chèn vào khung hình.

7 Tách hình bạn vừa chèn thành nhiều phần.

• Nhấn chuột phải lên hình vừa chèn

• Nhấn chọn Group

• Chọn Ungroup từ menu trổ ra

• Hộp thoại xuất hiện, nhấn OK

• Nhấn chuột phải lên hình

• Nhấn chọn Group

• Chọn Ungroup từ menu trổ ra

8

Xoá một số phần của ảnh, giữ lại các phần nhỏ sau

• Lần lượt nhấn chuột lên các phần viền và nền

• Nhấn Delete

9

Tô lại mầu các phần như sau • Nhấp chuột các phần còn lại

• Chọn các màu tương tự như hình minh hoạ, hoặc bạn có thể chọn các màu mà bạn thích.


10Nhóm các phần lại với nhau, phóng to hình và đặt hình ở góc dưới bên phải khung hình như hình minh hoạ.

• Giữ phím Ctrl, lần lượt chọn các phần nhỏ của hình

• Kích chuột phải lên phần bất kì

• chọn Group/Ungroup

• Dùng chuột kéo hình có kích cỡ giống như hình minh hoạ

• Kéo hình xuống góc phía dưới bên phải của màn hình






3.2 Tạo hình (Drawing)Microsoft Office PowerPoint không phải là một chương chình đồ hoạ chuyên nghiệp để bạn vẽ hình, nhưng nó cung cấp một thư viện các hình vẽ vector cho phép bạn chỉnh sửa tạo ra các hình vẽ cơ bản giúp trang trí cho bản trình chiếu của bạn.

Có ba dạng đối tượng vẽ mà có thể sử dụng trong PowerPoint 2007, đó là các dạng hình (shape), đường (line) và kiểu hình tự do (freeforms) Shapes là các đối tượng xác lập sẵn chẳng hạn như các hình chữ nhật, hình tròn, hình oval.

Lines đơn giản là các đường thẳng hoặc đường cong (curve) được nối từ hai điểm. Freeforms là các đường cong hoặc hình đa giác không đều.

Khi bạn tạo ra các hình vẽ vector, bạn có thể thực hiện các thao tác trên chúng giống như đối với các hình ảnh mà bạn đưa vào từ ClipArt hoặc từ máy tính của bạn. Bạn có thể di chuyển, thay đổi kích cỡ, sao chép hoặc xoá chúng. Bạn cũng có thể thay đổi style, thêm màu, xoay hoặc sử dụng các hiệu ứng cho chúng.

3.2.1 Chèn một hình có sẵnMicrosoft Office PowerPoint 2007 cung cấp cho bạn một thư viện hình Shapes có sẵn với rất nhiều hình dạng từ các dạng cơ bản như hình vuông, hình tròn, hình chữ nhật, hình oval, hình sao v.v

Bảng Shapes gồm có các phần như sau:

Recently Used Shapes

Các hình vừa được sử dụng lần cuối

Lines Các loại đường được tạo từ hai điểm bao gồm các đường thẳng, các đường cong, các hình gấp khúc và các mũi tên.

Rectangles Tập hợp các hình dạng chữ nhật, bao gồm các hình chữ nhật góc vuông, các hình chữ nhật góc tròn.

Basic Shapes Tập hợp nhỏ của tất cả các loại hình cơ bản thường dùng như hộp chữ (text box), các hình đa giác, các hình khối, các dấu đóng mở ngoặc v.v.

Block Arrows Tập hợp các khối hình mũi tên khác nhau như các hình chỉ dẫn định hướng và các khối hình ghi chú v.v.

Equation Shapes

Tập hợp các hình biểu diễn các phép tính bao gồm các dấu cộng; trừ; nhân; chia; dấu bằng và dấu không bằng.

Flowchart Tập hợp các hình sử dụng cho một biểu đồ tiến trình hay còn gọi là lưu đồ.


Stars and Banners

Tập hợp các hình các hình sao và các dải (banner) ghi chữ.

Callouts Tập hợp các hình sử dụng minh hoạ suy nghĩ hoặc lời nói của các nhân vật hoặc chú thích các đối tượng khác.

Action Buttons Tập hợp các hình nút bấm đển sử dụng trong khi trình chiếu.

Cách đặt một hình có sẵn từ PowerPoint 2007

1. Nhấn vào Slide (khung hình mà bạn muốn

chèn hình có sẵn).

2. Nhấn tab Insert hoặc tab Home

3. Nhấn nút Shapes

4. Chọn hình bạn muốn sử dụng từ bảng trổ

ra

5. Đưa trỏ đến vị trí mà bạn muốn đặt hình.

6. Kích và kéo chuột đến khi nào hình đạt kích

cỡ mà bạn mong muốn

7. Nhả chuột

Hình đã được đặt vào trong slide

Chú ý: Nếu bạn muốn hình bạn đặt xuống có tỉ lệ kích cỡ như hình mẫu, nhấn và giữ Shift trước khi kích chuột. Nhả chuột

sau đó nhả Shift sau khi hình đạt kích cỡ mong muốn.

Chú ý: Nếu bạn muốn hình của bạn có tâm trùng với điểm kích chuột, nhấn và giữ Ctrl trước khi kích chuột. Nhả chuột sau đó nhả Ctrl sau khi hình đạt kích cỡ mong muốn.

Gợi ý: Bạn có thể kết hợp 2 cách trên để tạo ra hình có tâm là điểm kích chuột và kích thước tỉ lệ với hình mẫu.

Cách xoá một hình có sẵn được đặt vào slide

1. Nhấn chuột chọn một hình hoặc nhấn giữ Ctrl sau đó nhấn chuột để chọn nhiều hình.

2. Gõ Delete.

3.2.2 Chỉnh sửa và định dạng các hình có sẵnKhi bạn đặt một hình vector vào PowerPoint, hình này sẽ có style mầu tương tự như kiểu mầu (color scheme) mà bạn đang sử dụng cho PowerPoint 2007. Bạn có thể dễ dàng thay đổi các thuộc tính


của chúng bằng các nút chức năng trên thanh Ribbon hoặc sử dụng hộp thoại chức năng Format Shapes.

Tab Fill trong hộp thoại Format ShapeĐổ màu có tác dụng phía bên trong của hình hoặc đường. Khi bạn thay đổi các tuỳ chọn này trong hộp thoại, các thay đổi lập tức được thực hiện trên hình của bạn, giúp quan sát dễ dàng các hiệu ứng thay đổi bạn đã tạo ra.

Kích vào tuỳ chọn này nếu bạn muốn nền

của hình ẩn đi

Để chọn màu và chỉnh độ mờ của nền, bạn

sử dụng tuỳ chọn này

Để tạo ra nền chuyển màu (gradient) cho

hình, bạn sử dụng tuỳ chọn này

Để chọn một bức tranh hay ảnh hoặc hình nền trang trí khác (texture), bạn kích vào tuỳ chọn này

Nhóm điều chỉnh của các tuỳ chọn.

Cách đổ màu nền cho một hình dạng có sẵn

1. Chọn hình bạn cần đổ hoặc thay đổi màu nền

2. Nhấn vào tab Format trên thanh Ribbon

3. Nhấn vào Shape Fill

4. Chọn các tuỳ chọn mong muốn


1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Chú ý: Bạn không có nút Cancel để huỷ các thay đổi khi làm việc với hộp thoại Format Shape, vì vậy để huỷ các thao tác bạn

phải nhấn nút Undo hoặc nhấn Ctrl Z

Gợi ý: Bạn có thể dịch chuyển hộp thoại ra xa hình bạn đang điều chỉnh để tiện xem các thay đổi mà bạn đã tạo ra

Tab Line Color trong hộp thoại Format ShapeĐể tạo một đường viền trong suốt hoặc có màu,

hoặc không đổ màu cho một đường thẳng, nhấn vào tuỳ chọn này

Để thay đổi màu của một đường viền, nhấn vào tuỳ

chọn này

Để đổ màu gradient (màu chuyển) cho một đường

viền, nhấn tuỳ chọn này

Cách đổi màu viền một hình dạng có sẵn

1. Nhấp vào hình bạn muốn đổi màu viền

2. Nhấn tab Format trên thanh Ribbon.

3. Chọn Shape Outline.

4. Chọn màu mà bạn muốn sử dụng cho đường viền từ bảng Theme Colors hoặc Standard Colors hoặc chọn No Outline để ẩn đường viền đi.

Chú ý: Nếu hình của bạn có nền trùng với màu nền của khung hình mà bạn chọn bỏ màu viền No Outline thì hình của bạn sẽ

“biến mất”.

Tab Line Style trong hộp thoại Format ShapeĐể định dạng đường viền cho hình của

bạn, bạn sử dụng hộp thoại Format

Shape để thay đổi kích cỡ và các kiểu

đường viền, ví dụ kiểu liền hay đường

đứt quãng, đường đơn hay đôi v.v.

Để thay đổi độ dày của viền, nhấn mũi

tên lên xuống hoặc nhập giá trị trực tiếp


1

2

3

1

1

23

1

2

3

4

Tuỳ chọn này giúp bạn thay đổi kiểu viền đơn hay đôi, các kiểu viền đôi hoặc viền ba.

Bạn có thể chọn kiểu đường liền hay các kiểu đường đứt nét tại tuỳ chọn này.

Nhóm tuỳ chọn sử dụng cho các hình mũi tên.

Cách áp dụng các mẫu cho hình có sẵn

Microsoft PowerPoint 2007 cung cấp một thư viện mẫu các style cho hình của bạn, khi sử dụng chức năng này

hình của bạn sẽ được thay đổi các thuộc tính của nó, bạn có thể xem truớc các style bằng cách lướt chuột qua

bảng style này và chọn kiểu nào phù hợp nhất

1. Chọn hình bạn muốn thay đổi kiểu style

2. Nhấn tab Format trên thanh Ribbon

3. Nhấn mũi tên trỏ xuống của bảng Shape Styles

4. Bảng Style

xuất hiện

5. Đưa chuột

lên các mẫu để xem

kiểu nào phù hợp với

hình của bạn

6. Nhấn chuột vào kiểu bạn muốn


2

3

4

BÀI TẬP: Tạo hình (drawing)Trong bài tập này, bạn sẽ tạo ra một khung hình về bảng chỉ đường. Bạn sẽ tạo ra các biển chỉ hướng như hình dưới sử dụng thư viện Shapes, bạn sẽ điều chỉnh lại kích cỡ, tạo các hiệu ứng và màu cho các hình mà bạn đã tạo ra.




• Nhấn nút New trên thanh Quick access toolbar hoặc trên nút Office.

2 Lưu lại tệp với tên ‘roadsign’.


• Chọn Save as.

• Gõ ‘roadsign’ vào hộp chữ File name.

• Nhấn Save.

3Tạo màu nền dạng gradient cho khung hình giống như hình minh hoạ.

• Kích chuột phải lên nền khung hình

• Chọn Format Background

• Chọn Gradient Fill

• Phía bên dưới chọn Preset Color là Daybreak

• Chọn Color là Darkblue

• Chỉnh hoặc nhập vào hộp Angle là 85o

• Nhấn Close

4Chèn một đường thẳng Line

, có độ dày 40pt, màu trắng và mờ 85%. Đặt line ngang qua

• Nhấn tab Insert, chọn nút Shapes

• Chọn Line trong nhóm Lines


khung hình như minh hoạ.

• Kích vào giữ chuột vào cạnh bên trái của khung hình, kéo sang cạnh bên phải của khung hình hoặc ngược lại, nhả chuột

• Kích chuột phải lên đường thẳng

• Chọn Format Shape,

• Trong tab Line Style chọn Solid color, chọn màu trắng, kéo hoặc nhập giá trị Transparent là 85 %

• Kéo line lên vị trí như hình minh hoạ

5 Chèn hình mây cloud nằm trong nhóm Basic shapes, vào khung hình.


• Chọn Cloud trong nhóm Basic Shapes

• Kích chuột lên khung hình, nhả tay khi hình đạt kích cỡ mong muốn

6

Chèn chữ “ROAD SIGN” vào trong hình cloud.

Đổ nền

cho hình. Tạo viền trắng 9pt cho hình.

Tạo hiệu ứng Shadow offset

bottom cho hình

Thay đổi chiều rộng của hình là 2.7”, chiều cao là 2.1”. Đặt hình vào vị trí như hình trên

• Kích chuột phải lên hình mây vừa chèn

• Chọn Add Text, nhập “ROAD SIGN”

• Kích tiếp chuột phải lên hình, chọn Format Shape

• Trong tab Fill, chọn Solid color

• Kích chuột lên hộp color , chọn màu

• Trong tab Line Color, chọn Solid Color, màu trắng

• Trong tab Line Style, nhập giá trị cho Width là 9pt

• Trong tab Shadow, chọn Preset là Offset bottom

• Nhấn Close

• Nhấn tab Format trên thanh Ribbon

• Trong nhóm Size, nhập giá trị cho Heigth là 2.1”

, nhập giá trị cho Width là 2.7”

• Nhấp và giữ chuột lên hình, kéo đến vị trí mong muốn

7

Chèn một hình rectangle vào trong khung hình.

Chỉnh lại chiều rộng hình là 0.15”. chiều cao là 5.65”.

Quay (rotate) hình với góc 140.

Đổ nền dạng gradient và đặt vị trí giống như hình minh hoạ.


• Chọn Rectangle trong nhóm Basic Shapes


• Trong nhóm Size, nhập giá trị cho Heigth là 5.65” , nhập giá trị cho Width là 0.15”

• Nhấn nút mở hộp thoại của nhóm Size

• Trong hôp giá trị Rotate, nhập 14


• Nhấn Close

• Kích chuột phải lên hình chọn Format Shape,

• Trong tab Fill chọn Gradient fill,

• Bên dưới, chọn Preset Color là Daybreak

• Direction chọn Linear Right

• Trong tab Line Color chọn No line,

• Nhấn Close

8

Chèn một hình pentagon vào trong khung hình. Theo chiều từ trái sang phải

Chỉnh lại chiều rộng là 2.7”, chiều cao là 0.8”.

Đổ nền màu

, tạo

viền , dày viền 7pt.

Sử dụng chức năng 3D-Rotate để xoay hình, đặt hình có vị trí như minh hoạ.

Gõ “NORTH” vào trong hình.


• Chọn Pentagon trong nhóm BlockArrows

• Nhấn và giữ chuột trên khung hình, kéo từ trái sang phải, nhả tay.




• Trong tab Fill chọn Solid Color, chọn màu

• Trong tab Line Style, nhấn vào hộp giá trị Width, nhập 7pt

• Chọn Compound type là Thickthin

• Nhấn tab 3-D Rotation lần lượt nhập các giá trị X: 0o, Y: 345o, Z:345o.

• Nhấn Close

• Kích chuột phải lên hình chọn Add Text

• Nhập ‘NORTH’

9

Chèn một hình pentagon vào trong khung hình. Theo chiều từ phải sang trái

Chỉnh lại chiều rộng là 2.7”, chiều cao là 0.8”.

Đổ nền màu

, tạo

viền , dày viền 7pt.

Sử dụng chức năng 3D-Rotate để xoay hình, đặt hình có vị trí như minh hoạ.


• Chọn Pentagon trong nhóm BlockArrows

• Nhấn và giữ chuột trên khung hình, kéo từ phải sang trái, nhả tay.




• Trong tab Fill chọn Solid Color, chọn màu

• Trong tab Line Style, nhấn vào hộp giá trị Width, nhập 7pt

• Chọn Compound type là Thickthin


Gõ “WEST” vào trong hình.

• Nhấn tab 3-D Rotation lần lượt nhập các giá trị X: 40.7o, Y: 340.5o, Z:355.5o.

• Nhấn Close

• Kích chuột phải lên hình chọn Add Text

• Nhập ‘West’

10

Chèn hình mây cloud nằm trong nhóm Basic shapes, vào khung hình.

Tạo hiệu ứng phản chiếu (half

reflection ) , đổ nền trắng mờ 30% cho hình.

Điều chỉnh chiều rộng hình là 0.6”, chiều cao là 0.4”, đặt hình tương ưng với đám mây nhỏ nhất trên hình minh hoạ.


• Chọn Cloud trong nhóm Basic Shapes


• Nhấn tab Format,

• Trong nhóm Shape Styles, chọn Shape Effects

,

• Chọn Reflection, chọn half refletion từ menu trổ ra

• Kích chuột phải lên hình, chọn Format Shape

• Trong tab Fill chọn Solid fill, chọn màu trắng

• Trong tab Line Color chọn No line

• Nhấn Close


• Trong nhóm Size, nhập giá trị Height là 0.4”, nhập Width là 0.6”

• Kéo hình đến vị trí tương ứng trên ảnh minh hoạ

10

Nhân hình mây vừa tạo ra thành 2 hình, lần lượt chỉnh các kích cỡ hai hình là 1.4”x1”, 0.8”x0.7”. Đặt lần lượt như hình minh hoạ.

• Nhấn và giữ chuột lên hình, nhấn và giữ phím Ctrl

• Kéo chuột sang vị trí mới,

• Nhả chuột

• Đặt chiều cao và chiều rộng như ô bên

• Tương tự ta tạo hình mây thứ 3

• Đặt hai hình vào vị trí các đám mây tương ứng trên hình minh hoạ

11 Lưu bản trình chiếu và thoát khỏi PowerPoint.

• Nhấn nút Save trên thanh Quick access toolbar

• Nhấp vào nút Office.

• Nhấp vào nút Exit PowerPoint


BÀI TẬP LỚN: Chèn hình ảnh và tạo hìnhTrong bài tập này, bạn sẽ thiết kế một bản trình chiếu sử dụng cho buổi thuyết trình có chủ đề “Universe_Discovery”. Bạn sẽ sử dụng các chức năng chèn ảnh và tạo hình (drawing) để tạo một bản trình chiếu trông giống như hình bên dưới.










• Nhấn nút New trên thanh Quick access toolbar hoặc trên nút Office.

2 Lưu lại tệp với tên ‘Discovery’.


• Chọn Save as.

• Gõ ‘Discovery’ vào hộp chữ File name.

• Nhấn Save.

3 Tạo nền Slide màu đen

• Kích chuột phải lên nền khung hình, chọn Format trên thanh Ribbon

• Chọn tab Fill, chọn Color màu đen

• Nhấn Close

4

Tạo một hình chữ nhật có 2 góc tròn

, đổ nền trắng.

Chỉnh chiều cao là 6.5”, chiều rộng là 9”.

Đặt vào giữa khung hình


• Chọn trong nhóm Rectangle


• Kích chuột phải lên hình, chọn Format shape

• Tab Line color chọn No line,

• Tab Fill, chọn màu trắng

• Nhấn Close

• Nhấn tab Format trên Ribbon

• Chỉnh height: 6.5”, Width: 9”

• Đặt hình vào giữa khung hình

5 Chèn ảnh Square.jpg, đặt vào góc dưới bên trái khung hình

• Nhấn tab Insert, chọn Picture

• trỏ đến thư mục “uni” mà bạn đã download và giải nén

• Chọn Squares.jpg, nhấn insert

• Kéo hình vào vị trí như minh hoạ

6

Chèn ảnh universe.jpg,

Tạo hình lục giác cho ảnh vừa chèn

Tạo hiệu ứng mờ viền cho ảnh, đặt vào vị trí như hình mẫu.

• Nhấn tab Insert, chọn Picture

• trỏ đến thư mục “uni” mà bạn đã download và giải nén

• Chọn universe.jpg, nhấn insert

• Nhấn tab Format chọn Picture Shape

• Chọn hình Hexagon trong nhóm Basic Shapes

• Nhấn tiếp Picture Effect, chọn hiệu ứng SoftEdge

• Chọn mờ 50 points

• Kéo hình vào vị trí như minh hoạ

• Nhấn tab insert trên thanh Ribbon

• Lần lượt nhấn WordArt chọn kiểu

• Gõ “Discovery”, chọn font size là


Bài 4: Chỉnh sửa diện mạo bản trình chiếuKhi phát triển bản trình chiếu, một yếu tố quan trọng cần được xem xét: diện mạo của các slide. Kiểu thiết kế của bản trình chiếu quan trọng như thông tin mà nó chứa. Một bản trình chiếu kém không có các thành phần thiết kế bắt mắt sẽ làm mất khán giả của bạn và sau đó những gì mà bản trình chiếu của bạn phải truyền đạt sẽ không đạt được hiệu quả tốt nhất.

Ai cũng mong muốn bản trình chiếu của mình có một kiểu thiết kế xuyên suốt, bởi vậy mỗi slide sẽ trông giống như một phần của bức tranh lớn. Trong bài học này bạn sẽ học cách thay đổi các thiết kế bằng cách thay đổi Theme, Color Theme và kiểu nền slide. Ngoài ra bạn cũng sẽ học cách sử dụng Slide Master để thay đổi diện mạo nội dung trong toàn bộ bản trình chiếu.


• Thay đổi Theme thiết kế sẵn.

• Chọn và chỉnh sửa Color Theme.

• Thay đổi kiểu nền cho slide.

• Chỉnh sửa Slide Master.

• Định dạng danh sách đã được đánh bullet.

• Thêm ngày tháng, số slide và phần đề mục dưới ở phần cuối cho tất cả các slide.


4.1 Màu và nềnNếu bạn chọn một diện mạo đặc biệt cho bản trình chiếu của bạn, bạn có thể muốn điều chỉnh một hoặc nhiều yếu tố. Chẳng hạn như bạn muốn sử dụng các mẫu thiết kế khác, thay đổi nền hoặc dùng màu khác v...v... Ở nhiều trường hợp, bạn sẽ không muốn thay đổi màu nền các slide của bạn. Thay vào đó, bạn sẽ chỉ dựa vào các theme đã thiết kế chuyên nghiệp để sử dụng với PowerPoint, chúng phối hợp chữ và màu nền và các hiệu ứng vào trong một gói có tính thẩm mỹ.

4.1.1 Thay đổi Theme thiết kế sẵnDù bạn chọn phương pháp nào để tạo một bản trình chiếu: từ đầu, từ một bản trình chiếu hiện có, từ một bộ mẫu, hay từ một theme có sẵn, ngay khi bạn có một bản trình chiếu, bạn có thể thay đổi diện mạo của nó bằng cách thay đổi theme. Một theme là một tập hợp các đặc điểm bao gồm màu sắc, font và các hiệu ứng đồ họa. Ví dụ, việc áp dụng một theme Deluxe cài sẵn sẽ biến đổi màu nền sang một bóng xanh đầy thú vị và hiển thị chữ ở dạng một bóng vàng tương phản tốt, tất cả là nhờ vào theme. Bạn có thể thay đổi tất cả những đặc điểm này theo từng điểm riêng lẻ và bạn có thể định dạng nhanh toàn bộ trình chiếu với một diện mạo chuyên nghiệp bằng cách áp dụn một Theme. Với cách này chúng ta có thể thay đổi diện mạo của bản trình chiếu mà không thay đổi nội dung của bản trình chiếu cũng như những đối tượng khác. Việc áp dụng các theme sẽ mang lại cho bạn một số lợi ích quan trọng:

Việc sử dụng các theme nhanh hơn là thay đổi mỗi lần một xác lập riêng lẻ. Áp dụng một theme là một tác vụ gồm hai thao tác nhấp. Thay đổi các xác lập được điều khiển bởi một theme sẽ giúp bạn luyện tập thao tác nhấp ngón tay nhiều hơn. Và các theme cũng giúp tiết kiệm thời gian vì bạn không phải mất công tìm kiếm các màu tương hợp nhau.

Việc sử dụng các theme giúp bảo đảm một slide trông lôi cuốn và dễ đọc. Sự nhất quán là một nguyên tắc thiết kế quan trọng: nó đặt ra một sắc thái cho bản trình chiếu của bạn và để khán giả tập trung vào nội dung mà bạn muốn chuyển tải. Khi bạn thay đổi các xác lập bằng tay, cuối cùng bạn sẽ có được những màu và những font không ưng ý trên một slide hay qua các slide. Với các theme thì không như vậy. Ngay khi bạn áp dụng một theme, theme sẽ điều khiển các xác nhận của bạn. Nếu bạn thay đổi màu nền của các slide thì theme tự động thay đổi các font tựa đề và đề mục nhỏ sang các màu tương thích không những dễ đọc trên nền mà còn hấp dẫn người xem.

Việc sử dụng các theme cho phép bạn tạo một diện mạo nhất quán qua các tài liệu được tạo trong Microsoft Office. Bạn có thể sử dụng cùng các theme mà bạn dùng trong PowerPoint vào trong Word và Excel. Điều đó rất tiện lợi nếu bạn sử dụng Microsoft Office để tạo các bản trình chiếu đa phương tiện. Khi bạn áp dụng cùng một theme cho các tài liệu Word, các bảng tính Excel và các slide PowerPoint, kết quả bạn sẽ có được một tổng thể được trình bày hài hòa và nhất quán.

Cách xem và áp dụng một theme cho một bản trình chiếu:

1. Chuyển đến khung hình (slide) sẽ được đặt hình

2. Chọn slide mà bạn muốn thay đổi.

3. Nhấp vào tab Design.


4. Trong nhóm Themes, nhấp vào một theme đã được thiết kế sẵn theo mong muốn của bạn

hoặc nhấp nút mũi tên danh sách More trong thư viện Theme để xem thêm các theme.

Theme hiện hành được bật sáng trong thư viện.

5. Trỏ vào một theme để áp dụng theme cho bản trình chiếu của bạn.

Theme bây giờ đã được áp dụng cho diện mạo của những slide tương ứng.

Gợi ý: Bạn có thể tìm kiếm thêm các theme tại Microsoft Office Online bằng cách ấn vào mục More Themes on Microsoft

Office Online... và làm theo hướng dẫn để tải về các theme trực tuyến.

Sơ đồ màu (Color Theme)Tất cả các khung mẫu thiết kế bao gồm cả bản thuyết trình trống, chứa một tập hợp những sơ đồ màu, mà được sử dụng như sự thiết lập chuẩn. Một sơ đồ màu gồm có một tập hợp 8 màu trộn cùng nhau. Những màu trong một sơ đồ màu được sử dụng chuẩn cho từng phần của bản thuyết trình, nhưng có thể tùy thích sử dụng cho những slide khác.

Nếu bạn thay đổi tới sơ đồ màu khác, những màu mới sẽ thay thế những màu cũ trong tất cả những chỗ được sử dụng. Những chỗ với màu tiêu đề cũ sẽ nhận màu tiêu đề mới, bạn sẽ tự tô màu, ví dụ cho một hình tự động.

Bạn có thể thích một sơ đồ màu nhất định ngoại trừ một hoặc hai màu. Bạn có thể thay đổi môt sơ đồ màu hiện có và áp dụng các thay đổi vào toàn bộ bản trình chiếu hoặc chỉ một vài slide.


Hộp thoại Create New Theme ColorsPowerPoint 2007 cung cấp nhiều sơ đồ màu chủ đạo có sẵn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi màu sắc sơ đồ màu bằng cách sử dụng hộp thoại Create New Theme Colors.

Phần này hiển thị các loại mầu cho sơ đồ màu bạn có

thể thay đổi.

Bạn có thể xem màu mẫu hiển thị ở phần này.

Ở đây bạn có thể đặt tên bảng màu bạn chọn.

Nhấp vào đây để hiển thị tất cả các gam màu và bạn

có thể chọn một trong những màu trong danh sách hiển thị.

Nhấp vào đây để lưu các thay đổi màu cho sơ đồ

màu mà bạn vừa thực hiện.

Nhấp vào đây nếu bạn không muốn lưu lại những

thay đổi vừa thực hiện mà muốn giữ nguyên mầu cũ và đóng hộp thoại lại.

Nhấp vào đây để thực hiện lại quá trình thay đổi màu.

Cách thay đổi một màu trong một Sơ đồ màu chuẩn

1. Nhấp vào tab Design.

2. Nhấp nút Colors trong nhóm Themes và sau đó nhấp Create New Theme Colors.

Hộp thoại Create New Theme Colors xuất hiện.

3. Thay đổi các màu như bạn mong muốn ( như text/background, Accent, Hyperlink v...v...).

4. Gõ nhập một tên mới cho sơ đồ màu.


1

2

3

4

5

6

7

5. Nhấp Save để lưu sơ đồ màu mới.

Gợi ý: Nếu bạn không thích các lựa chọn màu, nhấp nút Reset để chuyển các thay đổi màu trở về các màu ban đầu của

chúng.

Font ThemeMột theme trình chiếu gồm các màu, font, và các hiệu ứng theme. Các font theme bao gồm các font nội dung heading ( tiêu đề chính) và body (phần nội dung chính). Mỗi trình chiếu sử dụng một tập hợp font theme. Có hai lý do mà bạn có thể muốn áp dụng lại một font cho bản trình chiếu:

Bạn thực hiện việc thử nghiệm với các font, thay đổi chữ trên vài slide đầu tiên với một font, chữ trên vài slide với một font khác…Bây giờ bạn không hài lòng với các kết quả có được và muốn áp dụng lại một font tương hợp.

Bạn liên kết trình diễn của bạn với một vài bản trình chiếu khác hoặc với các bản trình chiếu mà bạn thực hiện cho chính bạn, hoặc với các bản trình chiếu mà bạn có được từ bạn bè và bây giờ bạn muốn hợp nhất tất cả slide có diện mạo khác bằng việc áp dụng một font tương hợp.

Cách xem và áp dụng các font theme

1. Chọn slide mà bạn muốn thay đổi.

2. Nhấp tab Design.

3. Nhấp nút Font trong nhóm Themes.

Một danh sách trượt xuất hiện.

4. Và bạn có thể chọn font theo mong muốn.

Hoặc

4. Nhấp vào Creat New Theme Font.

Hộp thoại Creat New Theme Font xuất hiện.


5. Thay đổi các font như bạn mong muốn.

6. Gõ nhập một tên mới cho font bạn tạo.

7. Nhấp Save để lưu font.

Font theme bây giờ đã được áp dụng cho các slide tương ứng.

Tạo một Theme tùy ýNếu bạn có những nhu cầu đặc biệt về các màu, font và hiệu ứng đặc trưng chẳng hạn như trình chiếu kinh doanh hoặc tiếp thị công ty, bạn có thể tạo theme riêng của bạn bằng cách tùy biến màu theme, font theme và hiệu ứng theme và lưu chúng lại dưới dạng một file theme (.thmx) mà bạn có thể tái sử dụng lại.

Cách tạo một Theme tùy ý


2. Sau đó tạo một theme bất kỳ bằng cách chọn màu theme, font theme và hiệu ứng theme

theo chủ ý của bạn.

3. Nhấp nút mũi tên More trong thư viện Theme và sau đó nhấp Save Current Theme.

4. Gõ nhập một tên trong file theme.

5. Nhấp Save.

Vậy là bạn đã tạo ra một theme mẫu.

Gợi ý: Bạn có thể áp dụng theme được lưu sang các trình chiếu và slide khác.

Áp dụng một theme tùy ý từ một file

1. Chọn slide bạn muốn áp dụng.


3. Nhấp nút mũi tên More trong thư viện Theme, và sau đó nhấp Browse for Themes.

4. Mở thư mục chứa file theme.

5. Nhấp file theme mà bạn muốn

6. Nhấp Apply.


Gợi ý: Bạn có thể loại bỏ một theme tùy ý ra khỏi menu gallery bằng cách di chuyển file theme từ thư mục Document

Themes đến một thư mục khác.

4.1.2 Điều chỉnh kiểu nền cho tất cả các slide trong bản trình chiếu

Trong PowerPoint, bạn có thể thêm một kiểu nền ( background style) vào bản trình chiếu. Một kiểu nền là một vùng tô nền gồm các tổ hợp màu theme khác nhau. Khi bạn thay đổi một theme trình chiếu, các kiểu nền thay đổi sẽ phản ánh các màu theme và nền mới.

Bạn là người quyết định trong việc chọn một màu nền và hiệu ứng cho các slide của bạn, bạn nên lưu ý các điều sau:

Chọn nền đậm và tương hợp. Các nền đậm có khuynh hướng dường như đẹp cho các bản trình chiếu trên màn hình, trong khi các nền nhạt (hay trắng) được lưu tốt nhất cho các tài liệu in. Bất kỳ điều gì bạn chọn, dù nền đậm hay nhạt thì hãy chắc là bạn áp dụng nó. Thay đổi các nền từ slide này sang slide khác là một trong những cách làm độc giả của bạn sẽ bị rối mắt.

Nếu bạn áp dụng một nền màu chuyển, hãy cẩn thận cách bạn sắp xếp chữ phía trên nó. Cho dù bạn chọn màu nền nào cho chữ thì sẽ có một phần nhỏ nào đó của chữ không dễ đọc. Nếu bạn quyết định chọn một nền phù hợp, hãy nghĩ đến kiểu dạng bìa CD hay sách sao cho chữ của bạn với vùng của slide tương phản phù hợp nhất.

Cách thay đổi một kiểu nền:


2. Nhấp nút Background Styles.

Style hiện hành được bật sáng trong thư viện.

3. Chọn kiểu bạn mong muốn.

Bây giờ kiểu nền bạn chọn đã được áp dụng cho các slide tương ứng. Nếu kiểu nền được sử dụng trên tất cả các slide, slide mới sẽ tự động có kiểu nền đã chọn.

Gợi ý: Bạn có thể xác lập lại nền slide bằng cách nhấp tab Design, nhấp nút Back ground Styles và sau đó nhấp Reset Slide Background.


Cách sử dụng ảnh làm một kiểu nền1. Nhấp tab Design.

2. Nhấp nút Background Styles trong nhóm Background và sau đó ấn Format Background.

Hộp thoại Format Background xuất hiện.

3. Trong mục Fill chọn Picture or texture fill.

4. Nhấp nút File... trong Insert from.

5. Chọn ảnh mong muốn.

6. Nhấp nút Close, nếu bạn muốn dùng ảnh làm nền cho những slide đã chọn.

{hoặc}

6. Nhấp nút Apply to all, nếu bạn muốn dùng ảnh làm nền cho toàn bộ slide trong bản trình chiếu.

Hình ảnh bây giờ được sử dụng như nền. Bạn phải kiểm tra liệu nội dung của các slide tương ứng có dễ nhìn hay không, đôi khi màu của của những hình ảnh có thể làm nội dung trong bản trình chiếu không thể đọc được.


BÀI TẬP: Màu sắc và nềnTrong bài tập này, bạn sẽ làm việc với các mẫu thiết kế, nền và các kiểu màu


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Information”



• Trỏ đến thư mục ‘handle_presentation’

• Chọn tệp “Information” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên “Internal Information” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Internal Information” vào ô File name

• Nhấn OK

3Tạo nền của khung hình đầu tiên hình có tên background được lưu trong thư mục Handle_document

• Chọn khung hình 1,

• Kích chuột phải lên slide

• Chọn Format Background

• Hộp thoại hiện ra, trong tab fill chọn Picture

• Nhấn nút Browse

• Trên hộp thoại browse trỏ tới thư mục handle_presentation

• Chọn file background.jpg

• Nhấn Insert

• Nhấn Close

4 Đổi Theme của bản trình chiếu thành kiểu Apex

• Nhấn tab Design trên thanh Ribbon

• Nhấn chọn theme Apex trong theme galleries

• Quan sát thay đổi khi áp dụng kiểu theme này

5 Đổi lại theme màu cho khung hình đầu tiên sang kiểu Office

• Chọn khung hình đầu tiên

• Chọn tab Design trên thanh Ribbon

• Nhấn Color trong nhóm chức năng Theme

• Chọn theme màu Office






4.2 Chỉnh sửa Slide MasterMỗi bản trình chiếu PowerPoint cung cấp một tập hợp master: slide, note (ghi chú) và handout (bản tin phát tay). Một master điều khiển các thuộc tính của mỗi slide hoặc trang tương ứng trong một trình chiếu. Ví dụ, khi bạn thực hiện thay đổi trên một slide master, thay đổi đó sẽ ảnh hưởng tới mọi slide. Nếu bạn đặt logo công ty, ảnh khác, ngày tháng và thời gian, hoặc số slide trên slide master, thành phần đó sẽ xuất hiện trên mọi slide.

Mỗi master chứa các vùng làm việc và một theme để giúp bạn tạo một bản trình chiếu trông nhất quán. Một vùng làm việc cung cấp một vị trí nhất quán trên một slide hoặc trang để lưu trữ nội dung và thông tin. Một theme cung cấp một diện mạo nhất quán vốn bao gồm một sơ đồ màu, hiệu ứng, font và kiểu nền slide. Các vùng làm việc xuất hiện trên các layout được kết hợp với master. Các master notes và handout sử dụng một layout trong khi Slide Master sử dụng nhiều layout. Mỗi master chứa mỗi tập hợp vùng làm việc khác mà bạn có thể hiển thị hoặc làm ẩn đi vào bất cứ lúc nào. Ví dụ, silde master bao gồm vùng làm việc tiêu đề và nội dung master vốn điều khiển định dạng nội dung cho mọi slide trong một trình chiếu. Trong khi layout master bao gồm các handout master bao gồm các vùng làm việc, header, footer, date, page number và body (nội dung chính). Bạn có thể chỉnh sử và sắp xếp các vùng làm việc trên tất cả master view để đưa vào thông tin và và kiểu thiết kế mà bạn muốn.


Chế độ Slide MasterNếu bạn muốn thay đổi slide chính, bạn phải xem ở chế độ Slide Master.

Việc thiết kế nền và mẫu

màu cho slide chính được sử dụng một cách tự động cho các slide mà có sử dụng slide chính.

Vùng làm việc cũng được áp dụng như thế.

Phần chữ trong vùng làm

việc thứ hai không chuyển nhưng kiểu thức của chữ thì có chuyển.

Vùng làm việc thứ ba bao

gồm các ô ngày tháng năm, đề mục trên/đề mục dưới và số thứ tự. Nội dung của chúng được kích hoạt và thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Header and Footer.

Tab Slide MasterTrong tab Slide Master, bạn sẽ thấy các lệnh mà bạn phải sử dụng để chèn, xóa, đổi tên, và lưu slide chủ. Điều này rất có ích, đặc biệt là trong trường hợp bạn đang làm việc với một vài slide chủ trong một bản trình chiếu, vì trong trường hợp đó bạn đã sử dụng hai mẫu slide khác nhau.

4.2.1 Điều khiển diện mạo slide với Slide Master

Nếu bạn muốn một đối tượng chẳng hạn như một logo công ty hoặc clip art xuất hiện trên mỗi slide trong bản trình chiếu, đặt nó trên Slide Master. Tất cả đặc điểm của Slide Master ( màu nền, màu nội dung và kích cỡ) xuất hiện trên mỗi slide.


1

2

3

Cách đưa vào một đối tượng trên mỗi Slide

1. Nhấp tab View.

2. Nhấp nút Slide Master trong nhóm Presentation Views.

3. Chọn Slide Master.

4. Thêm các đối tượng mà bạn muốn vào và sau đó chỉnh sửa kích cỡ và vi trí của nó.

5. Nhấp nút Close Master View trên Ribbon để kết thúc.

Chú ý: Bạn có thể đổi tên một slide master bằng cách nhấp tab View, nhấp nút Slide Master, chọn slide master mà bạn

muốn đổi tên, nhấp nút Rename trong nhóm Edit Master, gõ nhập tên mới rồi nhấp Rename và sau đó nhấp nút Close

master View.

Chỉnh sửa Slide layoutsKhi bạn làm thay đổi trên Slide master, những sự thay đổi sẽ ảnh hưởng tới giao diện của Slide layouts. Nếu bạn không muốn Slide layouts có cùng những sự thay đổi như Slide khác, bạn có thể chỉnh sửa Slide layouts giống như đã làm với Slide master.

Cách chèn một vùng làm việc (Placeholder)

1. Nhấp tab View.

2. Nhấp nút Slide Master trong nhóm Presentation

Views.

3. Chọn slide layout mà bạn muốn chèn một vùng làm việc.

4. Nhấp mũi tên nút Insert Placeholder và sau đó nhấp

vùng làm việc mà bạn muốn chèn.

5. Trên slide, kéo di để tạo ra một vùng làm việc sang kích

cỡ mà bạn muốn trên slide layout.

6. Nhấp nút Close Master View trên Ribbon để kết thúc.

4.2.2 Định dạng danh sách được đánh Bullet và được đánh số

Danh sách được đánh bằng bullet và đánh bằng số thường được sử dụng


trong bản thuyết trình và những thiết kế mẫu thường dùng những bullet khác nhau. Khi bạn tạo một silde mới, bạn có thể chọn slide layout danh sách được đánh bullet để được vào một vùng làm việc danh sách được đánh bullet. Bạn có thể tùy biến diện mạo của danh sách được đánh bullet bằng một số cách bao gồm các biểu tượng hoặc kiểu đánh số. Bạn cũng có thể điều khiển diện mạo của các bullet bao gồm kích cỡ và màu. Bạn có thể thay đổi các bullet thành các số hoặc hình ảnh. Bạn có thể điều chỉnh khoảng cách giữa một bullet và nội dung của nó bằng cách sử dụng thước đo PowerPoint.

PowerPoint chứa nhiều lựa chọn để chỉnh sửa các kiểu đánh bằng bullet và đánh bằng số. Bạn có thể chọn lựa giữa dòng kẻ, số, chữ cái hoặc ký hiệu bullet. Bạn cũng có thể tạo riêng cho mình một kiểu danh sách cho riêng mình.

Chú ý: Nếu bạn muốn thay đổi toàn bộ kiêu danh sách đánh bằng bullet, bạn cần chỉnh sửa trong Slide master.

Hộp thoại Bullets and NumberingỞ đây bạn có thể chọn các kiểu biểu tượng đầu

dòng mà bạn muốn.

Ở đây bạn có thể thay đổi kích thước biểu tượng

mà bạn muốn.

Ở đây bạn có thể chọn màu khác cho biểu tượng

đầu dòng, chẳng hạn như một màu mẫu.

Nếu bạn muốn sử dụng một bức ảnh như một biểu

tượng, bạn phải nhấp vào đây và sử dụng hộp thoại Picture Bullet.

Nếu bạn muốn sử dụng một biểu tượng như một

biểu tượng đầu dòng, bạn phải nhấp vào đây và hộp thoại Symbol sẽ hiển thị.

Nếu bạn muốn tạo một danh sách số bằng số hay các ký tự, bạn phải sử dụng bảng này.

Cách chọn một trong số danh sách đánh bằng bullet hoặc đánh bằng số có sẵn

1. Chọn nội dung hoặc đối tượng nội dung bạn muốn chèn đánh dấu bằng bullet hoặc số.

2. Nhấp tab Home.

3. Nhấp nút Bullets để chọn danh sách biểu tượng mong muốn trong nhóm Paragraph.

Hoặc

3. Nhấp nút Numbering để chọn danh sách số mong muốn trong nhóm Paragraph.

4. Nhấp vào danh sách trượt của nút Bullets hoặc nút Numbering và chọn mục Bullets and Numbering…

Hộp thoại Bullets and Numbering xuất hiện.


1

2

3

4

5

6

5. Trong hộp thoại, để thay đổi màu của bullet hoặc số, nhấp vào danh sách trượt của nút Color

và sau đó chọn màu mà bạn muốn.

6. Tương tự, để thay đổi kích cỡ của bullet hoặc số, nhập một tỷ lệ phần trăm trong hộp Size

7. Sau khi đã hoàn tất việc lựa chọn, nhấp OK.

Gợi ý: Bạn có thể chọn nội dung được đánh bằng bullet hoặc được đánh số bằng cách đặt trỏ chuột lên bullet hoặc số kế bên

nội dung mà bạn muốn chọn, khi con trỏ thay đổi thành hình chữ thập ( mũi tên bốn đầu) thì nhấp vào bullet.


Cách chèn ảnh làm Bullets and Numbering


2. Nhấp tab Home.

3. Nhấp vào danh sách trượt của nút Bullets trong nhóm Paragraph, sau đó ấn nút Bullets and Numbering.


4. Nhấp nút Picture…

Hộp thoại Picture Bullet xuất hiện.

5. Chọn biểu tượng mong muốn.

6. Nhấp OK để đóng hộp thoại Picture Bullet.

7. Nhấp OK trong hộp thoại Bullets and Numbering.

Hình được chọn giờ đã hiển thị như Bullets and Numbering.

Gợi ý: Bạn có thể dùng cách này để tạo Bullets and Numbering cho riêng mình.


Biểu tượng (Symbol) và những ký hiệu đặc biệtPowerPoint cung cấp một số biểu tượng cho mọi nhu cầu. Ngoài những chữ cái, những ký hiệu số và chấm câu có trên bàn phím, nhiều còn có nhiều biểu tượng khác. Khi bạn muốn chèn một biểu tượng, chọn một phông mà chứa biểu tượng và chèn nó. Đa số những chỗ chứa những biểu tượng bình thường như ®, trong khi những chỗ đặc biệt như Symbol, Webdings và Wingding chứa nhiều biểu tượng hình vẽ nhỏ như . Bạn sẽ phải chọn một trong số những chỗ đặc biệt, nếu bạn muốn sử dụng một biểu tượng hình vẽ. Trong hộp thoại Symbol, bạn sử dụng danh sách Recently used symbols để chèn nhanh một biểu tượng mà bạn muốn chèn lại. Nếu bạn không thấy biểu tượng mà bạn muốn, sử dụng danh sách font để xem các biểu tượng có sẵn nhằm tìm các font khác được cài đặt trên máy tính của bạn.

Cách Symbol và những ký hiệu đặc biệt Bullets and Numbering


2. Nhấp tab Home.

3. Nhấp vào danh sách trượt của nút Bullets nhóm Paragraph, sau đó ấn nút Bullets and Numbering.


4. Nhấp nút Customize…

Hộp thoại Symbol xuất hiện.


5. Nhấp vào danh sách trượt của hộp Font để chọn kiểu phông chứa biểu tượng mong muốn.

6. Chọn biểu tượng mong muốn.

7. Nhấp OK để đóng hộp thoại Symbol.

8. Nhấp OK trong hộp thoại Bullets and Numbering.

Biểu tượng được chọn giờ đã hiển thị như Bullets and Numbering.

4.2.3 Lặp lại nội dụng tại phần dưới cùng của slide (Đề mục dưới Footer)

Các đề mục trên và đề mục dưới xuất hiện trên mọi slide. Bạn có thể chọn không làm cho chúng xuất hiện trên slide tiêu đề. Chúng thường chứa thông tin chẳng hạn chư tiều đề trình chiếu, số slide, ngày tháng và tên của người thuyết trình. Sử dụng các master để đặt thông tin đề mục trên và đề mục dưới trên các slide, trang handouts hoặc trang notes. Hãy chắc chắn đề mục trên và đề mục dưới không làm cho trình chiếu của bạn trông bề bộn. Ngoài ra, Slide master chứa các vùng làm việc khác như phần ghi ngày tháng, đánh số các slide và đề mục dưới. Nếu bạn muốn chèn thêm thông tin vào vùng làm việc, hãy sử dụng hộp thoại Header and Footer.

Hộp thoại Header and Footer

Nếu bạn muốn ngày giờ của ngày hiển thị

trên slide của bạn, bạn phải chọn mục này và chọn định dạng bạn muốn trong danh sách.

Nếu bạn muốn ngày giờ ngắn gọn hiển

thị trên slide của bạn, bạn phải chọn chế độ này và gõ ngày giờ vào đây.

Nếu bạn muốn hiển thị số slide, bạn phải

đánh dấu tích vào đây.


1

2

3

Nếu bạn muốn hiển thị dòng chữ ngắn gọn, ví dụ như tên dự án trên slide, bạn phải đánh dấu tích và nhập chữ vào đây.

Nếu bạn không muốn thông tin hiển thị trên tiêu đề của bản trình chiếu, bạn phải đánh dấu tích vào đây.

Cách chèn ngày tháng, số slide và đề mục dưới

1. Nhấp chuột vào tab Insert.

2. Nhấp nút trong nhóm Text.

Hộp thoại Header and Footer hiển thị.

3. Đánh dấu vào ô Date and time để hiển thị ngày tháng.

4. Đánh dấu vào ô Slide number để hiển thị số slide.

5. Đánh dấu vào ô Footer và nhập nội dung mong muốn.

6. Nhấp OK.

Thông tin giờ đã được hiển thị trên mọi slide. Nếu bạn muốn thay đổi thông tin nó cũng sẽ được thực hiện qua hộp thoại Header and Footer trên tab Format.

Chú ý: Trong một số slide sẽ không có chỗ để chèn đối tượng này vì kích cỡ của vùng làm việc. Trong trường hợp này hãy thay đổi master-viewing và thay đổi kích cỡ của vùng làm việc.

Gợi ý: Nội dung trong đề mục trên và đề mục dưới thông thường có cỡ phông là 12. Nếu bạn muốn thay đổi cỡ phông trong

đề mục trên hoặc đề mục dưới – hoặc trong một số cách khác, thay đổi vị trí, cỡ và định dạng của vùng làm việc trong đề

mục trên hoặc –đề mục dưới– chỉnh sửa cách riêng rẽ, ví dụ Slide master.


4

5

BÀI TẬP: Điều chỉnh slide và master slideTrong bài tập này, bạn sẽ điều chỉnh các biểu tượng các đầu mục của bản trình chiếu. Bạn sẽ chèn ngày tháng, footer, và chèn thêm chữ vào tất cả các khung hình trừ khung hình đầu tiên

Khi hoàn thành, các đầu mục và phần dưới của các khung hình sẽ trông như sau


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Repeated Text”




• Chọn tệp “Repeated text” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên “Footer” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Internal Information” vào ô File name

• Nhấn OK

3 Đổi kiểu view sang Slide master

• Nhấn tab View

• Nhấn nút Slide Master

4Đổi kiểu đầu mục sang biểu tượng cuối cùng của font Wingdings 2

• Chuyển sang chế độ View Slide Master

• Chọn một đầu mục,

• Chọn Tab Home trên thanh Ribbon

• Nhấn mũi tên nút Bullets,

• Chọn Bullets and Numberings…

• Chọn Customize trên hộp thoại

• Chọn biểu tượng cuối hoặc bất kỳ biểu tượng nào trong bảng

5 Đóng chuyển sang kiểu View Normal

• Trên tab View chọn Normal

6 Thêm ngày tháng và chữ “In style” vào các khung hình trừ khung hình chứa đầu đề của bản trình chiếu

• Nhấn tab Insert,

• Chọn Header&Footer

• Trên hộp thoại hiện ra, đánh dấu mục Date and Time

• Chọn Fix, gõ ngày tháng hiện tại ở hộp chữ bên dưới


• Đánh dấu chọn Footer, gõ In style hộp chữ bên dưới

• Đánh dấu chọn Don’t show on Title Slide

• Nhấn nút Apply to All

7 Tạo cho chữ ngày tháng có hiêu ứng Reflection

• Chuyển sang kiểu View Slide Master

• Nhấn chọn ô ngày tháng

• Chọn tab Design

• Nhấn nút Text Effect

• Chọn Reflect

• Chọn Full Reflection

8Copy kiểu định dang cho hộp chữ In style trông giống như định dạng của ngày tháng

• Bôi đen khung ngày tháng

• Nhấn nút Format Painter trên tab Home

• Bôi đen cho chữ In style






BÀI TẬP LỚN: Thay đổi thiết kế của bản trình chiếuTrong bài tập này, bạn sẽ thay đổi thiết kế của một bản trình chiếu. Bạn sẽ thay đổi sang một mẫu thiết kế khác, thay đổi hình nền và kiểu mầu sắc. Bạn cũng sẽ làm việc với Slide Master để chèn logo cho tất cả các Slide ngaọi trừ Slide tiêu đề

Cuối cùng, bạn sẽ thay đổi đầu đề và các biểu tượng đầu dòng của bản trình chiếu

Khi hoàn thành bản trình chiếu của bạn sẽ trông như các hình sau:


1 Khởi động PowerPoint, mở file “White background”




• Chọn tệp “White background” rồi nhấn nút Open.

2 Lưu tệp bảng tính với tên “Parchment” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as



• Nhập “Parchment” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Chọn mẫu thiết kế Civic cho bản trình chiếu của bạn

• Nhấn chọn tab Design

• Trong thư viện Design Template chọn Civic

4 Đổi kiểu màu của bản trình chiếu sang bộ màu Origin

• Nhấn nút Color trong nhóm Themes

• Chọn bộ màu Origin

5 Chuyển bộ font của bản trình chiếu sang kiểu Concourse

• Nhấn nút Font trong nhóm Themes

• Chọn kiểu Concourse

6 Lưu bản trình chiếu • Nhấn Ctrl +S

7Đổi biểu tượng đầu mục mức 1 của cả bản trình chiếu thành kiểu Arrow Bullets

• Chuyển sang kiểu View Slide Master

• Chuột phải lên đầu mục mức 1 (level 1) chọn Bullets

• Chọn kiểu Arrow Bullet

8Chèn biểu tượng Friend of Picaso lên khung hình đầu đề, sao cho hình luôn xuất hiện khi tạo một Title slide mới

• Nhấn sang chế độ Slide Master

• Kích lên khung hình Title Slide

• Nhấn Tab Insert

• Chọn Picture

• Hộp thoại mở ra, trỏ tới thư mục “handle_presentation”

• Chọn ảnh Picasso's friends-Logo.jpg

• Nhấn Insert

• Nhấn chuột phải lên hình, chọn Size and Postion

• Trong nhóm Scale, nhập giá trị 30% cho height và width

• Nhấn Close

• Kéo hình lên góc trái phía trên của khung hình






Bài 5: Chèn biểu đồMột bản trình chiếu hiệu quả lấy thông tin từ nhiều nguồn. Nếu bản trình chiếu của bạn muốn minh họa về những con số, thì minh họa bằng biểu đồ dữ liệu là cách tốt nhất giúp cho khán giả hiểu một cách dễ dàng. Trong PowerPoint 2007 và các chương trình Microsoft Office 2007 khác, bạn có thể chèn các hình đồ họa SmartArt để tạo các sơ đồ vốn truyền tải các tiến trình hoặc mối quan hệ. Việc sử dụng các hình đồ họa SmartArt cài sẵn giúp bạn dễ dàng tạo và chỉnh sửa các biểu đồ mà không cần phải tạo chúng ngay từ đầu. Microsoft Office PowerPoint giúp bạn kết hợp không giới hạn thông tin vào các trình chiếu bằng cách sử dụng dữ liệu chia sẻ từ những trình ứng dụng Office. Trong bài học này bạn sẽ học cách tạo và làm việc với các kiểu biểu đồ.


• Làm quen với hình đồ họa SmartArt

• Tạo một Biểu đồ Dữ liệu.

• Chèn dữ liệu vào một Biểu đồ Dữ liệu.

• Thay đổi kiểu biểu đồ Dữ liệu.

• Định dạng những thành phần của Biểu đồ.

• Tạo một Biểu đồ Tổ chức.

• Điều chỉnh nội dung và diện mạo của một Biểu đồ Tổ chức.


5.1 Hình đồ họa SmartArtTrong PowerPoint và các chương trình Microsoft Office khác, bạn có thể chèn các hình đồ họa SmartArt để tạo các sơ đồ vốn truyền tải các tiến trình hoặc mối quan hệ. PowerPoint cung cấp các loại hình đồ họa SmartArt cài sẵn khác nhau mà bạn có thể chọn lựa, bao gồm các danh sách đồ họa, process (tiến trình), cycle (chu kỳ), hierarchy (hệ thống phân cấp), relationship (mối quan hệ), matrix (ma trận) và pyramid (hình chéo).

Việc sử dụng các hình đồ họa SmartArt cài sẵn giúp bạn dễ dàng tạo và chỉnh sửa các biểu đồ mà không cần phải tạo chúng ngay từ đầu. Nếu bạn đã có nội dung trên môt slide, bạn có thể chuyển đổi nhanh nội dung thành một hình đồ họa SmartArt.

5.1.1 Tạo các hình đồ họa SmartArtViệc sử dụng các hình đồ họa SmartArt cài sẵn giúp bạn dễ dàng tạo và chỉnh sửa các biểu đồ mà không cần phải tạo chúng ngay từ đầu. Nếu bạn đã có nội dung trên một slide, bạn có thể chuyển đổi nhanh nội dung thành một hình đồ họa SmartArt. Để xem nhanh liệu bạn có thích một giao diện đồ họa SmartArt hay không, trỏ vào một thumbnail trong thư viện để hiển thị một ảnh xem trước trực tiếp của nó trong hình dạng được chọn. Nếu bạn thích nó thì bạn có thể áp dụng nó.

Cách tạo một hình đồ họa SmartArt:

1. Nhấp tab Insert.

2. Nhấp nút SmartArt trong nhóm Illustrations.


Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic xuất hiện.

3. Trong khung trái, nhấp chọn một hạng mục như All, List v…v…

4. Trong khung phải, nhấp một loại kiểu hình đồ họa SmartArt.

5. Nhấp OK.

Hình đồ họa SmartArt xuất hiện với một khung Text để chèn nội dung.

Gợi ý: Trong một nội dung của vùng làm việc, bạn có thể nhấp biểu tượng SmartArt để bắt đầu

Cách chuyển đổi nội dung thành một hình đồ họa SmartArt

1. Chọn hộp nội dung có nội dung mà bạn muốn chuyển đổi thành một hình đồ họa SmartArt.

2. Nhấp tab Home.

3. Nhấp nút Convert to SmartArt Graphic trong nhóm Paragraph.

Thư viện hiển thị các layout được thiết kế cho các danh sách được đánh bullet.

Nhấp layout cho hình đồ họa SmartArt mà bạn muốn.

Bây giờ hình đồ họa bạn chọn đã được áp dụng cho nội dung mà bạn chọn.

5.2 Biểu đồ dữ liệuThay vì thêm một bảng gồm các số khô khan, hãy chèn một biểu đồ. Các biểu đồ tăng thêm sự thú vị trực quan và thông tin hữu dụng được tượng trưng bởi các đường, thanh, lát bánh hoặc những marker khác. PowerPoint sử dụng Microsoft Excel để nhúng và hiển thị thông tin trong một biểu đồ. Một bảng tính, một lưới hàng và cột giống


như bảng tính chứa dữ liệu; và biểu đồ, việc trình diễn dữ liệu bằng đồ thị. Một bảng tính chứa các ô để chứa dữ liệu. Một ô là điểm giao nhau của một hàng và một cột. Một nhóm các giá trị dữ liệu từ một hàng hoặc cột dữ liệu tạo nên một chuỗi dữ liệu. Mỗi chuỗi dữ liệu có một màu hoặc mẫu duy nhất trên biểu đồ.

Chú ý: Biểu đồ trong chương này là biểu đồ minh họa mối tương quan giữa các số , không phải Biểu đồ Tổ chức.

5.2.1 Chèn và tạo biểu đồKhi bạn chèn biểu đồ trong PowerPoint, bạn có thể chọn một trong 11 kiểu biểu đồ. Kiểu biểu đồ thích hợp nhất phụ thuộc vào từng trường hợp yêu cầu và bạn muốn hiển thị cái gì trong biểu đồ. Hiện nay, có một số kiểu biểu đồ có thể hiển thị theo nội dung câu hỏi, tuy nhiên, chúng cũng có thể sử dụng nhiều cách khác nhau. Sau đây là một số kiểu biểu đồ tiêu biểu:

Column (Cột), Bar (Thanh).Cũng có thể là Cylinder (Hình trụ), Cone (Hình nón) và Pyramid (Hình chóp).

Thích hợp cho việc so sánh số. Hình nón và hình chóp thích hợp cho việc làm nổi bật một cái gì đó.

Pie (Bánh nướng), Doughnut (Bánh rán).

Thích hợp cho việc hiển thị sự phân loại. Bánh rán thích hợp để miêu tả những hiển thị phức tạp.

Line (Đường), Area (Vùng).

Thích hợp cho việc minh họa sự phát triển.

Cách chèn và tạo biểu đồ:


2. Nhấp nút Chart trong nhóm Illustrations.

Hộp thoại Insert Chart xuất hiện.


3. Trong khung trái, chọn một kiểu biểu đồ chẳng hạn Column, Line v...v...

4. Trong khung phải, nhấp một loại biểu đồ mong muốn.

5. Nhấp nút OK.

Một bảng tính Microsoft Excel mở và sát kế tiếp bên bản trình chiếu PowerPoint. Bảng tính chứa dữ liệu

mẫu và bản trình chiếu chứa một biểu đồ.

6. Thay thế dữ liệu mẫu trong datasheet bằng dữ liệu riêng của bạn.

7. Nhấp nút Close trên bảng tính Excel để đóng nó lại và xem biểu đồ trong PowerPoint.

Khi hoàn tất, nhấp ra bên ngoài biểu đồ.

Gợi ý: Trong một nội dung vùng làm việc, bạn có thể nhấp biểu tượng Chart để bắt đầu.


Chọn dữ liệu biểu đồSử dụng bảng tính Microsoft Excel để hiệu chỉnh dữ liệu.

Nhấp chuột vào ô vuông này nếu bạn muốn chọn toàn bộ

bảng dữ liệu.

Nhập các quy ước hạng mục vào đây.

Nhập các quy ước số liệu vào đây.

Dữ liệu có thể được nhập vào bất cứ ô tính nào, mà nó có

ký tự dòng và cột ví dụ như B2.

Ô tính A1 này nên để trống.

Kéo di khung hình của cửa sổ để thay đổi cửa sổ của bảng dữ liệu.

Cách chèn dữ liệu trong bảng tính

Bạn có thể nhập dữ liệu biểu đồ trong bảng tính bằng cách gõ nhập nó hoặc bằng cách chèn nó từ một nguồn khác. Bảng tính được thiết kế để làm cho việc nhập dữ liệu trở nên dễ dàng. Do đó gõ nhập trực tiếp thì tốt nhất khi bạn nhập dữ liệu đơn giản, ngắn gọn.

1. Nhấp biểu đồ mà bạn muốn chỉnh sửa và sau đó nhấp nút Edit Data trên tab Design bên dưới Chart Tools.

2. Để xóa dữ liệu mẫu, nhấp nút tiêu đề trái bên trên để chọn tất cả ô và sau đó nhấn

Delete.

3. Nhấp ô để kích hoạt nó.

4. Gõ nhập dữ liệu mà bạn muốn nhập trong ô.

5. Nhấn Enter để di chuyển điểm chèn xuống một hàng hoặc nhấn Tab để di chuyển điểm chèn

sang bên phải ô kế tiếp.

6. Nếu cần, chọn dữ liệu mà bạn muốn cho biểu đồ, nhấp tab Design, nhấp nút Resize Table,

sau đó nhấp OK.

7. Khi hoàn thành nhấp nút Close trên bảng tính Excel và quay trở về PowerPoint.

Chú ý: Bạn có thể điều chỉnh chiều rộng cho phù hợp với nội dung bằng cách kích đúp vào hàng bên phải của cột nội dung

Nhập dữ liệu từ ExcelMicrosoft Excel cho phép bạn dễ dàng chèn dữ liệu từ những nguồn khác chẳng hạn như một file nội dung thuần túy, cơ sở Microsoft Access hoặc một bảng tính Excel. Bạn có thể điều khiển bao nhiêu phần của dữ liệu trong một file mà bạn muốn chèn và trong trường hợp của một file nội dung được nhập, bạn có thể xác định Excel sẽ sắp xếp dữ liệu như thế nào một khi nó được nhập.

Cách Import dữ liệu vào bảng tính


1

2

3

4

5

6

1. Nhấp biểu đồ mà bạn muốn chỉnh sửa và sau đó nhấp nút Edit Data trên tab Design bên dưới Chart Tools.

2. Trong Excel, nhấp ô nơi mà bạn muốn dữ liệu bắt đầu.

3. Nhấp tab Data.

4. Nhấp danh sách trượt nút Get External Data và sau đó nhấp nút có loại dữ liệu mà

bạn muốn nhập vào.

5. Chọn dữ liệu mong muốn và ấn nút Open.

Dữ liệu giờ đã được chèn vào bảng tính và hiển thị trong biểu đồ.

5.2.2 Làm việc với biểu đồKhi bạn tạo ra một biểu đồ trong bản trình chiếu của mình, bạn có thể điều chỉnh biểu đồ hay tiếp tục làm việc với bản trình chiếu. Nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với bản trình chiếu, bạn cần bỏ kích hoạt biểu đồ, như vậy chức năng Chart Tools sẽ biến mất. Nếu bạn muốn trở lại làm việc trên biểu đồ, bạn cần kích hoạt nó, như vậy chức năng Chart Tools sẽ hiển thị và bạn có thể chỉnh sửa biểu đồ.

Chú ý: Có sự khác nhau giữa biểu đồ được kích hoạt và biểu đồ không được kích hoạt. Khi một biểu đồ không được kích hoạt nó chỉ là một đối tượng, tương tự như vùng làm việc và những bức ảnh.

Cách kích hoạt biểu đồ

Nếu bạn muốn làm việc với một biểu đồ sau khi làm việc với toàn bộ bản trình chiếu, hãy kích hoạt biểu đồ:

1. Nhấn vào bên trong vùng biểu đồ.

Biểu đồ bây giờ được kích hoạt (vùng làm việc đặt trong khung được hiển thị), chức năng Chart Tools đã hiển thị.

Cách bỏ kích hoạt biểu đồ

Nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với bản trình chiếu, bạn cần bỏ kích hoạt biểu đồ. Bạn làm theo các bước sau:

1. Nhấn ra bên ngoài biểu đồ.

Biểu đồ bây giờ không hoạt động (khung của vùng làm việc không được hiển thị), chức năng Chart Tools đã biến mất.

Cách xóa bỏ biểu đồ

1. Nhấn vào biểu đồ.

2. Nhấn< Delete> để xóa biểu đồ.

Gợi ý: Khi bạn xóa một biểu đồ, bạn có thể sử dụng nút khôi phục một cách thông thường.


Cách hiển thị lại bảng dữ liệu trong bảng tính

Nếu bạn muốn thay đổi hay xóa dữ liệu hiển thị trong biểu đồ mà cửa sổ Excel đã đóng bạn cần làm theo các bước sau:

1. Di chuyển đến Chart Tools.


3. Nhấp nút Edit Data trong nhóm Data.

Bây giờ cửa sổ Excel được mở ra xếp sát kế bên bản trình chiếu PowerPoint với những dữ liệu liên quan.

5.2.3 Điều chỉnh biểu đồKhi bạn tạo ra một biểu đồ, nhiều khi vì một số nguyên nhân mà bạn phải điều chỉnh nó. Ví dụ, chọn kiểu biểu đồ khác, thay đổi kích thước và vị trí v...v...Biểu đồ của bạn là những gì mà khán giả của bạn thấy, do đó hãy nhớ tận dụng tối đa các layout và kiểu biểu đồ tạo sẵn của PowerPoint để làm cho biểu đồ hấp dẫn và cung cấp thông tin một cách trực quan.

Hộp thoại Change Chart Type Nếu bạn muốn sử dụng một loại biểu đồ có sẵn, bạn có thể chọn một loại trong hộp thoại Change Chart Type.

Bạn có thể chọn loại bản đồ theo

ý muốn tại đây.

Tại đây bạn có thể thấy các kiểu

nằm bên trong các loại biểu đồ chính đã chọn. Nhấp chuột vào kiểu bạn muốn sử dụng.

Khi nhấp chuột vào một biểu đồ,

PowerPoint tự động hiện lên các dẫn giải về kiểu bạn đang nhấp chuột.

Nhấn nút OK nếu bạn muốn

chèn kiểu biểu đồ này vào bản trình chiếu của mình.

Cách thay đổi một kiểu biểu đồ:

1. Chọn biểu đồ mà bạn muốn thay đổi.

2. Nhấp tab Design bên dưới Chart Tools.


1

2

3

4

3. Nhấp nút Change Chart Type .

Hộp thoại Change Chart Type xuất hiện.

4. Nhấp loại biểu đồ mà bạn muốn.

5. Nhấp OK.

Biểu đồ bây giờ được thay đổi kiểu được chọn.

Gợi ý: Bạn có thể xác lập lại định dạng biểu biểu đồ bằng cách ấn nút Reset Match Style trong nhóm Current Selectiont tại tab Format.

Gợi ý: Bạn có thể xóa một biểu đồ bằng cách nhấp vào đối tượng biểu đồ và nhấn phím Delete.

Cách định vị dữ liệu được trình bày trong hàng và cột


2. Nhấp tab Design bên dưới Chart Tools.

3. Nhấp nút Swich Row/Column .

Bây giờ dữ liệu đã hiển thị theo cách được chọn. Lặp lại bước 3 nếu bạn muốn biểu đồ được hiển thị như lúc ban đầu.

Định dạng các đối tượng biểu đồCác đối tượng biểu đồ là những phần tử riêng lẻ vốn tạo nên một biểu đồ, chẳng hạn như một trục ( axis), chú thích ( legend), hoặc một chuỗi dữ liệu (data series). Vùng vẽ biểu đồ (plot area) là vùng có đường viền bao quanh nơi dữ liệu được vẽ. Vùng biểu đồ (chart area) là vùng giữa vùng vẽ biểu đồ và hộp chọn đối tượng biểu đồ. Trước khi bạn có thể định dạng một biểu tượng biểu đồ, bạn cần chọn nó trước tiên. Bạn có thể chọn trực tiếp một đối tượng biểu đồ trên biểu đồ hoặc sử dụng danh sách trượt của Chart Element trên Ribbon.


Một khi bạn chọn một đối tượng biểu đồ, bạn có thể sử dụng các tùy chọn trên tab Format để chỉnh sửa chúng. Theo cùng một cách mà bạn có thể áp dụng các vùng tô hình dạng, outline, và hiệu ứng vào một hình dạng, bạn cũng có thể áp dụng chúng vào các hình dạng trong một biểu đồ. Bạn muốn thay đổi màu nền của biểu đồ, hãy thay đổi màu nền của Vùng vẽ biểu đồ. Nếu bạn muốn thay đổi màu của tất cả các đối tượng trong biểu đồ hãy thay đổi màu nền của Vùng biểu đồ.

Chú ý: Bán có thể mở rộng một biểu tượng biểu đồ để chọn nó bằng cách tăng tỷ lệ Zoom để mở rộng khung xem trước khi sử dụng trỏ chuột để chọn các đối tượng biểu đồ.

Cách chọn một đối tượng biểu đồ và đổi màu cho chúng


2. Nhấp tab Format bên dưới Chart Tools.

3. Nhấp danh sách trượt của Chart Element.

4. Nhấp đối tượng biểu đồ mà bạn muốn chọn

( trong hướng dẫn này là: Chart Area).

5. Nhấp nút Text Fill trong nhóm WordArt Styles.

Danh sách trượt màu hiển thị.


6. Chọn màu mong muốn.

Phần được lựa chọn đã được đổi màu sắc.

Gợi ý:Để chọn một đối tượng biểu đồ, nhấp trực tiếp một thành phần biểu đồ trong biểu đồ.


BÀI TẬP: Biểu đồ Trong bài tập này, bạn sẽ tạo ra một biểu đồ thể hiện doanh số của nhiều cửa hàng khác nhau trong 4 năm gần đây

Biểu đồ có chứa các dữ liệu như bên dưới, và khi bạn hoàn thành khung hình sẽ trông như sau


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Growth”




• Chọn tệp “Repeated text” rồi nhấn nút Open.

2 Lưu tệp bảng tính với tên “Overview of the marked” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Overview of the marked”


vào ô File name

• Nhấn OK

3 Tạo một biểu đồ hình cột trên một khung hình trống

• Trên tab Home chọn New Slide

• Chọn new blank slide

• Nhấn tab Insert

• Nhấn nút Chart

• Chọn biểu đồ Clustered Column

• Nhấn Ok

4

Chỉnh lại bảng dữ liệu như trên hình mẫu • Sau khi Insert một biểu đô vào khung hình rỗng, bảng Excel xuất hiện, chỉnh lại các dữ liệu có sẵn trong bảng Excel

5 Đổi dữ liệu nằm trên trục tung xuống trục hoành


• Nhấn nút Switch Row/Column






5.3 Biểu đồ tổ chứcChương trình PowerPoint có chức năng tạo biểu đồ, trong đó có phần biểu đồ tổ chức. Biểu đồ tổ chức rất hữu dụng khi bạn muốn thể hiện cấu trúc của một tổ chức hay một nhóm. Biểu đồ tổ chức đơn giản và dễ xem và tốt nhất nên giới hạn khoảng 3 hoặc 4 cấp độ khi hiển thị trên màn hình. Nếu có nhiều hơn cấp độ giới hạn thì phải phân nó ra thành nhiều biểu đồ. Cấp độ cuối cùng có thể được thể hiện như một danh sách.

5.3.1 Tạo và điều chỉnh biểu đồ tổ chứcMột biểu đồ tổ chức (organization chart) thể hiện các mối quan hệ báo cáo giữa các cá nhân trong một tổ chức. Ví dụ, bạn có thể thể hiện mối quan hệ giữa một giám đốc và các nhân viêt trong một công ty. Bạn có thể tạo một biểu đồ tổ chức bằng cách sử dụng một hình đồ họa SmartArt hoặc Microsoft Organization Chart. Nếu bạn tạo một biểu đồ tổ chức mới thì một hình đồ họa SmartArt là lựa chọn tốt nhất. Một biểu đồ tổ chức hình đồ họa SmartArt giúp bạn dễ dàng thêm các hình dạng bằng cách sử dụng phần đồ họa của khung Text.

Cách tạo một biểu đồ tổ chức bằng cách sử dụng một hình đồ họa SmartArt


2. Nhấp nút SmartArt trong nhóm Illustrations.

Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic hiển thị.

3. Trong khung trái, nhấp Hierarchy.

4. Trong khung phải, nhấp một loại biểu đồ tổ chức SmartArt.

5. Nhấp OK.

6. Nhập nội dung mong muốn.

7. Khi hoàn tất, nhấp ra bên ngoài hình đồ họa SmartArt.


Lúc này, bạn đã tạo ra một biểu đồ tổ chức dựa trên hình đồ họa SmartArt.

Cách thêm một hình dạng vào một biểu đồ tổ chức

1. Chọn các hình dạng trong hình đồ họa SmartArt mà bạn

muốn chỉnh sửa.

2. Nhấp tab Design bên dưới SmartArt.

3. Nhấp mũi tên nút Add Shape và sau đó chọn tùy chọn

mà bạn muốn theo 3 lựa chọn sau:

• Add Shape After or Add Shape Before để chèn một hình dạng tại cùng một cấp độ.

• Add Shape Above or Add Shape Below để chèn một hình dạng trên hoặc dưới một cấp.

• Add Assistant để chèn một hình dạng ở trên nhưng nó được hiển thị tại cùng một cấp ở cuối khung Text.

Khi hoàn tất, nhấp ra bên ngoài hình đồ họa SmartArt.

Bây giờ một hình dạng mới đã được thêm vào biểu đồ.

Chú ý: Nếu không đủ chỗ chèn hình thì toàn bộ Biểu đồ sẽ tự động làm nhỏ lại cho phù hợp.

Cách xóa hình ở biểu đồ tổ chức

1. Lựa chọn hình bằng cách nhấn nút Ctrl trong khi đánh dấu những hình muốn xóa.

2. Gõ <Delete>.

Lúc này, hình đã được xóa bỏ.

Cách thay đổi một layout của một biểu đồ tổ chức

1. Chọn các hình dạng trong hình đồ họa SmartArt mà bạn muốn chỉnh sửa.


3. Nhấp mũi tên cuộn lên xuống.

hoặc

3. Nhấp danh sách trượt của nút More trong nhóm Layouts để xem thêm các style.

Thư viện các layout hiển thị.


Chọn layout mong muốn.

Bây giờ layout của biểu đồ đã được thay đổi.

Cách thay đổi kích thước một biểu đồ tổ chức

1. Nhấn vào biểu đồ để kích hoạt nó.

2. Đưa con trỏ tới góc của biểu đổ cho tới khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên hai đầu.

3. Kéo khung cho đến khi biểu đồ có kích thước mong muốn.

Kích cỡ của biểu đồ lúc này đã được thay đổi.

Gợi ý: Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của một biểu đồ tổ chức bằng cách di chuyển tới tab Format bên dưới SmartArt, ấn nút Size trong nhóm Size và viết kích cỡ mong muốn.

Chỉnh sửa một Layout biểu đồ tổ chức bằng cách sử dụng một hình đồ họa SmartArt

1. Chọn các hình dạng trong hình đồ họa SmartArt mà bạn

muốn chỉnh sửa.


3. Nhấp hình dạng có layout mà bạn muốn thay đổi.

4. Nhấp vào nút Layout trong nhóm Create Graphic và

sau đó chọn tùy chọn mà bạn muốn.

5. Khi hoàn tất, nhấp ra bên ngoài hình đồ họa SmartArt.

Gợi ý: Bạn có thể thay đổi các màu của một biểu đồ tổ chức bằng cách chuyển tới tab Design bên dưới SmartArt, nhấp nút

Change Color và sau đó chịn màu bạn mong muốn.


BÀI TẬP: Biểu đồ tổ chứcTrong bài tập này, bạn sẽ tạo ra một biểu đồ tổ chức thể hiện cấu trúc của phòng bán hàng của một công ty.

Khi bạn hoàn thành biểu đồ và khung hình sẽ trông như sau


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Structure”




• Chọn tệp “Structure” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên “Organization Overview” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Organization” vào ô File name

• Nhấn OK

3 Tạo một biểu đồ tổ chức

• Nhấn chọn tab Insert

• Nhấn nút Smart Art

• Chọn tab Hierachy

• Chọn kiểu Hierarchy

4 Nhập dữ liệucho biểu đồ• Nhấn vào bảng Text Pane

• Lần lượt nhập các dữ liệu như trên

5 Đổi kiểu của biểu đồ tổ chức thành kiểu Polished


• Trong thư viện SmartArt chọn Polished







BÀI TẬP: Biểu đồ tổ chứcTrong bài tập này, bạn sẽ tạo ra 3 loại biểu đồ khác nhau. Biểu đồ thứ nhất biểu diễn sự triển về thành viên của câu lạc bộ Friend ò Picasso trong 3 năm qua. Biểu đồ thứ hai sẽ biểu diễn tỷ lệ người nam và người nữ tham gia câu lạc bộ. Biểu đồ thứ ba sẽ biểu diễn các thành viên của ban quản trị câu lạc bộ. Khi hoàn thành, hai trong số các biểu đồ sẽ trông như sau


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Members”



• Trỏ đến thư mục ‘Handle-workbook’

• Chọn tệp “Member” rồi nhấn nút Open.

2 Lưu tệp bảng tính với tên “The Board” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “The Board” vào ô File name

• Nhấn OK

3 Tạo một biểu đồ cho slide danh sách thành viên Member List

• Nhấn chọn Slide Member List


• Chọn Chart

• Chọn Clustered Column,


• Nhấn OK

4

Gõ dữ liệu như bảng dưới đây vào bảng dữ liệu của biểu đồ

• Chọn cửa sổ Microsoft Excel

• Nhập lại dữ liệu như bảng bên

5

Tạo một biểu đồ tròn trên khung hình Gender of Members, để so sánh tỷ lệ giữa thành viên nam và nữ của câu lạc bộ. Biểu đồ sử dụng dữ liệu dưới đây

• Nhấn chọn Slide Gender of Member


• Chọn Chart

• Chọn tab Pie,

• Chọn biểu đồ Pie

• Nhấn OK

• Khi bảng Excel xuất hiện, nhập các giá trị như bảng bên

6Chuyển sang khung hình The Board of Friend of Picasso và tạo một biểu đồ tổ chức

• Nhấn chọn khung hình cuối


• Chọn SmartArt

• Chọn tab Hierarchy

• Chon Label Hierarchy

• Lần lượt nhập các tên như hình trên






Bài 6: Hoàn thiện một bản trình chiếuSau khi hoàn tất việc phát triển bản trình chiếu, đây là thời điểm để bạn hoàn thiện bản trình chiếu.Trong bài học này bạn sẽ học cách chuẩn bị cho việc in bản trình chiếu. Bạn cũng sẽ tìm hiểu, làm thế nào để hiển thị slide một cách sống động bằng cách thêm hiệu ứng hoạt hình, chèn các phim và âm thanh.


• Di chuyển và sao chép slide bằng chuột.

• Ẩn slide trong Slide Show.

• Điều chỉnh thiết lập trang và in slide, sao chép cho bản tin phát tay (handout) và bản phác thảo (outline).

• Hiệu ứng chuyển tiếp slide.

• Thêm hiệu ứng hoạt hình.

• Chèn phim và âm thanh vào bản trình chiếu.

• Tạo khoảng thời gian thông qua sự diễn tập.

• Tạo một Slide Show tùy ý.

• Lưu bản trình chiếu dưới dạng một Slide Show.

• Định hướng một Slide Show.


6.1 Điều chỉnh bản trình chiếuKhi bản trình chiếu gần như hoàn tất, thì đây là lúc bạn cần chỉnh sửa lại để hoàn thiện bản trình chiếu. Ví dụ như bạn cần xác định lại các slide, xem những silde nào cần hiển thị và những slide nào không cần hiển thị v...v....

Chú ý: Nếu bạn chưa kiểm tra lỗi chính tả khi làm việc với bản trình chiếu, thì đây chính là lúc bạn cần làm điều đó.

6.1.1 Di chuyển và sao chép slideKhi bản trình chiếu gần như hoàn thành, thì đây là lúc bạn cần xác định những slide nào sẽ được dùng trong phiên bản cuối cùng của bản trình chiếu. Xem trong chế độ hiển thị Slide Sorter sẽ là cách tốt nhất để làm điều này, nhưng bạn cũng có thể làm điều này trong chế độ hiển thị Normal.

Chú ý: Bạn có thể di chuyển và sao chép slide giữa các bản trình chiếu đang được mở cùng lúc bằng cách sử dụng thanh ghi tạm Clipboard giống như cách bạn di chuyển và sao chép văn bản và các đối tượng khác.

Cách di chuyển hoặc sao chép slide bằng chuột

1. Di chuột tới tab View.

2. Nhấp nút Slide Sorter trong nhóm

Presentation View.

{hoặc}

2. Chọn biểu tượng trên thanh trạng

thái.

3. Di chuyển slide bằng cách trỏ chuột vào slide mong muốn, sau đó rê chuột tới vị trí mong

muốn.

{hoặc}

3. Sao chép Slide bằng cách trỏ chuột vào slide mong muốn, sau đó giữ phím <Ctrl> trong khi

rê chuột tới vị trí mong muốn.

Bây giờ slide đã được di chuyển/sao chép.

Chú ý: Nếu bạn di chuyển hoặc sao chép slide đến một bản trình chiếu khác , bạn có thể làm bằng cách kéo slide tới biểu

tượng của bản trình chiếu đó trên thanh tác vụ. Tuy nhiên bạn cũng có thể hiển thị tất cả các cửa sổ trình chiếu cùng một lúc

trước khi sao chép/di chuyển bằng cách di chuyển tới tab View và ấn nút Arrange All trong nhóm Window.


6.1.2 Ẩn slide trong Slide ShowKhi bạn đã tạo ra bản trình chiếu, có nghĩa là nó sẽ được sử dụng để thuyết trình ở nhiều tình huống khác nhau, cách tốt nhất là điều chỉnh bản trình chiếu bằng cách ẩn slide không cần hiển thị trong tình huống cụ thể. Trước tiên phải đảm bảo Slide Show của bạn có tất cả những slide mà bạn muốn trình diễn. Để loại bỏ một slide khỏi một slide nào đó, bạn không phải xóa nó khỏi diễn hình mà chỉ cần tạm thời ẩn nó. Bằng cách đó, bạn luôn có thể lấy nó ra khi bạn muốn sử dụng lại nó, khi nó cần thiết cho Slide Show. Giả sử bạn đang trình diễn một bản trình chiếu trước ban quản lý. Một trong các slide của bạn là các biểu đồ phức tạp và một số phương trình khó hiểu. Vì mức độ chi tiết này có thể làm cho người xem bối rối nên bạn có thể ẩn slide đó. Nếu một người trong số khán giả vô tình đặt ra một câu hỏi liên quan trong suốt bản trình chiếu, bạn có thể hiển thị slide đó bằng tay. Slide này có thể thích hợp cho các kỹ sư mà bạn đang trình diễn bản trình chiếu vào cuối tuần, vì vậy bạn có thể lấy nó ra khỏi chỗ ẩn để phục vụ cho phần trình diễn đó.

Cách ẩn slide trong bản trình chiếu

1. Di chuột tới tab View.

2. Nhấp nút Slide Sorter trong nhóm Presentation View.

3. Nhấp chuột phải vào slide mong muốn.

Bảng menu tắt hiện ra.

4. Chọn Hide Slide

Số của slide lúc này đã bị gạch bỏ.

Nếu bạn muốn hiển thị lại slide đã ẩn hãy lặp lại bước 1-3

Chú ý: Bạn cũng có thể làm cách này trong chế độ hiển thị Normal và dùng nút trong nhóm Set up của tab Slide Show.

Chú ý: Bởi vì việc ẩn một slide sẽ không xóa nó nên đừng trông cậy vào việc ẩn để giấu các thông tin bí mật hay riêng tư.

Luôn có khả năng bạn hay một người khác đang chạy Slide Show của bạn có thể vô tình hiển thị nó. Trong trường hợp này,

hãy xóa slide hoặc tạo một Slide Show tùy ý.

Gợi ý: Bạn có thể ẩn nhiều slide cùng một lúc, bằng cách giữ phím Ctrl trong khi đánh dấu slide trước khi ấn chuột phải để hiển thị bảng menu tắt.


6.1.3 Chọn bố cục cho bản trình chiếuPowerPoint hỗ trợ nhiều bố cục cho các bản trình chiếu, mỗi bố cục đều có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Trước khi quyết định sử dụng một bố cục nào đó, bạn cần đặt suy nghĩ và trả lời những câu hỏi sau:

• Số lượng thính giả là bao nhiêu? Nhiều hay ít?

• Vấn đề được giải quyết dựa vào đâu?

• Giải pháp nào sẽ tốt cho việc truyền thông?

• Giải pháp đó có hợp với mình không?

Thuyết trình trước một nhóm lớnNếu bạn truyết trình trước một nhóm lớn nhiều người, thì cả Slide Show và phần tổng kết (Overheads) cần được cân đối.

Slide show Slide show cũng có những yêu cầu, tối thiểu như bạn cần có: máy tính, máy chiếu và màn chiếu. Ngoài ra, cũng cần có người hỗ trợ khi cần thiết, cả lúc chuẩn bị cũng như trong khi thuyết trình, ví dụ như khi máy tính gặp trục trặc, hoặc không thể kết nối với máy chiếu v...v... Sẽ là một lợi thế, nếu bạn hiểu biết và linh hoạt trong việc sử dụng các hiệu ứng hoạt hình để nhấn mạnh một ý nào đó và cũng khiến cho bản trình chiếu khi xem thêm thú vị. Thực hiện tốt trong việc chuẩn bị và trong việc cân đối tỷ lệ cho Slide show, sẽ làm bản trình chiếu trông chuyên nghiệp hơn.

Overheads Phần này chỉ yêu cầu một máy chiếu tổng kết và một màn chiếu to – vật dụng mà hầu hết các phòng họp đều có. Để so sánh với Slide show thì nhược điểm ở đây là khả năng sử các chuyển động và giới hạn của việc chuyển slide ở những phút cuối.

Overheads (phần tổng kết) sẽ làm cho bản trình chiếu trông được chuẩn bị kỹ lưỡng.

Thuyết trình trước một nhóm nhỏNếu bạn thuyết trình trước một nhóm nhỏ người thì cả phần Slide Show và phần tổng kết đều cần phù hợp, nhưng bạn cũng cần lưu ý một số thứ sau.

Slide show Phần này cũng có ưu và nhược điểm giống như phần thuyết trình trước một nhóm đông người. Bạn nên thừa nhận rằng nếu một Slide Show trông quá ảm đạm hoặc quá phô trương thì nên tránh bằng cách hiển thị trình diễn đó trực tiếp tại màn hình máy tính của bạn (nếu tất cả khán giả vẫn có thể nhìn thấy). Điều này cũng làm cho bản trình chiếu tốn bớt nguồn hơn.

Overheads Phần này cũng có ưu và nhược điểm giống như phần thuyết trình trước một nhóm đông người. Nếu bạn làm một bản trình chiếu cho một nhóm rất ít người thì có vẻ hơi ngốc nghếch, và vấn đề giải quyết ở đây là nên in một bản phát tay sao chép nội dung của các slide tương ứng cho khán giả.

Các bản trình chiếu độc lậpNếu khi một bản trình chiếu được mở ra mà bạn không thuyết trình lúc đó, bạn có thể tạo ra một Slide Show mà không cần lời thuyết trình hoặc bạn có thể tạo một bản trình chiếu trên trang web.


Slide show Giải pháp tốt nhất là khi bạn quyết định bản trình chiếu sẽ được trình diễn ở máy tính nào.

Website Giải pháp tốt nhất là nếu bạn muốn bản trình chiếu được sử dụng, độc lập về thời gian và địa chỉ.


BÀI TẬP: Điều chỉnh bản trình chiếuTrong bài tập này bạn sẽ dịch chuyển thứ tự các khung hình và ẩn chúng đi


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Mess”




• Chọn tệp “Mess” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên “Succession” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Succession” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Sắp xếp các khung hình của bản trình chiếu theo các thứ tự như hình ban đầu.

• Nhấn chọn tab View trên thanh Ribbon

• Chọn chế độ nhìn Slide Sorter

• Chọn từng hình và kéo đến các vị trí theo thứ tự hình bên trên

4 Chạy trình chiếu và để ý cả sáu khung hình đều được chiếu

• Nhấn F5 để bắt đầu trình chiếu

5Đổi sang chế độ nhìn Slide Sorter, ẩn khung hình Our New Face và khung hình Colour Theme

• Nhấn tab View


• Kích chuột phải lên khung hình Our New Face


• Chọn Hide Slide

• Kích chuột phải lên khung hình Colour Theme


6 Chạy bản trình chiếu một lần nữa, và để ý các thay đổi mà bạn đã tạo ra

•

7 Hiện trở lại các khung hình và kiểm tra kết quả

• Nhấn chuột phải lên các khung hình đã ẩn


• Nhấn F5 để chạy và kiểm tra lại bản trình chiếu






6.2 In ấnKhi bản trình chiếu của bạn được hoàn thành, đó là thời điểm để in nó ra. Bạn có thể in tất cả các thành phần của bản trình chiếu: các slide, outline, ghi chú và handout bằng màu hoặc đen trắng. PowerPoint cho phép bạn dễ dàng in bản trình chiếu, nó phát hiện loại máy in mà bạn chọn màu hoặc đen trắng và sau đó in phiên bản thích hợp của bản trình chiếu. Nếu bản trình chiếu được hiển thị trên máy chiều, thì tất cả các slide đó sẽ có thể được in ra. Có thể in ra bằng máy in hoặc in ra giấy và sao chép bằng máy photocopy.

Nếu bản trình chiếu không được trình chiếu bằng máy chiếu như một Slide Show thì tốt hơn hết nên in ghi chú cho thính giả hoặc bản in phát tay cho khán giả xem. Tốt nhất là in bản phác thảo (outline) của bản trình chiếu.

6.2.1 In màu hoặc in đen trắngTrước khi in bản trình chiếu hoặc một phần của bản trình chiếu, bạn nên quyết định liệu bạn có muốn in nó ra màu hay không. Bản trình chiếu nên được in với màu nếu có khả năng, nhưng không nhất thiết phải in ghi chú ( Note) và bản in phát tay với màu.

Nếu bản in được sao chép ra (và bạn không có đường dẫn tới máy photocopy màu) thì cách tốt nhất để khung màu xám hoặc màu đen trắng, bởi vì nó sẽ trông dễ nhìn hơn, nếu bạn sao chép từ bạn sẽ có được kết quả tốt hơn là bạn sao chép từ một sao màu.

Cách điều chỉnh giao diện của bản trình chiếu sang các bản màu khác:

1. Nhấp tab View.

2. Nhấp nút Pure Black and White hoặc Grayscale trong

nhóm Color/Grayscale.

3. Tab Black and White hoặc Grayscale xuất hiện.

4. Trên tab Black and White hoặc Grayscale, có chế độ màu cụ thể mà bạn muốn sử dụng.

5. Bây giờ bản trình chiếu đã chuyển sang màu mong muốn và có thể in ra.

6. Khi hoàn tất, nhấp Back To Color View trong tab Black and White hoặc Grayscale.

Chú ý: Khi thay đổi giao diện của bản trình chiếu. Nút trong nhóm Color/Grayscale sẽ trông như thế này:

.


6.2.2 Chỉnh sửa thiết lập trang cho bản trình chiếu

Khi bạn quyết định sẽ in bản thuyết trình, sẽ là lúc bạn sẵn sàng chọn thiết lập trang cho bản trình chiếu của bạn.

Cách chỉnh sửa thiết lập trang cho bản trình chiếu

1. Nhấp chuột vào tab Design.

2. Nhấp vào nút Page Setup trong nhóm Page Setup.

Hộp thoại Page Setup xuất hiện.

3. Nhấp vào danh sách trượt của mục Slides sized for và chọn phần bạn muốn in ra (như

Paper, Banner hay Slide…).

4. Chọn chiều dài và chiều rộng của slide.

5. Chọn chiều giấy cho slide của bạn.

6. Chọn chiều giấy cho phần ghi chú, handout và outline.

7. Nhấp OK.

Thiết lập trang của bản trình chiếu lúc này đã được thay đổi.

6.2.3 Xem trước một bản trình chiếuPrint Preview cho phép bạn xem diện mạo của bản trình chiếu trước khi in nó. Trong chế độ xem trước khi in, bạn có tùy chọn chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị khác nhau, chẳng hạn như các ghi chú, các slide, outline và các handout (bản phát tay). Thậm chí, bạn có thể xem bản trình chiếu theo hướng nằm ngang hoặc hướng thẳng đứng. Nếu bạn sử dụng một máy in đen trắng, bạn có thể xem trước các slide màu bằng đen trắng thuần túy hoặc thang độ xám trong chế độ xem trước khi in để xác nhận rằng chúng sẽ dễ đọc khi bạn in chúng ra.

Cách xem trước bản trình chiếu



2. Trỏ vào Print và sau đó nhấp Print Preview .

Tab Print Preview xuất hiện.

3. Nhấp danh sách trượt của Print what trên tab Print Preview, và sau đó nhấp một tùy chọn

trong danh sách.

4. Để xem trước slide kế tiếp hoặc slide trước, nhấp nút Next Page hoặc

Previous Page .

5. Để thay đổi khung xem, nhấp các nút Zoom hoặc Fit to Window .

6. Để thay đổi các tùy chọn khác, nhấp nút Options , và sau đó chọn các tùy chọn mà bạn

muốn.

7. Khi hoàn tất, nhấp nút Close Print Preview .

Chú ý: Nếu bạn chọn thay đổi gì cho một Slide, hiệu ứng đó sẽ ảnh hướng tới tất cả Slide và phải được kiểm tra trước khi in

ra ngoài.

6.2.4 In bản trình chiếuBạn có thể in tất cả các thành phần của bản trình chiếu: các slide, outline, ghi chú và handout bằng màu hoặc bằng đen trắng. PowerPoint cho phép bạn dễ dàng in bản trình chiếu.

Nếu bạn đã viết những chú ý với bản trình chiếu, bạn có thể in nó ra cùng lúc với Slide của bản trình chiếu. Những chú ý sẽ được viết ra ngoài với Slide mà chúng nói đến.

Bạn cũng có thể in handout. Handout là một mảnh giấy với bản sao Slide 1-9 từ bản trình chiếu. Nếu Slide của bạn chứa thông tin thì nó cho phép người xem có thể mang chúng về nhà, Handout là một ý tưởng hay, nó giúp cho khán giả sẽ không phải ghi lại nội dung của buổi thuyết trình mà có thể tập trung lắng nghe bạn.


Hộp thoại Print cũng cung cấp những tính năng Widows chuẩn, cho bạn tùy chọn để in nhiều bản sao, xác định các dãy truy cập các thuộc tính, và in sang một file.


Hộp thoại PrintTrong hộp thoại Print, bạn có thể điều chỉnh lại việc in ấn bằng cách sử dụng slide theo thứ tự định sẵn, những bản sao chép, những bản ghi chú và bản phác thảo. Bạn chỉ có thể in một phần một lúc.

Ở đây bạn có thể nhìn thấy máy in nào đang

được kích hoạt và chọn cài đặt máy in khác.

Ở đây bạn phải chọn phần nào muốn in ra ví

dụ như các slide, những bản sao chép, những bản ghi chú hoặc bản phác thảo. Việc lựa chọn sẽ quyết định hộp thoại nào bạn được phép thiết lập.

Bạn phải chọn vào đây, nếu bạn muốn in toàn

bộ bản trình chiếu hoặc chỉ chọn từng phần của nó.

Nhập số bản sao chép mà bạn muốn in, và nếu

muốn in thành trang đôi.

Nếu bạn đã lựa chọn in những bản sao chép,

bạn phải định xem sẽ in bao nhiêu slide (hình thu nhỏ) trên mỗi mặt giấy và trong trường hợp bạn muốn in chúng ra.

Đánh dấu vào tùy chọn mà bạn muốn sử dụng.

Nếu bạn nhấp chuột vào đây, bản trình chiếu được hiển thị và hộp thoại sẽ đóng lại.

Cách in một bản trình chiếu


2. Nhấp nút Print .

Hộp thoại Print hiển thị.

3. Nhấp danh sách trượt của Print what, và sau đó nhấp những gì mà bạn muốn in.

4. Thay đổi các xác lập trong hộp thoại Print khi cần thiết.

5. Nhấp nút OK .

Chú ý: Nếu bạn muốn một bố cục khác cho các chú ý và các bản in phát tay thì hãy thay đổi master.

Gợi ý: Nếu bạn chọn 3 Slide, nó sẽ tự động để khoảng trống cho những chú ý bên phải Slide


1

2

3

4

5

6

7

BÀI TẬP: InTrong bài tập này bạn sẽ thấy bản trình chiếu của bạn thay đổi các tông màu khác nhau, bạn sẽ điều chỉnh các thông số cho trang in của bạn và in các bản đó ra


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Page Setup”




• Chọn tệp “Page Setup” rồi nhấn nút Open.

2Lưu tệp bảng tính với tên “Print out copy” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Print out copy” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Thử xem bản trình chiếu của bạn trông ra sao nếu để tông màu xám hoặc đen trắng, vì bạn sẽ in bằng máy in đen trắng

• Nhấn tab View

• Chọn Grayscale , quan sát và chú ý sự thay đổi của bản trình chiếu

• Chọn , quan sát sự thay đổi của bản trình chiếu

• So sánh hai chế độ, chế độ nào càng tạo ra ít thay đổi so với ban đầu thì càng tốt

4 Đổi chiều in của bản trình chiếu từ ngang sang dọc

• Chọn tab Design

• Nhấn nút Slide Orientation

• Chọn Portrait

5 Hủy thao tác thay đổi chiều của khung hình, quan sát thay đổi của khung hình

• Nhấn nut Undo

• Quan sát thay đổi

6In ra một bản có tông màu xám, với 3 khung hình trên một tờ giấy. Không in các khung hình đã để ẩn


• Chọn Print

• Trong hộp thoại Print chọn Color/grayscale là Grayscale

• Chọn Print what là Handouts

• Chọn Siide per Page là 3 slide

• Bỏ đánh dấu ô Print hidden slides

• Nhấn Print


• Nhấn nút Save trên Quick Access


Toolbar




6.3 Các hiệu ứng cho Slide ShowOutlook có thể hiểu như một sự tập hợp những chương trình nhỏ hơn: Một chương trình thư điện tử, một chương trình lịch, một chương trình ghi chú Sự nhận thức này giúp cho bạn dễ dàng hình dung được một cách khái quát trước khi quyết định sử dụng Outlook cho một việc gì đó.

Bạn sẽ nhận thấy rằng có nhiều phần trong Outlook có thể rất khác nhau, nhưng cách sử dụng chúng lại tương đối giống nhau.

Nếu bạn nhận thức được những phần khác nhau trong Outlook một cách đầy đủ qua cấu trúc cơ bản tương đối giống nhau, bạn sẽ có thể sử dụng Outlook một cách hiệu quả hơn.

Để chọn ra những tùy chọn quản lý đó là một yếu tố chung cho tất cả những phần trong Outlook mà chúng tôi sẽ mô tả chúng tại đây.

6.3.1 Hiệu ứng chuyển cảnh SlideNếu bạn muốn làm cho bản trình chiếu của bạn hấp dẫn hơn, bạn có thể thêm những hiệu ứng chuyển cảnh (transition) giữa các slide. Ví dụ, bạn có thể tạo một hiệu ứng mờ dần đi để một slide mờ dần khi nó được thay thế bởi một slide mới. Hoặc có thể bạn làm cho một slide xuất hiện để đầy một slide khác biến mất. Bạn cũng có thể thêm các hiệu ứng âm thanh vào các hiệu ứng chuyển cảnh mặc dù bạn cần một thẻ âm thanh và bộ loa để phát chúng. Để thấy nhanh liệu bạn có thích một hiệu ứng chuyển cảnh hay không, trỏ vào một hiệu ứng chuyển cảnh trong thư viện Transition Quick Style để hiển thị một ảnh xem trước trực tiếp của nó. Khi bạn thêm hiệu ứng chuyển cảnh vào một slide, hiệu ứng xảy ra giữa slide trước và slide được chọn.

The task pane; Slide transitionTrong chương trìnhPowerPoint 2007 có tab Animations để bạn chọn các thiết lập cho việc chuyển cảnh giữa các slide hay chỉnh sửa việc chuyển slide.

Bạn phải chọn vào

đây, nếu bạn muốn thay đổi tốc độ nhanh, chậm hoặc vừa. Những điều chỉnh này sẽ ảnh hưởng rất lớn vào việc trình chiếu các hiệu ứng.

Tại đây bạn có thể

chèn thêm hiệu ứng âm thanh trong chuyển cảnh. Bạn có thể chọn nhiều âm thanh, ví dụ Power Point cũng có cả tiếng nổ v.v… hoặc bạn có thể sử dụng âm thanh của riêng bạn. Âm thanh được mặc định chỉ bật duy nhất một lần.

Khi bạn nhấn vào thanh tác vụ Custom Animation này, bạn có thể làm sinh động những chủ thể riêng biệt trong các slide của

bản trình chiếu.

Khi dấu đã được đánh ở đây, bạn có thể chuyển tới slide tiếp theo bằng cách nhấp nút chuột trái.


1

2

3

4

Nếu bạn muốn slide sau hiển thị cách slide trước bao lâu, bạn phải đánh dấu ở đây. Nó sẽ không ảnh hưởng đến khả năng

chuyển slide bằng chuột.

Nhấp chuột vào đây, nếu bạn muốn thiết lập trên tất cả slide. Mặt khác việc điều chỉnh chỉ ảnh hưởng đến slide được đánh

dấu.

Bạn nhấn vào đây khi muốn xem trước các slide hiển thị như thế nào với những tùy chọn đã được thiết lập.

Với khu vực này, bạn có thể chọn các hiệu ứng đặc biệt được áp dụng cho quá trình chuyển đổi giữa slide trước đến slide hiện

thời. Bạn có thể đặt mỗi slide một hiệu ứng hiển thị khác nhau hoặc tất cả các slide đều có cùng một hiệu ứng hiển thị.

Chú ý: Bạn có thể cài đặt chức năng âm thanh trước khi muốn sử dụng

Cách chèn một hiệu ứng chuyển cảnh

1. Trong chế độ hiển thị Normal, nhấp tab Slides.

2. Nhấp slide mà bạn muốn chèn một hiệu ứng chuyển cảnh.

3. Nhấp tab Animations.

4. Nhấp mũi tên cuộn lên hoặc xuống, hoặc nhấp danh sách trượt More trong nhóm Transition To This Slide để xem thêm các hiệu ứng chuyển cảnh.

5. Trỏ vào một hiệu ứng để xem trước.

6. Nhấp hiệu ứng chuyển cảnh mà bạn muốn.

Slide bây giờ đã được chèn hiệu ứng chuyển cảnh.

Chú ý: Để áp dụng một hiệu ứng chuyển cảnh vào tất cả các slide trong một

bản trình chiếu, bạn nhấp vào nút Apply To All trong nhóm

Transition To This Slide.

Chú ý: Bạn có thể bắt đầu Slide show từ slide được đánh dấu bằng cách nhấn <Shift>+<F5> hoặc kết thúc nhấn <Esc>.

Cách bỏ hiệu ứng chuyển cảnh

1. Trong chế độ hiển thị Normal, nhấp tab Slides.

2. Nhấp slide mà bạn muốn bỏ hiệu ứng chuyển cảnh.


4. Nhấp No Trasition trong gallery hiển thị.

Hoặc

4. Nhấp danh sách trượt More trong nhóm Transition To This Slide. Chọn No Trasition ở trên

cùng danh sách.

5. Nhấp nút nếu bạn muốn bỏ tất cả hiệu ứng chuyển cảnh trong bản trình chiếu.


5

6

7

8

Bây giờ biểu tượng đã biết mất ở các slide được chọn, trừ khi trong slide đó có hiệu ứng cho phần nội dung và đồ họa.

Gợi ý: Ngoài ra, để thêm âm thanh vào một hiệu ứng chuyển cảnh bạn có thể nhấp vào danh sách trượt Trasition Sound

trong nhóm Transition To This Slide và chọn âm thanh mong muốn cho slide.

6.3.2 Thêm hiệu ứng chuyển độngBạn có thể sử dụng hiệu ứng chuyển động (animation) để đưa vào các đối tượng lên trên một slide mỗi lần một đối tượng hoặc với những hiệu ứng chuyển động đặc biệt. Ví dụ, một danh sách được đánh bullet có thể xuất hiện lần lượt mỗi mục hoặc một ảnh hoặc một biểu đồ có thể từ từ hiện dần ra. Cách dễ dàng nhất để áp dụng các hiệu ứng chuyển động là sử dụng các lệnh trên tab Animations để hiển thị một ảnh xem trước trực tiếp của nó. Nếu bạn thích nó, bạn cũng có thể áp dụng. Bạn cũng có thể thiết kế các hiệu ứng chuyển động có những hiệu ứng đặc biệt và các thành phần âm thanh của chính bạn.

Cách áp dụng một hiệu ứng chuyển động vào chữ hoặc một đối tượng:

1. Chọn nội dung hoặc đối tượng mà bạn

muốn tạo chuyển động.


3. Nhấp danh sách trượt Animate.

4. Trỏ vào một hiệu ứng chuyển động để

xem hiệu ứng trực tiếp trên slide.

5. Nhấp vào hiệu ứng chuyển động mong muốn.

Lúc này, chữ hoặc đối tượng đã được áp dụng một hiệu ứng chuyển động.

Gợi ý: Bạn có thể xem trước một hiệu ứng chuyển động bằng cách ấn vào nút trong nhóm Preview của tab Animations.

Khung tác vụ Custom AnimationKhi bạn đã chèn một hoạt cảnh mong muốn, bạn có thể điều chỉnh nó bằng cách sử dụng khung tác vụ Custom Animation.

Nhấp chuột vào đây, nếu bạn muốn thay thế hiệu ứng đã chọn bằng hiệu

ứng khác.

Nhấp chuột vào đây, nếu bạn muốn bỏ hiệu ứng đã chọn.

Bạn phải chọn vào đây khi bạn muốn bắt đầu hiệu ứng. Nếu bạn chọn With

Previous, hiệu ứng sẽ bắt đầu cùng một thời điểm. Nếu bạn chọn After Previous, hiệu ứng sẽ bắt đầu khi hiệu ứng trước đó kết thúc.

Ở đây bạn có thể điều chỉnh kích cỡ hình động. Kích cỡ có thể to, nhỏ hay

kích cỡ chỉnh tùy chọn theo tỷ lệ phần trăm. Bạn có thể đặt hình ngang, dọc hay cả hai.


1

2

3

4

Ở đây bạn phải đặt tốc độ mà bạn muốn hoạt cảnh chuyển động. Tốc độ có thể là Rất chậm, Chậm, Trung Bình, Nhanh hoặc

Rất nhanh.

Các hiệu ứng đã chọn được hiển thị theo danh sách.

Khi bạn nhấp chuột vào danh sách trượt của hiệu ứng đã được đánh dấu, một danh mục được hiển thị. Nếu bạn chọn việc thiết

lập hiệu ứng hoặc thời gian một hộp thoại trợ giúp sẽ được hiển thị.

Nội dung hộp thoại phụ thuộc vào hiệu ứng mà bạn chọn.

Bạn có thể thay đổi trật tự chiếu hiệu ứng bằng cách thay đổi trật tự trong danh sách. Đánh dấu một hiệu ứng và di chuyển nó

bằng cách nhấp chuột vào mũi tên ở đây.

Nút này sẽ chiếu toàn bộ hiệu ứng trên slide.

Cách áp dụng một hiệu ứng chuyển động được tùy biến

1. Trong chế độ hiển thị Normal, chọn đối tượng mà bạn muốn tạo chuyển động.


3. Nhấp nút Custom Animations

.

4. Khung tác vụ Custom Animation hiển thị.

5. Nhấp Add Effect, trỏ vào một hạng mục và sau đó

chọn một hiệu ứng từ danh sách hiệu ứng chuyển động.

Hoặc

5. Nhấp More Effects…, chọn hiệu ứng mong muốn trong hộp thoại và nhấp OK.


5

6

7

8

9

Một số sẽ hiển thị ở bên trái của đối tượng hoặc chữ.

6. Sử dụng các tùy chọn Modify Effect để chỉnh sử thêm ứng dụng.

Nhấp nút Play để xem hiệu ứng chuyển động.

Sử dụng các hiệu ứng chuyển động chuyên dụngBằng cách sử dụng cách hiệu ứng chuyển động chuyên dụng, bạn có thể sử dụng những hiệu ứng chuyển động dành riêng cho những đối tượng nhất định. Ví dụ, đối với một đối tượng nội dung, bạn có thể đưa nội dung vào trên slide cùng một lúc hoặc theo chữ. Tương tự bạn có thể đưa vào các danh sách được đánh bullet mỗi lần một mục bullet và áp dụng những hiệu ứng khác nhau vào các mục cũ hơn chẳng hạn như làm mờ dần các mục khi chúng được thay thế bởi các mục mới. Bạn cũng có thể tạo chuyển động các biểu đồ bằng cách đưa vào mỗi lần một chuỗi biểu đồ hoặc một hạng mục biểu đồ.


Cách tạo chuyển động nội dung

1. Trong chế độ hiển thị Normal, chọn đối tượng nội dung mà bạn muốn tạo chuyển động.


3. Nhấp nút .

4. Nhấp Add Effect, trỏ vào một hạng mục và sau đó chọn

một hiệu ứng từ danh sách hiệu ứng chuyển động.

5. Trong danh sách hiển thị các hiệu ứng, nhấp danh sách

trượt của hiệu ứng chuyển động và sau đó nhấp Effect Options.

Hộp thoại của hiệu ứng xuất hiện.

6. Nhấp danh sách trượt Animate text và nhấp hiệu ứng mà bạn mong muốn.

7. Nhấp OK và sau đó nhấp Play.

Cách tạo chuyển động các danh sách được đánh Bullet

1. Trong chế độ hiển thị Normal, chọn nội dung được đánh

bullet mà bạn muốn tạo chuyển động.


3. Trong mục Animate, nhấp danh sách trượt chọn Custom Animation...nằm dưới cùng của danh sách.

4. Khung tác vụ Custom Animation hiển thị.

5. Nhấp Add Effect, trỏ vào một hạng mục và sau đó chọn một

hiệu ứng từ danh sách hiệu ứng chuyển động.

6. Trong danh sách hiển thị các hiệu ứng, nhấp mũi tên danh sách của hiệu ứng chuyển động

và sau đó nhấp Effect Options.

Hộp thoại của hiệu ứng xuất hiện.


7. Nhấp tab Text Animation

8. Nhấp mũi tên danh sách Group Text, và sau đó nhấp tại cấp đoạn nào mà nội dung được

đánh bullet sẽ được tạo chuyển động.

9. Nhấp OK và sau đó nhấp Play.

6.3.3 Chèn nút hành độngKhi bạn tạo một bản trình chiếu tự chạy để trình diễn tại một gian hàng, bạn có thể muốn người dùng có khả năng di chuyển dễ dàng đến các slide riêng biệt hoặc đến một bản trình chiếu khác. Để cho người xem có thể thực hiện điều này, bạn hãy chèn các nút hành động (Action). Những nút hành động là một hàng những nút được xác định trước, chẳng hạn như Back, Forward, Home, Help hoặc Return mà một người dùng có thể nhấp để nhảy đến một slide hoặc bản trình chiếu khác. Những nút này có thể dùng để định vị vào Slide show, ví dụ như để trở về slide đầu tiên, bật âm thanh hoặc mở một chương trình khác như Microsoft Excel. Việc nhấp một nút hành động sẽ kích hoạt một siêu liên kết, một kết nối giữa hai vị trí trong cùng một tài liệu hoặc trong những tài liệu khác nhau.


Hộp thoại Action SettingsKhi bạn nhấn tab Insert và chọn nút Action trong nhóm Links, hộp thoại Action Settings được hiển thị. Ở đây bạn có thể gán cho nút một hành động.

Bảng này đúng như những gì hiển thị, nhưng nếu bạn

chọn một hành động mong muốn bằng cách nhấn nút này, hành động đó sẽ được thực hiện khi bạn di chuột qua nút.

Chọn mục này để chuyển đến một slide trong bản trình

chiếu khác hoặc mở một trang web hay một file.

Đánh dấu mục này để chạy một chương trình khác ví dụ

như Microsoft Excel.

Với tính năng này bạn chỉ có thể truy cập nếu bạn đã tạo

một macrô. Lựa chọn tính năng bằng cách nhấp chuột lên danh sách trượt và chọn macrô mà bạn muốn.

Tính năng này sử dụng để mở hoặc chỉnh sửa những đối

tượng OLE (Những đối tượng được chèn vào để sử dụng insert/object) bạn chỉ có thể truy cập vào tính năng này nếu bạn đánh dấu vào một đối tượng OLE và mở hộp thoại bằng nhấn tab Insert/Action.

Đánh dấu vào đây nếu bạn muốn nút phát âm thanh. Nhấp chuột vào danh sách trượt và chọn âm thanh mà bạn muốn.

Những nút hành động luôn được làm nổi khi nhấp chuột vào. Nếu bạn đã sử dụng một đối tượng khác như nút, bạn phải đánh

dấu vào đây nếu muốn nút được làm nổi khi nhấp chuột vào.

Cách chèn một nút hành động


2. Nhấp vào nút Shapes trong nhóm Illustrations.

Danh sách các hình shape hiển thị.

3. Nhấp vào ô Action Button: Home (hình ngôi nhà) ở cuối danh sách.

4.

5. Đưa con trỏ tới vị trí mong muốn.

6. Nhấp và rê con trỏ cho tới khi được kích thước mong muốn.


1

2

3

4

5

6

7

Hộp thoại Action Settings xuất hiện.

7. Nhập vào các xác lập siêu liên kết mà bạn muốn khi cần thiết.

8. Nhấp OK.

9. Kiểm tra nút hoạt động bằng cách nhấn Shift + F5.

10. Nhấn phím Esc để kết thúc Slide Show.

Chú ý: Màu của những nút hoạt động được quyết định bằng bảng màu như bình thường. Bạn có thể thay đổi màu của nút bằng cách nhấn đúp chuột vào nó và thay đổi màu. Cách này bạn cũng có thể làm các nút khó nhìn hoặc trong suốt.

Gợi ý: Bạn có thể dùng những bản vẽ của mình hoặc những hình họa khác như một nút hành động bằng cách lựa chọn đối

tượng mong muốn, ấn nút trong nhóm Links tại tab Insert và dùng hộp thoại như bình thường.

Gợi ý: Nếu bản trình chiếu của bạn được hiển thị đọc lập với người thuyết trình, ví dụ bị lẫn lộn, thì cách tốt nhất là thay thế những nút định vị với những nút hoạt động có liên quan. .

Chèn các phim và âm thanhBạn có thể chèn các phim hoặc âm thanh vào một bản trình chiếu bằng cách chèn chúng từ khung tác vụ Clip Art hoặc một file. Các phim có thể là các ảnh hoặc các hình còn được gọi là các GIF động, chẳng hạn như các hình hoạt họa hoặc chúng có thể là video kỹ thuật số được chuẩn bị bằng thiết bị video được số hóa. Các phim và âm thanh được chèn dưới dạng các đối tượng PowerPoint. Khi bạn chèn một âm thanh, một biểu tượng nhỏ xuất hiện tượng trưng cho file âm thanh. Khi bạn chèn một phim hoặc âm thanh, PowerPoint hỏi bạn muốn bắt đầu trong một slide show như thế nào. Bạn có thể chọn làm cho phim hay âm thanh tự động phát hoặc khi được nhấp.

Cách chèn các phim và âm thanh từ Clip Organizer (Clip Art)



2. Nhấp nút Movie hoặc Sound trong nhóm Media Clips.

3. Nhấp Movie from Clip Organizer

hoặc

3. Sound from Clip Organizer .

4. Tìm kiếm và nhấp clip media mà bạn muốn chèn.

Một bảng thông báo xuất hiện.

5. Chọn Automatically để tự động phát clip media khi bạn đi đến slide.

Hoặc

5. Chọn When Clicked để phát clip media chỉ khi bạn nhấp nó.

6. Khi hoàn tất nhấp nút Close trên khung tác vụ.

Phim sẽ hiển thị ảnh từ phim , và âm thanh sẽ hiển thị hình chiếc loa .

Chú ý: Nếu đoạn phim/ đoạn âm thanh đã chạy tự động, bạn có thể đặt biểu tượng đoạn phim hoặc đoạn âm thanh vào vùng màu xám bên ngoài Slide mà không cần có hiệu ứng âm thanh.

Cách chèn một phim hoặc âm thanh từ một file


2. Nhấp mũi tên nút Movie hoặc Sound trong nhóm Media Clips.

3. Nhấp hoặc .

Hộp thoại Insert xuất hiện.


4. Tìm và chọn một file phim hoặc âm thanh.

5. Nhấp OK.

Lúc này, phim hoặc âm thanh đã được chèn vào bản trình chiếu.


BÀI TẬP: Chuyển động và các tương tác trong bản trình chiếu

Trong bài tập này bạn sẽ tạo ra hiệu ứng chuyển đổi giữa các khung hình, các mẫu hoạt hình có sẵn và do bạn tạo ra. Bạn cũng sẽ chèn thêm vào bản trình chiếu một file âm thanh và một nút hoạt động


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Simple”




• Chọn tệp “Simple” rồi nhấn nút Open.

2 Lưu tệp bảng tính với tên “Animated” vào thư mục “handle_presentation”


• Chọn Save as


• Nhập “Animated” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Tạo cho tất cả các khung hình trong bản trình chiếu hiệu ứng chuyển hình Dissolve

• Nhấn tab Animations

• Trong thư viện Transition

• Chọn Dissolve

• Nhấn nút Apply to All Slides

4 Kiểm tra hiệu ứng vừa được sử dụng • Nhấn F5

5

Trên Slide 2, lần lượt sử dụng các hiệu ứng chuyển động cho các chữ

- “Our new face” hiệu ứng entrance là Blind

- “The new logo” và “Our new models” hiệu ứng entrance là Box

- Hiệu ứng entrance của ảnh là Circle

• Nhấn chọn khung hình 2

• Nhấn chuột lên khung chữ title

• Chọn tab Animations

• Nhấn nút Custom animation trong nhóm Animations

• Trên bảng Custom Animation nhấn Add Effect, chọn Entrance, chọn More Effect chọn Blind

• Lần lượt thao tác các bước trên đối với các đối tượng còn lại

6

Thay đổi thứ tự các chuyển động, cho chuyển động của ảnh diễn ra trước chuyển động của 2 chữ “the new logo” và ”Our new models”. Cho chuyển động của hai chữ trên diễn ra đồng thời

• Trên bảng Custom animation, kích chuột lên chuyển động tương ứng với chuyển động của ảnh, kéo chuyển động này lên trên chuyển động của hai chữ bên

• Kích chuột phải lên chuyển động của chữ “Our new models” chọn Start with Previous


7 Chạy bản trình chiếu, xem các hiệu ứng mà mình vừa tạo ra

• Nhấn F5

8 Chèn một file âm thanh vào bản trình chiếu


• Chọn Clip Art

• Trong bảng Clip Art, chọn tất cả trong Search in

• Bỏ chọn các phần khác ngoài Sound trong Result should be






6.4 Thời gian và trình chiếu slideSử dụng những tính năng định thời gian của PowerPoint để đảm bảo rằng bản trình chiếu không quá dài hoặc quá nhanh. Bạn có thể xác định lượng thời gian được cung cấp cho mỗi slide hoặc sử dụng Rehearse Timings để đảm bảo các khoảng thời gian hợp lý và khả thi. Khi bạn muốn thêm những hiệu ứng chuyển động cho Slide show, bạn có thể đặt thời gian trình chiếu ở mức độ hợp lý nhất, nơi mà được hiển thị. Ngoài ra, bạn có thể đặt thời gian để trình bày Slide, tạo một Slide show riêng và lưu đoạn trình diễn này như một bản trình chiếu. Bằng cách diễn tập các khoảng thời gian, bạn có thể thay đổi lượng thời gian mà mỗi slide xuất hiện trên màn hình. Nếu bạn muốn các khoảng thời gian có hiệu lực, hãy đảm bảo show được xác lập để sử dụng các khoảng thời gian trong hộp thoại Set Up Show.

6.4.1 Thời gian trình chiếu tự độngĐể thay thế cho việc trình chiếu Slide Show một cách thủ công bằng chuột hoặc bàn phím, bạn có thể chỉnh sửa thời gian của từng slide trong bản trình chiếu. Đây là cách hoạt động qua từng trình chiếu một trong khi thay đổi tới slide tiếp theo trong lượng thời gian cho phép.

Công cụ RehearsalKhi bạn điều chỉnh thời gian cho Slide Show, sử dụng công cụ Rehearsal.

Cách xác lập các khoảng thời gian giữa các slide

1. Nhấp slide mà bạn muốn xác lập các khoảng thời gian.


3. Đánh dấu vào hộp Automatically After trong nhóm Transition to

This Slide.

4. Nhập thời gian (tính bằng giây) trước khi diễn hình tự động di chuyển đến slide kế tiếp sau

khi hiển thị toàn bộ slide.

5. Để áp dụng các thiết lập vào tất cả các slide, nhấp nút Apply To All.

Lúc này các khoảng thời gian đã được xác lập giữa các slide như mong muốn.

Cách tạo các khoảng thời gian thông qua sự diễn tập

1. Nhập tab Slide Show.

2. Nhấp nút Rehearse Timings .


Chuyển tới slide kế tiếp

Tổng số thời gian sẽ trình diễn

Thời gian mà slide hiện tại sẽ trình diễn.

Trình diễn lại slide hiện tại từ đầu.

3. Khi slide show chạy, diễn tập (rehearse) trình chiếu bằng cách nhấp hoặc nhấn Enter để di

chuyển đến hiệu ứng chuyển tiếp hoặc slide kế tiếp.

Khi hoàn tất, hộp thoại thông tin hiển thị.

4. Nhấp Yes để chấp nhận các khoảng thời gian.

5. Chuyển tới chế độ hiển thị Slide Sorter để xem lại thời gian của mỗi slide.

Nếu bạn không hài lòng về khoảng cách thời gian, bạn có thể hiệu chỉnh các khoảng thời gian cho từng slide.

Cách hiệu chỉnh các khoảng thời gian

1. Nhấp nút Slide Sorter trên thanh trạng thái.

2. Nhấp slide có thời gian mà bạn muốn thay đổi.


4. Nhập một giá trị mới trong hộp Automatically After trong nhóm

Transition to This Slide.

5. Nhấp Enter hoặc bất cứ một nơi nào trong bản trình chiếu để lưu thời gian mới nhập.

Cách bỏ hiểu chỉnh các khoảng cách thời gian


2. Xóa giá trị trong hộp Automatically After trong nhóm Transition to

This Slide hoặc nhấp giá trị “0”).

3. Nhấp Enter hoặc bất cứ một nơi nào trong bản trình chiếu để lưu thời gian mới nhập.

4. Ấn nút Apply To All.

Thời gian báo hiển thị bây giờ đã được bỏ cho tất cả Slide.

6.4.2 Tạo một Slide Show tùy ýNếu bạn dự định trình chiếu một slide show cho nhiều khán giả, bạn không cần phải tạo một slide show riêng biệt cho mỗi khán giả. Thay vào đó, bạn có thể tạo một slide show tùy ý nhằm cho phép bạn xác định các slide nào từ bản trình chiếu mà bạn sẽ sử dụng và thứ tự mà chúng sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể hiệu chỉnh một show tùy ý mà bạn đã tạo thêm, loại bỏ và tái sắp xếp các slide trong một show tùy ý để phù hợp với những nhu cầu khác nhau của bạn.


Hộp thoại Define Custom Show Nếu bạn muốn tạo một bản trình chiếu theo ý muốn, ví dụ như bao gồm một số slide trong bản thuyết trình theo trật tự định sẵn, bạn phải sử dụng hộp thoại Define Custom Show.

Ở đây bạn phải đặt tên cho bản trình

chiếu.

Đây là các slide trong bản trình chiếu

sẽ được hiển thị.

Nhấp chuột vào nút này để chèn

Slide (1) vào bản trình chiếu theo ý muốn.

Tại đây slide được chèn vào bản

trình chiếu theo ý muốn sẽ được hiển thị.

Nhấp chuột vào đây để xóa slide đã chọn khỏi bản trình chiếu theo ý muốn.

Nhấp chuột vào một trong hai mũi tên để dịch chuyển slide đã chọn lên hay xuống theo trật tự chiếu.

Cách tạo một Slide Show tùy ý

1. Nhấp tab Slide Show.

2. Nhấp nút Custom Slide Show trong nhóm Start Slide Show.

3. Nhấp tiếp vào nút Custom Shows .

Hộp thoại Custom Shows xuất hiện.

4. Nhấp New.

Hộp thoại Define Custom Show xuất hiện.

5. Gõ nhập tên cho show.

6. Nhấp slide mà bạn muốn và sau đó nhấp Add.

7. Để loại bỏ một slide, chọn nó trong danh sách Slides in custom show, và sau đó nhấp

Remove.


1

2

3

4

5

6

8. Nhấp OK.

9. Nhấp Show để xem Slide Show tùy ý vừa tạo.

10. Nhấp Close.

Gợi ý: Khi bạn muốn trình chiếu một Custom show , hãy nhấp nút Custom Slide Show , và nhấp vào tên của Custom show trong danh sách vừa hiển thị.

6.4.3 Điều chỉnh Slide ShowKhi bản trình chiếu của bạn sắp hoàn thành, đây là thời điểm thích hợp để bạn chỉnh sửa lại. Bạn có thể thực hiện điều đó trong hộp thoại Set Up Show.

Hộp thoại Set Up ShowTại đây bạn có thể chọn xem sẽ

hiển thị bản trình chiếu như thế nào.

Chọn các slide mà bạn muốn hiển

thị.

Đánh dấu vào đây nếu bạn muốn

bản trình chiếu chạy lặp lại, điều đó có nghĩa là nó sẽ bắt đầu lại khi vừa kết thúc.

Ở đây bạn có thể chọn màu sắc

nào được sử dụng khi bạn viết trên slide bên dưới bản trình chiếu.

Bạn phải chọn ở đây nếu muốn

điều chỉnh thời gian cho bản trình chiếu.

Nếu bạn truy cập vào hai màn

hình khi bạn phải diễn thuyết bản trình chiếu của mình thì bạn có thể chọn sử dụng cả hai màn hình, một màn hình hiển thị bản trình chiếu bình thường và màn hình kia giúp bạn thuyết trình bằng cách hiển thị những ghi chú và kết quả của việc nhấp chuột tiếp theo.

Ở đây bạn phải chọn độ phân giải hiển thị cho bản trình chiếu. Thông thường sẽ là lợi thế nếu sử dụng chung cùng độ phân

giải khi bạn tạo ra các bản trình chiếu, nhưng nếu bản trình chiếu được chiếu quá chậm thì độ phân giải nên giảm thấp xuống.

Cách điều chỉnh Slide Show

1. Nhấp tab Slide Show.

2. Nhấp nút Set Up Slide Show trong nhóm Set Up.

Hộp thoại Set Up Show hiển thị.

3. Lựa chọn những thiếp lập mong muốn.


1

2

3

4

5

6

7

4. Nhấp OK.

Slide show bây giờ đã sẵn sàng để trình chiếu.

6.4.4 Lưu một trình chiếu dưới dạng một Slide Show

Khi bạn trình bày một trình chiếu Slide Show chuyên nghiệp, có thể bạn không muốn khán giả thấy rằng bạn bắt đầu nó từ PowerPoint. Thay vào đó, bạn có thể lưu trình chiếu dưới dạng một PowerPoint Show để mở trực tiếp vào chế độ hiển thị Slide Show.

Cách lưu một trình chiếu dưới dạng một PowerPoint Show


2. Trỏ vào Save As và sau đó nhấp PowerPoint Show .

Hộp thoại Save As hiển thị.

3. Chọn thư mục nơi bạn muốn lưu file show trình chiếu.

4. Gõ nhập một tên file show trình chiếu.

5. Nhấp mũi tên danh sách Save as type.

6. Chọn PowerPoint Show hoặc PowerPoint Macro-Enabled Show.

7. Nhấp Save.

Bây giờ bạn có thể bắt đầu trình chiếu bằng việc nhấn đúp chuột vào biểu tượng file show trình

chiếu . Slide Show vẫn bao gồm đầy đủ tất cả chức năng khác của một bản trình chiếu. Nếu bạn mở file show trình chiếu trong chương trình Powerpoint, bạn có thể chỉnh sửa theo cách thông thường.

6.4.5 Định hướng trong Slide ShowTrong chế độ hiển thị Slide Show, bạn có thể di chuyển đến slide kế tiếp tằng cách nhấp nút chuột, nhấp Space bar hoặc nhấn Enter. Ngoài những kỹ thuật định hướng cơ bản, PowerPoint cung cấp các phím tắt vốn có thể đưa bạn đến đầu, cuối hoặc bất kỳ slide cụ thể trong bản trình chiếu. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh định hướng trên danh mục tắt để truy cập các slide trong các slide show tùy ý. Sau một khoảng thời gian ngừng hoạt động trong một slide show toàn màn hình, PowerPoint làm ẩn con trỏ và thanh công cụ Slide Show. Khi Slide Show được chạy, có bốn nút chuẩn hiển thị dưới góc bên trái của màn hình.


Cách bắt đầu một Slide Show

1. Nhấp phím <F5> hoặc nhấp nút trong tab Slide Show, nếu bạn muốn bắt đầu từ

slide đầu tiên của Slide Show.

{hoặc}

1. Nhấp <Shift>+<F5> hoặc ấn trên thanh trạng thái hoặc nhấp nút trong tab Slide Show, nếu bạn muốn bắt đầu từslide được đánh dấu.

2. Chế độ Slide Show hiển thị.

Cách điều hướng trong chế độ hiển thị Slide Show

1. Nhấp nút hoặc gõ để quay về slide trước

{hoặc}

1. Nhấp nút hoặc gõ để chuyển tới slide kế tiếp

{hoặc}

1. Nhấp nút , trỏ vào Go to Slide và nhấp tiêu đề của

slide mà bạn muốn đến.

Chú ý: Nếu bạn nhấn Help trong bảng chọn tắt, một bản tổng quan của các phím tắt có thể dùng ở bản trình chiếu sẽ được hiển thị. Ví dụ, hiển thị hoặc ẩn con trỏ bằng cách nhấn <A>.

Gợi ý: Bạn có thể chuyển đến những đoạn Slide riêng biệt bằng cách đánh số của những slide hiện thị và nhấp phím

<Enter>.

Gợi ý: bạn có thể đi đến môt Slide Show tùy ý bằng cách trỏ vào Custom Show trong bảng chọn tắt.

Chú ý: Nếu bạn muốn xem từng phần một trong Outlook Help ấn nút .

Thêm chú thích cho một Slide ShowKhi bạn trình chiếu slide show, bạn có thể biến con trỏ chuột thành một công cụ pen(nút) để làm tô nổi và khoanh tròn các điểm chính.


Nếu bạn quyết định sử dụng công cụ pen, thì bạn có thể muốn xác lập màu của nó để phù hợp với các màu trong trình chiếu. Khi hoàn tất, bạn có thể chuyển công cụ trở lại con trỏ chuột bình thường. Các dấu mà bạn tạo trên một slide bằng công cụ pen trong một slide show có thể được lưu với bản trình chiếu và sau đó được mở hoặc tắt khi bạn mở lại bản trình chiếu để biên tập.

Cách thêm chú thích cho một Slide Show

1. Trong chế độ hiển thị Slide Show, di chuyển chuột để hiển thị thanh công cụ Slide Show.

2. Nhấp nút Pen .

3. Trỏ vào một tùy chọn mong muốn.

4. Trỏ vào Ink Color để chọn màu mực.

5. Rê con trỏ chuột để vẽ trên bản trình chiếu slide.

Bạn có thể viết và vẽ trên Slide mà bạn chọn. Những gì bạn viết hoặc vẽ phải được lưu lại khi bạn chuyển sang một slide tiếp theo và bạn cũng có thể lưu chúng vào bản thuyết trình khi bản trình chiếu kết thúc. Nếu bạn chọn xóa những gì bạn viết hoặc vẽ thì bạn sẽ không thể khôi phục lại được.

Chú ý: Khi bạn chọn một con trỏ chuột, chương trình PowerPoint sẽ đặt lại tất cả những hình động được giữ lại. Nhấn nút

Next Slide để di chuyển đến Slide tiếp theo.

Gợi ý: Nếu bạn muốn sử dụng con trỏ chuột thì đây là là cơ hội tốt để bạn thực hành, bởi vì rất khó để vẽ và viết bằng chuột.

Cách xóa các chú thích trong Slide show

1. Nhấp nút Pen ở bên trái màn hình Slide.

{hoặc}

1. Nhấp chuột phải vào Slide và trỏ tới phần Pointer Options…

2. Nhấp vào Erase All Ink on Slide để xóa tất cả chữ viết và vẽ

trên slide hiện thời.

{hoặc }

2. Nhấn Eraser và kéo đến điểm kết thúc của đường thẳng để

xóa.

Bây giờ chữ viết và vẽ bạn muốn đã được xóa.

Chú ý : Tẩy (Eraser) luôn luôn xóa toàn bộ đường thẳng cùng một lúc


BÀI TẬP: Đặt thời gian và chạy bản trình chiếuTrong bài tập này bạn sẽ đặt thời gian cho một bản trình chiếu, tạo một Custom shows và lưu nó lại như một bản chạy của bản trình chiếu đó


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Adjust Slide show”




• Chọn tệp “Adjust Slide show” rồi nhấn nút Open.

2Đặt thời gian chạy cho các khung hình trong một bản trình chiếu. Bạn quyết định khoảng thời gian mà bạn dành để thuyết minh cho một khung hình

• Nhấn tab Slide Show

• Chọn Rehearse Timings

• Nhấn nút Next khi cần chuyển đến khung hình mới

• Nhấn Yes khi hộp thoại xuất hiện

3

Tạo một bản trình chiếu theo thứ tự của riêng bạn sử dụng chức năng Custom Show đặt tên là In Precise Terms. Bản này có 3 khung hình, hình 1, 3 và 5

• Nhấn tab Slide Show

• Chọn Custom Shows

• Nhấn New trên hộp thoại mở ra

• Gõ In Precise Terms

• Nhân vào Slide 1, nhấn Add, tương tự với slide 3 và 5.

• Nhấn Ok và nhấn Close

4 Điều chỉnh bản trình chiếu để chạy phần In Precise Terms

• Nhấn tab Slide show

• Nhấn Set up Show

• Trong phần Show Slides chọn Custom show

• Nhán OK

5

Chạy bản trình chiếu, tạo ra các đường vẽ và chú thích sử dụng chuột của bạn. Quyết định xem có lưu lại các thay đổi mà bạn tạo ra khi bản trình chiếu đang chạy không

• Nhấn F5

• Nhấn vào nút Pointer nằm ở góc bên trái phía dưới màn hình

• Nhấn và giữ chuột nếu bạn muốn vẽ các hình mà bạn muốn

• Nhấn nút Next Slide để di chuyển slide khác trong khi trình chiếu






BÀI TẬP: Hoàn thành bản trình chiếuTrong bài tập này bạn sẽ tạo ra các hiệu ứng chuyển động và điều chỉnh một bản trình chiếu. Mục đích tạo nên một bản trình chiếu hoàn thiện dành cho bản thuyết trình của bạn


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Finished Text”




• Chọn tệp “Finished Text” rồi nhấn nút Open.

2 Lưu bản trình chiếu lại với tên “Graphics animated”


• Chọn Save as

• Nhập “Graphic Animated” và ô Name

3Đổi sang chế độ nhìn Slide Sorter và chuyển slide 7 lên vị trí thứ hai

• Nhấn tab View


• Nhấn chọn Slide số 7 kéo lên trên vị trí số hai

4 Ẩn Slide 2 • Sử dụng Hide Slide

5 Chuyển sang kiểu màu đen trắng• Nhấn tab View

• Chọn Grayscale

6 In các chú thích từ Slide 1-3 với màu đen trắng


• Nhấn Print

• Lần lượt chọn Slides: 1-3, Print what: Notes Pages, Color / grayscale là Pure Black and White

7 Chuyển sang chế độ Normal• Nhấn tab View

• Normal

8 Tạo hiệu ứng Dissolve In cho các hình trong slide 4, hình Venus sẽ,

• Nhấn tab View

• Chọn Grayscale






Bài 7: Tái sử dụng và trao đổiKhi một bản trình chiếu hoàn tất thì bạn nên xem lại những khả năng của chức năng tái sử dụng công việc của bạn trong bản trình chiếu sau này. Trong bài học này, bạn sẽ học cách để dùng lại nội dung và thiết kế bằng cách lưu bản thuyết trình như một dạng mẫu. Bạn cũng có thể sẽ học được cách lưu một bản thuyết trình nếu nó được sử dụng trên một máy tính khác.


• Chèn slide từ bản trình chiếu khác.

• Lưu một bản trình chiếu như một dạng mẫu.

• Sử dụng mẫu tùy ý.

• Thay đổi tùy chọn của PowerPoint.

• Lưu một bản trình chiếu với các định dạng khác nhau.

• Lưu một bản thuyết trình như một trang web.

• Đóng gói bản trình chiếu trên CD.


7.1 Tái sử dụngChương trình PowerPoint cho phép bạn có cơ hội sử dụng lại những việc mà trước đây bạn đã làm. Ví dụ, nếu bạn sử dụng lại những đối tượng hoặc slide như một biểu tượng hoặc một thiết kế ở một trang trước, bạn có thể sao chép chúng sang một bản trình chiếu mới. Chương trình PowerPoint chứa một chức năng giúp cho việc chèn slide từ những bản trình chiếu khác. Nếu bạn muốn sử dụng lại thiết kế của một bản trình chiếu thì tốt hơn nó phải được lưu như một bản mẫu.

7.1.1 Chèn Slide từ bản trình chiếu khácNếu bạn muốn tái sử dụng một hay nhiều các slide đã tạo ra, bạn có thể mở trình chiếu và sao chép rồi dán các slide mà bạn muốn hoặc bạn có thể sử dụng khung tác vụ Reuse Slides.

Khung tác vụ Reuse Slides Nếu khi mở khung tác vụ, bản trình chiếu bạn muốn chưa hiển thị

sẵn. Bạn phải nhấp vào đây để chọn bản trình chiếu mong muốn.

Đây là nơi hiển thị tất cả các slide có trong bản trình chiếu bạn đã

chọn.

Khi bạn chọn một slide, nó sẽ được đánh dấu như thế này, và một

hình ảnh pop-up của slide sẽ xuất hiện.

Đánh dấu vào đây nếu slide được chọn không có màu và thiết kế

như của bản gốc.

Nhấp vào đây để đóng khung tác vụ sau khi đã hoàn tất.

Cách chèn một slide từ bản trình chiếu khác

1. Nhấp tab Home.

2. Nhấp danh sách trượt của nút New Slide .


1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

3. Nhấp Reuse Slides nằm phía dưới của danh sách.

4. Khung tác vụ Reuse Slides hiển thị.

5. Nếu bản trình chiếu mà bạn muốn không có sẵn, bạn hãy nhấp Browse, sau đó nhấp

Browse File.

Hộp thoại Browse hiển thị.

6. Chọn bản trình chiếu bạn muốn mở.

7. Nhấp Open.


Lúc này bản trình chiếu có chứa slide bạn muốn chèn sẽ được hiển thị trong khung tác vụ.

8. Nhấp chuột phải vào slide.

Bảng menu tắt xuất hiện.

9. Nhấp vào tùy chọn mong muốn.

Khi hoàn tất, nhấp nút Close phía trên đóng khung tác vụ.

Chú ý: Bạn có thể di chuyển một điểm đánh dấu từ một Slide bằng cách di chuyển chuột.


Gợi ý: Nếu bạn muốn chèn tất cả Slide từ một bản trình chiếu, bạn không phải đánh dấu chúng. Bạn chỉ cần nhấn chuột vào nút Insert All Slides

7.1.2 Các mẫu tùy chọnKhi bạn tạo một bản trình chiếu mới, thì nó sẽ tự động được tạo ra dựa trên một bản mẫu. Blank presentation cũng là một bản mẫu. Nhưng bạn có thể tạo ra những kiểu mẫu của riêng bạn. Với cách này bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc phát triển một bản trình chiếu.

Khi bạn thay đổi trang chủ trong bản trình chiếu của bạn, để phù hợp với bài tập hoặc thông tin về công ty, bạn có thể lưu bản trình chiếu dưới dạng một bản mẫu và sử dụng bản mẫu đó cho những bản trình chiếu sau này. Trước khi lưu, bạn có thể xem xét liệu bản mẫu có thể được xếp cùng với nội dung không và nếu bạn chọn như thế, Slide, nội dung ... có thể được sử dụng lại dưới các tình huống khác. Nếu bạn lưu mẫu với nội dung, bạn có thể chọn sau để áp dụng cả hai nội dung và/hay thiết kế(tiêu đề- và Slide master).

Một file bản mẫu (.potx) lưu tất cả phần tùy biến mà bạn đã thực hiện đúng với các slide master, slide layout và theme để tái sử dụng trong các diễn hình khác. Bạn có thể lưu bất kỳ diễn hình dưới dạng một file bản mẫu và sử dụng nó để làm cho diễn hình kế tiếp, điều này hữu dụng đối với các diễn hình công ty chuẩn. Mặc dù, bạn có thể lưu trữ bản mẫu ở bất cứ nơi nào mà bạn muốn, nhưng bạn có thể thấy tiện lợi khi lưu trữ nó trong thư mục Template, các bản mẫu đó xuất hiện dưới dạng các tùy chọn khi bạn chọn lệnh New trên danh sách nút Office và sau đó nhấp My Template.

Gợi ý: Nếu bạn thường tạo ra các bản trình chiếu cho công ty, một tập đoàn thương mại hay những cơ quan liên quan, thì tốt

hơn bạn tạo một mẫu với logo và màu sắc đặc trưng riêng của công ty/ tổ chức.

Cách tạo một mẫu từ một bản trình chiếu

1. Mở bất kỳ một bản trình chiếu.

Nếu bạn muốn, tạo và tùy biến một hoặc nhiều slide master hoặc slide layout.

2. Định dạng các vùng làm việc trên các slide master và slide layout.

3. Đặt các đối tượng hoặc chèn các ảnh trên các slide master hoặc slide layout.

4. Thêm thông tin đề mục trên và đề mục dưới mà bạn muốn đưa vào.


6. Nhấp Save As .

Hộp thoại Save as xuất hiện.


7. Nhập một tên cho bản mẫu.

8. Nhấp danh sách trượt của mục Save as type.

9. Chọn PowerPoint Template.

10. Nhấp Save.

11. Đóng bản mẫu lại.

Vậy là bạn đã vừa tạo ra một bản mẫu theo mong muốn.

Chú ý: Nếu bạn lưu trữ các bản mẫu thiết kế của bạn trong thư mục Template, các bản mẫu đó xuất hiện dưới dạng các tùy chọn khi bạn chọn lệnh New trên menu Office và sau đó nhấp My Template.

Tạo một bản trình chiếu bằng cách sử dụng các khuôn mẫuPowerPoint cung cấp một bộ sưu tập các khuôn mẫu được thiết kế chuyên nghiệp mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn tạo các trình chiếu. Bắt đầu với một khuôn mẫu khi bạn biết rõ nội dung, nhưng bạn muốn tận dụng diện mạo chuyên nghiệp của một khuôn mẫu. Bạn cũng có thể tạo một bản trình chiếu mới từ một bản trình chiếu có sẵn.

Cách tạo một bản trình chiếu mới từ một bản trình chiếu có sẵn


2. Nhấp nút New .



3. Nhấp hạng mục New from existing…

Hộp thoại New from Existing Presentation xuất hiện.

4. Chọn thư mục có chứa bản trình chiếu bạn muốn sử dụng.

5. Nhấp vào bản trình chiếu mong muốn.

6. Nhấp Create New.

Bản trình chiếu mới giờ đã được tạo từ một bản trình chiếu có sẵn.

Cách tạo trình chiếu với một khuôn mẫu có sẵn


2. Nhấp nút New .



3. Nhấp hạng mục Blank and Recent để mở các bản mẫu dùng gần đây.

hoặc

3. Nhấp vào hạng mục Installed Templates và sau đó nhấp một khuôn mẫu

hoặc.

3. Nhấp một hạng mục khuôn mẫu Microsoft Office Online và sau đó nhấp một khuôn mẫu.

4. Nhấp Creat hoặc Download.

Bản trình chiếu mới giờ đã được tạo với khuôn mẫu được chọn.

Cách tạo trình chiếu với một khuôn mẫu tùy ý

1. Nhấp nút Office

2. Nhấp nút New


3. Nhấp hạng mục My Template.

Một hộp thoại xuất hiện.


4. Chọn kiểu mẫu mong muốn.

5. Nhấp OK.

Bản trình chiếu mới giờ đã được tạo với khuôn mẫu được chọn.

7.1.3 Thay đổi tùy chọn của PowerPointKhi bạn sử dụng Power point, bạn có thể thay đổi các cách nhìn khác nhau cho PowerPoint và các chức năng của nó. Một vài thay đổi liên quan đến các bản mẫu và ảnh hưởng tới các bản trình chiếu mà có áp dụng các bản mẫu tương ứng. Những thay đổi khác liên quan tới PowerPoint và ảnh hưởng tới tất cả các bản trình chiếu ngoại trừ bản mẫu. Và phần thay đổi cuối cùng được đề cập ở đây được gọi là “toàn cục” và được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại PowerPoint Options.

Hộp thoại PowerPoint Options, được mở bằng cách sử dụng nút

trong menu Office.

Cách thay đổi tùy chọn bằng cách dùng hộp thoại PowerPoint Options


2. Nhấp nút nằm phía dưới danh

sách.

Hộp thoại PowerPoint Options hiển thị.


3. Chọn mục để thay đổi theo mong muốn.

4. Thay đổi các tùy chọn trong mục mong muốn.

5. Lặp lại bước 3-4 cho đến khi hoàn tất.

6. Nhấp OK.

Mọi cài đặt đã được áp dụng lên toàn bản trình chiếu.

Chú ý: Những tùy chọn đã được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại PowerPoint Options, không thể khôi phục bằng cách sử dụng lệnh Undo. Nếu bạn khôi phục một thay đổi, thì bạn phải chọn những tùy chọn nguyên bản trong hộp thoại PowerPoint Options, có nghĩa là bạn sẽ phải ghi nhớ những gì mà bạn đã thay đổi..

Gợi ý: Bạn có thể thêm thông tin của tùy chọn trong hộp thoại bằng cách nhấn vào ở góc trên cùng bên phải của hộp

thoại.

Thay đổi tùy chọn lưu (Default file location ) và tên người dùng (User name)Default file location và User name đều có thể thay đổi thông qua hộp thoại PowerPoint Options.

Tùy chọn Default file location dùng để chỉ đường dẫn, nơi mà PowerPoint có thể lưu bản trình chiếu theo cách thông thường. Nếu bạn muốn lưu bản trình chiếu vào một nơi khác, hãy nhập đường dẫn tới nơi đó vào ô này và PowerPoint sẽ tự động lưu các bản trình chiếu tới nơi bạn mong muốn, mỗi khi bạn lưu bản trình chiếu.

Tùy chọn User name được dùng bởi PowerPoint để thay đổi đăng ký hoặc gửi ý kiến phản hồi.

Cách thay đổi tùy chọn Default file location



2. Nhấp .


3. Chọn mục Save.

4. Trong khung phải nhập đường dẫn mong muốn.

5. Nhấp OK.

Tùy chọn bây giờ đã được áp dụng.

Cách thay đổi tùy chọn User name


2. Nhấp .


3. Chọn mục Popular.

4. Trong khung phải nhập tên và chữ viết tắt tên theo mong muốn.

5. Nhấp OK.

Tùy chọn bây giờ đã được áp dụng.


BÀI TẬP: Tái sử dụngTrong bài tập này, bạn sẽ mở, đóng, tạo mới, sắp xếp và đóng các bản trình chiếu:


1 Khởi động PowerPoint, mở file “In style look”.


• Nhấn nút Open trên thanh Quick Access hoặc nhấn nút Office, nhấn Open


• Chọn file In style look, nhấn Open

2Xoá Slide 1 lưu bản trình chiếu lại dưới dạng template với tên “Blue look”

• Nhấn chuột vào khung hình 1 và gõ Delete


• Chọn Save as


• Nhập “Blue look” vào ô File name

• Chọn File type là template

• Nhấn OK

3 Đóng template lại • Nhấn nút Office

• Chọn Close

4 Mở bản trình chiếu Spelling product



• Chọn file Spelling product, nhấn Open

5 Tạo cho bản trình chiếu mới có nội dung thiết kế Blue look

• Nhấn tab Design

• mở thư viện Themes

• Chọn Browse for Themes

• Trong hộp thoại, trỏ tới thư mục handle_presentation

• Chọn file Blue look.potx

• Nhấn OK

6 Đóng bản trình chiếu mà không cần lưu


• Nhấn Close

• Nhấn No trên hộp thoại mở ra

7 Tạo một bản trình chiếu mới và lưu lại với tên Reuse

• Nhấn nút New trên Quick Access Toolbar


• Gõ Reuse trong ô File name


• trỏ tới thư mục “handle_presentation”

• Nhấn Save

8 Sử dụng mẫu design Blue look cho bản trinh chiếu mới

• Nhấn tab Design

• Mở thư viện Themes

• Chọn Browse for themes…

• Trỏ đến file Blue look.potx

• Nhấn OK

9 Chèn Slide 2 đến 5 từ file Roots.pptx

• Nhấn tab Home

• Nhấn nút New Slides

• Chọn Reuse Slide

• Trên bảng Reuse Slide nhấn nút Browse


• Chọn file Roots.pptx

• Lần lượt chọn các slide 2, 3, 4, 5 để chèn vào bản trình chiếu






7.2 Trao đổi các bản trình chiếuTrao đổi thông tin điện tử là một phần của cuộc sống hàng ngày của nhiều người dân. PowerPoint chứa các chức năng, mà nó có thể giúp bạn để gửi, và cho những người khác để nhận được bản trình chiếu của bạn và Slide show.

7.2.1 Lưu một bản trình chiếu với các định dạng khác nhau

Power Point 2007 là một chương trình trình diễn đồ dọa đa năng vốn cho phép bạn lưu trình chiếu theo những định dạng khác nhau, xem bảng ở phần dưới để tham khảo một danh sách và phần mô tả đầy đủ. Ví dụ bạn có thể muốn lưu bản trình chiếu dưới dạng một trang Web mà bạn có thể xem trong một trình duyệt Web. Hoặc bạn có thể lưu một bản trình chiếu trong một phiên bản cũ hơn của PowerPoint (97-2003) phòng trường hợp những người mà bạn làm việc không nâng cấp lên bản mới của 2007.

Nếu một người nào đó làm việc với bản trình chiếu bạn đã tạo ra thì để truy cập được vào bản trình chiếu, người đó phải có chương trình PP bản tương ứng như của bạn, trong trường hợp này là chương trình Power Point 2007.

Khi bạn lưu một bản trình chiếu trong Power Point, nó được lưu lại như một loại tệp tin chung của bản trình chiếu giống như định dạng tệp tin *.ppt. Khi làm việc với bản trình chiếu trong Power Point, việc lưu trong định dạng này là tốt nhất.

Nếu một người có thể xem được bản trình chiếu của bạn, mà không cần chạy chương trình Power Point, bạn có thể tạo bài trình chiếu như một Slide Show và gói toàn bộ bản trình chiếu đó trên CD hoặc phương tiện truyền thông khác với Microsoft PowerPoint viewer.

ĐỊNH DẠNG VÀ PHIÊN BẢNNhững chương trình khác không thể mở từng loại file khác nhau. Những ứng dụng đó đến mỗi loại chương trình khác nhau, ví dụ chương trình Excel và xử lý văn bản Word là những file khác nhau, các phiên bản cũng giống như từng loại của chương trình. Ví dụ, chương trình bản thuyết trình Lotus Freelance Graphics không thể mở file được làm từ Microsoft PowerPoint. Vì vậy điều rất quan trọng để biết được tên của chương trình mà định dạng file của bạn có thể mở được.

Khi một phiên bản mới của một chương trình được tạo ra, nói chung có thể mở để làm việc trong những phiên bản cũ của chương trình đó. Những bản thuyết trình được làm trong PowerPoint 2003 có thể được mở trong PowerPoint 2007. Nhưng không chắc chắn là nó có thể làm được việc đó trong một phiên bản mới hơn của chương trình có thể được mở bằng một phiên bản cũ hơn trong một chương trình tương tự. Một bản thuyết trình được tạo trong PowerPoint 2007 tất nhiên là không thể mở được trong PowerPoint 95. Do vậy bên cạnh việc hiểu biết tên của chương trình để mở những file của bạn, điều quan trọng là bạn còn phải hiểu biết về từng phiên bản của chương trình đó.

Nếu Power Point không thể lưu bản thuyết trình trong một loại file mà người nhận có thể sử dụng (hoặc bạn không biết chắc chắn loại file đó) bạn có thể chọn lưu bản thuyết trình như một loại file chung. Một loại file chung có thể đọc được bằng bất cứ những chương trình khác nhau, nhưng nó


không tích hợp nhiều vào định dạng và nó không thể chỉnh sửa. Trong Power Point bạn có thể lưu bản thuyết trình trong một bản mẫu có thể chỉnh sửa được bằng cách lưu bản thuyết trình như loại file Outline/RTF, nhưng tất cả đồ họa sẽ bị mất đi. Bạn cũng có thể chọn việc lưu bản thuyết trình như những đồ họa. Điều đó có nghĩa là mỗi Slide đơn được lưu như một bức ảnh. Cách xem được bảo quản, nhưng Slide không được chỉnh sửa.

Các định dạng file được hỗ trợ PowerPoint 2007

Lưu dưới dạng kiểu file Phần mở rộng Được dùng để lưuPowerPoint Presentation .pptx Trình chiếu PowerPoint 2007

PowerPoint MacroEnable Presentation

.pptm Trình chiếu PowerPoint 2007 vốn chứa mã Visual Basic for Application (VBA)

PowerPoint 97-2003 .ppt Trình chiếu PowerPoint 97 sang 2003

PDF Presentation .pdf Định dạng file điện tử layout cố định vốn duy trì định dạng tài liệu bởi Adobe Systems

XPS Document Format .xps Định dạng file điện tử layout cố định vốn duy trì tài liệu được phát triển bởi Microsoft

PowerPoint Template .potx Template PowerPoint 2007

PowerPoint Macro Enable Template

.potm Template PowerPoint 2007 vốn chứa các macro được chấp nhận trước

PowerPoint 97-2003 Template .pot Template Power Point 97 sang 2003

Office Theme .thmx Style sheet vốn chứa các định nghĩa theme

PowerPoint Show .pps; .ppsx Diễn hình PowerPoint 2007 vốn mở trong khung xem Slide Show

PowerPoint MacroEnabled Show

.ppsm Show PowerPoint 2007 vốn chứa các macro được chấp nhận trước

Show PowerPoint 97-2003 .ppt Trình chiếu PowerPoint 97-2003 vốn được mở trong khung xem Slide Show

PowerPoint Add-In .ppam Add-in PowerPoint 2007 vốn lưu trữ chức năng chuyên dụng, chẳng hạng như mã VBA

PowerPoint 97-2003 Add-In .ppa Add-in PowerPoint 97-2003 vốn lưu trữ chức năng chuyên dụng, chẳng hạng như mã VBA

Single File Web Page .mht; .mhtml Trang Web dưới dạng một file đơn với một file.htm

Web Page .htm; .html Trang web dưới dạng một folder với một file.htm


GIF, JPEG,PNG,TIFF, Devie Independent, Windows Metafile, Enhanced Windows Metafile

.gif, .jpg, .png, .tif,

.wmf, . emfCác định dạng đồ họa khác nhau vốn mở trên những chương trình khác nhau

Outline/RTF .rtf Trình chiếu Outline dưới dạng một tài liệu chỉ text.

Chú ý: Khi bản trình chiếu được mở ra với một phiên bản khác, thì những chức năng không được hỗ trợ ở phiên bản đó sẽ tự

động biến mất. Điều này có nghĩa là diện mạo của bản trình chiếu sẽ bị thay đổi.

Gợi ý: Nếu bạn không biết bạn đang sử dụng phiên bản nào, bạn có thể tìm thấy thông tin trong chức năng trợ giúp. Nhấn F1 để kích hoạt chức năng này.

Cách lưu một bản trình chiếu sang một định dạng khác


2. Nhấp nút Save As .

Hộp thoại Save As hiển thị.

3. Nhấp thư mục nơi bạn muốn lưu file.

4. Gõ nhập tên file.


6. Nhấp định dạng bạn mong muốn.

7. Nhấp nút Save.

Bây giờ bản trình chiếu đã được lưu lại trong định dạng đã chọn.

Chú ý: Nếu bản trình chiếu có nội dung liên kết File, hãy nhớ sao chép chúng.

7.2.2 Lưu bản trình chiếu như một trang WebPowerPoint cho phép bạn lưu bất kỳ bản trình chiếu nào dưới dạng một trang Web. Các trang web sử dụng HTML, một hệ thống mã hóa đơn giản vốn xác định các định dạng mà một trình duyệt web sử dụng để hiển thị tài liệu, vì vậy nó có thể được công bố trên internet và được đọc qua trình duyệt, ví dụ Internet Explorer. Một bản trình chiếu được lưu dưới dạng một trang web gồm một file HTML và một thư mục vốn lưu trữ các file phụ chẳng hạn như một file cho mỗi hình đồ họa,


slide,...PowerPoint chọn định dạng đồ họa thích hợp cho bạn dựa vào nội dung của ảnh. Một khi bạn lưu file theo định dạng HTML, bạn có thể xuất trang web. Xuất một trang web nghĩa là đặt một bản sao của một bản trình diễn theo định dạng HTML trên web. Bạn có thể xuất một bản trình chiếu hoàn chỉnh, một trình diễn tùy ý, một slide, hoặc một dãy slide.

Giao diện bản trình chiếu như một trang WebKhi bản trình chiếu được hiển thị như một trang web, nó sẽ được hiển thị như thế này.

Tại đây slide được chọn sẽ

hiển thị.

Trong cửa sổ này, những

tiêu đề đầu mục của bản trình chiếu sẽ được hiển thị nếu nhấn nút đầu mục xuống. Các tiêu đề có nhiệm vụ như một danh mục bởi vì khi nhấn vào một tiêu đề thì một slide sẽ được hiển thị.

Khi nút này được nhấn

xuống, các đầu mục sẽ được mở rộng với những mục con.

Khi bản trình chiếu đang hiển thị bảng danh mục nếu bạn nhấn nút Outline này thì bảng danh mục sẽ bị ẩn.

Khi nhấn những nút này, bạn có thể chuyển thay đổi từ slide trước sang slide sau và ngược lại.

Khi nhấn mũi tên nhỏ này bạn có thể chọn tỷ lệ phóng slide.

Nếu bạn nhấn vào đây, bản trình chiếu sẽ hiển thị như một bản trình chiếu tràn kín màn mình máy tính của bạn.

Cách kiểm soát và xem trước bản trình chiếu trên trình duyệt

Sau khi lưu bản trình chiếu dưới dạng một trang web sẽ có một thư mục và một file.htm được tạo ra

có biểu tượng .

1. Đưa con trỏ tới nơi đã lưu trình diễn.

2. Kích đúp vào biểu tượng .

Bây giờ bản trình chiếu đã được hiển thị trong trình duyệt của bạn.

3. Nhấn nút Close , khi bạn muốn đóng trình duyệt.


1

2

3

4

5

6

7

Trước khi lưu một bản trình chiếu như một trang WebViệc bạn luôn luôn lưu bản trình chiếu của bạn dưới dạng một loại file trình chiếu trước khi lưu nó như một trang web là rất quan trọng, bởi vì chức năng của một trang web không giống như một bản trình chiếu. Bạn cũng nên cân nhắc cách một trang web và chức năng của nó hiện lên như thế nào. Hãy nhớ rằng trang web được sử dụng bởi người sử dụng chưa bao giờ được nhìn thấy trước đó. Điều quan trọng là dễ dàng hiểu được khái niệm về trang web và cách sử dụng nó.


Hộp thoại Publish as Web Page Nếu bạn phải xuất một bản trình chiếu trên trang web, bạn có thể sử dụng hộp thoại Publish as Web Page.

Chọn phần của bản trình chiếu mà

bạn muốn hiển thị trên trình duyệt.

Chọn những trình duyệt mà bản trình

chiếu sẽ hiển thị trên đó.

Nhấn vào đây nếu bạn muốn thay

đổi chữ được hiển thị trên thanh tiêu đề của trình duyệt.

Nhấn vào đây để thay đổi vị trí và

tên của trang web đã lưu.

Đánh dấu vào đây nếu bạn muốn

hiển thị trang web cuối cùng trong trình duyệt, khi bạn nhấn vào nút Publish.

Nhấn vào đây để mở hộp thoại Web

Options, nơi bạn có thể chọn hiển thị các chuyển động nếu muốn và điều chỉnh độ phân giải màn hình nếu cần.

Nhấn vào đây khi bạn đã hoàn thành các thiết lập.

Cách lưu bản sao của một bản trình chiếu như một trang Web


2. Nhấp nút Save As .

Hộp thoại Save as hiển thị.


4. Chọn Web Page.

Hộp thoại Save as thay đổi ở phần dưới.

5. Ấn nút Publish để điểu chỉnh Web-Page.

Hộp thoại Publish as Web Page hiển thị.


1

2

3

4

5

6

7

6. Chọn những tùy chọn mong muốn.

7. Ấn nút Web Options.

8. Chọn những tùy chọn mong muốn.

9. Nhấn OK.

10. Nhấn Publish.

Bây giờ bản trình chiếu đã được lưu lại như một trang web và được mở trong trình duyệt chung của bạn.

7.2.3 Đóng gói một bản trình chiếuTính năng Package for CD cho phép bạn sao chép một hoặc nhiều trình chiếu và tất cả file phụ, bao gồm các file được liên kết trên CD. Khi bạn đóng gói bản trình chiếu để ghi lên CD, bạn yêu cầu PowerPoint thu thập tất cả các file bạn cần để chạy Slide Show và đặt chúng vào một thư mục mà sau đó bạn có thể chứa trên máy tính của bạn, hoặc nếu bạn có một ổ ghi CD được nối với máy tính, hãy sao chép trực tiếp sang đĩa. Bạn có thể chọn các tùy chọn đóng gói để chạy trình chiếu một cách tự động hoặc bằng tay.

Chú ý: PowerPoint Viewer chỉ làm việc khi máy tính hoạt động sử dụng Microsoft Windows 98 hoặc mới hơn (ví dụ Windows 2000 hoặc Windows XP).

Hộp thoại Package for CDNếu bạn muốn đóng gói một hay một vài bản trình chiếu cùng với bản trình chiếu của PowerPoint, bạn hãy sử dụng hộp thoại Package for CD.

Tại đây bạn đặt tên cho thư mục mà bạn sẽ đóng

gói.

Nếu bạn muốn đóng gói bản trình chiếu khác cùng

với bản trình chiếu này, bạn hãy nhấn vào đây để chọn tệp tin trong giao diện hộp thoại, như ở hình dưới.

Nếu bạn chèn thêm tệp tin bổ sung, thì các tệp tin

được lựa chọn và trật tự trình chiếu của chúng sẽ được mở rộng trong danh sách.

Nếu bạn muốn bảo vệ các tệp tin với một mã nhập

hay chọn cách bản trình chiếu sẽ trình diễn thế nào thì bạn hãy nhấn vào đây và sử dụng giao diện của hộp thoại.

Nếu bạn muốn sao chép một bản trình chiếu vào

một thư mục, bạn hãy nhấn vào đây.

Khi bạn nhấn vào đây, gói bản trình chiếu sẽ được

sao chép tới CD, nếu bạn có một CD-burn và một CD.

Để dễ dàng khi làm nhiều CD cùng một lúc, hộp thoại luôn mở, sau khi các gói đã được đóng.


1

2

3

4

5

6

7

Nhấn vào đây khi bạn muốn đóng hộp thoại.

Cách đóng gói một trình chiếu trên một CD


2. Trỏ vào Publish .

3. Nhấp Package for CD .

Hộp thoại Package for CD xuất hiện.

4. Gõ nhập tên cho CD.

5. Nhấp Add Files… để bổ sung thêm file và CD (nếu cần).

6. Nhấp Options.

Hộp thoại Options hiển thị.

7. Nhấp tùy chọn loại đóng gói mà bạn muốn.

8. Nhấp OK.


9. Nhấp Copy to CD và đặt một CD trắng vào trong ổ đĩa CD khi được yêu cầu.

10. Nhấp Close, khi việc đóng gói đã hoàn thành.

Bây giờ bạn đã có một phiên bản của bản trình chiếu không phụ thuộc vào chương trình Power Point.


BÀI TẬP: Trao đổi các bản trình chiếuTrong bài tập này, bạn sẽ lưu một bản trình chiếu dưới dạng một trang Web và định dạng của PowerPoint phiên bản trước nó. Bạn cũng sẽ đóng gói một bản trình chiếu lại trong một folder


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Spelling product”.




• Chọn file Spelling product, nhấn Open

2 Lưu bản trình chiếu lại với tên “Spelling game”


• Chọn Save as


• Nhập “Spelling game” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Lưu bản trình chiếu dưới dạng một trang Web đặt tên là Multi Media Product trong thư mục “Handle document”


• Chọn Save As, chọn Other Format

• Trên hộp thoại Save as, gõ Multi Media Product vào ô File name

• Chọn file type là WebPage (*.html)

• Nhấn nút Save

4 Đóng gói bản trình chiếu vào một thư mục


• Chọn Publish

• chọn Package for CD

• Trên hộp thoại hiện ra, gõ Multi Media Game trên ô tên CD

• Nhấn nút Copy to folder, chọn thư mục “Handle document”,

• Nhấn OK

• Nhấn Close

5 Lưu bản trình chiếu dưới định dạng phiên bản trước nó


• Chọn Save As

• Chọn PowerPoint 97-2003 Presentation

• Trên hộp thoại hiện ra, trỏ tới địa chỉ cần lưu

• Gõ Spelling game 95 vào ô File name

• Nhấn Save




• Nhấn Close



BÀI TẬP: Trao đổi các bản trình chiếuTrong bài tập này, bạn sẽ lưu một bản trình chiếu dưới dạng một trang Web và định dạng của PowerPoint phiên bản trước nó. Bạn cũng sẽ đóng gói một bản trình chiếu lại trong một folder


1 Khởi động PowerPoint, mở file “Spelling product”.



• Trỏ tới thư mục “handle_document”

• Chọn file Spelling product.ppt, nhấn Open

2 Lưu bản trình chiếu lại với tên “Spelling game”


• Chọn Save as


• Nhập “Spelling game” vào ô File name

• Nhấn OK

3

Lưu bản trình chiếu dưới dạng một trang Web đặt tên là Multi Media Product trong thư mục “Handle document”


• Chọn Save As, chọn Other Format

• Trên hộp thoại Save as, gõ Multi Media Product vào ô File name

• Chọn file type là WebPage (*.html)

• Nhấn nút Save

4 Đóng gói bản trình chiếu vào một thư mục


• Chọn Publish

• chọn Package for CD

• Trên hộp thoại hiện ra, gõ Multi Media Game trên ô tên CD

• Nhấn nút Copy to folder, chọn thư mục “Handle document”,

• Nhấn OK

• Nhấn Close

5 Lưu bản trình chiếu dưới định dạng phiên bản trước nó


• Chọn Save As

• Chọn PowerPoint 97-2003 Presentation

• Trên hộp thoại hiện ra, trỏ tới địa chỉ cần lưu

• Gõ Spelling game 95 vào ô File name

• Nhấn Save




• Nhấn Close

